Kommunikationsprincipper. Folketinget

Transkript

1 Kommunikationsprincipper Folketinget November 2016

2 Copenux ApS Købmagergade 65 C 1150 København K (+45) info@copenux.com 2

3 Kommunikationsprincipper Overblik Indledning Alle tekster skal overholde de vedtagne retningslinjer og kommunikations-principper for ft.dk. Redaktionsgruppen for ft.dk står til rådighed, hvis der er tvivl om, hvordan retningslinjer og principper skal forstås. Indhold Emne Se side Overordnede kommunikationsprincipper 4 Formidlingsprincipper 5 Guidelines for webtekster (tjekliste) 9 3

4 Overordnede kommunikationsprincipper Målgruppe Hver enkelt (type) side skal have en primær målgruppe og evt. sekundære målgrupper. Kommunikationen skal fortrinsvis tilrettelægges for den primære målgruppe for den enkelte side, men uden at lade sekundære målgrupper i stikken. Målgrupperne på ft.dk kan generelt opdeles i professionelle brugere og interesserede borgere. Teksterne på websitet skal generelt kunne forstås af en elev i 9. klasse. Inden en tekst skrives, bør forfatteren gøre sig klart, hvem den primære og de sekundære målgrupper for teksten er og hvilke ærinder og spørgsmål disse målgrupper kommer med. Afgrænsning Information om et emne bør principielt kun ligge ét sted (med mindre forskellige versioner henvender sig til vidt forskellige målgrupper med forskellige behov). Er der flere aspekter af et emne, kan de med fordel samles på én side, der er delt op med mellemoverskrifter eller akkordeoner. Det er lettere for brugerne at orientere sig på én lang side frem for at skulle navigere i et komplekst hierarki af sider og undersider. Det gælder ikke mindst, når brugerne læser tekster på mobiltelefonen. Undtagelser: Leksikon-opslag og ofte stillede spørgsmål (OSS) må naturligvis godt i kort form berøre emner, der også behandles andre steder på websitet. Navigation Alt indhold skal forankres i websitets overordnede navigationsmenu på en logisk måde, så det bliver let for brugerne at navigere på websitet og finde det, de leder efter. For at holde navigationsmenuen overskuelig, skal den altid linke til kategorier af indhold (oversigter) ikke direkte til indholdssider. Links til det konkrete indhold præsenteres på gallerisider, hvor der er plads til en længere overskrift end i navigationsmenuen og et kort resumé af teksten. Denne form gør det klarere for brugerne, hvad de enkelte tekster handler om. 4

5 Formidlingsprincipper Opdatering Indholdet på Folketingets website skal være opdateret. Derfor skal alt indhold gennemgås mindst én gang om året. Både fakta og links skal tjekkes. Alle sider skal have en opdaterings-frekvens, som fastsættes af redaktionen. Undgå unødvendige opdateringsbehov. Undgå fx at skrive næste år ; skriv i stedet årstallet. Overskuelighed Folketingets tekster skal være effektive at skanne og skimme, nemme at læse og lette at skippe, hvis man ikke har brug for dem. Undersøgelser viser, at brugerne har 4 karakteristiske læsemønstre, når de læser tekster på nettet: De skanner for at finde specifikke informationer. De skimmer for at få overblik over tekstens vigtigste pointer. De læser, når de er særligt interesserede. (Det sker kun i 16 % af tilfældene). De skipper (fravælger) de fleste tekster, de kommer forbi. Alle 4 læsemønstre kan understøttes samtidig ved at skrive nøgleord først i alle tekstelementer, bruge punktopstillinger, skrive tal som taltegn og placere alle navne, begreber og fakta de steder i teksten, hvor brugerne har flest øjenfikseringer, sammendrage alle tekster i et kort resumé og formulere (de fleste) overskrifter og mellemoverskrifter som hele sætninger, bruge et enkelt og letforståeligt sprog og skrive korte sætninger, formulere klare overskrifter, der gør det let for brugerne hurtigt at afgøre, hvad forskellige tekster handler om (fx i søgeresultater eller andre oversigter). Fortsættes på næste side 5

