Kortlægning og måling på dele af Integrationsministeriets ressort.

Transkript

1 Kortlægning og måling på dele af Integrationsministeriets ressort. Boligplacering, sikkerhedsstillelse og danskuddannelse Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration, Finansministeriet og KL September 2009 Revision.Skat.Consulting.Financial Advisory.

2 Copyright Deloitte Business Consulting A/S. All rights reserved. Rapportens anvendelse Denne rapport er alene udarbejdet til Deloittes opdragsgiver ud fra det givne opdrag. Deloitte påtager sig intet ansvar for andres anvendelse af rapporten. Kopiering af rapporten, helt eller delvis, må i hvert enkelt tilfælde kun finde sted med følgende tydelige kildeangivelse Kortlægning og måling på dele af Integrationsministeriets ressort, Deloitte, september Kontakt Spørgsmål til denne rapports indhold kan stiles til: Morten Ry, partner, telefon Anne-Mette Brandt, seniormanager, telefon Andreas Nikolajsen, manager, telefon Om Deloitte Business Consulting Fra idé til virkelighed Deloitte Business Consulting fokuserer på udvikling og effektivisering af kundernes organisation, kerneprocesser, økonomistyring og it for at bidrage til realisering af kundernes strategiske målsætninger. Vi kender den offentlige sektor til bunds og kombinerer vores faglige kompetencer med evnen til at lede, styre og gennemføre projekter i et politisk miljø. Det kan være som rådgivere eller som ansvarlige for processer fra idéstadie til implementering. Deloitte er Danmarks største revisions- og rådgivningsfirma. Vi tilbyder en bred vifte af ydelser og kombinerer konsulentrollen i Deloitte Business Consulting med Deloittes kompetencer inden for revision, skat og finansiering. Det giver vores kunder en unik mulighed for at få integrerede løsninger, som er skræddersyet til de enkelte opgaver. Vi er en del af den globale virksomhed Deloitte Touche Tohmatsu med medarbejdere på verdensplan. Vi udvikler og deler viden på tværs af kontorer i mange lande. Inspirationen fra udlandet kombineret med systematisk metodeudvikling på tværs af landegrænser sikrer, at vores løsninger altid tager udgangspunkt i den seneste viden. Det er forudsætningen for, at vi i dag og i fremtiden kan være en attraktiv og værdiskabende rådgiver. Deloitte Business Consulting A/S Telefon Fax businessconsulting@deloitte.dk Besøgsadresse Weidekampsgade København S Postadresse Deloitte Business Consulting A/S Postboks København C

3 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Opgaver forbundet med boligplacering, sikkerhedsstillelse og danskuddannelse Kortlægning af organiseringen af opgavevaretagelsen Tidsmåling Oplevelse af arbejdsopgaver Regulering, opgaver og tidsanvendelse Fokusområder Bilag Bilag A. Om undersøgelsen Bilag B. Opgavekatalog Bilag C. Tidsmåling Bilag D. Oplevelsesmåling Bilag E. Regulering, opgaver og tidsanvendelse

4 1.Indledning Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration, KL og Finansministeriet har bedt Deloitte gennemføre en kortlægning og måling af opgaver knyttet til arbejdet med henholdsvis boligplacering af flygtninge, sikkerhedsstillelse i forbindelse med familiesammenføringssager og danskuddannelse af voksne udlændinge. Resultaterne af denne kortlægning og måling præsenteres i denne rapport. Kortlægningen og målingen på områderne boligplacering af flygtninge, sikkerhedsstillelse og danskuddannelse er baseret på den såkaldte AKVA-metode til kortlægning og måling af administrative opgaver (afdækning og kvantificering af administrative opgaver). Med AKVAmetoden måles tidsanvendelsen i forhold til den samlede opgaveportefølje for leveringen af en offentlig ydelse. Udgangspunktet for denne undersøgelse har imidlertid været en tidsmåling af konkrete hovedopgaver frem for et helt serviceområde. Det har betydet, at der har været foretaget følgende tilpasninger af det generelle AKVA-koncept med henblik på at kunne anvende metoden til at foretage en tidsmåling på henholdsvis boligplacering, sikkerhedsstillelse og danskuddannelse: Medarbejderne på integrations- og udlændingeområdet anvender ikke nødvendigvis deres fulde arbejdstid på de udvalgte hovedopgaver derfor har tidsmålingen et opgavecentrisk fokus. Den samlede opgaveløsning i en kommune er ofte fordelt ud på flere medarbejdere, der løser hver deres del derfor indbefatter målingen en fuldskalamåling. Den samlede population af medarbejdere er begrænset derfor er antallet af kommuner udvidet i forhold til de tidligere AKVAmålinger. Med disse tilpasninger kan AKVA-metoden anvendes hensigtsmæssigt til en måling af tidsanvendelsen på de tre udvalgte områder. 1.1 Baggrund og formål Kortlægningen og målingen af administrative opgaver på boligplacerings-, sikkerhedsstillelses- og danskuddannelsesområdet er iværksat som en del af regeringens afbureaukratiseringsprogram på det kommunale område, der gennemføres i samarbejde med KL. Formålet med kortlægningen og målingen er at tilvejebringe fakta om: 4

5 Hvilke administrative opgaver medarbejderne løser. Hvor meget tid medarbejderne bruger på de administrative opgaver. Hvilke administrative opgaver der udspringer af henholdsvis statslig og lokal regulering. Hvilke opgaver der ifølge medarbejderne har et forenklingspotentiale. Undersøgelsen skal således skabe et vidensgrundlag, der kan indgå i arbejdet med at identificere, prioritere og iværksætte konkrete afbureaukratiseringstiltag. Undersøgelsen er gennemført i tre faser: 1. Kortlægning af medarbejdernes arbejdsopgaver og områdets organisering samt kobling mellem opgaverne og statslig og lokal regulering. 2. Måling af tidsforbruget på de enkelte arbejdsopgaver og medarbejdernes oplevelse af opgaverne. 3. Analyse af resultaterne med udgangspunkt i identifikation af muligheder for afbureaukratisering og regelforenkling. Deloitte har gennemført alle dele af undersøgelsen. Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration, KL og Finansministeriet har løbende fulgt undersøgelsen gennem en styregruppe, der dels har givet faglig sparring undervejs i kortlægningen, dels har drøftet og givet input til valideringen af resultaterne af målingen og analysen heraf. 1.2 Forståelse af administrative opgaver Direkte brugerrettede opgaver Interne opgaver Indirekte brugerrettede opgaver Kortlægningen og målingen af administrative opgaver tager afsæt i den opgaveportefølje, der udspringer af arbejdet med de tre udvalgte områder. AKVA-metoden inddeler opgaverne inden for et offentligt serviceområde i tre typer, jf. boksen og figuren. Med denne inddeling anvendes AKVA-metoden til en medarbejdercentrisk måling af forskellige medarbejdergruppers samlede tidsanvendelse. I målingen af opgaver på Integrationsministeriets ressort er der derimod valgt en rent opgavecentrisk tilgang til målingen, da der ønskes fokus på tre udvalgte opgaver frem for den samlede opgaveløsning på et serviceområde. Som følge heraf måles og analyseres der ikke på medarbejdernes fulde tidsforbrug, men derimod kun på de direkte brugerrettede og de indirekte brugerrettede opgaver på boligplacerings-, sikkerhedsstillelses- og 5

6 Direkte brugerrettede opgaver Opgaver, hvor medarbejderne er i direkte kontakt med brugerne, fx besøg hos flygtningen i asylcentret og visitationssamtaler i sprogcentre. Indirekte brugerrettede opgaver Opgaver, som ikke indebærer direkte kontakt med brugeren, men som er knyttet til og understøtter leveringen af ydelsen, fx forberedelsestid til samtaler og udfærdigelse af henvisning til danskuddannelse. Interne opgaver Opgaver, der ikke umiddelbart er knyttet til levering af ydelsen, fx personalemøder, vagtplanlægning og økonomi (dvs. typiske backofficefunktioner). Heri indgår også pauser og øvrige opgaver. Følgende kommuner har deltaget i undersøgelsen Albertslund Kommune Ballerup Kommune Esbjerg Kommune Faaborg-Midtfyn Kommune Gentofte Kommune Guldborgsund Kommune Haderslev Kommune Hedensted Kommune Hillerød Kommune Kolding Kommune Københavns Kommune Morsø Kommune Odense Kommune Randers Kommune Rebild Kommune Ringkøbing-Skjern Kommune Roskilde Kommune Silkeborg Kommune Skanderborg Kommune Skive Kommune Slagelse Kommune Tønder Kommune Vejen Kommune Vejle Kommune Aalborg Kommune Århus Kommune Aarhus danskuddannelsesområdet. Der er således foretaget en generel afgrænsning fra de interne opgaver, som blandt andet vedrører medarbejderes løbende faglige udvikling og opdatering inden for et bestemt lovgivningsområde. Endvidere er fokus snævret yderligere ind til de direkte og indirekte opgaver, hvis konkrete indhold og omfang typisk vil være bestemt af statslig eller lokal regulering, hvor der kan være grundlag for en afbureaukratiseringsindsats. På danskuddannelsesområdet er der således foretaget en afgrænsning fra de direkte brugerrettede opgaver forbundet med selve undervisningen, som udgør den største del af den samlede opgaveløsning forbundet med danskuddannelse, men som ikke umiddelbart er interessant i et afbureaukratiseringsperspektiv. Herudover er der heller ikke målt på de direkte brugerrettede opgaver forbundet med for eksempel opfølgningssamtaler i jobcentret, der kan omhandle fravær fra danskuddannelserne, da disse samtaler er omfattet af anden lovgivning, herunder af reglerne om jobcentrenes arbejde med integrationskontrakter, som er blevet belyst gennem kortlægning og måling i anden sammenhæng. Denne tilgang og afgrænsning giver således en solid belysning af tidsanvendelsen på administrative indirekte brugerrettede opgaver forbundet med de udvalgte opgaveområder, men giver kun i mindre omfang et billede af den relative fordeling af tidsanvendelsen mellem brugerrettede og indirekte brugerrettede opgaver. 1.3 Undersøgelsens indhold og omfang 26 kommuner og 12 sprogcentre har deltaget i undersøgelsen. Det har været vigtigt i udvælgelsen af kommuner, at de medvirkende kommuner løser opgaver inden for de omfattede områder, for at sikre et tilstrækkeligt datagrundlag. Udvælgelsen af kommuner er derfor foretaget under hensyntagen til, (1) at kommunerne i 2008 havde et vist antal boligplacerede flygtninge, (2) at kommunerne havde et vist antal indvandrere fra ikke-vestlige lande med opholdstid på under tre år og (3) en geografisk spredning, således at der er en jævn fordeling af henholdsvis små og store kommuner (under/over indbyggere). Kortlægningen af områderne har vist, at der typisk er 1 til 2 medarbejdere i kommunerne, der arbejder med boligplacering og sikkerhedsstillelse, og mindst 2 til 3 medarbejdere, der arbejder med danskuddannelse. Tilsammen har kommunerne udpeget 157 respondenter til undersøgelsen. Antallet af udvalgte kommunale respondenter vurderes dermed at svare stort set til en fuldskalamåling i de små/mindre kommuner, mens det i de helt store kommuner ikke er alle medarbejdere, der deltager. Af de 157 udvalgte respondenter har 134 besvaret tidsmålingen, 6

7 hvilket giver en svarprocent på 85. Fordelt på de tre områder fordeler besvarelserne sig således: Område Antal kommuner Antal besvarelser Boligplacering Sikkerhedsstillelse Danskuddannelse Følgende sprogcentre har deltaget i undersøgelsen Københavns Sprogcenter Lærdansk Odense Lærdansk Århus Randers Sprogcenter Roskilde Sprogcenter Slagelse Sprogcenter Sprogcenter Hellerup Sprogcenter Nordsjælland Sprogcenter Skive Sprogcenter Vejle Sprogcenter Aabenraa/Tønder Sprogcenter Aalborg De deltagende sprogcentre er ligesom kommunerne udvalgt ud fra kriterier, der sikrer bred deltagelse på tværs af landet. De primære kriterier for udvælgelsen har været en nogenlunde ligelig fordeling af henholdsvis kommunale og private sprogcentre, sprogcentre, der servicerer få eller mange kommuner, og geografisk spredning af sprogcentrene. Tilsammen har sprogcentrene udpeget 98 respondenter til undersøgelsen. Antallet af udvalgte sprogcenterrespondenter vurderes dermed at svare stort set til en fuldskalamåling i de deltagende sprogcentre. Af de 98 respondenter har 86 besvaret spørgeskemaet, hvilket giver en svarprocent på 88. Besvarelserne er fordelt på alle 12 sprogcentre. Område Antal sprogcentre Antal besvarelser Danskuddannelse Tidsmålingen af de kortlagte opgaver inden for henholdsvis boligplacering, sikkerhedsstillelse og danskuddannelse er foretaget med udgangspunkt i et elektronisk spørgeskema, hvor respondenterne har angivet, hvor meget tid i minutter de bruger på hver enkelt af de opgaver, der indgår i servicen/indsatsen over for en borger på et udvalgt område. Ud over tidsmålingen har medarbejderne også skullet angive, dels hvor vigtige de enkelte opgaver anses for at være i forhold til at levere service til borgerne, dels om opgaven opleves at kunne løses nemmere og hurtigere på en anden måde. For at styrke resultaternes validitet er der efterfølgende gennemført telefoninterview med udvalgte respondenter, og der er afholdt en workshop, hvor de deltagende kommuner og sprogcentre var bredt repræsenteret. På baggrund heraf er det Deloittes opfattelse, at undersøgelsen samlet set giver et validt grundlag for at vurdere den anvendte tid på henholdsvis boligplacering, sikkerhedsstillelse og danskuddannelse. 7

8 Rapportens redegørelse for medarbejdernes tidsanvendelse er bygget op på en sådan måde, at der tages udgangspunkt i den gennemsnitlige tidsanvendelse per respondent for den enkelte opgave, hver gang opgaven har været løst i løbet af det seneste halve år. Ved at spørge til tidsanvendelsen per gang, opgaven løses, frem for den samlede tidsanvendelse på en given opgave kan målingen give et billede af tidsanvendelsen renset for forskellen i sagsmængden mellem store og små kommuner, hvor der er betydelige forskelle i antallet af sager. Endvidere bliver målingen uafhængig af, hvordan den enkelte kommune har organiseret opgaven, for eksempel hvis forskellige dele af den samlede opgave løses af forskellige medarbejdere. Ud over den anvendte tid per gang, opgaven udføres, fokuseres redegørelsen for resultaterne på, i hvor stor en andel af sagerne opgaverne udføres, og hvor mange gange i løbet af et typisk forløb en given opgave udføres. Således kan den opgavecentriske måling give et billede af den tid, hver enkelt opgave i gennemsnit tager, hver gang den udføres, samt illustrere et typisk opgaveforløb, der giver et billede af den samlede tid, som henholdsvis kommuner og sprogcentre anvender på indirekte brugerrettede administrative opgaver, når de yder service til borgerne på hvert af de tre udvalgte områder. 1.4 Opsummering af fokusområder for forenkling Kortlægningen og målingen peger på en række områder inden for henholdsvis boligplacering, sikkerhedsstillelse, kommunernes arbejde med danskuddannelse og sprogcentrenes administrative opgaver med danskuddannelse, hvor der kan være en særlig gevinst i at sætte fokus på en afbureaukratiserende og forenklende indsats. Fokusområderne er udvalgt, (1) fordi der på disse områder kan konstateres et relativt stort tidsforbrug, (2) fordi medarbejderne på området har vurderet, at der er et betydeligt potentiale for at forenkle opgaveløsningen, eller (3) fordi opgaven i øvrigt vurderes at være særlig interessant i et afbureaukratiseringsperspektiv. Fokusområderne er uddybende beskrevet i kapital 7, men præsenteres nedenfor i helt kort form. Boligplacering På boligplaceringsområdet peges på følgende fokusområder for en indsats rettet mod forenkling og afbureaukratisering: Modtagelse og registrering af oplysninger fra Udlændingeservice. Forenklingspotentialet ligger ifølge kommunerne overvejende i sikring af elektronisk dataudveksling og via en kommunikationsindsats sikring af fælles forståelse på tværs af kommunerne og Udlæn- 8

