Velkommen til Miljøstyrelsens system til indberetning af grønne regnskaber

Transkript

1 Velkommen til Miljøstyrelsens system til indberetning af grønne regnskaber Indhold Brugervejledning... 2 Vælg P-nummer... 6 Miljøberetning... 7 Virksomhedens energiforbrug Virksomhedens vandforbrug Virksomhedens råvareforbrug Art og mængde til luft Art og mængde til vand (til recipient) Art og mængde til vand (til kloak) Affaldsmængde farlig og ikke farlig PRTR-affald - grænseoverskridende transport Andet Vurdering af affaldsmængderne Tip til en miljøpolitik Tip til en miljøredegørelse Tip til en certificering (EMAS) Tip til en certificering (ISO14001) Datavalidering Afsendelse af det grønne regnskab Accept af udtalelsen Offentliggørelse af det grønne regnskab Side 1 af 39

2 Brugervejledning Her er det muligt at: 1. Anmelde sit grønne regnskab eller opdatere stamoplysninger i forbindelse med grøn regnskabspligt 2. Indberette et grønt regnskab Sådan er systemet bygget op Indberetningssystemet består af 12 trin med tilhørende hjælpetekster og vejledning til indberetning af grønne regnskaber. Virksomheden kan få adgang til hjælpetekster og det relevante punkt i vejledning ved at trykke på spørgsmålstegnene i rubrikkerne på de respektive trin i indberetningssystemet. Vejledningen kan også læses på Miljøstyrelsens hjemmeside De første 8 trin af indberetningssystemet er målrettet indberetning af virksomhedens miljødata og miljøberetning. De efterfølgende 3 trin er beregnet til, at tilsynsmyndigheden eller verifikator kan kvalitetssikre regnskabet med tilhørende udtalelse. På trin 12 har virksomheden mulighed for at godkende det grønne regnskab med tilhørende udtalelse, hvorefter det bliver offentliggjort på Miljøstyrelsens hjemmeside. Dette gøres ved at trykke 'Acceptér'. Før virksomheden går i gang For at kunne indberette det grønne regnskab på virk.dk skal virksomheden have en digital signatur. Den fås via Vær opmærksom på at virksomheden fra marts 2011 skal have en nemid-konto Miljødata indrapporteres via under energi & miljø miljø grønne regnskaber Virksomheden har nu to muligheder: 1. Hvis det er første gang virksomheden skal indberette sit grønne regnskab vælg 'Anmeldelse'. 2. Hvis virksomheden tidligere har indberettet sit grønne regnskab vælg 'Indberetning af det grønne regnskab'. Det grønne regnskab indberettes til Miljøstyrelsen og offentliggøres på Det er muligt at søge Miljøstyrelsen om fortroligholdelse og indeksering af miljødata. Dette gøres via indberetningssystemet på Hvem skal indberette? Der er to typer af virksomheder, der skal indberette data til indberetningssystemet: 1. Virksomheder, omfattet af bilag 1 i bekendtgørelsen om grønne regnskaber 2. Virksomheder, der udleder PRTR-stoffer, men ikke nødvendigvis er omfattet af bilag 1 i bekendtgørelsen For virksomheder, som er omfattet af bilag 1, skelnes der mellem, om virksomheden er på grundmodel eller har et certificeret miljøledelsessystem ifølge EMAS eller ISO Side 2 af 39

3 Virksomheder på grundmodel skal udarbejde en miljøberetning og indberette flere data end de virksomheder, der har et certificeret miljøledelsessystem. Virksomheder på grundmodellen skal bl.a. indberette data for energi-, vand- og råvareforbrug, udledninger af miljøfremmede stoffer, herunder PRTRstoffer, til luft og vand samt affaldsmængder. Virksomheder på grundmodel kan læse mere i vejledningen på om kravene til deres indberetning via knappen 'Grundmodel'. Virksomheder med et certificeret miljøledelsessystem behøver i indberetningssystemet kun indberette, udledninger af PRTR-stoffer til luft og vand, samt affaldsmængder. Herudover skal virksomhederne indberette deres miljøredegørelse. For virksomheder med EMAS skal den årlige miljøredegørelse indberettes For virksomheder med ISO14001 skal dokumentation svarende til en EMAS-redegørelse indberettes. Dette kan være en eller flere tekst-filer. Virksomheder med et certificeret miljøledelsessystem kan læse mere i vejledningen på om kravene til deres indberetning via knappen 'EMAS' og 'ISO14001'. Virksomheder, der udleder PRTR-stoffer, men ikke er omfattet af bilag 1, skal kun indberette udledninger af PRTR-stoffer til luft og vand, samt affaldsmængder. Disse virksomheder kan læse mere i vejledningen på om kravene til deres indberetning via knappen 'PRTR'. Hvornår skal virksomheden indberette? Uanset hvilken af de tre modeller virksomheden er på, skal den indberette miljødata en gang om året. Tidsforløbet for indberetning ser sådan ud: Årshjul for indberetning af miljødata Side 3 af 39

4 Virksomheden skal mindst en gang hvert tredje år udarbejde en miljøredegørelse. Tidsforløbet for indberetning ser sådan ud: Side 4 af 39

5 Virksomheder, der kun skal indberette PRTR-data For virksomheder, der kun er omfattet af pligten til at indberette PRTR-data, skal data indberettes en gang årligt - dog senest den 31. maj. Hvorfor lave et grønt regnskab? Det grønne regnskab har siden indførelsen i Danmark i 1995 haft til formål at skabe offentlighed omkring virksomhedernes miljøarbejde og at bidrage til virksomhedernes fokus på dette arbejde. Med EU's PRTR-forordning og PRTR-protokollen under Århus-konventionen oprettes et europæisk og et nationalt register over udledning og overførsel af forurenende stoffer (det såkaldte PRTR - Pollutant Release and Transfer Register). Bekendtgørelsen om visse virksomheders afgivelse af miljøoplysninger (BEK nr. 210 af 03/03/2010) sammensmelter de to regelsæt (tidligere BEK nr. 132 af 07/02/2007 og BEK nr af 14/12/2006). De oplysninger, som skal afgives i henhold til EU-forordningen, indarbejdes i bekendtgørelsen. Det betyder, at virksomheden i størst muligt omfang skånes for at indrapportere miljødata flere gange. Målet med bekendtgørelsen er fortsat at understøtte de større og miljøtunge virksomheders fokus på egne miljøforhold og på stadige miljøforbedringer. Det sikres blandt andet ved, at miljøberetningen gennem sin 3-årige cyklus får et mere strategisk tilsnit end tidligere, hvor virksomheden skulle indberette hvert år. Desuden sikrer bekendtgørelsen offentlighedens adgang til viden om virksomhedernes miljøforhold og miljøforbedringer. Det digitale indberetningssystem vil bidrage til at øge tilgængeligheden og værdien af de grønne regnskaber for brugerne. Side 5 af 39

6 Vælg P-nummer Valg af produktionsenhed P-nummer er produktionsenhedsnummeret. En virksomhed tildeles et P-nummer for hver fysiske beliggenhed, hvorfra der drives virksomhed. Der kan således være tilknyttet flere P-numre til samme CVRnummer, hvis virksomheden har forskellige aktiviteter flere steder i landet. Den udvalgte produktionsenhed på en bestemt lokalitet vælges. Virksomheden har en miljøgodkendelse, hvori hovedaktiviteten er angivet. CVR-nummeret er indgangsnøglen til den digitale indberetning af et grønt regnskab. Via den digitale signatur kommer virksomheden ind til indberetningssiden, hvor P-nummeret vælges. P-nummeret er knyttet til den adresse, hvor virksomheden udfører aktiviteter. CVR-nummer CVR-nummeret er virksomhedens identifikationsnummer. CVR-nummeret bruges, når en virksomhed ønsker at identificere sig overfor myndigheder og private. Det Centrale Virksomhedsregister (CVR) administreres i dag af Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Den digitale signatur er koblet til virksomhedens CVR-nummer, som giver mulighed for at indberette grønne regnskaber for alle de P-numre, som hører til et CVR-nummer. Side 6 af 39

