Køreplan for forberedelser af De Danske Garderforeningers. Repræsentantskabsmøde i Bogense 20. maj 2017

Transkript

1 Køreplan for forberedelser af De Danske Garderforeningers Repræsentantskabsmøde i Bogense 20. maj 2017 Lb-nr./ dato Aktivitet/begivenhed Ansvarlig/ evt. reference Marts MAR Nordfyns GF udpeges efter forudgående tilbud På formandsmødet i Svendborg Maj MAJ Beslutning på Repræsentantskabsmødet i Viborg Maj MAJ Nordfyns GF fremlægger budget over Repmødet for præsidiet. Alle sponsoraftaler vil på dette tidspunkt ikke være afklaret Juni JUN Kontrol af antallet af berettigede garderforeninger til Repræsentantskabsmødet i Bogense 20 MAJ 2017 Oktober 2016 Én eftermiddag Møde/besigtigelse i Bogense. Deltagere : Nordfyns GF, FR, CRA og HG. Besigtigelse, budget, indkvartering, øvrige praktiske forhold December 2016 Mindst 6 mdr. før Rep-mødet ansøger Nordfyns GF Livgarden om tambourer og evt. Musikkorpset Januar JAN Forretningsføreren opgør en liste over garderforeninger i restance, der således ikke kan deltage i Repræsentantskabsmødet 31 JAN Garderbladets frist for marts-nummer Nordfyns GF indsender indbydelse til Rep- HG + Nordfyns GF HG + Nordfyns GF. FÆV 6,stk.5+6 Dette er ikke bestemt i HB men foreslås at budgettet er klar 1 år før afvikling CRA. FÆV 5, stk. 8 Indgår ikke DG Håndbog, men resultat af Præsidiets prioritering HB 4.2.a.1.b FÆV 5, stk. 6 samt HB 3.f.6.b. HB 4.1.a.1.b +4.2.a.1.c

2 møde Februar FEB Seneste frist for forslag til ændringer i FÆV 01 FEB Seneste frist for meddelelse af kandidatur som Præsident. 01 FEB Seneste frist for anmeldelse af udgiftskrævende (for garderforeningerne)forslag til behandling på Repræsentantskabsmødet i Skanderborg.? FEB Vicepræsidenter udsender dagsorden til eget formandsmøde og med info for Præsidenten, Sekretariat og øvrige vicepræsidenter. Vicepræsident-kandidat i region I, III og V skal være anført (FÆV 10, stk. 4). Generelt henvises til FÆV 8, stk. 1, 2 og 3. FÆV 14, stk. 2 FÆV 10, stk. 2 9, 2. punktum. Vicepræsidenterne. 9, stk , stk FEB Præsidiet godkender på Præsidiemøde dagsorden til Repræsentantskabsmødet : - Afgift til DG fra garderforeningerne (FÆV 5, stk. 4) - Dagsorden - Stemmetællere (= kritiske revisorer)(fæv 10, stk. 5) - Præsidentkandidat anføres. Tidsfrist herfor i øvrigt 1. FEB (FÆV 10, stk. 2). - Første Vicepræsident (FÆV 10, stk. 5). - Revisor (FÆV 10, stk. 6) - 2 kritiske revisorer (FÆV 10, stk. 7) - Suppleant for kritiske revisorer (FÆV 10, stk. 8) - Meddelelse om skydeudvalgsformand for perioden (FÆV 9, stk. 3.2) - Præsidiets beretning (FÆV 6, stk. 12)(for perioden 30. maj 2016 og til 29. februar 2017 (udkast) gennemgås efter præsidentens indhentning af bidrag fra 1. januar Garderbladets frist for april-nummeret Nordfyns GF indrykker endeligt program og tilmeldingsblanket til Rep-møde CRA. FÆV 6, stk. 12. HB 4.1.a.1.c a.1.d Marts 2017? -? Formandsmøderunden? -? MAR Valg i Vicepræsiden-