6 Formidlingsprincipper, Fortsat Lag-deling Folketingets tekster har korte resuméer, giver et godt overblik, tilbyder en god læseoplevelse og linker til dokumentation mv. Erfaringer viser, at forskellige brugerne har forskellige interesseniveauer for den samme tekst: ingen interesse, overfladisk interesse, dyb interesse og tørst for mere information. Interesseniveauerne kan understøttes ved at formulere klare overskrifter, så teksten er nem at vælge fra for dem, der ikke er interesserede i den (så de kan lede videre efter de tekster, der interesserer dem), sammendrage alle tekster i korte resuméer og bruge mellemoverskrifter til at fortælle tekstens hovedpointer for dem, der er overfladisk interesserede, tilbyde en god læseoplevelse i et enkelt og letforståeligt sprog for de dybt interesserede og linke til relevant dokumentation og baggrundsmateriale for dem, der tørster efter mere information. Fokus Indholdet i Folketingets tekster er præcist afgrænset i forhold til deres emner, sådan at de er lette for brugerne at orientere sig i og for afsenderen at opdatere. Brugernes tålmodighed er generelt kortere, når de bruger en computer, end når de læser tekster på papir. Derfor bør tekster på nettet generelt være kortere end i papirmedier. Omvendt læser brugerne kun de tekster på nettet, som de virkelig har brug for, så deres motivation er høj. En fokuseret tekst er nøglen til at holde en tekst så kort som mulig uden at gå på kompromis med den fuldstændighed, som brugerne ofte sætter stor pris på i online-tekster. Indholdssider skal på ft.dk aldrig optræde som undersider til andre indholdssider. (Brugerne skal kunne skaffe sig overblik over indholdet i en kategori fra navigationssider). Nyt indhold oprettes som en viderebygning af eksisterende indholdssider, evt. som akkordeoner. Der kan også oprettes nye indholdssider efter aftalt med redaktionen af ft.dk, så man sikrer, at principperne for navigation på websitet overholdes. Fortsættes på næste side 6

7 Formidlingsprincipper, Fortsat Korrekthed Folketingets tekster er opdaterede, frie for stavefejl, grammatiske fejl og faktuelle fejl. Alle tekster korrekturlæses, gennemses af fagperson og er underlagt en systematisk opdateringsproces. På nettet støder brugerne ofte på tekster, de har søgt sig frem til uden at fokusere på, hvem afsenderen er. Derfor foretager brugerne bevidst eller ubevidst en hurtig vurdering af troværdigheden af den side, de kommer ind på. Undersøgelser viser, at vurderingen oftest sker ud fra overfladiske kriterier ( surface credibility ). Stavefejl, uprofessionelle billeder og links, der ikke virker, dræber det umiddelbare indtryk af troværdighed på websites. Klarhed Folketingets tekster er ikke unødvendigt komplekse. Selv når de har fagpersoner som deres primære målgruppe er fagudtryk mv. forklaret fx i form af links eller i leksikonbokse. Undtagelser: Udvalgs-specifikke tekster (fx tekster om høringer og åbne samråd) har en detaljegrad, der medfører, at ikke alle begreber kan forklares på samme pædagogiske vis som mere generelle tekster på websitet. Konsistens Ensartede informationer præsenteres på en ensartet måde vha. faste skabeloner og komponenter. Undersøgelser viser, at et grundlæggende brugerærinde på websites er at sammenligne informationer. Ensartet præsentation gør sammenligningen nemmere. Konsistens medvirker desuden til at give websitet et troværdigt udtryk. Troværdighed Indholdet på Folketingets website er af høj kvalitet og udstråler troværdighed. Der er kælet for detaljen. Opsætningen er aldrig sjusket og følger modeltekstens retningslinjer. Tekster har en dato. Kun billeder af høj kvalitet bruges. Skribenter optræde med navn og kontaktoplysninger, når det er relevant. Alle de nævnte forhold er med til at give en webtekst et troværdigt udtryk. Fortsættes på næste side 7

