Følgegruppen for behandling og pleje Oversigts- og prioriteringsskema

Transkript

1 Bilag pkt marts 2016 Følgegruppen for behandling og pleje Oversigts- og prioriteringsskema Grøn: Det går som det skal og arbejdet fortsætter Rød: Korrigerende handling nødvendig evt. fra DAK Gul: Behov for opmærksomhed Lilla: Afsluttet Blå: Afventer Indsats Status Prioritet (5=vigtigst) IT-understøttelse og elektronisk kommunikation Revision af forløbene for Igangværende. Forløbene er Sam:Bo somatik sendt i høring den 15. februar med frist den 29. marts Høringssvar og endelige udgaver forventes forelagt følgegruppen den 25. april Implementering af elektronisk kommunikation mellem psykiatri og hjemmesygepleje Audit/evaluering af Sam:Bo 2016 til indstilling til DAK. Implementeringen er igangsat og sker lokalt via nøglepersoner i kommune og på sygehus/afdelinger. Afventer beslutning om videre forløb, da auditering ikke er lovlig. Der er stillet forslag om evt. kvalitativ evaluering på sigt. Risiko (5 =sværest) Opfølgning Følgegruppen skal tage stilling til behovet for reimplementering og herunder evt. økonomi forbundet dermed. Følgegruppen orienteres om status på møde den 14. marts Fokus er pt. på revision af Sam:Bo forløbene. Opgaven med evaluering/audit er på standby.

2 Indsats Status Prioritet (5=vigtigst) Videreudvikling af Sam:Bo Videreudvikling af Sam:Bo har været drøftet i Følgegruppen for behandling og pleje i december 2015 og februar Der forventes nedsat en arbejdsgruppe, der skal se nærmere på juridiske og tekniske udfordringer forbundet med videreudviklingsarbejdet. Implementering af nye Der er nedsat en arbejdsgruppe sygehushjemmeplejestandarder med repræsentanter fra de lokale samordningsfora og de kommunale omsorgssystemer. Arbejdsgruppen har til formål at understøtte implementeringen af de nye sygehus-hjemmeplejestandarder, som træder i kraft 11. maj Arbejdsgruppen eksisterer frem til udgangen af Risiko (5 =sværest) marts 2016 Opfølgning Forslag til kommissorium for arbejdsgruppe vedr. videreudvikling af Sam:Bo forelægges følgegruppen på møde den 14. marts Som en del af opgaven skal arbejdsgruppen udarbejde en tidsplan for opstart og implementering. Arbejdet følges løbende i Følgegruppen for behandling og pleje. Følgegruppen orienteres om status på møde den 14. marts.

3 7. marts 2016 Samarbejde/samarbejdsaftaler Tværsektoriel FMK arbejdsgruppe Samarbejdsaftale om FMK Samarbejdsaftale for patienter med uhelbredelig livstruende sygdom og forventet kort levetid (Tidl. Samarbejdsaftale om alvorligt syge og døende). Samarbejdsaftale om peritonealdialyse i eget hjem Samarbejdsaftale om ledsagelse og praktisk hjælp DAK godkendte på møde i januar 2016 et kommissorium for en arbejdsgruppe, der har til formål at arbejde proaktivt med tværsektorielle problemstillinger i forbindelse med implementeringen af FMK. Den nynedsatte gruppe har afholdt første møde den 26. februar Samarbejdsaftalen er revideret og godkendt i DAK i januar Aftalen skal redaktionelt redigeres. 1 1 Aftalen skal revideres, og der skal nedsættes en arbejdsgruppe, der skal forestå dette. 3 1 Følgegruppen for behandling og pleje orienteres løbende om status for gruppens arbejde. Det videre arbejde med samarbejdsaftalen skal drøftes i Følgegruppen for behandling og pleje. Samarbejdsaftalen er under implementering. Processen følges af følgegruppen. Aftalen skal redaktionelt revideres, så den indpasses med Sundhedsaftalen Arbejdet kan i gangsættes i løbet af Aftalen skal revideres, så den indpasses i forhold til Sundhedsaftalen Følgegruppen forelægges et kommissorium for arbejdsgruppen på møde den 25. april 2016.

4 7. marts 2016 Samarbejdsaftale om borgere, der skal overvåges i eget hjem pga. respiratorisk udstyr Samarbejdsaftale for det psykiatriske område Samarbejdsaftale om gravide med et risikoforbrug af rusmidler og alkohol i regi af familieambulatoriet DAK godkendte den 29. januar kommissorium for en arbejdsgruppe, der skal udarbejde en ny samarbejdsaftale med udgangspunkt i den nye bekendtgørelse for området. Arbejdsgruppen forventes nedsat med udgangen af februar Aftalen har været drøftet på møde i følgegruppen i februar Her blev det besluttet, at der skal nedsættes en hurtigt arbejdende arbejdsgruppe, som skal gennemgå aftalen med udgangspunkt i sundhedsaftalen, målgruppespecifikke aftaler og Sam:Bo. På baggrund heraf skal gruppen vurdere behovet for at bibeholde aftalen. Aftalen skal redaktionelt redigeres Følgegruppen får en status på det igangværende arbejde den 25. april Aftalen forventes godkendt i DAK i efteråret Arbejdsgruppens arbejde forelægges følgegruppen på møde den 25. april Aftalen skal redaktionelt revideres, så den indpasses med Sundhedsaftalen Arbejdet kan i gangsættes i løbet af efteråret 2016.

5 7. marts 2016 Aftaler under implementering Samarbejdsaftale for udviklingshæmmede med psykiske lidelser (oligofreni) Samarbejdsaftale på det retspsykiatriske område Handlingsplanen for den ældre medicinske patient samt tillæg til Sundhedsaftalen herom Implementeringsarbejdet er i gang via SOF erne. Det fremgår af samarbejdsaftalen, at den skal evalueres medio Under implementering. Under implementering Følgegruppen besluttede på møde den 5. februar 2016 at udsætte den planlagte evaluering af aftalen til primo 2017 grundet behov for yderligere implementeringsarbejde via SOF erne. Følgegruppen vil på møde i december 2016 blive forelagt en evalueringsplan. Implementeringsarbejdet er i gang via SOF erne. Der inviteres en repræsentant fra området til at give en status på implementeringen på mødet i følgegruppen den 18. august Implementeringsarbejdet er i gang. Demensområdet Revision af aftalen vedr. mennesker med demens Der er udarbejdet en ændret tværsektoriel retningslinje for området, som bevirker, at aftalen skal revideres. DAK godkendte den 11. november 2015, at samarbejdsaftalen revideres. Opgaven ligger hos arbejdsgruppen for demensområdet. 2 1 Arbejdsgruppen forventes nedsat primo Herefter vil Følgegruppen for behandling og pleje anmode arbejdsgruppen om, at der udarbejdes en procesplan for revisionsarbejdet, forventeligt til mødet i april 2016.

6 7. marts 2016 Oplæg til kompetenceudvikling vedr. demens Demenssyd.dk Undersøgelse af underrepræsentation af indvandrere på demensenhederne Under implementering. Forløbet afprøves i 2016 for sygeplejersker og evalueres ved udgangen af I forbindelse med evalueringen skal det vurderes, om målgruppen skal udvides til også at omhandle terapeuter mv. På baggrund af tal for brugen af demenssyd.dk samt beregninger på udgifter til vedligehold og videre drift besluttede Følgegruppen for behandling og pleje på møde den 5. februar, at hjemmesiden nedlægges. Der er nedsat en tværsektoriel arbejdsgruppe, som skal undersøge, hvorfor indvandrere er underrepræsenterede på demensenhederne Følgegruppen får på møde den 18. august en status på arbejdet med kompetenceudvikling vedr. demens. Følgegruppen følger op på det videre arbejde med lukning af hjemmesiden. Resultat af undersøgelsen forelægges Følgegruppen for behandling og pleje. Andet Casekataloget vedr. behandlingsredskaber og hjælpemidler Patientoplevet kvalitet - pilotprojekt Et revideret kommissorium for arbejdsgruppen blev godkendt på møde den 16. december Der gennemføres en nyudpegning til gruppen primo Følgegruppen for behandling og pleje godkendte den 2. oktober 2015 en projektbeskrivelse til et pilotprojekt vedr. patientoplevet kvalitet Følgegruppen for behandling og pleje præsenteres for en årlig status for arbejdet i gruppen. Dette sker første gang ultimo Følgegruppen forelægges en status for arbejdet på mødet den 18. august 2016.

7 7. marts 2016 Regional vejledning om utilsigtede hændelser i sektorovergange. Ammepolitikken Der har tidligere været nedsat en følgegruppe for UTH er i sektorovergange. På baggrund af tilbagemeldinger fra denne gruppe besluttede Følgegruppen for behandling og pleje at nedlægge UTHgruppen. Der er dog en tilbageværende opgave i relation til en opdatering af den regionale vejledning. Der er udarbejdet en tværsektoriel ammepolitik for Region Syddanmark Center for Kvalitet har fået til opgave at revidere den regionale vejledning. Derudover skal det overvejes, om der med fordel kan afholdes en årlig regional temadag. Aftalen videreføres uændret i sundhedsaftaleperioden

8 Bilag pkt Statusoversigt Følgegruppen for Forebyggelse marts 2016 Prioriterede indsatser Udvikling af aftale om nye rammer for samarbejdet om mennesker med kronisk sygdom Kortlægning af mental sundhed Øvrige indsatser Regional tværsektoriel aftale om infektionshygiejnisk rådgivning Forventet opstart I gang Forventes afsluttet Implementering forløbsprogram for KOL december 2016 Tidsplan for øvrige programmer kendes endnu ikke. Bemærkninger Godkendelse af det endelige forløbsprogram for KOL forventes at være i 3. kvartal Følgegruppen for forebyggelse præsenteres for en tidsplan for udvikling af de øvrige forløbsprogrammer i 2. kvartal I gang 1. kvartal 2016 DAK besluttede på møde den 11. november, at arbejdsgruppen afslutter arbejdet i 1. kvartal og at stress også er en del af kortlægningen. Forventet opstart Forventes afsluttet Bemærkninger 1. kvartal kvartal 2016 DAK besluttede på møde den 11. november, at nedsætte en arbejdsgruppe til udarbejdelse af tværsektoriel aftale om infektionshygiejnisk rådgivning. Drift af sundhedsprofilundersøgelsen I gang Afsluttet 1. kvartal 2018 Næste profil gennemføres i 2017, der er nedsat en arbejdsgruppe som understøtter arbejdet og som kvalificerer regionale ekstraspørgsmål i samarbejde med kommunerne. Procesplanen er følgende: Spørgeskema færdigt er klart 3. kvartal 2016 Undersøgelsen opstartes 1.kvartal 2017 Offentliggørelse af resultater 1.kvartal 2018 Implementering af strategi for forebyggelse af livsstilssygdomme hos mennesker med en sindslidelse Monitorering af strategi for forebyggelse af livsstilssygdomme hos mennesker med en sindslidelse Planlægning af konferencen Lige Sund? Projekt om livsstilsguider (styre og projektgruppe) 4.kvartal 2016 Følgegruppen besluttede på møde den 4. november 2015 at projektgruppen for implementering af strategien nedlægges. I stedet etableres arbejdsgruppen for monitorering af strategien og arbejdsgruppen vedrørende planlægning af konferencen Lige Sund? I gang Årlig afrapportering Det Administrative kontaktforum godkendte på møde den 14. juni 2013 notat vedr. monitorering af strategien. I gang 1.kvartal 2016 Afholdes som led i implementering af strategi for forebyggelse af livsstilssygdomme hos mennesker med en sindslidelse den 10. marts I gang 4.kvartal 2017 Projektet er et partnerskabsprojekt. Projektet følger tidsplanen.

9 Task Bilag pkt okt nov dec jan feb mar apr maj 2016 jun jul aug sep okt ) Konferencefaciliteter booket 2) Samarbejdsaftale med ViBIS 3) Tidsplan udarbejdet 4) Invitationer godkendt 5) Invitationer sendt ud 6) Planlægningsmøde med ViBIS - WS1 7) Møde i skrivegruppen 8) Møde i arbejdsgruppen 9) Deadline for drejebog til WS1 (ViBIS) 10) Planlægningsmøde med ViBIS (WS1) 11) WS1 - Første workshop 12) Møde i skrivegruppen - WS1 13) Møde i skrivegruppen - WS1 14) Møde i skrivegruppen - WS1 15) Deadline for drejebog til WS2 16) WS2 - Anden workshop 17) Møde i arbejdsgruppen 18) Møde i skrivegruppen - WS2 19) Møde i skrivegruppen - WS2 20) Deadline for drejebog til WS3 (ViBIS) 21) WS3 - Tredje workshop 22) Møde i skrivegruppen - WS3 23) Færdig skabelon til korrespondancemeddelse (SDSI) 24) Møde i skrivegruppen - WS3 25) Møde i arbejdsgruppen 26) Følgegruppen for forebyggelse - behandling af høringsudgave 27) Høring 28) Implementeringsplan færdig 29) Behandling af høringssvar og justering af forløbsprogram 30) Følgegruppen for forebyggelse - behandling af forløbsprogram 31) Deadline DAK - dagsordenspunkt 32) DAK - behandling af forløbsprogram 33) SKU - behandling af forløbsprogram

10 Bilag pkt Afdeling: Sundhedssamarbejde og Kvalitet Udarbejdet af: Anders Fournaise Journal nr.: Dato: 3. marts 2016 Telefon: Nye rammer for kronisk sygdom Det administrative Kontaktforum har godkendt en generisk model til udarbejdelse af nye patientforløbsprogrammer for udvalgte kroniske sygdomme i Region Syddanmark. Endvidere er det blevet besluttet, at der skal udarbejdes patientforløbsprogrammer for følgende sygdomsgrupper: - Kronisk Obstruktiv Lungesygdom (KOL) - Diabetes - Kronisk rygsygdom - Leddegigt - Depression - Kronisk hjertekarsygdom Arbejdet er indledt med udviklingen af et nyt forløbsprogram for mennesker med KOL, som skal erstatte det eksisterende fra Forløbsprogrammet skal beskrive den samlede behandlingsindsats på tværs af sygehuse, kommuner og almen praksis med det formål at sikre rettidig kommunikation, et velfungerende samarbejde mellem fagprofessionelle, og herigennem øge behandlingskvalitet samt sikre involvering og sammenhæng for patienten. Det nye forløbsprogram udarbejdes i overensstemmelse med Sundhedsstyrelsens anbefalinger for tværsektorielle forløb for mennesker med KOL og skal i endnu højere grad bero på et velfungerende tværsektorielt samarbejde, der ikke blot anerkender, at mennesker med KOL kan have brug for flere samtidige indsatser fra forskellige sektorer, men også muliggør en sådan tværsektoriel indsats. Forløbsprogrammet udarbejdes i samarbejde med patienter og pårørende samt sundhedsprofessionelle fra både sygehuse, kommuner og almen praksis, der alle til dagligt arbejder med behandling, pleje og rehabilitering af mennesker med KOL. Udviklings- og brugerinddragelsesprocessen strækker sig over tre heldags workshops, som afholdes henholdsvis d. 3/2, d. 8/3 og d. 27/4. Resultatresumé af workshop 1 d. 3/2 Elleve klinikkere fra regionens sygehusenheder, tolv sundhedsprofessionelle, fire praktiserende læger, fire praksis sygeplejersker samt enogtyve patienter og pårørende var samlet for at drøfte rammerne for det nye forløbsprogram for mennesker med KOL. Udgangspunktet var patienter og pårørendes oplevelser af allerede fungerende og mangelfulde elementer i fem foruddefinerede faser af et patientforløb på tværs af sektorerne. Outputtet er efterfølgende bearbejdet medhenblik på at tematisere elementer i det nye forløbsprogram, som skal fagligt kvalificeres i detaljen på workshop 2 (d. 8/3), hvor kun det sundhedsfaglige personale deltager. Temaerne omfatter eksempelvis: - Diagnosticering, stratificering og risikovurdering i henhold til den generiske model for nye rammer for kronisk sygdom. - Hvordan kan vi understøtte og muliggøre samtidige parallelle indsatser på tværs af sektorer - Tværsektoriel kommunikationspakke Skal skabe tryghed og sammenhæng i kommunikationen med patienter og pårørende på tværs af sektorerne. Side 1/2

11 - Ny KOL korrespondancemeddelelse (SAM:BO) Skal ledsage plejeforløbsplanen ved udskrivelse fra sygehus til kommunale og muliggøre kommunal visitation til egne rehabiliteringstilbud. - Almen praksis som tovholder Hvordan kan sundhedsvæsnets øvrige aktører bidrage til at almen praksis styrkes i rollen som tovholder. Jf. vedlagte tidsplan vil Det administrative Kontaktforum præsenteres for et nyt forløbsprogram for mennesker med KOL på mødet d. 21. september, og Sundhedskoordinationsudvalget efterfølgende på deres møde d. 25. oktober Arbejdsgruppen vedr. nye rammer for kronisk sygdom referer til følgegruppen for forebyggelse. Følgegruppen for forebyggelse præsenteres i løbet af foråret for en tidsplan for udvikling af de øvrige forløbsprogrammer for mennesker med kronisk sygdom. Det administrative Kontaktforum vil i løbet af efteråret blive bedt om at tage endelig stilling hertil. Side 2/2

12 Bilag pkt Arbejdsgruppe Deltagere Opgaveportefølje Status Fremtidige tiltag Stående arbejdsgruppe til DAK har, med udgangspunkt i en indstilling Den stående arbejdsgruppe nedsættes medio understøttelse af følgegruppen for genoptræning og rehabilitering (tidligere strategisk gruppe til implementering af ny bekendtgørelse og vejledning på genoptræningsområdet) fra Følgegruppe for genoptræning og rehabilitering, i november 2015 godkendt, at den allerede eksisterende gruppe skal bestå med revideret bemanding og kommissorium. marts Asger Kudahl, chefkonsulent, Odense Kommune Helle Mousing, leder af træning og rehabilitering, Kolding Kommune Lone Lander Stie, AC konsulent, psykiatrien i Region Syddanmark Marianne Gjerstrup Thomsen, chefterapeut, Sydvestjysk Sygehus Anne Lise Zilmer, chefterapeut, OUH Svendborg Niels Espensen, overlæge, geriatrisk afdeling, OUH Svendborg Arne Vesth Pedersen, specialkonsulent, Region Syddanmark Ulrik Skyum Christensen, afdelingsleder, Faaborg-Midtfyn Kommune Generelle opgaver ift. følgegruppen for genoptræning og rehabilitering At understøtte arbejdet i følgegruppen for genoptræning og rehabilitering Udrede sundhedsfaglige spørgsmål Udarbejde oplæg og aftaleforslag mv. Give input til dagsordenener og bilag mv. Bidrage til implementering af vejledninger og bekendtgørelser Påpege områder, hvor der er behov for en ledelsesmæssig afklaring Medvirke til koordinering med andre følgegrupper samt andre samarbejdspartnere Specifikke opgaver ift. følgegruppen for genoptræning og rehabilitering 1. Sikre tværsektoriel understøttelse af arbejdet med rehabilitering på specialiseret niveau, herunder udarbejdelsen af aftaleskabeloner for samarbejdsaftaler om lægefaglig konsulentbistand og forskningsmæssig forankring. 2. Sikre tværsektoriel understøttelse af arbejdet med genoptræningsplaner til psykiatriske patienter, herunder udarbejde en beskrivelse af målgruppen, hvor sondringen mellem behandling og genoptræning samt sondringen mellem forskellige genoptræningsniveauer fremgår. Den stående arbejdsgruppe skal i den forbindelse også sikre en hensigtsmæssig inddragelse af erfaringer fra det somatiske område 3. Udarbejde forslag til rammen, herunder formål og tidshorisont for den videre implementering og evaluering af ventetidsaftalen 4. Udarbejde forslag til en hensigtsmæssig effektmåling i forhold til indsatsen på Den stående arbejdsgruppe påbegynder sit arbejde i april Jf. indstilling tidligere tiltrådt af DAK refererer gruppen til Følgegruppen for Genoptræning og Rehabilitering

13 Implementeringsgruppe til forløbsprogram for rehabilitering og palliation på kræftområdet Kirsten Myrup, sundhedschef, Varde Kommune Birthe Mette Pedersen, programchef, Region Syddanmark, regional medformand, Kathrine Biltoft Hansen, AC-medarbejder, Varde Kommune Arne Vesth Pedersen, Specialkonsulent, Region Syddanmark, Afdeling for Sundhedssamarbejde og kvalitet, regional medsekretær Michael Metzsch, afdelingschef i Sundhed og Forebyggelse, Aabenraa Kommune Bjarne Jørgensen, socialoverlæge i Odense Kommune Rikke Bagge Skou, udviklingssygeplejerske på Organ- og plastikkirurgisk afdeling på Vejle Sygehus Alice Skaarup Jepsen, konsulent, Syddansk Sundhedsinnovation Svend Holm Henriksen, Konst. Enhedschef, Syddansk Sundhedsinnovation Merete Bech Poulsen, oversygeplejerske, Onkologisk afdeling, OUH Jytte Møller, praksiskoordinator Susanne Juul, Specialkonsulent Syd, Kræftens Bekæmpelse genoptræningsområdet, herunder kontakt til relevant forskningsenheder (skal koordineres med de øvrige følgegrupper, bl.a. via koordinationsgruppen) 5. Påpege felter, hvor der er særligt behov for en kvalitetsudviklingsindsats 6. Give bud på, hvordan patienter og pårørende i højere grad kan inddrages i forhold til genoptræning. Implementeringsstyregruppens formål er, at medvirke til at sikre en løbende harmoniseret udrulning af forløbsprogrammet i de 22 kommuner, på sygehusene og hos almen praksis, herunder: Medvirke til at aktørerne i hele regionen arbejder på at implementerer forløbsprogrammet Medvirke til overordnet at afklare evt. tvivlsspørgsmål i relation til forløbsprogrammet Medvirke til at tidsplanen overholdes Koordination og dialog Medvirke til at dagsordenssætte forløbsprogrammet i de lokale samordningsfora Understøtte at der sker en dialog på tværs af de fire samordningsfora mhp. harmonisering Understøtte afholdelse af kurser, temadage med videre på tværs af sektorer og faggrænser. Færdige opgaver: Implementeringen af forløbsprogram forankres formelt i sundhedsaftaleregi. Ca. 1 år efter godkendelse af nærværende rapport i DAK, følges der op på forløbsprogrammet ift. implementering af Behovsvurderingen og Fælles Plan, samt pjecen til patienten. Herefter tilpasses metoden og pjecen mhp. indarbejdelse i Sundhedsaftalen for Igangværende opgaver: Hver organisation skal sikre indarbejdelse af Behovsvurderingen i arbejdsgangene i egen organisation ift. forløbs-programmets målgruppe. Somatikken i Region Syddanmark er ved at implementere opfølgningsprogrammer i kræftpakkerne. Parallelt hermed skal Behovsvurderingen indarbejdes i arbejdsgangen. Der iværksættes en opfølgning på de principper der er for Behovsvurdering og Fælles Plan mhp. at få kvalificeret metoden Udarbejdelse og implementering af tværsektorielt uddannelsesprogram Fokus på registrering af behovsafklaring Forløbsplan Pilotprojekt til afprøvning af Shared Care platform til håndtering af kræftpatienter Drøftes på følgegruppens møde den 25. april Ekspertgruppe til genoptræningsplaner for psykiatriske patienter Annette Lunde Stougaard, chefkonsulent, Afdelingen for Sundhedssamarbejde og Kvalitet, Region Syddanmark Ulla Benth Arlofelt, teamleder, Svendborg Kommune Anita Lerche, specialkonsulent, Psykiatri- og Socialstaben, Region Syddanmark Bodil Fauerskov, ledende ergoterapeut, Psykiatrisk Afdeling, Odense Pernille Trondhjem Sørensen, fysioterapeut, Afdeling for Traume- og I forbindelse med ny bekendtgørelse om genoptræningsplaner og ny vejledning om træning i kommuner og regioner, tydeliggøres det, at patienter, der har været indlagt på et psykiatrisk sygehus på samme måde som somatiske patienter, har ret til at få vurderet deres behov for genoptræning i forbindelse med udskrivning fra sygehus. Der er behov for: Sondring mellem behandling og Arbejdsgruppen foreslår, at man er åben omkring at der er tale om et kvalitetsløft som kræver tæt samarbejde mellem sektorerne og med patient og pårørende. Der kan være behov for en afdækning af, om der evt. er et kompetencegab i kommuner og på sygehuse i forhold til at vurdere genoptræningsbehov og give patienter fra psykiatriske afdelinger den rette genoptræning. Arbejdsgruppen anbefaler, at der sker en Gruppens fremtidige arbejde og sammensætning forventes drøftet på første møde i den stående arbejdsgruppe vedr. genoptræning og rehabilitering medio april 2016.

14 Torturoverlevere, Vejle Lone Katballe, ledende fysioterapeut, Psykiatrisk Afdeling Middelfart Mette Bruun Pedersen, sundhedspædagogisk konsulent, Sønderborg Kommune Hanne Vindel Zaken, daglig leder, Træningsenheden Sønderborg træning. Sondring mellem niveauerne (almen, specialiseret og rehabilitering) afklaring i kommunerne af, hvor genoptrænings af psykiatriske patienter foregår. Der er behov for udviklingen af en fælles forståelse og et fælles sprog i udarbejdelsen af GOP for psykiatriske patienter. Arbejdsgruppen foreslår at der etableres faglige erfa-grupper omkring de enkelte sygehusafdelinger. Det kan overvejes at der udvikles fælles uddannelsesforløb/tværsektoriel kompetenceudvikling Der skal følges op løbende og struktureret i forhold til udviklingen af GOP for psykiatriske patienter. Bør ske i et tæt faglig og politisk dialog. Der er behov for forskning i området. Evt. indledningsvis en afdækning af nuværende evidens/praksis (f.eks. i stil med kliniske retningslinjer) Ekspertgruppe til genoptræningsplaner til rehabilitering på specialiseret niveau Arbejdsgruppe for samarbejdsaftale om traumatiserede flygtninge og krigsveteraner Annette Stougaard, chefkonsulent, Afdelingen for Sundhedssamarbejde og Kvalitet, Region Syddanmark Marianne Gjerstrup Thomsen, chefterapeut, Sydvestjysk Sygehus Anne Lise Zilmer, chefterapeut, OUH Svendborg Heidi Lindberg Jensen, centerleder, Center for Senhjerneskade, Region Syddanmark Merete Nielsen, koordinerende terapeut, Sønderborg Kommune Britt Muurholm Matthiesen, fagkonsulent, Sønderborg Kommune Asger Kudahl, chefkonsulent, Odense Kommune Camille Larsson, sektionsleder, Svendorg Kommune Christiane Pape Lehrmann, teamleder, Hjælpemiddelgruppen Middelfart Kommune Jan Conrad Lillelund Jensen, leder af Hjerneskaderådgivningen, Odense Kommune Ole Ryttov, sygeplejefaglig direktør, Psykiatrien i Region Syddanmark Ane Møller, leder af sundhedscenter Vollsmose, Odense Kommune Bjarne Thyssen Jørgensen, socialoverlæge, Odense Kommune Mette Strunge Dubert, konsulent, Svendborg Kommune Niels Ravn, Centerleder for Verdande, Intentionen er især at kvaliteten i genoptræningsindsatsen og sammenhængen i den samlede, koordinerede rehabiliteringsindsats skal styrkes, og at der skal være sikkerhed for at alle patienter med behov for rehabilitering på specialiseret niveau får samme effektive indsats uanset hvor i regionen, de er bosat. På baggrund af den regionale samarbejdsaftale for det psykiatriske område har aftaleparterne haft ønsker til tillægsaftale for målgruppen af traumatiserede flygtninge og krigsveteraner med Post Traumatisk Stress Disorder (PTSD) er en målgruppe af beskedent omfang, men en målgruppe, hvor samarbejdet mellem sektorerne er Det skal afklares og beskrives hvordan ansvaret for koordinering skal placeres, når der både er behov for udvidet koordinering i forbindelse med udskrivning og i forhold til genoptrænings- og rehabiliteringsindsatsen Arbejdsgruppen har udarbejdet tre forløbsbeskrivelse for borgere med henholdsvis høje, mellem og lave bio-psyko-sociale ressourcer Evaluering viser at programmet ikke er kendt bredt og mangler kommunale kontaktpersoner Gruppens fremtidige arbejde og sammensætning forventes drøftet på første møde i den stående arbejdsgruppe vedr. genoptræning og rehabilitering medio april Drøftes på følgegruppens møde den 25. april 2016.

15 Implementeringsgruppe til samarbejdsaftale for borgere med psykisk lidelse og samtidigt stof- eller alkoholmisbrug. Haderslev Kommune Pia Maria Nielsen, etnisk konsulent, Varde Kommune Agnethe Bak Jensen, praksiskonsulent Marianne Lauritzen, leder af CETT (Center for Traume og torturoverlevere) og RCT Fyn (Rehabiliteringscenter for torturoverlevere og traumatiserede flygtninge) Anna Marie Erbs, leder af RCT-Jylland (Rehabiliteringscenter for torturofre Jylland) Elsebeth Stenager, overlæge, psykiatrisk afdeling Odense Morten Sodemann, ledende overlæge, indvandrermedicinsk klinik, Odense Universitetshospital Berit Matzen, chefkonsulent, økonomi- og planlægningsafdelingen, psykiatriadministrationen Birthe Navntoft, specialkonsulent, psykiatri- og socialstaben Kirsten Hansen, Bedre Psykiatri Karen Thomsen, Sind Gert Muntzberg, Svendborg Kommune, centerleder, kommunal medformand Gitte Fisker, Kolding Kommune, institutionschef Vibeke Kyhl Haugaard, Aabenraa Kommune, specialkonsulent, med i KKR gruppe Tommy Neesgaard, Faaborg-Midtfyn Kommune, leder, med i KKR gruppe Inge Fugl, Odense Kommune, overlæge, med i KKR gruppe Jan Christiansen, Esbjerg Kommune, afdelingsleder, med i KKR gruppe Mette Strunge Dubert, Svendborg Kommune, AC-medarbejder, kommunal sekretær Mireille Lacroix, Lægerne i Skaarup, praktiserende læge, psykiatripraksiskonsulent Gitte Ladefoged, Sydvestjysk Sygehus, Fælles Akutmodtagelse, sygeplejerske Hanne Svenningsen, Svendborg sygehus, konstitueret udviklingssygeplejerske Helle Friedrichsen, Center for Misbrug og Socialpsykiatri, vicecenterleder Magnus Petersen, Psykiatrisk Afdeling Svendborg, ledende overlæge Rene K. Andersen, Psykiatrisk Afdeling Esbjerg-Ribe, ledende overlæge Poul Erik Rask Pedersen, Børne- og særdeles vigtigt. Det særlige behov grunder primært i tre årsager: Målgruppen og dennes familier er ofte ressourcesvage og kan ikke medvirke til at være tovholdere i eget forløb; det sætter nogle særlige krav til overgangene og fastholdelse De enkelte kommuner og sagsbehandlere møder relativt få borgere i målgruppen, og der opnås derfor ikke lokalt den store rutine i håndtering af sagerne Al forskning og viden på området peger på det intensive tværsektorielle samarbejde som forudsætning for succesfulde behandlings- og rehabiliteringsforløb. Det Administrative Kontaktforum besluttede den 25. september 2013, at der som optakt til arbejdet med sundhedsaftalerne skulle udarbejdes en fælles regional samarbejdsaftale for borgere med psykisk lidelse og samtidigt stof- eller alkoholmisbrug. Samarbejdsaftalen skal være med til at sikre, at de relevante parter indgår i en hensigtsmæssig og tydelig arbejdsdeling til gavn for borgeren og dennes netværk, herunder pårørende, venner mm. Samarbejdsaftalen er godkendt i SKU den 28. oktober Der er efterfølgende nedsat en implementeringsgruppe, der skal udarbejde specifikke mål for indsatsen samt monitorere denne Drøftes på følgegruppens møde den 25. april 2016.

16 Arbejdsgruppe for implementering af G-GOP Ungdomspsykiatri Kolding-Augustenborg, Socialrådgiver Rikke Sveistrup, Retspsykiatrisk Distriktspsykiatri Middelfart, afdelingssygeplejerske Anette Bækgaard Jakobsen, Psykiatri- og Socialstaben, afdelingschef, Regional medformand Asger K. Kjellerup, Psykiatri- og Socialstaben, specialkonsulent, regional sekretærjørgen Maibom Dall, Esbjerg Kommune, socialrådgiver Birthe Navntoft, Region Syddanmark, Psykiatri- og Socialstaben, projektleder/proceskonsulent Repræsentanter for hver af kommunale omsorgssystemerne i Region Syddanmark Repræsentanter for hvert af de 5 sygehuse (4 somatiske sygehuse og Psykiatrien) i Region Syddanmark Repræsentant for Regional IT, Region Syddanmark Sekretær for Følgegruppen for genoptræning og rehabilitering Susanne Pedersen, SDSI På baggrund af ny bekendtgørelse på genoptræningsområdet har Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse og Statens Serum Institut i fællesskab aftalt, at MedCom skal udarbejde en ny version af standarden for genoptræningsplaner (G- GOP). Gruppens opgaver er overordnet at sikre implementering af G-GOP i Region Syddanmark, herunder at: Sikre udvikling af versionsopdatering ved leverandører Sikre midlertidige overgangsløsninger Koordinere og gennemføre test Kortlægge eventuelle problemstillinger Informere om planlægning og status på udvikling af versionsopdateringen Undervise brugere i version i egen organisation Videreformidle status i egen organisation Gruppen er nedsat og har afholdt et første møde. Drøftes på følgegruppens møde den 25. april 2016.

17 Bilag pkt Udarbejdet af: Cæcilie Lumby (Odense Kommune) Anders Fournaise (RSYD) Journal nr.: 15/ Dato: 3. marts 2016 Telefon: Status på opgaver i følgegruppen for opgaveoverdragelse Opgave Status Forventet afsluttet Samarbejdsaftale Aftalen blev Afsluttet om behandling af godkendt i DAK patienter i eget d og i hjem med lavdosis SKU d Cytosar. Samarbejdsaftale om blodprøvetagning i eget hjem Model for planlagt og aftalt opgaveoverdragelse Aftalen blev godkendt i DAK d SKU godkendte i første omgang ikke aftalen på deres møde d I gang Medio 2016 Monitorering/Bemærkninger I 2015 blev der givet 21 behandlingskurer med cytosar i patienters eget hjem. De 21 behandlinger fordelte sig på 9 patienter. Samarbejdsaftalen har siden dens ikrafttrædelse d. 1. oktober 2015, ikke medført en stigning antallet af patienter, der behandles i eget hjem. Det var gennemsnitligt forventet, at hver kommune ville modtage mellem 2 4 pt./år, tallet for 2015 ligger væsentlig herunder. Følgegruppen præsenterer DAK for nye tal for samarbejdsaftalens anvendelse på mødet d Samarbejdsaftalen afventer en juridisk vurdering i KL. Aftalen kan herefter evt. godkendes af formandskabet i SKU. Fremgår af sagsfremstillingen. Side 1/1

18 Bilag pkt Afdeling: Sundhedssamarbejde og Kvalitet Udarbejdet af: Anders Fournaise og Cæcilie Lumby (Odense Kommune) Journal nr.: Dato: Telefon: Notat Overblik over opgaver med potentiale for overdragelse Proces for indhentning af overblik over opgaver med potentiale for overdragelse Følgegruppen for opgaveoverdragelse besluttede på sit første møde d. 23. september 2015, at indhente et overblik over hvilke opgaver sygehuse, kommuner og almen praksis vurderer, har særligt potentiale for overdragelse fra en aktør til en anden. Overblikkets formål er, jf. procesplanen for udarbejdelse af en generisk model for fremtidig planlagt og aftalt opgaveoverdragelse (præsenteret for DAK d. 11. november 2015), at identificere et mindre antal opgaver som både primær- og sekundærsektoren vurderer af særlige relevans eller potentiale for overdragelse. De udvalgte opgaver skal bruges til at kvalificere den model for aftalt og planlagt opgaveoverdragelse som følgegruppen, jf. sundhedsaftalen , har fået til opgave at udarbejde. Medio oktober blev regionens sygehuse (somatik og psykiatri), de 22 kommuner og de praktiserende læger i Region Syddanmark, hver især bedt om at bidrage med input til overblikket. Nedenfor ses et sektorspecifikt resume af de indkomne forslag. Regionalt input: Regionens fire somatiske sygehusender har alle bidraget med input. Odense Universitetshospital peger på otte opgaver med potentiale for overdragelse, alle fra sygehus til kommune. Det større antal opgaver fra OUH, skal ses i lyset af sygehusets specialefunktioner. Sygehus Lillebælt peger på fire opgaver, mens Sydvestjysk Sygehus og Sygehus Sønderjylland hver peger på en opgave med potentiale for overdragelse (se tabel nedenfor). Psykiatri Sygehusene har i en fælles tilbagemelding angivet, at de ikke umiddelbart har opgaver som de vurderer at være af potentiale for overdragelse, men forbeholder sig dog retten til at vende tilbage på et senere tidspunkt. Intravenøs behandling med fx antibiotika Alle fire sygehusenheder peger på, at intravenøs behandling med eks. antibiotika for flere patientgruppe, med fordel vil kunne foregå i patientens eget hjem i et samarbejdet med den kommunale hjemmesygepleje. Det noteres, at der allerede i dag på flere sygehuse indgås enkeltaftaler om hjemmesygepleje administreret IV behandling, men at der et behov for en formel samarbejdsaftale. Overblik over indkomne forslag fra regionens sygehuse OUH SLB SVS SHS IV behandling IV behandling IV behandling IV behandling Parenteral indgift Blodprøvetagning hos egen læge Forberedelse til undersøgelse Svar på histologi Skift af PEG sonde Patientskoler Heparin præoperativt Skylning af port, kath./gripper Kemoterapi Immunglobulin Side 1/3

19 Input fra de 22 kommuner: 11 ud af de 22 adspurgte kommuner har besvaret anmodningen fra følgegruppen. Ud af de 11 besvarelser har 7 kommuner bidraget med inputs, 3 kommuner har ikke kunne byde ind med opgaver, og 1 kommune har bedt om udsættelse. Nedenfor ses et overblik over kommunernes besvarelser og evt. inputs. Intravenøs behandling 5 ud af de 7 kommuner, der har bidraget med inputs, peger på intravenøs behandling, som en opgave der har potentiale for overdragelse fra sygehus til kommune. Det noteres ligeledes i de kommunale tilbagemeldinger, at IV behandling allerede i dag foregår på enkeltaftale i nogle kommuner, men det fremhæves, at der er behov for en formel samarbejdsaftale på området. Overblik over indkomne forslag fra kommunerne i regionen Antal opgav er Hvilke opgaver Odense 3 - Genoptræning - Patientskoler - IV-behandling Faaborg Midtfyn Assens Nyborg 5 - IV-behandling - Obstipation - Cystit - Pneumoni - INR Svendborg 5 - IV-behandling - Rammedelegation af væskebehandling - Rammedelegation af blodprøvetagning - Lymfeødem behandling til kvinder med brystkræft - Trænings som præoperativ intervention Middelfart Langeland Ærø Nordfyns Kerteminde 8 - P-dialyse og respirationsbehandlinger - Nedtagning af kemo-pumpe - IV-behandling - Parenteral ernæring - Sårbehandling med VACC - Sondekost - Behandling af patienter med tracheostomi - Opgaver hos palliative patienter Billund 3 - Blodtransfusion - IV-væskebehandling - IV-antibiotika Esbjerg Fanø Har svaret, ingen opgaver X Udsky delse X (24.11) Intet svar X X X X X X Side 2/3

20 Fredericia 2 - Abstinensbehandling - Benzo-nedtrapning Haderslev 9 - DÆMP luftvejsinfektion - Monitorering af KOL - Limning af småskader - IV-behandling - Afslutning af kemobehandling i eget hjem - Diabetesskole - KOL patientskole - Genoptræning, specialiseret vs. Almen - Genoptræning på kræftområdet Sønderborg Tønder Varde Vejen Aabenraa Vejle Kolding X X X X X X X Total Input fra almen praksis Almen praksis har i PLO-syd drøftet opgaver med potentiale for overdragelse. Der er ikke entydig konsensus om opgavernes egnethed til overdragelse fra almen praksis til andre aktører, men det er et udgangspunkt for dialog. Samtaler med stress-ramte Samtaler med stress-ramte fylder meget i almen praksis og er stigende i prævalens. Samtalerne er tidskrævende, og støttende samtaler kunne ofte godt ligge i andet regi. Der er her tale om samtaler, som ikke altid opfylder kriterier for psykologsamtale. Udfordringen ved at overdrage til ikke-lægefagligt personale, er risikoen for at overse somatisk sygdom, da disse patienter ofte har en del kropslige symptomer. Patienterne er desuden ofte sygemeldte og samtaler med deres praktiserende læge i den forbindelse. Andre opgaver Af lignende karakter og problemstilling med ovenstående er samtaler med belastede unge. Endvidere peges på bedre muligheder for transport af patienter til lægen - ledsagelse. Specielt i forhold til sygebesøg over længere afstand, hvor lægen spilder tid på landevejen. Der opleves ligeledes et potentiale for blodprøvetagning i eget hjem, herunder akutte blodprøver. Denne mulighed eksisterer allerede flere steder i regionen. Den videre proces Anmodningen om input til et overblik over opgaver med potentiale for overdragelse, har vagt både begejstring og bekymring. Det står efterfølgende klart, at der er et behov for at informere bidragsyderne, ikke kun om følgegruppens behandling af deres bidrag, men også den procesplan, som blev præsenteret for DAK d. 11. november Derfor forbereder følgegruppen et informationsskriv, som snarest sendes til kommuner, sygehuse og almen praksis. Side 3/3

21 Bilag pkt Disposition Strategi og handleplan for velfærdsteknologi og telemedicin 1. Baggrund for Strategi for velfærdsteknologi og telemedicin Status på IT-strategien Strategi for velfærdsteknologi og telemedicin Formål/mål 3.2. Opbygning 3.3. Afgrænsning 4. Det digitale sundhedsarbejde i Syddanmark 5. Principper og forudsætninger for det tværsektorielle it-samarbejde 5.1. Forskellige teknologier til forskellige behov 5.2. Rette data til rette instans på rette tid 5.3. Anvendelse af nationale IT-standarder 6. Prioriterede områder fra Sundhedsaftalen 6.1 Videreudvikling af Sam:Bo 6.2 Udbredelse af MedCom-standarder 6.3 Udbredelse og koordineret ibrugtagning af Det Fælles Medicinkort 6.4 Udbredelse af telemedicinsk sårvurdering 6.5 Udbredelse af teleudskrivningskonferencer 6.6 Afprøvning og evt. udbredelse af Shared Care Platformen til styrkelse af det tværsektorielle samarbejde på baggrund af afprøvning 6.7 Afprøvning og evt. udbredelse af internet- og telepsykiatri 6.8 Hjemmemonitorering 6.9 Forebyggende hjemmebesøg via videokommunikation 6.10 Rådgivning via video 6.11 Bookingsvar og afrapportering/status til almen praksis efter endt forebyggelsestilbud i kommunen 6.12 Desuden skal almen praksis mulighed for at afprøve og implementere ny teknologi og nye arbejdsformer understøttes, herunder brug af videokonference, elektronisk kommunikation mellem kommune og lægepraksis og telemedicinske løsninger 7. It-understøttelse i forhold til specifikke målgrupper 7.1 Gravide og nyfødte 7.2 Mennesker med kronisk sygdom 8. Nye udviklingsområder regionalt (Sundhedsaftalen) 8.1 Etablering af en fælles telemedicinsk infrastruktur, som giver adgang til tværsektorielle services og samarbejde samt let adgang for borgeren i hjemmet til at komme i kontakt med sundhedsvæsenet via video- og dataopkobling. 8.2 Etablering af fælles servicecenter, som dels kan håndtere logistik ved etablering af udstyr hos borgeren og dels giver borgeren (og klinikeren) nem adgang til hjælp og fejlhåndtering. 8.3 Etablering af et set-up, som muliggør hurtig udvikling og afprøvning af ideer i praksis.

