ISS A/S Anti-Korruptionspolitik. November version 2.0. Version November

Transkript

1 ISS A/S Anti-Korruptionspolitik November version 2.0 Version November

2 HENSIGTSERKLÆRING Korruption og bestikkelse er ulovligt, kriminelt og skadeligt for virksomheder, institutioner og regeringer og dermed også skadeligt både for samfundet som helhed og for enkeltpersoner. Regeringer og organisationer verden over har for længst anerkendt dette, og korruption betragtes derfor som en kriminel handling i de fleste retssystemer. Fordi det strider mod ISS kerneværdier (ærlighed, entreprenørånd, ansvarlighed og kvalitet), har vi altid haft meget strenge regler om bekæmpelse af korruption og bestikkelse i vores virksomhed, og gennem vores tilslutning til FN s Global Compact er vi dybt engagerede i at modarbejde korruption, afpresning og bestikkelse hvor end vi driver virksomhed. Regler for bekæmpelse af korruption og bestikkelse har i mange år været en del af ISS Code of Conduct. Disse regler er en del af det grundlæggende princip om, at ISS konkurrerer på fair betingelser og udelukkende på værdien af vores serviceydelser. Manglende overholdelse af anti-korruptionsreglerne kan få alvorlige negative konsekvenser for ISS og ISS medarbejdere. Det kan medføre langvarige og bekostelige undersøgelser med alvorlige forstyrrelser i ledelsens tid til følge, og ISS kan blive mødt med store bøde- og erstatningskrav, ligesom vores omdømme kan lide uoverskuelig skade. Sidst, men ikke mindst, kan de involverede medarbejdere personligt risikere alvorlige strafferetlige sanktioner. For at sikre at alle i ISS er bekendt med anti-korruptionsreglerne og for at udstikke yderligere retningslinjer, specielt i gråzoner, har bestyrelsen godkendt udsendelsen af denne politik. Vores forretningsmæssige integritet er ikke til forhandling. Lad mig derfor understrege meget tydeligt, at ingen budgetforpligtelser kan retfærdiggøre en overtrædelse af denne centrale ISS-politik, og at det er afgørende, at du og dine kollegaer til fulde overholder ISS-politikken og retningslinjerne i dette dokument. Retningslinjerne i dette dokument har ikke til formål at besvare og kan ikke besvare alle de spørgsmål, du måtte have, og du er derfor velkommen til at kontakte selskabets lokale jurist og/eller Group Legal ( ), hvis du har spørgsmål til eller er i tvivl om noget i forbindelse med korruption og anvendelsen af denne politik. Med venlig hilsen Jeff Gravenhorst Group CEO 2 November Version 2.0

3 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. INTRODUKTION Anti-korruptionspolitik og overholdelse Grundlæggende regler Formålet med politikken Overtrædelser og sanktioner Overvågning Spørgsmål og indberetning Sådan skal denne politik læses og anvendes HVAD ER KORRUPTION KORRUPTIONSKATEGORIER Bestikkelse Smørelse Gaver og repræsentation Politiske bidrag Velgørenhed og sponsorater Samarbejdspartnere Formidlere Samarbejdspartnere Leverandører KONTAKT TIL MYNDIGHEDER OG KOMMUNIKATION Version November

