Sådan behandler Center for HR personoplysninger om dig under og efter din ansættelse i Region Hovedstaden

Transkript

1 Sådan behandler Center for HR personoplysninger om dig under og efter din ansættelse i Region Hovedstaden Center for HR behandler personoplysninger (persondata) om dig som ansat i Region Hovedstaden sikkert i HR-systemerne. Hvad er personoplysninger? Personoplysninger er alle former for oplysninger, der enten alene eller sammen med andre oplysninger kan bruges til at identificere en bestemt person. Der skelnes mellem tre typer af personoplysninger Almindelige personoplysninger Almindelige personoplysninger kan fx være identifikationsoplysninger som navn og adresse, oplysninger om økonomiske forhold og oplysninger om alder og uddannelse. Følsomme personoplysninger Følsomme oplysninger er oplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning eller fagforeningsmæssigt tilhørsforhold samt genetiske og biometriske data, helbredsoplysninger eller oplysninger om en persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering. Fortrolige oplysninger Hvilke oplysninger, der er fortrolige, er ikke bestemt af reglerne om databeskyttelse. Fortrolige oplysninger kan være både almindelige oplysninger og følsomme oplysninger. Afgørende er, at der er tale om rent private oplysninger, som efter en sædvanlig betragtning ikke bør komme til uvedkommendes kendskab. En fortrolig oplysning kan f.eks. være oplysning om, at en person modtager sociale ydelser eller har været udsat for en ulykke. Læs datatilsynets vejledning

2 Hvad er formålet med og retsgrundlaget for behandling af personoplysninger om regionens ansatte? Center for HR har det daglige ansvar for Region Hovedstadens personaleadministrative systemer HR-systemer. Det omfatter regionens personale- og lønsystem, kursusadministrative systemer, rekrutteringssystemer samt regionens system til vagtplanlægning. Center for HR håndterer derfor dagligt store mængder af personlige oplysninger om personer tilknyttet arbejdspladsen Region Hovedstaden. Formålet med at opbevare og behandle oplysningerne om regionens ansatte er at kunne udbetale løn, understøtte vagtplanlægning, rekruttere nye medarbejdere og sikre, at medarbejderne har mulighed for at udføre deres arbejde med adgang til relevante it-systemer og bygninger. Derudover behandler Center for HR oplysninger om de ansatte for at sikre, at regionen opfylder sine uddannelsesopgaver, herunder at regionens medarbejdere kan tilmelde sig kurser i Kursusportalen i forbindelse med fx kurser i Sundhedsplatformen. Retsgrundlaget for behandlingen af personoplysningerne er arbejdsrettens regler (tjenestemandsloven, funktionærloven, ledelsesretten, de kollektive overenskomster, arbejdsmiljøloven mv.), databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, artikel 9, stk. 2, artikel 10 og artikel 87 samt databeskyttelseslovens 8, 11 og 12. Hvilke personoplysninger om ansatte behandler Center for HR? Center for HR behandler og opbevarer følgende personoplysninger om ansatte i Region Hovedstaden (autoriserede fagpersoner og øvrige) i HR-systemerne: Identifikationsoplysninger fx navn, tjenestenummer, tjenestested, CPR-nummer, oplysninger om ansættelsesforholdet, stillingsbetegnelse Kontaktoplysninger Side 2