22 8.4 Udbredelse af modne og afprøvede løsninger evt. med afsæt i specifikke områder så som KOL- og hjerteområdet. 8.5 Styrkelse af forsknings-og dokumentationsindsatsen på området som grundlag for en kvalificeret vurdering af nytteværdi for at sikre udbredelse af de rette løsninger. 8.6 Udvikling og organisering af samarbejdet omkring sundhed.dk, bl.a. for at øge anvendeligheden i almen praksis. 9. Nye udviklingsområder nationalt (Økonomiaftalen 2016) 9.1 Udbredelse af telemedicinsk hjemmemonitorering til borgere med KOL 10. Handleplan 10.1 Projekter initieret af Sundhedsaftalen 11. Organisering af IT-samarbejdet 11.1 Organisering i forhold til Sundhedsaftalen 11.2 Økonomi 11.3 Roller og ansvar i forhold til projekter 11.4 Udvikling af projektmodel evt Fælles IT-sekretariat 12. Perspektiver 13. Andre relaterede strategier og initiativer 13.1 Digitalisering med effekt (National strategi for Digitalisering af Sundhedsvæsenet ) 13.2 Digital velfærd en lettere hverdag (Fællesoffentlig strategi for digital velfærd )

23 Bilag pkt Formandsskabet for Følgegruppen for behandling og pleje Følgegruppen for genoptræning og rehabilitering Følgegruppen for forebyggelse Følgegruppen for opgaveoverdragelse Følgegruppen for økonomi og kvalitet Syddansk Sundhedsinnovation Velfærdsteknologi og telemedicin Kontakt: Linda Justi Direkte tlf marts 2016 Side 1/2 Udarbejdelse af Strategi for velfærdsteknologi og telemedicin Følgegruppen for velfærdsteknologi og telemedicin har til opgave at udarbejde en strategi for velfærdsteknologi og telemedicin til understøttelse af de prioriterede indsatser i Sundhedsaftalen For at sikre inddragelse og bred forankring i organisationerne ved udarbejdelse af strategien inviteres de øvrige følgegrupper til et samarbejde herom. Samarbejdet indledes med et møde, hvor der skal være en dialog om de enkelte følgegruppers behov for teknisk understøttelse af de prioriterede områder i Sundhedsaften Mødet finder sted onsdag den 6. april 2016 kl i Syddansk Sundhedsinnovation, Forskerparken 10G, 5230 Odense M. Formandsskabet i følgegrupperne bedes sikre repræsentation fra deres respektive følgegruppe. Dagsorden til mødet fremsendes senere. Følgegrupperne vil på mødet blive bedt om at pege på de dele af de prioriterede områder af Sundhedsaften, hvor der er behov for digital understøttelse. For at sikre inddragelse af relevante videnspersoner, finder Følgegruppen for velfærdsteknologi og telemedicin det vitalt at relevante personer fra organisationer indgår i skriveprocessen i forhold til strategien. Derfor bedes følgegrupperne senest umiddelbart efter mødet at udpege deltagere til en arbejdsgruppe for udarbejdelse af strategi for velfærdsteknologi og telemedicin. Arbejdsgruppens sammensætning skal afspejle en diversitet og ekspertise, som er nødvendig i forhold til at nå rundt om de prioriterede områder beskrevet i Sundhedsaftalen Samtidig skal arbejdsgruppen kunne arbejde ud fra en tværsektoriel tankegang, hvorfor der skal sikres repræsentation fra kommunal og regional side. Der er udarbejdet kommissorium for Arbejdsgruppen for udarbejdelse af strategi for velfærdsteknologi og telemedicin. Vedlagt som bilag. Tidsplanen for udarbejdelse af strategien er meget stram, hvorfor det er vigtigt at de udpegede personer kan prioritere opgaven med udarbejdelse af strategien højt. Forskerparken 10, 5230 Odense M Tlf.:

24 Side 2/2 Når Arbejdsgruppen er udpeget, vil de blive indkaldt til møde og informeret om den praktiske del af skrivearbejdet. Venlig hilsen Følgegruppen for Velfærdsteknologi og Telemedicin Inge Bendixen, Region Syddanmark, formand Irene Ravn Rossavik, Esbjerg Kommune, formand Claus Færch, Region Syddanmark Lisbeth Schmidt, Billund Kommune Svend Holm Henriksen, Region Syddanmark, sekretær Britt Saarup Kronbøge, Esbjerg Kommune, sekretær Forskerparken 10, 5230 Odense M Tlf.:

25 Bilag pkt Afdeling: Velfærdsteknologi og telemedicin Udarbejdet af: Susanne Pedersen Journal nr.: Dato: 1. marts 2016 Telefon: Procesplan for udarbejdelse af Strategi for velfærdsteknologi og telemedicin version 1.1 Nr. Opgave Indhold Dato/periode Godkendelse af proces i Følgegruppen for Procesplan, kommissorier, brev til følgegrupperne om udpegning af Uge 8 1 velfærdsteknologi og telemedicin deltagere til Redaktionsgruppen 26. februar 2016 Følgegruppen udarbejder status til møde i Deadline den 8. marts DAK den 1. april marts 2016 Invitation til møde med de øvrige Invitation til de øvrige følgegrupper om dialog om de enkelte følgegrupper følgegruppers behov for teknisk understøttelse af de prioriterede områder i Sundhedsaftalen og udpegning af deltagere til arbejdsgruppen for udarbejdelse af strategi for velfærdsteknologi og 3 telemedicin. 7. marts 2016 Brevet vedlægges disposition for strategi. Mødet afholdes den 6. april Dagsorden til møde med de øvrige Udsendelse af dagsorden til møde. følgegrupper Overvejelser om deltagere til Arbejdsgruppen kommissorium vedlægges Tilbagemelding om deltagelse senest den 30. marts marts Møde i DAK 1. april 2016 Møde med de øvrige følgegrupper Kortlægning af de prioriterede områder og afklaring af behov for digital understøttelse (evt. ved hjælp af facilitator) Gennemgang af kommissorium for Arbejdsgruppen Afklaring af deltagere til Arbejdsgruppen senest den 11. april 2016 Møde med Arbejdsgruppen den 20. april Deadline for indlevering senest den 4. maj april 2016 Tilbagemelding fra de øvrige følgegrupper Indsendelse af navne på deltagere i Arbejdsgruppen med angivelse af 7 hvilke områder deltageren skal beskrive 11. april

26 Indkaldelse af Arbejdsgruppen Kalenderinvitation vedlagt dagsorden, kommissorium for 8 Arbejdsgruppen, skabelon til anvendelse ved beskrivelse af projekter 12. april 2016 Møde med Arbejdsgruppen Orientering om skriveopgaven og fordeling af områder 9 Orientering om tekst (længde, indhold etc.) Skabelon til anvendelse ved beskrivelse af projekter Deadline for indsendelse af materiale 4. maj april Materiale fra deltagere i Arbejdsgruppen Deltagere i Arbejdsgruppen sender materiale til sekretariatet 4. maj Sekretariatet samler materialet til et samlet dokument Kontakt til deltager i Arbejdsgruppen eller følgegruppe, hvis der er uklarheder i materialet 9. maj maj Følgegruppen for velfærdsteknologi og telemedicin Godkendelse af indholdet Møde 18. maj Sekretariatet korrigerer udkast til strategi Udkast korrigeres efter følgegruppens beslutninger 19. maj 2016 Følgegruppen udarbejder status og sender 1. udkast til møde i DAK den 15. Status og 1. udkast Deadline 19. maj juni maj Møde i DAK 15. juni juni Sekretariatet udarbejder 2. udkast på baggrund af kommentarer fra DAK 1. juli juli 2016 Internt review af strategien i følgegruppen 11. juli Møde i Følgegruppen august august 2016 Følgegruppen udarbejder status og Deadline 26. august sender 2. udkast til møde i DAK den 21. september august Møde i DAK 21. september 2016: Godkendelse af strategi 21. september Følgegruppen udarbejder sagsfremstilling til behandling af strategi i SKU den 25. oktober 2016 til formandskabet i DAK Følgegruppen udarbejder sagsfremstilling til behandling af strategi i SKU den 25. oktober 2016 Deadline 13. oktober september oktober oktober Møde i SKU 25. oktober oktober

27 Bilag pkt Sags- og kommunikationsgange i sundhedsaftaleorganisationen Etableringen af den nye organisering under sundhedsaftalen har blandt andet til formål at give det administrative kontaktforum mulighed for at prioritere større strategiske drøftelser fremfor behandling af enkeltsager, og samtidig er det et ønske fra alle parter, at der ikke anvendes for mange personaleressourcer i den tværsektorielle organisation, og at man derfor arbejder med færre og mindre faste fora og flere ad hoc fora. Det administrative kontaktforum (DAK) har i 2015 og 2016 besluttet at nedsætte følgende følgegrupper: Følgegruppen for Forebyggelse Følgegruppen for Behandling og pleje Følgegruppen for Genoptræning og rehabilitering Følgegruppen for Opgaveoverdragelse Følgegruppen for Velfærdsteknologi og telemedicin Følgegruppen for Økonomi, effekt og kvalitet De lokale samordningsfora både på det somatiske og det psykiatriske område beslutter selv, hvilken lokal understøttende organisering, der ønskes. Side 1/3

28 Proces for igangsættelse af nye opgaver Sundhedsaftalen beskriver en lang række af opgaver og initiativer, som parterne er enige om at arbejde med i sundhedsaftaleperioden. Der er dog samtidig en ambition om, at udviklingen skal være styret af en skarp prioritering, og at det derfor er nøje styret, hvilke opgaver og indsatser, der igangsættes og hvornår. Følgegrupperne har i første omgang fået en konkret opgaveportefølje for gruppernes indledende arbejde. Efterhånden som aftaler udvikles og implementeres, opstår der behov for at igangsætte nye opgaver. Som udgangspunkt prioriteres mellem indsatser og initiativer, som er aftalt i sundhedsaftalen, men der kan opstå behov for at igangsætte nyt, som ikke fremgår af aftalen, f.eks. i forbindelse med ny lovgivning, nye nationale initiativer, eller fordi der opstår politiske ønsker om specifikke indsatser fra f.eks. enkelte byråd eller fra regionsrådet. Nedenstående beskriver, hvordan nye opgaver besluttes og kommunikeres: Igangsættelse af opgaver fra Sundhedsaftalen På opdrag fra Sundhedskoordinationsudvalget beslutter DAK, hvilke opgaver fra Sundhedsaftalen, der skal igangsættes, samt hvilke følgegrupper, der har ansvaret for opgaverne. DAK kan bede følgegrupperne om input til prioritering af nye opgaver, og DAK kan afgøre, om følgegruppen skal nedsætte en arbejdsgruppe til at løse en konkret opgave. Hvis ikke DAK har formuleret specifikke krav til en følgegruppe, er det op til følgegruppen jf. kommissoriet at vurdere, om der skal nedsættes en arbejdsgruppe for at løse opgaven. Når DAK har besluttet at bede en følgegruppe om at igangsætte en ny opgave, som ikke fremgår af kommissoriet, vil beslutningen fremgå af referatet fra DAK-mødet. Alle følgegrupper har mindst en repræsentant i DAK, som dermed også har et ansvar for at videreformidle beslutninger af relevans for følgegrupperne. Koordinationsgruppen, som er nedsat til at sekretariatsbetjene DAK, kan også få til opgave at formidle en opgave til en følgegruppe, f.eks. hvis der er tale om en formandsbeslutning i DAK. Beslutninger, der skal implementeres via de lokale samordningsfora, kommunikeres til de lokale samarbejdsfora primært via referater fra DAK. Nye opgaver som ikke fremgår af sundhedsaftalen eller ikke er aktuelt prioriteret Som udgangspunkt er det DAK, der på vegne af SKU igangsætter nye opgaver. Når der besluttes nye opgaver eller projekter, tager DAK stilling til, hvilken følgegruppe, der får ansvaret for opgaven. Grundprincippet i den nye organisering er, at en hver opgave eller tværsektoriel indsats eller projekt, skal være formelt knyttet til en følgegruppe. Hvis en følgegruppe vurderer, at der kan være behov for at igangsætte en opgave, der endnu ikke er prioriteret, skal følgegruppen rejse en sag for DAK, med anbefaling om at igangsætte opgaven. DAK kan afgøre, om sagen eventuelt skal forelægges SKU før endelig beslutning Hvis man i et af de lokale samordningsfora mener, der kan være behov for at igangsætte en endnu ikke prioriteret opgave i regi af den fælles sundhedsaftaleorganisering, kan (P)SOF rejse sagen for DAK, og proceduren er herefter som overfor. De lokale samordningsfora kan naturligvis stadig igangsætte lokale projekter og samarbejdsprojekter, forudsat at det ikke ændrer ved eller har indflydelse på de fælles aftaler, som er indgået i sundhedsaftaleregi. Hvis kommunerne, regionen eller PLO ønsker at foreslå nye indsatser eller ændret prioritering, kan sagerne også rejses gennem DAK. Sagerne bringes for DAK via DAK formandsskabet. Side 2/3

29 Kommunikation Det er vigtigt, at kommunikation og gensidig information fungerer optimalt imellem de forskellige fora og således understøtter implementeringen af sundhedsaftalen. På regionens hjemmeside skal alle referater fra SKU, DAK, følgegrupper og (P)SOF være tilgængelige, såvel som en oversigt over medlemmer af de forskellige fora. Nedenstående oversigt tydeliggør de forskellige gældende sags- og kommunikationsveje i forbindelse med opgaver under sundhedsaftalen: Fra DAK Fra følgegrupper Fra (P)SOF er Til DAK Opgaver returneres. Indstillinger videregives. Stille principielle spørgsmål. Til følgegrupper Opgaver stilles Dialog og afklaring af spørgsmål Til (P)SOF er Beslutninger til implementering meddeles Dialog og afklaring af spørgsmål Side 3/3

30 Bilag pkt Sundhedsaftalen Politiske midtvejsmøder Sundhedskoordinationsudvalget har valgt at afholde fire politiske møder i starten af efteråret 2016 som midtvejsstatus på sundhedsaftalen Sundhedskoordinationsudvalget har på sit møde den 23. februar 2016 godkendt procesplan og rammeprogram for de fire møder. Formålet med de fire politiske møder er at gøre status på samarbejdet i regi af sundhedsaftalen, drøfte fælles udfordringer og forpligte parterne yderligere på det videre samarbejde med fokus på de prioriterede områder. Møderne forventes indholdsmæssigt at være en kombination af oplæg om status på arbejdet samt korte tilbagemeldinger fra de deltagende kommuner. Herudover vil der være tid til debat og dialog og til at drøfte et til to nye aktuelle temaer. Rammeprogram Velkomst og præsentationsrunde ved formandskabet i Sundhedskoordinationsudvalget Status på arbejdet med sundhedsaftalen med særlig fokus på de prioriterede indsatser, samt den nationale dagsorden om det sammenhængende sundhedsvæsen ved formanskabet i Sundhedskoordinationsudvalget Ti minutters oplæg fra hver kommune, hvor de på forhånd bedes lægge vægt på, hvad der har fungeret godt i deres kommune i forhold til de prioriterede indsatser i sundhedsaftalen, samt hvor der er særlige udfordringer Debat og dialog med fokus på, hvordan vi kommer i mål med de prioriterede indsatser, samt drøftelse af et til to nye aktuelle temaer Afrunding og tak for i dag ved formandskabet i Sundhedskoordinationsudvalget Dagsorden og oplægget fra Sundhedskoordinationsudvalget vil være ens for de fire møder. For at sikre optimalt udbytte af møderne, styring og ensartethed mellem de fire møder bruges én facilitator med kendskab til det tværsektorielle sundhedssamarbejde. Deltagerkredsen Formandskabet i Sundhedskoordinationsudvalget deltager i alle fire møder, og øvrige medlemmer af udvalget deltager i det omfang, de har mulighed for det. Til møderne inviteres udvalgsformand og næstformand fra de(t) relevante politiske udvalg i de 22 syddanske kommuner. Kommunerne anmodes om at holde deltagerantallet på fem og heraf kun en embedsmand. Herudover formandskabet fra Det Administrative Kontaktforum, samt en referent.

31 Datoer for møderne og den geografiske placering Med udgangspunkt i Sundhedskoordinationsudvalgets formandskabs kalender vil de fire møder blive afviklet Tirsdag d. 30/8 kl Torsdag d. 1/9 kl Fredag d. 9/ og Onsdag d. 14/9 kl De fire datoer meldes ud til kommunerne, der herefter melder de datoer tilbage, hvor de har mulighed for at deltage, minimum to og hvis flere end to, så i prioriteret rækkefølge. Derefter vil koordinationsgruppen i samråd med formandskabet i Sundhedskoordinationsudvalget og Det administrative Kontaktforum fordele kommunerne på de givne mødedatoer, så der forhåbentlig deltager 4-6 kommuner ved hvert møde. Der lægges op til, at møderne har en varighed på tre til tre en halv time, alt efter hvor mange kommuner, der er tilmeldt det enkelte møde. Møderne afholdes i fire udvalgte kommuner, hvor der er taget hensyn til ønsket om geografisk spredning af de fire møder. Fælleskommunalt Sundhedssekretariat formidler kontakten til de fire kommuner. Afholdelse af udgifter De kommunale værter dækker udgifter til lokaleleje og forplejning. Region Syddanmark dækker udgifter til en procesfacilitator. Opsamling på møderne Efter hvert møde udarbejdes et opsamlingspapir med de vigtigste pointer til brug i det videre arbejde med implementeringen af sundhedsaftalen, ligesom der udarbejdes et samlet opsummerende notat, når alle fire møder er afviklet. Opsamlingerne drøftes i såvel Det Administrative Kontaktforum som Sundhedskoordinationsudvalget.

32 Område: Sundhedsområdet Afdeling: Sundhedssamarbejde og Kvalitet Journal nr.: 15/990 Dato: 7. marts 2016 Udarbejdet af: Susanne Vangsgaard Telefon: Bilag pkt Notat Forebyggelse og behandling af overvægt blandt børn og unge Dette notat indeholder en beskrivelse af eksisterende indsatser i og udenfor Region Syddanmark samt en række forslag til at understøtte forebyggelse og behandling af overvægt blandt børn og unge i Region Syddanmark. Baggrund I forbindelse med Budgetaftale 2014 har Regionsrådet besluttet at foreslå kommunerne, at regionen iværksætter en indsats, der supplerer kommunale indsatser om forebyggelse af overvægtsproblemer. Forslaget skal drøftes med de kommunale parter i forbindelse med udmøntning af hhv. regionale og kommunale initiativer. Overvægt er associeret med en øget risiko for at udvikle sygdom som fx type 2-diabetes, hjertekarsygdom, flere former for kræft, søvnapnø, ledsmerter, psykiske problemer og reproduktionsproblemer. Helbredskonsekvenserne ved svær overvægt er større for yngre end for ældre, og alvorligere for kvinder end for mænd. Der er desuden en tydelig social gradient i forekomsten af overvægt (Sundhedsstyrelsens forebyggelsespakke om overvægt). Forekomsten af overvægt i Danmark er steget markant indenfor de seneste årtier - med 75% siden Stigningen ses især i de yngste aldersgrupper og hos personer med lav uddannelse eller indkomst. På landsplan er mere end 1,75 mio. voksne danskere overvægtige og heraf lider omkring af fedme (BMI 30). Der er næsten danskere, der lider af fedme klasse II og III (BMI 35), og den overvejende del af denne gruppe vil have problemer med helbredet, som er behandlingskrævende (Sundhedsstyrelsen og Sundhed.dk). Data fra sundhedsprofilundersøgelserne i 2010 og 2013 viser en lille stigning i andel overvægtige og svært overvægtige fra 2010 til 2013 både på landsplan og for Region Syddanmark. Region Syddanmark ligger lidt over landsgennemsnittet, både hvad angår overvægt og svær overvægt, ligesom Region Syddanmark oplever en større stigning end landet som helhed.

33 Figur 1. Moderat/svær overvægt blandt personer på 16 år eller derover (kilde: Danskernes Sundhed) 1 Danmark 46,8% ( ) Region Syddanmark 49,0% ( ) Overvægt Svær overvægt (moderat og svær overvægt, BMI 25) (BMI 30) ,4% ( ) 50,4% ( ) 13,6% ( ) 14,0% ( ) 14,1% ( ) 15,5% ( ) Det anslås, at borgere med overvægt årligt har 1,1 mio. flere kontakter til almen praksis end normalvægtige, og at overvægtige borgere har ca ekstra hospitalsindlæggelser om året. Sundhedsvæsenets samlede nettoomkostninger som følge af overvægt estimeres til mio. kr. (Sundhedsstyrelsens forebyggelsespakke om overvægt). Overvægt hos børn og unge Sundhedsstyrelsen har i deres forebyggelsespakke om overvægt et særligt fokus på overvægt hos børn og unge, fordi 70% af de, som er overvægtige som unge, også bliver det som voksne. Nærværende notat afgrænses derfor til at omhandle overvægtige børn og unge. Børn af forældre med overvægt udvikler hyppigere svær overvægt, hvilket kan være relateret til såvel genetiske faktorer som familiens mad- og motionsvaner. Ligeledes har moderens vægt før og under graviditeten betydning for barnets risiko for at udvikle overvægt. Overvægt forekommer blandt mere end hver tredje gravide kvinde (Sundhedsstyrelsen). Det er således yderst relevant at se barnets overvægt i sammenhæng med andre faktorer i dets opvækstmiljø herunder familiemæssige forhold. Psykosociale problemer såsom mobning er almindelige blandt børn og unge med moderat og svær overvægt, og generelt ses en øget forekomst af manglende selvværd, social isolation, depression og angst blandt overvægtige (Sundhedsstyrelsen). Et studie af børneundersøgelser, i regi af almen praksis blandt fynske børn, peger på, at der er en stærk sammenhæng mellem overvægt og fedme hos treårige og overvægt og fedme hos femårige, hvilket peger på nødvendigheden af en tidlig opmærksomhed (Larsen, LM. et. al. 2012: Prevalence of overweight and obesity in Danish preschool children over a 10-year period: a study of two birth cohorts in general practice. Acta Paediatrica, 101: ). Resultaterne fra et stort internationalt studie i 2003 tyder på, at næsten hver tredje mor til et overvægtigt barn undervurderer barnets vægt. Mødre er endvidere mere tilbøjelige til at betragte deres overvægtige døtre som overvægtige end deres overvægtige sønner (Maynard LM. et.al. 2003: Maternal perceptions of weight status of children. Pediatrics;111(5 Part 2): ). 1 De absolutte tal er udregnet i forhold til antal borgere i Det Centrale Personregister (CPR) på 16 år eller derover i 1. kvartal af hhv og 2013 ifølge Danmarks Statistik. Side 2 af 8

34 Et andet studie peger på, at opfattelsen af overvægt varierer alt efter social position, og de ressourcer individet har. Således afspejler forældres opfattelse af deres børns vægt forældrenes sociale position, hvor overvægtige børn oftere opfattes som overvægtige, i overensstemmelse med standardiserede BMI niveauer, hvis forældrene har høj social position. Derimod underestimeres overvægtige børn af forældre med lav social position og opfattes dermed sjældnere som overvægtige (Christensen VT. 2013: studies of differentiated weight levels and weight perceptions explored through the theoretical work of Pierre Bourdieu. Videnskabelig artikel, Praktiske Grunde, 7, 1-2: 33-40). Den kommunale sundhedstjeneste foretager årligt målinger af skolebørns BMI. Børnedatabasen samler disse målinger for børn i indskoling, på mellemtrin og i udskoling, og nedenfor ses andelene af overvægtige og svært overvægtige børn og unge. Region Syddanmark ligger samlet set lidt over landsgennemsnittet. I indskolingen er der flest piger, som er overvægtige, mens dette ændres i udskolingen, således at der her er en anelse flere drenge end piger, som er overvægtige. Figur 2: Andel overvægtige og svært overvægtige børn og unge ved henholdsvis indskoling, mellemtrin og udskoling i 2015 (Kilde: Børnedatabasen, Statens Serums Institut) 2 Børn i indskoling Årgang 2007 Børn på mellemtrin Årgang 2001 Børn i udskoling Årgang 1999 Overvægt Svær overvægt Overvægt Svær overvægt Overvægt Svær overvægt Danmark 9,5 % 2,4 % 14,9 % 3,2 % 13,8 % 3,7 % Region Syddanmark 9,5 % 2,5 % 16,0 % 4,0 % 14,6 % 3,8 % Hvad virker i forhold til forebyggelse og behandling af overvægt Der er fortsat forholdsvis beskeden viden om effektive indsatser til forebyggelse af overvægt, selvom evidensen for strategier og indsatser, som myndigheder, kommuner og familier kan anvende er øget gennem de senere år. Der er god evidens for en positiv effekt af indsatser til forebyggelse af overvægt i skolen. Evidensen for indsatser målrettet børn under seks år og unge over 12 år er begrænset pga. relativt få studier (Sundhedsstyrelsens forebyggelsespakke om overvægt). Også i forhold til behandling af overvægt er den videnskabelige dokumentation beskeden, da studierne ofte er små og i de fleste tilfælde kortvarige (Cochrane-review opdateret i Summerbell CD. et al. 2005: Interventions for treating obesity in children. The Cochrane Library, Issue 2,2005). Holbæk Sygehus har dog gennem de seneste år markeret sig både nationalt og internationalt med gode resultater for behandling af overvægt hos børn og unge gennem The childrens s Obesity Clinic s 2 Ved indskoling er medtaget målinger for børn der er enten 6 eller 7 år gamle ved målingen, og ved flere målinger er det den første, der er medtaget. I mellemskolen er medtaget børn der er mellem 9 og 13 år gamle, og ved flere målinger er det den måling, der blev foretaget tættest på barnets 11 års fødselsdag der medtages. Ved udskoling er medtaget målinger for børn der enten er 14 eller 15 år ved målingen, og ved flere målinger er den sidste måling medtaget. Side 3 af 8

35 Treatment (TCOCT) protocol. Succesen tilskrives bl.a., at det er en model, som forpligter forældrene, at der er tale om en gennemgribende livsstilsændring, og at overvægten betragtes som en kronisk sygdom, hvorfor indsatsen skal være vedvarende. Med Holbæk-modellen, som tilgangen ofte kaldes, opnår 68,7% af børnene reduceret BMI efter et år og 62,5% efter to år. Resultaterne er uafhængige af vægt ved baseline, alder (hos drenge), pubertet og social baggrund. Drenge taber sig dog mere end piger, og samtidig er der bedre resultater for børn henvist fra egen læge frem for fra hospital. Hele familien inddrages, og der er tale om en meget struktureret pædagogisk tilgang, hvor der ses nærmere på alle relevante livsstilsområder hos det overvægtige barn. Børnene følger behandlingen, indtil de har opnået deres mål (BMI under 75ende percentil for køn og alder), eller til de er 22 år. Børnene tilses af tværfagligt team (læge, sygeplejerske, diætist og evt. psykolog), og hver familie får udarbejdet en plan med op til 20 definerede vejledningsstrategier fra en database omhandlende emner som kost, motion, sengetider, lommepenge og TV/PC forbrug (Holm J.C. 2011: Chronic care treatment of obese children and adolescents. International Journal of Pediatric Obesity, ). Eksisterende retningslinjer og anbefalinger Dansk Selskab for Almen Medicin har sammen med Sundhedsstyrelsen udarbejdet kliniske vejledninger rettet mod almen praksis til opsporing og behandling af overvægt hos førskolebørn og hos voksne (Dansk Selskab for Almen Medicin). Sundhedsstyrelsen anbefaler, i forhold til børn og unge med overvægt eller i særlig risiko for at blive overvægtig, at der etableres tilbud så tæt på barnets og den unges hverdag som muligt (fx i almen praksis eller den kommunale sundhedstjeneste). Indsatser der inddrager familien har den største effekt på langt sigt. Desuden fremhæves kompetenceudvikling af kommunalt frontpersonale, så de kan reagere på uhensigtsmæssig vægtudvikling. Der lægges vægt på en sammenhængende og langsigtet indsats, som opnås ved at samarbejde på tværs i den enkelte kommune, eventuelt flere kommuner imellem og med regionen. Kommunerne anbefales som minimum at etablere egentlige tilbud til førskolebørn og skolebørn med moderat overvægt, hvor indsatsen omfatter mad og måltider, fysisk aktivitet og adfærdsmodifikation samt vurdering af barnets psykosociale situation (Sundhedsstyrelsens forebyggelsespakke om overvægt). Dansk Pædiatrisk Selskab har i foråret 2015 udsendt kliniske retningslinjer for undersøgelse og behandling af overvægtige børn og unge. Anbefalingerne tager afsæt i implementering af en multidisciplinær indsats, en cronic care model, baseret på best clinical practise primært inspireret af erfaringerne fra Holbæk Sygehus, se ovenfor. Ifølge anbefalingerne bør børn og unge henvises til undersøgelse og behandling i en pædiatrisk setting, hvis de har en BMI på mindst 30 eller en BMI på mindst 25 samtidig med en række andre symptomer (fx mistanke om medicinsk årsag til overvægt, faldende vækstrate, vedvarende overspisning eller hurtigt stigende BMI) eller følgesygdomme (fx insulinresistens, præ-diabetes og type 2 diabetes, polycystisk ovariesyndrom eller forhøjede levertal). (Johansen A. m.fl. 2015: Danish clinical guidelines for examination and treatment of overweight and obese children and adolescents in a pediatric setting. Danish Medical Journal). Side 4 af 8

36 Regionale indsatser i Danmark Følgende er baseret på henvendelser og besøg foretaget i foråret Region Hovedstaden I 2010 åbnede et ambulatorium for overvægtige børn og unge på Hillerød Sygehus. I perioden kører et samarbejdsprojekt med bl.a. Frederiksberg Kommune, som skal udvikle en standardiseret metode, der gør det muligt at varetage behandling af overvægt i kommunalt regi. Projektet bygger bl.a. på kompetenceudvikling og mesterlære i ambulatoriet af sundhedsplejersker, efterfølgende supervision samt hotline til rådgivning af de kommunale nøglepersoner. Region Sjælland Børneafdelingerne på sygehusene i Næstved, Nykøbing F og Holbæk har tilbud til overvægtige børn og unge baseret på Holbæk-modellen (beskrevet ovenfor). Holbæk-modellen er udvidet til otte kommuner rundt om i landet (herunder bl.a. Vejle og Kolding Kommuner). De foreløbige resultater heraf viser, at 80% taber sig under forløbet (som i gennemsnit har varet 0,8 år) og fastholder vægttab. Region Midtjylland Børneafdelingen på Viborg Sygehus har i 2012 etableret et ambulatorium til individuelle forløb til overvægtige børn med inddragelse af hele familien (forældrene skal eksempelvis også vejes løbende). I første omgang dækker tilbuddet børn og unge bosat i Silkeborg, Skive og Viborg kommuner, men der er planer om at udvide til hele regionen. Tilbuddet baserer sig på erfaringer fra Holbæk Sygehus og et tidligere projekt, som Viborg Sygehus har kørt i samarbejde med Viborg Kommune og Viborg Idrætsråd. Forskellige fagpersoner som sygeplejerske, diætist, læge, psykolog og idrætslærere er en del af behandlingstilbuddet, hvor tilbud som kokkeskole og idrætshold for overvægtige samt motivationssamtaler i grupper også indgår. Region Nordjylland Aalborg Universitetshospital tilbyder ambulante forløb til overvægtige børn og unge 0-18 år. Der er i perioden igangsat et satspuljeprojekt, som dels er intraregionalt (udvidelse af tilbud til, udover Aalborg Universitetshospital, også at omfatte Sygehus Vendsyssel) og dels tværsektorielt med alle kommunerne i Region Nordjylland. Indsatsen er baseret på protokol fra Holbæk Sygehus, men en del af projektets formål er at undersøge om en modificeret protokol med færre hospitalskontroller og flere kontroller i nærområdernes sundhedscentre kan forankres i børnenes nærmiljø. Formålet med projektet er at ensrette tilbud i hele regionen med bl.a. samme behandlingsprincipper og skabe en fælles forståelsesramme omkring overvægt på tværs af kommuner og region. Region Syddanmark Sygehus Sønderjylland har siden 2010 haft et ambulatorium med tilbud til moderat og svært overvægtige børn og unge 4-17 år. Barnet følges ambulant, evt. med indlæggelse på et fem dages ophold og herefter ambulant opfølgning i ambulatorium, af et tværfagligt team. Indsatsen er inspireret af Holbækmodellen. Der er nedsat en tværkommunal/regional erfa-gruppe med repræsentanter fra de fire sønderjyske kommuner og Sygehus Sønderjylland, hvor formålet er at udveksle viden, skabe kendskab til hinandens tilbud og skabe sammenhæng i tilbuddene. Anledningen til at opstarte erfa-gruppen var et ønske om et styrket samarbejde på området trods et afslag på en fælles satspuljeansøgning. Side 5 af 8

37 Sydvestjysk Sygehus har siden 2011 haft et overvægtsambulatorium målrettet børn og unge. I øjeblikket kører et samarbejdsprojekt ( ) målrettet svært overvægtige børn og unge i alderen 3-15 år bosiddende i Esbjerg, Varde, Vejen, Billund og Fanø kommuner. Projektet, der har fået satspuljemidler, bygger videre på det etablerede tilbud men kobler eksempelvis fysioterapi på, ligesom samarbejdet med det svært overvægtige barns hjemkommune vægtes højt. Et forløb starter på overvægtsambulatoriet, hvor et tværfagligt team følger barnet og dets familie, men samtidig startes parallelt forløb i hjemkommunen med individuelle handleplaner. Indsatsen bygger i høj grad på samme principper som Holbækmodellen. Odense Universitetshospital har siden maj 2014 kørt et projekt sammen med Odense Kommune med eksterne midler. Projektet er inspireret af Holbækmodellen samt et tidligere projekt i almen praksis. Svært overvægtige børn i alderen 3-12 år henvises fra egen læge eller fra sundhedsplejen, og et forløb startes op på OUH med en læge samt en kommunal diætist og sundhedsplejerske tilknyttet. Der tilbydes i kommunal regi hjemmebesøg af diætist samt forældreundervisning i hold med psykolog, diætist og sundhedsplejerske. Desuden er Syddansk Universitet tilkoblet og står bl.a. for fysiske aktivitetshold for de overvægtige børn. Sygehus Lillebælt har ingen målrettet behandling til overvægtige. På børneafdelingen modtages for nuværende kun overvægtige børn, hvis der er mistanke om tilgrundliggende sygdom. Kommunale indsatser Det er indtrykket, at det er meget forskelligt i hvilket omfang og på hvilken måde, der tilbydes indsatser til overvægtige børn og unge (såvel som til voksne) i kommunerne i Region Syddanmark. Ifølge Sundhed.dk har 13 af de 22 syddanske kommuner et selvstændigt tilbud til overvægtige børn og/eller unge. Derudover angiver seks kommuner, at de har samarbejdsprojekter med et sygehus (fire af disse kommuner indgår samtidig i de 13 kommuner, der angiver selvstændige tilbud). Indholdet i tilbuddene er forskellige, men indeholder alle vejledning i kost og motion. Der er også stor forskel på aldersgruppen for tilbuddene, der spænder helt fra 0 år, hvor det egentlig er de overvægtige forældre tilbuddet henvender sig til, til 18 år. I nogle kommuner er en henvisning fra almen praksis eller sundhedsplejerske nødvendig, hvorimod det i andre kommuner er muligt selv at henvende sig. I Sundhedsstyrelsens forebyggelsespakke om overvægt er der beskrevet en række anbefalede indsatser fra brede forebyggende tiltag, om fx kommunale kost og bevægelsespolitikker, til egentlige tilbud til overvægtige førskolebørn og skolebørn (grundniveau) og tilbud til overvægtige unge og voksne (udviklingsniveau). Kommunerne anbefales således som minimum (grundniveau) at tilbyde indsatser til moderat overvægtige førskolebørn og skolebørn, hvor almen praksis også inddrages. I en kortlægning, af hvor langt kommunerne er nået med implementeringen af forebyggelsespakkerne, fremgår det, at 37% af kommunerne i Region Syddanmark helt eller i høj grad har indsatser i forhold til overvægt, der lever op til anbefalingerne på grundniveau, mens 47% svarer i nogen grad. (Kortlægning. Kommunernes arbejde med implementering af Sundhedsstyrelsens forebyggelsespakker 2015, Statens Institut for Folkesundhed, Syddansk Universitet). Side 6 af 8

38 Som et eksempel på en kommunal indsats har Vejle Kommune i 2013 etableret en kommunal overvægtsklinik, hvor overvægtige børn og unge i alderen 3-18 år har mulighed for at få støtte til vægttab fra et team bestående af sundhedsplejersker og diætister. Kommunens tilbud er baseret på Holbækmodellen og har i en projektperiode været tilknyttet Holbæk Sygehus, som også har stået for kompetenceudvikling og mesterlære af personalet. Børnene rekrutteres hovedsageligt på kommunens skoler af sundhedsplejerskerne, men familier til overvægtige børn kan også selv henvende sig, ligesom almen praksis kan henvise. De nuværende resultater peger på, at 80% af børnene taber sig og fastholder vægttab. Samarbejdet med Holbæk Sygehus har indtil videre betydet, at eventuelle henvisninger til sygehus, i forbindelse med fx blodprøvetagning, skal ske via Holbæk Sygehus. Sammenfatning og videre forløb Overvægt er et stigende problem, og der er god grund til at sætte ind tidligt, idet 70% af de som er overvægtige som unge også er overvægtige som voksne. Hidtil har evidensbaseret viden, om hvad der virker, været begrænset. En metode udviklet på Holbæk Sygehus har dog opnået særdeles gode resultater og udbredes i disse år til andre dele af landet. I Region Syddanmark er der etableret et fast regionalt tilbud til overvægtige børn og unge på Sydvestjysk Sygehus og Sygehus Sønderjylland, hvor der samarbejdes med de omkringliggende kommuner. Odense Universitetshospital har sammen med Odense Kommune iværksat et fireårligt projekt, støttet af satspuljemidler. Mange kommuner har ligeledes iværksat forskellige tilbud til overvægtige børn. Afdelingen for Sundhedssamarbejde og Kvalitet har besøgt de eksisterende regionale tilbud til overvægtige børn og unge i Region Syddanmark samt Overvægtsklinikken i Vejle Kommune og har desuden været i kontakt med andre regionale tilbud i øvrige regioner. Pædiatrisk specialeråd i Region Syddanmark har vurderet, at den kliniske retningslinje fra Pædiatrisk Selskab er relevant at implementere på børneafdelingerne i Region Syddanmark, og at afdelingerne har kompetencerne hertil. Specialerådet vurderer, at en indsats bør ske i et tværsektorielt samarbejde med kommuner og almen praksis. På baggrund af de erfaringer Afdelingen for Sundhedssamarbejde og Kvalitet har indhentet, samt den i notatet beskrevne viden på området, vurderes det som hensigtsmæssigt, at en indsats til behandling af overvægtige børn og unge bør være: - Koordineret, så der sikres et tæt samarbejde mellem kommune, sygehus og almen praksis, hvor der er opmærksomhed på overgange mellem opsporing, behandling og opfølgning. - Familieorienteret. Det er nødvendigt at inddrage forældre, og at forældrene støtter op om behandlingen, hvis barnet skal opnå et vedvarende vægttab. Forældre til overvægtige børn er ofte selv overvægtige, og dermed er en sidegevinst ved at inddrage hele familien, at forældre og søskende ofte også taber sig. - Helhedsorienteret. Der bør være fokus på alle væsentlige aspekter af det overvægtige barns hverdagsliv, herunder livsstilsvaner som TV/PC forbrug og søvn, og ikke kun på overvægten. - Have blik for betydningen af mulige psykosociale problemstillinger i familiernes hverdagsliv, som kan influere på effekten af en vægttabsindsats og allokere ressourcer til at håndtere dette. Flere af de regionale tilbud på landsplan benytter en screening til at afdække behov for fx psykologhjælp. Side 7 af 8

