Retningslinjer for ph.d.-uddannelsen

Transkript

1 Retningslinjer for ph.d.-uddannelsen Det Naturvidenskabelige Fakultet Syddansk Universitet August 2010

2 1 FORMÅL, STRUKTUR OG ORGANISATION STRUKTUR PH.D.-SKOLENS ORGANISATION Ph.d.-skoleleder Ph.d.-udvalget Studieudvalg Ph.d.-skolens sekretariat INDSKRIVNING OG ANSÆTTELSE INDSKRIVNING Forudsætninger for indskrivning Meritoverførsel Indskrivning på deltid TILDELING AF STIPENDIUM Tildeling af stipendium efter afsluttet kandidatuddannelse (5+3-ordningen) Tildeling af stipendium før afslutning af kandidatuddannelsen (4+4- ordningen) Indskrivning med ekstern finansiering uden ansættelse ved Syddansk Universitet Indskrivning som ErhvervsPhD-studerende ØKONOMISKE FORHOLD UNDER PH.D.-UDDANNELSEN Lønnet ph.d.-stipendium efter 5+3-ordningen SU-ph.d.-stipendium og løn for ph.d.-studerende under 4+4-ordningen Ekstern finansiering af ph.d.-studiet Registrering og opgørelse af arbejdstimer Bibeskæftigelse ORLOV OG STUDIEAFBRYDELSE Studieophør Barselsorlov Orlov i forbindelse med sygdom Anden orlov Overskridelse af indskrivningsperioden STUDIEELEMENTER VEJLEDNING Udpegning af hovedvejleder og evt. medvejleder(e) Hovedvejleder Medvejleder(e) Vejlederes forpligtelser Den ph.d.-studerendes forpligtelser i forhold til vejledning Vejlederskift KURSUSDEL Meritoverførsel af kurser Evaluering af ph.d.-kurser Særligt vedrørende 5+3 ordningen Særligt vedrørende 4+4 ordningen Sammensætning af kursusprogram Godkendelse af kursusprogram og kurser OPHOLD VED ANDRE FORSKNINGSINSTITUTIONER VIDENFORMIDLING Regler for beregning af videnformidlingstimer MILEPÆLE FORSKNINGS- OG UDDANNELSES-PLANEN (FU) LØBENDE EVALUERINGER DET VIDENSKABELIGE

3 4.2.1 Evalueringer ved ændring af ph.d.-planen Vurdering af evalueringer Genopretningsperiode REGELMÆSSIGE EVALUERINGER ORDNINGEN skriftlige evaluering mundtlige evaluering skriftlige evaluering mundtlige evaluering REGELMÆSSIGE EVALUERINGER 4+4 ORDNINGEN skriftlige evaluering mundtlige evaluering Den kvalificerende eksamen mundtlige evaluering skriftlige evaluering mundtlige evaluering UDDANNELSENS AFSLUTNING PH.D.-AFHANDLINGEN Formelle krav til afhandlingen Institutternes retningslinjer for publiceringsaktivitet for opnåelse af en ph.d.-grad Medforfattererklæringer INDLEVERING AF AFHANDLINGEN Varsling to måneder før aflevering Hovedvejlederudtalelse Indlevering af afhandlingen Populærvidenskabeligt abstract BEDØMMELSE OG FORSVAR Bedømmelsesudvalg Nedsættelse af bedømmelsesudvalg Bedømmelsesudvalgets arbejde Den foreløbige bedømmelse af ph.d.-afhandlingen Forsvaret Procedure for forsvar af ph.d.-afhandlingen TILDELING AF PH.D.-GRADEN Ph.d.-bevis Dokumentation for gennemførte dele af ph.d.-uddannelsen ØVRIGE BESTEMMELSER INDLEVERING AF PH.D.-AFHANDLING UDEN FORUDGÅENDE INDSKRIVNING KOMMUNIKATION STUDIEREJSEKONTOEN Forsikring Studie- og kongresrejser Ophold ved andre forskningsinstitutioner/miljøskifte KLAGEVEJLEDNING OG DISPENSATION DET VIDENSKABELIGE

4 Uddannelsen sker efter bestemmelserne i ph.d.-bekendtgørelse nr. 18 af 14. januar 2008, som trådte i kraft den 1. februar 2008, og bekendtgørelse nr. 577 af 28. maj 2010 om ændring af ph.d.-bekendtgørelsen. Nedenstående retningslinjer udbygger bekendtgørelsens bestemmelser. Ph.d.-studerende, der er begyndt på ph.d.-uddannelsen før den 1. februar 2008, har ret til at fuldføre ph.d.- uddannelsen efter bekendtgørelse nr. 114 af 8. marts 2002, men bedømmelse og forsvar af afhandlingen samt afgørelse om tildeling af ph.d.-graden sker efter reglerne i bekendtgørelse nr. 18 af 14. januar Ph.d.-studerende, der er påbegyndt ph.d.-uddannelsen før 1. februar 2008, har mulighed for at søge ph.d.- skolelederen om at fuldføre ph.d.-uddannelsen efter bekendtgørelse nr. 18 af 14. januar Formål, struktur og organisation Ph.d.-uddannelsen er en forskeruddannelse, der på internationalt niveau kvalificerer den ph.d.-studerende til selvstændigt at varetage forsknings-, udviklings- og undervisningsopgaver i den private og offentlige sektor, hvor der forudsættes et bredt kendskab til forskning. Uddannelsen gennemføres hovedsageligt ved udøvelse af forskning under vejledning. Dette betyder, at den ph.d.-studerende gennem sin uddannelse når frem til den internationale forskningsfront og gennem projektforløbet opnår nye forskningsresultater, der er publicerbare i internationale fagtidsskrifter af højeste standard. Samtidig skal den ph.d.-studerende opnå undervisningsog formidlingserfaring og gennem deltagelse i specielle ph.d.-kurser få en bred faglig basis. 1.1 Struktur Ved Det Naturvidenskabelige Fakultet udbydes ph.d.-uddannelse inden for fagområderne: Biokemi og Molekylær Biologi Biologi Datalogi Fysik Kemi Matematik Der udbydes et antal forskeruddannelsesprogrammer under hvert fagområde. Se ph.d.-skolens hjemmeside for en oversigt over programmerne. 1.2 Ph.d.-skolens organisation Der er etableret én central ph.d.-skole under Det Naturvidenskabelige Fakultet, som ledes af ph.d.- skolelederen. Alle ph.d.-studerende indskrives ved ph.d.-skolen på fakultetet og tilknyttes det institut, hvor hovedvejlederen er ansat. Den ph.d.-studerende er desuden tilknyttet et forskeruddannelsesprogram under hele uddannelsesforløbet Ph.d.-skoleleder Dekanen for Det Naturvidenskabelige Fakultet udpeger en ph.d.-skoleleder for fakultetets ph.d.-skole for en 3-årig periode. Ph.d.-skolelederen refererer til dekanen. Ph.d.-skolelederen o Har det overordnede ansvar for ph.d.-skolens aktiviteter. DET NATURVIDENSKABELIGE FAKULTET Side 4

