Referat Sønderborg Andelsboligforening Tirsdag den 4. november 2014, kl Bygtoften 2 - Sønderborg

Transkript

1 Referat Tirsdag den 4. november 2014, kl Bygtoften 2 - Sønderborg Side 1 af 20

2 Indholdsfortegnelse 1.Godkendelse af protokol Bestyrelsesmøde den 7. oktober Efterretningssager Udlejning efter 12 en halv procent reglen Udlejning pr. måned Regulær tomgang Restanceliste Restance i procent Totalt anvist husleje Rykker Udsættelser Venteliste Statistik over opsigelser Oversigt over Intrum Justitia Landsbyggefondsmidler Dispositionsfondsmidler Støtte til nødlidende afdeling Renoverings-/Byggeskadesager Afd.9 - Alsbo Afd Kløver-/Hvedemarken Afd. 30 Stenbjergparken - Multihus Afd Jørgensgård Afd Nørager Afd. 53 Perlegade, m.fl Nybyggeri Foreningsanliggender SALUS kreds Kontaktudvalg Sønderborg Sønderborg Fjernvarme Syd Energi Sønderborg Forsyning Bestyrelsesanliggender Evaluering af målsætninger Handlingsplan Evaluering af Afdelingsbestyrelsseminar Strategi for opfølgning af tomgangsboliger Forsikringer Afdelingsmøder Fælles beboerblad Tilbud om biografreklamer Forbrugsudgifter - Svanemosevej Medlemsanliggender LUKKET PUNKT Love og cirkulærer BL-informerer Nyt fra Landsbyggefonden...15 Side 2 af 20

3 10.3.Siden sidst SALUS Netsuite Orientering fra nedsatte udvalg Bladudvalg Kursusudvalg Sundhed og trivsel DOA SAB's Antenneforening Beboeranliggender Personaleforhold LUKKET PUNKT Administration Teknisk afdeling Ejendomsfunktionærer SU-administration Sikkerhedsudvalg HSU Håndværkergården Administration LUKKET PUNKT Forretningsudvalget Afdelingsanliggender Eventuelt Næste møde...19 Tilstede: Vivian Engelbredt, Frank Neidhardt, Hermann Jørgensen, Lone Lønholm, Brian L. Hansen og Helmuth Misch Ansatte: Jimmy Povlsen Afbud: Kristine Asmussen 1. Godkendelse af protokol 1.1. Bestyrelsesmøde den 7. oktober 2014 I henhold til forretningsordenens pkt. 6 skal forhandlingsprotokollen for bestyrelsesmøder godkendes og underskrives på næstfølgende bestyrelsesmøde. Indstilles til godkendelse. Godkendt og underskrevet. Side 3 af 20

4 2. Efterretningssager 2.1. Udlejning efter 12 en halv procent reglen 2.2. Udlejning pr. måned 2.3. Regulær tomgang Restanceliste Restance i procent 2.6. Totalt anvist husleje 2.7. Rykker Udsættelser Venteliste Statistik over opsigelser Oversigt over Intrum Justitia 3. Landsbyggefondsmidler Opgørelse over trækningsret i Landsbyggefonden.- se bilag Indstilles til godkendelse. Side 4 af 20

5 4. Dispositionsfondsmidler - se bilag Afdelingernes lån i Dispositionsfonden er erstattet med lån i kreditforeninger og godkendt ved kommunen Samlet 13,2 mio kroner Støtte til nødlidende afdeling Afdeling 40 - Dannevirkevej- se bilag. Drøftelse af de grønne områder - TA skal tilskrive beboerne om reglerne for højde på hækkene - skal bringes ned på max. 180 cm jfr. hegnsloven. Træerne mod vest - og syd tager al sol, TA undersøger ejerforhold. Ansøgning om underskuds dækning t.kr fra dispositionsfonden blev godkendt. Side 5 af 20

6 5. Renoverings-/Byggeskadesager 5.1. Afd.9 - Alsbo Tilgængelighedsprojekt. Efter aftale med Landsbyggefonden arbejdes der på et reduceret projekt, med de 3 miderste opgange samt forbedring af installationer i de resterende 4 opgange. Landsbyggefonden har genoptaget sagsbehandlingen, og herunder bedt om supplerende indretningsforslag. Ekstern rådgiver har udarbejdet reviderede forslag som er sendt til Landsbyggefonden. Endelig afklaring med Landsbyggefonden afventes. Intet nyt Afd Kløver-/Hvedemarken Tal: Budget mill. Regnskab mill. Med forbehold for revisors godkendelse. Byggeregnskabet er fremsendt til kommunen til godkendelse. Indkaldelse til ekstraordinært afdelingsmøde på grund af ufærdigt regnskab. VE orienterede kort fra det ekstraordinære afdelingsmøde. Side 6 af 20