39 - Være systematisk i sin tilgang og præcis i de konkrete vejledninger, som det er tilfældet med Holbæk-modellen, som mere er en de store skridt metode end en de små skridt metode. - Vedvarende. Holbæk-modellen betragter eksempelvis overvægt som en kronisk sygdom, som det hele livet er nødvendigt at have fokus på. Alt for ofte ses det nemlig, at personer, der har tabt sig, tager på igen, når projektet/indsatsen er afsluttet. Side 8 af 8

40 Bilag pkt Evaluering af Shared Care Platformen Samlet analyse af brugererfaringer, udviklings- og implementeringsproces og økonomi af Shared Care Platformen i projekterne Hjerterehabilitering, Integrated Care og Fælles Psykiatriindsats Udarbejdet af: Dato: Janne Rasmussen, CIMT, OUH Februar 2016 Maja Kjær Rasmussen, CIMT, OUH 1

41 Ledelsesreferat Baggrund og formål Shared Care Platformen (SCP) er udviklet af Syddansk Sundhedsinnovation (SDSI) med det formål at undersøge og udvikle en kommunikationsplatform til at IT-understøtte patientforløbsprogrammerne. SCP er et pilotprojekt med henblik på afprøvning og evt. udbredelse af platformen til styrkelse af det tværsektorielle samarbejde. Center for Innovativ Medicinsk Teknologi (CIMT) på OUH har udarbejdet en overordnet evaluering af Shared Care Platformen baseret på tre - af de i alt 7 Shared Care delprojekter på grund af disses mere modne status. Det drejer som om hhv.: Hjerterehabilitering, Integrated Care og Fælles Psykiatriindsats. Evalueringen har haft til formål at: 1. At undersøge og beskrive SCPs driftssikkerhed samt det nuværende aktivitetsniveau og status på anvendelsen af platformen i de tre delprojekter; 2. At belyse udviklingsprocessen af SCP og hvilke faktorer, der haft indflydelse på implementering og heraf nuværende status i hvert projekt, og hvilken betydning de har for den videre anvendelse af SCP; 3. At evaluere brugernes erfaringer med SCP; 4. At beregne de økonomiske konsekvenser og perspektiver for SCP; 5. At synliggøre de fremtidige muligheder for SCPs implementering og anvendelse. Datagrundlaget består af projektmateriale, litteratur, brugerstatistik data fra SCP og interviews med patienter, fagprofessionelle brugere, projektledere og teams. Datagrundlaget er begrænset af primært to faktorer: begrænsede brugererfaringer og timing for evalueringen ift. teknologiens modenhed. Evalueringens elementer og resultater Delprojekternes status blev opgjort som led i evalueringen og viste følgende: Hjerterehabilitering her har en ny kick-off i maj 2015 på baggrund af integrationen til Cosmic sat skub i projektet, og der er kommet flere brugere fra både sygehus og kommuner. Almen praksis er ikke aktive på nuværende tidspunkt. I alt 549 patienter er oprettet i SCP siden projektets start frem til Integrated Care har god fremgang på både SAD (Stress, Angst og Depression) og DÆMP (Den Ældre Medicinske Patient) med hhv. 415 og 212 patienter oprettet i SCP pr Projektet er pt. forlænget frem til sommeren 2016, mens den videre fremtid besluttes i foråret Fælles Psykiatriindsats her er anvendelsen af SCP fortsat meget lav og anvendes kun af nogle enkelte fagpersoner, mens der ingen reel aktivitet er blandt borgerne. I alt 12 borgere er oprettet i SCP frem til SCP er udvalgt som et prioriteringsområde for det videre arbejde i Fælles Psykiatriindsats. En gennemgang af udviklings- og implementeringsprocessen af SCP har vist, at det er en stor og yderst kompleks opgave at udvikle og afprøve en kommunikationsplatform til at IT-understøtte patientforløbsprogrammer på tværs af sektorer og på baggrund af et nyt konfigurerbart system. Der har været mange både tekniske og organisatoriske komplikationer og barrierer undervejs. Nogle kan tilskrives generelle omstændigheder i det enkelte projekt, fx manglende ressourcer eller at merværdien ikke fremgår lige tydeligt for 2

42 visse faggrupper eller sektorer. Eller det skyldtes noget mere specifikt, som fx at man i Hjerterehabiliteringsprojektet har udviklet og implementeret SCP trinvist i hver sektor frem for i fællesskab og fx ikke har etableret en styregruppe til at tage det ledelsesmæssige ansvar. Andre er mere generelle og skyldes, at SCP som system er nyt både mht. det at lave en fælles kommunikationsplatform på tværs af sektorer og med direkte inddragelse af patienten selv samt systemets natur med konfigurerbarhed hos RSD frem for hos leverandøren. Brugernes erfaringer med SCP er varierede, på grund af både forskellen i hvor længe de har anvendt SCP eller deres faglige udgangspunkt. Generelt set var erfaringerne begrænsede, men et par personer havde brugt SCP i mere omfattende grad. Både blandt personale, patienter og ledere er der meget stor tilslutning til Shared Care Platformen som koncept og de fremtidige muligheder, der ligger i vidensdeling og den direkte inddragelse af patienten. Der er dog blandt brugerne mindre tilfredshed med selve værktøjet, fx brugervenligheden. Dog er det største problem den manglende integration til egne systemer og med dobbeltregistrering som følge (det gælder ikke hvor integration er på plads). Bedre ressourceudnyttelse i form af tidsbesparelser er ikke påvist, og der bruges på nuværende tidspunkt fortsat ekstra tid på SCP. Blandt brugerne forventer man at indhente den i forhåndsviden og bedre oplysninger om patienten, når anvendelsen tager mere fart hos alle sektorer og faggrupper. Det forventes også at medføre en øget kvalitet og sammenhæng i patientforløbet. Et vigtigt parameter for både ledere, fagpersoner og patienterne er patientens egen adgang til egne oplysninger om forløbet og status, som kan øge deres egenomsorgsevne. Den økonomiske evaluering viser, at det samlede ressourceforbrug i perioden var godt 30,2 mio. kroner og dækker både investeringer samt udvikling og pilotdriftsudgifter. Omkostningerne til hvert af de tre delprojekter varierer meget og afspejler igen de forskellige vilkår, den proces de gennemgik og hvor meget udvikling de krævede. Fremadskuende beregninger er derfor baseret på marginalomkostningen for nye patienter og er fordelt på hhv. årlige drifts- og forvaltningsomkostninger samt udviklingsomkostninger (udvikling af fanebalde). Sidstnævnte afhænger af, hvor meget man kan anvende fra tidligere oprettede faneblade samt specifikke krav i det nye projekt, og hvor mange fagprofessionelle der skal uddannes i SCP, samt hvilken faggruppe de tilhører. Evalueringen har ikke kunne konkludere endeligt, om der bruges mindre eller mere tid som følge af SCP. De data der er tilgængelige for nuværende tyder på, at der bruges mere tid, men det vurderes, at den nuværende situation ikke afspejler en normal driftssituation. Konklusion Samlet set er SCP et bæredygtigt koncept og et godt bud på en løsning til kommunikation på tværs af sektorer og vidensdeling udover, hvad eksisterende meddelelser osv. dækker i dag. Pilotafprøvningen har budt på mange udfordringer af både teknisk, organisatorisk og menneskelig art. Ser man på den eksisterende litteratur omkring tværsektorielt samarbejde, opgaveløsning og innovation, så er det helt forventeligt. Det har også skabt en skabt en base af viden, man kan bygge videre på. Der er konkrete og store udfordringer, der skal adresseres ift. de eksisterende projekter, samtidig er disse afhængige af de fremtidige planer for SCP i RSD. Desuden bør der lægges en klar strategi for, hvordan SCP skal udvikles yderligere fremadrettet. Her skal man tænke ind, hvordan erfaringerne til nu systematisk opsamles og anvendes; hvordan der allokeres tilstrækkelig økonomi og ressourcer (inkl. organisering og ledelsesmæssig opbakning) til at opfylde 3

43 ambitionerne for SCP; samt hvordan man bedst prioriterer for at opnå ambitionen ud fra eksisterende projekter og evt. nye, fx skal der satses bredt eller snævert og dybt. 4

44 Indhold Ledelsesreferat... 2 Indhold Baggrund Evalueringens fokus, struktur og leverancer Formål Metode og dataindsamling Desk research Interviews Data fra Shared Care Platformen Datagrundlag og afgrænsninger Projekter status og drift Formål Metode og datagrundlag Driftssikkerhed af SCP Projektstatus Hjerterehabilitering Integrated Care Fælles Psykiatriindsats Afsnitssammenfatning Udvikling og Implementering Formål Metode og datagrundlag Udviklingen af SCP generelt Teknologien Pilotprojektledelse Hjerterehabilitering Udviklingsfasen Organisering og Governance Ressourcer Ledelse Merværdi Konklusion Integrated Care Udviklingsfasen

45 4.5.2 Organisering og governance Ressourcer Ledelse Merværdi Konklusion Fælles Psykiatriindsats Udviklingsfasen Organisering og governance Ressourcer Ledelse Merværdi Konklusion Afsnitssammenfatning Brugererfaringer med Shared Care Platformen Formål Metode og datagrundlag Brugererfaringer med teknologien Ressourceudnyttelse Kvalitet i behandlingen Kommunikation/information i patientforløbet Egenomsorg/empowerment Afsnitssammenfatning Økonomi Formål Metode og dataindsamling Udregninger Variable Fagpersonales tidsforbrug Priser Antagelser Resultater Investeringsomkostninger Udvikling og drift af de tre projekter Shared Care Fremadrettet Afsnitssammenfatning Konklusion og perspektivering Strategisk og teoretisk baggrund for tværsektorielt samarbejde og innovation Konklusion af evalueringen

46 7.3 Perspektivering Litteratur...69 Bilag 1: Interviewguide til patient interview...71 Bilag 2: Interviewguide til fagperson/sundhedsfaglige bruger interview...72 Bilag 3: Interviewguide til leder/ledelsesrepræsentant interview...73 Bilag 4: Interviewguide til projektleder interview...74 Bilag 5: Interviewguide til projektteam interview...75 Bilag 6: Interviewguide til SC team interview...76 Bilag 7: Oversigt over respondent referencer...77 Bilag 8: Reg Syd Licenser (pdf dokument) Bilag 9: RSD-SCP-Bilag-06-Servicemål-v05 (Word dokument) 7

47 1. Baggrund Udvikling af Shared Care Platformen blev etableret som et pilotprojekt i IT-Strategien til understøttelse af samarbejdet mellem sygehuse, kommuner og praksissektoren i Region Syddanmark Pilotprojektet Shared Care Platformen er efterfølgende indarbejdet i Sundheds-IT Strategien (P16.9). Desuden er pilotprojektet er skrevet ind i Sundhedsaftalen med henblik på afprøvning og evt. udbredelse af platformen til styrkelse af det tværsektorielle samarbejde. Shared Care Platformen (SCP) er udviklet af Syddansk Sundhedsinnovation (SDSI) med det formål at undersøge og udvikle en kommunikationsplatform til at IT-understøtte patientforløbsprogrammerne generelt og i særdeleshed samarbejdet omkring de komplekse tværgående patientforløb (kronisk syge patienter), hvor lægepraksis, kommune og sygehus i fællesskab bidrager til behandlings- og rehabiliteringsforløbet. Ifølge notatet Shared Care Platformen i Region Syddanmark Anvendelse og perspektiver forventes platformen at kunne bevirke: 1. Bedre udnyttelse af den sundhedsfaglige kapacitet og mere rationel ressourceudnyttelse 2. En forbedret behandlingskvalitet 3. Bedre mulighed for at inddrage patienterne i behandlingen (herunder styrke egenomsorg og forbedre empowerment) 4. Optimeret samarbejde på tværs af sektorer (ved hjælp af fælles patientplan og understøttelse af kommunikation og koordinering) 5. Reduceret risiko for at information går tabt undervejs i patientforløbet Syddansk Sundhedsinnovation har bedt Center for Innovativ Medicinsk Teknologi (CIMT) på OUH udarbejde en overordnet evaluering af Shared Care Platformen baseret på tre delprojekter, hvor platformen anvendes: Hjerterehabilitering, Integrated Care og Fælles Psykiatriindsats. Siden 2010 har man arbejdet med 7 delprojekter under Shared Care men disse tre blev udvalgt til evalueringen idet deres nuværende status blev vurderet som de mest modne. Evalueringen skal bidrage til at afklare, hvorvidt platformen understøtter patientforløbsprogrammerne og de komplekse tværgående patientforløb, som der er platformens formål. Mere specifikt skal evalueringen give et samlet billede af platformens brug og bidrage til grundlaget for en beslutning vedrørende udbredelse af Shared Care Platformen i Region Syddanmark (RSD). 1.1 Evalueringens fokus, struktur og leverancer Evalueringen af Shared Care Platformen har taget udgangspunkt i og belyser de følgende evalueringsspørgsmål: 1. I hvilket omfang og hvordan anvendes Shared Care Platformen i dag? 2. Hvad er de økonomiske konsekvenser og perspektiver ved at udbrede Shared Care Platformen til større/andre patientgrupper? 8

48 3. Understøtter Shared Care Platformen implementeringen af forløbsprogrammer og komplekse tværsektorielle arbejdsgange og hvordan - hvad er brugernes (patienters og professionelles) erfaringer? Evalueringen var oprindelig planlagt som 3 enkeltstående leverancer: A. Kortlægning af delprojekter samt brugeraktivitet i Shared Care Platformen (1. juni 2015) B. Evaluering af økonomiske konsekvenser og perspektiver (1. oktober 2015) C. Evaluering af patienter og personales erfaringer med Shared Care Platformen (1. december 2015) Kortlægning af delprojekter samt brugeraktivitet i Shared Care Platformen (A) blev afrapporteret til tiden (Shared Care Platformen Kortlægning juni 2015). Evaluering af økonomiske konsekvenser og perspektiver (B) planlagt til oktober 2015 blev efter aftale med SDSI sammenlagt med evalueringen af patienter og personales erfaringer med Shared Care Platformen (C) i en fælles og samlende afsluttende rapport (B+C). Det blev også senere besluttet at udskyde den endelige rapport til aflevering i januar 2016, eftersom der både var mulighed for at inkludere yderligere interviews, som ikke kunne være nået inden den oprindelige afleveringsfrist, og at økonomiafsnittet blev udvidet. Grundet et mindre end oprindelig forventet datagrundlag ift. patienter og personale (sundhedsfaglige brugere) og fremkomsten af betydningsfulde problemstillinger under interviewene med projektlederne i kortlægningen (A), blev en tilføjelse og ny dimension i evalueringen aftalt og følgende to spørgsmål, som ikke indgik i den oprindelige protokol (Protokol for evaluering af Shared Care Platformen), vil blive belyst: Hvilken betydning har projekternes rammer og organisering (governance) for udviklings- og implementeringsarbejdet og for implementeringens status? Hvorfor anvendes Shared Care Platformen ikke i Fælles Psykiatriindsats (og af alle faggrupper i Hjerterehabilitering), og hvad der skal til for at sikre, at Shared Care Platformen anvendes som planlagt? 1.2 Formål Den samlede analyse af brugererfaringer, udviklings- og implementeringsproces og økonomi af Shared Care Platformen i projekterne Hjerterehabilitering, Integrated Care og Fælles Psykiatriindsats har til formål at: 1. At undersøge og beskrive Shared Care Platformens driftssikkerhed samt det nuværende aktivitetsniveau og status på anvendelsen af platformen i de tre delprojekter; 2. At belyse udviklingsprocessen af Shared Care Platformen og hvilke faktorer, der haft indflydelse på implementering og heraf nuværende status i hvert projekt, og hvilken betydning de har for den videre anvendelse af Shared Care Platformen; 3. At evaluere brugernes erfaringer med Shared Care Platformen; 4. At beregne de økonomiske konsekvenser og perspektiver for Shared Care Platformen; 5. At synliggøre de fremtidige muligheder for Shared Care Platformens implementering og anvendelse. 9

49 2. Metode og dataindsamling 2.1 Desk research Der er som en del af evalueringen anvendt projekt- og evalueringsmateriale samt publikationer og andre rapporter vedr. f.eks. økonomi og business case samt implementeringsfaktorer. Nedenfor vises en oversigt over hvilke overordnede desk research materialer der er anvendt og til hvilket formål i evalueringen. Data Protokol/Kortlægning Projektmateriale Litteratur Anvendelse Baggrundsviden samt udgangspunkt for slutrapport Baggrundsviden og forståelse af kontekst og aktiviteter i hvert enkelt projekt Teoretisk baggrund for evaluering dataindsamling, analyse og perspektivering 2.2 Interviews Der er gennemført en række interviews med enkeltpersoner og teams i henhold til forskellige roller og erfaring med SCP. Deltagerne dækker alle tre projekter men med Hjerterehabilitering som den største kilde idet alle patienter og de fleste sundhedsfaglige brugere kommer herfra. En oversigt over de gennemførte interviews og deres fokus samt anvendelse i evalueringen er vist nedenfor. Data Antal Anvendelse Projektledere 4 Projektlederne har rapporteret om status på projektet samt givet detaljer og oplysninger til forståelse af organisering, governance, økonomi, udviklingsog implementeringsproces. Projektteams 2 (8) Teams interviewene har givet en bredere viden omkring den kontekst projekterne har; detaljer om hele processen fra start til nu og fra forskellige vinkler alt efter de enkelte medvirkendes rolle. Ledere/ Ledelsesrepræsentanter 3 Her har den en strategiske og ledelsesmæssige tilgang til projektet og SCP kunne belyses samt oplevelsen af implementeringsprocessen og fremtidig anvendelse og udbredelsesplaner for projektet og SCP. Fagpersoner 5 (6) At indsamle deres erfaringer og tilfredshed med SCP samt at belyse implementeringsprocessen. Patienter 4 At indsamle deres erfaringer og tilfredshed med SCP. Bemærk at antallet i ( ) repræsenterer det totale antal personer, der har medvirket i interviewet, såfremt der var flere end en person. Det gælder for 2 team interviews samt 1 fagperson/sundhedsfaglig bruger interview. Respondenterne (fagpersoner og patienter) er primært udvalgt efter aktivitet i SCP samt rolle i projektet. For at kunne belyse deres erfaringer med SCP, har aktivitet været en forudsætning. Det krav har kunne imødekommes, men det har også udelukket andre udvælgelseskrav som fx forskelle i patienternes køn, alder og bopæl (land/by) pga. den lave aktivitet blandt de fleste patienter. Dog har det vist sig, at de 4 patienter aldersmæssigt varierer 43 til 67+ år samt at nogle er i beskæftigelse mens en er pensionist. Kendskab til og erfaring med IT er også varierende i denne gruppe. Således er der alligevel en variation i gruppen. For fagpersoner gælder det samme princip. Det er alligevel lykkes at få forskellige faggrupper blandt Respondenterne. Der er bl.a. både sygeplejersker, forløbskoordinatorer og fysioterapeuter blandt Respondenterne fra Hjerterehabilitering samt en socialpædagog fra Fælles Psykiatriindsats. 10

50 Interviewene har taget udgangspunkt i en interviewguide pr. gruppe (bilag 1-6) og på grund af forskellene i projekterne, har interviewet tillige været målrettet det enkelte projekt. Alle interviews er udført ved personligt møde i eget hjem eller på arbejdspladsen. Efterfølgende er der udarbejdet detaljerede sammenfatninger baseret på noter og lydoptagelse, og alle respondenter har fået sammenfatningen til gennemlæsning og rettelse. Respondenterne er anonyme, men det kan ikke udelukkes, at personer kan genkendes ud fra konteksten. Hvert interview varede mellem minutter ekskl. indledning med gennemgang af formål osv. Det skal bemærkes, at de 4 patient interview er udført af den regionale projektleder på SmartCare projektet, mens alle andre er udført af CIMT. SmartCare er et EU-projekt, der inkluderer Hjerterehabilitering som RSDs pilot for integrated care. SmartCare foretager en evaluering i henhold til MAST modellen (Model for Assessment of Telemedicine). Denne evaluering er både tidsmæssigt og indholdsmæssigt forbundet til evalueringen af Shared Care Platformen idet de samme patienter og sundhedsfaglige brugere medvirker. Samarbejde har derfor været en forudsætning idet datagrundlaget ikke er omfangsrigt nok til, at de to evalueringer kan laves på baggrund af forskellige kilder. Det skal bemærkes, at denne evaluering adskiller sig væsentlig fra SmartCare, idet den beskæftiger sig med SCP som et generisk redskab til IT-understøttelse af komplekse tværgående patientforløb generelt. Fokus er således på, om platformen uanset patientgruppe fungerer som et dynamisk samarbejdsredskab og kommunikationsværktøj i det tværsektorielle samarbejde. 2.3 Data fra Shared Care Platformen Data fra Shared Care Platformen har været indhentet og anvendt til evalueringen som følgende: Data Brugerstatistik 31. oktober 2015 Brugerstatistik 15. december 2015 Driftsrapport november og december 2015 Anvendelse Udvikling i anvendelsen i de seneste 6 måneder (siden Kortlægningen) og identificering af yderligere interviewkandidater Opgørelse anvendt til afrapportering af brugeraktivitet for hvert projekt og gruppe som angivet i denne rapport (afsnit 3.1) Opgørelse af driftssikkerhed, forstyrrelser og -fejl 2.4 Datagrundlag og afgrænsninger På grund af flere faktorer har datagrundlaget været mindre end først antaget i protokollen for evalueringen af Shared Care Platformen. Integrated Care projektet foretager deres egen evaluering (sammenfaldende med denne evaluering) og derfor bidrager projektet kun til denne evaluering med overordnet data fra projektteamet (3 personer), der repræsenterer projektledelse og ledelsesrepræsentant perspektivet. Patienter eller fagpersoner fra Integrated Care indgår således ikke. o Det var fra starten kendt at Integrated Care laver deres egen evaluering og at det medførte begrænsninger. De nærmere detaljer blev diskuteret med KORA. Der var dog fortsat en forventning efter Kortlægningen om at kunne inddrage primært praktiserende læger (2-3 stk.) i brugerevalueringen. På baggrund af efterfølgende samtaler med projektledelsen og sammenfald af 11

51 timing, blev det klart at det ikke ville være muligt alligevel eftersom denne evaluering ikke skal være et forstyrrende element i Integrated Care projektet. Fælles Psykiatriindsats har haft lille aktivitet ift. Shared Care Platformen og derfor indgår her kun 1 interview med fagpersoner foruden 2 interview med projektledere, hvoraf den ene grundet ny stilling nu sidder i projektets Følgegruppe og således også repræsenterer ledelsesperspektivet. Ingen patienter/borgere indgår i evalueringen eftersom de ikke er aktive i SCP. o Kortlægningen fremlagde de begrænsede muligheder og man forventede herefter ikke at kunne gennemføre nogen interviews med hverken fagpersoner eller patienter, dog er det alligevel lykkes at få 1 fagperson med i evalueringen. Hjerterehabiliteringsprojektet er den aboslut største datakilde for evalueringen med hhv. 4 patient, 5 fagpersoner, 1 leder og 1 projektleder interviews. o Det er samlet set tilsvarende eller lidt over hvad der var forventningen efter Kortlægningen hvad angår patienter, sygehus personale og kommunalt personale mens det ikke var muligt at inkludere praktiserende læger. Hverken Fælles Psykiatriindsats eller Hjerterehabilitering har et projektsekretariat, men fokusgruppeinterviewet med SDSIs Shared Care Team (5 personer) indeholder elementer af den projektstøtte, der gives fra RSD til de to projekter, inkl. teknisk udvikling og support. Det betyder, at brugererfaringerne (fagpersoner og patienter) i alle tilfælde end ét har baggrund i projektet Hjerterehabilitering. Det er således ikke muligt at antage, at erfaringerne med og holdningerne til SCP er direkte repræsentative for alle 3 projekter og generelt. Et yderligere parameter, som bør tages i betragtning, er, at tidsrammen for evalueringen kan have betydning pga. den status projekterne har på tidspunktet for dataindsamling og evaluering. Projekterne er i forskellig status men kendetegnet for dem alle er, at SCP fortsat er et nyt system og at SCP dermed ikke kører i færdig udgave, som man ville forvente i en stabil daglig driftssituation. SCP er en ufærdig løsning og stadig i udvikling, bl.a. er der fortsat få integrationer på plads på nuværende tidspunkt, og man har fx i Integrated Care lavet løbende justeringer i Handleplanen. Det er naturligt i en projektproces men har betydning for evalueringen af specielt brugernes tilfredshed og SCPs anvendelse. Evalueringen tager metodemæssigt højde herfor i det omfang det er muligt. Desuden betyder patientgruppen og arbejdsgangene i nogle af projekterne, at SCP ikke anvendes ret ofte for nogle faggrupper, og der ikke er opbygget en rutine i brug af systemet endnu, hvilket kan påvirke fx tilfredshed og tidsforbrug. Det skal bemærkes, at i rapporten er anvendt dele af tekst fra Shared Care Platform Kortlægning juni 2015, der beskriver de 3 projekter. Det drejer sig om afsnittene Baggrund og formål. 12

52 3. Projekter status og drift 3.1 Formål Kapitlet Projekter status og drift har til formål at undersøge og beskrive det nuværende aktivitetsniveau og status på anvendelsen af Shared Care Platformen i de tre anvendte cases Hjerterehabilitering, Integrated Care og Fælles Psykiatriindsats. Desuden er en opgørelse af Shared Care Platformens driftssikkerhed, herunder forstyrrelser og fejl, medtaget. Denne beskrives samlet for Shared Care Platformen. 3.2 Metode og datagrundlag Projekter status og drift har anvendt både desk research, interview og data fra Shared Care Platformen som materiale, idet det dækker over både historisk data som baggrundsviden, information fra respondenter og statusrapporter og brugerstatistik fra SCP. Se afsnit for flere detaljer. 3.3 Driftssikkerhed af SCP Driftseffektiviteten - den andel af tid, hvor platformen er i drift og tilgængelig for brugerne, den såkaldte oppetid er tilfredsstillende og 99,4 % der er målsætningen. Dvs. at nedetiden er inden for det planlagte tidsrum. Kortlægningen juni 2015 dokumenterede, at driftseffektiviteten for perioden december 2013 frem til juni 2015 var 99,58% og altså derved inden for målsætningen. Kigger man på driftsrapporterne for hhv. november og december 2015 er servicemålet opfyldt: November 2015 December 2015 Oppetid for systemet har været 99,76% i produktion og 100% i staging. Oppetid for systemet har været 100% i produktion og 100% i staging. Den teknisk ansvarlige for SCP i SDSI bekræfter, at SCPs driftseffektivitet ligger inden for målsætningen gennem hele perioden. Fra ingen af projekterne rapporteres der om egentlige driftsforstyrrelser og fejl i forbindelse med Shared Care Platformen. De oplevelser, der har været, hvor systemet har været utilgængeligt, har skyldtes nedetid i Cosmic eller Cosmic opdateringer, der har forstyrret integrationen fra SCP til Cosmic. Hvad angår fejlforstyrrelser i systemet er disse kategoriseret iht. grad (A Kritisk D Lav ) og med fastsatte mål for reaktionstid på hver fejlkategorisering. Kigger man igen på Driftsrapporter fra IBM for hhv. november og december 2015 kan man se at disse er håndteret inden for aftalte målsætninger: Periode Fejlforstyrrelse Servicemål opnået November 2015 A - Kritisk Ja B - Høj B - Høj December 2015 C Middel Ja C Middel C Middel Ja Ja Ja Ja 13

53 3.4 Projektstatus Projekterne beskrives enkeltvis med udgangspunkt i Baggrund og Formål ; Status på projektet ; og Brugeraktivitet i Shared Care Platformen Hjerterehabilitering Baggrund og formål Projekt Hjerterehabilitering har til formål at IT-understøtte det sammenhængende patientforløb for hjertepatienter jvn.fr. Forløbsprogram for kronisk hjertesygdom i Region Syddanmark (Kilde: Region Syddanmark, 2010). Projektet blev startet i den daværende Afdeling for Kommunesamarbejde i Region Syddanmark, som senere blev en del Syddansk Sundhedsinnovation, da det blev etableret. I projekt Hjerterehabilitering har man udviklet en fælles elektronisk hjerteplan i Shared Care Platformen, som giver sundhedsfaglige aktører mulighed for at dele viden og information, samtidig med at patienten selv kan se udvalgte oplysninger om sit eget forløb. Den elektroniske plan er baseret på arbejdet i det tidligere projekt Gode Rammer for Hjerterehabilitering, som var et partnerskabsprojekt mellem Nyborg og Faaborg/Midtfyn kommuner, det daværende Sygehus Fyn, de alment praktiserende læger, Region Syddanmark og Hjerteforeningen. Her udviklede man en fælles plan (i papirform), Personlig Hjerteplan og en række arbejdsgange (bl.a. forløbskoordination), der skulle sikre individuelt tilrettelagte og sammenhængende rehabiliteringsforløb (Kilde: Projektbeskrivelsen for Gode rammer for Hjerterehabilitering ). Oprindeligt var en fælles platform en del af projektets målsætninger, men dette blev ikke opfyldt. (DSI, 2011) I projekt Hjerterehabilitering har man herefter udviklet en elektronisk udgave af den Personlige Hjerteplan og har arbejdet med IT-understøttelse af de etablerede arbejdsgange. Igennem udviklingsfasen i projekt Hjerterehabilitering har en række fagpersoner og ledere fra det tidligere partnerskabsprojekt Gode rammer for Hjerterehabilitering været involveret på good will-basis, da der har ikke været et formaliseret samarbejde eller partnerskab. Nedenstående figur illustrerer patientforløbet i projekt Hjerterehabilitering. Figur 1: Patientforløbet i projekt Hjerterehabilitering Projekt Hjerterehabilitering var med opstart i 2012 det første projekt, som blev startet inden for programmet Shared Care Platformen, og meget af den udvikling af Shared Care Platformen, som er foregået i dette 14

54 projekt, har været udnyttet i de senere projekter. (Kilde: Samlet Projektbeskrivelse for Kroniker IT Projekterne) Den primære målgruppe for projekt Hjerterehabilitering er patienter med iskæmisk hjertesygdom på hhv. OUH Svendborgs Kardiologisk Ambulatorium, hvilket inkluderer den del af ambulatoriet, der har hjemme på Nyborg Sygehus også. De faglige aktører i projekt Hjerterehabilitering er personale på OUH Svendborg og Nyborg (læger, sygeplejersker og terapeuter), almen praktiserende læger samt kommunalt personale (særligt terapeuter, forløbskoordinatorer o. lign.). Status på projektet Perioden fra projektets opstart i 2012 frem til maj 2015 med ny kick-off var kendetegnet ved en lang række udfordringer og dertilhørende forsinkelser. En af de primære var den manglende integration til Cosmic, som betød, at man var nødsaget til i ambulatoriet at registrere i både Cosmic og SCP. Ved Kortlægningens afslutning (maj 2015) var der på Svendborg Sygehus 2 sygeplejersker, der havde anvendt platformen, mens anvendelsen hos andre aktører var meget begrænset. Integrationen til Cosmic kom på plads i maj 2015 og på baggrund af den, igangsatte man en relancering af SCP og projektet som helhed i form af ny kick-off, hvor man også havde fokus på de andre aktører. Forventningen var, at så både Svendborg, Nyborg og Fåborg-Midtfyn Kommune ville komme rigtig i gang med anvendelsen af SCP. Det kan fastslås, at det er lykkes at få øget anvendelsen af SCP væsentligt og at få alle 3 kommuner i gang. Langeland Kommune er stadig ikke med, ligesom de praktiserende læger fortsat heller ikke er involveret. Projektledelsen har tilkendegivet, at der fortsat mangler vigtige aktører, og at man vil prioritere det fremadrettet, nu hvor ny kick-off har haft den ønskede virkning. Brugeraktivitet i Shared Care Platformen Der er siden januar 2012 oprettet i alt 549 patienter i SCP. Det skal bemærkes, at det antal ikke nødvendigvis er 100% repræsentativt for antallet af iskæmiske hjertepatienter, eftersom der indledningsvist også blev oprettet nogle hjertesvigt patienter i SCP. Antallet kendes ikke, men det drejer sig ikke om et stort antal, formodentlig kun en mindre afvigelse fra det antal af iskæmiske hjertepatienter, der er oprettet i SCP. Tabellen nedenfor viser, at 34 patienter har været inde og se eller registrere data i SCP, altså det antal patienter der har haft en form for aktivitet i SCP. Desuden ses det antal af sygehus personale (Ambulatorium og Rehabiliteringsafdelingen) og kommune personale (Forløbskoordinator og Træningsafdelingen), der har haft SCP aktivitet. Det fremgår også, at der ingen aktivitet har været i almen praksis. Tabel 1: Brugeraktivitet i projekt Hjerterehabilitering Total Antal personer Antal visninger Antal ændringer Sygehus Kommune Almen praksis Patient

55 I Kortlægningen blev der anvendt en minimumsgrænse for hver gruppe som indikator for reel brugeraktivitet. I denne tabel fremgår de justerede tal pr. gruppe. Tabel 2: Brugeraktivitet i projekt Hjerterehabilitering justeret for minimumsaktivitet Total Antal personer Antal visninger Antal ændringer Sygehus (=/+ 10 vis) Kommune (=/+ 3 vis) Alm. praksis (=/+ 3 vis) Patient (=/+2 vis) Kortlægningen konkluderede på baggrund af en sammenligning mellem brugeraktivitet i perioden januarapril 2015 og maj 2015, at ny kick-off allerede havde øget aktiviteten på sygehuset væsentligt, men at de andre aktører stadig ikke var med. På baggrund af de nye opgørelser ses det, at ikke blot er aktiviteten på sygehuset øget yderligere, men også at den kommunale aktivitet er steget. Det stemmer overens med projektets status og fremdrift ift. at få Svendborg, Nyborg og Fåborg-Midtfyns Kommune aktivt med, og at sygehuset aktivt bruger SCP efter integrationen til Cosmic kom på plads. Ligeledes afspejler det arbejdsgangene i rehabiliteringsforløbet, hvor patienten startes op i forløbet på sygehuset og hvor kommunen inddrages efterfølgende Integrated Care Baggrund og formål Integrated Care er et partnerskabsprojekt med deltagelse af Odense Kommune, Region Syddanmark og almen praktiserende læger i Odense. Formålet med projektet er at afprøve en ny samarbejdsmodel til at skabe og understøtte tværsektorielle, sammenhængende patientforløb, dvs. levere integrated care. Integrated Care modellen er inspireret af og baseret på et engelsk projekt, NHS West London IC Pilot med relationel koordinering som et centralt begreb. Samarbejdsmodellen består af en række delelementer; " 1) Samling af data i et fælles data warehouse, 2) Risikostratificering af patienter, 3) Fælles faglige protokoller (fagligt grundlag og arbejdsgange), 4) Fælles (elektronisk) handleplan for hver patient, 5) Fælles patientforløb med udgangspunkt i generiske tilbud som sammensættes til et målrettet og individuelt forløb beskrevet i handleplanen, 6) Tværsektorielle konferencer samt 7) Læring og kvalitetsudvikling. Shared Care Platformen er valgt som løsning til den fælles elektroniske handleplan, og det er her, aktørerne bl.a. deler informationer og har overblik over en patients forløb, behov og aktiviteter. Integrated Care projektet fokuserer på to målgrupper; Patienter med stress, angst og/eller depression (SAD) og Den ældre medicinske patient (DÆMP). Der er ikke noget fast mål for, hvor mange patienter, der skal indgå i projektet, men retningslinjen er, at hver almen praktiserende læge skal inkludere patienter (samlet tal for SAD og DÆMP) pr. år, hvilket i gennemsnit svarer til 1,5% af lægens patientgruppe (denne andel svinger dog lidt fra læge til læge pga. forskelle i patientgruppe og område). De faglige aktører i projektet er for SAD gruppen alment praktiserende læger, privatpraktiserende psykologer, privatpraktiserende psykiatere, medarbejdere på Arbejds- og miljømedicinsk afdeling på OUH samt 16

56 kommunale aktører (primært i Beskæftigelse og Socialforvaltningen). For DÆMP gruppen er de faglige aktører alment praktiserende læger, kommunale aktører (primært hjemmepleje, sygepleje og træningsafdeling), personale på Geriatrisk Afdeling på OUH, Kliniske Farmakologer på OUH samt privatpraktiserende psykologer. Status på projektet Ifølge den oprindelige projektplan skulle Integrated Care slutte ved udgangen af Det er dog besluttet, at projektet fortsætter med inklusion af patienter frem til sommeren Der tildeles ikke yderligere bevilling, eftersom budgettet ikke er opbrugt inden for den oprindelige projektperiode. Projektets egen evaluering (ved KORA) fremlægges primo 2016 og i løbet af foråret (april) mødes Styregruppen med henblik på at beslutte, om projektet yderligere forlænges, og om man i den forbindelse ændrer på inklusionskriterierne eller andre elementer i IC-modellen. Brugeraktivitet i Shared Care Platformen Integrated Care s brugeraktivitet opgøres separat ift. de to delprojekter. I alt har man i SAD oprettet 415 patienter i SCP i perioden august 2014-december 2015, mens man i samme periode har oprettet 212 patienter i DÆMP. Seneste opgørelse var i forbindelse med Kortlægningen, og den viste, at frem til 30. april 2015 var der oprettet 242 SAD patientforløb og 26 DÆMP forløb. Der er således sket en fordobling i SAD mens der i DÆMP er sket næsten en tidobling siden april For at få flere detaljer om brugeraktiviteten er gruppen Praksis blevet manuelt opdelt i hhv. 3 undergrupper for SAD (Almen Praksis, Psykolog og Privat Praktiserende Psykiater) og 2 undergrupper for DÆMP (Almen Praksis og Psykolog). Dette er gjort via opslag i sundhed.dk og alle personer i kategorien Praksis har kunne identificeres og fordeles derefter i den korrekte undergruppe. Tabel 3: Brugerstatistik i projekt IC SAD Total Antal personer Antal visninger Antal ændringer Sygehus Kommune Praksis Almen Praksis Psykolog Privat Praktiserende Psykiater Patient Tabel 4: Brugerstatistik i projekt IC DÆMP Total Antal personer Antal visninger Antal ændringer Sygehus Kommune Praksis Almen Praksis Psykolog