5 o o o o Forestår med inddragelse af ph.d.-udvalget planlægningen, udviklingen, kvalitetssikringen og evalueringen af ph.d.-uddannelsen. Fastsætter interne retningslinjer og regler for ph.d.-skolen, herunder gennemførelse af ph.d.- uddannelsen og vejledning, efter forslag fra ph.d.-udvalget og godkendelse hos dekanen. Udpeger hovedvejleder efter indstilling fra institutlederen. Godkender indskrivning af ph.d.-studerende efter indstilling af studieudvalg som repræsentant for det videnskabelige personale i ph.d.-udvalget, jf. universitetslovens 16 b, stk Ph.d.-udvalget Ph.d.-udvalget består af fire repræsentanter for det videnskabelige personale og fire repræsentanter for de ph.d.-studerende, der vælges af og blandt disse. Ph.d.-udvalget o Indstiller formand blandt ph.d.-udvalgets videnskabelige personale og næstformand blandt de ph.d.-studerende i ph.d.-udvalget til dekanen. o Godkender ph.d.-planer. o Godkender ph.d.-kurser. o Godkender ansøgninger om merit og dispensation. o Udarbejder forslag til ph.d.-skolelederen om interne retningslinjer og vejledning. o Udtaler sig til ph.d.-skolelederen om evaluering af ph.d.-uddannelsen og ph.d.-vejledning. o Udtaler sig om sager af betydning for ph.d.-uddannelsen og ph.d.-vejledning, som dekanen eller den, som dekanen bemyndiger hertil, forelægger. o Indstiller sammensætning af bedømmelsesudvalg ved bedømmelse af ph.d.-afhandlingen til dekanen Studieudvalg Der er oprettet studieudvalg for hvert af fakultetets institutter. Studieudvalgene består af 3 repræsentanter for det videnskabelige personale fra det pågældende institut. Studieudvalgenes medlemmer er udpeget af ph.d.-udvalget efter indstilling fra institutlederne. Det pågældende instituts repræsentant i ph.d.-udvalget er født medlem og formand for studieudvalget. Der er nedsat følgende studieudvalg: o Studieudvalget for Biologisk Institut o Studieudvalget for Institut for Fysik og Kemi o Studieudvalget for Institut for Matematik og Datalogi o Studieudvalget for Institut for Biokemi og Molekylær Biologi Studieudvalgene fungerer som repræsentanter for det videnskabelige personale i ph.d.-udvalget og bedømmer ansøgere i forbindelse med indskrivning af ph.d.-studerende. Studieudvalgene kan høres om væsentlige faglige spørgsmål, herunder enkeltsager, af ph.d.-udvalget og ph.d.-skolelederen Ph.d.-skolens sekretariat Ph.d.-skolens studieadministrative drift varetages af ph.d.-skolens sekretariat. Ph.d.-skolens sekretariat varetager følgende opgaver o Indskrivning af ph.d.-studerende. o Studieadministration af ph.d.-uddannelsen. o Studieadministrativ support og vejledning af potentielle og nuværende ph.d.-studerende. o Webredaktion af fakultetets ph.d.-website. DET NATURVIDENSKABELIGE FAKULTET Side 5

6 o o o o o o Sekretariatsbetjening af ph.d.-skolelederen og ph.d.-udvalg. Sagsbehandling og opfølgning på ph.d.-udvalgets beslutninger. Igangsætning og opfølgning på ph.d.-udvalgets mål og strategier inden for ph.d.-området. Koordinering og opfølgning på igangsatte aftaler og aktiviteter. Sagsbehandling i forbindelse med ph.d.-afhandlinger herunder nedsættelse af bedømmelsesudvalg, modtagelse og distribution af ph.d.-afhandlinger. Udstedelse af ph.d.-beviser. 2 Indskrivning og ansættelse 2.1 Indskrivning Forudsætninger for indskrivning Adgang til ph.d.-uddannelsen baseres niveaumæssigt på et gennemført relevant kandidatstudium. Bedømmelsen af en ansøgning om indskrivning som ph.d.-studerende baseres som hovedregel på det tidligere studieforløb, herunder karakterer og det tidsmæssige studieforløb, og desuden tidligere forskningserfaring, herunder eventuelle publikationer, og andre forhold der tyder på egnethed til en forskeruddannelse. Endelig tages der hensyn til udtalelser fra vejleder(e) og lærere. I særlige tilfælde kan hensynet til en vis faglig spredning af de ph.d.-studerende over fakultetets fagområder inddrages i bedømmelsen. Ansøgere med anden uddannelsesmæssig baggrund, som har erhvervet de nødvendige faglige forudsætninger, kan indskrives. Der kan dog stilles krav om, at specielle faglige krav bliver opfyldt inden indskrivning eller sideløbende med studiet. Indskrivning på ph.d.-studiet forudsætter, at der er tildelt et stipendium eller der er indgået en finansieringsaftale. Studerende, der endnu ikke har afsluttet en kandidatuddannelse, kan indskrives på ph.d.-uddannelsen, forudsat der er tildelt et stipendium efter 4+4 ordningen, jf. afsnit Meritoverførsel Der kan på ansøgningstidspunktet søges om meritoverførsel for projektrelevant forskning, relevant erhvervsarbejde efter kandidateksamen og/eller ph.d.-kurser gennemført før ph.d.-studiestart under forudsætning af at de ikke indgår i kandidatuddannelsen. Meritoverførsel vil medføre en tilsvarende reduktion af stipendieperioden. Ansøgning om merit behandles af ph.d.-udvalget Indskrivning på deltid Ph.d.-uddannelsen tilrettelægges normalt som et heltidsstudium, men kan i særlige tilfælde tilrettelægges som et deltidsstudium. Begrundet ansøgning om indskrivning på deltid skal indsendes til dekanen via ph.d.- skolelederen vedlagt indstilling fra institutlederen og aftales individuelt i forbindelse med indskrivningen. Et ph.d.-studium på deltid må normalt højst vare 6 år. Vilkårene for deltidsindskrivningen fastlægges i aftale mellem den ph.d.-studerende, evt. den eksterne samarbejdspartner og fakultetet. 2.2 Tildeling af stipendium Der kan tildeles stipendier til indskrivning på følgende ordninger: 1) 5+3-ordningen efter afsluttet kandidatuddannelse (se afsnit 2.2.1) 2) 4+4-ordningen før afsluttet kandidatuddannelse (se afsnit 2.2.2) DET NATURVIDENSKABELIGE FAKULTET Side 6

