Referat generalforsamlingen 2018

Transkript

1 Referat generalforsamlingen 2018 Dato: 21. april 2018 Tid: Kl Sted: Best Western Hotel, Vestre Ringvej 96, 7000 Fredericia Dagsorden 1. Valg af dirigent, referent og stemmetællere 2. Forretningsudvalgets beretning til godkendelse 3. Revideret regnskab til godkendelse 4. Orientering om indeværende års budget 5. Fastsættelse af kontingent for næste kalenderår 6. Foreningens fremtidige virke (oplæg ved landsformanden) 7. Organisation 8. Procedure for godkendelse af regnskab 9. Interne revisorer 10. Forslag om urafstemning 11. Valg af formand for to år 12. Valg af 2. næstformand (under forudsætning af at punkt 7 om Organisation vedtages ellers udgår dette punkt) 13. Valg af to interne revisorer for et år (udgår hvis punkt 8 vedtages) 14. Valg af anden suppleant for intern revisor for to år (udgår hvis punkt 8 vedtages) 15. Eventuelt Bilag Bilag 1: Årsberetning 2017 Bilag 2: Regnskab 2017 Bilag 3: Nyt organisationsdiagram 1

2 1. Valg af dirigent, referent og stemmetællere Der skal vælges en dirigent, en referent og to stemmetællere. Forretningsudvalget indstiller, at - Lone Haar vælges som dirigent. - Karina Krammer vælges som referent. - Jan Jensen og Jens Havskov vælges som stemmetællere. Beslutning. Godkendt. Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen er indkaldt til tiden. Dirigenten rykkede punkt 8 og 9 op efter punkt 6. Punkt 7 splittes op i organisation og vedtægter pga. sagens omfang. 2. Forretningsudvalgets beretning til godkendelse Årsberetningen kan ses i bilag 1. Forretningsudvalget indstiller, at beretningen godkendes. Beslutning. Godkendt. 3. Revideret regnskab til godkendelse Udkast til regnskab 2017 kan ses i bilag 2. Spørgsmål til regnskabet er velkomne inden generalforsamlingens afholdelse og kan sendes til mail@nyre.dk. Forretningsudvalget indstiller, at regnskabet godkendes. Beslutning. Godkendt. 4. Orientering om indeværende års budget Direktøren orienterer om budgettet på generalforsamlingen. 2

3 Forretningsudvalget indstiller, at budgetorienteringen tages til efterretning. Beslutning. Taget til efterretning. 5. Fastsættelse af kontingent for næste kalenderår Sagsfremstilling Generalforsamlingen besluttede i 2016: at kontingentet med virkning fra 2018 indekseres med årlig justering og afrunding til nærmeste 5 kr. Forretningsudvalget indstiller som besluttet på generalforsamlingen i Beslutning. Godkendt. 6. Foreningens fremtidige virke (oplæg ved landsformanden) Landsformanden orienterer om foreningens fremtidige virke. Forretningsudvalget indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Beslutning. Taget til efterretning. 7. Organisation Hovedbestyrelsen vedtog i møde den 4. november 2017 at fremsætte nedenstående forslag for generalforsamlingen Flere af forslagene kræver ikke generalforsamlingens godkendelse. Alligevel vedtog Hovedbestyrelsen at fremsætte forslaget i sin helhed ledsaget af forslag til ny vedtægt for foreningen. Det bemærkes, at forslaget fremsættes som forslag til gældende organisation ikke som ændringsforslag til tidligere forslag. 3

