Kursusmateriale. Introduktion til Captia. Elektronisk Sags og DokumentHåndtering, ESDH. Aalborg Universitet

Transkript

1 Kursusmateriale Introduktion til Captia Elektronisk Sags og DokumentHåndtering, ESDH Aalborg Universitet

2 Indhold ESDH projektet på AAU... 3 Captia cirklen... 4 Captia... 5 Navigering : Åbne en sag : Ændre titel på sagen : Knyt part til Sag : Føj knap til Handlingslinjen : Brug luppen... 7 Case klage over undervisningslokaler : Opret ny sag : Opret sag fra Outlook : Se sag fra Outlook : Gem mail i Captia : Arkivér dokument : Send sag som link med : Send et dokument som vedhæftet pdf : Afslut sag : Flyt et dokument til en ny sag Side 2 af 13

3 ESDH projektet på AAU Hjemmeside: Her finder du: ESDH-vejledninger Journalplan Kontaktpersoner Superbrugere Kursusmaterialet Implementeringsplan Support Hovedjournalen/ ESDH- sekretariatet ESDH lokal: Øvrige kontaktpersoner Installation & IT-support: Hotline, IT-afdelingen, lokal 9460, Adgang til Captia Fra oversigten over administrative systemer klikkes på "Scanjour Captia" Side 3 af 13

4 Captia cirklen ESDH-systemet indeholder Sager Emnesager Personalesager Klientsager Geosager Dokumenter o Metadata o Fuldtekst o Filer Parter o Personer o Virksomheder o Institutioner o Geo-parter Sager er blå Parter er grønne Dokumenter er orange Side 4 af 13

5 Captia Med Captia er det nu den enkelte afdeling og sagsbehandler, der er ansvarlig for at oprette sager og arkivere relevante dokumenter. Det er hensigten, at vi skal være flere sagsbehandlere om den samme sag, dvs. vi behøver kun at oprette sagen et sted, hvilket betyder, at alle kan se sagen og lægge dokumenter ned på den. Hvem der opretter en sag, og hvornår det skal ske, kan være vanskeligt at afgøre. Derfor er retningslinjerne vedr. oprettelse, at sagen oprettes af den ansvarlige sagsbehandler. Er det eks. en høring eller anden besvarelse til ministerium, er det medarbejderen, som er ansvarlig for at afsende svaret af sted til ministeriet, der opretter sagen og herefter sender den ud til besvarelse/høring via Captia i organisationen. Skrivebordssag - Ens egen sag, som er offentlig tilgængelig. Hvordan opretter man en sag? - Man kan oprette sager i Captia - Man kan oprette sager fra mail Hvad registreres i Captia Vi anbefaler at man hellere registrerer for meget i Captia end for lidt. - ESDH-vejledning - Aalborg Universitets Journalplan Findes på: Side 5 af 13

6 Navigering 1: Åbne en sag Gå til forsiden tryk på Åbne sager Listen viser hvilke åbne sager, du er sagsbehandler på Klik på skrivebordssag Sagen åbner nu i 3. faneblad og under linjen fremkommer dokumenter tilhørende sagen skrivebord I menu linjen kan vælges mellem Dokumenter viser hvor mange dokumenter der er tilknyttet sagen Parter viser de adressater/parter der er knytte til sagen Mere er funktionsmenu, hvor du kan klikke dig frem til yderlige informationer om sagen. Side 6 af 13

7 2: Ændre titel på sagen Klik på skrivebordsagen Klik på Eller klik inde i feltet sags oplysninger Ændre skrivebord sagen til dit navn. 3: Knyt part til Sag Klik på Klik på Klik på Listen over parter er tom. Tryk på, Søg efter "Videnskabsministeriet" Markér adressaten og tryk OK 4: Føj knap til Handlingslinjen som Du kan selv bestemme hvilke knapper, der skal være i forskellige menulinjer. En knap som ofte er god at have ved hånden er bringer dig fra et dokument til den sag, som dokumentet er knyttet til. Højreklik i Handlingslinjen. Sæt et flueben mere ud for "Tilbage Sag" - i feltet til venstre Herefter vises knappen i handlingslinjen. Captia husker din opsætning, således at knappen altid er tilgængelig når du fremover går ind på et dokument. Det andet flueben styrer om menupunktet er tilgængelig under Handlingsikonet 5: Brug luppen Tryk for at komme tilbage til sagen og oversigten over dokumenter på sagen. Tryk på luppen/forstørrelsesglasset ud for et af dokumenterne. Dokumentet og dets metadata vises nu højre side af skærmen. Side 7 af 13

8 Case klage over undervisningslokaler Der er indkommet en klage fra Jens Jensen over undervisningslokaler er for små på Aalborg Universitet. Du har modtaget en mail og skal nu gemme den i Captia. 1: Opret ny sag Vi skal have oprettet en sag til vores klage. Klik på Vælg opret sag Nu åbner vinduet, hvor du kan vælge sag eller oprette en ny. Felterne titel og gruppe har rød kant det betyder, at de SKAL udfyldes. Felterne Sagsbehandler, Ansvarlig enhed, Tilstand og oprettet af er automatisk udfyldte. Giv sagen titlen Klage over undervisningslokale Klik på Gruppe Herved åbner AAU s journalplan. Overskrifterne er røde det betyder, at de ikke kan vælges. Vi skal have valgt en journalgruppe på niveau 3 i journalplanen. Klik på ud for 3 fysiske forhold Klik på ud for 39 fysiske forhold diverse Klik på 399 fysiske forhold, diverse og klik ok Klik herefter gem i højre hjørne Sagen er nu oprettet Side 8 af 13

