Dagsorden for organisationsbestyrelsesmøde

Transkript

1 Dagsorden for organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 11. december 2014 kl , Havneholmen, ML-Danmark Deltagere: Bestyrelsen, Bent Frederiksen, Morten Boje, Anette Hertz, Rikke Linnemann (Ref.) Afbud: Mødeleder: Indstillings- og drøftelsespunkter 1. Referater Referat af bestyrelsesmøde den 30. oktober er vedlagt til godkendelse (inkl. aktionsliste) Referat af forretningsudvalgsmøde den 5. november og 1. december 2014 (eftersendes) er vedlagt til orientering. 2. Revisionsprotokol Der er ikke indskrevet nyt i protokollen siden sidste møde. 3. Orientering og indstilling - Aftale om hjemfald i Omegnskommunerne Organisationsbestyrelsen har løbende drøftet de stigende problemer med hjemfaldet i omegnen i vores tilfælde i Herlev og Gladsaxe Kommune, hvor hjemfaldet har betydet, at det i nogle afdelinger har været svært at gennemføre renoveringsprojekter og efterfølgende finansiere det med 30-årige lån. Derfor har der over de seneste år været ført forhandlinger mellem BL, omegnskommunerne og Københavns Kommune om løsning af problemet. Det er nu lykkedes at få en aftale i stand.. Materiale fra BL om aftalen er vedlagt. Aftalen indebærer, som det fremgår af materialet, at der er en række ting, der skal på plads inden jul samt at der efter jul skal afholdes et ekstraordinært 3B repræsentantskabsmøde, hvor repræsentantskabet skal tage stilling til aftalen. Godkendes aftalen her, skal beløbet for hjemfaldet betales inden udgangen af marts

2 FU har drøftet sagen på FU-mødet 1. december og indstiller, at bestyrelsen drøfter og godkender aftalen og indstiller den til repræsentantskabets godkendelse, bestyrelsen drøfter den videre proces bestyrelsen godkender, at der afholdes ekstraordinært repræsentantskabsmøde torsdag den 5. februar 2015 Administrationen vil til mødet medbringe konsekvensberegninger for de seks afdelinger i 3B, der er omfattet af aftalen. 4. Indstilling - Indskudslån til beboere Beboere i almene boliger, der ikke selv er i stand til at betale indskuddet til en lejlighed kontant, kan optage et lån i et pengeinstitut. For en meget stor del af disse beboere stiller kommunen garanti for lånet. Derfor har det vakt undren, at pengeinstitutterne tager en rente mellem 12 og 18 pct. i rente for kommune garanterede lån. Pressen har taget fat i historien og i den forbindelse har KAB, Boligkontoret Danmark og 3B foreslået forskellige moddeller for, hvordan vi som boligorganisation kan hjælpe disse borgere. BDK og 3B har foreslået, at boligorganisationen udlåner pengene til beboeren mod, at kommunen stiller garanti for lejeren. Med udgangspunkt i det nuværende renteniveau vil 3B kunne udlåne pengene til ca. 3 pct. og mellem 4½ og 5 pct. inkl. omkostninger. En forudsætning for at forslaget kan realiseres, er, at der sker et par mindre ændringer i driftsbekendtgørelsen, hvor vores udlånsmuligheder skal udvides jf. ovenfor. Umiddelbart er ministeriet ikke interesseret i ændringen, men 3B og BDK vil sammen med BL gå til ministeriet og presse på for en hurtig løsning. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter og godkender forslaget 2