4 1. INLEDNING 1.1 Anti-korruptionspolitik og overholdelse Grundlæggende regler Vi har en høj etisk standard i alle vores aktiviteter, og vi konkurrerer på fair betingelser og udelukkende på værdien af vores serviceydelser uden at gå på kompromis med vores integritet eller vores samarbejdsrelationer. Korruption udgør en væsentlig risiko for vores aktiviteter. Ikke alene vil korruption have alvorlige juridiske konsekvenser for virksomheden og de personer, der er involveret, det vil også medføre væsentlig skade på ISS brand og de værdier, vi står for. For at sikre at ISS til stadighed har en høj etisk standard og for at undgå overtrædelse af anti-korruptionslovgivningen vedtog ISS i 2003 et sæt adfærdsregler (Code of Conduct), som omfatter følgende grundlæggende regler vedrørende anti-korruption: 1) ISS er imod enhver form for korruption og bestikkelse og gør en aktiv indsats for at bekæmpe en sådan praksis. 2) ISS konkurrerer på fair betingelser og udelukkende på værdien af vores serviceydelser. 3) Uanset hvad den lokale praksis måtte være, er personlig betaling, returkommission eller bestikkelse mellem ISS og kunder, leverandører eller embedsmænd strengt forbudt. 4) Det er uacceptabelt at modtage gaver eller andre gratisydelser fra forretningspartnere, undtagen hvis det er kutyme i det pågældende miljø, værdien er beskeden og det har et forretningsmæssigt formål. Disse regler er fortsat de grundlæggende regler i vores anti-korruptionspolitik. Som en global serviceudbyder har vi aktiviteter i lande, hvis lovgivning ikke tager stilling til regler om anti-korruption, eller hvor sådanne regler ikke håndhæves. ISS Code of Conduct og denne politik gælder også i disse tilfælde for ISS medarbejderes adfærd. Et æble om dagen holder korruption væk Et uskyldigt billede af et æble, der er syet på uniformerne hos rengøringsmedarbejdere i Mexico, synliggør ISS indsats mod korruption over hele landet. Korrupt adfærd, såsom bestikkelse for at vinde ordrer, kan være et integreret aspekt i forretningsmæssige forhandlinger i visse lande, men vores æble symboliserer tydeligt, at korruption ikke er ISS måde at drive virksomhed på. Symbolet viser også, at ISS har indgået nationale overenskomster med sine medarbejdere, som alle er organiserede og opført i registre til social sikring. Det har været en langvarig proces at ændre forretningspraksis i Mexico, og det har resulteret i nogen kundeafgang. I dag, tre år efter ISS entre på det mexicanske marked, er vores socialt ansvarlige kunder dog positive over for vores tiltag, som ofte har været et væsentligt parameter for at vinde nye kontrakter, specielt i større organisationer. Kort sagt har tiltaget gjort anti-korruption til en forretningsmulighed. Det smarte røde æblesymbol, der oprindeligt blev brugt af en mexicansk virksomhed, som blev opkøbt af ISS, passede så godt til ISS måde at drive virksomhed på, at der blev gjort en undtagelse, så det kunne blive tilføjet som et kendetegn på de standarduniformer, der bliver brugt globalt. De samme rene forretningsprincipper, dog uden det synlige æblesymbol, er også blevet udbredt til ISS aktiviteter i Brasilien, Argentina, Uruguay og Chile. Æblet blev brugt første gang i en kampagne lanceret af den mexicanske regering i 1996, og tanken var, at det skulle anspore erhvervslivet til at afstå fra korruption. Æblet blev valgt, fordi det spanske ord for bestikkelse også betyder bid i betydningen en andel i eller et stykke af rovet. ISS æble er helt, som et symbol på at vores integritet er intakt, og at bestikkelse er helt uacceptabelt. 4 November Version 2.0

5 1.2 Formålet med politikken I de senere år er den globale indsats mod korruption vokset til et hidtil uset niveau. Håndfaste anti-korruptionsretningslinjer og -praksis er således uomgængeligt for multinationale selskaber. Denne politik er, med afsæt i de grundlæggende principper i ISS Code of Conduct, udstedt med det formål at underbygge ISS store indsats for at bekæmpe korruption og øge kendskabet til anti-korruptionspolitikken internt i ISS Koncernen. Formålet med politikken er at sikre, at ledere og medarbejdere på alle niveauer opnår en større og mere almen forståelse for politikken, samspillet med Koncernens aktiviteter samt den indsats, der kræves af hver enkelt medarbejder. De eksempler, der er beskrevet i denne politik, er ikke udtømmende, men har til hensigt at illustrere en række dilemmaer og måden, hvorpå politikken anvendes. 1.3 Overtrædelser og sanktioner Korruption er en alvorlig forbrydelse, og konsekvenserne er ofte vidtrækkende med sanktioner varierende fra betydelige bøder til fængselsstraf. Derudover kan selskabets omdømme med hensyn til integritet og ansvarlighed lide betydelig skade. ISS anser derfor en overtrædelse af denne politik som et alvorligt brud på den enkelte medarbejders forpligtelser, og en overtrædelse vil medføre disciplinærstraf. Disciplinærstraf kan omfatte afskedigelse og medføre, at der anlægges sag mod den eller de involverede. 1.4 Overvågning For at håndhæve reglerne er det i dag ikke kun nødvendigt at udarbejde og implementere anti-korruptionspolitikker, men også at overvåge, at politikkerne overholdes. I ISS Koncernen har alle ledere og andre overordnede ansvar for at sikre, at deres medarbejdere er bekendt med indholdet af ISS Code of Conduct og denne politik, og at de efterlever reglerne. ISS Group Internal Audit og Group Legal vil derudover kontrollere og overvåge overholdelsen af ISS' Anti-korruptionspolitik i den interne revisionsgennemgang og på ad hoc-basis og vil samarbejde med ISS Koncernens Business Integrity Committee. Lokal håndhævelse af vores regler understøttes af Business Integrity Committee. Denne komité har ansvaret for at undersøge indberetninger om mulige overtrædelser og består af ISS Koncernens CFO, Head of Group Legal, Head of Group Human Resources og Head of Group Internal Audit. Version November

