Referat organisationsbestyrelsesmøde

Transkript

1 Referat organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 13. oktober 2016, Kl Havneholmen, ML - Danmark Deltagere: Steffen Morild, Iris Gausbo, Dijana Dix Omerbasic, Dorthe Pelle Nielsen, Flemming Løvenhardt, Hans Jørgen Larsen, Martin Baden, Paul Larsen, Steen Egeberg, Svend Dupont Larsen, Jens Wenzel Andreasen, Ulrik Falk-Sørensen. Administrationen: Morten Boje, Anette Hertz, Jannik Egelund, Anders Rosendal (ref.) Gæster: Flemming Kronholm (punkt 5), Solvejg von Barm (punkt 7) Afbud: Henrik Thorenfeldt Mødeleder: Steffen Morild Dirigent: Martin Baden Formalia 1. Referater Der var ingen bemærkninger. Referat af organisationsbestyrelsesmøde og seminar den september Revisionsprotokol Der var indskrevet nyt i revisionsprotokollen om en ekstern besvigelsessag mod 3B, hvor et beløb på kr. uretmæssigt er blevet overført til en udenlandsk bank. Revisionen skriver i sin undersøgelse af sagen, at 3B efter besvigelsen blev opdaget har handlet med rettidig omhu, og at undersøgelsen ikke har givet anledning til nogen form for mistanke om involvering af 3B s ansatte i bedrageriet. Samtidig har revisionen givet en række anbefalinger til forbedring af 3B s politikker, forretningsgange og anvisningsrammer. Morten Boje orienterede kort om sagen, der herefter blev taget til efterretning. Tema 3. Temadrøftelse sociale indsatser (D) Punktet udgik. Steffen Morild lagde op til at punktet behandles på mødet i organisationsbestyrelsen i februar a. Indstilling - Nye boligsociale helhedsplaner - Coverindstilling (O) Morten Boje redegjorde kort for de boligsociale helhedsplaner som udgangspunkt for en kort drøftelse. Organisationsbestyrelsesmøde 13. oktober

2 4b. 4c. 4d. 1. at de overordnede indholds- og styringsmæssige rammer for de kommende boligsociale helhedsplaner tages til efterretning. 2. at det tages til efterretning, at den samlede medfinansiering fra 3B, som finansieres via dispositionsfonden bliver på 3,753 mio. kr., såfremt de fire indstillinger om boligsociale helhedsplaner for Vigerslev, Sjælør/Kongens Enghave, Høje Gladsaxe og Kokkedal godkendes. Indstilling - Boligsocial helhedsplan for Høje Gladsaxe (B) 1. at den boligsociale helhedsplan for Høje Gladsaxe godkendes, jf. Løsning. 2. at der bevilliges kr. over fire år fra dispositionsfonden til at dække 3B s kontante medfinansiering af den boligsociale helhedsplan for Høje Gladsaxe. Indstilling - Boligsocial helhedsplan for Kokkedal (B) 1. at den boligsociale helhedsplan for Kokkedal godkendes, jf. Løsning. 2. at der bevilliges 1,454 mio. kr. over fire år fra dispositionsfonden til at dække 3B s kontante medfinansiering af den boligsociale helhedsplan for Kokkedal. Indstilling - Boligsocial helhedsplan for Sjælør/Kongens Enghave (B) 1. at 3B s deltagelse i den boligsociale helhedsplan for Sjælør/Kongens Enghave godkendes, jf. Løsning. 2. at der bevilliges kr. over fire år fra dispositionsfonden til at dække 3B s Organisationsbestyrelsen bemærkede, at det med de nye krav og rammer fra Landsbyggefonden bliver vigtigt, at have fokus på at få beboerdemokratiet og de frivillige inddraget. Organisationsbestyrelsen tog herefter indstillingen til efterretning. Organisationsbestyrelsesmøde 13. oktober

