Dagsorden for organisationsbestyrelsesmøde

Transkript

1 Dagsorden for organisationsbestyrelsesmøde Tirsdag den 13. maj 2014 kl , Havneholmen, ML-Danmark Deltagere: Bestyrelsen, Suppl. Svend Larsen, Bent Frederiksen, Anette Hertz, Rikke Linnemann (Ref.), Jørn Munch Revisionsinstituttet deltager under punkt 2 og 3. Afbud: Jan Kjello Andersen Mødeleder: Indstillings- og drøftelsespunkter 1. Referater Referat af bestyrelsesmøde den 27. marts 2014 er vedlagt til godkendelse (inkl. aktionsliste) Referat af forretningsudvalgsmøde den 22. april er vedlagt til orientering og referat af forretningsudvalgsmøde den 5. maj 2014 eftersendes. 2. Revisionsprotokol Der er indskrevet revisionsprotokoller ifm. byggeregnskaber for omprioriteringssagerne i Hørgården 1 og 2 samt Remisevænget Øst og Nord byggeregnskab vedr. Remisevænget Vest, facadeudskiftning årsrevision Byggeregnskaber i forbindelse med helhedsplanen i Urbanplanen Helhedsplanen omfatter Remisevænget Øst, Remisevænget Nord, Hørgården 1 og 2 samt de to mindre sager ombygning af Hjulmagerstien 18 i Remisevænget Øst og opførelse af Aktivitetshuset i Hørgården. Byggesagen er lagt an som én stor byggesag, idet det var de samme arbejder, der skulle udføres i alle fire afdelinger. Arbejderne bestod overordnet set af en byggeskadesag, som var nye facader, en miljøsag, der hovedsageligt var friarealer, forbedringer og altaner, der bestod af en procentdel af helhedsplanen og nye altaner i tilvalg samt en sag om nye vinduer. Derudover blev Hjulmagerstien 18 udført som et tillægsprojekt til helhedsplanen, mens Aktivitetshuset blev udbudt som et helt særskilt projekt. 1

2 Vi har, inden de endelige byggeregnskaber blev udarbejdet, holdt møder med Landsbyggefonden for at sikre os, at vi kunne få godkendt byggeregnskaber og skema C på helhedsplanen. Vi har også holdt møder med Center for Bydesign for at forklare, hvordan sagerne og det samlede byggeregnskab er bygget op, således at sagsbehandlingen lettes. Revisionen har gennemgået alle sagerne og har udarbejdet Revisionsprotokollater på samtlige sager til Organisationsbestyrelsens godkendelse. Protokollaterne indeholder ikke forbehold. Huslejekonsekvenser: Der er løbende varslet de godkendte huslejeforhøjelser efterhånden, som byggesagen skred frem, og afdelingerne blev færdige. Afdeling Helhedsplan kr./kvm. Gns. Husleje pr Remisevænget 72,77 737,91 Øst Remisevænget 64,97 699,55 Nord Hørgården 1 35,47 806,57 Hørgården 2 10,53 842,03 Byggeregnskaberne har været forelagt afdelingsbestyrelserne på møder i april / maj. Administrationen indstiller, at Bestyrelsen godkender de reviderede byggeregnskaber, samt at Revisionsprotokollaterne tages til efterretning og underskrives. Byggeregnskab for Remisevænget Vest Notat eftersendes Årsrevision Revisionen har afsluttet årsrevisionen i forbindelse med årsregnskabet 2013 og på baggrund heraf er der 2