57 Patient Ifølge projektsekretariatet har DÆMP haft en langsommere opstart mht. inklusion af patienter end SAD. Det skyldes til dels at man i SAD indledningsvist inkluderede både patienter med mere end let til moderat stress, angst og depression og studerende, hvilket gav en høj aktivitet fra starten. Der var et stort behov for hurtig opstart på behandling/forløb ex. samtaler ved psykolog. Det medførte et stort run på SAD delen fra starten, og man udvidede med flere psykologer men blev også mere skarpe på målgruppen, og hvem man inkluderede. Fx er studerende ikke en del af målgruppen, da der i projektet er fokus på personer i beskæftigelse, men det anerkendes, at på sigt vil det være en oplagt målgruppe. Man måtte også udelukke de patienter der havde mere end let til moderat stress, angst og depression, eftersom den gruppe heller ikke lå inden for rammerne af projektet. Det tilkendegives også fra projektsekretariatet, at der for DÆMP har været mere udsving på inklusionen og fokus hos de praktiserende læger. Der er allerede meget fokus og flere indsatsområder for denne patientgruppe, så den ekstra gevinst for den enkelte aktør ved at bruge SCP og dele viden skal være meget tydelig. Generelt er aktiviteten i SCP steget for alle grupper. Antallet af kommunale brugere steget med over 60% for både DÆMP og SAD mens i SAD er andelen af aktive patienter i SCP stedet markant. De andre grupper ligger på samme niveau som ved seneste opgørelse mht. antal personer, men både visninger og ændringer er steget. Således kan det konkluderes, at brugen af SCP er fortsat og ikke stagneret blandt brugerne men også at man allerede ved maj 2015 havde fået de fleste aktører og relevante fagpersoner med i projektet, og at de var aktive i SCP. Anvendelsen af SCP blandt patienterne er øget for SAD gruppen. Næsten halvdelen (17) af de 40 patienter, der har brugt SCP, har 2 visninger. For DÆMP er aktiviteten fortsat meget lille til trods for den markante stigning i inklusionen af patienter. Eftersom denne rapport ikke evaluerer brugerperspektivet i Integrated Care projektet, kan der kun gisnes om, at det formodentlig skyldes forskellene i patientgruppen, hvor ældre medicinske patienter (>65 år) ikke i samme grad ville forventes at anvende et it-system til at følge deres forløb som SAD gruppen (18-65 år). Det stemmer overens med projektsekretariatets opfattelse. Det skal også bemærkes, at det er via den praktiserende læge patienten introduceres til SCP, og at det ikke er introduktion til SCP, som denne har mest fokus på under konsultationen. Det blev også fra projektsekretariatet bemærket, at man heller ikke har gearet Handleplanen til patienten som primær målgruppe, og at det ikke blot handler om, at patienterne selv bruger Handleplanen, men at de har en oplevelse af sammenhæng og kvalitet i deres behandling. Så er de mere trygge, og det har en positiv indflydelse på deres behandling Fælles Psykiatriindsats Baggrund og formål Projekt Fælles Psykiatriindsats i Haderslev er et samarbejdsprojekt mellem Haderslev Kommune og Region Syddanmark. Formålet med Projektet Fælles Psykiatriindsats er at sikre, at borgere med en psykiatrisk lidelse modtager en sammenhængende og koordineret behandlingsindsats på tværs af sektorer og instanser. I projektet er der udviklet en køreplan, som beskriver de arbejdsgange, der skal bidrage til at sikre dette. 18

58 Endvidere et det et væsentligt redskab i projektet, at man har en fælles plan for den enkelte borger og et fælles system til informationsudveksling. I efteråret 2013 påbegyndtes udviklingen af den fælles plan i Shared Care Platformen og den blev taget i brug i starten af Den primære målgruppe for projektet er mennesker med psykiatriske lidelser, som pga. deres sygdom har behov for indsats fra flere instanser samtidig, herunder lokalpsykiatri, almen praktiserende læge og kommunale aktører, som f.eks. socialpsykiatrien eller beskæftigelsesområdet. En særlig målgruppe er personer med en psykiatrisk lidelse og et samtidigt misbrug. Herudover er en sekundær målgruppe personer med en psykiatrisk lidelse, som ikke nødvendigvis har brug for indsats fra alle tre sektorer, men hvor informationsdeling imellem disse er hensigtsmæssig. De faglige aktører i Fælles Psykiatriindsats er medarbejdere i den regionale Lokalpsykiatri samt kommunale medarbejdere inden for hhv. socialpsykiatri og beskæftigelsesområdet. Status på projektet Fælles Psykiatriindsats med udgangspunkt samarbejdsmodellen og den fælles køreplan er i drift og fungerer efter hensigten. Mht. brugen af SCP som understøttende værktøj er der fortsat ikke sket en markant ændring i anvendelsen. Projektorganiseringen fortsættes men med fokus på, at løsningen er i drift. Dvs. at Fælles Psykiatriindsats ikke er tidsbegrænset som et projekt, men den måde man nu samarbejder på vedr. den patientgruppe. Man har derfor også besluttet at styrke implementeringen via en reorganisering og lavet en implementeringsgruppe, som ligger under Følgegruppen og over projektledelsen og tovholderne. Hensigten er, at den skal have en mere praktisk funktion og bedre sætte handling bag aftalerne. Man er stadig meget opsat på at bruge SCP til at understøtte samarbejdsmodellen, og derfor er SCP udvalgt som et blandt flere prioriteringspunkter for Implementeringsgruppens arbejde fremadrettet. Projektledelsen forventer således, at der nu kommer mere gang i anvendelsen af SCP, men i og med gruppen først er etableret ultimo 2015 har det ikke haft noget effekt på tidspunktet for denne rapport. Brugeraktivitet i Shared Care Platformen Der er i Fælles Psykiatriindsats i alt 12 oprettede patienter i SCP. Siden Kortlægningen, hvor bl.a. den manglende aktivitet i SCP for Fælles Psykiatriindsats blev kortlagt, er der sket en øget aktivitet i antal visninger og ændringer for både lokalpsykiatrien og kommunen, mens antallet af aktive personer ligger på samme niveau. Mht. patienter er det uændret, så det er ikke lykkes at få flere patientbrugere. Tabel 5: Brugerstatistik i projekt Fælles Psykiatriindsats Total Antal personer Antal visninger Antal ændringer Sygehus/Lokalpsykiatri Kommune Almen Praksis Patient Det skal bemærkes, at målgruppen er patienter med psykiske lidelser og misbrugsproblematikker, og at den praktiserende læge ikke umiddelbart er en part i forløbet. Derfor er den manglende aktivitet for almen praksis helt forventelig. 19

59 Anvendelsen i lokalpsykiatrien og kommunen er fortsat meget lille men dog ses der en stigende tendens. Ifølge projektledelsen så er der nogle blandt tovholdergruppen, som virkelig forsøger at bruge SCP, og stigningen er derfor nok begrænset til en mindre andel brugerne frem for generelt og over hele tovholdergruppen. Det bør noteres, at i Fælles Psykiatriindsats er SCP ikke afgørende for forløbet men et supplerende værktøj. Samarbejdsmodellen med den fælles køreplan, som Fælles Psykiatriindsats bygger på, kan fungere udenom SCP. 3.5 Afsnitssammenfatning Det kan på baggrund af det tilgængelige materiale konkluderes. At driftssikkerheden på SCP er inden for det aftalte servicemål, dvs. at nedetiden ikke overskrider den aftalte grænse. Samtidig er servicemål for fejlforstyrrelser også fuldt opnået. Projekternes status viser samlet, at der er fremgang i anvendelsen af SCP, men at det er Hjerterehabilitering og Integrated Care, der har stor aktivitet, mens Fælles Psykiatriindsats til trods for en mindre stigning i brugere fortsat ikke har ret meget aktivitet. Ny kick-off på baggrund af Cosmic integrationen har haft en positiv påvirkning på antallet af brugere i Hjerterehabilitering både sygehus og kommunal regi samt patienter, mens almen praksis fortsat ikke er aktiv. Anvendelsen følger den trinvise implementering man har fulgt, og fokus i projektet rettes nu bl.a. mod inddragelse af almen praksis. Integrated Care har haft en stor forøgelse af antallet af DÆMP brugere. I SAD opnåede man hurtigt mange brugere og har fastholdt det niveau mens den enkeltes aktivitet er steget. Integrated Care fortsætter inklusion af patienter som minimum frem til sommeren I foråret træffes der beslutning om projektets planer derudover. Der er en stigende tendens for ny brugere fra lokalpsykiatrien og Haderslev Kommune i Fælles Psykiatriindsats, men antallet af brugere er fortsat lille. At den fælles plan kan bruges uafhængigt af SCP har utvivlsomt haft betydning for anvendelsesgraden indtil nu. Antallet af patientbrugere er stagneret siden sidste opgørelse i juni SCP er dog fortsat et mål for Fælles Psykiatriindsats og den nyoprettede implementeringsgruppe intensiverer indsatsen for at få SCP med som værktøj i forløbet. 20

60 4. Udvikling og Implementering 4.1 Formål På baggrund af Shared Care Platformen Korlægning juni 2015 blev det besluttet at inkludere aspekter vedr. implementeringsprocessen og konsekvenserne heraf i evalueringen, idet man konstaterede at brugen af Shared Care Platformen var mindre end først forventet i specielt Fælles Psykiatriindsats og i Hjerterehabilitering. Derfor vil dette kapitel undersøge: Hvilken betydning har projekternes rammer og organisering (governance) har for udviklings- og implementeringsarbejdet og for implementeringens status. Hvorfor Shared Care Platformen ikke anvendes i Fælles Psykiatriindsats (og af alle faggrupper i Hjerterehabilitering), og hvad der skal til for at sikre, at Shared Care Platformen anvendes som planlagt. 4.2 Metode og datagrundlag Udvikling og Implementering bygger primært på den viden fra interviews med fagpersoner, projektledere og team, ledere eller ledelsesrepræsentanter og det regionale Shared Care team. Alle 3 projekter er repræsenteret. Desuden anvendes også projektmateriale, brugerstatistik og oplysninger fra Kortlægningen juni 2015 som supplerende viden. Se afsnit for flere detaljer. Hvert projekt er gennemgået i forhold til Udviklingsfasen, Organisering og governance, Ressourcer; Ledelse; og Merværdi. Sidstnævnte skal i denne sammenhæng forstås som den værdistigning, der skabes gennem nye handlinger af de enkelte aktører i forhold til værdien ved den oprindelige handling. I relation til SCP er det fx hvilken yderligere (mer) værdi, der kan skabes, når man gør noget, man ikke plejer, fx deler data med andre aktører. 4.3 Udviklingen af SCP generelt Teknologien SCP blev startet i 2010 med det formål at udvikle og afprøve en kommunikationsplatform til at IT-understøtte patientforløbsprogrammerne generelt og i særdeleshed samarbejdet omkring de komplekse tværgående patientforløb (kronisk syge patienter). Her er fælles data et afgørende punkt for at kunne komme i mål med dem. Konceptet Shared Care indgår således reelt i alle patientforløb, hvor tværsektoriel, kontinuerlig kommunikation er relevant, og hvor de eksisterende MedCom-standarder fx ikke slår til. Patientgruppen er alle de patienter eller borgere, der har parallelle forløb, eller der cykler mellem sektorerne. Her er et behov for hurtig og kontinuerligt overblik over forløbet, uanset hvilket fagområde det drejer sig om, men hvor det kendetegnes ved, at hver part har sit eget it-system og viden men ikke normalt har overblik over hvad der sker hos de andre aktører og sektorer. Shared Care Platformen hed i starten Kronikerplatform med datafangst fra EPJ. Med tiden udviklede den sig på baggrund af fire projekter, og der kom fokus på at inddrage data fra både sygehuse, lægepraksis, kommuner og patienterne selv som et komplet øjebliksbillede af hver patients situation på et givent tidspunkt. 21

61 Udbuddet og opstarten af SCP var baseret på at udvikle systemet til hjerteområdet på baggrund af et tidligere tværsektorielt projekt på Sydfyn, der havde udarbejdet en fælles plan for patientforløb til rehabilitering af hjertepatienter. Udvikling af SCP til andre områder end hjerteforløbet er sket, såfremt et projekt har haft egne midler hertil. SCP er en internetbaseret platform og bygger på et konfigurerbart system, så RSD er uafhængig af en IT leverandør til at få sat nye forløb op, men i stedet selv kan gøre det. Andre delprojekterne der er kommet til inden for bl.a. områderne psykiatri, svangre, senhjerneskade og Integrated Care skal derfor ses som piloter af dette konfigurerbare system (der er i alt 7 delprojekter under Shared Care). SCP er let tilgængelig og kan integrere til andre it-systemer for at lave så nem arbejdsgang som muligt. (kilde: respondent 5) Hjerteområdet er foregangsprojektet for de andre projekter i Shared Care Platformen. Det har også betydet, at det er her, man har skullet rydde mange af stenene af vejen, fx integration til Cosmic, konsistens i data, hvilke data skal deles og hvordan osv. Efterspørgslen på SCP har været stor og Shared Care teamet i SDSI ligger inde med en række henvendelser. Eftersom SCP er et pilotprojekt og har til hensigt at afprøve en tværsektoriel kommunikationsplatform, er det bevidst, at man ikke har inkluderet yderligere projekter, før der er mere klarhed over den videre drift. Klarhed over fremtiden vil gøre at man kan sætte strategien og udviklingen mere i system. (kilde: respondent 5) Det er vigtigt afslutningsvist at notere sig, at SCP skal betragtes som et pilotprojekt i sin helhed med henblik på afprøvning og evt. udbredelse af platformen til styrkelse af det tværsektorielle samarbejde. Både teknologien og delprojekterne skal anskues i lyset heraf Pilotprojektledelse Shared Care teamet, som står for den samlede projektledelse af pilotprojektet, har udviklet sig fra to personer, hvor den ene varetog den tekniske og praktiske del af opgaven mens den anden stod for det strategiske og ledelsesmæssige. Som SCP udviklede sig og voksede ud over et mindre Hjerterehabiliteringsprojekt, kom også flere personer til. Senere skete der igen ændringer på baggrund af en regional reorganisering, og man flyttede til en ny lokalitet og fik en ny direktør. Der blev efterfølgende tilknyttet flere projektledere til de enkelte delprojekter samt en teamkoordinator, der fik til opgave at få mere styring på Shared Care programmet. Teamet er således opgraderet i forhold til både tekniske kompetencer, projektledelse samt teamledelse og er i alt pt. på 7 fuldtidspersoner, hvoraf 3 er tidsbegrænsede ansættelser, der alene arbejder på udviklingsprojekter og 1 er ansat i SmartCare projektet specifikt, samt en studentermedhjælp. Shared Care Platformen opleves nu af medarbejderne som mere struktureret og professionelt. Koordineringen mellem projekterne under Shared Care Platformen er forbedret og forholdet til leverandøren er ligeledes ændret, så at SDSI har en mere uafhængig og styrende rolle, eftersom man selv kan konfigurere mens IBM kun laver programmeringen. Shared Care Platformen har aldrig haft en styregruppe men har først været baseret på opbakning og støtte fra primært en person i ledelsen, som via sine relationer har kunnet udbrede kendskab til SCP og derved den videre udvikling på nye områder. Det har ændret sig, så man i dag driver Shared Care Platformen mere 22

62 professionelt, og man forholder sig til projekterne og relationerne mere formelt og struktureret frem for baseret på goodwill og netværk. Dermed er en bedre base skabt for den videre udvikling og særligt implementering og udbredelse af Shared Care Platformen, men det er fortsat uden at have finansiering, styregruppe og governance på plads for SCP som pilotprojekt. Shared Care Platformen har hjemme i SDSI, herunder den tekniske udvikling og drift. Ambitionen om at understøtte tværsektorielle forløb har betydet af Shared Care Platformen har haft svært ved at finde intern opbakning og støtte i regionen. Konceptet Shared Care har ramt behovene i kommunerne godt mens man i regionen har haft sværere ved at se potentialet. Den manglende regionale opbakning har været en stor barriere. Det var fx tydeligt i udbudsfasen, hvor man ikke internt fik tilstrækkelig hjælp. Særligt i pilotprojektets tidlige fase havde man fra teamet håbet på mere support fra interne funktioner i regionen. Man rettede bl.a. henvendelse til Sundheds-IT med henblik på at få rådgivning til fx udbuddet, eftersom de havde mere erfaring og ekspertise at trække på, som kunne være gavnligt. Man fik ikke den rådgivning og support man efterspurgte og spekulerede i, om det skyldtes SCP som en tværsektoriel platform og derfor ikke en klassisk opgave for Sundheds-IT, dog uden at vide sig sikker. Samarbejdet blev forbedret med årene, men det er fortsat ikke nemt. 4.4 Hjerterehabilitering Udviklingsfasen Projektet blev startet i 2010 som led i kronikerpuljemidlerne. Frem til 2013 blev det udbudt og udviklet primært i samarbejde med sygehuspersonalet til at understøtte hjerterehabiliteringen i Svendborg (jf. SCPs udvikling i henhold til Hjerterehabilitering ovenfor). I efteråret 2013 blev kommunerne involveret i tilpasningen af systemet og praksisområdet blev involveret i foråret Man har udviklet SCP til Hjerterehabilitering til hver sektor trinvist, startende med sygehus, så kommunen og derefter almen praksis. Man har involveret nøglepersoner fra sektorerne i udviklingen fra start, dvs. fra start af udviklingen pr. sektor, til at kvalificere indholdet i platformen og formidle deres arbejdsgange. En minipilot blev afsluttet i juni 2014 som afdækkede problemer i forhold til almen praksis involvering; forskelligartede arbejdsgange i kommuner ift. sygehusene, som krævede tilpasning i systemet; implementering af mange øvrige IT systemer, særligt på sygehuset; manglende projektstyring og programledelse fra start; og integrationen til Cosmic var fortsat under udvikling. Det skal bemærkes, at den praktiserende læge ikke spiller en direkte rolle i rehabiliteringsforløbet. Samtidig har man nok været påvirket af situationen omkring konflikten med Regionen og generelt tidspres i praksis. Nogle kommuner er også kommet senere med i udviklingen af projektet end andre pga. ressourcemangel. Fåborg-Midtfyns Kommune er nu kommet med mens Langeland fortsat ikke er med. Langeland har selv fravalgt det pga. implementeringen af et nyt EOJ system, og man vurderede, det var urealistisk at implementere SCP oveni det for nuværende. Integrationen til Cosmic var længe undervejs. Først var den planlagt til primo 2014, så blev den udskudt til september 2014, hvorefter den igen blev udskudt kontinuerligt frem til den så blev klar sent i foråret

63 Man fortsatte implementeringen under forudsætning af nogle specifikke og midlertidige aftaler med primært OUH Svendborg, fx sekretærbistand til indtastning i SCP. Fra det tidspunkt integrationen til Cosmic kom på plads lancerede man storskalaafprøvning under betegnelsen ny kick-off Organisering og Governance Hjerterehabiliteringsprojektet blev startet op under Kronikerstyregruppen, som var med i starten, men som ophørte ved udgangen af Projektets organisering er karakteriseret ved ikke at have nogen formel projektstruktur og governance. Hver part agerer inden for egen organisations eskalering- og beslutningsrammer. Projektlederen (SDSI) har fungeret som bindeleddet mellem parterne men har skullet operere uden et fælles officielt mandat i baggrunden i form af fx en styregruppe. Der har desuden været ansat en SmartCare projektleder under hele projektet, hvis rolle har ændret sig undervejs - fra i starten at stå for implementeringen af SCP sammen med den tekniske ansvarlige til efter tiltrædelsen af en ny projektleder (oktober 2014) at have udelukkende fokus på SmartCare opgaverne, som primært er i henhold til projektets evaluering. Det skal bemærkes, at den regionale forankring af SmartCare projektet ligger hos OUH Odense Universitetshospital & Svendborg Sygehus (CIMT), men at SmartCare projektlederen er baseret i SDSI. På grund af langsommelig fremgang i projektet blev både en ny projektleder indsat samt en fælles referencegruppe på tværs af RSD, OUH Svendborg og kommunerne etableret med fokus på projektets ny kickoff, som var planlagt til maj Efter målet var opnået (jf. afsnit Status på projektet), har man i stedet fra december 2015 nedsat en Ambassadørgruppe, som består af ledere og primært fagpersoner fra de relevante aktører (OUH Svendborg Kardiologisk Amb. (2 pers.), OUH Svendborg Rehabiliteringen (1 pers.), Svendborg Kommune (4 pers.), Fåborg-Midtfyn Kommune (2 pers.), Nyborg Kommune (2 pers.). Nedenfor i Figur 2 ses projektets organisering og governance; bemærk uden Referencegruppe og Ambassadørgruppen som hhv. tidligere og nyt initiativ. Figur 2: Organisering og governance i projekt Hjerterehabilitering Den manglende projektorganisation og -governance har gjort både udviklings- og implementeringsprocessen svær for Shared Care Teamet og ikke mindst den daglige projektleder, hvor man har været afhængig af 24

64 fortsat samarbejdsvilje blandt aktørerne. Denne samarbejdsvilje har til tider været presset til det yderste og har bl.a. medført en pause i projektet, hvor personale i OUH Svendborg ambulatoriet ikke har anvendt systemet, indtil det blev forbedret. Fra ledelsen valgte man at stille en medarbejder til rådighed for projektet stadigvæk, eftersom denne fortsat ønskede at medvirke, mens andet personale i en periode ikke anvendte SCP. Samtidig har den lange udviklingsproces og den monosektorielle trinvise tilgang været en udfordring for kommunerne og deres engagement og involvering. Deres aktive medvirken er betinget af, at man bruger SCP på ambulatoriet, og derfor har de måtte vente. I fx Nyborg Kommune har det igen været en medarbejder, som har kæmpet for at holde forbindelsen til projektet og SCP, dog med opbakning fra ledelsen, selvom den har været udfordret af det lange forløb. Problemer har været eskaleret og håndteret via egne organisationer, eftersom der ikke var et samlet besluttende projektorgan. Også det har givet udfordringer og forsinkelser. Dog har man fra både regionen og fra OUHs direktion medvirket til at få truffet og gennemført beslutninger, der har sikret projektets fortsatte fremgang. Man etablerede også en fælles referencegruppe frem mod ny kick-off i maj I slutningen af 2015 har projektet etableret en ambassadørgruppe, hvis formål er at fremme brugen af SCP og udbrede den til alle relevante aktører i projektets interesseområde. Grupper består af personer, som har mere praktisk kendskab til SCP og de forløb og kommunikation, den skal understøtte Ressourcer I perioden fik man en bevilling til fra Kronikerpuljen til udbud og opstart af SCP på hjerteområdet, efter Hjerteplanen var udviklet i projektet Gode Rammer for Hjerterehabilitering på Sydfyn. Desværre kunne man ikke gå i pilotdrift som forventet efter denne periode, da konfigureringen fra leverandøren ikke var god nok. En ekstra bevilling blev efterfølgende tildelt af Regionsrådet fra midler til patientnære indsatser, men var ikke øremærket Hjerterehabiliteringen, pga. bl.a. manglende sponsor i regionen, blev tildelt løbende og var ikke kendt på forhånd. Den er dog efterfølgende overvejende brugt på videreudvikling af platformen til Hjerterehabilitering. Desuden har SDSI også af egne midler bidraget til processen. Projektet har således ikke konsekvent haft et decideret projektbudget at planlægge operere ud fra. Som beskrevet har regionen via SDSI tildelt både tekniske og projektledelsesressourcer, som har stået for samarbejdet med OUH Svendborg og kommunerne. Herfra har der været tilknyttet primære projektpersoner men ikke deciderede projektmedarbejdere med afsat tid og økonomisk kompensation. Man har i en periode kompenseret noget ekstra sekretærtid på OUH Svendborg indtil Cosmic integration kom på plads, men ellers har OUH Svendborg og kommunerne stillet deres personale og deres tid til rådighed for projektet for egen regning. Der er ikke pt. afsat faste midler til projektet fremadrettet, hvilket skaber usikkerhed hos både aktørerne og projektledelsen om projektets videre færd. (kilde: Respondent 4, 6, 10) Ledelse Der har været opbakning og støtte i RSD til projektet på enkeltmandsniveau mens den i forhold til overordnet ledelse/direktion i regionen samt samarbejde med andre regionale funktioner ikke har været til stede. En tidligere direktør på sundhedsområdet i regionen fungerede som en form for styregruppeformand, men uformelt i kraft af at der ingen styregruppe har været, og har været villig til at eskalere ting og stille sig frem som repræsentant for SCP og f.eks. inddrage OUHs direktion når nødvendigt. Desuden mangler den ledelsesmæssige kobling til primært kommunerne men også almen praksis. (kilde: Respondent 4) 25

65 På OUH Svendborg Afd. M, som Kardiologisk ambulatorium er en del af, har der ikke været meget fokus fra den øverste ledelse, og mange har troet, at projektet var dødt for længst. (kilde: Respondent 10). Til gengæld har der været fokus på projektet i ambulatoriets ledelse. Det vurderes, at udviklings- og implementeringsprocessen har krævet meget tålmodighed af ledelsen, og måske nok kun har overlevet pga. en stor grad af tålmodighed fra afdelingssygeplejersken, personalet og den specialeansvarlige overlæge. Man fastholdt også en fast ressource blandt personalet gennem hele processen, til trods for at andre fagpersoners deltagelse blev stillet i bero i en periode. I både Nyborg og Fåborg-Midtfyn Kommune har der været god ledelsesmæssig støtte til projektet og til de medarbejdere, der er involveret, og det til trods for at nogle personer har måtte bruge meget tid på det i en allerede meget travl hverdag, og at processen var meget langstrakt. (kilde: respondent 8, 11) Merværdi For patienter er SCP en unik mulighed for at følge med i deres forløb, og det kan være med til at løfte deres egen sygdom (kilde: respondent 10). Patienterne selv ser forskelligt på det. To mener, at det er det helt rigtige, og at de kan få stor gavn af det; en tredje mener, det vil være interessant for sin pårørende men ikke sig selv; mens den fjerde ikke ser noget pointe i at kunne tilgå SCP og se egen data. (kilde: respondent 13, 14, 15, 16) For aktørerne er det en mulighed for at udvide og forbedre det tværsektorielle samarbejde og kommunikation vedr. patienterne. Man anerkendte allerede i det indledende projekt, Gode Rammer for Hjerterehabilitering, at der var behov for det, og man har også set en positiv effekt af projektet på samarbejdet efterfølgende (kilde: respondent 6, 10). Fx nævnes det, at er der stor forskel på OUH Svendborg og OUH Odense ift. de oplysninger, kommunen får om patienters forløb og rehabiliteringsplan (kilde: Respondent 8). Fra OUH Svendborg er oplysningerne omkring hjerterehabiliteringsforløbet yderst fyldestgørende og indeholder næsten alt, hvad man har behov for. Det ser man ikke automatisk inden for andre områder/typer af forløb eller fra OUH Odense. Desuden vurderes det, at det kendskab, man opbyggede til hinanden i det projekt, har fremmet kommunikationen generelt. Samarbejdet med kommunerne vurderes også fra ambulatoriets side til at være godt på baggrund af det tidligere projekt. Det har man både vedligeholdt og udvidet til andre kommuner. (Kilde: respondent 6). SCP giver så udvidede muligheder for samarbejdet, og at det er muligt at inddrage den part, det hele handler om, nemlig patienten. Almen praksis er ikke kommet med endnu. Deres rolle er mere perifer ift. hjerterehabiliteringsforløb for iskæmikere men betragtes fortsat som en vigtig brik af både fagpersonale og ledelse. Det vurderes af nogle af personerne at være svært at få dem med, så længe man ikke kan præsentere dem for et system, der fungerer tilfredsstillende (Kilde: respondent 6 og 10). For projektledelsen handler det snarere om, at de praktiserende læger har sværere ved at se merværdien grundet deres mere perifere funktion i denne sammenhæng samt at det er et spørgsmål om økonomi. (kilde: respondent 4) For den enkelte fagperson er merværdien mere uklar. Der er enighed om, at konceptet bag SCP er helt rigtigt, ønskværdigt og unikt, men flere ting spiller ind, ift. at man enkeltvis ikke ser merværdien i sit daglige arbejde. Flere har givet udtryk for, at de mente merværdien opstod i de andre sektorer frem for deres egen. Eller at den først ville komme, når flere brugte systemet, og man var længere henne i forløbene. 26

66 4.4.6 Konklusion Specielt udviklingsfasen men også den indledende implementeringsfase har været lang og svær for alle aktørerne og de involverede personer, herunder både fagpersoner og projektmedarbejdere i SDSI. Hjerterehabiliteringsprojektet har været den indledende pilot for SCP og det første område SCP bliver udviklet til at understøtte. Samtidig har man udviklet et tværsektorielt system ved at udvikle det til en sektor af gangen. Dvs. at ikke alene har man i Hjerterehabiliteringsprojektet skulle forholde sig til alle børnesygdommene, der afstedkommer af at udvikle på et helt nyt område og teknologi, men oveni har udviklingen skulle foregå i flere kronologiske faser, først sygehus, så kommune osv. Det er modsætningsfyldt ift. ambitionen i Shared Care Platformen, men det har givetvis også betydet at man har trukket meget store veksler på de aktører der var med fra start, særligt OUH Svendborg i dette tilfælde. Med tålmodighed og vedvarende tro på konceptet, er det dog lykkes at få indført ny energi og fremdrift i projektet efter ny kick-off i maj Selvom tilfredsheden med systemet er øget, som man har foretaget forbedringer, og specielt Cosmic integrationen kom på plads, så er der fortsat problemstillinger, der mest relaterer sig direkte til SCP som værktøj og ikke så meget Shared Care som koncept. Det drejer sig primært om brugervenligheden og strukturen. Det kan have sine udfordringer i forhold til fremtiden. For at sikre anvendelsen fremadrettet og få de manglende aktører med, så skal systemet være godt og brugbart for alle, men det vurderes, at der er man ikke endnu, hvorfor det vil være nødvendigt at skaffe midler til at udvikle SCP ift. Hjerteplanen yderligere. Sker det, så har man til gengæld nøglepersoner i projektet, som kan spille en vigtig rolle. Den videre succes er afhængig af alle parters medvirken for, at man får den merværdi, alle mener, der er til stede, men som skal tydeligere formuleres. Den manglende projektorganisering og governance har betydet, at man har haft en længere og sværere proces, end man ellers ville forvente. Vigtigheden af en projektorganisation understøttes bl.a. af Digitaliseringsstyrelsen, som har publiceret specifikke vejledninger omkring projektorganisering og governance til brug af offentlige myndigheder inden for it-projekter. Projektstrukturen bør revurderes med udgangspunkt i de fremtidige planer for SCP generelt og Hjerterehabiliteringsprojektet, når disse afklares i den nærtliggende fremtid bl.a. på baggrund af denne evaluering. Man bør uanset fortsætte den hands-on projektledelsesstil, der blev indført delvist inde i projektet, og sikre at der er tilstrækkelige ressourcer til både projektledelse og teknologiudvikling. Selvom det er lykkes at skaffe de nødvendige midler undervejs, bl.a. til projektledelse og teknisk udvikling osv., så har de manglende fastlagte økonomiske rammer for projektet medført en reaktiv frem for en dynamisk fremgangsmåde. 4.5 Integrated Care Udviklingsfasen Integrated Care bygger på teorien om relationel koordinering, hvor forskning har fundet evidens for sammenhængen mellem graden af relationel koordinering, øget behandlingskvalitet og kortere indlæggelsestid - og i forlængelse heraf øget patienttilfredshed og højere medarbejdertilfredshed. Integrated Care har udviklet en samarbejdsmodel med 7 komponenter der skal sikre den relationelle koordinering. En af komponenterne er en fælles Handleplan. Fra starten havde man ikke fastlagt sig på hvilken teknologi der skulle understøtte den fælles tværsektorielle plan for et patientforløb, men IT-gruppen i projektet pegede hurtigt 27

67 på Shared Care Platformen, fordi man synes den kunne mere end En Plan som Odense Kommune har. (kilde: respondent 12) Arbejdet blev sat i gang i april Fanebladene for SAD og DÆMP i SCP har været en løbende udviklingsproces og har også taget udgangspunkt i den midlertidige løsning man havde (fra DAK-E) i pilotfasen. Der har været workshops i forbindelse med udviklingen, hvor man kunne byde ind, og opfølgende møder. (kilde: respondent 12) På 6 måneder fik SDSI udviklet en applikation og et fundament til Integrated Care som fungerer og anvendes i dag. Det er en meget hurtig proces til sådant udviklingsarbejde og i sig selv en succes (kilde: respondent 5) I Integrated Care har man haft opfattelsen af at man nok snarere købte visionen mere end en løsning ud fra hvad SCP så faktisk kunne på det tidspunkt. Det betyder, at der er postet flere penge end forventet og meget tid i udviklingen af løsningen. (kilde: respondent 12) Organisering og governance Integrated Care har en fælles projektorganisation med politisk følgegruppe, styregruppe og et projektsekretariat. Pt. har projektsekretariatet 3 fuldtidsansatte (1 projektchef og 2 projektkonsulenter) og desuden er der tilknyttet en deltidsressource fra Odense Kommune (2 dage ugentligt), regional projektleder fra SDSI (varierende tidsforbrug) samt teknisk support/help desk, der varetages af Odense Kommune. Ansættelserne af projektchefen og de to konsulenter deles mellem Odense Kommune og RSD, og sekretariatet har til huse i det Almen Medicinske Hus i Odense. Et sådan tre-parts samarbejde har sikret forankring hos hver part og derved medansvar fra hver part. PLO er en medpart i projektet og man har sikret en incitamentsstruktur i form af en Paragraf 2 aftale med de praktiserende læger. Grundet de praktiserende lægers selvstændige virke og forretning har man dog ikke haft nogen beslutningsstruktur, der inkluderer og forpligter denne gruppe og derved ingen direkte beføjelser over dem. Det samme gælder for andre privatpraktiserende faggrupper, der medvirker i projektet. Figur 3: Organisering og governance i projekt Integrated Care 28

68 Integrated Care har etableret tværsektorielle teammøder (TST) for hvert underprojekt og nedsat tværfaglige teams/grupper med henblik på at fordre yderligere dialog på tværs og skabe relationer personerne imellem. Disse grupper var tiltænkt at fungere uden om projektsekretariatets direkte involvering i alle møder, men i praksis er det ikke lykkes uden at man har ydet administrativ support. TST er dog et fagligt forum og ikke projekt-teknisk forum, hvorfor beslutnings- og eskaleringsniveauet stopper inden TST Ressourcer Projektet har haft et budget på 70 millioner kroner, hvoraf 24 millioner er tildelt af Odense Kommune og 46 millioner af Region Syddanmark. Budgettet har været sat til både at kunne aflønne projektsekretariat såvel som aktørerne, fx praktiserende læger, psykologer osv., således der var en økonomisk incitamentstruktur på plads fra starten. Desuden var der afsat budget til at udvikle SCP i forhold til Integrated Care s Handleplan i den retning parterne ønskede, og inden for hvad der var teknisk muligt. På grund af den meget korte udviklingsperiode, valgte man at tilkøbe en del opgaver hos IBM, leverandøren af SCP. Dermed endte den teknologiske udvikling med at koste mere end forventet, men det var muligt inden for de økonomiske rammer at hæve budgettet til teknologiudvikling. Projektet er pt. forlænget med 6 måneder, og man vil til april beslutte om man forlænger yderligere. Begge forlængelser kan klares inden for det nuværende budget, eftersom man ikke har opbrugt det i den oprindelige projektperiode Ledelse Der har været stor ledelsesmæssig opbakning til projektet som helhed og til projektsekretariatet ren praktisk hele vejen igennem. Projektet har været forankret i ledelsen hos både Odense Kommune og RSD. Der har været meget stor tillid til projektet fra projektejerne og en forventning om, at man sagde til, hvis der var brug for noget, men ellers gjorde man, som man vurderede bedst. Det har været tilgangen fra både Odense Kommune og RSD. (kilde: respondent 12) Det skal dog bemærkes, at de organisationsændringer, som man har gennemført i Odense Kommune i både Beskæftigelse og Socialforvaltningen og i Ældre- og Handicapforvaltningen har haft indflydelse på projektet, ved at projektet har haft svært ved at arbejde sig ind i organisation, mens de ændringer foregik. (kilde: respondent 12) Naturligvis har man i kommunen været nødt til at fokusere helt på de ændringer og den daglige drift, så man har i projektsekretariatet haft forståelse her for. Den ledelsesmæssige opbakning til projektet er dog fortsat uanfægtet ændringerne. Det har været en større udfordring ift. den tredje part i projektet. Man har ikke en hierarkisk organisation og midler til at forpligte de praktiserende læger i projektet, samtidig med de har en så afgørende funktion. For de andre aktører er der et ledelsessystem man kan tilgå men ikke for de praktiserende læger. Man har et rigtig godt samarbejde med de praktiserende læger, og de som medvirker i projektet er meget aktive, men det har været en udfordring at nå dertil. (kilde: respondent 12) Projektsekretariatet vurderer, at i den henseende har det nok haft betydning og givet ekstra værdi, at sekretariatet sidder i de praktiserende lægers hus i Odense og ikke fx hos kommunen eller regionen. Man har haft lidt en ekstern rolle og er ikke ble- 29

69 vet set som en direkte kommunal eller regional repræsentant. Projektsekretariatet har været meget bevidst om at repræsentere alle part ligeligt og med fokus på fællesskabet. Det har medført, at de færreste tænker over deres ansættelsessted og tillægger det nogen betydning Merværdi Ifølge projektsekretariatet finder alle aktører i både SAD og DÆMP delen af Integrated Care det meningsfuldt at dele data og have fælles information. Udfordringen har været at skulle arbejde på en ny måde og i et nyt system. Samtidig med har man også skulle udvikle systemet i fællesskab og blive enige om indholdet i Handleplanen. Man har gradvist foretaget justeringer i Handleplanen, som nye fagpersoner er kommet aktivt med. Man har bevidst inviteret til løbende feedback, således at de, som blev involveret efterhånden, også aktivt føler ejerskab for løsningen og ser værdi i at anvende den i deres arbejde. Specifikt for SAD så er betydningen af vidensdelingen stor og merværdien tydelig. (kilde: respondent 12) Odense Kommune har ca. 50 borgere om ugen, der sygemeldes med stress, angst og depression. Så der et meget stort samfundsøkonomisk problem foruden den frygtelige situation det er for den enkelte patient. De praktiserende læger har et stort behov for en hurtig opstart på behandlingsforløb, fx. samtaler ved psykolog, for deres patienter. Ligeledes var der en mangel på viden blandt fx sagsbehandlere, psykologer osv. Man følte sig til dels handlingslammet pga. manglende viden og pga. de lange ventetider til psykolog eller psykiatrisk hjælp. Desuden var psykologhjælp ofte for patientens egne penge og på eget initiativ (bestille tid til samtale osv.). I Integrated Care har man en løsning, der både har en hurtig opstart, betaling af et antal psykologtimer samt deler oplysningerne på tværs, og derfor har det givet værdi for alle parter. (kilde: respondent 12) I DÆMP har der været mere udsving på inklusion og fokus hos de praktiserende læger. Der foregår til dels allerede mange initiativer og indsatsområder for denne patientgruppe, så den ekstra værdi er ikke så tydelig for den enkelte part. (kilde: respondent 12) Desuden mener projektsekretariatet, at for denne gruppe står fordelene ikke nødvendigvis mål med at skulle dobbeltregistrere, og den ekstra tid det kræver. Vidensdeling har også i DÆMP stor betydning, men det fylder meget, at man skal dobbeltregistrere. Desuden kan det tilføjes, at man i Ældre- og Handicapforvaltningen i samme periode indførte et yderligere system som personalet skulle forholde sig til oven i anvendelse af IC Handleplanen. (kilde: respondent 12) Konklusion Eftersom Integrated Care, og her menes både SAD og DÆMP delen, kører planmæssigt, samt at projektet foretager sin egen evaluering, vil denne evaluering ikke diskutere den fremadrettede implementering og drift af SCP i regi af Integrated Care. Det bør dog bemærkes at: Udviklingsfasen viser, at man har kunne udvikle en løsning hurtigt men at det også krævede yderligere tid og ressourcer at nå frem til en brugbar løsning i Integrated Care. Det bunder formodentlig i, at forventningsafstemningen nok har været mangelfuld fra start, eftersom man i Integrated Care forventede et mere færdigt produkt, men hvor SCP var - og fortsat er - under både teknologisk udvikling og konceptuel afprøvning. Projektets organisering og governance har fra starten været etableret og fungeret, samt at ressourcer ikke har været en udfordring. 30

70 Der har været ledelsesmæssig opbakning hele vejen rundt til trods for de praktiske problemer, som de almen praktiserendes lægers organisering forårsager, men man er lykkes med at løse problemstillinger via de fastsatte strukturer. Merværdien har været specielt tydelig i SAD pga. den brændende platform, som man befinder sig i på dette område. Til gengæld har man i DÆMP har været udfordret af at konkurrere med andre initiativer for samme patientgruppe, og at det praktiske igen har været en større udfordring, når merværdien er mindre for hver part. 4.6 Fælles Psykiatriindsats Udviklingsfasen For Fælles Psykiatri startede det egentlig i Collaborative Care projektet i Esbjerg. Her fik man udviklet et selvstændigt faneblad med nye datatyper og mere tekstholdige dataelementer samt en spørgeskemafunktionalitet. Desværre blev der aldrig kørt et patientforløb med løsningen, da man ikke nåede til enighed med almen praksis om, hvordan projektet skulle opbygges. Det projekt er nu sat i bero. Således forelå der en SCP løsning som man så kunne adoptere i Fælles Psykiatriindsats. (kilde: respondent 5) Samarbejdsmodellen for Fælles Psykiatriindsats var etableret og skabelonen til Min Plan (Word dokument) var udviklet, da SDSI og SCP kommer ind i billedet. Derfor var man meget afklaret med hvad man ville have og hvordan. Sammen med SDSI fik man bygget fanebladet til Fælles Psykiatriindsats op næsten som man ønskede, dog med nogle kompromiser eftersom man ikke havde midler til at finansiere udviklingen og derfor arvede udviklingen der var lavet til projektet i Esbjerg Kommune. Man var dog helt indstillet på disse kompromiser fra start. (kilde: respondent 1) I januar 2014 har man en løsning til Fælles Psykiatriindsats i SCP samtidig med at samarbejdsmodellen implementeres. Samarbejdsmodellen i Fælles Psykiatriindsats er ikke afhængig af at SCP anvendes, men SCP er tænkt som et understøttende værktøj. Som status angiver i afsnit er det ikke lykkes at få gang i anvendelsen af SCP og den bruges kun af nogle få fagpersoner Organisering og governance Projektledelsen varetages i fællesskab af en kommunal projektleder (Haderslev Kommune) og en regional projektleder (Psykiatrien i Region Syddanmark). Ingen er ansat til projektet fuld tid men varetager Fælles Psykiatriindsats som en del af de daglige opgaver. Den oprindelige regionale projektleder er blevet erstattet af en anden eftersom Fælles Psykiatriindsats overgik fra projekt til drift grundet intern procedure for arbejdsfordelingen i Psykiatrien. Også den kommunale projektlederfunktion er overgået til anden end den oprindelige person, idet denne er skiftet til en lederfunktion i kommunen og nu i stedet er den del af Følgegruppen. I den egentlige projektperiode havde projektet en politisk styregruppe bestående af formænd fra de relevante udvalg i hhv. kommune og region samt en administrativ styregruppe med ledelsesrepræsentanter og faglige konsulenter. Projektet blev skudt i gang med en workshop for styregruppen i 2012, og pilotprojektet løb derefter til sommeren Herefter overgik projektet til en form for drift med en Følgegruppe bestående af ledelsesrepræsentanter. 31