7 Derudover kan der søges indskrivning ved fakultetets ph.d.-skole med ekstern finansiering på følgende ordninger: 3) 5+3/4+4-ordningen med fuld ekstern finansiering uden ansættelse ved SDU (se afsnit 2.2.3) 4) 5+3-ordningen som erhvervsph.d.-studerende (se afsnit 2.2.4) Reglerne om tildeling er i stor udstrækning ens for alle fire tildelingsordninger, men der er forskelle inden for de enkelte, hvorfor det tilrådes at gennemlæse det afsnit der ophandler den ordning man ønsker indskrivning på og tildeling efter Tildeling af stipendium efter afsluttet kandidatuddannelse (5+3-ordningen) Ledige stipendier udbydes af fakultetets institutter og annonceres løbende på universitetets hjemmeside. Ansøgningsfrister m.v. vil fremgå af stillingsopslaget. Der søges både om tildeling af stipendium og om indskrivning. Ansøgningen skal som minimum vedlægges Projektbeskrivelse Motivation/baggrund for at søge projektet CV for ansøger Kopi af eksamensbevis for både bachelor og kandidat Referencebreve Ansøgere gøres opmærksom på, at referencebreve skal være indsendt inden ansøgningsfristen for at de kan indgå i bedømmelsen af den studerendes faglige forudsætninger. Ansøgere gøres i opslaget opmærksom på, at manglende indsendelse af det nævnte materiale medfører, at ansøgningen ikke vil blive bedømt. Det forudsættes, at ansøgeren inden udarbejdelse af ansøgningen kontakter instituttet med henblik på nærmere oplysninger om instituttets forskningsprofil, baggrunden for stipendiet, vejledningsmuligheder m.v. Projektbeskrivelsen skal redegøre for ansøgerens specifikke interesseområde inden for projektets titel og hvilke forskningsspørgsmål der ønskes undersøgt, angive metode og teori samt skitsere en tidsplan for arbejdet, der viser, at det er realistisk at gennemføre ph.d.-projektet inden for en 3-årig periode. Ansøgninger bedømmes af det relevante studieudvalg, som repræsentant for det videnskabelige personale i ph.d.-udvalget. Studieudvalg udarbejder en skriftlig indstilling til institutlederen og ph.d.-skolelederen indeholdende for hver ansøger: En kort karakteristik af ansøgerens faglige kvalifikationer og ph.d.-projektet. En vurdering af ansøgernes mulighed for at gennemføre ph.d.-projektet inden for normeret studietid. Evt. særlige krav der må stilles til ansøgeren om tillægskurser eller lignende som forudsætning for at kunne gennemføre det pågældende ph.d.-forløb tilfredsstillende. Udvalgets bedømmelse sendes til den enkelte ansøger til orientering. Et ansættelsesudvalg bestående af institutleder, formanden for studieudvalget og vejlederen, finder i fællesskab den bedst kvalificerede ansøger og indstiller vedkommende til ansættelse til dekanen efter DET NATURVIDENSKABELIGE FAKULTET Side 7

8 godkendelse af indskrivningen hos ph.d.-skolelederen. Dekanen træffer endelig beslutning om ansættelse af den ph.d.-studerende. Ansættelsesudvalget kan vælge at indkalde kvalificerede ansøgere til interview før der træffes beslutning om ansættelse. Specielt for ansøgere med udenlandsk eksamen vil der normalt indgå interview for at sikre, at ansøgeren behersker engelsk eller dansk på et tilfredsstilende niveau. Indskrivning kan finde sted fra den 1. eller 15. i en måned. Der foretages ikke indskrivning med tilbagevirkende kraft Tildeling af stipendium før afslutning af kandidatuddannelsen (4+4- ordningen) Ved tildeling af et stipendium efter 4+4-ordningen kan en studerende påbegynde ph.d.-uddannelsen før afslutningen af kandidatuddannelsen ved Syddansk Universitet. Det forudsættes, at ansøgere skal have erhvervet en bachelorgrad og have bestået 60 ECTS af en kandidatuddannelse. Den studerende er de første 2 år af studieforløbet indskrevet på både kandidat- og ph.d.-uddannelsen, og skal efter 2 år have opnået kandidatgraden for at kunne fortsætte på ph.d.-uddannelsen. Det er en forudsætning for indskrivning på 4+4-ordningen, at det hidtidige studieforløb på bachelor- og kandidatuddannelsen er gennemført med et tilfredsstillende karakterniveau, og at det vurderes at ansøgeren efter maksimalt et års studium ville kunne opfylde de almindelige krav til indskrivning. Hvis den studerende kommer fra en anden uddannelsesinstitution, skal Det Naturvidenskabelige Studienævn under Det Naturvidenskabelige Fakultet endvidere godkende meritoverførsel af allerede beståede fag, før der gives tilsagn om indskrivning. Ledige stipendier udbydes af fakultetets institutter og annonceres løbende på universitetets hjemmeside. Ansøgningsfrister m.v. vil fremgå af stillingsopslaget. Det vil også fremgå, om der er mulighed for indskrivning under 4+4-ordningen. Der søges både om tildeling af stipendium og om indskrivning. Ansøgningen skal som minimum vedlægges Projektbeskrivelse. Motivation/baggrund for at søge projektet. CV for ansøger Kopi af eksamensbevis Udtalelse fra tidligere underviser eller vejleder om ansøgeres forskningsmæssige evner og om ansøger vurderes at have tilstrækkelig kendskab til teorier og metoder inden for det ansøgte fagområde. Referencebreve Ansøgere gøres opmærksom på, at referencebreve skal være indsendt inden ansøgningsfristen for at de kan indgå i bedømmelsen af den studerendes faglige forudsætninger. Ansøgere gøres i opslaget opmærksom på, at manglende indsendelse af det nævnte materiale medfører, at ansøgningen ikke vil blive bedømt. Det forudsættes, at ansøgeren inden udarbejdelse af ansøgningen kontakter instituttet med henblik på nærmere oplysninger om instituttets forskningsprofil, baggrunden for stipendiet, vejledningsmuligheder m.v. DET NATURVIDENSKABELIGE FAKULTET Side 8