4 1. Generalforsamlingen vælger en 2. næstformand. 2. Forretningsudvalget reduceres til 8 medlemmer: Landsformand, Næstformand, 2.næstformand med særligt ansvar for aktivitet og udvikling af områderne børn, unge og familier med børn. En repræsentant fra hvert regionaludvalg, i alt 5. Forretningsudvalg overtager nuværende opgaver fra politisk udvalg, kampagneudvalg, børneudvalg og ungeudvalg). 3. Hovedbestyrelsen nedsætter 3 udvalg med 5 medlemmer i hvert udvalg: Patientudvalg (nuværende urologisk udvalg + cystenyreudvalg) Pårørendeudvalg (nuværende) Donorudvalg (nuværende) Forretningsudvalg, patientudvalg, pårørendeudvalg og donorudvalg refererer til Hovedbestyrelsen, er politikformulerende og ansvarlige for udførelse af medlemsservice inden for deres område. Udvalgene forestår, inden for deres område, konferencer, kurser o. lign. Referater af udvalgenes møder skal være tilgængelige på Nyreforeningens hjemmeside senest 14 dage efter mødets afholdelse. 4. Regionaludvalget består af to medlemmer fra hver kreds i regionen. Den enkelte kreds vælger selv sine medlemmer til regionaludvalget. Regionaludvalget vælger blandt sine medlemmer en formand. Formanden tegner regionaludvalget udadtil og har ansvar for at holde Forretningsudvalg og Hovedbestyrelse orienteret om regionaludvalgets arbejde. Kredsene varetager samarbejde med hospitaler, beliggende i deres geografiske område. Hvor der er overlap (medlemmer af en kreds, som benytter hospital i anden kreds) giver kredsen adgang til deltagelse, f.eks. i brugerråd o. lign. Hvis der opstår tvist kan Forretningsudvalget konsulteres. Regionaludvalgene vælger uden bindinger hver en repræsentant til Forretningsudvalget. Regionaludvalget varetager udveksling af viden og erfaringer mellem kredsene. Herudover varetager Regionaludvalget de politiske anliggender, som knytter an til regionerne. Regionaludvalget afgør selv (stemmeflertal) hvilke sager, de ønsker at arbejde med. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende. Regionaludvalget fastsætter selv sin forretningsorden. Regionaludvalget mødes minimum to gange årlig. Referat af mødets politiske del skal være tilgængelige på Nyreforeningens hjemmeside senest 14 dage efter afholdt møde. 4

5 5. Hovedbestyrelsen sammensættes således En repræsentant fra hver kreds 3 udvalgsformænd Medlemmer af Forretningsudvalget Vælges et Hovedbestyrelsesmedlem til formand for et udvalg kan kredsen erstatte denne. Hver kreds kan vælge en suppleant til Hovedbestyrelsen. Denne kan deltage i møderne uden stemmeret. Hver kreds har to stemmer i Hovedbestyrelsens møder. Alle udvalg kan nedsætte arbejdsgrupper. Arbejdsgrupperne refererer til det udvalg, som har nedsat dem. Såfremt en arbejdsgruppe forudsætter budgetmæssige ændringer kan det kun ske med Forretningsudvalgets godkendelse. Arbejdsgrupperne fastsætter selv deres forretningsorden, herunder om de vil arbejde med eller uden dagsorden mm. Som følge heraf ændrer følgende udvalg status til arbejdsgrupper: - Feriehus - Rejser - Ungdom - Redaktion - Kursus og motion - Lotteri Se nyt organisationsdiagram i bilag 3. Forslag til nye vedtægter: Vedtægt for Nyreforeningen 1 Foreningens navn er Nyreforeningen. 2 Foreningen er landsdækkende incl. Færøerne og Grønland 3 Foreningens formål er at varetage nyresyges, herunder urinvejssyges, nyredonores og pårørendes interesser 4 Foreningens hjemsted er Høje Taastrup Kommune 5 Foreningens øverste myndighed er generalforsamlingen 5