3 administrationen sammen med BDK forsøger at presse en ændring af driftsbekendtgørelsen igennem 5. Indstilling - Husdyr i nyopførte afdelinger Bestyrelsen har tidligere i både 2012 og 2013 i forbindelse med drøftelser af standard husorden for nyopførte afdelinger drøftet, om det skal være tilladt at have husdyrhold. De tidligere drøftelser har begge gange udmøntet sig i, at bestyrelsen ikke ønskede det som en mulighed, at husordenen som udgangspunkt tillader husdyr i nyopførte afdelinger. På bestyrelsesmødet den 19. september 2014, hvor husorden for Sundholm Syd blev vedtaget blev spørgsmålet om husdyrhold rejst igen og bestyrelsen tilkendegav, at tiden måske var kommet til en genovervejelse. Administrationen indstiller derfor, at bestyrelsen - med udgangspunkt i vedlagte bilag - drøfter og eventuelt endeligt beslutter, om det skal være muligt som en del af en standardhusorden, at husdyr i form af hund og kat er tilladt som udgangspunkt. 6. Indstilling - Samarbejdssamtale afdelingsbestyrelser og driftschefer På bestyrelsesseminaret 1. marts 2014, hvor ledergruppen også deltog, drøftede deltagerne, hvordan samarbejdet mellem afdelingsbestyrelserne og primært driften kunne optimeres. I den forbindelse blev der peget på behovet for en bedre forventningsafstemning mellem afdelingsbestyrelserne og driften om de leverede ydelser. I den forbindelse blev der peget på behovet for en årlig samtale mellem afdelingsbestyrelsen og driftschefen, hvor der laves en opfølgning på samarbejdet mellem partnerne. Vedlagte koncept for samarbejdssamtale skal ses i dette lys. 3

4 FU har på møde den 1. december drøftet konceptet og indstiller det til bestyrelsens drøftelse og godkendelse. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter og godkender konceptets indførelse i 3B. 7. Indstilling Genhusning beboere KAB Herlev 3B har fået en henvendelse fra Herlev Boligselskab v/ KAB om hjælp til genhusning af foreløbigt fire af deres beboere i Herlev Boligselskabs afdeling Nørrevang. Herlev Boligselskab har godkendt en større helhedsplan for afdelingen, som indebærer, at boligerne i denne afdeling skal nedrives. Afdelingen består i dag af 34 rækkehuse opført i midten af halvtredserne. Der er 28 boliger på 3 rum og 77,7 m² og 6 boliger på 4 rum og 91,2 m². På nuværende tidspunkt er 31 rækkehuse beboet og 3 er tomme. Nedrivningstilladelsen er lige blevet givet, og KAB oplyser, at genhusningen skal gennemføres relativt hurtigt, da nedrivningen af boligerne bliver foretaget medio Beboerne i afdelingen skal genhuses permanent i andre almene boligafdelinger i Herlev Kommune KAB har vurderet, at de har behov for at få hjælp til genhusning fra de to andre boligorganisationer i kommunen, DAB og 3B - med fire boliger fra begge organisationer. De resterende genhusninger kan håndteres via de boligorganisationer, der bliver administreret af KAB og via den kommunale anvisning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender permanent genhusning af 4 lejer i 3B s boligafdelinger. 4

5 8.. Indstilling - Initiativaftaler for Vesterbro/Kgs. Enghave, Valby/Vigerslev og Amager/Sundby BL s 1. kreds og Københavns Kommune har i 2010 indgået en Hovedaftale, der gælder de ti særligt udsatte boligområder i København. Her har parterne forpligtet sig til i samarbejde at styrke de almene boligområder, så der sikres et højt niveau i forhold til tryghed og trivsel, klima, fremtidssikring og nybyggeri. I forlængelse af Hovedaftalen er det besluttet, at der skal udarbejdes initiativaftaler på bydelsniveau. Dette arbejde har været i gang siden efteråret 2013 med møder mellem Københavns kommune og 3B, repræsenteret ved bl.a. områdechef, byggechef, driftschefer og boligsocial konsulent. De respektive afdelingsbestyrelser i de tre bydele har ligeledes haft mulighed for at byde ind med kommentarer til indhold i løbet af foråret 2014, da de boligsociale konsulenter fremlagde aftalerne for afdelingsbestyrelserne. Teknik og Miljøforvaltningen har pr. 20. nov sendt de endelige initiativaftaler til godkendelse i alle boligorganisationer. Fristen for politisk godkendelse er 20. januar Initiativaftaler for de tre bydele Vesterbro/Kgs. Enghave, Valby/Vigerslev og Amager/Sundby ligner hinanden og indeholder en række konkrete initiativer indenfor overskrifterne: styrket kernedrift (både boligorganisationernes og kommunens) balanceret beboersammensætning (bl.a. fortrinsret for studerende) beskæftigelse og uddannelse (bl.a. iværksætteri, sociale klausuler, green teams) renovering, blandede funktioner og attraktive omgivelser (bl.a. forpligtelse til tidlig dialog med kommunen v fysiske helhedsplaner, mulighed for at søge midler til Tv-overvågning) områdernes kobling til resten af byen (mulighed for at søge LBF s Infrastrukturpulje) En stor del af indholdet i initiativaftalerne er noget, som 3B i forvejen samarbejder med kommunen om. 5