6 1.5 Spørgsmål og indberetning Hvis du har spørgsmål i forbindelse med reglerne generelt eller i forbindelse med en bestemt transaktion, skal du henvende dig til din lokale ledelse, selskabets lokale jurist eller Group Legal ( ). Hvis du er i tvivl, skal du altid spørge/søge rådgivning, før du foretager dig noget. Enhver ISS-medarbejder, som bliver opmærksom på en alvorlig overtrædelse af Code of Conduct eller denne politik, skal straks indberette overtrædelsen til codeofconduct@group.issworld.com Alle henvendelser vil blive behandlet seriøst og vil blive underkastet en grundig og objektiv gennemgang. Al korrespondance med interne juridiske rådgivere skal overholde de instrukser, som den pågældende juridiske rådgiver måtte udstede. 1.6 Sådan skal denne politik læses og anvendes Afsnit 3 Korruptionskategorier nedenfor indeholder en beskrivelse af de forskellige former for korruption og måder, hvorpå korruption kan finde sted. De enkelte underafsnit følger denne skabelon: Hvad er det? En beskrivelse af den specifikke form for korruption og måden, hvorpå den kan finde sted. Sådan gør vi. En beskrivelse af ISS politik. Særlige advarselstegn. Det røde flag markerer fare, og de eksempler og situationer, der er beskrevet, bør give anledning til mistænksomhed og kræver, at der udvises stor forsigtighed. Endelig indeholder nogle af afsnittene eksempler samt råd og advarsler, der er tænkt som hjælp og vejledning i forbindelse med et specifikt forhold. 6 November Version 2.0

7 2. HVAD ER KORRUPTION? 1 Korruption kan defineres som misbrug af betroet myndighed for egen vindings skyld. Denne definition omfatter og henviser til både økonomiske fordele og ikke-økonomiske fordele. Korruption kan komme til udtryk på mange måder, lige fra åbenlyse eksempler på bestikkelse til mere subtile eksempler som f.eks. upassende gaver, donationer og smørelse. Derfor er korruption ikke altid helt nem at opdage eller identificere, når den forekommer i de daglige aktiviteter. Hvis du er i tvivl, bør du altid overveje følgende: Gennemsigtighed: Har jeg noget imod, at andre finder ud af, hvad jeg har besluttet? Indvirkning: Har min beslutning en upassende indvirkning på en proces eller en person? Retfærdighed: Ville en fornuftig person betragte min beslutning som retfærdig? Hvis du er usikker, og hvis denne politik ikke besvarer dine spørgsmål, bør du altid spørge/søge rådgivning, før du foretager dig noget. 1 Dette er den definition, der anvendes af Transparency International Danmark. Version November

8 3. KORRUPTIONSKATEGORIER 3.1 Bestikkelse Hvad er det? Tilbud om eller modtagelse af gaver, lån, honorar, belønning eller anden fordel fra en person som incitament til at gøre noget, som er uærligt, ulovligt eller udgør et tillidsbrud, som led i en virksomheds aktiviteter 2. Det er ulovligt at bestikke nogen på denne måde, også selv om det sker gennem en tredjepart (f.eks. en konsulent, agent eller mellemmand). Det er desuden ulovligt at tage imod en sådan bestikkelse. Der findes mange former for bestikkelse, f.eks.: Kontanter eller kontantlignende værdikuponer. Rejse- eller repræsentationsaktiviteter. Gaver der har en betydelig værdi. Betalinger forklædt som konsulenthonorarer, provisioner, sponsorater eller bidrag til velgørende formål eller politiske partier, hvis det egentlige formål er at påvirke en beslutning på utilbørlig måde. Sådan gør vi ISS forbyder på det strengeste, at der gives personlige betalinger af nogen art til eller modtages personlige betalinger af nogen art fra nogen, det være sig en kunde, leverandør eller embedsmand, med henblik på at indgå nye forretninger, bevare eksisterende forretninger eller fremme vores interesser på utilbørlig måde. Og vi accepterer ikke brug af mellemmænd til at gøre noget, som vi ikke selv må gøre. Ingen i ISS bør under nogen omstændigheder modtage eller give noget, som kunne blive betragtet som bestikkelse. Dette er ikke kun forbudt ved lov det strider også mod ISS politikker og undergraver vores virksomheds integritet. Særlige advarselstegn Indgåelse eller fastholdelse af forretninger ved brug af utilbørlige økonomiske incitamenter. Opnåelse af fordelagtige vilkår for produkter eller serviceydelser som modydelse for en donation til et foretrukket velgørende formål, politisk parti eller sponsorat. Gennemførelse af en serviceydelse eller transaktion hurtigere eller på bedre vilkår som modydelse for overdådig behandling/repræsentationsaktiviteter. Opnåelse af tilladelser og godkendelser hurtigere end normalt eller på bedre vilkår ved brug af utilbørlige betalinger/incitamenter. 3.2 Smørelse Hvad er det? Smørelse bruges typisk om situationer, hvor en lille sum penge tilbydes embedsmænd af lavere rang for at sikre eller fremskynde udførelsen af en rutinemæssig eller nødvendig handling, som den person, der foretager betalingen, er (juridisk) berettiget til. Typiske eksempler på smørelse er betaling af en lille sum penge til embedsmænd for at sikre et visum, få varer gennem tolden eller fremskynde processen med at opnå en officiel godkendelse. 2 Transparency Internationals definition af bestikkelse 8 November Version 2.0

