Adfærdsregler (Code of conduct)

Transkript

1 Adfærdsregler (Code of conduct) Indledning Danske Bank-koncernen har den største respekt for lovgivningen. Ved at overholde lovene og andre regler i de lande, hvor koncernen driver virksomhed, beskytter vi vores integritet og omdømme. Derfor er det meget vigtigt, at alle vores medarbejdere (inklusiv bestyrelse og direktion) forstår bestemmelserne i koncernens Adfærdsregler og efterlever dem. Formål Adfærdsreglerne er et sæt regler og politikker, der har til formål at hjælpe medarbejderne i deres daglige beslutninger. De indeholder retningslinjer for adfærd over for kunder, leverandører og myndigheder. Reglerne er ikke udtømmende, men de giver eksempler på uacceptabel adfærd, hvor der er særlig risiko for koncernen og dens interessenter. Koncernen har udarbejdet politikker og interne forretningsgange på en række områder for at sikre at ambitioner og mål nås. Politikkerne og forretningsgangene kan læses på koncernens hjemmeside. Adfærdsreglerne gælder for alle afdelinger og medarbejdere i koncernen (både fuld- og deltidsansatte). De gælder også for midlertidigt ansatte. Det er den enkelte leder, der er ansvarlig for, at medarbejderne i hans eller hendes afdeling kender Adfærdsreglerne og efterlever dem. Lederne er også ansvarlige for at vurdere, om mere detaljerede regler er nødvendige netop i deres afdeling. Overtrædelse Hvis reglerne overtrædes, kan det skade både medarbejderes og koncernens omdømme og medføre sanktioner. Ved en alvorlig overtrædelse af Adfærdsreglerne kan myndighederne give en advarsel eller en bøde, eller de kan tilbagekalde eller suspendere koncernens tilladelse til at drive bankforretning. Hvis en medarbejder er usikker på, om en bestemt adfærd er acceptabel, skal medarbejderen altid kontakte sin chef eller leder for at sikre, at der ikke opstår problemer. Group Compliance er forpligtet til at rapportere væsentlige overtrædelser og andre forhold i forbindelse med Adfærdsreglerne direkte til direktionen. Forholdet til medarbejderne Medarbejderne er koncernens væsentligste aktiv. Den enkelte medarbejder er vigtig for koncernen,

2 og alle medarbejdere danner grundlaget for, at koncernen kan levere gode forretningsmæssige resultater. Værdighed og respekt Det er vigtigt, at medarbejderne behandler alle med værdighed og respekt. Vi accepterer ikke diskrimination på grund af køn, etnisk baggrund, seksuel observans, religion eller alder. Ligesom chikane heller ikke tolereres. Gaver og arrangementer I forbindelse med et helt almindeligt kundeforhold kan det ske, at kunden tilbyder medarbejderen en gave eventuelt i form af deltagelse i et arrangement. Alle medarbejdere skal udvise stor forsigtighed, når de får gaver fra kunder eller giver gaver til kunder, leverandører eller andre, som de samarbejder med. Koncernen har udarbejdet detaljerede interne forretningsgange for håndtering af gaver og arrangementer. Interessekonflikter Interessekonflikter skal undgås, fordi de kan skabe tvivl om koncernens integritet og medarbejdernes kompetencer og adfærd. Interessekonflikter kan opstå i alle koncernens afdelinger, når kunder får en service, der samtidig gavner koncernen (eller dennes medarbejdere eller andre kunder, som koncernen handler på vegne af) eller skader andre kunder. Koncernen har en specifik politik (Politik om interessekonflikter) for at forhindre og håndtere konflikter. Fortrolige oplysninger Alle medarbejdere er lovmæssigt forpligtet til at beskytte fortrolige oplysninger, uanset om oplysningerne kommer fra kunder, samarbejdspartnere, leverandører eller andre afdelinger i koncernen. Fortrolige oplysninger må ikke videregives til tredjemand uden ejerens samtykke og må heller ikke anvendes uretmæssigt til fordel for koncernen, dens kunder, forretningsforbindelser, leverandører og medarbejdere. Koncernen har udarbejdet detaljerede interne forretningsgange om håndtering af fortrolige oplysninger. Intern viden Det er ved lov forbudt for medarbejdere at købe eller sælge børsnoterede aktier og visse andre værdipapirer og gældsinstrumenter, hvis medarbejderen har en viden, som ikke er offentliggjort, og som må antages at få mærkbar betydning for kursdannelsen på de pågældende værdipapirer, hvis den blev offentliggjort. Dansk lovgivning forbyder også videregivelse af intern viden om faktorer, der kan påvirke prissætningen. For at begrænse risikoen for at loven overtrædes, har koncernen organiseret sine aktiviteter, så kun de medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov for bestemte oplysninger, har adgang til dem. Alle medarbejdere kan derfor trygt handle Danske Bank-aktier, så længe de handler i overensstemmelse med de interne forretningsgange for intern viden. Personlig adfærd Koncernen blander sig ikke i medarbejdernes private anliggender. Medarbejderne skal til enhver tid være høflige og vise respekt over for andre, ligesom de skal være ærlige og optræde ordentligt både privat og på arbejde, så koncernens omdømme ikke skades. Det skal indskærpes over for

