Referat Sønderborg Andelsboligforening Tirsdag den 13. januar 2015, kl Bygtoften 2 - Sønderborg

Transkript

1 Referat Tirsdag den 13. januar 2015, kl Bygtoften 2 - Sønderborg Side 1 af 20

2 Indholdsfortegnelse 1.Godkendelse af protokol Efterretningssager Landsbyggefondsmidler Renoverings-/Byggeskadesager Nybyggeri Foreningsanliggender Bestyrelsesanliggender Medlemsanliggender LUKKET PUNKT Love og cirkulærer Orientering fra nedsatte udvalg Beboeranliggender Personaleforhold LUKKET PUNKT Håndværkergården Afdelingsanliggender Eventuelt Næste møde...20 Tilstede: Vivian Engelbredt, Frank Neidhardt, Hermann Jørgensen, Lone Lønholm, Brian L. Hansen og Helmuth Misch Ansatte: Jimmy Povlsen Afbud: Kristine Asmussen 1. Godkendelse af protokol 1.1. Bestyrelsesmøde den 4. november 2014 I henhold til forretningsordenens pkt. 6 skal forhandlingsprotokollen for bestyrelsesmøder godkendes og underskrives på næstfølgende bestyrelsesmøde. Indstilles til godkendelse. Godkendt og underskrevet. Side 2 af 20

3 2. Efterretningssager 2.1. Udlejning efter 12 en halv procent reglen 2.2. Udlejning pr. måned 2.3. Regulær tomgang Restanceliste Restance i procent 2.6. Totalt anvist husleje Totalt anvist husleje Rykker Udsættelser Venteliste Statistik over opsigelser Oversigt over Intrum Justitia Afdeling 12 - oversigt over udlejninger 2014, familiesammensætning? Side 3 af 20

4 3. Landsbyggefondsmidler 3.1. Ansøgning afdeling 6 Granvænget 7 - se bilag. Til godkendelse. Tilskud fra egen trækningsret kr årigt realkreditlån kr Henlæggelser kr Godkendt som indstillet Ansøgning afdeling 10 Havretoften 18 - se bilag. Til godkendelse. Tilskud fra egen trækningsret kr årigt realkreditlån kr Henlæggelser kr Godkendt som indstillet Ansøgning afdeling 10 Rugtoften 14 - se bilag. Til godkendelse. Tilskud fra egen trækningsret kr årigt realkreditlån kr Henlæggelser kr Godkendt som indstillet. Side 4 af 20

5 3.4. Ansøgning afdeling 12 Hasseltoften 12 - se bilag. Til godkendelse. Tilskud fra egen trækningsret kr årigt realkreditlån kr Henlæggelser kr Godkendt som indstillet Ansøgning afdeling 33 Jørgensgård 1-85 se bilag Udskiftning af gamle varmvandsbeholdere til nye units. Til godkendelse. Tilskud fra egen trækningsret kr Henlæggelser kr Godkendt som indstillet. 4. Renoverings-/Byggeskadesager 4.1. Afd.9 - Alsbo Tilgængelighedsprojekt. Efter aftale med Landsbyggefonden arbejdes der på et reduceret projekt, med de 3 miderste opgange samt forbedring af installationer i de resterende 4 opgange. Endelig afklaring med Landsbyggefonden afventes. Side 5 af 20

6 4.2. Afd Kløver-/Hvedemarken Tal: Budget mill. Regnskab mill. Med forbehold for revisors godkendelse. Skema C er fremsendt til kommunen. Afventer kommunal godkendelse Afd. 30 Stenbjergparken - Multihus Generel orientering om sagens stade. Der er nu aftalt erhvervelse af den tilstødende P-plads fra Sønderborg Kommune og der arbejdes nu videre med projektering til totalentrepriseudbud. Udarbejdelse af udbudsmateriale er igang. Der er indkaldt til byggeudvalgsmøde den 20. januar Side 6 af 20