6 Stk.2 Der afholdes generalforsamling hvert år den tredje weekend efter Påske. Sekretariatet indkalder med mindst 4 ugers varsel ved meddelelse i medlemsbladet og på foreningens hjemmeside. Stk.3 Dagsorden skal som minimum indeholde følgende punkter: - Valg af dirigent, referent og to stemmetællere - Formændenes beretning - Orientering om foreningens økonomi - Foreningens fremtidige virke - Indkomne forslag - Valg af landsformand (i lige år) - Valg af næstformand (i ulige år) - Valg af 2. næstformand (i lige år) med særligt ansvar for aktivitet og udvikling af områderne børn, unge og familier. - Eventuelt Stk.4 Alle personlige medlemmer har såvel tale- som stemmeret og kan modtage valg Stk.5 Kredse og Hovedbestyrelse kan opstille kandidater til landsformand og næstformand. Kandidater skal have været medlemmer i to år og tilhøre en eller flere af foreningens målgrupper. Stk.6 Forslag, der ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, herunder valg af landsformand og næstformand, skal fremsættes skriftligt og være sekretariatet i hænde senest tre uger før generalforsamlingen. Stk.7 Ud over det i denne vedtægt fastlagte afgør dirigenten alle spørgsmål vedrørende generalforsamlingens afvikling. 6 Ekstraordinær generalforsamling afholdes, såfremt Forretningsudvalget eller Hovedbestyrelsen beslutter det. Stk.2 Ekstraordinær generalforsamling indkaldes ved at udsende en motiveret dagsorden. Stk.3 Sekretariatet indkalder, senest en uge efter beslutning herom, til ekstraordinær generalforsamling efter samme regler som ordinær generalforsamling. Stk.4 Der indkaldes til ekstraordinær generalforsamling såfremt både landsformand og næstformand får varigt forfald inden for det år, hvor der er afholdt ordinær generalforsamling. Eneste punkt på dagsordenen skal være: Valg af landsformand og næstformand for resten af valgperioderne. 7 Foreningen optager som medlem enhver, der ønsker at støtte dens formål. Stk.2 Virksomheder, organisationer og lignende kan opnå kollektivt medlemskab. Stk.3 Livsvarigt medlemskab kan opnås ved at indbetale kontingent svarende til ti gange det aktuelle kontingent for almindeligt medlemskab. 6

7 Stk.4 Hovedbestyrelsen kan udnævne en person til æresmedlem, hvis vedkommende har gjort en ekstraordinær indsats for foreningen. Æresmedlemmer betaler ikke kontingent. Stk.5 Medlemskab er betinget af rettidigt indbetalt kontingent. Stk.6 Udtrædelse af foreningen sker ved meddelelse til sekretariatet. Stk.7 Kontingent fastsættes af generalforsamlingen. 8 Hovedbestyrelsen kan ekskludere et medlem, hvis medlemmet modarbejder foreningens interesser. Stk.2 Medlemmet har ret til at fremføre sine synspunkter under Hovedbestyrelsens behandling af sagen. 9 Afstemning i alle foreningens organer sker ved håndsoprækning. Såfremt én af deltagerne ønsker skriftlig afstemning skal det imødekommes. Der stemmes altid skriftligt ved valg til tillidsposter. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Stk.2 Foreningens udvalg vælger en formand i første møde. Ved formands ophør senest i førstkommende møde efter ophøret. Stk.3 Ved valg skal der afgives stemmer svarende til det antal medlemmer, der skal vælges. Stk.4 Afgørelser træffes ved simpelt stemmeflertal. Ved stemmelighed er landsformandens stemme afgørende. 10 Dagsordener til møder i alle foreningens udvalg udsendes skriftligt senest en uge før mødernes afholdes. 11 Referater af møder i alle foreningens udvalg skal være tilgængelige på foreningens hjemmeside senest 14 dage efter mødets afholdelse. 12 Hovedbestyrelsen består af - En repræsentant fra hver kreds - Formand for patientudvalget - Formand for donorudvalget - Formand for pårørendeudvalget - Forretningsudvalget Hovedbestyrelsens godkender foreningens budget og politiske målsætninger. Stk.2 Hver kreds har to stemmer. Stk.3 Hver kreds kan vælge en suppleant til Hovedbestyrelsen. Denne kan deltage i møderne uden stemmeret. Stk.4 Vælges et hovedbestyrelsesmedlem til formand for et udvalg kan kredsen erstatte denne. 7

