Side 1 af 19 Kolstrup Boligforening

Transkript

1 Ekstern Referat Mandag den , kl Humlehaven 4 - Aabenraa Side 1 af 19

2 Indholdsfortegnelse 1 1 Godkendelse af protokol Bestyrelsesmøde den Revisionsprotokol Efterretningssager Råbalance Restancelister Huslejerykkere Total anvist husleje Oversigt venteliste Orientering om ledige lejemål Intrum justitia Orientering om PM-aftale Status igangværende sager Teknisk afdeling Landsbyggefondsmidler m.v Landsbyggefondsmidler - trækningsret Dispositionsfonden Renoverings-/Byggeskadesager Renoveringsprojekt afdeling Renoveringsprojekt afdeling Renoveringsprojekt afdeling Nybyggeri Seniorboliger Løjt afdeling Ældreboliger ved ældrecenter, Lergaard afdeling Høje Kolstrup Helhedsplan Høje Kolstrup, styregruppe Høje Kolstrup, infrastruktur Vedligeholdelse af 2 stiforbindelser, Høje Kolstrup Foreningsanliggender Salus Boligadministration kreds Bestyrelsesanliggender Evaluering af generalforsamling Konstituering Ejerforeningen H.P. Hanssens Gade afd Kunst- og udsmykningsudvalg Guldbjergparkens børnehave matr. 1735, ejd.nr Aabenraa Fjernvarme Fleksible udlejningsregler Beredskabsplan Fornyelse af energimærkninger Indflytterliste til afdelingsbestyrelsesformænd Afdelingsmøder Annoncering JV og Ugeavisen Love og cirkulærer BL-Informerer...12 Side 2 af 19

3 9.2 Landsbyggefonden Orientering fra nedsatte udvalg Bladudvalg fælles beboerblad Beboeranliggender Personaleforhold lukket punkt Administration Teknisk afdeling Ejendomsfunktionærer Arbejdsmiljøgruppe- og samarbejdsudvalg Hovedsamarbejdsudvalget - HSU Håndværkergården Administration Forretningsudvalg FU Afdelingsanliggender Afgift vask Fælleskurser Eventuelt Andet Kalender Næste møde(r)...17 Indkaldt: Ansatte: Afbud: Ove Stahl Schmidt, Kaj Matthiesen, Fritz Jørgensen, Tove Christensen, Inga Fohlmann, Ritha Helweg, Søren Rost Pedersen Jimmy Povlsen (ref) Ingen Side 3 af 19

4 1 Godkendelse af protokol 1.1 Bestyrelsesmøde den Forhandlingsprotokol for bestyrelsesmøder godkendes og underskrives på næstfølgende bestyrelsesmøde. Godkendelse af referat fra den Godkendt og underskrevet. 1.2 Revisionsprotokol Gennemgang af afdelinger nævnt i revisionsprotokol. BILAG Revisionsprotokol BILAG Arbejdet med nødlidende afdelinger opstartet (STS) Inga Fohlmann mente, der var bevilget tilskud til afdeling 13's revonering, men pengene er aldrig tilgået afdelingen, administrationen tjekker op. (BBM/STS) 2 Efterretningssager 2.1 Råbalance Råbalance for de enkelte afdelinger og hovedforening kan ses på Salus-Netsuite 2.2 Restancelister BILAG - Husleje restanceliste KB, maj 2015 BILAG - Husleje restance KB % Huslejerykkere BILAG - Huslejerykker KB - Maj Total anvist husleje BILAG - Anvist husleje KB - juni Oversigt venteliste BILAG - Statistik venteliste KB - juni 2015 Side 4 af 19

5 2.6 Orientering om ledige lejemål BILAG - Orientering om ledige lejemål KB - juni 2015 Annoncering ledige boliger: Der annonceres pt. ikke for ledige boliger. 2.7 Intrum justitia BILAG - Orientering om inkassosager KB - pr Orientering om PM-aftale BILAG - PM aftale Sydbank, maj Status igangværende sager Teknisk afdeling BILAG - Status igangværende byggesager SALUS pr Landsbyggefondsmidler m.v. 3.1 Landsbyggefondsmidler - trækningsret BILAG Opgørelse over trækningsret i Landsbyggefonden. Til orientering 3.2 Dispositionsfonden BILAG- 10-årig udvikling Til orientering. Side 5 af 19