3 udarbejdet vedlagte revisionsprotokol, som er udsendt til bestyrelsen forud for mødet. Revisionen vil deltage i mødet og gennemgå protokollen. Revisionsprotokollen behandles sammen med regnskabet under dagsordenspunkt 3. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager revisionsprotokollen 3. Indstilling, Regnskab 2013 forening og afdelinger Bestyrelsen er på bestyrelsesmødet 27. marts 2014 blevet orienteret om udkast til årsregnskab for 2013 for boligorganisationen. Revisionen var på det tidspunkt endnu ikke afsluttet. Årsregnskabet er nu revideret og udviser et underskud på t.kr. Hvis der ses bort fra ændringer af mellemregninger med afdelinger er der blot foretaget én regnskabsmæssig ændring siden tidligere fremlagte årsregnskab. Det drejer sig om regulering af værdien af 3B Erhverv A/S, der i forbindelse med afslutningen af årsrapporten for 2013 er nedskrevet i 3B s årsregnskab. Aktieindskuddet er nedjusteret med 123 t.kr., der er driftsført under ekstraordinære udgifter. Reguleringen fremgår også af regnskabet for indskud m.v. i andre virksomheder. Tidligere fremlagte udkast indeholdt årsregnskabet i hovedtal. Vedlagte er det fulde årsregnskab, der også indeholder økonomisk beretning, noter til resultatopgørelsen og balancen, regnskaber for sideaktiviteter samt spørgeskema med noter. Der henvises til bemærkninger og notat om byggesagshonorarer, der blev fremlagt på bestyrelsesmødet i marts. Derudover fremgår bemærkninger til de væsentligste budgetafvigelser og hovedtal af økonomisk beretning fra side 4 i årsregnskabet. Økonomisk beretning indeholder også afsnit om forvaltningsrevision, fremtiden og anvendt regnskabspraksis. 3

4 I forbindelse med afslutningen af årsregnskabet har 3B afgivet en regnskabserklæring, der bilægges liste over uvæsentlige poster, der skulle have været medtaget i Der er vedlagt oversigt over alle afdelingsregnskaber. For de afdelinger, hvor der ikke er afdelingsbestyrelse, er det organisationsbestyrelsen, der behandler regnskaberne, oversigt over afdelinger uden afdelingsbestyrelse er vedlagt. Drift- og serviceudvalget har på møde den 28. april gennemgået afdelingsregnskaberne på baggrund af oversigten over regnskabsresultater for boligafdelinger. Udvalget indstiller på baggrund heraf afdelingsregnskaberne til bestyrelsens godkendelse. Revisionen har som nævnt afsluttet årsrevisionen og har forsynet årsregnskabet med en blank påtegning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender foreningens årsregnskab og indstiller det til repræsentantskabets godkendelse regnskaberne for sideaktivitetsafdelinger spørgeskema med tilhørende noter afdelingsregnskaber for de afdelinger, hvor der er afdelingsbestyrelse / afdelingsmøde, der behandler regnskaberne, under forudsætning af disses godkendelse afdelingsregnskaber for de afdelinger, hvor det er bestyrelsen, der behandler regnskaberne, jf. ovenfor 4. Drøftelse, Repræsentantskabsmøde 27. maj 2014 Forretningsudvalget indstiller, at bestyrelsen drøfter afviklingen af repræsentantskabsmødet, herunder opstillinger til bestyrelsen. Til orientering er der udsendt indkaldelse 25. april Som formand har Steffen Morild meddelt, at han genopstiller. 4

5 Til de seks bestyrelsesposter for to år og en bestyrelsespost for et år har følgende pr. d.d. meddelt deres opstilling: Ellen Vedelsby, Danalund Flemming Løvenhardt, Remisevænget N Jens Wenzel Andreasen, Måløv Park Lars Emanuel, Remisevænget V Susan Sagnsby, Hørgården 1-2 Kim Kristensen, Egeløvparken Hans Jørgen Larsen, Hedelyngen Svend Dupont Larsen, Søbyvej Steen Egebjerg, Prangerhuset Bjarne Lynge, Kaysergården Ulrik Falk-Sørensen, Kløvermarken Der er pt. ikke modtaget forslag til behandling på mødet. 5. Opfølgning Formandsmøde 6. maj inkl. opsamling fokuspunkter Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager opsamlingen på fokusområder til efterretning og evaluerer formandsmødet 6. maj. 6.. Egedalsvænge status Den tidligere afdelingsbestyrelse har indbragt sagen for beboerklagenævnet. Redegørelse fra 3B til beboerklagenævnet er vedlagt til orientering. Der er endnu ikke kommet en afgørelse fra nævnet. Organisationsbestyrelsen har overtaget afdelingsbestyrelsens opgaver. Der vil på mødet blive givet en orientering og status, herunder arbejdet med lokalefordeling driften aktiviteter i den kommende periode samarbejdet med Center for konfliktløsning, herunder at der anvendes ca kr. fra aktivitetspuljen til dette formål Det indstilles, at orienteringen tages 5

