Kortlægning og måling på dele af Integrationsministeriets ressort.

Transkript

1 Kortlægning og måling på dele af Integrationsministeriets ressort. Boligplacering, sikkerhedsstillelse og danskuddannelse Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration, Finansministeriet og KL September 2009 Revision.Skat.Consulting.Financial Advisory.

2 Copyright Deloitte Business Consulting A/S. All rights reserved. Rapportens anvendelse Denne rapport er alene udarbejdet til Deloittes opdragsgiver ud fra det givne opdrag. Deloitte påtager sig intet ansvar for andres anvendelse af rapporten. Kopiering af rapporten, helt eller delvis, må i hvert enkelt tilfælde kun finde sted med følgende tydelige kildeangivelse Kortlægning og måling på dele af Integrationsministeriets ressort, Deloitte, september Kontakt Spørgsmål til denne rapports indhold kan stiles til: Morten Ry, partner, telefon Anne-Mette Brandt, seniormanager, telefon Andreas Nikolajsen, manager, telefon Om Deloitte Business Consulting Fra idé til virkelighed Deloitte Business Consulting fokuserer på udvikling og effektivisering af kundernes organisation, kerneprocesser, økonomistyring og it for at bidrage til realisering af kundernes strategiske målsætninger. Vi kender den offentlige sektor til bunds og kombinerer vores faglige kompetencer med evnen til at lede, styre og gennemføre projekter i et politisk miljø. Det kan være som rådgivere eller som ansvarlige for processer fra idéstadie til implementering. Deloitte er Danmarks største revisions- og rådgivningsfirma. Vi tilbyder en bred vifte af ydelser og kombinerer konsulentrollen i Deloitte Business Consulting med Deloittes kompetencer inden for revision, skat og finansiering. Det giver vores kunder en unik mulighed for at få integrerede løsninger, som er skræddersyet til de enkelte opgaver. Vi er en del af den globale virksomhed Deloitte Touche Tohmatsu med medarbejdere på verdensplan. Vi udvikler og deler viden på tværs af kontorer i mange lande. Inspirationen fra udlandet kombineret med systematisk metodeudvikling på tværs af landegrænser sikrer, at vores løsninger altid tager udgangspunkt i den seneste viden. Det er forudsætningen for, at vi i dag og i fremtiden kan være en attraktiv og værdiskabende rådgiver. Deloitte Business Consulting A/S Telefon Fax [email protected] Besøgsadresse Weidekampsgade København S Postadresse Deloitte Business Consulting A/S Postboks København C

3 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Opgaver forbundet med boligplacering, sikkerhedsstillelse og danskuddannelse Kortlægning af organiseringen af opgavevaretagelsen Tidsmåling Oplevelse af arbejdsopgaver Regulering, opgaver og tidsanvendelse Fokusområder Bilag Bilag A. Om undersøgelsen Bilag B. Opgavekatalog Bilag C. Tidsmåling Bilag D. Oplevelsesmåling Bilag E. Regulering, opgaver og tidsanvendelse

4 1.Indledning Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration, KL og Finansministeriet har bedt Deloitte gennemføre en kortlægning og måling af opgaver knyttet til arbejdet med henholdsvis boligplacering af flygtninge, sikkerhedsstillelse i forbindelse med familiesammenføringssager og danskuddannelse af voksne udlændinge. Resultaterne af denne kortlægning og måling præsenteres i denne rapport. Kortlægningen og målingen på områderne boligplacering af flygtninge, sikkerhedsstillelse og danskuddannelse er baseret på den såkaldte AKVA-metode til kortlægning og måling af administrative opgaver (afdækning og kvantificering af administrative opgaver). Med AKVAmetoden måles tidsanvendelsen i forhold til den samlede opgaveportefølje for leveringen af en offentlig ydelse. Udgangspunktet for denne undersøgelse har imidlertid været en tidsmåling af konkrete hovedopgaver frem for et helt serviceområde. Det har betydet, at der har været foretaget følgende tilpasninger af det generelle AKVA-koncept med henblik på at kunne anvende metoden til at foretage en tidsmåling på henholdsvis boligplacering, sikkerhedsstillelse og danskuddannelse: Medarbejderne på integrations- og udlændingeområdet anvender ikke nødvendigvis deres fulde arbejdstid på de udvalgte hovedopgaver derfor har tidsmålingen et opgavecentrisk fokus. Den samlede opgaveløsning i en kommune er ofte fordelt ud på flere medarbejdere, der løser hver deres del derfor indbefatter målingen en fuldskalamåling. Den samlede population af medarbejdere er begrænset derfor er antallet af kommuner udvidet i forhold til de tidligere AKVAmålinger. Med disse tilpasninger kan AKVA-metoden anvendes hensigtsmæssigt til en måling af tidsanvendelsen på de tre udvalgte områder. 1.1 Baggrund og formål Kortlægningen og målingen af administrative opgaver på boligplacerings-, sikkerhedsstillelses- og danskuddannelsesområdet er iværksat som en del af regeringens afbureaukratiseringsprogram på det kommunale område, der gennemføres i samarbejde med KL. Formålet med kortlægningen og målingen er at tilvejebringe fakta om: 4

5 Hvilke administrative opgaver medarbejderne løser. Hvor meget tid medarbejderne bruger på de administrative opgaver. Hvilke administrative opgaver der udspringer af henholdsvis statslig og lokal regulering. Hvilke opgaver der ifølge medarbejderne har et forenklingspotentiale. Undersøgelsen skal således skabe et vidensgrundlag, der kan indgå i arbejdet med at identificere, prioritere og iværksætte konkrete afbureaukratiseringstiltag. Undersøgelsen er gennemført i tre faser: 1. Kortlægning af medarbejdernes arbejdsopgaver og områdets organisering samt kobling mellem opgaverne og statslig og lokal regulering. 2. Måling af tidsforbruget på de enkelte arbejdsopgaver og medarbejdernes oplevelse af opgaverne. 3. Analyse af resultaterne med udgangspunkt i identifikation af muligheder for afbureaukratisering og regelforenkling. Deloitte har gennemført alle dele af undersøgelsen. Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration, KL og Finansministeriet har løbende fulgt undersøgelsen gennem en styregruppe, der dels har givet faglig sparring undervejs i kortlægningen, dels har drøftet og givet input til valideringen af resultaterne af målingen og analysen heraf. 1.2 Forståelse af administrative opgaver Direkte brugerrettede opgaver Interne opgaver Indirekte brugerrettede opgaver Kortlægningen og målingen af administrative opgaver tager afsæt i den opgaveportefølje, der udspringer af arbejdet med de tre udvalgte områder. AKVA-metoden inddeler opgaverne inden for et offentligt serviceområde i tre typer, jf. boksen og figuren. Med denne inddeling anvendes AKVA-metoden til en medarbejdercentrisk måling af forskellige medarbejdergruppers samlede tidsanvendelse. I målingen af opgaver på Integrationsministeriets ressort er der derimod valgt en rent opgavecentrisk tilgang til målingen, da der ønskes fokus på tre udvalgte opgaver frem for den samlede opgaveløsning på et serviceområde. Som følge heraf måles og analyseres der ikke på medarbejdernes fulde tidsforbrug, men derimod kun på de direkte brugerrettede og de indirekte brugerrettede opgaver på boligplacerings-, sikkerhedsstillelses- og 5

6 Direkte brugerrettede opgaver Opgaver, hvor medarbejderne er i direkte kontakt med brugerne, fx besøg hos flygtningen i asylcentret og visitationssamtaler i sprogcentre. Indirekte brugerrettede opgaver Opgaver, som ikke indebærer direkte kontakt med brugeren, men som er knyttet til og understøtter leveringen af ydelsen, fx forberedelsestid til samtaler og udfærdigelse af henvisning til danskuddannelse. Interne opgaver Opgaver, der ikke umiddelbart er knyttet til levering af ydelsen, fx personalemøder, vagtplanlægning og økonomi (dvs. typiske backofficefunktioner). Heri indgår også pauser og øvrige opgaver. Følgende kommuner har deltaget i undersøgelsen Albertslund Kommune Ballerup Kommune Esbjerg Kommune Faaborg-Midtfyn Kommune Gentofte Kommune Guldborgsund Kommune Haderslev Kommune Hedensted Kommune Hillerød Kommune Kolding Kommune Københavns Kommune Morsø Kommune Odense Kommune Randers Kommune Rebild Kommune Ringkøbing-Skjern Kommune Roskilde Kommune Silkeborg Kommune Skanderborg Kommune Skive Kommune Slagelse Kommune Tønder Kommune Vejen Kommune Vejle Kommune Aalborg Kommune Århus Kommune Aarhus danskuddannelsesområdet. Der er således foretaget en generel afgrænsning fra de interne opgaver, som blandt andet vedrører medarbejderes løbende faglige udvikling og opdatering inden for et bestemt lovgivningsområde. Endvidere er fokus snævret yderligere ind til de direkte og indirekte opgaver, hvis konkrete indhold og omfang typisk vil være bestemt af statslig eller lokal regulering, hvor der kan være grundlag for en afbureaukratiseringsindsats. På danskuddannelsesområdet er der således foretaget en afgrænsning fra de direkte brugerrettede opgaver forbundet med selve undervisningen, som udgør den største del af den samlede opgaveløsning forbundet med danskuddannelse, men som ikke umiddelbart er interessant i et afbureaukratiseringsperspektiv. Herudover er der heller ikke målt på de direkte brugerrettede opgaver forbundet med for eksempel opfølgningssamtaler i jobcentret, der kan omhandle fravær fra danskuddannelserne, da disse samtaler er omfattet af anden lovgivning, herunder af reglerne om jobcentrenes arbejde med integrationskontrakter, som er blevet belyst gennem kortlægning og måling i anden sammenhæng. Denne tilgang og afgrænsning giver således en solid belysning af tidsanvendelsen på administrative indirekte brugerrettede opgaver forbundet med de udvalgte opgaveområder, men giver kun i mindre omfang et billede af den relative fordeling af tidsanvendelsen mellem brugerrettede og indirekte brugerrettede opgaver. 1.3 Undersøgelsens indhold og omfang 26 kommuner og 12 sprogcentre har deltaget i undersøgelsen. Det har været vigtigt i udvælgelsen af kommuner, at de medvirkende kommuner løser opgaver inden for de omfattede områder, for at sikre et tilstrækkeligt datagrundlag. Udvælgelsen af kommuner er derfor foretaget under hensyntagen til, (1) at kommunerne i 2008 havde et vist antal boligplacerede flygtninge, (2) at kommunerne havde et vist antal indvandrere fra ikke-vestlige lande med opholdstid på under tre år og (3) en geografisk spredning, således at der er en jævn fordeling af henholdsvis små og store kommuner (under/over indbyggere). Kortlægningen af områderne har vist, at der typisk er 1 til 2 medarbejdere i kommunerne, der arbejder med boligplacering og sikkerhedsstillelse, og mindst 2 til 3 medarbejdere, der arbejder med danskuddannelse. Tilsammen har kommunerne udpeget 157 respondenter til undersøgelsen. Antallet af udvalgte kommunale respondenter vurderes dermed at svare stort set til en fuldskalamåling i de små/mindre kommuner, mens det i de helt store kommuner ikke er alle medarbejdere, der deltager. Af de 157 udvalgte respondenter har 134 besvaret tidsmålingen, 6

7 hvilket giver en svarprocent på 85. Fordelt på de tre områder fordeler besvarelserne sig således: Område Antal kommuner Antal besvarelser Boligplacering Sikkerhedsstillelse Danskuddannelse Følgende sprogcentre har deltaget i undersøgelsen Københavns Sprogcenter Lærdansk Odense Lærdansk Århus Randers Sprogcenter Roskilde Sprogcenter Slagelse Sprogcenter Sprogcenter Hellerup Sprogcenter Nordsjælland Sprogcenter Skive Sprogcenter Vejle Sprogcenter Aabenraa/Tønder Sprogcenter Aalborg De deltagende sprogcentre er ligesom kommunerne udvalgt ud fra kriterier, der sikrer bred deltagelse på tværs af landet. De primære kriterier for udvælgelsen har været en nogenlunde ligelig fordeling af henholdsvis kommunale og private sprogcentre, sprogcentre, der servicerer få eller mange kommuner, og geografisk spredning af sprogcentrene. Tilsammen har sprogcentrene udpeget 98 respondenter til undersøgelsen. Antallet af udvalgte sprogcenterrespondenter vurderes dermed at svare stort set til en fuldskalamåling i de deltagende sprogcentre. Af de 98 respondenter har 86 besvaret spørgeskemaet, hvilket giver en svarprocent på 88. Besvarelserne er fordelt på alle 12 sprogcentre. Område Antal sprogcentre Antal besvarelser Danskuddannelse Tidsmålingen af de kortlagte opgaver inden for henholdsvis boligplacering, sikkerhedsstillelse og danskuddannelse er foretaget med udgangspunkt i et elektronisk spørgeskema, hvor respondenterne har angivet, hvor meget tid i minutter de bruger på hver enkelt af de opgaver, der indgår i servicen/indsatsen over for en borger på et udvalgt område. Ud over tidsmålingen har medarbejderne også skullet angive, dels hvor vigtige de enkelte opgaver anses for at være i forhold til at levere service til borgerne, dels om opgaven opleves at kunne løses nemmere og hurtigere på en anden måde. For at styrke resultaternes validitet er der efterfølgende gennemført telefoninterview med udvalgte respondenter, og der er afholdt en workshop, hvor de deltagende kommuner og sprogcentre var bredt repræsenteret. På baggrund heraf er det Deloittes opfattelse, at undersøgelsen samlet set giver et validt grundlag for at vurdere den anvendte tid på henholdsvis boligplacering, sikkerhedsstillelse og danskuddannelse. 7

8 Rapportens redegørelse for medarbejdernes tidsanvendelse er bygget op på en sådan måde, at der tages udgangspunkt i den gennemsnitlige tidsanvendelse per respondent for den enkelte opgave, hver gang opgaven har været løst i løbet af det seneste halve år. Ved at spørge til tidsanvendelsen per gang, opgaven løses, frem for den samlede tidsanvendelse på en given opgave kan målingen give et billede af tidsanvendelsen renset for forskellen i sagsmængden mellem store og små kommuner, hvor der er betydelige forskelle i antallet af sager. Endvidere bliver målingen uafhængig af, hvordan den enkelte kommune har organiseret opgaven, for eksempel hvis forskellige dele af den samlede opgave løses af forskellige medarbejdere. Ud over den anvendte tid per gang, opgaven udføres, fokuseres redegørelsen for resultaterne på, i hvor stor en andel af sagerne opgaverne udføres, og hvor mange gange i løbet af et typisk forløb en given opgave udføres. Således kan den opgavecentriske måling give et billede af den tid, hver enkelt opgave i gennemsnit tager, hver gang den udføres, samt illustrere et typisk opgaveforløb, der giver et billede af den samlede tid, som henholdsvis kommuner og sprogcentre anvender på indirekte brugerrettede administrative opgaver, når de yder service til borgerne på hvert af de tre udvalgte områder. 1.4 Opsummering af fokusområder for forenkling Kortlægningen og målingen peger på en række områder inden for henholdsvis boligplacering, sikkerhedsstillelse, kommunernes arbejde med danskuddannelse og sprogcentrenes administrative opgaver med danskuddannelse, hvor der kan være en særlig gevinst i at sætte fokus på en afbureaukratiserende og forenklende indsats. Fokusområderne er udvalgt, (1) fordi der på disse områder kan konstateres et relativt stort tidsforbrug, (2) fordi medarbejderne på området har vurderet, at der er et betydeligt potentiale for at forenkle opgaveløsningen, eller (3) fordi opgaven i øvrigt vurderes at være særlig interessant i et afbureaukratiseringsperspektiv. Fokusområderne er uddybende beskrevet i kapital 7, men præsenteres nedenfor i helt kort form. Boligplacering På boligplaceringsområdet peges på følgende fokusområder for en indsats rettet mod forenkling og afbureaukratisering: Modtagelse og registrering af oplysninger fra Udlændingeservice. Forenklingspotentialet ligger ifølge kommunerne overvejende i sikring af elektronisk dataudveksling og via en kommunikationsindsats sikring af fælles forståelse på tværs af kommunerne og Udlæn- 8

9 dingeservice af, hvilke oplysninger der er nødvendige, og hvordan oplysningerne skal forstås og anvendes. Konkret vurdering af kravene til boligens beskaffenhed i forhold til flygtningens behov. Nogle kommuner foreslår et mere standardiseret beregningsgrundlag med faste standarder for, hvilke beløb flygtninge i forskellige situationer vil skulle have til rådighed per måned. Økonomisk hjælp til boligbehov, herunder etableringshjælp. Kommunerne foreslår, at der fastsættes et standardbeløb for etableringshjælp, således at den økonomisk individuelle beregning udgår, og kommunen i stedet hjælper individuelt med at ansøge om de tilskud, der ellers kan opnås via boligstøtte m.v. Registrering i CPR-registret og hjælp til praktiske foranstaltninger. I forhold til forenklingspotentialet vurderer kommunerne, at der kunne spares tid, hvis der var en større grad af konsistens i oplysningsgrundlaget fra Udlændingeservice. Sikkerhedsstillelse På sikkerhedsstillelsesområdet peges på følgende fokusområder for en indsats rettet mod forenkling og afbureaukratisering: Samarbejde med og vejledning af pengeinstitutter om konvertering, nedsættelse og ophør af sikkerhedsstillelse. Kommunerne foreslår, at der udarbejdes vejledning, standardbreve og elektroniske standardblanketter, som er tilgængelige for pengeinstitutterne. Kommunikation kommunerne imellem med henblik på udveksling af oplysninger i forbindelse med transport i sikkerhedsstillelse. Kommunerne foreslår (1) en præcisering af kravet til fraflytningskommunerne og udlændingen om at skulle oplyse den nye kommune om flytningen eller (2) oprettelse af et fælles kommunalt register (med indrapporteringspligt), hvor hver enkelt kommune selv kan trække de nødvendige oplysninger ved en udlændings tilflytning. Danskuddannelse i kommunerne På området vedrørende arbejdet med danskuddannelse i kommunerne peges på følgende fokusområder for en indsats rettet mod forenkling og afbureaukratisering: Opfølgning på fremmøde. Kommunerne foreslår, at kravet om fremmødelister for selvforsørgende kursister afskaffes, alternativt oprettelse af en fælles kommunal deltagerdatabase, hvor oplysninger om kursister og deres fremmøde registreres. 9

10 Gebyr. Kommunerne foreslår at lade et gebyr gælde for hele danskuddannelsen i stedet for hvert modul. Hjemtagelse af resultattilskud. Kommunerne foreslår, (1) at kommunerne skal have oplysninger fra sprogcentrene om tilmeldinger til danskprøve og prøveprotokoller, samtidig med at Integrationsministeriet modtager disse oplysninger (som led i indberetningen af statistiske oplysninger) og (2) at informationerne overføres elektronisk. Forlængelse af danskuddannelsesretten. Medarbejderne mener, at opgaven kan forenkles, (1) ved at loven ændres, så den fastsatte tidsramme på tre år udgår, og (2) ved at vurderingen af retten til mere danskuddannelse i stedet baseres på borgerens progression i forhold til den sproglige indlæring. Herved vil mulighederne for at tilrettelægge et uddannelsesforløb, som er realistisk i forhold til den enkelte borgers livsvilkår, smidiggøres. Danskuddannelse i sprogcentrene På området vedrørende sprogcentrenes administrative opgaver med danskuddannelse peges på følgende fokusområder for en indsats rettet mod forenkling og afbureaukratisering: Udarbejdelse af fremmødelister og kommunikation med kommunerne, for eksempel ved, at der udvikles fælles standarder og et centralt it-redskab, som bliver stillet til rådighed for alle sprogcentre og kommuner i forhold til opfølgning på fremmøde og fravær for derved at sikre en hensigtsmæssig tidsanvendelse på opfølgningsopgaverne. Endvidere kan kravet om fremmødelister for selvforsørgende kursister afskaffes, og sprogcentrene kan i stedet basere opfølgningen på beståede modultest. En afskaffelse af fremmødelister for selvforsørgende kursister vil kunne frigøre tid til at fokusere på at sikre mere fyldestgørende information og dokumentation for de kursister, der kan sanktioneres over for: ydelsesmodtagerne. Indhentning af ny henvisning og betaling af gebyr. Medarbejderne foreslår en forenkling af opgaveløsningen, som består i, at kommunerne alene henviser til en hel danskuddannelse frem for ét modul ad gangen. På denne måde vil de mange gentagelser i forhold til indhentning af henvisninger hos kommunerne og indhentning af gebyrer kunne undgås. Indrapportering af statistikoplysninger til Integrationsministeriet. Årsagen til det relativt store tidsforbrug per kursist opleves at være en teknisk udfordring, som består i en dårlig datakonvertering. 10

11 1.5 Rapportens indhold og struktur Rapporten er opdelt i kortlægning og måling samt bilag. Kortlægning og måling Kapitel 2 og 3 omfatter en gennemgang af kortlægningens resultater: Kapitel 2 beskriver de typiske arbejdsopgaver, der er relateret til boligplacering, sikkerhedsstillelse og danskuddannelse og tidsforbruget på disse opgaver. I kapitel 3 gennemgås områderne med udgangspunkt i undersøgelsens kortlægning af opgaver og organisering. Her gives dels en beskrivelse af den medarbejdergruppe, der er beskæftiget på det enkelte område, dels et overblik over forskellige organisationsformer, der har betydning for forståelsen af det enkelte område. I kapitel 4 til 6 gennemgås målingens resultater: Kapitel 4 afrapporterer resultaterne af tidsmålingen. I kapitel 5 analyseres resultaterne af undersøgelsens måling af medarbejdernes oplevelse af opgaverne. Kapitel 6 fokuserer på koblingen mellem opgaver, regulering og tidsanvendelse. Kapitel 7 belyser de opgaver, der på baggrund af den gennemførte tidsog oplevelsesmåling enten har vist et forenklingspotentiale, eller udgør en væsentlig del af den samlede opgaveportefølje. Bilag Bilag A giver en kort beskrivelse af undersøgelsens omfang, rammer m.v. Bilag B indeholder en oversigt over opgavekatalogerne med de kortlagte og målte opgaver på områderne. Bilag C indeholder de samlede resultater af tidsmålingen. Bilag D omfatter resultaterne af målingen af medarbejdernes oplevelse af opgavernes vigtighed og forenklingspotentiale. Bilag E indeholder en oversigt over reguleringen på områderne og sammenhængen mellem opgaver, regulering og tidsanvendelse. 11

12 2.Opgaver forbundet med boligplacering, sikkerhedsstillelse og danskuddannelse I dette kapitel beskrives opgaveforløbet for henholdsvis boligplacering, sikkerhedsstillelse og danskuddannelse. Beskrivelserne af opgaveforløbene tager udgangspunkt i de opgaver, som kommuner og sprogcentre altid skal udføre i forbindelse med servicen og indsatsen over for en borger inden for de pågældende områder. Derudover kan der forekomme visse opgaver, som kommuner og sprogcentre kan udføre enten som følge af særlige arbejdsgange, målgrupper eller organiserings- og aftaleformer m.v. eller som følge af en konkret sags udvikling. Opgaveforløbene beskrives med udgangspunkt i (1) kortlægningen af opgaveløsningen, (2) de baggrundsvariable om antallet af sager, arbejdsgange og organisering m.v., som er indhentet fra målekommunerne og målesprogcentrene, og (3) de lovmæssige krav til hyppigheden af opgaveudførelsen. I enkelte tilfælde har det dog ikke været muligt at indhente baggrundsdata om hyppighed m.v., som er tilstrækkelig valide til, at det vil være muligt at beskrive frekvenserne for de pågældende opgavers udførelse i et opgaveforløb. Derfor vil enkelte ekstraopgaver blot blive omtalt som opgaver, hvis udførelsesfrekvens er afhængig af den enkelte sag. 2.1 Kommunernes opgaver i forbindelse med boligplacering Kommunerne er lovmæssigt forpligtet til at modtage og boligplacere flygtninge. I 2008 blev der boligplaceret cirka flygtninge i 84 af landets kommuner. Hvert år modtager Danmark cirka 500 såkaldte kvoteflygtninge direkte fra udlandet. De pågældende boligplaceres i kommunerne uden forudgående ophold på et asylcenter. I 2008 udgjorde kvoteflygtningene cirka 40 procent af det samlede antal flygtninge, der skulle boligplaceres i kommunerne. Udlændingeservice udsender hvert år meddelelse om det antal flygtninge, som Udlændingeservice påregner, at der meddeles opholdstilladelse til i det kommende år. Kommunerne inden for en region skal herefter søge at aftale, i hvilke kommuner det antal flygtninge, der er 12

13 aftalt eller fastsat i regionskvoter, skal boligplaceres i det kommende år. Når en flygtning får opholdstilladelse, afgør Udlændingeservice på baggrund af de aftalte eller fastsatte kommunekvoter, hvilken kommune flygtningen skal visiteres til. Kommunen overtager samtidig ansvaret for integrationsindsatsen og boligplacering af flygtningen. Kravene til den kommunale opgaveløsning på boligplaceringsområdet er følgende: Kommunen skal, snarest muligt efter at ansvaret for en flygtning er overgået til kommunen, anvise en bolig til flygtningen. Indtil det er muligt at anvise en permanent bolig, skal kommunalbestyrelsen anvise flygtningen et midlertidigt opholdssted. Kommunen skal afholde de udgifter, der er forbundet med flygtningens flytning til kommunen. Opgaveproces Der er en række opgaver, som kommunerne altid skal udføre i forbindelse med boligplacering af en flygtning. Disse opgaver kan kaldes for grundforløbet for boligplacering. I grundforløbet indgår blandt andet opgaver som modtagelse og registrering af oplysninger fra Udlændingeservice, konkret vurdering af boligbehov, anvisning af bolig, registrering i CPR-registret m.v. Derudover kan kommunerne udføre en række ekstra opgaver i et boligplaceringsforløb enten som følge af lokale prioriteringer i forhold til opgaveløsningen, de lokale rammevilkår for opgaveløsningen eller borgerens handlinger undervejs i forløbet. Det samlede boligplaceringsforløb er illustreret grafisk i figur 1. 13

14 Figur 1: Boligplaceringsforløb Aftale om kommunekvote Dialog m.v. med Udlændingeservice, herunder modtagelse, registrering, gennemgang, vurdering, tilbagemelding m.v. Administrativ vurdering af boligbehov Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag Tolkebistand (rekvirering til hele forløbet) 86 % Kontakt til boligselskaber i forbindelse med anvisning af permanent bolig Økonomisk hjælp til boligplacering 33 % Eventuel udarbejdelse af indstilling til boliganvisningsnævn 1 1 Anvisning af permanent bolig Registrering i CPR 1 Indflytning i permanent bolig. 67 % Eventuel indhentning af yderligere oplysninger 2 efter tildeling af flygtning 1 62 % Vurdering af boligbehov forud for modtagelse (fysisk møde) Eventuel anvisning af midlertidigt opholdssted 3 Indflytning i midlertidigt opholdssted 3 5 Klagehåndtering vedr. boliganvisning Vejledning om alternative boligmuligheder 4 Direkte brugerrettet opgave Opgave udført af alle kommuner i alle sager Opgave udført af alle kommuner Opgave udført af nogle kommuner. Angivet med pct. i kassen Altid i alle sager Størstedelen mere end to sager ud af tre Cirka halvdelen af sagerne Mindre end én sag ud af tre Meget sjældent mindre end hver tiende sag Gentagelsesfrekvens Efterfølger stiplet forløb Kommunernes opgaveløsning på boligplaceringsområdet tager afsæt i, at kommunerne er forpligtet til at modtage og boligplacere flygtninge, som visiteres til kommunerne efter de aftalte eller fastsatte kommunekvoter. Dog kan en flygtning, som har en særlig tilknytning til en kommune, visiteres til denne kommune, uagtet at kommunen som følge af de aftalte eller fastsatte kommunekvoter ikke skulle modtage og boligplacere flygtninge, eller til en kommune, som efter sin kvote ikke skal modtage yderligere flygtninge. Dette betyder, at en kommune i sådan en situation kan komme ud for at skulle anvise en bolig med meget kort varsel. Målekommunerne boligplacerer hver mellem 19 og 26 flygtninge om året. En kommune kan gå i dialog med Udlændingeservice om, hvorvidt kommunen er i stand til at modtage og boligplacere en bestemt flygtning. Nogle kommuner vælger på den baggrund at indhente yderligere oplysninger fra for eksempel asylcentret eller Udlændingeservice om for eksempel familiemæssig eller kulturel baggrund for den pågældende flygtning, som kommunen potentielt skal modtage. Gennem det yderligere indhentede materiale vil kommunen som regel få en bedre indsigt i, hvad flygtningens baggrund er, herunder helbredsmæssige, familiære og uddannelsesmæssige oplysninger. 14

15 Efter Udlændingeservice har truffet afgørelse om, hvilken kommune flygtningen skal boligplaceres i, modtager kommunen det yderligere materiale hvis dette ikke allerede er indhentet der er om den pågældende flygtning. Ud over boligplaceringsskemaet og Udlændingeservices afgørelse, som altid sendes til kommunen, kan det yderligere materiale bestå af for eksempel helbredsoplysninger, ønsker til fremtidig uddannelse m.v. Mængden og indholdet af det yderligere materiale varierer dog og afhænger af, hvad der i forvejen ligger på flygtningens sag i Udlændingeservice. Kommunerne vælger i nogle tilfælde forud for tilflytningen til kommunen at holde et møde med flygtningen i et asylcenter eller lignende for derved yderligere at blive i stand til at foretage en konkret vurdering af flygtningens boligbehov. Kommunen gennemgår herefter alle de oplysninger, der er modtaget, med henblik på at vurdere den pågældendes boligbehov. Herefter igangsætter kommunen arbejdet med at finde en bolig, der matcher flygtningens behov. I nogle kommuner indebærer dette, at kommunen tager kontakt til en række boligselskaber, private udlejere m.v. og indgår konkrete aftaler om, at én eller flere boliger stilles til rådighed med henblik på udlejning til de flygtninge, som kommunen modtager. I andre kommuner stiller de almennyttige boligselskaber et antal boliger til rådighed for kommunen. Sidstnævnte procedure afstedkommer, at den kommunale medarbejder udarbejder en indstilling til et boligadministrativt udvalg i kommunen, som derefter tager beslutning om tildeling af en almennyttig bolig. Målekommunerne har angivet, hvorledes de typisk fremskaffer bolig til de flygtninge, der skal boligplaceres. Med udgangspunkt i målekommunernes angivelser er det cirka 40 procent af kommunerne, der anvender almennyttige boliger og andre offentlige boliger til boligplacering af flygtninge, cirka 45 procent af kommunerne, der indgår aftale med private boligudlejere m.v., mens cirka 15 procent af kommunerne benytter begge løsninger til boligplacering af flygtninge. Det er ikke altid muligt for kommunerne at fremskaffe en permanent bolig, som opfylder behovet med hensyn til boligens størrelse, placering m.v. til den dag, hvor flygtningene modtages i kommunen. Indtil en passende bolig er fundet, skal kommunerne anvise flygtningene et midlertidigt opholdssted. I så fald tager de kommunale medarbejdere kontakt til boligselskaber, private udlejere m.v. for at finde et midlertidigt opholdssted til flygtningene. I cirka halvdelen af alle boligplaceringsforløb i målekommunerne anviser kommunen i første omgang et midlertidigt opholdssted til en flygtning. Sideløbende med arbejdet med at finde en konkret bolig, der matcher flygtningenes behov, foretager de kommunale medarbejdere en vurdering af behovet for økonomisk etableringshjælp. I vurderingen tages der stilling til, hvilke fornødenheder flygtningene har behov for at 15

16 skulle anskaffe for at kunne starte en ny tilværelse i egen bolig, herunder møbler, køkkenudstyr, gardiner m.v. Medarbejderne kan udfylde ansøgningsskema om økonomisk hjælp til kommunens ydelseskontor for flygtningene, og de kommunale medarbejdere hjælper typisk med ansøgning om eventuel boligstøtte m.v. Hvis flygtningene i første omgang er blevet anvist en midlertidig bolig, skal kommunerne foretage vurdering af behovet for etableringshjælp, også ved indflytning i den permanente bolig. Kommunerne sørger også for at registrere flygtningen i CPR-registret. Registreringen foregår typisk på en af følgende to måder: (1) Enten udfylder den kommunale medarbejder bopælsregistreringsansøgningen for flygtningen, allerede inden flygtningen ankommer til kommunen, og videresender den til det kommunale CPR-kontor, (2) eller også registreres flygtningen først, efter vedkommende er modtaget i kommunen. Kortlægningen har vist, at der er variation i organiseringen af opgavevaretagelsen, men ikke i hvilket omfang kommunerne vælger den ene eller den anden model. Den dag flygtningen ankommer til kommunen, er der typisk en medarbejder fra kommunen (i de fleste tilfælde den kommunale medarbejder eller integrationskonsulenten), som tager imod flygtningen og sørger for at fremvise den nye bolig. Herudover modtager flygtningen i stort set alle tilfælde også hjælp til praktiske foranstaltninger såsom valg af læge, tildeling af sundhedskort, indflytning i bolig, hjælp til dokumentation af boligens vedligeholdelsesstandard ved indflytning, indkøb af møbler, rundvisning i kommunen m.v. Der kan være tilfælde, hvor flygtningen klager over anvisningen af den permanente bolig eller den midlertidige bolig. I sådanne tilfælde skal kommunen håndtere denne klage (henvise og videresende til Det Sociale Nævn) og vejlede om alternative boligmuligheder. 2.2 Kommunernes opgaver i forbindelse med sikkerhedsstillelse Når en udlænding søger om at blive familiesammenført med en ægtefælle, der bor her i landet, stilles der efter udlændingeloven krav om, at den herboende ægtefælle skal stille økonomisk sikkerhed i forbindelse med familiesammenføringen. Den økonomiske sikkerhed stilles til dækning af eventuelle fremtidige offentlige udgifter til hjælp efter loven om aktiv socialpolitik eller integrationsloven, der udbetales til den udenlandske ægtefælle. Hvis udlændingen af sin bopælskommune får udbetalt hjælp efter loven om aktiv socialpolitik eller integrationsloven, skal kommunen fremsende krav på beløbet til inddrivelse i SKAT. 16

17 Det er Udlændingeservice, der træffer afgørelse i familiesammenføringssager. Når Udlændingeservice i en sag vurderer, at kravene for familiesammenføring med en ægtefælle er opfyldt, meddeler Udlændingeservice den herboende ægtefælle og dennes bopælskommune, at der skal stilles økonomisk sikkerhed, før ansøgningen om familiesammenføring kan imødekommes. Sikkerhedsstillelse ved familiesammenføring med en ægtefælle kan stilles i form af en bankgaranti en såkaldt anfordringsgaranti eller et beløb, der kan deponeres på en konto, som kommunen får pant i. Opgaver vedrørende administration af sikkerhedsstillelse er overvejende placeret hos kommunerne. Når en herboende ægtefælle har fået oprettet en sikkerhedsstillelse i et pengeinstitut, er det kommunen, der vurderer, om sikkerhedsstillelsen opfylder de krav, der følger af lovgivningen, og afgiver en udtalelse herom til Udlændingeservice til brug for afgørelsen om familiesammenføring. Det er ligeledes kommunerne, der varetager opgaverne vedrørende blandt andet inddrivelse i sikkerheden og nedsættelse af sikkerheden på baggrund af udlændingens danskuddannelse og de opgaver, der følger, hvis sikkerhedsstilleren ønsker at skifte pengeinstitut m.v., eller hvis udlændingen flytter bopælskommune. Det er også kommunerne, der træffer afgørelse om, at sikkerhedsstillelsen kan frigives, før gyldighedsperioden på syv år er udløbet, hvis en række nærmere bestemte betingelser er opfyldt. Integrationsministeriet skønner, at der hvert år oprettes cirka nye sager om sikkerhedsstillelse. Opgaveproces Kommunerne har en række opgaver, der altid skal udføres i sager, hvor der er stillet sikkerhed ved familiesammenføring. Derudover kan kommunerne udføre en række øvrige opgaver i et sikkerhedsstillelsesforløb alt efter den konkrete sags udvikling. Det kommunale opgaveforløb i forbindelse med en borgers sikkerhedsstillelse i en familiesammenføringssag er skitseret i figur 2. 17

18 Figur 2: Sikkerhedsstillelsesforløb Vejledning Generel information og vejledning til pengeinstitut Modtagelse og behandling af sikkerhedsstillelse Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag Gennemgang af sag med henblik på inddrivelse af ydelser 5 Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag 14 % Generel gennemgang af sager med henblik på, hvorvidt der er sager, hvor der skal ske inddrivelse. 1 Afklaring om nedsættelse af sikkerhedsstillelse 4 Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag 59 % Opfølgning på til- og fraflytning med henblik på transport af sikkerhedsstillelsen 1 Nedsættelse af sikkerhedsstillelse 4 Transport af sikkerhedsstillelse m.v. 5 Vejledning om ophør af sikkerhedsstillelse 5 Ophør af sikkerhedsstillelse 5 Konvertering af sikkerhedsstillelse 5 Bankskift 5 Direkte brugerrettet opgave Opgave udført af alle kommuner i alle sager Opgave udført af alle kommuner Opgave udført af nogle kommuner. Angivet med pct. i kassen Altid i alle sager Størstedelen mere end to sager ud af tre Cirka halvdelen af sagerne Mindre end én sag ud af tre Meget sjældent mindre end hver tiende sag Gentagelsesfrekvens Kommunernes opgaveløsning på sikkerhedsstillelsesområdet igangsættes ved, at kommunerne modtager en orientering fra Udlændingeservice om, at der skal stilles sikkerhed i forbindelse med, at en borger og dennes udenlandske ægtefælle har ansøgt Udlændingeservice om familiesammenføring. For de kommuner, der deltager i undersøgelsen, har de mindre kommuner mellem 74 og 93 sager om sikkerhedsstillelse, hvoraf den årlige tilgang af nye sager udgør mellem 19 og 28 sikkerhedsstillelser. De store målekommuner (Aalborg, Århus, Odense og København) har flere end 200 sager om sikkerhedsstillelse, hvoraf den årlige tilgang udgør flere end 100 sager. I forbindelse med at kommunerne fra Udlændingeservice får meddelelse om, at der skal stilles sikkerhed, vejleder kommunerne i langt de fleste tilfælde pengeinstituttet og/eller borgeren om reglerne for sikkerhedsstillelse. Vejledningen drejer sig i langt de overvejende tilfælde om perioden for sikkerhedsstillelsen, og om hvordan selve sikkerhedsstillelsen og oplysningsdokumentet udarbejdes. 18

19 Når et pengeinstitut har stillet sikkerhed for en borger, modtager kommunen sikkerhedsstillelsen og registrerer modtagelsen. I den forbindelse gennemgår den kommunale medarbejder sikkerhedsstillelsen for at sikre sig, at der ikke er fejl. Hvis der er en fejl, kontakter den kommunale medarbejder både sikkerhedsstilleren og pengeinstituttet med henblik på at få fejlen udbedret. Efter sikkerhedsstillelsen er gennemgået, og eventuelle fejl er udbedret, sender kommunen en kopi af sikkerhedsstillelsen til Udlændingeservice sammen med en udtalelse til brug for behandlingen af ansøgning om familiesammenføring. Kommunen opbevarer selv den originale sikkerhedsstillelse. Sikkerhedsstilleren kan vælge at konvertere sikkerhedsstillelsen enten som følge af ændring i sikkerheden eller som følge af skift af pengeinstitut. I begge tilfælde skal kommunerne sørge for, at sikkerhedsstillelsen ændres i overensstemmelse med sikkerhedsstillerens anmodning, og i begge tilfælde gælder det, at kommunerne skal foretage stort set alle de samme sagsskridt som ved oprettelsen af en helt ny sikkerhedsstillelse, hvorfor opgaven med konvertering af sikkerhedsstillelsen indbefatter en del skriftlig kommunikation mellem kommune, pengeinstitut og sikkerhedsstiller. Gentagelsesfrekvensen for denne opgave er afhængig af den enkelte sag, idet sikkerhedsstilleren i princippet kan konvertere sikkerhedsstillelsen flere gange. I realiteten må det dog antages, at gentagelse af denne opgave kun finder sted i meget få tilfælde, idet undersøgelsen har vist, at konvertering eller skift af pengeinstitut kun finder sted i færre end hver tiende sag. Hvis den familiesammenførte udlænding i løbet af den periode, hvor sikkerhedsstillelsen er gyldig, modtager ydelser efter integrationsloven eller lov om aktiv socialpolitik, skal der foretages inddrivelse i sikkerhedsstillelsen. Kommunen skal derfor være særlig opmærksom på, om en udlænding, der er familiesammenført, og hvor der er stillet sikkerhed, modtager sådan hjælp. Nogle kommuner har valgt jævnligt at foretage en gennemgang af verserende sager om sikkerhedsstillelse for at se, om der er sammenfald mellem udlændinge, der er stillet sikkerhed for, og som samtidig har fået udbetalt ydelser, idet der i så fald skal foretages inddrivelse. I andre kommuner er det mere tilfældigt, hvordan kommunen identificerer eventuelle sammenfald og muligheder for inddrivelse. Inddrivelse finder meget sjældent sted (i færre end hver tiende sag). Gentagelsesfrekvensen er afhængig af den enkelte sag og kommunens organisering af opgaven. Nogle kommuner har således en intern administrativ procedure, der tilsiger, at sagerne skal gennemgås hvert kvartal, mens andre kommuner har valgt, at det kun er hvert halve år, der foretages en gennemgang af, om der er sammenfald mellem sikkerhedsstillelse og modtagelse af ydelser efter integrationsloven og loven om aktiv socialpolitik. Grunden til, at der sjældent ydes hjælp efter integrationsloven eller loven om aktiv socialpolitik, som efterføl- 19

