Referat fra bestyrelsesmødet den 15. marts 2010

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmødet den 15. marts 2010 Til stede var - fra bestyrelsen: Søren Heick, Edna Larsen, Ole Hammer, Kurt Arve Jensen, Gert Jensen, Sonnie Odby, Ken Axelsen, Peter Sørensen, Flemming Ørhem (forlod mødet 19:30) og Jørgen Mogensen. Afbud fra: Jørgen Andersen og Peter Sørensen ( mødte 19:40) - fra administrationen: John Møller, Morten Søegaard-Larsen og Robert Roll Mødet indkaldes med dagsorden i.h.t. forretningsordenen: 1) Godkendelse af referat fra sidst afholdte bestyrelsesmøde. (Er udsendt). 2) Fremlæggelse af revisionsprotokollen. 3) Optagne lån. 4) Sager til behandling. a) Udlejningsregler (Bilag 4a) b) Fremlæggelse af den årlige ledelsesberetning: Administrationens årsberetning om selskabets arbejde med forvaltningsrevision (Bilag 4b) c) Drøftelse af indholdet på årets repræsentantskabsmøde (Bilag 4c) d) Råderetsregler (Bilag 4d) 5) Løbende sager. a) Vedtægter (Bilag 5a) b) Opfølgning på evaluering af bestyrelsens arbejde (Bilag 5b) 6) Meddelelser: a) fra formanden, b) fra direktøren, c) fra andre. 7) Eventuelt. ad 1) Godkendelse af referat fra sidst afholdte bestyrelsesmøde. Referatet fra sidste møde blev godkendt med følgende bemærkninger: - Der opfordres til, at bestyrelsesmøder ikke afholdes de første 5-6 dage på måneden. - Bilag til indstilling 5a fra bestyrelsens møde i februar måned vedrørende regulering af indskud lægges på ekstranettet til orientering for særlig interesserede. ad 2) Fremlæggelse af revisionsprotokollen. Revisionsprotokollen blev fremlagt uden tilføjelser. ad 3) Optagne lån. Der er ikke optaget lån siden sidst. ad 4) Sager til behandling. 399

2 a) Udlejningsregler (Bilag 4a) Der er to grunde til, at Glostrup Boligselskab får vedtaget nye udlejningsregler: Nye udlejningsregler og Glostrup Kommunes ønske om fleksible udlejningsregler. (se kommunens udkast til fleksible udlejningsregler) I forbindelse med styringsreformen er der sket ændringer i udlejningsreglerne, og en ny udlejningsbekendtgørelse er gældende. (Bekendtgørelse nr af den 15. december 2009). Her er tre spørgsmål, som bestyrelsen ifølge bekendtgørelsen skal tage stilling til. 1) Børnefamiliers fortrinsret til store boliger ophæves, hvis ikke andet aftales med kommunen. Før den 1. januar2010 skulle der i henhold til udlejningsreglerne være min. ét barn til en stor 3-rums bolig og til boliger med flere rum. Det indstilles, at 4- og 5-rums boliger over 90 kvadratmeter forbeholdes familier opnoteret på venteliste - med børn(der er stor mangel på større familieboliger i Glostrup ) 2) Fortrinsret ved brudt parforhold, når der er fælles barn bortfalder, hvis ikke andet aftales med kommunen. Det indstilles, at Glostrup Kommunes forslag til fleksible udlejningsregler på dette område bliver gældende: Personer, der i forbindelse med separation, skilsmisse eller samlivsophør og som har haft fælles bopæl i minimum 2 år, og af sociale eller beskæftigelsesmæssige årsager har behov for en hurtig boliganvisning. 