Side 1 af 11 Toftlund Andels Boligforening

Transkript

1 , Ekstern Referat Organisationsbestyrelsesmøde Mandag den 02. februar 2015, kl Søndergade 13 - Toftlund Side 1 af 11

2 Indholdsfortegnelse 1 Godkendelse af protokol Bestyrelsesmøde den Fremlæggelse af revisionsprotokol Efterretningssager Råbalance Restancelister Total anvist husleje Huslejerykkere oktober Oversigt venteliste Orientering om ledige lejemål Orientering om udsættelser Intrum justitia Orientering om PM-aftale Status igangværende sager Teknisk afdeling Landsbyggefondsmidler m.v Landsbyggefondsmidler Dispositionsfonden Renoverings-/Byggeskadesager Afdeling 16, Hovedgaden, Agerskov Afdeling 1, Timmelsvang Toftlund Foreningsanliggender Salus Boligadministration kreds Bestyrelsesanliggender Ordinær generalforsamling Budgetforslag Hovedforeningen Bestyrelseshonorar Medlemsanliggender Intet Love og cirkulærer BL-Informerer Landsbyggefonden Beboeranliggender Personaleforhold lukket punkt Orientering om personaleforhold Afdelingsanliggender Afdelingsmøder Eventuelt Fælleskurser Næste møde(r) Side 2 af 11

3 Indkaldt: Ansatte: Eva Rasmussen, Birgit Jensen, Connie Wittenkamp, Laila Poulsen, Niels Lambertsen Jimmy Povlsen (ref,) Revisor: Afbud: Birgit Jensen deltog fra punkt 3. Ingen afbud. 1 Godkendelse af protokol 1.1 Bestyrelsesmøde den Forhandlingsprotokol for bestyrelsesmøder godkendes og under skrives på næstfølgende bestyrelsesmøde. Referat fra indstilles til godkendelse. Godkendt og underskrevet 1.2 Fremlæggelse af revisionsprotokol Gennemgang af afdelinger nævnt i revisionsprotokol (gentagelse). Opfølgning (JPW): Der er indkaldt til møde omkring muligheder for nødlidende afdelinger. Problematikken vedrørende det store antal tomgangsboliger drøftes desuden med Landsbyggefonden samt Tønder kommune. Side 3 af 11

4 2 Efterretningssager 2.1 Råbalance Råbalance for de enkelte afdelinger og hovedforening kan ses på Salus-Netsuite 2.2 Restancelister BILAG - Orientering om restancer 2014 BILAG - Orientering om restancer 2015 BILAG - Restance i % Total anvist husleje BILAG - Total anvist husleje 2014 BILAG - Total anvist husleje Huslejerykkere oktober BILAG - Huslejerykkere 2014 BILAG - Huslejerykkere Oversigt venteliste BILAG - Venteliste januar Orientering om ledige lejemål BILAG - Orientering om ledige lejemål - januar Orientering om udsættelser Intrum justitia Opgørelse Intrum Justitia Orientering om PM-aftale PM aftale kommer kvartalsvis. BILAG - Nordea har fremsendt afkastrapport - juni Status igangværende sager Teknisk afdeling BILAG - Status igangværende byggesager SALUS pr Side 4 af 11

5 3 Landsbyggefondsmidler m.v. 3.1 Landsbyggefondsmidler BILAG Opgørelse over trækningsret i Landsbyggefonden Indestående i Landsbyggefonden er primært reserveret til ombygning af Hovedgaden, Agerskov. 3.2 Dispositionsfonden BILAG- 10-årig udvikling 4 Renoverings-/Byggeskadesager 4.1 Afdeling 16, Hovedgaden, Agerskov Teknisk afdeling har fremsendt økonomi overslag samt opgavebeskrivelse til LBF - for en foreløbig udtalelse omkring projektet. Der afventes tilbagemelding. Der spørges til svar i december.(gentagelse) Opfølgning (LBS) : Der er fornyet spurgt hos LBF - der forventes et møde i 1. kvartal Til orientering Side 5 af 11

6 4.2 Afdeling 1, Timmelsvang Toftlund Der har været afholdt ekstraordinær afdelingsmøde for afdeling 1 (gamle). Der blev godkendt nedrenovering. (gentagelse). Der er afholdt ekstraordinær generalforsamling den på restaurant Frosch, Toftlund.Der blev godkendt nedrenovering. Opfølgning (JPW): Sagen er drøftet med kommunen og ansøgning til kommunen er under udarbejdelse. 5 Foreningsanliggender 5.1 Salus Boligadministration Sagen er alene til efterretning Kort orientering om: - hjemmesider - økonomi kreds Der afholdes fælles kredsweekend konference med 3. kreds (fyn) i efteråret Side 6 af 11