7 CVR indeholder data (grundoplysninger) om virksomheder, give virksomhederne og deres produktionssteder et entydigt nummer og stiller dette nummer og de øvrige oplysninger til rådighed for myndigheder og private. Ændringer til CVR skal ske direkte til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Stamoplysninger, som f.eks. navn og beliggenhed, kan kun ændres gennem Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Eksempel Hvis virksomheden i CVR-registret er registreret som 'Danske Møbelfabrikker', er det dette navn, som vil figurere på det grønne regnskab. Ønskes det, at afdelingen i f.eks. Tønder med navnet 'Danske Møbelfabrikker Tønder' fremgår som navn i det grønne regnskab, kan det kun ske ved at opdatere ændringerne i CVR-registret. Det skyldes, at indberetningssystemet for det grønne regnskab synkroniseres med CVR. Miljøberetning Generelle krav til miljøberetningen Miljøberetningen skal udarbejdes for den enkelte virksomheds anlægsområder (P-nummer). Er virksomheden en del af en koncern, kan den udarbejde en samlet miljøberetning, der dækker samtlige P- numre inden for koncernen (samme CVR). Miljøberetningen skal indeholde ledelsesredegørelse for følgende forhold: 1. Miljøpolitik 2. Miljøforhold, der medfører væsentlige miljøpåvirkninger 3. Miljømål i forhold til væsentlige miljøforhold samt virksomhedens overvejelser om, hvordan disse miljøpåvirkninger kan reduceres 4. Indsats og resultater samt overensstemmelse med miljømål 5. Redegørelse for virksomhedens løbende miljøteknologiske forbedringer Miljøberetningen skal desuden omhandle udviklingen i væsentlige virksomhedsspecifikke nøgletal - f.eks. energi- og vanddata - for udvalgte miljøforhold. Det skal fremgå af redegørelsen, hvorfor virksomheden har udvalgt de pågældende miljøforhold. Det er vigtigt, at virksomheden forholder sig til, hvordan miljøberetningen kan bruges som en del af virksomhedens strategiske værktøjskasse. Miljøberetningen kan bruges som refleksion over det fremskridt, virksomheden har opnået og ønsker at opnå på miljøområdet i en treårig periode. Virksomheden kan vælge at udarbejde en miljøberetning hvert eller hvert andet år. Miljøberetningen gælder dog maksimalt i tre år. Hvis den seneste miljøberetning ikke er forældet, kan den genbruges ved at sætte 'flueben' ved de(n) ønskede fil(er), så beretningen kan gøres tilgængelig for offentligheden. Side 7 af 39

8 Miljøberetningen uploades via og kan bestå af en eller flere dokumenter eller filer. Miljøpolitik En virksomheds miljøpolitik afspejler den holdning, virksomheden har til miljøet og miljøarbejdet. Virksomhedens miljøpolitik skal være relateret til virksomhedens mål og miljømålsætninger. Det er vigtigt, at politikken kommunikeres til alle personer, der arbejder for eller på vegne af virksomheden - herunder underleverandører. En miljøpolitik er grundstenen til det videre arbejde med mål og miljømålsætninger. Den fungerer som en rettesnor i virksomhedens miljøarbejde. Miljøforhold Virksomheden skal identificere de vigtigste miljøforhold. Dette kan gøres ved en gennemgang af alle virksomhedens aktiviteter med henblik på at identificere og opgøre miljøpåvirkningerne. Alle miljøpåvirkninger identificeres, hvorefter de prioriteres efter væsentlighed. Når miljøpåvirkningerne er prioriteret, kan der opsættes mål og tilhørende handlingsplaner for de respektive miljøpåvirkninger. Det er op til virksomheden selv at vurdere hvilke og hvor mange. Eksempel - vand En virksomhed A bruger årligt m3 vand som råvarer og rengøring af sit produktionsudstyr. Vand er her en væsentlig miljøpåvirkning. En virksomhed B bruger årligt 500 m3 vand til sanitære formål. Vand er her ikke en væsentlig miljøpåvirkning. Side 8 af 39

9 En stor virksomhed C bruger årligt m3 vand til sanitære formål og har et samlet vandforbrug på m3. Det samlede vandforbrug er en væsentlig miljøpåvirkning, mens vandet til sanitære formål er en mindre væsentlig miljøpåvirkning. Eksempel - råvarer En virksomhed bruger 200 liter maling til vedligehold et år. Dette er en ikke en væsentlig miljøpåvirkning. En virksomhed bruger 2000 liter maling og lim i sin proces om året. Dette er en væsentlig miljøpåvirkning. Miljømål Miljømålene skal ses i forhold til de væsentligste miljøforhold, og de skal indgå i virksomhedens overvejelser om, hvordan miljøpåvirkningerne kan reduceres. Miljømål skal vise en prioritering af indsatsområder i forhold til virksomhedens miljøforhold. Miljømål er direkte afledt af virksomhedens miljøpolitik. Opfyldelsen af miljømålene skal vise fremdriften i virksomhedens miljøarbejde. Miljømål bør være såkaldte SMART-mål. Det vil sige: Specifikke Målbare Ambitiøse Realistiske Tidsbestemte Eksempel Virksomhed A i X-købing opstiller følgende mål: Forbrug af el reduceres med f.eks. 10 pct. i forhold til basisår inden udgangen af nærværende år. Ovenstående mål er specifikt, målbart, ambitiøst, realistisk og tidsbestemt. Miljømålene skal ses i forhold til de væsentligste miljøforhold, og de skal indgå i virksomhedens overvejelser om, hvordan miljøpåvirkningerne kan reduceres. Miljøberetningen gælder i op til tre år. Det betyder, at den investering, som en grundig miljøberetning repræsenterer, har en længere horisont end tidligere, hvor indberetningen var af et års varighed. Det skal understreges, at virksomheden gerne må udarbejde en ny miljøberetning hvert år og indsende den til Miljøstyrelsen. Miljøindsats I miljøberetningen skal virksomheden beskrive resultaterne af sin miljøindsats, og hvordan den harmonerer med virksomhedens miljøpolitik og mål. Side 9 af 39

10 Det kan være en beskrivelse af, hvilke handlingsplaner og tiltag virksomheden har iværksat for at nå sine mål. Eksempel Virksomhed A i X-købing Miljøpolitik Virksomheden arbejder aktivt med at reducere sine miljøpåvirkninger Miljømålsætning Virksomheden vil reducere energiforbruget Miljømål At sænke sit elforbrug med 20 pct. i forhold til 2009-forbrug inden udgangen af 2011 Indsats Redesign af ventilationssystemet Resultat Det er lykkedes at opnå en 22 pct. reduktion af el-forbruget ved udgangen af Miljøberetningen gælder i op til tre år. Det betyder, at den investering, som en grundig miljøberetning repræsenterer, har en længere horisont end tidligere, hvor indberetningen var af et års varighed. Det skal understreges, at virksomheden gerne må udarbejde en ny miljøberetning hvert år og indsende den til Miljøstyrelsen. Miljøteknologiske forbedringer Virksomheden skal i miljøberetningen beskrive de miljøteknologiske forbedringer, den har iværksat. Miljøteknologiske forbedringer kan være: 1. Procesændringer, der minimerer emissioner og/eller ressourceforbrug 2. Substitution af farlige stoffer 3. Energieffektivisering 4. Ændrede driftsmetoder 5. Ny planlægning af arbejdsprocesser, der kan nedbringe ressourceforbruget og emissioner til vand, luft og jord. Virksomheden kan også beskrive det fremtidige arbejde inden for dette område, og hvordan den holder sig ajour med de relevante miljøteknologiske fremskridt. Side 10 af 39

11 Substitution af farlige stoffer Arbejdet med substitution af farlige stoffer kan tage udgangspunkt i Miljøstyrelsens 'Liste over uønskede stoffer' samt stoffer på 'Effektlisten'. De to lister indeholder tilsammen de stoffer, som Miljøstyrelsen anser for at være problematiske i forhold til sundhed eller miljø. 'Effektlisten' indeholder ca stoffer. Stoffer på 'Effektlisten', der benyttes i en mængde på mere en 100 tons/år, er medtaget på 'Liste over uønskede stoffer'. Dertil er tilføjet en række stoffer, som Miljøstyrelsen enten anser for særligt problematiske, eller som Danmark via internationale aftaler er forpligtet til at reducere brugen af. Både 'Liste over uønskede stoffer' og 'Effektlisten' kan findes på Miljøstyrelsens hjemmeside Virksomhedens energiforbrug Virksomheden skal opgøre sit væsentlige forbrug af energi. Hvorfor? Oplysninger om energiforbrug er en del af virksomhedens dokumentation for sin miljøpræstation. Hvordan? På energiområdet kan følgende oplysninger og indikatorer være relevante: 1. Det totale energiforbrugs sammensætning af energikilder som elektricitet, fjernvarme, olie til eget fyr, naturgas og vindenergi 2. Den indkøbte og forbrugte elektricitetsmængde fordelt på primære energikilder 3. Eventuel egen produktion indberettes under råvarer 4. Totalt brændstofforbrug samt brændstofforbrug fordelt på energitype De omregningsfaktorer, der skal bruges ved omregning fra én energienhed til en anden, findes på Energistyrelsens hjemmeside I indberetningssystemet skal der for hver forbrugstype angives: 1. Type 2. Mængde 3. Enhed (kwh, L, Nm3) 4. Indeks Side 11 af 39