9 Projektbeskrivelsen skal redegøre for ansøgerens specifikke interesseområde inden for projektets titel og hvilke forskningsspørgsmål der ønskes undersøgt, angive metode og teori samt skitsere en tidsplan for arbejdet, der viser, at det er realistisk at gennemføre ph.d.-projektet inden for en 4-årig periode. Ansøgninger bedømmes af det relevante studieudvalg, som repræsentanter for det videnskabelige personale i ph.d.-udvalget. Studieudvalget udarbejder skriftlig indstilling til institutlederen og ph.d.- skolelederen indeholdende for hver ansøger: En kort karakteristik af ansøgerens faglige kvalifikationer og ph.d.-projektet. En vurdering af ansøgernes mulighed for at gennemføre ph.d.-projektet inden for normeret studietid. Evt. særlige krav der må stilles til ansøgeren om tillægskurser eller lignende som forudsætning for at kunne gennemføre det pågældende ph.d.-forløb tilfredsstillende. Udvalgets bedømmelse sendes til den enkelte ansøger til orientering. Et ansættelsesudvalg bestående af institutleder, formanden for studieudvalget og vejlederen, finder i fællesskab den bedst kvalificerede ansøger og indstiller vedkommende til ansættelse til dekanen efter godkendelse af indskrivningen hos ph.d.-skolelederen. Dekanen træffer endelig beslutning om ansættelse af den ph.d.-studerende. Ansættelsesudvalget kan vælge at indkalde kvalificerede ansøgere til interview før der træffes beslutning om ansættelse. Indskrivning kan finde sted fra den 1. eller 15. i en måned. Der foretages ikke indskrivning med tilbagevirkende kraft Indskrivning med ekstern finansiering uden ansættelse ved Syddansk Universitet Indskrivning uden ansættelse ved Syddansk Universitet forudsætter, at udgifterne til ph.d.-uddannelsen finansieres på anden vis, typisk af en ekstern bevillingsgiver, der er en arbejdsgiver for den ph.d.- studerende. Fakultetet opkræver taksameter for indskrivning af ph.d.-studerende med ekstern finansiering. Taksameteret kan maksimalt udgøre DKK pr. år + 44 % overhead til utilities. Taksameteret forhandles af institutlederen for det institut, hvor projektet ønskes udført. Taksameteret dækker omkostninger direkte relateret til ph.d.-uddannelse, såsom vejledning, kontorhold og arbejdsplads. Ud af taksameteret udredes en studieafgift på DKK pr. år, som dækker administration, kurser og bedømmelse af afhandlingen. Ansøgning om indskrivning med ekstern finansiering kan indsendes løbende. Der skal der benyttes et særligt ansøgningsskema. Ansøgningen skal indsendes til Det Naturvidenskabelige Fakultetssekretariat, Campusvej 55, 5230 Odense M. Ansøgningen skal vedlægges: Kopi af bachelorbevis og kandidatbevis og/eller udskrift af opnåede karakterer på kandidatniveau (hvis man søger indskrivning på 4+4) CV for ansøger Projektbeskrivelse Evt. publikationsliste DET NATURVIDENSKABELIGE FAKULTET Side 9

10 Udtalelse fra faglig kontaktperson fra det faglige miljø (institut), hvor projektet ønskes gennemført. Forhåndstilsagn vedrørende finansieringen af ph.d.-forløbet og oplysninger om kontaktperson hos den eksterne bevillingsgiver (Finansieringsbilag). Ansøgningen vil normalt først blive behandlet, når der er dokumentation for den fulde finansiering af ph.d.- forløbet, altså finansiering af den ph.d.-studerendes løn, taksameter, herunder, udgifter til udlandsophold og kurser samt udgifter til forskningsprojektet, for eksempel udgifter til dataindsamling og TAP-bistand. Ansøgninger bedømmes af det relevante studieudvalg, der udarbejder skriftlig indstilling til institutlederen og ph.d.-skolelederen indeholdende: En kort karakteristik af ansøgerens faglige kvalifikationer og ph.d.-projektet. En vurdering af ansøgernes mulighed for at gennemføre ph.d.-projektet inden for normeret studietid. Evt. særlige krav der må stilles til ansøgeren om tillægskurser eller lignende som forudsætning for at kunne gennemføre det pågældende ph.d.-forløb tilfredsstillende. Udvalgets bedømmelse sendes til ansøgeren til orientering. På baggrund af studieudvalgets indstilling træffer ph.d.-skolelederen afgørelse om ansøgeren er kvalificeret til indskrivning på ph.d.-uddannelsen. Institutlederen beslutter om projektet ligger inden for instituttets forskningsplan og om der er vejledningskapacitet til rådighed. Institutlederen og/eller ph.d.-skolelederen kan vælge at indkalde en kvalificeret ansøger til interview før der træffes beslutning om indskrivning. Specielt for ansøgere med udenlandsk eksamen vil der normalt indgå interview for at sikre at ansøgeren behersker engelsk eller dansk på et tilfredsstilende niveau. Indskrivning kan kun finde sted, hvis ph.d.-skolelederen finder ansøgeren er kvalificeret og institutlederens indstilling er positiv. I forbindelse med indskrivning som ph.d.-studerende med ekstern finansiering indgås der en kontrakt mellem de relevante parter. Kontrakten udarbejdes af ph.d.-skolens sekretariat og underskrives af dekan, ph.d.-skoleleder, institutleder, ekstern bevillingsgiver og den ph.d.-studerende. Formålet med kontrakten er at fastsætte de generelle samarbejdsvilkår ved uddannelsens start herunder finansieringsvilkårene. Det skal fremgå, hvordan de forskellige udgiftsposter til projektet finansieres, og hvor den ph.d.-studerende skal have sin daglige arbejdsplads. Projektet kan ikke igangsættes før kontrakt og indskrivning er på plads. Indskrivning kan finde sted fra den 1. eller 15. i en måned. Der foretages ikke indskrivning med tilbagevirkende kraft. I forhold til indskrivning på 4+4-ordningen med fuld ekstern finansiering kan der forekomme afvigelser fra ovenstående, se desuden afsnit vedrørende dokumentationskrav Indskrivning som ErhvervsPhD-studerende Et ErhvervsPhD-projekt er et særligt virksomhedsrettet ph.d.-projekt. Forskningsprojektet gennemføres i samarbejde mellem en privat eller offentlig virksomhed, en ErhvervsPhD-studerende og et universitet. Som supplement til det faglige miljø enten i virksomheden eller på universitetet, kan der tilknyttes en offentlig DET NATURVIDENSKABELIGE FAKULTET Side 10