3) Boligorganisationen kan beslutte om ancienniteten bevares, når man får anvist en bolig eller at ancienniteten slettes, når man har fået anvist en bolig. Det indstilles, at det fortsat er således, at ancienniteten slettes, når man har fået anvist en bolig. Fleksible udlejningsregler Kommunalbestyrelsen i Glostrup Kommune har stor fokus på udviklingen i de almene boligområder. Det er et ønske at opnå en bred befolkningssammensætning i samtlige områder og kvarterer i byen. Et af værktøjerne til at opnå en bred beboersammensætning er de såkaldte fleksible udlejningsregler. Derfor inviterede Glostrup Kommune ved kommunaldirektør Lone Lyrskov boligorganisationerne til et møde tirsdag den 15. december 2009, og Glostrup Kommune har nu fremsendt et mere præciseret udkast til boligorganisationerne, som de anmoder behandles af boligorganisationerne inden den 6, april../. Udkastet er vedlagt. I dag udlejer Glostrup Boligselskab efter reglerne i den tidligere udlejningsbekendtgørelse og efter de fleksible udlejningsregler, der tidligere er aftalt med Glostrup Kommunalbestyrelse. Som det vil fremgå af nedenstående skematik vil ændringerne, hvis vi imødekommer kommunalbestyrelsens ønsker, være beskedne. Det mest markante nye er, at boligsøgende med fast tilknytning til arbejdsmarkedet bliver en gruppe, der indgår under de fleksible udlejningsregler. Det er Glostrup Boligselskabs holdning, at vi på den ene side gerne vil imødekomme Glostrup Kommunens ønsker, men at vi på den anden side fortsat ønsker at tilgodese boligsøgende på såvel den interne som eksterne venteliste. 400

3 Det indstilles, at 25 pct. af de ledige familieboliger stilles til rådighed for kommunen til løsning af påtrængende boligsociale opgaver 25 pct. af de ledige familieboliger anvises efter de fleksible udlejningsregler 35 pct. af de ledige familieboliger anvises efter ventelisten 15 pct. af de ledige familieboliger udlejes udelukkende efter den eksterne venteliste Det giver følgende udlejningsregler for Glostrup Boligselskab sammenlignet med nuværende regler: De nye udlejningsregler Nuværende udlejningsregler Evt. kommentar Børnefamilier Det indstilles, at 4- og 5-rums boliger over 90 kvadratmeter forbeholdes familier opnoteret på venteliste - med børn. (skal nu godkendes i kommunen) Kommunal anvisning 25 %. 25 %? 25 pct. af de ledige familieboliger stilles til rådighed for kommunen til løsning af påtrængende boligsociale opgaver Bestyrelsen i Glostrup Boligselskab har tidligere besluttet, at 3- og 4 rums boliger op til 90 kvadratmeter må udlejes til ægtepar, par i registrerede partnerskab samt hermed sidestillede par. 25 pct. af de ledige familieboliger stilles til rådighed for kommunen til løsning af påtrængende boligsociale opgaver Glostrup Boligselskab ønsker aftale med Glostrup Kommune om fastholdelse af nuværende aftale. Fleksible udlejningsregler i alt 25 % for nedenstående 5 kategorier 1) Brudt parforhold Personer, der i forbindelse med separation, skilsmisse eller samlivsophør, og som har fast bopæl i Glostrup Kommune i min. 2 år, og af sociale eller beskæftigelsesmæssige årsager har behov for en hurtig boliganvisning 2) De unge Fortrinsret til 1-rums boliger for unge i Glostrup Kommune, der er i job eller uddannelse, og som ønsker at flytte hjemmefra første gang 3) Seniorer Personer/familier med fast bopæl i Glostrup Kommune, hvor mindst et medlem af husstanden er over 55 år, der i tide ønsker at flytte til en bolig, der er mere egnet som ramme om et liv som ældre.? % I dag er der ikke sat procenter på disse særlige aftalte udlejningsregler, hvorfor de er holdt ude af den procentuelle fordeling Fortrinsret ved brudt parforhold, når der er fælles børn og inden for en 1- årig periode under hensyntagen til venteliste efter bestemmelserne i den tidligere udlejningsbekendtgørelse Ved udlejning af de 1-rums boliger på Sportsvej gives fortrinsret for enlige unge uddannelsessøgende til hver 2. ledig bolig At lejere i selskabets afdelinger gives fortrinsret på oprykningsventelisten, når de, for at flytte til en 2-rums eller 3-rums bolig, afgiver en 4- eller 5-rums bolig. Har været forbeholdt GB-lejere med børn. Vi ønsker fortsat at kunne hjælpe vores lejere i en skilsmissesituation. Vi løfter allerede i dag opgaven for Glostrups unge. Sportsvej og ungdomsboligerne afd. 50, 32 og 33 mv. 401