3 4e. kontante medfinansiering af den boligsociale helhedsplan for Sjælør/Kongens Enghave. Indstilling - Boligsocial helhedsplan for Vigerslev (B) 1. at den boligsociale helhedsplan for Vigerslev godkendes, jf. Løsning. 2. at der bevilliges 1,167 mio. kr. over fire år fra dispositionsfonden til at dække 3B s kontante medfinansiering af den boligsociale helhedsplan for Vigerslev. 3B Sammen mod /. Indstilling - 3B Sammen mod 2020 drøftelse af mål og målsætninger for 3B (B) Forretningsudvalget indstiller til organisationsbestyrelsen, 1. at målsætninger for hvert af de fire mål i 3B Sammen mod 2020 drøftes, jf. bilag 1. Morten Boje holdt et kort oplæg om de fire mål under 3B Sammen mod Flemming Kronholm beskrev arbejdet med målsætninger under de fire mål. I tre grupper drøftede organisationsbestyrelsen de konkrete målsætninger, der blev opsamlet i følgende: Målsætninger under målet Attraktivt og aktivt beboerdemokrati : Aktiviteter for bredere beboergrupper (etniske, børnefamilier mv.). Større autonomi og kompetence. Øget motivering for opgavevaretagelse (skabe ejerskab til beslutninger). Målsætninger under målet Synlige og aktive fællesskaber : Beboere skal skabe stærkere og mere levende fællesskaber. Vores beboerlokaler benyttes mere og af flere. Aktiviteter der inviterer omverdenen ind og som er synlige. Alle nye afdelinger skal have fælles be- Organisationsbestyrelsesmøde 13. oktober

4 boerlokaler. Være med til at præge sit lokaleområde gennem dialog - fx flygtningeboliger. Målsætninger under målet Organisation med fokus på det økonomiske, sociale og miljømæssige : Rigtig husleje i alle afdelinger (ikke rimelig). Der skal effektiviseres der hvor man kan, men der skal træffes valg i afdelingerne. Huslejen skal afspejle de valg der er truffet. Socialt ansvar handler ikke kun om fleksjob, men om hvordan afdelinger fungerer socialt. 3B tager socialt ansvar. Det skal i 2020 være tydeligt på linje med de andre mål. Grøn bæredygtig profil, herunder fx energieffektive boliger. Det skal ikke blot være bedre ressourceanvendelse. Både det økonomiske, sociale og miljømæssige skal være med. Vidensbank og vidensdeling. Tvillingeværktøj til sammenligning af afdelinger. Driftsværktøjer der øger kvalitet. Målsætninger under målet Gode muligheder for livsudfoldelse : Beboerlokaler. Facebookgruppe med oversigt over tilbud til nye beboere. Katalog for aktiviteter til inspiration på tværs af afdelinger. Administrationen vil ud fra ovenstående komme med et oplæg til, hvordan der konkret kan arbejdes videre med målsætningerne. Organisationsbestyrelsesmøde 13. oktober

5 6. 7. Indstilling - 3B Sammen mod 2020 Kommissorier for opgavegrupper (B) Det skal indstilles til organisationsbestyrelsen, 1. at kommissorier for fem opgavegrupper under 3B Sammen mod 2020 godkendes, jf. bilag 1-5. Indstilling - Øget intern oprykning oplæg til nye udlejningsmodeller (B) Opgavegruppen for Intern oprykning indstiller til organisationsbestyrelsen, 1. at oplæg til nye udlejningsmodeller, der fremmer øget intern oprykning i 3B, drøftes, jf. Løsning. Organisationsbestyrelsen godkendte kommissorierne for de fire opgavegrupper: Roller, respekt og tillid. Øget brug af beboerlokaler. Bygningseftersyn og henlæggelser. IT og digitalisering. Kommissorierne for opgavegrupperne Analyse af ønsker og behov samt fremtidens ydelser fra 3B og Bedre styring af renoveringssager blev ikke behandlet, men behandles på næste møde i organisationsbestyrelsen. Øvrige sager 8../. Indstilling - Afdelingsbudgetter 2017 (B) 1. at afdelingsbudgetter for 2017, der er vedtaget på afdelingsmøder i efteråret 2016, godkendes, jf. bilag at afdelingsbudgetter for 2017, for afdelinger uden afdelingsmøde godkendes, jf. bilag at afdelingsbudgetter for 2017 for afdelingerne 3041 Remisevænget Nord og 3045 Egedalsvænge, hvor der endnu ikke har været afholdt afdelingsmøde, godkendes, under forudsætning af efterfølgende godkendelse på afdelingsmøderne, jf. bilag at orientering om afdelingsbudgetter for 2017 som ikke blev godkendt på afdelingsmødet tages til efterretning, jf. Løsning. Afdelingsmøderne skal evalueres på næste møde i organisationsbestyrelsen. Organisationsbestyrelsesmøde 13. oktober