71 Desuden er der 20+ tovholdere (der er oplyst både 22 og 25, hvilket nok afspejler variation i antallet over tid, eftersom nogen måske stopper uden funktionen automatisk overgives, eller at der er udpeget nye tovholdere undervejs) fra hhv. lokalpsykiatrien (regional), socialpsykiatrien (kommunal) og beskæftigelsesområdet (kommunal)). Alle tovholderne har fået en 3-dages uddannelse i funktionen, herunder brugen af SCP, og deres opgave er at sætte forløb i gang og udbrede kendskabet til samarbejdsmodellen og it-systemet. Projektet har nyligt etableret en Implementeringsgruppe således at der er kommet et ekstra led i projektstrukturen (grå kasse). Figur 4: Organisering og governance i projekt Fælles Psykiatriindsats Den delte projektlederfunktion synes at virke efter hensigten og skaber både kommunal og regional forankring, også ift. til at have fokus på Fælles Psykiatriindsats som drift og ikke en midlertidig projektafprøvning. Erfaringen har været, at der var langt imellem tovholderne og deres problemstillinger og Følgegruppen, dvs. at Følgegruppen ikke havde indblik i tovholdernes praktiske problemstillinger. For at lukke det hul og få etableret en mere praktisk proces, har man nedsat en Implementeringsgruppe som mellemled. Denne gruppe er nyetableret, og effekten af den kendes derfor ikke endnu, men det forventes, at den kan få skub i de aktiviteter, som det fortsat halter med i Fælles Psykiatriindsats, heriblandt anvendelsen af SCP som et værktøj Ressourcer Der har ikke været afsat et budget til projektet og alle ressourcer (personale/tid) er tildelt fra hver part på baggrund af involverede medarbejdere. Udgifter til fx uddannelse for tovholderne betales af både Haderslev Kommune og Psykiatrien i Region Syddanmark. Hver part bidrager villigt ud fra den merværdi man tillægger Fælles Psykiatriindsats i samarbejdet omkring disse borgere. (kilde: respondent 1) Ligeledes var der heller ikke noget budget til udvikling og implementering af SCP i Fælles Psykiatriindsats. Den elektroniske køreplan til Fælles Psykiatriindsats projektet kunne konfigureres af Shared Care teamet selv ved at genanvende komponenter, som tidligere var blevet udviklet til et projekt forankret i Esbjerg. 32

72 Dermed kunne der uden beregning tilbydes et selvstændigt faneblad til projektet, men havde det ikke været for RSDs (via SDSI) villighed til hjælpe, havde det det ikke været muligt. (kilde: respondent 1) Ledelse For Fælles Psykiatriindsats har det gennemgående ønske været at implementere i praksis den samarbejdsaftale, der er indgået mellem de 22 kommuner og regionen. Derfor var det også lederne for de enkelte områder, der sad med om bordet ved starten af projektet. Der blev så nedsat arbejdsgrupper, der har kigget på de enkelte dele som samarbejdsmodellen, IT, uddannelse osv. Her sad både medarbejdere og ledere i de grupper. Så der har været ledelsesmæssig forankring for at lave fundamentet for projektet og sætte det i søen. (kilde: respondent 1) Senere i forløbet har den mistet noget af sin tilstedeværelse og effekt, i hvert fald i forhold til Følgegruppens evne til at være synlige over for tovholderne. Tovholderne har fra starten gjort opmærksom på, at de ønskede ledelsen var mere synlig. Så man har forsøgt sig med nogle tiltag, som ikke har fungeret, da nogle tovholdere fortsæt oplevede, at de manglede den ledelsesmæssige opbakning. Det handler også om ledelsesopbakning ift. prioritering af tovholdernes andre opgaver. Man har måske nok tilkendegivet fra ledelsen, at man støttede op om projektet, men tovholderne har ikke kunne se, hvad det betød for dem i praksis. (kilde: respondent 2) Hvad angår SCP, har der nok ikke været så stor fokus fra den ledelsesmæssige side dets anvendelse. Projektledelsen (kilde: respondent 1) vurderer, at det nok skyldtes, at man troede det ville køre af sig selv, fordi det gav så god mening i teorien. I bagklogskabens lys er der jo intet, der går så nemt, så man skulle nok have haft mere fokus på det. Her skal det også bemærkes, at SCP er et selvstændigt system, og endnu ikke er fuldt integreret til brugernes normalsystemer, hvorfor der finder en del dobbeltregistrering sted. Det har man ledelsesmæssigt nok undervurderet betydningen af. Der er dog fortsat fuldstændig enighed i Følgegruppen om, at man vil samarbejdsmodellen, SCP og missionen om, at borgeren kan følge sin egen sag. (kilde: respondent 1,2) Merværdi Ifølge projektledelsen ligger merværdien ved at anvende SCP i Fælles Psykiatriindsats i, at alle parter har adgang inkl. borgeren (der også kan give pårørende adgang), og der kan deles oplysninger på tværs. Der er gennemsigtighed for borgeren og for de andre parter, hvilket er Fælles Psykiatriindsats ambition. Borgerne har ofte svært ved at huske alt, der er foregået og aftalt, og via SCP kan de nemt se det hele og dele med fx hustruen og andre pårørende, hvis de ønsker. Men der er fortsat næsten ingen aktivitet i SCP af borgerne. Såfremt der forelå succeshistorier fra borgere, der kan fortælle om, hvordan de har oplevet det og hvor meget mening, det har givet, kunne det motivere tovholderne yderligere, idet de tydeligt kan se, at det er primært for borgerens skyld. (kilde: respondent 1) Respondent 3 bekræfter, at denne også ser, at den største gevinst er borgerens egen adgang. Men tilkendegiver også, at alle kan have fordel af, at alle brikkerne er samlet ét sted, og man kan se, hvor langt man er samlet set. Det forudsætter dog at flere anvender det. Man kan stadig anvende den Fælles Plan uden at bruge SCP, og alene samarbejdsmodellen har også skulle implementeres og få rodfæste i arbejdsgangene hos parterne. Desuden er det foregået i en periode, hvor man både i Psykiatrien og Kommunen har haft mange organisatoriske udfordringer, og det har været svært at afsætte tiden til projektet, eftersom det 33

73 kræver ekstra ressourcer at skulle gå ind og arbejde på en ny måde. Det faktum forstærkes af, at man, som SCP fungerer nu, skal dobbeltregistrere. (kilde: respondent 1) Det er også Respondent 3 s opfattelse fra de andre tovholdere, at alle kan godt se pointen, men de praktiske udfordringer gør, at de ikke tager det i brug. Der har også blandt nogle af tovholderne floreret en opfattelse af, at det bare er et projekt, mens andre, inkl. Respondent 3 selv, har hele tiden forstået, at der var tale om en samarbejdsmodel, der var kommet for at blive. En uklarhed i sådanne opfattelser vil givetvis mindske motivationen og troen på potentialet, idet man så ikke tænker langsigtet Konklusion De mangler, der har været i projektets organisering og governance, adresseres nu via etableringen af en Implementeringsgruppe med beslutningsmandat omkring de operationelle aspekter i Fælles Psykiatriindsats. SCP er et af de prioriteringsområder, der er udvalgt for gruppens arbejde fra starten. Derfor synes det sandsynligligt, at den organisatoriske ramme nu er på plads til at fremme anvendelsen af SCP, såfremt gruppen har fokus på SCP og fastholder det som et prioriteringsområde for det videre arbejde. SCP har indtil nu været udfordret af, at man introducerede både en ny samarbejdsmodel og et nyt it-system (SCP), men uden at samarbejdsmodellen er afhængig af systemet. Oveni har man kæmpet med andre prioriteter blandt parterne i forhold til deres andre funktioner og forpligtelser samt organisationsændringer, når der har skulle findes ekstra tid til at indføre noget ny, som både samarbejdsmodellen og SCP har været. Den Fælles Plan i SCP blev oprindelig udviklet i et andet projekt og man har i Fælles Psykiatriindsats adopteret denne løsning, eftersom der ikke var projektmidler til egen udvikling. Det indebærer også, at man heller ikke har midler til at integrere til fx kommunens omsorgssystem, og arbejdsgangen er således afhængig af, at fagpersonerne skal registrere i flere systemer. Merværdien ligger primært hos borgeren, hvilket er helt i tråd med projektets ambitioner. Man har ikke haft erfaringer med borgere endnu, der har anvendt SCP og set værdien for deres forløb. Det bør ligeledes være en prioritet for Fælles Psykiatriindsats at få flere borgere gjort opmærksom på mulighederne og gevinsten. Det skal ske primært via tovholderne, men man kunne også overveje, om der er andre måder at få kommunikeret muligheden på, således der kommer et pres fra borgerne selv. Desuden skal man sikre, at der er en samlet forståelse og viden omkring status og fremtidsplaner iht. forvirringen omkring projektstatus. Det er højst sandsynligt, at med den nye Implementeringsgruppe som knyttes tættere til tovholderne, så vil dette fremstå tydeligt. 4.7 Afsnitssammenfatning Shared Care er et overordnet koncept for forbedret tværsektorielt samarbejde på baggrund af deling af information på en måde, der gør det muligt for brugeren hurtigt at danne sig det relevante overblik. Shared Care Platformen er systemet, der understøtter konceptet og sikrer at informationen deles og på en brugbar måde. SCP bygger på et konfigurerbart system, der giver RSD mulighed for selv at udvikle nye fanebalde og løsninger til forskellige patientforløb på tværs af sektorer. De eksisterende projekter under Shared Care Platformen er alle med i den proces og indgår som afprøvning af både koncept og teknologi samt som læring for fremtidige patientforløb. 34

74 Udviklingsfasen viser også hvor forskellig de tre projektforløb har været. Hjerterehabiliteringsprojektet var det som SCP startede med, Fælles Psykiatriindsats bygger på en udvikling der blev lavet til et andet projekt og har således arvet løsningen mens Integrated Care har kunnet betale og udvikle en elektronisk handleplan specifik til deres formål. Projekterne har også haft forskellige former for projektorganisering og governance, rangerende fra ingen reel organisering og governance til en helt traditionel. Tilgængelige ressourcer og den ledelsesmæssige opbakning har også varieret meget og påvirket de enkelte projekters fremdrift og anvendelse af SCP. Merværdien er i alle tre projekter en indviklet men vigtig faktor. For nogen forløb og for visse sektorer er merværdien tydelig mens i andre tilfælde er den mindre tydelig. Fx har man i Integrated Care oplevet en god tilslutning fra de praktiserende læger i SAD forløbet, mens den er mindre for DÆMP forløbet og ikkeeksisterende i Hjerterehabilitering. Det tilskrives flere faktorer som økonomi, teknologien men nok mest merværdien. Generelt set må man konkludere, at forskellighed er kodeordet, og at forudsætningerne i hvert projekt derfor er meget langt fra hinanden. Det påvirker situationen som den er i dag mht. status og erfaringer. 35

75 5. Brugererfaringer med Shared Care Platformen 5.1 Formål At undersøge om Shared Care Platformen understøtter implementeringen af forløbsprogrammer og komplekse tværsektorielle arbejdsgange og hvordan - hvad er brugernes (patienters og professionelles) erfaringer. 5.2 Metode og datagrundlag Brugererfaringer bygger på interview materiale med både patienter og fagpersoner. Der er gennemført 4 patient interviews og 5 (6 personer) fagperson interviews, heraf er alle fra projektet Hjerterehabilitering bortset fra 1 fagperson interview fra Fælles Psykiatriindsats. Desuden suppleres patient og fagperson interviewene med data fra projektledere og team, ledere eller ledelsesrepræsentanter og det regionale Shared Care team. Se afsnit 2.2 og 2.4 for flere detaljer. 5.3 Brugererfaringer med teknologien Der er generel enighed om, at SCP er et unikt system i sin egenskab af at kunne dele oplysninger og viden på tværs af sektorer. Ingen respondenter har kendskab til at et lignende system er implementeret andre steder. SCP er kernen i Shared Care konceptet, og der er opbakning fra alle aktører til det koncept. At sætte patienten i centrum for kommunikation, informations- og vidensdeling, samt at give denne mulighed for selv at være en aktiv del af forløbet og have lige adgang til oplysningerne, er den rigtige ambition, og anskues af de fleste som en naturlig del af fremtidens sundhedsvæsen. Patienterne selv ser også muligheder i det. Nogle tilslutter sig konceptet, men kan ikke se dem selv bruge det, mens andre ser store muligheder for dem selv og generelt i et sådan system. Som respondent 14 udtrykker det: Det er jo hammersmart, men det virker ikke helt efter hensigten. Men intentionen er rigtig god og hvis man arbejdede lidt mere målsætningerne så kunne det være et stærkt værktøj. Derfor er det også beklageligt, at begge de to patienter, der har anvendt SCP aktivt, har oplevet at sende beskeder til deres sundhedsfaglige kontaktperson, men de er gået ubesvaret hen. (kilde: Respondent 14, 16). Fagpersonerne notificeres ikke af systemet om, at der er en besked. Og personalet er ikke i SCP dagligt eller hyppigt for den sags skyld, så man har ikke opdaget beskederne. Her skal det bemærkes, at det teknisk er muligt at advisere fra SCP, men at man i Hjerterehabiliteringsprojektet har valgt ikke at anvende beskeder fra patienten, dog har den funktion alligevel har været slået til i SCP, og derfor er der ingen arbejdsgang til at håndtere beskederne. Selve systemet, Platformen og fanebladene, betragtes ikke som et brugervenligt og intuitivt system, som brugerne hurtigt bliver fortrolige med. Til gengæld kræver det, at man anvender det ofte for at opnå godt kendskab til det, men i flere af projekterne anvender brugerne ikke SCP ret ofte pga. selve forløbets konstruktion. 36

76 Selve strukturen i fanebladene finder flere uhensigtsmæssig ift. fx rækkefølgen af felter og oplysninger, og SCP bærer stærkt præg af at være udviklet i et sygehus-regi, pga. det sprog og den struktur der anvendes. Kommunernes fagpersoner har haft svært ved at identificere sig selv funktion og fagområde i SCP. SCP betragtes layoutmæssigt som meget kedeligt og uattraktivt. I Hjerterehabilitering har man også valgt en visuel fremstilling af patientens status, som fagpersonerne mener, kan være svær for patienterne at forstå, og derved opnår man ikke den ønskede effekt ift. deres egenomsorgsevne. Muligheden for at uddele en udskrevet Hjerteplan fra SCP til de patienter, som ikke ønsker at bruge SCP selv, er man gået væk fra, fordi udskriften blev så ringe. Patienterne selv efterspørger en SCP applikation til mobile enheder (begge patienter bruger Android som OS). Den helt store mangel er integrationen til flere aktørers fagsystemer. For alle projekterne betragtes det som næsten altafgørende for at skabe en bæredygtig platform, som alle kan og vil bruge på tværs af sektorer fremadrettet. Dobbeltregistrering er en stor problemstilling for både fagpersoner og ledere. 5.4 Ressourceudnyttelse En af målsætningerne for Shared Care er at opnå bedre og mere rationel udnyttelse af den sundhedsfaglige kapacitet blandt aktørerne i tværsektorielle patientforløb. Hermed skal forstås, at den ekstra værdi, der skabes med SCP, omsættes til ændrede arbejdsgange eller omfordeling af, hvordan de faglige ressourcer anvendes. Blandt fagpersonerne og ledere er der enighed om, at ekstra viden og et samlet overblik generelt er brugbart i et forløb. Konkrete eksempler og situationer i de enkelte fagpersoners daglige arbejde, hvor man har brugt SCP til at skaffe sig ny viden om patienter, forberede en samtale osv., dvs. SCP har haft en direkte effekt på deres arbejde, er der dog ikke mange af på nuværende tidspunkt. Fagpersonerne har mange antagelser om, hvordan de kan bruge SCP konkret, og hvilke fremadrettede forventninger de har til effekten af at kunne tilgå oplysninger i SCP. Her må man huske på, at i de to projekter, der indgår i brugernes erfaringer (Hjerterehabilitering og Fælles Psykiatriindsats), er SCP ikke noget, der anvendes ret ofte, afhængigt af hvilke andre aktører, der er aktive, hvornår de blev aktive, og om forløbets konstruktion og inkluderet patientgruppe resulterer i knap så hyppig anvendelse af SCP. Derfor har man ikke mange konkrete erfaringer endnu. De forventninger man har, er, at man kan undgå gentagelser i patientsamtaler, eftersom man har viden og oplysninger på forhånd. Det kan fx være forløbskoordinatoren eller terapeuten i kommunen der på baggrund af de ret detaljerede oplysninger i SCP fra ambulatoriet og/eller rehabiliteringsafdelingen, kan undgå at spørge om alle de samme ting, som man på sygehuset gjorde, og i stedet starte samtalen et andet og dybere sted. Mht. tid brugt på at indtaste i SCP så er det bl.a. gennemgået i kapitel 6 under Økonomi. Ift. ressourceudnyttelse af fagpersoner i ambulatoriet, så har SCP ikke vist sig som egentlig tidsbesparende. Før integrationen til Cosmic var man nødsaget til at dokumentere i to systemer sygeplejersken ville udfylde i SCP og sekretæren efterfølgende dokumentere i Cosmic. Med integrationen løfter sygeplejersken dokumentationsforpligtelsen i Cosmic når hun/han indtaster i SCP. Om det gøres under eller efter samtalen med patienten er forskelligt og afhænger også af patientens situation og samtalens sværhedsgrad. Det vurderer sygeplejersken selv i hver samtale. Tidligere dikterede man, og en sekretær skrev det ind i journalen efterfølgende. 37

77 En respondent foretræk den model og bruger ekstra tid på selv at udfylde i SCP, mens en anden foretrækker selv at udfylde og synes, det går hurtigere. På baggrund af de få respondenter fra ambulatoriet, kan man ikke konkludere noget generelt omkring arbejdsgangen, og om hvordan man bedst sikrer optimal ressourceudnyttelse. 5.5 Kvalitet i behandlingen Sammenhæng og kommunikation mellem parterne opfattes som en vigtig faktor for at opnå en samlet kvalitetsforbedring i et patientforløb. Kvalitet skal her også opfattes som de rette informationer, til de rette personer på den rette tid. For patienterne giver det ikke mening, at man ikke snakker sammen på tværs. Fx bliver sygeplejerskerne i ambulatoriet ofte mødt med Ved du ikke det? af patienterne. SCP giver så sygeplejerskerne mulighed for at tage fat i de oplysninger, der allerede er indhentet i kommunen, og overblik over de aktiviteter, der er i gang. Det giver patienten en følelse af, at der er styr på tingene, og det letter også sygeplejerskernes arbejde, hvis det fungerer. Det kan også være med til at målrette både kommunens og den praktiserende læges arbejde. (kilde: Respondent 10) I praksis har patienterne både oplevet kvalitet i hver aktørs ansvarsområde i dele af forløbet men også manglende kommunikation og koordinering i andre dele af forløbet (kilde: respondent 13, 14, 15, 16). Derved kan vi konkludere, at man endnu ikke har opnået, at patienterne oplever en forbedret behandlingskvalitet. Igen her må man tage forbehold for tidspunktet for evalueringen ift. projektstatus, både timingmæssigt og ift. generel anvendelse af SCP blandt brugerne. 5.6 Kommunikation/information i patientforløbet Opnåelse af en forbedret kvalitet i behandlingen hænger tæt sammen med anvendelsen af SCP, i form af fælles plan og understøttelse af kommunikation og koordinering, med henblik på optimeret samarbejde på tværs af sektorer. Samtidig kan SCP være med til at minimere, at man mister information undervejs. Som angivet ovenover i afsnit 4.5. så har men endnu ikke så mange praktiske erfaringer med, hvordan man anvender oplysningerne i SCP i dagligdagen og ift. sin egne arbejdsopgaver. Der er dog bred enighed om, at supplerende oplysninger og overblik over forløbet (man ved hvad der er sket og hvad der skal ske for patienten fremadrettet) er en positiv ting for alle parter. Specielt er det vigtigt, at patienten ikke bliver den primære informationsbærer. Som en af patienterne selv formulerer det: Jeg ville som patient få en bedre rehabilitering eller bedre sygdomsforløb. Det er vigtigt for mig at de læser hvad der står for vi kender alle sammen historien med at man kommer på sygehuset og får fire læger og fire forskellige diagnoser. (kilde: Respondent 16) 5.7 Egenomsorg/empowerment Patienternes egenomsorgsevne og empowerment er en af de helt store temaer i sundhedsvæsenet, særligt ift. kronikere. Generelt ønsker man bedre muligheder for at inddrage patienterne i behandlingen, da man 38

78 mener, at det kan have en positiv effekt at involvere patienterne selv aktivt og direkte, såfremt det er muligt. Også i Hjerterehabilitering er det ambitionen at få borgeren mere aktivt involveret og øge deres egenomsorgsevne. SCP betragtes som et godt værktøj til det formål men kan forbedres for at styrke den funktion. (kilde: respondent 10, 11). Her er det afgørende at patienten/borgeren kan se sit eget forløb i SCP. Selvom der fortsat er begrænset brug af SCP blandt patienterne, er der dog nogle, der er også potentialet. Som respondent 16 udtrykker det: Der står stadig ikke så meget. På sigt kunne det måske godt støtte mig i at tage bedre vare på min sygdom. Måske kunne fysioterapeuten efter endt træning ved hende lægge øvelser ud der jeg kan lave hjemme. I stedet for at få 700 brochurer i hånden for de forsvinder. Her kan du bare logge dig ind så det kunne være godt. En funktion i SCP er, at patienten kan kommunikere med fagpersoner via beskeder i SCP. Det er et interessant perspektiv, men som det blev fortalt i afsnit 4.3.1, er de nuværende arbejdsgange og/eller systemet ikke gearet til det i projekt Hjerterehabilitering. Det kan potentielt forringe mulighederne for at inddrage patienten direkte i forløbet. Og man bør tage det alvorligt, at man tilbyder en mulighed teknisk, men som man ikke følger op på organisatorisk og i henhold til nuværende arbejdsgange. 5.8 Afsnitssammenfatning Brugernes erfaringer med SCP er varierede grundet både forskellen i hvor længe de har anvendt SCP nogen har været med fra starten og andre først begyndt at anvende SCP for nyligt men også hvad deres udgangspunkt er for anvendelsen ift. deres jobfunktion eller patientforløb. Særligt den korte anvendelsestid betyder at brugerne ikke har mange konkrete erfaringer fra patientforløb med SCP hvor de har brugt oplysningerne i SCP direkte i deres egen rolle. Altså, at selvom man har anvendt selve teknologien ved fx at indtaste, så er erfaringer med at anvende oplysningerne fra de andre sektorer begrænset på nuværende tidspunkt. Både blandt personale, patienter og ledere er der meget stor tilslutning til Shared Care som koncept og fremtidige muligheder. Bedre vidensdeling er et mål ligesom den direkte inddragelse af patienten som SCP muliggør er. Særligt det perspektiv at patienten/borgeren selv kan se sine oplysninger på en målrettet måde, ser alle positive muligheder i. Der er primært blandt personalet mindre tilfredshed med selve værktøjet, fx brugervenlighed. Det helt store emne er de manglende integrationer til alle relevante fagsystemer. Det nævnes konsekvent som en meget stor hindring for anvendelsen blandt de aktører der ikke anvender et system der har integrationen på plads. SCP har potentialet til bedre ressourceudnyttelse når forløbene og alle faggrupper kommer mere i gang. Med optimeret ressourceudnyttelse skal ikke forstås, at der spares tid på hver enkelt konsultation eller samtale, men at fagpersoner har yderligere relevant viden til rådighed, der medfører, at de kan gribe samtalen med patienten anderledes an, på et mere detaljeret eller dyberegående niveau, og dermed løfte kvaliteten. Patienten vil tillige opleve sammenhæng i det tværsektorielle forløb eftersom de kan se der kommunikeres og information deles på tværs. Samtidig pålægger man heller ikke patienten med byrden af at være informationsbærer. 39

79 Et afgørende parameter er patientens egen inddragelse i processen. Med adgang til SCP og egne data giver man også patienterne mulighed for selv aktivt at medvirke og forholde sig til egen situation, dvs. man kan øge deres egenomsorgsevne. Med den demografiske udvikling og den fortsætte stigning i antallet af kronikere, er egenomsorgsevne og mulighederne for at forbedre den af stor vigtighed for fremtidig bæredygtighed på sundhedsområdet. Kulturer, arbejdsgange, systemer osv. er pt. ikke ret godt gearet til denne omvæltning, men værktøjer som SCP har potentialet til understøtte den proces. 40

80 6. Økonomi Udviklingen af Shared Care Platformen er lavet af Region Syddanmark i samarbejde med IBM og finansieret af midler fra bl.a. Kronikerpuljen. Ressourceforbruget i forbindelse med oprettelse af Shared Care Platformen skal som et led i evalueringen af SCP overordnet og beskrives for følgende: Ressourceforbrug i forbindelse med oprettelse af Shared Care Platformen o Investeringer i IT-udstyr o Personaleforbrug o Supportfunktion Shared Care Platformen er oprindeligt oprettet til patientforløbsprogrammet for hjertepatienter, men kan konfigureres til at understøtte alle patientforløb, hvor der er behov for en særlig tværsektoriel indsats, og hvor der er indgået samarbejdsaftaler mellem parterne om indsatsen. SCP er siden projektets start konfigureret, så systemet samlet set omfatter 7 delprojekter; herunder Hjerterehabilitering, Integrated Care og Fælles Psykiatriindsats, som er de cases der anvendes til evalueringen. I dette afsnit beskrives de overordnede omkostninger ved implementering og pilotdrift samt for hver patientgruppe i de 3 udvalgte delprojekter, dvs. det afholdte ressourceforbrug i forbindelse med at patientgruppen er lagt ind i systemet. Ressourceforbrug i forbindelse med implementering og pilotdrift af SCP: o Tidsforbrug hos personale, uddannelse, materialer o It-support, vedligeholdelse og licenser o Andre driftsomkostninger Endvidere er det målet at kortlægge, hvilke omkostninger der i det forudgående arbejde er faste og vil indgå for hver ny gruppe, der ønskes oprettet, og hvilke omkostninger, der er variable. SCP er som udgangspunkt genstand for evaluering, mens de tre delprojekter bruges som datagrundlag for analysen af de økonomiske perspektiver ved udbredelse til en ny gruppe. Omkostningerne estimeres herefter ved udvikling og implementering af nye patientgrupper i organisationen. Der opstilles 3 scenarier med formål at illustrere økonomien forbundet med udbredelse af SCP Formål Formålet med den økonomiske analyse er at kortlægge ressourceforbruget i Syddansk Sundhedsinnovation, på sygehuse og kommuner i forbindelse med udarbejdelse, udbredelse og drift af Shared Care Platformen. Analysen skal ideelt set belyse, hvilke økonomiske konsekvenser og perspektiver, der er ved at udbrede Shared Care Platformen til andre patientgrupper, men da der ikke foreligger data for eventuelt sparede konsultationer eller indlæggelser er en konsekvensberegning ikke mulig. Derimod kan der gives et estimat på, hvor meget det vil koste at udbrede løsningen til en ny gruppe patienter, også kaldet inkrementelle omkostninger Metode og dataindsamling De økonomiske beregninger tager udgangspunkt i en komparativ sammenligning, hvor status quo ville være en tilstand, hvor sundhedspersonale ikke gjorde brug af SCP, og SDSI ikke ville have udgifter hertil, da det 41

81 antages at SCP gruppen alene har udgifter som følge af projektet (kilde: Digitaliseringsstyrelsens business case). Perspektivet er sygehuse og kommuner, i dette tilfælde OUH Svendborg, OUH Nyborg, Svendborg Kommune, Nyborg Kommune og Fåborg-Midtfyns Kommune. Der tages ikke hensyn til afledte effekter uden for disse sektorer i den økonomiske analyse. Økonomimodellen tager udgangspunkt i Digitaliseringsstyrelsens business case model. Den anvendte model er grundlæggende baseret på en simpel omkostningsmetode. Potentielle gevinster kvantificeres og indregnes ikke i modellen. Først gennemgås udregningerne kort, derefter information omkring dataindsamling. Herefter præsenteres dokumentation og bemærkninger til de forskellige antagelser Udregninger Beregningerne bruger data for allerede afholdte omkostninger. Omkostningerne præsenteres for henholdsvis investeringer samt implementering og pilot drift af de 3 projekter: Hjerterehabilitering, Integrated Care og Fælles Psykiatriindsats. Udgifter, som udelukkende er relevante for at kunne indføre Shared Care Platformen er angivet særskilt, da denne kategori indeholder investeringsomkostninger som kun afholdes en gang. Udgifter til drift, kan variere med antallet af brugere og udvidelser af brugergrupper. Modellen er overordnet vist i figur 5 Figur 5: Investeringer og driftsomkostninger 42

82 6.2.2 Variable De oplysninger, som fremgår overordnet af figur 5 og indgår i beregningerne, er defineret og indsamlet som vist i tabel 6. Omkostningstyperne er opdelt i investeringer samt implementering og pilotdrift. Alle relevante oplysninger er indsamlet ved interviews. Omkostningerne kan estimeres på gruppeniveau, hvilket er for hvert af projekterne. Tabel 6: Ressourcer inkluderet i omkostningsberegningerne Omkostningstype Beskrivelse Metode til indsamling af data Investeringer IT- Infrastruktur - udvikling af SCP Support funktion Implementering og pilotdrift IT-tjenesteydelser Uddannelse af personale Personaleudgifter og lønninger Personaleudgifter og lønninger Bygninger Samlede udbetalinger til IBM for udvikling i perioden. - Løn udbetalt til SDSI-personale under udviklingsfasen. - Herunder udvikling af faneblade for hvert projekt, samt opbygning og udtræk af rapporter. - Løn eller honorarer udbetalt til andet personale under udviklingsfasen. - Omkostninger til Integrationer. Udgifter til materiale som er nødvendigt for at oprette en supportfunktion Køb af IT-tjenesteydelser hos IBM. Herunder omkostninger til løbende vedligeholdelse/support, drift og licens Omkostninger til kurser afholdt af SDSI i de forskellige sektorer - Tid brugt på uddannelse af fagpersoner/brugere i de enkelte projekter og de enkelte faggruppers gennemsnitslønninger. - Projektledelsens tidsforbrug og gennemsnitsløn. - Tidsforbrug ved support af platformen, både SDSI og eventuelt lokalt. - Tid i sektorerne brugt på registrering samt orientering i Shared Care Platformen, samt gennemsnitslønninger pr. sektor. Omkostninger til leje af kontorer mm. I forskerparken i perioden er estimeret på årsbasis. Interviews med SDSI Interviews med SDSI Interviews med SDSI Interviews med SDSI Interviews med SDSI Interviews med brugere Interviews med SDSI Estimering på patient eller gruppe niveau Gruppe niveau Gruppe niveau Gruppe niveau Gruppe niveau Gruppe niveau Gruppe niveau Gruppe niveau 43

83 Data for omkostninger indsamles over tidsperioden fra projektstart i 2010 til 2015 medio. Ressourceforbruget på sygehuse, kommuner og lægepraksis indsamles i tidsperioden august 2013 til november 2015, der afspejler tiden fra opstart af SCP til nuværende tilstand. Denne tidsperiode opgøres med henblik på at beskrive hvilke omkostninger, der varierer ved udvidelse og pilotdrift. Metoden for dataindsamling er interviews med ansatte i Syddansk Sundhedsinnovation og Region Syddanmark med henblik på at udarbejde resultatet af det totale ressourceforbrug samt lave en kvalitativ vurdering af de inkrementelle omkostninger (pr. patientgruppe) i udvidelsen af Shared Care Platformen. Interviews med projektledere fra Syddansk Sundhedsinnovation er udført med henblik på at afdække afholdte omkostninger og har fulgt dispositionen fra Digitaliseringsstyrelsens Business cases Fagpersonales tidsforbrug Informationer omkring tidsforbrug hos sundhedsfagligt personale er indhentet via interviews som beskrevet i afsnit 2.2 og Bilag 2. Tabel 7: Tidsforbrug hos personale Fagpersoner Placering Svar på spørgsmål omkring tidsforbrug Estimat Sygeplejersker og fysioterapeuter 10 min per samtale Praktiserende; læger, psykologer, psykiatere; sygeplejersker, hjemmepleje og fysioterapeuter Nyborg sygehus, Nyborg kommune, Faaborg-Midtfyn kommune OUH, Odense Kommune og alment praksis i Odense Praktiserende Haderslev læger, Kommune sygeplejersker, lokal- og socialpsykiatrien, beskæftigelsesområdet I hjerteprojektet angiver 4 personer, at de bruger ekstra tid, fordi de skal indtaste i SCP. En sygehusbruger anvender mere tid, fordi hun ikke ønsker at indtaste oplysningerne imens patienten er tilstede. I kommuner bruges ekstra tid på indtastning p.gr.a. manglende integration til kommunalt journalsystem. Tidsangivelserne spænder fra min for de som kunne give et estimat. Ingen involverede aktører har haft mulighed for at svare på spørgsmål om shared care platformen, da IC evalueres som projekt fra anden side. Brugerne har brugt platformen i meget begrænset omfang, og kan derfor ikke angive tidforbrug - - Tidsforbruget er angivet ud fra brugernes svar og kan estimeres til henholdsvis 10 minutter i gennemsnit pr. samtale for fagpersoner i projekt Hjerterehabilitering og Fælles Psykiatriindsats. Det var ikke muligt at interviewe brugere fra Integrated Care. Brugere i Fælles Psykiatriindsats kan ikke give tidsangivelser. Fagpersonerne fra sygehuse i Hjerterehabilitering registrerer i SCP ved inklusionssamtale, 3 måneders opfølgning og 12 måneders opfølgning. Kommunale brugere registrer som minimum ved opstart i kommune og afslutning af patienten Priser Priser, der indgår i beregningerne, er angivet i tabel 8, og omkostningstyperne er forklaret uddybende i tabel 1. Priserne er angivet pr. enhed. 44

84 Tabel 8: Priser brugt i omkostningsberegningerne (DKR, 2015-priser) Omkostningstype Pris per enhed Bygninger, lejeudgift pr. kontor/år kr ,00 Support funktion, TDC produkt kr. 300,00 Supportfunktion, abonnement pr. år kr. 800,00 Tidsforbrug for ledelse Gns. timeløn for SDSI-personale kr. 368,64 Tidsforbrug for brugere Gns. timeløn for sygehus personale kr. 281,00 Gns. timeløn for kommunal personale kr. 267,93 Gns. timeløn for læge kr. 385,56 Omkostninger til leje af kontorer er estimeret på årlig basis pr. kontor til , og supportfunktionen koster 800 kr. årligt samt 300 kr. i oprettelse. Når tidsforbruget udregnes, bruges gennemsnitslønninger på de faggrupper, der har deltaget i projektet (kilde: MTV-skema) Antagelser Ved udregningerne af omkostningerne for implementering og drift, antages det, at ressourceforbruget ved projekternes udgang afspejler en pilotdrift situation. Disse omkostninger afspejler formentlig ikke en fremadrettet driftssituation. Økonomimodellen er en simpel omkostningsmetode, hvor afholdte omkostninger opgøres. Det vil sige, at kliniske sundhedsgevinster og patienttilfredshed ikke kvantificeres i beregningerne. Niveauet for løsningens brug er både på borgerniveau, kommunalt, inden for praksissektoren og regionale sygehusafdelinger. Data indsamles i henhold til sundhedssektorperspektivet, og det antages dermed, at patienter ikke har omkostninger ved brug af løsningen. I projektforløbet fra 2010 til 2015 har der været et varierende antal ansatte i projektledelsen, og nogle varetager opgaver uden for SCP enheden. Opgørelser over hidtidigt tidsforbrug viser, at det har krævet 4 fuldtidsansatte projektmedarbejdere i SCP enheden pr. år under udviklingen. Antallet varierer fremadrettet med projektaktivitet, karakter og antal af nye projekter. Det antages yderligere, at der ved forvaltning af SCP kræves 2 fuldtidsansatte pr. år. 45

85 Tidsforbrug for personale opgøres ved ekstra tid som følge af interventionen, til introduktionskurser og eventuel tid til indtastning af data og samtaler med patienter. Dette er tid, som ellers ville kunne være brugt i sektoren. Der er i implementeringsforløbet forsøgt flere mulige introduktionsforløb: 1. SDSI afholder kurser for hold (op til 20 personer) af 2 x 0,5 arbejdsdags varighed. 2. Enheden afholder selv kurser, kombineret E-læring og undervisning. Der bruges ca. 1 time pr. bruger. Underviseren må her antages at anvende tid til forberedelse (med mindre det er sidemandsoplæring). 3. SDSI afholder 5-6 seancer, hvor deltagerne undervises på hold. 4. SDSI projektledere tager ud til lægepraksis og introducerer SCP. Kurser á 1 times varighed. Introduktionskurserne, hvor brugerne undervises og oplæres i brugen af SCP, antages for alle pilotprojekter at udgøre 2 x 0,5 arbejdsdag og opgøres pr. sektor. Fremadrettet vil der arbejdes på at introducere brugere til SCP á 2 timers kurser. SDSI afholder kurserne, og tiden, der anvendes, er indeholdt i de estimerede antal fuldtidsansatte projektledere. Transport til og fra kurser kvantificeres ikke. Jf. interviews med fagprofessionelle brugere (Bilag 2) har spørgsmålene til formål at afdække: hvor længe brugeren har anvendt SCP; om der har været ekstra tidsforbrug til konsultation med patient som følge af dataindtastning; om der har været sparet tid som følge af SCP og muligheden for informationsøgning inden konsultation. Det antages, at der på sygehuse anvendes SCP til mindst 3 samtaler pr. patient, og i kommunen til mindst 2 samtaler pr. patient. Dataindsamlingen er baseret på skøn og er indsamlet for 5 personer fordelt på hhv. sygehuse og kommuner. Resultaterne må derfor fortolkes med forbehold Resultater Resultatafsnittet gennemgår først det overordnede ressourceforbrug i perioden (tabel 9). Efterfølgende brydes tabellen ned i investeringer (tabel 10) og overordnede omkostninger i udvikling og drift (tabel 11). Omkostninger specifikt for de 3 projekter indgår ikke i tabel 9 men er redegjort for særskilt i de efterfølgende delafsnit. Ressourceforbruget fremadrettet er estimeret i afsnit Forvaltningsomkostningerne ved at drifte SCP uden yderligere udvikling gennemgås først, og sidenhen estimeres omkostninger i forskellige scenarier. 46

86 Tabel 9:Overordnet ressourceforbrug i SCP Samlet forbrug Investeringer (DKR) Betalinger for leverancer, IT kr ,20 Udvikling af funktionaliteter kr ,00 løn og honorarer til andet personale kr ,40 Diverse kr ,76 Udvikling og pilotdrift Projektledelse kr ,60 Bygninger kr ,00 Supportfuntion kr ,00 Køb af ittjenesteydelser kr ,54 SUM kr ,50 Det overordnede ressourceforbrug i perioden er opgjort til godt 30,2 mio. Disse omkostninger er uddybet i det følgende og redegjort for pr. år Investeringsomkostninger Ideen til Shared Care Platformen blev i 2010 introduceret med første projekt på hjerteområdet. Fra blev projektet finansieret via midler fra Kronikerpuljen. Efterfølgende er videreudviklingen medfinansieret af midler fra de enkelte projekter. Investeringsomkostningerne er vist i tabel 10. Betaling for leverancer, IT (IBM) Tabel 10: Investeringer i Shared Care samlet forbrug Udbetalinger i perioden, IBM , ,65 kr ,48 Time and Material, IBM ,72 kr ,72 Udvikling af faneblade Generelt , ,00 kr ,00 Løn eller honorarer udbetalt til andet personale Konsulentydelser, Mediq , , ,00 kr ,00 Frikøb af personale , ,00 kr ,40 Diverse Varekøb ,00 630, ,00 kr ,36 Møder mv , , ,60 kr ,10 Øvrige tjenesteydelser ,51 kr ,51 Diverse(Cosmic) 772, , , ,45 kr ,79 SUM kr ,36 Tabel 10 viser, hvilke investeringer der er foretaget i perioden. Udbetalinger til it-ydelser figurerer øverst, herunder løn eller honorarer udbetalt til personale under udviklingen. Diverse dækker omkostninger i forbindelse med integration til Cosmic samt diverse materialer. Supportfunktionen varetages af projektlederen og indgår i den fuldtidsstilling angivet ledelsesomkostninger i tabel 11. I opgørelsen indgår endvidere 47