20 gende skal inddrives, kan være forsørgelseskravet, idet risikoen for inddragelse af opholdstilladelse i praksis kan betyde, at den herboende ægtefælle og udlændingen som regel afstår fra at modtage hjælp. Der er også mulighed for, at borgeren kan få sikkerhedsstillelsen nedsat som følge af bestået danskuddannelse eller ved fremvisning af bevis for aktiv deltagelse i danskuddannelse. I forbindelse hermed har de kommunale medarbejdere en vejledningsopgave over for sikkerhedsstilleren. Når det i kommunen er afklaret, at borgeren har mulighed for at nedsætte sikkerhedsstillelsen, vil den kommunale medarbejder sende en anmodning til det pågældende pengeinstitut om nedsættelse af sikkerhedsstillelsen med halvdelen af det oprindelige beløb. Kommunen modtager herefter skriftlig bekræftelse fra pengeinstituttet om, at sikkerhedsstillelsen er nedsat. Bekræftelsen fra pengeinstituttet påhæftes herefter den oprindelige anfordringsgaranti/pantsætningserklæring, som ligger i kommunens sag. Nedsættelse af sikkerhedsstillelsen finder sted i en mindre del af sagerne (færre end hver tredje sag). Det skal dog i den sammenhæng bemærkes, at undersøgelsen er foretaget på baggrund af ét års registrering af tilfælde af nedsættelse af sikkerhedsstillelser. Sikkerhedsstillelser er gældende i syv år, og såfremt undersøgelsen var foretaget over en længere periode, er det sandsynligt, at der ville kunne have været et større antal sager, hvori der var anmodet om nedsættelse af sikkerhedsstillelsen. I de tilfælde, hvor den familiesammenførte ægtefælle skifter bopælskommune, er kommunen forpligtet til at give transport i sikkerhedsstillelsen. Transport i sikkerhedsstillelse finder sted i færre end hver tiende sag. I forhold til transport i sikkerhedsstillelse har lidt flere end halvdelen af målekommunerne valgt et par gange om året at foretage en systematisk gennemgang af data for at følge op på, om der er ændringer i forhold til bopælskommunen, så der kan gives eller afkræves transport i sikkerhedsstillelsen. I andre kommuner er der ikke en fast procedure for en sådan opfølgning. Opfølgning kan for eksempel foregå ved, at borgerens nye bopælskommune henvender sig med henblik på at få transport i sikkerhedsstillelsen. Den kommune, der giver transport i en sikkerhedsstillelse, skal orientere både sikkerhedsstilleren og det pågældende pengeinstitut om transporten. Gentagelsesfrekvensen er afhængig af den enkelte sag og af, hvordan kommunen har valgt at organisere sig med hensyn til, hvor ofte sagerne gennemgås. I tilfælde, hvor sikkerhedsstillelsen kan bringes til ophør, sender kommunen en anmodning til pengeinstituttet om, at sikkerhedsstillelsen skal bringes til ophør. Samtidig hermed returnerer kommunen den originale sikkerhedsstillelse. Kommunen sender desuden et brev til sikkerhedsstilleren om, at sikkerhedsstillelsen er bragt til ophør. Ophør af sikkerhedsstillelsen inden udløbet af den syvårige periode, hvor der 20

21 er krav om sikkerhedsstillelse, finder meget sjældent sted (i færre end hver tiende sag). I forbindelse med ophør af sikkerhedsstillelse inden for den syvårige periode skal kommunen undersøge og vurdere, om betingelserne for ophør er til stede, for eksempel i relation til at undersøge, om opholdstilladelsen er bortfaldet eller udløbet, og om udlændingen ved udrejse har opgivet sin bopæl m.v. 2.3 Kommunernes opgaver i forbindelse med danskuddannelse Kommunen skal tilbyde nytilkomne voksne udlændige (som registreres i folkeregistret i kommunen) danskuddannelse i op til tre år. Integrationsministeriet har oplyst, at der i 2007 var cirka kursister under danskuddannelse 1, 2 og 3 (der udestår en opgørelse fra tre sprogcentre for 2007, og det endelige tal kan således tænkes at være en anelse højere). Optagelse til danskuddannelse Kommunens opgaveløsning på danskuddannelsesområdet udspringer af en lovmæssig forpligtelse til at give dens udenlandske borgere et tilbud om danskuddannelse. Den kommunale opgave tager afsæt i information til udlændinge om retten til en treårig danskuddannelse. Kommunen yder typisk denne vejledning ved at give generel information herom til de borgere, der er omfattet af retten til uddannelse. De oftest anvendte former til at give denne generelle information er informationsbrev, folder/pjece samt information på hjemmeside, eller ved at kommunerne sender breve direkte til nytilkomne borgere med orientering om deres muligheder for danskuddannelse. I den sammenhæng er det også kommunernes opgave at vejlede de borgere, som måtte ønske det, om udfyldelse af ansøgning om danskuddannelse. Vejledningen finder sted ved både personlig henvendelse til kommunen og per telefon, og stort set alle kommuner har borgere, der har behov for en sådan form for vejledning. Kommunen bliver gjort bekendt med, at en borger ønsker danskuddannelse, enten ved at borgeren henvender sig direkte til kommunen eller via sprogcentret (som er blevet kontaktet af en borger, og som så henviser borgeren til kommunen). Herefter foretager de kommunale medarbejdere en vurdering af, om den pågældende er omfattet af den treårige danskuddannelsesret. Denne vurdering kan indebære, at kommunen skal indhente information om tidligere gennemført uddannelse fra for eksempel tidligere bopælskommuner. Herudover indhenter kommunen oplysninger om udlændingens opholdsgrundlag for at kunne vurdere, om udlændingen er omfattet af danskuddannelsesretten. 21

22 Er kommunens vurdering, at ansøgeren er berettiget til at modtage danskuddannelse, henviser den kommunale medarbejder ansøgeren til et sprogcenter ved at udfylde og videresende en henvisningsblanket til et sprogcenter. Når ansøgerens sag er optaget i sprogcentret, modtager den kommunale medarbejder besked retur fra sprogcentret om, at ansøgeren er optaget, og hvilken danskuddannelse og hvilket modul ansøgeren er blevet indplaceret på. Hvis ansøgeren er selvforsørgende og ikke er omfattet af integrationsloven, har kommunen i forbindelse med henvisningen mulighed for at opkræve gebyr fra ansøgeren for deltagelse i danskuddannelsen. I sådanne tilfælde bliver der iværksat en betalingsprocedure for gebyrbetalingen. Blandt målekommunerne er det en tredjedel af kommunerne, der har valgt at opkræve gebyr for selvforsørgende kursister, der ikke er omfattet af integrationsloven. Opfølgning på fremmøde Når en kursist følger danskuddannelse på et sprogcenter, modtager kommunen løbende og mindst én gang om måneden fremmødelister fra sprogcentret om kursistens fremmøde og fravær i forbindelse med undervisningen. Ud fra disse lister følger kommunen løbende op på den enkelte kursists fremmøde og fravær. Kommunen skal følge med i kursisternes fremmøde, blandt andet for at kunne foretage en sanktion (træk i ydelse), hvis en kursist udebliver uden lovlig grund. Dette gælder, uanset om der er tale om ydelser efter integrationsloven eller efter lov om en aktiv beskæftigelsesindsats. Hertil kommer, at fremmødet også er relevant for den gruppe af integrationskursister, der ikke består en afsluttende danskprøve, idet der skal tages stilling til, om der i så fald kan udstedes et bevis for aktiv deltagelse. Hvis årsagen til fraværet ikke fremgår af de oplysninger, som kommunen modtager fra sprogcentret, skal kommunen sørge for selv at følge op på, hvad årsagen til fraværet er. Kommunen modtager desuden testresultater fra sprogcentret. På baggrund heraf følger kommunen løbende den enkelte kursists fremgang og resultater i sprogundervisningen. Kommunen kan, såfremt en borger, der er omfattet af integrationsloven, har bestået en afsluttende danskprøve, hjemtage resultattilskud fra staten i henhold til integrationsloven. Betaling og gebyrer Kommunerne har en løbende opgave med at betale sprogcentrene for kursisternes deltagelse i danskuddannelsen. Hyppigheden af denne opgaves udførelse afhænger af, om kommunerne allerede ved første henvisning henviser deres borgere til et enkelt modul ad gangen eller 22

23 til en hel danskuddannelse, og hvilke lokale aftaler kommunen og sprogcentret i øvrigt har indgået. I de kommuner, der opkræver gebyrer fra kursisterne for deltagelse i danskuddannelse ud over den treårige uddannelsesret, modtages der oplysninger fra sprogcentret, når en kursist kan indstilles til at tage en modultest, hvorefter kommunen skal foretage opkrævning af et eventuelt nyt gebyr fra kursisten. Refusioner og tilskud fra staten Kommunen hjemtager refusion fra staten for 50 procent af de udgifter, de har haft til danskuddannelse. Kommunerne har således en løbende opgave med at hjemtage refusioner fra staten, hvilket gøres kvartalsvist. Ud over hjemtagelse af refusion kan kommunerne hjemtage resultattilskud fra staten for udlændinge, der er omfattet af integrationsloven, når udlændingen har bestået en danskprøve. Kommunerne indhenter og registrerer i den forbindelse oplysninger fra sprogcentrene om, hvilke kursister der har bestået en danskprøve. Når oplysningerne er modtaget og registreret, videregives de typisk til andre instanser i kommunen (fx økonomiafdelingen), med henblik på at kommunen kan hjemtage resultattilskud. Forlængelse af danskuddannelsesretten Hvis en borger på grund af for eksempel sygdom, barsel eller ustøttet beskæftigelse i mindst 30 timer om ugen i en periode ikke har haft mulighed for at benytte sig af tilbuddet om danskuddannelse inden for de op til tre år, som uddannelsesretten gælder, skal kommunen efter ansøgning tildele borgeren en forlængelse svarende til det tidsrum, hvor den pågældende har været afskåret fra at benytte sig af tilbuddet. Hvis en borger ønsker danskuddannelsesretten forlænget, vil de kommunale medarbejdere muligvis skulle vejlede borgeren om regler, rettigheder m.v., ligesom medarbejderne også skal foretage en konkret vurdering af, om den pågældende borger har ret til forlængelse. Det sidste kan indebære, at de kommunale medarbejdere hjælper borgeren med at fremskaffe information som beskrevet ovenfor til understøttelse af ansøgningen. Det er dog borgeren selv, der har ansvaret for at fremskaffe disse oplysninger. Til kursister, der er omfattet af integrationsloven, og som ikke har bestået en afsluttende danskprøve, udsteder kommunen bevis for aktiv deltagelse, hvis betingelserne er opfyldt. I figur 3 er vist en grafisk oversigt over de kommunale opgaver i et danskuddannelsesforløb. 23

24 Figur 3: Det kommunale danskuddannelsesforløb Information om uddannelsestilbuddet. Vurdering af ret til tilbud Flere gang, hvis kursisten skifter sprogskole Tilbud og henvisning til sprogcenter (henvisning og registrering) Månedlig gentagelse Opfølgning på fremmøde Modtagelse og registrering Gennemgang af mødelister i forhold til eventuel sanktion Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag Betaling af sprogcenter med modultakster Kvartalsvis Hjemtagelse af refusion fra staten Indhentning af oplysninger om opholdsgrundlag i forbindelse med gebyropkrævning 3 35 % Eventuel indhentning af gebyrbetaling 57 % Vejledning om befordringsydelse 5 Månedlig gentagelse Undersøgelse af årsager til fravær 3 3 Månedlig gentagelse Partshøringsbrev 4 Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag Dialog om betaling for kursister med særlige behov 5 Opgørelse af delvis betaling ved start/ophør midt i forløb 5 Indhentning af oplysninger i forhold til resultattilskud 3 Månedlig gentagelse Opfølgning og eventuel sanktionering af ubegrundet fravær 5 Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag 81 % Afregning på anden måde end ved modulbetaling 5 Vurdering af ansøgning om forlængelse af 3-årig danskuddannelsesret 4 Administrativ behandling af ansøgning om forlængelse af 4 danskuddann elsesret Yderligere tildeling af danskuddannelse 4 Bevis for aktiv deltagelse 4 Direkte brugerrettet opgave Opgave udført af alle kommuner i alle sager Opgave udført af alle kommuner Opgave udført af nogle kommuner. Angivet med pct. i kassen Altid i alle sager Størstedelen mere end to sager ud af tre Cirka halvdelen af sagerne Mindre end én sag ud af tre Meget sjældent mindre end hver tiende sag Gentagelsesfrekvens 24

25 2.4 Sprogcentrenes opgaver i forbindelse med danskuddannelse Danskuddannelse tilbydes som tre uddannelser: Danskuddannelse 1, 2 og 3. En udlænding har kun ret til at følge én af de tre danskuddannelser. Danskuddannelse 1 retter sig mod analfabeter og borgere, som ikke er alfabetiseret efter det latinske alfabet. Danskuddannelse 2 retter sig mod borgere med kort skolebaggrund. Danskuddannelse 3 retter sig mod borgere med lang skolebaggrund fra hjemlandet. De tre danskuddannelser afsluttes med henholdsvis Prøve i Dansk 1, 2 og 3. På Danskuddannelse 3 findes to afsluttende prøver: Danskuddannelse 3 efter modul 5 og Studieprøven efter modul 6. Studieprøven er det danskfaglige adgangskrav til en række videregående uddannelser. De tre danskuddannelser er opdelt i moduler. En kursist rykker først op i det næste modul efter at have bestået en intern modultest. I 2006 var 50 procent af kursisterne indplaceret på Danskuddannelse 3, mens de tilsvarende andele for Danskuddannelse 1 og 2 var henholdsvis 14 og 36 procent. Danskuddannelse foregår i sprogcentre eller hos andre udbydere af danskuddannelse. I 2008 var der 60 udbydere af danskundervisning for voksne udlændinge. Heraf drives 23 af kommunerne, 7 af Dansk Flygtningehjælp, 9 af oplysningsforbund og 21 af øvrige primært private aktører. En stor del af udbyderne har også ansvaret for at afholde afsluttende danskprøver. Sprogcentrene samarbejder typisk med flere kommuner og har således ansvar for at melde tilbage til de henvisende kommuner i forhold til blandt andet fremmødelister, testresultater m.v. Blandt de sprogcentre, der har deltaget i undersøgelsen, samarbejder samtlige sprogcentre med mellem 1 og 5 kommuner bortset fra et enkelt sprogcenter, som samarbejder med mellem 6 og 10 kommuner. Opgaveproces Sprogcentrets opgavevaretagelse på danskuddannelsesområdet igangsættes, når sprogcentret modtager henvisning fra kommunen af en borger, der har ret til danskuddannelse. Sprogcentret indkalder til og afholder en visitationssamtale med den henviste kursist for at afgøre, hvilken danskuddannelse og hvilket modul kursisten skal indplaceres på. Sprogcentret orienterer den henvisende kommune om kursistens indplacering. Ved optagelsen til danskuddannelsen vejleder udbyderen af danskuddannelsen (sprogcentret eller anden udbyder) kursisten om danskuddannelsen og dens gennemførelse. For de sprogcentre, der indgår i undersøgelsen, tilbyder 8 ud af 12 centre danskuddannelse for flere end 500 kursister, mens de resterende fire sprogcentre har cirka 250 kursister i gennemsnit. 25

26 Sprogcentrenes medarbejdere skal udarbejde individuelle læringsplaner for den enkelte kursist. Herudover skal sprogcentermedarbejderne løbende føre protokol over kursistens fremmøde. Nogle sprogcentre har indgået aftale med kommunerne om, at sprogcentret indhenter oplysninger hos den enkelte kursist om årsagen til et eventuelt fravær, hvorefter sprogcentret videregiver disse oplysninger til den kommune, der har henvist den pågældende kursist. De sprogcentre, der ikke har aftale med kommunerne om at indhente disse oplysninger, videregiver således alene oplysninger om omfanget af kursisternes fravær, hvorefter kommunerne selv indhenter årsagen til det eventuelle fravær. Oversigterne over fremmøde og fravær skal udarbejdes mindst én gang om måneden og er således en opgave, der foretages relativt hyppigt i et danskuddannelsesforløb på et sprogcenter. Sprogcentermedarbejderne skal også løbende vurdere, om en kursist er klar til at tage en modultest med henblik på at rykke et modul op. Sprogcentermedarbejderne sørger for at tilmelde den pågældende kursist til modultest og afholder også selve testen. Testresultaterne og scoringsarkene skal registreres, og både kursist og kommune bliver orienteret om resultatet. For sprogcentrene betyder dette, at der kan være behov for at afvente, (1) at en kursist betaler det fastsatte gebyr, og (2) at kommunen derefter udarbejder en henvisning til næste danskuddannelsesmodul. Sprogcentret skal modtage og registrere den nye henvisning, før undervisningsforløbet kan fortsættes. Cirka hver tredje af målekommunerne har valgt at opkræve gebyr, og i disse kommuner udføres gebyropkrævning i cirka halvdelen af de sprogforløb, der ydes, idet op mod halvdelen af kursisterne er selvforsørgende og ikke omfattet af integrationsloven. Der bliver afholdt danskprøve to gange om året. Prøveaflæggelsen er frivillig. Det er kursisten selv, der afgør, om han eller hun ønsker at indstille sig til den afsluttende prøve. I praksis foregår indstillingen typisk i samråd med kursistens lærer. Kursisten skal indstille sig til prøve senest 10 uger, før prøven afholdes. Dette gælder også for selvstuderende, der selv skal melde sig til prøve hos en udbyder, der afholder prøven i den pågældende prøvetermin. Ved tilmelding til danskprøven skal sprogcentret sørge for at kontrollere kursistens legitimation og tage imod betaling fra selvstuderende, hvis kommunen har besluttet at opkræve deltagergebyr. Derudover orienterer sprogcentret kursisten om praktiske forhold vedrørende prøven. Ved prøveafholdelsen bliver kursistens legitimation kontrolleret endnu engang, både ved den skriftlige og den mundtlige del af prøven. Sprogcentret sørger for at bestille det rette antal prøver og organiserer alle de praktiske foranstaltninger i forbindelse med afholdelse af prøven såsom bestilling af lokaler, censorer, eksaminatorer og udarbejdelse af tidsplan for mundtlige prøver. Efter prøveafholdelsen modtager 26

27 og registrerer sprogcentret originale besvarelser og prøveresultater. Herefter udsteder sprogcentret prøvebeviser og orienterer den henvisende kommune og den enkelte kursist om resultatet. Sprogcentret kan efter anmodning udstede bevis for aktiv deltagelse til en kursist, der ikke er omfattet af integrationsloven. Endelig skal sprogcentret efter anmodning indberette statistiske oplysninger til Integrationsministeriet. Sprogcentrene indberetter hvert kvartal en række statistiske oplysninger om deres kursister til Integrationsministeriet. Oplysningerne indberettes via en hjemmeside, hvor sprogcentrene hver især oploader de oplysninger, som ministeriet ønsker. I figur 4 nedenfor er vist en grafisk oversigt over sprogcentrenes opgaver i et danskuddannelsesforløb. 27

28 Figur 4: Danskuddannelsesforløbet hos sprogcentrene Eventuel indkaldelse til ny visitationssamtale 5 Vejledning af selvhenvendere 4. Modtagelse og indplacering Håndtering af eventuelt manglende fremmøde 5 Afholdelse af visitationssamtale Videregivelse af oplysninger om modulindplacering Forberedelse af undervisningen Månedligt Udarbejdelse af fremmødelister Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag Modtagelse og registrering af fravær Rekvirering af tolk 2 Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte Månedligt sag Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag Opfølgning på indplacering på danskuddannelse 5 Besked til kommune om iværksatte konsekvenser 5 Indhentning af oplysninger fra kursist om fravær 2 Månedligt Iværksættelse af konsekvenser ved eventuelt manglende fremmøde 5 Månedligt Videregivelse af oplysninger om fremmøde til kommune Kvartalsvist Statistiske oplysninger Løbende planlægning af undervisning Direkte brugerrettet opgave Opgave udført af alle sprogskoler i alle sager Opgave udført af alle sprogcentre Opgave udført af nogle sprogcentre. Angivet med pct. i kassen Altid i alle sager Størstedelen mere end to sager ud af tre Cirka halvdelen af sagerne Mindre end én sag ud af tre Meget sjældent mindre end hver tiende sag Altid i alle sager Størstedelen mere end to sager ud af tre Cirka halvdelen af sagerne Mindre end én sag ud af tre Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag Modultest Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag Meget sjældent mindre end hver tiende sag Gentagelsesfrekvens 2 Håndtering af manglende gebyrbetaling 4 Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag Eventuel indhentning af ny henvisning ved modulskift 3 Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag 66 % Afregning mellem kommune og sprogcenter på anden måde end modulbetaling 5 Gentagelsesfrekvens Delvis betaling for kursister, der starter/ ophører midt i mudul 5 Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag Betaling for kursister henvist pr. modul 2 Forberedelse af prøve Prøveafholdelse 4 4 Behandling af klager over eksamen Bevis for aktiv deltagelse 5 4 Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag 75 % Eventuel indhentning af gebyr fra kursist 3 Dialog om kursister med særlige behov 5 28

29 3.Kortlægning af organiseringen af opgavevaretagelsen Dette kapitel indeholder en kortlægning af henholdsvis organisering, opgaver og regulering af området for hvert af de tre områder, som undersøgelsen omfatter (danskuddannelse, boligplacering af flygtninge og sikkerhedsstillelse i familiesammenføringssager). Kortlægningen er baseret på flere videnskilder. Alle kommuner og sprogcentre, der har deltaget i undersøgelsen, har bidraget til kortlægning af en række baggrundsvariable, der kan bidrage til at belyse, hvorledes kommunerne og sprogcentrene har valgt at organisere sig i forhold til opgaveløsningen. Derudover baserer kortlægningen sig på resultatet af et egentligt kortlægningsinterview, som Deloitte gennemførte i undersøgelsens første fase i tre udvalgte kommuner og to sprogcentre. Endelig har den validering af tidsmålingen, som blev gennemført med deltagelse af såvel kommuner som sprogcentre, bidraget til at vise en række nuancer i forståelsen af organiseringen af arbejdet inden for hvert af de tre udvalgte områder. 3.1 Medarbejderne og organiseringen på områderne Organiseringen af opgavevaretagelsen varierer blandt kommunerne og sprogcentrene. På sikkerhedsstillelses- og boligplaceringsområdet er det integrationskonsulenter, tovholdere og vejledere, som jævnligt varetager opgaver i forbindelse med henholdsvis sikkerhedsstillelse og boligplacering. På danskuddannelsesområdet i kommunerne er det jobcentermedarbejderne, der dagligt varetager opgaverne i forbindelse med tilbudsafgivelse og opfølgning på kursister i danskuddannelsestilbud. Desuden varetager lederne på danskuddannelsesområdet de mere overordnede strukturrelaterede opgaver. De administrative medarbejdere såsom sekretærer, økonomimedarbejdere og lignende varetager løbende opgaver vedrørende samarbejde med sprogcentre, økonomiopfølgning m.v. I sprogcentrene er det forstanderne/lederne, der har det overordnede indblik i sprogcentrets opgaver, og som indgår aftale med kommunerne om samarbejdsformer, relationer m.v. Underviserne/vejlederne varetager de administrative opgaver som fremmødekontrol, indstillinger til 29

30 modultest og prøver m.v. De administrative medarbejdere (sekretærer, visitatorer og økonomimedarbejdere) varetager forskellige administrative opgaver som for eksempel (1) holdsætning, (2) kommunikation med kommune/jobcenter i forhold til henvisninger til danskuddannelse og i forbindelse med fremmøde/fravær og (3) kommunikation med eksterne parter om modultest og prøveafholdelse samt administration heraf m.v. Undersøgelsen har vist, at der særligt er variation i, hvilke opgaver de administrative medarbejdere i sprogcentrene varetager. For eksempel kan det på ét sprogcenter være en sekretær, der kommunikerer med kommunen i forhold til henvisninger, mens det på et andet sprogcenter er en økonomisk medarbejder, der udfører samme arbejdsopgave. Undersøgelsen har ikke givet anledning til at udlede et mønster for, hvem der varetager hvilke opgaver, men alene en indikation af en variation fra kommune til kommune. Ud over forskelle i medarbejdertyper er der også stor variation i forhold til, hvorledes opgavevaretagelsen er placeret i kommunerne. Nedenfor beskrives kort de observerede forskelle inden for hvert af de tre områder. Boligplacering Boligplaceringsopgaven løses typisk i en særlig integrationsafdeling i kommunen. I denne afdeling sidder der oftest to medarbejdere, der fungerer som integrationskonsulenter/tovholdere for den kommunale integrationsindsats. Disse medarbejdere deler opgaverne mellem sig og er ikke specialiserede i enkelte delopgaver på boligplaceringsområdet, men varetager alle opgaver vedrørende boligplacering af den borger, som den givne sag måtte vedrøre. Dette generelle billede harmonerer med det indtryk, som den indledende kortlægning viste, hvor de tre adspurgte kommuner også havde organiseret boligplaceringsopgaven på netop denne måde. Boligplaceringsopgaven på integrationsområdet handler primært om at kunne anvise en egnet bolig, når en kommune modtager flygtninge. Det er langtfra alle kommuner, der er i stand til at anvise en permanent bolig på det tidspunkt, hvor en flygtning skal modtages. Undersøgelsen har vist, at cirka halvdelen af sagerne indebærer anvisning af en midlertidig bolig til flygtningen. Når kommunerne skal finde en permanent bolig, der passer til den enkelte flygtnings behov, er der stor forskel på kommunernes organisering til varetagelse af den opgave. Nogle kommuner har organiseret sig således, at de råder over et antal almennyttige boliger eller boliger, som kommunen ejer, mens andre kommuner benytter sig af private udlejere, som stiller boliger til rådighed med henblik på udleje til flygtninge. Atter andre kommuner benytter begge former for boliganvisning. Af de kommuner, der har deltaget i undersøgelsen, er det om- 30

31 kring 40 procent, der har offentlige boliger, almennyttige boliger eller lignende, som de kan anvise til flygtningen. I cirka 45 procent af kommunerne fremskaffes boligerne gennem private udlejere og boligselskaber m.v. De sidste 15 procent af kommunerne benytter sig af både offentlige og private udlejere, når de skal anvise en bolig. Nogle kommuner har organiseret måden at anvise boliger på omkring et boliganvisningsudvalg eller bolignævn, som jævnligt mødes og fordeler kommunens boliger, der er særligt til rådighed for flygtninge. Andre kommuner vælger at varetage opgaven gennem kommunens boligkontor, hvortil der er tilknyttet administrative medarbejdere, der formidler boliger til flygtninge som led i den øvrige anvisning af boliger til boligtrængende borgere i kommunen. Et fåtal af kommunerne råder over en så tilstrækkelig boligmasse, at de kan tage udgangspunkt i den udmeldte kommunekvote og på forhånd reservere et antal boliger. Sikkerhedsstillelse Sikkerhedsstillelsesopgaven er overvejende placeret hos de samme medarbejdere, der også arbejder med boligplacering. Modtagelse og registrering af nye sikkerhedsstillelser gives ofte til den medarbejder, som på det tidspunkt, hvor sagen registreres, har tid til at løse opgaven. Mængden og tilgangen af sager er i sagens natur størst i de store kommuner og mere begrænset i de mindre kommuner. Blandt målekommunerne har de mindre kommuner mellem 74 og 93 sager om sikkerhedsstillelse, hvoraf den årlige tilgang af nye sager udgør mellem 19 og 28 sikkerhedsstillelser. De store målekommuner (Aalborg, Århus, Odense og København) har i gennemsnit flere end 200 sager om sikkerhedsstillelse, hvoraf den årlige tilgang udgør flere end 100 sager. Nedsættelse og ophør af sikkerhedsstillelse, transport i sikkerhedsstillelse og oprettelse af nye sikkerhedsstillelser som følge af konvertering eller skift af pengeinstitut finder kun sted i en mindre del af sagerne. Omfanget af sikkerhedsstillelsesopgaven har typisk ikke betydning for organiseringen af opgaven. Danskuddannelse Kommunerne skal tilbyde alle nytilkomne voksne udlændinge danskuddannelse i op til tre år. Heraf udgør flygtninge og indvandrere, der er omfattet af integrationsloven, kun en mindre del af denne målgruppe. Opgaverne varetages dels af kommunerne, dels af sprogcentrene. I de tilfælde hvor der skal tilbydes danskuddannelse til personer, der er omfattet af integrationsloven, er der ikke lokale variationer i, hvilken organisatorisk enhed i kommunen der følger op på borgernes deltagel- 31

32 se i danskuddannelse, idet ansvaret skal ligge placeret hos jobcentret. I de tilfælde, hvor det drejer sig om selvforsørgende kursister, der ikke er omfattet af integrationsloven, har kommunen frihed til selv at vælge, hvorledes de vil organisere opgaven. Der ses visse organisatoriske forskelle i, hvordan udlændinge, der ikke er omfattet af integrationsloven, i første omgang får information og ansøger om danskuddannelse. I størstedelen af kommunerne er opgaven tilrettelagt, så borgerne kan ansøge om danskuddannelse i kommunernes borgerservicekontor, for eksempel ved personlig henvendelse. Hos en mindre del af kommunerne ses der en organisering af opgaven, hvor borgerne i første omgang henvender sig til et sprogcenter, som efterfølgende orienterer kommunen. Endelig vælger mange kommuner at lægge ansøgningsskemaet på kommunens hjemmeside, så borgerne på denne måde har elektronisk adgang til at søge om danskuddannelse. For kursister, der er omfattet af integrationsloven, vil henvisning til danskuddannelse ske som led i indgåelse af integrationskontrakten i jobcentret. Der er i de fleste målekommuner mellem 6 og 10 medarbejdere, der beskæftiger sig med danskuddannelse. Opgaven med introduktionsprogrammet, herunder tilbuddet om danskuddannelse, er samlet hos få medarbejdere i jobcentret. Der er forskelle i organiseringen, hvad angår kommunernes samarbejde med sprogcentrene. På baggrund af de informationer, som kommunerne har givet, er det Deloittes forståelse, at forskellene til dels beror på, at de fleste kommuner henviser til flere sprogcentre. De fleste kommuner har som regel en egentlig samarbejdsaftale med i hvert fald 1 til 2 sprogcentre. Organiseringen af kommunernes samarbejde med sprogcentrene, når en kursist er indskrevet og har påbegyndt et uddannelsesforløb, er centreret om opfølgning på de kursister, der er i et danskuddannelsesforløb, herunder særligt årsagen til eventuelt fravær. Flere end halvdelen af kommunerne har oplyst at have aftale med sprogcentrene om, at der som led i fremmødekontrollen også indhentes oplysninger om kursisternes årsag til eventuelt fravær, og i hvilket omfang og med hvilken frekvens disse oplysninger skal indhentes. Det oftest sete er, at oplysningerne indhentes én gang om måneden. De øvrige kommuner, som ikke har aftale om fraværsopfølgning med et sprogcenter, indhenter selv oplysninger om årsagen til fraværet. 80 procent af sprogcentrene har oplyst, at de har procedurer for indhentning af årsagen til fraværet hos kursisterne. Sprogcentrene samarbejder typisk med 1 til 5 forskellige kommuner. Af de sprogcentre, der indgår i undersøgelsen, tilbyder 8 ud af 12 centre danskuddannelse til flere end 500 kursister, mens de resterende 4 sprogcentre har cirka 250 kursister i gennemsnit. Omkring halvdelen 32

33 af kursisterne er selvforsørgende, der ikke er omfattet af integrationsloven. 3.2 Opgaver, opgavekatalog og kobling til regulering Inden for hvert område (boligplacering, sikkerhedsstillelse og danskuddannelse i kommuner og sprogcentre) er det endvidere afdækket, hvilke konkrete opgaver der indgår i opgaveløsningen. Tid, som medarbejderne bruger på opkvalificering, ajourføring i forhold til ny lovgivning, sparring med leder og kolleger m.v., er ikke medtaget i undersøgelsen. Opgørelserne er samlet i et såkaldt opgavekatalog for hvert område, hvor hvert enkelt opgaveskridt er angivet og koblet med relevante reguleringskilder. Opgavekataloget danner grundlag for målingen af medarbejdernes tidsforbrug på og oplevelse af opgaverne. Det samlede opgavekatalog fremgår af bilag B. Opgaveafgrænsning på boligplaceringsområdet På boligplaceringsområdet er medtaget hovedparten af de opgaver, der relaterer sig til kommunernes boligplaceringsforpligtelse. Således også opgaver, som ikke direkte udspringer af selve lovgivningen om boligplacering, men som kan udføres af kommunerne i forbindelse med boligplaceringen. Beskrivelsen af opgavevaretagelsen i afsnit 2.1 indeholder en oversigt over, hvilke opgaver kommunen skal udføre, og hvilke opgaver nogle kommuner vælger at udføre. Opgavekataloget vedrørende boligplacering omfatter 21 opgaver fordelt på 13 kategorier. Opgaveafgrænsning på sikkerhedsstillelsesområdet På sikkerhedsstillelsesområdet er alle de opgaver medtaget, som lovgivningen beskriver, og som kortlægningsaktiviteterne har vist relaterer sig til kommunernes service og administration i forhold til sikkerhedsstillelse. Beskrivelsen af opgavevaretagelsen i afsnit 2.2 indeholder en oversigt over, hvilke opgaver kommunen skal udføre, og hvilke opgaver nogle kommuner vælger at udføre. Opgavekataloget vedrørende sikkerhedsstillelse omfatter 21 opgaver fordelt på 12 kategorier. 33

34 Opgaveafgrænsning på danskuddannelsesområdet På danskuddannelsesområdet er de økonomisk-administrative opgaver såsom indgåelse og vedligeholdelse af driftsaftaler med sprogudbydere og tilsyn med sprogudbydere ikke medtaget i opgavekataloget. Dog er der medtaget visse opgaver i opgavekataloget, som har en økonomisk karakter. Dette gælder opgaverne (1) betaling af sprogcenter ved modulskift, (2) indhentning af oplysninger med henblik på hjemtagelse af resultattilskud, (3) opgørelse af delvis betaling af modultakst for kursister, der starter/ophører undervejs i et forløb, (4) hjemtagelse af refusion fra staten, (5) afregning mellem kommune og udbyder på anden måde end ved modulbetaling og (6) dialog om betaling for kursister med særlige behov. Årsagen til, at netop disse økonomisk relaterede opgaver er medtaget, er, at opgaverne er direkte relateret til den enkelte borger eller kan ses som en direkte opfølgning på den enkelte borgers situation og udvikling og derfor også typisk udføres af den samme type medarbejdere, som også yder den direkte brugerrettede indsats. I modsætning hertil udføres de økonomisk-administrative opgaver, der ikke er medtaget i opgavekataloget, uafhængigt af den enkelte borgers situation. Endvidere er der foretaget en afgrænsning af de opgaver, som sprogcentrene løser. Særligt er alle de opgaver, som vedrører selve uddannelsen og forberedelsen heraf, herunder både den individuelle og kollektive uddannelse, ikke medtaget. Der er således foretaget en afgrænsning af de opgaver, som vedrører selve undervisningen, idet disse opgaver som udgangspunkt ikke anses for at være omfattet af undersøgelsens formål med at identificere forenklingspotentialet for administrative opgaver. Dette indebærer, at fordelingen af tidsanvendelsen mellem direkte og indirekte brugerrettede opgaver ikke kan anvendes på danskuddannelsesområdet, da den primære brugerrettede opgave undervisningen ikke er medtaget. Beskrivelsen af opgavevaretagelsen i afsnit 2.3 og 2.4 indeholder en oversigt over, hvilke opgaver kommunen og sprogcentrene skal udføre, og hvilke opgaver nogle kommuner og sprogcentre vælger at udføre. Opgavekataloget vedrørende danskuddannelse i kommunerne omfatter 25 opgaver. Opgaverne fordeler sig inden for 11 kategorier. Opgavekataloget vedrørende danskuddannelse i sprogcentrene omfatter 40 opgaver. Opgaverne fordeler sig inden for 16 kategorier. 34

35 4.Tidsmåling I dette kapitel præsenteres resultaterne af tidsmålingen. Tidsmålingen er foretaget opgavecentrisk. Det vil sige, at tidsmålingen er foretaget for en række konkrete opgaver, som forskellige typer medarbejdere kan løse én eller flere af i forbindelse med leveringen af servicen til en borger. Respondenternes tidsangivelse for hver enkelt opgave er foretaget som en retrospektiv opgørelse af, hvor lang tid hver respondent i gennemsnit har brugt på den pågældende opgave, hver gang den har været løst i løbet af det seneste halve år. I det følgende præsenteres resultaterne af tidsmålingen på hvert af de udvalgte områder. Tidsangivelserne for opgaveforløbene suppleres med beskrivelser af hyppighed og udbredelse af opgaver, som er affødt af kendte arbejdsgange, målgrupper, organiseringsformer m.v. 4.1 Tidsforbruget på boligplaceringsområdet Helt grundlæggende er der en række opgaver, som kommunerne altid skal udføre i forbindelse med boligplacering af flygtninge. Derudover kan kommunerne udføre en række andre opgaver i et boligplaceringsforløb enten som følge af lokale prioriteringer i forhold til opgaveløsningen, lokal organisering og arbejdsgange, de lokale rammevilkår for opgaveløsningen eller flygtningenes handlinger undervejs i forløbet. Dette er beskrevet nærmere i ovenstående kortlægning af området. I figur 5 er tidsanvendelsen i et boligplaceringsforløb illustreret på de enkelte opgaver, som indgår i enten alle eller nogle af forløbene. 35

36 Figur 5: Tidsanvendelse i et boligplaceringsforløb Aftale om kommunekvote 36 min. Dialog m.v. med Udlændingeservice, herunder modtagelse, registrering, gennemgang, vurdering, tilbagemelding m.v. 112 min. 67 % Eventuel indhentning af yderligere oplysninger efter tildeling af flygtning 23 min. 1 Administrativ vurdering af boligbehov 113 min. 62 % Vurdering af boligbehov forud for modtagelse (fysisk møde) 188 min. 2 Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag Tolkebistand (rekvirering til hele forløbet) 29 min. 167 min. Eventuel anvisning af midlertidigt opholdssted 80 min. Indflytning i midlertidigt opholdssted min % Eventuel udarbejdelse af indstilling til boliganvisningsnævn 17 min. 1 Anvisning af permanent bolig 77 min Registrering i CPR 49 min. 1 5 Økonomisk hjælp til boligplacering Klagehåndtering vedr. boliganvisning 27 min. Vejledning om alternative boligmuligheder 4 Indflytning i permanent bolig 478 min.. 33 min. Direkte brugerrettet opgave Opgave udført af alle kommuner i alle sager Opgave udført af alle kommuner Opgave udført af nogle kommuner. Angivet med pct. i kassen Altid i alle sager Størstedelen mere end to sager ud af tre Cirka halvdelen af sagerne Mindre end én sag ud af tre Meget sjældent mindre end hver tiende sag Gentagelsesfrekvens Efterfølger stiplet forløb Et typisk boligplaceringsforløb Et typisk boligplaceringsforløb kan fremstilles som et forløb der indeholder alle opgaver der udføres i alle eller størstedelen af sagerne om boligplacering. Opgaver, der kun udføres i halvdelen eller færre af sagerne jf. figur 5 ovenfor, er således udeladt. I et sådan typisk opgaveforløb for boligplacering af en flygtning anvendes der minutter (ca. 22,5 timer). Heraf udgør de direkte brugerrettede opgaver 666 minutter (ca. 11 timer). Det typiske forløb er illustreret grafisk i afsnit 6.1. Opgaver, der udføres i alle sager I det typiske forløb for boligplacering af flygtninge bruger kommunen i gennemsnit cirka minutter (ca. 17,5 timer) på opgaver, der udføres i alle sager, jf. figuren ovenfor. Blandt de opgaver, der udføres i alle sager, er det de direkte brugerrettede opgaver, der er forbundet med indflytning i den permanente bolig, der fylder mest med mere end halvdelen af det samlede tidsforbrug. Blandt de indirekte brugerrettede opgaver anvendes mest tid på modtagelse, registrering og gennemgang af oplysninger fra Udlændingeservice, administrativ vurdering af bo- 36

37 Gennemsnitlig tidsanvendelse i minutter Kortlægning og måling af administrative opgaver ligbehov og opgaver vedrørende økonomisk hjælp til boligplaceringen, jf. figur 6. Figur 6: Tidsanvendelse på opgaver, der udføres i alle sager i forbindelse med boligplacering Aftale om kommunekvote Modtagelse, registrering og gennemgang af oplysninger fra Udlændingeservice samt tilbagemelding Administrativ vurdering af boligbehov Tolkebistand Økonomisk hjælp til boligplacering Registrering i CPR Indflytning i permanent bolig Anvisning af permanent bolig Herudover skal der i alle sager foretages anvisning af permanent bolig, hvilket enten foregår via direkte kontakt til boligselskaber, udlejere m.v. eller via udarbejdelse af indstilling til et boliganvisningsnævn. Den mest tidskrævende opgave af de to er anvisning via den direkte kontakt til boligselskaber m.v. (77 minutter), som foretages i 86 procent af målekommunerne. For den kommunale medarbejder er anvisning via boliganvisningsnævn mindre tidskrævende (17 minutter), hvilket skal ses i sammenhæng med, at opgaven med kontakt til boligselskaber m.v. i stedet varetages andre steder i kommunen. Boliganvisningsnævn anvendes til boligplacering af flygtninge i en tredjedel af målekommunerne. I enkelte kommuner anvendes både nævn og den direkte kontakt. Opgaver, der udføres i de fleste sager Ud over de opgaver, der udføres i alle forløb, er der en række opgaver i et boligplaceringsforløb, der udføres i størstedelen af forløbene. Disse opgaver omfatter i alt væsentligt to opgaver, som i cirka to tredjedele af målekommunerne udføres som en del af den faste proces, mens de ikke udføres i cirka en tredjedel af kommunerne. Dette gælder for opgaverne vedrørende: 37

38 Gennemsnitlig tidsanvendelse i minutter Kortlægning og måling af administrative opgaver Indhentning af yderligere oplysninger vedrørende flygtningen i forbindelse med dialogen med Udlændingeservice. Disse oplysninger indhentes som udgangspunkt først, efter at kommunen har fået tildelt flygtningen. I 67 procent af målekommunerne indhentes yderligere oplysninger som en fast del af dialogen med Udlændingeservice i alle sager. Der anvendes omkring 23 minutter i gennemsnit per gang. Besøg hos flygtningen i asylcentret. I 62 procent af målekommunerne aflægges et fysisk besøg hos flygtningen som led i vurderingen af den pågældende flygtnings boligbehov forud for modtagelsen i kommunen. Dette besøg finder i disse kommuner sted som en fast procedure i alle sager. Ud af de flygtninge, der modtages årligt, kommer de 500 fra flygtningelejre. Opgaven er relativt tidskrævende. I gennemsnit anvendes 188 minutter (ca. 3 timer) per besøg i asylcentret. I cirka halvdelen af alle sager er det nødvendigt at anvende et midlertidigt opholdssted. Dette afhænger blandt andet af de lokale rammevilkår, for eksempel boligmarkedet, husstandens økonomi m.v. Anvendelse af et midlertidigt opholdssted medfører et øget tidsforbrug i boligplaceringsforløbet på gennemsnitligt 201 minutter (ca. 3,5 timer) til anvisning af og hjælp til indflytning på et midlertidigt opholdssted. Figur 7: Tidsanvendelse på opgaver, der udføres i de fleste sager i forbindelse med boligplacering Indhentelse af yderligere oplysninger Besøg hos flygtningen i asylcenter Anvendelse af midlertidigt opholdssted - anvisning og indflytning Opgaver, der udføres i mindre omfang Endelig er der to opgaver, der udføres i mindre omfang afhængigt af forløbet i den enkelte sag. Det gælder klagehåndtering (27 minutter), der gennemføres i færre end hver tiende sag, og vejledning om alterna- 38