6 Byggesager 7. Konkurssager status Bestyrelsen er løbende blevet orienteret om de byggesager der er berørt af entreprenørfirmaet Jõnssons konkurs. I vedlagte notat er der givet en status på sagerne. Administrationen indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Temadrøftelser 8. Drøftelse, Afdelingsbestyrelsesundersøgelsen Der er i februar / marts gennemført en spørgeskemaundersøgelse blandt afdelingsbestyrelserne i 3B. Resultatet er vedlagt og Stina Thorsvang vil på mødet gennemgå rapporten. Administrationen indstiller, at bestyrelsen drøfter undersøgelsens resultater. Orientering fra udvalgene 9. Boligsocialt udvalg 10. Byggeudvalg 11. Demokrati- og kommunikationsudvalget 12. Drifts- og serviceudvalget 13. Klima- og miljøudvalget Orienteringspunkter 14.. Styringsdialog 2013 opfølgning Administrationen har lavet en kort opsamling med hovedkonklusioner fra styringsdialogen Hovedindtrykket fra styringsdialog 2013 er meget positivt. Kommunerne er tilfredse med det daglige samarbejde. I de fleste kommuner har 3B mange afdelinger, og det giver et særligt tæt samarbejde, også med den lokale drift. Opsamlingen samt referater fra de enkelte møder er vedlagt til bestyrelsens orientering. 6

7 Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen 15. Investeringsopfølgning 1. kvartal 2014 Der henvises til vedlagte bilag, der viser status og oversigt over investeringsafkast pr. 31. marts. Nettoafkastet pr. 31. marts udgør mellem 1,27 og 1,41 pct. Dette svarer til gennemsnitlig 1,32 pct. Benchmark udgør 0,57 pct. Det gennemsnitlige afkast pr. 31. marts er altså 0,75 pct. bedre end benchmark, hvilket er tilfredsstillende. Investeringsopfølgningen viser også opgjort p.a. og korrigeret varighed. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen 16. Aktivitetspuljen pr. 31. marts 2014 Aktivitetspuljen udgjorde ved indgangen til 2014 i alt kr. og med årets samlede indbetalinger på kr. er der kr. til rådighed. Der er i 2012 og 2013 disponeret i alt kr., der endnu ikke er udbetalt. På forretningsudvalgsmødet i marts blev godkendt tilskud til afdeling 1018 Hjortegården og 6062 Valby på kr. henholdsvis kr. Med årets indbetalinger og ovennævnte disponeringer udgør disponibel saldo kr. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen 17. Udlejningssituationen Oversigt over ledige boliger, erhvervslejemål/institutioner og forbrug for kommunalt anviste boliger i Herlev pr. 31. marts 2014, hvor det samlede lejetab udgør kr ,01. 7

8 Udlejningsbesvær Der er ledige boliger i Høje Gladsaxe, Egedalsvænge, Dyvekevænget og Lampestedet I og II. I Egedalsvænge er fire ungdomsboliger ledige. Den ene er lejet ud fra den 15. marts De resterende tre er lejet ud fra den 15. april Høje Gladsaxe er en bolig ledig, den er lejet ud fra den 1. april I Dyvekevænget er en bolig ledig. Der er sendt en lejekontrakt til underskrift, med indflytning 15. maj På Lampestedet I er tre boliger ledige. En bolig er lejet ud fra 15. februar 2014, en bolig fra den 15. marts 2014 og en bolig fra den 15. april På Lampestedet II er tre boliger ledige. To boliger er lejet ud fra den 15. februar 2014 og en fra den 15. marts Der er ledige erhvervslejemål i Folehaven. De tre lejemål bliver forsøgt lejet ud. Det ene lejemål (gl. Apotek) er der p.t. forhandlinger med en kommende lejer. I Remisevænget Syd er 8 lejemål ikke forsøgt lejet ud, det samme gør sig gældende med 2 daginstitutionslejemål i Valby, da der p.t. er ved at blive lavet en vurdering af mulig benyttelse af disse. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen 18. Fraflytning Til bestyrelsens orientering er vedlagt statistik over fraflytningsprocent for alle familie-, ungdomsboliger og ældreboliger; hvoraf det fremgår, at der i 1. kvartal 2014 har været 257 fraflytninger samt at fraflytningsprocenten var 2,25 %. Fraflytningsprocenten inkl. antal fraflytninger har i 1. kvartal: 8