9 dingeservice af, hvilke oplysninger der er nødvendige, og hvordan oplysningerne skal forstås og anvendes. Konkret vurdering af kravene til boligens beskaffenhed i forhold til flygtningens behov. Nogle kommuner foreslår et mere standardiseret beregningsgrundlag med faste standarder for, hvilke beløb flygtninge i forskellige situationer vil skulle have til rådighed per måned. Økonomisk hjælp til boligbehov, herunder etableringshjælp. Kommunerne foreslår, at der fastsættes et standardbeløb for etableringshjælp, således at den økonomisk individuelle beregning udgår, og kommunen i stedet hjælper individuelt med at ansøge om de tilskud, der ellers kan opnås via boligstøtte m.v. Registrering i CPR-registret og hjælp til praktiske foranstaltninger. I forhold til forenklingspotentialet vurderer kommunerne, at der kunne spares tid, hvis der var en større grad af konsistens i oplysningsgrundlaget fra Udlændingeservice. Sikkerhedsstillelse På sikkerhedsstillelsesområdet peges på følgende fokusområder for en indsats rettet mod forenkling og afbureaukratisering: Samarbejde med og vejledning af pengeinstitutter om konvertering, nedsættelse og ophør af sikkerhedsstillelse. Kommunerne foreslår, at der udarbejdes vejledning, standardbreve og elektroniske standardblanketter, som er tilgængelige for pengeinstitutterne. Kommunikation kommunerne imellem med henblik på udveksling af oplysninger i forbindelse med transport i sikkerhedsstillelse. Kommunerne foreslår (1) en præcisering af kravet til fraflytningskommunerne og udlændingen om at skulle oplyse den nye kommune om flytningen eller (2) oprettelse af et fælles kommunalt register (med indrapporteringspligt), hvor hver enkelt kommune selv kan trække de nødvendige oplysninger ved en udlændings tilflytning. Danskuddannelse i kommunerne På området vedrørende arbejdet med danskuddannelse i kommunerne peges på følgende fokusområder for en indsats rettet mod forenkling og afbureaukratisering: Opfølgning på fremmøde. Kommunerne foreslår, at kravet om fremmødelister for selvforsørgende kursister afskaffes, alternativt oprettelse af en fælles kommunal deltagerdatabase, hvor oplysninger om kursister og deres fremmøde registreres. 9

10 Gebyr. Kommunerne foreslår at lade et gebyr gælde for hele danskuddannelsen i stedet for hvert modul. Hjemtagelse af resultattilskud. Kommunerne foreslår, (1) at kommunerne skal have oplysninger fra sprogcentrene om tilmeldinger til danskprøve og prøveprotokoller, samtidig med at Integrationsministeriet modtager disse oplysninger (som led i indberetningen af statistiske oplysninger) og (2) at informationerne overføres elektronisk. Forlængelse af danskuddannelsesretten. Medarbejderne mener, at opgaven kan forenkles, (1) ved at loven ændres, så den fastsatte tidsramme på tre år udgår, og (2) ved at vurderingen af retten til mere danskuddannelse i stedet baseres på borgerens progression i forhold til den sproglige indlæring. Herved vil mulighederne for at tilrettelægge et uddannelsesforløb, som er realistisk i forhold til den enkelte borgers livsvilkår, smidiggøres. Danskuddannelse i sprogcentrene På området vedrørende sprogcentrenes administrative opgaver med danskuddannelse peges på følgende fokusområder for en indsats rettet mod forenkling og afbureaukratisering: Udarbejdelse af fremmødelister og kommunikation med kommunerne, for eksempel ved, at der udvikles fælles standarder og et centralt it-redskab, som bliver stillet til rådighed for alle sprogcentre og kommuner i forhold til opfølgning på fremmøde og fravær for derved at sikre en hensigtsmæssig tidsanvendelse på opfølgningsopgaverne. Endvidere kan kravet om fremmødelister for selvforsørgende kursister afskaffes, og sprogcentrene kan i stedet basere opfølgningen på beståede modultest. En afskaffelse af fremmødelister for selvforsørgende kursister vil kunne frigøre tid til at fokusere på at sikre mere fyldestgørende information og dokumentation for de kursister, der kan sanktioneres over for: ydelsesmodtagerne. Indhentning af ny henvisning og betaling af gebyr. Medarbejderne foreslår en forenkling af opgaveløsningen, som består i, at kommunerne alene henviser til en hel danskuddannelse frem for ét modul ad gangen. På denne måde vil de mange gentagelser i forhold til indhentning af henvisninger hos kommunerne og indhentning af gebyrer kunne undgås. Indrapportering af statistikoplysninger til Integrationsministeriet. Årsagen til det relativt store tidsforbrug per kursist opleves at være en teknisk udfordring, som består i en dårlig datakonvertering. 10

11 1.5 Rapportens indhold og struktur Rapporten er opdelt i kortlægning og måling samt bilag. Kortlægning og måling Kapitel 2 og 3 omfatter en gennemgang af kortlægningens resultater: Kapitel 2 beskriver de typiske arbejdsopgaver, der er relateret til boligplacering, sikkerhedsstillelse og danskuddannelse og tidsforbruget på disse opgaver. I kapitel 3 gennemgås områderne med udgangspunkt i undersøgelsens kortlægning af opgaver og organisering. Her gives dels en beskrivelse af den medarbejdergruppe, der er beskæftiget på det enkelte område, dels et overblik over forskellige organisationsformer, der har betydning for forståelsen af det enkelte område. I kapitel 4 til 6 gennemgås målingens resultater: Kapitel 4 afrapporterer resultaterne af tidsmålingen. I kapitel 5 analyseres resultaterne af undersøgelsens måling af medarbejdernes oplevelse af opgaverne. Kapitel 6 fokuserer på koblingen mellem opgaver, regulering og tidsanvendelse. Kapitel 7 belyser de opgaver, der på baggrund af den gennemførte tidsog oplevelsesmåling enten har vist et forenklingspotentiale, eller udgør en væsentlig del af den samlede opgaveportefølje. Bilag Bilag A giver en kort beskrivelse af undersøgelsens omfang, rammer m.v. Bilag B indeholder en oversigt over opgavekatalogerne med de kortlagte og målte opgaver på områderne. Bilag C indeholder de samlede resultater af tidsmålingen. Bilag D omfatter resultaterne af målingen af medarbejdernes oplevelse af opgavernes vigtighed og forenklingspotentiale. Bilag E indeholder en oversigt over reguleringen på områderne og sammenhængen mellem opgaver, regulering og tidsanvendelse. 11

12 2.Opgaver forbundet med boligplacering, sikkerhedsstillelse og danskuddannelse I dette kapitel beskrives opgaveforløbet for henholdsvis boligplacering, sikkerhedsstillelse og danskuddannelse. Beskrivelserne af opgaveforløbene tager udgangspunkt i de opgaver, som kommuner og sprogcentre altid skal udføre i forbindelse med servicen og indsatsen over for en borger inden for de pågældende områder. Derudover kan der forekomme visse opgaver, som kommuner og sprogcentre kan udføre enten som følge af særlige arbejdsgange, målgrupper eller organiserings- og aftaleformer m.v. eller som følge af en konkret sags udvikling. Opgaveforløbene beskrives med udgangspunkt i (1) kortlægningen af opgaveløsningen, (2) de baggrundsvariable om antallet af sager, arbejdsgange og organisering m.v., som er indhentet fra målekommunerne og målesprogcentrene, og (3) de lovmæssige krav til hyppigheden af opgaveudførelsen. I enkelte tilfælde har det dog ikke været muligt at indhente baggrundsdata om hyppighed m.v., som er tilstrækkelig valide til, at det vil være muligt at beskrive frekvenserne for de pågældende opgavers udførelse i et opgaveforløb. Derfor vil enkelte ekstraopgaver blot blive omtalt som opgaver, hvis udførelsesfrekvens er afhængig af den enkelte sag. 2.1 Kommunernes opgaver i forbindelse med boligplacering Kommunerne er lovmæssigt forpligtet til at modtage og boligplacere flygtninge. I 2008 blev der boligplaceret cirka flygtninge i 84 af landets kommuner. Hvert år modtager Danmark cirka 500 såkaldte kvoteflygtninge direkte fra udlandet. De pågældende boligplaceres i kommunerne uden forudgående ophold på et asylcenter. I 2008 udgjorde kvoteflygtningene cirka 40 procent af det samlede antal flygtninge, der skulle boligplaceres i kommunerne. Udlændingeservice udsender hvert år meddelelse om det antal flygtninge, som Udlændingeservice påregner, at der meddeles opholdstilladelse til i det kommende år. Kommunerne inden for en region skal herefter søge at aftale, i hvilke kommuner det antal flygtninge, der er 12

13 aftalt eller fastsat i regionskvoter, skal boligplaceres i det kommende år. Når en flygtning får opholdstilladelse, afgør Udlændingeservice på baggrund af de aftalte eller fastsatte kommunekvoter, hvilken kommune flygtningen skal visiteres til. Kommunen overtager samtidig ansvaret for integrationsindsatsen og boligplacering af flygtningen. Kravene til den kommunale opgaveløsning på boligplaceringsområdet er følgende: Kommunen skal, snarest muligt efter at ansvaret for en flygtning er overgået til kommunen, anvise en bolig til flygtningen. Indtil det er muligt at anvise en permanent bolig, skal kommunalbestyrelsen anvise flygtningen et midlertidigt opholdssted. Kommunen skal afholde de udgifter, der er forbundet med flygtningens flytning til kommunen. Opgaveproces Der er en række opgaver, som kommunerne altid skal udføre i forbindelse med boligplacering af en flygtning. Disse opgaver kan kaldes for grundforløbet for boligplacering. I grundforløbet indgår blandt andet opgaver som modtagelse og registrering af oplysninger fra Udlændingeservice, konkret vurdering af boligbehov, anvisning af bolig, registrering i CPR-registret m.v. Derudover kan kommunerne udføre en række ekstra opgaver i et boligplaceringsforløb enten som følge af lokale prioriteringer i forhold til opgaveløsningen, de lokale rammevilkår for opgaveløsningen eller borgerens handlinger undervejs i forløbet. Det samlede boligplaceringsforløb er illustreret grafisk i figur 1. 13

14 Figur 1: Boligplaceringsforløb Aftale om kommunekvote Dialog m.v. med Udlændingeservice, herunder modtagelse, registrering, gennemgang, vurdering, tilbagemelding m.v. Administrativ vurdering af boligbehov Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag Tolkebistand (rekvirering til hele forløbet) 86 % Kontakt til boligselskaber i forbindelse med anvisning af permanent bolig Økonomisk hjælp til boligplacering 33 % Eventuel udarbejdelse af indstilling til boliganvisningsnævn 1 1 Anvisning af permanent bolig Registrering i CPR 1 Indflytning i permanent bolig. 67 % Eventuel indhentning af yderligere oplysninger 2 efter tildeling af flygtning 1 62 % Vurdering af boligbehov forud for modtagelse (fysisk møde) Eventuel anvisning af midlertidigt opholdssted 3 Indflytning i midlertidigt opholdssted 3 5 Klagehåndtering vedr. boliganvisning Vejledning om alternative boligmuligheder 4 Direkte brugerrettet opgave Opgave udført af alle kommuner i alle sager Opgave udført af alle kommuner Opgave udført af nogle kommuner. Angivet med pct. i kassen Altid i alle sager Størstedelen mere end to sager ud af tre Cirka halvdelen af sagerne Mindre end én sag ud af tre Meget sjældent mindre end hver tiende sag Gentagelsesfrekvens Efterfølger stiplet forløb Kommunernes opgaveløsning på boligplaceringsområdet tager afsæt i, at kommunerne er forpligtet til at modtage og boligplacere flygtninge, som visiteres til kommunerne efter de aftalte eller fastsatte kommunekvoter. Dog kan en flygtning, som har en særlig tilknytning til en kommune, visiteres til denne kommune, uagtet at kommunen som følge af de aftalte eller fastsatte kommunekvoter ikke skulle modtage og boligplacere flygtninge, eller til en kommune, som efter sin kvote ikke skal modtage yderligere flygtninge. Dette betyder, at en kommune i sådan en situation kan komme ud for at skulle anvise en bolig med meget kort varsel. Målekommunerne boligplacerer hver mellem 19 og 26 flygtninge om året. En kommune kan gå i dialog med Udlændingeservice om, hvorvidt kommunen er i stand til at modtage og boligplacere en bestemt flygtning. Nogle kommuner vælger på den baggrund at indhente yderligere oplysninger fra for eksempel asylcentret eller Udlændingeservice om for eksempel familiemæssig eller kulturel baggrund for den pågældende flygtning, som kommunen potentielt skal modtage. Gennem det yderligere indhentede materiale vil kommunen som regel få en bedre indsigt i, hvad flygtningens baggrund er, herunder helbredsmæssige, familiære og uddannelsesmæssige oplysninger. 14

15 Efter Udlændingeservice har truffet afgørelse om, hvilken kommune flygtningen skal boligplaceres i, modtager kommunen det yderligere materiale hvis dette ikke allerede er indhentet der er om den pågældende flygtning. Ud over boligplaceringsskemaet og Udlændingeservices afgørelse, som altid sendes til kommunen, kan det yderligere materiale bestå af for eksempel helbredsoplysninger, ønsker til fremtidig uddannelse m.v. Mængden og indholdet af det yderligere materiale varierer dog og afhænger af, hvad der i forvejen ligger på flygtningens sag i Udlændingeservice. Kommunerne vælger i nogle tilfælde forud for tilflytningen til kommunen at holde et møde med flygtningen i et asylcenter eller lignende for derved yderligere at blive i stand til at foretage en konkret vurdering af flygtningens boligbehov. Kommunen gennemgår herefter alle de oplysninger, der er modtaget, med henblik på at vurdere den pågældendes boligbehov. Herefter igangsætter kommunen arbejdet med at finde en bolig, der matcher flygtningens behov. I nogle kommuner indebærer dette, at kommunen tager kontakt til en række boligselskaber, private udlejere m.v. og indgår konkrete aftaler om, at én eller flere boliger stilles til rådighed med henblik på udlejning til de flygtninge, som kommunen modtager. I andre kommuner stiller de almennyttige boligselskaber et antal boliger til rådighed for kommunen. Sidstnævnte procedure afstedkommer, at den kommunale medarbejder udarbejder en indstilling til et boligadministrativt udvalg i kommunen, som derefter tager beslutning om tildeling af en almennyttig bolig. Målekommunerne har angivet, hvorledes de typisk fremskaffer bolig til de flygtninge, der skal boligplaceres. Med udgangspunkt i målekommunernes angivelser er det cirka 40 procent af kommunerne, der anvender almennyttige boliger og andre offentlige boliger til boligplacering af flygtninge, cirka 45 procent af kommunerne, der indgår aftale med private boligudlejere m.v., mens cirka 15 procent af kommunerne benytter begge løsninger til boligplacering af flygtninge. Det er ikke altid muligt for kommunerne at fremskaffe en permanent bolig, som opfylder behovet med hensyn til boligens størrelse, placering m.v. til den dag, hvor flygtningene modtages i kommunen. Indtil en passende bolig er fundet, skal kommunerne anvise flygtningene et midlertidigt opholdssted. I så fald tager de kommunale medarbejdere kontakt til boligselskaber, private udlejere m.v. for at finde et midlertidigt opholdssted til flygtningene. I cirka halvdelen af alle boligplaceringsforløb i målekommunerne anviser kommunen i første omgang et midlertidigt opholdssted til en flygtning. Sideløbende med arbejdet med at finde en konkret bolig, der matcher flygtningenes behov, foretager de kommunale medarbejdere en vurdering af behovet for økonomisk etableringshjælp. I vurderingen tages der stilling til, hvilke fornødenheder flygtningene har behov for at 15

16 skulle anskaffe for at kunne starte en ny tilværelse i egen bolig, herunder møbler, køkkenudstyr, gardiner m.v. Medarbejderne kan udfylde ansøgningsskema om økonomisk hjælp til kommunens ydelseskontor for flygtningene, og de kommunale medarbejdere hjælper typisk med ansøgning om eventuel boligstøtte m.v. Hvis flygtningene i første omgang er blevet anvist en midlertidig bolig, skal kommunerne foretage vurdering af behovet for etableringshjælp, også ved indflytning i den permanente bolig. Kommunerne sørger også for at registrere flygtningen i CPR-registret. Registreringen foregår typisk på en af følgende to måder: (1) Enten udfylder den kommunale medarbejder bopælsregistreringsansøgningen for flygtningen, allerede inden flygtningen ankommer til kommunen, og videresender den til det kommunale CPR-kontor, (2) eller også registreres flygtningen først, efter vedkommende er modtaget i kommunen. Kortlægningen har vist, at der er variation i organiseringen af opgavevaretagelsen, men ikke i hvilket omfang kommunerne vælger den ene eller den anden model. Den dag flygtningen ankommer til kommunen, er der typisk en medarbejder fra kommunen (i de fleste tilfælde den kommunale medarbejder eller integrationskonsulenten), som tager imod flygtningen og sørger for at fremvise den nye bolig. Herudover modtager flygtningen i stort set alle tilfælde også hjælp til praktiske foranstaltninger såsom valg af læge, tildeling af sundhedskort, indflytning i bolig, hjælp til dokumentation af boligens vedligeholdelsesstandard ved indflytning, indkøb af møbler, rundvisning i kommunen m.v. Der kan være tilfælde, hvor flygtningen klager over anvisningen af den permanente bolig eller den midlertidige bolig. I sådanne tilfælde skal kommunen håndtere denne klage (henvise og videresende til Det Sociale Nævn) og vejlede om alternative boligmuligheder. 2.2 Kommunernes opgaver i forbindelse med sikkerhedsstillelse Når en udlænding søger om at blive familiesammenført med en ægtefælle, der bor her i landet, stilles der efter udlændingeloven krav om, at den herboende ægtefælle skal stille økonomisk sikkerhed i forbindelse med familiesammenføringen. Den økonomiske sikkerhed stilles til dækning af eventuelle fremtidige offentlige udgifter til hjælp efter loven om aktiv socialpolitik eller integrationsloven, der udbetales til den udenlandske ægtefælle. Hvis udlændingen af sin bopælskommune får udbetalt hjælp efter loven om aktiv socialpolitik eller integrationsloven, skal kommunen fremsende krav på beløbet til inddrivelse i SKAT. 16