4 De nye udlejningsregler Nuværende udlejningsregler Evt. kommentar 4) Tilknytning til arbejdsmarkedet for egne borgere Fortrinsret for personer med fast bopæl i Glostrup Kommune, der har fast tilknytning til arbejdsmarkedet. For at styrke beboersammensætningen 5) Tilknytning til arbejdsmarkedet for borgere fra andre kommuner Boligsøgende fra andre kommuner, hvor alle voksne i husstanden har fast tilknytning til arbejdsmarkedet Ekstern venteliste 15 % 15 pct. af de ledige boliger anvises udelukkende til ansøgere på den eksterne venteliste Ventelisten 35 % De resterende ledige familieboliger på såvel den eksterne venteliste som oprykningsventelisten efter de gældende regler. Boliggarantibevis Der udstedes et boliggarantibevis, som i en periode på 3 år sikrer, at en fraflyttet lejer igen kan få en bolig i Glostrup Boligselskab. Det er forudsat, at enlig lejer opsiger sin bolig for at flytte i parforhold, eller en pensionist opsiger sin bolig for at flytte i sommerhus. 25 % (er i virkeligheden mindre) 25 pct. af de ledige boliger anvises udelukkende til ansøgere på den eksterne venteliste 50 % (er i virkeligheden mindre) De resterende ledige familieboliger på såvel den eksterne venteliste som oprykningsventelisten efter de gældende regler. Der udstedes et boliggarantibevis, som i en periode på 3 år sikrer, at en fraflyttet lejer igen kan få en bolig i Glostrup Boligselskab. Det er forudsat, at enlig lejer opsiger sin bolig for at flytte i parforhold, eller en pensionist opsiger sin bolig for at flytte i sommerhus. For at styrke beboersammensætningen Det skal give mening at være opskrevet til en bolig i GB også for ikke boende ansøgere. De ønsker specifikt at bosætte sig i Glostrup. Her har oprykningsventelisten forrang Ingen ændringer Bestyrelsen godkendte indstillingen til nye udlejningsregler. b) Fremlæggelse af den årlige ledelsesberetning til bestyrelsen (Bilag 4b) Administrationens årsberetning 2009 for selskabets arbejde med forvaltningsrevision / Årsberetningen for 2009 er vedlagt. Forvaltningsrevision ligestilles ofte med kritisk revision, hvor det vurderes, hvorvidt der er taget skyldige økonomiske hensyn ved driften af boligorganisationen og forvaltningen af de midler, der er omfattet af regnskabet. I moderne selskabsledelse er det i dag almindelig kendt, at det ikke er tilstrækkeligt kun at tage udgangspunkt i økonomiske succeskriterier for at nå et godt resultat. En god selskabsledelse og gode resultater kræver indsigt i kunder, medarbejdere, processer og økonomi og i deres indbyrdes sammenhænge. Glostrup Boligselskabs arbejde med forvaltningsrevision foregår derfor indenfor en ramme med fire perspektiver: 402