12 Hvis virksomheden ønsker at indeksere sine data, er det nødvendigt at sætte flueben i rubrikken 'Indeks'. Ønsker virksomheden at indeksere sine data, skal alle data fremsendes til Miljøstyrelsen sammen med anmodningen om indeksering. Hvis Miljøstyrelsen imødekommer anmodningen, vil data blive indekseret i forhold til et basisår valgt af virksomheden. Virksomheden skal begrunde, hvorfor den ønsker at indeksere data. Virksomhedens vandforbrug Virksomheden skal opgøre sit væsentlige forbrug af vand. Hvorfor? Oplysninger om vandforbrug er en del af virksomhedens dokumentation for miljøpræstationen. Hvordan? I redegørelsen for vandforbrug kan følgende oplysninger og indikatorer være relevante: 1. Vandforbrug fordelt på type af vand, eksempelvis grundvand, overfladevand, procesvand, kølevand 2. Beskrivelse af det eller de vandreservoirer, der påvirkes af virksomhedens vandforbrug - det kan f.eks. være navn på det relevante grundvandsreservoir I indberetningssystemet skal der for hver forbrugstype angives: 1. Type 2. Mængde Side 12 af 39

13 3. Enhed (m 3 ) 4. Indeks Hvis virksomheden ønsker at indeksere sine data, er det nødvendigt at sætte flueben i rubrikken 'Indeks'. Ønsker virksomheden at indeksere sine data, skal alle data fremsendes til Miljøstyrelsen sammen med anmodningen om indeksering. Hvis Miljøstyrelsen imødekommer anmodningen, vil data blive indekseret i forhold til et basisår valgt af virksomheden. Virksomheden skal begrunde, hvorfor den ønsker at indeksere data. Virksomhedens råvareforbrug Virksomheden skal opgøre sit væsentlige forbrug af råvarer. Systemet gemmer data og enheder fra tidligere år. Det giver virksomheden mulighed for at 'genbruge' sidste års indberetningsdata (type af forbrug og enhed). Hvorfor? Oplysninger om råvareforbrug er en del af virksomhedens dokumentation for miljøpræstationen. Hvordan? I redegørelsen for råvareforbrug kan følgende oplysninger og indikatorer være relevante: 1. Det totale råvareforbrug opdelt på typer - f.eks. materialer, kemiske stoffer og hjælpestoffer eller mere specifikt i f.eks. træ, plast, jern Side 13 af 39

14 2. Brug af genvundne materialer (type, mængde) 3. Forbrug af materialer til emballage (type, mængde) Eventuel brug af farlige stoffer - f.eks. sundhedsskadelige eller miljøfarlige stoffer - eller stoffer, der findes på listen over uønskede stoffer, skal også opgøres. Listen over uønskede stoffer findes på I indberetningssystemet skal der for hver råvare angives: 1. Type 2. Mængde 3. Enhed 4. Indeks Hvis virksomheden ønsker at indeksere sine data, er det vigtigt at sætte flueben i boksen 'Indeks'. Ønsker virksomheden at indeksere sine data, skal alle data fremsendes til Miljøstyrelsen sammen med anmodningen om indeksering. Hvis Miljøstyrelsen imødekommer anmodningen, vil data blive indekseret i forhold til et basisår valgt af virksomheden. Virksomheden skal begrunde, hvorfor den ønsker at indeksere data. Side 14 af 39

15 Art og mængde til luft For hvert separat P-nummer, virksomheden har, skal virksomheden indberette de væsentligste udledninger til luften. Virksomheder på grundmodellen skal indrapportere alle væsentlige udledninger. For PRTR-stoffer gælder det uanset, om udledningerne er under eller over PRTR-tærskelværdierne. Forurenende stoffer i udledninger til luft Arter og mængder af forurenende stoffer, der udledes til luften, kan angives som: 1. Udledte mængder af de stoffer, som er reguleret i miljøgodkendelsen 2. Udledte mængder af de stoffer, som er angivet i PRTR-forordningen 3. Udledte stoffer efter Miljøstyrelsens luftvejledning og Miljøstyrelsens vejledning om B-værdier 4. Udledte mængder af stoffer, der bidrager til forskellige typer af miljøeffekter - f.eks. forsuring, drivhuseffekt m.v. 5. Eventuelle utilsigtede udslip til luft Forurenende stoffer PRTR-stoffer Ved indrapportering af PRTR-stoffer skal det forurenende stof opgives i kg/kalenderår. Hvis det forurenende stof ønskes angivet i en anden enhed end kg, eller hvis virksomhedens regnskabsperiode ikke følger kalenderåret, skal stoffet indtastes på to uafhængige linjer. Først angives mængden i den ønskede enhed, målemetode og analyse for den valgte miljødataperiode (som er forskellig fra kalenderåret). Herefter oprettes automatisk en ny linje med samme forurenende stof og med flueben i rubrikken 'PRTR stof', hvorved enheden låses til kg/kalenderår. Her angives den beregnede eller estimerede mængde (mængden kan ikke være målt i disse tilfælde, fordi enten mængden eller måletidsrummet ikke svarer til 'kg/kalenderår'). Det er virksomhedens ansvar at undersøge om udledte stoffer er på PRTR-listen. Når virksomheden det efterfølgende år laver en indberetning vil det fremgå, hvilke stoffer der tidligere er indtastet. Andre miljøfremmede stoffer (ikke-prtr) Hvis et stof ikke er på PRTR-listen, men vurderes som væsentligt af virksomheden, skal det kun indrapporteres én gang. Ved efterfølgende indberetninger vil det fremgå, at stoffet tidligere er indberettet. Den årlige udledning skal indberettes. Mængden af det forurenende stof angives i den periode, virksomheden har valgt som miljødataperiode, og det angives i den ønskede enhed, målemetode samt analyse. Side 15 af 39

16 Eksempel Hvis en virksomhed har miljødataperiode fra 1/7 til 30/6, skal virksomheden indberette udledningen af PRTR-stoffer i denne periode. Virksomheden skal også ifølge PRTR-forordningen indberette udledning af PRTR-stoffer i kalenderåret - fra 1/1 til 31/12. Indberetningssystemet I indberetningssystemet skal der for hvert stof, der udledes, angives: 1. Hvilken beregningsmetode, der er anvendt (M=målt, C=calculated (beregnet), E=estimeret) 2. Hvilken analysemetode, der er anvendt 3. Enhed (t= ton, kg = kilogram) 4. Mængde 5. For de udledninger, der er omfattet af PRTR-forordningen, skal der i indberetningssystemet sættes flueben i rubrikken 'PRTR stof' 6. Hvis udledningen er et uheld eller utilsigtet udslip, skal der sættes et flueben i rubrikken 'Utilsigtet udslip mængde' 7. Hvis virksomheden ønsker at holde det pågældende stof fortroligt, kan der sættes flueben i rubrikken 'Fortroligt'. Der skal herefter laves en særskilt anmodning om fortroligholdelse, som sendes til Miljøstyrelsen. Når et stof indtastes: Angiv det forurenende stof enten med det almindelige benyttede navn (f.eks. kuldioxid) eller med den kemiske betegnelse (f.eks. CO 2 ). Systemet vil også reagere på synonymer (f.eks. carbondioxid, kultveilte eller karbondioxid). Vælg det konkrete stof på synonymlisten. Vær opmærksom på at det tager systemet lidt tid at finde stoffet. Det er vigtigt, at vente til systemet har fundet stoffet, da der ellers ikke kommer et flueben i rubrikken 'PRTR stof'. For PRTR-stoffer ændres til det navn, som er angivet i PRTR-forordningen. Hvis der f.eks. vælges kultveilte, vil systemet vise kuldioxid/ CO 2. Ved indtastning af f.eks. et 'k' kommer alle stoffer med bogstavet 'k' frem i alfabetisk orden: f.eks. kobber, kobberforbindelser, kuldioxid, kulmonooxid, totalt kvælstof etc. Side 16 af 39