17 Det er Udlændingeservice, der træffer afgørelse i familiesammenføringssager. Når Udlændingeservice i en sag vurderer, at kravene for familiesammenføring med en ægtefælle er opfyldt, meddeler Udlændingeservice den herboende ægtefælle og dennes bopælskommune, at der skal stilles økonomisk sikkerhed, før ansøgningen om familiesammenføring kan imødekommes. Sikkerhedsstillelse ved familiesammenføring med en ægtefælle kan stilles i form af en bankgaranti en såkaldt anfordringsgaranti eller et beløb, der kan deponeres på en konto, som kommunen får pant i. Opgaver vedrørende administration af sikkerhedsstillelse er overvejende placeret hos kommunerne. Når en herboende ægtefælle har fået oprettet en sikkerhedsstillelse i et pengeinstitut, er det kommunen, der vurderer, om sikkerhedsstillelsen opfylder de krav, der følger af lovgivningen, og afgiver en udtalelse herom til Udlændingeservice til brug for afgørelsen om familiesammenføring. Det er ligeledes kommunerne, der varetager opgaverne vedrørende blandt andet inddrivelse i sikkerheden og nedsættelse af sikkerheden på baggrund af udlændingens danskuddannelse og de opgaver, der følger, hvis sikkerhedsstilleren ønsker at skifte pengeinstitut m.v., eller hvis udlændingen flytter bopælskommune. Det er også kommunerne, der træffer afgørelse om, at sikkerhedsstillelsen kan frigives, før gyldighedsperioden på syv år er udløbet, hvis en række nærmere bestemte betingelser er opfyldt. Integrationsministeriet skønner, at der hvert år oprettes cirka nye sager om sikkerhedsstillelse. Opgaveproces Kommunerne har en række opgaver, der altid skal udføres i sager, hvor der er stillet sikkerhed ved familiesammenføring. Derudover kan kommunerne udføre en række øvrige opgaver i et sikkerhedsstillelsesforløb alt efter den konkrete sags udvikling. Det kommunale opgaveforløb i forbindelse med en borgers sikkerhedsstillelse i en familiesammenføringssag er skitseret i figur 2. 17

18 Figur 2: Sikkerhedsstillelsesforløb Vejledning Generel information og vejledning til pengeinstitut Modtagelse og behandling af sikkerhedsstillelse Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag Gennemgang af sag med henblik på inddrivelse af ydelser 5 Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag 14 % Generel gennemgang af sager med henblik på, hvorvidt der er sager, hvor der skal ske inddrivelse. 1 Afklaring om nedsættelse af sikkerhedsstillelse 4 Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag 59 % Opfølgning på til- og fraflytning med henblik på transport af sikkerhedsstillelsen 1 Nedsættelse af sikkerhedsstillelse 4 Transport af sikkerhedsstillelse m.v. 5 Vejledning om ophør af sikkerhedsstillelse 5 Ophør af sikkerhedsstillelse 5 Konvertering af sikkerhedsstillelse 5 Bankskift 5 Direkte brugerrettet opgave Opgave udført af alle kommuner i alle sager Opgave udført af alle kommuner Opgave udført af nogle kommuner. Angivet med pct. i kassen Altid i alle sager Størstedelen mere end to sager ud af tre Cirka halvdelen af sagerne Mindre end én sag ud af tre Meget sjældent mindre end hver tiende sag Gentagelsesfrekvens Kommunernes opgaveløsning på sikkerhedsstillelsesområdet igangsættes ved, at kommunerne modtager en orientering fra Udlændingeservice om, at der skal stilles sikkerhed i forbindelse med, at en borger og dennes udenlandske ægtefælle har ansøgt Udlændingeservice om familiesammenføring. For de kommuner, der deltager i undersøgelsen, har de mindre kommuner mellem 74 og 93 sager om sikkerhedsstillelse, hvoraf den årlige tilgang af nye sager udgør mellem 19 og 28 sikkerhedsstillelser. De store målekommuner (Aalborg, Århus, Odense og København) har flere end 200 sager om sikkerhedsstillelse, hvoraf den årlige tilgang udgør flere end 100 sager. I forbindelse med at kommunerne fra Udlændingeservice får meddelelse om, at der skal stilles sikkerhed, vejleder kommunerne i langt de fleste tilfælde pengeinstituttet og/eller borgeren om reglerne for sikkerhedsstillelse. Vejledningen drejer sig i langt de overvejende tilfælde om perioden for sikkerhedsstillelsen, og om hvordan selve sikkerhedsstillelsen og oplysningsdokumentet udarbejdes. 18

19 Når et pengeinstitut har stillet sikkerhed for en borger, modtager kommunen sikkerhedsstillelsen og registrerer modtagelsen. I den forbindelse gennemgår den kommunale medarbejder sikkerhedsstillelsen for at sikre sig, at der ikke er fejl. Hvis der er en fejl, kontakter den kommunale medarbejder både sikkerhedsstilleren og pengeinstituttet med henblik på at få fejlen udbedret. Efter sikkerhedsstillelsen er gennemgået, og eventuelle fejl er udbedret, sender kommunen en kopi af sikkerhedsstillelsen til Udlændingeservice sammen med en udtalelse til brug for behandlingen af ansøgning om familiesammenføring. Kommunen opbevarer selv den originale sikkerhedsstillelse. Sikkerhedsstilleren kan vælge at konvertere sikkerhedsstillelsen enten som følge af ændring i sikkerheden eller som følge af skift af pengeinstitut. I begge tilfælde skal kommunerne sørge for, at sikkerhedsstillelsen ændres i overensstemmelse med sikkerhedsstillerens anmodning, og i begge tilfælde gælder det, at kommunerne skal foretage stort set alle de samme sagsskridt som ved oprettelsen af en helt ny sikkerhedsstillelse, hvorfor opgaven med konvertering af sikkerhedsstillelsen indbefatter en del skriftlig kommunikation mellem kommune, pengeinstitut og sikkerhedsstiller. Gentagelsesfrekvensen for denne opgave er afhængig af den enkelte sag, idet sikkerhedsstilleren i princippet kan konvertere sikkerhedsstillelsen flere gange. I realiteten må det dog antages, at gentagelse af denne opgave kun finder sted i meget få tilfælde, idet undersøgelsen har vist, at konvertering eller skift af pengeinstitut kun finder sted i færre end hver tiende sag. Hvis den familiesammenførte udlænding i løbet af den periode, hvor sikkerhedsstillelsen er gyldig, modtager ydelser efter integrationsloven eller lov om aktiv socialpolitik, skal der foretages inddrivelse i sikkerhedsstillelsen. Kommunen skal derfor være særlig opmærksom på, om en udlænding, der er familiesammenført, og hvor der er stillet sikkerhed, modtager sådan hjælp. Nogle kommuner har valgt jævnligt at foretage en gennemgang af verserende sager om sikkerhedsstillelse for at se, om der er sammenfald mellem udlændinge, der er stillet sikkerhed for, og som samtidig har fået udbetalt ydelser, idet der i så fald skal foretages inddrivelse. I andre kommuner er det mere tilfældigt, hvordan kommunen identificerer eventuelle sammenfald og muligheder for inddrivelse. Inddrivelse finder meget sjældent sted (i færre end hver tiende sag). Gentagelsesfrekvensen er afhængig af den enkelte sag og kommunens organisering af opgaven. Nogle kommuner har således en intern administrativ procedure, der tilsiger, at sagerne skal gennemgås hvert kvartal, mens andre kommuner har valgt, at det kun er hvert halve år, der foretages en gennemgang af, om der er sammenfald mellem sikkerhedsstillelse og modtagelse af ydelser efter integrationsloven og loven om aktiv socialpolitik. Grunden til, at der sjældent ydes hjælp efter integrationsloven eller loven om aktiv socialpolitik, som efterføl- 19

20 gende skal inddrives, kan være forsørgelseskravet, idet risikoen for inddragelse af opholdstilladelse i praksis kan betyde, at den herboende ægtefælle og udlændingen som regel afstår fra at modtage hjælp. Der er også mulighed for, at borgeren kan få sikkerhedsstillelsen nedsat som følge af bestået danskuddannelse eller ved fremvisning af bevis for aktiv deltagelse i danskuddannelse. I forbindelse hermed har de kommunale medarbejdere en vejledningsopgave over for sikkerhedsstilleren. Når det i kommunen er afklaret, at borgeren har mulighed for at nedsætte sikkerhedsstillelsen, vil den kommunale medarbejder sende en anmodning til det pågældende pengeinstitut om nedsættelse af sikkerhedsstillelsen med halvdelen af det oprindelige beløb. Kommunen modtager herefter skriftlig bekræftelse fra pengeinstituttet om, at sikkerhedsstillelsen er nedsat. Bekræftelsen fra pengeinstituttet påhæftes herefter den oprindelige anfordringsgaranti/pantsætningserklæring, som ligger i kommunens sag. Nedsættelse af sikkerhedsstillelsen finder sted i en mindre del af sagerne (færre end hver tredje sag). Det skal dog i den sammenhæng bemærkes, at undersøgelsen er foretaget på baggrund af ét års registrering af tilfælde af nedsættelse af sikkerhedsstillelser. Sikkerhedsstillelser er gældende i syv år, og såfremt undersøgelsen var foretaget over en længere periode, er det sandsynligt, at der ville kunne have været et større antal sager, hvori der var anmodet om nedsættelse af sikkerhedsstillelsen. I de tilfælde, hvor den familiesammenførte ægtefælle skifter bopælskommune, er kommunen forpligtet til at give transport i sikkerhedsstillelsen. Transport i sikkerhedsstillelse finder sted i færre end hver tiende sag. I forhold til transport i sikkerhedsstillelse har lidt flere end halvdelen af målekommunerne valgt et par gange om året at foretage en systematisk gennemgang af data for at følge op på, om der er ændringer i forhold til bopælskommunen, så der kan gives eller afkræves transport i sikkerhedsstillelsen. I andre kommuner er der ikke en fast procedure for en sådan opfølgning. Opfølgning kan for eksempel foregå ved, at borgerens nye bopælskommune henvender sig med henblik på at få transport i sikkerhedsstillelsen. Den kommune, der giver transport i en sikkerhedsstillelse, skal orientere både sikkerhedsstilleren og det pågældende pengeinstitut om transporten. Gentagelsesfrekvensen er afhængig af den enkelte sag og af, hvordan kommunen har valgt at organisere sig med hensyn til, hvor ofte sagerne gennemgås. I tilfælde, hvor sikkerhedsstillelsen kan bringes til ophør, sender kommunen en anmodning til pengeinstituttet om, at sikkerhedsstillelsen skal bringes til ophør. Samtidig hermed returnerer kommunen den originale sikkerhedsstillelse. Kommunen sender desuden et brev til sikkerhedsstilleren om, at sikkerhedsstillelsen er bragt til ophør. Ophør af sikkerhedsstillelsen inden udløbet af den syvårige periode, hvor der 20

21 er krav om sikkerhedsstillelse, finder meget sjældent sted (i færre end hver tiende sag). I forbindelse med ophør af sikkerhedsstillelse inden for den syvårige periode skal kommunen undersøge og vurdere, om betingelserne for ophør er til stede, for eksempel i relation til at undersøge, om opholdstilladelsen er bortfaldet eller udløbet, og om udlændingen ved udrejse har opgivet sin bopæl m.v. 2.3 Kommunernes opgaver i forbindelse med danskuddannelse Kommunen skal tilbyde nytilkomne voksne udlændige (som registreres i folkeregistret i kommunen) danskuddannelse i op til tre år. Integrationsministeriet har oplyst, at der i 2007 var cirka kursister under danskuddannelse 1, 2 og 3 (der udestår en opgørelse fra tre sprogcentre for 2007, og det endelige tal kan således tænkes at være en anelse højere). Optagelse til danskuddannelse Kommunens opgaveløsning på danskuddannelsesområdet udspringer af en lovmæssig forpligtelse til at give dens udenlandske borgere et tilbud om danskuddannelse. Den kommunale opgave tager afsæt i information til udlændinge om retten til en treårig danskuddannelse. Kommunen yder typisk denne vejledning ved at give generel information herom til de borgere, der er omfattet af retten til uddannelse. De oftest anvendte former til at give denne generelle information er informationsbrev, folder/pjece samt information på hjemmeside, eller ved at kommunerne sender breve direkte til nytilkomne borgere med orientering om deres muligheder for danskuddannelse. I den sammenhæng er det også kommunernes opgave at vejlede de borgere, som måtte ønske det, om udfyldelse af ansøgning om danskuddannelse. Vejledningen finder sted ved både personlig henvendelse til kommunen og per telefon, og stort set alle kommuner har borgere, der har behov for en sådan form for vejledning. Kommunen bliver gjort bekendt med, at en borger ønsker danskuddannelse, enten ved at borgeren henvender sig direkte til kommunen eller via sprogcentret (som er blevet kontaktet af en borger, og som så henviser borgeren til kommunen). Herefter foretager de kommunale medarbejdere en vurdering af, om den pågældende er omfattet af den treårige danskuddannelsesret. Denne vurdering kan indebære, at kommunen skal indhente information om tidligere gennemført uddannelse fra for eksempel tidligere bopælskommuner. Herudover indhenter kommunen oplysninger om udlændingens opholdsgrundlag for at kunne vurdere, om udlændingen er omfattet af danskuddannelsesretten. 21

22 Er kommunens vurdering, at ansøgeren er berettiget til at modtage danskuddannelse, henviser den kommunale medarbejder ansøgeren til et sprogcenter ved at udfylde og videresende en henvisningsblanket til et sprogcenter. Når ansøgerens sag er optaget i sprogcentret, modtager den kommunale medarbejder besked retur fra sprogcentret om, at ansøgeren er optaget, og hvilken danskuddannelse og hvilket modul ansøgeren er blevet indplaceret på. Hvis ansøgeren er selvforsørgende og ikke er omfattet af integrationsloven, har kommunen i forbindelse med henvisningen mulighed for at opkræve gebyr fra ansøgeren for deltagelse i danskuddannelsen. I sådanne tilfælde bliver der iværksat en betalingsprocedure for gebyrbetalingen. Blandt målekommunerne er det en tredjedel af kommunerne, der har valgt at opkræve gebyr for selvforsørgende kursister, der ikke er omfattet af integrationsloven. Opfølgning på fremmøde Når en kursist følger danskuddannelse på et sprogcenter, modtager kommunen løbende og mindst én gang om måneden fremmødelister fra sprogcentret om kursistens fremmøde og fravær i forbindelse med undervisningen. Ud fra disse lister følger kommunen løbende op på den enkelte kursists fremmøde og fravær. Kommunen skal følge med i kursisternes fremmøde, blandt andet for at kunne foretage en sanktion (træk i ydelse), hvis en kursist udebliver uden lovlig grund. Dette gælder, uanset om der er tale om ydelser efter integrationsloven eller efter lov om en aktiv beskæftigelsesindsats. Hertil kommer, at fremmødet også er relevant for den gruppe af integrationskursister, der ikke består en afsluttende danskprøve, idet der skal tages stilling til, om der i så fald kan udstedes et bevis for aktiv deltagelse. Hvis årsagen til fraværet ikke fremgår af de oplysninger, som kommunen modtager fra sprogcentret, skal kommunen sørge for selv at følge op på, hvad årsagen til fraværet er. Kommunen modtager desuden testresultater fra sprogcentret. På baggrund heraf følger kommunen løbende den enkelte kursists fremgang og resultater i sprogundervisningen. Kommunen kan, såfremt en borger, der er omfattet af integrationsloven, har bestået en afsluttende danskprøve, hjemtage resultattilskud fra staten i henhold til integrationsloven. Betaling og gebyrer Kommunerne har en løbende opgave med at betale sprogcentrene for kursisternes deltagelse i danskuddannelsen. Hyppigheden af denne opgaves udførelse afhænger af, om kommunerne allerede ved første henvisning henviser deres borgere til et enkelt modul ad gangen eller 22

23 til en hel danskuddannelse, og hvilke lokale aftaler kommunen og sprogcentret i øvrigt har indgået. I de kommuner, der opkræver gebyrer fra kursisterne for deltagelse i danskuddannelse ud over den treårige uddannelsesret, modtages der oplysninger fra sprogcentret, når en kursist kan indstilles til at tage en modultest, hvorefter kommunen skal foretage opkrævning af et eventuelt nyt gebyr fra kursisten. Refusioner og tilskud fra staten Kommunen hjemtager refusion fra staten for 50 procent af de udgifter, de har haft til danskuddannelse. Kommunerne har således en løbende opgave med at hjemtage refusioner fra staten, hvilket gøres kvartalsvist. Ud over hjemtagelse af refusion kan kommunerne hjemtage resultattilskud fra staten for udlændinge, der er omfattet af integrationsloven, når udlændingen har bestået en danskprøve. Kommunerne indhenter og registrerer i den forbindelse oplysninger fra sprogcentrene om, hvilke kursister der har bestået en danskprøve. Når oplysningerne er modtaget og registreret, videregives de typisk til andre instanser i kommunen (fx økonomiafdelingen), med henblik på at kommunen kan hjemtage resultattilskud. Forlængelse af danskuddannelsesretten Hvis en borger på grund af for eksempel sygdom, barsel eller ustøttet beskæftigelse i mindst 30 timer om ugen i en periode ikke har haft mulighed for at benytte sig af tilbuddet om danskuddannelse inden for de op til tre år, som uddannelsesretten gælder, skal kommunen efter ansøgning tildele borgeren en forlængelse svarende til det tidsrum, hvor den pågældende har været afskåret fra at benytte sig af tilbuddet. Hvis en borger ønsker danskuddannelsesretten forlænget, vil de kommunale medarbejdere muligvis skulle vejlede borgeren om regler, rettigheder m.v., ligesom medarbejderne også skal foretage en konkret vurdering af, om den pågældende borger har ret til forlængelse. Det sidste kan indebære, at de kommunale medarbejdere hjælper borgeren med at fremskaffe information som beskrevet ovenfor til understøttelse af ansøgningen. Det er dog borgeren selv, der har ansvaret for at fremskaffe disse oplysninger. Til kursister, der er omfattet af integrationsloven, og som ikke har bestået en afsluttende danskprøve, udsteder kommunen bevis for aktiv deltagelse, hvis betingelserne er opfyldt. I figur 3 er vist en grafisk oversigt over de kommunale opgaver i et danskuddannelsesforløb. 23

