Kom godt i gang med CSC Social

Transkript

1 Kom godt i gang med CSC Social Nyt it-system nye arbejdsgange CSC social er SOF s nye fælles it-system, som skal understøtte dokumentationen og samarbejdet mellem de forskellige myndighedscentre og tilbud. Det er et omfattende system med mange funktioner, som binder mange medarbejdere sammen med vidt forskellige funktioner. Som med alle nye systemer kan det være svært i starten at navigere rundt i CSC social, og det kan skabe usikkerhed i forhold til, hvordan du kommer i gang med at bruge systemet. Dette lille hæfte skal derfor hjælpe dig igennem nogle af de nye udfordringer, du måske vil møde og gøre dig lidt klogere på, hvad du skal gøre, når du skal i gang med at bruge det nye system. Hæftet skal suppleres af de faglige vejledninger, som Drifts - og Udviklingskontoret for handicap samt Drifts og Udviklingskontoret for Udsatte og Psykiatri har udarbejdet, og som indeholder retningslinjer for den faglige dokumentation i CSC Social. Disse vejledninger kan findes på CSC Social Portalen, som findes i venstre side af Socialforvaltningens forside.

2 Indhold 1. SOF e-learning hjælper dig trin for trin Support hvem kontakter jeg i tilfælde af problemer med CSC Social? a. Spørgsmål eller fejl i CSC Social b. Teknisk support ved systemnedbrud c. Ændringsønsker Ibrugtagning af CSC Social a. Adgang til CSC Social b. Rettigheder i CSC Social c. Arkiveringsregler d. Konvertering overgang til CSC Social e. Dobbelt dokumentation CSC Social a Hvordan logger jeg på CSC Social?... 7 Åbn CSC Social... 7 Log på 1. gang b. Hvordan opretter jeg en borger i CSC Social?... 8 Opret journal - Brugere med rettighed til udfører... 8 Redigér udfører Dette gøres, så borgeren organisatorisk tilknyttes et tilbud c. Advis funktion i CSC Social arbejde mellem myndighed og udfører... 9

3 1. SOF e-learning hjælper dig trin for trin Som medarbejder i SOF får du adgang til en e-learning portal, hvor du kan finde forskelligt materiale, som kan hjælpe dig i gang med at bruge det nye system. Portalen er under udarbejdelse og indeholder på nuværende tidspunkt vejledninger, enkelte læringsvideoer og en animeret lille film, som introducerer dig til CSC Social. Med udgangspunkt i en fiktiv case beskriver filmen formålet med det nye system, og hvad systemet vil betyde for din og dine kollegers arbejdsgange. På sigt vil portalen også komme til at indeholde mere fagspecifikke vejledninger og der vil blive tilføjet flere små læringsvideoer, som trin for trin vil vise dig, hvordan du navigerer rundt i systemet. Se mere på 2. Support hvem kontakter jeg i tilfælde af problemer med CSC Social? 2. a. Spørgsmål eller fejl i CSC Social Hvis du har spørgsmål eller problemer med CSC Social, og du ikke selv kan løse dem, skal du først henvende dig til superbrugeren på din arbejdsplads for at få hjælp. Hvis superbrugeren ikke umiddelbart kan løse problemet, skal han/hun kontakte den instruktør, der er tilknyttet tilbuddet eller centret. Hvis instruktøren heller ikke kan hjælpe, bedes instruktøren kontakte en af CSC Socials systemejere via imu@sof.kk.dk og beskrive problemet gerne suppleret med et skærmbillede. Alternativt kan supporttelefonen benyttes mellem kl Procedure for support Dig Superbruger Instruktør CSC Socials systemejere i Kontoret for Digitalisering 2. b. Teknisk support ved systemnedbrud Superbruger/instruktør kontakter Koncern Service på telefon Et teknisk nedbrud er kendetegnet ved, at systemet ikke reagerer på din indtastning eller direkte lukker ned. Det vil også være tilfældet, hvis der kommer en tekst frem som fortæller, at.der ikke kan skabes adgang til serveren.

