Referat fra møde i Rejseudvalget

Transkript

1 Referat fra møde i Rejseudvalget Dato: 12. september 2016 Tid: 14:30 Sted: Sekretariatet i Høje Taastrup Til stede: Jan Rishave, Marrijanne Lauridsen, Lene Tvernø, Jette Thaaup, Sven Gerner Nielsen, Maria Olesen (ref.) Afbud: Jørgen Poulsen Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat fra sidste møde 3. Status og evaluering af årets rejser 4. Økonomi 5. Kommissorium 6. Rejser i Sportsrejser 8. Eventuelt 1. Godkendelse af dagsorden Beslutning: Godkendt 2. Godkendelse af referat fra sidste møde Beslutning: Godkendt 3. Status og evaluering af årets rejser - Orienteringssag Mallorca maj 2016 Destination: Can Pastilla Hotel: JS Palma Stay Klinik: Policlinica Miramar Rejseledere: Chr. og Hanne Ross Bemærkninger: Rejsen er afviklet. Antal deltagere rejseledere og 2 sygeplejersker. Mange aflysninger helt frem til afrejsedag som følge af såvel sygdom som dødsfald. Dertil indlæggelser på destinationen. Bortset fra aflysninger og indlæggelser en vellykket tur. 1

2 Samme destination, hotel og klinik som i Rejseledernes beretning vedlagt dagsorden, bilag 1. Kreta september 2016 Destination: Hersonissos Hotel: Mediterraneo Klinik: Mesogeios Rejseledere: Jan og Helen Rishave Bemærkninger: Rejsen er endnu ikke afviklet. Rejsen var i maj/juni i risiko for aflysning grundet for få tilmeldinger. Med en ekstra rabat fra Spies samt nedregulering til én sygeplejerske lykkedes det at få økonomien til at hænge sammen, så turen kan gennemføres. Tenerife november 2016 Destination: Puerto de la Cruz Hotel: Bahia Principe San Felipe Klinik: Quiron Tenerife Rejseledere: Karen Marie og Søren Riis Bemærkninger: Rejsen er endnu ikke afviklet. Rejsen erstatter den planlagte rejse til Gran Canaria, der måtte aflyses på grund af for ringe kapacitet på dialyseklinikken. Samme destination, hotel og klinik som i I forbindelse med annoncering af rejsen blev Nyreforeningens nye tilbud til rejseglade medlemmer afprøvet. Medlemmer kan nu tilmelde sig mail-liste og få rejseopslag og ansøgningsskema tilsendt, når rejsen annonceres. 22 medlemmer havde tilmeldt sig ordningen op til annonceringen af rejsen og de første tilmeldingen blev modtaget allerede et par timer efter. Artikel om tilbuddet i Nyrenyt, juni 2016 er vedlagt, bilag 2. Indstilling: Sekretariatet indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Beslutning: Orienteringen er taget til efterretning. 4. Økonomi nye udfordringer Indtil 2015 lå deltagergebyret relativt fast på kr. pr. person. I dag baseres deltagergebyret på en beregning af den enkelte rejses udgifter set ift. det forventede antal deltagere. Ændring af praksis er dels udtryk for skærpede krav til budgetoverholdelse, dels at det årlige tilskud til rejserne fra GAMBRO er bortfaldet. Selv om vi kan beregne udgifterne til den enkelte rejse, er det en udfordring at fastsætte deltagergebyret. Baseres beregningen på for høje forventninger til deltagerantallet, kan det blive nødvendigt at aflyse for at undgå et stort underskud. Det er imidlertid ikke gratis at aflyse hele turen med mindre dette sker mindst 4 måneder før afrejse. Aflyste rejser koster også ift. medlemmernes tilfredshed og tillid til foreningens tilbud. 2