9 1: Opret sag fra Outlook Klik på Nedenstående boks kommer frem. Udfyld de røde felter med Titel på sagen og sagsgruppe Klik herefter på opret sag og sagen er oprettet. 2: Se sag fra Outlook I højre side af din Outlook er en mappe Sager og Dokumenter Klik på sager og dokumenter Klik på åbnesager Og du vil have et overblik over dine åbne sager. Når du klikker på en sag vil du kunne se dokumenter vedr. sagen. Herfra kan du enten sende et link til sagen, dokument eller se sagen i Captia. Det gør du ved at klikke på den funktion du ønsker: Side 9 af 13

10 3: Gem mail i Captia Du skal nu gemme en fra Outlook på en sag i Captia. Med installeringen af Captia på din pc, fulgte også en ny værktøjslinie i Office-programmerne, herunder Outlook Gå ind i Outlook Åben mailen du lige har modtaget Klik på fanen Gem Klik på "Søg sag" Følgende integrationsboks åbner Skriv Klage over undervisningslokale i fritekst Marker din sag og klik ok Denne integrationsboks åbner, når du klikker OK Ændre titlen til Jens Jensens klage Klik herefter på 4: Arkivér dokument Når dokumenter er færdig-behandlede i Captia, skal de arkiveres. Arkiveringen betyder at: Dokumentet tildeles et akt-nummer på sagen Dokumentet kan ikke uden videre flyttes til en anden sag, uden at der efterlades et spor, der fortæller hvor dokumentet er flyttet til. Dokumentet kan ikke slettes fra Captia. Arkiveringen kan ske samtidig med, at dokumentet lagres i Captia. Men det kan også ske efterfølgende. Side 10 af 13

11 5: Send sag som link med Du kan sende link til sag eller dokument. Når du skal sende en sag til en kollega, der også er Captia bruger, kan du sende et link til sagen. Når din kollega klikker på linket i en, åbner sagen i Captia. Åben sagen Klage over undervisningslokale Klik på over sagsnummeret Klik på "Link" for at sende et link til sagen Der åbnes automatisk en mail i Outlook med et link til sagen. Send mailen til din sidemand (kursus+nummer) Åben den mail du selv har modtaget Klik på linket i mailen og se sagen i Captia Du kan også sende et dokument fra Outlook til din kollega eller ud af organisationen. Klik på Vedhæft Captia i Outlook båndet Søg dokument klage over undervisningslokale Send til sidemand kursus xx 6: Send et dokument som vedhæftet pdf Bring dokumentet " Klage over undervisningslokale " i fokus på 3. faneblad Klik på "Dan PDF" i handlingsmenuen Captia danner nu en pdf-udgave af dokumentet. Det tager et par minutter. Herefter kan du i handlingsmenuen vælge "Mail" / "Vedhæftet PDF" og sende pdf-udgave via . Du skal sende mailen til din sidemand. Side 11 af 13

12 7. Arbejde fra Word Du kan gemme dine dokumenter fra Word på din sag i Captia. I Office-programmerne har du, under fanen Automation fået nye knapper: I denne Word Automation har du dokumentets metadata Dokumenttype Tilstand Sags nr. Osv. Du har mulighed for at flette data direkte fra Captia i dokumentet Under indsæt har du fået en integration som giver dig mange muligheder til dokumentet: Dokumentegenskaber Sagsegenskaber Modtageregenskaber Opgave Start Word og sæt først dokumentegenskaber på (evt. titel, brevdato, journalnummer, sagsbehandler) Skriv et svar til Jens Jensens klagesag Klik på flet Og dokumentets metadata vil komme ind i dokumentet Tryk og gem dokumentet på sagen som udkast. Tjek at dokumentet ligger på sagen i Captia Rediger dokumentet i Word gør dokumentet "færdigt" i Word. Tryk for at gemme i arkiveret tilstand 8: Afslut sag Når en sag er færdigbehandlet, skal sagen afsluttes i Captia. Det giver dig bl.a. den fordel, at sagen forsvinder fra din liste over åbne sager. Sagen kan dog til enhver tid genåbnes, hvis der skulle være brug for det. I vores case er vi nu færdige med at behandle klagen over undervisningslokale og vil afslutte sagen. Gå ind i din liste over Klik på sagen om Klage fra Jens Jensen over undervisningslokale Klik på datofeltet ud for Afsluttet Sags-detaljerne i Sektion 2 skifter nu til redigeringstilstand. Skriv + i feltet for at angive dags dato. Klik på i handlingslinjen Side 12 af 13

13 Sagen er nu afsluttet og vil nu ikke længere fremgå på listen over dine åbne sager. 9: Flyt et dokument til en ny sag Man kan flytte et dokument til en ny sag. Klik på handlings ikonet Vælg flyt til ny sag Nu åbner endnu et pop-up vindue vælg sag Dette vindue er beregnet til at søge efter sager til at placere dokumentet i eller flytte dokumentet til allerede eksisterende sag. Hvis du kender sagen kan du søge den og klikke om journaliser/flyt Hvis du ønsker at oprette ny sag klik på om journaliser/flyt (Sort cirkel) og et pop-op vindue åbner. Klik på opret sag (Sort cirkel) Opret sagen, som man opretter andre sager Tjek at sagen er markeret og tryk ok Klik på for at knytte sagen til dokumentet SLUT Side 13 af 13