Tirsdag den 16. maj 2017 kl Niels Jernes Vej 10, NOVI mødelokale 3

Transkript

1 AAU Innovation og Forskningsstøtte Niels Jernes Vej Aalborg Øst Tlf SU AAU Innovation Tirsdag den 16. maj 2017 kl Niels Jernes Vej 10, NOVI mødelokale 3 Deltagere: Søren Damgaard (formand) (SDA), Anne Bisgaard Pors (næstformand) (ABP), Peter Rasmussen (PRA), Morten Dalgaard (MDA), Kathrine Tvorup Pajkes (KTP), Anne Bock (ANB), Anders Tendal Christiansen (ATC), Marie Fallgaard Lund (Suppleant) (MF) Afbud: Michael Eriksen (ME) Gæst: Charlotte Mikkelsen (CM) el. Brian E. Filskov (BEF) vedr. pkt. 4 og Flemming René Pedersen, HR, vedr. pkt. 8 og 9 Referent: Kasper Breum (KBR) Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden (Alle) - 5 min. Godkendt. 2. Kommentarer til referat fra d (Alle) 5 min. Bilag 2.1: Referat fra Ingen kommentarer. Referat godkendt. Orienteringspunkter: 3. Meddelelser fra formand og næstformand - 15 min. SDA har været til mange møder internt og eksternt i hele Nordjylland. Det opleves at AAU gør det rigtig godt i forhold til samarbejde med omverdenen.

2 SDA mødtes med Jens Nyholm, IRIS, i forrige uge, som syntes det var en fornøjelse at mødes med AAU. Han ville gerne vide mere omkring SEA s projekt om iværksætteri samt Case Competition. SDA vil sende ham informationer om disse. SDA orienterede om, at han er involveret i den nye sundhedsplatform. Platformen er en forening/klynge bestående af medico-virksomheder i Nordjylland. AAU og flere offentlige organisationer er medlem. Aalborg Kommune og Region Nordjylland er de største bevillingsgivere. UCN og SOSU Nord er inviteret med i samarbejdet. Der udkommer snart rapport om AAU s samarbejde med omverdenen. APB fortalte, at rapporten er efterspurgt. ABP vil rykke rektorsekretariatet for at få den offentliggjort. På baggrund af mail sendt rundt til hele AAU Innovation om arbejdsmobiltelefon er der stille spørgsmål til flere ting i den relation. SU er enige om, at der bør være en fælles telefonpolitik ved AAU Innovation. Telefonpolitik bliver et dagsordenpunkt til næste SU. MDA og ATC laver et oplæg til næste møde. 4. Periodeopfølgning (CM/BEF) 10 min. Bilag: 4.1: Økonomistatus Præsentation ved CM og BEF. Der arbejdes med periodeopfølgning. Der er dialog med områdeledere omkring afvigelser og status på stillinger inden afrapportering til ØA. ANB orienterede om, at fristerne er for korte, og vil gerne hvis den kunne forlænges. Det er fristen fra centralt hold der er for kort, så måske kan der presses på op ad til. 5. Status på sammenlægning af SU og AMiU (PRA) 5 min. Der skal udarbejdes en virksomhedsaftale for at SU og AMiU kan sammenlægges. PRA sender udkast ud til SU-medlemmer til kommentering. Der skal argumenteres for hvorfor udvalgene lægges sammen. Aftalen skal tiltrædes af fagorganisationerne. Aftalen skal evalueres hvert 2. år. På første møde, når aftalen er på plads, skal der udarbejdes en forretningsorden og evt. årshjul. Der skal desuden besluttes hvor mange medlemmer der skal være i udvalget. PRA og ME gennemgår udkastet sammen inden det udsendes. Side 2 af 6

3 Drøftelsespunkter: SU AAU Innovation Arbejdsmiljø status om arbejdet med arbejdsmiljø på AAU Innovation herunder besøg fra arbejdstilsynet (PRA) 5 min. På arbejdsmiljoe.aau.dk kan man se alt om udvalget. I hovedtræk handler arbejdsmiljø om sundhed og sikkerhed. Både fysisk og psykisk. Det blev foreslået, at lave en procedure for episoder som på en eller anden måde skal indberettes. PRA der er mange problemstillinger, og de kan håndteres på mange måder. Der er sat plakater op med navne på arbejdsmiljørepræsentanter. Der bliver tilbudt uddannelse til repræsentanterne om evt. efteruddannelse. Arbejdstilsynet kommer på besøg inden for en periode på 2 uger og 5 måneder frem. Der bliver samlet en mappe med sikkerhedsinstrukser, som arbejdsmiljøet formentlig gerne vil se. 7. Organisatoriske ændringer som følge af situation hos EPU drøftelse af orientering af medarbejdere (SDA) 15 min. Bilag 7.1: Organisatoriske ændringer som følge af situation hos EPU Christian Volmer Nielsen har opsagt sin stilling som områdeleder af EPU, og Karin Folmer Winther er konstitueret som områdeleder. Foranlediget af den nye situation har SDA benyttet anledningen til at kigge på opgaveporteføljen for EPU, Netværkscenteret, SEA og Sekretariatet for at sikre at overlap minimeres og der skabes større synergi mellem de enkelte enheder samt et styrket fokus i de enkelte enheder. SDA har i dialog med områdelederne valgt at sammensætte nye teams af medarbejdere for Netværkscentret, SEA, EPU og Sekretariatet. Kommercialisering, Kontraktenheden og F&P berøres ikke. Fremover vil vi således have en enhed, der vil beskæftige sig med videnssamarbejde, hvor nogle medarbejdere fra det tidligere EPU og Netværkscenteret samles med Karin Folmer Winther som konstitueret områdeleder. Vi vil have en enhed der vil fokusere på samarbejdsplatforme, hvor medarbejdere fra Netværkscenteret der hidtil har arbejdet med dette område samles med Birgit Nøhr som konstitueret områdeleder. Side 3 af 6