9 2013 været 2,66 % i alt 304 fraflytninger 2012 været 2,78 % i alt 316 fraflytninger 2011 været 2,48 % i alt 278 fraflytninger I forhold til 2012 har der i 2013 været: 12 færre fraflytninger svarende til et fald på 0,12 % I forhold til 2011 har der i 2012 været: 38 flere fraflytninger svarende til en stigning på 0,30 % I forhold til 1. kvartal 2013 har der i 2014 været: 47 færre fraflytninger svarende til et fald på 0,41 % Fraflytningsprocenten har i: 2013 været 10,31 % 2012 været 11,36 % 2011 været 11,42 % 2010 været 11,50 % 2009 været 12,30 % 2008 været 11,00 % Der er i perioden 2011 til 2013 taget ca. 400 boliger yderligere i brug, hvilket bl.a. er en af årsagerne til, at fraflytningsprocenterne er reduceret. I fraflytningsstatistikken er der kun medregnet familie-, ungdomsboliger og ældreboliger. Derimod er der i indflytningsstatistikken kun familieboliger. Det er teknisk p.t. ikke muligt at lave en statistik, som er enslydende. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen 19. Indflytning Til bestyrelsens orientering er vedlagt statistik over indflytninger for alle familieboliger i 1. kvartal Der har været 182 indflytninger fordelt som nedenfor: 37 boliger er lejet ud efter den interne/eksterne venteliste 63 boliger er lejet ud efter fleksibel udlejning 9

10 70 boliger er anvist til kommunerne 0 boliger er tilbudt Byfornyelsen i København 4 boliger er overtaget ved bytning 8 boliger er lejet ud i forbindelse med genhusning på Stubmøllevej og på Herlevgårdsvej 0 boliger er lejet ud til tidligere beboere, der i forbindelse med deres fraflytning har ønsket et Boliggarantibevis i 3B Der har i 1. kvartal 2013 været 201 indflytninger fordelt som nedenfor: 58 boliger er lejet ud efter den interne/eksterne venteliste 57 boliger er lejet ud efter fleksibel udlejning 78 boliger er anvist til kommunerne 1 bolig er tilbudt til Byfornyelsen i København 7 boliger er overtaget ved bytning 0 boliger er lejet ud til tidligere beboere, der i forbindelse med deres fraflytning har ønsket et Boliggarantibevis i 3B I forhold til 2013 har der været 19 færre indflytninger i 1. kvartal Der er ligeledes taget flere boliger i brug i 2012 og I forhold til 2013 har der i 2014 været: 21 færre boliger som er lejet ud efter den interne/eksterne venteliste 6 flere boliger som er lejet ud efter fleksibel udlejning 8 færre boliger som er anvist til kommunerne 1 færre boliger som er tilbudt Byfornyelsen i København 3 færre boliger som er overtaget ved bytning 8 flere boliger er lejet ud i forbindelse med genhusning på Stubmøllevej og på Herlevgårdsvej 0 samme antal boliger som er lejet ud til tidligere beboere, der i forbindelse med deres fraflytning har ønsket et Boliggarantibevis i 3B Årsagen til at der er forskel i antallet af indflytninger via den intern/ekstern, fleksible venteliste, kommunale anvisninger, boliger som er anvist via byfornyelsen og 10

11 bytninger er, at der er forskellige udlejningsaftaler med kommunerne. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen 20. Restancer Af vedlagte oversigt fremgår det, at der i 1 kvartal 2014 er sendt: stk. rykker 1 (påkrav) 265 stk. rykker 2 (ophævelsesskrivelser) 45 stk. rykker 3 (lejere som er overgivet til advokat) 12 stk. er udsat af deres bolig (fem stk. havde dog afleveret opsigelse/nøgler, inden fogeden) kom). I forhold til 2013 har der i 2014 været sendt: 75 flere rykker 1 (påkrav) 66 flere rykker 2 (ophævelsesskrivelser) 8 flere rykker 3 (lejere som er overgivet til advokat) 5 flere er udsat af deres bolig (2 flere havde afleveret opsigelse/nøgler, inden fogeden kom). Der er udsættelsessager, som vi stadig ikke vil forhindre. Det gælder fx klagesager i forbindelse med husordensager og ulovlig fremleje i de pågældende afdelinger. I disse situationer fastholder 3B med vilje sagerne, til lejer bliver sat ud med fogeden. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteri 21. Orientering fra formand / direktion Fra formanden: Fra direktionen: Andre: 11

12 22. Eventuelt 12