Procedure for indrejsende studerende

Transkript

1 INFORMATION OM ERASMUS TRAINEESHIP TIL VIDENSKABELIGT PERSONALE Procedure for indrejsende studerende INTRODUKTION Med et Erasmus Traineeship får den studerende mulighed for at komme i praktik hos en afdeling på et udenlandsk universitet med det formål at opnå praktisk erfaring med arbejdsopgaverne på et universitet, fx klinikrotationer, undervisning, forskning, laboratorieforsøg mm. Som videnskabeligt personale får man titel af Responsible Person/Supervisor i forhold til Erasmus Traineeship. Opgaver som Responsible Person/Supervisor : Kontaktperson og vejleder i forhold til den studerende før og under Traineeship Formulering af aktiviteter og opgaver indeholdt i Traineeship i samarbejde med den studerende Underskrivelse og udfyldelse af Learning Agreement for Traineeship Udfyldelse, underskrivelse og afsendelse af Traineeship Certificate efter afsluttet Traineeship Indledende kontakt Erasmus Traineeship arrangeres i direkte kontakt med afdelingen eller den forskningsgruppe ved Københavns Universitet den studerende ønsker at komme i praktik hos. Den studerende er dermed selv ansvarlig for at skaffe kontakt til relevante professorer eller forskere og derefter arrangere opholdet. Københavns Universitet får en del henvendelser fra studerende omkring muligheden for at komme i Erasmus Traineeship. Nogle af disse henvendelser kan være af svingende seriøsitet og faglighed. Hvis en henvendelse fra en studerende ikke skønnes relevant for hverken den studerende eller for afdelingen kan den studerende på høflig vis afvises. Søger de studerende generel information om Erasmus Traineeship kan de henvises til følgende link, hvor processen beskrives på engelsk: På siden findes også links til at søge efter relevante forskere og professorer. PROCESSEN Når den studerende og Responsible Person fra en relevant afdeling eller forskningsgruppe er blevet enige om at gennemføre et Erasmus Traineeship udfyldes Learning Agreement for Traineeship Learning Agreement for Traineeship Den sendende og den modtagende organisation må sammen med den studerende blive enige om de aktiviteter som Erasmus Traineeship indebærer før Erasmus Traineeship perioden begynder. Derfor udfyldes en Learning Agreement for Traineeship ( Denne definerer læringsmål, perioden for Erasmus Traineeship og oplister rettigheder og pligter for de involverede 1

2 parter. Learning Agreement for Traineeship skal underskrives af den studerende, den sendende institution samt Responsible Person/Supervisor fra den afdeling eller den forskningsgruppe på Københavns Universitet, som er ansvarlige for den studerende under dennes ophold. Derudover skal Learning Agreement indeholder kontaktoplysninger på: Contact Person: International Uddannelse & SU/International Education & Grants / ) Mentor: en person på den modtagende institution, der kan yde støtte, opmuntring og information om hverdagen på universitet BEMÆRK: Rollen som Responsible Person og Mentor, må gerne varetages af den samme person Learning Agreement for Traineeship består af tre dele: 1. del skal udfyldes før opholdet begynder, 2. del under opholdet, når eller hvis der er ændringer i aftalen og 3. del som afslutning på opholdet. Flowchart kan ses på side 9 i Learning Agreement for Traineeship. Indskrivning Den udfyldte og underskrevne Learning Agreement for Traineeship sendes til [email protected] Herefter modtager den studerende en mail med et link, hvor den studerende skal udfylde personlige oplysninger til brug ved officiel indskrivning. Den studerende vil modtage en bekræftelsesmail om indskrivelse på Erasmus Traineeshipprogrammet og vil modtage et Erasmus Trainee-optagelsesbrev med information om ID-kort, residence permit og lignende. Traineeship Certificate Efter afsluttet Erasmus Traineeship skal den modtagende institution udfylde Traineeship Certificate. Traineeship Certificate findes i Learning Agreement for Traineeship og sendes udfyldt til både den studerende og den sendende institution. Responsible Person/Supervisor på det modtagende universitet er ansvarlig for at udfylde og afsende Traineeship Certificate senest 5 uger efter opholdets afslutning. Bemærk Det er ikke tilladt for studerende i Erasmus Traineeship at indskrive sig på kurser på Københavns Universitet Københavns Universitet kan ikke tildele ECTs for Erasmus Traineeship og modtager derfor ikke STÅ Bolighjælp ydes i henhold til gældende regler for Erasmus-studerende indskrevet på Københavns Universitet Erasmus Traineeship på Medicin Individuelle klinikrotationer på et af universitetshospitalerne som Erasmus Trainee kan kun finde sted i løbet af sommerferien når de kliniske afdelinger ikke underviser danske medicinstuderende. 2