7 5.3. Afd. 30 Stenbjergparken - Multihus Generel orientering om sagens stade. Der er nu aftalt erhvervelse af den tilstødende P-plads fra Sønderborg Kommune og der arbejdes nu videre med projektering til totalentrepriseudbud. Der har været afholdt et byggeudvalgsmøde, hvor det blev besluttet ikke at indrette personalefaciliteter til ejendomsfunktionærerne i huset. I stedet indrettes et kontor og eksisterende personalefaciliteter i kælderen bibeholdes Afd Jørgensgård Generel orientering om sagens stade. Kontrakt med totalentreprenører er nu underskrevet. Projektet er opstartet og kører efter planen. Der indkaldes til et ekstraordinært afdelingsmøde omkring beboerhus i det eksisterende "dagplejehus". Dette møde afholdes den 12. november Bestyrelsen drøftede afdelingsbestyrelsens forslag om beboerhus i det nuværende "dagplejehus". Organisationsbestyrelsen vil gerne sende det signal at dette ikke er i organisationsbestyrelsens/ foreningens interesse at huslejeniveauet i afdelingen skal stige på baggrund af dette. På det kommende afdelingsmøde vil VE tilkendegive organisationsbestyrelsens holdning. Side 7 af 20

8 5.5. Afd Nørager Større renoveringsprojekt i afdeling 35. Marts 2012 se bilag Juni 2012 se bilag Afventer svar fra Sønderborg Kommune på godkendelsen til låneoptagelse. Afslag hvad gør vi nu? Bestyrelsen drøftede den akkumulerende tilgang af tomme boliger, og løsninger. Direktionen kontakter den kommunale direktion for et møde Afd. 53 Perlegade, m.fl. Generel orientering om sagens stade. Udskiftning af badeværelser stoppet. Lejeforhøjelse på 20,1% er godkendt med: ,5% ,5% ,1% Intet at referere. Side 8 af 20

9 6. Nybyggeri Intet at referere. 7. Foreningsanliggender 7.1. SALUS Orientering v/vivian Engelbredt Kort orientering kreds Evaluering af kredsmødet på Folkehjem. Positiv tilbagemelding Kontaktudvalg Sønderborg Der har været afholdt møde hos SAB den 17. juni 2014, kl Side 9 af 20

10 Intet at referere Sønderborg Fjernvarme Generel orientering v/frank Neidhardt. Intet nyt Syd Energi Generel orientering. Intet at referere Sønderborg Forsyning Generel orientering. Intet at referere. Side 10 af 20

11 8. Bestyrelsesanliggender 8.1. Evaluering af målsætninger Henlæggelser i afdelingen Underskriftsforhold Likviditetsstyring Betaling af regninger...se bilag Personaleforhold...se bilag Beboerrådgiverordning 8.2. Handlingsplan Handlingsplan for : * Fokus på udlejningen * Fremtidssikring af boligerne 8.3. Evaluering af Afdelingsbestyrelsseminar 2014 Der har været afholdt afdelingsbestyrelssesseminar - fredag den 17. og lørdag den 18. oktober Evalueringsskema er lanceret og 52% af deltagerne har besvaret. - Se bilag. Side 11 af 20

12 Generelt en positiv tilbagemelding. Ordet "underholdning" skal vi nok være lidt forsigtig med Strategi for opfølgning af tomgangsboliger Drøftelse om: - Fremvisning af de tomme boliger, kunne dette ske med hjælp fra administrationen (udlejningen eller teknisk afdeling. - I forbindelse med denne fremvisning kunne det jo være her man tog stilling til hvorvidt der skulle ske en mindre renovering. Ovennævnte sættes i gang på forsøgsbasis Forsikringer Mødereferat fra Bækmark & Kvist. - Se bilag Afdelingsmøder 2015 Afvikling af årets afdelingsmøder Se bilag. Afdeling 21 er det Vivian der er tilforordnet. Side 12 af 20