6 Med aftalen bliver der dog sat yderligere fokus på: at styrke den fælles kompetenceudvikling mellem driften, boligsociale medarbejdere og beboerdemokrater ift. viden om specifikke emner (fx temarrangementer og fælles møder) at gennemføre en analyse af afdelingens driftsbudgetter for at identificere driftsmæssig optimeringspotentiale styrke modtagelsen af nye beboere for at forebygge sager omkring indeklima, affaldshåndtering og husordensager samt øge deltagelsen i beboerdemokrati at anvende sociale klausuler i forbindelse med eventuelle renoveringsprojekter (dvs. tilbyde job, jobtræning eller praktik) at søge kommunens TV-overvågningspulje for at mindske hærværk og kriminalitet i de afdelinger, hvor det er hensigtsmæssigt Det er endnu ikke politisk besluttet i hvilket forum initiativaftalerne i fremtiden skal tages op i, men et oplagt sted vil være de årlige styringsdialogmøder mellem 3B og Københavns Kommune. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender 3B s involvering i de tre initiativaftaler. 9. Indstilling Vedligeholdelsesreglement Midgård I forbindelse med opførelse og udlejning af afdelingen Midgård, bedes organisationsbestyrelsen godkende vedlagte vedligeholdelsesreglement for afdelingen. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender vedligeholdelsesreglement for Midgård. 10. Status Egedalsvænge Iris Gausbo og Jens W. Andreasen giver en status på mødet. 6

7 Byggesager 11. Indstilling - Nybyggeri Bestyrelsen godkendte på sit møde 30. oktober 2014, at 3B deltog i København Kommunes udbud af almene boliger i Nordhavn. Udbuddet omfatter 100 almene familieboliger, 10 små billige boliger, 2 x 12 plejeboliger i form af to opgange til to forskellige grupper fysisk og psykisk handicappede for socialforvaltningen. Derudover omfatter udbuddet et areal til butik, som By & Havn køber efter opførelsen samt en børneinstitution, som BUF efterfølgende lejer. Det hele forventes opført som et samlet byggeri på en grund, og man skal som deltager i udbuddet angive bygherre og driftsherre for de forskellige afdelinger. Vi har haft en drøftelse med Boligkontoret Danmark, idet deres organisation De Vanføres Boligselskab er interesseret i efterfølgende at være driftsherre for de 2 x 12 plejeboliger. Vores opfattelse er, at vi ved at byde ind med to forskellige driftsherrer vil stå stærkere i bedømmelsen af projekterne, idet vi naturligvis arbejder seriøst med byggeriets arkitektoniske kvalitet, og dermed kan være med i opløbet om det bedste forslag. Vi vil optræde som bygherre for det samlede byggeri, og vil efterfølgende være driftsherre for de 100 almene familieboliger og de 10 små billige boliger (almene boliger), mens Boligkontoret vil blive driftsherre for de 2 x 12 plejeboliger. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender, at 3B samarbejder med Boligkontoret Danmark om at give bud på udbuddet af byggeri Nordhavn efter ovenstående model. 12. Indstilling - Helhedsplan Sangergården Arbejdet med en helhedsplan for Sangergården 1 er genoptaget i februar 2014 og på organisationsbestyrelsesmødet 27. marts 2014 godkendte bestyrelsen, 7