9 Sådan gør vi ISS forbyder brug af smørelse, undtagen under ekstraordinære omstændigheder, hvor en ISS-medarbejder risikerer at lide skade, hvis der ikke sker betaling. Du bør altid kontakte din chef eller den juridiske rådgiver på forhånd for at få rådgivning om den pågældende betaling. Hvis du i situationen ikke har noget valg, skal du gøre følgende: 1. Aktivt modsætte dig betalingen og, hvis det er uundgåeligt, holde betalingen på et absolut minimum. 2. Lave en udførlig optegnelse over transaktionen. 3. Straks informere din chef. Alle optegnelser skal indberettes til den lokale CFO på månedsbasis og skal være tilgængelige for gennemsyn af Group Internal Audit og Group Legal. Smørelse er som regel nemt at opdage. Den kan dog i visse tilfælde være forklædt som lovlige kommercielle transaktioner. Særlige advarselstegn Betaling skal ske kontant. Der tilbydes ingen kvittering for betalingen. Embedsmanden kan ikke dokumentere lovligheden af den opkrævede betaling. Smørelse er kutyme i det pågældende land. I tidligere lignende sager har der ikke været noget krav om betaling for at fremskynde udførelsen. Eksempler 1. ISS har ansøgt om en offentlig tilladelse. I løbet af den administrative fase beder den embedsmand, der behandler sagen, om et særligt administrationshonorar, da ansøgningen er meget omfattende. Svaret er ikke entydigt, da det godt kan være lovligt at opkræve et honorar for omfattende sager. Der kan dog også være tale om smørelse for at sikre hurtigere ekspedition. Du bør altid undersøge yderligere, om et honorar til en embedsmand udgør et lovligt, kutymemæssigt honorar eller om der er tale om smørelse. 2. Embedsmanden truer dig med fængsel/tilbageholdelse med det samme, hvis du i kke betaler. Hvad skal du gøre? Medarbejdernes sikkerhed er kernen i ISS værdier, og hvis du bliver mødt med en trussel om umiddelbar fængsling/tilbageholdelse, og du ikke har mulighed for at kontakte din chef, må du gerne betale. Du skal dog kontakte din chef og informere ham/hende om betalingen. Version November

10 3.3 Gaver og repræsentation Hvad er det? En gave er kendetegnet ved, at man ikke forventer noget til gengæld. Repræsentation eller erkendtligheder består af arrangementer og ydelser, som et selskab tilbyder eksisterende eller potentielle kunder og samarbejdspartnere med henblik på at etablere eller styrke sine forretningsforbindelser. Repræsentation kan f.eks. bestå af middage, invitationer til sociale arrangementer, gratis transport m.v. Afhængigt af det pågældende forretningsforhold kan gaver og repræsentation været meget udbredt og er ofte en forudsætning for forretningssamarbejde eller opretholdelse af et godt samarbejde. Det er ikke ISS politik at hindre en sædvanlig og rimelig praksis i forhold til gaver og repræsentation. Formålet med denne politik er at give retningslinjer for, hvad der anses for acceptabel praksis, idet gaver og repræsentation også kan udgøre bestikkelse. Selvom beskedne gaver, tjenester og repræsentation kan tjene til at styrke et forretningsforhold, må der ikke gives eller modtages gaver eller tjenester, hvis modtageren derved bliver eller synes at blive forpligtet til at gengælde tjenesten. Overvej altid, hvem du har med at gøre I denne politik skelnes der mellem gaver og repræsentation i den private sektor og gaver og repræsentation i den offentlige sektor, der involverer embedsmænd. Tolerancetærsklen i forhold til gaver og repræsentation er meget lav i den offentlige sektor. Den private sektor Sådan gør vi Tag aldrig imod og giv aldrig pengegaver (kontanter eller likvider). Kun gaver, der har en beskeden værdi og er sædvanlige i det pågældende land eller område, og som tjener et forretningsmæssigt formål, må gives eller modtages. Gaver, der ikke koster meget, til særlige lejligheder som f.eks. jul, fødselsdag, fratræden m.v. accepteres. Gaver må under ingen omstændigheder gives eller modtages til gengæld for et løfte om handlinger eller som en del af en udbudsprocedure eller kontrakt. Dette gælder, uanset om du eller den, der modtager gaven, ikke er direkte involveret i beslutningen. Personlige rabatter må under ingen omstændigheder accepteres, hvis sådanne rabatter ikke gives til alle medarbejdere i din lokale ISS-virksomhed, og selv hvis dette måtte være tilfældet, skal alle rabatter godkendes i overensstemmelse med de lokale tegnings- og godkendelsesregler. Alle gaver og erkendtligheder skal registreres og indberettes til din lokale CFO. Særlige advarselstegn Gaven er af rent personlig karakter som f.eks. smykker. Gaven er tiltænkt et familiemedlem eller en anden tredjepart. Du bliver bedt om ikke at oplyse om gaven/ydelsen til medarbejderens arbejdsgiver. Gaven/ydelsen har en stor værdi. 10 November Version 2.0

