Side 1 af 19 Aabenraa Andelsboligforening

Transkript

1 Ekstern Referat Organisationsbestyrelsen Onsdag den 24. juni 2015, kl Humlehaven 4 - Aabenraa Side 1 af 19

2 Indholdsfortegnelse 1 Sager til endelig godkendelse Sager til drøftelse og endelig godkendelse Efterretningssager Landsbyggefondsmidler m.v Renoverings-/Byggesager Nybyggeri Høje Kolstrup Foreningsanliggender Bestyrelsesanliggender Orientering fra nedsatte udvalg Medlemsanliggender Love og cirkulærer Beboeranliggender Personaleforhold lukket punkt Håndværkergården Afdelingsanliggender Fælleskurser Eventuelt Andet...17 Indkaldt: Ansatte: Afbud: Søren Duus, Inge Jørgensen, Erling Jørgensen, Anne Grete Madsen, Poul Jensen, Laila Bøttcher, Harry Asmussen Jimmy Povlsen (ref) Ingen Side 2 af 19

3 1 Sager til endelig godkendelse 1.1 Godkendelse af protokol - bestyrelsesmøde den Forhandlingsprotokol for organisationsbestyrelsesmøder godkendes og underskrives på næstfølgende møde. Til endelig godkendelse Godkendt og underskrevet. 2 Sager til drøftelse og endelig godkendelse 2.1 Revisonsprotokol Gennemgang af afdelinger nævnt i revisionsprotokol. BILAG - Revisionsprotokol Status nødlidende afdelinger under udarbejdelse. Der er afholdt møde angående samme den (JPW, PHS, JPD) 3 Efterretningssager 3.1 Råbalance Råbalance for de enkelte afdelinger og hovedforeningen kan ses på SALUS Netsuite. 3.2 Restancelister BILAG Orientering om restancelister maj 2015 BILAG Restance i procent 3.3 Total anvist husleje BILAG Anvist husleje 2015 maj 2015 Side 3 af 19

4 3.4 Huslejerykkere BILAG Huslejerykkere Oversigt venteliste BILAG Oversigt venteliste AAAB juni Orientering om ledige lejemål BILAG ledige lejemål juni 2015 Annoncering ledige boliger: Der annonceres pt. ikke for ledige boliger. 3.7 Intrum Justitia BILAG - Orientering om inkassosager pr Frueløkke - åbent hus i slut aug./ start sep. * Sandved - åbent hus - *oplæg fra administrationschefen. Generelt - der udarbejdes en "Udlejningsannonce" Status for den sociale - vicevært.(lp) Er sygeplejeskolen startet? kan vi annoncerer der? (LP) 3.8 Status igangværende byggesager - Teknisk afdeling Status igangværende byggesager Teknisk afdeling BILAG Status igangværende byggesager Side 4 af 19

5 4 Landsbyggefondsmidler m.v. 4.1 Landsbyggefondsmidler - trækningsret BILAG Opgørelse over trækningsret i Landsbyggefonden 4.2 Afdeling 15 Petersborg Nyt gårdanlæg og faldstammer. Ny projekt skal udarbejdes senere på året. 4.3 Dispositionsfonden BILAG - 10-årig udvikling 5 Renoverings-/Byggesager 5.1 Renoveringsprojekt afdeling 1 Tøndervej, Rugkobbel, Fuglsang, Farversmøllevej 1 års gennemgang er afholdt. Fejl og mangler udbedres august Skema C er under udarbejdelse. Side 5 af 19

6 5.2 Renoveringsprojekt afdeling 9 Tøndervej Udskiftning af tagbelægning. Renoveringsprojekt er færdig. Aflevering den Der er reklamation over tage på de første opgange. 5.3 Renoveringsprojekt afdeling 12 Hesseldam 1-9, 2-36 Udskiftning døre og vinduer. Døre og vinduer opstart i uge 25 og færdig i uge 37. Indstilling Til orientering 5.4 Renoveringsprojekt afdeling 16 Hjelmrode 2-96 Fysisk helhedsplan for primært facade og tagrenovering. Skema A er indsendt til Aabenraa Kommune. Afventer tilbagemelding fra Aabenraa Kommune. Indstilling Side 6 af 19