24 Figur 3: Det kommunale danskuddannelsesforløb Information om uddannelsestilbuddet. Vurdering af ret til tilbud Flere gang, hvis kursisten skifter sprogskole Tilbud og henvisning til sprogcenter (henvisning og registrering) Månedlig gentagelse Opfølgning på fremmøde Modtagelse og registrering Gennemgang af mødelister i forhold til eventuel sanktion Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag Betaling af sprogcenter med modultakster Kvartalsvis Hjemtagelse af refusion fra staten Indhentning af oplysninger om opholdsgrundlag i forbindelse med gebyropkrævning 3 35 % Eventuel indhentning af gebyrbetaling 57 % Vejledning om befordringsydelse 5 Månedlig gentagelse Undersøgelse af årsager til fravær 3 3 Månedlig gentagelse Partshøringsbrev 4 Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag Dialog om betaling for kursister med særlige behov 5 Opgørelse af delvis betaling ved start/ophør midt i forløb 5 Indhentning af oplysninger i forhold til resultattilskud 3 Månedlig gentagelse Opfølgning og eventuel sanktionering af ubegrundet fravær 5 Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag 81 % Afregning på anden måde end ved modulbetaling 5 Vurdering af ansøgning om forlængelse af 3-årig danskuddannelsesret 4 Administrativ behandling af ansøgning om forlængelse af 4 danskuddann elsesret Yderligere tildeling af danskuddannelse 4 Bevis for aktiv deltagelse 4 Direkte brugerrettet opgave Opgave udført af alle kommuner i alle sager Opgave udført af alle kommuner Opgave udført af nogle kommuner. Angivet med pct. i kassen Altid i alle sager Størstedelen mere end to sager ud af tre Cirka halvdelen af sagerne Mindre end én sag ud af tre Meget sjældent mindre end hver tiende sag Gentagelsesfrekvens 24

25 2.4 Sprogcentrenes opgaver i forbindelse med danskuddannelse Danskuddannelse tilbydes som tre uddannelser: Danskuddannelse 1, 2 og 3. En udlænding har kun ret til at følge én af de tre danskuddannelser. Danskuddannelse 1 retter sig mod analfabeter og borgere, som ikke er alfabetiseret efter det latinske alfabet. Danskuddannelse 2 retter sig mod borgere med kort skolebaggrund. Danskuddannelse 3 retter sig mod borgere med lang skolebaggrund fra hjemlandet. De tre danskuddannelser afsluttes med henholdsvis Prøve i Dansk 1, 2 og 3. På Danskuddannelse 3 findes to afsluttende prøver: Danskuddannelse 3 efter modul 5 og Studieprøven efter modul 6. Studieprøven er det danskfaglige adgangskrav til en række videregående uddannelser. De tre danskuddannelser er opdelt i moduler. En kursist rykker først op i det næste modul efter at have bestået en intern modultest. I 2006 var 50 procent af kursisterne indplaceret på Danskuddannelse 3, mens de tilsvarende andele for Danskuddannelse 1 og 2 var henholdsvis 14 og 36 procent. Danskuddannelse foregår i sprogcentre eller hos andre udbydere af danskuddannelse. I 2008 var der 60 udbydere af danskundervisning for voksne udlændinge. Heraf drives 23 af kommunerne, 7 af Dansk Flygtningehjælp, 9 af oplysningsforbund og 21 af øvrige primært private aktører. En stor del af udbyderne har også ansvaret for at afholde afsluttende danskprøver. Sprogcentrene samarbejder typisk med flere kommuner og har således ansvar for at melde tilbage til de henvisende kommuner i forhold til blandt andet fremmødelister, testresultater m.v. Blandt de sprogcentre, der har deltaget i undersøgelsen, samarbejder samtlige sprogcentre med mellem 1 og 5 kommuner bortset fra et enkelt sprogcenter, som samarbejder med mellem 6 og 10 kommuner. Opgaveproces Sprogcentrets opgavevaretagelse på danskuddannelsesområdet igangsættes, når sprogcentret modtager henvisning fra kommunen af en borger, der har ret til danskuddannelse. Sprogcentret indkalder til og afholder en visitationssamtale med den henviste kursist for at afgøre, hvilken danskuddannelse og hvilket modul kursisten skal indplaceres på. Sprogcentret orienterer den henvisende kommune om kursistens indplacering. Ved optagelsen til danskuddannelsen vejleder udbyderen af danskuddannelsen (sprogcentret eller anden udbyder) kursisten om danskuddannelsen og dens gennemførelse. For de sprogcentre, der indgår i undersøgelsen, tilbyder 8 ud af 12 centre danskuddannelse for flere end 500 kursister, mens de resterende fire sprogcentre har cirka 250 kursister i gennemsnit. 25

26 Sprogcentrenes medarbejdere skal udarbejde individuelle læringsplaner for den enkelte kursist. Herudover skal sprogcentermedarbejderne løbende føre protokol over kursistens fremmøde. Nogle sprogcentre har indgået aftale med kommunerne om, at sprogcentret indhenter oplysninger hos den enkelte kursist om årsagen til et eventuelt fravær, hvorefter sprogcentret videregiver disse oplysninger til den kommune, der har henvist den pågældende kursist. De sprogcentre, der ikke har aftale med kommunerne om at indhente disse oplysninger, videregiver således alene oplysninger om omfanget af kursisternes fravær, hvorefter kommunerne selv indhenter årsagen til det eventuelle fravær. Oversigterne over fremmøde og fravær skal udarbejdes mindst én gang om måneden og er således en opgave, der foretages relativt hyppigt i et danskuddannelsesforløb på et sprogcenter. Sprogcentermedarbejderne skal også løbende vurdere, om en kursist er klar til at tage en modultest med henblik på at rykke et modul op. Sprogcentermedarbejderne sørger for at tilmelde den pågældende kursist til modultest og afholder også selve testen. Testresultaterne og scoringsarkene skal registreres, og både kursist og kommune bliver orienteret om resultatet. For sprogcentrene betyder dette, at der kan være behov for at afvente, (1) at en kursist betaler det fastsatte gebyr, og (2) at kommunen derefter udarbejder en henvisning til næste danskuddannelsesmodul. Sprogcentret skal modtage og registrere den nye henvisning, før undervisningsforløbet kan fortsættes. Cirka hver tredje af målekommunerne har valgt at opkræve gebyr, og i disse kommuner udføres gebyropkrævning i cirka halvdelen af de sprogforløb, der ydes, idet op mod halvdelen af kursisterne er selvforsørgende og ikke omfattet af integrationsloven. Der bliver afholdt danskprøve to gange om året. Prøveaflæggelsen er frivillig. Det er kursisten selv, der afgør, om han eller hun ønsker at indstille sig til den afsluttende prøve. I praksis foregår indstillingen typisk i samråd med kursistens lærer. Kursisten skal indstille sig til prøve senest 10 uger, før prøven afholdes. Dette gælder også for selvstuderende, der selv skal melde sig til prøve hos en udbyder, der afholder prøven i den pågældende prøvetermin. Ved tilmelding til danskprøven skal sprogcentret sørge for at kontrollere kursistens legitimation og tage imod betaling fra selvstuderende, hvis kommunen har besluttet at opkræve deltagergebyr. Derudover orienterer sprogcentret kursisten om praktiske forhold vedrørende prøven. Ved prøveafholdelsen bliver kursistens legitimation kontrolleret endnu engang, både ved den skriftlige og den mundtlige del af prøven. Sprogcentret sørger for at bestille det rette antal prøver og organiserer alle de praktiske foranstaltninger i forbindelse med afholdelse af prøven såsom bestilling af lokaler, censorer, eksaminatorer og udarbejdelse af tidsplan for mundtlige prøver. Efter prøveafholdelsen modtager 26

27 og registrerer sprogcentret originale besvarelser og prøveresultater. Herefter udsteder sprogcentret prøvebeviser og orienterer den henvisende kommune og den enkelte kursist om resultatet. Sprogcentret kan efter anmodning udstede bevis for aktiv deltagelse til en kursist, der ikke er omfattet af integrationsloven. Endelig skal sprogcentret efter anmodning indberette statistiske oplysninger til Integrationsministeriet. Sprogcentrene indberetter hvert kvartal en række statistiske oplysninger om deres kursister til Integrationsministeriet. Oplysningerne indberettes via en hjemmeside, hvor sprogcentrene hver især oploader de oplysninger, som ministeriet ønsker. I figur 4 nedenfor er vist en grafisk oversigt over sprogcentrenes opgaver i et danskuddannelsesforløb. 27

28 Figur 4: Danskuddannelsesforløbet hos sprogcentrene Eventuel indkaldelse til ny visitationssamtale 5 Vejledning af selvhenvendere 4. Modtagelse og indplacering Håndtering af eventuelt manglende fremmøde 5 Afholdelse af visitationssamtale Videregivelse af oplysninger om modulindplacering Forberedelse af undervisningen Månedligt Udarbejdelse af fremmødelister Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag Modtagelse og registrering af fravær Rekvirering af tolk 2 Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte Månedligt sag Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag Opfølgning på indplacering på danskuddannelse 5 Besked til kommune om iværksatte konsekvenser 5 Indhentning af oplysninger fra kursist om fravær 2 Månedligt Iværksættelse af konsekvenser ved eventuelt manglende fremmøde 5 Månedligt Videregivelse af oplysninger om fremmøde til kommune Kvartalsvist Statistiske oplysninger Løbende planlægning af undervisning Direkte brugerrettet opgave Opgave udført af alle sprogskoler i alle sager Opgave udført af alle sprogcentre Opgave udført af nogle sprogcentre. Angivet med pct. i kassen Altid i alle sager Størstedelen mere end to sager ud af tre Cirka halvdelen af sagerne Mindre end én sag ud af tre Meget sjældent mindre end hver tiende sag Altid i alle sager Størstedelen mere end to sager ud af tre Cirka halvdelen af sagerne Mindre end én sag ud af tre Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag Modultest Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag Meget sjældent mindre end hver tiende sag Gentagelsesfrekvens 2 Håndtering af manglende gebyrbetaling 4 Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag Eventuel indhentning af ny henvisning ved modulskift 3 Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag 66 % Afregning mellem kommune og sprogcenter på anden måde end modulbetaling 5 Gentagelsesfrekvens Delvis betaling for kursister, der starter/ ophører midt i mudul 5 Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag Betaling for kursister henvist pr. modul 2 Forberedelse af prøve Prøveafholdelse 4 4 Behandling af klager over eksamen Bevis for aktiv deltagelse 5 4 Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag 75 % Eventuel indhentning af gebyr fra kursist 3 Dialog om kursister med særlige behov 5 28

29 3.Kortlægning af organiseringen af opgavevaretagelsen Dette kapitel indeholder en kortlægning af henholdsvis organisering, opgaver og regulering af området for hvert af de tre områder, som undersøgelsen omfatter (danskuddannelse, boligplacering af flygtninge og sikkerhedsstillelse i familiesammenføringssager). Kortlægningen er baseret på flere videnskilder. Alle kommuner og sprogcentre, der har deltaget i undersøgelsen, har bidraget til kortlægning af en række baggrundsvariable, der kan bidrage til at belyse, hvorledes kommunerne og sprogcentrene har valgt at organisere sig i forhold til opgaveløsningen. Derudover baserer kortlægningen sig på resultatet af et egentligt kortlægningsinterview, som Deloitte gennemførte i undersøgelsens første fase i tre udvalgte kommuner og to sprogcentre. Endelig har den validering af tidsmålingen, som blev gennemført med deltagelse af såvel kommuner som sprogcentre, bidraget til at vise en række nuancer i forståelsen af organiseringen af arbejdet inden for hvert af de tre udvalgte områder. 3.1 Medarbejderne og organiseringen på områderne Organiseringen af opgavevaretagelsen varierer blandt kommunerne og sprogcentrene. På sikkerhedsstillelses- og boligplaceringsområdet er det integrationskonsulenter, tovholdere og vejledere, som jævnligt varetager opgaver i forbindelse med henholdsvis sikkerhedsstillelse og boligplacering. På danskuddannelsesområdet i kommunerne er det jobcentermedarbejderne, der dagligt varetager opgaverne i forbindelse med tilbudsafgivelse og opfølgning på kursister i danskuddannelsestilbud. Desuden varetager lederne på danskuddannelsesområdet de mere overordnede strukturrelaterede opgaver. De administrative medarbejdere såsom sekretærer, økonomimedarbejdere og lignende varetager løbende opgaver vedrørende samarbejde med sprogcentre, økonomiopfølgning m.v. I sprogcentrene er det forstanderne/lederne, der har det overordnede indblik i sprogcentrets opgaver, og som indgår aftale med kommunerne om samarbejdsformer, relationer m.v. Underviserne/vejlederne varetager de administrative opgaver som fremmødekontrol, indstillinger til 29

30 modultest og prøver m.v. De administrative medarbejdere (sekretærer, visitatorer og økonomimedarbejdere) varetager forskellige administrative opgaver som for eksempel (1) holdsætning, (2) kommunikation med kommune/jobcenter i forhold til henvisninger til danskuddannelse og i forbindelse med fremmøde/fravær og (3) kommunikation med eksterne parter om modultest og prøveafholdelse samt administration heraf m.v. Undersøgelsen har vist, at der særligt er variation i, hvilke opgaver de administrative medarbejdere i sprogcentrene varetager. For eksempel kan det på ét sprogcenter være en sekretær, der kommunikerer med kommunen i forhold til henvisninger, mens det på et andet sprogcenter er en økonomisk medarbejder, der udfører samme arbejdsopgave. Undersøgelsen har ikke givet anledning til at udlede et mønster for, hvem der varetager hvilke opgaver, men alene en indikation af en variation fra kommune til kommune. Ud over forskelle i medarbejdertyper er der også stor variation i forhold til, hvorledes opgavevaretagelsen er placeret i kommunerne. Nedenfor beskrives kort de observerede forskelle inden for hvert af de tre områder. Boligplacering Boligplaceringsopgaven løses typisk i en særlig integrationsafdeling i kommunen. I denne afdeling sidder der oftest to medarbejdere, der fungerer som integrationskonsulenter/tovholdere for den kommunale integrationsindsats. Disse medarbejdere deler opgaverne mellem sig og er ikke specialiserede i enkelte delopgaver på boligplaceringsområdet, men varetager alle opgaver vedrørende boligplacering af den borger, som den givne sag måtte vedrøre. Dette generelle billede harmonerer med det indtryk, som den indledende kortlægning viste, hvor de tre adspurgte kommuner også havde organiseret boligplaceringsopgaven på netop denne måde. Boligplaceringsopgaven på integrationsområdet handler primært om at kunne anvise en egnet bolig, når en kommune modtager flygtninge. Det er langtfra alle kommuner, der er i stand til at anvise en permanent bolig på det tidspunkt, hvor en flygtning skal modtages. Undersøgelsen har vist, at cirka halvdelen af sagerne indebærer anvisning af en midlertidig bolig til flygtningen. Når kommunerne skal finde en permanent bolig, der passer til den enkelte flygtnings behov, er der stor forskel på kommunernes organisering til varetagelse af den opgave. Nogle kommuner har organiseret sig således, at de råder over et antal almennyttige boliger eller boliger, som kommunen ejer, mens andre kommuner benytter sig af private udlejere, som stiller boliger til rådighed med henblik på udleje til flygtninge. Atter andre kommuner benytter begge former for boliganvisning. Af de kommuner, der har deltaget i undersøgelsen, er det om- 30

