AFTER ALLOCATION MEETING Fra Aarhus BSS International: - Katrine Rosenbeck - Nina Jørgensen - Anne Møller Jeppesen

Transkript

1 AFTER ALLOCATION MEETING Fra Aarhus BSS International: - Katrine Rosenbeck - Nina Jørgensen - Anne Møller Jeppesen

2 RESULTATER - ANSØGNINGRUNDE Over 435 studerende skal på udveksling i efteråret 2018 og foråret 2019 I er blevet tildelt pladser på 128 forskellige universiteter i 37 forskellige lande 246 skal på udveksling via oversøiske BSS-aftaler 129 skal på udveksling via Erasmus+ 35 skal på udveksling via universitetsbrede AU-aftaler

3 UDVEKSLING TRIN-FOR-TRIN 1. Du er blevet tildelt en udvekslingsplads og AU nominerer dig til værtsinstitutionen. 2. Du modtager ansøgningsinformation fra dit værtsuniversitet (evt. via AU). 3. Du modtager en mail med navne og mailadresser på dine medstuderende, der skal til samme værtsuniversitet som dig (gælder ikke universitetsbrede aftaler). 4. Du ansøger om optagelse som udvekslingsstuderende hos værtsuniversitet (inkluderer typisk også visum, bolig etc.). 5. Du ansøger om optagelse på kurser på dit værtsuniversitet. 6. Du ansøger om forhåndsgodkendelse af kurser hos Aarhus BSS (dit studienævn). 7. Du tager på udveksling 8. Efter hjemkomst udfylder du dokumentation (meritoverførsel, Erasmusdok, evaluering). 9. Du deltager i Study Fair for næste generation af Aarhus BSS udvekslingsstuderende.

4 PROGRAM I DAG Ansøgning til værtsuniversitet Ansøgning/Sprogtest/andre bilag/visum/ forsikring/bolig/økonomi/andet praktisk Kurser i udlandet Ansøgning til værtsuniversitet, forhåndsgodkendelse og meritoverførsel

5 ANSØGNING TIL VÆRTSUNIVERSITET

6 ANSØGNING TIL VÆRTSUNIVERSITET Tjek din mail ofte og afvent information fra værtsuniversitet/bss International Start ikke på din ansøgning, før du har modtaget instruktioner Læs og følg instruktioner fra værtsuniversitetet grundigt Lav gerne din ansøgning sammen med medstuderende

7 ANSØGNING - DEADLINES NON-EU destinationer: Du bør modtage ansøgningsinfo inden udgangen af marts Ansøgningsdeadlines ligger typisk i marts eller april EU destinationer: Du bør modtage ansøgningsinfo inden udgangen af april Ansøgningsdeadlines ligger typisk i april eller maj Husk: Det er dit ansvar at leve op til krav og nå frister!

8 HVORNÅR KAN DU FORVENTE SVAR? Varierer meget fra universitet til universitet (og år til år) Læs information fra værtsuniversitet om hvornår du kan forvente svar Tidligst (ca.): Umiddelbart efter ansøgningsfrist på værtsuniversitetet Senest (ca.): 6-8 uger før semesterstart på værtsuniversitetet Det er værtsuniversitetet alene, der behandler og vurderer din ansøgning.

9 ANSØGNING TIL VÆRTSUNIVERSITET Ansøgningen består typisk af ansøgningsskema og X antal bilag: Transcript of records: Send til bss.international@au.dk /afhent hos BSS International Dokumentation af engelskkundskaber: Se AU GO Financial documentation: Brev fra bank og SU Administrationsgebyr og forsikring: fremgår typisk af AU GO, hvis værtsuniversitet kræver. Information på din studieportal: Udveksling og studieophold i udlandet > Søg om udveksling

10 SPROGKRAV (FRA DIT VÆRTSUNIVERSITET) Aarhus BSS har forhandlet bedst mulige vilkår med partneruniversiteter. Se i AU GO hvilken dokumentation dit værtsuniversitet kræver. Hvis et brev fra Aarhus BSS International er tilstrækkelig vil det tydeligt fremgå i AU GO. Hvis du skal fremvise en test (fx TOEFL eller IELTS) vil det fremgå. TOEFL-test Næste datoer i Aarhus: 24. Februar, Marts, April, 2018 Find mere info: Andre officielle test: IELTS, Cambridge, CEFR Andre sprogkrav Studentereksamen Brev fra Aarhus BSS International

11 SPROGKRAV - EKSEMPLER UNIVERSITY X Business/Economics/Communication, Aarhus BSS: Students can obtain a letter from Aarhus BSS International concerning their language proficiency. UNIVERSITY Y Business/Economics/Communication, Aarhus BSS: TOEFL ibt: (writing 21) IELTS: 6.5 (writing 6.0) Advanced Level high school English studies with mark equal to or greater than 75% Students who have studied more than 1 year full time entirely in English at Aarhus University can obtain a letter from Aarhus BSS International concerning their language proficiency.