87 udgifter til ekstern bistand ved gennemførelse af EU-udbud og efterfølgende kontraktindgåelse. De samlede investeringer er fundet til knap 11,5 mio Udvikling og drift af de tre projekter Omkostninger for udvikling, implementering og pilotdrift præsenteres overordnet samt for de tre projekter; Hjerterehabilitering, Integrated Care og Fælles Psykiatriindsats. I beregningerne indgår data for allerede afholdte omkostninger. I tabel 11 ses hvilke overordnede omkostninger, der er forbundet med udvikling og pilotdrift af SCP. Tabel 11: overordnede omkostninger i udvikling og pilotdrift Projektledelse ledelsesomkostninger , , , , , ,00 Andre SDSI lønninger ,50 Bygninger leje af bygninger (medarb/år) , , , , , ,00 antal medarbejdere 2,00 2,00 2,00 4,00 4,00 4,00 lejeomkostninger , , , , , ,00 Supportfunktion medarbejdertimer* TDC abbonement 1.100,00 800,00 800,00 800,00 800,00 800,00 Køb af it-tjenesteydelser Drift , , , ,00 Vedligehold/support , ,00 Licencer , ,94 SUM kr ,94 kr ,81 kr ,56 kr ,89 kr ,00 kr ,94 * Supporten af SCP varetages af en SCP systemadministrator Omkostningerne til SCP projektledere er beregnet pr. år. Der har i udviklingsfasen været svingende tilknytning af medarbejdere. Leje af bygninger er baseret på det antal tilknyttede SCP medarbejdere pr. år. Supporten af SCP varetages af en SCP systemadministrator, og tidsforbrug hertil indgår i omkostningerne for projektledelse. Der er tegnet et årligt abonnement tilknyttet supportfunktionen. Køb af it-tjenesteydelser er præsenteret som drift, der har en årlig omkostning på kr., vedligeholdelse og support med årlig omkostning mellem 3 og 3,5 mio. kr. og licenser på ca. 1 mio. kr. pr. år. Licens omkostningerne afhænger af aktiviteten i platformen og stiger med antallet af inkluderede patienter og brugere. I Tabel 11 afhænger licensomkostningerne således af det antal tilknyttede patienter og brugere i de tre delprojekter: Hjerterehabilitering, Integrated Care og Fælles Psykiatriindsats. Fremadrettet vil licensomkostningerne desuden afhænge af omfanget i nye projekter. I det følgende vil ressourceforbruget i de tre delprojekter blive opgjort Hjerterehabilitering Tabel 12 viser hvilke it-omkostninger der har været i projekt Hjerterehabilitering. De fordeler sig på investeringer i udvikling af fanebladet samt omkostninger til uddannelse af personale og eventuelt sparet eller forbrugt tid i forbindelse med konsultationer. 48

88 Investeringer Tabel 12: Omkostninger i projekt Hjerterehabilitering samlet forbrug Udvikling af funktionalitet Implementering Uddannelse af brugere Sygehusafdeling pr. bruger antal Lægepraksis pr. bruger antal - - Kommune pr. bruger antal Omkostninger til uddannelse Øvrigt tidsforbrug Tidsforbrug Sygehuspersonale pr. samtale 46,83 antal 1647, ,50 Læge pr. samtale - antal - - Kommunalt personale pr. samtale 44,66 antal 1.098, ,19 Omkostninger til personale ,69 SUM kr Omkostningerne til udvikling af SCP i forhold til hjerterehabilitering er angivet til knap 1 mio. kr. Der er registreret personaletilknytning på sygehus (7) og i kommuner (6), men ingen læger. Uddannelse af brugerne i SCP har ifølge antagelserne kostet knap kr., hvilket er givet at brugerne modtog 2 x ½ dags introduktionskursus. Det øvrige tidsforbrug er angivet til 10 min pr. samtale, da personalet angav ekstra tidsforbrug i forbindelse med registrering i SCP. Summen af investeringer og tidsforbrug hos brugere angives som de totale omkostninger og beløber sig i projektet til ca kr. Hjerterehabilitering var det første projekt, som blev startet inden for programmet SCP, og meget af den udvikling, som har foregået i dette projekt, har været udnyttet i de senere projekter. Der er pr i alt oprettet 549 patienter i projekt Hjerterehabilitering Integrated Care Omkostningerne i projekt Integrated Care er finansieret af midler fra projektet selv og udvikling af faneblade er foretaget på SAD og DÆMP området. Jf. pkt har projektet haft et betydeligt større budget end de andre projekter samt mulighed for at aflønne deltagende brugere, og således haft en økonomisk incitamentsstruktur. Der er ikke adgang til oplysninger fra projektets brugere og dermed kan det øvrige tidsforbrug ikke beregnes. Omkostningerne i tabel 13 beror således på investeringer i udvikling af funktionalitet i faneblade samt tid jf. pkt brugt på uddannelse i SCP. 49

89 Tabel 13:Omkostninger i projekt Integrated Care, SAD og DÆMP samlet forbrug Investeringer Udvikling af funktionalitet kr Implementering Uddannelse af brugere Sygehusafdeling pr. bruger antal Lægepraksis pr. bruger antal Kommune pr. bruger antal Omkostninger til uddannelse Øvrigt tidsforbrug Tidsforbrug - - Sygehuspersonale pr. samtale - - antal - - Læge pr. samtale - - antal - - Kommunalt personale pr. samtale - - antal - - Omkostninger til personale SUM kr Omkostningerne til udvikling af faneblade til IC er knap 3,2 mio. kr. I SAD gruppen består de faglige brugere hovedsageligt af praktiserende læger og privatpraktiserende psykologer (angivet som læger) (i alt 54), og færre brugere på sygehus (4) og kommunalt (6). I DÆMP gruppen er de kommunale aktører flest (141), og består af hjemmepleje, sygepleje og træningsafdeling. Desuden er læger (31) og sygeplejesker (9) tilknyttet. Omkostningerne forbundet med at personalet uddannes i brugen af SCP er ca Implementeringen af Integrated Care er det mest omfangsrige af de tre projekter og har flest fagbrugere, oprettede forløb og mest aktivitet i form af antal visninger og ændringer. Der er pr i alt oprettet 627 patienter i projekt Integrated Care, henholdsvis 212 og 415 i DÆMP og SAD Fælles Psykiatriindsats Tabel 14 viser omkostningerne i Fælles Psykiatriindsats. I projektet blev konfigureringen af fanebladet løst ved at anvende elementer fra andre projekter. Man anvendte her et udgangspunkt fra et psykiatriprojekt i Esbjerg, som siden stoppede. Omkostningerne i tabel 14 er baseret på investeringer i udvikling af faneblade samt tid jf. pkt brugt på uddannelse i SCP. 50

90 Tabel 14: Omkostninger i projekt Fælles Psykiatriindsats Det var muligt at konfigurere løsningen uden nyudvikling af funktioner, og omkostningerne til udviklingen af faneblade beløber sig til ca kr. De faglige brugere er medarbejdere i den regionale lokalpsykiatri (4) samt kommunale medarbejdere (10). Omkostningerne til uddannelse er ca kr. Jf. Shared Care Platform Kortlægning juni 2015 anvendtes platformen ikke til dokumentation, men samarbejdet fungerede udenom SCP. Der er pr oprettet 12 patienter i projekt Fælles Psykiatriindsats. Arbejdet med at anvende SCP i Fælles Psykiatriindsats er i stadig udvikling Shared Care Fremadrettet Aktiviteten i Shared Care Platformen kan tage en fremadskuende vinkel ved beskrivelse af en drift- og forvaltningsdel samt en udviklingsdel. Drift og forvaltning beskriver de årlige omkostninger, der er forbundet med at drive SCP. Udvikling af SCP kan tage mange forskellige størrelser, og omkostningerne hertil er forbundet med usikkerhed. Erfaringerne fra de hidtidige projekter kan bruges til at lave antagelser for udviklingen i forskellige scenarier. Investeringerne i SCP i perioden betragtes som en fortidig omkostning, der ikke kan undgås eller ændres. Det vil sige, at der i det følgende ses på marginalomkostningen for nye patienter. Dermed opgøres i dette afsnit: samlet forbrug Investeringer Udvikling af funktionalitet 18432,02 0, ,02 Implementering Uddannelse af brugere Sygehusafdeling pr. bruger antal Lægepraksis pr. bruger antal - - Kommune pr. bruger antal Omkostninger til uddannelse Øvrigt tidsforbrug Tidsforbrug - - Sygehuspersonale pr. samtale - - antal - - Læge pr. samtale - - antal - - Kommunalt personale pr. samtale - - antal Omkostninger til personale SUM kr Drift og forvaltning Omkostningerne på nuværende tidspunkt til drift og forvaltning af Shared Care Platformen uden yderligere udvikling. Dertil opgøres marginalomkostningerne pr. patient ved brug af SCP, når antallet af patienter og brugere stiger jævnfør aftale om Licenser i relation til Shared Care platformen (Bilag 8) og Servicemål af Region Syddanmark (Bilag 9). 51

91 2. Udvikling Projektbundne omkostninger estimeres herefter ved implementering af andre sygdomsområder i organisationen. Der opstilles 3 scenarier med formål at illustrere økonomien forbundet med udbredelse af Shared Care Platformen. Scenarierne skitseres overordnet og i scenarie 2 & 3 vurderes omkostninger ud fra to alternativer - et med begrænset udbredelse og et med fuld udbredelse. Drift og forvaltning af Shared Care De årlige omkostninger ved forvaltningen af SCP, forudsat ingen udvikling, afhænger af faktorer som: Antal ansatte til ledelse af Shared Care Platformen, omkostninger til leje af bygninger og brugernes support behov, hvilket varetages af SCP ledelsen. Der er årlige omkostninger til it-løsningens drift, vedligehold og licens. Tabel 15: Årlige forvaltningsomkostninger for SCP Budget Årlige omk Allokering Budget (DKR) Forvaltning SCP medarbejdere x , % kr ,43 Leje af kontorer x % kr ,00 Drift % kr ,00 Vedlighold % kr ,50 Licens (Trin E.I) % kr ,00 SUM kr De årlige omkostninger ved drift af Shared Care Platformen er ca kr. Omkostningerne pr. patient der inkluderes er faldende i intervaller. Disse intervaller er givet i omkostningsstrukturen for licenser. Licensomkostningerne afhænger af, om der inkluderes patienter, og om flere brugere tilknyttes platformen. Altså afhænger forvaltningsomkostningerne gennem licensstrukturen af: I. Det totale antal oprettede patienter II. Det totale antal brugere III. Det maksimale antal brugere, der kan anvende SCP samtidigt, pr. time. Licensen følger en trappestruktur illustreret i tabel 16. Max. Antal patienter i systemet, pr. år Tabel 16: licensstruktur for SCP Max. Antal brugere i systemet, pr. år Pris inkl. moms Position. E.I kr ,00 E.II kr ,00 E.III kr ,00 E.IV kr ,00 E.V kr ,00 E.VI kr ,00 E.VII kr ,00 E.VIII kr ,00 52

92 Af aftalen om leverance af serviceydelser fremgår det, at den lavest mulige licens er på kr. årligt ekskl. moms. Med det nuværende antal oprettede patienter og tilknyttede brugere ligger systemet på trin E.I, og de årlige omkostninger til licens på kr. I det følgende vises skaleringsøkonomien via tabel 16, kolonne 2: max antal patienter i systemet. Der er i perioden fra projekternes opstart til oprettet i alt 1188 patienter i SCP. De marginale omkostninger pr. patient i denne situation er illustreret i figur 6. Figur 6: Marginalomkostninger for Trin E.I ( patienter) Figur 6 viser, at marginalomkostningerne falder, jo flere patienter inkluderes. Da omkostningerne starter ved kr. årligt, vil prisen for den første inkluderede patient naturligvis være høj, men aftager kraftigt. Marginalomkostningerne pr. patient ligger for trin E.I. ( patienter) i intervallet (294 kr kr.). Ved 1188 patienter ligger marginalomkostningen på kr. Udbredes systemet yderligere, vil marginalomkostningerne falde, indtil der inkluderes tilstrækkeligt med patienter til et nyt skaleringstrin for licens opnås. Licens er den eneste forvaltningsomkostning, der påvirkes direkte af mængden af patienter. Denne udvikling er illustreret i figur 7. Figur 7 viser marginalomkostningerne pr. patient, ved udbredelse fra 0 til patienter. Anden-aksen er tilpasset, så trinnene for licens kan anes. Figur 7: Marginalomkostninger ved udbredelse 53

93 Af figuren ses det, at de marginale omkostninger falder i intervaller, indtil et nyt skaleringstrin opnås. Ved et nyt skaleringstrin er den maksimale marginale stigning på. 15 kr. pr. patient. Dette sker ved ændring fra licens trin E.I. til E.II. Det skal bemærkes, at der i disse omkostninger ikke tages hensyn til uddannelse af et muligt øget antal brugere eller organisatoriske ændringer. Disse faktorer beskrives i det følgende omkring omkostninger ved udvikling af SCP. Udvikling af Shared Care Dette afsnit beskriver hvilke elementer, der påvirkes ved at udbrede anvendelsen af Shared Care Platformen. Der er skitseret 3 forskellige scenarier: et med udgangspunkt i eksisterende funktioner og simpel konfigurering; et med nogen nyudvikling af funktionaliteter og moderat konfigurering; og endeligt et med væsentlig funktionalitetsudvidelse. For hvert scenarie angives omkostninger forbundet med processen, udvikling og tilpasning af systemer samt implementering i organisationen. Scenarierne er udarbejdet i samarbejde med og beror på erfaringer og antagelser fra SCP projektledelsen. Nedenfor beskrives karakteristika for Scenarie 1. Scenarie 1 Enkelt visning med udgangspunkt i eksisterende funktionalitet Bemærkninger Proces omkostninger Udvikling/tilpasning Implementering Scenariet beskriver en situation, hvor et mindre projekt med et tværsektorielt samarbejde udføres 1 2 workshops med begrænset deltagerkreds af nøglepersoner - 2 x ½ dag med 5 personer Der gennemføres alene konfiguration - <50 timer til konfiguration og test Implementeringsomkostninger vurderes ud implementering i et enkelt sygehusområde i udvalgte kommuner patienter - 50 Sundhedsprofessionelle brugere I de workshops der afholdes, antages det at kræve kompetencer fra forskellige sektorer. I scenarie 1 afholdes 1-2 workshops med 5 faglige aktører beskrevet i tabel 17. Rolle/Ressource Organisation Tabel 17: Aktører i Scenarie 1 Deltagelse (estimat) Kompetence/mandat Sundhedsperson Kommune 10 timer Sundhedsfaglig viden Koordinator Kommune 10 timer Kommunale processer Sygeplejerske x 2 Region/sygehus 20 timer Sundhedsfaglig SCP projektleder SDSI 25 timer Projektledelse 54

94 SCP systemadministrator SDSI 50 timer Konfiguration af SCP Det antages, at sundhedspersoner og koordinatorer i kommunalt regi bidrager med sundhedsfaglig viden og ekspertise om kommunale processer. Sygeplejersken kan bidrage med den regionale og sygehusmæssige sundhedsfaglige viden. Shared Care Platformen bidrager som leder af projektet og med viden om konfigurering, kan de varetage udvikling af faneblade, der ikke kræver nye funktionaliteter. Implementeringsomkostningerne angives alene ved omkostningerne til uddannelse af brugere af SCP. Budgettet for Scenarie 1 er præsenteret i Tabel 18. Tabel 18: Budget for Scenarie 1 Budget Antal timer Allokering Budget (DKR) Proces, Møder Sundhedsperson % kr ,30 Koordinator % kr ,30 Sygeplejerske x % kr ,00 SCP projektleder % kr ,00 Udvikling/ tilpasning % kr ,00 Implementering Undervisning % kr ,67 SUM kr ,27 Tabel 18 viser, at omkostningerne til udvikling af et projekt med eksisterende funktionaliteter og kapacitet til inklusion af patienter kan opgøres til knap kr. I Scenarie 2 antages en moderat konfiguration og nogen udvikling af funktionaliteter. Projektet kan være udvikling til et nyt sygdomsområde. Karakteristika for Scenarie 2 beskrives nedenfor. Scenarie 2 Moderat kompleks visning/konfiguration med nogen funktionalitetsudvikling SCP systemadministrator Bemærkninger Projektet kan være understøttelse af et nyt sygdomsområde eller et større tværsektorielt samarbejdsprojekt, som fordrer, at der udvikles ny funktionalitet på platformen. Proces omkostninger 5 workshops med udvidet deltagerkreds med deltagere fra sektorer/personalekategorier - 5 x 1 dag med 15 personer 55

95 Udvikling/tilpasning Implementering Der gennemføres: - Konfiguration 250 timer inkl. test - Udvikling af systemændringer Implementeringsomkostninger vurderes ud fra 2 alternativer: 1. Udbredelse inden for et sygehusområde i udvalgte kommuner patienter sundhedsfaglige brugere 2. Udbredelse til alle (relevante) sygehusområder til alle kommuner (fuld skalering) patienter sundhedsfaglige brugere Det antages, at der afholdes 5 workshops á 1 dag med kompetencer fra forskellige sektorer. De forskellige ressourcer deltager ikke på alle workshops men i varierende grad efter estimaterne i tabel 18. I Implementeringen opdeles Scenarie 2 efter 2 alternativer. Det første beskriver udbredelse inden for et sygehusområde og i 1-3 udvalgte kommuner. Scenarie 2.1 antager udbredelse til 3000 patienter og 150 brugere. Det andet antager udbredelse til alle relevante sygehusområder og kommuner, hvilket er patienter og 500 sundhedsfaglige brugere i Scenarie 2.2. I tabel 19 præsenteres omfanget af aktører relevante for Scenarie 2 overordnet. Rolle/Ressource Organisation Sundhedsperson x 3 Kommune Tabel 19: Aktører i scenarie 2 48 timer Koordinator x 2 Kommune 48 timer Deltagelse (estimat) Kompetence/mandat Sundhedsfaglig viden Kommunale processer Sygeplejerske x 4 Region/sygehus 64 timer Sundhedsfaglig Læge Region/sygehus 16 timer Sundhedsfaglig SCP projektleder SDSI 200 timer Projektledelse Systemudvikler Ekstern 200 timer Systemændringer SCP systemadministrator SDSI 250 timer Konfiguration af SCP Sundhedspersoner og koordinatorer fra kommunalt regi bidrager med sundhedsfaglig viden og ekspertise omkring kommunale processer. Sygeplejersken og lægen kan bidrage med den regionale og sygehusmæssige sundhedsfaglige viden. Shared Care Platformen bidrager som leder af projektet og med viden om konfigurering, kan de forvalte udvikling af faneblade, med ekstern hjælp til udvikling af nye funktionaliteter. De estimerede antal timer i tabel 19 beror på erfaringer fra tidligere udviklingsprocesser. Tabel 20 præsenterer budgettet for Scenarie 2.1, der som nævnt er begrænset udbredelse til maksimalt 3000 patienter. 56

96 Tabel 20: Budget for Scenarie 2.1 Budget Antal timer Allokering Budget (DKK) Proces, Møder Sundhedsperson x % kr ,64 Koordinator x % kr ,64 Sygeplejerske x % kr ,00 Læge % kr ,96 SCP projektleder 2 måneder 60% kr ,07 Udvikling/ tilpasning SCP systemadministrator % kr ,00 Udvikling % kr ,00 Implementering Undervisning % kr ,00 SUM kr ,31 Omkostninger for løsningen i Scenarie 2.1 er beregnet til ca kr. Hvis flere brugere uddannes, således at antallet af brugere stiger fra 150 til 500, kan flere patienter ligeledes inkluderes. Scenarie 2.2 antager, at patienter inkluderes. Budgettet herfor præsenteres i tabel 21. Tabel 21: Budget for Scenarie 2.2 Budget Antal timer Allokering Budget (DKK) Proces, Møder Sundhedsperson x % kr ,64 Koordinator x % kr ,64 Sygeplejerske x % kr ,00 Læge % kr ,96 SCP projektleder 2 måneder 60% kr ,07 Udvikling/ tilpasning SCP systemadministrator % kr ,00 Udvikling % kr ,00 Implementering Undervisning % kr ,67 SUM kr ,98 57

97 Når antallet af brugere stiger, øges omkostningerne til undervisning. De andre omkostninger er tilsvarende dem i Scenarie 2.1. Budgettet for scenarie 2.2 er ca kr. Scenarie 3 beskriver et projekt, der kræver væsentlig funktionalitetsudvidelse. Det kan være understøttelse af et nyt sygdomsområde, hvor det er nødvendigt, at aktører involveres betydeligt for at fastlægge behov til funktionaliteter og arbejdsgange. Karakteristika præsenteres nedenfor. Scenarie 3 Kompleks visning med væsentlig funktionalitetsudvidelse Bemærkninger Projektet kan være understøttelse af et nyt sygdomsområde fx Diabetes eller KOL, hvor det vil kræve en betydelig involvering af brugere med henblik på at fastlægge krav til funktionalitet og arbejdsgange. Projektet antages at medføre en væsentlig konfigurations- og udviklingsopgave. Proces omkostninger Udvikling/tilpasning 8 workshops med deltagelse af alle sektorer/personalekategorier/patienter/pårørende personer (ikke alle behøver at deltage i alle workshops) Der gennemføres - Konfiguration 500 timer inkl. test - Udvikling af systemændringer 1 mio. Implementering Implementeringsomkostninger vurderes ud fra 2 alternativer: 1. Udbredelse inden for et sygehusområde i udvalgte kommuner 1-3: patienter sundhedsfaglige brugere 2. Udbredelse til alle (relevante) sygehusområder til alle kommuner (fuld skalering): patienter sundhedsfaglige brugere Det antages, at der afholdes 8 workshops af 1 dag med kompetencer fra forskellige sektorer. De forskellige ressourcer deltager ikke på alle workshops men i varierende grad efter estimaterne i tabel 22. Scenarie 3 kræver væsentlig funktionsudvidelse, og udvikling af systemændringer er komplekst. I Implementeringen opdeles Scenarie 3 efter 2 alternativer. Det første beskriver udbredelse inden for et sygehusområde og i 1-3 udvalgte kommuner. Scenarie 3.1 antager udbredelse til patienter og 150 brugere. Det andet antager udbredelse til alle relevante sygehusområder og kommuner, hvilket er patienter og 2000 sundhedsfaglige brugere i Scenarie 3.2. I tabel 22 præsenteres omfanget af aktører relevante for Scenarie 3 overordnet. 58

98 Rolle/Ressource Tabel 22: Aktører i Scenarie 3 Organisation Deltagelse (estimat) Sundhedsperson x 5 Kommune 120 timer Koordinator x 4 Kommune 96 timer Kompetence/mandat Sundhedsfaglig viden Kommunale processer Sygeplejerske x 6 Region/sygehus 140 timer Sundhedsfaglig Læge x 3 Region/sygehus 72 timer Sundhedsfaglig Patienter/pårørende x 6 Privat 144 timer Behov for anvendelse SCP projektleder SDSI 200 timer Projektledelse Systemudvikler Ekstern 500 timer Systemændringer SCP systemadministrator SDSI 500 timer Konfiguration af SCP Sundhedspersoner og koordinatorer fra kommunalt regi bidrager med sundhedsfaglig viden og ekspertise omkring kommunale processer. Sygeplejersken og lægen kan bidrage med den regionale og sygehusmæssige sundhedsfaglige viden. Shared Care Platformen bidrager som leder af projektet og med viden om konfigurering, kan de forvalte udvikling af faneblade med ekstern hjælp til udvikling af nye funktionaliteter. De estimerede antal timer i tabel 22 beror på erfaringer fra tidligere udviklingsprocesser. Tabel 23 præsenterer budgettet for Scenarie 3.1, der er karakteriseret ved begrænset udbredelse til maksimalt patienter. Tabel 23: Budget for Scenarie 3.1 Budget Antal timer Allokering Budget (DKK) Proces, Møder Sundhedsperson x % kr ,60 Koordinator x % kr ,28 Sygeplejerske x % kr ,00 Læge x % kr ,32 Patienter/pårørende x % kr. 0,00 SCP projektleder 4 måneder 40% kr ,10 Udvikling/ tilpasning SCP systemadministrator % kr ,00 Udvikling % kr ,00 Implementering Undervisning % kr ,00 SUM kr ,30 59

99 Budgettet for Scenarie 3.1 er ca kr. Det er givet ved tidsforbruget til workshops, hvor både fagpersoner og patienter inkluderes. Udviklingen er kompleks, hvilket antages at koste omkring 1 mio. kr. Hvis 300 brugere uddannes koster det godt kr. Scenarie 3.2 beskrives i tabel 24 nedenfor og fremstiller budgettet for udbredelse til alle relevante sygehuse og kommuner. Tabel 24: Budget for Scenarie 3.2 Budget Antal timer Allokering Budget (DKR) Proces, Møder Sundhedsperson x % kr ,60 Koordinator x % kr ,28 Sygeplejerske x % kr ,00 Læge x % kr ,32 Patienter/pårørende x % kr. 0,00 SCP projektleder 4 måneder 40% kr ,10 Udvikling/ tilpasning SCP systemadministrator % kr ,00 Udvikling % kr ,00 Implementering Undervisning % kr ,33 SUM kr ,63 Budgettet ved fuld udbredelse med udvikling af kompleks funktionalitet er beregnet til ca. 2 mio. Stigningen sammenlignet med scenarie 3.1 er drevet af udbredelsesgraden, fordi 2000 brugere skal uddannes frem for 150. Inklusionen af patienter kan have indflydelse på licensniveauet. Hvis der inkluderes mere end , vil positionen på skaleringstrappen gå fra trin E.I til E.II. Den årlige licensomkostning vil stige fra kr. til kr. men på grund af de faldende marginalomkostninger, vil det ikke betyde en væsentlig stigning pr. patient. Ifølge de opstillede scenarier vil omkostningerne ved udbredelse spænde fra ca kr. Disse omkostninger dækker over de centrale parametre ved udvikling af SCP. Ved tolkning af tabellerne i økonomiafsnittet skal man være opmærksom på følgende: Datagrundlaget er begrænset. Der laves blandt andet en evaluering i Integrated Care af KORA sideløbende, der begrænser muligheden for dataindsamling. Tidsforbruget i sektorerne for uddannelse har været varierende i forløbene, men da det ikke har været struktureret ens inden for projekterne, eller registreret hvem der har deltaget i hvilke kurser, beregnes det fremadrettede budget med anbefalinger fra SCP projektledelsen. Budgetberegningerne er forbundet med usikkerhed, da man ikke kan estimere fremtidige omkostninger præcist ud fra de hidtidige projekter. 60

100 6.4 Afsnitssammenfatning Følgende vil have betydning for omkostningernes størrelse: Omfanget af it-investeringer til udvikling af faneblade, hvilket afhænger af hvor meget man kan anvende fra tidligere oprettede faneblade, samt specifikke krav i det nye projekt. Uddannelse af personale. Omkostningerne afhænger af hvor mange fagprofessionelle der skal uddannes i brug af portalen, samt hvilken faggruppe de tilhører. Brugen af SCP kan have betydning for omkostningerne. Det kan ikke konkluderes endeligt om der bruges mindre eller mere tid som følge af SCP. De data der er tilgængelige for nuværende tyder på, at der bruges mere tid, men det vurderes, at den nuværende situation ikke afspejler en normal drift situation. 61

101 7. Konklusion og perspektivering 7.1 Strategisk og teoretisk baggrund for tværsektorielt samarbejde og innovation Eftersom visionen bag Shared Care Platformen er at IT-understøtte patientforløbsprogrammerne generelt og i særdeleshed samarbejdet omkring de komplekse tværgående patientforløb (kronisk syge patienter) og man initierede SCP som et pilotprojekt for at udvikle og afprøve en kommunikationsplatform hertil, vil vi inden konklusionerne forelægges, kort gennemgå de relevante strategier for sundheds-it i RSD samt litteratur for innovation og implementering af tværsektorielle initiativer. IT-Strategien (Region Syddanmark) at borgeren oplever tilfredshed, tryghed og sikkerhed som et fælles anliggende for region, kommuner og praksissektor at der er kvalitet og sammenhængende forløb og indsatser på tværs af sektorerne en koordineret innovativ og bæredygtig kapacitetsudvikling, udvikling af nye metoder og anvendelse af velfærdsteknologi understøttes til støtte for borgernes mestring af det gode liv at der er fokus på evaluering og vurdering af eksisterende løsninger, herunder optimering af arbejdsgange Sundheds-IT strategien (Region Syddanmark) 1. Indre sammenhæng i patientforløb. Vi vil optimere patientforløbene på sygehusene, så de opleves som hensigtsmæssige af både patienter og personale og så de repræsenterer en fornuftig ressourceanvendelse. 2. Ydre sammenhæng i patientforløb. Vi vil sikre trygge og velfungerende overgange mellem sektorer, hvor borgere, patienter, pårørende og sundhedspersonale oplever sammenhæng og flow. 3. Patientinddragelse og lighed i sundhed. Vi vil skabe gode muligheder for at inddrage patienter og pårørende i forebyggelse, behandling og genoptræning samt fremme lighed i sundhed. 4. Kvalitet. Vi vil sikre høj og ensartet kvalitet i behandlingen. 5. Effektivitet. Vi vil sikre en høj effektivitet på sundhedsområdet gennem effektiv anvendelse af it-løsninger og kontinuerlig udvikling af it-platformen. National strategi for digitalisering af Sundhedsvæsenet (Regeringen, KL, Danske Regioner) 1. SUNDHED TIL BORGEREN PÅ NYE MÅDER - Vi skal bruge it og digitalisering til at involvere patienten. 2. SUNDHEDSPERSONALET SKAL HAVE TID TIL KERNEOPGAVERNE - Vi skal bruge it og digitalisering til at løfte kvalitet i behandlingen og lette hverdagen for sundhedspersonalet. 3. MERE SUNDHED FOR PENGENE - Digitalisering skal medvirke til at styrke kvalitet i indsatsen og til at frigøre ressourcer, der kan prioriteres til at styrke patientbehandlingen. Det ses tydeligt, at sammenhæng og kvalitet er nøgleord i de gældende strategier, men også at patientinddragelse er et lige så vigtigt parameter. Sammenhæng på tværs af sektorer bliver ekstra aktuelt på baggrund af primært borgere med kroniske lidelser. Der ses verden over en stigning i antallet af kronikere med store menneskelige og samfundsmæssige konsekvenser til følge. Ikke udelukkende men hovedsagelig kendetegnende for disse er, at det er ældre borgere, samt at nogle er livsstilbetingende. Derved er sygdommen 62

102 eller behandlingsbehovet sjældent afgrænset til en sektor (fx praktiserende læge eller sygehus), men derimod involverer disse patienters forløb ofte både sygehus (både akut og ambulant), praktiserende læge og kommunen (fx hjemmepleje). Annemette Digmann has forsket i ledelse på tværs af sektorer og konkluderer, at vi i dag har mange velfærdsopgaver, der skal løses på tværs af fag, afdelinger og sektorer. Dette opleves af mange som en stor udfordring, idet det kræver samarbejde på tværs af fagligheder, traditioner, kulturer og perspektiver. Man kan heller ikke længere lede gennem hierarkiske strukturer i ens egen organisation, så det er nærmere den gode idé, det gode argument, påkaldelse af den fælles interesse, der kan bringe interessenterne sammen ifølge Digmann. Ledelse på tværs af sektorer er ikke bare svært for lederne og de enkelte personer, men systemet bliver også i den grad udfordret. Systeminnovation er nødvendigt men også særdeles risikofyldt, eftersom der er mange ting, der kan gå galt undervejs. Anden litteratur peger også på faktorer, der kommer tydeligere i spil når konteksten er tværsektorielt samarbejde som fx forskellige økonomiske incitamenter, modstridende mål og interesser, silotænkning, kulturog fagforskelle, strukturer (fx lovgivning, almen praksis status osv.). Det er alt sammen noget, der har stor indflydelse på de vilkår, der er for det tværsektorielle samarbejde, og det påpeges at selvom disse ikke står til at ændre, skal de tages i betragtning når man sætter succeskriterierne og ambitionsniveauet derefter. På baggrund af hendes undersøgelser, har Digmann konstrueret en ottetrinsplan, som man bør følge ved tværsektorielle opgaver: For det første skal der være en fælles erkendelse af, at I har en problemstilling eller udfordringer, der kun kan løses af parterne i fællesskab. For det andet skal I opstille en vision for, hvad det er, I drømmer om at kunne i fællesskab. Visionen omsættes efterfølgende til delmål (hvor langt er vi ved udgangen af xx) og de konkrete opgaver oplistes. Vær klar til at ændre, efterhånden som projektet skrider frem, og det viser sig, at der opstår behov for nye handlinger. For det tredje skal I overveje, om det giver mening at ansætte en fælles projektleder, der kan sikre fremdrift. Det er ikke en enkel sag at lede et tværsektorielt innovationsprojekt, og I skal være spidse på, hvilke særlige kompetencer I efterspørger. For det fjerde skal I etablere en adræt organisation, der kan bringe projektet fremad og sikre, at ledelsesopbakningen til projektlederen er til stede. Tænk implementering fra start. Hvornår i forløbet skal der eksempelvis nedsættes et skaleringsudvalg? For det femte skal I sikre, at innovationsprojektet har ledelsesopmærksomhed på øverste niveau i det mindste i begyndelsen. Indtil projektet er på skinner, skal der afsættes den nødvendige ledelsestid og det er ofte mere tid, end du plejer at anvende på et enkelt projekt. For det sjette skal I lave risikoanalyser og lave alternative planer for de risici, der har størst mulighed for at indtræffe, og hvor konsekvenserne er mest omfattende. For det syvende kan det være en god idé at sikre forstyrrelser udefra og benytte jer af de støttesystemer, der findes; da tværsektorielle innovationsprojekter ofte er komplekse og fyldt med paradokser. For det ottende er det nødvendigt, at I afsætter tid til læring og refleksion undervejs. Hvordan vil I blive i stand til at blive klogere undervejs og skrotte det, der ikke virker. Digmanns forskning er baseret på to tværsektorielle cases inden for sundhedsområdet i Region Midtjylland og involverer aktører fra hhv. hospitalsenheder, kommuner, almen praksis, Apotekerforeningen og private virksomheder. Derfor har Digmann også kunne udtale sig om problemstillinger, der specifikt relaterer sig til en sektor, nemlig almen praksis. På grund af deres konstruktion i mindre praksisenheder, råder de ikke over 63

103 samme ressourcer som fx hospitalsenheder og kommuner. Derfor skal man nøje overveje, hvad almen praksis skal involveres i (og hvad de ikke skal) og hvornår, mens man samtidig opretholder den fælles værdi. I forskningen blev også tilgangen til ledelse, herunder projektledelse og organisering undersøgt, og Digmann konkluderer og perspektiver følgende: Det er min vurdering, at det er blevet tydeligt for alle deltagere, at grænsekrydsende ledelse er så komplekst, at der (endnu) ikke findes det rigtige svar, den rigtige løsning, eller den rigtige vej at gå. Når vi ikke kan gøre dét, vi plejer, er vi nødt til i fællesskab og åbenhed at samarbejde i dette dilemmafyldte felt. Og det er ikke for tøsedrenge! Når den fremtidige opgaveløsning kræver, at det ikke længere er tilstrækkeligt at arbejde inden for søjlerne, inden for mono-fagligheden, inden for forvaltninger og sektorer, og der samtidig er en erkendelse af, at vi derfor skal udvikle samarbejdet på tværs, bør der så ikke i enhver organisation være en strategi for det tværsektorielle arbejde, og bør ansvaret for det tværsektorielle arbejde ikke være forankret højt oppe i ledelseshierarkiet? 7.2 Konklusion af evalueringen Evalueringen af Shared Care Platformen havde til formål at evaluere SCP som overordnet koncept og teknologi med udgangspunkt i tre cases, og hvor en række parametre indgik i evalueringen som fx nuværende status, udviklings- og implementeringsprocessen, brugernes erfaringer samt økonomi. Første delmål i evalueringen var at undersøge og beskrive Shared Care Platformens driftssikkerhed samt det nuværende aktivitetsniveau og status på anvendelsen af platformen i de tre delprojekter. Shared Care Platformen driftssikkerhed er god, og alle aftalte servicemål for fejlforstyrrelser og målsætning for oppetid overholdes. SCP anvendes aktivt i både Hjerterehabilitering og Integrated Care, hvor brugen er stigende, hvad angår både faggrupper og patienter. For Hjerterehabilitering er den meget steget kraftigt siden maj I Fælles Psykiatriindsats er der lav aktivitet i SCP. I alt er 1188 patienter oprettet i SCP (frem til ) i de tre delprojekter, som evalueringen har anvendt som cases. Andet delmål var at belyse udviklingsprocessen af Shared Care Platformen og hvilke faktorer, der haft indflydelse på implementering og heraf nuværende status i hvert projekt, og hvilken betydning de har for den videre anvendelse af Shared Care Platformen. Evalueringen har afdækket den generelle udviklingsproces af SCP, samt de vilkår var tilstede i hvert delprojekt. Det fremstår tydeligt, at disse har været meget forskellige, og at de har haft en stor indflydelse på den nuværende status på anvendelsen af SCP i dag men også på brugernes erfaringer. Fælles Psykiatriindsats bygger på en udvikling, der blev lavet til et andet projekt og har således arvet løsningen i SCP, da man ikke havde budget til egen udvikling. Derved er der ikke opnået en 100% løsning på Fælles Psykiatriindsats ønsker til det fælles system. Der er fortsat meget lav brugeraktivitet i SCP. Det skal bemærkes, at man kan anvende samarbejdsmodellen i Fælles Psykiatriindsats uden brug af SCP. Denne samarbejdsmodel har aktørerne taget til sig, og den er i drift. Pga. de fordele Fælles Psykiatriindsats fortsat ser ved SCP, fx at kunne inddrage borgeren direkte, vil man forsøge at sætte skub i processen og få SCP 64

104 med i forløbet. Det kræver dog en indsats i forhold til at tydeliggøre de fordele, der er ved at bruge SCP. En stor barriere er den manglende gennemsigtighed af merværdien for alle parter og ikke mindst, at det kræver ekstra indtastning, eftersom der ikke er integration fra SCP til brugernes egne dokumentationssystemer. Hjerterehabilitering har som det første og drivende delprojekt for SCP (det som udbuddet var bygget på) været en langsommelig og kompleks proces. Det er forventeligt, at som det første projekt i et så nytænkende koncept og ny teknologi vil det projekt give de største udfordringer og være det projekt, der hen ad vejen viser alle manglerne og problemerne i henhold til både selve teknologiens muligheder og begrænsninger, men også i stor grad i relation til selve processen og de forandringer den sætter i gang blandt de aktører, der medvirker. Projektet har kørt uden en projektorganisering gennem hele perioden. Der har fx ikke været en fælles styregruppe, der har kunne etablere og fastholde fokus på det fælles mål. Til gengæld har projektet været meget afhængigt af enkeltpersoner hos aktørerne, og udviklingen og implementeringen af SCP har været drevet monosektorielt frem for i fællesskab. Det synes særligt forundrende, at man ingen reel projektorganisering og ledelsesmæssig forankring har haft, når man tager projektets tværsektorielle formål samt rolle som spydspidsprojekt for SCP i betragtning. Som teorien netop bekræfter, er situationen yderligere kompliceret af det tværsektorielle aspekt og kræver derfor ledelsesansvar på øverste niveau. Merværdien i Hjerterehabilitering er heller ikke lige tydelig for hver part og flere angiver, at andre har en fordel af at bruge SCP men ikke dem selv. Om deres opfattelse heraf påvirkes af den langsommelige proces og projektets status - hvor de fleste ikke anvender SCP hyppigt - er yderst muligt, men det viser fortsat, at den fælles forståelse af behovet - og derved værdien ikke er tydelig for alle, og som teorien påpeger, er den et meget vigtigt parameter i særligt tværsektorielle initiativer. Tredje delmål var at evaluere brugernes erfaringer med Shared Care Platformen. Brugernes erfaringer med SCP varierer efter først og fremmest, hvor lang tid de har anvendt SCP (i nogle tilfælde er det meget begrænset), og hvad deres jobfunktion og rolle i patientforløbet er. Derfor kan der ikke siges noget entydigt omkring, hvad de anvender den supplerende viden de får via SCP til, men indikationer og eksempler går i retning af forudgående viden omkring patients forløb og sygdomshistorie, der højner kvaliteten i samtalen med patienten samt mulighed for at øge patientens forståelse for sit forløb og derved øge deres egenomsorgsevne. Derved opnås højere kvalitet og sammenhæng i forløbet. Det har en positiv indvirkning på brugen af de sundhedsfaglige ressourcer, både i form af mere viden og et bedre udgangspunkt for fx planlægning og patientsamtalerne men også bedre informerede og aktive patienter, der selv kan spille en mere direkte rolle i deres sygdom (empowerment). Der er altså meget stor tilslutning til SCP som koncept fra alle parter. Der er primært blandt personalet noget mindre tilfredshed med selve værktøjet, fx brugervenlighed, layout osv., men den problemstilling som fylder mest er de manglende integrationer til alle relevante fagsystemer. Det vil derfor være afgørende for 65