31 kring 40 procent, der har offentlige boliger, almennyttige boliger eller lignende, som de kan anvise til flygtningen. I cirka 45 procent af kommunerne fremskaffes boligerne gennem private udlejere og boligselskaber m.v. De sidste 15 procent af kommunerne benytter sig af både offentlige og private udlejere, når de skal anvise en bolig. Nogle kommuner har organiseret måden at anvise boliger på omkring et boliganvisningsudvalg eller bolignævn, som jævnligt mødes og fordeler kommunens boliger, der er særligt til rådighed for flygtninge. Andre kommuner vælger at varetage opgaven gennem kommunens boligkontor, hvortil der er tilknyttet administrative medarbejdere, der formidler boliger til flygtninge som led i den øvrige anvisning af boliger til boligtrængende borgere i kommunen. Et fåtal af kommunerne råder over en så tilstrækkelig boligmasse, at de kan tage udgangspunkt i den udmeldte kommunekvote og på forhånd reservere et antal boliger. Sikkerhedsstillelse Sikkerhedsstillelsesopgaven er overvejende placeret hos de samme medarbejdere, der også arbejder med boligplacering. Modtagelse og registrering af nye sikkerhedsstillelser gives ofte til den medarbejder, som på det tidspunkt, hvor sagen registreres, har tid til at løse opgaven. Mængden og tilgangen af sager er i sagens natur størst i de store kommuner og mere begrænset i de mindre kommuner. Blandt målekommunerne har de mindre kommuner mellem 74 og 93 sager om sikkerhedsstillelse, hvoraf den årlige tilgang af nye sager udgør mellem 19 og 28 sikkerhedsstillelser. De store målekommuner (Aalborg, Århus, Odense og København) har i gennemsnit flere end 200 sager om sikkerhedsstillelse, hvoraf den årlige tilgang udgør flere end 100 sager. Nedsættelse og ophør af sikkerhedsstillelse, transport i sikkerhedsstillelse og oprettelse af nye sikkerhedsstillelser som følge af konvertering eller skift af pengeinstitut finder kun sted i en mindre del af sagerne. Omfanget af sikkerhedsstillelsesopgaven har typisk ikke betydning for organiseringen af opgaven. Danskuddannelse Kommunerne skal tilbyde alle nytilkomne voksne udlændinge danskuddannelse i op til tre år. Heraf udgør flygtninge og indvandrere, der er omfattet af integrationsloven, kun en mindre del af denne målgruppe. Opgaverne varetages dels af kommunerne, dels af sprogcentrene. I de tilfælde hvor der skal tilbydes danskuddannelse til personer, der er omfattet af integrationsloven, er der ikke lokale variationer i, hvilken organisatorisk enhed i kommunen der følger op på borgernes deltagel- 31

32 se i danskuddannelse, idet ansvaret skal ligge placeret hos jobcentret. I de tilfælde, hvor det drejer sig om selvforsørgende kursister, der ikke er omfattet af integrationsloven, har kommunen frihed til selv at vælge, hvorledes de vil organisere opgaven. Der ses visse organisatoriske forskelle i, hvordan udlændinge, der ikke er omfattet af integrationsloven, i første omgang får information og ansøger om danskuddannelse. I størstedelen af kommunerne er opgaven tilrettelagt, så borgerne kan ansøge om danskuddannelse i kommunernes borgerservicekontor, for eksempel ved personlig henvendelse. Hos en mindre del af kommunerne ses der en organisering af opgaven, hvor borgerne i første omgang henvender sig til et sprogcenter, som efterfølgende orienterer kommunen. Endelig vælger mange kommuner at lægge ansøgningsskemaet på kommunens hjemmeside, så borgerne på denne måde har elektronisk adgang til at søge om danskuddannelse. For kursister, der er omfattet af integrationsloven, vil henvisning til danskuddannelse ske som led i indgåelse af integrationskontrakten i jobcentret. Der er i de fleste målekommuner mellem 6 og 10 medarbejdere, der beskæftiger sig med danskuddannelse. Opgaven med introduktionsprogrammet, herunder tilbuddet om danskuddannelse, er samlet hos få medarbejdere i jobcentret. Der er forskelle i organiseringen, hvad angår kommunernes samarbejde med sprogcentrene. På baggrund af de informationer, som kommunerne har givet, er det Deloittes forståelse, at forskellene til dels beror på, at de fleste kommuner henviser til flere sprogcentre. De fleste kommuner har som regel en egentlig samarbejdsaftale med i hvert fald 1 til 2 sprogcentre. Organiseringen af kommunernes samarbejde med sprogcentrene, når en kursist er indskrevet og har påbegyndt et uddannelsesforløb, er centreret om opfølgning på de kursister, der er i et danskuddannelsesforløb, herunder særligt årsagen til eventuelt fravær. Flere end halvdelen af kommunerne har oplyst at have aftale med sprogcentrene om, at der som led i fremmødekontrollen også indhentes oplysninger om kursisternes årsag til eventuelt fravær, og i hvilket omfang og med hvilken frekvens disse oplysninger skal indhentes. Det oftest sete er, at oplysningerne indhentes én gang om måneden. De øvrige kommuner, som ikke har aftale om fraværsopfølgning med et sprogcenter, indhenter selv oplysninger om årsagen til fraværet. 80 procent af sprogcentrene har oplyst, at de har procedurer for indhentning af årsagen til fraværet hos kursisterne. Sprogcentrene samarbejder typisk med 1 til 5 forskellige kommuner. Af de sprogcentre, der indgår i undersøgelsen, tilbyder 8 ud af 12 centre danskuddannelse til flere end 500 kursister, mens de resterende 4 sprogcentre har cirka 250 kursister i gennemsnit. Omkring halvdelen 32

33 af kursisterne er selvforsørgende, der ikke er omfattet af integrationsloven. 3.2 Opgaver, opgavekatalog og kobling til regulering Inden for hvert område (boligplacering, sikkerhedsstillelse og danskuddannelse i kommuner og sprogcentre) er det endvidere afdækket, hvilke konkrete opgaver der indgår i opgaveløsningen. Tid, som medarbejderne bruger på opkvalificering, ajourføring i forhold til ny lovgivning, sparring med leder og kolleger m.v., er ikke medtaget i undersøgelsen. Opgørelserne er samlet i et såkaldt opgavekatalog for hvert område, hvor hvert enkelt opgaveskridt er angivet og koblet med relevante reguleringskilder. Opgavekataloget danner grundlag for målingen af medarbejdernes tidsforbrug på og oplevelse af opgaverne. Det samlede opgavekatalog fremgår af bilag B. Opgaveafgrænsning på boligplaceringsområdet På boligplaceringsområdet er medtaget hovedparten af de opgaver, der relaterer sig til kommunernes boligplaceringsforpligtelse. Således også opgaver, som ikke direkte udspringer af selve lovgivningen om boligplacering, men som kan udføres af kommunerne i forbindelse med boligplaceringen. Beskrivelsen af opgavevaretagelsen i afsnit 2.1 indeholder en oversigt over, hvilke opgaver kommunen skal udføre, og hvilke opgaver nogle kommuner vælger at udføre. Opgavekataloget vedrørende boligplacering omfatter 21 opgaver fordelt på 13 kategorier. Opgaveafgrænsning på sikkerhedsstillelsesområdet På sikkerhedsstillelsesområdet er alle de opgaver medtaget, som lovgivningen beskriver, og som kortlægningsaktiviteterne har vist relaterer sig til kommunernes service og administration i forhold til sikkerhedsstillelse. Beskrivelsen af opgavevaretagelsen i afsnit 2.2 indeholder en oversigt over, hvilke opgaver kommunen skal udføre, og hvilke opgaver nogle kommuner vælger at udføre. Opgavekataloget vedrørende sikkerhedsstillelse omfatter 21 opgaver fordelt på 12 kategorier. 33

34 Opgaveafgrænsning på danskuddannelsesområdet På danskuddannelsesområdet er de økonomisk-administrative opgaver såsom indgåelse og vedligeholdelse af driftsaftaler med sprogudbydere og tilsyn med sprogudbydere ikke medtaget i opgavekataloget. Dog er der medtaget visse opgaver i opgavekataloget, som har en økonomisk karakter. Dette gælder opgaverne (1) betaling af sprogcenter ved modulskift, (2) indhentning af oplysninger med henblik på hjemtagelse af resultattilskud, (3) opgørelse af delvis betaling af modultakst for kursister, der starter/ophører undervejs i et forløb, (4) hjemtagelse af refusion fra staten, (5) afregning mellem kommune og udbyder på anden måde end ved modulbetaling og (6) dialog om betaling for kursister med særlige behov. Årsagen til, at netop disse økonomisk relaterede opgaver er medtaget, er, at opgaverne er direkte relateret til den enkelte borger eller kan ses som en direkte opfølgning på den enkelte borgers situation og udvikling og derfor også typisk udføres af den samme type medarbejdere, som også yder den direkte brugerrettede indsats. I modsætning hertil udføres de økonomisk-administrative opgaver, der ikke er medtaget i opgavekataloget, uafhængigt af den enkelte borgers situation. Endvidere er der foretaget en afgrænsning af de opgaver, som sprogcentrene løser. Særligt er alle de opgaver, som vedrører selve uddannelsen og forberedelsen heraf, herunder både den individuelle og kollektive uddannelse, ikke medtaget. Der er således foretaget en afgrænsning af de opgaver, som vedrører selve undervisningen, idet disse opgaver som udgangspunkt ikke anses for at være omfattet af undersøgelsens formål med at identificere forenklingspotentialet for administrative opgaver. Dette indebærer, at fordelingen af tidsanvendelsen mellem direkte og indirekte brugerrettede opgaver ikke kan anvendes på danskuddannelsesområdet, da den primære brugerrettede opgave undervisningen ikke er medtaget. Beskrivelsen af opgavevaretagelsen i afsnit 2.3 og 2.4 indeholder en oversigt over, hvilke opgaver kommunen og sprogcentrene skal udføre, og hvilke opgaver nogle kommuner og sprogcentre vælger at udføre. Opgavekataloget vedrørende danskuddannelse i kommunerne omfatter 25 opgaver. Opgaverne fordeler sig inden for 11 kategorier. Opgavekataloget vedrørende danskuddannelse i sprogcentrene omfatter 40 opgaver. Opgaverne fordeler sig inden for 16 kategorier. 34

35 4.Tidsmåling I dette kapitel præsenteres resultaterne af tidsmålingen. Tidsmålingen er foretaget opgavecentrisk. Det vil sige, at tidsmålingen er foretaget for en række konkrete opgaver, som forskellige typer medarbejdere kan løse én eller flere af i forbindelse med leveringen af servicen til en borger. Respondenternes tidsangivelse for hver enkelt opgave er foretaget som en retrospektiv opgørelse af, hvor lang tid hver respondent i gennemsnit har brugt på den pågældende opgave, hver gang den har været løst i løbet af det seneste halve år. I det følgende præsenteres resultaterne af tidsmålingen på hvert af de udvalgte områder. Tidsangivelserne for opgaveforløbene suppleres med beskrivelser af hyppighed og udbredelse af opgaver, som er affødt af kendte arbejdsgange, målgrupper, organiseringsformer m.v. 4.1 Tidsforbruget på boligplaceringsområdet Helt grundlæggende er der en række opgaver, som kommunerne altid skal udføre i forbindelse med boligplacering af flygtninge. Derudover kan kommunerne udføre en række andre opgaver i et boligplaceringsforløb enten som følge af lokale prioriteringer i forhold til opgaveløsningen, lokal organisering og arbejdsgange, de lokale rammevilkår for opgaveløsningen eller flygtningenes handlinger undervejs i forløbet. Dette er beskrevet nærmere i ovenstående kortlægning af området. I figur 5 er tidsanvendelsen i et boligplaceringsforløb illustreret på de enkelte opgaver, som indgår i enten alle eller nogle af forløbene. 35

36 Figur 5: Tidsanvendelse i et boligplaceringsforløb Aftale om kommunekvote 36 min. Dialog m.v. med Udlændingeservice, herunder modtagelse, registrering, gennemgang, vurdering, tilbagemelding m.v. 112 min. 67 % Eventuel indhentning af yderligere oplysninger efter tildeling af flygtning 23 min. 1 Administrativ vurdering af boligbehov 113 min. 62 % Vurdering af boligbehov forud for modtagelse (fysisk møde) 188 min. 2 Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag Tolkebistand (rekvirering til hele forløbet) 29 min. 167 min. Eventuel anvisning af midlertidigt opholdssted 80 min. Indflytning i midlertidigt opholdssted min % Eventuel udarbejdelse af indstilling til boliganvisningsnævn 17 min. 1 Anvisning af permanent bolig 77 min Registrering i CPR 49 min. 1 5 Økonomisk hjælp til boligplacering Klagehåndtering vedr. boliganvisning 27 min. Vejledning om alternative boligmuligheder 4 Indflytning i permanent bolig 478 min.. 33 min. Direkte brugerrettet opgave Opgave udført af alle kommuner i alle sager Opgave udført af alle kommuner Opgave udført af nogle kommuner. Angivet med pct. i kassen Altid i alle sager Størstedelen mere end to sager ud af tre Cirka halvdelen af sagerne Mindre end én sag ud af tre Meget sjældent mindre end hver tiende sag Gentagelsesfrekvens Efterfølger stiplet forløb Et typisk boligplaceringsforløb Et typisk boligplaceringsforløb kan fremstilles som et forløb der indeholder alle opgaver der udføres i alle eller størstedelen af sagerne om boligplacering. Opgaver, der kun udføres i halvdelen eller færre af sagerne jf. figur 5 ovenfor, er således udeladt. I et sådan typisk opgaveforløb for boligplacering af en flygtning anvendes der minutter (ca. 22,5 timer). Heraf udgør de direkte brugerrettede opgaver 666 minutter (ca. 11 timer). Det typiske forløb er illustreret grafisk i afsnit 6.1. Opgaver, der udføres i alle sager I det typiske forløb for boligplacering af flygtninge bruger kommunen i gennemsnit cirka minutter (ca. 17,5 timer) på opgaver, der udføres i alle sager, jf. figuren ovenfor. Blandt de opgaver, der udføres i alle sager, er det de direkte brugerrettede opgaver, der er forbundet med indflytning i den permanente bolig, der fylder mest med mere end halvdelen af det samlede tidsforbrug. Blandt de indirekte brugerrettede opgaver anvendes mest tid på modtagelse, registrering og gennemgang af oplysninger fra Udlændingeservice, administrativ vurdering af bo- 36

37 Gennemsnitlig tidsanvendelse i minutter Kortlægning og måling af administrative opgaver ligbehov og opgaver vedrørende økonomisk hjælp til boligplaceringen, jf. figur 6. Figur 6: Tidsanvendelse på opgaver, der udføres i alle sager i forbindelse med boligplacering Aftale om kommunekvote Modtagelse, registrering og gennemgang af oplysninger fra Udlændingeservice samt tilbagemelding Administrativ vurdering af boligbehov Tolkebistand Økonomisk hjælp til boligplacering Registrering i CPR Indflytning i permanent bolig Anvisning af permanent bolig Herudover skal der i alle sager foretages anvisning af permanent bolig, hvilket enten foregår via direkte kontakt til boligselskaber, udlejere m.v. eller via udarbejdelse af indstilling til et boliganvisningsnævn. Den mest tidskrævende opgave af de to er anvisning via den direkte kontakt til boligselskaber m.v. (77 minutter), som foretages i 86 procent af målekommunerne. For den kommunale medarbejder er anvisning via boliganvisningsnævn mindre tidskrævende (17 minutter), hvilket skal ses i sammenhæng med, at opgaven med kontakt til boligselskaber m.v. i stedet varetages andre steder i kommunen. Boliganvisningsnævn anvendes til boligplacering af flygtninge i en tredjedel af målekommunerne. I enkelte kommuner anvendes både nævn og den direkte kontakt. Opgaver, der udføres i de fleste sager Ud over de opgaver, der udføres i alle forløb, er der en række opgaver i et boligplaceringsforløb, der udføres i størstedelen af forløbene. Disse opgaver omfatter i alt væsentligt to opgaver, som i cirka to tredjedele af målekommunerne udføres som en del af den faste proces, mens de ikke udføres i cirka en tredjedel af kommunerne. Dette gælder for opgaverne vedrørende: 37

38 Gennemsnitlig tidsanvendelse i minutter Kortlægning og måling af administrative opgaver Indhentning af yderligere oplysninger vedrørende flygtningen i forbindelse med dialogen med Udlændingeservice. Disse oplysninger indhentes som udgangspunkt først, efter at kommunen har fået tildelt flygtningen. I 67 procent af målekommunerne indhentes yderligere oplysninger som en fast del af dialogen med Udlændingeservice i alle sager. Der anvendes omkring 23 minutter i gennemsnit per gang. Besøg hos flygtningen i asylcentret. I 62 procent af målekommunerne aflægges et fysisk besøg hos flygtningen som led i vurderingen af den pågældende flygtnings boligbehov forud for modtagelsen i kommunen. Dette besøg finder i disse kommuner sted som en fast procedure i alle sager. Ud af de flygtninge, der modtages årligt, kommer de 500 fra flygtningelejre. Opgaven er relativt tidskrævende. I gennemsnit anvendes 188 minutter (ca. 3 timer) per besøg i asylcentret. I cirka halvdelen af alle sager er det nødvendigt at anvende et midlertidigt opholdssted. Dette afhænger blandt andet af de lokale rammevilkår, for eksempel boligmarkedet, husstandens økonomi m.v. Anvendelse af et midlertidigt opholdssted medfører et øget tidsforbrug i boligplaceringsforløbet på gennemsnitligt 201 minutter (ca. 3,5 timer) til anvisning af og hjælp til indflytning på et midlertidigt opholdssted. Figur 7: Tidsanvendelse på opgaver, der udføres i de fleste sager i forbindelse med boligplacering Indhentelse af yderligere oplysninger Besøg hos flygtningen i asylcenter Anvendelse af midlertidigt opholdssted - anvisning og indflytning Opgaver, der udføres i mindre omfang Endelig er der to opgaver, der udføres i mindre omfang afhængigt af forløbet i den enkelte sag. Det gælder klagehåndtering (27 minutter), der gennemføres i færre end hver tiende sag, og vejledning om alterna- 38