7 6 Nybyggeri 6.1 Campus - Aabenraa Der er i samarbejde med Kuben Management udarbejdet en forhånds tilkendegivelse til Aabenraa Kommune, om at AAAB kan være interesseret i at opføre, op mod nye ungdomsboliger / små familieboliger ved det nye Campus område. Materialet er indsendt inden , som var sidste frist for indgivelse af forhåndstilkendegivelse i (gentagelse). Rådgivningsydelser for et eventuel byggeriers første faser drøftes med Kuben - august Høje Kolstrup 7.1 Helhedsplan Høje Kolstrup Status vedrørende ny boligsocial ansøgning. BILAG Status vedrørende boligsocial ansøgning. 7.2 Vedligeholdelse af 2 stiforbindelser, Høje Kolstrup Sagen afventer et juridisk responsum. Side 7 af 19

8 8 Foreningsanliggender 8.1 Salus Boligadministration Orientering vedrørende den aktuelle situation. Kort orientering ved formanden kreds Der afholdes fælles kredsweekend konference med 3. kreds (fyn) den 2 og 3. oktober 2015, Scandic Kolding. 9 Bestyrelsesanliggender 9.1 Evaluering af generalforsamling 2015 Generel tilfredshed med generalforsamlingen. 9.2 Konstituering af organsisationsbestyrelsen Bestyrelsen konstituerer sig med valg af næstformand. Inge Jørgensen blev genvalgt som foreningens næstformand. Side 8 af 19

9 år 2016 Historie er en almen boligorganisation, der blev stiftet den 12. september Der blev tegnet ialt 26 medlemmer. Det første byggeri blev vedtaget på foreningens generalforsamling den 20. januar Planlægningsudvalg: Søren Duus, Inge Jørgensen, Jimmy Povlsen, Mogens Jensen, Jens Peter Davidsen, Kirsten Petersen, Lillian C. Wind. Mandag den 12. september 2016, kl kl , Guldbjergparkens Festsal. Reception for samarbejdspartnere, leverandører, AAAB organisationsbestyrelse, SALUS ledelse m.fl. Endelig invitationsliste under udarbejdelse. Fredag den 16. september 2016, kl kl , Sønderjyllandshallen, Foyé. Festaften for beboere, organisationsbestyrelsen og personale Humlehaven (alle), ejendomsfunktionærer, SALUS ledelse m.fl. Endelig invitationsliste under udarbejdelse. Til orientering. 9.4 Guldbjergparkens børnehave matr. 1735, ejd.nr Opsummering og plan for afhændelse af Guldbjergparkens børnehave. BILAG Opsummering og plan for afhændelse af Guldbjergparkens børnehave. 9.5 Fleksible udlejningsregler Fleksible udlejningsregler - aftale om udlejning af boliger til UC Syddanmark. BILAG Forespørgsel Bolig til internationale studerende. BILAG Fleksible udlejningsregler aftale om udlejning af boliger til UC Syddanmark. Side 9 af 19

10 Aftale om udlejning af boliger til UC Syddanmark blev godkendt. Aabenraa kommune skal godkende endeligt.(lp) 9.6 Beredskabsplan BILAG Beredskabsplan 9.7 Fornyelse af energimærkninger BILAG Fornyelse af energimærkninger Der var enighed om at udskyde fornyelse indtil det skønnes at denne kan bibringe noget nyt. 9.8 Indflytter liste til afdelingsbestyrelsesformænd På afdelingsbestyrelsesseminar er ytret ønske om indflytterliste i afdelingen, til brug for velkomstblomst. Afdelingsbestyrelsesformænd, ejendomsfunktionærer og håndværkere får tilsendt indflytterliste hver 14. dag ved Birgit Andreasen, Humlehaven. Til orientering Side 10 af 19