3 MAR region I, III og V Alle sager afgøres ved alm. Stemmeflerhed. terne. 8, stk. 5. FR medbringer i sin orientering aktuelle emner, herunder nyanskaffelser/gaver over 5 % af budgettet. FR. FÆV 13, stk. 10. Beslutninger i Regionsrådene afgøres ved simpelt flertal (regionsformænd og andre beslutninger)(fæv 8, stk. 5). Valg af regionsskydeleder (FÆV 8, stk. 3) 20 MAR Senest 2 måneder før Rep-mødet udsender Nordfyns GF opfordring til alle GF om at stille med fanebærer (NB! Ikke relevant da Rep-mødet er i maj og tilmeldelsesblanket først kommer i april) April APR Meddelelse om og indkaldelse, samt tilmeldingsblanket til Repræsentantskabsmøde i Bogense i Garderbladet (APR-nummer 2017) og på DG hjemmeside 1 APR Seneste frist for emner til behandling på Repræsentantskabsmødet i Skanderborg? APR Redaktion af Præsidiets beretning til Repræsentantskabsmødet 27 MAJ i Bogense for foreningsåret 2016/17 afsluttes via mailring-godkendelse af Præsidiemedlemmer og udvalgsformænd af Præsidenten og tilsendes forretningsføreren til udsendelse sammen med dagsorden og regnskab (senest? APR jf. herunder) 12 APR Så kan det også nås med postvæsen Allerseneste udsendelse af meddelelse til samtlige foreningsformænd, Præsidium, andre tillidsfolk m. fl. om indkaldelse til Repræsentantskabsmøde med dagsorden samt vedhæftet godkendt og revideret regnskab for Der har udviklet sig en tradition om, at Præsidiets beretning for det forgangne foreningsår også medsendes som bilag til HB 4.2.a.1.e ADA. 8. CRA FR. Den detaljerede proces er ikke beskrevet i FÆV, men praktisk dikteret, dog under hensyntagen til deadlines i FÆV CRA + MW. 9, 13, stk. 8 og 14, stk. 2. CRA + ADA

4 ovenstående udsendelse. Dette er ikke vedtægtsdikteret, men fremmer åbenhed og transparens i DG og kan være med til at afmontere større sammenstød under selve Repræsentantskabsmødet. Udkastet lægges tillige på DG hjemmeside.? Præsidemøde. Den udsendte dagsorden samt det godkendte regnskab og Præsidiets beretning for foreningsåret 2016/17 gennemgås en sidste gang. Maj MAJ Senest 14. dage før Rep-mødet udsender HB 4.2.a.1.f Nordfyns GF program, værelsesreservation, billetter etc. til de enkelte deltagere. (NB! Dette er ikke sket de seneste 3 Repmøder. Man har fået bekræftelse ved tilmelding, og ved ankomst har man fået udleveret kuvert med materialet) MAJ DG Repræsentskabsmøde 2017 i Bogense. Burde jf. FÆV være i juni, men er skredet uden officiel godkendelse til maj. Juni JUN Regnskab og mellemværende mellem DG og Nordfyns GF skal være afsluttet. NB! Håndbogens afsnit a siger fristen er 3 mdr. dvs. 20. august (men det kan vi jo stramme op på) FÆV 6, stk. 3. CRA + JSN + Skanderborg GF DG ASAP NLT Referat/Repræsentantskabsmøde Referat/Præsidiemøde DG Fællesvedtægter DG Håndbog De Danske Garderforeninger Snarest belejliget (As soon as possible) Senest (Not later than) REPRÆ PRÆ FÆV HB

5 Flemming Rytter Carsten Rasmussen Ole Andkjær Christensen Niels Godiksen Jens Saabye Nielsen Ulrik Baunsgård Henrik Gattrup Jens Crone Peter Diesel Jan Stoltenborg FR CRA OAC NG JSN UB HG JC PD JS Henrik Agerlin Steen Grubert Andreas Dalsgaard Andersen Michael Wienberg HA SVG ADA MW