13 8.7. Fælles beboerblad Drøftelse om der skal laves et fælles beboerblad, som udgives elektronisk (hjemmesiderne - Brug af sms-service når det er oploadet til siden) plus et mindre antal eksemplarer til at have liggende på ejendomsfunktionærkontorerne og lokalkontorerne. Vigtigt - Der skal laves 2 særnumre pr. år af hensyn til de ordinære afdelingsmøder!!! Der var enighed om at vi laver et forsøg med et fælles beboerblad. Vi varsler i Lydpotten at beboerbladet fremadrettet vil ske elektronisk, på denne måde får vi også "afprøvet" hvor mange der rent faktisk læser Lydpotten Tilbud om biografreklamer Der er modtaget tilbud fra Vestmedia om at foreningerne under SALUS får mulighed for at få lavet biografreklame. Der er tale om stillbillede/r med forskellige grader af effekter herunder lyd. Biografreklamen har en varighed af sekunder og vises i 52 uger. Producenten frigiver copyright, hvilket betyder at reklamen uden yderligere betaling kan bruges på den enkelte forenings hjemmeside og visning via QR-kode/You Tube. Reklamespottet for de forskellige foreninger vil være bygget op efter en fælles skabelon, men tilpasset den enkelte forening (billeder, logo m.m.). - Se bilag Godkendte det fremlagte tilbud (fælles). Side 13 af 20

14 8.9. Forbrugsudgifter - Svanemosevej BBM har undersøgt forbrug på el og varme på de nye boliger i Vollerup. Det har ikke været muligt at skaffe oplysninger på det enkelte hus, men BBM har skaffet nogle gennemsnitstal for henholdsvis Sun-Shine-House bebyggelsen (de ulige husnumre) og for De bæredygtige boliger (de lige husnumre). Sun-Shine-Boliger, Svanemosevej 1-23: Gennemsnitlig årlig varmeforbrug,16 Kj kr ,- Årlige faste udgifter fjernvarme, (110m2) kr ,- Gennemsnitlig årlig elforbrug, Kwh. kr ,- Ialt pr. år el og varme kr ,- Bæredygtige boliger, Svanemosevej 2-24: Gennemsnitlig årlig varmeforbrug, 27,5 Kj kr ,- Årlige faste udgifter fjernvarme, (110m2) kr ,- Gennemsnitlig årlig elforbrug, Kwh. kr ,- Ialt pr. år el og varme kr ,- I forbindelse med det åbne hus arrangement beskrives energi forbruget (med i annoncen). 9. Medlemsanliggender LUKKET PUNKT Side 14 af 20

15 10. Love og cirkulærer BL-informerer Der er fremsendt følgende cirkulærer: Nr. Indhold kort skitseret Dækning af tab ved manglende huslejebetaling eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtelsen Bestyrelsesvederlag for lejemålsenheder i drift Nyt fra Landsbyggefonden Der er fremsendt følgende cirkulærer: Nr. Indhold kort skitseret 651 Indberetning af ledige boliger pr. 1. november Fraflytninger i den almene boligsektor Siden sidst SALUS Netsuite Der er oploadet følgende dokumenter: Referat fra bestyrelsesmødet den 7. oktober Side 15 af 20

16 11. Orientering fra nedsatte udvalg Bladudvalg Lydpotten 04/2014 udleveres til beboerne i weekenden den december Deadline for Lydpotten 04/ november Lone Lønholm godkender Lydpotten inden den går i trykken Kursusudvalg Intet at referere Sundhed og trivsel Generel orientering om sagens stade. Side 16 af 20

17 Intet at referere DOA Generel orientering. Der afholdes repræsentantskabsmøde den 30. oktober Kort orientering ved JP. Efter udbud er leverancen gået til Stofa SAB's Antenneforening Intet at referere. 12. Beboeranliggender Side 17 af 20

18 Intet til dette punkt. 13. Personaleforhold LUKKET PUNKT Administration Teknisk afdeling Ejendomsfunktionærer SU-administration Sikkerhedsudvalg HSU 14. Håndværkergården Administration LUKKET PUNKT Forretningsudvalget Intet at referere. Side 18 af 20

19 15. Afdelingsanliggender Invitation til 45 års jubilæum i en af klubberne i afdeling Eventuelt Husk at få taget et billede ved CLICK!! 17. Næste møde 2015: Tirsdag, den 6. januar Målsætninger Råderet Tirsdag, den 13. januar 2015 Juleafslutning Tirsdag, den 10. marts 2015 Onsdag, den 6. maj 2015 Revisormøde Tirsdag, den 9. juni 2015 Konstituerende møde. 1- dags Afdelingsbestyrelsesseminar 2015: Lørdag den 10. oktober 2015 Scandic, Sønderborg. SAB Besigtigelsestur 2015: Fredag den 19. juni 2015 Fælleskurser i SALUS: Budgetkursus Datoen kendes endnu ikke Introduktion for nyvalgte Datoen kender endnu ikke Vedligeholdelse og fraflytning Afvikles igen i 2015 Datoen kendes endnu ikke Folkehjem, Aabenraa Side 19 af 20

20 Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Bygtoften 2 - Sønderborg Sønderborg, den Vivian Engelbredt Frank Neidhardt Lone Lønholm Hermann Jørgensen Helmuth Misch Kristine Asmussen Brian List Hansen Side 20 af 20