105 fuld anvendelse (alle relevante faggrupper og sektorer) og bæredygtighed af SCP, at det personale, som bruger SCP, ikke skal dobbeltregistrere. Fjerde delmål var at beregne de økonomiske konsekvenser og perspektiver for Shared Care Platformen. Den økonomiske evaluering viser, at det samlede ressourceforbrug i perioden var godt 30,2 mio. kroner og dækker både investeringer samt udvikling og pilotdriftsudgifter. Omkostninger til hvert af de tre delprojekter varierer meget og afspejler igen de forskellige vilkår, den proces de gennemgik, og hvor meget udvikling de krævede. Derfor er disse delprojekter ikke direkte retvisende for fremadrettede udgifter, men baseret på erfaringer fra dem og hele processen fra 2010 kan mulige udgifter anskueliggøres dog med en vis usikkerhed. Investeringerne i SCP i perioden betragtes som en fortidig omkostning, der ikke kan undgås eller ændres, og derfor er de fremadskuende beregninger baseret på marginalomkostningen for nye patienter. De årlige drifts- og forvaltningsomkostninger af SCP er ca kr. men vil stige ift. skaleringstrin for antal patienter i henhold til kontrakten (licensaftalen). Ved 1188 patienter (niveau pr ) ligger marginalomkostningen på kr. Udbredes systemet yderligere, vil marginalomkostningerne falde, indtil der inkluderes tilstrækkeligt med patienter til et nyt skaleringstrin for licens opnås (her er den maksimale marginale stigning på. 15 kr. pr. patient). Licens er den eneste forvaltningsomkostning, der påvirkes direkte af mængden af patienter. For at beregne udviklingsomkostningerne er der skitseret 3 forskellige scenarier: Tabel 25: Udviklingsscenarier Scenarie Beskrivelse Budget Eksisterende funktioner og simpel konfigurering Mindre projekt med tværsektorielt samarbejde og enkelt visning med udgangspunkt i eksisterende funktionalitet Ca kr. Nogen nyudvikling af funktionaliteter og moderat konfigurering Væsentlig funktionalitetsudvidelse Understøttelse af et nyt sygdomsområde eller et større tværsektorielt samarbejdsprojekt, som fordrer, at der udvikles ny funktionalitet på platformen Understøttelse af et nyt sygdomsområde, hvor det er nødvendigt, at aktører involveres betydeligt for at fastlægge behov til funktionaliteter og arbejdsgange Mellem ca kr. afhængig af antal brugere Mellem ca ca. 2 mio. kr. afhængig af antal brugere Omfanget af it-investeringer til udvikling af faneblade afhænger altså i høj grad af, hvor meget man kan anvende fra tidligere oprettede faneblade samt specifikke krav i det nye projekt. En stor del af omkostningerne til nye scenarier er undervisning af personale og afhænger af hvor mange fagprofessionelle, der skal uddannes i brug af SCP, samt hvilken faggruppe de tilhører. 66

106 7.3 Perspektivering Femte og sidste delmål var at synliggøre de fremtidige muligheder for Shared Care Platformens implementering og anvendelse. Overordnet opfylder Shared Care Platformen som koncept fuldt ud ambitionerne i både den nationale og de regionale strategier omkring kvalitet og sammenhæng, patientinddragelse og egenomsorg. Der er på nuværende tidspunkt hverken i Danmark eller verden over ikke ret mange systemer, som udelukkende er skabt med henblik på at skabe en fælles kommunikations- og vidensdeling platform til alle sektorer og patienten selv. Det er visionært, efterspurgt og helt i tråd med tiden men også ambitiøst og yderst komplekst. Med SCP som pilotprojekt har RSD påbegyndt den udvikling. I den videre proces bør man, foruden at forholde sig til evalueringens specifikke resultater, ydermere sætte fokus på følgende parametre: Erfaringsopsamling og anvendelse Dedikerer ressourcer ift. ambitioner Fokus og prioritering Sikre at al den læren, man har kumuleret til nu, opsamles systematisk, analyseres og anvendes i praksis fremadrettet. Evalueringen påpeger rigtig mange af problemstillingerne, men den har ikke haft som målsætning eller anvendt metoder til en rigoristisk opsamling af brugernes og projektteams erfaringer på tværs af alle projekter under SCP, der så kan omsættes til justeringer, ændringer osv. i praksis. Det gælder både mht. processen samt teknologien. For både nuværende projekter i SCP samt fremtidige vil man have stor gavn af en sådan proces. Som pilotprojekt er det givet, at man oplever mange barrierer og uforudsete problemstillinger, samt at processen er langsommelig og kompliceret. Det er en del af processen, men det kræver en specifik indsats at opsamle al den viden, der genereres undervejs og særlige metoder til at omsætte dem. Fremtidig implementering og anvendelse kan bedre sikres og simplificeres, når hidtidige erfaringerne anvendes med fokus på fremtiden. Her menes ikke blot de økonomiske rammer, som selvom afgørende ikke står alene. SCP har ikke hidtil været hjulpet på vej af en funktionel styregruppe og ledelsesmæssig opbakning og forankring på rigtige sted. Med noget så komplekst og ambitiøst som SCP, har det været en stor mangel og bør sikres fremadrettet, hvis SCP skal opnå målsætningerne. Ressourcer og indsatser bør prioriteres ift., hvad der skaber størst effekt. Eftersom man nu har afprøvet konceptet og udviklet SCP til flere områder og patientgrupper og derved skabt en masse viden og forståelse, bør man overveje at prioritere res- 67

107 sourcer på at færdiggøre udviklingen af SCP inden for det oprindelige område, så man har en tværsektoriel succeshistorie at bygge videre. Det udelukker ikke videreudvikling eller indsatser på andre områder, såfremt der anskaffes specifik økonomi hertil, men man skal nøje overveje, hvor der skabes mest værdi fremadrettet, og hvordan ressourcerne anvendes bedst og ikke nødvendigvis bredest. 68

108 8. Litteratur Annemette Digmann, At lede på tværs af sektorer: nødvendigt og udfordrende!, Økonomistyring & Informatik 30. årgang 2014/2015 nr. 3 CIMT, Protokol for evaluering af Shared Care Platformen, april 2015 CIMT, Shared Care Platformen Kortlægning juni 2015, juni 2015 Cowi, Status for implementering af patientforløbsprogrammer i Region Syddanmark, 2014 Dansk Sundhedsinstitut (DSI), Faaborg/Midtfyn Kommune, Hjerteforeningen, Region Syddanmark, Projektbeskrivelse. Gode rammer for hjerterehabilitering et partnerskabsprojekt, Region Syddanmark, februar 2008 Dansk Sundhedsinstitut (DSI), Evaluering af Gode rammer for hjerterehabilitering - et partnerskabsprojekt, marts 2011 Digitaliseringsstyrelsen, Statens Business case-model Digitaliseringsstyrelsen, Vejledning - Sammensætning af projektorganisationen, januar 2014 Haderslev Kommune og Region Syddanmark, Projekt Fælles Psykiatriindsats i Haderslev. Fælles indsats på psykiatriområdet i Haderslev Kommune og Region Syddanmark, 2012 Haderslev Kommune og Region Syddanmark, Køreplan for Sammenhængende tilbud til borgere med sindslidelser i Haderslev Kommune, 2013 Haderslev Kommune og Region Syddanmark, Fælles psykiatriindsats. Arbejdsgang og Shared Care-platformen, 2014 Integrated Care, Projektbeskrivelse for Integrated Care, august 2014 Kidholm K et al, A model for assessment of telemedicine applications: MAST. International Journal of Technology Assessment in Health Care / Volume 28 / Issue 01 / January 2012, sider Kora, TILBUD Evaluering af projekt Integrated Care, september 2014 Kotter J, Leading Change, Harvard Business School Press, 1996 Kvale Steiner og Brinkmann Svend, Interview: En introduktion til det kvalitative forskningsinterview, Hans Reitzels Forlag, 3. udg. 1. oplag, Launsø Laila og Rieper Olaf, Forskning om og med mennesker, Nyt Nordisk Forlag Arnold Busck, 4. udg., 1. oplag,

109 Lee A., Nørgaard B., Madsen L. (CAST), IC modellen et samarbejdsprojekt mellem Odense Kommune, Region Syddanmark og Praktiserende Lægers Organisation (PLO). Programteoretisk analyse af minipilot- og pilotfasen, Syddansk Universitet, 2014 OUH Odense Universitetshospital, Mini-MTV-skema (OUH) Regeringen, KL og Danske Regioner, DIGITALISERING MED EFFEKT - national strategi for digitalisering af sundhedsvæsenet , juni 2013 Region Syddanmark, Indsatsen for Personer med Kronisk Sygdom i Region Syddanmark, 2008 Region Syddanmark, It-strategien til understøttelse af samarbejdet mellem sygehuse, kommuner og praksissektoren i Region Syddanmark , juni 2012 Region Syddanmark, Forløbsprogram for kronisk hjertesygdom i Region Syddanmark, april Region Syddanmark, Projektbeskrivelse Shared Care Platform til Kronisk Sygdom, april 2012 Region Syddanmark, Shared Care Platformen i Region Syddanmark Anvendelse og perspektiver Region Syddanmark, Sundheds-IT Strategi , august 2013 Syddansk Sundhedsinnovation, Case: Fælles Psykiatriindsats. IT understøttelse af den Fælles Psykiatriindsats - fra ide til drift., Notat, februar 2014 Syddansk Sundhedsinnovation, Erfaringer fra implementering af Shared Care Hjerterehabilitering i minipilot, Notat (dato ukendt) Syddansk Sundhedsinnovation, Projektplan for Shared Care Platformen Hjerterehabilitering, januar 2015 Væksthus for Ledelse, Ledelse over grænser - erfaringer med tværsektoriel ledelse i sundhedsvæsnet, Yin Robert K., Case Study Research Design and Methods, Sage Publications, Yin Robert K., The Case Study Method as a Tool for Doing Evaluations, Current Sociology March 1992 vol. 40 no

110 Bilag 1: Interviewguide til patient interview Spørgsmål Vil du præsentere dig selv? (uddannelse, arbejdsplads, alder, IT-erfaring) Hvordan opstod din sygdom? Kan du beskrive din hverdag? (aktiviteter, hvad kan du selv klare, osv.)? Fx hverdagens rytme, arbejde, fritid og aktiviteter Bruger du en computer? Mobiltelefon? Tablet? Andre teknologier? Hvad bruger du teknologi til? Bruger du teknologien til at få adgang til dine sundhedsdata? Hvem har du været i kontakt med og haft samarbejde med gennem dit sygdomsforløb? Hvordan har dit forløb været planlagt? Har der været lagt en plan? Har der været opstillet klare mål for din rehabilitering/behandling? Hvordan er din håndtering af sygdommen/rehabiliteringen planlagt og tilrettelagt? Er der klare mål for din fremgang/fremskridt? Hvilke aktiviteter er blevet planlagt? Hospitalsbesøg, Fitness, rehabilitering etc.? Har du prøvet at bruge Shared Care Platformen (SCP), hvor du kan se oplysninger om dit helbred og rehabiliteringsforløb/behandlingsforløb? Hvordan har du brugt SCP i din kontakt med sundhedsvæsenet? Hvordan bliver teknologien brugt til at støtte op om din sygdom/din rehabilitering? - Bruger sundhedspersonalet Shared Care Platformen til at samarbejde med dig? - Har du adgang til dine sundhedsdata? Kan du se din egen journal? Hvad bruger du disse informationer til? - Hvad er fordelene og ulemperne i dit tilfælde ved at bruge IKT til koordinering, planlægning og kommunikation vedrørende din pleje/rehabilitering? Hvad har det betydet for din viden og sundhed, at du har haft din egen adgang til SCP? - Hvad har du lært og hvordan? - Har brugen af Shared Care Platformen sat tanker i gang hos dig? - Hvad har det betydet for dig- foretager du dig andre aktiviteter? - Opfører du dig anderledes ift. din sygdom og sundhed? Hvordan støttede Shared Care Platformen dig i din egenomsorg? Kunne du bruge Shared Care Platformen til at højne dine pårørendes evne til at hjælpe dig? Hvad synes du er godt ved Shared Care Platformen? Hvad synes du er mindre godt ved Shared Care Platformen? Har du lyst til at fortsætte med at bruge Shared Care Platformen i fremtiden? Er der noget du kunne tænke dig anderledes i din situation ifht brugen af SCP? Har du brugt ipad eller PC til at tilgå Platformen? Hvordan har det fungeret rent teknisk? Hvor brugervenlig oplever du at Platformen er? Hvordan oplever du samarbejdet mellem personalet på sygehuset/psykiatrien, i kommunen, hos praktiserende læge, m.v. i forhold til dit rehabiliterings/behandlingsforløb? Muligheder og begrænsninger? Har de sundhedsfaglige brugt Platformen til at kommunikere med hinanden? Hvis ja om hvad? Hvordan har det været for dig? Hvis nej hvorfor ikke? Evt. spørge om hvorfor de ikke har brugt det Er der andet du ønsker at få sagt og som spørgsmålene ikke har dækket? 71

111 Bilag 2: Interviewguide til fagperson/sundhedsfaglige bruger interview Spørgsmål Vil du præsentere dig selv? (uddannelse, arbejdsplads, alder, IT-erfaring) Hvordan vil du beskrive det tværsektorielle samarbejde mellem jer og de andre aktører før implementering af Shared Care Platformen (SCP)? Vil du med dine egne ord kort beskrive Shared Care Platformen og hvordan anvender I den, så den understøtter tværsektorielt samarbejde? Har Shared Care Platformen hjulpet dig i dit samarbejde med fagpersoner internt eller fra andre sektorer? Hvilke ændringer har det fx medført? Hvordan har du konkret brugt SCP i dit arbejde? (Fx udarbejdelse af planer med klare mål mellem sygehus og kommune?) Hvad er dine oplevelser og erfaringer med brugen af SCP til at understøtte patientforløb på tværs af sektorer? Som planlægningsværktøj? Til koordinering? Til deling af data? Til kommunikation/empowerment af/ med patient og pårørende? Har Shared Care Platformen haft nogen indflydelse på dit samarbejde og kommunikation med patienten? Hvis ja, vil du så beskrive hvordan? Hvad har været fordelene og ulemperne set med dine øjne? Har du fået instruktion i brugen af SCP? Hvor, hvornår og hvordan? Hvordan har du oplevet selve implementeringsprocessen af SCP? Hvad er status i dag? Er der udfordringer? Hvordan har du kunne mærke at den ledelsesmæssige opbakning eller mangel herpå til anvendelsen af Shared Care Platformen? Hvordan har samarbejdet med andre aktører involveret i implementeringen været, fx teknisk assistance, projektledelse osv.? Hvad synes du er godt ved Shared Care Platformen? Hvad synes du er mindre godt ved Shared Care Platformen? Hvordan synes du, platformen fungerer rent teknisk? Hvordan er brugervenligheden? Har du lyst til at fortsætte med at bruge Shared Care Platformen i fremtiden? Er der noget du kunne tænke dig anderledes i din situation ift. brugen af SCP? Hvor længe har du anvendt Shared Care Platformen? Hvor mange timer vil du vurdere at du har brugt i perioden på oplæring/uddannelse i SCP? Har du selv brugt tid på at vænne dig til SCP, ud over oplæring og uddannelse? Hvor mange minutter tog det ca. i starten, kontra nu? Hvor mange ekstra minutter vil du vurdere at du bruger pr. samtale med patienten/borgeren, og på at indtaste data i SCP for hver? Vil du vurdere at der har været færre kontakter med patienterne/borgerne, eller er en kontakt blevet kortere som følge af SCP? Er der andet du ønsker at få sagt og som spørgsmålene ikke har dækket? 72

112 Bilag 3: Interviewguide til leder/ledelsesrepræsentant interview Spørgsmål Hvad er vigtigst ift. at understøtte tværsektorielle patientforløb? Hvilke gevinster er der ved at anvende ny teknologi til disse patientforløb? Hvad er dit kendskab til SCP? (Hvordan og hvornår blev du først introduceret til SCP?) Hvordan har du oplevet implementeringsprocessen af SCP? Hvad blev gjort godt og hvad kunne have været gjort anderledes? Hvad ser du som den største fordel ved SCP? Har du oplevet nogle ændringer i forløbene ved brug af SCP fremfor standard forløb? Hvad ser du som den største udfordring for at anvende SCP fremadrettet? Indgår SCP i dine planer for fremtidige patientforløb? (evt. betingelser) Er der andet du ønsker at få sagt og som spørgsmålene ikke har dækket? 73

113 Bilag 4: Interviewguide til projektleder interview Spørgsmål Vil du præsentere dig selv? (arbejdsplads, titel, rolle i projektet) Har din rolle i projektet, ansættelsessted eller stilling ændret sig siden sidste interview? Hvad er status på projektet i dag? (Er der kommet flere patienter eller professionelle brugere på SCP? Er aktiviteten for den enkelte øget?) Har der været foretaget konkrete tiltag for at øge inklusionen og hvad har været effekten? (Hvorfor tror du det er lykkes/ikke lykkes?) Anvendes SCP i forløbet nu eller indgår den stadig ikke i arbejdsgangen? Hvordan vurderer du selve teknologien, Platformen? Virker den efter hensigten? Har der været en udvikling/forbedringer eller er der mangler? Har projektets organisationsstruktur været effektiv, dvs. har det været tydeligt hvilken rolle de enkelte involverede personer, afdelinger og organisationer har? Har der været en klar struktur for afrapportering og beslutningstagning i projektet? Og har den fungeret efter hensigten? Hvis ikke en formel struktur, hvordan har det så fungeret i praksis? Vil du vurdere at projektets fremdrift primært er afhængigt af individer, lokale teams eller alle har bidraget ligeværdigt? Har I og de andre aktører tidligere erfaring med projekter af denne type og implementering af ny teknologi? Hvad har været de økonomiske rammer for projektet og hvor er pengene tildelt fra? Har ressourcerne været korrekt estimeret ift. projektets ambition (formål, aktiviteter, personale, tid osv.)? Er der udarbejdet en business plan? Hvem får størst gavn af anvendelsen af SCP i behandlingsforløbet? Hvem traf beslutningen om at anvende SCP i projektet og hvorfor? Hvordan har den ledelsesmæssige opbakning fra din egen organisation til projektet kunne mærkes? Hvad betydning har det haft for projektets fremdrift og succes? Har der manglet involvering eller støtte fra afgørende aktører, sektorer, personer? Betragter du SCP som en fremtidigt anvendeligt værktøj til dette forløb? Hvad med andre typer forløb? Hvad er forudsætningerne for at SCP anvendes fremadrettet? Hvilke barrierer/problemstillinger skal først og fremmest løses? Hvis opgave er det og hvad kræver det? Er der andet du ønsker at få sagt og som spørgsmålene ikke har dækket? 74

114 Bilag 5: Interviewguide til projektteam interview Spørgsmål Vil I præsentere jer selv (uddannelse, stilling og rolle i projektet) Hvad er status på projektet generelt? Hvad har været den største udfordring i projektet? Vil I kort beskrive et klassisk forløb for hver gruppe? Oplever I at patienterne/borgernes anvender Shared Care? Har projektets organisationsstruktur været effektiv, dvs. har det været tydeligt hvilken rolle de enkelte involverede personer, afdelinger og organisationer har? Har der været en klar struktur for afrapportering og beslutningstagning i projektet? Og har den fungeret efter hensigten? Hvordan har den ledelsesmæssige opbakning til projektet kunne mærkes? Har der samlet set været tilstrækkelige ressourcer ift. projektets ambition (formål, aktiviteter, personale, tid osv.)? Hvem får størst gavn af anvendelsen af SCP i behandlingsforløbet? Hvordan vurderer I selve teknologien, SC Platformen? Virker den efter hensigten? Har der været en udvikling/forbedringer eller er der mangler? Hvad er forudsætningerne for at SCP anvendes fremadrettet? Evt. hvilke barrierer/problemstillinger skal først og fremmest løses? Hvad er det videre forløb for Integrated Care? Er der andet I ønsker at få sagt og som spørgsmålene ikke har dækket? 75

115 Bilag 6: Interviewguide til SC team interview Spørgsmål Vil I enkeltvis præsentere jer selv (uddannelse, job og rolle i projektet). Også gerne hvor længe I har arbejdet med Shared Care og hvilke SC aktiviteter og projekter i hver især er involveret i. Vil en af jer beskrive hvad Shared Care er? Hvornår startede udviklingen af SCP og hvad har processen været? Vil I hver især kort beskrive hvad der er unikt ved SC i jeres øjne? Hvordan er SC aktiviteterne og projekterne opstået og blevet prioriteret? Områder der fx er fravalgt og hvorfor. Hvordan har teamet i det periode udviklet sig? Her menes fra enkelte individer til et fast team. Inkl. ledelse Hvordan har den ledelsesmæssige opbakning internt i regionen til SCP kunne mærkes? Har der samlet set været tilstrækkelige ressourcer ift. projektets ambition (formål, aktiviteter, personale, tid osv.)? Hvad er status på udbredelsen og anvendelsen af SCP generelt? (projekter, brugere) Hvad er jeres opfattelse af hvordan brugerne vurderer SCP som tværsektorielt værktøj? Hvad er jeres egen opfattelse af SCP i forhold til funktionalitet, brugervenlighed, drift osv.? Hvad fungerer godt og hvad fungerer mindre godt/slet ikke Er der ambitioner ift. SCP der ikke er blevet indfriet endnu? Hvorfor ikke? Hvordan har man grebet implementeringen af SCP an for hvert enkelt projekt? Hvordan har det fungeret? Fordele/ulemper Hvad har I af fremtidsplaner for SCP? Hvad skal der til for at det lykkes at komme derhen? Er der andet I ønsker at få sagt og som spørgsmålene ikke har dækket? 76

116 Bilag 7: Oversigt over respondent referencer Kilde reference Sektor Funktion Respondent 1 Kommune Projektledelse, Ledelsesrepræsentant Respondent 2 Region Projektledelse Respondent 3 Kommune Fagperson Respondent 4 Region Projektledelse Respondent 5 Region Projektledelse Respondent 6 Sygehus Fagperson Respondent 7 Sygehus Fagperson Respondent 8 Kommune Fagperson + forløbskoordination Respondent 9 Kommune Fagperson Respondent 10 Sygehus Ledelse Respondent 11 Kommune Fagperson Respondent 12 Kommune + region Projektledelse Respondent 13 - Patient Respondent 14 - Patient Respondent 15 - Patient Respondent 16 - Patient 77

117 Bilag 8: Region Syddanmark - Licenser

118

119

120

121

122 Bilag 9: RSD / SCP - Bilag 6 - servicemål

123 Region Syddanmark Begrænset udbud af en Shared Care Platform Bilag 6 Servicemål Version december 2011

124 INDHOLDSFORTEGNELSE 1 INDLEDNING NORMAL DRIFTSSITUATION Skaleringstrin før Overtagelsesdagen Skaleringstrin efter Overtagelsesdagen SVARTIDER Krav til svartider Kategorisering af manglende opfyldelse af svartider Bod Måling af svartider REAKTIONSTID Krav til reaktionstid Kategorisering af overskridelse af fastsat reaktionstid Bod TILGÆNGELIGHED Opgørelse af tilgængelighed Aftalt driftstid Bod RAPPORTERING VEDRØRENDE FEJLRETTELSE... 9 Bilag 6. Servicemål. Side 2 af 10

125 1 INDLEDNING I bilag 6 beskrives de servicemål, som Regionen stiller til de opgaver, der skal løses vedrørende vedligehold og support (se bilag 5). Bilaget indeholder en specifikation af Systemets normale driftssituation (afsnit 2) Svartider (afsnit3) Reaktionstid (afsnit 4) Tilgængelighed (afsnit 5) Rapportering vedrørende fejlrettelse (afsnit 6) Servicemålene omfatter enhver del af Leverancen, medmindre andet er særskilt anført i dette bilag. De aftalte servicemål er fastsat individuelt og tilpasset de konkrete forhold. De aftalte svartider er fastsat i forhold til Leverancens normale driftssituation, som er beskrevet i afsnit 3. 2 NORMAL DRIFTSSITUATION I dette afsnit har Kunden udarbejdet et estimat for den normale driftssituation for systemet for en række skaleringstrin før Overtagelsesdagen og efter Overtagelsesdagen. 2.1 Skaleringstrin før Overtagelsesdagen Skale ringstrin Årstal - Halvår Sygdomsområde Antal patienter i systemet Max. antal brugere Max. antal samtidige brugere pr. time F.I Hjerte F.II Hjerte F.III KOL Skaleringstrin efter Overtagelsesdagen Skale ringstrin Årstal - Halvår Sygdomsområde Antal patienter i systemet Max. antal brugere Max. antal samtidige brugere pr. time E.I Hjerte E.II Hjerte E.III Diabetes E.IV Diabetes Bilag 6. Servicemål. Side 3 af 10

126 E.V KOL E.VI KOL E.VII Ryg, gravide, smertebehandling, kræft E.VIII Ryg, gravide, smertebehandling, kræft SVARTIDER 3.1 Krav til svartider Svartiderne for enhver del af Leverancen skal opfylde følgende krav: Transaktion Beskrivelse Servicemål for opfyldelsesgrad i % Login Almindelig søgning Visning af patientens data Login ved brug af standard internet browser Søgning af en patient og visning af patients stamdata Visning af udvalgte data for en given patient (eksl. søgni ng af patienten) Servicemål for maksimal svartid i sekunder 98% 5 98% 4 98% 2 De anførte svartiderne er mellem en gennemsnitlig bruger og Løsningen. 3.2 Kategorisering af manglende opfyldelse af svartider Manglende opfyldelse af svartider kan hver især henføres til én af følgende kategorier: Fejlkategori I Fejlkategori II Fejlkategori III Fejlkategori IV Fejlkategori V Hvorvidt manglende opfyldelse af en fastsat svartid er en fejlkategori I, II, III, IV eller V, afhænger af overskridelsen af den maksimale svartid fastsat i afsnit 3.1. Manglende opfyldelse af svartider henføres til en af følgende fejlkategorier: Fejlkategori I Beskrivelse Overskridelse af en maksimal svartid inden for den fastsatte opfyldelsesgrad med Bilag 6. Servicemål. Side 4 af 10

127 II III IV V mere end 10%. Overskridelse af en maksimal svartid inden for den fastsatte opfyldelsesgrad med mere end 20%. Overskridelse af en maksimal svartid inden for den fastsatte opfyldelsesgrad med mere end 30%. Overskridelse af en maksimal svartid inden for den fastsatte opfyldelsesgrad med mere end 40%. Overskridelse af en maksimal svartid inden for den fastsatte opfyldelsesgrad med mere end 50%. Tabel 1 Fejlkategorier for manglende opfyldelse af svartider. 3.3 Bod Hver fejlkategori har en vægtet værdi: Fejlkategori I - En overskridelse af maksimal svartid omfattet af fejlkategori I har en vægtet værdi på 5 point. Fejlkategori II - En overskridelse af maksimal svartid omfattet af fejlkategori II har en vægtet værdi på 10 point. Fejlkategori III - En overskridelse af maksimal svartid omfattet af fejlkategori III har en vægtet værdi på 20 point. Fejlkategori IV - En overskridelse af maksimal svartid omfattet af fejlkategori IV har en vægtet værdi på 30 point. Fejlkategori V - En overskridelse af maksimal svartid omfattet af fejlkategori V har en vægtet værdi på 40 point. Overskridelse af maksimale svartider opgøres pr. kalendermåned ved at opgøre den samlede sum af point for alle fejlkategorier i den pågældende måned. Såfremt den samlede sum overstiger 100 point, sanktioneres dette med en bod. Boden udgør 1% af vedligeholdelsesvederlaget for den pågældende måned for hvert point, som den samlede sum overskrides. 3.4 Måling af svartider Svartiderne måles med værktøjer stillet til rådighed af Leverandøren. I forbindelse med konstatering af, om en svartid opfylder det aftalte servicemål for opfyldelsesgrad, skal der foretages mindst 50 målinger af svartiden for den pågældende transaktion. Opfyldelsesgraden beregnes som den andel af de foretagne svartidsmålinger for en bestemt transaktion, der opfylder den fastsatte svartid til brug for beregning af opfyldelsesgraden. Bilag 6. Servicemål. Side 5 af 10

128 En overskridelse af en maksimal svartid med mere end 100% eller manglende opfyldelse af en opfyldelsesgrad med mere end 10 procentpoint indebærer, at Leverancen anses for utilgængeligt fra det tidspunkt, hvor forholdet er skriftligt meddelt leverandøren, og indtil forholdet er afhjulpet, jf. nærmere afsnit 5. Sker der samtidig overskridelse af en maksimal svartid eller manglende opfyldelse af opfyldelsesgraden for flere forskellige transaktioner, betragtes det kun som en overskridelse. 4 REAKTIONSTID 4.1 Krav til reaktionstid Leverandøren skal efter modtagelse af Kundens fyldestgørende reklamation have påbegyndt behandling af en Fejl inden for følgende tidsfrister: Fejlforstyrrelse Beskrivelse Eksempel Frist for påbegyndt fejlretning A Kritisk En Fejl, der er kritisk for løsning af Kundens opgaver, og hvor rimelig omgåelse ikke er mulig. Patienter kan ikke fremsøges. Inden 1 timer B Høj C Middel D Lav En Fejl, der er kritisk for løsning af Kundens opgaver, men hvor rimelig omgåelse efter Leverandørens anvisninger er mulig. En Fejl, der ikke er kritisk for løsning af Kundens opgaver, og hvor rimelig omgåelse ikke er mulig. En Fejl, der ikke er kritisk for løsning af Kundens opgaver, og hvor rimelig omgåelse efter Leverandørens anvisninger er mulig. Patienter kan ikke fremsøges ved brug af cpr-nummer. Patienter kan dog søges ved brug af navn. Det er ikke muligt at udskrive patients plan. Det er ikke muligt at vælge en værdi fra en liste (f.eks. en diagnose). Værdien kan indtastes direkte. Tabel 2 - Krav til frist for påbegyndt fejlretning 1 arbejdsdag 2 arbejdsdage 5 arbejdsdage Kundens reklamation skal for at være fyldestgørende indeholde følgende oplysninger: a. Kundens beskrivelse af Fejlen ved tilkaldet b. Angivelse af den eller de centrale funktionaliteter, der er påvirket af Fejlen c. Fejlens kategori d. Tidspunkt for rapporteringen Bilag 6. Servicemål. Side 6 af 10

129 Når Leverandøren påbegynder afhjælpningen, skal Leverandøren give underretning herom til Kunden. Reaktionstiden beregnes som det tidsinterval, der er mellem Leverandørens modtagelse af Kundens fyldestgørende reklamation og Kundens modtagelse af Leverandørens underretning om påbegyndt afhjælpning. 4.2 Kategorisering af overskridelse af fastsat reaktionstid Manglende opfyldelse af en fastsat reaktionstid kan henføres til én af følgende kategorier: Fejlkategori I Fejlkategori II Fejlkategori III Fejlkategori IV Fejlkategori V 4.3 Bod Hvorvidt manglende opfyldelse af en fastsat reaktionstid er en fejlkategori I, II, III, IV eller V, afhænger af overskridelsen af reaktionstiden fastsat i afsnit 4.1 for de forskellige Fejl, jf. Tabel 3. Manglende opfyldelse af en reaktionstid henføres til en af følgende fejlkategorier: Fejlkategori Beskrivelse I Overskridelse af fastsat tidsfrist for påbegyndt behandling af Fejl med mere end 10% II Overskridelse af fastsat tidsfrist for påbegyndt behandling af Fejl med mere end 20% III Overskridelse af fastsat tidsfrist for påbegyndt behandling af Fejl med mere end 30% IV Overskridelse af fastsat tidsfrist for påbegyndt behandling af Fejl med mere end 40% V Overskridelse af fastsat tidsfrist for påbegyndt behandling af Fejl med mere end 50% Tabel 3 - Tidsfrister for fejlkategorier. Hver fejlkategori har en vægtet værdi: Fejlkategori I - En overskridelse af en fastsat reaktionstid omfattet af fejlkategori I har en vægtet værdi på 5 point. Fejlkategori II - En overskridelse af en fastsat reaktionstid omfattet af fejlkategori II har en vægtet værdi på 10 point. Fejlkategori III - En overskridelse af en fastsat reaktionstid omfattet af fejlkategori III har en vægtet værdi på 20 point. Fejlkategori IV - En overskridelse af en fastsat reaktionstid omfattet af fejlkategori IV har en vægtet værdi på 30 point. Fejlkategori V - En overskridelse af en fastsat reaktionstid omfattet af fejlkategori V har en vægtet værdi på 40 point. Bilag 6. Servicemål. Side 7 af 10

130 Overskridelse af fastsat reaktionstid opgøres pr. kalendermåned ved at opgøre den samlede sum af point for alle fejlkategorier i den pågældende måned. Såfremt den samlede sum overstiger 100 point sanktioneres dette med en bod. Boden udgør 1% af vedligeholdelsesvederlaget for den pågældende måned for hvert point, som den samlede sum overskrides. 5 TILGÆNGELIGHED 5.1 Opgørelse af tilgængelighed Tilgængelighed måles for Leverancen som helhed, og drifteffektivitetsprocenten opgøres således: Drifteffektivitetsprocenten = Tilgængelig driftstid Aftalt driftstid x 100% Servicemålet for driftseffektiviteten er 99,4%. Ved "tilgængelig driftstid" forstås den aftalte driftstid minus den tid, hvor Leverancen eller en del af denne ikke kan anvendes til fejlfri driftsafvikling på grund af en fejlforstyrrende kategori-a Fejl, kategori-b Fejl eller kategori-c Fejl, jfr. afsnit 4.1 ovenfor. Manglende opfyldelse af svartidskrav, der begrunder bod, medregnes ikke i opgørelsen af tilgængelig driftstid. I tilfælde af, at fejlfri driftsafvikling ikke kan opretholdes som følge af en driftshindring, som Kunden er ansvarlig for, eksempelvis Fejl i Kundens eksisterende it-miljø eller udefra kommende forstyrrelser (el-afbrydelse, fejl i offentlige datanet og lignende), fragår dette ikke i den tilgængelige driftstid. Driftsafbrydelser regnes fra det tidspunkt, hvor Leverandøren har modtaget fyldestgørende fejlmelding fra kunden, og indtil normal drift er genetableret. Tid medgået til eventuel forebyggende vedligeholdelse indregnes hverken i "tilgængelig driftstid" eller "aftalt driftstid". Såfremt Leverandøren anvender mere tid til forebyggende vedligeholdelse end aftalt, fragår den for meget anvendte tid dog i den "tilgængelige driftstid". Driftseffektiviteten måles og opgøres for en måned ad gangen ("måleperiode"), idet den første måleperiode begynder på Overtagelsesdagen for den første delleverance (Arbejdspakke 1). Bilag 6. Servicemål. Side 8 af 10

131 Kunden sørger for, at der føres regnskab over driftstiderne, medmindre Leverandøren forestår driften. 5.2 Aftalt driftstid Den "aftalte driftstid" er kl. 08:00 til kl. 16:00 alle Arbejdsdage, uanset at Kunden er berettiget til at anvende Leverancen hele døgnet. 5.3 Bod Hvis beregningen af driftseffektivitet for en periode ikke opfylder det aftalte, er Kunden berettiget til bod. Denne bod beregnes for hvert påbegyndt hele procentpoint, hvormed tilgængeligheden i en måleperiode er under den aftalte driftseffektivitet. Bod udgør for hvert hele påbegyndt procentpoint, som den beregnede driftseffektivitet ligger under den aftalte driftseffektivitet, 10% af det samlede vedligeholdelsesvederlag, jf. bilag 12, dog mindst kr., for den pågældende periode. Såfremt samme forhold medfører såvel bod for manglende opfyldelse af aftalt driftseffektivitet som dagbod for forsinket afslutning af driftsprøven, skal Kunden alene godskrives det største af disse to beløb. 6 RAPPORTERING VEDRØRENDE FEJLRETTELSE Der udfyldes en fejlrapport for hvert tilkald. Fejlrapportens form skal aftales mellem Parterne og skal som minimum indeholde plads til følgende oplysninger: a) Kundens beskrivelse af Fejlen ved tilkaldet b) Angivelse af den eller de centrale funktionaliteter, der er påvirket af Fejlen c) Fejlens kategori d) Tidspunkt for rapporteringen e) Tidspunkt for omgåelse af Fejlen, hvis det er relevant f) Tidspunkt for midlertidig afhjælpning af Fejlen, hvis det er relevant g) Tidspunkt for rettelse af Fejlen h) Leverandørens afhjælpningstid i) Leverandørens eventuelle supplerende beskrivelse af Fejlen Bilag 6. Servicemål. Side 9 af 10

132 Fejlrapporten udfyldes løbende af Leverandøren, efterhånden som de oplysninger, den skal indeholde, bliver kendt, og fremsendes/afleveres uden ugrundet ophold til Kunden. Kunden skal godkende de oplysninger, som indskrives i fejlrapporten, eksklusiv Leverandørens eventuelle supplerende beskrivelse af Fejlen. Kunden skal uden ugrundet ophold godkende fejlrapporten. Kundens manglende godkendelse berettiger ikke Leverandøren til at stoppe eller udskyde fejlretningen. Uenigheder vedrørende fejlrapporten skal, såfremt de ikke kan løses forinden, behandles på det førstkommende vedligeholdelsesmøde. Såfremt der ikke kan opnås enighed her, behandles uenigheden som angivet i Kontraktens punkt Bilag 6. Servicemål. Side 10 af 10

133 Bilag pkt Arkitekturnotat Det tværsektorielle og telemedicinske innovationsprojekt Shared Care Platformen Anbefalinger til afklaring af centrale arkitektur aspekter ved skalering og idriftsættelse af Shared Care Platformen Udarbejdet af Pauline Lindskov og Linda Szkotak Rasmussen, KMD

134 Konsulentservice Indholdsfortegnelse 1.0 Baggrund for notatet Formål med notatet Arkitekturnotatets overordnede anbefalinger Undersøgelsesdesign og metode Afgrænsning af arkitekturnotatet Grundlæggende antagelse om SCP projektet Strategi Shared Care Platformens strategiske afsæt Anbefalinger Perspektivering i forhold til strategiske risici og muligheder Governance Det styringsmæssige afsæt for projektet Anbefalinger Perspektivering over de styringsmæssige risici og muligheder i et skaleret SCP set-up Forretning Det forretningsmæssige afsæt for SCP Anbefalinger Perspektivering over forretningsmæssige risici og muligheder Løsning Det løsningsmæssige afsæt i projektet Anbefalinger Teknologiparathed Perspektivering over de løsningsmæssige risici og muligheder Drift Det driftsmæssige afsæt i projektet Anbefalinger Perspektivering over risici og muligheder Dokumentstyring og dokumentation Versionering Dokumentation

135 Konsulentservice 1.0 Baggrund for notatet Det tværsektorielle og telemedicinske innovationsprojekt Shared Care Platformen (SCP) har i perioden 2010 til 2016, udviklet og testet IBM s SCP løsning på 7 forskellige projekter. Projektet har haft til formål at undersøge og udvikle en kommunikationsplatform, hvor fagpersoner indenfor praksis, hospitaler, kommuner samt borgere har mulighed for at tilgå og dele data på udvalgte kroniker forløb. SCP projektet ejes af Syddansk Sundhedsinnovation, velfærdsteknologi og telemedicin (SDSI), som også er systemejere på løsningen. Projektet er oprindeligt søsat af Afdelingen for kommunesamarbejde i Region Syddanmark, som udmøntningen af Sundhedsstyrelsens pulje for forstærket indsats for kronisk syge. SCP projektet afsluttes i 2016 og skal evalueres ift. målopfyldelse og brugertilfredshed, anvendelsestype og anvendelsesgrad samt økonomiske konsekvenser ved skalering. Evalueringerne gennemføres af Center for Innovativ Medicinsk Teknologi CIMT. 1 Derudover har SDSI og Udvalget for Sundheds-IT (USIT) ønsket en arkitekturvurdering af platformen, som er gennemført af Region Syddanmarks IT arkitekter. Dette arkitekturnotat, som KMD er blevet bedt om at udarbejde, er bestilt af daværende konstitueret Enhedschef for Sundheds IT Henrik Juul og Afdelingschef for Sundheds IT Mads Friborg. Notatet har til formål, at komme med anbefalinger til hvilke arkitekturmæssige aspekter, der bør afklares såfremt SCP fremadrettet ønskes skaleret og idriftsat i Region Syddanmark. 1.1 Formål med notatet SCP løsningen er en del af et tværsektorielt telemedicinsk økosystem, som i disse år er under udvikling. I 2012 blev den første af tre nationale referencearkitekturer udmeldt da det daværende Nationale Sundheds IT (NSI). Referencearkitekturen danner grundlag for udrulningen af de nationale strategier der er på det tværsektorielle og telemedicinske område. Region Syddanmarks SCP er en unik del af dette økosystem og et af de få innovative projekter i Danmark, som konkret har forsøgt at udvikle en model for data-understøttelse af det tværsektorielle samarbejde omkring kronikerforløb og komplekse patientforløb. Anbefalingerne vil primært have fokus på hvilke forudsætninger, der bør være afklaret, inden Region Syddanmark tager stilling til, om SCP skal skaleres og idriftsættes. Arkitekturnotatets anbefalinger kan indgå i SDSI s udarbejdelse af Region Syddanmarks fremadrettede strategi for IT understøttelse af det tværsektorielle samarbejde. Målgruppen for notatet er Regionens Sundheds it og SDSI, hvorfor notatet har til hensigt at bidrage med et overblik over hvilke arkitekturmæssige anbefalinger, muligheder og risici, som kan indgå i den sagsfremstilling som Udvalg for Sundheds it skal have omkring den videre strategi for SCP. 1 Jf. CIMT Protokol for evaluering af Shared Care Platformen 3