8 at der blev afsat kr. inkl. moms til udlæg for udarbejdelse af projektforslag og forundersøgelser jf. bestyrelsens beslutning om udlæg i forbindelse med fremtidssikringssager fra Under udarbejdelsen af projektforslaget, voksede behovet for tekniske undersøgelser, samtidig med at undersøgelser om muligheden for yderligere nybyggeri er blevet en del af projektet. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender, at der afsættes yderligere kr. til udlæg i forbindelse med udarbejdelse af helhedsplan for 6063 Sangergården 1 samt projektforslag til nybyggeri i uudnyttet tag rum og på grund ved fælleshus. Beløbet dækkes af dispositionsfonden, men gennemføres helhedsplanen og/eller nybyggeriet skal udlægget tilbagebetales over byggesagen 13. Orientering - Overskridelse i renoveringen af Egedalsvænge Bestyrelsen blev på møde 20. februar 2014 orienteret om en overskridelse i renoveringssagen i Egedalsvænge. Siden er der kommet yderligere forøgede udgifter i renoveringsprojektet i Egedalsvænge. Vi har nu fået udarbejdet et fremskrevet budget for de forøgede udgifter i byggesagen. Med alle udgifter til oprensning af forurening, tidsforlængelse, mængderegulering og ekstraarbejder samt øvrige omkostninger beløber det sig til samlet 170 mio. kr. i ekstraudgifter. Vi har sendt vedlagte redegørelse til Fredensborg Kommune samt til Landsbyggefonden, og der er aftalt en efterfølgende dialog med Landsbyggefonden om den endelige fordeling af støttede og ustøttede arbejder samt af den samlede finansiering. Vedlagt findes ligeledes en uddybende redegørelse for budgetoverskridelsen. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 8

9 14. Drøftelse - Konkurssag Taastrup Torv Dagsordenstekst samt bilag eftersendes. 15. Indstilling - Skimmelsagerne i Ballerup Sagen om loftsrum i Solsikken, Valmuen og Jægerbo har tidligere været behandlet på bestyrelsesmøde 29. marts Her vedtog bestyrelsen, at beboerne skulle have adgang til lofterne og at de til gengæld skulle opbevare deres genstande i plastickasser, som kan købes i byggemarkeder / supermarkeder for at sikre ventilationen på loftet. Der er blevet taget prøver af flere omgange, men de sidste skimmelprøver vi har fået lavet, viser ingen tegn på skimmel, og sammenholdt med ingeniørrapporten der har vurderet ventilation, fugtighed, effekter i loftsrummene samt loftslemmes funktion som alt sammen findes ok, vil vi konkludere, at der ikke er skimmel på lofterne og at sagen hermed lukkes med, at der udarbejdes et regulativ for brug af loftsrummene. Administrationen indstiller til bestyrelsen at: 1. Der ikke foretages yderligere undersøgelser af lofterne, og at sagen betragtes som løst. 2. Der udarbejdes et regulativ for brugen af loftsrummene, hvori det beskrives hvordan effekter opbevares for at sikre, at der er rigelig plads til ventilation og at effekterne enten placeres i plastikkasser eller pakkes tilsvarende ind i plastik, både for at beskytte effekterne mod evt. skimmelangreb og for at sikre ventilationen af loftsrummet. Temadrøftelser Orientering fra udvalgene 16. Ad-hoc udvalg Der har ikke været afholdt møde i udvalget siden sidste bestyrelsesmøde. Næste møde er planlagt til den 18. december

10 Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning. 17. Byggeudvalg Der holdes møde den 10. december, og formanden vil give en mundtlig orientering på mødet. Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning. 18. Demokrati- og kommunikationsudvalg Der er holdt møde den 26. november og referat fra mødet er vedlagt til orientering, ligesom formanden vil give en mundtlig orientering på mødet. Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning. 19. Drifts- og service udvalg Der holdes møde den 3. december og formanden vil give en mundtlig orientering på mødet. Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning. Orienteringspunkter 20. Status workshops Fraflytningsworkshop blev afholdt den 11. november med 4 deltagere. Renoveringsworkshop blev afholdt den 26. november med 14 deltagere. Budgetworkshop blev afholdt den 1. december med 12 deltagere. Nybyggeri blev aflyst grundet manglende tilmeldinger og vil i stedet blive gennemført i Ad-hoc Udvalgsregi. Der vil blive givet en mundtlig orientering om workshopperne på bestyrelsesmødet. Til bestyrelsesmødet i februar vil der blive udarbejdet en skriftlig afrapportering fra de fire workshops med 10