39 tive boligplaceringsmuligheder (33 minutter), der gennemføres i op til en tredjedel af sagerne. 4.2 Tidsforbruget på sikkerhedsstillelsesområdet Kommunernes opgaveløsning varierer alt efter den lokale prioritering af opgaveløsningen og alt efter den konkrete sags udvikling. Helt grundlæggende er der en række opgaver, som kommunerne altid skal udføre i forbindelse med sager om familiesammenføring af en ægtefælle, hvor der er stillet krav om sikkerhedsstillelse. Det vurderes, at en række af de opgaver, som gennemføres i et sikkerhedsstillelsesforløb, i nogle tilfælde vil kunne være mere tidskrævende end angivet i tidsmålingen, særligt for de medarbejdere, som kun behandler få sager om sikkerhedsstillelse om året. Som anført på side 18 er der i de store kommuner en årlig tilgang på over 100 sager om sikkerhedsstillelse, mens de mindre kommuner modtager mellem 19 og 28 nye sager om året. Omfanget af indarbejdede rutiner kan således have betydning for tidsanvendelsen, uden at det har været muligt at opfange omfanget fuldt ud i denne måling. I figur 8 er tidsanvendelsen i et forløb med sikkerhedsstillelse illustreret på de enkelte opgaver, som indgår i enten alle eller nogle af forløbene. 39

40 Figur 8: Tidsanvendelse i et sikkerhedsstillelsesforløb Vejledning 14 min. Generel information og vejledning til pengeinstitut 18 min. Modtagelse og behandling af sikkerhedsstillelse 54 min. Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag Gennemgang af sag med henblik på inddrivelse af ydelser 18 min. 5 Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag 14 % Generel gennemgang af sager med henblik på, hvorvidt der er sager, hvor der skal ske inddrivelse 5 min. 1 Afklaring om nedsættelse af sikkerhedsstillelse 26 min. 4 Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag 59 % Opfølgning på til- og fraflytning med henblik på transport af sikkerhedsstillelsen 16 min. 1 Nedsættelse af sikkerhedsstillelse 27 min. 4 Transport af sikkerhedsstillelse m.v. 20 min. 5 Vejledning om ophør af sikkerhedsstillelse 13 min. 5 Ophør af sikkerhedsstillelse 26 min. 5 Konvertering af sikkerhedsstillelse 18 min. 5 Bankskift 21 min. 5 Direkte brugerrettet opgave Opgave udført af alle kommuner i alle sager Opgave udført af alle kommuner Opgave udført af nogle kommuner. Angivet med pct. i kassen Altid i alle sager Størstedelen mere end to sager ud af tre Cirka halvdelen af sagerne Mindre end én sag ud af tre Meget sjældent mindre end hver tiende sag Gentagelsesfrekvens Et typisk sikkerhedsstillelsesforløb Et typisk sikkerhedsstillelsesforløb kan fremstilles som et forløb der indeholder alle opgaver der udføres i alle eller størstedelen af sagerne i alle eller størstedelen af kommunerne. Opgaver, der kun udføres i halvdelen eller færre af sagerne eller i under halvdelen af kommunerne, jf. figur 8 ovenfor, er således udeladt. I et sådan typisk opgaveforløb for sikkerhedsstillelse anvendes der 102 minutter (ca. 1,5 timer). Heraf udgør de opgaver, som er direkte brugerrettede, 14 minutter. Det typiske forløb er illustreret grafisk i afsnit

41 Gennemsnitlig tidsanvendelse i minutter Kortlægning og måling af administrative opgaver Opgaver, der udføres i alle forløb I det typiske forløb for håndtering af sikkerhedsstillelse bruger kommunerne i gennemsnit cirka 86 minutter (ca. 1,5 timer) på opgaver, der udføres i alle sager, jf. figur 8. I langt de fleste sager om sikkerhedsstillelse udføres ikke andre opgaver end disse. Blandt de opgaver, der udføres i alle sager, er det de opgaver, der er forbundet med modtagelse og behandling af sikkerhedsstillelsen, der fylder mest. Disse to opgaver tager tilsammen i gennemsnit 54 minutter per sag. Som enkeltstående opgave er det vejledning og rådgivning til pengeinstitutter, der fylder mest (i gennemsnit 18 minutter pr. sag), jf. figur 9. Figur 9: Tidsanvendelse på opgaver, der udføres i alle sager i forbindelse med sikkerhedsstillelse Vejledning af borger Information og vejledning af pengeinstitutter Modtagelse og behandling af sikkerhedsstillelse Opgaver, der udføres i de fleste sager Ud over de opgaver, der udføres i alle forløb, er der en række opgaver i forbindelse med sikkerhedsstillelse, der udføres i størstedelen af forløbene. Der er kun en enkelt opgave på sikkerhedsstillelsesområdet, der ikke udføres i alle kommunerne, men dog alligevel i størstedelen af kommunerne. Det drejer sig om en generel løbende opfølgning på flytninger til og fra kommunen. 59 procent af målekommunerne har en fast procedure, hvor tilflytninger og fraflytninger gennemgås. I gennemsnit tager denne procedure omkring 16 minutter per gang per sikkerhedsstillelsessag i kommunen. Opgaven kan gennemføres flere gange i løbet af et sikkerhedsstillelsesforløb afhængigt af kommunens internt fastsatte procedurer i forhold til frekvensen af den generelle gennemgang. 41

42 Gennemsnitlig tidsanvendelse i minutter Kortlægning og måling af administrative opgaver Opgaver, der udføres i mindre omfang Mange af opgaverne på sikkerhedsstillelsesområdet udføres i alle kommunerne, men kun i en mindre del af sagerne (færre end en tredjedel af sagerne) eller endog meget sjældent (færre end hver tiende sag). I denne gruppe opgaver anvendes mest tid på nedsættelse af sikkerhedsstillelse og i forlængelse heraf anmodning til pengeinstitut om nedsættelse. Opgaver forbundet med nedsættelse af sikkerhedsstillelse medfører et tidsforbrug på gennemsnitligt 53 minutter. Opgaverne i forbindelse med nedsættelse af sikkerhedsstillelse indgår i en mindre del af sagerne (færre end en tredjedel af sagerne). Herudover er der en lang række opgaver, der udføres i færre end hver tiende sag om sikkerhedsstillelse. I den gruppe er det særligt opgaver forbundet med ophør af en sikkerhedsstillelse før udløbet af syvårsperioden, der medfører et øget tidsforbrug i en sikkerhedsstillelsessag. Opgaver forbundet med ophør af en sikkerhedsstillelse tager i gennemsnit 39 minutter. Figur 10: Tidsanvendelse på opgaver, der udføres i mindre omfang i forbindelse med sikkerhedsstillelse Mindre del af sager Meget sjældent Meget sjældent Meget sjældent Meget sjældent Meget sjældent 10 0 Afklaring af, om der skal ske inddrivelse Nedsættelse af sikkerhedsstillelse - modtagelse af anmodning, vejledning af borger samt proces med pengeinstitut Transport af sikkerhed til tilflytningskommunen Ophør af sikkerhedsstillelse - vejledning til borger samt proces med pengeinstitut Konvertering af sikkerhedsstillelse Bankskift 4.3 Tidsforbruget på danskuddannelsesområdet: Kommunerne Kommunerne skal yde generel information til nytilkomne udlændinge om retten til danskuddannelse, vurdere om den enkelte opfylder betin- 42

43 gelserne for retten og derefter henvise den enkelte udlænding til en sprogudbyder, som kan tilbyde danskuddannelse i op til tre år. Når kursisten er optaget på danskuddannelsen, skal kommunen løbende og mindst én gang om måneden følge op på den enkelte kursists fremmøde og fravær i forhold til undervisningen. For selvforsørgende kursister, der ikke er omfattet af integrationsloven, har kommunen endvidere mulighed for at opkræve gebyr for tilbuddet om danskuddannelse, og kommunen skal derfor selv indhente gebyrbetaling for disse kursister. Kommunen skal betale sprogudbyderen for kursistens deltagelse i danskuddannelsen og kan hjemtage refusion fra staten for en række udgifter hertil, jf. beskrivelse i afsnit 2.3. Derfor skal kommunen også i et danskuddannelsesforløb foretage økonomisk opfølgning på udgifterne for hver enkelt kursist. Nogle kursister vil ikke være i stand til at bestå en danskuddannelse i løbet af de tre år, som kursisterne har ret til danskuddannelse i. I disse tilfælde vil kommunerne derfor skulle foretage en vurdering af, om kursisterne har ret til at få forlænget retten til danskuddannelse og i så fald tildele kursisterne yderligere danskuddannelse. Har kursisterne ikke ret til at få uddannelsesperioden forlænget, kan kommunerne dog, hvis de ønsker det, beslutte at forlænge uddannelsesperioden. Nedenfor er tidsanvendelsen i et kommunalt danskuddannelsesforløb illustreret. 43

44 Figur 11: Tidsanvendelse i et kommunalt danskuddannelsesforløb Information om uddannelsestilbuddet 26 min. Vurdering af ret til tilbud 14 min. Indhentning af oplysninger om opholdsgrundlag i forbindelse med gebyropkrævning 6 min. 3 Flere gang, hvis kursisten skifter sprogskole Tilbud og henvisning til sprogcenter (henvisning og registrering) 30 min. 35 % Eventuel indhentning af gebyrbetaling 10 min % Vejledning om befordringsydelse 5 14 min. Månedlig gentagelse Opfølgning på fremmøde Modtagelse og registrering Gennemgang af mødelister i forhold til eventuel sanktion Gnms. 26 min./ median 12 min. Månedlig gentagelse Undersøgelse af årsager til fravær 13 min. Partshøringsbrev 16 min. 3 Månedlig gentagelse 4 Månedlig gentagelse Gentagelsesfrek-vens afhængigt af den enkelte sag Betaling af sprogcenter med modultakster Gnms. 16 min./median 10 min. Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag Dialog om betaling for kursister med særlige behov 5 16 min. Kvartalsvis Hjemtagelse af refusion fra staten 15 min. Opgørelse af delvis betaling ved start/ophør midt i forløb 12 min. 5 Indhentning af oplysninger i forhold til resultattilskud 14 min. 3 Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag Opfølgning og eventuel sanktionering af ubegrundet fravær 17 min % Afregning på anden måde end ved modulbetaling 14 min. 5 Vurdering af ansøgning om forlængelse af 3-årig danskuddannelsesret 4 15 min. Administrativ behandling af ansøgning om forlængelse af danskuddannelsesret 21 min. 4 Yderligere tildeling af danskuddannelse 17 min. 4 Bevis for aktiv deltagelse 4 10 min. Direkte brugerrettet opgave Opgave udført af alle kommuner i alle sager Opgave udført af alle kommuner Opgave udført af nogle kommuner. Angivet med pct. i kassen Altid i alle sager Størstedelen mere end to sager ud af tre Cirka halvdelen af sagerne Mindre end én sag ud af tre Meget sjældent mindre end hver tiende sag Gentagelsesfrekvens 44

45 Gennemsnitlig tidsanvendelse i minutter Kortlægning og måling af administrative opgaver Et typisk danskuddannelsesforløb i kommunerne Det kan umiddelbart være vanskeligt at beskrive tidsanvendelsen for et typisk danskuddannelsesforløb, idet selve forløbet indeholder en række opgaver, som udføres gentagne gange i et forløb, såsom månedlige opfølgninger på fremmøde, mens andre gentagne opgaver, såsom indhentning af gebyrbetaling fra kursisten i forbindelse med modulskift, afhænger af, hvor lang tid den enkelte kursist er om at bestå et modul. En tilgang til at illustrere et typisk forløb for danskuddannelse i kommunerne kan være at opgøre de opgaver, der udføres i alle sager i løbet af det første år af et danskuddannelsesforløb, hvor der gennemføres 12 månedlige opfølgninger, kvartalsvise betalinger til sprogcentret med modultakster og kvartalsvis hjemtagelse af statsrefusion. Med denne opgørelse vil kommunerne i gennemsnit bruge cirka 314 minutter, svarende til ca. 5¼ timer per kursist det første år. Det typiske forløb er illustreret grafisk i afsnit 6.3. Opgaver, der udføres i alle forløb I figur 12 er vist den gennemsnitlige tidsanvendelse på de opgaver, der udføres i alle forløb, per gang opgaven udføres. Endvidere er det vist, om en opgave typisk udføres én eller flere gange, hvilket er centralt for at vurdere opgavens samlede tyngde i kommunens tidsanvendelse på et danskuddannelsesforløb. Figur 12: Tidsanvendelse på opgaver, der udføres i alle sager 30 Flere gange, hvis kursisten skifter sprogskole Månedligt Flere gange Kvartalsvis 5 0 Information om uddannelsestilbuddet Vurdering af ret til tilbuddet Tilbud og henvisning til sprogcenter (henvisning og registrering) Opfølgning på fremmøde (Modtagelse, registrering og gennemgang af fremmødelister) (medianværdi) Betaling af sprogcentre med modultakster (medianværdi) Hjemtagelse af refusion fra staten I forhold til opgaverne vedrørende modtagelse og gennemgang af fremmødelister har respondenterne i gennemsnit angivet, at disse opgaver tager cirka 26 minutter per kursist per måned. De data, der er lagt til grund for respondenternes besvarelser, indikerer dog, at denne opgørelse er forbundet med nogen usikkerhed, da enkelte respondenter har angivet tidsforbruget ved gennemgang af en samlet fremmødeliste og ikke per kursist. Det samme gør sig gældende for betaling af sprogcentre med modultakster, hvor der kan være enkelte respondenter, der 45

46 Minutter Kortlægning og måling af administrative opgaver Modtagelse og registrering af fremmødelister fra sprogcentrene. Kvartilsspredning i besvarelser Gennemgang af fremmødelister med henblik på vurdering af eventuelle sanktioner. har angivet tidsanvendelsen for en samlet arbejdsgang, hvor der betales for flere kursister på et sprogcenter, frem for per kursist. Det gennemsnitlige tidsforbrug per kursist i undersøgelsen kan derfor være en anelse overvurderet i forhold til det faktiske tidsforbrug på opgaven Betaling af sprogcentre med modultakster Ses der på spredningen i datamaterialet, jf. figuren til venstre, fremgår det, at det på begge opgaver vedrørende fremmøde er 25 procent af respondenterne, der vurderer, at de bruger 1 til 5 minutter per kursist per gang, de gennemfører opgaven. På modtagelse og registrering af fremmødelister vurderer 50 procent, at de bruger 5 til 10 minutter, mens 50 procent vurderer, at de bruger 5 til 15 minutter på opgaven vedrørende gennemgang af fremmødelisterne. Dette spredningsmønster indikerer, at et andet udtryk for det typiske tidsforbrug på disse to opgaver kan fås ved at tage udgangspunkt i medianen, som er den midterste værdi i respondenternes besvarelser, hvor 50 procent af respondenterne ligger højere, og 50 procent ligger lavere. Medianværdien for modtagelse og registrering af fremmødelister er på 5 minutter per kursist, mens medianværdien for gennemgang af fremmødelister er på 7 minutter. Det er således mere retvisende at konkludere, at det typiske tidsforbrug for modtagelse, registrering og gennemgang af fremmødelister er på 12 minutter per kursist end at anvende gennemsnittet på i alt 26 minutter, hvor nogle få besvarelser trækker kraftigt op. De 12 minutter er afspejlet i ovenstående figur 12. Opgaven med modtagelse og gennemgang af fremmødelister er dog fortsat den opgave, der fylder mest i et kommunalt danskuddannelsesforløb med sin månedlige gentagelse. Også opgaverne i forbindelse med kommunernes betaling til sprogcentrene med modultakster (16 minutter pr. kursist pr. gang opgaven udføres), der udføres med jævne mellemrum, og hjemtagelse af statsrefusion (15 minutter pr. kursist pr. gang opgaven udføres), der udføres kvartalsvis, fylder meget i den samlede opgavevaretagelse på grund af opgavernes tilbagevendende karakter. For betaling af sprogcentre med modultakster er medianværdien 10 minutter, hvilket er noget lavere end gennemsnittet på 16,3 minutter. 46

47 Opgaver, der udføres i de fleste sager Ud over de opgaver, der udføres i alle forløb, er der yderligere fire opgaver i forbindelse med danskuddannelsen i kommunerne, der udføres i cirka halvdelen af forløbene. Det gælder blandt andet for opgaverne vedrørende undersøgelse af årsagen til fravær fra danskuddannelsen for ydelsesmodtagere. Opgaven gennemføres månedligt i forbindelse med gennemgangen af fremmødelisterne. For ydelsesmodtagerne skal der foretages en yderligere undersøgelse af årsagen til fraværet i den indeværende måned med henblik på at vurdere iværksættelse af eventuelle sanktioner. Cirka halvdelen af alle danskuddannelsesforløb vedrører ydelsesmodtagere, og der er fravær i stort set alle sager hver måned. Opgaven gennemføres således månedligt for cirka halvdelen af alle igangværende danskuddannelsesforløb. Hver gang opgaven udføres, anvendes der cirka 13 minutter per kursist. Med den tilbagevendende karakter er dette således også en af de opgaver, der fylder relativt meget i kommunernes arbejde med danskuddannelse. For de kursister, der er omfattet af integrationsloven, har kommunerne en opgave med at indhente oplysninger om bestået danskprøve og eventuelt hjemtage resultattilskud fra staten, når en kursist rettidigt har bestået en danskprøve. Denne opgave udføres i størstedelen af de sager, der vedrører kursister under integrationsloven. Opgaven foretages kun en gang, idet den er afhængig af, at kursisten har bestået én af danskuddannelserne (1, 2 eller 3). Kommunerne indhenter og registrerer i den forbindelse oplysninger fra sprogcentrene om, hvilke kursister der har bestået en danskprøve. Når oplysningerne er modtaget og registreret, videregives disse oplysninger til andre instanser i kommunen (fx økonomiafdelingen), med henblik på at kommunen kan hjemtage resultattilskud. Hver gang opgaven udføres, anvendes der cirka 14 minutter per borger. Idet opgaven kun løses en enkelt gang per sag, er det ikke en af de opgaver, der fylder mest i kommunernes arbejde med danskuddannelse. Opgaver, der udføres i mindre omfang En del af opgaverne på danskuddannelsesområdet i kommunerne udføres i alle kommuner, men kun i en mindre del af sagerne (færre end en tredjedel af sagerne) eller endog meget sjældent (færre end hver tiende sag). 47

48 Gennemsnitlig tidsanvendelse i minutter Kortlægning og måling af administrative opgaver Figur 13: Tidsanvendelse på opgaver, der udføres i mindre omfang 60 Mindre del af sager Meget sjældent Mindre del af sager Meget sjældent Mindre del af sager Meget sjældent Meget sjældent Mindre del af sager 0 Gebyrbetaling fra borgere Ansøgning om befordringsydelse Partshøring af ydelsesmodtagere ved fravær Opfølgning på og sanktionering af ubegrundet fravær Delvis betaling af modultakst ved start og ophør Dialog om betaling for kursister med særlig behov og afregning på anden måde end modultakster Forlængelse af danskuddannelsesret - vejledning, afgørelse og tildeling Bevis for aktiv deltagelse Som det også fremgår af figur 13, er opgaverne i forhold til forlængelse af danskuddannelsesretten relativt tidskrævende. I de tilfælde, hvor en kursist ønsker at få forlænget retten til danskuddannelse, vil det medføre et ekstra tidsforbrug i et danskuddannelsesforløb på 53 minutter, hvoraf de 15 minutter er direkte brugerrettet i form af vejledning til kursisten. Til gengæld udføres opgaverne kun i en mindre del af sagerne og kun én gang per danskuddannelsesforløb. Ud over opgaverne i forhold til forlængelse af danskuddannelsesretten er opgaverne i forhold til partshøring og sanktionering værd at være opmærksom på. De to opgaver udføres kun i en mindre del af sagerne, men gentages typisk flere gange i en kursists danskuddannelsesforløb. Det er typisk de samme ydelsesmodtagere, der gentagne gange har ubegrundet fravær fra danskuddannelsen og dermed skal partshøres og eventuelt sanktioneres. Potentielt kan de to opgaver gentages månedligt i forbindelse med gennemgangen af fremmødelisterne. For selvforsørgende kursister har kommunen mulighed for at opkræve gebyr for tilbuddet om danskuddannelse. For disse kursister skal kommunen således indhente gebyrbetaling, hver gang kursisten skal påbegynde et nyt modul i danskuddannelsen. Det er dog kun en tredjedel af kommunerne, der opkræver gebyr, og i disse kommuner kun i cirka halvdelen af sagerne, da gebyret kun kan opkræves fra selvforsørgende, der ikke er omfattet af integrationsloven. Tidsforbruget på opgaven er endvidere relativt begrænset (ca. 10 minutter pr. gang pr. borger), hvorfor denne opgave ikke fylder meget i den samlede opgaveløsning. 4.4 Tidsforbruget på danskuddannelsesområdet: Sprogcentrene Sprogcentrenes opgavevaretagelse på danskuddannelsesområdet igangsættes, når sprogcentrene modtager henvisning fra kommunerne af en 48

49 borger, der har ret til danskuddannelse. Sprogcentrene indkalder til og afholder en visitationssamtale med borgeren og afgør derefter, hvilken danskuddannelse og hvilket modul kursisten skal starte på, og giver kommunen besked herom. Ved kursisternes start på danskuddannelsen skal der udarbejdes en individuel læringsplan, og derudover skal sprogcentrene løbende holde øje med og mindst én gang månedligt give oplysninger til kommunerne om kursisternes fremmøde i undervisningen. For de sprogcentre, der har indgået aftale med en kommune herom, kan aftalen også inkludere, at kursisten skal kontaktes for nærmere at afklare årsagen til et eventuelt fravær. Når kursisterne vurderes at være klar, skal sprogcentrene afholde en modultest for kursisterne, og når modultesten er gennemført, skal sprogcentrene afvente en eventuel gebyrbetaling for et modulskift for de kursister, som kommunerne kræver gebyr for, før danskuddannelsen kan fortsættes. En central del af sprogcentrenes finansielle grundlag stammer fra den betaling, de modtager for den enkelte kursist, hvorfor sprogcentrenes mulighed for økonomistyring er tæt forbundet med deres evne til at planlægge undervisningsforløb og skabe overblik over, hvornår de kan forvente at modtage betaling for kursisternes deltagelse i danskundervisningen. Det er således afgørende for sprogcentrenes økonomi, at sprogcentrene modtager betaling forud og så at sige skal levere progressionen for kursisten frem til det følgende modul. Derfor har sprogcentrene en vital interesse i hele tiden at følge, hvor lang tid der forventes at restere af et danskuddannelsesforløb, før kursisten er klar til næste modul og der dermed udløses en ny modultakst. Endelig skal sprogcentrene forberede og afholde afsluttende prøver i danskuddannelse og indrapportere statistiske oplysninger om kursistens forløb til Integrationsministeriet. I figur 14 nedenfor er tidsanvendelsen i et danskuddannelsesforløb hos sprogcentrene illustreret. 49

50 Figur 14: Tidsanvendelse i danskuddannelsesforløb hos sprogcentrene Eventuel indkaldelse til ny visitationssamtale 9 min. 5 Vejledning af selvhenvendere 4 10 min.. Håndtering af eventuelt manglende fremmøde 8 min. 5 Månedligt Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag Modtagelse og indplacering 41 min. Afholdelse af visitationssamtale 41 min. Videregivelse af oplysninger om modulindplacering 8 min. Forberedelse af undervisningen 23 min. Udarbejdelse af fremmødelister Gnms. 22 min./median 10 min. Modtagelse og registrering af fravær 7 min. Rekvirering af tolk 10 min. 2 Gentagelsesfrekvens afhængigt Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag Opfølgning på indplacering på danskuddannelse 14 min. 5 Månedligt Besked til kommune om iværksatte konsekvenser 9 min. 5 af den enkelte sag Indhentning af oplysninger fra kursist om fravær 9 min. 2 Månedligt Iværksættelse af konsekvenser ved eventuelt manglende fremmøde 15 min. 5 Månedligt Videregivelse af oplysninger om fremmøde til kommune Kvartalsvist Statistiske oplysninger Gnms. 108 min./median 38 min. Løbende planlægning af undervisning Gnms. 102 min./median 60 min.. ud af tre Direkte brugerrettet opgave Opgave udført af alle sprogskoler i alle sager Opgave udført af alle sprogcentre Opgave udført af nogle sprogcentre. Angivet med pct. i kassen Altid i alle sager Størstedelen mere end to sager ud af tre Cirka halvdelen af sagerne Mindre end én sag ud af tre Meget sjældent mindre end hver tiende sag Gentagelsesfrekvens Altid i alle sager Gnms. 12 min./median 5 min. Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag Størstedelen mere end to sager ud af tre Cirka halvdelen af sagerne Mindre end én sag ud af tre Modultest 30 min. Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag Meget sjældent mindre end hver tiende sag Gentagelsesfrekvens 2 Håndtering af manglende gebyrbetaling 14 min. 4 Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag Eventuel indhentning af ny henvisning ved modulskift 7 min. 3 Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag 42 % Afregning mellem kommune og sprogcenter på anden måde end modulbetaling 9 min. 5 Gentagelsesfrekvens Delvis betaling for kursister, der starter/ ophører midt i modul 10 min. 5 Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag Betaling for kursister henvist pr. modul 8 min. 2 Forberedelse af prøve Gnms. 29 min./median 20 min. 4 Prøve-afholdelse Gnms. 112 min./median 49 min. 4 Behandling af klager over eksamen 46 min. 5 Bevis for aktiv deltagelse 11 min. 4 r tiende sag Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag 75 % Eventuel indhentning af gebyr fra kursist 9 min. 3 Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag Dialog om kursister med særlige behov 17 min. 5 50

51 Gennemsnitlig tidsanvendelse i minutter Kortlægning og måling af administrative opgaver Et typisk danskuddannelsesforløb i sprogcentrene Det kan umiddelbart være vanskeligt at beskrive tidsanvendelsen for et typisk danskuddannelsesforløb i sprogcentrene, idet selve forløbet indeholder en række opgaver, som udføres gentagne gange i et forløb, såsom månedlige opfølgninger på fremmøde, mens andre gentagne opgaver, såsom modultest og prøveafholdelse, afhænger af, hvor lang tid den enkelte kursist er om at bestå et modul og gennemføre danskuddannelsen. En tilgang til at illustrere et typisk forløb for danskuddannelse i sprogcentrene kan være at opgøre tidsanvendelse over det første år i forløbet, det vil sige 12 månedlige udarbejdelser af fremmødelister, 12 månedlige videregivelser af oplysninger om fremmøde til kommunerne, 4 indberetninger af statistiske oplysninger og 2 modultest og betaling fra kommuner med modultakst. Derudover er der en række opgaver, som ligeledes gentages, men hvor hyppigheden af gentagelsen er afhængig af det enkelte sagsforløb. Disse opgaver er kun talt med som udført en enkelt gang i det samlede forløb for et år, og derfor skal det bemærkes, at det samlede tidsforbrug som regel vil blive en anelse større, afhængigt af hvor mange gange netop de sager bliver gentaget. Med denne opgørelse vil sprogcentrene i gennemsnit bruge cirka 607 minutter, svarende til ca. 10 timer per kursist det første år. Dog skal i denne opgave tages forbehold for, at kursisternes progression i undervisningen er meget forskellig, samt at mange kursister har afbrudte forløb. Det typiske forløb er illustreret grafisk i afsnit 6.4. Opgaver, der udføres i alle forløb I figur 15 er vist den gennemsnitlige tidsanvendelse på de opgaver, der udføres i alle forløb, per gang opgaven udføres. Endvidere er det vist, om en opgave typisk udføres én eller flere gange, hvilket er centralt for at vurdere opgavens samlede tyngde i sprogcentrenes tidsanvendelse på et danskuddannelsesforløb. Figur 15: Tidsanvendelse på opgaver, der udføres i alle sager Kvartalsvist Månedligt Flere gange Månedligt 10 0 Modtagelse og indplacering, herunder registrering af henvisning, indkaldelse til visitation, registrering og videregivelse af oplysning om indplacering Afholdelse af visitationssamtale Videregivelse af oplysninger om modulindplacering Forberedelse af undervisningen (individuel læringsplan) Udarbejdelse af fremmødelister (median) Modtagelse og registrering af fravær Videregivelse af Indrapportering af Løbende planlægning af oplysninger om fremmøde til kommunen statististiske oplysninger undervisningen (median) (median) (median) 51

52 Minutter Minutter Kortlægning og måling af administrative opgaver Kvartilsspredning i besvarelser Indrapportering af statistikoplysninger Løbende planlægning af undervisningen Kvartilsspredning i besvarelser Udarbejdelse af fremmødelister. Videregivelse af oplysninger om fremmøde og fravær til kommunen. Ligesom i kommunerne udgør de administrative opgaver forbundet med den løbende opfølgning på fremmøde også i sprogcentrene en meget markant andel af tidsanvendelsen, da opgaverne gentages hyppigt Respondenterne har i gennemsnit angivet, at disse opgaver tager cirka 34 minutter per kursist per måned. Ligesom for danskuddannelse i kommunerne indikerer de data, der er lagt til grund for respondenternes besvarelser, dog, at denne opgørelse er forbundet med nogen usikkerhed, da enkelte respondenter har angivet tidsforbruget ved gennemgang af en samlet fremmødeliste og ikke per kursist. Det gennemsnitlige tidsforbrug per kursist i undersøgelsen kan derfor være en anelse overvurderet i forhold til det faktiske typiske tidsforbrug på opgaven. Kvartilspredningen i datamaterialet på de to opgaver er vist i figuren til venstre. Dette spredningsmønster indikerer, at et andet udtryk for det typiske tidsforbrug på de to opgaver kan fås ved at tage udgangspunkt i medianen, som er den midterste værdi i respondenternes besvarelser, hvor 50 procent af respondenterne ligger højere, og 50 procent ligger lavere. Medianværdien for udarbejdelse af fremmødelister er på 10 minutter per kursist, mens medianværdien på videregivelse af oplysninger til kommunen er på 5 minutter per kursist. Det er således mere retvisende at konkludere, at det typiske tidsforbrug for udarbejdelse og videregivelse af oplysninger om fremmøde er på 15 minutter per kursist end at anvende gennemsnittet på i alt 34 minutter, hvor nogle få besvarelser trækker kraftigt op. Opgaverne fylder dog fortsat markant i det samlede tidsforbrug i et danskuddannelsesforløb i sprogcentrene, da de gentages månedligt. Endelig vurderes det, at den tid, der angives på at indrapportere statistikoplysninger til Integrationsministeriet, må forstås bredere, således at der også indgår tid anvendt på at tilvejebringe oplysninger, der danner udgangspunktet for at kunne indberette statistikoplysninger til ministeriet, ligesom løbende planlægning af undervisningen kan være overvurderet, jf. kvartilspredningen til ovenfor. 52

53 Gennemsnitlig tidsanvendelse i minutter Kortlægning og måling af administrative opgaver Opgaver, der udføres i de fleste sager Ud over de opgaver, der udføres i alle forløb, er der yderligere en række opgaver i forhold til danskuddannelse i sprogcentrene, der udføres i størstedelen af danskuddannelsesforløbene. Sprogcentrene kan indhente tolkebistand til visitationssamtalen, hvis det er nødvendigt. Tolkebistand er nødvendig i langt de fleste sager (flere end to ud af tre). Løsningen af denne opgave tager medarbejderne 10 minutter ekstra per gang. Sprogcentrene kan indgå aftale med kommunerne om, at sprogcentrene i forbindelse med fravær fra danskuddannelsen kontakter kursisten med henblik på at indhente oplysninger om årsagen til fraværet. Langt størstedelen af kommunerne har en sådan aftale med sprogcentrene. I disse tilfælde vil sprogcentrene mindst én gang om måneden i et danskuddannelsesforløb bruge 9 minutter per kursist i ekstra tid på at kontakte kursister, der har haft fravær. De øvrige to opgaver, der udføres i størstedelen af alle sager, knytter sig til modulskift og kan således gentages op til fem gange i et fuldt danskuddannelsesforløb. Særligt opgaven vedrørende modultestene er tidskrævende. Forberedelse, registrering og videregivelse af testresultater tager sammenlagt cirka 30 minutter per modultest per kursist. Figur 16: Tidsanvendelse på opgaver, der udføres i størstedelen af sagerne Flere gange Rekvirering af tolk Flere gange Indhentelse af oplysninger fra kursist om fravær Flere gange Modultest - tilmelding og Betaling for kursister henvist forberedelse, registrering og pr. modul videregivelse af resultater Opgaver, der udføres i mindre omfang En del af opgaverne på danskuddannelsesområdet i sprogcentrene udføres i alle centre, men kun i en mindre del af sagerne (færre end en tredjedel af sagerne) eller endog meget sjældent (færre end hver tiende sag). 53

54 Minutter Gennemsnitlig tidsanvendelse i minutter Kortlægning og måling af administrative opgaver I sprogcentrene er der en lang række opgaver, der udføres i mindre omfang, herunder prøveafholdelse, hvor der anvendes knap 70 min. på indirekte brugerrettede opgaver per kursist i forbindelse med den afsluttende prøve. Disse opgaver knytter sig særligt til organisering/forberedelse af prøveafholdelse og modtagelse og registrering af prøveresultater. Figur 17: Tidsanvendelse på opgaver, der udføres i mindre omfang 70 Mindre del af sager Meget sjældent Mindre del af sager Meget sjældent Meget sjældent Meget sjældent Mindre del af sager Meget sjældent Meget sjældent Mindre del af sager 0 Håndtering af tilmeldinger fra selvhenvendere Opfølgning på indplacering Håndtering af manglende fremmøde til visitationssamtalen Iværksættelse og kommunikation af konsekvenser ved fravær Håndtering af manglende gebyrbetaling - borger og kommune Dialog om betaling for kursister med særlige behov og afregning på anden måde end modultakster Delvis betaling af modultakst ved start og ophør Prøveafholdelse - forberedelse og organisering, registrering og videregivelse af resultater (median) Klager over eksamen Bevis for aktiv deltagelse til kursister, der ikke er omfattet af integrationsloven 350 For de opgaver, der vedrører prøveafholdelse, indikerer de data, der er lagt til grund for respondenternes besvarelser, at denne opgørelse er forbundet med nogen usikkerhed, fordi enkelte respondenter har angivet tidsforbruget ved den samlede prøveafholdelse og ikke per kursist. Kvartilsspredning i besvarelser ,25 22, , Modtagelse og registrering Information om afholdelse Bestilling og modtagelse af Organisering/forberedelse Kontrol af Modtagelse og registrering Udstedelse og af tilmelding af prøven opgaver af prøveafholdelse prøvedeltagernes af prøveresultater videresendelse af legitimation prøvebevis 53,

55 Det gennemsnitlige tidsforbrug per kursist i undersøgelsen kan derfor være en anelse overvurderet i forhold til det faktiske typiske tidsforbrug på opgaven. Kvartilspredningen i datamaterialet på opgaverne vedrørende prøveafholdelse er vist i figuren ovenfor. 55

56 5.Oplevelse af arbejdsopgaver Som en del af tidsmålingen er medarbejderne blevet spurgt om deres oplevelse af de indirekte brugerrettede opgaver. Medarbejderne er dels blevet spurgt, om de oplever, at opgaverne er vigtige for at levere kvalitet i servicen til borgerne, og dels blevet spurgt, om de oplever, at opgaverne kan løses nemmere og hurtigere. Det er i den forbindelse relevant at bemærke, at der generelt blandt deltagerne i målingen er en oplevelse af, at der er et relativt stort forenklingspotentiale for langt den overvejende del af de opgaver, de udfører. På baggrund af en kombination af de to spørgsmål kan medarbejdernes besvarelser inddeles i fire kategorier fra A til D, jf. figur 18. De opgaver, hvor en stor del af besvarelserne ligger i kategori C og D, kan på den baggrund betragtes som opgaver, hvor medarbejderne peger på et potentiale for afbureaukratisering. Omvendt kan de opgaver, hvor en stor del af besvarelserne ligger i kategori A og til dels kategori B, opfattes som opgaver, der ifølge medarbejderne har et mindre potentiale for afbureaukratisering. Figur 18: Kategorisering af opgavernes forenklingspotentiale baseret på medarbejdernes besvarelser i forhold til deres oplevelse af opgaverne Hvor vigtig oplever du opgaven i forhold til at levere en høj kvalitet i servicen til borgeren? 1=Slet ikke vigtig, 5=Meget vigtig A B D C Oplever du, at opgaven kan løses nemmere og hurtigere? 1=Nej, slet ikke, 5=Ja, i meget høj grad A: Vigtig opgave, men ikke potentiale for forenkling. Vær opmærksom på, at opgaven fortsat kan løses nemt og hurtigt. B: Mindre vigtig opgave, men ikke potentiale for forenkling. Ikke i fokus for forenkling, men overvej eventuelt om opgaven helt kan fjernes. C: Mindre vigtig opgave med potentiale for forenkling. Overvej om opgaven kan forenkles eller fjernes. D: Vigtig opgave med potentiale for forenkling. Igangsæt forenklingsinitiativer! Stigende potentiale for forenkling I det følgende gennemgås resultaterne af oplevelsesmålingen for henholdsvis boligplacering, sikkerhedsstillelse og danskuddannelse. 56

57 5.1 Oplevelsesmålingerne på boligplaceringsområdet I figur 19 vises de udvalgte indirekte brugerrettede opgaver forbundet med boligplacering, som medarbejderne vurderer har det største forenklingspotentiale. Opgaverne er sorteret således, at de øverste opgaver i figuren har det største forenklingspotentiale. For alle de udvalgte opgaver nedenfor oplever flere end halvdelen af medarbejderne, at opgaverne kan løses nemmere og hurtigere. Figur 19: Oplevelsesmålingen af udvalgte opgaver vedrørende boligplacering Forberedelse af og forhandlinger om fordeling af flygtningekvoter mellem kommunerne i regionen Kontakt til boligselskaber og andre udlejere Eventuel anvisning af midlertidigt opholdssted Kommunikation/videregivelse af oplysninger om etableringshjælp samt øvrig hjælp til ansøgning om økonomisk støtte Eventuel indhentelse af yderligere oplysninger vedr. flygtningen Øvrig hjælp til ansøgning om økonomisk støtte til boligudgifter Registrering i CPR og hjælp til praktiske foranstaltninger A B C D Konkret vurdering af behovet for etableringshjælp Praktisk hjælp i form af hjælp til flytning, introduktion til boligen, husorden og normer, indkøb af inventar m.v. Kontakt til Modtagelse og registrering af oplysninger fra Udlændingeservice 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% En stor andel af medarbejderne vurderer, at en række af kerneopgaverne i forbindelse med boliganvisning har et forenklingspotentiale. Således oplever cirka 70 procent af medarbejderne, at opgaverne relateret til kontakt til boligselskaber og anvisning af midlertidige opholdssteder kan løses nemmere og hurtigere. I forbindelse med disse opgaver oplever medarbejderne, at de ofte kommer til at bruge meget tid på at kontakte udlejere og boligselskaber, der ikke nødvendigvis kan skaffe en bolig, der lever op til flygtningens behov. Både i forbindelse med kontakt til udlejere og anvisning af midlertidige boliger bliver der således udført en del arbejde, der kan opleves som overflødigt, da det enten ikke giver resultater eller ikke resulterer i permanente løsninger. Medarbejderne oplever således ofte at skulle starte forfra. Opgaver vedrørende økonomisk støtte i forbindelse med boligplacering vurderes også at have et forenklingspotentiale, herunder vurdering af behovet for etableringshjælp og hjælp til ansøgning om støtte til boligudgifter, hvor flere end 60 procent af medarbejderne vurderer, at opga- 57

58 verne kan forenkles. Medarbejderne oplever blandt andet et behov for større klarhed over krav til dokumentation i forbindelse med ansøgning om økonomisk støtte, hvilket de vurderer kunne bidrage til en smidigere udveksling af oplysninger mellem kommunens forskellige forvaltninger. Også opgaverne i forbindelse med modtagelse og registrering af oplysninger fra Udlændingeservice samt registrering i CPR-registret opleves at have et forenklingspotentiale. Disse opgaver har også fyldt meget i kortlægningsinterview og validering. Opgaverne indebærer i vid udstrækning udveksling og modtagelse af data. Forenklingspotentialet ligger overvejende i sikring af elektronisk dataudveksling samt sikring af, at der undgås fejl. Kommunerne oplever i vid udstrækning, at der bruges tid på at udrede fejl i de oplysninger, der modtages. 5.2 Oplevelsesmålingen på sikkerhedsstillelsesområdet Oplevelsesmålingen viser, at de kommunale medarbejdere har vurderet, (1) at opgaverne vedrørende sikkerhedsstillelse ikke har stor vigtighed i forhold til at levere god kvalitet i servicen over for borgeren, og (2) at stort set alle opgaverne har et stort forenklingspotentiale. I figur 20 vises de udvalgte indirekte brugerrettede opgaver forbundet med sikkerhedsstillelse, som medarbejderne vurderer har det største forenklingspotentiale. Opgaverne er sorteret således, at de øverste opgaver i figuren har det største forenklingspotentiale. For alle de udvalgte opgaver nedenfor oplever flere end halvdelen af medarbejderne, at opgaverne kan løses nemmere og hurtigere. 58