17 Det indtastede stof vil fremover være det forurenende stof, som dukker op på listen over udledninger sammen med mængden fra 'Sidste år' i virksomhedens miljødatadel. Diffuse kilder Udledning af forurenende stoffer fra diffuse kilder skal ikke indrapporteres. Diffuse kilder dækker over de mange mindre og spredte kilder hvorfra forurenende stoffer kan udledes til jord, luft eller vand, men hvor der i praksis ikke kan indsamles rapporter fra hver enkelt kilde. En diffus kilde kan f.eks. være udstødning fra motoriserede køretøjer på virksomhedens grund. Art og mængde til vand (til recipient) Udledning til vand skal inddeles i to kategorier: Udledning til recipient Udledning til kloak (udledning via offentligt spildevandsanlæg) For det enkelte anlægsområde (P-nummer) skal virksomheden indberette de væsentligste udledninger til vand. Virksomheder på grundmodellen skal indrapportere alle væsentlige udledninger. Det gælder for PRTRstoffer, uanset om udledningerne er under eller over PRTR-tærskelværdierne. Udledning til recipient 'Udledning til recipient' dækker over virksomhedens direkte udledning til å, sø, fjord eller hav. Virksomheden kan f.eks. have procesvand, som udledes direkte til recipient, eller spildevand, der renses i eget rensningsanlæg, hvorefter udledning af vand sker direkte til recipienten. 'Udledning til recipient' dækker også over virksomhedens egen udledning til vandløb, sø, fjord eller hav, uanset om udledningen passerer et rensningsanlæg, der behandler virksomhedens spildevand. Hvis rensningsanlægget behandler spildevand fra andre kilder end virksomheden selv, vil der være tale om udledning til kloak. Side 17 af 39

18 Forurenende stoffer PRTR-stof Ved indrapportering af PRTR-stoffer skal det forurenende stof opgives i kg/kalenderår. Hvis det forurenende stof ønskes angivet i en anden enhed end kg, eller hvis virksomhedens regnskabsperiode ikke følger kalenderåret, skal stoffet indtastes på to uafhængige linjer. Først angives mængden i den ønskede enhed, målemetode og analyse for den valgte miljødataperiode (som er forskellig fra kalenderåret). Herefter oprettes en ny linje med samme forurenende stof og med flueben i rubrikken 'PRTR stof', hvorved enheden låses til kg/kalenderår. Her angives den beregnede eller estimerede mængde (mængden kan ikke være målt i disse tilfælde, fordi enten mængden eller måletidsrummet ikke svarer til 'kg/kalenderår'). Andre miljøfremmede stoffer (ikke-prtr) Det er virksomhedens ansvar at undersøge om udledte stoffer er på PRTR-listen. Når virksomheden efterfølgende indberetter, vil det fremgå, hvilke stoffer der tidligere er indberettet. Hvis et stof ikke er på PRTR-listen, men vurderes som væsentligt af virksomheden, skal det kun indrapporteres én gang. Ved efterfølgende indberetninger vil det fremgå, at stoffet tidligere er indberettet. Mængden af det forurenende stof angives i den periode, virksomheden har valgt som miljødataperiode, og angives i den ønskede enhed, målemetode samt analyse. Eksempel Hvis en virksomhed har miljødataperiode fra 1/7 til 30/6, skal virksomheden indberette udledningen af PRTR-stoffer i denne periode. Virksomheden skal også ifølge PRTR-forordningen indberette udledning af PRTR-stoffer i kalenderåret - fra 1/1 til 31/12. Indberetningssystemet I indberetningssystemet skal der for hvert stof, der udledes, angives: 1. Hvilken beregningsmetode, der er anvendt (M=målt, C=calculated (beregnet), E=estimeret) 2. Hvilken analysemetode, der er anvendt 3. Enhed (t= ton, kg = kilogram) 4. Mængde 5. For de udledninger, der er omfattet af PRTR-forordningen, skal der i indberetningssystemet sættes flueben i rubrikken 'PRTR stof' 6. Hvis udledningen er et uheld eller utilsigtet udslip, skal der sættes et flueben i boksen 'Utilsigtet udslip mængde' 7. Hvis virksomheden ønsker at holde det pågældende stof fortroligt, kan der sættes flueben i rubrikken 'Fortroligt'. Der skal herefter laves en særskilt anmodning om fortroligholdelse, som sendes til Miljøstyrelsen. Side 18 af 39

19 Når et stof indtastes: Angiv det forurenende stof enten med det almindelige benyttede navn (f.eks. kuldioxid) eller med den kemiske betegnelse (f.eks. CO 2 ). Systemet vil også reagere på synonymer (f.eks. carbondioxid, kultveilte eller karbondioxid). Vælg det konkrete stof på synonymlisten. Vær opmærksom på at det tager systemet lidt tid at finde stoffet. Det er vigtigt at vente til, at systemet har fundet stoffet, da der ellers ikke kommer et flueben i rubrikken 'PRTR stof'. For PRTR-stoffer ændres til det navn, som er angivet i PRTR-forordningen. Hvis der f.eks. vælges kultveilte, vil systemet vise kuldioxid/ CO 2. Ved indtastning af f.eks. et 'k' kommer alle stoffer med bogstavet 'k' frem i alfabetisk orden: kobber, kobberforbindelser, kuldioxid, kulmonooxid, totalt kvælstof etc. Det indtastede stof vil fremover være det forurenende stof, som dukker op på listen over udledninger sammen med mængden fra 'Sidste år' i virksomhedens miljødatadel. Side 19 af 39

20 Art og mængde til vand (til kloak) Udledning til vand skal inddeles i to kategorier: Udledning til recipient Udledning til kloak (udledning via offentligt spildevandsanlæg) For det enkelte anlægsområde (P-nummer) skal virksomheden indberette de væsentligste udledninger til vand. Virksomheder på grundmodellen skal indrapportere alle væsentlige udledninger. Det gælder for PRTRstoffer, uanset om udledningerne er under eller over PRTR-tærskelværdierne. Udledning til kloak 'Udledning til kloak' dækker over en 'overførsel af spildevand væk fra virksomhedens område' af de pågældende forurenende stoffer. Det vil sige udledning til spildevandsbehandling på et offentligt rensningsanlæg eller et andet spildevandsbehandlingsanlæg, som ikke kun renser virksomhedens eget spildevand. Virksomheden kan have udledninger til både kloak og recipient. 'Udledning til kloak' omfatter også en flytning af spildevand væk fra virksomhedens område med henblik på spildevandsbehandling på et offentligt rensningsanlæg eller et behandlingsanlæg til industrispildevand, der modtager spildevand fra andre end den pågældende virksomhed. Flytningen kan ske enten via en spildevandsledning, ved bortkørsel i tankbil eller anden form for beholder. Forurenende stoffer PRTR Ved indrapportering af PRTR-stoffer skal det forurenende stof opgives i kg/kalenderår. Side 20 af 39

