AARHUS UNIVERSITET REFERAT. ST FAMU møde den: kl Bygning 1431 Lokale

Transkript

1 ST FAMU møde den: kl Bygning 1431 Lokale REFERAT Til stede: Udvalget: Ledelsesrep.: Brian Bech Nielsen dekan for ST, Ib Johansen (Kemi), Morten Dam Rasmussen (Ingeniørvidenskab), Stefan Gerhard Jansen (Miljøvidenskab), Charlotte Rasmussen (Geoscience). Medarbejderrep.: Lene Bongaarts (Matematik), Ulla Birk Henriksen (Molekylærbiologi), Marlene Venø Skjærbæk (Bioscience, Silkeborg), Dorete Weysmann Jensen (Bioscience, Roskilde), Mona Lillelund Hansen (Fødevarer), Ove Edlefsen (Agroøkologi), Palle Jørgensen (Agroøkologi). Referent: Karin Rosengaard Pedersen, AU HR (Arbejdsmiljøenheden) Dekansekretariat: Charlotte Sand Fraværende: Ingen Dato: Ref: Karin Rosengaard Pedersen, AU HR Side 1/6 Dagsorden 1. Velkommen til FAMU (mundtlig) (10 min.) 2. Forretningsorden for ST FAMU (bilag) (10 min.) 3. Oversigt over AMO (Arbejdsmiljøorganisationen) og arbejdsmiljøkurser (bilag) (10 min.) 4. Processen for fysisk APV (bilag) (20 min.) 5. Pause (5 min.) 6. Processen for psykisk APV (bilag) (20 min.) 7. Kemikalieregistrering, APB, kemikaliesystem på AU (bilag) (10 min.) 8. Meddelelser (bilag) (15 min.) 8.1 NYT PUNKT. Hjemmeside og referater (5 min.) 9. Kommende møder (bilag) (5 min.) 10. Eventuelt (5 min.) Referat 1. Velkommen til FAMU. Dekan, Brian Bech Nielsen bød velkommen til alle. Der var en kort præsentationsrunde. Dekanen meddelte derefter, at Morten Dam Rasmussen, Institutchef for Ingeniørvidenskab, var blevet udpeget til at være overordnet daglig arbejdsmiljøleder for ST. Aarhus Universitet Aarhus Universitet For Faculty of Science and Tlf.: Technology AU HR Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø Frederiksborgvej Roskilde

2 Side 2 af 6 2. Forretningsorden for ST FAMU. Der var et par rettelser til forslaget om forretningsorden, hvorefter dette kunne godkendes. Den reviderede forretningsorden for ST FAMU er medsendt som bilag 2 til referatet. I pausen senere på mødet fik medarbejderne valgt en næstformand til FAMU, valget faldt på Ove Edlefsen, og der blev ønsket tillykke med valget. Medarbejderne ønskede at der fremover i lighed med i dag blev lavet et formøde for dem (på 45 min. til 1 time) inden FAMU mødet, så det har Karin Rosengaard lovet at sørge for. 3. Oversigt over AMO (Arbejdsmiljøorganisationen) og arbejdsmiljøkurser. Alle FAMU medlemmer, der har rettelser til AMO oversigten, mailer disse til Karin Rosengaard inden 1 uge fra mødet d. 30/8 2012, så vil de blive opdateret. Der blev foreslået at lave et fotogalleri af personerne i AMO. Dette er en god ide, men vi aftalte ikke at sætte noget i værk nu. Forslaget til proces, omkring opdatering af listen over hvem i ST s arbejdsmiljøgrupper der har arbejdsmiljøkurser, blev vedtaget. Karin Rosengaard sætter det i værk. 4. Processen for fysisk APV. Dekanen syntes 65 % besvarelse i den fysiske APV var ok, men han spurgte FAMU om idéer til at få hævet procenten. Der kom årsager og idéer som: Mailen med spørgeskemaet var for anonym, det lignede ikke en vigtig mail. Fremadrettet er der brug for at arbejdsmiljøenheden ved AU HR laver det mere synligt i mailen, i mailens overskrift og mailadresse. Karin Rosengaard tager forslaget med til teamet. Nogle ville slet ikke svare på den fysiske APV, da de ikke oplevede at sidste APV var blevet taget hånd om eller løst. Her er det vigtigt at LAMUerne søger for at de enkelte arbejdsmiljøgrupper får lavet handlingsplanerne og at kommunikationsvejene fungerer godt internt også med henblik på opfordring til at alle deltager i at svare på spørgsmålene i APV-en. Der blev foreslået at korttidsansatte og fastansatte muligvis har forskellig svarprocent, og at det kunne være interessant om det viste nogen forskel i svar procent. Karin Rosengaard vil undersøge om arbejdsmiljøenheden kan lave sådanne 2 udtræk for ST FAMU.