8 Formidlingsprincipper, Fortsat Findbarhed Folketingets tekster er søgemaskineoptimerede med unikke titler og meta descriptions og indeholder populære nøgleord. Teksterne er forankret et logisk sted i sitets struktur. Brugervenlighedstests viser, at det største problem på websites ikke er, at brugerne ikke forstår teksterne. Det største problem er konsekvent, at brugerne har svært ved at finde det, de leder efter. Derfor er det vigtigt, at den enkelte skribent ud over selve formidlingsopgaven også gør en indsats for at gøre teksten let at finde hvad enten brugeren vælger at søge eller klikke sig frem til den. 8

9 Guidelines for webtekster (tjekliste) Navigation Siden er forankret i en passende kategori sammen med andre tekster; dvs.: har ikke sit eget menupunkt. Målgruppe Teksten henvender sig til én primær målgruppe; andre målgrupper hjælpes med fx opslagslinks og leksikon. Afgrænsning Informationen i teksten findes kun dette ene sted på websitet (ud over evt. leksikon og FAQ er). Opdatering Tidspunktet for næste opdatering af siden er fastlagt. Formuleringer, der kræver unødig opdatering, er undgået (fx næste år, den nye formand osv.). Overskuelighed og lag-deling Skanning: De oplysninger og fakta, som brugerne primært vil efterspørge i teksten, er lette at få øje på. Skimning: Ved at læse overskrift, resumé og mellemoverskrifter forstår man tekstens hovedpointer. Læsning: Teksten er formuleret i et letlæseligt og forståeligt sprog. Skipning: Overskrift og resumé er så klart, at brugeren let kan vælge teksten fra, hvis den ikke er relevant. Fokus Alle dele af teksten er relevant i forhold til tekstens vinkel; overskriften er dækkende for tekstens underemner. Overflødige ord og oplysninger er undgået. Korrekthed Faktuelle oplysninger som tal og navne er tjekket. Teksten overholder Folketingets sprogpolitik, dvs. sproget er modtagerorienteret, nutidigt og uden papirord. Teksten er korrekturlæst. Klarhed Teksten er konkret, og alle formuleringer har et passende abstraktionsniveau. Begreber og formuleringer er utvetydige og fyldestgørende. Konsistens Teksten tager udgangspunkt i den korrekte modeltekst og anvender de anviste moduler, hvor det er relevant. Ensartede informationer er præsenteret på en ensartet måde gennem hele teksten. Det samme begreb er brugt om det samme fænomen hele vejen gennem teksten. Troværdighed Opsætningen af teksten er finpudset (korrekt luft mellem afsnit osv.). Billeder på siden er relevante, af høj teknisk kvalitet og har et korrekt format. Links fører videre til dokumentation, baggrund og yderligere information, hvor det er relevant. Findbarhed Siden har en unik, søgemaskineoptimeret titel. Siden har en unik, søgemaskineoptimeret meta description. Navigationen på siden viser, hvilken kategori teksten hører til. Moduler Bokses indhold skiller sig på væsentlig vis ud fra resten af sidens indhold. Labels (fx overskrifter til bokse) fortæller klart, hvad hvert element er. Interaktive elementer på siden medfører ikke unødvendige klik for flertallet af brugerne. Overskrift Overskriften er klar og dækkende for indholdet på siden. Overskriften er unik; dvs. der er ikke andre tekster på websitet med samme eller næsten ens overskrifter. Overskriften indeholder og begynder så vidt muligt med tekstens vigtigste nøgleord. Fortsættes på næste side 9