11 videninstitution en såkaldt tredjepart. Som ErhvervsPhD-studerende ansættes man i en privat virksomhed og indskrives på universitetet. Nærmere oplysninger om ErhvervsPhD-ordningen kan hentes på ErhvervsPhD-ordningens hjemmeside: Ansøgning om godkendelse af et ErhvervsPhD-projekt skal sendes til Forsknings- og Innovationsstyrelsen (FI) på et særligt ansøgningsskema, som kan hentes på: Det tilrådes, at ansøgeren sideløbende med ansøgningen til FI søger om indskrivning som ph.d.- studerende med ekstern finansiering uden ansættelse. Se foregående afsnit for nærmere oplysninger om ansøgningsprocessen. Et ErhvervsPhD-projekt skal godkendes af både Forsknings- og Innovationsstyrelsen og Det Naturvidenskabelige Fakultet før indskrivning kan finde sted og projektet påbegyndes. Ansøgningen til Forsknings- og Innovationsstyrelsen skal derfor udarbejdes i samarbejde med den potentielle universitetsvejleder, som forinden har indhentet accept fra institutlederen til at stille sig til rådighed som vejleder, og til at projektet passer til instituttets forskningsprofil, samt indstilling fra studieudvalget som repræsentanter for det videnskabelige personale i ph.d.-udvalget om at vedkommende kan indskrives. Kontakt til et relevant institut og en potentiel universitetsvejleder kan eventuelt fås ved henvendelse til ph.d.-skolelederen. Hvis ErhvervsPhD-projektet godkendes af Forsknings- og Innovationsstyrelsen, skal kopi af ansøgningen samt godkendelsen fra Forsknings- og Innovationsstyrelsen sendes til ph.d.-skolens sekretariat med henblik på endelig godkendelse af indskrivningen. Når ph.d.-skolens sekretariat har modtaget tilsagnsskrivelse fra Forsknings- og Innovationsstyrelsen og ph.d.-skolelederen har godkendt indskrivningen efter indstilling fra studieudvalget, fremsendes indskrivningsbrev til den ErhvervsPhD-studerende. Projektet kan ikke igangsættes før indskrivning er på plads. Indskrivning kan finde sted fra den 1. eller 15. i en måned. Der foretages ikke indskrivning med tilbagevirkende kraft. 2.3 Økonomiske forhold under ph.d.-uddannelsen Lønnet ph.d.-stipendium efter 5+3-ordningen Ansættelse som lønnet ph.d.-stipendiat sker i henhold til cirkulære af 1. oktober 2008 om overenskomst for Akademikere i staten bilag 5, protokollat om ph.d.-stipendiat. Overenskomsten gælder for alle stipendiater der lønnes af universitetet: Universitetsstipendiater, som er tildelt fakultetsstipendier Forskningsrådsstipendiater, som finansieres via eksterne midler, som er fremskaffet som led i et forskningsprojekt på et institut Andre eksterne fondsstipendiater, som finansieres af et råd, en fond eller en privat virksomhed i tilknytning til et eller flere forskningsområder på et institut. I henhold til overenskomsten skal den ph.d.-studerende opfylde ph.d.-bekendtgørelsens krav, og har endvidere pligt til i løbet af ansættelsesperioden at udføre arbejdsopgaver svarende til 840 timer (se afsnit 2.3.4). Opgaverne kan bestå af undervisning, formidling eller andre faglige opgaver. Der kan i særlige DET NATURVIDENSKABELIGE FAKULTET Side 11

12 tilfælde bevilges reduktion i de 840 timer med tilsvarende reduktion i lønnen. Vedrørende løn, pension og øvrige ansættelsesforhold henvises til de til enhver tid gældende overenskomster og organisationsaftaler SU-ph.d.-stipendium og løn for ph.d.-studerende under 4+4-ordningen Studerende, der samtidig er indskrevet på en kandidatuddannelse og ph.d.-studiet (4+4 ordningen) kan få SU til kandidatuddannelsen efter de almindelige betingelser for SU indtil kandidatuddannelsen er afsluttet. Den ph.d.-studerende tildeles i forbindelse med godkendelse af indskrivningen et stipendium, som består af et SU-ph.d.-stipendium og et lønnet ph.d.-stipendium. Den studerende modtager de første to år af studiet SU-ph.d.-klip indtil den kvalificerende eksamen er bestået og kandidatgraden er opnået. SU-ph.d.-stipendiet udgør maksimalt 48 stipendieklip. Stipendieklippene udbetales månedsvis forud. Herudover kan den studerende modtage løn for 280 timers arbejdsopgaver. Igennem hele ph.d.-forløbet er den studerende forpligtet til at udføre arbejdsopgaver svarende til 840 timer (se afsnit og 2.3.4) Pligtarbejdet fordeles med 280 timer under SU-ph.d.-stipendiet og 560 timer under det lønnede stipendium. De 280 timer under SU-ph.d.-stipendiet er et tilbud, som den studerende kan vælge at takke nej til. I forbindelse med den kvalificerende eksamen overgår den ph.d.-studerende til lønmodtagerstatus. Der kan i særlige tilfælde bevilges reduktion i de 560 timer under det lønnede stipendium med tilsvarende reduktion i lønnen. Opgaverne kan bestå af undervisning, formidling eller andre faglige opgaver. Den studerende har rettigheder og pligter (mht. orlov, barsel, sygdom, studieforsinkelser m.v.) som almindelige SU-modtagere indtil den kvalificerende eksamen er bestået. Vedrørende løn, pension og øvrige ansættelsesforhold efter overgang til lønmodtagerstatus henvises til de til enhver tid gældende overenskomster og organisationsaftaler. Spørgsmål vedrørende SU-ph.d.-klip skal rettes til ph.d.-skolens sekretariat Ekstern finansiering af ph.d.-studiet Ved finansiering af ph.d.-studiet helt eller delvist fra ekstern bevillingsgiver, indgås en aftale mellem dekan, ph.d.-skoleleder, institutleder, ekstern bevillingsgiver og den ph.d.-studerende om finansieringen af ph.d.- studieforløbet (se afsnit 2.2.3) Registrering og opgørelse af arbejdstimer Pligtarbejdet i henhold til overenskomsten udføres ved det institut, hvor den ph.d.-studerende er ansat og efter nærmere aftale med institutlederen. Pligtarbejdet skal så vidt muligt være relevant i forhold til den ph.d.-studerendes projekt, forskningsinteresser og karriereplaner. Det skal tidsmæssigt placeres, så det kan passes ind i ph.d.-planen, og må ikke ødelægge den ph.d.-studerende mulighed for at gennemføre sit projekt, deltage i kurser og komme på udlandsophold. De sidste tre måneder inden afleveringsfristen skal så vidt muligt friholdes for pligtarbejde. Institutlederen er ansvarlig for løbende at registrere, hvilke arbejdsopgaver der er udført og sørge for en opgørelse af timetallet, og løbende at informere den ph.d.-studerende og hovedvejlederen om det registrerede og planlagte pligtarbejde, eksempelvis i forbindelse med MUS-samtaler, langtidsplanlægning, normopgørelse eller lignende. DET NATURVIDENSKABELIGE FAKULTET Side 12