39 tive boligplaceringsmuligheder (33 minutter), der gennemføres i op til en tredjedel af sagerne. 4.2 Tidsforbruget på sikkerhedsstillelsesområdet Kommunernes opgaveløsning varierer alt efter den lokale prioritering af opgaveløsningen og alt efter den konkrete sags udvikling. Helt grundlæggende er der en række opgaver, som kommunerne altid skal udføre i forbindelse med sager om familiesammenføring af en ægtefælle, hvor der er stillet krav om sikkerhedsstillelse. Det vurderes, at en række af de opgaver, som gennemføres i et sikkerhedsstillelsesforløb, i nogle tilfælde vil kunne være mere tidskrævende end angivet i tidsmålingen, særligt for de medarbejdere, som kun behandler få sager om sikkerhedsstillelse om året. Som anført på side 18 er der i de store kommuner en årlig tilgang på over 100 sager om sikkerhedsstillelse, mens de mindre kommuner modtager mellem 19 og 28 nye sager om året. Omfanget af indarbejdede rutiner kan således have betydning for tidsanvendelsen, uden at det har været muligt at opfange omfanget fuldt ud i denne måling. I figur 8 er tidsanvendelsen i et forløb med sikkerhedsstillelse illustreret på de enkelte opgaver, som indgår i enten alle eller nogle af forløbene. 39

40 Figur 8: Tidsanvendelse i et sikkerhedsstillelsesforløb Vejledning 14 min. Generel information og vejledning til pengeinstitut 18 min. Modtagelse og behandling af sikkerhedsstillelse 54 min. Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag Gennemgang af sag med henblik på inddrivelse af ydelser 18 min. 5 Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag 14 % Generel gennemgang af sager med henblik på, hvorvidt der er sager, hvor der skal ske inddrivelse 5 min. 1 Afklaring om nedsættelse af sikkerhedsstillelse 26 min. 4 Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag 59 % Opfølgning på til- og fraflytning med henblik på transport af sikkerhedsstillelsen 16 min. 1 Nedsættelse af sikkerhedsstillelse 27 min. 4 Transport af sikkerhedsstillelse m.v. 20 min. 5 Vejledning om ophør af sikkerhedsstillelse 13 min. 5 Ophør af sikkerhedsstillelse 26 min. 5 Konvertering af sikkerhedsstillelse 18 min. 5 Bankskift 21 min. 5 Direkte brugerrettet opgave Opgave udført af alle kommuner i alle sager Opgave udført af alle kommuner Opgave udført af nogle kommuner. Angivet med pct. i kassen Altid i alle sager Størstedelen mere end to sager ud af tre Cirka halvdelen af sagerne Mindre end én sag ud af tre Meget sjældent mindre end hver tiende sag Gentagelsesfrekvens Et typisk sikkerhedsstillelsesforløb Et typisk sikkerhedsstillelsesforløb kan fremstilles som et forløb der indeholder alle opgaver der udføres i alle eller størstedelen af sagerne i alle eller størstedelen af kommunerne. Opgaver, der kun udføres i halvdelen eller færre af sagerne eller i under halvdelen af kommunerne, jf. figur 8 ovenfor, er således udeladt. I et sådan typisk opgaveforløb for sikkerhedsstillelse anvendes der 102 minutter (ca. 1,5 timer). Heraf udgør de opgaver, som er direkte brugerrettede, 14 minutter. Det typiske forløb er illustreret grafisk i afsnit

41 Gennemsnitlig tidsanvendelse i minutter Kortlægning og måling af administrative opgaver Opgaver, der udføres i alle forløb I det typiske forløb for håndtering af sikkerhedsstillelse bruger kommunerne i gennemsnit cirka 86 minutter (ca. 1,5 timer) på opgaver, der udføres i alle sager, jf. figur 8. I langt de fleste sager om sikkerhedsstillelse udføres ikke andre opgaver end disse. Blandt de opgaver, der udføres i alle sager, er det de opgaver, der er forbundet med modtagelse og behandling af sikkerhedsstillelsen, der fylder mest. Disse to opgaver tager tilsammen i gennemsnit 54 minutter per sag. Som enkeltstående opgave er det vejledning og rådgivning til pengeinstitutter, der fylder mest (i gennemsnit 18 minutter pr. sag), jf. figur 9. Figur 9: Tidsanvendelse på opgaver, der udføres i alle sager i forbindelse med sikkerhedsstillelse Vejledning af borger Information og vejledning af pengeinstitutter Modtagelse og behandling af sikkerhedsstillelse Opgaver, der udføres i de fleste sager Ud over de opgaver, der udføres i alle forløb, er der en række opgaver i forbindelse med sikkerhedsstillelse, der udføres i størstedelen af forløbene. Der er kun en enkelt opgave på sikkerhedsstillelsesområdet, der ikke udføres i alle kommunerne, men dog alligevel i størstedelen af kommunerne. Det drejer sig om en generel løbende opfølgning på flytninger til og fra kommunen. 59 procent af målekommunerne har en fast procedure, hvor tilflytninger og fraflytninger gennemgås. I gennemsnit tager denne procedure omkring 16 minutter per gang per sikkerhedsstillelsessag i kommunen. Opgaven kan gennemføres flere gange i løbet af et sikkerhedsstillelsesforløb afhængigt af kommunens internt fastsatte procedurer i forhold til frekvensen af den generelle gennemgang. 41

42 Gennemsnitlig tidsanvendelse i minutter Kortlægning og måling af administrative opgaver Opgaver, der udføres i mindre omfang Mange af opgaverne på sikkerhedsstillelsesområdet udføres i alle kommunerne, men kun i en mindre del af sagerne (færre end en tredjedel af sagerne) eller endog meget sjældent (færre end hver tiende sag). I denne gruppe opgaver anvendes mest tid på nedsættelse af sikkerhedsstillelse og i forlængelse heraf anmodning til pengeinstitut om nedsættelse. Opgaver forbundet med nedsættelse af sikkerhedsstillelse medfører et tidsforbrug på gennemsnitligt 53 minutter. Opgaverne i forbindelse med nedsættelse af sikkerhedsstillelse indgår i en mindre del af sagerne (færre end en tredjedel af sagerne). Herudover er der en lang række opgaver, der udføres i færre end hver tiende sag om sikkerhedsstillelse. I den gruppe er det særligt opgaver forbundet med ophør af en sikkerhedsstillelse før udløbet af syvårsperioden, der medfører et øget tidsforbrug i en sikkerhedsstillelsessag. Opgaver forbundet med ophør af en sikkerhedsstillelse tager i gennemsnit 39 minutter. Figur 10: Tidsanvendelse på opgaver, der udføres i mindre omfang i forbindelse med sikkerhedsstillelse Mindre del af sager Meget sjældent Meget sjældent Meget sjældent Meget sjældent Meget sjældent 10 0 Afklaring af, om der skal ske inddrivelse Nedsættelse af sikkerhedsstillelse - modtagelse af anmodning, vejledning af borger samt proces med pengeinstitut Transport af sikkerhed til tilflytningskommunen Ophør af sikkerhedsstillelse - vejledning til borger samt proces med pengeinstitut Konvertering af sikkerhedsstillelse Bankskift 4.3 Tidsforbruget på danskuddannelsesområdet: Kommunerne Kommunerne skal yde generel information til nytilkomne udlændinge om retten til danskuddannelse, vurdere om den enkelte opfylder betin- 42

43 gelserne for retten og derefter henvise den enkelte udlænding til en sprogudbyder, som kan tilbyde danskuddannelse i op til tre år. Når kursisten er optaget på danskuddannelsen, skal kommunen løbende og mindst én gang om måneden følge op på den enkelte kursists fremmøde og fravær i forhold til undervisningen. For selvforsørgende kursister, der ikke er omfattet af integrationsloven, har kommunen endvidere mulighed for at opkræve gebyr for tilbuddet om danskuddannelse, og kommunen skal derfor selv indhente gebyrbetaling for disse kursister. Kommunen skal betale sprogudbyderen for kursistens deltagelse i danskuddannelsen og kan hjemtage refusion fra staten for en række udgifter hertil, jf. beskrivelse i afsnit 2.3. Derfor skal kommunen også i et danskuddannelsesforløb foretage økonomisk opfølgning på udgifterne for hver enkelt kursist. Nogle kursister vil ikke være i stand til at bestå en danskuddannelse i løbet af de tre år, som kursisterne har ret til danskuddannelse i. I disse tilfælde vil kommunerne derfor skulle foretage en vurdering af, om kursisterne har ret til at få forlænget retten til danskuddannelse og i så fald tildele kursisterne yderligere danskuddannelse. Har kursisterne ikke ret til at få uddannelsesperioden forlænget, kan kommunerne dog, hvis de ønsker det, beslutte at forlænge uddannelsesperioden. Nedenfor er tidsanvendelsen i et kommunalt danskuddannelsesforløb illustreret. 43

44 Figur 11: Tidsanvendelse i et kommunalt danskuddannelsesforløb Information om uddannelsestilbuddet 26 min. Vurdering af ret til tilbud 14 min. Indhentning af oplysninger om opholdsgrundlag i forbindelse med gebyropkrævning 6 min. 3 Flere gang, hvis kursisten skifter sprogskole Tilbud og henvisning til sprogcenter (henvisning og registrering) 30 min. 35 % Eventuel indhentning af gebyrbetaling 10 min % Vejledning om befordringsydelse 5 14 min. Månedlig gentagelse Opfølgning på fremmøde Modtagelse og registrering Gennemgang af mødelister i forhold til eventuel sanktion Gnms. 26 min./ median 12 min. Månedlig gentagelse Undersøgelse af årsager til fravær 13 min. Partshøringsbrev 16 min. 3 Månedlig gentagelse 4 Månedlig gentagelse Gentagelsesfrek-vens afhængigt af den enkelte sag Betaling af sprogcenter med modultakster Gnms. 16 min./median 10 min. Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag Dialog om betaling for kursister med særlige behov 5 16 min. Kvartalsvis Hjemtagelse af refusion fra staten 15 min. Opgørelse af delvis betaling ved start/ophør midt i forløb 12 min. 5 Indhentning af oplysninger i forhold til resultattilskud 14 min. 3 Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag Opfølgning og eventuel sanktionering af ubegrundet fravær 17 min % Afregning på anden måde end ved modulbetaling 14 min. 5 Vurdering af ansøgning om forlængelse af 3-årig danskuddannelsesret 4 15 min. Administrativ behandling af ansøgning om forlængelse af danskuddannelsesret 21 min. 4 Yderligere tildeling af danskuddannelse 17 min. 4 Bevis for aktiv deltagelse 4 10 min. Direkte brugerrettet opgave Opgave udført af alle kommuner i alle sager Opgave udført af alle kommuner Opgave udført af nogle kommuner. Angivet med pct. i kassen Altid i alle sager Størstedelen mere end to sager ud af tre Cirka halvdelen af sagerne Mindre end én sag ud af tre Meget sjældent mindre end hver tiende sag Gentagelsesfrekvens 44

45 Gennemsnitlig tidsanvendelse i minutter Kortlægning og måling af administrative opgaver Et typisk danskuddannelsesforløb i kommunerne Det kan umiddelbart være vanskeligt at beskrive tidsanvendelsen for et typisk danskuddannelsesforløb, idet selve forløbet indeholder en række opgaver, som udføres gentagne gange i et forløb, såsom månedlige opfølgninger på fremmøde, mens andre gentagne opgaver, såsom indhentning af gebyrbetaling fra kursisten i forbindelse med modulskift, afhænger af, hvor lang tid den enkelte kursist er om at bestå et modul. En tilgang til at illustrere et typisk forløb for danskuddannelse i kommunerne kan være at opgøre de opgaver, der udføres i alle sager i løbet af det første år af et danskuddannelsesforløb, hvor der gennemføres 12 månedlige opfølgninger, kvartalsvise betalinger til sprogcentret med modultakster og kvartalsvis hjemtagelse af statsrefusion. Med denne opgørelse vil kommunerne i gennemsnit bruge cirka 314 minutter, svarende til ca. 5¼ timer per kursist det første år. Det typiske forløb er illustreret grafisk i afsnit 6.3. Opgaver, der udføres i alle forløb I figur 12 er vist den gennemsnitlige tidsanvendelse på de opgaver, der udføres i alle forløb, per gang opgaven udføres. Endvidere er det vist, om en opgave typisk udføres én eller flere gange, hvilket er centralt for at vurdere opgavens samlede tyngde i kommunens tidsanvendelse på et danskuddannelsesforløb. Figur 12: Tidsanvendelse på opgaver, der udføres i alle sager 30 Flere gange, hvis kursisten skifter sprogskole Månedligt Flere gange Kvartalsvis 5 0 Information om uddannelsestilbuddet Vurdering af ret til tilbuddet Tilbud og henvisning til sprogcenter (henvisning og registrering) Opfølgning på fremmøde (Modtagelse, registrering og gennemgang af fremmødelister) (medianværdi) Betaling af sprogcentre med modultakster (medianværdi) Hjemtagelse af refusion fra staten I forhold til opgaverne vedrørende modtagelse og gennemgang af fremmødelister har respondenterne i gennemsnit angivet, at disse opgaver tager cirka 26 minutter per kursist per måned. De data, der er lagt til grund for respondenternes besvarelser, indikerer dog, at denne opgørelse er forbundet med nogen usikkerhed, da enkelte respondenter har angivet tidsforbruget ved gennemgang af en samlet fremmødeliste og ikke per kursist. Det samme gør sig gældende for betaling af sprogcentre med modultakster, hvor der kan være enkelte respondenter, der 45

46 Minutter Kortlægning og måling af administrative opgaver Modtagelse og registrering af fremmødelister fra sprogcentrene. Kvartilsspredning i besvarelser Gennemgang af fremmødelister med henblik på vurdering af eventuelle sanktioner. har angivet tidsanvendelsen for en samlet arbejdsgang, hvor der betales for flere kursister på et sprogcenter, frem for per kursist. Det gennemsnitlige tidsforbrug per kursist i undersøgelsen kan derfor være en anelse overvurderet i forhold til det faktiske tidsforbrug på opgaven Betaling af sprogcentre med modultakster Ses der på spredningen i datamaterialet, jf. figuren til venstre, fremgår det, at det på begge opgaver vedrørende fremmøde er 25 procent af respondenterne, der vurderer, at de bruger 1 til 5 minutter per kursist per gang, de gennemfører opgaven. På modtagelse og registrering af fremmødelister vurderer 50 procent, at de bruger 5 til 10 minutter, mens 50 procent vurderer, at de bruger 5 til 15 minutter på opgaven vedrørende gennemgang af fremmødelisterne. Dette spredningsmønster indikerer, at et andet udtryk for det typiske tidsforbrug på disse to opgaver kan fås ved at tage udgangspunkt i medianen, som er den midterste værdi i respondenternes besvarelser, hvor 50 procent af respondenterne ligger højere, og 50 procent ligger lavere. Medianværdien for modtagelse og registrering af fremmødelister er på 5 minutter per kursist, mens medianværdien for gennemgang af fremmødelister er på 7 minutter. Det er således mere retvisende at konkludere, at det typiske tidsforbrug for modtagelse, registrering og gennemgang af fremmødelister er på 12 minutter per kursist end at anvende gennemsnittet på i alt 26 minutter, hvor nogle få besvarelser trækker kraftigt op. De 12 minutter er afspejlet i ovenstående figur 12. Opgaven med modtagelse og gennemgang af fremmødelister er dog fortsat den opgave, der fylder mest i et kommunalt danskuddannelsesforløb med sin månedlige gentagelse. Også opgaverne i forbindelse med kommunernes betaling til sprogcentrene med modultakster (16 minutter pr. kursist pr. gang opgaven udføres), der udføres med jævne mellemrum, og hjemtagelse af statsrefusion (15 minutter pr. kursist pr. gang opgaven udføres), der udføres kvartalsvis, fylder meget i den samlede opgavevaretagelse på grund af opgavernes tilbagevendende karakter. For betaling af sprogcentre med modultakster er medianværdien 10 minutter, hvilket er noget lavere end gennemsnittet på 16,3 minutter. 46

47 Opgaver, der udføres i de fleste sager Ud over de opgaver, der udføres i alle forløb, er der yderligere fire opgaver i forbindelse med danskuddannelsen i kommunerne, der udføres i cirka halvdelen af forløbene. Det gælder blandt andet for opgaverne vedrørende undersøgelse af årsagen til fravær fra danskuddannelsen for ydelsesmodtagere. Opgaven gennemføres månedligt i forbindelse med gennemgangen af fremmødelisterne. For ydelsesmodtagerne skal der foretages en yderligere undersøgelse af årsagen til fraværet i den indeværende måned med henblik på at vurdere iværksættelse af eventuelle sanktioner. Cirka halvdelen af alle danskuddannelsesforløb vedrører ydelsesmodtagere, og der er fravær i stort set alle sager hver måned. Opgaven gennemføres således månedligt for cirka halvdelen af alle igangværende danskuddannelsesforløb. Hver gang opgaven udføres, anvendes der cirka 13 minutter per kursist. Med den tilbagevendende karakter er dette således også en af de opgaver, der fylder relativt meget i kommunernes arbejde med danskuddannelse. For de kursister, der er omfattet af integrationsloven, har kommunerne en opgave med at indhente oplysninger om bestået danskprøve og eventuelt hjemtage resultattilskud fra staten, når en kursist rettidigt har bestået en danskprøve. Denne opgave udføres i størstedelen af de sager, der vedrører kursister under integrationsloven. Opgaven foretages kun en gang, idet den er afhængig af, at kursisten har bestået én af danskuddannelserne (1, 2 eller 3). Kommunerne indhenter og registrerer i den forbindelse oplysninger fra sprogcentrene om, hvilke kursister der har bestået en danskprøve. Når oplysningerne er modtaget og registreret, videregives disse oplysninger til andre instanser i kommunen (fx økonomiafdelingen), med henblik på at kommunen kan hjemtage resultattilskud. Hver gang opgaven udføres, anvendes der cirka 14 minutter per borger. Idet opgaven kun løses en enkelt gang per sag, er det ikke en af de opgaver, der fylder mest i kommunernes arbejde med danskuddannelse. Opgaver, der udføres i mindre omfang En del af opgaverne på danskuddannelsesområdet i kommunerne udføres i alle kommuner, men kun i en mindre del af sagerne (færre end en tredjedel af sagerne) eller endog meget sjældent (færre end hver tiende sag). 47