3 Den studerende er selv ansvarlig for at arrangere det kliniske Traineeship i løbet af sommerperioden direkte med de kliniske afdelinger. Proceduren er som i det ovenstående. Bemærk, at varighed af praktikophold skal være mindst 2 måneder. For mere information omkring det medicinske program på Det Sundhedsfaglige Fakultet: Hvem kan komme i praktik Studerende registeret og indskrevet på en højere uddannelsesinstitution og indskrevet på en uddannelse, der leder til en anerkendt grad kan deltage i Erasmus Traineeship. Nyuddannede kan også sendes på praktikophold. Her skal de studerende udvælges i løbet af deres sidste studieår, og praktikken skal færdiggøres inden for det første år som færdiguddannet, regnet fra den afsluttende eksamen. Der er intet krav om en bilateral Erasmus-aftale mellem modtagende og sendende afdelinger, så længe begge institutioner har et Erasmus Charter for Higher Education*. Deltagende organisationer skal være etableret i et programland. Mobilitet mellem program- og partner lande bliver lanceret på et senere stadie af Erasmus+. Se oversigt over Program- og Partnerlande til sidst i dokumentet. Varighed Studerende sendes ud i praktikophold på min. 2 og maks. 12 måneder pr. Study Cycle (BA, MA, Ph.D.), dvs. har den studerende været på Erasmus studieophold i 6 måneder i løbet af sin BA, må den studerende maks. være på Erasmus Traineeship i 6 måneder og så fremdeles. Forsikring Studerende i praktik opfordres kraftigt til at tegne en ansvars- og ulykkesforsikring. Ifølge dansk lov er det generelt ikke lovligt for danske universiteter at tegne forsikring. Dette betyder at den studerende i sin praktikperiode ikke vil være dækket af nogen ansvars- eller ulykkesforsikring tegnet af Københavns Universitet. Bemærk: Disse forsikringsforhold kan ændres i det tilfælde at den studerende modtager en finansiel ydelse. Se næste afsnit for mere information. Økonomisk støtte (financial support) Den studerende vil modtage et Erasmusstipendie under sit praktikophold, som bliver udbetalt af den studerendes eget universitet. Stipendiet vil ligge mellem 250 og 700 Euro pr. måned afhængigt af hvilket land den studerende kommer fra. I tillæg til dette er det muligt at udbetale økonomisk støtte til den studerende under forudsætning af: 1. Responsible person/supervisor vurderer at budgettet tillader dette (udgifter til udbetaling af økonomisk støtte skal afholdes af den afdeling eller forskningsgruppe som er ansvarlige for praktikken) 2. Ifølge de juridiske rådgivere på Københavns Universitet skal der være vægtige grunde til at udbetale økonomisk støtte til den studerende (vægtige grunde kan fx være, at praktikanten erstatter anden nødvendig arbejdskraft eller at praktikanten bidrager i et ikke uvæsentligt omfang til arbejdet på det pågældende institut eller fakultet). 3

4 Hvis du påtænker, at udbetale praktikanten økonomisk støtte skal du kontakte dit fakultet, da forsikringsforholdene for den studerende kan påvirkes af, at der udbetales økonomisk støtte til den studerende. Den studerendes Erasmusstipendie (som bliver udbetalt af den studerendes eget universitet) bliver ikke påvirket af, at der udbetales økonomisk støtte fra det modtagende universitet (KU). I det tilfælde, at der besluttes at udbetale økonomisk støtte til den studerende skal dette markeres sammen med beløbet pr. måned i Learning Agreement for Traineeship (s.3). At bo i København Nyttig information målrettet internationale studerende ved Københavns Universitet (bl.a. info om bolig, forsikring, CPR-nummer, opholdstilladelse etc.) kan findes her: Oversigt over Program- og Partnerlande Programlande: Belgien, Bulgarien, Tjekkiet, Danmark, Tyskland, Estland, Irland, Grækenland, Spanien, Frankrig, Kroatien, Italien, Cypern, Letland, Litauen, Luxemburg, Ungarn, Malta, Holland, Østrig, Polen, Portugal, Rumænien, Slovenien, Slovakiet, Finland, Sverige, England, Makedonien, Island, Liechtenstein, Norge, Schweiz og Tyrkiet Partnerlande: Armenien, Azerbaijan, Hviderusland, Georgien, Moldova, Ukraine, Algeriet, Egypten, Israel, Jordan, Libanon, Libyen, Marokko, Palæstina, Syrien. Tunesien, Albanien, Bosnien og Hercegovina, Kosovo, Montenegro, Serbien og Rusland * Oversigt over uddannelsesinstitutioner som har et Erasmus Charter for Higher Education - 4

5 ERASMUS TRAINEESHIP - FLOW CHART for Responsible Person/Supervisor Henvendelse fra studerende, der er interesseret i Erasmus Traineeship Den studerende ønsker information Web: nge/admission/erasmus/ Henvendelse skønnes useriøs og ikke fagligt velbegrundet Den studerende afvises Før Henvendelse fra studerende er fagligt velbegrundet - Formulering af aktiviteter og opgaver indeholdt i Traineeship i samarbejde med den studerende - Underskrivelse af Learning Agreement for Traineeship - Learning Agreement sendes til: [email protected] Under Ændringer i Learning Agreement for Traineeship IKKE nødvendigt Ændringer i Learning Agreement for Traineeship nødvendigt Ændringer aftales mellem og godkendes af alle tre parter via mail hvis muligt Efter Udfyldelse, underskrivelse og afsendelse af Traineeship Certificate efter afsluttet 5