13 Timetal for arbejdsopgaver opgøres som følger: For studerende på 4+4 ordningen finder nedenstående beregningsmodel kun anvendelse efter den kvalificerende eksamen er opnået. Udlandsophold: Den ph.d.-studerende godskrives timers pligtarbejde for et udlandsophold af en varighed på uger. udregnes efter følgende formel { Det bemærkes, at den maksimale værdi for er 280 timer. Dvs. at ved udlandsophold af mindst 4 ugers og maximalt 52 ugers varighed bliver man kompenseret for 5.38 timer/uge ved 280 pligtarbejdstimer/år. Undervisning, videnformidling og pligtarbejde for instituttet: Den ph.d.-studerende udfører undervisning, videnformidling og pligtarbejde ved instituttet i et omfang på timer (for 4+4: 560 X timer). Pligtarbejdet kan i enkelte tilfælde, efter forudgående aftale med institutlederen, foregå i forskningsgruppen med arbejde af relevans for forskningen, idet arbejdet dog ikke kan være direkte relateret til den ph.d.-studerendes forskningsprojekt, da den øvrige løn betaler dette arbejde. Ph.d.-studerendes undervisningsbelastning beregnes som minimum med en forberedelsesfaktor 3,5 (én konfrontationstime svarer til 3.5 arbejdstimer). Når en ph.d.-studerende underviser på et fagelement, hvor der er en højere belastning i henhold til beregningsreglerne i Undervisningsbelastningsopgørelsen, anvendes den højere faktor. Den ph.d.-studerende kan ikke varetage opgaver af administrativ karakter. I tilfælde af uenighed mellem institutlederen og den ph.d.-studerende og/eller hovedvejlederen om arten, omfanget eller den tidsmæssige placering af pligtarbejdet, træffer dekanen endelig afgørelse vedrørende pligtarbejdet i samråd med ph.d.-skolelederen Bibeskæftigelse Under særlige omstændigheder kan ph.d.-skolelederen give tilladelse til bibeskæftigelse af mindre omfang, såfremt bibeskæftigelsen har faglig relevans for ph.d.-projektet. Ansøgning om tilladelse til bijob skal afleveres til institutlederen. Ansøgningen skal være vedlagt en udtalelse fra vejlederen, hvor det angives, at det pågældende bijob ikke vil betyde forsinkelse af ph.d.-studiet. Formålet med et fuldt finansieret ph.d.- forløb er jo netop, at der skal være tid til at koncentrere sig om studiet på fuld tid. Mulige bijob, som der efter individuel vurdering eventuelt kan gives tilladelse til: 1. Arbejde for instituttet efter at arbejdsforpligtelsen i forbindelse med ph.d.-ansættelsen er opfyldt: max. 40 løntimer pr. semester. 2. Konsulentarbejde for en privat virksomhed, som er relateret til ph.d.-projektets fagområde, og som formodentlig vil tælle positivt for jobmulighederne efter ph.d.-projektets afslutning: max. 40 timer pr. semester. Hvis konsulentarbejdet er af større omfang end 40 timer pr. semester, og det er til den ph.d.-studerendes fordel med hensyn til erhvervsmuligheder efter ph.d.-uddannelsens afslutning, kan der indsendes ansøgning om orlov til dekanen. Orlovsperioden kan max strække sig over 6 måneder. DET NATURVIDENSKABELIGE FAKULTET Side 13

14 Desuden kan der gives tilladelse til hobbypræget bijob, dvs. med klart indhold af fritidsinteresse med max 5 timer pr. uge. 2.4 Orlov og studieafbrydelse Studieophør Hvis den ph.d.-studerende ønsker at afbryde ph.d.-studiet, skal det meddeles skriftligt til ph.d.-skolens sekretariat Barselsorlov Ansatte ph.d.-studerende på 5+3-ordningen og ph.d.-studerende på 4+4-ordningen, der har bestået den kvalificerende eksamen er berettiget til barsel i henhold til de gældende overenskomstmæssige barselsregler. Ph.d.-studerende på 4+4-ordningen, som ikke har bestået den kvalificerende eksamen har rettigheder og pligter med hensyn til barsel i henhold til Bekendtgørelse nr. 653 af 31. juli 1999 om tildeling SU-ph.d.- stipendium. Ph.d.-studerende der er ansat ved Det Naturvidenskabelige Fakultet, skal give skriftlig besked om barselsorloven senest 3 måneder før forventet fødsel til institutlederen, personalekontoret og ph.d.-skolens sekretariat. Information om gældende regler for barsel og adoption kan hentes på personalekontorets hjemmeside: Ph.d.-studerende, som er indskrevet uden ansættelse ved Syddansk Universitet skal give ph.d.-skolens sekretariat skriftlig besked om afholdelse af barselsorlov. Der skal benyttes særligt skema. Herefter forlænges indskrivningen tilsvarende Orlov i forbindelse med sygdom Efter ansøgning til dekanen via ph.d.-skolelederen kan der bevilges orlov inkl. forlængelse af indskrivningen, hvis den ph.d.-studerende har været sygemeldt. Sygdom skal være dokumenteret ved lægeerklæring. Der gives ikke forlængelse af ph.d.-studiet for sygdom under 1 måneds varighed. Læs mere Anden orlov Under særlige omstændigheder kan der bevilges anden orlov fra ph.d.-studiet efter begrundet ansøgning til ph.d.-skolelederen vedlagt indstilling fra hovedvejlederen og institutlederen til fx anden midlertidig ansættelse, forudsat orlovsperioden har faglig relevans i forhold til ph.d.-projektet. Dekanen træffer i samråd med ph.d.-skolelederen afgørelse om, hvorvidt der kan bevilges orlov og sender skriftlig meddelelse til den ph.d.-studerende. Disse orlovsperioder er som udgangspunkt uden løn Overskridelse af indskrivningsperioden Har projektet været udsat for problemer, der gør, at den oprindelige afleveringsfrist ikke kan overholdes, har dekanen mulighed for at bevilge en udsættelse af afleveringsfristen. Den ph.d.-studerende bør ansøge, så snart det er tydeligt, at afleveringsfristen ikke kan overholdes. Der må påregnes en sagsbehandlingstid på otte uger fra ansøgningen er ph.d.-skolens sekretariat i hænde. Ansøgningen skal anbefales af hovedvejleder, studieudvalget og ph.d.-skolelederen, hvorefter dekanen foretager den endelige afgørelse. DET NATURVIDENSKABELIGE FAKULTET Side 14

