Antibestikkelses- og korruptions politik (herunder gaver og repræsentation)

Transkript

1 Antibestikkelses- og korruptions politik (herunder gaver og repræsentation) Royal Mail Group har en nultolerancepolitik, når det gælder bestikkelse og korruption. Denne politik fastsætter standarden for den adfærd, vi forventer, for at minimere risikoen for bestikkelse, herunder vores vejledning i forbindelse med at give og modtage gaver samt repræsentation, der involverer tredjeparter. Hovedemner Præsentation ved Moya Greene Politikken Hvem gælder politikken for? Hvad er bestikkelse og korruption? Hvordan overholder jeg politikken? o Bestikkelse og korruption o Gaver og repræsentation Hvad er konsekvensen ved ikke at overholde politikken? Vejledning Anmeldelser Sådan får du hjælp Kontakt din leder, hvis du har spørgsmål om denne politik. Ledere kan få hjælp ved UK telefonisk henvendelse til HRrådgivningscentret på tlf / Ledere, der arbejder for Parcelforce Worldwide, kan ringe til / Royal Mail Groups Complianceteam på / eller [email protected] Henvendelse kan også ske via internettet: GLS Group Kontakt din leder, hvis du har spørgsmål om denne politik. Ejer: Emily Pang UDGAVE: 19. marts 2015 Du kan få vejledning fra din Compliance Manager på eller [email protected], som også kan arrangere juridisk rådgivning Compliance Managers kan selv få rådgivning ved at kontakte GLS Group Compliance på telefon /501/502. UDGAVE: 19. marts 2015 Side 1 af 6

2 Brev fra Moya Greene Introduktion Den tillid, som kunderne viser Royal Mail Group, er et af koncernens største aktiver. Vi skal alle sammen arbejde på at sikre, at vi gør alt, hvad vi kan for at bevare det aktiv, som det har taget 500 år at opbygge. En af måderne at gøre det på er ved at overholde alle love og bestemmelser. Efter indførelsen af Bribery Act (den britiske antibestikkelseslov) i 2011 har Royal Mail Group styrket sine antikorruptions foranstaltninger, som fortsat evalueres løbende. Formålet med dette er ikke alene at overholde den nye lovgivning, men også at beskytte koncernens omdømme og leve op til vores erklæring om at drive virksomhed på retfærdig, ærlig og åben vis i henhold til de højeste etiske standarder. Dertil kommer, at korruption indebærer en risiko for sagsanlæg, bødestraf, udelukkelse fra udbud og andre straffe mod Royal Mail Group, vores medarbejdere eller andre, som handler på vores vegne. Derudover strider det imod alt det, vi og vores brand står for. Vi har en nultolerancepolitik, når det gælder bestikkelse og korruption. Princippet er enstemmigt vedtaget af bestyrelsen. Hele ledelsesteamet er engageret i at efterleve disse principper. Gennem samarbejde skal vi sikre, at Royal Mail Groups omdømme forbliver stærkt. Vi beder dig derfor læse denne opdaterede politik og de tilhørende vejledninger indgående for at sikre, at du er bekendt med din rolle og dine forpligtelser i forbindelse hermed. Jeg ved, jeg kan regne med jeres støtte. Tak! Moya Greene CEO Royal Mail Group UDGAVE: 19. marts 2015 Side 2 af 6