11 9.9 Annoncering JV og Ugeavisen Annoncering i magasin i forbindelse med DHL-stafetten - JV og Ugeavisen (LP) BILAG Mail fra Helle Bleeg, Jyske Vestkysten BILAG - DHL-stafetten Til orientering Bestyrelsen takkede nej til tilbudet.(lp) 9.10 Ejendommen Sandved 45, Aabenraa afd. 26 Vi forsøger at få højst mulig pris ved kommunen (dialog igang) men at det ikke skal forventes at vi kan få vurderingen. Evt. alternativ anvendelse af ejendommen vurderer jeg ikke realistisk. (JPW) Opfølgning: (gentagelse) Der er fremsendt oplæg til kommune omkring overtagelse. Lejemålene er ikke opsagt endnu. Kommunen afventer, at deres arbejde og plan for den fremtidige struktur for børneområdet, er på plads - formentlig primo Kommunen tager herefter stilling til om man fortsat vil eje eller købe. Intet nyt - Afventer tilbagemelding fra Kommunen (JPW). (Gentagelse) (gentagelse ) BILAG Status vedrørende Aabenraa Kommunes dagtilbudsstruktur Til orientering 9.11 Aabenraa Fjernvarme Nyt fra Aabenraa fjernvarme Varmepriserne vil ikke stige for den kommende sæson. Side 11 af 19

12 9.12 Intet 9.13 Kontortider ejendomsfunktionærer Tiderne rettes "tilbage" med en halv time om formiddag og en halv time om eftermiddagen. 10 Orientering fra nedsatte udvalg 10.1 Bladudvalg Nyt fælles beboerblad Redaktionsudvalg: Kristian Pallesen (journ.) Lone Lønholm (SAB) Børge Rossen (TAB) Jan Feddersen (SB) Eva E. Rasmussen (TB) Ove Stahl Schmidt (KB) Poul Jensen (AAAB) Jacob P. Wind (SALUS) Lillian C. Wind (SALUS) Forventet udgivelsesdatoer: 2015: elektronisk udgave elektronisk udgave elektronisk udgave 2016: papir, varsling AAAB, SAB og SB elektronisk udgave papir, varsling KB, TB og TAB elektronisk udgave elektronisk udgave elektronisk udgave Side 12 af 19

13 Valg til redaktionsudvalg. Nuværende: Poul Jensen Genvalg. 11 Medlemsanliggender 11.1 Intet 12 Love og cirkulærer 12.1 BL-Informerer Der er fremsendt følgende cirkulærer: 1915 BSF undersøger problem med fugtsugende vindspærreplader 2015 Hjælp til økonomisk rådgivning i almene boliger Ændring af sideaktivitetsbekendtgørelsen og driftsbekendtgørelsen vedrørende erhvervsarealer, fælleslokaler, socialøkonomiske virksomheder og oprettelse af nye boligorganisationer og institutioner Debat om frit valg på kabel-tv området Boligorganisationernes indbetaling til diverse fonde i landsdækkende overenskomster Arbejdsklausul og vejledning 2515 Støtte til energihandlingsplaner 2615 Almen energisparemodel 2715 Boligorganisationernes fremtidige indberetning (og betaling) til diverse fonde i de landsdækkende overenskomster Hjælp til at bringe lokale virksomheder i spil. Side 13 af 19

14 12.2 Landsbyggefonden Der er fremsendt følgende cirkulærer: 670 Indberetning af ledige boliger pr. 1. april Indbetalinger til landsdispositionsfonden/årlig låneindberetning boligorganisattioner, kommuner, regioner og selvejende institutioner. 672 Årsberetning Radonsikring og renovering bør gå hånd i hånd. 674 Forvaltnings Klassifikation kontplan, bygningsdelstavle og folder 675 Indberetning af ledige boliger maj Indberetning af ledige boliger pr. 1. juni Den forbedrede boligportal, danmarkbolig.dk 678 Ny selvbetjeningsløsning til ansøgning om trækningsret og overgang til NemID for flere løsninger. 679 Nyt regulativ om særlig driftsstøtte (kapitaltilførsel m.v.). 680 Tilskud til boligsocial indsats i udsatte boligafdelinger nyt regulativ. 681 Renoveringsstøtteordningen nyt regulativ. 13 Beboeranliggender Intet at referere. 14 Personaleforhold lukket punkt 14.1 Administration Til orientering Side 14 af 19