6 4 Renoverings-/Byggeskadesager 4.1 Renoveringsprojekt afdeling 1 Fremtidssikring Der er afholdt ekstraordinær afdelingmøde november måned samt Se bilag. Opfølgning: Beregning - se bilag (STS) BILAG Ekstraordinært afdelingsmøde november 2014 BILAG - Ekstraordinært afdelingsmøde marts 2015 BILAG Projekt beregning 4.2 Renoveringsprojekt afdeling 15 Skema B godkendt - byggeriet pågår. Ministeriets godkendelse af nedrivning af 3 blokke på Frueløkke mangler. Der rykkes igen fra administrationens side. Til orientering 4.3 Renoveringsprojekt afdeling 20 Landsbyggefonden har afsat 4,6 mill. kr. til sagen i Der er for nuværende således ikke givet tilsagn i sagen. (LBS). Intet nyt. Til orientering Side 6 af 19

7 5 Nybyggeri 5.1 Seniorboliger Løjt afdeling 28 Drøftelse af eventuel sammenlægning af afdelinger i Løjt - afdeling 18, 27 og 28. Afdeling 18 ialt 18 boliger, afdeling 27 ialt 16 boliger, afdeling 28 i alt 16 boliger. (Gentagelse) Byggeregnskab er udarbejdet og fremsendt til revisor. (Gentagelse). Grund og tilhørende udgifter er delt i forhold til etape 1 og eventuel etape 2. Samlet kostpris for grund og tilhørende udgifter er kr. og samlet areal er kvm. Ud fra opmåling er der i etape 1 forbrugt kvm. Således er kostpris på grunden (APM) Til orientering. 5.2 Ældreboliger ved ældrecenter, Lergaard afdeling 29 Afsluttes primo juni Indflytning pågår. Navngivningskonkurrence er afholdt. Til orientering. 6 Høje Kolstrup 6.1 Helhedsplan Høje Kolstrup, styregruppe Status vedrørende ny boligsocial ansøgning. BILAG Staus ny boligsocial ansøgning, ved Marlene M. Wullf Til orientering Side 7 af 19

8 6.2 Høje Kolstrup, infrastruktur - indbydelse til informationsmøde om Analyse og Idékatalog for infrastrukturen på Høje Kolstrup. Indbydelsen er fremsendt pr. post til KB organisationsbestyrelse, KB Høje Kolstrup afdelinger afdelingsbestyrelsen pr. post BILAG Indbydelse informationsmøde Til orientering 6.3 Vedligeholdelse af 2 stiforbindelser, Høje Kolstrup Sagen afventer et juridisk responsum. 7 Foreningsanliggender 7.1 Salus Boligadministration Orientering vedrørende den aktuelle situation Sagen er alene til efterretning Kort orientering ved Ove Stahl Schmidt kreds Der afholdes fælles kredsweekend konference med 3. kreds (fyn) i efteråret Side 8 af 19

9 8 Bestyrelsesanliggender 8.1 Evaluering af generalforsamling 2015 Generalforsamling torsdag den 7. maj 2015, kl , Guldbjergparkens festsal. Evaluering Kort drøftelse vedrørende afstemningsproceduren. 8.2 Konstituering 2015 Nuværende næstformand Kaj Matthiesen Valg af næstformand Genvalg af Kaj Matthiesen. 8.3 Ejerforeningen H.P. Hanssens Gade afd. 25 Der er afholdt generalforsamling i H.P. Hanssens Gade tirsdag den Valg af formand: Genvalg til Ove Stahl Schmidt (2014). Medlemmer: Sønderjysk Finans: Jens Hark og Henning Hansen : Kaj Matthiesen, Fritz Jørgensen, Tove Christensen, Ritha Helweg og suppleant Tove Christensen. Mangler indkaldelse. (Ove kontakter JPW) 8.4 Kunst- og udsmykningsudvalg Nuværende: Kaj Matthiesen, Tove Christensen Valg medlem til udvalg. Genvalg. Side 9 af 19

10 8.5 Guldbjergparkens børnehave matr. 1735, ejd.nr Opsummering og plan for afhændelse af Guldbjergparkens børnehave. BILAG opsummering og plan for afhændelse af Guldbjergparkens børnehave. 8.6 Aabenraa Fjernvarme Nyt fra Aabenraa fjernvarme Kort orientering - varmepriserne vil ikke stige for den kommende periode. 8.7 Fleksible udlejningsregler Fleksible udlejningsregler - aftale om udlejning af boliger til UC Syddanmark. BILAG Forspørgsel Bolig til internationale studerende BILAG Fleksible udlejningsregler aftale om udlejning af boliger til UC Syddanmark Aftale med UC Syddanmark blev godkendt. Kommunen skal endeligt godkende aftalen.(lp) 8.8 Beredskabsplan BILAG Beredskabsplan Til orientering Beredskabsplan blev godkendt. Side 10 af 19