21 Hvis det forurenende stof ønskes angivet i en anden enhed end kg, eller hvis virksomhedens regnskabsperiode ikke følger kalenderåret, skal stoffet indtastes på to uafhængige linjer. Først angives mængden i den ønskede enhed, målemetode og analyse for den valgte miljødataperiode (som er forskellig fra kalenderåret). Herefter oprettes automatisk en ny linje med samme forurenende stof og med flueben i rubrikken 'PRTR stof', hvorved enheden låses til kg/kalenderår. Her angives den beregnede eller estimerede mængde (mængden kan ikke være målt i disse tilfælde, fordi enten mængden eller måletidsrummet ikke svarer til 'kg/kalenderår'). Det er virksomhedens ansvar at undersøge om udledte stoffer er på PRTR-listen. Når virksomheden efterfølgende indberetter det fremgå, hvilke stoffer der tidligere er indberettet. Andre miljøfremmede stoffer (ikke-prtr) Hvis et stof ikke er på PRTR-listen, men vurderes som væsentligt af virksomheden, skal det kun indrapporteres én gang. Ved efterfølgende indberetninger vil det fremgå, at stoffet tidligere er indberettet. Mængden af det forurenende stof angives i den periode, virksomheden har valgt som miljødataperiode, og angives i den ønskede enhed, målemetode samt analyse. Eksempel Hvis en virksomhed har miljødataperiode fra 1/7 til 30/6, skal virksomheden indberette udledningen af PRTR-stoffer i denne periode. Virksomheden skal også ifølge PRTR-forordningen indberette udledning af PRTR-stoffer i kalenderåret - fra 1/1 til 31/12. Indberetningssystemet I indberetningssystemet skal der for hvert stof, der udledes, angives: 1. Hvilken beregningsmetode, der er anvendt (M=målt, C=calculated (beregnet), E=estimeret) 2. Hvilken analysemetode, der er anvendt 3. Enhed (t= ton, kg = kilogram) 4. Mængde 5. For de udledninger, der er omfattet af PRTR-forordningen, skal der i indberetningssystemet sættes flueben i rubrikken 'PRTR stof' 6. Hvis udledningen er et uheld eller utilsigtet udslip, skal der sættes et flueben i boksen 'Utilsigtet udslip mængde' 7. Hvis virksomheden ønsker at holde det pågældende stof fortroligt, kan der sættes flueben i rubrikken 'Fortroligt'. Der skal herefter laves en særskilt anmodning om fortroligholdelse, som sendes til Miljøstyrelsen. Side 21 af 39

22 Når et stof indtastes: Angiv det forurenende stof enten med det almindelige benyttede navn (f.eks. kuldioxid) eller med den kemiske betegnelse (f.eks. CO 2 ). Systemet vil også reagere på synonymer (f.eks. carbondioxid, kultveilte eller karbondioxid). Vælg det konkrete stof på synonymlisten. Vær opmærksom på at det tager systemet lidt tid at finde stoffet. Det er vigtigt, at vente til systemet har fundet stoffet, da der ellers ikke kommer et flueben i rubrikken 'PRTR stof'. For PRTR-stoffer ændres til det navn, som er angivet i PRTR-forordningen. Hvis der f.eks. vælges kultveilte, vil systemet vise kuldioxid/ CO 2. Ved indtastning af f.eks. et 'k' kommer alle stoffer med bogstavet 'k' frem i alfabetisk orden: kobber, kobberforbindelser, kuldioxid, kulmonooxid, totalt kvælstof etc. Det indtastede stof vil fremover være det forurenende stof, som dukker op på listen over udledninger sammen med mængden fra 'Sidste år' i virksomhedens miljødatadel. Side 22 af 39

23 Affaldsmængde farlig og ikke farlig Fordeling af affald på kategorierne 'farlig' og 'ikke farlig' Virksomheden skal afrapportere mængden af affald, der fjernes fra virksomhedens område med henblik på bortskaffelse eller nyttiggørelse. Oplagring af affald indgår ikke. Dette medtages først i afrapporteringen, når affaldet fjernes fra selve virksomhedens område. Virksomhedens affaldsdata vil på sigt blive overført automatisk fra ADS (Affalds Data Systemet). Virksomheden skal verificere, at data er korrekte. I indberetningssystemet er der mulighed for at se uddybende data fra ADS ved at klikke på 'Se data fra ADS'. Hvis virksomheden har større mængder affald oplagret, bør dette kommenteres i miljøberetningen. PRTR-forordningen skelner mellem følgende typer affald: 1. Ikke-farligt affald, med selvstændig angivelse af mængden, der bortskaffes, og mængden, der nyttiggøres 2. Farligt affald, hvor der yderligere skelnes mellem: - Farligt affald, der bortskaffes eller nyttiggøres i Danmark - Farligt affald, der bortskaffes eller nyttiggøres uden for Danmarks grænser For affald, der eksporteres til udlandet, skal både modtagerens og behandlerens adresse opgives. Side 23 af 39

24 Tærskelværdier for indrapportering af affald Virksomheder på grundmodellen Hvis virksomheden ikke har et certificeret miljøledelsessystem, skal mængden af affald altid indberettes, uanset om mængden er over eller under PRTR-tærskelværdierne. Tærskelværdierne er: Ikke-farligt affald: over tons/år Farligt affald: over 2 tons/år Den samlede mængde affald afgør, om der skal ske rapportering. Det gælder uanset, om der er tale om nyttiggørelse eller bortskaffelse, og uanset om der er tale om behandling i eller uden for Danmark. Eksempel Hvis en virksomhed har overført 1,5 tons farligt affald i Danmark med henblik på nyttiggørelse og 1,5 tons farligt affald til andre med henblik på bortskaffelse, skal disse overførsler indrapporteres, fordi den samlede mængde overskrider tærskelværdien, som er 2 tons/år. top Farligt affald som behandles i udlandet For 'Farligt affald', som behandles i udlandet, skal navn og adresse for den virksomhed, som modtager (afhenter) affaldet opgives, og den faktiske lokalitet (slutbehandler) for bortskaffelse eller nyttiggørelse skal rapporteres. Er modtager og slutbehandler den samme, skal navn og adresse gentages i de to rubrikker for modtager og Side 24 af 39

25 behandler. Det er et krav fra EU, at virksomheden indberetter information om modtager og behandler i de tilfælde, hvor affald transporteres til behandling i udlandet. EU bruger disse informationer til at få et overblik over det samlede affaldsflow i EU. PRTR-affald - grænseoverskridende transport Hvis en virksomhed sender farligt affald til behandling i udlandet, skal den oplyse navn og adresse på den aktør, der nyttiggør eller bortskaffer det farlige affald. Desuden skal adressen på det sted, hvor affaldet i slutfasen modtages til nyttiggørelse eller bortskaffelse, oplyses. Er modtager og slutbehandler den samme, skal navn og adresse gentages i de to rubrikker for modtager og behandler. Landekode skal også angive (f.eks. NO for Norge, DE for Tyskland). Alle landekoder kan findes på: Det er et krav fra EU, at virksomheden indberetter information om modtager og behandler i de tilfælde, hvor affald transporteres til behandling i udlandet. EU bruger disse informationer til at få et overblik over det samlede affaldsflow i EU. Andet Virksomhedens andre miljøoplysninger På dette trin - 'Andet' - kan virksomheden, f.eks.: 1. Indberette nøgletal, som den gerne vil synliggøre for offentligheden. Det kan være datasæt, som ikke har med udledninger eller forbrug at gøre, men som f.eks. er relateret til virksomhedens Side 25 af 39

26 miljømål, resultater fra egenkontrol eller et fald i vilkårsovertrædelser. Der kan indtastes en kort tekst og et antal, som i forbindelse med offentliggørelsen vil kunne findes under miljødata 2. Ansøge om at få fortroligholdt miljødata I rubrikken 'antal' kan virksomheden benytte en ' - ' (bindestreg), som angiver, at der ikke er tale om et absolut antal. Eksempler på emner, der kan indberettes: Resultater fra støjundersøgelser og overholdelse af støjvilkår Indberetning af lugt Røggasemission Emner fra miljøgodkendelsen, der ikke er indeholdt i det grønne regnskab. Vurdering af affaldsmængderne Virksomheden skal vurdere om affaldsmængderne kan betragtes som væsentlig. Vurderingen skal foretages uanset, hvad mængden af affald er. Hvis affaldsmængden overstiger 2 tons farligt affald eller 2000 tons ikke-farligt affald, skal mængderne altid oplyses. Tip til en miljøpolitik En virksomheds miljøpolitik afspejler den holdning, som virksomheden har til miljø og miljøarbejde. Med miljøpolitikken har virksomhed og ledelse fastsat mål for miljøindsatsen. Prioriteringer af målene vil være et udtryk for, hvad virksomheden finder væsentligt, og det grønne regnskab bør afspejle dette. Det kan være emner som: Miljøledelse Miljødialog med virksomhedens interessenter Side 26 af 39