3 medarbejderne, at de ikke bør foretage dispositioner, der kan medføre store risici for deres egen økonomi. Whistleblowing Koncernen prioriterer et arbejdsmiljø, der fremmer åbenhed. For at sikre at vigtige oplysninger ikke tilbageholdes, har koncernen oprettet en afdeling, der skal hjælpe medarbejdere med at indberette alvorlige brud på reglerne, som de opdager. Hvis det er muligt inden for lovens rammer, vil indberetninger og spørgsmål, modtaget gennem whistleblower-systemet, blive behandlet fortroligt og sendt videre til koncernens revisionschef og chefjurist og bestyrelsens Revisionsudvalg. Koncernen vil beskytte medarbejdere, som indberetter overtrædelser, og sikre at de bliver behandlet med den respekt, de fortjener. Repressalier mod de pågældende medarbejdere tolereres ikke. Forholdet til eksterne partnere Koncernen bestræber sig konstant på at forbedre og udvikle måden at agere på i samfundet og i samarbejdet med kunderne helt i overensstemmelse med sektorens retningslinjer og de lovgivningsmæssige rammer, der er vedtaget for finansielle institutioner. Til at understøtte dette har koncernen defineret fem kerneværdier: Ekspertise gør viden relevant Integritet tag ansvar Værdi gør en forskel Agilitet imødekom forandring og vær lydhør Samarbejde engager dig, lyt og eksekver Kerneværdierne tjener som rettesnor i vores bestræbelser på at vise samfundsansvar og give kunderne den bedst mulige service både etisk og professionelt. Kunder Nøgleordene i vores rådgivning er ansvarlighed, nærvær og gennemskuelighed. Målet er, at vores kunder har tillid til os og oplever en imødekommende og værdiskabende rådgivning. Medarbejderne har et særligt ansvar for at sikre, at kunderne får de oplysninger, som de skal have som en del af en ordentlig service. Medarbejderne skal sikre, at kunderne kender konsekvenserne af deres økonomiske beslutninger, herunder risikoen for tab. Medarbejderne må ikke anbefale kunderne at købe Danske Bank-aktier. Koncernens kommunikation skal uanset kanal være åben, ærlig og utvetydig. Medarbejderne skal søge at give klar og gennemskuelig information til kunderne. Koncernen har en detaljeret kundepolitik, der understøtter disse principper. Klager Koncernen skal håndtere klager fra kunder og tidligere kunder hurtigt og retfærdigt og i overensstemmelse med gældende love og regler. Koncernen har detaljerede forretningsgange til at understøtte dette. Klageprocedurerne er udførligt beskrevet på koncernens hjemmeside.

4 Anti korruption og bestikkelse Koncernen fordømmer enhver form for korruption. Korruption tolereres ikke hverken i koncernen eller hos samarbejdspartnere. Medarbejdere, der er involveret i bestikkelse eller anden form for korruption, kan retsforfølges og drages personligt til ansvar. Koncernen har detaljerede forretningsgange, for, hvordan medarbejderne skal forholde sig, hvis de kommer ud for korruption. Forretningsgangene hjælper også med at identificere aktiviteter, der kan tyde på hvidvaskning og finansiering af terrorisme. Koncernen samarbejder med myndighederne om at forhindre sådanne aktiviteter. I koncernens arbejde mod korruption gælder følgende tre principper: Danske Bank-koncernen og dens ansatte modtager ikke og betaler ikke nogen form for bestikkelse. Danske Bank-koncernen tager stærkt afstand fra såkaldte facilitation payments (uofficielle ekspeditionsgebyrer ). Danske Bank-koncernens medarbejdere giver ikke og tager heller ikke imod gaver, hvis værdi overstiger det rent symbolske. Det kan af og til være svært at skelne mellem rigtigt og forkert på grund af kulturelle forskelle. Hvis en medarbejder kommer i tvivl, skal han eller hun derfor kontakte koncernens Group Complianceafdeling. SRI Koncernen og dens medarbejdere skal sikre, at vi kun investerer kundernes penge i virksomheder, der ikke overtræder internationalt anerkendte standarder. Der er udarbejdet en politik til at understøtte dette (SRI-politikken). Leverandører Koncernen ønsker at medvirke til at skabe sociale og miljømæssige forbedringer hos vores leverandører. Koncernen forventer, at vores leverandører lever op til national lovgivning og internationalt anerkendte standarder og konventioner, når det gælder etiske, miljømæssige og sociale forhold. Derfor har koncernen en politik, som gælder for alle indkøb af varer og tjenesteydelser i hele koncernen. Myndigheder Koncernen er underlagt tilsyn af en række organer, herunder finanstilsyn og andre offentlige myndigheder samt regulerede markeder og andre markeder, hvor koncernen er markedsdeltager. Koncernen respekterer myndighederne og ønsker at have et godt forhold til dem i alle de lande, hvor koncernen driver virksomhed. Koncernens afdelinger og selskaber driver virksomhed i forskellige jurisdiktioner og skal derfor overholde forskellige nationale regler. I tilfælde af konflikt mellem koncernens politikker og nationale regler vil det altid være de nationale regler, der gælder.

5 Koncernen ønsker på en korrekt og tilstrækkelig måde at give myndighederne vigtige oplysninger hurtigt. Medarbejdere skal altid kontakte deres lokale compliance-afdeling eller Group Compliance ved compliancespørgsmål. Review Dette dokument administreres og opdateres af Group Compliance og godkendes af direktionen og bestyrelsen. Code of Conduct skal revideres og opdateres om nødvendigt mindst én gang årligt for at tage højde for ændringer i koncernens forretning. Væsentlige ændringer i koncernens forretningsstrategi, organisation eller lovgivning kan føre til en revision af Code of Conduct mellem de årlige opdateringer. Ændringer af Code of Conduct skal godkendes af bestyrelsen.