59 Figur 20: Oplevelsesmålingen af opgaver vedrørende sikkerhedsstillelse Generel gennemgang af sager i forhold til om der skal ske inddrivelse i en sikkerhedsstillelse Opfølgning på til- og fraflytninger med henblik på transport af sikkerhedsstillelsen Eventuel vejledning af sikkerhedsstiller om mulighed for ophævelse af sikkerhedsstillelse Transport af sikkerhedsstillelsen til tilflytningskommunen, orientering til pengeinstitut og sikkerhedsstiller Vejledning til sikkerhedsstiller om mulighed for nedsættelse af sikkerhedsstillelsen Vejledning af pengeinstitut om sikkerhedsstillelse Modtagelse og registrering af oplysninger fra Udlændingeservice om krav til sikkerhedsstillelse Afklaring af generelle regler vedrørende sikkerhedsstillelse Godkendelse af ny sikkerhedsstillelse og meddelelse om ophør af tidligere A B C D Modtagelse af anmodning fra sikkerhedsstiller om nedsættelse Gennemgang af sag med henblik på afklaring om, der skal ske inddrivelse af ydelser Meddelelse til Udlændingeservice om, at kommunen har modtaget sikkerhedsstillelsen Afgivelse af anmodning om ophævelse af sikkerhedsstillelse til pengeinstitut 0% 20% 40% 60% 80% 100% Opgaver i forhold til (1) opfølgning på tilflytninger og fraflytninger med henblik på transport i sikkerhedsstillelsen samt (2) transport i sikkerhedsstillelsen til tilflytningskommunen og orientering til pengeinstitut og sikkerhedsstilleren oplever medarbejderne har et stort forenklingspotentiale, mens betydningen i forhold til service over for borgeren vurderes relativt lavt. Af oplevelsesmålingen fremgår endvidere, at opgaver, der vedrører kommunernes samarbejde med pengeinstitutterne, samlet set vurderes at have et stort forenklingspotentiale. Begge opgaver indeholder som grundelement en skriftlig eller mundtlig kommunikation med pengeinstitutterne. I forbindelse med afgivelse af anmodning om ophævelse af sikkerhedsstillelse til pengeinstituttet sender kommunerne skriftlig anmodning herom til det relevante pengeinstitut. I anmodningen står, at sikkerhedsstillelsen skal ophøre. Netop kommunikationen med pengeinstitutterne er af kommunerne blevet fremhævet som tidskrævende og med en unødvendig gentagelsesfrekvens specielt i forhold til vejledningsopgaven. 59

60 Kommunikationen med pengeinstitutterne omfatter blandt andet opgaver i forbindelse med ændringer i den stillede sikkerhed, herunder i forbindelse med konvertering af sikkerhedsstillelsen og ved anmodning fra sikkerhedsstiller om nedsættelse af sikkerheden. Når det i kommunen er afklaret, at sikkerhedsstillelsen skal ændres, sender den kommunale medarbejder en anmodning til det pågældende pengeinstitut om at foretage ændringen i sikkerhedsstillelsen. Kommunen modtager herefter skriftlig bekræftelse fra pengeinstituttet om, at sikkerhedsstillelsen er ændret. Bekræftelsen fra pengeinstituttet påhæftes herefter den oprindelige anfordringsgaranti/pantsætningserklæring, som ligger på kommunens sag. 5.3 Oplevelsesmålingen på danskuddannelsesområdet: Kommunerne Undersøgelsen viser, at på trods af, at der er meget få direkte brugerrettede opgaver, der indgår i denne måling, er de fleste af disse vurderet som de vigtigste for borgerne. Generelt viser oplevelsesmålingen dog, at opgaverne ikke vurderes at have den store betydning for kvaliteten i servicen over for borgeren. I figur 21 vises de udvalgte indirekte brugerrettede opgaver forbundet med kommunernes opgavevaretagelse i forbindelse med danskuddannelse, som medarbejderne vurderer har det største forenklingspotentiale. Opgaverne er sorteret således, at de øverste opgaver i figuren har det største forenklingspotentiale. For alle de udvalgte opgaver nedenfor oplever flere end halvdelen af medarbejderne, at opgaverne kan løses nemmere og hurtigere. 60

61 Figur 21: Oplevelsesmålingen af opgaver vedrørende danskuddannelse i kommunerne Betaling af sprogcenter med modultakster Udstedelse af bevis for aktiv deltagelse gælder for kursister omfattet af integrationsloven Eventuel indhentelse af gebyrindbetaling fra borger Hjemtagelse af refusion fra staten Modtagelse og registrering af fremmødelister fra sprogcentrene Indhentning af oplysninger med henblik på hjemtagelse af resultattilskud Afregning mellem kommune og udbyder på anden måde end ved modulbetaling Hjælp til ansøgning om befordringsydelse (Integrationslovens 34) i forbindelse med danskuddannelse Opgørelse af delvis betaling af modultakst for kursister, der starter/ophører undervejs i et forløb A B C D Vurdering og træffe afgørelse om eventuel forlængelse Undersøgelse af årsag til fravær gælder kun for ydelsesmodtagere Vurdering og tildeling af yderligere danskuddannelse Udarbejdelse og udsendelse af partshøringsbrev gælder kun for ydelsesmodtagere Gennemgang af fremmødelister med henblik på vurdering af eventuelle sanktioner 0% 20% 40% 60% 80% 100% De opgaver, der omhandler vurdering af en kursists ret til forlængelse af danskuddannelse, vurderes af de kommunale medarbejdere til at have et relativt stort forenklingspotentiale. Disse opgaver relaterer sig blandt andet til vurdering af ansøgning om ret til forlængelse af danskuddannelsesretten samt til vurdering af ret til tildeling af yderligere danskuddannelse. Oplevelsesmålingen tegner endvidere et billede af, at de opgaver, der relaterer sig til kommunernes opfølgning på kursisternes fremmøde, vurderes at have et stort forenklingspotentiale. De relevante opgaver i forhold til fremmøde relaterer sig typisk til opgaverne modtagelse og registrering af fremmødelister fra sprogcentrene, indhentning af oplysninger med henblik på hjemtagelse af resultattilskud og gennemgang af fremmødelister med henblik på vurdering af eventuelle sanktioner. Fælles for alle tre opgaver er, at der i opgaveløsningen ligger en del kommunikation med sprogcentrene. Kommunikationsformen og mængden er afhængig af, hvorledes kommunerne og sprogcentrene har valgt at organisere sig i forhold til blandt andet oplysning om årsagen 61

62 til fravær. Forenklingspotentialet ligger således blandt andet i at finde nogle hensigtsmæssige og lettilgængelige måder at registrere og trække information på for både kommunerne og sprogcentrene. De opgaver, der omhandler modultakster, er betaling af sprogcentrene med modultakster, eventuel indhentning af gebyrindbetaling fra kursist, afregning mellem kommune og udbyder på anden måde end ved modulbetaling samt opgørelse af delvis betaling af modultakst for kursister, der starter/ophører undervejs i et danskuddannelsesforløb. Alle disse opgaver vurderes ligesom de andre ovenfor beskrevne opgaver at have et stort forenklingspotentiale. Varetagelsen af denne opgave afhænger af, om kommunen har valgt at benytte sig af retten til at opkræve gebyr for deltagelse i danskuddannelsen hos selvforsørgende kursister, der ikke er omfattet af integrationsloven. I så fald skal kommunen iværksætte en betalingsprocedure, for eksempel betaling kontant til kommunen eller i form af, at kursisten tilsendes et girokort. Herefter registrerer kommunen betalingen. 5.4 Oplevelsesmålingen på danskuddannelsesområdet: Sprogcentrene Generelt viser oplevelsesmålingen blandt sprogcentrenes medarbejdere, (1) at opgaverne har et stort forenklingspotentiale og (2) at vurderingen af opgavernes vigtighed i forhold til at yde kvalitet i servicen over for borgeren er forholdsvis lav. I figur 22 vises de udvalgte indirekte brugerrettede opgaver forbundet med sprogcentrenes opgavevaretagelse i forbindelse med danskuddannelse, som medarbejderne vurderer har det største forenklingspotentiale. Opgaverne er sorteret således, at de øverste opgaver i figuren har det største forenklingspotentiale. For alle de udvalgte opgaver nedenfor oplever flere end halvdelen af medarbejderne, at opgaverne kan løses nemmere og hurtigere. 62

63 Figur 22: Oplevelsesmålingen af opgaver vedrørende danskuddannelse i sprogcentrene Eventuel indhentelse af ny henvisning fra kommunen ved modulskift Håndtering af manglende gebyrbetaling fra kommunerne rykke borger og kommune Modtagelse af delvis betaling af modultakst for kursister, der starter/ophører undervejs i et forløb Eventuel indhentelse af gebyrbetaling fra kursist Afregning mellem kommunalt sprogcenter og kommune på anden måde end ved modulbetaling Modtagelse af betaling for kursister, der er henvist pr. modul fra kommunen Udarbejdelse af fremmødelister Videregivelse af oplysninger om fremmøde og fravær til kommunen Modtagelse og registrering af fravær Indhentning af oplysninger hos kursisten selv om årsag til fravær og registrering heraf Besked til kommune/jobcenter om iværksatte konsekvenser ved fravær Udstedelse af prøvebevis og videresendelse heraf til fx kursist og kommune Modtagelse og registrering af prøveresultater A B C D Bestilling og modtagelse af det rette antal opgaver i Integrationsministeriet Dialog om betaling af kursister med særlige behov Udarbejdelse af individuel læringsplan Iværksættelse af eventuelle konsekvenser ved fravær Eventuel Indkaldelse af borger til ny visitationssamtale Modtagelse og registrering af kommunens henvisning Modtagelse og registrering af tilmelding Sprogcentret udsteder bevis for aktiv deltagelse 0% 20% 40% 60% 80% 100% Ligesom det er tilfældet i oplevelsesmålingen for danskuddannelse i kommunerne, er det også tilfældet for opgaverne, der vedrører gebyrhåndtering i forhold til danskuddannelse i sprogcentrene, at gebyrhåndteringsopgaverne af sprogcentrenes medarbejdere vurderes til at have et af de største forenklingspotentialer. Det fremgår således af figuren, at opgaverne i forhold til (1) håndtering af manglende gebyrbetaling fra kommunerne, (2) modtagelse af delvis betaling af modultakster for kursister, der starter/ophører undervejs i et danskuddannelsesforløb samt (3) eventuel indhentning af gebyrbetaling fra kursister alle tre vurderes til at være nogle af de opgaver, der har det største forenklingspotentiale. Fælles for disse opgaver, der omhandler gebyrer, er, at 63

64 sprogcentrene skal kommunikere både skriftligt og mundtligt med både kommuner og kursister i forhold til hver enkelt kursist. Sprogcentrene skal således løbende kontrollere, hvilke kursister der er modtaget betaling for, og hvor mange moduler der er betalt for, hvilket kræver mere sagsbehandling, end hvis alle kursister blev henvist til samme mængde danskuddannelse. Der kan således identificeres sammenfald mellem kommunernes og sprogcentrenes vurdering af forenklingspotentialet i forhold til kommunikationen mellem sprogcentre og kommuner. Udarbejdelse af fremmødelister er også en opgave, der af sprogcentrenes medarbejdere vurderes at have et relativt stort forenklingspotentiale. Også i forbindelse med denne opgave er der sammenfald i forhold til oplevelsesmålingen for danskuddannelse i kommunerne. Opgaven indebærer, at underviseren registrerer fremmøde blandt kursisterne og videregiver disse oplysninger til sprogcentret. Oplevelsesmålingen viser, at opgaven med eventuel indhentning af ny henvisning fra kommunen, når en kursist skifter modul, tillige er en af de opgaver, der vurderes til at have et stort forenklingspotentiale. Opgaven opstår i de tilfælde, hvor kommunen kun henviser til et enkelt modul ad gangen. Af målekommunerne er det halvdelen, der har oplyst, at de konsekvent kun henviser til et enkelt modul ad gangen. Sprogcentrene skal i de tilfælde afvente, at kursisten henvender sig til kommunen, hvorefter kommunen udfærdiger en ny henvisning, som sendes til sprogcentret. Sprogcentret skal herefter modtage og registrere den nye henvisning, før uddannelsesforløbet kan fortsættes. Opgaven kræver således en gentagelse af de sagsgange, som foretages allerede ved den første henvisning til sprogcentret. Forenklingspotentialet ligger således i organiseringen i kommunerne og kommunernes muligheder i forhold til at have det som fast procedure kun at henvise til et enkelt modul ad gangen. 64

65 6. Regulering, opgaver og tidsanvendelse I dette kapitel præsenteres reguleringen på områderne. I det første afsnit gives et overblik over henholdsvis den statslige og den lokale regulering på områderne. I de følgende afsnit beskrives reguleringen af de væsentligste opgaver mere indgående. Endelig kobles tidsforbruget på de indirekte brugerrettede opgaver med reguleringen. Bilag E indeholder en oversigt over koblingen mellem reguleringen og de enkelte indirekte brugerrettede opgaver samt en nærmere beskrivelse af den metode og de definitioner, der er anvendt til opgørelsen. Den statslige regulering udgør det primære regelgrundlag for opgavevaretagelsen i forbindelse med både boligplacering, sikkerhedsstillelse og danskuddannelse. Den statslige regulering har i en vis grad karakter af rammelovgivning, som angiver overordnede forhold, principper i opgaveløsningen, krav til frister m.v. Den statslige regulering kan yderligere deles op i opgaver, der er statsligt reguleret med lokal frihed. Med lokal frihed menes, at der i lovgivningen er overladt et vist spillerum for kommuner og sprogcentre til selv at beslutte, hvordan de vil løse opgaven, for eksempel via organisering. De opgaver, der ikke er statsligt reguleret, kan deles op i opgaver, der er lokalt reguleret eller ikke reguleret. Hermed menes opgaver, som ikke er underlagt krav til regulering i kommunen eller sprogcentret. Sådanne opgaver udspringer som regel af, hvordan kommunen eller sprogcentret har valgt at organisere sig i forhold til fordeling af arbejdsopgaver, af et politisk vedtaget serviceniveau, af lokalt vedtagne procedurer m.v. Opgaver, som er både statsligt og lokalt reguleret, er alene fordelt i de to første kategorier (statsligt reguleret og statsligt reguleret med lokal frihed), da den statslige regulering har forrang for den lokale regulering og dermed i første række må betragtes som bestemmende for, om opgaven udføres. Se endvidere bilag E for en nærmere beskrivelse af regulering, opgaver og tidsanvendelse. 6.1 Boligplacering Statslig regulering Den statslige regulering på boligplaceringsområdet foregår primært ved integrationsloven, jf. lovbekendtgørelse nr af 14. december 65

66 2007 af lov om integration af udlændinge i Danmark og tilhørende bekendtgørelse nr. 50 af 18. januar 2008 om boligplacering af flygtninge og bekendtgørelse nr af 28. november 2008 om betaling for ophold i midlertidige indkvarteringer og opholdssteder. Integrationsloven fastlægger et kvotesystem for boligplacering af flygtninge blandt landets regioner og kommuner. Integrationsloven indeholder endvidere regler for Udlændingeservices visitering af flygtninge til de enkelte kommuner. Når en flygtning får opholdstilladelse, afgør Udlændingeservice således på baggrund af de aftalte eller fastsatte kommunekvoter, hvilken kommune flygtningen skal visiteres til. Kommunen overtager samtidig ansvaret for integrationsindsatsen og boligplaceringen af flygtningen. Integrationsloven indeholder endvidere regler om kommunens pligt til at anvise konkrete boliger til flygtninge, om afholdelse af udgifter i denne forbindelse, om CPR-registrering af flygtninge m.v. Bekendtgørelsen om boligplacering af flygtninge indeholder en mere indgående regulering af kvotesystemet, af Udlændingeservices sagsbehandling i forbindelse med visiteringen og af kommunernes CPRregistrering af flygtninge. Bekendtgørelsen om betaling for ophold i midlertidige indkvarteringer og opholdssteder fastlægger takster for flygtninges egenbetaling for indkvartering på midlertidige opholdssteder. Herudover er muligheder for økonomisk støtte efter den generelle boliglovgivning relevant for den kommunale medarbejders varetagelse af opgaven med boligplacering af flygtninge. Lokal regulering Den lokale regulering omfatter typisk forskellig udmøntning af service i forhold til flygtningene. I forhold til kommunernes vurdering af flygtningenes behov for økonomisk støtte vælger nogle kommuner at besøge flygtningene på asylcentret for at møde flygtningene og for bedre at danne sig et overblik over behov i forbindelse med for eksempel indkøb af møbler m.v. Besøget kan ligeledes være en del af den gode modtagelse, hvor flygtningene på forhånd får mulighed for at møde de kommunale medarbejdere/integrationskonsulenter og høre lidt om kommunen forud for selve modtagelsen i kommunen. Nogle kommuner har valgt at tilbyde flygtningene hjælp til ansøgning om øvrig økonomisk hjælp såsom boligindskudslån, boligsikring m.v. i forbindelse med, at kommunerne i forvejen skal yde etableringshjælp. 66

67 Herudover tilbyder nogle kommuner praktisk hjælp i forbindelse med flygtningenes flytning til kommunen. Eksempler på sådan praktisk hjælp kan være fysisk hjælp til indflytning i bolig, hjælp til registrering af boligens mangler, fremvisning af boligområdet m.v. Beskrivelse af reguleringen af de indirekte brugerrettede opgaver En række af de indirekte brugerrettede opgaver har deres udspring i forskellige reguleringskilder, som det fremgår ovenfor. Disse reguleringskilder kan overordnet inddeles i to kategorier: statslig regulering og lokal regulering. Den konkrete udførelse af opgaverne er således omfattet af både statslig regulering og lokal tilrettelæggelse og implementering af den statslige regulering. Det betyder, at forenklingspotentiale kan indhøstes ved en indsats på både statsligt og lokalt niveau. I figur 23 er opridset et sagsforløb, som det vil se ud i størstedelen af sagerne om boligplacering. Opgaver, der kun udføres i halvdelen eller færre af sagerne, er således udeladt. De indirekte brugerrettede opgaver er her alle statsligt reguleret, og de tungeste opgaver rent tidsmæssigt er listet nedenfor med en beskrivelse af opgaven og den statslige regulering. 67

68 Figur 23: Regulering af opgaverne i et boligplaceringsforløb, der indeholder opgaver, som udføres i alle eller størstedelen af alle sager Aftale om kommunekvote 36 min. Dialog m.v. med Udlændingeservice, herunder modtagelse, registrering, gennemgang, vurdering, tilbagemelding m.v. 112 min. Indhentelse af yderligere oplysninger efter tildeling af flygtning. 23 min. Administrativ vurdering af boligbehov 113 min. Vurdering af boligbehov forud for modtagelse (fysisk møde) 188 min Gentagelsesfrekvens afhængig af den enkelte sag Tolkebistand (rekvirering til hele forløbet) 29 min. Økonomisk hjælp til boligplacering 108 min. Videregivelse af oplysninger om økonomisk hjælp 59 min. Anvisning af permanent bolig 77 min. Registrering i CPR 49 min. Kontakt til boligselskaber i forbindelse med anvisning af permanent bolig 77 min. Indflytning i permanent bolig 478 min. Statslig regulering Lokal udmøntning Direkte brugerrettet opgave Gentagelsesfrekvens Dialog med Udlændingeservice og indhentning af yderligere oplysninger. Opgaverne, der omhandler dialog m.v. med Udlændingeservice og indhentning af yderligere oplysninger, udspringer af Udlændingeservices meddelelse om opholdstilladelse til en flygtning. Udlændingeservice træffer i forbindelse med meddelelse af opholdstilladelse afgørelse om, i hvilken kommune den pågældende flygtning skal tage bopæl. Dialogen med Udlændingeservice retter sig typisk mod to situationer, hvoraf den ene omhandler Udlændingeservices afgørelse om, hvilken kommune flygtningen skal visiteres til. Den anden situation omhandler den situation, hvor flygtningen allerede er visiteret til en kommune, og hvor kommunen indhenter yderligere oplysninger om for eksempel flygtningens baggrund, helbredsforhold m.v. til brug for anvisning af en konkret bolig. Den første dialog finder sted i de tilfælde, hvor Udlændingeservice og en kommune drøfter kommunens muligheder for at modtage en nærmere bestemt flygtning, eller hvis en kommune selv henvender sig til Udlændingeservice med henblik på at modtage bestemte flygtninge. 68

69 Den anden dialog finder sted, når en kommune efter at have modtaget meddelelse om Udlændingeservices beslutning om at visitere flygtninge til kommunen vælger at indgå i en dialog med Udlændingeservice med henblik på at indhente yderligere oplysninger fra for eksempel asylcenter eller Udlændingeservice om de pågældende flygtninge, som kommunen skal modtage. Herved vil kommunen kunne få en bedre indsigt i, hvad flygtningenes baggrund er, herunder helbredsmæssige, familiemæssige og uddannelsesmæssige oplysninger. Kommunen er ikke efter lovgivningen forpligtet til at indhente oplysninger i sagen, før Udlændingeservice har truffet visiteringsafgørelsen. Som udgangspunkt fremsender Udlændingeservice selv alle disse oplysninger, efter at visiteringsafgørelsen er truffet, men nogle kommuner vælger altså at søge flere oplysninger hos både Udlændingeservice og asylcentret for at skabe et bedre grundlag for den videre sagsbehandling. Begge situationer indebærer både sagsbehandling og drøftelser med Udlændingeservice, hvilket er tidskrævende. Et gennemsnit af omfanget af den statslige regulerings vægt er 62 procent af det samlede tidsforbrug på disse opgaver, se endvidere bilag E. Det resterende tidsforbrug er altså et udtryk for den lokale implementering af opgaveløsningen. Administrativ vurdering af boligbehov. Kommunerne er efter integrationslovens 12, stk. 1 forpligtet til at anvise en permanent bolig til flygtninge, som Udlændingeservice visiterer til kommunerne. Loven indeholder ikke en nærmere angivelse af de krav, som boligen skal opfylde. Dog kan der kun anvises boliger, som ifølge lovgivningen kan anvendes som lovlig bolig. Kommunalbestyrelserne skal i forbindelse med anvisning af boliger foretage en vurdering af, om andre boligsøgende end flygtningene har samme eller større behov for at få anvist en bolig. Er det ikke muligt at anvise en permanent bolig, skal kommunerne anvise flygtningene et midlertidigt opholdssted. Kommunerne har således et betydeligt råderum i forbindelse med varetagelse af opgaven med boliganvisning til flygtninge. Kommunerne tager ved varetagelse af opgaven om boligplacering som regel afsæt i boligplaceringsskemaet og Udlændingeservices afgørelse, som altid fremsendes til kommunerne, samt i en gennemgang af yderligere indhentet materiale, eksempelvis helbredsoplysninger, ønsker til fremtidig uddannelse m.v. Mængden og indholdet af det yderligere materiale varierer dog og afhænger af, hvad der i forvejen ligger på flygtningens sag i Udlændingeservice. Kommunen gennemgår herefter alle de oplysninger, der er modtaget, med henblik på at vurdere den pågældendes boligbehov. Den administrative vurdering af den enkelte borgers boligbehov består ligeledes af flere forskellige opgaver. Et gennemsnit af omfanget af den statslige regulerings vægt er 75 procent af det samlede tidsforbrug 69

70 på disse opgaver, se endvidere bilag E. Det resterende tidsforbrug er altså et udtryk for den lokale implementering af opgaveløsningen, hvilket falder inden for kategorien statslig regulering med lokal udmøntning. I den forbindelse skal det bemærkes, at den statslige regulering i forhold til vurderingen af boligbehovet ikke er særlig indgående, idet der overlades et stort råderum til den enkelte kommune til at beslutte, hvorledes opgaven udmøntes. Økonomisk hjælp til boligplacering. Kommunerne skal afholde de udgifter, der er forbundet med flygtningenes flytning til kommunen, jf. integrationslovens 12, stk. 4. Hvis lejen for den anviste bolig overstiger halvdelen af husstandsindkomsten, kan kommunen ikke nægte at yde fuld støtte i medfør af 15 i lov om individuel boligstøtte. Endvidere kan kommunen yde hjælp til flygtninge efter integrationslovens 35, hvorefter der kan ydes hjælp til rimeligt begrundede enkeltudgifter. Ifølge integrationslovens 27, stk. 4 kan en udlænding, der modtager introduktionsydelse, og som har høje boligudgifter eller stor forsørgerbyrde, særskilt eller i forbindelse med udbetaling af introduktionsydelse få en særlig støtte. Begge opgaver betyder, at de kommunale medarbejdere skal foretage konkret sagsbehandling. Som led i denne sagsbehandling vil den kommunale medarbejder typisk også skulle have en samtale med flygtningen, hvilket som regel også vil indebære, at der anvendes tolkebistand. Arbejdet i forhold til økonomisk hjælp til boligplacering til den enkelte borger består som beskrevet i flere forskellige opgaver. Et gennemsnit af omfanget af den statslige regulerings vægt er 71,5 procent af det samlede tidsforbrug på disse opgaver, se endvidere bilag E. Det resterende tidsforbrug er altså et udtryk for den lokale implementering af opgaveløsningen. Kontakt til boligselskaber i forbindelse med anvisning af permanent bolig. Opgaven, der omhandler kontakt til boligselskaber i forbindelse med anvisning af permanent bolig, følger af kommunernes anvisningsforpligtelse efter integrationsloven 12, stk. 1. Efter tildelingen af flygtninge igangsætter den enkelte kommune arbejdet med at finde boliger, der matcher flygtningenes behov. I nogle kommuner indebærer dette, at kommunen tager kontakt til en række boligselskaber, private udlejere m.v. og indgår konkrete aftaler om leje af én eller flere boliger, som efterfølgende kan fordeles til den eller de flygtninge, som kommunen modtager. I andre kommuner stiller de almennyttige boligselskaber et antal boliger til rådighed for kommunen. Sidstnævnte procedure afstedkommer, at den kommunale medarbejder udarbejder en indstilling til et boligadministrativt udvalg i kommunen, som derefter foretager beslutning om tildeling af en almennyttig bolig. 70

71 Arbejdet med at finde en bolig, der matcher behovene hos den enkelte flygtning med eventuel familie i forhold til antal værelser og eventuelle hensyn i forhold til helbred og lignende, kan være tidskrævende og kræve mange telefonopkald og en løbende dialog med op til flere boligselskaber/udlejere m.v. Den statslige regulerings vægt i forhold til tidsforbrug ved kontakten til boligselskaberne i forbindelse med anvisning af permanent bolig er 61 procent. Det resterende tidsforbrug er altså et udtryk for den lokale implementering af opgaveløsningen. Sammenhæng mellem tidsforbrug, regulering og opgaver Som det fremgår af kapitel 4, vil der i et typisk forløb for boligplacering af en flygtning anvendes minutter (ca. 17,5 timer) på alle de opgaver, der altid indgår i boligplaceringsforløbet. Heraf udgør de opgaver, som er direkte brugerrettede, 478 minutter (ca. 8 timer). Dette svarer til cirka 45 procent af det samlede opgaveforløb. I et opgaveforløb for boligplacering af en flygtning som beskrevet i figur 23 anvendes der minutter (ca. 22,5 timer). Heraf udgør de direkte brugerrettede opgaver 666 minutter (ca. 11 timer). Hvis opgavekategorien i et typisk boligplaceringsforløb sammenholdes med reguleringskilderne, kan der gives et billede af fordelingen af henholdsvis statslig og lokal regulering i et boligplaceringsforløb, se figur 24. Figur 24: Sammenhængen mellem direkte og indirekte opgaver og regulering i et typisk boligplaceringsforløb Som det ses af figuren, er de indirekte brugerrettede opgaver i et typisk boligplaceringsforløb hovedsageligt statsligt reguleret. 71

72 De indirekte brugerrettede opgaver, der er statsligt reguleret, udgør 43 procent af det samlede tidsforbrug i et gennemsnitligt boligplaceringsforløb. Denne tidsanvendelse fordeler sig på de to kategorier inden for den statslige regulering på følgende vis: Statsligt reguleret: 27,4 procent af det samlede tidsforbrug. Dette er tid, som bruges på statsligt regulerede opgaver, og tid, som det antages skal anvendes for at opfylde de statslige krav til opgavens udførelse. Statsligt reguleret med lokal frihed: 13,8 procent af det samlede tidsforbrug. Dette er tid, som bruges på statsligt regulerede opgaver, men som det må antages kan tilskrives lokal prioritering og tilrettelæggelse af opgaverne. Den resterende del af tidsforbruget på indirekte brugerrettede opgaver kan fordeles på: Lokalt reguleret: 6,4 procent af det samlede tidsforbrug. Dette er tid, der bruges på opgaver, som kommunerne har fastsat klare retningslinjer for. Dette omfatter blandt andet besøg hos flygtninge i asylcentre. 6.2 Sikkerhedsstillelse Statslig regulering Den statslige regulering på boligplaceringsområdet udgøres primært af bekendtgørelse af udlændingeloven jf. lovbekendtgørelse nr. 808 af 8. juli 2008 og bekendtgørelse nr. 934 af 5. september 2006 om sikkerhedsstillelse efter udlændingelovens 9, stk. 4. Efter udlændingelovens 9, stk. 4 skal der ved familiesammenføring med en ægtefælle eller fast samlever som udgangspunkt stilles økonomisk sikkerhed til dækning af eventuelle fremtidige offentlige udgifter til hjælp efter lov om aktiv socialpolitik eller integrationsloven. Hertil kommer bekendtgørelse om sikkerhedsstillelse, der nærmere regulerer indholdet af betingelsen om økonomisk sikkerhedsstillelse. Af bekendtgørelsen fremgår blandt andet kommunernes opgaver i relation til sikkerhedsstillelse, herunder i forbindelse med selve oprettelsen af sikkerhedsstillelsen og efterfølgende i forbindelse med for eksempel inddrivelse i sikkerhedsstillelsen eller nedsættelse eller ophør af sikkerhedsstillelsen. 72

73 Lokal regulering Den lokale regulering i forhold til sikkerhedsstillelse relaterer sig typisk kun til kommunernes vejledning af borgere og pengeinstitutter om reglerne for sikkerhedsstillelse. Beskrivelse af reguleringen af de indirekte brugerrettede opgaver I figur 25 er opridset et sagsforløb, som det vil se ud i størstedelen af sagerne om sikkerhedsstillelse. Opgaver, der kun udføres i halvdelen eller færre af sagerne, er således udeladt. De indirekte brugerrettede opgaver er her, som det var tilfældet med boligplaceringsforløbet, alle statsligt reguleret, og den tungeste opgave rent tidsmæssigt, modtagelse af sikkerhedsstillelse, er beskrevet nedenfor i forhold til opgaveindhold og regulering. Figur 25: Regulering af opgaverne i et sikkerhedsstillelsesforløb, der indeholder opgaver, som udføres i alle eller størstedelen af alle sager Gentagelsesfrekvens afhængig af den enkelte sag Vejledning 14 min. Generel information og vejledning til pengeinstitut 18 min. Modtagelse og behandling af sikkerhedsstillelse 54 min. Opfølgning på til- og fraflytning med henblik på transport af sikkerhedsstillelsen 16 min. Statslig regulering Lokal udmøntning Direkte brugerrettet opgave Gentagelsesfrekvens Modtagelse af sikkerhedsstillelse. Opgaven vedrørende modtagelse af sikkerhedsstillelse følger af bekendtgørelse om sikkerhedsstillelse 6, stk. 1-2, 10, 12 og forvaltningsretlige regler. Når et pengeinstitut har stillet sikkerhed for en borger, modtager kommunen sikkerhedsstillelsen og registrerer modtagelsen. I den forbindelse gennemgår den kommunale medarbejder sikkerhedsstillelsen for at sikre sig, at der ikke er fejl. Hvis der er fejl, kontakter den kommunale 73

74 medarbejder både sikkerhedsstilleren og pengeinstituttet med henblik på at få fejlen eller fejlene udbedret. Efter at sikkerhedsstillelsen er gennemgået, og eventuelle fejl er udbedret, sender kommunen en kopi af sikkerhedsstillelsen til Udlændingeservice sammen med en udtalelse til brug for behandling af ansøgningen. Kommunen opbevarer selv den originale sikkerhedsstillelse. Modtagelsen af sikkerhedsstillelsen består således i en række forskellige opgaver. Et gennemsnit af omfanget af den statslige regulerings vægt er 69 procent af det samlede tidsforbrug på disse opgaver, se endvidere bilag E. Det resterende tidsforbrug er altså et udtryk for den lokale implementering af opgaveløsningen. Sammenhæng mellem tidsforbrug, regulering og opgaver Som det fremgår af kapitel 4, vil der i et typisk forløb for sikkerhedsstillelse anvendes 86 minutter (ca. 1,5 timer) på alle de opgaver, der altid indgår i sikkerhedsstillelsesforløbet. Heraf udgør de opgaver, som er direkte brugerrettede, 14 minutter. Dette svarer til cirka 16 procent af det samlede opgaveforløb. I et opgaveforløb for sikkerhedsstillelse som beskrevet i figur 25 anvendes der 102 minutter (ca. 1,5 timer). Heraf udgør de direkte brugerrettede opgaver 14 minutter. Hvis opgavekategorien i et typisk sikkerhedsstillelsesforløb sammenholdes med reguleringskilderne, kan der gives et billede af fordelingen af henholdsvis statslig og lokal regulering i et sikkerhedsstillelsesforløb, se figur 26. Figur 26: Sammenhængen mellem direkte og indirekte opgaver og regulering i et typisk sikkerhedsstillelsesforløb 74

75 Som det ses af figuren, er de indirekte brugerrettede opgaver i et typisk sikkerhedsstillelsesforløb alle statsligt reguleret. De indirekte brugerrettede opgaver, der er statsligt reguleret, udgør 86,7 procent af den samlede tidsanvendelse i et gennemsnitligt sikkerhedsstillelsesforløb. Denne tidsanvendelse fordeler sig på de to kategorier inden for den statslige regulering på følgende vis: Statsligt reguleret: 57,5 procent af det samlede tidsforbrug. Dette er tid, som bruges på statsligt regulerede opgaver, og tid, som det antages skal anvendes for at opfylde de statslige krav til opgavens udførelse. Statsligt reguleret med lokal frihed: 29,2 procent af det samlede tidsforbrug. Dette er tid, som bruges på statsligt regulerede opgaver, men som det må antages kan tilskrives lokal prioritering og tilrettelæggelse af opgaverne. 6.3 Danskuddannelse: Kommuner Statslig regulering Den statslige regulering på danskuddannelsesområdet udgøres primært af lov om danskuddannelse til voksne udlændinge m.fl., jf. lovbekendtgørelse nr. 259 af 18. marts 2006, som ændret ved lov nr. 402 af 1. juni 2005 og lov nr. 485 af 12. juni 2009, bekendtgørelse nr. 68 af 6. februar 2008 om danskuddannelse til voksne udlændinge m.fl. og bekendtgørelse nr. 755 af 26. juni 2007 om prøver inden for danskuddannelse til voksne udlændinge m.fl. Hertil kommer bekendtgørelse nr af 15. december 2008 om statsrefusion og tilskud, samt regnskabsaflæggelse og revision på Velfærdsministeriets, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integrations ressortområder (regnskabsbekendtgørelsen), som bl.a. indeholder regler om hjemtagelse af refusion, resultattilskud mv. Danskuddannelsesloven fastlægger overordnet (1) hvilke udlændinge der er omfattet af den treårige danskuddannelsesret, (2) hvilke kommuner der er ansvarlige i forhold til danskuddannelsesretten, (3) krav til kommunernes information om uddannelsen og (4) opfølgning på fremmøde. Lokal regulering Den lokale regulering i forhold til danskuddannelse i kommunerne relaterer sig typisk kun til kommunens direkte brugerrettede opgaver forbundet med vejledning og hjælp til borgere i forbindelse med ansøgning om befordringsydelse til transport til danskuddannelse. Der er 75

76 ikke indirekte brugerrettede opgaver forbundet med danskuddannelse i kommunerne, der alene er lokalt reguleret. Beskrivelse af reguleringen af de indirekte brugerrettede opgaver I figur 27 er opridset et sagsforløb, som det vil se ud i størstedelen af kommunernes sagsbehandlingsforløb i forbindelse med danskuddannelse. Opgaver, der kun udføres i halvdelen eller færre af sagerne, er således udeladt. De indirekte brugerrettede opgaver er her, som det var tilfældet med både boligplaceringsforløb og sikkerhedsstillelse, alle statsligt reguleret, og de tungeste opgaver rent tidsmæssigt er listet nedenfor i forhold til opgaveindhold og regulering. Figur 27: Regulering af kommunernes opgaver i et danskuddannelsesforløb, der indeholder opgaver, som udføres i alle eller størstedelen af alle sager Information om uddannelsestilbuddet 26 min. Vurdering af ret til tilbud 14 min. Flere gang, hvis kursisten skifter sprogskole Tilbud og henvisning til sprogcenter (henvisning og registrering) 30 min. Månedligt Opfølgning på fremmøde Modtagelse og registrering Gennemgang af mødelister i forhold til evt. sanktion Gnms. 26 min./ median 12 min. Betaling af sprogcenter med modultakster Gentagelsesfrekvens afhængig af den enkelte sag Gnms.16 min./median 10 min. Kvartalsvist Hjemtagelse af refusion fra staten 15 min. Statslig regulering Lokal udmøntning Direkte brugerrettet opgave Gentagelsesfrekvens Tilbud og henvisning til sprogcenter. Opgaverne i forbindelse med tilbud og henvisning til sprogcentre følger af danskuddannelseslovens 6 og forvaltningsretlige regler. Efter en positiv vurdering af borgerens ret til danskuddannelse henviser kommunen borgeren til et sprogcenter. Henvisningen foregår ved, at den kommunale medarbejder udfylder og videresender en henvisningsblanket til et sprogcenter. Når borgerens sag er optaget i sprogcentret, modtager den kommunale medarbejder besked retur fra sprogcentret om, at ansøgeren er optaget, og hvilken danskuddannelse og hvilket modul ansøgeren er blevet indplaceret på. 76

77 Tilbud og henvisning består af en række forskellige opgaver. Et gennemsnit af omfanget af den statslige regulerings vægt er 66 procent af det samlede tidsforbrug på disse opgaver, se endvidere bilag E. Det resterende tidsforbrug er altså et udtryk for den lokale implementering af opgaveløsningen. Opfølgning på fremmøde. Opgaven vedrørende opfølgning på fremmøde til undervisning, herunder modtagelse og registrering i forbindelse med fremmødelister og gennemgang med henblik på eventuelle sanktioner, følger af danskuddannelseslovens 7. Når en borger følger danskuddannelse på et sprogcenter, modtager kommunen løbende og mindst én gang om måneden fremmødelister fra sprogcentret om den pågældendes fremmøde og fravær i forbindelse med undervisningen. Ud fra disse fremmødelister følger kommunen løbende op på den enkelte borgers fremmøde og fravær. Kommunen skal følge med i borgernes fremmøde for at sikre dokumentation, såfremt det senere bliver nødvendigt at sanktionere økonomisk over for den pågældende kursist på grund af manglende fremmøde. Sanktion kan besluttes, såfremt årsagen til fraværet ikke er lovlig. Sammenhæng mellem tidsforbrug, regulering og opgaver Opgørelse af tidsanvendelse er opgjort over det første år i forløbet, det vil sige 12 månedlige opfølgninger, 4 betalinger af sprogcenter og 4 hjemtagelser af statsrefusion. Hvis opgavekategorien i et typisk danskuddannelsesforløb sammenholdes med reguleringskilderne, kan der gives et billede af fordelingen af henholdsvis statslig og lokal regulering i et danskuddannelsesforløb, se figur

78 Figur 28: Sammenhængen mellem indirekte opgaver og regulering i et typisk danskuddannelsesforløb, kommune 100,0% 90,0% 80,0% 70,0% 60,0% 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 56,3% 43,7% Statsligt reguleret 56,3 % Statsligt reguleret med lokal frihed 43,7 % Lokalt reguleret 0,0 % Ikke reguleret 0,0 % 10,0% 0,0% Som det ses af figuren, er de indirekte brugerrettede opgaver i et typisk danskuddannelsesforløb alle statsligt reguleret. Tidsanvendelsen fordeler sig på de to kategorier inden for den statslige regulering på følgende vis: Statsligt reguleret: 56,3 procent af det samlede tidsforbrug. Dette er tid, som bruges på statsligt regulerede opgaver, og tid, som det antages skal anvendes for at opfylde de statslige krav til opgavens udførelse. Statsligt reguleret med lokal frihed: 43,7 procent af det samlede tidsforbrug. Dette er tid, som bruges på statsligt regulerede opgaver, men som det må antages kan tilskrives lokal prioritering og tilrettelæggelse af opgaverne. 6.4 Danskuddannelse: sprogcentre Statslig regulering Den statslige regulering på danskuddannelsesområdet udgøres primært af lov om danskuddannelse til voksne udlændinge m.fl., jf. lovbekendtgørelse nr. 259 af 18. marts 2006 som ændret ved lov nr. 402 af 1. juni 2005 og lov nr. 485 af 12. juni 2009, bekendtgørelse nr. 68 af 6. februar 2008 om danskuddannelse til voksne udlændinge m.fl. og 78

79 bekendtgørelse nr. 755 af 26. juni 2007 om prøver inden for danskuddannelse til voksne udlændinge m.fl. Danskuddannelsesloven regulerer overordnet rammerne for sprogcentrenes modtagelse af henvisninger fra kommunerne, afholdelse af visitationssamtaler med de henviste udlændinge og efterfølgende indplacering af udlændingene på rette danskuddannelse og modul samt iværksættelse af konsekvenser over for kursister, der for eksempel har for meget fravær. Hertil kommer uddannelsesbekendtgørelsen, der uddybende regulerer afholdelse af visitationssamtaler, udarbejdelse af individuelle læringsplaner, registrering og videregivelse af oplysninger om kursisternes fremmøde, tilmelding til modultest og håndtering af gebyrer. Prøvebekendtgørelsen regulerer alle forhold vedrørende afholdelse af prøver i danskuddannelse, herunder den prøveafholdende udbyders forpligtelser og de praktiske forhold ved afholdelse af prøverne (bestilling af eksamensopgaver, bestilling af lokaler, kontrol af prøvedeltagernes legitimation, registrering af prøveresultater, information om prøveafholdelsen m.v.). Lokal regulering Den lokale regulering i forhold til danskuddannelse i sprogcentrene omfatter typisk forskellig udmøntning af opgaver, men også service i forhold til den enkelte kursist. I forhold til udlændinges ansøgning om henvisning til danskuddannelse hjælper nogle sprogcentre de udlændinge, der selv henvender sig til sprogcentret, med at udfylde en ansøgning og sende den til kommunen med henblik på at få tilsagn om betaling. I forhold til manglende fremmøde ved visitationssamtale er der forskel på, hvordan sprogcentrene reagerer. Nogle sprogcentre vælger at indkalde udlændingen til en ny samtale, mens andre sprogcentre tilbagesender henvisningen til den henvisende kommune. Der er nogle kommuner og sprogcentre, der har indgået en aftale om, at sprogcentrene indhenter oplysninger om kursisternes årsag til fravær, således at kommunen ikke selv skal undersøge årsagen i forbindelse med opfølgning på fravær. Endelig er der ligeledes nogle kommuner og sprogcentre, der har indgået aftale om, at det er sprogcentrene, der på kommunens vegne sørger for at indhente gebyrbetaling hos kursisterne. 79