3 Side 3 af 6 Lene Bongaarts havde modtaget udfordringer i at der var problemer i bygninger som ikke tilhører instituttet. FAMU opfordrede instituttet til at håndtere problemerne ved at rette henvendelse fra eget LAMU til det andet instituts LAMU, så der kan laves handlingsplaner for disse også. Stefan Gerhard Jansen påpegede at det stadig er lidt udfordrende at spørgeskemaet ikke umiddelbart rummer feltarbejde. Dette er noteret af Karin Rosengaard, og skulle der være andre direkte forslag til fremtidig fysisk APVspørgeskema bedes de sendt til Karin Rosengaard, som vil samle op på dette. Generel opfordring fra FAMU til fakultetets medarbejdere til fremtidig fysisk APV lød på at huske at benytte pladsen til bemærkninger i spørgeskemaet. Der er flere som er langt med handlingsplanerne i Surveyxact. Det er godt at problemerne er lagt direkte ind i handlingsplanværktøjet, men der er nogle ønsker til at værktøjet kan lidt mere. Dorete W. Jensen vil samle disse ønsker og sende dem til Karin Rosengaard. Flere ønskede at ST oversigten over kortlægningen for fysisk APV havde lidt flere detaljer, men ellers var den ok. FAMU blev enige om at processen for fysisk APV så fin ud og, at det skal udmeldes at handlingsplanerne for fakultetet skal ligge klar d. 1/ Dekan Brian Bech Nielsen vender dog lige dette med institutlederne, om det er en holdbar dato. Vedrørende bilag 4c var der en del snak frem og tilbage. Det er vigtigt at et skema til oversigt over ST s fysiske APV handlingsplaner udtrykker en enkel oversigt over for fakultet, hvor der kan dannes overblik over om der er fremdrift for de enkelte LAMU. Morten Dam Rasmussen og Karin Rosengaard Pedersen, aftaler at få udarbejdet en ny/ændret version, så den kan ligge klar til næste ST FAMU møde. 5. Pause (5 min.)

4 Side 4 af 6 6. Processen for psykisk APV. Processen for den psykiske APV gav ikke anledning til nogen bemærkninger. Der var til gengæld spørgsmål til, om det bliver muligt at se spørgeskemaet inden det kommer ud til alle. Karin Rosengaard kunne informere om at det bliver fremlagt for HAMU, hvilket skulle give en mulighed for at interesserede kan se det. Da spørgeskemaet til den psykiske APV er omfattende, og at der måske er nogen, som vil være i tvivl om, hvad de vil svare på et givent spørgsmål, blev det foreslået at der i mailen, med spørgeskemaet til den enkelte medarbejder, bliver skrevet at man kan stoppe i besvarelsen, hvor man er nået til, for så at vende tilbage til den senere. Karin Rosengaard videregiver dette forslag til projektgruppen for den psykiske APV. Derudover blev det også foreslået at der på arbejdsmiljøhjemmesiden kommer en hovedtræks oversigt over strukturen i spørgeskemaet, så det er muligt for den enkelte at danne sig et overblik. Bilag 6c udskydes til der ligger et mere færdigt udkast til et kommissorium for en psykisk APV følgegruppe. 7. Kemikalieregistrering, APB, kemikaliesystem på AU. Dekanen fremlagde, at der vedrørende dette emne er forskellige systemer på ST og forskellige holdninger til systemerne og fremtiden indenfor kemikaliestyring og APB-værktøj, men opfordrede til at alle prøvede at tænke rationelt og fremsynet. Mange positive synspunkter kom på bordet, og FAMU er enige om at lade udvalgsgruppen gøre sit arbejde og komme med en indstilling. (Udvalgsgruppen: Marianne Hokland, Ib Johansen, Karl Erik Holst, Trine Guldager Sørensen, samt Anders Kragh Moestrup). Det blev vedtaget at der skal findes en konstitueret tovholder for TOXIDO blandt superbrugerne. Karin Rosengaard sender den liste, hun har, over superbrugerne i TOXIDO til Morten Dam Rasmussen med cc til Palle Jørgensen og Mona Lillelund Hansen, så de kan se om der er nogle mangler på listen. Morten finder så en tovholder for ST blandt superbrugerne. Morten melder ud til superbrugerne, hvem der er konstitueret tovholder, så de er orienteret.