11 Den offentlige sektor embedsmænd Hvad er en embedsmand? Begrebet embedsmand defineres bredt: embedsmænd eller ansatte i ethvert statsligt eller offentligt organ, enhver statslig eller offentlig styrelse eller juridisk enhed, på ethvert niveau (herunder kandidater til politiske poster, ledere og ansatte i politiske partier samt politiske partier); ledere eller ansatte i statslige virksomheder; enhver, der udøver en offentlig funktion på vegne af et land (som f.eks. en ansat i en diplomatisk repræsentation); ledere eller ansatte i offentlige internationale organisationer (som f.eks. Verdensbanken eller Verdenssundhedsorganisationen (WHO)). Sådan gør vi Det er som udgangspunkt ikke tilladt at tilbyde gaver til en embedsmand (og medlemmer af dennes familie eller nære venner). Der må alene gives gaver til en embedsmand, dennes familie eller nære venner, hvis: 1. det er lovligt i henhold til lokal lovgivning; 2. det på forhånd er godkendt af den lokale CFO; 3. det er i overensstemmelse med lokal forretningskutyme; 4. gaven ikke er for stor; 5. det sker sjældent; 6. det er passende til lejligheden. Alle betalinger til embedsmænd skal indberettes til den lokale CFO, der skal føre et register over sådanne gaver samt gennemgangen af de seks ovenfor beskrevne kriterier. I forbindelse med deltagelse i offentlige udbud skal man være yderst varsom og ikke give noget af værdi til embedsmænd. Man skal udvise stor forsigtighed og opmærksomhed i forhold til konsulenter eller tredjeparter, der agerer på vegne af ISS, for at sikre, at tredjepartens forretningspraksis er i overensstemmelse med ISS Code of Conduct. Der henvises desuden til Særlige advarselstegn i afsnit 3.6 Samarbejdspartnere Mellemmænd nedenfor og indberetningskravene i samme afsnit. Særlige advarselstegn Gaven gives ikke i forbindelse med en særlig lejlighed som f.eks. jul, fødselsdag, jubilæum forfremmelse, fratræden m.v. Gaven er af personlig karakter. Du bliver bedt om ikke at oplyse om gaven/ydelsen til medarbejderens arbejdsgiver. Gaven/ydelsen har ikke en beskeden værdi. Version November

12 Eksempler 1. ISS udbyder et kursus til embedsmænd. Må ISS tilbyde at dække rimelige udgifter til transport og ophold? Ja, men sådanne udgifter må aldrig overstige de grænser, der er fastsat i de interne politikker, der gælder for ISS-medarbejdere. Herudover må udgifter vedrørende transport kun omfatte transport direkte fra embedsmandens arbejdsplads til det sted, hvor ISS-kurset finder sted. Eventuel refusion af udgifter skal ske til embedsmandens arbejdsgiver og ikke direkte til embedsmanden. 2. Må en ISS-medarbejder deltage i en forretningsmiddag, der betales af en samarbejdspartner? Ja, forudsat at middagen tjener et forretningsformål og ikke udgør en usædvanlig stor værdi. ISS-medarbejdere, der sidder i indkøbsfunktioner, skal udvise forsigtighed i disse situationer, på forhånd indberette dette til deres chef og handle i overensstemmelse med ISS Procurement Manual. En samarbejdspartner tilbyder ISS-medarbejdere at købe det pågældende selskabs varer med rabat. Må vi tage imod dette? Rabatten kan give anledning til en interessekonflikt. Medarbejderen skal oplyse sin overordnede om tilbuddet, så den mulige interessekonflikt kan vurderes på forhånd. Tilbuddet må kun accepteres, hvis det gælder generelt for alle de lokale ISS-medarbejdere, og kun den lokale chef kan acceptere tilbuddet. En leverandør tilbød for nylig, at jeg kunne bruge vedkommendes ferielejlighed i weekenden. Han har sagt, at han ejer stedet, og at det ikke koster ham noget at lade mig bo der. Kan jeg tage af sted? Nej. At tage imod et sådant tilbud er i strid med ISS politik om modtagelse af gaver, da gaven har en betydelig værdi og ikke er sædvanlig, og da den udgør en gave, som ISS ikke ville gengælde leverandøren. En kunde, som jeg har forretningskontakt med, besøger af og til vores kontor. Kan jeg tilbyde hende frokost? Ja, så længe dette ikke strider imod hendes arbejdsgivers retningslinjer, og udgiften til måltidet er rimelig henset til det pågældende forretningsforhold. Hvis du er i tvivl, kan du spørge hende: Vil det være i orden med dit firma, hvis jeg tilbyder dig frokost? 6. Må jeg tage imod et forretningsmåltid fra en repræsentant for en leverandør? 7. Små og ikke hyppige forretningsmåltider kan i de fleste tilfælde accepteres. Du bør dog altid overveje de konkrete omstændigheder, og om din uvildighed vil kunne påvirkes eller af andre opfattes, som om den påvirkes. Du bør drøfte det med din overordnede, hvis du er i tvivl. Må vi give en gave til en medarbejder hos en samarbejdspartner som en del af en belønning af et team som tak for godt udført arbejde? I mange lande anses det at give gaver direkte til en samarbejdspartners medarbejdere som mangel på respekt af, at et andet selskab er arbejdsgiver for den pågældende. Du bør på forhånd drøfte det med din chef og selskabets lokale jurist eller Group Legal. 12 November Version 2.0