136 Konsulentservice 1.2 Arkitekturnotatets overordnede anbefalinger Overordnet regional strategi Region Syddanmark anbefales at udarbejde en samlet strategi og arkitektur for IT understøttelse af det tværsektorielle samarbejde i Region Syddanmark, hvor der besluttes, hvordan løsninger som Shared Care Platformen samt andre telemedicinske løsninger indgår i forhold til den samlede nationale ramme arkitektur. Overordnet regional governance Det anbefales at Region Syddanmark udarbejder en strategi for hvordan disse tværsektorielle løsninger skal drives i et stordrifts set-up med særligt blik for den ledelsesmæssige forankring, finansiering og styring, udvikling, drift og support. En strategi som forpligter de tværsektorielle aktører kommuner og praktiserende læger - på at arbejde målrettet og styringsmæssigt fokuseret på at realisere de ønskede kvalitative og kvantitative gevinster. Overordnet model for regionale innovationsprojekter Region Syddanmark anbefales at etablere en model for innovationsprojekter som en del af den besluttede projektmodel. En model der sikrer fokus på agil projektudvikling via prof of concept eller prototyping og hvor der arbejdes systematisk med klare løbende evalueringskriterier for hvert udviklingsloop samt en fælles systematik for afsluttende konceptualisering og idriftsættelse. Strategi og governance for SCP Såfremt Region Syddanmark beslutter at skalere SCP anbefales det, at de regionale-, og kommunale aktører samt de praktiserende lægers organisation (PLO) i regionen konsoliderer det tværsektorielle udviklingsarbejde i denne platform. Der bør aftales en fælles regional ledelse, organisation og finansieringsmodel samt en IT governance der sikrer en realistisk ramme for udvikling, drift og support af platformen. Det er et kritisk succesparameter for SCP at de tværsektorielle aktører satser på SCP som den fælles platform, for understøttelse af kroniker forløb og de komplekse patientforløb SCP s forretningsperspektiv Det anbefales at SDSI revitaliserer den forretningsmæssige vision, mål og strategier for SCP løsningen, med afsæt i de høstede projekterfaringer og CIMT evalueringer. På baggrund af denne revitaliserede vision, anbefales det at der laves en ny sammenhængende løsningsarkitektur, hvor løsningens kvalitative egenskaber fremgår, og hvor rolle og anvendelse af de enkelte komponenter i løsningen tydeliggøres. SCP løsningsmodning Det anbefales at der initieres en samlet teknologi modnings analyse, og at resultaterne heraf anvendes til at identificere de eventuelle GAPs, der måtte være mellem løsningens nuværende tilstand, og de krav der er til en skaleret løsning. Som forberedelse til en kommende skalering anbefales Region Syddanmark at gennemføre et målrettet driftsmodningsprojekt, der udbedrer eventuelle mangler, funktionalitet og udfordringer i kvalitetsegenskaber i forhold til krav til en skaleret løsning. SCP drift og support Det anbefales at der laves en kvalificering af forventninger til stordriftsfordele og at denne holdes op mod en økonomisk analyse for omkostninger af drift og support, såfremt SCP skaleres. 4

137 Konsulentservice 1.4 Undersøgelsesdesign og metode Arkitekturnotatets undersøgelsesdesign er inspireret af Architecture trade-off Method ATAM. En metode til at evaluere arkitekturer ud fra potentialer og opmærksomhedspunkter ved f.eks. skalering. Drift Løsning Strategi Governance Forretning Notatet beskriver fem temaer som kommer rundt om de mest centrale fokusområder i en arkitektur gennemgang. Hvert tema er blevet undersøgt ud fra det fremsendte materiale og efterfølgende belyst igennem interview. Temaerne introduceres i forbindelse med de enkelte afsnit. KMD har gennemført ét interview med henholdsvis SDSI s projektledere og projektmedarbejdere samt IBM repræsentant og ét interview med arkitekturchef for arkitekterne i Regionens Sundheds IT. Derudover er alt fremsendt dokumentation blevet gennemgået med øje for, at afdække de fem aftalte undersøgelsestemaer. Opdragsgivere og relevante nøglepersoner fra SDSI og Region Syddanmarks arkitekter har gennemført et review af første udkast af notatet, som efterfølgende er tilpasset. 1.5 Afgrænsning af arkitekturnotatet Dette notat er udarbejdet i perioden Grundet den korte tidshorisont, har det været nødvendigt at afgrænse arkitekturnotatets fokusområde på følgende områder: Notatet vurderer og evaluerer ikke om SCP projektet har været vellykket, men beskriver primært de anbefalinger og perspektiver på, hvilke arkitekturmæssige aspekter der bør afklares såfremt SCP ønskes skaleret eller idriftsat i Region Syddanmark. Notatet har ikke til opgave at vurdere kvaliteten af den udarbejdede arkitekturvurdering fra Region Syddanmarks Sundheds IT. Men tager et kritisk afsæt i vurderingen og dennes konklusioner. Notatet omfatter ikke detaljerede kortlægninger af forretningsprocesser, kommunikationsprocesser eller de specifikke data som deles på platformen. 5

138 Notatet undersøger de fremsendte og tilgængelige dokumenterede erfaringer ved brugen af løsningerne og validerer disse sammen med relevante nøglepersoner fra Syddansk Sundhedsinnovation og Region Syddanmarks arkitekter. Konsulentservice Notatet analyserer ikke den teknologiske platform og gennemfører ikke test eller stresstest på Shared Care Platformen. Notatet bidrager med anbefalinger til hvad SCP, som minimum bør undersøge og klargøre forud for beslutning om skalering. Det har været uden for notatets scope, at undersøge SCP løsningens økonomiske implikationer i et skaleret set-up. En række anbefalinger omkring governance har dog en direkte eller indirekte betydning for hvor gennemsigtig den økonomiske vurdering kan være. 1.6 Grundlæggende antagelse om SCP projektet For at kunne udarbejde arkitekturnotatet, har det været nødvendigt for KMD af få greb om hvilken type projekt SCP er samt identificere de rammevilkår der gør sig gældende for et tværsektorielt projekt af denne type. Dette betyder at arkitekturnotatet er udarbejdet ud fra en række grundlæggende antagelser, som er: SCP er et first mover telemedicinsk og tværsektorielt innovationsprojekt. Der har ikke tidligere i Danmark været afprøvet en 360 tværsektoriel forløbskoordinering, indenfor kronikerforløb og komplekse patientforløb. Derfor vurderes det, at SCP er et first mover innovationsprojekt, der prøver kræfter med at etablere denne type tværsektoriel kommunikationsplatform. Det tværsektorielle landskab er under udvikling Rapporter fra både Cowi og Deloittes har dokumenteret, at der er et stort behov for at udvikle løsninger, der kan styrke datadeling og kommunikation på tværs af sektorer, fagpersoner og borgere. Rapporterne understreger også at den organisatoriske forankring fortsat er en af de største udfordringer. En stor del af det tværsektorielle samarbejde baserer sig på forskellige interessenter, der indgår i frivillige værdifællesskaber. Det er sjældent at der er konkrete lovgivningsmæssige krav til hvem der har ansvaret for at drive det tværsektorielle samarbejde, samt hvilke konkrete kroniker grupper eller komplekse patientforløb, som skal understøttes af specifikke teknologiske løsninger. Dette betyder at det landskab, som et innovationsprojekt, som Shared Care platformen operere i, er et umodent felt og et felt, som kalder på radikal innovation på områder som: Ledelsesmæssig forankring og styring i et tværsektorielt set-up Nye økonomiske samarbejdsmodeller Fælles og tværgående forretningsprocesser og fælles handlingstyrende protokoller på tværs af sektorer og faggrupper Teknologiske snitflader og integrationer der skal defineres med øje for nationale, regionale og kommunale rammearkitekturer Udviklingsprocesser, drift og support skal systematiseres og forankres 6

139 Dette betyder samlet set, at SCP projektet arbejder med en meget høj grad af kompleksitet, som stiller store krav til projektets evne til ikke kun at etablere en funktionel teknisk løsning men også at skabe en organisatorisk operationel ramme der kan fungere i praksis. 2 Konsulentservice Moving target Når SCP skal evalueres er det væsentligt at have øje for, at nogle af de målsætninger, som projektet oprindeligt blev søsat for at realisere som f.eks. en række af de tekniske løsninger meget vel kan være realiseret i perioden, men at der er kommet nye fokusområder som f.eks. Open tele og KOL projektet, nye initiativer som Det Komplekse Patientforløb, samt de nationale referencearkitekturer (2012). Alle initiativer der tilføjer et nyt perspektiv eller en ny vision til det telemedicinske og tværsektorielle område. Disse små forskydninger i fokus, er et udtryk for at vi bliver klogere, men er samtidig en af de mest kritiske præmisser for innovation, da målet for innovationen kan flytte sig undervejs og kan have betydning for vurderingen af projektets succes. Projektet kan samtidig komme i den situation at man prøver, at tilpasse sig de nye tendenser. Det kan på den ene side være en fordel, at en teknologisk platformsløsning kan bevise sin fleksibilitet og integrere nye komponenter over tid, på den anden side kan løsningen komme til at ville for meget i tilpasningens navn og miste løsningens unikke mål og vision. En styring af dette forudsætter en klar forretnings- og løsningsstrategi, der afgrænser og rammesætter, løsningens formål. 2 Jf. At lede på tværs af sektorer: nødvendigt med udfordrende. Annnemette Digmann, Økonomistyring og informatik

140 Konsulentservice 2.0 Strategi Dette afsnit indeholder en beskrivelse af det strategiske perspektiv, som dels ser på Shared Care Platforms projektets strategiske afsæt, dels ser på de strategiske pejlemærker som der er udmeldt på det nationale, regionale og det kommunale plan. Afsnittet giver anbefalinger til en række strategiske overvejelser, som SCP bør adressere i et muligt skaleret scenarie. 2.1 Shared Care Platformens strategiske afsæt SCP projektet er finansieret af midler fra Sundhedsstyrelsens pulje til forstærket indsats for kronisk syge. Derudover er SCP en del af Sundhedsaftalerne for og fra samt Formålet med SCP projektet har overvejende set været: 1. At befordre videndeling og kommunikation mellem parterne i de tre adskilte sektorer inklusiv patienten selv, så behandlere og patienten får et samlet billede af det sammenhængende patientforløb. 2. At skabe det bedst mulige beslutningsgrundlag for en effektiv og koordineret behandlingsstrategi 3. At øge behandlingskvaliteten og optimere ressourceindsatsen 3 Det er klart formuleret i projektbeskrivelsen at projektet forventes idriftsat efter projektperiodens afslutning. Der foreligger på nuværende tidspunkt ingen evalueringer af SCP s projektets performance på disse mål. Ud fra det givne materiale, er det således vanskeligt at vurdere, hvor langt SCP er i forhold til at realisere projektmålene. På baggrund af interview med SDSI vurderes det dog, at arbejdet med at etablere integrationer til de vigtigste fagsystemer har været både meget tidskrævende og komplekst og at integrationen af f.eks. EPJ data først er implementeret meget sent i projektet. Derudover har den ledelsesmæssige og organisatoriske forankring af det tværsektorielle samarbejde tydeligvis været en langt større opgave end forventet. Da det har vist sig at forløbsprogrammernes modenhed har været relativ lav og at det har været en mere omfattende opgave at sætte strøm til forløbsprogrammerne end forventet. 3 SCP Projektbeskrivelsen s. 1 8

141 Konsulentservice 2.2 Anbefalinger Det anbefales at SDSI og RSI revitaliserer strategien for SCP på grundlag af de erfaringer som projektet har etableret. Og at de med denne strategi definerer SCP primære og sekundære kernefunktionaliteter. Strategien skal forholde sig konkret til hvordan SCP kan understøtte de strategiske pejlemærker omkring øget involvering af borgere og pårørende samt tage i betragtning hvordan ældre, handicappede og øvrige omsorgspersoner skal kunne tilgå løsningen. Det anbefales at Region Syddanmark i samråd med kommunerne og PLO udarbejder en samlet IT strategi for en telemedicinsk og tværsektoriel arkitektur, som adresserer hvordan Region Syddanmark konkret ønsker at understøtte det telemedicinske og tværsektorielle økosystem. Herunder får et overblik over snitflader mellem SCP, KIH databasen, NSP (repositories), DDS, Den Digitale Landevej og Open tele samt det nationale sundhedsregister. Det anbefales at Region Syddanmark, ved beslutning om skalering af SCP, konsoliderer kommende tværsektorielle forløbsunderstøttende projekter i løsningen, i den udstrækning at forløbsprogrammet kan tilpasses den generiske forløbsmodel. Derudover bør Region Syddanmark i samråd med kommunerne og PLO overveje potentialerne i, at samtænke strategien for IT understøttelse af KOL og komplekse forløb i forhold til telemedicin og det tværsektorielle samarbejde i regionen. Konsolidering af én fælles regional Shared Care løsning, forudsætter ligeledes at Region Syddanmark, overvejer og beslutter en organisatorisk model, der kan drive denne type tværsektorielle udvikling. Det kan være en tværsektoriel korsortiemodel som f.eks. er implementeret i Region Midt eller et fælles udviklingssekretariat eller andet. Uanset hvilken model der vælges vil en fælles finansieringsmodel samt fastsættelsen af målbare mål være en kritisk succesfaktor. 2.3 Perspektivering i forhold til strategiske risici og muligheder På grundlag af vores dataindsamling og samtaler med nøglepersoner omkring SCP, tegner der sig et billede af en række strategiske risici og muligheder for en løsning som SCP. Disse risici og muligheder bør indgå i overvejelserne omkring en samlet regional strategi på det telemedicinske og tværsektorielle område, samt i revitaliseringen af SCP strategien. Risici Med fokus på det telemedicinske område, vurderes det at være uklart, hvilken rolle SCP har og hvilken rolle SCP kan spille. Er SCP en telemedicinsk kommunikationsplatform eller ligger platformens styrker et andet sted? Det er en stående udfordring for en platformsløsning som SCP at identificere hvor komponenten har sine styrker og hvor man bør integrere op imod andre typer af komponenter. Det strategiske fokus har udviklet sig i projektperioden fra primært at have fokus på kommunikation og data-deling mellem hospitaler, praktiserende læger og kommunerne til i højere grad at have borgeren og patienten i centrum. Der synes at være behov for at afklare i hvilken udstrækning at 9

142 SCP understøtter dette strategiske fokus og hvordan borger og pårørende kan få glæde af SCP. Omkostningerne ved at udvikle et mere brugervenlig interface bør afklares. Såfremt der ikke udarbejdes en klar fælles strategi og fælles arkitektur for Region Syddanmarks arbejde med det telemedicinske og tværsektorielle område, vurderes det at blive meget vanskeligt for SCP at blive skaleret. Uden én strategi på området vil der være en risiko for at SCP blot være én ud af mange tværsektorielle løsninger i stedet for den fælles regionale kommunikationsplatform, som er en kendt og accepteret løsning til understøttelse af kroniker forløb og komplekse patient forløb. Hvem er, ud fra en strategisk vurdering den mest optimale ejer af SCP når projektet går fra projekt til drift? Dette bør afklares og defineres ud fra en systematisk evaluering af SCP samt en økonomisk vurdering af anlægsomkostninger og driftsomkostninger. Muligheder: Konsulentservice Region Syddanmark har med SCP investeret i at etablere snitflader og integrationer til fagsystemer som EPJ, laboratoriesystemer, Sentinel mfl. 4 Dette betyder reelt at SCP, som en af de få løsninger i Danmark, tilbyder en tværsektoriel platform med datadeling. Alt afhængig af hvordan SCP tænkes ind i den fremadrettet regionale arkitektur på området, vurderes platformen, at være en af de få nationale 360 kommunikationsplatforme på kroniker området og området for komplekse patient forløb. NSI, RSI og KL arbejder pt. på hvordan man kan styrke Det sømløse komplekse patientforløb. De har i høj grad fokus på deling af patientplaner og aftaler og muligheder for at fagpersoner og borgere kan kommunikere omkring forløbet. SCP vurderes på det foreliggende grundlag at være kommet langt med dette arbejde og kan derfor have et potentiale for at være den løsning, som kan understøtte denne strategi. Med et stadig større fokus på borgerens ansvar og indflydelse på eget patientforløb stilles der større krav til det tværsektorielle samarbejde i forhold til ikke bare at levere data men relevant og brugervenlig data til borgerne som udstilles på en intuitiv og let tilgængelig måde. Her kan SCP have et potentiale selvom Løsningens visuelle brugerflade stadig bør udvikles citat SCP Teamkoordinator Alis Helmer Hassing. CIMT rapporten vedr. brugertilfredshed bør afklare dette nærmere. 4 Integrationen til EOJ afventer udskiftning og opgradering af en række af de kommunale kernesystemer indenfor sundheds, social og arbejdsmarkedsområdet. Med afsæt i Kombit s bølgeplan vil en række af disse løsninger blive udskiftet frem til 2018 således at de baserer sig på nationale standarder. 10

143 Konsulentservice 3.0 Governance Dette afsnit indeholder en beskrivelse af governance perspektivet, som dels ser på Shared Care Platforms projektets organisering og IT governance dels kommer med anbefalinger til en række styringsmæssige overvejelser, som SCP bør adressere i et muligt skaleret scenarie. Sluttelig perspektiverer afsnittet over risici og muligheder i forhold til governance af et skaleret SCP. 3.1 Det styringsmæssige afsæt for projektet SCP har været etableret som en projektorganisation, med en styregruppe, en SDSI forankret projektledelse, samt referencegrupper med repræsentanter indenfor kroniker områder. Derudover har den interne projektgruppe bestået af en række nøglepersoner fra hospitaler, kommuner, og praksiskonsulenter samt brugerrepræsentanter. Denne projektgruppe har primært har haft fokus på Hjerterehabiliteringsforløbet. Integrated Care projektet har haft sin egen kommunalt forankrede projektorganisering. IBM har været leverandør og udviklingspartner mens T26 har driftet løsningen. Det er SCP projektets egne teknikere der har konfigureret løsningen, i den udstrækning at det har været muligt, og været ansvarlige for udvikling af ændringer i samråd med IBM. SCP har selv varetager 1. og 2. level support mens IBM har varetaget 3. level support. Det er i forløbet uddannet lokale administratorer, der selv kan administrere brugere og trække rapporter, mens selve konfigurationen af løsningen er blevet løst af SCP s tekniske projektledere og supportere. Det fremgår ikke af materialet hvilke kriterier, som et projekt skal opfylde for at kunne anvende SCP. Projektgovernance Region Syddanmark ikke har en fælles defineret metode for tilrettelæggelse og gennemførelse af innovationsprojekter, men har dog en besluttet projektmodel. Der foreligger således en generel projektbeskrivelse af SCP projektet. Projektets formål er imidlertid ikke er nedbrudt i f.eks. SMARTE mål, hvilket gør det vanskeligt at evaluere på målopnåelse. Ud af de 7 test-projekter, som er gennemført på platformen er det kun Integrated Care der er blevet gennemført via en formaliseret projektmodel. Dette projekt evalueres særskilt i sommeren De 6 andre afprøvningsprojekter er blevet udviklet iterativ og ad-hoc baseret uden en egentlig projekt og evalueringsmetode. Denne manglende projektgovernance, betyder blandt andet at der ikke løbende er blevet evalueret på SCP projektets udviklings- og test forløb og at der derfor ikke foreligger dokumentation for hvilke ledelsesmæssige, organisatoriske eller styringsmæssige forudsætninger eller kvantitative eller kvalitative gevinster der bør ligge til grund for at anvende SCP som kommunikationsplatform fremadrettet. IT Governance for udvikling, drift og support I det materiale, som ligger til grund for udarbejdelsen af dette arkitekturnotat, fremgår det ikke tydeligt hvilke erfaringer og best practices, som SCP projektet har 11

144 defineret gennem projektperioden. Det er således uklart i hvilken udstrækning at der foreligger dokumentation for f.eks. governance af changeprocessen. (Dette beskrives yderligere i del 5) SDSI fremhæver selv under interview, at der er et behov for at udarbejde en evaluering samt principper for en IT governance model såfremt SCP skaleres. Konsulentservice 3.2 Anbefalinger Såfremt Region Syddanmark ønsker at hente kvalitative eller økonomiske gevinster med en SCP stordriftsløsning, vil der være en række styringsmæssige spørgsmål, som bør afklares. Fra projekt til drift SDSI kan med fordel dokumentere følgende styringsdokumenter, på basis af deres viden om SCP, med anbefalinger til forankring af: Ledelsesmæssig forankring og systemejerskab Tværsektoriel organisering og beslutningsmodel Finansieringsmodel med øje for anlægs- og driftsomkostninger Standarder for de basis-komponenter som fremtidige forløbsprogrammer kan bygge på og de special-komponenter som kan tilkøbes Change governance gerne understøttet af en model for realisering af kvantitative og kvalitative gevinster. Principper og betingelser for anvendelse af SCP Drifts- og support governance Systematisk IT governance Det anbefales at der dokumenteres en styringsmæssig ramme for SCP. Dette kan med fordel tage udgangspunkt i ITIL best practices. Helt konkret kan det anbefales at: SDSI udarbejder en change-log, hvor der systematisk gøres rede for de potentielle tilpasninger og omkostninger, som der ligger i SCP s pipeline. Med denne change-log kan SDSI dels sandsynliggøre overfor USIT, hvilke kritiske ændringer der bør indtænkes i finansieringsmodellen for den videre udvikling af platformen, dels skabe et styringsredskab som kan anvendes ved skalering. SDSI udarbejder en test, release og deployment plan samt en plan for event management, som beskriver hvordan systemopdateringer, tilpasninger og grundlæggende ændringer håndteres og koordineres i et fler-leverandør og multi-bruger set-up. Alene kommunikationsopgaven i forbindelse med grundlæggende systemændringer må ikke undervurderes. SDSI udarbejder en beskrivelse af SCP komponenten samt en CMDB 12

145 Konsulentservice Fælles innovationsmodel i Region Syddanmark Set i lyset af, at SDSI reelt skal back-tracke på projektets mange målsætninger og på bagkanten vurderer SCP projektets successer og udfordringer, anbefales det at Region Syddanmark etablerer en fælles governance og innovationsmetode som tager højde for hvordan man kan arbejde systematisk med iterative velfærdsteknologiske udvikling. En sådan innovationsmetode skal ses som et supplement til regionens nuværende projektmodel Perspektivering over de styringsmæssige risici og muligheder i et skaleret SCP set-up Risici Den ledelsesmæssige, organisatoriske og finansieringsmæssige forankring af det tværsektorielle samarbejde er samlet set den største udfordring for projekter af SCP s type. Uden klare politiske og administrative og strukturelle beslutninger sektorerne imellem er feltet underlagt mange forskellige dagsordner og er derfor vanskeligt at styre. Derfor er de største risici for skalering af SCP løsningen 6 ; fraværet af en entydig strategi, klare effektmål samt den organisatoriske og finansielle model for tværsektoriel udvikling i én konsolideret løsning. Sundhedsaftalerne definerer nogle generelle mål på området men det vurderes at parternes frivillige deltagelse også fremadrettet er en risiko for SCP mulighed for at blive en succes. Omfanget af at udvikle og drive SCP vurderes ligeledes at være en risiko som der skal tages højde for. Dels har SCP en én-leverandør afhængighed, som kan have nogle økonomiske konsekvenser, dels integrerer platformen op imod en række forskellige fagsystemer, hvor leverandørerne skal være villige til at udvikle og vedligeholde integrationen. Leverandørenes interesse i at levere løbende integrationer kan være en kritisk faktor. Muligheder Region Syddanmark har allerede investeret i en tværsektoriel løsning hvor der er etableret samarbejdsflader og samarbejdsmodeller som fungerer. Mulighederne for at skabe en platform som aktører i regionen kan abonnere på er til stede - og i takt med at SDSI evaluerer platformen, vil selve styringen af denne type tværsektorielle kommunikationsplatform kunne standardiseres. SDSI har med SCP projektet etableret en solid viden omkring metoder til at designe, udvikle og drifte denne type tværsektorielle og forløbsunderstøttende løsninger. En viden der dels kan være løsningsuafhængig dels kan være med til at kvalificere lignende tværsektorielle løsninger. 5 Erhvervs og Byggestyrelsen innovationsmetoder- en introduktion 6 Denne styringsmæssige udfordring gør sig ligeledes gælden på KOL området, Den digitale landevej mfl. 13

146 Konsulentservice 4.0 Forretning Dette afsnit indeholder en beskrivelse af det forretningsmæssige perspektiv, som SCP skal anvendes i. 4.1 Det forretningsmæssige afsæt for SCP SCP projektets forretningsmæssige afsæt, var et ønske om at udvikle en it-løsning, der kunne understøtte af det tværsektorielle samarbejde om patientforløb for kronisk syge i Region Syddanmark Visionen var at opbygge SCP som en platform baseret på en generisk model for samarbejdet om kroniske patienter med tværgående patientforløb. SCP basis-system blev anskaffet på grundlag af en kravspecificering og et udbud. Kravspecifikationen blev lavet med udgangspunkt i Sundhedsstyrelsens forløbsprogrammer for kronisk syge - herunder anbefalinger for brug af organisering af arbejdet ud fra principper og retningslinjer i The Cronic Care Model. Som del af projektet blev der etableret 3 kliniske delprojekter, der i en iterativ og agil proces skulle implementere forløbsprogrammer for udvalgte patientgrupper under anvendelse, konfigurering og videreudvikling af et SCP grundsystem. Udgangspunktet for projektet har dermed været et teknologisk forretningsudviklingsprojekt, hvor man ved at kunne tilbyde en teknologisk platform kan understøtte en forretningsudvikling. 4.2 Anbefalinger Forretningsmæssige krav til SCP De forretningsmæssige krav til løsningen er ikke klart dokumenteret, hvilket betyder at, der kan opstå misforståelser om de kvalitative krav til løsningen. Desuden er en god dokumentation af de forretningsmæssige krav også en forudsætning for udvikling, drift og support af løsningen. Det anbefales derfor, at der etableres en minimal dokumentation af de funktionelle og ikke-funktionelle krav til løsningen. Dokumentationen skal være tilstrækkelig til, at de forretningsmæssige krav kan hægtes op på de overordnede forretningsprocesser i domænet. Input til dokumentation af forretningskrav kan hentes i digitaliseringsstyrelsens arkitekturmetode 7 og eventuelt ved genbesøg i de faglige områder, hvor SCP allerede anvendes. Kravene kan suppleres med referencer til de sundhedsfaglige protokoller, standarder eller reference-arkitekturer, der udgør en væsentlig delmængde af de formelle tekniske og sundhedsfaglige krav til løsningen. Standarder, som kan være med til at validere kravene, og sandsynliggøre best practices på området

147 En samlet dokumentation af forretningsarkitekturen for systemet kunne indeholde Revideret forretningsvision for SCP løsning Forretningsmæssige principper for brug og udvikling af SCP løsningen Standarder og referencearkitekturer, og strategi for compliance Samlet katalog af de aktører, processer, brugssituationer, datadefinitioner, forretningsregler og referencer til tværsektorielle protokoller, der udgør det forretningsmæssige/sundhedsfaglige grundlag for løsningen. Mapning mellem krav og de forretningsprocesser/arbejdsgange Det anbefales, at der i projektet laves en analyse, med det formål at etablere en initiel og overordnet forretningsarkitektur bestående af minimum de tre første af ovenstående punkter. SDSI har, som kommentar til denne anbefaling, udtrykt ønske om, at en analyse udarbejdes i samarbejde med RSD Sundheds It. Konsulentservice Forretningsvisionen skal give et klart billede af, hvilken type platform SCP primært er: En vidensdelings-, en kommunikations-, en samarbejds- og/eller en telemedicinsk platform eller noget helt 5 te. En kobling mellem vision og forretningsarkitektur skal desuden bidrage til at tydeliggøre hvornår SCP med fordel kan anvendes og hvornår det ikke er hensigtsmæssigt. Formidling af forretningsmæssige muligheder med SCP Projektet har oplevet udfordringer i kommunikation af indholdet i SCP, og er f.eks. blevet udfordret på at oversælge platformen, og på ikke at kunne begrunde kernefunktionalitet overfor arkitekterne i RSD Sundheds IT. Det betyder, at SDSI's projektdeltagere har en fælles og præcis opfattelse af, hvordan SCP understøtter samarbejdet om patientforløb, og hvad en generisk it-understøttelse betyder i forhold til den potentielle brug af platformen. De får imidlertid ikke formidlet dette præcise billede videre til interessenterne. SDSI kan derfor med fordel foretage en revurdering af formidling af centrale dokumenter, der introducerer SCP. Det kunne f.eks. være dokumentet Shared Care Platformen anvendelse og perspektiv 8. Dokumentet kunne bidrage til at revitalisere Shared Care Platformen, og give en nyt billede af platformens brugsmæssige potentiale og kvalitative egenskaber. Arbejdet kunne indgå i et kommunikationsspor i det fremadrettede roadmap. Det anbefales at gøres en indsats for at aflive visionen om En platform der kan alt og få etableret en realistisk og velbegrundet vision om En platform til at kunne gøre for patientgrupper, hvis forløb kan tilpasses den generelle model. Der er nødvendigt med en forretningsstrategi, der er realistisk da SCP ikke er en plug and play løsning, selvom den har potentiale til at understøtte mange patientområder. Strategien bør derfor være tydelig om afgræsning af målgruppe og anvendelse af løsningen. Det anbefales, at der udarbejdes retningslinjer for, hvordan fremtidige forretningsområder (dvs. nye forløbsprogrammer ) skal prækvalificeres, før en beslutning om hel eller delvis anvendelse af SCP kan ske. En modenhedsanalyse, 8 Shared Care Platformen Anvendelse og perspektiv, RS

148 Konsulentservice der kan være med til at kvalificere forretningskrav og modenhed ifht. anvendelse af SCP. Sikring af forretningsmæssig værdi af løsningen Det er af kritisk vigtighed, at projektet kan begrunde den forretningsmæssige værdi af SCP i kontekst af de andre it-tiltag, der laves i regionen. Det anbefales derfor, at projektet tydeliggør SCP rolle og afgrænsning i det telemedicinske og tværsektorielle it-økosystem, der er under etablering i regionen. Et vigtigt element i denne tydeliggørelse er sammenhængen til telemedicinske løsninger, som f.eks. Open Tele løsningen, hvor der er oplagte synergi på tværs af løsningerne. En forudsætning for optimal udnyttelse af platformen ved skalering er, at der sker en værdiskabende standardisering af den måde løsningen anvendes på. Der bør derfor udarbejdes standardiserede metoder og værktøjer til brug for den forretningsmæssige implementering af løsningen, som f.eks.: initiel screening af patientgruppen og forløbsprogram metode til vurdering af behov for tilpasning- og konfigurering af løsningen til en ny patientgruppe formaliseret evaluering af værdi af platformen Det anbefales generelt, at Region Syddanmark initierer en samlet vurdering af de omkostninger og gevinster der vil være i forbindelse med skalering af SCP. Borgerinvolvering De foreløbige målinger på brugeraktivitet i SCP 9 viser en ubetydelige brug af platformen af patienter. Dette kan skyldes flere forhold, men progressionen i mål på brugeraktivitet sammenholdt med interview af projektleder i SDSI, indikerer at projekterne skal have en vis modenhed efter etablering i et givent patientområde, før det er relevant for patienterne at anvende løsningen. Der skal bl.a. være en vis kritisk mængde data og de sundhedsfaglige aktører skal være trygge ved at introducere patienterne til systemet. De seneste år har der været fokus på udvikling af offentlige sundhedsstrategier der adresserer det nære sundhedsvæsen. Det betyder, at borger/patientadgang til egne og pårørendes data, samt muligheder for selvbetjening i en stadig større grad indtænkes i såvel fagsystemer og offentlige portaler. Ved skalering anbefales det, at der laves en gentænkning af visionen og konkretisering af mål for brugerinvolvering og aktiv brugerdeltagelse ved brug af SCP. 4.3 Perspektivering over forretningsmæssige risici og muligheder Risici Løsningen er som udgangspunkt defineret på et generisk grundlag i form af Sundhedsstyrelsens anbefalinger for et generisk forløbs-program for kronisk syge, og i form af anbefalinger i The Cronic Care Model. SCP kommer som 9 Evaluering af Shared Care Platform. CIMT juni

149 Konsulentservice sådan til at virke som et standardsystem til understøttelse af patientforløb, der kan passe ind i den generiske model uden større systemtilpasninger. Dermed kan der, som for alle andre standardsystemer, være en risiko for, at det bruges til afvigende patientforløb, hvor der kræves større og mere komplekse systemtilpasninger af platformen. Den økonomiske fordel ved brug af SCP, som et let konfigurerbart it-system til forløbsunderstøttelse, vil dermed være i fare for at blive udlignet. Manglende protokoller på dele af de sundhedsfaglige tværgående processer gør, at visse dele af funktionaliteten i platformen, som f.eks. notifikationer, må baseres på lokal klinisk praksis. Det betyder, at SCP løbende skal tilpasses udvikling af relevante kliniske standarder, eller at denne funktionalitet ikke vil være brugbar i visse andre forløbsprogrammer. Løsningen er gammel i kontekst af den udvikling, der har været indenfor det telemedicinske og tværsektorielle samarbejde i projektets levetid. Der er derfor en risiko for at løsningen, på trods af at der løbende har været foretaget tilpasninger, kan opfattes som forældet, i forhold til andre løsninger, standarder og protokoller inden for det telemedicinske område. Muligheder Projekterfaringerne tyder på, at SCP har et godt potentiale, som en slags standardsystem, der kan konfigureres til at understøtte tværsektorielt samarbejde om en større gruppe af patientforløb. Man kan bruge screening af kandidater til nye patientgrupper til at sikre en tidlig forventningsafstemning i forhold til omkostninger og muligheder for tilpasninger. Implementering af nationalt mål for udrulning af hjemmemonitoreringstilbud for KOL inden udgangen af 2019 vil øge interessen for understøttelse af tværsektorielle arbejdsgange, og SCP kan derfor opnå en klar profilering som en udbygget samarbejdsplatform, der tilbyder en 360 perspektiv på patienten, og supplerer patientens mål med mulighed for at lave en samlet plan og koordinering. Nye initiativer under Sundhedsdatastyrelsen og KL arbejder på at finde modeller for tværsektorielt samarbejde om den komplekse patient. SCPteamet vil kunne bidrage til den nationale udvikling på området og er allerede i dag repræsenteret i en række centrale udviklings- og beslutningsfora. Region Syddanmark har muligheden for at spille SCP på banen som en potentiel national infrastruktur-komponent i relation til den telemedicinske understøttelse af KOL. De andre regioner vil dermed kunne bruge de erfaringer, der er gjort i projektet. Hvis flere regioner tilslutter sig til platformen, vil det kunne medføre en mulig reducering af omkostninger i forbindelse med anskaffelse, udvikling og drift af løsningen. 17

150 Konsulentservice 5.0 Løsning Dette kapitel omhandler løsningsperspektivet, og har fokus på dokumentationskrav og teknologiparthed når løsninger ønskes idriftsat i større skala. Løsningen betragtes her som et selvstændigt produkt, der skal leve op til et sæt af veldefinerede krav. Ved overgang fra udvikling i et innovativt udviklingsprojekt bør løsningen produktmodnes med udgangspunkt i en evaluering af løsningen og den underliggende tekniske platform. 5.1 Det løsningsmæssige afsæt i projektet SCP er baseret på IBM's Shared Care Platform. I projektperioden er Region Syddanmarks Shared Care Platform blevet videreudviklet med tilpasninger, så den nu udgør en konfigurerbar basisløsning til understøttelse af tværsektoriel samarbejde om komplekse patientforløb - med snitflader til relevante fagsystemer og nationale registre. Tilpasningerne er gået til konfiguration for de enkelte patientgrupper i projekterne, til etablering af en række komplekse snitflader til fagsystemer og nationale sundhedsregistre, og endelig til etablering af en sikkerhedsarkitektur til brugeradgange til systemet. 5.2 Anbefalinger Dokumentation af SCP Løsningen I baggrundsmaterialet for analysen, såvel som i de interviews der er foretaget, forekommer mange konkurrerende formålsbeskrivelser for SCP løsningen. Dette skyldes bl.a. at formål for projekt og formål for løsning blandes sammen, og dermed kommer formålet med løsningen til af fremstå mindre synlig. Det anbefales, at SDSI redefinerer og skærper vision for og formål med løsningen. For at kunne formidle brug og betingelser for brug af SCP er det nødvendigt med en klarhed over de funktionelle og ikke-funktionelle egenskaber for løsningen. Ved interview med både SDSI og RSI fremgik det, at der et behov for en fælles forankret forståelsen for, hvad løsningen kan, og hvad den skal kunne fremadrettet. Projektet kan med fordel etablere en initiel overordnet løsningsarkitektur og i den forbindelse gentænke og dokumentere følgende: Strategi for løsningen: Anvendelsesområde, betingelser for anvendelse og løsningsfilosofi Afgrænsning af løsningen: Overordnet funktionalitet, klassifikation af funktionalitet (kernefunktionalitet, støttefunktionalitet, etc.), løsningen i kontekst (økosystem / systemlandskab f.eks. placering i det telemedicinske landskab) Overordnet løsningsarkitektur AS-IS og målarkitektur Strategisk roadmap 18

151 Ved skalering anbefales det, at denne dokumentation uddybes med en egentlig løsningsarkitektur med detail-dokumentation af komponenter, funktioner og services, snitflader, dataarkitektur, infrastrukturarkitektur m.m. Det anbefales, at SDSI etablerer en governance for vedligeholdelse af løsningsdokumentation, og tilsvarende får lavet aftaler med leverandør om opdatering og løbende review af systemdokumentation. Konsulentservice 5.3 Teknologiparathed Det anbefales, at der laves en modenhedsvurdering af SCP, som kan bruges til at forudse eventuelle udgifter til driftsmodning til udrulning i storskala. Derfor foreslås det, at en arkitekturbeskrivelse suppleres med en struktureret evaluering af kvaliteten af den tekniske løsning. Det kunne f.eks. være med udgangspunkt i standarden ISO/IEC Software Engineering Software Product Requirements and Evaluation (SQuaRE) 10, hvor løsningen evalueres ud fra følgende perspektiver: Funktionel anvendelighed Performance effektivitet Kompatibilitet Ustabilitet Pålidelighed Sikkerhed Vedligeholdbarhed Portabilitet SCP bør desuden evalueres ud fra et kriterie om compliance, da løsningen er underlagt en række fælles nationale standarder og referencearkitekturer inden for sundheds-it. Det anbefales, at SDSI iværksætter en analyse af ovenstående, og at konklusionerne bruges til en gap-analyse til kortlægning af konkrete tiltag, som bør udføres, så løsningen kan modnes til drift i storskala. Det er uden for scope for dette notat at gennemføre en egentlig vurdering af SCP s teknologiparathed. Det anbefales at man med afsæt i Technology Readiness Assessment metoden 11 gennemfører en egentlig parathedsvurdering. Metoden indeholder en skala for et produkts modenhed - fra laveste niveau Basalt principielt defineret til højeste modenhedsniveau, hvor produktet er Fuldt produktmodnet og afprøvet i drift. Se figuren nedenfor

152 Konsulentservice Figur: NASA Technology Readiness Levels Med alle forbehold for, at vurderingen er baseret på de forhåndenværende oplysninger, vurdere vi at SCP løsningen ligger højt på trin 7. Begrundelsen er, at der ikke er dokumentation for analyse eller testning af alle ovenstående kriterier ud fra de krav, der er til løsningen i en storskala set-up. En analyse af ovenstående ISO-kriterier i kombination med en passende testproces, hvor de relevante mål for performance, brugervenlighed, skalerbarhed og sikkerhed, vil kunne dokumentere eventuelle gaps. Når udbedringen af disse gaps er foretaget, så vil løsningen kunne sættes i drift i storskala. Sandsynligvis vil en analyse kunne lave en hurtig udredning af en del af ovenstående kriterier og dermed dokumentere at løsningens reelle modenhed ligger på et højere niveau end trin 7. Det anbefales, at inddrage leverandøren IBM i tilvejebringelse af de systemrettede dele af dokumentationen. Eventuelle gaps bør give anledning til en opdatering af et overordnet roadmap for driftsmodning af løsningen til storskala. Vi har identificeret en række eksempler på kandidater til et roadmap: Kriterie Funktionalitet Gaps Snitflade til EOJ Forbedret Konfigurationsværktøj Performance - effektivitet Kompatibilitet - Brugervenlighed Ønsker om større lækkerhed i GUI Brugergrænseflade mod borger/pårørende Pålidelighed - Sikkerhed Nem ID til mobilløsning Sikring af opbevaring af password Vedligeholdbarhed Dokumentation (krav, arkitektur, snitflader, informationsarkitektur) Portabilitet - Compliance - 20