27 Bæredygtighed En miljøpolitik er offentlighedens vindue til virksomheden på miljøområdet. Det er vigtigt, at virksomheden kan og vil leve op til sin miljøpolitik. En ambitiøs miljøpolitik, der ikke bliver fulgt, kan give et dårligt omdømme hos virksomhedens interessenter. Miljømål og -resultater Til en miljøpolitik hører et antal miljømål og tilknyttede resultater. Miljømål er de konkrete målepunkter, som en virksomhed har fastsat for at overholde sin miljøpolitik. En virksomhed kan have miljømål for alle sine miljøpåvirkninger, men færre mål kan også gøre det. Typisk har en virksomhed miljømål inden for: Vand Energi (el og varme) Affald Transport Råvareforbrug Tip til en miljøredegørelse Hvordan skal det grønne regnskab se ud? Grønne regnskaber hører ikke til de mest læste publikationer, og virksomheden skal derfor overveje, hvordan den får mest muligt ud af regnskabet. Det kan f.eks. være at styrke sin kommunikation i forhold til naboerne, give et indblik i sin miljøperformance til sine investorer eller informere sine ansatte. Ofte er regnskaberne målrettet en bred vifte af modtagere. Det kan betyde, at kommunikationen bliver upræcis. Mange regnskaber er skrevet af teknikere til teknikere. Kun ganske få læsere har tid og ressourcer til at sætte sig ind i en massiv mængde information. De læsere, som faktisk sætter sig grundigt ind i det grønne regnskab, efterlades ofte med et negativt indtryk af virksomhedens miljøindsats, fordi for mange data ikke kommenteres. Det er muligt at få mere ud af sit grønne regnskab ved: At afgrænse målgruppen for det grønne regnskab At undersøge målgruppens interesser og ønsker til indhold og form At skrive, så regnskabet er forståeligt og vedkommende At vælge en kommunikationsform, der passer til målgruppens behov Side 27 af 39

28 Kvalitativ beskrivelse af miljø- og ressourcemæssige forhold Oplysningerne kan omfatte en kort, kvalitativ beskrivelse af de væsentligste ressource- og miljømæssige forhold, der kendetegner virksomhedens hovedaktivitet og eventuelle væsentlige biaktiviteter. Hvorfor? Læseren af det grønne regnskab skal hurtigt kunne danne sig et indtryk af virksomhedens væsentligste miljøpåvirkninger fra ressourceforbrug, udledninger, produkter og affald. På den måde kan læseren få et overblik over, hvilke emner der bliver behandlet i regnskabet. Hvordan? En kvalitativ beskrivelse af de væsentligste ressource- og miljømæssige forhold kan eksempelvis afdække følgende spørgsmål: Hvad er det væsentligste ressourceforbrug, og hvor i produktionsforløbet sker de? Hvor er de væsentligste kilder til udledning af forurenende stoffer til luft og vand, og hvordan påvirker de miljøet? Hvilke typer af affald er de væsentligste, og hvordan bortskaffes de? Hvad er de væsentligste miljøegenskaber ved virksomhedens produkter? Er der miljørisici ved produktionen? Det kan være relevant at nævne miljøforhold, der kendetegner virksomhedens branche, selvom virksomheden ikke selv er berørt af forholdene. For eksempel kan en lak- og farveproducent, som udelukkende fremstiller vandbaserede produkter, skrive, at virksomheden ikke bruger organiske opløsningsmidler. Læsere, som ellers ville undre sig over manglende oplysninger om bestemte skadelige stoffer, fordi de tror, at alle i branchen bruger dem, får på den måde med det samme en forklaring. Miljøgodkendelse og evt. tilladelser Redegørelsen kan omfatte oplysninger om de væsentligste af virksomhedens miljøgodkendelser - f.eks. oplysninger om spildevandstilladelser for direkte udledning af spildevand til recipient samt om tilslutningstilladelser til offentlige spildevandsanlæg. Oplysningerne kan også omfatte dato for seneste revision af virksomhedens miljøgodkendelse. Hvorfor? Oplysninger om væsentlige miljøgodkendelser samt spildevandstilladelser for udledning direkte til recipient eller offentlig kloak er med til at identificere de miljøkrav, som virksomheden er underlagt. Mange virksomheder har flere godkendelser, fordi der gennem tiden er sket ændringer og udvidelser. Andre virksomheder har fået samlet deres tidligere miljøgodkendelser i én godkendelse, som giver et samlet overblik over virksomhedens miljøpåvirkninger og de miljøkrav, tilsynsmyndigheden har stillet. Derfor kan det være relevant at oplyse datoen for den seneste revision af virksomhedens miljøgodkendelse i det grønne regnskab. Side 28 af 39

29 Hvordan? Miljøgodkendelser for centrale dele af virksomhedens aktiviteter samt eventuelle spildevandstilladelser skal nævnes i regnskabet. Det vil sige først og fremmest de godkendelser, der har indflydelse på virksomhedens drift. Ud over at vise datoen for seneste miljøgodkendelse og/eller revision kan virksomheden oplyse datoen for eventuel fremtidig vilkårsrevision, da det kan være relevant for læseren at vide, hvornår virksomheden kan blive mødt med nye eller ændrede krav fra myndighederne. Inddragelse af medarbejderne Redegørelse kan omfatte en beskrivelse af, hvordan medarbejderne inddrages i virksomhedens miljøarbejde generelt. Hvorfor? Graden af medarbejderinddragelse i miljøarbejdet er et udtryk for virksomhedens vilje til at forankre miljøarbejdet i organisationen og dermed om virksomhedens evne til at gennemføre miljøpolitikken og opfylde målene for miljøarbejdet. Hvordan? Redegørelsen kan omfatte: Hvordan ledelsen har fordelt ansvar og kompetence i miljøarbejdet Hvad der er medarbejdernes rolle i det daglige miljøarbejde Hvordan medarbejderne løbende informeres om initiativer og resultater i miljøarbejdet Hvordan medarbejderne uddannes i miljøanliggender Hvordan medarbejderne kan komme med forslag til miljøindsatsen Hvem der har deltaget i udarbejdelsen af det grønne regnskab Arbejdsmiljømæssige risici ved forurenende stoffer, støv og støj Redegørelse kan omfatte en beskrivelse af de arbejdsmiljømæssige risici, som knytter sig til forurenende stoffer, støv og støj i forbindelse med produktionsprocesserne. Hvorfor? Virksomheden kan rapportere om de emner, hvor der er sammenfald mellem arbejdsmiljøet og forureningen af det eksterne miljø, som er miljøbeskyttelseslovens kerneområde. Det skyldes, at forurenende stoffer, støv og støj kan være til gene for både medarbejderne og omgivelserne. Hvis der er risiko for de ansattes sikkerhed og sundhed, kan virksomheden redegøre for arbejdsmiljømæssige forhold, som vedrører forurenende stoffer, der indgår i produktionsprocesserne. Hvordan? Redegørelsen kan omfatte: Hvilke sundhedsskadelige virkninger de anvendte stoffer samt støv og støj kan give anledning til Hvor mange medarbejdere der er udsat for påvirkning Hvor ofte og hvor længe medarbejderne er i kontakt med de sundhedsskadelige stoffer Hvordan der arbejdes med sikkerheden, så påvirkningen af medarbejderne fra sundhedsskadelige stoffer samt støv og støj begrænses Side 29 af 39

30 Redegørelsen kan også omfatte nøgletal for fravær, skader og ulykker samt oplyse om eventuelle påbud fra Arbejdstilsynet. Forebyggelse af vilkårsovertrædelser Redegørelse kan omfatte en redegørelse for, hvad virksomheden i regnskabsåret har gjort for at afhjælpe skete vilkårsovertrædelser og for at forebygge gentagelser. Hvorfor? Virksomheden skal overholde alle miljøgodkendelsens vilkår. Gentagne overtrædelser vidner om en virksomhed, der bør anvende flere ressourcer på deres miljøarbejde for at forebygge gentagelser. Overholder virksomheden derimod alle vilkår, kan det vidne om et godt og systematisk miljøarbejde. Oplysninger om vilkårsovertrædelser er derfor med til at give et nuanceret billede af virksomhedens miljøpræstation. Beskrivelsen af, hvad virksomheden har gjort for at afhjælpe skete vilkårsovertrædelser, fortæller om virksomhedens beredskab til hurtigt og systematisk at sætte ind over for hændelser med betydning for miljøet. Fremadrettede og forebyggende tiltag viser desuden, om virksomheden lærer af det skete og er i stand til at forbedre sin miljøpræstation. Hvordan? Redegørelsen kan omfatte en opgørelse af skete vilkårsovertrædelser i regnskabsåret, samt hvad der er gjort for at afhjælpe dem og forebygge gentagelser. Redegørelsen er hovedsageligt en kvalitativ beskrivelse af situationen, og hvad der er gjort. Hvis virksomheden ikke har overtrådt nogen vilkår i løbet af året, kan det nævnes. Det kan også nævnes, hvilke tiltag der er gennemført for at sikre dette. Klager Redegørelsen kan omfatte oplysninger om, hvorvidt virksomheden har modtaget væsentlige klager. Med 'væsentlige' forstås klager, som virksomheden har modtaget direkte (både mundtligt og skriftligt) og fundet så væsentlige, at den på eget initiativ har ændret på virksomhedens drift eller indretning. Hvorfor? Oplysninger om klager, og hvad der er gjort for at imødegå dem, er med til at give et nuanceret billede af virksomhedens miljøforhold. Samtidig er det oplysninger, som offentligheden især lokalsamfundet - har interesse i. Virksomheden behøver ikke at oplyse om klager direkte til tilsynsmyndigheden. Direkte klager, som får tilsynsmyndigheden til at reagere over for virksomheden, vil være med i myndighedens udtalelse. Hvordan? Redegørelsen kan f.eks. omfatte følgende: Hvor mange klager virksomheden har modtaget Hvad årsagerne til klagerne er (f.eks. lugt, støv, støj) Hvilke drifts- eller indretningsmæssige ændringer der er foretaget for at afhjælpe generne Side 30 af 39