10 Guidelines for webtekster (tjekliste), Fortsat Manchet Manchetten resumerer teksten, introducere dens emne eller give overblik over dens indhold. Længden af manchetten er 2-4 korte sætninger og maks. 5 linjer. Et nøgleord indleder manchetten, men det er et andet nøgleord end det, der indleder overskriften. Mellemoverskrifter Alle dele af teksten hører under en mellemoverskrift, også første afsnit. For hvert (under)emne i teksten er der en mellemoverskrift. Stilen i mellemoverskrifterne er ens hele vejen igennem teksten (sætning, spørgsmål, enkeltord, bydeform). Unikke nøgleord er placeret blandt de første 2 ord i mellemoverskrifter; ikke det samme som i manchetten. Akkordeoner anvendes i stedet for mellemoverskrifter, når enkeltdele af teksten bruges til opslag. Afsnit Ingen afsnit er længere end 5 linjer (desktop). Unikke nøgleord er placeret blandt de 2 første ord i afsnit, men ikke de samme som i mellemoverskriften. Punktopstillinger Punktopstillinger er brugt til at gøre opremsninger overskuelige og fremhæve vigtige pointer. En kort sætning umiddelbart over punktopstillingen fortæller, hvad den indeholder. De enkelte punkter er formuleret på en ensartet måde. Unikke nøgleord indleder så vidt muligt hvert punkt. Hvert punkt er så kort som muligt, og er så vidt muligt holdt på 1 linje. Links Alle links er klart formuleret og indeholder nøgleord modsat generiske formuleringer som klik her. Nøgleord i linket svarer så vidt muligt til de nøgleord, der indgår i overskriften på den side, der linkes til. Links er som hovedregel placeret i et afsnit for sig under det relevante afsnit i teksten. Links, som optræder under et afsnit, er dybe links, og er relevante for det afsnit, de optræder i forlængelse af. Links til leksikale opslag (ordforklaringer o.l.) er placeret i den løbende tekst. Øvrige links ( vil du vide mere -links, fx links til websites) placeres i en boks (linkspot E) i bunden af siden. Links til indholdssider indledes med ordet Læs. Links til dokumenter o.l. indledes med ordet Hent. Links til navigationssider, billedgallerier og andre oversigter indledes med ordet Se. Links til andre websites (forsider) indledes af ordet Besøg. Links, der fører til eksterne websites, er formuleret, så brugerne véd, hvor de kommer hen. Links til adresser består af adresser (ikke personnavne). Links til dokumenter har angivet dokumenttype og filstørrelse i parentes efter linket. Links til websider både interne og eksterne åbner i samme browservindue. Links til pdf er og andre filer åbner i et nyt browservindue. Billedtekster Billeder af konkrete personer, bygninger og begivenheder har billedtekster. Titel (til søgeresultater) Titlen inkluderer nøgleord, som brugerne søger på, og det vigtigste nøgleord står først. Nøgleord i titlen svarer så vidt muligt til de nøgleord, der indgår i overskriften på den side, der linkes til. Titlen er på maks. 55 bogstaver og tegn inkl. mellemrum. Titlen inkluderer en uddybning af sidens indhold og er ikke en opremsning af nøgleord. Meta description (til søgeresultater) Beskrivelsen indeholder nøgleord, som brugerne søger på, og et vigtigt nøgleord står først. Beskrivelsen er på minimum ca. 120 og maks. 160 bogstaver og tegn inkl. mellemrum. Beskrivelsen er formuleret som 2-4 korte sætninger ikke som en opremsning af nøgleord. Beskrivelsen er klar og indeholder fx information om typen af information på siden, målgruppe og afsender. Fortsættes på næste side 10

11 Guidelines for webtekster (tjekliste), Fortsat Leksikon Indlejrede leksikon-opslag i tekster anvender enten tekstspot A eller informationsspot D (akkordeon). Leksikonord, som man linker til inde i teksten, kan også optræde i leksikonboksen i bunden af siden. Ofte stillede spørgsmål og svar Ofte stillede spørgsmål skal ikke gentage andet indhold, men give et kort svar og linke til relevant indhold. Sideansvarlig Den rette sideansvarlige for hver sidetype er angivet: Indholdssider: går til postkasse for webredaktøren Tal og fakta: går til postkasse for Folketingets oplysning Udvalgssider: går til postkasse for udvalgene Delegationer: går til postkasse for delegationerne Sidst redigeret Sidst redigeret vises udelukkende på sider, som er aktuelle (nyheder, kalender, begivenheder mv.). Dato for sidst redigeret vises sammen med den sideansvarlige. Retskrivning Tal skrives som taltegn, ikke bogstaver. % o.l. skrives med symboler, ikke bogstaver. Punktopstillinger begynder med små begyndelsesbogstaver og bruger ikke løbende tegnsætning. Datoformat Datoer skrives DD.MM.ÅÅÅÅ, fx Telefonnumre Telefonnumre skrives med mellemrum efter 2 tal, fx Servicemenu Servicemenuen (under venstremenuen) indeholder links til sites, hvor Folketinget har det redaktionelle ansvar. 11