11 forslag til forbedring af vores processer. Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning. 21. Bekendtgørelse nr. 563 af 2. juni 2014 om individuel måling af gas, el, vand og varme samt køling Bekendtgørelse nr. 563 af 2. juni 2014 ændrer den tidligere bekendtgørelse nr. 891 af 9. oktober 1996, som bl.a. dengang pålagde bestående bebyggelser at montere fordampnings- eller varmefordelingsmålere inden 31. dec. 1999, dog med den undtagelse, at der ved ansøgning til bebyggelsernes hjemstedskommune, kunne være mulighed for at få dispensation for opsætning af varmefordelingsmålere. Der er p.t. ingen samlede oversigt på 3B s forventede omkostninger i forbindelse med den nye bekendtgørelse, den forventes dog at være klar til organisationsbestyrelsesmødet i marts Som bilag vedlægges beregningsskema over afdelingerne Bærhaven, Vestergården 1 og Højstensgård til orientering. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Budgetopfølgning Vedlagte budgetprognose samt notat med kommentarer til budgetprognosen. Som det fremgår, forventes et overskud på ca. 1 mio. kr. inkl. renter. Det er dog vigtigt at oplyse, at der er risiko for, at der ikke kan opkræves budgethonorar som forventet, idet der er et par sager, der først bliver igangsat i starten af 2015, det gælder primært den store renovering i Hjortegården. Men det er vurderingen, at årsresultatet fortsat bliver positivt. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 11

12 23. Investeringsopfølgning Investeringsopfølgning er vedlagt til orientering. Som det fremgår, klarer alle tre aftaler sig godt med Nordea som den bedste (3,2 pct. for de første tre kvartaler), Nykredit og Danske Capital ligger på niveau på 2,95 pct. benchmark udgør 2,11 pct. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 24. Udsættelser forebyggelse og fordeling På bestyrelsesmødet 30. oktober 2014 drøftede og godkendte bestyrelsen 3B s inkassopolitik. Bestyrelsen ønskede til det kommende bestyrelsesmøde en oversigt over, hvor beboerne med betalingsvanskeligheder kommer fra, fx kommunal anvisning eller venteliste. Der har i perioden været 39 udsættelser. 11 af disse udsættelser blev fastholdt pga. fx husordenssager eller ulovlige fremlejesager. Beboerne med betalingsvanskeligheder kommer via: 1 lejer - bytning 1 lejer - genhusning (SBS) 1 lejer - overdragelse af lejemålet 2 lejere - CIU 4 lejere - 3B s eksterne venteliste 1 lejer 3B s interne venteliste 4 lejere fleksible kriterier 25 lejer - anvist af kommunerne Af de 25 kommunale anviste, der er blevet sat ud af deres bolig, er der 11 udsættelser, der blev fastholdt som følge af fx husordenssager eller ulovlig fremleje. Fordelingen af de kommunalt anviste pr. kommune Kommune Udsættelser Reelle udsættelsesager København 11 5 Herlev 8 5 Fredensborg 1 0 Ballerup 2 2 Gladsaxe 2 2 Hvidovre 1 0 I alt

13 Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 25. Udlejningssituationen Oversigt vedlagt over ledige boliger og erhvervslejemål/institutioner pr. 31. oktober 2014, hvor det samlede lejetab udgør kr ,11, heraf udgør boliger 575 t.kr. og erhverv / institutioner t.kr. (hvor Solvangcentret udgør langt den største del). Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 26. Orientering fra formand / direktion Fra formanden: Fra direktionen: Andre: 27. Eventuelt 13