31 Hvad virksomhedens procedure er, når der modtages klager Afvigelser i forhold til forrige grønne regnskab Redegørelsen kan omfatte oplysninger om eventuelle væsentlige afvigelser i forhold til det senest indsendte grønne regnskab samt baggrunden herfor. Hvorfor? Det er vigtigt for læserens forståelse af det grønne regnskab, at eventuelle væsentlige afvigelser bliver forklaret, uanset om de er positive eller negative. Hvis udledningen af NO x eller SO 2 pludselig er meget lav, er det væsentligt for læseren at forstå baggrunden herfor. Det kan f.eks. være, at virksomheden har omlagt produktionen, indført en ny rensningsteknologi, har en faldende produktion eller er gået over til naturgas. Hvordan? Det vil være mest hensigtsmæssigt at beskrive ændringerne overordnet i selve ledelsens beretning og så placere den mere detaljerede forklaring i tilknytning til hvert af de områder, hvor der er sket ændringer. Tip til en certificering (EMAS) Miljøledelse er en forebyggende og fremadrettet proces, der sikrer løbende miljøforbedringer i en virksomhed. For at gennemføre miljøledelse er det vigtigt, at ledelse og medarbejdere på alle niveauer deltager aktivt i processen. Medarbejderdeltagelse øger motivationen og kompetencen, hvilket er med til at sikre, at ledelsessystemet bliver en naturlig del af hverdagen. Miljøledelse efter EMAS (Eco-Management and Audit Scheme) Miljøledelse efter EMAS kræver, at virksomheden: Gennemfører en indledende miljøgennemgang År for år gennemfører miljøforbedringer ud over lovgivningens krav Selv fastsætter et miljømæssigt ambitionsniveau i form af en miljøpolitik, miljømålsætninger og mål Offentliggør en årlig miljøredegørelse, som beskriver virksomhedens miljøforhold og miljøarbejde i form af miljøledelsessystemet og de aktiviteter, der indgår i virksomhedens handlingsplaner. Denne årlige miljøredegørelse indberettes som det grønne regnskab Aktivt inddrager medarbejderne i miljøarbejdet Virksomheden kan også bygge sit ledelsessystem op efter ISO Det er dog vigtigt at være opmærksom på de forskelle, der er mellem ISO14001 og EMAS. ISO14001 og EMAS har mange lighedspunkter, men er dog også forskellige på et par centrale områder. Det er vigtigt at gøre sig forskellen klart, så virksomheden vælger den standard, der passer bedst til formål, behov og virksomhedskultur. På den måde opnås de miljømæssige og markedsmæssige bedste resultater. Side 31 af 39

32 Forskellene mellem ISO14001 og EMAS er: EMAS kræver, at virksomheden gennemfører en indledende miljøgennemgang. Dette er kun en anbefaling i ISO14001 EMAS kræver en offentlig miljøredegørelse. Den indgår ikke i ISO14001 EMAS kræver, at den faktiske miljøpræstation vurderes ved både intern miljørevision og ledelsens gennemgang. ISO14001 kræver, at virksomheden vurderer, om systemet fungerer EMAS kræver, at virksomheden sikrer, at leverandører og de, der arbejder på virksomheden vegne, overholder virksomhedens miljøpolitik i relation til deres kontrakt. ISO14001 kræver kun, at leverandører har kendskab til virksomhedens miljøpolitik EMAS kræver, at målbare miljømæssige forbedringer skal kunne fremvises år for år, mens ISO14001 "blot" kræver løbende miljøforbedringer og forebyggelse af forurening EMAS blev vedtaget i Formålet med forordningen er at få virksomheder og andre organisationer til frivilligt at arbejde systematisk og struktureret med miljøforbedringer. Godkender en uafhængig tredje part, en miljøverifikator, at virksomheden opfylder alle kravene, kan den blive registreret og markedsføre sig som en miljømæssig troværdig leverandør og samarbejdspartner samt anvende EMAS-logoet. Den verifikator, som foretager certificeringen, kan også lave kvalitetsvurdering af miljødata. PRTR-data skal indberettes. Det gælder også virksomheder, der har miljøledelse efter EMAS. Tip til en certificering (ISO14001) Miljøledelse er en forebyggende og fremadrettet proces, der sikrer løbende miljøforbedringer i en virksomhed. Ved at indføre et certificeret miljøledelsessystem kan virksomheden indrapportere elementer fra systemet i stedet for virksomhedens miljøberetning, samt indberette forbrugsdata. Dog skal PRTR-data indberettes. Den verifikator, som foretager certificeringen, kan også lave kvalitetsvurdering af miljødata. Følgende emner fra ISO14001 skal som minimum inkluderes i virksomhedens redegørelse for, at den overholder bekendtgørelsen om grønne regnskaber: Punkt i standarden Emne 4.2 Miljøpolitik Miljøforhold Målsætninger, mål og programmer Dokumentation Dokumentstyring Side 32 af 39

33 4.5.1 Overvågning og måling Afvigelser, korrigerende handlinger og forebyggende handlinger 4.6 Ledelsens evaluering Implementering af miljøledelse For at gennemføre miljøledelse er det vigtigt, at ledelse og medarbejdere på alle niveauer deltager aktivt i processen. Medarbejderdeltagelse øger motivationen og kompetencen, hvilket er med til at sikre, at ledelsessystemet bliver en naturlig del af hverdagen. Miljøledelse efter ISO14001 indeholder bl.a. krav til uddannelse, kommunikation, beredskab, dokumentstyring og intern audit. Et miljøledelsessystem bevirker, at virksomheden: Får styr på miljøarbejdet Bliver mere robust i forhold til nye krav og forventninger Opnår bedre konkurrenceevne, fordi kundernes forventninger om evt. certificering, miljøpolitik og CO 2 -udledning imødekommes Sparer penge ved at anvende færre ressourcer og producere mindre affald Når en virksomhed skal implementere et miljøledelsessystem, kan det gøres gennem følgende trin: En virksomhed uden et eksisterende miljøledelsessystem bør begynde med at fastlægge sin nuværende status på miljøområdet. Dette gøres ved en kortlægning af virksomhedens miljøforhold. Gennemgang af miljøforhold En gennemgang af alle virksomhedens aktiviteter med henblik på at identificere og opgøre miljøpåvirkningerne. Side 33 af 39