5 - De interne processer - Kundeperspektivet - Medarbejderperspektivet - Det økonomiske perspektiv Indenfor de 4 perspektiver har Glostrup Boligselskab sat sig nogle administrative mål, som understøttes af en række initiativer. I årsrapporten redegøres for resultaterne og initiativerne i 2009, og hvilke forvaltningsmæssige mål og initiativer, selskabet har fokus på i Det indstilles, at bestyrelsen tager den administrative beretning til efterretning. Bestyrelsen tog den administrative beretning til efterretning med den bemærkning, at det er positivt, at der også i 2010 er fokus på tilfredsheden med håndværksarbejderne. c) Drøftelse af indholdet på årets repræsentantskabsmøde (Bilag 4c) Årets repræsentantskabsmøde afholdes på Glostrup Park Hotel lørdag den 12. juni fra kl med efterfølgende middag og socialt samvær. Det indstilles, at selskabets målsætningsprogram bliver årets temadebat. Det giver følgende program for repræsentantskabsmødet: Kl Ankomst (kaffe/te og brød i lobbyen) Kl Repræsentantskabsmøde Konstituering af mødet a) Godkendelse af forretningsorden for mødet b) Valg af dirigent c) Valg af stemmeudvalg 2. Aflæggelse af bestyrelsens beretning for det senest forløbne år 3. Endelig godkendelse af årsregnskab for 2009 med tilhørende revisionsberetning samt forelæggelse af budget for 2011 Kl Frokostbuffet Kl ca Genoptagelse af Repræsentantskabsmøde Behandling af forslag Herunder vedtagelse af nye vedtægter for Glostrup Boligselskab. (NB: kræver 2/3 stemmer for) 5. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter 6. Valg af revisor Kl Temadebat: Cafedebat om nuværende og kommende målsætningsprogram for Glostrup Boligselskab Kl ?( Lokalet lukkes senest kl ) Middag og middagskaffe med efterfølgende socialt samvær Bestyrelsen vedtog programmet som suppleres med en præsentationsfilm om E-flyt. d) Råderetsregler (Bilag 4d) Ændringerne af almenboligloven har ændret råderetsreglerne på to områder: 1) Kollektiv råderet (hvor afdelingen finansierer forbedringsarbejder mod en huslejeforhøjelse). 403

6 Den maksimale løbetid for lån på 20 år forlænges til 30 år for at give større incitament til denne form for råderetsarbejder. (Bekendtgørelse af lov om almene boliger 37 b.) I dag afskrives såvel moderniseringer af køkkener som badeværelser over 15 år i Glostrup Boligselskab. Det indstilles, at køkkenmoderniseringer afskrives over 15 år og badeværelsesmoderniseringer over 20 år. 2) Individuel råderet (hvor lejerne betaler mod eventuel økonomisk godtgørelse ved fraflytning) Boligorganisationen og kommunen kan aftale at forhøje godtgørelsen udover de kr. (2010). Dog højest med 50 % til kr. (2010) (Bekendtgørelse om drift af almene boliger mv. 87, stk. 5) Den oprindeligt beregnede godtgørelse nedskrives fortsat over mindst 10 og højst 20 år afhængig af arbejdernes forventede holdbarhed. I dag nedskrives alle individuelle råderetssager i Glostrup Boligselskab over 15 år. For at ligestille de to typer råderetsarbejder indstilles, at køkkenmoderniseringer afskrives over 15 år og badeværelsesmoderniseringer over 20 år, at restværdien for tidligere inventar og installationer sættes til 0 kr., og at der ikke ansøges om forhøjet godtgørelse. Bestyrelsen godkendte indstillingen til nye råderetsregler. ad 5) Løbende sager. a) Vedtægter (Bilag 5a) På bestyrelsens møde den 4. februar 2010 blev forslag til nye vedtægter vedtaget med følgende ændringer: a) 8 stk. 2 vedrørende afholdelse af ekstraordinært repræsentantskabsmøde: 25 pct. erstatter 25. b) 12 stk. 5 rettes til: Afgår et bestyrelsesmedlem valgt af repræsentantskabet, indtræder en af de personligt valgte suppleanter. c) 14 om adgang til møderne: Udover bestyrelsesmedlemmerne har direktøren og cheferne adgang til bestyrelsens møder, dog uden stemmeret erstattes med Direktøren og eventuelt særligt udpegede ledende medarbejdere deltager i bestyrelsens møder, dog uden stemmeret../. Vedtægter med ændringer er vedlagt. Det indstilles, at de nye vedtægter vedtages på det ordinære repræsentantskabsmøde juni Indstillingen blev godkendt med den tilføjelse, at forretningsorden skal rettes til efter vedtægter, således at revisor ikke kan fremsætte ønske om møde. 404