12 SÆRLIGT SPROGKRAV - AUSTRALIEN For studerende der skal på udveksling i Australien: I tillæg til værtsuniversitetets sprogkrav har de australske immigrationsmyndigheder indført et sprogkrav for alle internationale studerende, der ønsker at studere i Australien. De australske myndigheder vil måske bede studerende om at fremvise dokumentation, når de ansøger om visum. Du kan finde yderligere information op den australske regerings web:

13 TIPS TIL ANSØGNING De fleste ansøgninger vil foregå online men nogle bruger stadig papirformat. Ansøgningen er et officielt dokument behandl den som sådan: Husk at sikre dig, at ansøgningen er komplet, før du indleverer den Vedhæft formelt pasbillede, hvis foto kræves Udfyld jeres ansøgninger sammen Stil gerne spørgsmål i grupper

14 VISUM EU DESTINATIONER EU statsborgere: Du skal have opholdstilladelse Følg instruktioner fra værtsuniversitet Oftest ansøgning efter ankomst til værtsland Non-EU statsborgere: Du skal sandsynligvis ansøge om visum Følg instruktioner fra værtsuniversitet Oftest ansøgning før du ankommer til værtsland

15 VISUM TIL NON-EU DESTINATIONER Du skal ansøge om visum, før du ankommer til værtslandet (fleste lande) Tjek dit pas skal være gyldigt op til 6 måneder efter hjemkomst Visum er ofte gyldigt op til en måned inden studiestart Specifik visuminformation fås hos værtsuniversitet og ambassader/myndigheder Følg instruktioner fra værtsuniversitet

16 BOLIG Undersøg dine muligheder: De fleste universiteter tilbyder en housing service i en eller anden form Spørg tidligere udrejsende udvekslingsstuderende Læs info og evalueringer i AU GO (og brug Google) Du kan udleje din bolig i Danmark via Internationalt Center (ic@au.dk) Sammenlign og overvej: On campus? (Typisk kun 1-års-studerende + flere regler + dyrere) Off campus?

17 LEGATER Erasmus (EU og EØS destinationer): Alle Erasmus-studerende bliver automatisk tildelt et Erasmuslegat Du vil blive inviteret til et Erasmus-informationsmøde inden sommerferien Non-Erasmus (oversøiske destinationer): Aarhus BSS Travel Grant Private legater: Se Studieportalen (liste med udvalgte legater og relevante links) Information på din studieportal: Udveksling og studieophold i udlandet > Økonomi

18 AARHUS BSS TRAVEL GRANT BSS Travel Grant kan kun søges af studerende, der ikke modtager Erasmuslegat eller udlandsstipendium (OBS: studerende på fee-paying aftaler kan også søge). BSS Travel Grant bliver tildelt efter hjemkomst og efter meritoverførsel af kurser fra udvekslingsopholdet. Studerende kan modtage et BSS Travel Grant på KR (for 25 ECTS) eller KR (for 30 ECTS).

19 ANSØGNINGER OM PRIVATE LEGATER Confirmation of Exchange brevet udgør tilstrækkelig dokumentation fra AU/BSS. Aarhus BSS International kan desværre ikke yde yderligere hjælp til ansøgninger om private legater.

20 INDEN DU REJSER Folkeregister: Meld flytning online på borger.dk. SU: Send en kopi af din forhåndsgodkendelse og angiv, at du er på udveksling på MinSU Forsikring: Tjek med dit eget forsikringsselskab om du er dækket og/eller indhent tilbud fra forsikringsselskaber. Information på din Studieportal: Udveksling og studieophold i udlandet > Før Afrejse

21 UNDER UDVEKSLINGSOPHOLDET Du er ambassadør for Aarhus BSS / Aarhus Universitet og har indflydelse på hvor mange af din medstuderende kan komme på udveksling næste år. Hjælp os med at promovere Aarhus BSS ved internationale events på dit værtsuniversitet! Kontakt bss.international@au.dk for at få tilsendt brochurer mm.