4 Inden du ringer til Koncern Service bedes du undersøge om dine kollegaer har samme problem, og starte med at genstarte pc en, for at se om problemet evt. løses. Uden for alm. arbejdstid kan Koncern Service også kontaktes i forbindelse med tekniske nedbrud. I en række tilfælde vil de skulle kontakte CSC, som også er døgnbemandet. 2. c. Ændringsønsker Hvis man har forslag til forbedringer i CSC Social eller konkrete ændringsønsker til systemet, er der nedsat en arbejdsgruppe for hvert fagområde (handicap, psykiatri og udsatte), som instruktører og superbrugere kan kontakte med henblik på, at få viderebragt ændringsønsker eller andre relevante emner vedrørende CSC Social. Man bedes kontakte sit Drifts- og udviklingskontor for mere information. 3. Ibrugtagning af CSC Social Når de enkelte tilbud tager CSC i brug i løbet af 2012, vil der være en række anbefalinger til de forskellige fagområder, som er beskrevet i de faglige vejledninger, som er udarbejdet af Drifts - og Udviklingskontorerne. I nedenstående punkter beskrives de generelle retningslinjer og anbefalinger til overgangen til CSC Social. Disse vejledninger ligger på IMU Portalen, som ligger i venstre side af Socialforvaltningens forside. 3. a. Adgang til CSC Social Der er to miljøer tilgængelige i CSC Social, som begge ligger som ikoner på pc ens skrivebord. CSC Social Prod, som er produktionsmiljøet, hvor arbejdet med de reelle borgere foregår. Derudover er der et undervisningsmiljø CSC Social Undervisning, som kan benyttes til undervisning og til at lære systemet at kende i. I dette miljø kan man oprette fiktive borgere, som man kan øve sig på, og i dette miljø er der oprettet et antal undervisningsbrugere, som også er vedhæftet i denne mail, og som også ligger på IMU Portalen. Alle udførere deles om de samme undervisningsbrugere. Det anbefales at man IKKE dokumenterer på andres fiktive borgere, da disse kan være oprettet over en specifik case til brug i et specifikt undervisningsforløb på et tilbud. 3. b. Rettigheder i CSC Social Sikkerhedsadgange er defineret af Kontoret for Digitalisering i samarbejde med MR og DU kontorerne. Disse adgange er fastsat i forskellige rammer og sikkerhedsprofiler ud fra hvad man har brug for, og har lov

5 til at se jf. gældende lovgivninger. Det vil konkret sige, at man ikke har adgang til alt, men kun til de borgere, der er tilknyttet ens tilbud. Der gives særlige adgange til de personer, der skal håndtere medicin (medicinmodulet forventes først klar i slutningen af maj måned) Når man arbejder i CSC Social logges eller spores alle ens handlinger i systemet, dvs. alle klik foretaget i systemet gemmes i en historik dette er en sikkerhed for, at borgerens sag er komplet. Der er et særligt opmærksomhedspunkt i forhold til notater i CSC Social. Der må IKKE overskrives eller slettes i notater, hverken i egne eller andres. Der skal laves korrektion til notater i et helt nyt notat, hvis der er rettelser eller opdateringer. Det skal fremgå klart og tydeligt, hvis der er lavet en korrektion til notatet. 3. c. Arkiveringsregler Med implementeringen af CSC Social bliver borgerens sag på sigt elektronisk. Dette vil ske løbende, fordi eksisterende borgere allerede vil have en journal, som skal håndteres. Meget generelt kan man sige, at borgerens sag som minimum skal bevares i 5 år og kort fortalt er de juridiske regler for arkivering som følger: Når en journal er scannet ind i CSC Social kan den makuleres. Den skal med andre ord IKKE gemmes denne regel skal dog på ingen måde opfattes som en opfordring til at scanne alt ind i CSC Social, det anbefales tværtimod, at man kun scanner relevante data ind, dvs. data der er nødvendige for det aktuelle arbejde med borgeren Mht. gamle passive journaler, der ikke skannes ind i CSC Social, så følger arkiveringen de normale regler, dvs. at man kontakter Socialforvaltningens Centralarkiv, som afhenter sagerne: Socialforvaltningens Centralarkiv ligger i Bernstorffsgade 17, 1592 Kbh V. Arkivet Tlf Se også folderen 2010 Arkivvejledning SOF, som også er tilgængelig under IMUPortalen