3 fx adresse og telefonnummer, familiære relationer Uddannelsesoplysninger fx uddannelsesbeviser, kursusbeviser, faglige kvalifikationer HR-data fx lønsammensætning, vagter, fravær, skat, pensionsforhold, ferie, anciennitetsberegninger, overenskomstforhold af hensyn til lønsammensætning Oplysninger om tjenstlige forhold fx eventuelle ansættelsesretlige sanktioner og referater af tjenstlige samtaler Følsomme oplysninger fx eventuelle helbredsoplysninger af betydning for dit ansættelsesforhold til brug for fx refusion, eventuel straffe- og børneattest Hvordan opbevarer Center for HR personoplysninger? Center for HR behandler og opbevarer personoplysningerne i lukkede systemer. Det er fx i Silkeborg Datas lønsystem (Basisløn), Kursusportalen, regionens rekrutteringssystem (HR Manager) og vagtplanlægningssystemet (Tjenestetid). Personale med tildelt brugeradgang kan slå op i et eller flere systemer, når der er saglig grund til det, herunder ledere, løn- og personalekonsulenter, ansættelsesudvalg mv. På centrale systemer, herunder lønsystemet, logges brugere, og der indsamles oplysninger om deres færden i systemer af hensyn til den enkeltes sikkerhed. Hvor længe opbevarer Center for HR oplysninger om ansatte? Center for HR opbevarer personoplysninger om ansatte i regionen så længe ansættelsesforholdet varer. Personalesager opbevares i 10 år efter, at den ansatte er fratrådt. Dette skyldes særlige retlige hensyn. Hvis der i sagen er oplysninger om en arbejdsskade, gemmes den i mindst 30 år efter arbejdsskadetidspunktet. Personalesagerne opbevares i deres helhed, og Center for HR foretager ikke løbende sletning af enkelte dokumenter i personalesagen. Side 3

4 Kan jeg få indsigt i mine egne personoplysninger? Langt de fleste oplysninger er tilgængelige for medarbejderne enten via apps (MiniTid, MinLøn), lønsedler, vagtskemaer og medarbejderadgange til kursusportalen. Hertil kommer, at du kan få indsigt i din egen personalesag ved at spørge din chef eller personaleafdelingen på dit hospital/din virksomhed. Kan jeg få mine data slettet? Som ansat i Region Hovedstaden kan du ikke få slettet de oplysninger, som Center for HR opbevarer om dig, da de bruges til at administrere din ansættelse. Af retlige hensyn opbevares oplysningerne i 10 år efter, at du er fratrådt. Ikke-obligatoriske data, du selv har afgivet i diverse systemer, herunder privat og telefonnummer, kan du selv slette i det givne system. Kan jeg få forkerte oplysninger rettet? Hvis du har fundet urigtige oplysninger, kan de altid rettes, og der vil blive taget en faglig dialog for at sikre, at oplysningerne rettes rigtigt. Skulle du opdage, at vi har registreret forkerte oplysninger, kan du kontakte din lokale HRfunktion eller Center for HR på mail loenfaelles.center-for-hr@regionh.dk med henblik på at få det rettet. Hvilke oplysninger videregiver Center for HR til andre? Center for HR videregiver personoplysninger om ansatte i regionen til de systemleverandører, som vi samarbejder med. Det gælder blandt andre regionens leverandør af løn- og vagtplanlægningssystemer, EG/Silkeborg Data (fx SD Basisløn, Tjenestetid) og systemleverandøren til Kursusportalen (ProOffice). Side 4

5 Regionen har indgået databehandleraftaler med systemleverandørerne. Leverandørerne må kun videregive oplysningerne, hvis der er lovhjemmel til dette fx til andre offentlige myndigheder, herunder SKAT og Danmarks Statistik. Endvidere videregiver regionen oplysninger til kommuner, Udbetaling Danmark, jobcentre og Arbejdsmarkedets Erhvervssikring i forbindelse med refusionssager under fravær som barsel, sygefravær, orlov til pasning af nærtstående mv. eller i forbindelse med ansættelse i fleksjob eller løntilskud samt arbejdsskadesager. Derudover udveksler Center for HR personoplysninger om ansatte i regionen, herunder lønoplysninger, med andre enheder i Region Hovedstaden (fx CIMT og CØK). Endvidere videregiver Center for HR personoplysninger til andre offentlige myndigheder, herunder SKAT, pensionsselskaber og regionens feriefond. Endelig udveksler Center for HR personoplysninger med den forhandlingsberettigede organisation, herunder eventuel relevant tillidsrepræsentant, hvis der følger en forpligtelse hertil af de kollektive overenskomster og lignende, fx i forbindelse med lønforhandlinger og afskedigelsessager. Hvad er mine rettigheder? Databeskyttelsesforordningen giver dig forskellige rettigheder, når Center for HR behandler personoplysninger om dig elektronisk. Du kan læse mere om dine rettigheder på Region Hovedstadens hjemmeside: Side 5