22 EFTER HJEMKOMST Undersøg hvordan og hvornår du får dit transcript fra værtsuniversitetet Ansøg om meritoverførsel af kurser fra udvekslingsopholdet Ansøg om BSS Travel Grant (hvis det er relevant) Udfyld og aflever Erasmusdokumentation til Internationalt Center Udfyld evaluering i AU GO Deltag i Study Abroad fair for næste generation af Aarhus BSS udvekslingsstuderende

23 KURSER I UDLANDET FORHÅNDSGODKENDELSE OG MERITOVERFØRSEL

24 KURSER I UDLANDET: HELE 2 ELLER 3 TING! Værtsuniversitet Formål: Optagelse på fag + beståelse Dokumenter: Kursusansøgning (evt. i form af Learning Agreement ) + Transcript Aktører: DIG + Værtsuniversitet Din uddannelse på AU Formål: Bestå uddannelse på AU Dokumenter: Forhåndsgodkendelse + Meritoverførsel Aktører: DIG + Studienævn på BSS ERASMUS Formål: Dit stipendium/penge Dokumenter: Learning Agreement mm. Aktører: DIG + Erasmuskoordinator, IC

25 KURSER I UDLANDET 1) Søg optagelse på kurser på dit værtsuniversitet 2) Søg forhåndsgodkendelse på AU/BSS 3) Søg meritoverførsel på AU/BSS OBS: Uden personlig forhåndsgodkendelse: Ingen merit, når du kommer hjem! Du kan også søge forhåndsgodkendelse før du søger optagelse på kurser afhænger af timing.

26 OPTAGELSE PÅ KURSER PÅ VÆRTSUNIVERSITET 1) Afvent information om kurser fra værtsuniversitetet det er meget forskelligt hvornår og hvordan man søger optagelse på kurser 2) Følg instruktionerne fra dit værtsuniversitet nøje 3) Det kræver tid og en indsats at finde de rigtige kurser du skal kende værtsuniversitetets procedurer og hjemmeside rigtig godt 4) Se AU GO for information om tidligere forhåndsgodkendte kurser og læs evalueringerne og find tips og råd fra tidligere studerende Ofte er tilmelding til kurser ikke bindende, men tjek med dit værtsuniversitet og vælg kurser, som du tror, at det er realistisk bliver forhåndsgodkendt. Information på din Studieportal: Udveksling og studieophold i udlandet > Kurser i udlandet

27 FORHÅNDSGODKENDELSE: 30 ECTS VALGFAG Din uddannelse består af et specifikt antal ECTS: Bachelorgrad = 180 ECTS Kandidatgrad = 120 ECTS Du kan maksimalt overføre 30 ECTS fra dit udvekslingsophold (valgfag/electives) Du skal minimum kunne overføre 20 ECTS fra dit udvekslingsophold (vedlæg exemption form til din ansøgning om forhåndsgodkendelse) Hvad svarer til 30 ECTS? Se Credit Translation i AU GO (fx 15 credits = 30 ECTS). OBS: Du kan ikke altid regne med ECTS-angivelse på det enkelte kursus i AUGO.

28 SÆRLIGE KRAV TIL VALGFAG CM (-jur): Minimum 10 ECTS indenfor det juridiske fagområde (kan fx tages på AU Summer Uni) Minimum 10 ECTS indenfor det erhvervsøkonomiske fagområde HA (-jur): Minimum 10 ECTS indenfor det erhvervsøkonomiske fagområde, hvis optag på andre CM-linjer end CM (-jur) Public Policy: Afhænger af samlet studieprogram (10-30 ECTS inden for Økonomi og ECTS inden for Statskundskab) Cand.Oecon: Lettest at overføre som basic level (4xxx).

29 HVAD KAN FORHÅNDSGODKENDES? Indhold Max ca. 30% overlap med kurser du allerede har taget (eller vil tage). Kurser skal være relevante for din uddannelse (ingen sport/teater/kunst etc.) Sammenlign evt. med kursusbeskrivelser for valgfag på din uddannelse Niveau Bachelorstuderende: kurser på bacheloruddannelser Kandidatstuderende: kurser på kandidatuddannelser/ 4.års bachelorkurser HA/BScB: Mulighed for 5 ECTS Sprog/Kulturfag

30 ANSØGNING OM FORHÅNDSGODKENDELSE Alle studerende skal uploade et Ansøgningsskema via mit.au.dk (se studieportal) Oecon/Public Policy Søg max 30 ECTS Kursusbeskrivelser skal vedlægges for alle søgte kurser Kurser i AU GO er kun til inspiration HA/BScB/Cand.merc/BAMMC/SOC Søg 30 ECTS + 2 ekstra fag Kursusbeskrivelser skal vedlægges for alle nye kurser Kurser, der allerede er forhåndsgodkendt for din studieretning (se AU GO), er også automatisk godkendt for dig. Men skal fremgå af Ansøgningsskema!