7 4.4. Afd Jørgensgård Generel orientering om sagens stade. Der er indkaldt til byggeudvalgsmøde den 26. januar Vivian Engelbredt orienterede om CSR indsatserne Afd Nørager Større renoveringsprojekt i afdeling 35. Afventer svar fra Sønderborg Kommune på godkendelsen til låneoptagelse. Afslag hvad gør vi nu? Der har været afholdt møde med Sønderborg Kommune den 18. december Der har været afholdt møde med embedsmænd fra Sønderborg kommune, det blev aftalt at sagen drøftes med Landsbyggefonden. Side 7 af 20

8 5. Nybyggeri Intet at referere. 6. Foreningsanliggender 6.1. SALUS Orientering v/vivian Engelbredt Intet at referere kreds Der har været afholdt repræsentantskabsmøde i København i december Side 8 af 20

9 6.3. Kontaktudvalg Sønderborg Der har været afholdt møde hos NAB den 3. december 2014, kl VE kort orientering Sønderborg Fjernvarme Generel orientering v/frank Neidhardt. FN orienterede om, at der arbejdes med årsregnskab - afregningsmetoder 6.5. Syd Energi Generel orientering v/ Frank Neidhardt. Intet nyt. Side 9 af 20

10 6.6. Sønderborg Forsyning Generel orientering v/ Frank Neidhardt. Intet nyt. 7. Bestyrelsesanliggender 7.1. Evaluering af målsætninger Markedsføring Image Forretningsførelse Forsikringer Indkøbspolitik Arbejdsmiljøpolitik se bilag Håndværkere Teknisk rådgivning se bilag Forsyningsvirksomhed Målsætning for gennemgang af råderet ændres fra hvert år til hvert femte år. Første gang i De konkrete målsætninger (bilag) bedes vedlagt som bilag. (GP) Bilag "Indkøbspolitik"?? "Håndværkere" - har møderne været afholdt.(bbm) "Teknisk rådgivning" - har rådgiverne på de valgte opgaver været indstillet til organisationsbestyrelsen.? (BBM) Side 10 af 20

11 7.2. Handlingsplan Handlingsplan for : * Fokus på udlejningen * Fremtidssikring af boligerne 7.3. Budget 2016 Der er i udkastet taget hensyn til reduktion af boliger i Jørgensgård m.m. - netto reduktion i alt 80 lejemålsenheder. Det indstilles at bestyrelsen godkender en forhøjelse af administrationsbidraget på 2,68 % - svarende til kr pr. lejemålsenhed. Godkendt til indstillet Sponsorat Der er fra fodboldklubben Sønderborg Inter fremsendt ønske om sponsorat til opsætning af reklameskilt på Ulkebøl Stadion (kr for en to-årig periode) eller virksomhedslogo på spillertrøjer (ej prissat) - se bilag. Drøftes. Ansøgningen kunne ikke imødekommes. Side 11 af 20

12 7.5. Strategi for opfølgning af tomgangsboliger Idet der henvises til bestyrelsens drøftelse/beslutning i møde den 4. november 2014 (punkt 8.4.) ønskes en stillingtagen til - hvilke arbejder, der vil være omfattet af "mindre renovering", herunder beløbsramme pr. bolig - forsøgsperiodens varighed Det vurderes, at medarbejderen der forestår fremvisningen, skal have mulighed for under fremvisningen eller umiddelbart efter, at give tilsagn på den mindre renovering for derved at øge muligheden for udlejning. Drøftes. Der bevilges tilskud fra foreningen på kr til fem boliger - i alt kr Forudsætninger der skal opfyldes: - boliger med lejetab - boliger før år ikke afdelinger med totalrenoveringer. - boligen må ikke ligge i en afdeling som er renoveret inden for de sidste 20 år Efter disse fem boliger, skal tiltaget evalueres, og afrapporteres til organisationsbestyrelsen Nyt tilbud om biografreklamer Hovedbestyrelsen besluttede i mødet den 4. november 2014, at godkende tilbud om biografreklame.tilbudet er sendt til alle organisationer i Salus og prisen er fastlagt ud fra tilsagn fra alle organisationer. Bestyrelserne i Skærbæk og Toftlund har besluttet ikke at benytte tilbudet og på den baggrund er der indhentet fornyet tilbud fra reklameproducenten omhandlende biografen i Sønderborg, Aabenraa og Tønder - se bilag. Prisen i det nye tilbud udgør ,- kr. pr. afdeling (biograf), hvilket er en stigning på 2.214,- kr. pr. afdeling. Anbefales, forudsat godkendelse i AAAB, KB og TAB. Side 12 af 20