48 Gennemsnitlig tidsanvendelse i minutter Kortlægning og måling af administrative opgaver Figur 13: Tidsanvendelse på opgaver, der udføres i mindre omfang 60 Mindre del af sager Meget sjældent Mindre del af sager Meget sjældent Mindre del af sager Meget sjældent Meget sjældent Mindre del af sager 0 Gebyrbetaling fra borgere Ansøgning om befordringsydelse Partshøring af ydelsesmodtagere ved fravær Opfølgning på og sanktionering af ubegrundet fravær Delvis betaling af modultakst ved start og ophør Dialog om betaling for kursister med særlig behov og afregning på anden måde end modultakster Forlængelse af danskuddannelsesret - vejledning, afgørelse og tildeling Bevis for aktiv deltagelse Som det også fremgår af figur 13, er opgaverne i forhold til forlængelse af danskuddannelsesretten relativt tidskrævende. I de tilfælde, hvor en kursist ønsker at få forlænget retten til danskuddannelse, vil det medføre et ekstra tidsforbrug i et danskuddannelsesforløb på 53 minutter, hvoraf de 15 minutter er direkte brugerrettet i form af vejledning til kursisten. Til gengæld udføres opgaverne kun i en mindre del af sagerne og kun én gang per danskuddannelsesforløb. Ud over opgaverne i forhold til forlængelse af danskuddannelsesretten er opgaverne i forhold til partshøring og sanktionering værd at være opmærksom på. De to opgaver udføres kun i en mindre del af sagerne, men gentages typisk flere gange i en kursists danskuddannelsesforløb. Det er typisk de samme ydelsesmodtagere, der gentagne gange har ubegrundet fravær fra danskuddannelsen og dermed skal partshøres og eventuelt sanktioneres. Potentielt kan de to opgaver gentages månedligt i forbindelse med gennemgangen af fremmødelisterne. For selvforsørgende kursister har kommunen mulighed for at opkræve gebyr for tilbuddet om danskuddannelse. For disse kursister skal kommunen således indhente gebyrbetaling, hver gang kursisten skal påbegynde et nyt modul i danskuddannelsen. Det er dog kun en tredjedel af kommunerne, der opkræver gebyr, og i disse kommuner kun i cirka halvdelen af sagerne, da gebyret kun kan opkræves fra selvforsørgende, der ikke er omfattet af integrationsloven. Tidsforbruget på opgaven er endvidere relativt begrænset (ca. 10 minutter pr. gang pr. borger), hvorfor denne opgave ikke fylder meget i den samlede opgaveløsning. 4.4 Tidsforbruget på danskuddannelsesområdet: Sprogcentrene Sprogcentrenes opgavevaretagelse på danskuddannelsesområdet igangsættes, når sprogcentrene modtager henvisning fra kommunerne af en 48

49 borger, der har ret til danskuddannelse. Sprogcentrene indkalder til og afholder en visitationssamtale med borgeren og afgør derefter, hvilken danskuddannelse og hvilket modul kursisten skal starte på, og giver kommunen besked herom. Ved kursisternes start på danskuddannelsen skal der udarbejdes en individuel læringsplan, og derudover skal sprogcentrene løbende holde øje med og mindst én gang månedligt give oplysninger til kommunerne om kursisternes fremmøde i undervisningen. For de sprogcentre, der har indgået aftale med en kommune herom, kan aftalen også inkludere, at kursisten skal kontaktes for nærmere at afklare årsagen til et eventuelt fravær. Når kursisterne vurderes at være klar, skal sprogcentrene afholde en modultest for kursisterne, og når modultesten er gennemført, skal sprogcentrene afvente en eventuel gebyrbetaling for et modulskift for de kursister, som kommunerne kræver gebyr for, før danskuddannelsen kan fortsættes. En central del af sprogcentrenes finansielle grundlag stammer fra den betaling, de modtager for den enkelte kursist, hvorfor sprogcentrenes mulighed for økonomistyring er tæt forbundet med deres evne til at planlægge undervisningsforløb og skabe overblik over, hvornår de kan forvente at modtage betaling for kursisternes deltagelse i danskundervisningen. Det er således afgørende for sprogcentrenes økonomi, at sprogcentrene modtager betaling forud og så at sige skal levere progressionen for kursisten frem til det følgende modul. Derfor har sprogcentrene en vital interesse i hele tiden at følge, hvor lang tid der forventes at restere af et danskuddannelsesforløb, før kursisten er klar til næste modul og der dermed udløses en ny modultakst. Endelig skal sprogcentrene forberede og afholde afsluttende prøver i danskuddannelse og indrapportere statistiske oplysninger om kursistens forløb til Integrationsministeriet. I figur 14 nedenfor er tidsanvendelsen i et danskuddannelsesforløb hos sprogcentrene illustreret. 49

50 Figur 14: Tidsanvendelse i danskuddannelsesforløb hos sprogcentrene Eventuel indkaldelse til ny visitationssamtale 9 min. 5 Vejledning af selvhenvendere 4 10 min.. Håndtering af eventuelt manglende fremmøde 8 min. 5 Månedligt Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag Modtagelse og indplacering 41 min. Afholdelse af visitationssamtale 41 min. Videregivelse af oplysninger om modulindplacering 8 min. Forberedelse af undervisningen 23 min. Udarbejdelse af fremmødelister Gnms. 22 min./median 10 min. Modtagelse og registrering af fravær 7 min. Rekvirering af tolk 10 min. 2 Gentagelsesfrekvens afhængigt Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag Opfølgning på indplacering på danskuddannelse 14 min. 5 Månedligt Besked til kommune om iværksatte konsekvenser 9 min. 5 af den enkelte sag Indhentning af oplysninger fra kursist om fravær 9 min. 2 Månedligt Iværksættelse af konsekvenser ved eventuelt manglende fremmøde 15 min. 5 Månedligt Videregivelse af oplysninger om fremmøde til kommune Kvartalsvist Statistiske oplysninger Gnms. 108 min./median 38 min. Løbende planlægning af undervisning Gnms. 102 min./median 60 min.. ud af tre Direkte brugerrettet opgave Opgave udført af alle sprogskoler i alle sager Opgave udført af alle sprogcentre Opgave udført af nogle sprogcentre. Angivet med pct. i kassen Altid i alle sager Størstedelen mere end to sager ud af tre Cirka halvdelen af sagerne Mindre end én sag ud af tre Meget sjældent mindre end hver tiende sag Gentagelsesfrekvens Altid i alle sager Gnms. 12 min./median 5 min. Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag Størstedelen mere end to sager ud af tre Cirka halvdelen af sagerne Mindre end én sag ud af tre Modultest 30 min. Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag Meget sjældent mindre end hver tiende sag Gentagelsesfrekvens 2 Håndtering af manglende gebyrbetaling 14 min. 4 Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag Eventuel indhentning af ny henvisning ved modulskift 7 min. 3 Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag 42 % Afregning mellem kommune og sprogcenter på anden måde end modulbetaling 9 min. 5 Gentagelsesfrekvens Delvis betaling for kursister, der starter/ ophører midt i modul 10 min. 5 Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag Betaling for kursister henvist pr. modul 8 min. 2 Forberedelse af prøve Gnms. 29 min./median 20 min. 4 Prøve-afholdelse Gnms. 112 min./median 49 min. 4 Behandling af klager over eksamen 46 min. 5 Bevis for aktiv deltagelse 11 min. 4 r tiende sag Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag 75 % Eventuel indhentning af gebyr fra kursist 9 min. 3 Gentagelsesfrekvens afhængigt af den enkelte sag Dialog om kursister med særlige behov 17 min. 5 50

51 Gennemsnitlig tidsanvendelse i minutter Kortlægning og måling af administrative opgaver Et typisk danskuddannelsesforløb i sprogcentrene Det kan umiddelbart være vanskeligt at beskrive tidsanvendelsen for et typisk danskuddannelsesforløb i sprogcentrene, idet selve forløbet indeholder en række opgaver, som udføres gentagne gange i et forløb, såsom månedlige opfølgninger på fremmøde, mens andre gentagne opgaver, såsom modultest og prøveafholdelse, afhænger af, hvor lang tid den enkelte kursist er om at bestå et modul og gennemføre danskuddannelsen. En tilgang til at illustrere et typisk forløb for danskuddannelse i sprogcentrene kan være at opgøre tidsanvendelse over det første år i forløbet, det vil sige 12 månedlige udarbejdelser af fremmødelister, 12 månedlige videregivelser af oplysninger om fremmøde til kommunerne, 4 indberetninger af statistiske oplysninger og 2 modultest og betaling fra kommuner med modultakst. Derudover er der en række opgaver, som ligeledes gentages, men hvor hyppigheden af gentagelsen er afhængig af det enkelte sagsforløb. Disse opgaver er kun talt med som udført en enkelt gang i det samlede forløb for et år, og derfor skal det bemærkes, at det samlede tidsforbrug som regel vil blive en anelse større, afhængigt af hvor mange gange netop de sager bliver gentaget. Med denne opgørelse vil sprogcentrene i gennemsnit bruge cirka 607 minutter, svarende til ca. 10 timer per kursist det første år. Dog skal i denne opgave tages forbehold for, at kursisternes progression i undervisningen er meget forskellig, samt at mange kursister har afbrudte forløb. Det typiske forløb er illustreret grafisk i afsnit 6.4. Opgaver, der udføres i alle forløb I figur 15 er vist den gennemsnitlige tidsanvendelse på de opgaver, der udføres i alle forløb, per gang opgaven udføres. Endvidere er det vist, om en opgave typisk udføres én eller flere gange, hvilket er centralt for at vurdere opgavens samlede tyngde i sprogcentrenes tidsanvendelse på et danskuddannelsesforløb. Figur 15: Tidsanvendelse på opgaver, der udføres i alle sager Kvartalsvist Månedligt Flere gange Månedligt 10 0 Modtagelse og indplacering, herunder registrering af henvisning, indkaldelse til visitation, registrering og videregivelse af oplysning om indplacering Afholdelse af visitationssamtale Videregivelse af oplysninger om modulindplacering Forberedelse af undervisningen (individuel læringsplan) Udarbejdelse af fremmødelister (median) Modtagelse og registrering af fravær Videregivelse af Indrapportering af Løbende planlægning af oplysninger om fremmøde til kommunen statististiske oplysninger undervisningen (median) (median) (median) 51

52 Minutter Minutter Kortlægning og måling af administrative opgaver Kvartilsspredning i besvarelser Indrapportering af statistikoplysninger Løbende planlægning af undervisningen Kvartilsspredning i besvarelser Udarbejdelse af fremmødelister. Videregivelse af oplysninger om fremmøde og fravær til kommunen. Ligesom i kommunerne udgør de administrative opgaver forbundet med den løbende opfølgning på fremmøde også i sprogcentrene en meget markant andel af tidsanvendelsen, da opgaverne gentages hyppigt Respondenterne har i gennemsnit angivet, at disse opgaver tager cirka 34 minutter per kursist per måned. Ligesom for danskuddannelse i kommunerne indikerer de data, der er lagt til grund for respondenternes besvarelser, dog, at denne opgørelse er forbundet med nogen usikkerhed, da enkelte respondenter har angivet tidsforbruget ved gennemgang af en samlet fremmødeliste og ikke per kursist. Det gennemsnitlige tidsforbrug per kursist i undersøgelsen kan derfor være en anelse overvurderet i forhold til det faktiske typiske tidsforbrug på opgaven. Kvartilspredningen i datamaterialet på de to opgaver er vist i figuren til venstre. Dette spredningsmønster indikerer, at et andet udtryk for det typiske tidsforbrug på de to opgaver kan fås ved at tage udgangspunkt i medianen, som er den midterste værdi i respondenternes besvarelser, hvor 50 procent af respondenterne ligger højere, og 50 procent ligger lavere. Medianværdien for udarbejdelse af fremmødelister er på 10 minutter per kursist, mens medianværdien på videregivelse af oplysninger til kommunen er på 5 minutter per kursist. Det er således mere retvisende at konkludere, at det typiske tidsforbrug for udarbejdelse og videregivelse af oplysninger om fremmøde er på 15 minutter per kursist end at anvende gennemsnittet på i alt 34 minutter, hvor nogle få besvarelser trækker kraftigt op. Opgaverne fylder dog fortsat markant i det samlede tidsforbrug i et danskuddannelsesforløb i sprogcentrene, da de gentages månedligt. Endelig vurderes det, at den tid, der angives på at indrapportere statistikoplysninger til Integrationsministeriet, må forstås bredere, således at der også indgår tid anvendt på at tilvejebringe oplysninger, der danner udgangspunktet for at kunne indberette statistikoplysninger til ministeriet, ligesom løbende planlægning af undervisningen kan være overvurderet, jf. kvartilspredningen til ovenfor. 52

53 Gennemsnitlig tidsanvendelse i minutter Kortlægning og måling af administrative opgaver Opgaver, der udføres i de fleste sager Ud over de opgaver, der udføres i alle forløb, er der yderligere en række opgaver i forhold til danskuddannelse i sprogcentrene, der udføres i størstedelen af danskuddannelsesforløbene. Sprogcentrene kan indhente tolkebistand til visitationssamtalen, hvis det er nødvendigt. Tolkebistand er nødvendig i langt de fleste sager (flere end to ud af tre). Løsningen af denne opgave tager medarbejderne 10 minutter ekstra per gang. Sprogcentrene kan indgå aftale med kommunerne om, at sprogcentrene i forbindelse med fravær fra danskuddannelsen kontakter kursisten med henblik på at indhente oplysninger om årsagen til fraværet. Langt størstedelen af kommunerne har en sådan aftale med sprogcentrene. I disse tilfælde vil sprogcentrene mindst én gang om måneden i et danskuddannelsesforløb bruge 9 minutter per kursist i ekstra tid på at kontakte kursister, der har haft fravær. De øvrige to opgaver, der udføres i størstedelen af alle sager, knytter sig til modulskift og kan således gentages op til fem gange i et fuldt danskuddannelsesforløb. Særligt opgaven vedrørende modultestene er tidskrævende. Forberedelse, registrering og videregivelse af testresultater tager sammenlagt cirka 30 minutter per modultest per kursist. Figur 16: Tidsanvendelse på opgaver, der udføres i størstedelen af sagerne Flere gange Rekvirering af tolk Flere gange Indhentelse af oplysninger fra kursist om fravær Flere gange Modultest - tilmelding og Betaling for kursister henvist forberedelse, registrering og pr. modul videregivelse af resultater Opgaver, der udføres i mindre omfang En del af opgaverne på danskuddannelsesområdet i sprogcentrene udføres i alle centre, men kun i en mindre del af sagerne (færre end en tredjedel af sagerne) eller endog meget sjældent (færre end hver tiende sag). 53

54 Minutter Gennemsnitlig tidsanvendelse i minutter Kortlægning og måling af administrative opgaver I sprogcentrene er der en lang række opgaver, der udføres i mindre omfang, herunder prøveafholdelse, hvor der anvendes knap 70 min. på indirekte brugerrettede opgaver per kursist i forbindelse med den afsluttende prøve. Disse opgaver knytter sig særligt til organisering/forberedelse af prøveafholdelse og modtagelse og registrering af prøveresultater. Figur 17: Tidsanvendelse på opgaver, der udføres i mindre omfang 70 Mindre del af sager Meget sjældent Mindre del af sager Meget sjældent Meget sjældent Meget sjældent Mindre del af sager Meget sjældent Meget sjældent Mindre del af sager 0 Håndtering af tilmeldinger fra selvhenvendere Opfølgning på indplacering Håndtering af manglende fremmøde til visitationssamtalen Iværksættelse og kommunikation af konsekvenser ved fravær Håndtering af manglende gebyrbetaling - borger og kommune Dialog om betaling for kursister med særlige behov og afregning på anden måde end modultakster Delvis betaling af modultakst ved start og ophør Prøveafholdelse - forberedelse og organisering, registrering og videregivelse af resultater (median) Klager over eksamen Bevis for aktiv deltagelse til kursister, der ikke er omfattet af integrationsloven 350 For de opgaver, der vedrører prøveafholdelse, indikerer de data, der er lagt til grund for respondenternes besvarelser, at denne opgørelse er forbundet med nogen usikkerhed, fordi enkelte respondenter har angivet tidsforbruget ved den samlede prøveafholdelse og ikke per kursist. Kvartilsspredning i besvarelser ,25 22, , Modtagelse og registrering Information om afholdelse Bestilling og modtagelse af Organisering/forberedelse Kontrol af Modtagelse og registrering Udstedelse og af tilmelding af prøven opgaver af prøveafholdelse prøvedeltagernes af prøveresultater videresendelse af legitimation prøvebevis 53,