8 Stk.5 Forretningsudvalget indkalder til minimum to årlige møder i Hovedbestyrelsen. Hovedbestyrelsesmøder afholdes desuden hvis en tredjedel af Hovedbestyrelsens medlemmer fremsætter begæring herom. Stk.6 Hovedbestyrelsen vælger fem medlemmer til Patientudvalget. Stk.7 Hovedbestyrelsen vælger fem medlemmer til Donorudvalget. Stk.8 Hovedbestyrelsen vælger fem medlemmer til Pårørendeudvalget. Stk.9 Valg til udvalg er personligt og gælder i to år. Ved varigt forfald kan udvalget erstatte et medlem indtil valgperioden udløber. Stk.10. Forretningsudvalget og udvalgene refererer til Hovedbestyrelsen, er politikformulerende og ansvarlige for udførelse af medlemsservice. 13 Regionaludvalg Nordjylland, Midtjylland, Syddanmark, Sjælland og Hovedstaden består af to medlemmer fra hver kreds i regionen. Færøerne og Grønland hører til Regionaludvalg Hovedstaden. Stk.2 Kredsen vælger selv sine medlemmer til regionaludvalget. Stk.3 Regionaludvalgene vælger blandt sine medlemmer en formand. Formanden tegner Regionaludvalget udadtil og har ansvar for at holde Forretningsudvalg og Hovedbestyrelse orienteret om udvalgets arbejde. Stk.4 Regionaludvalgene vælger uden bindinger hver en repræsentant til Forretningsudvalget. Valget er personligt og gælder for to år. Ved varigt forfald vælger Regionaludvalget ny repræsentant til Forretningsudvalget i førstkommende møde. Stk.5 Regionaludvalgenes varetager udveksling af viden og erfaringer mellem kredsene. Herudover varetager Regionaludvalgene de politiske anliggender, som knytter an til regionerne. Regionaludvalgene afgør i øvrigt selv hvilke opgaver de ønsker at arbejde med. Stk.6 Regionaludvalgene refererer til Hovedbestyrelsen. Stk.7 Regionaludvalgene mødes minimum to gange årligt. 14 Forretningsudvalget består af - Landsformand - Næstformand - 2. næstformand - Repræsentant for Regionaludvalg Nordjylland - Repræsentant for Regionaludvalg Midtjylland - Repræsentant for Regionaludvalg Syddanmark - Repræsentant for Regionaludvalg Sjælland - Repræsentant for Regionaludvalg Hovedstaden 8

9 Stk. 2 Forretningsudvalgets opgave er at varetage foreningens virke i overensstemmelse med beslutninger truffet af Generalforsamling og Hovedbestyrelse. Stk.3 Forretningsudvalget udarbejder en opgave-og ansvarsfordeling for udvalgets arbejde. Stk.4 Formanden og et Forretningsudvalgsmedlem eller direktør tegner foreningen overfor andre myndigheder, organisationer o. lign. Stk.5 Forretningsudvalgets medlemmer kan udtale sig på foreningens vegne, inden for deres respektive ansvarsområder. Stk.6 Ved landsformandens forfald afløses denne af næstformanden. Stk.7 Forretningsudvalget ansætter direktør og statsautoriseret revisor. Stk.8 Forretningsudvalget er beslutningsdygtigt, når fire medlemmer er til stede, heraf landsformand eller næstformand. 15 Foreningens udvalg kan nedsætte arbejdsgrupper. Stk.2 Arbejdsgrupper kan kun disponere ressourcer, hvis godkendt af Forretningsudvalget. 16 Foreningen er opdelt i kredse. Hovedbestyrelsen fastsættere antal og afgrænsning. Stk.2 Kredsene varetager foreningens lokale arbejde, her under samarbejde med hospitaler, beliggende i deres geografiske område. Hvor der er overlap (medlemmer af en kreds, som benytter hospital i anden kreds) giver kredsen adgang til deltagelse f.eks. i brugerråd o. lign. Opstår der tvist herom kan Forretningsudvalget konsulteres. Stk.3 Kredsens vedtægter skal respektere landsforeningens vedtægter og altid være tilgængelige på foreningens hjemmeside. Stk.4 Formanden for kredsen skal være bosiddende i kredsens geografiske område. Ved varigt forfald kan det afviges indtil førstkommende generalforsamling. Stk.5 Kredsen tegnes af formand og et bestyrelsesmedlem i forening. Stk.6 Kredsens dispositioner vedrørende fast ejendom og arv skal godkendes af Forretningsudvalget. Stk.7 Kredsens regnskab revideres af landsforeningens revisor. Stk.8 Kredse, der to år i træk ikke har afholdt generalforsamling betragtes som midlertidigt hvilende. Kredsens midler overføres til landsforeningen. Midlerne kan kun disponeres efter godkendelse i Hovedbestyrelsen. Hvis kredsen afholder fornyet generalforsamling og vælger en bestyrelsen tilbageføres midlerne. 17 Direktøren er ansvarlig for landsforeningens administration. Direktørens kompetence fremgår af dennes kontrakt. 9