13 Godkendt som indstillet Afdeling 40 - Bevoksning Er den omkringliggende bevoksning kommunens? - Hækkene 1,80 m. (VE) Afdelingsinspektøren bedes rette henvendelse til kommunen for at få hegnet/træerne skåret ned (BA) 8. Medlemsanliggender LUKKET PUNKT 9. Love og cirkulærer 9.1. BL-informerer Der er fremsendt følgende cirkulærer: Nr. Indhold kort skitseret Hvor mange praktikanter mv. er ansat på jeres byggesager? Beboerindskud, påkravsgebyr, beboerklagenævnsgebyr - regulering af satserne Råderetsbeløb og aftrapning af rentesikring - regulering af satserne for Foldere om digital post til udenlandske beboere Status på solcellelovgivningen Medlemskontingent Maksimumsbeløb og energitillæg for støttet boligbyggeri pr og Ungdomsboligbidrag i Virksomhedspraktik og ny mailadresse til ESL Side 13 af 20

14 Oversigt over udsendte BL Informerer i Ny målerbekendtgørelse 9.2. Nyt fra Landsbyggefonden Der er fremsendt følgende cirkulærer: Nr. Indhold kort skitseret Indberetning af ledige boliger pr. 1. december Ny hjemmeside NemId erstatter Landsbyggefondens bruger-login i fondens regnskabsindberetningssystem og Almenstyringsdialog.dk Erhvervs Ph. D.-pulje Indberetning af ledige boliger pr. 1. januar Beboere i den almene boligsektor 2014 Side 14 af 20

15 9.3. Siden sidst SALUS Netsuite Der er oploadet følgende dokumenter: Referat fra bestyrelsesmødet den 4. november Orientering fra nedsatte udvalg Bladudvalg Lydpotten 01/2015 udleveres til beboerne i weekenden den februar Deadline for Lydpotten 02/ maj Lone Lønholm godkender Lydpotten inden den går i trykken. Ved genbrugsmateriale skal det lige luses ud for konkret henvisninger.(gp) En artikel om DOAs egen kanal og SMS / service.(gp/bbm) Kursusudvalg Side 15 af 20

16 Intet at referere Sundhed og trivsel Generel orientering om sagens stade. Intet nyt DOA Generel orientering. Intet at referere SAB's Antenneforening Intet at referere. Side 16 af 20

17 11. Beboeranliggender Intet at referere. 12. Personaleforhold LUKKET PUNKT Administration Teknisk afdeling Ejendomsfunktionærer SU-administration Sikkerhedsudvalg HSU Side 17 af 20

18 13. Håndværkergården Administration LUKKET PUNKT Forretningsudvalget Intet at referere. 14. Afdelingsanliggender Intet at referere. 15. Eventuelt Sønderborg Kommune - Almene Boligstrategi. Side 18 af 20

19 16. Næste møde 2015: Tirsdag, den 10. marts 2015 Onsdag, den 6. maj 2015 Revisormøde Tirsdag, den 9. juni 2015 Konstituerende møde. 1- dags Afdelingsbestyrelsesseminar 2015: Lørdag den 10. oktober 2015 Scandic, Sønderborg. SAB Besigtigelsestur 2015: Fredag den 19. juni 2015 Fælleskurser i SALUS: Budgetkursus Torsdag, den 5. marts 2015, kl Hotel Tønder Hus, Tønder Vedligeholdelse og fraflytning Torsdag, den 17. september 2015, kl Folkehjem, Aabenraa Introduktion for nyvalgte Torsdag, den 1. oktober 2015, kl Scandic Sønderborg Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Bygtoften 2 - Sønderborg Sønderborg, den Vivian Engelbredt Frank Neidhardt Lone Lønholm Side 19 af 20

20 Hermann Jørgensen Helmuth Misch Kristine Asmussen Brian List Hansen Side 20 af 20