11 8.9 Fornyelse af energimærkninger BILAG Fornyelse af energimærkninger Det blev besluttet at udskyde fornyelsen af energimærkningerne indtil det vurderes disse kan bidrage med noget nyt Indflytterliste til afdelingsbestyrelsesformænd På afdelingsbestyrelsesseminar er ytret ønske om indflytterliste i afdelingen, til brug for velkomstblomst. Afdelingsbestyrelsesformænd, ejendomsfunktionærer og håndværker får tilsendt indflytterliste hver 14. dag ved Birgit Andresen, Humlehaven. Til orientering 8.11 Afdelingsmøder BILAG Mødeoversigt (Almen Nyt nr. 3, 2015) BILAG Foreløbig dagsorden (Almen Nyt nr. 3, 2015) BILAG Mødeoversigt med dirigentfordeling (Byttes internt) Til godkendelse Annoncering JV og Ugeavisen Annoncering i magasin i forbindelse med DHL-stafetten - JV og Ugeavisen. (LP) BILAG Mail fra Helle Bleeg, Jyske Vestkysten BILAG - DHL-stafetten Stillingtagen. Under forudsætning af at AAAB vil være med, blev det godkendt at der tegnes en annonce til ca kr. (AAAB har efterfølgende takket NEJ) Side 11 af 19

12 9 Love og cirkulærer 9.1 BL-Informerer Der er fremsendt følgende cirkulærer: 1915 BSF undersøger problem med fugtsugende vindspærreplader 2015 Hjælp til økonomisk rådgivning i almene boliger 2115 Ændringer af sideaktivitetsbekendtgørelsen og driftsbekendtgørelsen vedrørende erhvervsarealer, fælleslokaler, socialøkonomiske virksomheder og oprettelse af nye boligorganisationer og institutioner Debat om frit valg på kabel-tv området Boligorganisationernes indbetaling til diverse fonde i landsdækkende overenskomster Arbejdsklausul og vejledning 2515 Støtte til energihandlingsplaner 2615 Almen energisparemodel 2715 Boligorganisationernes fremtidige indberetning (og betaling) til diverse fonde i de landsdækkende overenskomster Hjælp til at bringe lokale virksomheder i spil. Til orientering. 9.2 Landsbyggefonden Der er fremsendt følgende cirkulærer: 671 Indbetalinger til landsdispositionsfonden/årlig lånindberetning boligorganisationer, kommuner, regioner og selvejende institutioner. 672 Årsberetning Radonsikring og renovering bør gå hånd i hånd. 674 Forvaltnings Klassifikation kontplan, bygningsdelstavle og folder 675 Indberetning af ledige boliger maj Indberetning af ledige boliger pr. 1. juni Den forbedrede boligportal, danmarkbolig.dk 678 Ny selvbetjeningsløsning til ansøgning om trækningsret og overgang til NemID for flere løsninger. Til orientering. Side 12 af 19

13 10 Orientering fra nedsatte udvalg 10.1 Bladudvalg fælles beboerblad Redaktionsudvalg: Kristian Pallesen (journ.) Lone Lønholm (SAB) Børge Rossen (TAB) Jan Feddersen (SB) Eva E. Rasmussen (TB) Ove Stahl Schmidt (KB) Poul Jensen (AAAB) Jacob P. Wind (SALUS) Lillian C. Wind (SALUS) Forventet udgivelsesdatoer: 2015: elektronisk udgave elektronisk udgave elektronisk udgave 2016: papir, varsling AAAB, SAB og SB elektronisk udgave papir, varsling KB, TB og TAB elektronisk udgave elektronisk udgave elektronisk udgave Valg til redaktionsudvalg. Nuværende Ove Stahl Schmidt. Genvalg. 11 Beboeranliggender Intet nyt. Intet at referere. Side 13 af 19

14 12 Personaleforhold lukket punkt 12.1 Administration Sagsfremstilling: 12.2 Teknisk afdeling 12.3 Ejendomsfunktionærer Lokalaftaler er opsagt og forhandlinger om nye pågår. Nomering til ny boliger Lergård under udarbejdelse. Til orientering Arbejdsmiljøgruppe- og samarbejdsudvalg Side 14 af 19