7 6 Bestyrelsesanliggender 6.1 Ordinær generalforsamling 2015 Indkaldelse til ordinær generalforsamling 2015 BILAG Indkaldelse Til godkendelse Godkendt som indstillet. 6.2 Budgetforslag Hovedforeningen Fastsættelse af budget 2016 BILAG Forslag til budget BILAG Forslag til budget, komprimeret BILAG Forslag til budget, specificeret Til godkendelse Bestyrelsen godkendte udkast til budget for foreningen for Administrationsbidraget reduceres med 1,87% svarende til i alt kr Der er i udkastet taget højde for en reduktion i lejemålsenheder med 10 - gl. afd Bestyrelseshonorar 2015 Bestyrelseshonorar 2015 fastlægges BILAG Udkast bestyrelseshonorar Drøftelse af bestyrelseshonorar. Bestyrelsen ønsker ikke at modtage bestyrelseshonorar for Omkostninger i forbindelse med kørsel afregnes efter statens takster. Side 7 af 11

8 7 Medlemsanliggender 7.1 Intet 8 Love og cirkulærer 8.1 BL-Informerer Der er fremsendt følgende cirkulærer: 4814 Medlemskontingent Maksimumsbeløb og energitillæg for støttet boligbyggeri pr og ungdomsboligbidrag i Virksomhedspraktik og ny mailadresse til ESL 0115 Oversigt over udsendte BL informerer i Ny målerbekendtgørelse 0315 Afskaffelse af G-dage for korttidsansættelse 0415 Ophævelse af 70 års grænse for automatisk afsked gældende fra 1. januar Landsbyggefonden Der er fremsendt følgende cirkulærer: 653 Indberetning af ledige boliger pr. 1. december Ny hjemmeside 655 NemId erstatter Landsbyggefondens bruger-login i fondens regnskabsindberetningssystem og Almenstyringsdialog.dk 656 Erhvervs Ph.D.-pulje 657 Indberetning af ledige boliger pr. 1. januar Beboere i den almene boligsektor 2014 Side 8 af 11

9 9 Beboeranliggender Ingen indkomne sager Ingen Intet at referere. 10 Personaleforhold lukket punkt 10.1 Orientering om personaleforhold 11 Afdelingsanliggender 11.1 Afdelingsmøder 2015 Mødeoversigt for afholdelse af afdelingsmøder BILAG Oversigt afdelingsmøder 2015 Møderække for afholdelse af ordinære afdelingsmøder 2015 til godkendelse. Godkendt som indstillet. 12 Eventuelt, afdeling 4, afdelingsbestyrelsen vandt facebook konkurrencen (SALUS Boligadminstration) "Jagten på julehyggen 2014". Præmien - gavekort til Davidsen, Toftlund, værdi kr. 500,00), er overrakt af Eva E. Rasmussen til afdelingsbestyrelsen. Side 9 af 11

10 13 Fælleskurser Budgetkursus Torsdag den Hotel Tønder Hus, Tønder (afholdes årligt) Vedligholdelse og fraflytning Torsdag den Folkehjem, Aabenraa (afholdes hver 2. år) Introduktion for nyvalgte Torsdag den Scandic, Sønderborg (afholdes årligt) Er tilmelding af deltagere under 35 personer, udskydes kurserne Næste møde(r) Møderække 1. halvår 2015 Mandag den kl Mandag den kl Revisor Tirsdag den kl Revisor (Aftalt med Deloitte, Rie Clausen deltager i mødet ) Forslag til møderække 2. halvår 2015 Mandag den kl Tirsdag den kl Mandag den kl Mandag den kl Indstilles til godkendelse. Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Søndergade 13, Toftlund Side 10 af 11

11 Mødedato ordinær generalforsamling 2015 Onsdag den kl Efterfølgende konstituering af næstformand Sted: Frosch, Toftlund (er booket lcw) Salus repræsentantskabsmøde 2015: Lørdag den 23. maj Toftlund / 2015 Eva Etmann Rasmussen formand Laila Poulsen næstformand Connie Wittenkamp Birgit Jensen Niels Lambertsen Side 11 af 11