3 1. Politikken Royal Mail Group (RMG) har en nultolerancepolitik, når det gælder bestikkelse og korruption. Vi har som politik at overholde den britiske Bribery Act (antibestikkelseslov) og antibestikkelseslovgivningen i de lande, vi opererer i. Derfor gælder følgende: Personer, der arbejder for RMG, må aldrig love, tilbyde eller yde bestikkelse. Ligeledes må de aldrig anmode om eller tage imod bestikkelse. Alle personer skal overholde standarderne i RMG's antibestikkelsesvejledning, vejledningen vedrørende gaver og repræsentation og politikken vedrørende interessekonflikter. Ingen person vil blive degraderet eller straffet på anden vis for at nægte at give eller tage imod bestikkelse, heller ikke selvom afslaget kan medføre en tabt forretningsmulighed for koncernen. 2. Hvem gælder politikken for? 3. Hvad er bestikkelse og korruption? Bestyrelsen har enstemmigt vedtaget disse principper. De gælder i alle de lande, vi opererer i, uanset lokal sædvane og praksis. Denne politik gælder for alle personer, der arbejder for RMG og koncernens datterselskaber hvor som helst i verden, herunder selskaber i Genereal Logistics B.V. (GLS Group). Personerne omfatter alle medarbejdere, uanset ansættelsesform, og ledere samt alle andre repræsentanter for koncernen. RMG kræver, at tredjeparter, der udfører tjenester for eller på vegne af koncernen, overholder gældende antibestikkelseslovgivning, når de handler med eller på vegne af GLS. RMG kan også kræve, at sådanne tredjeparter overholder denne politik og de tilhørende vejledninger, når de handler med eller på vegne af RMG. Bestikkelse er at love, tilbyde, yde, anmode om eller acceptere enhver fordel, som tilskynder til eller belønner upassende adfærd. En fordel defineres som ethvert gode eller alt af værdi eller opfattet værdi for den person, der tilbydes bestikkelse. Der er ikke nødvendigvis tale om penge. Upassende adfærd defineres som ulovlig, uhæderlig eller misligholdende adfærd. Bestikkelsen kan være direkte eller via tredjemand. Bestikkelse er strafbart, uanset om den afvises eller ikke har den tiltænkte virkning. Korruption opstår, hvis man misbruger sin stilling eller den magt og position, der følger med rollen hos RMG, til egen vinding. Den kan opstå ved en interessekonflikt mellem private forhold og arbejdet hos RMG. Bestikkelse og korruption kan forekomme i både den offentlige og private sektor. Man skal dog være ekstra forsigtig i omgangen med offentlige embedsmænd (f.eks. en embedsmand eller en ansat i et statsejet selskab som et luftfartselskab, eller en postansat), da disse er underlagt endnu strengere regler. Faciliteringsbetaling (som også kaldes "smørelse") er typisk mindre, uofficielle betalinger eller gaver til offentlige embedsmænd, der betales for at udføre eller fremskynde deres arbejde. Blandt eksemplerne kan nævnes uofficielle betalinger til politibetjente eller betalinger, der skal fremskynde toldklarering, helbreds- og sundhedstjek eller tilladelser, licenser eller visa. Faciliteringsbetaling udgør bestikkelse og er således ulovlig. RMG kan holdes ansvarlig for bestikkelse hvor som helst i verden, hvis den foretages af personer, der leverer tjenester eller handler på vegne af koncernen. Disse personer kan være samarbejdspartnere, leverandører, kontrahenter (f.eks. firmaer, der er hyret til at levere en bestemt tjeneste, såsom entreprenører og i visse tilfælde underleverandører), tredjepartsmellemmænd, f.eks. agenter, og rådgivere samt vores egne medarbejdere. UDGAVE: 19. marts 2015 Side 3 af 6

4 4. Hvordan overholder jeg politikken? Bestikkelse og korruption Alle skal følge adfærdsnormer, som minimerer risikoen for, at RMG involveres i bestikkelse. Al kontakt med offentlige embedsmænd samt privatpersoner og private virksomheder skal foregå åbent, være gennemsigtig og udføres på ordentlig vis i henhold til vores forretningsprocesser. Dette sikrer, at der ikke forekommer bestikkelse eller korruption og forhindrer, at vi kommer til at fremstå, som om vi optræder forkert. Du skal: overholde denne politik og enhver yderligere vejledning, der udstedes af RMG, GLS Group og/eller din forretningsenhed træffe passende forholdsregler for at sikre, at agenturet, mellemmanden eller enhver anden samarbejdspartner, som du ønsker at handle med, er ærlig og med rimelighed kan forventes at afstå fra bestikkelse føre korrekte, fuldstændige og præcise optegnelser altid anvende godkendte forretningskanaler til betalinger (anvend aldrig kontantbetaling eller oversøiske konti) gennemføre alle obligatoriske kurser i anti-bestikkelse, inkl. genopfriskningskurser anmelde enhver mistanke til Compliance Manager eller den eksterne hjælpelinje whistleblowing-hotline. Du må ikke: love, tilbyde eller yde nogen form for bestikkelse, hverken direkte eller via en mellemmand, f.eks. en agent eller leverandør anmode om eller tage imod nogen form for bestikkelse, hverken direkte eller via en mellemmand foretage faciliteringsbetaling på vegne af RMG eller skabe det indtryk, at RMG yder en sådan betaling tillade, at private interesser påvirker dit arbejde for RMG eller hemmeligholde en forbindelse med en person eller organisation, som vi handler med anvende din officielle stilling hos RMG til egen vinding. Hvis du er tvivl, om noget kan være bestikkelse, eller om en handling er upassende, skal du kontakte din Compliance Manager, før du gør noget yderligere. Gaver og repræsentation Hvis du tilbyder eller tager imod gaver, repræsentation, invitationer, donationer eller sponsorater, som skal tilskynde til eller belønne upassende adfærd, kan der være tale om bestikkelse. Dette gælder også enhver gave eller repræsentation, som tilbydes din samlever eller slægtning i forbindelse med RMG's virksomhed. Vores vejledning for gaver og repræsentation fastlægger, hvad der er rimeligt og passende Du skal: følge procedurerne for godkendelse og registrering af gaver og repræsentation, donationer og sponsorater i RMG og dets datterselskaber straks kontakte Compliance Manager, hvis du (eller din samlever eller slægtning) tilbydes en gave, drikkepenge eller repræsentation, og giveren antyder, at der forventes en modydelse. Tag ikke mod et sådant tilbud. Det kan være bestikkelse. UDGAVE: 19. marts 2015 Side 4 af 6