13 3.4 Politiske bidrag Hvad er det? Politiske bidrag er bidrag til en eller flere politikere, en valgkamp eller til et politisk parti. Sådanne bidrag kan blive opfattet som et forsøg på at opnå forretningsmæssige fordele. Sådan gør vi Alle beslutninger om politiske bidrag træffes af bestyrelsen for ISS. Ingen politiske bidrag, direkte som indirekte, er tilladt, medmindre de er godkendt af bestyrelsen for ISS. 3.5 Velgørenhed og sponsorater Hvad er det? Velgørenhedsdonationer er donationer, der sker med henblik på at hjælpe folk i nød. Sponsorater er bidrag, der sker med henblik på at støtte nogen eller noget mod til gengæld at få offentlig omtale. Sådan gør vi Samfundsstøtte er en del af ISS ansvar, og bidrag til velgørenhed eller sponsorater accepteres, hvis de afspejler eller understøtter ISS værdier, dog med forbehold for budgetforpligtelser og relevant godkendelse. Velgørenhedsdonationer skal altid være af et sædvanligt beløb, have et sædvanligt formål og må aldrig tjene som et incitament til at gøre forretning. Sponsorater skal altid tjene et forretningsmæssigt formål og følge ISS Sponsorship Guidelines. Der bør udvises forsigtighed, idet velgørenhedsdonationer og sponsorater kan udgøre bestikkelse. Man bør altid gennemføre en behørig due diligence-undersøgelse af velgørenhedsorganisationen og modtageren af sponsoratet, før det besluttes, om der skal gives støtte eller ej. Alle donationer og sponsorater skal forhåndsgodkendes af Regional Management og skal altid være gennemskuelige. Særlige advarselstegn Betalingen sker til en privat konto. Velgørenhedsorganisationen er ikke en non-profit organisation. Velgørenhedsdonationen/sponsoratet sker til en velgørenhedsorganisation eller en virksomhed, hvori en samarbejdspartner eller vedkommendes nære familie har en personlig eller en forretningsmæssig interesse. Der er en tilknytning mellem velgørenhedsorganisationen/sponsoratet og en offentlig myndighed eller offentlig person, som ISS har eller ønsker at få et forretningsforhold med. Version November

14 Eksempler 1. En samarbejdspartner tilbyder dig en kontrakt, under forudsætning af at du støtter samarbejdspartnerens foretrukne velgørenhedsorganisation. Må du acceptere dette vilkår? Nej, donationen vil ske som modydelse for en kontrakt, og det udgør bestikkelse. Du skal venligt oplyse samarbejdspartneren om, at dette strider imod ISS politik. 2. Du er blevet bedt om at overveje at sponsorere det lokale ishockeyhold de næste tre år for at vise, at selskabet støtter lokalsamfundet, og du har forstået, at et sådant sponsorat er en forudsætning for at indgå forretninger med kommunen. Er det et problem? Ja, det er et problem, da din hensigt med sponsoratet ville være at påvirke forhandlingerne og opnå en uretmæssig fordel. 3.6 Samarbejdspartnere Mellemmænd Hvad er det? Samarbejdspartnere omfatter ISS underleverandører, agenter, konsulenter, formidlere, mellemmænd og alle andre tredjeparter, der udfører arbejde for ISS. De kan også fremtræde, som om de handler på vegne af embedsmænd eller er anbefalet af embedsmænd. Bestikkelse sker ofte via samarbejdspartnere. Da vores samarbejdspartnere repræsenterer ISS, er dette en udfordring i forhold til vores Code of Conduct. Vi er ansvarlige for vores mellemmænd, som var de vores direkte ansatte. De strenge ISS-standarder i Code of Conduct og denne politik gælder derfor for alle vores samarbejdspartnere. Sådan gør vi Der må ikke gives penge eller noget af værdi til en samarbejdspartner, hvis forholdene indikerer, at en sådan gave helt eller delvist vil blive anvendt direkte eller indirekte til at påvirke en beslutning eller opnå en uretmæssig fordel. Dette gælder særligt i tilfælde, hvor samarbejdspartneren er i kontakt med embedsmænd på vegne af ISS, eller hvor samarbejdspartneren er en offentlig enhed. Der henvises til afsnit 3.3 Gaver og repræsentation ovenfor for yderligere oplysninger om ISS regler i forhold til embedsmænd. Særlige krav om indberetning til Group Legal Alle kontrakter og aftaler med agenter, konsulenter, mellemmænd m.v., der handler på vegne af ISS i forhold til embedsmænd eller myndigheder, hvad enten dette sker i forbindelse med offentlige kontrakter og udbud eller i forbindelse med godkendelser, tilladelser, licenser m.v., skal indsendes til Group Legal, før de pågældende aftaler indgås, og indberetningen til Group Legal skal omfatte oplysninger om baggrunden for at anvende den pågældende samarbejdspartner og den due diligence-undersøgelse, der er gennemført af den lokale ISS-virksomhed. 14 November Version 2.0