7 b) Opfølgning på evaluering af bestyrelsens arbejde (Bilag 5b) I henhold til god selskabsledelse foretog bestyrelsen på decembermødet 2009 en evaluering af bestyrelsens arbejde samt administrationens betjening af bestyrelsen. De skriftlige besvarelser er gennemgået og opridset i stikordsform. Tilbagemeldingen er blevet drøftet på et formandsmøde, og har givet anledning til nedenstående konklusioner: 1) Hvad er dit mål med at deltage i Glostrup Boligselskabs bestyrelse? - Være nærmere beslutningerne og ønske om indflydelse - Interesse for selskabets udvikling - Videreudvikling af selskabets muligheder - Fortsætte en positiv udvikling af selskabet - Bidrage til at ruste selskabet til fremtiden - Skabe god kontakt mellem kommune og selskab for at skabe gode boligområder for borgerne Konklusion: Det gennemgående træk er et helt legitimt ønske om indflydelse og at påvirke resultaterne, men også et ønske om at bidrage til at udvikle selskabet, som kan tyde på en udpræget loyalitet overfor selskabet. Der ses ikke modsætninger i målet med deltagelse. 2) Nævn 3 positive ting ved Glostrup Boligselskab. - Nærhed og kort beslutningsproces - GB s størrelse - Godt og moderne drevet - Dygtige beboerdemokrater - Den stigende fokus på udviklingen af forretningen eksempelvis E-flyt Konklusion: Det gennemgående træk er, at bestyrelsesmedlemmerne lægger vægt på, at der ikke er langt mellem top og bund, og at der ikke er langt fra beslutning til handling. 3) Hvad bekymrer dig mest ved Glostrup Boligselskab? - Manglende nybyggeri - At medlemmer af repræsentantskabet ikke deltager i repræsentantskabsmødet - På grund af samfundsudviklingen en frygt for, at ghettoriseringsproblemer kommer til Glostrup. - Huslejestigninger på baggrund af skattepakken - Pt. ingen bekymringer - Kommunevalgets betydning for Glostrup Boligselskab. Konklusion: Vigtigt at vi fremtidssikrer Glostrup Boligselskabs ejendomme, således at der fortsat er en bred beboersammensætning, og at beboerne har valgt Glostrup Boligselskab, fordi de har et ønske om at bo hos os, og ikke fordi de ikke har andre muligheder. Det kan altid diskuteres, hvorvidt en fremmødeprocent på 50 % til repræsentantskabsmøder er en ringe fremmødeprocent. Vi afventer erfaringerne fra årets repræsentantskabsmøde. 4) Hvad så du gerne noget mere af i Glostrup Boligselskab - Yderligere uddannelse af bestyrelserne - Tættere dialog med de enkelte afdelingsbestyrelser - Konsekvens overfor beboere, som ikke overholder fællesskabets demokratiske valgte beslutninger - Få mulighed for at medvirke til at bygge nye boliger til en omkostning, der er i overensstemmelse med det boligsociale formål. Konklusion: Formandsmødet ønsker en uddybende drøftelse i bestyrelsen af ovenstående. 5) Hvilke væsentlige ændringer så du gerne? 405