15 12.5 Hovedsamarbejdsudvalget - HSU HSU - udvalget: Formand KB, Ove Stal Schmidt Formand AAAB, Søren Duus Direktør, Jimmy Povlsen Teknisk chef, Bjarne Baun Madsen Administrativ chef, Lars Petersen Driftschef, Morten Boe Sørensen Håndværkergården, Kurt Jensen (B) Administrationen KB, Christian B Christensen (B) Administration AAAB, Jens Peter Davidsen (B) Ejendomsfunktionær området KB, Poul Erik Outzen (B) Ejendomsfunktionær området AAAB, Mogens Jensn (B) 13 Håndværkergården 13.1 Administration Side 15 af 19

16 13.2 Forretningsudvalg FU Forretningsudvalg: Ove Stahl Schmidt (KB), Søren Duus (AAAB), Morten Boe Sørensen (Hvg.), Jimmy Povlsen (SALUS) Næste møde i FU-udvalget den BILAG Referat FU-udvalget den under udarbejdelse Til orientering. 14 Afdelingsanliggender 14.1 Afgift vask Grundet underskud i vaskerierne foreslåes at afgiften pr. vask sætte op. Der er sket stigning på vandpriser og el-priser. (Ritha Helweg) Der var en drøftelse af det "rigtige" niveau, for en vask i fællesvaskerierne. Idet kompetancen henhører under afdelingerne, henvises til det/de ordinære afdelingsmøder. 15 Fælleskurser Vedligholdelse og fraflytning Torsdag den Folkehjem, Aabenraa (afholdes hver 2. år) Introduktion for nyvalgte Torsdag den Scandic Sønderborg Budgetkursus Torsdag den xx.xx.2016 xxxx Side 16 af 19

17 16 Eventuelt 17 Andet Kurt Bech, Kuben Management 60 år - har sendt tak for opmærksomheden Kalender Inga og Jan Fohlmann sølvbryllup. Mikael Schlaikjer, ejendomsfuntionær - 50 år den Assistent Irene Rasmussen - 40 års jubilæum. Reception fredag den , kl , Folkehjem Org.best.mdl. Tove Christensen - 20 års jubilæum Org.best.mdl. Fritz Jørgensen - 70 år. AAAB 75 års jubilæum 2016 Til orientering. Godkendt Næste møde(r) Møderække 2015: Mandag den kl Torsdag den kl Kl Mandag den kl Kl Lørdag den Sted? Kl.? - fælles juleafslutning KB og AAAB AAAB arrangør 2015 Mandag den kl fælles med AAAB Møderække 1. halvår 2016 Onsdag den kl Onsdag den kl fælles KB og AAAB Onsdag den kl revisor/årsregnskab Onsdag den kl konstituerende Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Humlehaven 4 - Aabenraa Side 17 af 19

18 Generalforsamling 2016 Torsdag den 12. maj 2016, kl , Guldbjergparkens Festsal Andre arrangementer Afdelingsbestyrelsesseminar fælles KB og AAAB: Lørdag den , kl Folkehjem Aabenraa Forslag til ny dato: Torsdag den , kl Folkehjem Aabenraa. Afslutning med let anretning. Ny dato for afholdelse af afdelingsbestyrelsesseminar til godkendelse. Drøftelse på KB og AAAB fælles bestyrelsesmøde hvorvidt der skulle holdes en eksursion hver andet år, første gang i budget for dette kr pr. forventet deltager. Punktet drøftes på det fælles organisationsmøde. Afdelingsgennemgang afdelinger uden afdelingsbestyrelser Onsdag den , kl , med start fra Humlehaven 4. Afslutning med middag på Restaurant Nelson. Referat ved inspektør Jens Peter Davidsen. KB og AAAB fælles juleafslutning medarbejdere m.fl. Tirsdag den , kl , Guldbjergparkens festsal Invitation til: Organisationsbestyrelsen Medarbejder i KB og AAAB (ejendomsfunktionærer, personale Humlehaven), Marlene M. Wullf, Sanne L. Pedersen, Jutta Carstensen Æresmedlemmer Ledergruppen i SALUS. Salus repræsentantskabsmøde lørdag den 21. maj Side 18 af 19

19 Aabenraa, den Ove Stahl Schmidt formand Kaj Matthiesen næstformand Tove Christensen Fritz Jørgensen Ritha Helweg Inga Fohlmann Søren Rost Pedersen medarbejderrepræsentant Side 19 af 19