80 Beskrivelse af reguleringen af de indirekte brugerrettede opgaver I figur 29 er opridset et sagsforløb, som det vil se ud i størstedelen af sprogcentrenes sagsbehandlingsforløb i forbindelse med danskuddannelse. Opgaver, der kun udføres i halvdelen eller færre af sagerne, er således udeladt. De indirekte brugerrettede opgaver er her, som det var tilfældet med de tre andre beskrevne forløb, alle statsligt reguleret, og de tungeste opgaver rent tidsmæssigt er listet nedenfor i forhold til opgaveindhold og regulering. Figur 29: Regulering af sprogcentrenes opgaver i et danskuddannelsesforløb, der indeholder opgaver, som udføres i alle eller størstedelen af alle sager Modtagelse og indplacering 41 min. Rekvirering af tolk 10 min. Afholdelse af visitationssamtale 41 min. Videregivelse af oplysninger om modulindplacering 8 min. Forberedelse af undervisningen 23 min. Månedligt Gnms. 22 min./median 10 min. Udarbejdelse af fremmødelister Gentagelsesfrekvens afhængig af den enkelte sag Modtagelse og registrering af fravær 7 min. Månedligt Videregivelse af oplysninger om fremmøde til kommune Gnms. 12 min./median 5 min. Gentagelsesfrekvens afhængig af den enkelte sag Indhentelse af oplysninger fra kursist om fravær 9 min. Kvartalsvis Statistiske oplysninger Gnms. 108 min./median 38 min. Gentagelsesfrekvens afhængig af den enkelte sag Modultest 30 min. Gentagelsesfrekvens afhængig af den enkelte sag Betaling for kursister henvist pr. modul 8 min. Løbende planlægning af undervisning 102 min./median 60 min. Statslig regulering Lokal udmøntning Direkte brugerrettet opgave Gentagelsesfrekvens Modtagelse og indplacering. Opgaverne i forbindelse med modtagelse og indplacering følger af danskuddannelseslovens 6, stk. 3 og 5 samt forvaltningsretlige regler. Sprogcentrenes opgavevaretagelse på danskuddannelsesområdet igangsættes, når sprogcentret modtager henvisning fra kommunen af en borger, der har ret til danskuddannelse. Indledningsvis registreres kommunens henvisning, borgeren indkaldes til en visitationssamtale, og der rekvireres normalt en tolk til samtalen. Ud fra de oplysninger, der er modtaget fra kommunen, registreres og indplaceres borgeren på danskuddannelse og modul, og der vejledes om uddannelsen og videregives information om modulindplacering. Der følges op på den indledende modulindplacering under den efterfølgende visitationssamtale. 80

81 Modtagelse og indplacering består som beskrevet i en række forskellige opgaver. Et gennemsnit af omfanget af den statslige regulerings vægt er 77 procent af det samlede tidsforbrug på disse opgaver, se endvidere bilag E. Det resterende tidsforbrug er altså et udtryk for den lokale implementering af opgaveløsningen. Udarbejdelse af fremmødelister. Opgaven vedrørende udarbejdelse af fremmødelister følger af uddannelsesbekendtgørelsens 10, stk. 2 og 4. I forbindelse med udarbejdelse af fremmødelister registrerer den enkelte lærer fremmødet blandt kursisterne og videreformidler dette internt i sprogcentret. Dette foregår ved, at hver enkelt lærer fører håndskrevne fremmødelister, der samles og sendes til kommunen for hele sprogcentret. Alternativt kan fremmødet registreres elektronisk med det samme, og fremsendelsen kan således også foretages elektronisk til kommunen. Mange sprogcentre har aftale med kommunerne om, at sprogcentrene i forbindelse med udarbejdelse af fremmødelister også indhenter oplysninger om, hvad årsagen til en kursists fravær har været, og i den forbindelse sørger for at få kursistens underskrift på en fraværserklæring. Arbejdet med fremmødelisterne er en månedligt tilbagevendende opgave. Den statslige regulerings vægt er 44 procent af det samlede tidsforbrug på opgaven vedrørende udarbejdelse af fremmødelister, se endvidere bilag E. Det resterende tidsforbrug er altså et udtryk for den lokale implementering af opgaveløsningen. Videregivelse af oplysninger om fremmøde til kommunen. Opgaven vedrørende videregivelse af oplysninger om fremmøde følger af uddannelsesbekendtgørelsens 10, stk. 4. Oplysninger om fremmøde og fravær skal videregives til den henvisende kommune. Der er stor forskellighed i de krav, som kommunerne stiller til indberetningernes form. Kravene relaterer sig typisk til, om indberetningerne skal være per eller på papir, mængden af oplysninger samt vurderingen af lovlig/ulovlig årsag. Dette afhænger typisk af, om der er tale om et kommunalt eller privat sprogcenter, idet flere kommunale sprogcentre har brug for flere detaljerede oplysninger end de private sprogcentre. Den statslige regulerings vægt er 57 procent af det samlede tidsforbrug på opgaven vedrørende videregivelse af oplysninger om fremmøde til kommunen. Det resterende tidsforbrug er altså et udtryk for den lokale implementering af opgaveløsningen. 81

82 Statistiske oplysninger. Opgaven vedrørende indrapportering af statistikoplysninger til Integrationsministeriet følger af danskuddannelseslovens 18, stk. 1. De enkelte sprogcentre skal indberette statistiske oplysninger til Integrationsministeriet. Sprogcentrene indberetter hvert kvartal en række statistiske oplysninger om deres kursister til Integrationsministeriet. Oplysningerne indberettes via en hjemmeside, hvor sprogcentrene hver især uploader de oplysninger, som ministeriet ønsker. Den statslige regulerings vægt er 67 procent af det samlede tidsforbrug på opgaven vedrørende indberetning af statistiske oplysninger til Integrationsministeriet. Det resterende tidsforbrug på 33 procent er altså et udtryk for den lokale implementering af opgaveløsningen. Sammenhæng mellem tidsforbrug, regulering og opgaver Opgørelse af tidsanvendelse er opgjort over det første år i forløbet, det vil sige 12 månedlige udarbejdelser af fremmødelister, 12 månedlige videregivelser af oplysninger om fremmøde til kommunerne, 4 indberetninger af statistiske oplysninger samt 2 modultest og betaling fra kommuner med modultakst. Derudover er der en række opgaver, som ligeledes gentages, men hvor hyppigheden af gentagelsen er afhængig af det enkelte sagsforløb. Disse opgaver er kun talt med som udført en enkelt gang i det samlede forløb for et år, og derfor skal det bemærkes, at det samlede tidsforbrug som regel vil blive en anelse større, afhængigt af hvor mange gange netop de sager bliver gentaget. Hvis opgavekategorien i et typisk danskuddannelsesforløb sammenholdes med reguleringskilderne, kan der gives et billede af fordelingen af henholdsvis statslig og lokal regulering i et danskuddannelsesforløb, se figur

83 Figur 30: Sammenhængen mellem indirekte opgaver og regulering i et typisk danskuddannelsesforløb, sprogcenter 100,0% 90,0% 80,0% 70,0% 60,0% 50,0% 40,0% 30,0% 53,9% 33,7% Statsligt reguleret 53,9 % Statsligt reguleret med lokal frihed 33,7 % Lokalt reguleret 12,4 % Ikke reguleret 0,0 % 20,0% 10,0% 0,0% 12,4% Som det ses af figuren, er de indirekte brugerrettede opgaver i et typisk danskuddannelsesforløb hovedsageligt statsligt reguleret. Tidsanvendelsen fordeler sig på de to kategorier inden for den statslige regulering på følgende vis: Statsligt reguleret: 53,9 procent af det samlede tidsforbrug. Dette er tid, som bruges på statsligt regulerede opgaver, og tid, som det antages skal anvendes for at opfylde de statslige krav til opgavens udførelse. Statsligt reguleret med lokal frihed: 33,7 procent af det samlede tidsforbrug. Dette er tid, som bruges på statsligt regulerede opgaver, men som det må antages kan tilskrives lokal prioritering og tilrettelæggelse af opgaverne. Den resterende del af tidsforbruget på indirekte brugerrettede opgaver kan fordeles på: Lokalt reguleret: 12,4 procent af det samlede tidsforbrug. Dette er tid, der bruges på opgaver, som kommunerne har fastsat klare retningslinjer for. 83

84 7.Fokusområder Med udgangspunkt i resultaterne af målingen af medarbejdernes tidsanvendelse og medarbejdernes vurdering af opgavernes vigtighed og forbedringspotentiale kan der peges på en række fokusområder. Nedenfor beskrives fokusområder, som inden for henholdsvis boligplacering, sikkerhedsstillelse og danskuddannelse træder frem, fordi der kan konstateres et relativt stort tidsforbrug, og hvor der blandt praktikerne er angivet at være et stort forenklingspotentiale. 7.1 Boligplacering Som det fremgår af kapitel 4 varer et typisk boligplaceringsforløb cirka 17,5 timer, alt efter om flygtningene placeres i et midlertidigt opholdssted eller ej forud for den permanente boligplacering. I oplevelsesmålingen er det primært de indirekte brugerrettede opgaver, der vurderes at have et stort forenklingspotentiale, herunder særligt de opgaver, der vedrører informationsudveksling og kommunikation mellem kommunerne og øvrige parter. Opgaven med indflytning i permanent bolig udgør cirka halvdelen af det samlede tidsforbrug for et boligplaceringsforløb. Når opgaven alligevel ikke er udvalgt som et fokusområde, skyldes det, at opgaven, som er direkte brugerrettet, af naturlige årsager er en opgave, der tager lang tid, idet opgaven ud over at indebære det rent praktiske som flytning og transport m.v. også er en del af det at tage godt imod flygtningene og få dem til at føle sig tilpas i deres nye hjem. Opgaverne er desuden præget af stor forskel i omfanget af behov for hjælp alt afhængigt af den enkelte flygtnings situation. Derimod kan der peges på to problemstillinger, der begge vedrører kommunikationen mellem myndighederne på området. Kommunerne oplever således, at der bruges unødig tid på kommunikation i forhold til dataoverlevering mellem kommunerne og Udlændingeservice på grund af manglende konsistens i oplysningerne. Dette bidrager til at skabe usikkerhed og behov for manuel opfølgning i kommunerne på de modtagne data. Herudover giver kommunerne udtryk for usikkerhed om, hvor langt kommunernes medarbejdere skal strække deres service over for den enkelte flygtning, og der efterspørges i den forbindelse bedre vejledning på området. På baggrund af tids- og oplevelsesmålingen er der sat fokus på følgende opgaver inden for boligplacering, der alle har et relativt stort tidsforbrug og enten et oplevet stort forenklingspotentiale eller vurderes at være særlig interessante i afbureaukratiseringsøjemed: 84

85 Modtagelse og registrering af oplysninger fra Udlændingeservice er af 52 procent vurderet som havende et forenklingspotentiale. Konkret vurdering af kravene til boligens beskaffenhed i forhold til flygtningens behov er af 40 procent vurderet som havende et forenklingspotentiale og er samtidig en af de opgaver, der bruges absolut mest tid på 69 minutter i alle sager. Økonomisk hjælp til boligbehov, herunder etableringshjælp er af 68 procent vurderet som havende et forenklingspotentiale. Registrering i CPR-registret og hjælp til praktiske foranstaltninger er af 67 procent vurderet som havende et forenklingspotentiale. I det følgende vil opgaveløsningen for hver af opgaverne i fokus blive nærmere beskrevet med henblik på at give et billede af afbureaukratiseringspotentialet. Modtagelse og registrering af oplysninger fra Udlændingeservice Når Udlændingeservice skal boligplacere flygtninge, sendes der indledningsvis en række basisoplysninger (alder, nationalitet, familiære forhold) og oplysninger, der har betydning for de pågældendes flytning til kommunen og ophold i Danmark. Oplysningerne registreres i kommunernes journalsystem efter de regler, der findes for Udlændingeservices fremsendelse af oplysninger til kommunerne, jf. integrationslovens 51 og udlændingelovens 44 a. Tidsmålingen viser, at der i gennemsnit bliver brugt 41 minutter på denne opgave i det samlede boligplaceringsforløb på 17,5 timer. Opgaven er således bundet op på en stor grad af udveksling og modtagelse af data mellem kommunerne og Udlændingeservice, men der er imidlertid som tidligere beskrevet i kapitel 5.1 og 7.1 stor forskel på, hvilke informationer kommunerne modtager og i hvilken form: digitalt eller på papir. Dataudveksling medfører i de fleste sager en løbende dialog mellem kommunerne og Udlændingeservice og indhentning af supplerende oplysninger om flygtningene. Kommunerne oplever samtidig i vid udstrækning, at der bruges tid på at udrede fejl i de oplysninger, der modtages. Forenklingspotentialet ligger derfor overvejende i sikring af elektronisk dataudveksling og via en kommunikationsindsats sikring af fælles forståelse på tværs af kommunerne og Udlændingeservice af, hvilke oplysninger der er nødvendige, og hvordan oplysningerne skal forstås og anvendes. 85

86 Konkret vurdering af kravene til boligens beskaffenhed i forhold til flygtningens behov Som led i opgaven med at vurdere boligbehovet for den enkelte flygtning eller familie skal kommunen på baggrund af sagens oplysninger foretage en endelig vurdering og eventuel indstilling om, hvilke behov boligen skal opfylde som for eksempel fysiske rammer, størrelse, placering i forhold til skole eller eventuel anden familie. Tidsmålingen viser, at der i gennemsnit bliver brugt 69 minutter på denne opgave i det samlede boligplaceringsforløb på 17,5 timer. I forbindelse med udarbejdelsen af indstillingen skal medarbejderen foretage en individuel vurdering af flygtningenes økonomiske formåen. Heri ligger en økonomisk beregning af, hvor meget flygtningene er i stand til at betale, og hvor mange penge de pågældende skal have til rådighed hver måned. Der kan således være stor forskel på, om en flygtning er eneforsørger for en familie, om flygtningen kun skal sørge for sig selv, eller om der i tilfælde af særlige forhold hos flygtningen, fx handicap, er andre forhold, der også skal tages i betragtning i forbindelse med udmålingen af den økonomiske formåen. I forbindelse hermed kan der ligeledes skulle etableres kontakt med og foretages udveksling af oplysninger mellem andre forvaltninger i kommunen som for eksempel ydelseskontoret i forhold til at kunne vurdere flygtningenes økonomiske formåen. Denne vurdering skal sammenholdes med boligens fysiske forhold, således at den økonomiske formåen stemmer overens med kravene til indretningen. Ifald flygtningene har brug for økonomisk bistand, involverer medarbejderne kommunernes ydelseskontor for at kortlægge muligheden for og det konkrete omfang af økonomisk hjælp. Hver enkelt sag behandles individuelt, og kommunerne oplever, at denne individuelle vurdering er meget tidskrævende. Nogle kommuner har anført, at der kunne være en tidsmæssig gevinst at hente, hvis der forelå et mere standardiseret beregningsgrundlag med faste standarder for, hvilke beløb flygtninge i forskellige situationer vil skulle have til rådighed per måned. Beregningen af flygtningenes økonomiske formåen forudsætter også en (foreløbig) beregning af mulig boligstøtte. Medarbejderne har vurderet opgaven vedrørende beregning af boligstøtte til at have et stort forenklingspotentiale. De påpeger, at det er tidskrævende at foretage selve den økonomiske beregning af boligstøtte, fordi de kun i få tilfælde har de påkrævede oplysninger om forsørgelsesforpligtelse og andre forhold, der skal tages i betragtning for at kunne foretage en fyldestgørende vurdering af flygtningenes økonomi. Økonomisk hjælp til boligbehov, herunder etableringshjælp Kommunernes opgave med tildeling af økonomisk hjælp ved boligplacering kan opdeles i følgende delopgaver: Konkret vurdering af behovet for etableringshjælp. 86

87 Øvrig hjælp til ansøgning om økonomisk støtte til boligudgifter. Kommunikation/videregivelse af oplysninger om etableringshjælp samt øvrig hjælp til ansøgning om økonomisk støtte. Konkret vurdering af behovet for etableringshjælp Kommunerne afholder flygtningens flytteudgifter og vurderer og bevilliger økonomisk hjælp til selve etableringen, herunder indkøb af møbler, køkkenudstyr, gardiner m.v., jf. integrationslovens 12, stk. 4 og 35. Tidsmålingen viser, at der i gennemsnit bliver brugt 44 minutter på denne opgave i det samlede boligplaceringsforløb på 17,5 timer. Medarbejderne vurderer, at opgaven vedrørende etableringshjælp kan forenkles, hvis der fastsættes et standardbeløb for etableringshjælp således, at den økonomisk individuelle beregning udgår, og kommunen i stedet hjælper individuelt med at ansøge om de tilskud, der ellers kan opnås via boligstøtte m.v. Øvrig hjælp til ansøgning om økonomisk støtte til boligudgifter Kommunerne er forpligtet til at vejlede flygtningene om mulighederne for at søge boligstøtte (boligindskudslån, boligsikring m.v.) efter den almindelige boliglovgivning. Det fremgår af integrationslovens 12, stk. 1, at kommunerne ikke kan nægte at yde fuld støtte i medfør af 15 i lov om individuel boligstøtte. Efter integrationslovens 27, stk. 4 kan en udlænding, der modtager introduktionsydelse, og som har høje boligudgifter eller stor forsørgerbyrde, ydes særlig støtte efter 34 i lov om aktiv socialpolitik. Tidsmålingen viser, at der i gennemsnit bliver brugt 64 minutter på denne opgave i det samlede boligplaceringsforløb på 17,5 timer. Der er forskel på, hvordan kommunerne yder vejledning til flygtninge om deres rettigheder og muligheder for økonomisk hjælp. Nogle kommuner vælger at orientere flygtningene om, hvilket andet sted i forvaltningen de skal henvende sig, og hvilken dokumentation de skal medbringe, mens andre kommuner sørger for at indsamle og videresende den nødvendige dokumentation for flygtningene. Man kan sige, at der her er et forenklingspotentiale, hvis alle kommuner vælger udelukkende at fokusere på, hvilke forpligtelser de har i forhold til vejledningen, men samtidig er oplevelsen, at grundig vejledning og eksempelvis videresendelse af information i sidste ende er tidsbesparende, fordi der ellers vil skulle bruges yderligere tid videre i forløbet på efterfølgende henvendelser og hjælp, når flygtningene eksempelvis ikke har haft den nødvendige dokumentation i orden. Det er således for 87

88 eksempel en forudsætning for at kunne udbetale den økonomiske støtte, at flygtningene har fået skattekort. Kommunikation/videregivelse af oplysninger om etableringshjælp m.v. I forbindelse med, at kommunen hjælper borgere med etableringshjælp og ansøgning om øvrig økonomisk hjælp, er der dialog eller anden form for informationsudveksling til boligstøttekontor og ydelseskontor. Der bliver i det samlede boligplaceringsforløb på 17,5 timer i gennemsnit brugt 59 minutter på opgaven i forbindelse med kommunikation/videregivelse af oplysninger om etableringshjælp samt øvrig hjælp til ansøgning om økonomisk støtte. Opgaven udgør cirka 35 procent af den indirekte brugerrettede opgaveløsning vedrørende økonomisk hjælp til boligbehov. Registrering i CPR-registret og hjælp til praktiske foranstaltninger Som led i boligplaceringen af flygtninge skal kommunerne sørge for at registrere flygtningene i CPR-registret, jf. integrationslovens 10, stk. 3. Opgaven er nærmere reguleret i bekendtgørelse om boligplacering af flygtninge Tidsmålingen viser, at der typisk bruges 41 minutter på denne opgave i det samlede boligplaceringsforløb på 17,5 timer. Tidsforbruget dækker i hovedsagen modtagelse og registrering af oplysninger fra Udlændingeservice. Medarbejderne i kommunerne vurderer, at der er et forenklingspotentiale, da årsagen til, at der bruges 41 minutter på at modtage og registrere oplysninger fra Udlændingeservice vedrørende flygtningene, er, at der opleves at være uoverensstemmelse i procent af sagerne mellem datoer m.v. i den fysiske sag fra Udlændingeservice og den elektroniske advisering via Udlændingeinformationsportalen. Medarbejderne oplever derfor at bruge relativt lang tid på at undersøge, hvilke oplysninger om flygtningene der er korrekte, og hvilke datoer for boligregistrering af flygtningene der skal indføres i CPRregistret. Medarbejderne har vurderet denne opgave til at være en af de opgaver, der har størst forenklingspotentiale, samtidig med at det har stor vigtighed i forhold til flygtningene. Medarbejderne har stillet forslag om, at der kan foretages en forenkling ved at give Udlændingeservice en hjemmel til at udstede CPR-nummer til flygtninge, allerede inden de flytter til deres kommune. Opgaven med registrering i CPR-registret har blandt andet betydning for beregning og udbetaling af visse ydelser. For eksempel beregnes særlig støtte efter integrationslovens 27, 88

89 stk. 4, på grundlag af udlændingens nettoindtægt, hvilket forudsætter skattemæssige oplysninger om flygtningen. Desuden forudsætter registrering i de kommunale udbetalingssystemer, at flygtningen har et CPR-nummer. I forhold til forenklingspotentiale vurderer medarbejderne, at der kunne spares en del tid, såfremt der var en større grad af konsistens i oplysningsgrundlaget fra Udlændingeservice. 7.2 Sikkerhedsstillelse Som det fremgår af kapitel 5 varer et typisk sikkerhedsstillelsesforløb cirka 1,5 timer. Hovedparten af tiden udgøres af indirekte brugerrettede opgaver. I oplevelsesmålingen er det typisk alle de kommunikative opgaver, som både kan være direkte og indirekte brugerrettede, der vurderes at have størst forenklingspotentiale. Kommunernes oplevelse er, at de for at kunne leve op til deres forpligtelse med hensyn til at være ansvarlige for sikkerhedsstillelsen bruger uforholdsmæssig meget tid på vejledning af pengeinstitutter om de konkrete regler og på opfølgning og sikring af, at opgaven løses korrekt. Derudover vurderes det, at de nuværende tilgængelige it-systemer i forbindelse med den information, der skal udveksles, kan fungere bedre. For at eksemplificere udfordringen er det på baggrund af tids- og oplevelsesmålingen valgt at sætte nærmere fokus på følgende områder inden for sikkerhedsstillelse, der alle har et relativt stort tidsforbrug, og som af medarbejderne vurderes enten at have et oplevet stort forenklingspotentiale eller at være særlig interessante i afbureaukratiseringsøjemed: Samarbejdet med og vejledningen af pengeinstitutter, herunder om opstart, konvertering, nedsættelse og ophør af sikkerhedsstillelse. Kommunikationen kommunerne imellem med henblik på udveksling af oplysninger i forbindelse med transport i sikkerhedsstillelse, idet dette område af 71 procent er vurderet som havende et forenklingspotentiale. Samarbejde med og vejledning af pengeinstitutter om opstart, konvertering, nedsættelse og ophør af sikkerhedsstillelse Vejledning af pengeinstitutter om sikkerhedsstillelse Tiden anvendes blandt andet på, at pengeinstitutterne kontakter kommunerne i de tilfælde, hvor pengeinstitutterne har brug for praktisk vejledning i, hvordan sikkerhed skal stilles. 89

90 Kommunernes kommunikation med pengeinstitutterne indebærer endvidere tilfælde, hvor der er sket fejl i sikkerhedsstillelsen. Typiske fejl er for eksempel, at der er forkert oprettede garantier, eller at der mangler pantsætning eller informationer. Når kommunerne modtager en sikkerhedsstillelse, som ikke er udfærdiget korrekt i forhold til reglerne, kontakter kommunen pengeinstituttet med henblik på at vejlede om den korrekte udformning af en sikkerhedsstillelse og om, hvorledes fejlen skal rettes. En henvendelse om tilretning af sikkerhedsstillelsen kan også komme fra Udlændingeservice til kommunerne, som efterfølgende tager kontakt til det sikkerhedsstillende pengeinstitut. Medarbejderne vurderer, at der typisk er fejl i flere end to tredjedele af sikkerhedsstillelserne. Det er kommunernes vurdering, at sandsynligheden for fejl øges, fordi der kan gå lang tid mellem, at et pengeinstitut skal stille denne form for sikkerhed, hvorfor personalet i pengeinstitutterne generelt mangler rutine i forhold til kunne løse denne opgave. Kommunerne bruger således en del tid på at viderekommunikere disse fejl til pengeinstitutterne og sikre, at fejlene bliver rettet. De kommunale medarbejdere har foreslået, at disse opgaver forenkles, ved at der udarbejdes en vejledning og standardbreve til brug i pengeinstitutterne for derved at sikre, at alle oplysninger vedrørende den stillede sikkerhed er til stede. Konvertering af sikkerhedsstillelse I nogle tilfælde kan en sikkerhedsstiller ønske at konvertere sikkerhedsstillelsen fra en anfordringsgaranti til en pantsætning af et deponeret beløb eller omvendt. Dette ønske er funderet i sikkerhedsstillerens personlige præference. I sådanne tilfælde skal der under alle omstændigheder oprettes en ny sikkerhedsstillelse. Konvertering af sikkerhedsstillelse reguleres i 8 i bekendtgørelse om sikkerhedsstillelse efter udlændingeloven. Medarbejderne bruger i gennemsnit 18 minutter på denne opgave i et sikkerhedsstillelsesforløb, hvor borgeren ønsker at konvertere sikkerhedsstillelsen. Tiden anvendes på at kommunikere med pengeinstitut og sikkerhedsstiller for at sikre, at anfordringsgaranti/pantsætningserklæring og oplysningsskema er korrekt udfyldt. Medarbejderne vurderer, at opgaven har et relativt stort forenklingspotentiale, og foreslår, at der udarbejdes elektroniske standardblanketter, som er tilgængelige for pengeinstitutterne, og som guider pengeinstitutterne i, hvordan sikkerhedsstillelsen skal udformes. Sådanne standardblanketter vurderes at kunne eliminere de fleste henvendelser fra pengeinstitutterne, idet det klart vil fremgå, hvilke kolonner der skal udfyldes i hvilke situationer. Ud over at vejledningsopgaven vurderes at ville blive formindsket, vil antallet af sikkerhedsstillelser med manglende oplysnin- 90

91 ger formentlig også falde, idet pengeinstitutternes medarbejdere vil blive guidet gennem blanketten og dermed blive gjort opmærksom på alle de oplysninger, der skal fremgå. Skift af pengeinstitut/bank Sikkerhedsstillelsen kan også ændres i de tilfælde, hvor sikkerhedsstilleren ønsker at skifte pengeinstitut. Etablering af ny sikkerhedsstillelse som følge af nyt pengeinstitut reguleres i 8 i bekendtgørelse om sikkerhedsstillelse efter udlændingeloven. Medarbejderne bruger i gennemsnit 21 minutter på denne opgave i de forløb, hvor sikkerhedsstiller skifter pengeinstitut. Medarbejderne oplever, at det er unødigt tidskrævende, at der ved skift af pengeinstitut skal udfyldes et nyt sæt blanketter. Derudover kan der ved skift af pengeinstitut forekomme en del skriftlig kommunikation mellem kommunerne og pengeinstituttet, der handler om, at kommunerne skal sikre, at den nye sikkerhedsstillelse er i overensstemmelse med kravene. Dernæst skal der gives meddelelse til det tidligere pengeinstitut og til sikkerhedsstilleren om, at den nye sikkerhedsstillelse er godkendt, og at den tidligere sikkerhedsstillelse er bragt til ophør. Som ved konvertering af sikkerhedsstillelse vurderes opgaverne i forbindelse med skift af pengeinstitut at have et relativt stort forenklingspotentiale. Således vil også denne opgave ifølge kommunerne kunne forenkles, såfremt der blev udarbejdet elektroniske standardblanketter og breve til brug i pengeinstitutterne. Nedsættelse Endelig kan en sikkerhedsstillelse også ændres i form af en nedsættelse af sikkerhedsstillelsen, hvilket indebærer opgaver omkring anmodning til pengeinstitut om nedsættelse samt modtagelse, registrering og opbevaring af bekræftelse fra pengeinstituttet. Det vurderes, at der foretages nedsættelse af sikkerhedsstillelse i færre end en tredjedel af alle sikkerhedsstillelsessager. Når det i kommunen er afklaret, at borgeren har mulighed for at nedsætte sikkerhedsstillelsen, vil den kommunale medarbejder sende en anmodning til det pågældende pengeinstitut om nedsættelse af sikkerhedsstillelsen med halvdelen af det oprindelige beløb. Kommunen modtager herefter skriftlig bekræftelse fra pengeinstituttet om, at sikkerhedsstillelsen er nedsat. Bekræftelsen fra pengeinstituttet påhæftes herefter den oprindelige anfordringsgaranti/pantsætningserklæring, som ligger i kommunens sag. Medarbejderne bruger samlet 27 minutter i et sikkerhedsstillelsesforløb, hvor opgaven omkring nedsættelse løses. Tiden anvendes på, at 91

92 kommunerne efter at have modtaget anmodningen om nedsættelse skriver til pengeinstituttet og anmoder om nedsættelse af sikkerheden til det halve. Samtidig anmodes pengeinstituttet om at sende en skriftlig bekræftelse til kommunen på, at nedsættelsen af sikkerheden er foretaget. Kommunen registrerer pengeinstituttets brev med bekræftelse af nedsættelsen på den oprindelige sikkerhedsstillelsessag. Kommunen orienterer herefter sikkerhedsstilleren skriftligt om, at sikkerhedsstillelsen er blevet nedsat til det halve. Medarbejderne vurderer, at den relativt store mængde skriftlige kommunikation mellem kommune, sikkerhedsstiller og pengeinstitut er genstand for et relativt stort forenklingspotentiale. Ophør Ud over konvertering og nedsættelse kan en sikkerhedsstillelse bringes til ophør inden for den syvårige periode, som sikkerhedsstillelsen stilles for. Ved ophør af sikkerhedsstillelse sender kommunen en anmodning til pengeinstituttet om, at sikkerhedsstillelsen skal bringes til ophør. Samtidig hermed returnerer kommunen den originale sikkerhedsstillelse til pengeinstituttet. Kommunen sender desuden et brev til sikkerhedsstilleren om, at sikkerhedsstillelsen er bragt til ophør. Ophør af sikkerhedsstillelsen inden udløbet af den syvårige periode, hvor der er krav om sikkerhedsstillelse, finder meget sjældent sted (i færre end hver tiende sag), men ved eventuelle anmodninger om ophør skal kommunerne undersøge og vurdere, om betingelserne for ophør er til stede, herunder undersøge årsagen til ophøret, for eksempel om opholdstilladelsen er bortfaldet eller udløbet, eller om udlændingen ved udrejse har oplyst sin bopæl m.v. De kommunale medarbejdere har peget på, at en udførlig vejledning om betingelserne for at kunne bringe sikkerhedsstillelsen til ophør inden udløbet af den syvårige periode vil kunne tydeliggøre betingelserne generelt for at kunne bringe sikkerhedsstillelsen til ophør. Kommunikationen mellem kommunerne og pengeinstitutterne kompliceres ofte på grund af behovet for konkret vejledning af pengeinstitutterne og eventuel udredning af fejl. Som ved konvertering og ændring af sikkerhedsstillelsen vurderes det, at kommunikationsmængden mellem kommunerne og pengeinstitutterne vil kunne begrænses betydeligt, såfremt pengeinstitutterne ikke er i tvivl om kravene til udformningen af sikkerhedsstillelser. 92

93 Kommunikation kommunerne imellem i forbindelse med transport i sikkerhedsstillelse Ud over den typiske opgaveløsning i et sikkerhedsstillelsesforløb oplever kommunerne i mindre omfang at skulle løse opgaver i forbindelse med tilflytninger og fraflytninger af udlændinge, som har stillet sikkerhed. Der gives transport i færre end hver tiende sikkerhedsstillelsessag. Når en familiesammenført udlænding, hvis ægtefælle har stillet sikkerhed, fraflytter kommunen, skal kommunen give transport i sikkerhedsstillelsen til den nye bopælskommune. Kravene vedrørende transport i sikkerhedsstillelse fremgår af 9, stk. 2-5 i bekendtgørelse om sikkerhedsstillelse efter udlændingeloven. Heraf fremgår det blandt andet, at den kommune, der giver transport i en sikkerhedsstillelse, også skal orientere både sikkerhedsstilleren og det pågældende pengeinstitut om transporten. Denne orientering skal gives skriftligt. Kommunen orienterer i forbindelse med transporten pengeinstituttet og sikkerhedsstilleren om, at der er givet transport i sikkerhedsstillelsen. Denne orientering foregår som regel ved fremsendelse af brev eller . Efter der er givet transport, registreres transporten i kommunens systemer. Opgaven har et forenklingspotentiale, som udspringer af medarbejdernes oplevelse af, at den oprindelige bopælskommune eller sikkerhedsstilleren kun sjældent lever op til forpligtelsen om at orientere om fraflytningen og om, at der eksisterer en sikkerhedsstillelse. Den manglende orientering betyder, at den nye bopælskommune i nogle tilfælde ikke ved, at der eksisterer et krav om sikkerhedsstillelse, eller at der er en sikkerhedsstillelse, der skal gives transport i. Medarbejderne foreslår (1) en præcisering af kravet til fraflytningskommunerne og udlændingen om at skulle oplyse den nye kommune om flytningen eller (2) oprettelse af et fælles kommunalt register (med indrapporteringspligt), hvor hver enkelt kommune selv kan trække de nødvendige oplysninger ved en udlændings tilflytning. På denne måde sikres det, at kommunerne ikke skal bruge unødig tid på at gennemgå samtlige sikkerhedsstillelser, hver gang en udlænding tilflytter kommunen. 7.3 Danskuddannelse: Kommunernes opgaver På baggrund af tids- og oplevelsesmålingen er det relevant at sætte fokus på følgende områder, der vedrører kommunikationen og samarbejdet mellem kommunerne og sprogcentrene, der har et relativt stort tidsforbrug, og som af medarbejderne vurderes at have et stort forenklingspotentiale eller vurderes at være særlig interessante i afbureaukratiseringsøjemed: Opfølgning på fremmøde er af 64 procent vurderet som havende et forenklingspotentiale. 93

94 Gebyr er af 77 procent vurderet som havende et forenklingspotentiale. Hjemtagelse af resultattilskud er af 60 procent vurderet som havende et forenklingspotentiale. Forlængelse af danskuddannelsesretten er af 59 procent vurderet som havende et forenklingspotentiale. Kommunerne og sprogcentrene har naturligt en løbende kommunikation. Der er udpeget opgaver, der synes at fylde uhensigtsmæssigt meget, og som omhandler opfølgning på kursisternes fremmøde og betaling af gebyr for kursisternes deltagelse i danskuddannelsen. Kravene til kommunernes opfølgning på fravær er reguleret i danskuddannelseslovens 7 samt i danskuddannelsesbekendtgørelsen og regnskabsbekendtgørelsen. Ud over betaling af gebyr og opfølgning på fremmøde kommunikerer kommunerne og sprogcentrene også i forbindelse med kommunernes hjemtagelse af resultattilskud for kursister omfattet af integrationsloven. Kommunerne skal indhente oplysninger om den enkelte kursist med henblik på hjemtagelse af resultattilskud. Reglerne for hjemtagelse af resultattilskud er reguleret i integrationslovens 45, stk. 7. Opfølgning på fremmøde Tidsmålingen viser, at medarbejderne i kommunerne bruger ca. 12 minutter hver gang opgaver vedrørende modtagelse, registrering og gennemgang af fremmødelister løses, hvilket med en månedlig opfølgningsfrekvens betyder knap 2½ time pr. år pr. kursist. Opgaverne vedrørende undersøgelse af årsager til fravær, udarbejdelse og udsendelse af partshøringsbrev samt opfølgning på og eventuel sanktionering af ubegrundet fravær gælder kun ydelsesmodtagere og løses således ikke i samtlige sager. Tidsforbruget i de sagsforløb, hvor disse opgaver udføres, vil derfor i gennemsnit tage op til 45 minutter yderligere at løse. Opgaverne vurderes at have en relativt stor vigtighed for servicen over for borgeren og et stort forenklingspotentiale. På baggrund af de lister over fremmøde, som kommunerne modtager fra sprogcentrene, foretager kommunerne en registrering i deres eget system enten elektronisk eller på papir, hver gang de modtager en liste. Derefter skal kommunerne følge den enkelte kursists fremmøde og resultater med henblik på at vurdere, om der for ydelsesmodtagerne skal foretages en økonomisk sanktion. Fremmødelisterne bliver derfor gennemgået med henblik på at identificere, hvilke sager der skal følges nærmere op på. Opgaven vurderes tidskrævende af kommunerne, fordi kommunerne skal gennemgå lister over alle kursister med henblik på at identificere den gruppe ydelsesmodtagere, der eventuelt vil skulle fore- 94

95 tages sanktion over for. De selvforsørgende kursister udgør flere end halvdelen af deltagerne i danskuddannelsen. Før kommunen kan træffe beslutning om en eventuel sanktion over for en kursist, skal årsagen til fraværet vurderes, og særligt om fraværet har været begrundet eller ubegrundet. Mange kommuner har aftale med de sprogcentre, de henviser til, om at sprogcentrene også skal oplyse, hvad årsagen til en kursists fravær har været, og om at sprogcentrene i den forbindelse søger at få kursistens underskrift på en fraværserklæring. I de tilfælde, hvor oplysning om årsagen til fraværet ikke fremgår af listerne fra sprogcentret, inkluderer opfølgningsopgaverne også, at kommunen skal indhente disse oplysninger og partshøre kursisten om årsagen til fraværet. Indhentning af oplysninger foregår typisk ved, at den kommunale medarbejder ringer, er eller skriver til sprogcentrene eller kursisten selv. Er det kommunens vurdering, at årsagen til fraværet er ubegrundet, skal der foretages opfølgning i form af en sanktionering, såfremt kursisten er ydelsesmodtager. Kommunen giver besked om kursistens ubegrundede fravær til ydelseskontoret og kursisten selv. Herefter træffer ydelseskontoret afgørelse om eventuel sanktion efter gældende regler. Opgaverne vurderes at have et stort forenklingspotentiale. De kommunale medarbejdere har peget på, at de opgaver, der fylder mest, er dialogen med sprogcentrene om udfærdigelse af fremmøde- og årsagslister. Herunder falder også de problemer, der opstår i forhold til sprogcentrenes forskellige måder at opgøre og meddele fraværet på. Medarbejderne foreslår en forenkling af disse opgaver ved at afskaffe kravet om fremmødelister for selvforsørgende kursister, da oplevelsen er, at disse informationer ikke bruges i praksis. Et andet forslag er oprettelse af en fælles kommunal deltagerdatabase, hvor oplysninger om kursister og deres fremmøde registreres. Således vil antallet af indberetninger fra sprogcentrene kunne minimeres eller undværes, og i stedet kan kommunerne koncentrere sig om de kursister, der kan sanktioneres over for: ydelsesmodtagerne. Gebyr Kommunerne og sprogcentrene har også en del kommunikation i forbindelse med betaling af gebyr og takster for de kursister, de henviser til danskuddannelse. Nogle kommuner henviser ikke kursister til en hel danskuddannelse, men kun til ét modul ad gangen. For de kursister, hvor kommunerne kræver gebyrbetaling, vil et modulskift således også indebære gebyrbetaling. 35 procent af kommunerne har valgt at opkræve dette gebyr, og det gælder for cirka halvdelen af deres sager, at der skal indhentes gebyr. Kommunernes ret til at opkræve gebyr er reguleret i uddannelsesbekendtgørelsens 15, stk

96 Der bliver i gennemsnit brugt 28 minutter (ca. 0,5 timer) på denne opgave, hver gang den udføres. Tiden anvendes på, at kommunerne for at kunne igangsætte opgaverne vedrørende gebyrbetaling skal modtage oplysninger fra sprogcentrene om, at en kursist skal indstilles til en modultest. Kommunen skal efterfølgende foretage opkrævning af et nyt gebyr, hvorefter der kan foretages endnu en henvisning til sprogcentret, således at kursisten kan fortsætte på næste modul, og sprogcentret formelt er forsikret om, at kommunen vil betale for endnu et modul. Der foregår altså en gentagelse af den samme opgave, som da kommunen første gang henviste borgeren til danskuddannelsen. Opgaven vurderes af de kommunale medarbejdere som meget vigtig for servicen over for borgeren og med et mindre forenklingspotentiale. De kommunale medarbejdere har oplyst, at opgaven i sig selv ikke tager lang tid, men at tidsanvendelsen opleves som unødig, når opgaven skal gentages ofte. Medarbejderne mener, at der kan foretages en forenkling af opgaven ved at lade et gebyr gælde for hele uddannelsen i stedet for hvert modul. Hjemtagelse af resultattilskud Kommunen kan for de udlændinge, der er omfattet af integrationsloven, hjemtage resultattilskud. Medarbejderne bruger i gennemsnit 14 minutter på denne opgave per sag, per gang opgaven udføres. Tiden anvendes på at indhente oplysninger om, hvilke kursister der har bestået en danskprøve. Indhentning af oplysninger oplyses at skulle foretages manuelt, hvorfor det er en tidskrævende opgave. Når oplysningerne modtages fra sprogcentret, registreres de og videregives eventuelt til andre instanser i kommunen (fx økonomiafdelingen) med henblik på, at kommunen kan hjemtage resultattilskud. Opgaven vurderes af de kommunale medarbejdere som vigtig i forhold til servicen over for borgeren og med et mindre forenklingspotentiale. De kommunale medarbejdere har peget på, at de oplever det som unødigt tidskrævende at indhente oplysningerne fra sprogcentrene. De foreslår af den grund, (1) at der foretages en forenkling af opgaveløsningen ved, at kommunerne skal have oplysningerne fra sprogcentrene om tilmeldinger til danskprøve og prøveprotokoller, samtidig med at Integrationsministeriet modtager disse oplysninger (som led i indberetningen af statistiske oplysninger), og (2) at informationerne overføres elektronisk. Forlængelse af danskuddannelse En borger, der ikke længere er omfattet af den treårige danskuddannelsesret, kan søge om forlængelse af denne ret. Det er kommunen, der skal vurdere og træffe afgørelse, om en eventuel forlængelse kan imødekommes. Kommunen er pligtig at forlænge uddannelsesperioden, 96