4 SEA vil fremover bestå af de medarbejdere fra EPU som beskæftiger sig med talentforløb, beskæftigelsesmuligheder og mikrovirksomheder, samt alle de medarbejdere, der hidtil har arbejdet i SEA. Områdeleder for SEA vil forsat være Morten Dahlgaard. Medarbejdere fra EPU som har arbejdet med økonomi og administrative opgaver vil blive samlet i Sekretariatet med Marlene Kræmmer Sparre som områdeleder. Der orienteres om dette på fællesmøde for AAU Innovation d. 17. maj SU diskuterede ændringerne og blev enige om en proces for kommunikation til medarbejderne. 8. MUS-opfølgning/strategiske udfordringer v. Flemming René Pedersen, HR drøftelse af registreringen af afholdte MUS - 15 min. Slides udleveret fra Flemming. Der hvor man har stor gavn af MUS er når man har kigget på hvilke opgaver der er nu og her og dem ligger i fremtiden. På denne måde kan man se på kompetencer og evt. planlægge kompetenceudviklingen til MUS-samtale. Der har ikke tidligere været afholdt MUS-samtaler årligt ved Innovation. Fremadrettet skal der afholdes årlige samtaler, og der skal registreres at de er afholdt. Inden samtalerne starter, kunne SU diskutere om der er et tema som vil være relevant. Det kan være relevant at se på hvornår på året samtalerne afholdes. Det afhænger også af afdelingerne, hvornår det passer bedst i forhold til opgaverne. F&P har tidligere haft et forløb omkring MUS hvor det hele er sat i system, og der løbende er fulgt op. SEA har også løbende holdt MUS og også flere om året. SU er enige om, at MUS skal afholdes min. én gang om året og at det er fleksibelt i forhold til hvornår de afholdes. Der findes ikke noget system i forhold til registreringen fra HR s side. Det aftales nærmere på et områdeledermøde, hvordan registreringen kommer til at foregå. Punktet kommer på næste SU-møde med feedback fra områdelederne. Herefter bliver det indlejret i årshjulet. Side 4 af 6

5 9. Kompetencefondsmidler proceduren fra august 2017 v. Flemming René Pedersen, HR - 10 min. Bilag 9.1: Slides udleveret fra Flemming. Kompetencefonden består af overenskomstmidler. Der skal både medarbejdere og ledere være med til at fastlægge de generelle retningslinjer for, hvordan midlerne skal anvendes på arbejdspladsen. Dette foregår i SU. SU skal vurdere hvad der er relevant at give midler til samt opstille principper for tildelingen af midlerne. Der skal således kigges på den overordnede kompetencestrategi, lokal strategi og de generelle behov for at øge medarbejdernes værdi. Flemming orienterede om, at AAU Innovation får tildelt med ml kr. Dette beregnes på baggrund af lønsummen. ABP orienterede om, at der er mulighed for at AAU Innovation kan koble sig op på andre afdelinger. Det virker dog som en besværlig proces. SU blev enige om at bruge pengene til en oplægsholder til et fælles seminar, fredagsmøde e.lign. Flemming undersøger nærmere om det kan bruges til et oplæg, og vender tilbage. 10. MTU udkast fra PRA og KTP (fra forrige møde) 10 min. Bilag 10.1: Trivselsspørgsmål Udskydes til ekstraordinært SU-møde. KBR indkalder. 11. Evaluering af lønforhandlinger min. Det indstilles, at SU drøfter TAP-processen for lønforhandlingerne i forhold til: - Proces og præmisser - Pulje - Evaluering fra medarbejdere/tr og områdeledere Udskydes til ekstraordinært SU-møde. KBR indkalder. Side 5 af 6

6 12. Evaluering af mødet (Alle) 5 min. Godt møde med relevant information til SU. Ønske om at få et evt. punkt fast på dagsordenen Årshjul vedlagt som bilag Side 6 af 6