55 Det gennemsnitlige tidsforbrug per kursist i undersøgelsen kan derfor være en anelse overvurderet i forhold til det faktiske typiske tidsforbrug på opgaven. Kvartilspredningen i datamaterialet på opgaverne vedrørende prøveafholdelse er vist i figuren ovenfor. 55

56 5.Oplevelse af arbejdsopgaver Som en del af tidsmålingen er medarbejderne blevet spurgt om deres oplevelse af de indirekte brugerrettede opgaver. Medarbejderne er dels blevet spurgt, om de oplever, at opgaverne er vigtige for at levere kvalitet i servicen til borgerne, og dels blevet spurgt, om de oplever, at opgaverne kan løses nemmere og hurtigere. Det er i den forbindelse relevant at bemærke, at der generelt blandt deltagerne i målingen er en oplevelse af, at der er et relativt stort forenklingspotentiale for langt den overvejende del af de opgaver, de udfører. På baggrund af en kombination af de to spørgsmål kan medarbejdernes besvarelser inddeles i fire kategorier fra A til D, jf. figur 18. De opgaver, hvor en stor del af besvarelserne ligger i kategori C og D, kan på den baggrund betragtes som opgaver, hvor medarbejderne peger på et potentiale for afbureaukratisering. Omvendt kan de opgaver, hvor en stor del af besvarelserne ligger i kategori A og til dels kategori B, opfattes som opgaver, der ifølge medarbejderne har et mindre potentiale for afbureaukratisering. Figur 18: Kategorisering af opgavernes forenklingspotentiale baseret på medarbejdernes besvarelser i forhold til deres oplevelse af opgaverne Hvor vigtig oplever du opgaven i forhold til at levere en høj kvalitet i servicen til borgeren? 1=Slet ikke vigtig, 5=Meget vigtig A B D C Oplever du, at opgaven kan løses nemmere og hurtigere? 1=Nej, slet ikke, 5=Ja, i meget høj grad A: Vigtig opgave, men ikke potentiale for forenkling. Vær opmærksom på, at opgaven fortsat kan løses nemt og hurtigt. B: Mindre vigtig opgave, men ikke potentiale for forenkling. Ikke i fokus for forenkling, men overvej eventuelt om opgaven helt kan fjernes. C: Mindre vigtig opgave med potentiale for forenkling. Overvej om opgaven kan forenkles eller fjernes. D: Vigtig opgave med potentiale for forenkling. Igangsæt forenklingsinitiativer! Stigende potentiale for forenkling I det følgende gennemgås resultaterne af oplevelsesmålingen for henholdsvis boligplacering, sikkerhedsstillelse og danskuddannelse. 56

57 5.1 Oplevelsesmålingerne på boligplaceringsområdet I figur 19 vises de udvalgte indirekte brugerrettede opgaver forbundet med boligplacering, som medarbejderne vurderer har det største forenklingspotentiale. Opgaverne er sorteret således, at de øverste opgaver i figuren har det største forenklingspotentiale. For alle de udvalgte opgaver nedenfor oplever flere end halvdelen af medarbejderne, at opgaverne kan løses nemmere og hurtigere. Figur 19: Oplevelsesmålingen af udvalgte opgaver vedrørende boligplacering Forberedelse af og forhandlinger om fordeling af flygtningekvoter mellem kommunerne i regionen Kontakt til boligselskaber og andre udlejere Eventuel anvisning af midlertidigt opholdssted Kommunikation/videregivelse af oplysninger om etableringshjælp samt øvrig hjælp til ansøgning om økonomisk støtte Eventuel indhentelse af yderligere oplysninger vedr. flygtningen Øvrig hjælp til ansøgning om økonomisk støtte til boligudgifter Registrering i CPR og hjælp til praktiske foranstaltninger A B C D Konkret vurdering af behovet for etableringshjælp Praktisk hjælp i form af hjælp til flytning, introduktion til boligen, husorden og normer, indkøb af inventar m.v. Kontakt til Modtagelse og registrering af oplysninger fra Udlændingeservice 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% En stor andel af medarbejderne vurderer, at en række af kerneopgaverne i forbindelse med boliganvisning har et forenklingspotentiale. Således oplever cirka 70 procent af medarbejderne, at opgaverne relateret til kontakt til boligselskaber og anvisning af midlertidige opholdssteder kan løses nemmere og hurtigere. I forbindelse med disse opgaver oplever medarbejderne, at de ofte kommer til at bruge meget tid på at kontakte udlejere og boligselskaber, der ikke nødvendigvis kan skaffe en bolig, der lever op til flygtningens behov. Både i forbindelse med kontakt til udlejere og anvisning af midlertidige boliger bliver der således udført en del arbejde, der kan opleves som overflødigt, da det enten ikke giver resultater eller ikke resulterer i permanente løsninger. Medarbejderne oplever således ofte at skulle starte forfra. Opgaver vedrørende økonomisk støtte i forbindelse med boligplacering vurderes også at have et forenklingspotentiale, herunder vurdering af behovet for etableringshjælp og hjælp til ansøgning om støtte til boligudgifter, hvor flere end 60 procent af medarbejderne vurderer, at opga- 57

58 verne kan forenkles. Medarbejderne oplever blandt andet et behov for større klarhed over krav til dokumentation i forbindelse med ansøgning om økonomisk støtte, hvilket de vurderer kunne bidrage til en smidigere udveksling af oplysninger mellem kommunens forskellige forvaltninger. Også opgaverne i forbindelse med modtagelse og registrering af oplysninger fra Udlændingeservice samt registrering i CPR-registret opleves at have et forenklingspotentiale. Disse opgaver har også fyldt meget i kortlægningsinterview og validering. Opgaverne indebærer i vid udstrækning udveksling og modtagelse af data. Forenklingspotentialet ligger overvejende i sikring af elektronisk dataudveksling samt sikring af, at der undgås fejl. Kommunerne oplever i vid udstrækning, at der bruges tid på at udrede fejl i de oplysninger, der modtages. 5.2 Oplevelsesmålingen på sikkerhedsstillelsesområdet Oplevelsesmålingen viser, at de kommunale medarbejdere har vurderet, (1) at opgaverne vedrørende sikkerhedsstillelse ikke har stor vigtighed i forhold til at levere god kvalitet i servicen over for borgeren, og (2) at stort set alle opgaverne har et stort forenklingspotentiale. I figur 20 vises de udvalgte indirekte brugerrettede opgaver forbundet med sikkerhedsstillelse, som medarbejderne vurderer har det største forenklingspotentiale. Opgaverne er sorteret således, at de øverste opgaver i figuren har det største forenklingspotentiale. For alle de udvalgte opgaver nedenfor oplever flere end halvdelen af medarbejderne, at opgaverne kan løses nemmere og hurtigere. 58

59 Figur 20: Oplevelsesmålingen af opgaver vedrørende sikkerhedsstillelse Generel gennemgang af sager i forhold til om der skal ske inddrivelse i en sikkerhedsstillelse Opfølgning på til- og fraflytninger med henblik på transport af sikkerhedsstillelsen Eventuel vejledning af sikkerhedsstiller om mulighed for ophævelse af sikkerhedsstillelse Transport af sikkerhedsstillelsen til tilflytningskommunen, orientering til pengeinstitut og sikkerhedsstiller Vejledning til sikkerhedsstiller om mulighed for nedsættelse af sikkerhedsstillelsen Vejledning af pengeinstitut om sikkerhedsstillelse Modtagelse og registrering af oplysninger fra Udlændingeservice om krav til sikkerhedsstillelse Afklaring af generelle regler vedrørende sikkerhedsstillelse Godkendelse af ny sikkerhedsstillelse og meddelelse om ophør af tidligere A B C D Modtagelse af anmodning fra sikkerhedsstiller om nedsættelse Gennemgang af sag med henblik på afklaring om, der skal ske inddrivelse af ydelser Meddelelse til Udlændingeservice om, at kommunen har modtaget sikkerhedsstillelsen Afgivelse af anmodning om ophævelse af sikkerhedsstillelse til pengeinstitut 0% 20% 40% 60% 80% 100% Opgaver i forhold til (1) opfølgning på tilflytninger og fraflytninger med henblik på transport i sikkerhedsstillelsen samt (2) transport i sikkerhedsstillelsen til tilflytningskommunen og orientering til pengeinstitut og sikkerhedsstilleren oplever medarbejderne har et stort forenklingspotentiale, mens betydningen i forhold til service over for borgeren vurderes relativt lavt. Af oplevelsesmålingen fremgår endvidere, at opgaver, der vedrører kommunernes samarbejde med pengeinstitutterne, samlet set vurderes at have et stort forenklingspotentiale. Begge opgaver indeholder som grundelement en skriftlig eller mundtlig kommunikation med pengeinstitutterne. I forbindelse med afgivelse af anmodning om ophævelse af sikkerhedsstillelse til pengeinstituttet sender kommunerne skriftlig anmodning herom til det relevante pengeinstitut. I anmodningen står, at sikkerhedsstillelsen skal ophøre. Netop kommunikationen med pengeinstitutterne er af kommunerne blevet fremhævet som tidskrævende og med en unødvendig gentagelsesfrekvens specielt i forhold til vejledningsopgaven. 59

60 Kommunikationen med pengeinstitutterne omfatter blandt andet opgaver i forbindelse med ændringer i den stillede sikkerhed, herunder i forbindelse med konvertering af sikkerhedsstillelsen og ved anmodning fra sikkerhedsstiller om nedsættelse af sikkerheden. Når det i kommunen er afklaret, at sikkerhedsstillelsen skal ændres, sender den kommunale medarbejder en anmodning til det pågældende pengeinstitut om at foretage ændringen i sikkerhedsstillelsen. Kommunen modtager herefter skriftlig bekræftelse fra pengeinstituttet om, at sikkerhedsstillelsen er ændret. Bekræftelsen fra pengeinstituttet påhæftes herefter den oprindelige anfordringsgaranti/pantsætningserklæring, som ligger på kommunens sag. 5.3 Oplevelsesmålingen på danskuddannelsesområdet: Kommunerne Undersøgelsen viser, at på trods af, at der er meget få direkte brugerrettede opgaver, der indgår i denne måling, er de fleste af disse vurderet som de vigtigste for borgerne. Generelt viser oplevelsesmålingen dog, at opgaverne ikke vurderes at have den store betydning for kvaliteten i servicen over for borgeren. I figur 21 vises de udvalgte indirekte brugerrettede opgaver forbundet med kommunernes opgavevaretagelse i forbindelse med danskuddannelse, som medarbejderne vurderer har det største forenklingspotentiale. Opgaverne er sorteret således, at de øverste opgaver i figuren har det største forenklingspotentiale. For alle de udvalgte opgaver nedenfor oplever flere end halvdelen af medarbejderne, at opgaverne kan løses nemmere og hurtigere. 60

61 Figur 21: Oplevelsesmålingen af opgaver vedrørende danskuddannelse i kommunerne Betaling af sprogcenter med modultakster Udstedelse af bevis for aktiv deltagelse gælder for kursister omfattet af integrationsloven Eventuel indhentelse af gebyrindbetaling fra borger Hjemtagelse af refusion fra staten Modtagelse og registrering af fremmødelister fra sprogcentrene Indhentning af oplysninger med henblik på hjemtagelse af resultattilskud Afregning mellem kommune og udbyder på anden måde end ved modulbetaling Hjælp til ansøgning om befordringsydelse (Integrationslovens 34) i forbindelse med danskuddannelse Opgørelse af delvis betaling af modultakst for kursister, der starter/ophører undervejs i et forløb A B C D Vurdering og træffe afgørelse om eventuel forlængelse Undersøgelse af årsag til fravær gælder kun for ydelsesmodtagere Vurdering og tildeling af yderligere danskuddannelse Udarbejdelse og udsendelse af partshøringsbrev gælder kun for ydelsesmodtagere Gennemgang af fremmødelister med henblik på vurdering af eventuelle sanktioner 0% 20% 40% 60% 80% 100% De opgaver, der omhandler vurdering af en kursists ret til forlængelse af danskuddannelse, vurderes af de kommunale medarbejdere til at have et relativt stort forenklingspotentiale. Disse opgaver relaterer sig blandt andet til vurdering af ansøgning om ret til forlængelse af danskuddannelsesretten samt til vurdering af ret til tildeling af yderligere danskuddannelse. Oplevelsesmålingen tegner endvidere et billede af, at de opgaver, der relaterer sig til kommunernes opfølgning på kursisternes fremmøde, vurderes at have et stort forenklingspotentiale. De relevante opgaver i forhold til fremmøde relaterer sig typisk til opgaverne modtagelse og registrering af fremmødelister fra sprogcentrene, indhentning af oplysninger med henblik på hjemtagelse af resultattilskud og gennemgang af fremmødelister med henblik på vurdering af eventuelle sanktioner. Fælles for alle tre opgaver er, at der i opgaveløsningen ligger en del kommunikation med sprogcentrene. Kommunikationsformen og mængden er afhængig af, hvorledes kommunerne og sprogcentrene har valgt at organisere sig i forhold til blandt andet oplysning om årsagen 61

62 til fravær. Forenklingspotentialet ligger således blandt andet i at finde nogle hensigtsmæssige og lettilgængelige måder at registrere og trække information på for både kommunerne og sprogcentrene. De opgaver, der omhandler modultakster, er betaling af sprogcentrene med modultakster, eventuel indhentning af gebyrindbetaling fra kursist, afregning mellem kommune og udbyder på anden måde end ved modulbetaling samt opgørelse af delvis betaling af modultakst for kursister, der starter/ophører undervejs i et danskuddannelsesforløb. Alle disse opgaver vurderes ligesom de andre ovenfor beskrevne opgaver at have et stort forenklingspotentiale. Varetagelsen af denne opgave afhænger af, om kommunen har valgt at benytte sig af retten til at opkræve gebyr for deltagelse i danskuddannelsen hos selvforsørgende kursister, der ikke er omfattet af integrationsloven. I så fald skal kommunen iværksætte en betalingsprocedure, for eksempel betaling kontant til kommunen eller i form af, at kursisten tilsendes et girokort. Herefter registrerer kommunen betalingen. 5.4 Oplevelsesmålingen på danskuddannelsesområdet: Sprogcentrene Generelt viser oplevelsesmålingen blandt sprogcentrenes medarbejdere, (1) at opgaverne har et stort forenklingspotentiale og (2) at vurderingen af opgavernes vigtighed i forhold til at yde kvalitet i servicen over for borgeren er forholdsvis lav. I figur 22 vises de udvalgte indirekte brugerrettede opgaver forbundet med sprogcentrenes opgavevaretagelse i forbindelse med danskuddannelse, som medarbejderne vurderer har det største forenklingspotentiale. Opgaverne er sorteret således, at de øverste opgaver i figuren har det største forenklingspotentiale. For alle de udvalgte opgaver nedenfor oplever flere end halvdelen af medarbejderne, at opgaverne kan løses nemmere og hurtigere. 62

63 Figur 22: Oplevelsesmålingen af opgaver vedrørende danskuddannelse i sprogcentrene Eventuel indhentelse af ny henvisning fra kommunen ved modulskift Håndtering af manglende gebyrbetaling fra kommunerne rykke borger og kommune Modtagelse af delvis betaling af modultakst for kursister, der starter/ophører undervejs i et forløb Eventuel indhentelse af gebyrbetaling fra kursist Afregning mellem kommunalt sprogcenter og kommune på anden måde end ved modulbetaling Modtagelse af betaling for kursister, der er henvist pr. modul fra kommunen Udarbejdelse af fremmødelister Videregivelse af oplysninger om fremmøde og fravær til kommunen Modtagelse og registrering af fravær Indhentning af oplysninger hos kursisten selv om årsag til fravær og registrering heraf Besked til kommune/jobcenter om iværksatte konsekvenser ved fravær Udstedelse af prøvebevis og videresendelse heraf til fx kursist og kommune Modtagelse og registrering af prøveresultater A B C D Bestilling og modtagelse af det rette antal opgaver i Integrationsministeriet Dialog om betaling af kursister med særlige behov Udarbejdelse af individuel læringsplan Iværksættelse af eventuelle konsekvenser ved fravær Eventuel Indkaldelse af borger til ny visitationssamtale Modtagelse og registrering af kommunens henvisning Modtagelse og registrering af tilmelding Sprogcentret udsteder bevis for aktiv deltagelse 0% 20% 40% 60% 80% 100% Ligesom det er tilfældet i oplevelsesmålingen for danskuddannelse i kommunerne, er det også tilfældet for opgaverne, der vedrører gebyrhåndtering i forhold til danskuddannelse i sprogcentrene, at gebyrhåndteringsopgaverne af sprogcentrenes medarbejdere vurderes til at have et af de største forenklingspotentialer. Det fremgår således af figuren, at opgaverne i forhold til (1) håndtering af manglende gebyrbetaling fra kommunerne, (2) modtagelse af delvis betaling af modultakster for kursister, der starter/ophører undervejs i et danskuddannelsesforløb samt (3) eventuel indhentning af gebyrbetaling fra kursister alle tre vurderes til at være nogle af de opgaver, der har det største forenklingspotentiale. Fælles for disse opgaver, der omhandler gebyrer, er, at 63