15 14.2 Teknisk afdeling 14.3 Arbejdsmiljøgruppe Til orientering 14.4 Samarbejdsudvalg Til orientering 14.5 Hovedsamarbejdsudvalget HSU, AAAB og KB HSU udvalget: Formand AAAB, Søren Duus Formand KB, Ove Stahl Schmidt Direktør AAAB og KB, Jimmy Povlsen Teknisk chef, Bjarne Baun Madsen Administrativ chef, Lars Petersen Driftschef, Morten Boe Sørensen Håndværkergården, Kurt Jensen (B) Administration AAAB, Jens Peter Davidsen (B) Administration KB, Christian Baagø Christenen (B) Ejendomsfunktionær området AAAB, Mogens Jensen (B) Ejendomsfunktionær området KB, Poul Erik Outzen (B) Næste mødedato: torsdag den 10. september 2015, kl , Humlehaven. Side 15 af 19

16 Til orientering 15 Håndværkergården 15.1 Administration Lukket punkt Indstilling Lukket punkt Lukket punkt 15.2 Forretningsudvalg håndværkergården Forretningsudvalg Ove Stahl Schmidt (KB), Søren Duus (AAAB), driftschef håndværkergården Morten Boe Sørensen (hvg), Jimmy Povlsen (SALUS). 16 Afdelingsanliggender 16.1 Afdelingsmøder 2015 Opfølgning på afdelingsmøder 2014 BILAG Statistik for fremmøde afdelingsmøder 2015 BILAG Status - afdelingsmøder 2015 Side 16 af 19

17 16.2 Markvandring i afdelinger uden afdelingsbestyrelser Markvandring i afdelinger den organisationsbestyrelsen, inspektør. BILAG dagsorden/program Afventer referat. 17 Fælleskurser Vedligholdelse og fraflytning Torsdag den Folkehjem, Aabenraa (afholdes hver 2. år) Introduktion for nyvalgte Torsdag den Scandic Sønderborg Budgetkursus xxxdag den xx.xx.2016 Sted:? 18 Eventuelt 19 Andet 19.1 Kalender Trine D. Lenz (elev) og Helle Ahrenkiel (elev) er udlært pr Side 17 af 19

18 19.2 Næste møde(r) Godkendt møderække 2015: Onsdag den kl Mandag den kl Onsdag den kl Lørdag den Sted? Kl.? fælles juleafslutning AAAB + KB Fælles juleafslutning arrangeres i år af AAAB Mandag den kl fællesmøde AAAB + KB Forslag til møderække 1. halvår 2016 Onsdag den kl Onsdag den kl revisor/årsregnskab Onsdag den kl Drøftelse af formiddagsmøder. 5. sep udflugt for personaleforeningen Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Humlehaven 4 - Aabenraa Forslag til dato for afholdelse af generalforsamling 2016: Torsdag den kl , Guldbjergparkens festsal Andre arrangementer: KB og AAAB fælles juleafslutning medarbejdere m.fl. Tirsdag den , kl , Guldbjergparkens festsal Invitation til: Organisationsbestyrelserne Medarbejdere i KB og AAAB (ejendomsfunktionærer, personale Humlehaven), Marlene M. Wullf, Sanne L. Pedersen, Jutta Carstensen Æresmedlemmer AAAB Ledergruppen i SALUS. Afdelingsbestyrelsesseminar fælles AAAB og KB: Torsdag den kl , Folkehjem Aabenraa Markvandring i afdelinger uden afdelingsbestyrelser: Onsdag den xx kl Start Tøndervej 117, områdekontor - efterfølgende spisning på Sølyst Kro (referat udarbejdes af inspektør) Side 18 af 19

19 Salus repræsentantskabsmøde: lørdag den 21. maj 2016 Aabenraa, / 2015 Søren Duus formand Inge Jørgensen næstformand Erling Jørgensen Anne Grete Madsen Poul Jensen Laila Bøttcher Harry Asmussen medarbejderrepræsentant Side 19 af 19