15 Ansøgningen skal indeholde en beskrivelse af og tidsplan for afslutning af projektet. Vær opmærksom på, at udsættelse af afleveringsfrist kun gives i særlige tilfælde, hvor der foreligger usædvanlige forhold, som er: Sygdom, dødsfald eller anden force majeure. Der udbetales ikke løn udover den stipulerede ansættelsesperiode og en udsættelse på mere end tre måneder kan ikke forventes. To måneder før forventet aflevering kontaktes den studerende og hovedvejlederen af ph.d.-skolens sekretariat med information om hvordan og hvornår afhandlingen skal afleveres. Såfremt afhandlingen ikke afleveres til den fastsatte tidsfrist og der ikke er søgt og bevilget udsættelse, får den studerende besked om, at indskrivningen bringes til ophør. 3 Studieelementer 3.1 Vejledning Udpegning af hovedvejleder og evt. medvejleder(e) I forbindelse med indskrivning af ph.d.-studerende udpeger ph.d.-skolelederen en hovedvejleder efter indstilling fra institutlederen. Institutlederen skal ved godkendelse af hovedvejleder tage hensyn til, hvor mange ph.d.-studerende vedkommende i forvejen er hovedvejleder for, og om hovedvejlederen har de faglige og vejledningsmæssige kompetencer samt de tidsmæssige ressourcer som vejledningen kræver. Efter indstilling fra det respektive studieudvalg eller institutlederen eller på eget initiativ kan ph.d.- skolelederen desuden udpege en eller flere medvejledere. For ph.d.-studerende under ErhvervsPhD-ordningen skal der udpeges en hovedvejleder fra Det Naturvidenskabelige Fakultet samt en medvejleder, som er tilknyttet den virksomhed, hvor den ph.d.- studerende er ansat, og som har virksomhedsrelevant forskningserfaring inden for det pågældende fagområde Hovedvejleder Hovedvejlederen skal være en anerkendt forsker inden for det relevante fagområde og have kvalifikationer svarende til professor-, lektor- eller seniorforskerniveau, være ansat ved Syddansk Universitet og tilknyttet ph.d.-skolen. En adjunkt vil kunne være hovedvejleder, hvis der samtidig udpeges en medvejleder (udpeget efter ovenstående regler) som forpligter sig til at være mentor under ph.d.-uddannelsen samt at overtage vejledningen, hvis adjunktens ansættelse ophører. Hovedvejleder skal have vejledningskvalifikationer, eksempelvis have gennemgået Syddansk Universitets ph.d.-vejlederkursus. Hovedvejlederen har ansvaret for den samlede ph.d.-uddannelse Medvejleder(e) Medvejledere skal være forskningsmæssigt kvalificerede inden for et relevant fagområde. Institutlederen skal ved indstilling af medvejleder tage hensyn til, hvor mange ph.d.-studerende vedkommende i forvejen er vejleder for, og om vejlederen har de fornødne tidsmæssige ressourcer til at vejlede den ph.d.- studerende. Under særlige omstændigheder kan ph.d.-skolelederen godkende, at der udpeges medvejledere, som ikke er fastansat ved Syddansk Universitet. Dette sker efter ansøgning, og det skal fremgå af ansøgningen, hvilke særlige grunde der er for ønsket om tilknytning af en ekstern medvejleder og vedlægges dokumentation for at den eksterne medvejleder er kvalificeret inden for det relevante fagområde. Ph.d.-skolelederen DET NATURVIDENSKABELIGE FAKULTET Side 15

16 godkender tilknytning af ekstern medvejleder efter indstilling fra institutlederen. For ErhvervsPhDstuderende skal der udpeges en medvejleder, som er tilknyttet den ansættende virksomhed og som har særlig indsigt i og ansvar for forskningsprojektet i virksomheden. I øvrigt henvises til Notat vedrørende hvilke stillingskategorier, der kan fungere som vejledere Vejlederes forpligtelser Vejlederfunktionen er det vigtigste element i ph.d.-forløbet. Vejledningen omfatter information og rådgivning om alle aspekter af ph.d.-uddannelsen med fokus på faglig vejledning i forbindelse med forskningsaktiviteterne. Hovedvejlederen har ansvaret for den samlede ph.d.-uddannelse, jf. ph.d.-bekendtgørelsens 8. Hovedvejlederen har ansvaret for, at alle formalia i forbindelse med ph.d.-uddannelsen, som beskrevet i ph.d.-bekendtgørelsen suppleret med lokale regler på fakultetet og eventuelle regler på instituttet eller i forskeruddannelsesprogrammet, overholdes. Det forventes, at hovedvejlederen har læst og forstået ph.d.- bekendtgørelsen, fakultetets generelle regler, samt de eventuelle regler på instituttet eller i forskeruddannelsesprogrammet. Hovedvejlederen skal sikre, at ph.d.-planen udfærdiges inden 2 måneder efter ph.d.-studiets start Hovedvejlederen har ansvaret for projektvejledningen, herunder at vejledning og rådgivning er relevant og tilstrækkelig (normalt mindst en gang pr. uge, med mindre andet kan begrundes), - at evt. andre medvejledere inddrages, når det er relevant. - at ph.d.-projektet er gennemførligt inden for den afsatte tid. - at projektet kan føre til nye resultater på tilstrækkeligt højt niveau til at danne grundlag for en ph.d.-afhandling på internationalt niveau. - at der er tilstrækkelig tid til, at den ph.d.-studerende har en realistisk mulighed for at aflevere en ph.d.-afhandling til tiden. Hovedvejlederen skal forud for hver af de regelmæssige evalueringer af ph.d.-studieforløbet sammen med eventuelle medvejledere evaluere om den ph.d.-studerende følger ph.d.-planen tilfredsstillende, og om fortsættelse kan anbefales ubetinget, eller om den ph.d.-studerende skal have 3 måneder til at rette op på studiet (den mulighed kan kun gives en gang). Samtidigt skal Hovedvejlederen sammen med eventuelle medvejledere vurdere, om ph.d.-planen skal ændres. Hovedvejlederen skal så vidt muligt sikre, at den ph.d.-studerende har en realistisk mulighed for at følge ph.d.-planen. I tilfælde af, at der opstår uforudsete vanskeligheder, f.eks. apparatproblemer, vejrproblemer i biologi, ideen holder ikke, osv., så har hovedvejlederen ansvaret for at ændre ph.d.-planen sammen med den ph.d.-studerende og eventuelle medvejledere, så den ph.d.-studerende får genetableret en realistisk mulighed for at opnå ph.d.-graden uden forsinkelse (se afsnit 4.2.1). Hovedvejlederen har hovedansvaret for miljøskiftet og skal i god tid, normalt senest to år før studiets afslutning, sammen med den ph.d.-studerende planlægge miljøskifte, helst til udlandet. Hovedvejlederen har desuden ansvaret for At være i jævnlig kontakt med den ph.d.-studerende, og virke som sparringspartner på forskningsprojektet. At orientere den ph.d.-studerende om relevante kurser og konferencer og udforme indstillinger til ph.d.-udvalget vedrørende godkendelse af kurser, jf. afsnit 3.2. DET NATURVIDENSKABELIGE FAKULTET Side 16