6 3. d. Konvertering overgang til CSC Social Ved overgangen til CSC Social vil der ikke være nogen automatisk konvertering af data fra andre systemer. Hvis man benytter et andet it-system i forvejen, vil man med fordel kunne bevare en enkelt licens, så man har mulighed for at tilgå data fra dette system, som er relevante, og som evt. ville skulle tastes ind i CSC Social. Generelt gælder det derfor, at det er de enkelte tilbuds eget ansvar at indtaste relevante oplysninger i CSC Social det anbefales, at man KUN indtaster de oplysninger, der er relevante for arbejdet med borgeren.. Man har naturligvis mulighed for at scanne og vedhæfte dokumenter ind i CSC Social, men man vil ikke kunne undgå, at nogle dokumenter vil være i CSC Social, og andre dokumenter vil være i papir i en overgangsperiode. Hvis man vælger at scanne eller vedhæfte dokumenter, er der vigtigt, at dette ALTID gøres inde fra den relevante indsats, da dokumentet ellers vil ligge tilgængeligt for alle uanset rettigheder i CSC Social, og dokumentet vil ligeledes være svært at genfinde uden tilknytningen til indsatsen. Myndighedscentrene vil komme gradvist på CSC Social i løbet af 2012, og man vil derfor i starten kun gradvist kunne dele oplysninger om borgeren mellem myndighedssiden og udførerne, bl.a. handleplaner og VUM. I takt med at myndighedscentrene tager CSC Social i brug, vil myndighedscentrene også stå for oprettelsen af nye borgere i systemet, da borgerne som udgangspunkt har deres første kontakt med Socialforvaltningen vis et myndighedscenter. 3. e. Dobbelt dokumentation DU kontorerne har udarbejdet nogle faglige anbefalinger for dokumentation for de enkelte målgruppeområder. Overordnet set anbefales det, at man i en overgangsperiode dokumenterer i CSC Social samtidig med, at man opretholder enkelte andre dokumentationssystemer, f.eks. medicin og magtanvendelse. Dette skyldes at ikke alle moduler i CSC Social er til rådighed fra start af, og systemet vil tages gradvist i brug. Efterhånden som CSC Social bliver udviklet og flere tilbud benytter systemet er det hensigten, at al borgerrettet dokumentation vil foregå i systemet. Det anbefales altså, at man dokumenterer det der er muligt på nuværende tidspunkt i CSC og kun dokumenterer de ting ved siden, som endnu ikke kan dokumenteres i CSC. Skal der være en papirversion printer man fra CSC og denne vil have status af kopi.

7 4. CSC Social 4. a Hvordan logger jeg på CSC Social? Er du i tvivl om hvordan du logger på CSC social, så se her hvordan du gør. Handling Forklaring Hvordan Åbn CSC Social Åbn CSC Social fra skrivebordet. Hvis du ikke kan se ikonet/genvejen, kan du finde det ved først at klikke på Startknappen, og herefter Alle programmer, Scandihealth. Log på 1. gang Indtast dit KK brugernavn/ident Første gang du logger på, skal du anvende en engangskode, som er Social + de sidste to tal i dit cpr. nr. Ved første log on bliver du bedt om at ændre din adgangskode. Indtast en ny personlig kode, gentag den og husk den til brug fremover. Bemærk at koden skal indeholde minimum otte tegn, som består af minimum et tal og et stort bogstav.

8 4. b. Hvordan opretter jeg en borger i CSC Social? Det er normalt kun myndighedscentret samt de selvvisiterende botilbud der kan oprette borgere i CSC Social. Udvalgte superbrugere og instruktører på de enkelte tilbud vil dog i en afgrænset periode have adgang til at kunne oprette deres egne borgere i systemet. Adgangen giver udvidede rettigheder, som man skal håndtere med omtanke. Når man opretter en borger i CSC Social, skal man udelukkende tilknytte borgeren til den udfører enhed, hvor denne er tilknyttet. Man skal IKKE tilknytte borgeren en myndighed. Når du skal oprette en borger i systemet, skal du huske at gøre følgende: Opret borgerjournal Handling Forklaring Hvordan Opret journal - Brugere med rettighed til udfører Du opretter nye journaler via dialogboksen Opret borgerjournal. CPR-nr. skal som minimum udfyldes. Findes borgerens journal i forvejen, får du besked herom. eller tast Shift+ Redigér udfører Dette gøres, så borgeren organisatorisk tilknyttes et tilbud Gå ind i Stamdatamodul Redigér tilhørsforhold tilføj udfører Stamdatamodul Redigér tilhørsforhold tilføj udfører

9 4. c. Advis funktion i CSC Social arbejde mellem myndighed og udfører Advis funktionen i CSC Social bruges til at sende beskeder til eget team, andre centre eller til myndighedscentrene. Men da alle centre og myndighedscentre ikke kan forventes, at tage CSC Social i brug på samme tidspunkt anbefales det, at man i starten KUN sender advis er til sit eget team/tilbud, så man er sikker på, at ens besked bliver set og der reageres på denne. Man må kontakte de enkelte myndighedscentre for at få oplyst, hvornår disse tager CSC Social i brug. For at sætte adgangen til advis er op, skal man gå ind under fanen Bruger brugerprofil- primær ansættelsessted: Vælg udfører. Under gruppetilhørsforhold/advisindstillinger vælges det team eller enhed, som man er tilknyttet.