5 5. Hvilken konsekvens er der ved ikke at overholde politikken? Du må ikke: bede om en gave fra nogen person eller organisation, som RMG handler med tilbyde eller tage imod nogen form for gave, repræsentation, donation eller sponsorat, der gives med henblik på at påvirke en beslutning eller tilsløre en bestikkelse tilbyde eller tage imod gaver i form af kontantbeløb eller tilsvarende, dvs. aktier, gavekort eller værdibeviser tilbyde eller tage imod nogen form for gave eller repræsentation, som ikke tillades af RMG eller dit datterselskab tilbyde nogen form for politiske bidrag på vegne af RMG, det være sig økonomiske bidrag eller anden støtte (f.eks. gratis adgang til virksomhedsfaciliteter). Spørg dig selv: Vil den pågældende gave, repræsentation, donation eller sponsoraftale påvirke forretningsrelationen i en upassende retning? Hvis svaret er ja, kan der være tale om bestikkelse, og du skal afvise/afstå fra det. Er du i tvivl, om du skal tilbyde eller tage imod en gave eller repræsentation, skal du kontakte Compliance Manager. Bestikkelse er strafbart i henhold til britisk lov og kan medføre fængsel i op til 10 år eller høje bøder. Der kan også være alvorlige konsekvenser for RMG, herunder høje bøder, erstatningskrav fra tredjeparter og udelukkelse fra deltagelse i udbudsrunder. Din overholdelse af denne politik og al gældende lovgivning mod bestikkelse og korruption er derfor helt afgørende for at beskytte både dig selv og RMG. Overholdelsen af denne politik og standarderne i antibestikkelsesvejledningen og vejledningen vedrørende gaver og repræsentation er dit personlige ansvar. RMG og tilhørende datterselskaber behandler manglende overholdelse som disciplinærsager (i overensstemmelse med gældende lovgivning), der kan medføre eventuel opsigelse og anmeldelse til de relevante myndigheder. Hvis en samarbejdspartner handler i strid med denne politik, kan RMG vælge at opsige samarbejdet. 6. Vejledning Læs denne politik grundigt sammen med antibestikkelsesvejledningen, som giver en uddybning af begreberne og indeholder yderligere vejledning om risici, inkl. eksempler. Læs desuden vejledningen vedrørende gaver og repræsentation for din forretningsenhed eller dit datterselskab, som indeholder kravene til godkendelse og registrering af gaver og repræsentation. 7. Anmeldelse RMG forpligter sig til at sikre, at medarbejderne kan anmelde enhver mistanke i fuld fortrolighed. Vi tager alle anmeldelser alvorligt og efterforsker dem. Repressalier mod personer, der foretager anmeldelser, er strengt forbudt. Hvis du tilbydes eller anmodes om at yde bestikkelse, eller hvis du mistænker, at der er forekommet eller vil forekomme bestikkelse, korruption eller et andet brud på denne politik hvor som helst inden for eller i relation til RMG, skal du straks anmelde dette til din Compliance Manager eller den eksterne whistleblowing-hotline. Anmeldelser via whistleblowing-hotline skal i Storbritannien foretages ved at kontakte InTouch MCS Ltd på tlf.nr Du kan også sende en besked via den fortrolige onlinetjeneste UDGAVE: 19. marts 2015 Side 5 af 6

6 Hvis du arbejder for GLS Group og ønsker at foretage en anmeldelse til den eksterne whistleblowing-hotline, kan du kontakte GLS' ombudsmand Dr. Rainer Buchert Kettenhofweg 1 D Frankfurt am Main Tlf.: eller Fax: [email protected] c UDGAVE: 19. marts 2015 Side 6 af 6