3 Baseres beregningen omvendt på for lave forventninger til deltagerantallet, vil konsekvensen være meget høje gebyrer, hvilket igen kan få betydning for tilslutningen til rejserne og i sidste ende føre til aflysninger. Der kan peges på flere muligheder for bedre sikring af indtægterne og styring af udgifterne. Eksempel på beregning af deltagergebyr er vedlagt, bilag 3. Indtægtsregulerende tiltag 1) Minimum antal deltagere. Der fastsættes et minimum deltagerantal for gennemførelse af rejsen. Deltagergebyret beregnes med udgangspunkt i dette tal. 2) Færre rejser. Aktuelt har vi tre årlige rejser en i foråret og to i efteråret. Nedjusteres antallet af rejser til to - én i foråret og én i efteråret vil deltagerantallet på efterårsrejsen med al sandsynlighed påvirkes i positiv retning. Evt. ulempe: Færre rejser kan indebære, at medlemmer vil opleve, at der ikke kan tilbydes plads på rejsen. Ligesom tidligere, hvor tilslutningen til rejserne var større end i dag, kan medlemmer opleve at komme på venteliste. 3) Mere variation og fornyelse. En stor andel af deltagerne på rejserne er gengangere. Blandt flere af disse er der ønske om nye rejsemål. Mere fokus på at undgå sammen destination to år i træk og en målsætning om at tilbyde én ny destination årligt vil tilgodese denne gruppe og formentlig øge søgningen til de enkelte rejser. Udfordring: Fornyelse er mere ressourcekrævende i især planlægningsfasen end gentagelse af tidligere rejsemål og der er erfaringsmæssigt også større risiko for, at projektet mislykkes med aflysninger som følge (jf. det aflyste krydstogt i 2014, mislykket forsøg på at arrangere ophold i ny by på Gran Canaria i 2016). 4) Fokus på fundraising. Muligheden for at søge fonde o.lign. om tilskud til frivillige sygeplejersker og rejseledere til rejserne bør undersøges. Udgiftsregulerende tiltag 5) Ændring af refusionspolitik. Såvel sygeplejersker som rejseledere får pt. diæter efter statens takst og godtgøres derudover for deres udgifter til transport til lufthavn etc. Nedbringelse af diætsatsen eller indførelse af refusion på baggrund af bilag kunne nedbringe personaleudgifterne. Overstiger diæterne de reelle udgifter, får det karakter af en skjult kompensation det er uheldigt i en foreningen, hvor frivillighed italesættes som fundament for foreningens virke. Ligesom bestyrelsesmedlemmer mm. opfordres til samkørsel etc. i forbindelse med møder, bør rejseledere oplyses om, at rejserne er det eneste sted i Nyreforeningen, hvor der anvendes diæter. 6) Antal personaler reguleres ift. deltagerantallet. Aktuelt sender vi to rejseledere og én sygeplejerske af sted i to uger samt én sygeplejerske i én uge. Ved lav tilslutning kunne der 3

4 nedreguleres således, at en-uges-sygeplejersken og/eller den ene rejseleder blev sparet væk med henblik på at opnå balance mellem indtægter og udgifter. Udfordring: De rejseledere, vi har nu, er alle ægtepar, der næppe vil tage af sted hver for sig. Løsningen forudsætter således, at vi har en større stab af rejseledere, hvoraf nogle er indstillet på at tage af sted på egen hånd. Indstilling: Sekretariatet indstiller, at rejseudvalget vedtager punkt 1 og 2, drøfter punkt 3 og 4 med fokus på fordeling af arbejdsopgaverne blandt udvalgets medlemmer samt forholder sig til punkt 5 og 6. Beslutning: Beregning af gebyr: Deltagergebyr beregnes fremover ud fra et deltagerantal på i alt 35 (ekskl. Personaler). Ved færre end 25 tilmeldte aflyses rejsen (Antallet opgøres inden fristen for gratis aflysning udløber som udgangspunkt 4 måneder inden afrejse). For at sikre at de, der måtte ønske at rejse, får indsendt ansøgningsskema i tide, indføres først til mølle princip på alle rejserne. Antallet af årlige rejser: Det aktuelle antal rejser om året fastholdes på i alt 3, således der også i 2017 tilbydes 1 rejse i foråret og 2 rejser i efteråret. Rejsemål: Der tilsigtes en kombination af nye og gamle destinationer. Fonde, legater, tilskud: Det vurderes ikke realistisk, at rejsernes økonomi kan forbedres væsentligt gennem fundraising. Til gengæld skal det gøres nemmere for medlemmer at søge tilskud fra lokalkreds. Der indføres således nyt felt på ansøgningsskemaet, så ansøger via sekretariatet kan søge kredsen om tilskud. Såvel sygeplejersker og rejseledere vil fortsat modtage diæter baseret på statens takster. Antallet af sygeplejersker kan justeres ved få tilmeldinger, dog skal der i begge rejseuger være min. én sygeplejerske. Antallet af rejseledere fastholdes på aktuelt niveau uanset antal rejsende. 5. Kommissorium Sekretariatet har uden held været arkiverne igennem for at finde kommissoriet for rejseudvalget og der er i den forbindelse opstået tvivl, hvorvidt der nogensinde har været udarbejdet et kommissorium for rejseudvalget. Vi griber anledningen til at få bragt sagerne i orden med udarbejdelsen af et nyt kommissorium. Udkast til kommissorium, bilag 4. Indstilling: Sekretariatet indstiller, at rejseudvalget godkender forslag til kommissorium. Beslutning: Udvalget afventer forslag fra rejseleder, Søren Riis. Punktet udskydes til næste møde. 4

5 6. Næste års rejser Rejserne i år er gået til Mallorca, Kreta og Tenerife. Hvor skal vi hen til næste år? Indstilling: Sekretariatet indstiller, at rejseudvalget træffer beslutning vedr. næste års rejsedestinationer. Beslutning: Som udgangspunkt arbejdes der på at lave rejser til følgende destinationer i 2017: Forår - Mallorca i maj (samme destination som tidligere år) Efterår - Portugal eller alternativt Barcelona (pakkerejse) i september, Tenerife i november (samme destination som i år). 7. Sportsrejser Orientering på mødet ved Marrijanne. Beslutning: Orientering taget til efterretning. 8. Evt. Næste møde i rejseudvalget afholdes 30. marts 2017, kl. 14:30, i Høje Taastrup. 5