34 Opstilling af politik og strategi En afklaring af overordnede mål og fastlæggelse af virksomhedens miljøpolitik og miljøstrategi. Politikken skal være relateret til miljømålsætninger og mål og klart definere anvendelsesområdet for miljøledelsessystemet. Det er vigtigt, at politikken kommunikeres ud til alle personer, der arbejder for eller på vegne af virksomheden - bl.a. underleverandører. Prioritering og opstilling af handlingsplan Prioritering af indsatsområder i forhold til virksomhedens mål. Inden for de højest prioriterede områder udarbejdes projektforslag med miljømål samt plan for udførelse af forslagene. Udarbejdelse af miljøledelseshåndbog Virksomheden udarbejder den nødvendige dokumentation for, hvordan virksomheden gennemfører miljøledelsesarbejdet. Dokumentationen kan indføres i allerede eksisterende systemer - f.eks. ISO9001. Visse specifikke miljøarbejdsprocedurer, miljøinstruktioner og miljøregistreringsprocedurer kan være nødvendige for at overholde kravene i ISO Alle dokumenter relateret til miljøledelsessystemet skal være dokumentstyret. Ledelsens gennemgang Virksomhedens ledelse skal med jævne mellemrum evaluere miljøledelsessystemet for at sikre, at det forsat er egnet. Evalueringen skal vurdere muligheder for forbedringer og behov for ændringer - f.eks. af miljøpolitikken. Auditering og certificering Når miljøledelsessystemet er indkørt, og enkeltprojekterne er igangsat, vurderes effekten af indsatsen ved en auditering. Et miljøledelsessystem skal som minimum igennem intern audit, hvor systemet "kontrolleres" i forhold til standarden, de planlagte miljøtiltag samt implementeringen af systemet. En audit skal afrapporteres til ledelsen og indeholde identificerede afvigelser, korrigerende og forebyggende handlinger. Hvis virksomheden ønsker en certificering efter ISO14001, skal en ekstern anerkendt og uafhængig certificeringsorganisation auditere systemet. Datavalidering Kvalitetssikring Virksomheden er ansvarlig for kvaliteten af de oplysninger, som rapporteres. Side 34 af 39

35 Hvis et kvalitetssikringssystem som f.eks. ISO 9001 eller et miljøledelsessystem som f.eks. EMAS eller ISO14001 allerede anvendes af virksomheden, kan rapporteringen af relevante miljødata inkluderes i det pågældende system for at sikre så høj en kvalitet af de pågældende data som muligt. Virksomheden skal anvende 'bedste foreliggende oplysninger' under udarbejdelsen af redegørelsen. De data, som virksomheden fremsender, skal være af højeste kvalitet i forhold til deres fuldstændighed, konsistens og troværdighed. Fuldstændighed betyder, at de rapporterede data skal dække alle udledninger og overførsler væk fra virksomhedens område af alle forurenende stoffer og alt affald, der overskrider tærskelværdierne. Det er muligt også at rapportere udledninger, der ligger lavere end tærskelværdierne. Konsistens betyder, at de pågældende data skal rapporteres på grundlag af utvetydige og ensartede definitioner, identifikation af kilder og pålidelige metoder til bestemmelse af udledninger over adskillige år. Troværdighed henviser til autenticitet, pålidelighed, sammenlignelighed og gennemsigtighed for de pågældende data. Oplysninger om, hvorvidt en udledning eller overførsel væk fra virksomhedens område er målt, beregnet eller estimeret, der er anvendt, bidrager til gennemsigtigheden af data og dermed også deres troværdighed. En specifikation af hvilken måle- eller beregningsmetode, der er anvendt, bidrager også til de pågældende datas troværdighed. Den kompetente myndighed har pligt til at vurdere kvaliteten af oplysningerne fra virksomhederne. Kvalitetssikring af data Systemer og mennesker er de typiske fejlkilder, når det gælder data til det grønne regnskab. Almindelige systemfejl er opsætningsfejl og brugerfejl, mens typiske menneskelige fejl er glemte data og regnefejl samt forkert aflæsning. Det er vigtigt at opstille en konkret procedure, der forebygger og kontrollerer de opgjorte data for fejl og mulige fejlkilder. Afsendelse af det grønne regnskab Kvalitetssikring hos tilsynsmyndighed eller verifikator Det grønne regnskab bliver ved tryk på 'Send' på faneblad 8 sendt til tilsynsmyndigheden/verifikator pr. e- mail. Dermed får tilsynsmyndigheden/verifikator adgang til at behandle den nye indberetning. Side 35 af 39

36 Kvitteringen for afsendelse af det grønne regnskab fremgår af systemet, hvor status for behandling af indberetningen af det grønne regnskab løbende kan følges. Dette kan ses i 'Historik', som findes i øverste højre hjørne. Tilsynsmyndigheden/verifikator modtager besked om, at indberetningen er klar til udtalelse via . Tilsynsmyndigheden/verifikator udarbejder en udtalelse på baggrund af de indtastede data og kendskabet til virksomheden fra bl.a. oplysninger modtaget ved godkendelses- og tilsynsarbejde eller fra virksomhedens egenkontrol. Myndigheden skal altså ikke foretage yderligere undersøgelser for at kunne afgive en udtalelse. Virksomheder med miljøledelse kan ændre, hvem der skal kvalitetsvurdere data ved at 'Anmelde' dette. Indeksering Hvis virksomheden ønsker at indeksere sine data, er det vigtigt at sætte flueben i rubrikken 'Indeks' under trin 3 i indberetningssystemet. Hvis virksomheden ønsker at indeksere sine data, skal alle data fremsendes Side 36 af 39

37 til Miljøstyrelsen, som efterfølgende kan imødekomme en anmodning om indeksering. Virksomheden skal begrunde, hvorfor den ønsker at indeksere data. I forbindelse med indeksering skal der vælges et basisår, som systemet kan indeksere data i forhold til. Indberetningssystemet viser hvilke data, der er valgt 'Indeks' for. Virksomheden skal herefter indtaste mængden for basisåret. Eksempel Vandforbrug 2010: 100m3 Basisår 2000 Vandforbrug i 2000: 200m3 Indekstallet for 2010 vil således være 50 I indberetningssystemet er der for hver enkelt datasæt plads til, at virksomheden kan skrive begrundelse for anmodning om indeksering. Hvis Miljøstyrelsen ikke accepterer anmodningen om indeksering, vil virksomheden blive underrettet, og de absolutte data vil blive offentliggjort med det grønne regnskab. Hvis Miljøstyrelsen accepterer anmodningen om indeksering, vil det indekserede forbrugstal blive offentliggjort. Fortrolighed Fortroligholdelse af udledningsdata under trin 4, 5 og 6 i indberetningssystemet. Hvis virksomheden ønsker at fortroligholde sine data, er det vigtigt at sætte flueben i rubrikken 'Fortrolig' under trin 4, 5 og 6 i indberetningssystemet. Hvis virksomheden ønsker at fortroligholde sine data, skal alle data fremsendes til Miljøstyrelsen. Virksomheden skal begrunde, hvorfor den ønsker at fortroligholde data. Hvis Miljøstyrelsen ikke imødekommer ønsket om fortrolighed, vil virksomheden blive orienteret herom. Data vil herefter blive offentliggjort med det grønne regnskab. Hvis Miljøstyrelsen accepterer ønsket om fortrolighed, skal data stadig indberettes til Miljøstyrelsen, men data vil ikke blive offentliggjort. Accept af udtalelsen Virksomheden modtager tilsynsmyndighedens eller verifikators udtalelse om kvalitetsvurderingen af miljødata. Herefter har virksomheden tre handlemuligheder: Accept af udtalelsen Ændring af miljødata på baggrund af udtalelsen Ingen accept af udtalelsen Side 37 af 39

38 Accept af udtalelsen Ved accept af udtalelsen vælges 'Accepter' i indberetningssystemet. Herefter vil virksomhedens fulde grønne regnskab inkl. udtalelsen blive sendt til Miljøstyrelsen og offentliggjort på Miljøstyrelsens hjemmeside Ændring af miljødata på baggrund af udtalelsen Virksomheden kan ændre i sine miljødata, hvis den med baggrund i myndighedens udtalelse f.eks. finder ud af, at der er sket indtastningsfejl. Når miljødata er ændret, skal virksomheden fremsende det reviderede grønne regnskab til tilsynsmyndigheden for at få en ny udtalelse. Ønskes dette, skal virksomheden ikke acceptere udtalelsen, men vælge 'Opdater'. Det giver mulighed for, at virksomheden kan ændre data på de relevante indrapporteringstrin. Bemærkninger til udtalelsen Hvis virksomheden ikke ønsker at gå i dialog med tilsynsmyndigheden og ændre sine data som følge af tilsynsmyndighedens udtalelse, kan virksomheden vælge blot at komme med bemærkninger til myndighedens udtalelse. Derpå kan den offentliggøre sit grønne regnskab (ved at trykke 'Accepter') med en negativ udtalelse fra tilsynsmyndigheden og med virksomhedens respons herpå. Offentliggørelse af det grønne regnskab Når virksomheden har modtaget og accepteret udtalelsen fra enten tilsynsmyndighed eller verifikator, vælger virksomheden 'Afslut'. Side 38 af 39