97 såfremt borgeren har været forhindret i deltagelse på grund af sygdom, handicap, graviditet, barsel, adoption, pasning af børn under særlige omstændigheder eller pasning af nærtstående døende eller på visse betingelser på grund af udlændingens ustøttede beskæftigelse i mindst 30 timer om ugen. Kravene til forlængelse af danskuddannelsesretten fremgår af danskuddannelseslovens 2, stk. 5 samt uddannelsesbekendtgørelsens 1, stk. 5 og 6. I de tilfælde, hvor et danskuddannelsesforløb inkluderer ansøgning om forlængelse af danskuddannelsesretten, vil de kommunale medarbejdere anvende et ekstra tidsforbrug på 53 minutter (ca. 1 time). Ansøgning om forlængelse finder sted i færre end én ud af tre sager. Tiden anvendes på, at kommunerne for at kunne træffe afgørelse om forlængelse skal fremskaffe nødvendig dokumentation fra borgerne i forhold til, hvorfor perioden skal forlænges, jf. beskrivelsen ovenfor af gyldige årsager til forlængelse af uddannelsesretten. Det er ikke altid, at borgerne selv har den fornødne indsigt for at kunne fremskaffe denne dokumentation, og kommunerne kan derfor være nødt til at hjælpe i forbindelse hermed. Hjælpen kan for eksempel indbefatte kontakt til tidligere bopælskommuner, læge, arbejdsgiver m.v. Kommer kommunen frem til, at ønsket om forlængelse kan imødekommes, skal der foretages en ny henvisning til sprogcentret. Opgaven vurderes af de kommunale medarbejdere at have meget stor vigtighed for borgerservicen og et forenklingspotentiale. Medarbejderne vurderer, at de elementer i opgaven, der fylder unødigt meget tidsmæssigt, særligt er overblikket over, hvilken dokumentation der skal indhentes og henvendelsen til de relevante instanser (fx læge, tidligere bopælskommune) for at indhente oplysninger om de forhold, der kan være afgørende for, om borgeren har ret til forlængelse. Medarbejderne mener, at opgaven kan forenkles, ved at loven ændres, så den fastsatte tidsramme på tre år udgår, og ved at vurderingen af retten til mere danskuddannelse i stedet baseres på borgerens progression i forhold til den sproglige indlæring. Herved vil mulighederne smidiggøres for at tilrettelægge et uddannelsesforløb, som er realistisk i forhold til den enkelte borgers livsvilkår. 7.4 Danskuddannelse: Sprogcentrenes opgaver Som det fremgår af kapitel 4 er tiden for et typisk kommunalt danskuddannelsesforløb svært at gøre op og afhængigt af, (1) hvorvidt sprogcentret har indgået aftale med en kommune om indhentning af årsager til kursisternes fravær, og (2) om kursisten er ydelsesmodtager eller selvforsørgende. På baggrund af tids- og oplevelsesmålingen er det relevant at sætte nærmere fokus på følgende områder, der alle har 97

98 et relativt stort tidsforbrug, og som af medarbejderne vurderes at have et stort forenklingspotentiale eller vurderes at være særlig interessante i afbureaukratiseringsøjemed: Udarbejdelse af fremmødelister og kommunikation med kommunerne er af 72 procent vurderet som havende et forenklingspotentiale. Indhentning af ny henvisning og betaling af gebyr er af 86 procent vurderet som havende et forenklingspotentiale. Indrapportering af statistikoplysninger til Integrationsministeriet er af 77 procent vurderet som havende et forenklingspotentiale. Udarbejdelse af fremmødelister og kommunikation med kommunerne Undervejs i et danskuddannelsesforløb skal sprogcentret løbende overvåge kursisternes fremmøde i undervisningen og udarbejde fremmødelister til den henvisende kommune. Sprogcentrenes registrering af fremmøde er reguleret i uddannelsesbekendtgørelsens 10, stk. 2 og 4. Medarbejderne i sprogcentrene har angivet, at de bruger 22 minutter på opgaverne vedrørende udarbejdelse af fremmødelister, modtagelse og registrering af fraværsoplysninger samt videregivelse af oplysninger herom til kommunen, hver gang opgaverne skal løses. I de tilfælde, hvor sprogcentret iværksætter konsekvenser ved en kursists fravær, bruges der i gennemsnit 24 minutter yderligere på at iværksætte konsekvensen samt at give besked til kommune/jobcenter om de iværksatte konsekvenser. Tiden anvendes på, at den enkelte lærer registrerer fremmøde blandt kursisterne og videreformidler fremmødet internt i sprogcentret. Formidlingen kan foregå ved, at hver enkelt lærer fører håndskrevne fremmødelister, der samles for hele sprogcentret og sendes til kommunen. Alternativt kan fremmødet registreres elektronisk med det samme og fremsendes elektronisk til kommunen. Mange sprogcentre har aftale med kommunerne om, at sprogcentrene i forbindelse med udarbejdelse af fremmødelister også indhenter oplysning om årsagen til en kursists fravær og i den forbindelse søger at få kursistens underskrift på en fraværserklæring. Sprogcentrene skal videregive oplysningerne om fremmøde og fravær til den henvisende kommune. Der er stor forskellighed i de krav, kommunerne stiller til indberetningens form. Kravene relaterer sig typisk til, om indberetningen skal foregå per eller på papir, mængden af oplysninger og vurderingen af lovlig/ulovlig årsag. 98

99 Set med sprogcentrenes øjne er udfordringen i denne opgave, at der er meget varierende retningslinjer fra kommune til kommune i forhold til, hvordan sprogcentrene skal opgøre fravær og dokumentere opfølgning, hvilket gør opgaven unødigt tidskrævende. Opgaven vurderes derfor at have et stort forenklingspotentiale for eksempel ved, at der udvikles fælles standarder og et centralt it-redskab, som bliver stillet til rådighed for alle sprogcentre og kommuner i forhold til opfølgning på fremmøde og fravær for derved at sikre en hensigtsmæssig tidsanvendelse på opfølgningsopgaverne. Endvidere kan kravet om fremmødelister for selvforsørgende kursister afskaffes, og sprogcentrene kan i stedet basere opfølgningen på baggrund af beståede modultest. En afskaffelse af fremmødelister for selvforsørgende vil kunne frigøre tid til at fokusere på at sikre mere fyldestgørende information og dokumentation for de kursister, der kan sanktioneres over for: ydelsesmodtagerne. Indhentning af ny henvisning og betaling af gebyr Sprogcentrene og kommunerne har også en del kommunikation i forhold til betaling af gebyr for danskuddannelse og herunder også indhentning af ny henvisning. Opgaverne i forhold til indhentning af ny henvisning reguleres i uddannelsesbekendtgørelsens 15, stk. 5. Sprogcentrenes medarbejdere bruger i gennemsnit 30 minutter på håndtering af gebyrbetaling for en kursist, hver gang denne opgave skal løses. Tiden anvendes på, at sprogcentret i forbindelse med modulskift skal orientere en selvforsørgende gebyrbetalende kursist om, at kursisten skal henvende sig til kommunen og betale gebyr med henblik på at få en ny henvisning til danskuddannelsen. I forbindelse hermed skal sprogcentret hjælpe kursisten med at henvende sig til kommunen. I nogle tilfælde henvender sprogcentret sig direkte til kommunen. Ligesom der kan forekomme variationer i forhold til, hvor mange moduler en kommune henviser til, er der også stor forskel på, om sprogcentrene har indgået aftale med den henvisende kommune om, at sprogcentrene på kommunens vegne sørger for at indhente gebyrbetaling hos kursisterne. Indhentning af gebyrbetaling beror således på lokale aftaler kommuner og sprogcentre imellem. 80 procent af de sprogcentre, der har deltaget i undersøgelsen, har aftale med kommunerne om, at sprogcentrene indhenter gebyrbetaling på kommunernes vegne. Opgaverne vedrørende gebyrbetaling vurderes af medarbejderne at have et stort forenklingspotentiale. Medarbejderne foreslår en forenkling af opgaveløsningen, som består i, at kommunerne alene henviser til en hel danskuddannelse frem for ét modul ad gangen. På denne må- 99

100 de vil de mange gentagelser i forhold til indhentning af henvisninger hos kommunerne og indhentning af gebyrer kunne undgås. Indrapportering af statistikoplysninger til Integrationsministeriet Sprogcentrene er forpligtet til at indberette statistiske oplysninger om en kursists forløb i sprogcentret til Integrationsministeriet. Sprogcentrene indrapporterer alle de oplysninger, de har registreret (niveau, deltagelse, fravær og progression, herunder modultestresultater og prøveresultater) om kursisterne, fire gange om året. Kravet om indberetning til Integrationsministeriet er reguleret i danskuddannelseslovens 18, stk. 1 samt uddannelsesbekendtgørelsens 14, stk. 2. Sprogcentrenes medarbejdere bruger 38 minutter på denne opgave per kursist. Tiden anvendes på, at sprogcentrene via en hjemmeside oploader oplysninger om en kursists forløb i danskuddannelsen til Integrationsministeriet fra sprogcentrenes eget it-system. Sprogcentrene anvender to forskellige it-systemer (LUDUS og Pacer Data). Fælles for begge systemer er dog, at de ikke opleves at fungere optimalt i forhold til det system, som Integrationsministeriet skal have indrapporteringerne i. Er der fejl i indrapporteringerne, får sprogcentret besked herom. Sprogcentrenes medarbejdere har oplyst, at den primære tidsanvendelse på opgaven drejer sig om at rette disse fejl. Fejlene opstår, fordi der ifølge sprogcentrene ikke er overensstemmelse mellem de krav, der stilles til indrapporteringerne, og de funktioner, som sprogcentrenes it-redskaber indeholder. Opgaven er af sprogcentrenes medarbejdere vurderet til at have et relativt stort forenklingspotentiale. Årsagen til det relativt store tidsforbrug per kursist opleves at være en teknisk udfordring, som består i en dårlig datakonvertering. 100

101 Bilag A. Om undersøgelsen I dette bilag præsenteres rammerne for samt indholdet og omfanget af den gennemførte kortlægning og måling af administrative opgaver på områderne boligplacering, sikkerhedsstillelse og danskuddannelse. Baggrund og formål Kortlægningen og målingen er iværksat som en del af regeringens afbureaukratiseringsprogram på det kommunale område, der gennemføres i samarbejde med KL. Undersøgelsens fokus har været rettet mod de typiske medarbejdere på området, det vil sige medarbejdere, som arbejder med henholdsvis boligplacering, sikkerhedsstillelse og danskuddannelse. Formålet med kortlægningen og målingen er at tilvejebringe fakta om: Hvilke administrative opgaver medarbejderne løser. Hvor meget tid medarbejderne bruger på de administrative opgaver. Hvilke administrative opgaver, der udspringer af henholdsvis statslig og lokal regulering. Hvilke opgaver, medarbejderne mener, har et forenklingspotentiale. Undersøgelsen skal således skabe et vidensgrundlag, der kan indgå i arbejdet med at identificere, prioritere og iværksætte konkrete afbureaukratiseringstiltag. Undersøgelsens metode Kortlægningen og målingen er baseret på den såkaldte AKVA-metode til kortlægning og måling af administrative opgaver. Undersøgelsen har taget udgangspunkt i de opgaveporteføljer, som udspringer af arbejdet med hvert af de tre områder: boligplacering, sikkerhedsstillelse og danskuddannelse. Da udgangspunktet for undersøgelsen således er en tidsmåling for konkrete hovedopgaver, frem for et helt serviceområde, er der foretaget følgende tilpasninger af det generelle AKVA-koncept: Medarbejderne på integrations- og udlændingeområdet anvender ikke nødvendigvis deres fulde arbejdstid på de udvalgte hovedopgaver. Derfor har tidsmålingen et opgavecentrisk fokus. 101

102 Den samlede opgaveløsning i en kommune er ofte fordelt ud på flere medarbejdere, der løser hver deres del. Derfor indbefatter målingen en fuldskalamåling. Den samlede population af medarbejdere er begrænset, hvorfor antallet af kommuner er udvidet i forhold til de tidligere AKVAmålinger. Med disse tilpasninger kan AKVA-metoden anvendes hensigtsmæssigt til en måling af tidsanvendelsen på de tre udvalgte områder. Deloitte har gennemført alle dele af undersøgelsen. Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration, KL og Finansministeriet har løbende fulgt undersøgelsen gennem en styregruppe, der dels har givet faglig sparring undervejs i kortlægningen, dels har drøftet og valideret resultaterne af målingen og analysen heraf. Undersøgelsen er gennemført i tre faser i perioden februar 2009 til juni 2009: 1. Kortlægning af medarbejdernes arbejdsopgaver og områdets organisering samt kobling mellem opgaverne og statslig og lokal regulering. 2. Måling af tidsforbruget på de enkelte arbejdsopgaver og medarbejdernes oplevelse af opgaverne. 3. Analyse af resultaterne med udgangspunkt i identifikation af muligheder for afbureaukratisering og regelforenkling. Forståelse af administrative opgaver Direkte brugerrettede opgaver Interne opgaver Indirekte brugerrettede opgaver AKVA-metoden inddeler opgaverne inden for et offentligt serviceområde i tre typer, jf. figuren og boksen. Med denne inddeling sigter AKVA-metoden på en medarbejdercentrisk måling af forskellige medarbejdergruppers samlede tidsanvendelse. I denne opgave på Integrationsministeriets ressort er der derimod som beskrevet ovenfor valgt en rent opgavecentrisk tilgang til målingen, da der ønskes fokus på tre udvalgte opgaver frem for den samlede opgaveløsning på et serviceområde. Som følge heraf måles og analyseres der ikke på medarbejdernes fulde tidsforbrug, men derimod kun på de direkte brugerrettede og de indirekte brugerrettede opgaver på boligplacerings-, sikkerhedsstillelses- og danskuddannelsesområdet. Der er således foretaget en generel afgrænsning fra de interne opgaver, som blandt andet vedrører medarbejderes løbende faglige udvikling og opdatering inden for et bestemt lovgivningsområde. Endvidere er fokus snævret yderligere ind til de direkte og indirekte opgaver, hvis konkrete indhold og omfang typisk vil være bestemt af 102

103 Direkte brugerrettede opgaver Opgaver, hvor medarbejderne er i direkte kontakt med brugerne, fx besøg hos flygtningen i asylcentret og visitationssamtaler på sprogcentre. Indirekte brugerrettede opgaver Opgaver, som ikke indebærer direkte kontakt med brugeren, men som er knyttet til og understøtter leveringen af ydelsen, fx forberedelsestid til samtaler og udfærdigelse af henvisning til danskuddannelse. Interne opgaver Opgaver, der ikke umiddelbart er knyttet til levering af ydelsen, fx personalemøder, vagtplanlægning og økonomi (dvs. typiske backofficefunktioner). Heri indgår også pauser og øvrige opgaver. statslig eller lokal regulering, hvor der kan være grundlag for en afbureaukratiseringsindsats. På danskuddannelsesområdet er der således foretaget en afgrænsning fra de direkte brugerrettede opgaver forbundet med selve undervisningen, som udgør den største del af den samlede opgaveløsning forbundet med danskuddannelse, men som ikke umiddelbart er interessant i et afbureaukratiseringsperspektiv. Herudover er der heller ikke målt på de direkte brugerrettede opgaver forbundet med for eksempel opfølgningssamtaler i jobcentret, der kan omhandle fravær fra danskuddannelserne, da disse samtaler er omfattet af anden lovgivning, herunder af reglerne om jobcentrenes arbejde med integrationskontrakter, som er blevet belyst gennem kortlægning og måling i anden sammenhæng. Denne tilgang og afgrænsning giver således en solid belysning af tidsanvendelsen på administrative indirekte brugerrettede opgaver forbundet med de udvalgte opgaveområder, men giver kun i mindre omfang et billede af den relative fordeling af tidsanvendelsen mellem brugerrettede og indirekte brugerrettede opgaver. Kortlægning Kortlægningen har omfattet en kortlægning af de forskellige medarbejderes arbejdsopgaver og områdernes organisering samt koblingen mellem opgaverne og statslig og lokal regulering. Kortlægningen er baseret på besøg i og dialog med tre kommuner og to sprogcentre. Afdækningen af reguleringskilder er endvidere baseret på deskresearch. Kortlægningen resulterede i lister over opgaver for henholdsvis: Boligplacering Sikkerhedsstillelse Danskuddannelse, kommunale opgaver Danskuddannelse, sprogcentrenes opgaver. På baggrund af disse lister blev der udarbejdet et såkaldt opgavekatalog for hvert af de fire områder. Opgavekatalogerne har været udgangspunktet for målingen af medarbejdernes tidsforbrug og oplevelse af opgaverne. Opgavekatalogerne er udarbejdet, så opgaverne så vidt muligt er udtømmende beskrevet og genkendelige for respondenterne. Samtidig skulle opgavekataloget for det enkelte område være overskueligt og begrænset i omfang. En række af opgaverne blev for overskuelighedens skyld inddelt i en række underkategorier. Opgavekatalogerne fremgår af bilag B. 103

104 De indirekte brugerrettede opgaver er endvidere, hvor det er relevant, blevet koblet til statslig regulering, og det er vurderet, hvornår en opgave typisk er omfattet af lokal regulering. Dette er nærmere behandlet i kapitel 6 og bilag E. Udvælgelse af deltagende kommuner og sprogcentre De deltagende kommuner blev udvalgt ud fra en række kriterier for så vidt muligt at sikre en repræsentativ deltagelse. Generelt formodes der at være visse kommunale forskelle i indsatsen på henholdsvis boligplacerings-, sikkerhedsstillelses- og danskuddannelsesområdet, alt efter hvilke målgrupper af udlændinge den enkelte kommune har. For eksempel vil kravet til en kommune om boligplacering af flygtninge afhænge af, hvor mange udlændinge kommunen i forvejen har. De kommuner, der i forvejen har mange udlændinge, for eksempel som følge af familiesammenføring, vil dermed typisk have en lav flygtningekvote og dermed repræsentere en begrænset mængde opgaver i forbindelse med boligplacering af flygtninge. Det har imidlertid været vigtigt i udvælgelsen af kommuner, at de medvirkende kommuner i videst muligt omfang løste opgaver inden for alle tre fokusområder. Udvælgelsen af kommuner er derfor foretaget under hensyntagen til to kriterier: At kommunerne havde et vist antal boligplacerede flygtninge i At kommunerne havde et vist antal indvandrere fra ikke-vestlige lande med en opholdstid på under tre år. Derudover er der taget højde for: Geografisk spredning At der er en jævn fordeling af henholdsvis små og store kommuner (under/over indbyggere). Nedenfor er der vist en oversigt over, hvordan de kommuner, som har deltaget i undersøgelsen, fordeler sig i forhold til de nævnte udvælgelseskriterier. 104

105 Kommuner Boligplacering Sikkerheds stillelse Danskuddannelse Store kommuner, øst Gentofte X X Hillerød X København X X Roskilde X X X Slagelse X X X Store kommuner, vest Esbjerg X X X Faaborg-Midtfyn X X Guldborgsund X X Haderslev X X Kolding X X Odense X X Randers X X X Ringkøbing- X X Skjern Silkeborg X X Skanderborg X Vejle X X X Aalborg X X Kommuner Boligplacering Sikkerheds stillelse Danskuddannelse Små kommuner, øst Albertslund X Ballerup X Hillerød X Små kommuner, vest Hedensted X Morsø X Rebild X Skive X X Tønder X X Vejen X X De deltagende sprogcentre er, ligesom kommunerne, udvalgt ud fra en række kriterier for så vidt muligt at sikre en repræsentativ deltagelse. De primære kriterier for udvælgelsen har været: En nogenlunde ligelig fordeling af henholdsvis kommunale og private sprogcentre. Udvælgelse af sprogcentre, der servicerede såvel få som mange kommuner. Geografisk spredning af sprogcentrene. 105

106 Nedenfor er vist en oversigt over, hvordan de sprogcentre, som har deltaget i undersøgelsen, fordeler sig i forhold til udvælgelseskriterierne. Kommunale sprogcentre Øst Vest Stort Småt Københavns Sprogcenter X X Randers Sprogcenter X X Slagelse Sprogcenter X X Sprogcenter Nordsjælland X X Sprogcenter Skive X X Sprogcenter Vejle X X Sprogcenter Aalborg X X Private sprogcentre Øst Vest Stort Småt Lærdansk Odense X X Lærdansk Århus X X Roskilde Sprogcenter X X Sprogcenter Hellerup X X Sprogcenter Aabenraa/Tønder X X Om målingen Målingen har haft fokus på tidsforbruget på de enkelte arbejdsopgaver og medarbejdernes oplevelse af opgaverne. Målingen er efter den indledende prøvemåling foretaget med deltagelse af yderligere 26kommuner og 12 sprogcentre. Antallet af respondenter, der har angivet deres tidsanvendelse inden for de enkelte opgaver, varierer, alt efter hvilken opgave der er tale om. Kortlægningen af områderne har vist, at der typisk er 1-2 medarbejdere i kommunerne, som arbejder med boligplacering og sikkerhedsstillelse, samt mindst 2-3 medarbejdere, der arbejder med danskuddannelse. Tilsammen har kommunerne udpeget 157 respondenter til undersøgelsen. Antallet af udvalgte kommunale respondenter vurderes dermed at svare stort set til en fuldskalamåling i de små/mindre kommuner, mens det i de helt store kommuner ikke er alle medarbejdere, der deltager. Af de 157 udvalgte respondenter har 134 besvaret tidsmålingen, hvilket giver en svarprocent på 85. Fordelt på de tre områder fordeler besvarelserne sig således: Område Antal kommuner Antal besvarelser Boligplacering Sikkerhedsstillelse Danskuddannelse

107 Under kortlægningen af opgaverne på danskuddannelsesområdet har der typisk deltaget 2-4 medarbejdere fra hvert sprogcenter. Område Antal sprogcentre Antal besvarelser Danskuddannelse Tilsammen har sprogcentrene udpeget 98 respondenter til undersøgelsen. Antallet af udvalgte sprogcenterrespondenter vurderes at svare stort set til en fuldskalamåling i de deltagende sprogcentre. Af de 98 respondenter har 86 besvaret spørgeskemaet, hvilket giver en svarprocent på 88. Besvarelserne er fordelt på alle 12 sprogcentre. Indhold i målingen I denne undersøgelse er tidsmålingen som sagt foretaget opgavecentrisk. Det vil sige, at tidsmålingen er foretaget for en række konkrete opgaver, som forskellige typer af medarbejdere kan løse én eller flere af i forbindelse med leveringen af servicen til en borger. Helt konkret er der i undersøgelsen foretaget en måling af: Hvor meget tid i minutter tager hver enkelt af de opgaver, som indgår i servicen/indsatsen over for en borger på et udvalgt område, per gang opgaven udføres. Den konkrete tid, som bruges på at løse de enkelte opgaver inden for et område, kan variere, alt efter hvilken borger der er tale om. Således har respondenterne i undersøgelsen forklaret, at der er nogle tilfælde, hvor det for eksempel kan tage længere tid at vejlede en borger end i andre tilfælde, eksempelvis hvis borgeren har svært ved at forstå det, der vejledes om. Respondenternes tidsangivelse for hver enkelt opgave er derfor foretaget som en retrospektiv opgørelse af, hvor lang tid hver respondent i gennemsnit har brugt på den pågældende opgave, når den er blevet løst i løbet af det seneste halve år. Resultaterne af målingerne har været anvendt til at give en fornemmelse af den gennemsnitlige tid, der er brugt på opgaver i forbindelse med henholdsvis boligplacering, sikkerhedsstillelse og danskuddannelse. Samtidig med tidsmålingen blev der gennemført en oplevelsesmåling, hvor medarbejderne blev spurgt til deres oplevelse af opgaverne. De blev stillet to spørgsmål for hver opgave: Hvor vigtig er opgaven i forhold til at levere en høj service til borgeren? Oplever du, at opgaven kan løses nemmere og hurtigere, end tilfældet er i dag? 107

108 Begge spørgsmål kunne besvares på en skala fra 1 til 5, hvor 1 var henholdsvis slet ikke vigtig og nej, slet ikke, og 5 var henholdsvis meget vigtig og ja, i meget høj grad. På baggrund af de umiddelbare svar fra respondenterne er den gennemsnitlige tidsanvendelse per respondent samt standardafvigelsen herfor beregnet. En væsentlig forskel i tidsanvendelsen kan både være udtryk for en reel stor variation i tidsanvendelsen mellem de enkelte respondenter eller for, at enkelte respondenter har indtastet en forkert værdi, misforstået spørgsmålet eller lignende. Som led i bearbejdelsen af de indsamlede data er der derfor udført en række validerende aktiviteter. De efterfølgende valideringsaktiviteter omfattede følgende tiltag: Rettelse af fejlagtige svar afgivet af respondenterne. Der er taget telefonisk kontakt til de respondenter, som har svaret mest afvigende i forhold til gennemsnittet med henblik på at validere svarene, herunder er respondenterne blevet spurgt, om de har forstået spørgsmålet korrekt. På baggrund af telefonkontakten er respondenternes svar enten blevet rettet i overensstemmelse med respondenten eller taget ud af de videre beregninger. Data er således blevet renset for fejlagtige indtastninger. Afholdelse af valideringsworkshop: Der blev i maj måned afholdt valideringsworkshop. På workshoppen deltog 32 medarbejdere fra henholdsvis ni kommuner og syv sprogcentre. De deltagende kommuner blev præsenteret for resultaterne af både tids- og oplevelsesmålingen og har derefter haft mulighed for dels at validere data, dels at kvalificere forståelsen heraf. Deltagerne drøftede blandt andet, hvilke forskelle der kan være i opgaveløsningen fra kommune/sprogcenter til kommune/sprogcenter, og hvad der betinger de forskellige måder at løse opgaven på. Derudover blev det drøftet, hvorledes opgaverne kan forenkles via lovgivning, interne arbejdsgange eller andet. Målingens validitet Det er Deloittes vurdering, at den retrospektive metode i denne sammenhæng har været den mest anvendelige og valide metode til at forbinde oplysninger om tidsforbruget med alle de opgaver, som er omfattet af udførelsen af henholdsvis boligplacerings-, sikkerhedsstillelses- 108

109 og danskuddannelsesopgaverne. Det er endvidere Deloittes opfattelse, at den opgavecentriske måling giver et tilstrækkeligt validt grundlag til at vurdere den anvendte tid på områderne i forhold til målingens fokus og deraf krav til præcision. Præsentationen af medarbejdernes tidsanvendelse i rapporten tager udgangspunkt i den gennemsnitlige tidsanvendelse per respondent for den enkelte opgave. Det er ikke alle medarbejdernes opgaver, der har indgået i tidsmålingen, og derfor kan tidsanvendelsen for de enkelte opgaver ikke lægges sammen og give et samlet billede af den relative tidsfordeling. Til gengæld giver den opgavecentriske måling et mere nøjagtigt billede af den tid, som hver enkelt opgave tager, end tilfældet havde været, hvis tidsmålingen var foretaget med udgangspunkt i en medarbejdercentrisk måling, hvor medarbejderne skulle angive deres relative tidsanvendelse. På baggrund af antallet af respondenter i forhold til det typiske antal medarbejdere i henholdsvis kommuner og sprogcentre og på baggrund af sammensætningen af respondenterne i forhold til kommunerne er det Deloittes opfattelse, at den samlede mængde respondenter i den retrospektive måling udgør en tilstrækkelig stikprøvestørrelse i forhold til gennemførelse af en valid måling. Samtidig er der som beskrevet ovenfor gennemført en række validerende aktiviteter i forbindelse med bearbejdningen af det indsamlede datamateriale. Der har i øvrigt undervejs i undersøgelsen været løbende dialog med kontaktpersoner i kommunerne, som har bidraget med viden om opgaver og organisering. Det er på den baggrund Deloittes opfattelse, at undersøgelsen samlet set giver et validt grundlag for at vurdere den anvendte tid på henholdsvis boligplacerings-, sikkerhedsstillelses- og danskuddannelsesområdet. Begrænsninger i forhold til anvendelse af spredningsanalyse I databehandlingen fremstilles resultaterne af tidsmålingen således, at resultaterne udtrykker tidsanvendelsen som den gennemsnitlige tidsanvendelse per respondent for den enkelte opgave, hver gang opgaven har været løst i løbet af det seneste halve år. Det er ikke alle medarbejdernes opgaver, der har indgået i tidsmålingen, og derfor kan tidsanvendelsen for de enkelte opgaver ikke lægges sammen og give et samlet billede af den relative tidsfordeling. Derudover kan der ligeledes være stor forskel på, hvor lang tid medarbejderne bruger på de forskellige opgaver, alt afhængig af om den en- 109

110 kelte medarbejder løser opgaven ofte og derfor er specialist på området, eller om det er en medarbejder, der ikke løser den pågældende opgave særlig ofte. En opgørelse af spredningen vil således ikke give et retvisende billede og er derfor undladt. Analyse Resultaterne af kortlægningen og målingerne er efterfølgende blevet analyseret og kvalificeret med henblik på identifikation af muligheder for afbureaukratisering og regelforenkling. Dette er blandt andet foregået gennem de tilbagemeldinger, der blev givet på workshoppen. 110

111 Boligplacering Bilag B.Opgavekatalog Opgavetype Opgavekategori Opgave Beskrivelse af opgaven Indirekte brugerrettet Direkte brugerrettet Aftale om kommunekvote Dialog med Udlændingeservice om modtagelse af flygtninge Vurdering af boligbehov forud for modtagelse i kommunen Forberedelse af og forhandlinger om fordeling af flygtningekvoter mellem kommunerne i regionen. Modtagelse og registrering af oplysninger fra Udlændingeservice. Eventuel indhentning af yderligere oplysninger vedrørende flygtningen. Gennemgang og vurdering af de fremsendte og efterfølgende indhentede oplysninger vedrørende flygtningen. Tilbagemelding til Udlændingeservice om accept/afvisning af foreslåede flygtninge. Eventuelt besøg hos flygtningen i asylcentret. Kommunerne i regionen aftaler, i hvilke kommuner det antal flygtninge, som er aftalt eller fastsat i regionskvoterne, skal boligplaceres i det kommende år. Kommunen modtager oplysninger fra Udlændingeservice om flygtninge til kommunen. Kommunen kan have behov for at indhente yderligere oplysninger fra fx Udlændingeservice eller asylcentret for bedre at kunne vurdere, om kommunen har mulighed for at modtage flygtningen. Kommunen gennemgår oplysningerne og vurderer, om den kan stille de rette ressourcer til rådighed for at kunne modtage den eller de foreslåede flygtninge. Dette kan fx være i de tilfælde, hvor der er tale om en meget stor familie, som gerne vil bo sammen. Kommunen må da vurdere, om den har en passende bolig, den kan stille til rådighed. Kommunen kan indgå i en dialog med Udlændingeservice om, hvorvidt den har mulighed for at modtage de foreslåede flygtninge. Dette kan ske både skriftligt og mundtligt. Nogle kommuner besøger flygtningene på asylcentrene for at danne sig et overblik over det aktuelle behov, herunder også behov for møbler. Indirekte brugerrettet Administrativ vurdering af boligbehov forud for modtagelse i kommunen Gennemgang af sagsakter. Efter kommunen har accepteret de foreslåede flygtninge, modtager kommunen eventuelt yderligere materiale fra Udlændingeservice, som gennemgås med henblik på senere møde med flygtningen. Konkret vurdering af behovet for boligens fysiske rammer samt husstandsøkonomi i relation hertil. Kommunen foretager en endelig vurdering og indstilling af kravene til boligens fysiske rammer, fx størrelse, placering i forhold til skole eller eventuel anden familie. Tolkebistand Rekvirering af tolk til møder med flygtningen. Kommunen kan, både i forbindelse med et eventuelt møde med flygtningen før den egentlige ankomst til kommunen, ved eventuelle møder m.v. med flygtningen ved ankomsten og ved indflytningen i både midlertidige og permanente boliger, have behov for at rekvirere en tolk. Denne opgave indebærer således både kontakten til tolken/tolkeformidlingsenheden samt afregningen heraf. Økonomisk hjælp til boligplacering Konkret vurdering af behovet for etableringshjælp. Kommunen foretager en endelig vurdering og bevilling af økonomisk hjælp til etablering (møbler, køkkenudstyr, gardiner m.v.). Øvrig hjælp til ansøgning om økonomisk støtte til boligudgifter. Kommunen kan yde hjælp til at ansøge om boligstøtte (boligindskudslån, boligsikring m.v.) efter boligstøtteloven og hjælp til ansøgning om særlig støtte, hvis udlændingen har høje boligudgifter eller stor forsørgerbyrde. Kommunikation/videregivelse af oplysninger om etableringshjælp samt øvrig hjælp til ansøgning om økonomisk støtte. I forbindelse med at kommunen hjælper borgere med etableringshjælp samt ansøgning om øvrig økonomisk hjælp, er der dialog eller anden form for informationsudveksling til boligstøttekontor og ydelseskontor. 111

112 Registrering i CPR Registrering i CPR og hjælp til praktiske foranstaltninger. Kommunen registrerer flygtningen i CPR og hjælper udlændingen med praktiske foranstaltninger såsom valg af læge/tildeling af sundhedskort m.v. Dette kan enten ske ved fysiske besøg i folkeregisterkontoret eller ved elektronisk udveksling af oplysninger m.v. Eventuel anvisning af midlertidigt opholdssted Eventuel anvisning af midlertidigt opholdssted. Indtil det er muligt at anvise en permanent bolig, skal kommunen anvise flygtningen et midlertidigt opholdssted. Dette kan indebære kontakt til boligselskaber, private udlejere m.v. Kontakten kan både foregå mundtligt og skriftligt. Dette omfatter også indgåelse af aftaler med udlejere, der stiller midlertidige boliger til rådighed for kommunen med henblik på senere udlejning til flygtninge. Direkte brugerrettet Indflytning i midlertidigt opholdssted Hjælp til indflytning i midlertidigt opholdssted. Kommunen kan hjælpe flygtningen med den praktiske indflytning i det midlertidige opholdssted. Indirekte brugerrettet Anvisning af permanent bolig Kontakt til boligselskaber og andre udlejere. Kommunen finder en bolig til flygtningen, hvilket kan indebære kontakt til boligselskaber, private udlejere, opskrivning på venteliste og betaling heraf, annoncering m.v.). Kontakten kan både foregå mundtligt og skriftligt. Dette omfatter også indgåelse aftaler med udlejere, der stiller lejligheder til rådighed for kommunen med henblik på senere udlejning til flygtninge. Anvisning af permanent bolig Eventuel udarbejdelse af indstilling til boliganvisningsnævn. Nogle kommuner har et såkaldt boliganvisningsnævn eller lignende, som ud fra en indstilling udarbejdet af kommunen anviser bolig til de pågældende flygtninge. Denne kontakt kan både foregå mundtligt og skriftligt. Direkte brugerrettet Indflytning i permanent bolig Syn og registrering af vedligeholdelse ved indflytning (af hensyn til opgørelse af istandsættelsesudgifter ved fraflytning). Kommunen kan hjælpe flygtningen med registrering af boligens vedligeholdelse, mangler m.v. ved indflytning og opfølgning senest 14 dage efter indflytning. Indflytning i permanent bolig Klagehåndtering vedrørende boliganvisning Vejledning om alternative boligmuligheder. Praktisk hjælp i form af hjælp til flytning, introduktion til boligen (brug af boligen, energi og affald m.v.), husorden og normer, indkøb af inventar m.v. Formidling af kontakt til ejendomsfunktionær, naboer m.v. Rekvirering af tolk. Herunder klagevejledning og klagesagsbehandling. Vejledning af borgere om alternative boligmuligheder. Kommunen kan endvidere hjælpe flygtningen med den praktiske indflytning i boligen, herunder fremvisning af boligområdet m.v. Kommunen kan opleve, at borgere klager over den anviste bolig og skal i den forbindelse vejlede om muligheden for at påklage til det sociale nævn Kommunen kan opleve, at borgeren retter henvendelse i anledning af boligplaceringen, og kommunen kan i den forbindelse vejlede borgeren om dennes handlemuligheder i forhold til at finde en alternativ bolig 112

113 Sikkerhedsstillelse Opgavetype Opgavekategori Opgave Beskrivelse af opgaven Direkte brugerrettet Vejledning Vejledning af borgeren om sikkerhedsstillelse. I nogle tilfælde er der brug for praktisk vejledning af borgeren i forhold til, hvordan sikkerhed skal stilles. Endvidere kan der være behov for at foretage vejledning af borgeren i de tilfælde, hvor sikkerhedsstilleren skifter pengeinstitut eller ønsker at konvertere sikkerhedsstillelsen. Indirekte brugerrettet Generel information Afklaring af generelle regler vedrørende sikkerhedsstillelse. Kommunen kan have behov for en generel afklaring af reglerne vedrørende sikkerhedsstillelse i forhold til at tilrettelægge arbejdsgange, vejlede borgere, pengeinstitutter m.v. Dette kan indebære kontakt til KL, Integrationsministeriet, Udlændingeservice m.v. Vejledning af pengeinstitut om sikkerhedsstillelse. I nogle tilfælde er der brug for praktisk vejledning af pengeinstituttet i forhold til, hvordan sikkerhed skal stilles. Modtagelse af sikkerhedsstillelse Modtagelse og registrering af oplysninger fra Udlændingeservice om krav til herboende borgere om sikkerhedsstillelse. Kommunerne modtager besked fra Udlændingeservice, når der stilles krav til herboende borgere om sikkerhedsstillelse i forbindelse med en ansøgning om familiesammenføring. Registrering og opbevaring af sikkerhedsstillelse. Kommunen modtager sikkerhedsstillelsen fra pengeinstituttet eller sikkerhedsstilleren og registrerer denne. Kommunen skal desuden opbevare sikkerhedsstillelsen. Gennemgang af sikkerhedsstillelsen samt håndtering af fejl i sikkerhedsstillelsen. I nogle tilfælde modtager kommunen en sikkerhedsstillelse, som ikke er udfærdiget korrekt i forhold til reglerne. I den forbindelse skal kommunen kontakte sikkerhedsstilleren og/eller pengeinstituttet med henblik på at vejlede om korrekt sikkerhedsstillelse og tilretning af fejl. Anmodningen om tilretning af sikkerhedsstillelse kan også komme fra Udlændingeservice til kommunen, og opgaven kan således også indbefatte dialog mellem kommunen og Udlændingeservice. Meddelelse til Udlændingeservice om, at kommunen har modtaget sikkerhedsstillelsen, og at den opfylder kravene i bekendtgørelsen. Der vedlægges kopi at anfordringsgaranti eller pantsætningserklæring samt oplysningsskema. Kommunen sender en kopi af sikkerhedsstillelsen samt udtalelse til Udlændingeservice til brug for behandling af ansøgning om familiesammenføring. Inddrivelse i sikkerhedsstillelse Gennemgang af sag/oplysninger med henblik på afklaring af, hvorvidt der skal ske inddrivelse af ydelser. Kommunen skal, såfremt den familiesammenførte modtager ydelser efter integrationsloven eller aktivloven, sørge for inddrivelse af hjælpen (bortset fra enkeltstående mindre udgifter). Hjælpen inddrives af restanceinddrivelsesmyndigheden. Direkte brugerrettet Afklaring vedrørende nedsættelse af sikkerhedsstillelse Generel gennemgang af sager med henblik på afklaring af, om der er sager, hvor der skal ske inddrivelse i en sikkerhedsstillelse. Modtagelse af anmodning fra sikkerhedsstiller om nedsættelse af anfordringsgarantien, når udlændingen har bestået danskprøven eller har fået udstedt bevis for aktiv deltagelse i danskuddannelse. Kommunen kan foretage en systematisk gennemgang for at se, om der er borgere, der er stillet sikkerhed for, som har fået udbetalt ydelser, der kan inddrives i sikkerhedsstillelsen. Dette kan fx ske ved, at sikkerhedsstiller selv henvender sig og fremviser dokumentation for bestået danskuddannelse eller fremviser bevis for aktiv deltagelse i danskuddannelse, eller at kommunen på anden vis bliver opmærksom på, at der er mulighed for nedsættelse af sikkerhedsstillelsen. 113

114 Vejledning til sikkerhedsstiller om mulighed for nedsættelse af sikkerhedsstillelsen. I nogle tilfælde er der brug for praktisk vejledning af sikkerhedsstiller i forhold til, hvornår og hvordan sikkerhedsstillelsen kan nedsættes. Indirekte brugerrettet Nedsættelse af sikkerhedsstillelse Anmodning til pengeinstituttet om nedsættelse af sikkerhedsstillelsen. Kommunen sender en anmodning til pengeinstituttet om at nedsætte sikkerheden. Pengeinstituttet anmodes samtidig om at bekræfte, at sikkerhedsstillelsen er nedsat. Kopi af anmodning om nedsættelse sendes til sikkerhedsstilleren. Modtagelse, registrering og opbevaring af bekræftelse fra pengeinstituttet om, at sikkerhedsstillelsen er nedsat. Kommunen modtager sikkerhedsstillelsen og registrerer denne. Kommunen skal desuden opbevare sikkerhedsstillelsen. Transport i sikkerhedsstillelsen Opfølgning på flytninger til og fra kommunen med henblik på transport i sikkerhedsstillelsen. Kommunen kan lave en systematisk gennemgang et par gange om året for at se, om der er sket ændringer i forhold til bopælskommune, således at der skal gives transport i sikkerhedsstillelsen til den nye bopælskommune/afkræves transport i sikkerhedsstillelsen fra fraflytningskommunen. Transport i sikkerhedsstillelsen til tilflytningskommunen, orientering til pengeinstitut og sikkerhedsstiller. Kommunen skal ved udlændingens flytning fra kommunen give transport i sikkerhedsstillelsen og orientere det pågældende pengeinstitut samt sikkerhedsstilleren herom. Dette sker som regel ved fremsendelse af brev eller mail. Direkte brugerrettet Vejledning om ophør af sikkerhedsstillelse Eventuel vejledning af sikkerhedsstiller om mulighed for ophævelse af sikkerhedsstillelse. Derudover vil der i nogle tilfælde være brug for videregivelse af denne information og vejledning til sikkerhedsstilleren. Dette er blandt andet i tilfælde, hvor der er tale om en skilsmisse, eller hvor den familiesammenførte er udrejst fra landet. Indirekte brugerrettet Ophør af sikkerhedsstillelse Afgivelse af anmodning om ophævelse af sikkerhedsstillelse til pengeinstituttet. Hvis sikkerhedsstillelsen kan bringes til ophør, skal kommunen sende en skriftlig anmodning til det relevante pengeinstitut, hvori der står, at sikkerhedsstillelsen skal ophøre. Orientering til sikkerhedsstilleren om, at sikkerhedsstillelsen er bragt til ophør. Ved ophævelse af sikkerhed orienterer kommunen de relevante parter om, at sikkerhedsstillelsen nu er opsagt. Konvertering af sikkerhedsstillelse Godkendelse af ny sikkerhedsstillelse og meddelelse om ophør af tidligere sikkerhedsstillelse. Orientering til sikkerhedsstilleren. I nogle tilfælde vil der skulle oprettes en ny sikkerhedsstillelse, fordi sikkerhedsstiller vælger at konvertere sikkerhedsstillelsen fra en anfordringsgaranti til en pantsætning af et deponeret beløb eller omvendt. Skift af pengeinstitut Modtagelse af sikkerhedsstillelse fra nyt pengeinstitut og godkendelse heraf. Meddelelse om ophør af sikkerhedsstillelse til tidligere pengeinstitut. Brev til sikkerhedsstilleren om, at ny sikkerhedsstillelse er godkendt, og at den tidligere er bragt til ophør. Intern kommunikation i kommunen Orientering til andre relevante dele af kommunen. Her kan der registreres tid, såfremt der bliver brugt tid på intern kommunikation med andre dele af kommunen i forbindelse med indhentning, nedsættelse eller opsigelse af sikkerhedsstillelse. 114