15 Valg af samarbejdspartner DU SKAL 1. Gennemføre en due diligence-undersøgelse af samarbejdspartneren, før der indgås en aftale. Hvem har du med at gøre, og hvad er deres omdømme? Vær omhyggelig i din due diligence-undersøgelse. 2. Sikre, at samarbejdspartneren gøres bekendt med ISS Code of Conduct og denne politik. 3. Sikre, a) at samarbejdspartneren underskriver erklæringer om anti-korruption, og b) at ISS kan opsige aftalen med samarbejdspartneren uden varsel eller bod, hvis samarbejdspartneren ikke overholder erklæringerne om anti-korruption. 4. Sikre, at der indgås en skriftlig aftale med samarbejdspartneren med et veldokumenteret og udtømmende ydelsesomfang. 5. Sikre, at al kommunikation med samarbejdspartneren er dokumenteret og så vidt muligt på ISS standardvilkår. 6. Sikre, at samarbejdspartneren ikke engagerer endnu en tredjepart og delegerer eller udliciterer opgaver til denne. 7. Sikre, at samarbejdspartneren ikke har nogen direkte tilknytning eller forbindelse til de lokale myndigheder eller relaterede udenlandske embedsmænd for at undgå risiko for, at betaling til en agent dækker over en indirekte betaling til en statslig embedsmand. 8. Kræve, at samarbejdspartneren foretager korrekt bogføring og registrering, og at selskabet, revisorer eller undersøgende myndigheder har ret til at foretage inspektion. 9. Overvåge samarbejdspartnernes adfærd. 10. Registrere alle betalinger til samarbejdspartnere og mellemmænd korrekt i regnskabsbøgerne. DU MÅ IKKE 1. Lade uretmæssige betalinger gå igennem samarbejdspartnere. 2. Betale kombinerede honorarer og udgifter til samarbejdspartnere (du bør i stedet anmode om nærmere oplysninger om det konkrete formål med ethvert beløb, der skal betales til samarbejdspartnerne). 3. Acceptere at foretage betalinger til udlandet (f.eks. betalinger til et andet land end det land, hvor samarbejdspartneren er beliggende). Særlige advarselstegn Landet eller samarbejdspartneren har et dårligt ry for at være korrupt. Samarbejdspartneren er i familie med eller anbefalet af en embedsmand. Honorarerne eller udgifterne til samarbejdspartneren er mistænkeligt høje (i sammenligning med lokale markedsstandarder og/eller honorarer, der opkræves af andre fagfolk, der er involveret i transaktionen, som f.eks. revisorer, advokater m.v.). Ydelserne er ikke dokumenterede eller veldefinerede. Samarbejdspartneren nægter at underskrive erklæringer om anti-korruption. Samarbejdspartneren anmoder om kontante udbetalinger eller betalinger til udlandet. Samarbejdspartneren anmoder om forudbetaling eller delvis betaling, umiddelbart før der tildeles en kontrakt. Version November

16 Samarbejdspartneren har kun lidt eller ingen erfaring inden for den branche, vedkommende ønsker at repræsentere. Samarbejdspartneren er nyetableret og har kun få eller ingen referencer. Samarbejdspartnerens kontor afspejler ikke honorarets størrelse eller det forventede niveau. Der anmodes om eller udstedes falske fakturaer. Eksempler 1. En amerikansk samarbejdspartner, som ISS har samarbejdet med over længere tid, tilbyder at betale via telegrafisk overførsel fra en konto, der ejes af et selskab på de Britiske Jomfruøer, i en bank, der er beliggende i en stillehavsstat. Bør jeg være mistænksom? Ja, du bør være mistænksom, hvis en transaktion omfatter overførsel af midler til eller fra lande eller virksomheder, der ikke har nogen forbindelse med transaktionen, eller som ikke har en logisk forbindelse til kunden. Anmodninger om overførsel af penge til tredjeparter er også et advarselstegn, der bør undersøges for at sikre, at transaktionen er lovlig. Du bør drøfte det med din chef, selskabets lokale jurist eller Group Legal. 2. En mulig samarbejdspartner nævner diskret, at han har en ven, der arbejder for staten, og hvis ISS vælger ham, vil han sandsynligvis kunne sikre, at tilladelser, som ISS ansøger om, vil blive behandlet hurtigere end normalt. Bør jeg være mistænksom? Ja, du skal straks videregive oplysningerne til din chef, selskabets lokale jurist eller Group Legal. At opnå uretmæssige fordele via embedsmænd er en meget alvorlig lovovertrædelse og accepteres ikke hverken direkte eller indirekte gennem en tredjepart. Du må ikke underskrive nogen aftale med den mulige samarbejdspartner uden at drøfte sagen med din chef, selskabets lokale jurist eller Group Legal. 3. En mulig samarbejdspartner er i familie med en embedsmand. Bør jeg være mistænksom? Ja. Familierelationen vil måske/måske ikke udgøre et problem afhængigt af forholdet mellem den mulige samarbejdspartner og den pågældende embedsmand, embedsmandens stilling og det pågældende land. Du bør altid overveje, om familierelationen kan udgøre et problem. Hvis du er i tvivl, bør du drøfte det med din chef, selskabets lokale jurist eller Group Legal. 4. Du modtager en faktura, hvor den anførte kreditor er en ukendt tredjepart. Bør du være mistænksom? Ja. Du skal spørge den pågældende samarbejdspartner om identiteten af tredjeparten og baggrunden for krediteringen. Hvis du ikke får et fyldestgørende svar, skal du straks indberette hændelsen til din chef, selskabets lokale jurist eller Group Legal. 5. En samarbejdspartners udgifter stiger løbende. Bør jeg være mistænksom? Ja. Urimeligt høje udgifter (eller honorarer), der opkræves af en samarbejdspartner, kan være et tegn på korruption. Du bør undersøge, om udgifterne (eller honorarerne) er lovlige og står i forhold til de ydelser, der er leveret. Hvis du ikke er tilfreds med samarbejdspartnerens dokumentation, skal du straks indberette dette til din chef, selskabets lokale jurist eller Group Legal. 16 November Version 2.0