10 Stk.2 Foreningen hæfter for foreningens forpligtelser med sin formue. 18 Regnskabet følger kalenderåret. Stk.2 Regnskabet udarbejdes efter regnskabsloven og revideres af ekstern revisor. Stk.3 Regnskabet skal foreligge senest 14 dage før afholdelse af generalforsamling. Stk.4 Foreningen kan modtage bidrag af enhver art. 19 Ændringer i nærværende vedtægt kan kun ske på generalforsamlingen. Stk.2 Mindst 60 % af de afgivne stemmer skal være for ændringerne. 20 Beslutning om foreningens opløsning kan kun træffes på ekstraordinær generalforsamling med det som eneste punkt på dagsordenen. Stk.2 Mindst 75% af de afgivne stemmer skal være for at foreningen opløses. Stk.3 Ved opløsning af foreningen overføres alle aktiver til Nyreforeningens Forskningsfond. Godkendt på generalforsamling den Jan Rishave Landsformand Sagen afgøres af Generalforsamlingen Hovedbestyrelsen indstiller, at forslag til organisation samt forslag til nye vedtægter godkendes. Beslutning Forslag til ny organisation er godkendt. Forslag til nye vedtægter var til afstemning ved håndsoprækning. 0 stemte nej, 53 stemte ja og 23 stemte blankt. Vedtægterne er godkendt. Ændringsforslag til vedtægterne sendes til behandling i Hovedbestyrelsen og kan derefter sendes til godkendelse hos generalforsamlingen næste år. Bilag 3: Nyt organisationsdiagram 8. Procedure for godkendelse af regnskab 10

11 Sagsfremstilling Forretningsudvalget foreslår, at regnskabet fremover godkendes af Forretningsudvalget. Regnskabet varetages i dag af eksternt regnskabsfirma, revideres af andet eksternt revisionsfirma og godkendes af Generalforsamlingen. Det indebærer, at regnskaberne for kredse, projekter og landsforening alle skal færdiggøres og revideres af revisor inden dagsorden udsendes til Forretningsudvalgets sidste møde før Generalforsamlingen. Det er en stresset og kompliceret proces med mange interne deadlines. Såfremt Forretningsudvalget kan godkende regnskabet kan det ske senere end Generalforsamlingen. Det giver mulighed for at afvikle regnskabet uden tidspres. Herudover vil det være muligt at afholde generalforsamlingen tidligere, hvilket vil give en mere naturlig og mere fremadrettet proces i forhold til det kommende år. Der vil med andre ord blive mere fokus på hvad der SKAL ske frem for hvad der er ER sket. Forslaget vil også indebære, at kredsene uafhængigt af landsforeningen kan bestemme tidspunkt for afholdelse af generalforsamlingen. Forretningsudvalget har i forvejen kompetence til at gribe ind i foreningens økonomiske drift, herunder ansætte og afskedige direktøren. Revisor har de meddelt, at regnskabet ikke forudsættes godkendt på generalforsamlingen, men f.eks. inden for en frist være tilgængeligt på hjemmesiden. Sagen afgøres af Generalforsamlingen Hovedbestyrelsen indstiller, at Hovedbestyrelsen fremover godkender regnskabet med mulighed for delegation til Forretningsudvalget. Beslutning. Godkendt ved skriftlig afstemning med følgende stemmetal: Ja: 38 Nej: 37 Blank: 6 9. Interne revisorer Sagsfremstilling Forretningsudvalget foreslår, at regnskabet fremover ikke revideres af interne revisorer. 11

12 Regnskabet varetages i dag af eksternt regnskabsfirma og det revideres af et andet eksternt revisionsfirma. Der synes derfor ikke at være behov for intern revision. Revisor har den meddelt at være enig i forslaget. Sagen afgøres af Generalforsamlingen Hovedbestyrelsen indstiller, at forslaget godkendes. Beslutning. Godkendt ved skriftlig afstemning med følgende stemmetal: Ja: 51 Nej: 27 Blank: Urafstemning Bestyrelsen for Nyreforeningens København/Frederiksberg-kreds stiller forslag om ændring af vedtægt for Nyreforeningen: Et spørgsmål skal sættes til urafstemning blandt Nyreforeningens medlemmer, hvis mindst seks af foreningens kredsbestyrelser eller mindst 200 af foreningens medlemmer begærer det. Begrundelse for forslaget: Den foreslåede vedtægtsændring vil højne medlemsdemokratiet i Nyreforeningen, idet en urafstemning blandt foreningens medlemmer vil sikre direkte indflydelse for alle. I dag er generalforsamlingen foreningens højeste instans, men generalforsamlingen kan ikke forventes at repræsentere Nyreforeningens medlemmers holdninger fuldt ud. Dette skyldes ikke mindst, at mange medlemmer er alvorligt syge uden overskud til eller mulighed for at rejse og foretage overnatning på hotel, hvilket ofte er en forudsætning for at deltage i landsmøde og generalforsamling. Desuden er medlemmernes økonomiske formåen måske heller ikke tilstrækkelig. Det er i øvrigt vores oplevelse, at et større antal deltagere i en generalforsamling kommer fra nærområdet for det sted, hvor landsmøde og general-forsamling afholdes, og dermed er generalforsamlingen ikke repræsentativ på landsplan. Der opleves af og til ophedede diskussioner i Nyreforeningens facebook-grupper, og det er vores indtryk, at det, som medlemmerne er mest fortørnede over, er deres manglende mulighed for at blive hørt, med mindre de er i stand til at deltage i generalforsamlingerne. Vi er bange for, at vi 12

13 risikerer at splitte foreningen eller at opleve medlemsflugt, hvis ikke der bliver en mulighed for at høre medlemmerne i disse, forhåbentlig sjældne, tilfælde. Det er oplagt, at urafstemning skal benyttes med varsomhed pga. de dermed forbundne omkostninger. For at mindske omkostningerne kan man vedlægge en frankeret svarkuvert til Nyrenyt indeholdende afstemningsblanket for hvert medlem på adressen, således at det væsentligst er portoen for de svarbreve, der bliver returneret, som er den egentlige omkostning. Derudover er der selvfølgelig en omkostning til optælling af svar, men mon ikke frivillige (eventuelt med tavshedspligt) vil påtage sig denne opgave? Desværre er en sikker digital løsning i dag relativt dyr. Kort sagt: I mange foreninger er generalforsamlingen den højeste instans, og det giver god mening, for hvis man føler stærkt for et punkt på dagsordenen, kan man møde op og stemme det går bare ikke i en patientforening som vores, hvor visse medlemmer er ude af stand til at deltage. Derfor, mener vi, at det er en god idé at indføre muligheden for urafstemning i Nyreforeningen. Sagen afgøres af Generalforsamlingen Beslutning. Forslaget trækkes og behandles i Hovedbestyrelsen for at afklare, hvilke konsekvenser forslaget vil have for foreningen, bl.a. økonomisk. Herefter tages forslaget op igen ved næste generalforsamling. 11. Valg af formand for to år Formanden skal vælges i lige år. Nuværende formand er Jan Rishave. Jan Rishave genopstiller. Hovedbestyrelsen indstiller, at Jan Rishave vælges som formand. Beslutning. Godkendt. 12. Valg af 2. næstformand (under forudsætning af at punkt 7 om Organisation vedtages ellers udgår dette punkt) 13

14 Hovedbestyrelsen indstiller, at generalforsamlingen vælger en 2. næstformand. Beslutning. Henrik Nytofte Rasmussen og Charlotte Willer Kristensen stiller op. Charlotte Willer Kristensen er valgt til 2. næstformand med 54 stemmer. Henrik Nytofte Rasmussen fik 24 stemmer. Afstemningen foregik skriftligt. 13. Valg af to interne revisorer for et år (udgår hvis punkt 8 vedtages) Jf. vedtægterne skal der vælges to interne revisorer for et år. Nuværende: Jens Havskov Justin Corfitzen Forretningsudvalget indstiller, at der vælges to interne revisorer for et år. Beslutning. Punktet udgår. 14. Valg af anden suppleant for intern revisor for to år (udgår hvis punkt 8 vedtages) Jf. vedtægterne skal der i ulige år vælges en anden suppleant for intern revisor for to år. Nuværende: Winni Hertzog Forretningsudvalget indstiller, at der vælges en anden suppleant for to år. Beslutning. Punktet udgår. 15. Eventuelt Der var ingen bemærkninger. 14