6 9. Indstilling - Styringsdialog og dokumentationspakke 2016 (B) Forretningsudvalget indstiller til organisationsbestyrelsen, 1. at udkast til organisationsskema (dokumentationspakken for boligorganisationen) godkendes, jf. bilag at udkast til afdelingsskemaer godkendes, jf. bilag 2, herunder at administrationens anbefaling vedrørende afdelingsbestyrelsens kommentarer indarbejdes i de respektive afdelings-skemaer, jf. bilag at emner til styringsdialogmøder efterår 2016 forår 2017 besluttes. Det er væsentligt med en tilbagemelding til de afdelinger, der har givet kommentarer. 3B-kontaktpersonerne skal indtænkes. Administrationen går videre med dette. 10. Lukket punkt Indstilling - Analyse af IT (B) Punktet udgik. 12../. Indstilling - Regnskabsprognose 2. kvartal 2016 og investeringsopfølgning (O) Forretningsudvalget indstiller til organisationsbestyrelsen, at tage følgende til efterretning, 1. prognose for selskabets regnskab status på 3B s investeringsopfølgning. Organisationsbestyrelsen tog indstillingen til efterretning. 13. Indstilling - Kursuspuljen - delegering af kompetence (B) 1. at organisationsbestyrelsen bemyndiger Afdelingsudvalget kompetence til at godkende kurser finansieret af Kursuspuljen på op til kr. pr. kursus. Forretningsordenen for Afdelingsudvalget opdateres ud fra dette. På spørgsmål om bemyndigelse af Afdelingsudvalget er i overensstemmelse med regler om prokura mm. i forretningsorden og vedtægter har administrationen vurderet, at organisationsbestyrelsen kan delegere beslutningskompetence til udvalget. Organisationsbestyrelsen besluttede, at alle medlemmer af organisationsbestyrelsen skal have adgang til materiale til de stående udvalg. Undtaget vil være adgang til Forretningsudvalgets materiale, da der her kan blive behandlet personalesager. Organisationsbestyrelsesmøde 13. oktober

7 14. Indstilling - Hjortegården fysisk helhedsplan - revideret Skema B (B) Administrationen indstiller til organisationsbestyrelsen, 1. at det reviderede Skema B for den fysiske helhedsplan for Hjortegården med en forøgelse af den samlede anlægssum på ca kr. inkl. moms, fra ca kr. til kr., godkendes, jf. Løsning. Iris Gausbo trådte uden for døren under behandling af punktet. 2. at det godkendes, at dispositionsfonden bidrager med yderligere supplerende driftsstøtte til Hjortegården på ca kr. årligt. 3. at det tages til efterretning, at den samlede huslejestigning forbliver uændret i forhold til det oprindelige Skema B, dvs. i gennemsnit 112 kr./m2/år. Orienteringspunkter 15. FU Der var ingen bemærkninger. 16. AU Der var ingen bemærkninger. 17. Orienteringer fra BL Steffen Morild orienterede om at 1. kreds arbejder med tvillingeværktøj til sammenligning af afdelinger. 3B bruges som eksempel. Afslutning 18. Orientering fra formand / direktion / øvrige Steffen Morild orienterede om at arbejdet med kompetenceudvikling af organisationsbestyrelsen vil blive afsluttet med en drøftelse af organisationsbestyrelsens roller, herunder som bestyrelsesmedlemmer, deltagere i opgavegrupper og som 3B-kontaktpersoner. Morten Boje orienterede om status på ventilationssagen i Egedalsvænge. Der var herefter en drøftelse. Steffen Morild orienterede om fælles organisationsbestyrelsesmøde med KAB den 11. november Organisationsbestyrelsesmøde 13. oktober

8 19. Sager til orientering Administrationen havde udarbejdet et notat om status og indsatser i forhold til kontanthjælpsreformen. Administrationen sender materiale om områdemøderne til organisationsbestyrelsen. Steffen Morild opfordrede 3B-kontaktpersonerne til at opgavegrupperne drøftes på områdemøderne. 20. Eventuelt Jens Wenzel Andreasen opfodrede til at udfordringer i Sejlhuset og Brohuset drøftes i regi af partnerskabet med KAB. 21. Næste møde Næste møde den 17. november Organisationsbestyrelsesmøde 13. oktober