115 Danskuddannelse: Kommune Opgavetype Opgavekategori Opgave Beskrivelse af opgaven Direkte brugerrettet Information om uddannelsestilbuddet Information til udlændinge bosat i kommunen om retten til danskuddannelse. Kommunen kan på forskellig vis informere udlændinge om reglerne og retten til den treårige danskuddannelse. Det kan ske som generel information, men fx også ved udsendelse af brev til nytilkomne. Indirekte brugerrettet Direkte brugerrettet Indirekte brugerrettet Vurdering af ret til tilbud Vejledning og information om ansøgning til danskuddannelse. Vurdering af udlændingens ret til danskuddannelse. Indhentning af oplysninger om opholdsgrundlag i forbindelse med gebyropkrævning. Gælder kun for selvforsørgende, der ikke er omfattet af integrationsloven. Vejledningen og informationen kan enten gives fysisk ved møde eller telefonisk. I nogle tilfælde møder borgeren selv op for at udfylde en ansøgning og skal i den forbindelse eventuelt have hjælp til udfyldelse. I andre tilfælde kan vejledningen finde sted over telefonen, idet mange kommuner også har ansøgningsskemaer liggende på hjemmesiden. Endelig kan vejledningen også finde sted i forbindelse med indgåelse af integrationskontrakt. Når en udlænding henvender sig til kommunen, skal kommunen foretage en vurdering af, om den pågældende er omfattet af retten til danskuddannelse, herunder om vedkommende har deltaget i danskuddannelse tidligere. Dette kan indbefatte indhentning af oplysninger fra fraflytningskommuner om udlændingens hidtidige forbrug af den treårige danskuddannelsesret. Kommunen skal desuden indhente oplysning om opholdsgrundlag med henblik på eventuel gebyrbetaling, hvis det drejer sig om selvforsørgende kursister, der ikke er omfattet af integrationsloven. Tilbud og henvisning Henvisning til sprogcenter. Efter borgeren har udfyldt en ansøgning om deltagelse i danskuddannelse, skal kommunen foretage en henvisning, som skal videreformidles til sprogcentret. Dette kan fx ske ved udfyldelse og videresending af en blanket eller ved opringning til det relevante sprogcenter. Eventuelt vil henvisning for fritvalgskursister skulle ske gennem den kommunalbestyrelse, der udbyder danskuddannelsen. Vejledning om befordringsydelse Registrering i system om, at henvisning er sendt. Eventuel indhentning af gebyrindbetaling fra borgeren. Modtagelse og registrering af besked fra sprogcentret om, hvilken danskuddannelse og hvilket modul borgeren er indplaceret på. Hjælp til ansøgning om befordringsydelse (integrationslovens 34) i forbindelse med danskuddannelse. Opfølgning på fremmøde Modtagelse og registrering af fremmødelister fra sprogcentrene. Der foretages registrering i journal/elektronisk sagsbehandlingssystem af, at der er foretaget en henvisning. Selvforsørgende kursister, der ikke er omfattet af integrationsloven, kan opkræves gebyr for deltagelse i danskuddannelsen. Hvis kommunen har valgt at opkræve gebyrer, skal der iværksættes en betalingsprocedure, fx betaling kontant til kommunen eller i form af, at udlændinge får tilsendt et girokort, og betalingen heraf registreres. Når kommunen har registreret betalingen, skal sprogcentret informeres. Der modtages en besked, enten ved opringning eller skriftligt, fra sprogcentret. Der foretages registrering i journal/elektronisk sagsbehandlingssystem af borgerens danskuddannelsesplacering. Nogle jobcentre hjælper borgerne med at søge befordringsydelse i forbindelse med transport til danskuddannelse ved fx at orientere dem om, hvilke oplysninger der skal bruges og sørge for at samle disse og sende dem til det relevante kontor i kommunen. Sprogcentrene indsender løbende fremmødelister over kursisterne til den henvisende kommune. Kommunen modtager disse lister, enten elektronisk eller på papir, og registrerer modtagelsen heraf. 115

116 Gennemgang af fremmødelister med henblik på vurdering af eventuelle sanktioner. Kommunen skal løbende følge den enkelte kursists fremmøde og resultater med henblik på at vurdere, om der for ydelsesmodtagere skal foretages en økonomisk sanktion. Fremmødelisterne bliver derfor gennemgået med henblik på at finde ud af, hvilke sager der skal foretages en nærmere opfølgning på. Undersøgelse af årsag til fravær. Gælder kun for ydelsesmodtagere. Kommunen skal ved vurdering af, om en kursists fravær har været begrundet eller ubegrundet, indhente oplysninger om årsagen til fraværet. Dette kan fx ske ved at ringe, maile eller skrive til sprogcentrene. I nogle tilfælde kan det også være nødvendigt at indkalde borgeren til samtale, og i den forbindelse skal der eventuelt også rekvireres tolkebistand. Udarbejdelse og udsendelse af partshøringsbrev. Gælder kun for ydelsesmodtagere. Kommunen skal i forbindelse med fradrag i ydelser foretage høring af borgeren om de oplysninger, der er givet som årsagen til det for høje fravær. Opfølgning på og eventuel sanktionering af ubegrundet fravær. Gælder kun for ydelsesmodtagere. Som opfølgning på en borgers ubegrundede fravær giver kommunen besked herom til ydelseskontoret og borgeren. Økonomisk opfølgning direkte relateret til den enkelte borger Betaling af sprogcenter med modultakster. Nogle kommuner henviser ikke borgere til en hel danskuddannelse, men kun til et modul ad gangen. Derfor kan der være en opgave i at modtage oplysninger fra sprogcentre om modultest og efterfølgende foretage nye henvisninger, herunder betalinger, til et nyt modul. Opgørelse af delvis betaling af modultakst for kursister, der starter/ophører undervejs i et forløb. For kursister, der starter eller ophører undervejs i et modulforløb, skal kommunen udarbejde en opgørelse af delvis betaling af modultakster, hvilket også kan indbefatte indhentning af oplysninger om gennemført uddannelse fra fraflytningskommunen. Indhentning af oplysninger med henblik på hjemtagelse af resultattilskud. Kommunen indhenter oplysninger om, hvilke kursister der har bestået en danskuddannelsesprøve, og oplysningerne registreres og videregives eventuelt til andre instanser i kommunen med henblik på at kunne hjemtage resultattilskud. Dialog om betaling for kursister med særlige behov. Kommunen kan indgå i en dialog med sprogcentret om både tilbud og betaling, når det drejer sig om kursister med særlige behov, fx eneundervisning, kombination af voksenspecialundervisning og danskundervisning, bevilling af hjælpemidler til handicappede som forudsætning for deltagelse i undervisning osv. Afregning mellem kommunen og udbyderen på anden måde end ved modulbetaling. Kommunens afregning med dens eget kommunale sprogcenter og afregningen for kursister henvist efter lov om en aktiv beskæftigelsesindsats kan finde sted på anden måde end ved betaling af modultakster. Hjemtagelse af refusion fra staten. Hjemtagelse af refusion i henhold til danskuddannelsesloven, integrationsloven og lov om en aktiv beskæftigelsesindsats. Direkte brugerrettet Vurdering af ansøgning om forlængelse af treårig danskuddannelsesret Vejledning om krav til dokumentation ved eventuel forlængelse. I forbindelse med at en borger ønsker at søge om forlængelse af den treårige danskuddannelsesret, skal kommunen vejlede udlændingen om, hvilke krav til dokumentation der skal opfyldes, hvis uddannelsesperioden skal forlænges. 116

117 Indirekte brugerrettet Administrativ behandling af ansøgning om forlængelse af treårig danskuddannelsesret Vurdering af og afgørelse om eventuel forlængelse. På baggrund af det indsamlede materiale vurderer kommunen, om ansøgningen om forlængelse kan imødekommes, og om der på ny kan ske henvisning til sprogcentret. Hvis udlændingen kan fremskaffe den nødvendige dokumentation, skal kommunen træffe afgørelse om forlængelse af uddannelsesperioden. Eventuelt vil det også skulle vurderes, om der skal ske forlængelse, hvis kravet til dokumentation ikke fuldt ud kan opfyldes. Yderligere tildeling af danskuddannelse Vurdering og tildeling af yderligere danskuddannelse. Kommunen har mulighed for at tilbyde yderligere undervisning efter udløbet af den treårige uddannelsesret for de kursister, der ikke har afsluttet danskuddannelse med en afsluttende prøve. Dette kan ske i form af en generel politik om forlængelse, en politik i forhold til bestemte målgrupper (fx kursister, der kun mangler et modul) eller som en konkret og individuel vurdering. Bevis for aktiv deltagelse Udstedelse af bevis for aktiv deltagelse. Gælder for kursister omfattet af integrationsloven. Kommunen kan efter anmodning udstede et bevis for aktiv deltagelse for kursister, der er omfattet af integrationsloven. 117

118 Danskuddannelse: sprogcenter Opgavetype Opgavekategori Opgave Beskrivelse af opgaven Direkte brugerrettet Vejledning af selvhenvendere Modtagelse og videresending af ansøgning om tilmelding til danskuddannelse. I nogle tilfælde henvender kursisterne sig direkte til sprogcentret, og i de tilfælde hjælper sprogcentret med at udfylde ansøgningsblanketten og sende denne til kommunen med henblik på at få tilsagn om betaling. Indirekte brugerrettet Modtagelse og indplacering Modtagelse og registrering af kommunens henvisning. Sprogcentret modtager henvisningsblanketten fra kommunen. Herefter registreres kommunens henvisning (til et modul eller til hele danskuddannelsen), og sagerne bliver fordelt mellem sprogcentermedarbejderne. Rekvirering af tolk. Sprogcentret kan forud for en visitationssamtale vurdere, at der er behov for at indkalde en tolk. Dette indbefatter også kontakt til og indgåelse af aftale med tolken. Indkaldelse til visitationssamtale. Sprogcentermedarbejderen indkalder borgeren til en visitationssamtale. Dette sker som regel enten telefonisk eller skriftligt ved brev eller mail. Registrering af modul og indplacering på danskuddannelse, herunder holdsætning. På baggrund af visitationssamtalen registrerer sprogcentret, hvilken danskuddannelse og modul borgeren skal starte på og placerer borgeren på et hold. Information om uddannelsen. Sprogcentret skal vejlede kursisterne om uddannelsernes gennemførelse. Dette kan både foregå mundtligt og skriftligt. Videregivelse af oplysninger om modulindplacering. Der gives information om, hvilken danskuddannelse og hvilket modul borgeren skal starte på, herunder startdato, til henholdsvis kommunen, borgeren selv og den lærer, som underviser på det pågældende hold og eventuelle andre parter. Direkte brugerrettet Visitationssamtale Afholdelse af visitationssamtale. Under samtalen registreres oplysninger om kursistens uddannelse, sproglige forudsætninger m.v. Nogle sprogcentre foretager en test for at vurdere kursistens niveau. Der tales endvidere om, hvilken danskuddannelse og modul borgeren skal starte på. Opfølgning på indplacering på danskuddannelse. Sprogcentrets samtale med kursister, der ønsker at skifte til en anden danskuddannelse end den, de er indplaceret på. Indirekte brugerrettet Opfølgning på manglende fremmøde ved visitationssamtale Håndtering af borgerens eventuelt manglende fremmøde til visitationssamtalen. Hvis borgeren ikke dukker op til den planlagte visitationssamtale eller slet ikke reagerer på indkaldelsen til visitationssamtalen, returnerer sprogcentret henvisningen til kommunen. Eventuel indkaldelse af borgeren til ny visitationssamtale. Hvis borgeren ikke dukker op til den planlagte visitationssamtale eller slet ikke reagerer på indkaldelsen til visitationssamtalen, kan sprogcentermedarbejderne vælge at indkalde borgeren til samtale igen, før henvisningen tilbagesendes til kommunen. Forberedelse af undervisningen Udarbejdelse af individuel læringsplan. Efter læreren har modtaget oplysninger om nye kursister, udarbejdes den individuelle læringsplan. Heri ligger også, at læringsplanen løbende justeres. Fremmøde og fravær Udarbejdelse af fremmødelister. Læreren registrerer fremmøde blandt kursisterne og videregiver oplysningerne til sprogcentret. Dette kan enten ske ved at føre en håndskreven fremmødeliste og efterfølgende registrere denne i et elektronisk system. Alternativt kan fremmødet registreres elektronisk med det samme. 118

119 Modtagelse og registrering af fraværsoplysninger. Nogle sprogcentre har lavet en aftale med deres kursister om, at de skal ringe og fortælle, hvis de ikke kommer til undervisningen. Disse sprogcentre registrerer dette sammen med fraværsperioden. Videregivelse af oplysninger om fremmøde og fravær til kommunen. Sprogcentrene videregiver oplysninger om kursisternes fravær til den henvisende kommune. Herunder hører også de tilfælde, hvor kommunen henvender sig til sprogcentret for at høre, om sprogcentret har oplysninger om årsagen til kursistens fravær. Iværksættelse af eventuelle konsekvenser ved fravær. Sprogcentret kan som disciplinær forholdsregel være nødsaget til at udelukke en kursist fra at deltage i undervisningen, såfremt dennes opførsel er forstyrrende for undervisningen. Besked til kommunen/jobcentret om iværksatte konsekvenser ved fravær. Såfremt sprogcentret har udelukket en kursist fra at deltage i undervisningen, skal der foretages en underretning til kommunen og kursisten om årsagen hertil. Direkte brugerrettet Kontakt til kursisten vedrørende fravær Indhentning af oplysninger hos kursisten selv om årsag til fravær og registrering heraf. Nogle sprogcentre har lavet en aftale med den henvisende kommune om, at sprogcentrene også indhenter oplysninger hos kursisten selv om årsagen til fraværet. Dette kan ske ved, at kursisten selv skal udfylde en blanket, efter kursisten har været fraværende, og på denne blanket skal kursisten oplyse om årsagen til fraværet. Andre sprogcentre gør dette ved, at enten læreren eller andre ved sprogcentret kontakter kursisten herom og registrerer dette. Indirekte brugerrettet Modultest Gebyr Økonomisk opfølgning direkte relateret til den enkelte borger Tilmelding til modultest, herunder fremstilling af det rette antal eksemplarer. Modtagelse og registrering af testresultater. Orientering om testresultater til fx kursisten og kommunen. Håndtering af manglende gebyrbetaling fra kommunerne. Rykke borgeren og kommunen. Eventuel indhentning af ny henvisning fra kommunen ved modulskift. Eventuel indhentning af gebyrbetaling fra kursisten. Dialog om betaling for kursister med særlige behov. Modtagelse af betaling fra kommune med modultakster. Læreren indstiller til sprogcentret, hvilke kursister der er klar til at gå til modultest. Herefter tilmeldes kursisterne til test. Sprogcentret skal fremstille det rette antal eksemplarer af prøven og opbevare dem indtil testens afholdelse. Scoringsark og testresultater modtages fra læreren og registreres i systemet. Sprogcentret orienterer kursisten og kommunen om resultatet. Dette kan ske både skriftligt og mundtligt. I nogle tilfælde bliver sprogcentret nødt til at rykke enten borgeren eller kommunen for gebyr forud for, at test kan foretages. Dette kan indebære både skriftlig og personlig opfølgning. Nogle kommuner henviser konsekvent kun til et modul ad gangen, og i disse tilfælde skal kursisten orienteres om, at denne skal henvende sig til kommunen for at få en ny henvisning. Heri ligger sprogcentrets orientering og hjælp til kursisten samt eventuel henvendelse til kommunen. Nogle sprogcentre har en aftale med kommunen om, at de på kommunens vegne sørger for at indhente gebyrbetaling hos kursisterne. Sprogcentret kan indgå i en dialog med kommunen om både tilbud og betaling, når det drejer sig om kursister med særlige behov, fx. eneundervisning, kombination af voksenspecialundervisning og danskundervisning, bevilling af hjælpemidler til handicappede som forudsætning for deltagelse i undervisning osv. Nogle kommuner henviser ikke borgere til en hel danskuddannelse, men kun til et modul ad gangen. Derfor kan der være en opgave i at modtage nye betalinger fra kommunen efter nye henvisninger til et nyt modul. 119

120 Direkte brugerrettet Indirekte brugerrettet Forberedelse af prøveafholdelse Prøveafholdelse Bevis for aktiv deltagelse Modtagelse af delvis betaling af modultakst for kursister, der starter/ophører undervejs i et forløb. Afregning mellem kommunalt sprogcenter og kommunen på anden måde end ved modulbetaling. Modtagelse og registrering af tilmelding. Information om afholdelse af prøven. Bestilling og modtagelse af det rette antal opgaver i Integrationsministeriet. Organisering/forberedelse af prøveafholdelse. Kontrol af prøvedeltagerens legitimation før prøvens begyndelse. Modtagelse og registrering af prøveresultater. Udstedelse af prøvebevis og videresending heraf til fx kursisten og kommunen. Behandling af klager over eksamen. Sprogcentret udsteder bevis for aktiv deltagelse. Gælder for kursister, der ikke er omfattet af integrationsloven. Statistiske oplysninger Indrapportering af statistikoplysninger til Integrationsministeriet. Løbende planlægning af undervisningen Løbende administrativ planlægning af undervisningen. For kursister, der starter eller ophører undervejs i et modulforløb, skal sprogcentret modtage opgørelser om delvis betaling af modultakster, herunder indgå i dialog herom med kommunen. Kommunens afregning med kommunens eget kommunale sprogcenter og afregningen for kursister henvist efter lov om en aktiv beskæftigelsesindsats kan finde sted på anden måde end ved betaling af modultakster. Ved kursistens tilmelding til danskprøve skal sprogcentret kontrollere prøvedeltagerens legitimation. Derudover skal der modtages betaling fra selvstuderende. I denne opgave ligger også indsamling og vejledning i forbindelse med blanketudfyldelse samt oprettelse af prøvehold i systemet. Forud for danskprøven orienterer sprogcentrene om praktiske forhold vedrørende prøven. Dette kan fx ske ved udsendelse af brev, brochurer m.v. eller ved afholdelse af informationsmøder m.v. Sprogcentret sørger for at bestille det rette antal opgaver til danskprøven. Når disse modtages, kontrollerer sprogcentret, at det er det korrekte antal prøver, der er modtaget. Herefter skal centret opbevare prøverne forsvarligt indtil prøveafholdelsen. Eventuel udsendelse af prøverne til censorerne og eksaminatorerne. Sprogcentret sørger inden prøveafholdelse for at bestille lokaler, borde, stole og booke censorer og vagter (tilsynsførende). Der udarbejdes desuden tidsplan for mundtlige eksamener. Endelig informerer sprogcentret både censorer, eksaminatorer og vagter om de praktiske forholdsregler forud for og under prøven. Forud for danskprøven skal prøvedeltagerne fremvise billedlegitimation. I tvivlstilfælde vælger nogle at tage billeder af prøvedeltagerne, og deres identitet kontrolleres efterfølgende. Sprogcentret modtager originale besvarelser og prøveresultater fra eksaminator og censor. Disse oplysninger registreres i sprogcentrets system (prøveprotokol). Sprogcentret udsteder og udsender prøvebeviser til prøvedeltagerne. Sprogcentret orienterer også den henvisende kommune om resultatet. Sprogcentret modtager klager skriftligt og registrerer dem i deres system. Sprogcentret vurderer, om der kan være hold i klagen. Herefter sker der en høring af eksaminator, censor og om nødvendigt også af de vagter, der var til stede ved prøveafholdelsen. Sprogcentret kan efter anmodning udstede et bevis for aktiv deltagelse for kursister, der ikke er omfattet af integrationsloven. Sprogcentrene er forpligtet til på anmodning fra Integrationsministeriet at indberette statistiske oplysninger. Sprogcentret udfører en række administrative opgaver i forbindelse med den løbende planlægning af undervisningen. Det indbefatter blandt andet vurdering af behovet for lærerressourcer, holddannelse, størrelse af hold, lokaletilknytning m.v. 120

121 Oprettelse og vedligeholdelse af hjemmeside Oprettelse og vedligeholdelse af hjemmeside. Sprogcentrene har pligt til at offentliggøre en række oplysninger på deres hjemmeside, jf. lov om åbenhed og gennemsigtighed i uddannelserne. 121

122 Bilag C. Tidsmåling Nedenfor er angivet resultaterne af tidsmålingen for opgaveløsningen på henholdsvis boligplacerings-, sikkerhedsstillelses- og danskuddannelsesområdet. Tidsanvendelsen udtrykker: Hvor meget tid i minutter hver enkelt af de oplistede opgaver gennemsnitligt tager, når den udføres som led i servicen/indsatsen over for en borger. For at kunne opgøre tidsanvendelsen for hver enkelt opgave så realistisk som muligt er respondenterne blevet bedt om at angive tidsangivelsen retrospektivt, ud fra hvor lang tid hver respondent i gennemsnit har brugt på den pågældende opgave, når den er blevet løst i løbet af det seneste halve år. Ud over angivelse af tidsanvendelsen for den enkelte opgave er der foretaget en analyse af: Hvor mange kommuner/sprogcentre, der udfører den enkelte opgave. I hvor stor en andel af sagerne opgaven udføres i de kommuner/sprogcentre, der løser opgaven. Hvor mange gange den enkelte opgave udføres i en typisk sag, hvor opgaven indgår. Analysen er foretaget ud fra data indhentet via tidsregistrering og baggrundsoplysninger samt oplysninger kortlagt på valideringsworkshoppen og via kortlægningsinterview. Disse data og oplysninger er sammenholdt med hinanden og med den gældende lovgivning på de enkelte områder. For så vidt angår opgørelsen over tidsforbrug, er dette angivet som et gennemsnit i minutter, per gang opgaven udføres. I opgørelsen over, hvor mange procent af målekommunerne der løser denne ekstra opgave, er der foretaget en opgørelse af, i hvor mange kommuner/sprogcentre der er én eller flere respondenter, som har registreret tid på den enkelte opgave. Opgørelsen er dog kun opgjort ud fra de opgaver, som ikke i henhold til lovgivningen skal udføres i alle sager i alle kommuner, idet det antages, at alle kommuner/sprogcentre løser de lovbundne opgaver. Ud fra disse lovbundne opgaver er kasserne således markeret med grå for at indikere, at denne opgave løses af alle kommuner/sprogcentre. I opgørelsen over andelen af sager, hvor opgaven udføres, er vurderingen afhængig af, om opgaven er lovbunden samt af, hvorledes kommunerne/sprogcentrene har valgt at organisere sig i forhold til de ikkelovbundne opgaver. Kategorierne er inddelt efter følgende kriterier: 122

123 1. Altid i alle sager: Lovbundne opgaver eller opgaver, der er nødvendige for løsning af lovbundne opgaver 2. Størstedelen: Mere end to ud af tre sager 3. Cirka halvdelen af sagerne 4. Mindre del af sagerne: Mindre end en ud af tre sager 5. Meget sjældent: Vurderes at være mindre end hver tiende sag I opgørelsen over, hvor mange gange opgaven udføres i en typisk sag, er kategoriseringen inddelt efter følgende kriterier: 1. En gang 2. Månedligt 3. Antal afhængigt af den enkelte sag (typisk én til tre gange) 4. Kvartalsvist Resultater af tidsmålingen på boligplaceringsområdet A Boligplacering, tidsmåling Opgave A.0 Aftale om kommunekvote A.0.1 A.1 A.1.1 A.1.2 A.1.3 A.1.4 A.2 A.2.1 A.3 Forberedelse af og forhandlinger om fordeling af flygtningekvoter mellem kommunerne i regionen. Dialog med Udlændingeservice om modtagelse af flygtninge Modtagelse og registrering af oplysninger fra Udlændingeservice. Eventuel indhentning af yderligere oplysninger vedrørende flygtningen. Gennemgang og vurdering af de fremsendte og efterfølgende indhentede oplysninger vedrørende flygtningen. Tilbagemelding til Udlændingeservice om accept/afvisning af foreslåede flygtninge. Vurdering af boligbehov forud for modtagelse i kommunen Eventuelt besøg hos flygtningen i asylcentret. Administrativ vurdering af boligbehov forud for modtagelse i kommunen Tidsanvendelse i minutter 36,0 40,6 22,6 67 % 52,0 19,2 A.3.1 Gennemgang af sagsakter. 43,6 A.3.2 Konkret vurdering af behovet for boligens fysiske rammer samt husstandsøkonomi i relation hertil. A.4 Tolkebistand A.4.1 Rekvirering af tolk til møder med flygtningen. 188,0 62 % 69,3 28,5 Hvor mange procent af målekommunerne løser denne ekstra opgave? I de kommuner, hvor denne opgave løses, hvor stor en andel af sagerne udføres opgaven så i? 1 Altid i alle sager 1 Altid i alle sager 1 Altid i alle sager 1 Altid i alle sager 1 Altid i alle sager 2 Størstedelen af alle sager 1 Altid i alle sager 1 Altid i alle sager 1 Altid i alle sager I de sager, hvor opgaven udføres, hvor mange gange udføres den så i en typisk sag? 1 En gang 1 En gang 1 En gang 1 En gang 1 En gang 1 En gang 1 En gang 1 En gang 3 - Afhængig af den enkelte sag 123

124 A.5 Økonomisk hjælp til boligplacering A.5.1 A.5.2 A.5.3 Konkret vurdering af behovet for etableringshjælp. Øvrig hjælp til ansøgning om økonomisk støtte til boligudgifter. Kommunikation/videregivelse af oplysninger om etableringshjælp samt øvrig hjælp til ansøgning om økonomisk støtte. A.6 Registrering i CPR A.6.1 A.7 A.7.1 A.8 A.8.1 Registrering i CPR og hjælp til praktiske foranstaltninger. Eventuel anvisning af midlertidigt opholdssted Eventuel anvisning af midlertidigt opholdssted. Hjælp til indflytning i midlertidigt opholdssted Hjælp til indflytning i midlertidigt opholdssted. A.9 Anvisning af permanent bolig A.9.1 A.9.2 Kontakt til boligselskaber og andre udlejere. Eventuel udarbejdelse af indstilling til boliganvisningsnævn. A.10 Indflytning i permanent bolig A.10.1 A.10.2 Syn og registrering af vedligeholdelse ved indflytning (af hensyn til opgørelse af istandsættelsesudgifter ved fraflytning). Praktisk hjælp i form af hjælp til flytning, introduktion til boligen (brug af boligen, energi og affald m.v.), husorden og normer, indkøb af inventar m.v. Formidling af kontakt til ejendomsfunktionær, naboer m.v. 44,0 64,3 58,5 49,0 80,2 121,3 76,8 86 % 16,7 33 % 92,6 385,0 1 Altid i alle sager 1 Altid i alle sager 1 Altid i alle sager 1 Altid i alle sager 3 Cirka halvdelen af alle sager 3 Cirka halvdelen af alle sager 1 Altid i alle sager 1 Altid i alle sager 1 Altid i alle sager 1 Altid i alle sager 1 En gang 1 En gang 1 En gang 1 En gang 1 En gang 1 En gang 1 En gang 1 En gang 1 En gang 1 En gang A.11 A.11.1 A.12 A.12.1 Rekvirering af tolk. Klagehåndtering vedrørende boliganvisning Herunder klagevejledning og klagesagsbehandling. Vejledning om alternative boligmuligheder Vejledning af borgere om alternative boligmuligheder. 26,7 32,6 5 Meget sjældent 4 Mindre del af alle sager 1 En gang 1 En gang 124

125 Resultater af tidsmålingen på sikkerhedsstillelsesområdet B B Sikkerhedsstillelse ved familiesammenføring, tidsmåling Opgave B.1 Vejledning B.1.1 Vejledning af borgeren om sikkerhedsstillelse. B.2 Generel information B.2.1 B.2.2 Afklaring af generelle regler vedrørende sikkerhedsstillelse. Vejledning af pengeinstitut om sikkerhedsstillelse. B.3 Modtagelse af sikkerhedsstillelse B.3.1 B.3.2 B.3.3 B.3.4 Modtagelse og registrering af oplysninger fra Udlændingeservice om krav til herboende borgere om sikkerhedsstillelse. Registrering og opbevaring af sikkerhedsstillelse. Gennemgang af sikkerhedsstillelsen samt håndtering af fejl i sikkerhedsstillelsen. Meddelelse til Udlændingeservice om, at kommunen har modtaget sikkerhedsstillelsen, og at den opfylder kravene i bekendtgørelsen. Der vedlægges kopi af anfordringsgaranti eller pantsætningserklæring samt oplysningsskema. B.4 Inddrivelse i sikkerhedsstillelse B.4.1 B.4.2 B.5 B.5.1 B.5.2 Gennemgang af sag/oplysninger med henblik på afklaring af, hvorvidt der skal ske inddrivelse af ydelser. Generel gennemgang af sager med henblik på afklaring af, om der er sager, hvor der skal ske inddrivelse i en sikkerhedsstillelse. Afklaring vedrørende nedsættelse af sikkerhedsstillelse Modtagelse af anmodning fra sikkerhedsstiller om nedsættelse af anfordringsgarantien, når udlændingen har bestået danskprøven eller har fået udstedt bevis for aktiv deltagelse i danskuddannelse. Vejledning til sikkerhedsstiller om mulighed for nedsættelse af sikkerhedsstillelsen. B.6 Nedsættelse af sikkerhedsstillelse B.6.1 B.6.2 Anmodning til pengeinstituttet om nedsættelse af sikkerhedsstillelsen. Modtagelse, registrering og opbevaring af bekræftelse fra pengeinstituttet om, at sikkerhedsstillelsen er nedsat. Tidsanvendelse i minutter 13,6 11,0 7,4 10,8 13,4 13,9 15,6 18,1 5,0 14 % 14,5 11,7 14,8 12,6 Hvor mange procent af målekommunerne løser denne ekstra opgave? I de kommuner, hvor denne opgave løses, hvor stor en andel af sagerne udføres opgaven så i? 1 Altid i alle sager 1 Altid i alle sager 1 Altid i alle sager 1 Altid i alle sager 1 Altid i alle sager 1 Altid i alle sager 1 Altid i alle sager 5 Meget sjældent 1 - Altid i alle sager 4 Mindre del af alle sager 4 Mindre del af alle sager 4 Mindre del af alle sager 4 Mindre del af alle sager I de sager, hvor opgaven udføres, hvor mange gange udføres den så i en typisk sag? 1 En gang* 1 En gang 1 En gang* 1 En gang 1 En gang 1 En gang 1 En gang 3 Afhængigt af den enkelte sag 3 Afhængigt af den enkelte sag 1 En gang 1 En gang 1 En gang 1 En gang 125

126 B.7 Transport i sikkerhed B.7.1 B.7.2 B.8 B.8.1 Opfølgning på flytninger til og fra kommunen med henblik på transport i sikkerhedsstillelsen. Transport i sikkerhedsstillelsen til tilflytningskommunen, orientering til pengeinstitut og sikkerhedsstiller. Vejledning om ophør af sikkerhedsstillelse Eventuel vejledning af sikkerhedsstiller om mulighed for ophævelse af sikkerhedsstillelse. B.9 Ophør af sikkerhedsstillelse 16,2 59 % 19,7 13,1 1 Altid i alle sager 5 Meget sjældent 5 Meget sjældent 3 Afhængigt af den enkelte sag 1 En gang 1 En gang B.9.1 Afgivelse af anmodning om ophævelse af sikkerhedsstillelse til pengeinstituttet. 13,4 5 Meget sjældent 1 En gang B.9.2 Orientering til sikkerhedsstilleren om, at sikkerhedsstillelsen er bragt til ophør. 12,8 5 Meget sjældent 1 En gang B.10 Konvertering af sikkerhedsstillelse B.10.1 Godkendelse af ny sikkerhedsstillelse og meddelelse om ophør af tidligere sikkerhedsstillelse. Orientering til sikkerhedsstilleren. B.11 Skift af pengeinstitut Modtagelse af sikkerhedsstillelse fra nyt pengeinstitut og godkendelse heraf. 17,6 5 Meget sjældent 1 En gang B.11.1 Meddelelse om ophør af sikkerhedsstillelse til tidligere pengeinstitut. Brev til sikkerhedsstilleren om, at ny sikkerhedsstillelse er godkendt, og at den tidligere er bragt til ophør. 20,6 5 Meget sjældent 1 En gang *Vejledningsopgaven i forhold til både sikkerhedsstiller og pengeinstitut kan variere meget. Denne opgave skal forstås som den samlede vejledning per sag. 126

127 Resultater af tidsmålingen på danskuddannelsesområdet, kommune/jobcenter C Danskuddannelse, kommune/jobcenter, tidsmåling Opgave C.1 Information om uddannelsestilbuddet C.1.1 C.1.2 Information til udlændinge bosat i kommunen om retten til danskuddannelse. Vejledning og information om ansøgning til danskuddannelse. C.2 Vurdering af ret til tilbud C.2.1 C.2.2 Vurdering af udlændingens ret til danskuddannelse. Indhentning af oplysninger om opholdsgrundlag i forbindelse med gebyropkrævning. Gælder kun for selvforsørgende, der ikke er omfattet af integrationsloven. C.3 Tilbud og henvisning Tidsanvendelse i minutter 13,1 12,4 13,4 6,3 C.3.1 Henvisning til sprogcenter. 10,9 C.3.2 C.3.3 Registrering i system om, at henvisning er sendt. Eventuel indhentning af gebyrindbetaling fra borgeren. 7,5 9,5 35 % Hvor mange procent af målekommunerne løser denne ekstra opgave? I de kommuner, hvor denne opgave løses, hvor stor en andel af sagerne udføres opgaven så i? 1 Altid i alle sager 1 Altid i alle sager 1 Altid i alle sager 3 Cirka halvdelen af alle sager 1 Altid i alle sager 1 Altid i alle sager 3 Cirka halvdelen af alle sager I de sager, hvor opgaven udføres, hvor mange gange udføres den så i en typisk sag? 1 En gang 1 En gang 1 En gang 1 En gang 3 Afhængigt af den enkelte sag 3 Afhængigt af den enkelte sag 3 Afhængigt af den enkelte sag C.3.4 Modtagelse og registrering af besked fra sprogcentret om, hvilken danskuddannelse og hvilket modul borgeren er indplaceret på. 10,9 1 Altid i alle sager 3 Afhængigt af den enkelte sag C.4 Vejledning om befordringsydelse C.4.1 Hjælp til ansøgning om befordringsydelse (Integrationslovens 34) i forbindelse med danskuddannelse. C.5 Opfølgning på fremmøde C.5.1 C.5.2 C.5.3 C.5.4 C.5.5 C.6 C.6.1 C.6.2 Modtagelse og registrering af fremmødelister fra sprogcentrene. * Gennemgang af fremmødelister med henblik på vurdering af eventuelle sanktioner. * Undersøgelse af årsag til fravær. Gælder kun for ydelsesmodtagere. Udarbejdelse og udsendelse af partshøringsbrev. Gælder kun for ydelsesmodtagere. Opfølgning på og eventuel sanktionering af ubegrundet fravær. Gælder kun for ydelsesmodtagere. Økonomisk opfølgning direkte relateret til den enkelte borger Betaling af sprogcenter med modultakster. * Opgørelse af delvis betaling af modultakst for kursister, der starter/ophører undervejs i et forløb. 14,3 57 % 13,1 13,3 12,9 15,6 16,7 16,3 11,7 5 Meget sjældent 1 Altid i alle sager 1 Altid i alle sager 3 Cirka halvdelen af alle sager 4 Mindre del af alle sager 5 Meget sjældent 1 Altid i alle sager 5 Meget sjældent 1 En gang 2 Månedligt 2 Månedligt 2 Månedligt 2 Månedligt 2 Månedligt 3 Afhængigt af den enkelte sag 1 En gang 127

128 C.6.3 C.6.4 C.6.5 Indhentning af oplysninger med henblik på hjemtagelse af resultattilskud. Dialog om betaling for kursister med særlige behov. Afregning mellem kommunen og udbyderen på anden måde end ved modulbetaling. 14,2 15,8 C.6.6 Hjemtagelse af refusion fra staten. 14,9 C.7 C.7.1 C.8 C.8.1 Vurdering af ansøgning om forlængelse af treårig danskuddannelsesret Vejledning om krav til dokumentation ved eventuel forlængelse. Administrativ behandling af ansøgning om forlængelse af treårig danskuddannelsesret Vurdering af og afgørelse om eventuel forlængelse. C.9 Yderligere tildeling af danskuddannelse C.9.1 Vurdering og tildeling af yderligere danskuddannelse. C.10 Bevis for aktiv deltagelse C.10.1 Udstedelse af bevis for aktiv deltagelse. Gælder for kursister omfattet af integrationsloven. 14,0 81 % 14,6 21,1 17,4 10,3 3 Cirka halvdelen af alle sager 5 Meget sjældent 5 Meget sjældent 1 Altid i alle sager 4 Mindre del af alle sager 4 Mindre del af alle sager 4 Mindre del af alle sager 4 Mindre del af alle sager 1 En gang 3 Afhængigt af den enkelte sag 3 Afhængigt af den enkelte sag 4 Kvartalsvist 1 En gang 1 En gang 1 En gang 1 En gang * Jf. teksten i kapitel 4 indikerer spredningen i respondenternes tidsangivelse på disse opgaver, at enkelte respondenter har angivet tidsforbruget for en samlet arbejdsgang omfattende flere kursister, frem for tidsanvendelsen pr. kursist. Den gennemsnitlige tidsanvendelse i oversigten kan derfor være overvurderet. 128

129 Resultater af tidsmålingen på danskuddannelsesområdet, sprogcentre D Danskuddannelse, sprogcentre, tidsmåling Opgave D.1 Vejledning af selvhenvendere D.1.2 Modtagelse og videresending af ansøgning om tilmelding til danskuddannelse. D.2 Modtagelse og indplacering D.2.1 Modtagelse og registrering af kommunens henvisning. Tidsanvendelse i minutter 10,4 9,5 D.2.2 Rekvirering af tolk. 10,1 D.2.3 Indkaldelse til visitationssamtale. 10,4 D.2.4 Registrering af modul og indplacering på danskuddannelse, herunder holdsætning. 9,7 D.2.5 Information om uddannelsen. 11,4 D.2.6 Videregivelse af oplysninger om modulindplacering. D.3 Visitationssamtale 7,8 D.3.1 Afholdelse af visitationssamtale. 41,1 D.3.2 D.4 D.4.1 D.4.2 Opfølgning på indplacering på danskuddannelse. Opfølgning på manglende fremmøde ved visitationssamtale Håndtering af borgerens eventuelt manglende fremmøde til visitationssamtalen. Eventuel indkaldelse af borgeren til ny visitationssamtale. D.5 Forberedelse af undervisningen 14,2 8,2 D.5.1 Udarbejdelse af individuel læringsplan. 22,9 D.6 Fremmøde og fravær D.6.1 Udarbejdelse af fremmødelister.* 21,7 D.6.2 D.6.3 D.6.4 D.6.5 Modtagelse og registrering af fraværsoplysninger. Videregivelse af oplysninger om fremmøde og fravær til kommunen.* Iværksættelse af eventuelle konsekvenser ved fravær. Besked til kommunen/jobcentret om iværksatte konsekvenser ved fravær. D.7 Kontakt til kursisten vedrørende fravær D.7.1 D.8 Modultest D.8.1 D.8.2 Indhentning af oplysninger hos kursisten selv om årsag til fravær og registrering heraf. Tilmelding til modultest, herunder fremstilling af det rette antal eksemplarer. Modtagelse og registrering af testresultater. 9,3 83 % 6,5 12,2 15,1 8,9 8,5 80 % 13,0 7,9 Hvor mange procent af respondentsprogcentrene løser denne ekstra opgave? Hvor stor en andel af sagerne udføres opgaven i? 4 Mindre del af alle sager 1 Altid i alle sager 2 Størstedelen af alle sager 1 Altid i alle sager 1 Altid i alle sager 1 Altid i alle sager 1 Altid i alle sager 1 Altid i alle sager 5 Meget sjældent 5 Meget sjældent 5 Meget sjældent 1 Altid i alle sager 1 Altid i alle sager 1 Altid i alle sager 1 Altid i alle sager 5 Meget sjældent 5 Meget sjældent 2 Størstedelen af alle sager 2 Størstedelen af alle sager 2 Størstedelen af alle sager Hvor ofte udføres opgaven i et forløb 1 En gang 1 En gang 1 En gang 1 En gang 1 En gang 1 En gang 1 En gang 1 En gang 3 Afhængigt af den enkelte sag 1 En gang 3 Afhængigt af den enkelte sag 1 En gang 2 Månedligt 3 Afhængigt af den enkelte sag 2 Månedligt 2 Månedligt 2 Månedligt 3 Afhængigt af den enkelte sag 3 Afhængigt af den enkelte sag 3 Afhængigt af den enkelte sag 129