17 6. En nyudnævnt ISS samarbejdspartner har indtil videre været i stand til at levere myndighedsgodkendelser langt hurtigere end tidligere samarbejdspartnere. Bør jeg være mistænksom? Måske er den nye samarbejdspartner ganske enkelt bedre end den tidligere samarbejdspartner, men du bør være mistænksom og spørge samarbejdspartneren, hvordan det er muligt at opnå en så hurtig behandling. Hvis du er i tvivl, bør du altid drøfte det med din chef, selskabets lokale jurist eller Group Legal. 7. Du erfarer, at en af ISS samarbejdspartnere tilbyder sine samarbejdspartnere, herunder embedsmænd, overdådige middage. Bør du reagere på det? Ja, alle ISS samarbejdspartnere skal overholde ISS Code of Conduct og denne politik. Du skal kontakte din chef, selskabets lokale jurist eller Group Legal for at afgøre, hvordan du skal forholde dig. 3.7 Samarbejdspartnere Leverandører Hvad er det? Vores forsyningskæde omfatter produkter, der løbende indkøbes fra lande verden over. Det er derfor vigtigt at forstå omfanget af den risiko, ISS kan pådrage sig som følge af vores leverandørers adfærd. Vi skal som en ansvarlig virksomhed sikre, at vi kun samarbejder med leverandører, hvis etiske standarder stemmer overens med vores egne. Denne politik gælder derfor også for vores leverandører. Sådan gør vi Der må ikke modtages penge eller noget af værdi fra en mulig leverandør, hvis forholdene indikerer, at dette helt eller delvist vil blive anvendt direkte eller indirekte til at påvirke en beslutning eller opnå en uretmæssig fordel. Valg af leverandør 1. Gennemfør en due diligence-undersøgelse af leverandøren, før der indgås aftale. Anvend Group Supplier Self-Assessment Questionnaire. 2. Sørg for, at leverandøren er bekendt med ISS Code of Conduct og denne politik, og at overholdelsen af ISS Code of Conduct og denne politik indgår i alle aftaler. 3. Sørg for, at al kommunikation med leverandøren er dokumenteret og så vidt muligt på ISS standardvilkår. 4. Sørg for, at den skriftlige aftale med leverandøren indeholder ret til opsigelse, hvis leverandøren handler i strid med ISS Code of Conduct og denne politik. 5. Sørg for, at leverandøren ikke engagerer endnu en tredjepart og delegerer eller udliciterer opgaver til denne. Særlige advarselstegn Leverandøren har et dårligt ry for at være korrupt. Ydelserne er ikke dokumenterede eller veldefinerede. Leverandøren anmoder om kontant betaling eller betaling til udlandet eller nægter at give en kvittering. Leverandøren er nyetableret og har kun få eller ingen referencer. Der udstedes falske fakturaer. Version November

18 4. KONTAKT TIL MYNDIGHEDER OG KOMMUNICATION Der henvises endvidere til afsnit 3.6 Samarbejdspartnere Mellemmænd for flere advarselstegn og eksempler. Hvis de lokale myndigheder har mistanke om, at ISS, et af ISS datterselskaber eller en af ISS medarbejdere handler i strid med anti-korruptionslovgivningen, kan dette føre til en undersøgelse. Enhver undersøgelse kan få alvorlige konsekvenser for et selskab, selv hvis mistanken viser sig at være ubegrundet. Det er derfor vigtigt, at alle ISS-ledere er bekendt med ISS og ISS medarbejderes rettigheder og forpligtelser, hvis der indledes en undersøgelse, og at de ved, hvem de skal kontakte, og hvor de kan indhente relevant og rettidig rådgivning. Hvis der indledes en undersøgelse, er det ISS politik altid at samarbejde med de relevante myndigheder og ikke hindre myndighederne i at udføre deres undersøgelser. Enhver ISS-medarbejder, der bliver kontaktet af myndighederne eller bliver gjort bekendt med en igangværende eller kommende undersøgelse, skal straks oplyse dette til: 1. Ledelsen for det relevante land (Country Manager eller CFO) 2. Selskabets lokale jurist 3. Group Legal på tlf Al intern og ekstern kommunikation varetages af Country Management i samarbejde med ISS Group Communications. Yderligere oplysninger kan fås ved henvendelse til Head of Group Communications. 18 November Version 2.0

19 Version November

20 ISS A/S Bredgade 30 DK Copenhagen Phone: Fax: