Introduktion til valgperioden Teknisk Udvalg

Transkript

1 Introduktion til valgperioden Teknisk Udvalg

2 Styrelsesloven Udvalget udøver sin virksomhed i møder. Udvalget fastlægger sin mødeplan for kalenderåret Udvalget er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen er til stede. Alle beslutninger træffes ved stemmeflertal. Ved stemmelighed må et forslag, f.eks. om meddelelse af tilladelse, betragtes som bortfaldet med den virkning, at der meddeles afslag på ansøgningen. Der føres en beslutningsprotokol for alle møder Det enkelte udvalgsmedlem er ansvarlig for at meddele udvalget, såfremt der kan være risiko for inhabilitet. personlig eller økonomisk interesse familiemæssig relation andet, som kan rejse tvivl om upartiskhed. 2

3 Styrelsesloven fortsat Udvalget vælger selv deres formand. Formanden forbereder, indkalder og leder udvalgets møder og drager omsorg for, at dets beslutninger indføres i beslutningsprotokollen. Udvalget kan vælge en næstformand. Næstformanden varetager i formandens midlertidige fravær dennes opgaver Ethvert medlem kan begære en sag optaget på dagsorden til behandling i udvalget. Ethvert medlem kan forlange afvigende meninger ført til protokol. Ethvert medlem kan standse udførelsen af en beslutning, ved på mødet til protokollen at erklære at sagen ønskes afgjort i Byrådet. (ikke nødvendigvis under punktets behandling, men inden mødet afsluttes.)

4 Styrelsesvedtægten for Holstebro Kommune På en lang række lovområder er Kommunalbestyrelsen tillagt kompetencer til at træffe afgørelser og meddele dispensationer. Byrådet i Holstebro Kommune har, med den vedtagne Styrelsesvedtægt, på en række områder delegeret sin kompetence ud til fagudvalgene. For Teknisk Udvalg omfatter denne kompetence bl.a. Byggeri og ejendomme Plan Planloven (administration) Planloven (planer) Byggeloven Beredskabsloven Boligreguleringsloven Trafik og Park Vejloven Privatvejsloven Information og Service Taxaloven

5 Kompetencekatalog for Teknik og Miljø Teknisk Udvalg bestemmer alt, hvad Teknik og Miljø arbejder med, inden for udvalgets kompetenceområde. Det er naturligvis ikke muligt, at udvalget skal træffe alle beslutninger, og sagsbehandlingen baserer sig derfor dels på forvaltningens forudsatte handleområde og dels på delegation. Beslutning om udvidelser eller indskrænkninger i forvaltningens forudsatte handleområde og delegationer sker i udvalgs-(og byråds)møder. Uddelegeringen af kompetencer til forvaltningen har endvidere til formål at begrænse den sagsmængde, udvalget skal forholde sig til på møderne. Uddelegeringen er samlet i et administrativt kompetencekatalog, som præsenteres for udvalget

6 Hvornår er en sag en politisk sag? Med udgangspunkt i kompetencekataloget vil sager, som forelægges udvalget, derfor være: 1. Sager som ubetinget kræver politisk behandling, f.eks. sager efter Planloven, VVM-sager o.l. vil altid blive forelagt udvalget. 2. Sager fra Teknik og Miljø: sager med baggrund i ny lovgivning eller retspraksis nye sager som ikke tidligere har været forelagt udvalget principielle sager sager hvor forvaltningen er i tvivl, med henblik på at få fastlagt politik, mål og retningslinier. 3. Udvalgets medlemmer kan endvidere altid begære en sag optaget på dagorden til behandling i udvalget. 4. Udvalget vil desuden normalt blive orienteret om afgørelser i de formelle klageinstanser som Naturklagenævnet, Miljøklagenævnet, Ombudsmanden, Statsforvaltningen m.v

7 Tidligere politiske beslutninger Udvalget er forpligtet af beslutninger, som tidligere er truffet i Byrådet eller i et fagudvalg. Udvalget kan træffe beslutninger om at ændre praksis fremadrettet, såfremt dette er i overensstemmelse med udvalgets kompetencer jf. Styrelsesvedtægten for Holstebro Kommune

8 Mødeafvikling Teknik og Miljø samler dagsorden, som udsendes til hele Byrådet i ugen før udvalgsmødet. Dagsorden offentliggøres på kommunens hjemmeside, dagen efter den er udsendt. Bilag offentliggøres med 1 døgns forsinkelse. Formanden gennemgår dagsorden med forvaltningen forud for mødet. Formanden leder møderne og sikrer, at beslutningerne føres til protokol Referatet udarbejdes på mødet og udsendes dagen efter til Byrådet. Referatet offentliggøres samtidigt på hjemmesiden. For beslutninger, hvor den endelige kompetence ligger i Økonomiudvalg eller Byråd, sørger Teknik og Miljø for fremsendelse af udvalgets beslutning

9 Mødeafvikling fortsat Teknik og Miljø udmønter beslutninger, som træffes af Teknisk Udvalg. Udførelsen indgår i Teknik og Miljø s almindelige opgaveprioritering, med mindre der på mødet aftales en frist for udførelse. Udvalgsmedlemmer, som ønsker en sag på dagsorden, skal fremsende forslag til dagsordenstekst, så Teknik og Miljø har den senest mandag i ugen før udvalgsmødet. En tillægsdagsorden, som udsendes mindre end 4 dage før mødet, kan kun behandles, såfremt ingen udvalgsmedlemmer modsætter sig dette

10 Mødeafvikling fortsat Udvalgsmøderne er lukkede, men der er i sidste byrådsperiode åbnet op for at lade eksterne interessenter få foretræde for udvalget. Udvalget har i særlige tilfælde anmodet formand og næstformand om at mødes med de eksterne interessenter. Udvalget træffer i så fald beslutning på et efterfølgende møde. I udvalgsmøderne deltager direktøren for Teknik og Miljø og en sekretariatsmedarbejder fast. Afdelingscheferne i Teknik og Miljø deltager i behandling af dagsordenpunkter inden for deres fagområde/r. I særlige tilfælde kan afdelingschefen suppleres med en medarbejder. Alle afdelingschefer deltager så vidt muligt under sidste punkt på dagsorden meddelelser

11 Post og henvendelser Post, som sendes til kommunens postkasser, behandles af Teknik og Miljø, selv om de er stilet til udvalget. Udvalget orienteres på førstkommende møde om henvendelsen og Teknik og Miljø s svar. Hvis henvendelsen vedrører en sag, som skal afgøres politisk, udarbejder Teknik og Miljø en sagsfremstilling til et kommende udvalgsmøde. Post, som stiles direkte til et udvalgsmedlem, kan ikke gøres til genstand for sagsbehandling, med mindre det af udvalgsmedlemmet videresendes til Teknik og Miljø. Teknik og Miljø svarer på alle indkomne henvendelser og videreformidler udvalgets beslutninger

12 Udvalgsmedlemmernes adgang til sagsinformation Udvalgsmedlemmerne har digital adgang til dagsorden og bilag via dagsordens-modulet. Spørgsmål, som udvalgsmedlemmerne retter til Teknik og Miljø - som politikere - besvares til hele Byrådet. Der er på den lukkede del af dagsorden for udvalgsmøderne et punkt til meddelelses til/fra udvalgsmedlemmer og Teknik og Miljø. Der er her mulighed for at stille spørgsmål, som, hvis de kan besvares, vil fremgå af referatet. I modsat fald tages der stilling til, om der skal laves sagsfremstilling til efterfølgende møde, eller om Teknik og Miljø blot skal besvare spørgsmålet på næste møde, hvor svaret så vil fremgå af referatet. Det henstilles, at udvalgsmedlemmer fremsender eventuelle spørgsmål pr. mail til udvalgssekretæren, forud for udvalgsmøderne

13 Råderum for beslutninger Økonomi Beslutning Indstilling Præcedens Jura Beslutning Ønsker Målsætninger

14 Årshjul for faste sager Februar: Plan og Budgetgrundlag for Marts: Regnskab for 2017 Budgetopfølgning pr. 28. februar April/maj: Budgetforslag 2019 Juni Budgetopfølgning pr. 31. maj August September/oktober: Evt. tilpasning af budgetforslag efter budgetseminar Forslag til budgetbemærkninger. Budgetopfølgning pr. 31. august

15 Økonomi Driftsramme er 1-årig For særlige bevillingsområder kan budgetrammeændringer kun ske med Byrådets godkendelse. Anlægsbevillinger: 1-årige bevillinger kan frigives af udvalget, hvis rådighedsbeløb er afsat i budgettet. 1-årige puljer kan disponeres og frigives af udvalget, hvis rådighedsbeløb er afsat i budgettet. Flerårige bevillinger kræver Byrådsbeslutning. Administrationsudgifter: Budgetteres under Økonomiudvalget

16 Kom og få hjælp Teknik og Miljø er klar til at hjælpe udvalgsmedlemmerne med de spørgsmål som måtte opstå. Henvendelser til forvaltningen bør altid ske til: Direktør Anders Debel Afdelingschef Annette Vognbjerg Afdelingschef Kirsten Andersen Afdelingschef Søren Hemdorff Afdelingschef Poul Munk-Poulsen Afdelingschef Torben Mølgaard Sekretariat Lene Kirk Dalum Trafik og Park Byggeri og Ejendomme Plan Information og Service Natur og Miljø

17 Teknik og Miljø - en del af din hverdag