130 D.8.3 D.9 Gebyr D.9.1 D.9.2 Orientering om testresultater til fx kursisten og kommunen. Håndtering af manglende gebyrbetaling fra kommunerne. Rykke borgeren og kommunen. Eventuel indhentning af ny henvisning fra kommunen ved modulskift. 8,8 14,4 7,2 2 Størstedelen af alle sager 4 Mindre del af alle sager 3 Cirka halvdelen af alle sager 3 Afhængigt af den enkelte sag 3 Afhængigt af den enkelte sag 3 Afhængigt af den enkelte sag D.9.3 D.10 D.10.1 D.10.2 D.10.3 D.10.4 Eventuel indhentning af gebyrbetaling fra kursisten. Økonomisk opfølgning direkte relateret til den enkelte borger Dialog om betaling for kursister med særlige behov. Modtagelse af betaling for kursister, der er henvist per modul fra kommunen. Modtagelse af delvis betaling af modultakst for kursister, der starter/ophører undervejs i et forløb. Afregning mellem kommunalt sprogcenter og kommunen på anden måde end ved modulbetaling. D.11 Forberedelse af prøveafholdelse 8,5 75 % 16,7 8,4 9,6 D.11.1 Modtagelse og registrering af tilmelding.* 12,1 D.11.2 Information om afholdelse af prøven.* 17,0 D.12 Prøveafholdelse D.12.1 D.12.2 D.12.3 D.12.4 D.12.5 Bestilling og modtagelse af det rette antal opgaver i Integrationsministeriet.* Organisering/forberedelse af prøveafholdelse.* Kontrol af prøvedeltagernes legitimation før prøvens begyndelse.* Modtagelse og registrering af prøveresultater.* Udstedelse af prøvebevis og videresending heraf til fx kursisten og kommunen.* 9,3 42 % 19,8 45,2 12,1 23,9 11,0 D.12.6 Behandling af klager over eksamen. 45,6 D.13 Bevis for aktiv deltagelse D.13.1 Sprogcentret udsteder bevis for aktiv deltagelse. Gælder for kursister, der ikke er omfattet af integrationsloven. D.14 Statistiske oplysninger D.14.1 Indrapportering af statistikoplysninger til Integrationsministeriet.* D.15 Løbende planlægning af undervisningen D.15.1 D.16 D.16.1 Løbende planlægning af undervisningen.* Oprettelse og vedligeholdelse af hjemmeside Oprettelse og vedligeholdelse af hjemmeside. 10,7 108,1 102,4 90,3 3 Cirka halvdelen af alle sager 5 Meget sjældent 2 Størstedelen af alle sager 5 Meget sjældent 5 Meget sjældent 4 Mindre del af alle sager 4 Mindre del af alle sager 4 Mindre del af alle sager 4 Mindre del af alle sager 4 Mindre del af alle sager 4 Mindre del af alle sager 4 Mindre del af alle sager 5 Meget sjældent 4 Mindre del af alle sager 1 Altid i alle sager 1 Altid i alle sager 3 Afhængigt af den enkelte sag 3 Afhængigt af den enkelte sag 3 Afhængigt af den enkelte sag 1 En gang 3 Afhængigt af den enkelte sag 1 En gang 1 En gang 1 En gang 1 En gang 1 En gang 1 En gang 1 En gang 1 En gang 1 En gang 4 Kvartalsvist 3 Afhængigt af den enkelte sag Opgaven er en løbende driftsopgave og kan derfor ikke opgøres per kursist. * Jf. teksten i kapitel 4 indikerer spredningen i respondenternes tidsangivelse på disse opgaver, at enkelte respondenter har angivet tidsforbruget for en samlet arbejdsgang omfattende flere kursister, frem for tidsanvendelsen pr. kursist. Den gennemsnitlige tidsanvendelse i oversigten kan derfor være overvurderet. 130

131 Bilag D.Oplevelsesmåling Som en del af tidsmålingen er medarbejderne blevet spurgt om deres oplevelse af de indirekte brugerrettede opgaver. Medarbejderne er dels blevet spurgt, om de oplever, at opgaverne er vigtige for at levere en stor kvalitet i servicen til borgerne, dels om de oplever, at opgaverne kan løses nemmere og hurtigere. På baggrund af en kombination af de to spørgsmål kan medarbejdernes besvarelser inddeles i fire kategorier fra A til D. Opgaver, hvor en stor del af besvarelserne ligger i kategori C og D, kan på den baggrund betragtes som opgaver, hvor medarbejderne peger på et potentiale for afbureaukratisering. Omvendt kan opgaver, hvor en stor del af besvarelserne ligger i kategori A og til dels kategori B, opfattes som opgaver, der ifølge medarbejderne har et mindre potentiale for afbureaukratisering. 131

132 Oplevelsesmåling Boligplacering Forberedelse af og forhandlinger om fordeling af flygtningekvoter mellem kommunerne i regionen. Modtagelse og registrering af oplysninger fra Udlændingeservice. Eventuel indhentning af yderligere oplysninger vedrørende flygtningen. Gennemgang og vurdering af de fremsendte og efterfølgende indhentede oplysninger vedrørende flygtningen. A B C D 8 % 15 % 31 % 46 % 39 % 9 % 17 % 35 % 24 % 8 % 16 % 52 % 56 % 0 % 12 % 32 % Tilbagemelding til Udlændingeservice om accept/afvisning af foreslåede flygtninge. 42 % 16 % 21 % 21 % Eventuelt besøg hos flygtningen i asylcentret. 36 % 11 % 14 % 39 % Gennemgang af sagsakter. 54 % 0 % 11 % 36 % Konkret vurdering af behovet for boligens fysiske rammer samt husstandsøkonomi i relation hertil. 61 % 0 % 4 % 36 % Rekvirering af tolk til møder med flygtningen. 57 % 0 % 3 % 40 % Konkret vurdering af behovet for etableringshjælp. 33 % 0 % 0 % 67 % Øvrig hjælp til ansøgning om økonomisk støtte til boligudgifter. 32 % 0 % 4 % 64 % Kommunikation/videregivelse af oplysninger om etableringshjælp samt øvrig hjælp til ansøgning om økonomisk støtte. 31 % 0 % 14 % 55 % Registrering i CPR og hjælp til praktiske foranstaltninger. 27 % 7 % 10 % 57 % Eventuel anvisning af midlertidigt opholdssted. 31 % 0 % 12 % 58 % Hjælp til indflytning i midlertidigt opholdssted. Kontakt til boligselskaber og andre udlejere. Eventuel udarbejdelse af indstilling til boliganvisningsnævn. Syn og registrering af vedligeholdelse ved indflytning (af hensyn til opgørelse af istandsættelsesudgifter ved fraflytning). Praktisk hjælp i form af hjælp til flytning, introduktion til boligen (brug af boligen, energi og affald, m.v.), husorden og normer, indkøb af inventar m.v. Formidling af kontakt til ejendomsfunktionær, naboer m.v. Rekvirering af tolk. Herunder klagevejledning og klagesagsbehandling. Vejledning af borgere om alternative boligmuligheder. 32 % 8 % 4 % 56 % 29 % 0 % 18 % 54 % 36 % 7 % 43 % 14 % 45 % 7 % 17 % 31 % 36 % 0 % 4 % 61 % 22 % 17 % 33 % 28 % 19 % 23 % 27 % 31 % 132

133 Oplevelsesmåling Sikkerhedsstillelse A B C D Vejledning af borgeren om sikkerhedsstillelse. 38 % 3 % 3 % 55 % Afklaring af generelle regler vedrørende sikkerhedsstillelse. 28 % 3 % 14 % 55 % Vejledning af pengeinstitut om sikkerhedsstillelse. 8 % 23 % 23 % 46 % Modtagelse og registrering af oplysninger fra Udlændingeservice om krav til herboende borgere om sikkerhedsstillelse. 21 % 10 % 31 % 38 % Registrering og opbevaring af sikkerhedsstillelse. 28 % 14 % 17 % 41 % Gennemgang af sikkerhedsstillelsen samt håndtering af fejl i sikkerhedsstillelsen. 36 % 4 % 18 % 43 % Meddelelse til Udlændingeservice om, at kommunen har modtaget sikkerhedsstillelsen, og at den opfylder kravene i bekendtgørelsen. Der vedlægges kopi af anfordringsgaranti eller pantsætningserklæring samt oplysningsskema. 27 % 7 % 10 % 57 % Gennemgang af sag/oplysninger med henblik på afklaring af, hvorvidt der skal ske inddrivelse af ydelser. 24 % 10 % 48 % 19 % Generel gennemgang af sager med henblik på afklaring af, om der er sager, hvor der skal ske inddrivelse i en sikkerhedsstillelse. Modtagelse af anmodning fra sikkerhedsstiller om nedsættelse af anfordringsgarantien, når udlændingen har bestået danskprøve eller har fået udstedt bevis for aktiv deltagelse i danskuddannelse. 11 % 16 % 58 % 16 % 29 % 3 % 10 % 58 % Vejledning til sikkerhedsstiller om mulighed for nedsættelse af sikkerhedsstillelsen. 30 % 0 % 10 % 60 % Anmodning til pengeinstituttet om nedsættelse af sikkerhedsstillelsen. 48 % 0 % 14 % 38 % Modtagelse, registrering og opbevaring af bekræftelse fra pengeinstituttet om, at sikkerhedsstillelsen er nedsat. 33 % 10 % 27 % 30 % Opfølgning på flytninger til og fra kommunen med henblik på transport i sikkerhedsstillelsen. 18 % 9 % 27 % 45 % Transport i sikkerhedsstillelsen til tilflytningskommunen, orientering til pengeinstitut og sikkerhedsstiller. 19 % 11 % 26 % 44 % Eventuel vejledning af sikkerhedsstiller om mulighed for ophævelse af sikkerhedsstillelse. 25 % 4 % 11 % 61 % Afgivelse af anmodning om ophævelse af sikkerhedsstillelse til pengeinstituttet. 27 % 8 % 12 % 54 % Orientering til sikkerhedsstilleren om, at sikkerhedsstillelsen er bragt til ophør. 40 % 0 % 12 % 48 % Godkendelse af ny sikkerhedsstillelse og meddelelse om ophør af tidligere sikkerhedsstillelse. Orientering til sikkerhedsstilleren. Modtagelse af sikkerhedsstillelse fra nyt pengeinstitut og godkendelse heraf. Meddelelse om ophør af sikkerhedsstillelse til tidligere pengeinstitut. Brev til sikkerhedsstilleren om, at ny sikkerhedsstillelse er godkendt, og at den tidligere er bragt til ophør. 32 % 0 % 24 % 44 % 38 % 0 % 21 % 41 % Orientering til andre relevante dele af kommunen. 27 % 8 % 42 % 23 % 133

134 Oplevelsesmåling Danskuddannelse: kommune A B C D Information til udlændinge bosat i kommunen om retten til danskuddannelse. 49 % 2 % 0 % 49 % Vejledning og information om ansøgning til danskuddannelse. 42 % 2 % 4 % 52 % Vurdering af udlændingens ret til danskuddannelse. 48 % 4 % 8 % 40 % Indhentning af oplysninger om opholdsgrundlag i forbindelse med gebyropkrævning. Gælder kun for selvforsørgende, der ikke er omfattet af integrationsloven. 30 % 9 % 24 % 36 % Henvisning til sprogcenter. 43 % 0 % 6 % 52 % Registrering i system om, at henvisning er sendt. 41 % 6 % 27 % 25 % Eventuel indhentning af gebyrindbetaling fra borgeren. 17 % 9 % 43 % 30 % Modtagelse og registrering af besked fra sprogcentret om, hvilken danskuddannelse og hvilket modul borgeren er indplaceret på. 35 % 4 % 16 % 45 % Hjælp til ansøgning om befordringsydelse (integrationslovens 34) i forbindelse med danskuddannelse. 27 % 5 % 14 % 55 % Modtagelse og registrering af fremmødelister fra sprogcentrene. 27 % 2 % 29 % 43 % Gennemgang af fremmødelister med henblik på vurdering af eventuelle sanktioner. 26 % 12 % 26 % 37 % Undersøgelse af årsag til fravær. Gælder kun for ydelsesmodtagere. 24 % 10 % 17 % 48 % Udarbejdelse og udsendelse af partshøringsbrev. Gælder kun for ydelsesmodtagere. 24 % 12 % 8 % 56 % Opfølgning på og eventuel sanktionering af ubegrundet fravær. Gælder kun for ydelsesmodtagere. 33 % 13 % 8 % 46 % Betaling af sprogcenter med modultakster. 20 % 0 % 45 % 35 % Opgørelse af delvis betaling af modultakst for kursister, der starter/ophører undervejs i et forløb. 13 % 20 % 33 % 33 % Indhentning af oplysninger med henblik på hjemtagelse af resultattilskud. 15 % 15 % 44 % 26 % Dialog om betaling for kursister med særlige behov. 32 % 18 % 14 % 36 % Afregning mellem kommunen og udbyderen på anden måde end ved modulbetaling. 8 % 23 % 38 % 31 % Hjemtagelse af refusion fra staten. 16 % 11 % 42 % 32 % Vejledning om krav til dokumentation ved eventuel forlængelse. 39 % 2 % 7 % 52 % Vurdering af og afgørelse om eventuel forlængelse. 34 % 0 % 2 % 63 % Vurdering og tildeling af yderligere danskuddannelse. 35 % 0 % 13 % 53 % Udstedelse af bevis for aktiv deltagelse. Gælder for kursister omfattet af integrationsloven. 18 % 5 % 23 % 55 % 134

135 Oplevelsesmåling Danskuddannelse: sprogcenter A B C D Modtagelse og videresending af ansøgning om tilmelding til danskuddannelse. 49 % 0 % 4 % 47 % Modtagelse og registrering af kommunens henvisning. 37 % 0 % 10 % 54 % Rekvirering af tolk. 39 % 0 % 14 % 47 % Indkaldelse til visitationssamtale. 50 % 0 % 8 % 42 % Registrering af modul og indplacering på danskuddannelse, herunder holdsætning. 51 % 2 % 11 % 36 % Information om uddannelsen. 48 % 0 % 4 % 48 % Videregivelse af oplysninger om modulindplacering. 41 % 2 % 20 % 36 % Afholdelse af visitationssamtale. 55 % 0 % 8 % 37 % Opfølgning på indplacering på danskuddannelse 46 % 0 % 23 % 31 % Håndtering af borgerens eventuelt manglende fremmøde til visitationssamtalen. 33 % 6 % 25 % 36 % Eventuel indkaldelse af borgeren til ny visitationssamtale. 31 % 6 % 22 % 42 % Udarbejdelse af individuel læringsplan. 30 % 4 % 33 % 33 % Udarbejdelse af fremmødelister. 21 % 6 % 39 % 33 % Modtagelse og registrering af fraværsoplysninger. 21 % 7 % 43 % 29 % Videregivelse af oplysninger om fremmøde og fravær til kommunen. 20 % 8 % 40 % 33 % Iværksættelse af eventuelle konsekvenser ved fravær. 29 % 6 % 31 % 34 % Besked til kommunen/jobcentret om iværksatte konsekvenser ved fravær. 27 % 3 % 38 % 32 % Indhentning af oplysninger hos kursisten selv om årsag til fravær og registrering heraf. 27 % 3 % 46 % 24 % Tilmelding til modultest, herunder fremstilling af det rette antal eksemplarer. 42 % 0 % 21 % 36 % Modtagelse og registrering af testresultater. 39 % 6 % 22 % 33 % Orientering om testresultater til fx kursisten og kommunen. 45 % 3 % 24 % 29 % Håndtering af manglende gebyrbetaling fra kommunerne. Rykke borgeren og kommunen. 15 % 0 % 52 % 33 % Eventuel indhentning af ny henvisning fra kommunen ved modulskift. 14 % 0 % 38 % 48 % Eventuel indhentning af gebyrbetaling fra kursist. 13 % 3 % 58 % 26 % Dialog om betaling for kursister med særlige behov. 32 % 0 % 18 % 50 % Modtagelse af betaling fra kommune med modultakster. 25 % 0 % 33 % 42 % Modtagelse af delvis betaling af modultakst for kursister, der starter/ophører undervejs i et forløb. 15 % 0 % 45 % 40 % Afregning mellem kommunalt sprogcenter og kommunen på anden måde end ved modulbetaling. 20 % 0 % 50 % 30 % Modtagelse og registrering af tilmelding. 38 % 0 % 16 % 47 % Information om afholdelse af prøven. 44 % 0 % 6 % 50 % 135

136 Bestilling og modtagelse af det rette antal opgaver i Integrationsministeriet. 28 % 4 % 24 % 44 % Organisering/forberedelse af prøveafholdelse. 41 % 3 % 10 % 45 % Kontrol af prøvedeltagernes legitimation før prøvens begyndelse. 29 % 9 % 29 % 34 % Modtagelse og registrering af prøveresultater. 23 % 7 % 13 % 57 % Udstedelse af prøvebevis og videresending heraf til fx kursisten og kommunen. 30 % 0 % 7 % 63 % Behandling af klager over eksamen. 31 % 0 % 19 % 50 % Sprogcentret udsteder bevis for aktiv deltagelse. Gælder for kursister, der ikke er omfattet af integrationsloven. 38 % 0 % 23 % 38 % Indrapportering af statistikoplysninger til Integrationsministeriet. 15 % 8 % 50 % 27 % Løbende administrativ planlægning af undervisningen. 36 % 0 % 9 % 55 % Oprettelse og vedligeholdelse af hjemmeside. 22 % 0 % 13 % 65 % 136

137 Bilag E.Regulering, opgaver og tidsanvendelse Kortlægningen i denne undersøgelse viser, at opgaver vedrørende boligplacering, sikkerhedsstillelse og danskuddannelse er reguleret af følgende kilder. Reguleringskilder på boligplaceringsområdet Integrationslovens 8 Integrationslovens 10, stk Integrationslovens 12, stk Integrationslovens 27, stk. 4 Integrationslovens 35 Integrationslovens 53, stk. 2, 2. pkt. Bekendtgørelse om boligplacering af flygtninge, kapitel 4 Bekendtgørelse om boligplacering af flygtninge, Reguleringskilder på sikkerhedsstillelsesområdet Udlændingelovens 9, stk. 4 Udlændingelovens 9, stk. 20, 3. pkt. Bekendtgørelse om sikkerhedsstillelse efter udlændingeloven, 6, stk. 1-2 Bekendtgørelse om sikkerhedsstillelse efter udlændingeloven, 7, stk Bekendtgørelse om sikkerhedsstillelse efter udlændingeloven, 8 Bekendtgørelse om sikkerhedsstillelse efter udlændingeloven, 9 Bekendtgørelse om sikkerhedsstillelse efter udlændingeloven, 10 Bekendtgørelse om sikkerhedsstillelse efter udlændingeloven, 11 Bekendtgørelse om sikkerhedsstillelse efter udlændingeloven, 12 Bekendtgørelse om udarbejdelse af integrationskontrakt og om introduktionsprogrammet efter integrationsloven, 15, stk. 9 Meddelelse fra SKAT SKM

138 Reguleringskilder på danskuddannelsesområdet, kommune Danskuddannelseslovens 2, stk.1-6 Danskuddannelseslovens 6 Danskuddannelseslovens 7 Danskuddannelseslovens 8 Danskuddannelseslovens 14, stk. 2 Danskuddannelseslovens 15, stk. 1 Danskuddannelseslovens 18, stk. 1-2 Integrationslovens 45, stk Uddannelsesbekendtgørelsens 1, stk. 2-6 Uddannelsesbekendtgørelsens 7, stk. 1 og 3 Uddannelsesbekendtgørelsens 11, stk. 1-4 Uddannelsesbekendtgørelsens 15, stk stk. 9 Uddannelsesbekendtgørelsens 16 Reguleringskilder på danskuddannelsesområdet, sprogcenter Danskuddannelseslovens 6, stk stk. 5 Danskuddannelseslovens 5, stk. 4 Danskuddannelseslovens 18, stk. 1 Uddannelsesbekendtgørelsens 7 Uddannelsesbekendtgørelsens 8, stk. 1 + stk. 3-4 Uddannelsesbekendtgørelsens 9, stk. 2 Uddannelsesbekendtgørelsens 10, stk Uddannelsesbekendtgørelsens 11, stk. 5 Uddannelsesbekendtgørelsens 12 Uddannelsesbekendtgørelsens 14, stk. 2 Uddannelsesbekendtgørelsens 15, stk. 2-9 Uddannelsesbekendtgørelsens 16 Prøvebekendtgørelsens 2, stk.2 Prøvebekendtgørelsens 7, stk. 1, nr. 2 Prøvebekendtgørelsens 8 138

139 Prøvebekendtgørelsens 21, stk Prøvebekendtgørelsens 22 Prøvebekendtgørelsens 23 Prøvebekendtgørelsens 24, stk. 1 Prøvebekendtgørelsens 32 Prøvebekendtgørelsens 36, stk Prøvebekendtgørelsens 38, stk. 2-4 Prøvebekendtgørelsens 44, stk Prøvebekendtgørelsens 45, stk Prøvebekendtgørelsens 48 Prøvebekendtgørelsens 49, stk Nedenfor er en oversigt over alle opgaver på hvert af områderne samt den regulering, hvori opgaven har sit udspring. Opgaverne er kategoriseret som henholdsvis statsligt reguleret, lokalt reguleret eller ingen regulering. 139

140 Opgave: Boligplacering Regulering Reguleringstype Gennemsnitligt tidsforbrug i minutter Andel af tidsforbruget, der henføres til statslig regulering Forberedelse af og forhandlinger om fordeling af flygtningekvoter mellem kommunerne i regionen. Integrationslovens 8 Kap. 4 i bekendtgørelse om boligplacering af flygtninge Statslig 36,0 50 % Modtagelse og registrering af oplysninger fra Udlændingeservice. Integrationslovens 10, stk. 1 Bekendtgørelse om boligplacering af flygtninge, Statslig 40,6 60 % Eventuel indhentning af yderligere oplysninger vedrørende flygtningen. Integrationslovens 10, stk. 1 Bekendtgørelse om boligplacering af flygtninge, Lokal 22,6 - Gennemgang og vurdering af de fremsendte og efterfølgende indhentede oplysninger vedrørende flygtningen. Integrationslovens 10, stk. 1 Bekendtgørelse om boligplacering af flygtninge, Statslig 52,0 79 % Tilbagemelding til Udlændingeservice om accept/afvisning af foreslåede flygtninge. Integrationslovens 10, stk. 1 Bekendtgørelse om boligplacering af flygtninge, Statslig 19,2 52 % Eventuelt besøg hos flygtningen i asylcentret. Lokal udmøntning af service Lokal 188,0 - Gennemgang af sagsakter. Integrationslovens 12, stk. 1 Statslig 43,6 79 % Konkret vurdering af behovet for boligens fysiske rammer samt husstandsøkonomi i relation hertil. Integrationslovens 12, stk. 1 Statslig 69,3 71 % Rekvirering af tolk til møder med flygtningen. Forvaltningsloven Statslig 28,5 68 % Konkret vurdering af behovet for etableringshjælp. Integrationslovens 12, stk. 4, og 35 Statslig 44,0 76 % Øvrig hjælp til ansøgning om økonomisk støtte til boligudgifter. Integrationslovens 12 og 27, stk. 4 Lov om individuel boligstøtte samt anden lovgivning Statslig 64,3 67 % Kommunikation/videregivelse af oplysninger om etableringshjælp samt øvrig hjælp til ansøgning om økonomisk støtte. Lokal udmøntning af service Lokal 58,5 - Registrering i CPR og hjælp til praktiske foranstaltninger. Integrationslovens 10, stk. 3 Statslig 49,0 59 % Eventuel anvisning af midlertidigt opholdssted. Integrationslovens 12, Statslig 80,2 62 % 140

141 Hjælp til indflytning i midlertidigt opholdssted. Kontakt til boligselskaber og andre udlejere. Eventuel udarbejdelse af indstilling til boliganvisningsnævn. Syn og registrering af vedligeholdelse ved indflytning (af hensyn til opgørelse af istandsættelsesudgifter ved fraflytning). Praktisk hjælp i form af hjælp til flytning, introduktion til boligen (brug af boligen, energi og affald m.v.), husorden og normer, indkøb af inventar m.v. Formidling af kontakt til ejendomsfunktionær, naboer m.v. Rekvirering af tolk. Vejledning af borgere om alternative boligmuligheder. stk. 5 Lokal udmøntning af reglerne Integrationslovens 12, stk. 1 Integrationslovens 12, stk. 1 Lokal udmøntning af service Lokal udmøntning af service Herunder klagevejledning og klagesagsbehandling. Integrationslovens 53, stk. 2, 2. pkt. Forvaltningsretlige regler Lokal 121,3 - Statslig 76,8 61 % Statslig 16,7 80 % Lokal 92,6 - Lokal 385,0 - Forvaltningsretlige regler Statslig 26,7 84 % Statslig 32,6 71 % 141

142 Opgave: Sikkerhedsstillelse Regulering Reguleringstype Gennemsnitligt tidsforbrug i minutter Andel af tidsforbruget, der henføres til statslig regulering Vejledning af borgeren om sikkerhedsstillelse. Bekendtgørelse om sikkerhedsstillelse efter udlændingeloven Statslig 13,6 67 % Afklaring af generelle regler vedrørende sikkerhedsstillelse. Udlændingelovens 9, stk. 4 Bekendtgørelse om sikkerhedsstillelse Statslig 11,0 72 % Vejledning af pengeinstitut om sikkerhedsstillelse. Bekendtgørelse om sikkerhedsstillelse, 6, stk. 1-2 og 12 Statslig 7,4 63 % Modtagelse og registrering af oplysninger fra Udlændingeservice om krav til herboende borgere om sikkerhedsstillelse. Forvaltningsretlige regler Statslig 10,8 70 % Registrering og opbevaring af sikkerhedsstillelse. Bekendtgørelse om sikkerhedsstillelse, 10 Forvaltningsretlige regler Statslig 13,4 63 % Gennemgang af sikkerhedsstillelsen samt håndtering af fejl i sikkerhedsstillelsen. Bekendtgørelse om sikkerhedsstillelse Statslig 13,9 64 % Meddelelse til Udlændingeservice om, at kommunen har modtaget sikkerhedsstillelsen, og at den opfylder kravene i bekendtgørelsen. Der vedlægges kopi af anfordringsgaranti eller pantsætningserklæring samt oplysningsskema. Bekendtgørelse om sikkerhedsstillelse, 10 Statslig 15,6 80 % Gennemgang af sag/oplysninger med henblik på afklaring af, hvorvidt der skal ske inddrivelse af ydelser. Bekendtgørelse om sikkerhedsstillelse, 11 Meddelelse fra SKAT SKM Statslig 18,1 48 % Generel gennemgang af sager med henblik på afklaring af, om der er sager, hvor der skal ske inddrivelse i en sikkerhedsstillelse. Udlændingelovens 9, stk. 20, 3. pkt. Bekendtgørelse om sikkerhedsstillelse, 11 Statslig 5,0 100 % Modtagelse af anmodning fra sikkerhedsstiller om nedsættelse af anfordringsgarantien, når udlændingen har bestået danskprøven eller har fået udstedt bevis for aktiv deltagelse i danskuddannelse. Vejledning til sikkerhedsstiller om mulighed for nedsættelse af sikkerhedsstillelsen. Anmodning til pengeinstituttet om nedsættelse af sikkerhedsstillelsen. Bekendtgørelse om sikkerhedsstillelse, 7, stk. 1 Lokal udmøntning af service Bekendtgørelse om sikkerhedsstillelse 7, Statslig 14,5 68 % Lokal 11,7 - Statslig 14,8 66 % 142

143 Modtagelse, registrering og opbevaring af bekræftelse fra pengeinstituttet om, at sikkerhedsstillelsen er nedsat. Opfølgning på flytninger til og fra kommunen med henblik på transport i sikkerhedsstillelsen. Transport i sikkerhedsstillelsen til tilflytningskommunen, orientering til pengeinstitut og sikkerhedsstiller. Eventuel vejledning af sikkerhedsstiller om mulighed for ophævelse af sikkerhedsstillelse. Afgivelse af anmodning om ophævelse af sikkerhedsstillelse til pengeinstituttet. Orientering til sikkerhedsstilleren om, at sikkerhedsstillelsen er bragt til ophør. stk. 3 Bekendtgørelse om sikkerhedsstillelse, 10, stk. 5 Bekendtgørelse om sikkerhedsstillelse, 9 Bekendtgørelse om sikkerhedsstillelse, 9, stk. 2, 5. pkt. Lokal udmøntning af service Bekendtgørelse om sikkerhedsstillelse, 10, stk. 5 Forvaltningsretlige regler Godkendelse af ny sikkerhedsstillelse og meddelelse om ophør af tidligere sikkerhedsstillelse. Orientering til sikkerhedsstilleren. Bekendtgørelse om sikkerhedsstillelse, 8 Statslig 12,6 69 % Statslig 16,2 54 % Statslig 19,7 63 % Lokal 13,1 - Statslig 13,4 64 % Statslig 12,8 67 % Statslig 17,6 68 % Modtagelse af sikkerhedsstillelse fra nyt pengeinstitut og godkendelse heraf. Meddelelse om ophør af sikkerhedsstillelse til tidligere pengeinstitut. Brev til sikkerhedsstilleren om, at ny sikkerhedsstillelse er godkendt, og at den tidligere er bragt til ophør. Bekendtgørelse om sikkerhedsstillelse, 8 Statslig 20,6 62 % Orientering til andre relevante dele af kommunen. Interne arbejdsgange Lokal 10,4-143

144 Opgave: Danskuddannelse: kommune Regulering Reguleringstype Gennemsnitligt tidsforbrug i minutter Andel af tidsforbruget, der henføres til statslig regulering Information til udlændinge bosat i kommunen om retten til danskuddannelse. Vejledning og information om ansøgning til danskuddannelse. Danskuddannelseslovens 8 Danskuddannelseslovens 8 Vurdering af udlændingens ret til danskuddannelse. Danskuddannelseslovens 2, stk.1-4 Statslig 13,1 66 % Statslig 12,4 67 % Statslig 13,4 57 % Indhentning af oplysninger om opholdsgrundlag i forbindelse med gebyropkrævning. Gælder kun for selvforsørgende, der ikke er omfattet af integrationsloven. Danskuddannelsesloven 14, stk. 2 Uddannelsesbekendtgørelsens 16 Statslig 6,3 69 % Henvisning til sprogcenter. Danskuddannelseslovens 6 Uddannelsesbekendtgørelsens 7, stk Statslig 10,9 75 % Registrering i system om, at henvisning er sendt. Forvaltningsretlige regler Statslig 7,5 55 % Eventuel indhentning af gebyrindbetaling fra borgeren. Danskuddannelseslovens 14, stk. 2 Uddannelsesbekendtgørelsens 16 Statslig 9,5 47 % Modtagelse og registrering af besked fra sprogcentret om, hvilken danskuddannelse og hvilket modul borgeren er indplaceret på. Forvaltningsretlige regler Statslig 10,9 69 % Hjælp til ansøgning om befordringsydelse (integrationslovens 34) i forbindelse med danskuddannelse. Lokal udmøntning af service Lokal 14,3 - Modtagelse og registrering af fremmødelister fra sprogcentrene. Danskuddannelseslovens 7 Statslig 13,1 48 % Gennemgang af fremmødelister med henblik på vurdering af eventuelle sanktioner. Danskuddannelseslovens 7 Statslig 13,3 59 % Undersøgelse af årsag til fravær. Gælder kun for ydelsesmodtagere. Danskuddannelseslovens 18, stk. 2 Statslig 12,9 86 % Opfølgning på og eventuel sanktionering af ubegrundet fravær. Gælder kun for ydelsesmodtagere. Udarbejdelse og udsendelse af partshøringsbrev. Gælder kun for ydelsesmodtagere. Forvaltningsretlige regler Statslig 15,6 66 % Forvaltningsretlige regler Statslig 16,7 76 % Opgørelse af delvis betaling af modultakst for kursister, der starter/ophører Betaling af sprogcenter med modultakster. Uddannelsesbekendtgørelsens 15, stk. 5 Uddannel- sesbekendt- Statslig 16,3 46 % Statslig 11,7 62 % 144

145 undervejs i et forløb. gørelsens 15, stk. 4 Indhentning af oplysninger med henblik på hjemtagelse af resultattilskud. Integrationslovens 45, stk. 7 Statslig 14,2 58 % Dialog om betaling for kursister med særlige behov. Uddannelsesbekendtgørelsens 15, stk. 4 Statslig 15,8 59 % Afregning mellem kommunen og udbyderen på anden måde end ved modulbetaling. Uddannelsesbekendtgørelsens 15, stk Statslig 14,0 64 % Hjemtagelse af refusion fra staten. Danskuddannelseslovens 15, stk. 1 Integrationslovens 45, stk. 5 Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats Statslig 14,9 58 % Vejledning om krav til dokumentation ved eventuel forlængelse. Danskuddannelseslovens 2, stk. 5 Uddannelsesbekendtgørelsens 1, stk Statslig 14,6 81 % Vurdering af og afgørelse om eventuel forlængelse. Danskuddannelseslovens 2, stk. 5 Uddannelsesbekendtgørelsens 1, stk Statslig 21,1 81 % Vurdering og tildeling af yderligere danskuddannelse. Danskuddannelseslovens 2, stk. 6 Statslig 17,4 55 % Udstedelse af bevis for aktiv deltagelse. Gælder for kursister omfattet af integrationsloven. Uddannelsesbekendtgørelsens 11, stk. 1-4 Statslig 10,3 85 % 145

146 Opgave: Danskuddannelse: sprogcenter Regulering Reguleringstype Gennemsnitligt tidsforbrug i minutter Andel af tidsforbruget, der henføres til statslig regulering Modtagelse og videresending af ansøgning om tilmelding til danskuddannelse. Lokal udmøntning af service Lokal 10,4 - Modtagelse og registrering af kommunens henvisning. Forvaltningsretlige regler Statslig 9,5 63 % Rekvirering af tolk. Forvaltningsretlige regler Statslig 10,1 85 % Indkaldelse til visitationssamtale. Danskuddannelseslovens 6, stk. 3 Uddannelsesbekendtgørelsens 8, stk. 1 Statslig 10,4 69 % Registrering af modul og indplacering på danskuddannelse, herunder holdsætning. Danskuddannelseslovens 6, stk. 3 Statslig 9,7 83 % Information om uddannelsen. Danskuddannelseslovens 6, stk. 5 Uddannelsesbekendtgørelsens 7 Statslig 11,4 83 % Videregivelse af oplysninger om modulindplacering. Forvaltningsretlige regler Statslig 7,8 74 % Afholdelse af visitationssamtale. Danskuddannelseslovens 6, stk. 3 Uddannelsesbekendtgørelsens 8, stk. 1 Statslig 41,1 76 % Opfølgning på indplacering på danskuddannelse. Forvaltningsretlige regler Statslig 14,2 59 % Håndtering af borgerens eventuelt manglende fremmøde til visitationssamtalen. Forvaltningsretlige regler Statslig 8,2 67 % Eventuel indkaldelse af borgeren til ny visitationssamtale. Lokal udmøntning af service Lokal 9,3 - Udarbejdelse af individuel læringsplan. Uddannelsesbekendtgørelsens 8, stk. 4 Statslig 22,9 54 % Udarbejdelse af fremmødelister. Uddannelsesbekendtgørelsens 10, stk Statslig 21,7 44 % Modtagelse og registrering af fraværsoplysninger. Lokal udmøntning af opgaver Lokal 6,5 - Videregivelse af oplysninger om fremmøde og fravær til kommunen. Uddannelsesbekendtgørelsens 10, stk. 4 Statslig 12,2 57 % Iværksættelse af eventuelle konsekvenser ved fravær. Danskuddannelseslovens 5, stk. 4 Uddannelsesbekendtgørelsens 12, stk. 2 Statslig 15,1 62 % 146

147 Besked til kommunen/jobcentret om iværksatte konsekvenser ved fravær. Danskuddannelseslovens 5, stk. 4 Uddannelsesbekendtgørelsens 12, stk. 2 Statslig 8,9 78 % Indhentning af oplysninger hos kursisten selv om årsag til fravær og registrering heraf. Lokal udmøntning af opgaver Lokal 8,5 - Tilmelding til modultest, herunder fremstilling af det rette antal eksemplarer. Uddannelsesbekendtgørelsens 9, stk. 2 Statslig 13,0 64 % Modtagelse og registrering af testresultater. Forvaltningsretlige regler Statslig 7,9 80 % Orientering om testresultater til fx kursisten og kommunen. Forvaltningsretlige regler Statslig 8,8 54 % Håndtering af manglende gebyrbetaling fra kommunerne. Rykke borgeren og kommunen. Uddannelsesbekendtgørelsens 16 Statslig 14,4 67 % Eventuel indhentning af ny henvisning fra kommunen ved modulskift. Uddannelsesbekendtgørelsens 15, stk. 5 Statslig 7,2 53 % Eventuel indhentning af gebyrbetaling fra kursisten. Lokal aftale Lokal 8,5 - Dialog om betaling for kursister med særlige behov. Uddannelsesbekendtgørelsens 15, stk. 4 Statslig 16,7 49 % Modtagelse af betaling fra kommune med modultakster. Uddannelsesbekendtgørelsens 15, stk. 5 Statslig 8,4 70 % Modtagelse af delvis betaling af modultakst for kursister, der starter/ophører undervejs i et forløb. Uddannelsesbekendtgørelsens 15, stk. 4 Statslig 9,6 49 % Afregning mellem kommunalt sprogcenter og kommunen på anden måde end ved modulbetaling. Uddannelsesbekendtgørelsens 15, stk Statslig 9,3 34 % Modtagelse og registrering af tilmelding. Prøvebekendtgørelsens 7, stk. 1, nr. 2, og 2, stk.2 Statslig 12,1 78 % Information om afholdelse af prøven. Prøvebekendtgørelsens 8 Statslig 17,0 55 % Bestilling og modtagelse af det rette antal opgaver i Integrationsministeriet. Prøvebekendtgørelsens 21, stk Statslig 19,8 17 % Organisering/forberedelse af prøveafholdelse. Prøvebekendtgørelsens , stk , stk , stk. 4 Statslig 45,2 29 % 147

148 , stk Kontrol af prøvedeltagernes legitimation før prøvens begyndelse. Prøvebekendtgørelsens 7, stk. 1, nr. 2 Statslig 12,1 31 % Modtagelse og registrering af prøveresultater. Prøvebekendtgørelsens 44, stk Statslig 23,9 15 % Udstedelse af prøvebevis og videresending heraf til fx kursisten og kommunen. Prøvebekendtgørelsens 45, stk Statslig 11,0 53 % Behandling af klager over eksamen. Prøvebekendtgørelsens 48 og 49, stk. 1 og 2 Statslig 45,6 26 % Sprogcentret udsteder bevis for aktiv deltagelse. Gælder for kursister, der ikke er omfattet af integrationsloven. Uddannelsesbekendtgørelsens 11, stk. 5 Statslig 10,7 73 % Indrapportering af statistikoplysninger til Integrationsministeriet. Danskuddannelseslovens 18, stk. 1 Uddannelsesbekendtgørelsens 14, stk. 2 Statslig 108,1 67 % Løbende administrativ planlægning af undervisningen. Interne arbejdsgange Lokal 102,4 - Oprettelse og vedligeholdelse af hjemmeside. Lov om gennemsigtighed og åbenhed i uddannelserne m.v. Statslig 90,3 17 % Metode til opgørelse af tidsforbrug fordelt på reguleringstyper Der er ikke umiddelbart en entydig kobling mellem statslig regulering af en opgave og tidsforbruget på denne opgave. Tidsforbruget er således i et vist omfang også afhængigt af for eksempel lokal implementering af reguleringen, lokal prioritering eller forskellige strukturelle vilkår. Det kan således ikke umiddelbart konkluderes, at alt tidsforbrug på en opgave, der er statsligt reguleret, kan henføres til den statslige regulering af opgaven. På den baggrund fordeles tidsforbruget på statsligt regulerede opgaver på to kategorier af regulering/tidsforbrug: Statsligt reguleret Statsligt reguleret med lokal frihed. 148

149 Tidsforbrug Kortlægning og måling af administrative opgaver Den første kategori (statsligt reguleret) er udtryk for det tidsforbrug på en opgave, som det vurderes, der skal til for at opfylde kravene i den statslige regulering. Princippet for fordeling mellem de to kategorier er, at tidsforbruget i mediankommunen på en opgave betragtes som den tid, der skal til for at opfylde den statslige regulerings krav til udførelsen af denne opgave. Med dette princip betragtes det tidsforbrug, som ligger under tidsforbruget i mediankommunen, som direkte henførbart til statslig regulering og defineres som statsligt reguleret. Det tidsforbrug, som ligger over tidsforbruget i mediankommunen, defineres som statsligt reguleret med lokal frihed, da tiden bruges på en statsligt reguleret opgave, men antages at udspringe af lokal implementering/prioritering. Denne definition kan illustreres som i figuren nedenfor. Opgave X Statsligt reguleret med lokal frihed Median Statsligt reguleret Kommuner Konkret kobling mellem statslig regulering og tidsforbrug Tidsforbruget på alle opgaver, som er omfattet af statslig regulering, fordeles altså for den enkelte opgave på to kategorier: Statsligt reguleret Statsligt reguleret med lokal frihed. Tiden fordeles i et variabelt forhold på de to kategorier (ud fra mediankommunen i målingen). Tidsforbruget på de øvrige opgaver, som ikke er statsligt reguleret, fordeles på én af følgende kategorier: Lokalt reguleret 149

150 Ikke reguleret. Opgaver, som er både statsligt og lokalt reguleret, bliver altså alene fordelt i de to første kategorier (statsligt reguleret og statsligt reguleret med lokal frihed), da den statslige regulering har forrang for den lokale regulering og dermed i første række må betragtes som bestemmende for, om opgaven udføres. Såfremt den lokale regulering (eller implementering) påvirker tidsforbruget, vil dette afspejle sig i fordelingen mellem de to nævnte kategorier. Fordeling mellem de statslige kategorier Tidsforbruget på alle opgaver, som er omfattet af statslig regulering, er altså for den enkelte opgave fordelt på to kategorier: Statsligt reguleret Statsligt reguleret med lokal frihed. Tiden er fordelt i et variabelt forhold på de to kategorier (ud fra mediankommunen i målingen). Det variable forhold er baseret på spredningen mellem kommunerne for den største medarbejdergruppe på området. Tidsforbruget på de øvrige opgaver, som ikke er statsligt reguleret, er fordelt på én af følgende tre kategorier: Lokalt reguleret Ikke reguleret. Opgaver, som er både statsligt og lokalt reguleret, er altså alene fordelt i de to første kategorier (statsligt reguleret og statsligt reguleret med lokal frihed), da den statslige regulering har forrang for den lokale regulering og dermed i første række må betragtes som bestemmende for, om opgaven udføres. Såfremt den lokale regulering (eller implementering) påvirker tidsforbruget, afspejler dette sig i fordelingen mellem de to nævnte kategorier. Beregningen af tidsforbrug på de enkelte reguleringskilder er gennemført for en typisk kommune eller sprogskole. Beregningen af tidsforbruget og fordelingen på reguleringskilder for en typisk kommune/sprogskole bygger på fordeling af tidsforbruget for de enkelte medarbejdergrupper og den relative fordeling af medarbejdergrupper. 150