5 Side 5 af 6 8. Meddelelser. Under uddeling af det lille kort om AU s psykologiske rådgivning kunne Mona Lillelund Hansen fortælle at de havde lavet en nem oversigt over ordningen, som hun snarrest vil sende til Karin Rosengaard. Dorete W. Jensen meddelte at den anonyme ordning på 3 timer ikke er meget og at der for øjeblikket er store behov for brug af ordningen. Dekanen svarede at han meget gerne vil holde sig til de AU-ordninger vi har, men at han har stor forståelse for den nuværende situation for mange medarbejdere, og han vil se, om der er yderligere/andre muligheder. Bilaget til den årlige arbejdsmiljødrøftelse blev gennemgået. FAMU godkender processen at Karin Rosengaard sender skemaet ud til LAMU-erne med deadline 1/ , så FAMU kan lave den årlige arbejdsmiljødrøftelse på næste møde ud fra de drøftelser, som LAMU-erne har haft. 8.1 NYT PUNKT. Hjemmeside og referater. ST FAMU mente at det er fint at referater fra ST FAMU møderne ligger centralt på arbejdsmiljøsiden, men der skal også være en genvej på ST s side og Instituthjemmesiderne. Desuden er det vigtigt at dekansekretariatet får nyheden om at det er lagt på hjemmesiden, så det kan komme med i ST s nyhedsbrev. LAMU-referater sendes til Morten Dam Rasmussen til orientering. Efter lidt snak om forskellige ønsker til nemmere adgange flere steder, samt opdatering af nuværende arbejdsmiljøoplysninger, blev det besluttet at nedsætte en arbejdsgruppe, som kan kigge på dette, og det blev Morten Dam Rasmussen, Dorete W. Jensen og Karin Rosengaard Pedersen. 9. Kommende møder. Datoerne for de næste 2 ST FAMU møder blev: Torsdag d. 22/ kl. 10:15 til kl. 12:15 i Aarhus. Onsdag d. 27/ kl. 13:00 til 15:00 i Aarhus. Alle FAMU-medlemmer reserverer disse datoer og Karin Rosengaard vil sørge for at reservere mødelokale og indkalde i kalenderen. Karin Rosengaard sørger også for at medarbejderrepræsentanterne kan mødes 1 time før.

6 10. Eventuelt. Side 6 af 6 Morten Dam Rasmussen gjorde opmærksom på at dekanatet bør huske at hele ændringen på området omkring tidsregistrering og tidsalokering nemt kan komme til at påvirke det psykiske arbejdsmiljø. Dekanen fortalte, at det er der meget opmærksomhed på i SU-udvalgene hvor dette behandles. Referent: Karin Rosengaard Pedersen Udviklingskonsulent Arbejdsmiljø Direkte tlf.: Eller: krp@adm.au.dk AU HR Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø Aarhus Universitet Frederiksborgvej Roskilde Omst. Roskilde: arbejdsmiljo@au.dk