8 - Pt. ingen, dog ikke sammenlægning med andre selskaber - Ingen - At der sker en fortløbende udskiftning i bestyrelsen Konklusion: De fleste har ingen forslag til ændringer. Forslaget om en fortløbende udskiftning i bestyrelsen bør give anledning til en drøftelse af rekruttering til bestyrelsen. 6) Hvad mener du overordnet om arbejdet i bestyrelsen? - Spændende og meget udbytterigt - God stemning og professionelt arbejde - Interessant og arbejdet veltilrettelagt af selskabets ledelse - Interessant og udviklende Konklusion: Det noteres, at tilsyneladende er der en udbredt tilfredshed med at være medlem af bestyrelsen. 7) Hvad mener du om de skriftlige indstillinger? - Ok - Gode og fyldestgørende - Kan vist ikke udføres bedre - De er udmærkede det grundlæggende benarbejde er i enkelte tilfælde ikke fyldestgørende nok. Konklusion: Der arbejdes fortsat med at forbedre indstillingerne. Mere åbne indstillinger, som har lagt op til en holdningsmæssig dialog, har ikke været den store succes. 8) Hvad mener du om referaterne - Ok - Fine referater - Fyldestgørende - Meget fyldestgørende og konkrete Konklusion: Der ses ingen grund til ændringer. 9) Hvad mener du om mødernes antal og længde? - Fint med plads til det sociale også - Ok - Passende - Møderne har en passende varighed. Godt, at starte med lidt mad giver en afslappet stemning Konklusion: Der ses ingen grund til at ændre på mødernes antal og længde. 10) Hvordan ser du Glostrup Boligselskabs fremtid i de kommende år - Lidt mørke politiske skyer, men de letter måske - Meget positivt - Mon ikke vi er rustet der arbejdes konstant med nye tiltag og forbedringer - Som en afgørende spiller/foregangsmand indenfor den almene sektors fremtidige udvikling Konklusion: GB vil fortsat forsøge at skabe de bedste resultater for selskabet og dets beboere ved at være ambitiøse, se i muligheder og være udviklingsorienterede. Der blev ikke konkluderet på en større debat, som især fokuserede omkring følgende dilemmaer: En mere aktiv og professionel bestyrelse?/ vigtigt med en afspejling af befolkningen? Bevidst rekruttering til bestyrelsen (skal bestyrelsen indstille bestyrelsesmedlemmer til valg på repræsentantskabet)?/det skal overlades til boligafdelingerne? 406

9 Effektivitet?/ plads til det sociale? Desuden blev det drøftet, at evalueringsskemaets spørgsmål ændres i bestræbelserne på, at spørgsmålene er lettere at besvare. ad 6) Meddelelser. a) fra formanden Søren Heick fremlagde takkekort for selskabets deltagelse ved tidligere formand for Glostrup Boligselskab Gunner Larsens bisættelse den 5. februar Fredag den 19. marts afholdes 60 års fødselsdags reception for inspektør Jørgen Reimann. Fredag den 26. marts afholdes afskedsreception for driftsleder Preben Larsen. b) fra direktøren John Møller oplyste, at der med mellemkost af advokat Jost Jensen er indgået forlig om ophævelse af lejemålet med tidligere ejer af bageren Brøndbyvestervej 29. c) fra andre Jørgen Mogensen refererede fra møde på LO-skolen. Peter Sørensen spurgte til, om GB havde set en stigning i udsættelser pga. krisen? Svaret er ingen stigning. John Møller fortalte om stort problem med lang ventetid ved fogedretten, som betyder stort tab for afdelingen, samt større gæld til de udsatte. Ventetiden er op til 6 mdr. ved Glostrup Ret, hvilket faktisk er kort tid på landsplan. Peter Sørensen spurgte til, om det kunne være en ide, at Glostrup Boligselskab ansatte en medarbejder, der kan yde økonomisk rådgivning ved restancesager? ad 7) Eventuelt. Der var ingen sager til drøftelse under eventuelt. Referent: John Møller/Morten Søegaard-Larsen Referatet godkendt den underskrift 407