31 ANSØGNING OM FORHÅNDSGODKENDELSE Det er dit studienævn, der sagsbehandler og afgør ansøgninger om forhåndsgodkendelse. Du skal huske at vedhæfte en detaljeret kursusbeskrivelse for hvert (nyt) kursus: Kursusbeskrivelse (OBS: grundig ikke bare 3 linjer) Eksamenstype/beskrivelse Pensumliste/litteratur ECTS-vægt/udenlandske credits Niveau (bachelor/kandidat) Forskel på præcis hvad dit Studienævn kræver af dokumentation. Tjek din studieportal for detaljeret ansøgningsprocedure!

32 FRA NOMINERING TIL MERIT Ansøgning om forhåndsgodkendelse Nominering til værtsuniversitet (AU/BSS) Ansøgning til værtsuniversitet Afrejse I udlandet Meritoverførsel

33 HVORNÅR SKAL DU SØGE? Søg om forhåndsgodkendelse, når 1) Du ved hvilke kurser du har adgang til på værtsuniversitetet 2) Du har adgang til aktuelle kursusbeskrivelser (alternativt beskrivelser fra sidste år) 3) Semesterstart nærmer sig (6-8 uger før semesterstart) Frist? Ingen ansøgningsfrist. Men! op til 2 måneders sagsbehandlingstid (typisk 3-4 uger). Ændringer? Du kan lave ændringer/genansøgning. Men! Helst kun én ansøgning. Jo flere ansøgninger, jo længere sagsbehandling for dig og alle dine medstuderende. Tip: Spørg værtsuniversitet hvor og hvornår du kan se kursusbeskrivelser og hvornår de har frist for ændringer af kurser.

34 MERITOVERFØRSEL Søg så snart du er hjemvendt fra udveksling og har modtaget dit transcript og en beskrivelse af karakterskala fra dit værtsuniversitet. Der er ingen ansøgningsfrist. Regler / principper: Kurser kan kun overføres i grupper af 5,10,15,20,25 eller 30 ECTS Det totale antal ECTS vil altid kun rundes ned aldrig op Eksempler: Hvis du tager 4 kurser på 8 ECTS = 32 ECTS = overføres samlet som 30 ECTS Hvis du tager 4 kurser på 7 ECTS = 28 ECTS = overføres samlet som 25 ECTS OBS: Kurser overføres som bestået til din uddannelse på AU. Karakterer omregnes ikke (men lokal karakter vil fremgå af endeligt bevis).

35 HVIS DU DUMPER KURSER PÅ UDVEKSLING Hvis du dumper et / flere valgfag under dit udvekslingsophold har du flere muligheder: 1. Du kan tage reeksamen ved værtsuniversitet 2. Du kan tage et nyt valgfag på Aarhus BSS på dit efterfølgende semester 3. Snak med din studievejleder om din studieplan og dine alternativer Et nyt valgfag behøver ikke at være identisk med det fag, som du har dumpet på udveksling, men du vil skulle tage et fag af minimum samme ECTS-vægt.

36 OPSAMLING TO & TO

37 TO-DO 1. Tilmeld dig sprogtest, hvis nødvendigt (se AU GO) 2. Afvent information vedr. ansøgningsprocedure 3. Forbered din ansøgning med dine medstuderende 4. Ansøg om optagelse på værtsuniversitet 5. Ansøg om optagelse på kurser på værtsuniversitet 6. Ansøg om forhåndsgodkendelse af kurser 7. Ansøg om merit når du kommer hjem + Bolig, forsikring, visum og andet praktisk

38 BRUG DIN STUDIEPORTAL Gør dig selv en tjeneste > Gå til studerende.au.dk Informationen kan ikke (altid) findes via Google (og du ender ofte på forkert studieportal med forkert info) De vigtigste sider for dig lige nu: Søg om udveksling Ansøgning til værtsuniversitet Kurser i udlandet Forhåndsgodkendelse Økonomi Erasmus, Legater, Travel Grant Læs/genlæs: AU GO + værtsuniversitets hjemmeside, mail fra koordinator eller værtsuniversitet.

39 SPØRGSMÅL? KONTAKT Aarhus BSS International: Din Internationale koordinator på Aarhus BSS: Nina: (EU + Latinamerika) Anne: amj@au.dk (UK/Irland + Asien) Katrine: kabr@au.dk (Nordamerika + Australien/NZ) HUSK Send kun din henvendelse til en person Koordinerer henvendelser til AU/ værtsuniversitetet Forvent forskellige svartider og forskellig information afhængig af værtsuniversitet Fortæl hvem du er (og vær ekstra høflig og tålmodig) ANDRE KONTAKTER Erasmus: erasmus@au.dk (Erasmus-stipendium) Internationalt Center: ic@au.dk (Universitetsbrede aftaler) Værtsuniversitet: Spørgsmål til deres procedurer/visum/bolig?

40 GOD TUR!