17 At bistå den ph.d.-studerende med etablering af kontakter til relevante nationale og internationale forskningsmiljøer. At rådgive den ph.d.-studerende om, hvordan arbejdsforpligtelsen/videnformidlingselementet kan indpasses i studieforløbet. At gennemlæse og kommentere ph.d.-projektet. At udarbejde den afsluttende hovedvejlederudtalelse, der opsummerer det samlede ph.d.-forløb ved indlevering af ph.d.-afhandlingen, jf. afsnit At deltage i bedømmelsesarbejdet og ph.d.-forsvaret, jf. afsnit og Et godt ph.d.-forløb kræver, at der fra ph.d.-uddannelsens start etableres et velfungerende samarbejde mellem den ph.d.-studerende og hovedvejlederen, hvor den ph.d.-studerende og hovedvejlederen afstemmer krav og forventninger til hinanden. En beskrivelse af de gensidige krav og forventninger til vejledningsforløbet - herunder forventninger til vejledningens form og omfang skal fremgå af ph.d.-planen. Medvejledere bistår hovedvejlederen. Medvejleders opgaver aftales ved udpegningen, og vil normalt omfatte faglig sparring på udvalgte dele af forskningsprojektet Den ph.d.-studerendes forpligtelser i forhold til vejledning Den ph.d.-studerende er forpligtet til: At kontakte hovedvejlederen i god tid i forbindelse med udarbejdelsen af ph.d.-planen og de regelmæssige evalueringer. At indsende kursusaktiviteter til godkendelse i ph.d.-udvalget løbende. At holde vejleder(ne) orienteret om projektets forløb. At sørge for at aftale vejledningsmøder, dagsorden, aftale deadlines, sende tekster til feedback m.v. At kontakte hovedvejlederen og evt. institutlederen i god tid, hvis der er problemer med fx projektets gennemførelse, som den studerende ikke selv kan løse inden for rimelig tid. sammen med vejleder(ne), at planlægge o forskningen (projektet), o kursusforløb, o miljøskifte, o videnformidling, o deltagelse i internationale møder og o skrivning af afhandlingen. Den ph.d.-studerende har ret til relevant vejledning og rådgivning fra vejlederne i rimeligt omfang, normalt mindst en gang pr. uge, med mindre andet kan begrundes Vejlederskift Ph.d.-skolelederen kan ved egen drift eller efter anmodning fra den ph.d.-studerende godkende udskiftning af hovedvejleder eller medvejledere, eller udpege supplerende medvejledere. Det skal af anmodningen fra den ph.d.-studerende fremgå, at den ph.d.-studerende, institutlederen, den hidtidige og nye vejleder har accepteret vejlederskiftet. DET NATURVIDENSKABELIGE FAKULTET Side 17

18 3.2 Kursusdel Meritoverførsel af kurser Ph.d.-kurser taget før indskrivning kan meritoverføres under forudsætning af, at de kan godkendes som ph.d.-kurser for den pågældende studerende, og at de ikke indgår i en anden grad. Det sidste betyder, at der maksimalt kan meritoverføres kurser taget under en dansk 5-årig uddannelse for det antal ECTS, som ligger ud over 300 ECTS for 5+3 ordningen og udover 240 ECTS for 4+4 ordningen. For ansøgninger om meritoverføring af et kursus fra udenlandske uddannelser skal det dokumenteres, at det ansøgte er udover kravet til graden (dvs. at graden også kunne være opnået uden dette kursus), fx ved en attest fra det pågældende universitet. Der kan maksimalt meritoverføres 10 ECTS Evaluering af ph.d.-kurser Alle ph.d.-kurser, der ønskes godkendt i et ph.d.-studieforløb, skal evalueres under en eller anden form og være dokumenteret bestået. Den ph.d.-studerende skal i henhold til ph.d.-bekendtgørelsens 7, stk. 2 gennemføre ph.d.-kurser af et samlet omfang svarende til ca. 30 ECTS-point. Alle ph.d.-studerende skal bestå forskerkurser (ph.d.-kurser), som er godkendt af ph.d.-udvalget, enten forhåndsgodkendt for den ph.d.-studerendes forskeruddannelsesprogram eller godkendt som individuel studieaktivitet. Kursernes samlede omfang skal svare til ca. 30 ECTS. En ph.d.-studerende kan ved kursusdeltagelse ikke bedømmes af vejlederen alene, i disse tilfælde skal der medvirke en censor Særligt vedrørende 5+3 ordningen Et år før afslutningen af ph.d.-studiet skal 30 ECTS være bestået. For studerende på 5+3 ordningen bør mindst 15 ECTS være bestået efter et år Særligt vedrørende 4+4 ordningen For studerende på 4+4 ordningen bør mindst 10 ECTS være bestået efter et år og mindst 22,5 ECTS skal være bestået senest sammen med den kvalificerende eksamen Sammensætning af kursusprogram Forskerkurserne har til formål at give de studerende faglig bredde, samt at danne fornuftig baggrund for deres ph.d.-projekt. Den faglige bredde har til formål at forbedre den ph.d.-studerendes jobmuligheder efter opnåelsen af ph.d.-graden. Forsker-kurserne bør derfor være på et højere fagligt niveau end den adgangsgivende kandidatuddannelse, medmindre særlige faglige hensyn fordrer, at dette princip fraviges. Der bør altid søges om forhåndsgodkendelse af kursusaktivitet. Som ph.d.-kurser kan indgå: Egentlige ph.d.-kurser udbudt af Det Naturvidenskabelige Fakultet Kurser udbudt af forskeruddannelsesprogrammer som fakultetet deltager i eller samarbejder med eller af andre danske eller udenlandske institutioner under forudsætning af, at ansøgningen er godkendt af ph.d.-udvalget. Forsknings- og Innovationsstyrelsens Erhvervskursus for ErhvervsPhD-studerende. Andre kurser der er særligt relevante i forbindelse ph.d.-projektet, fx kurser i IT eller statistisk metode. DET NATURVIDENSKABELIGE FAKULTET Side 18

19 Sommerskoler skal indeholde aktiv deltagelse af den studerende eller en evaluering (enten af kursusudbyderne eller af vejlederen og en intern censor bagefter) for at kunne blive godkendt. Kongresdeltagelse kan tælle som kursusaktivitet, men kan kun indgå to gange i et studieforløb (3 ECTS pr. gang). Syddansk Universitets kursus i formidling for ph.d.-studerende, der udbydes en gang årligt. Selvstudium/læsekursus under vejledning af en underviser. Det er et krav, at der indgår en form for evaluering eller eksamen i forbindelse med et sådant forløb. De enkelte punkter uddybes under afsnit Godkendelse af individuelle kurser. Kursusprogrammet tilpasses den enkelte studerendes projekt og forskningsmæssige interesser. Hovedvejleder skal påse, at der er tilstrækkelig faglig spredning i kursussammensætningen, og at de planlagte kurser er relevante og på et højt fagligt niveau. Ved godkendelse af ph.d.-kurser gives som udgangspunkt 1 ECTS per 10 konfrontationstimer, under hensyntagen til den specifikke belastning. Kurserne pointsættes i enheder af 0,25 ECTS. Der kan maksimalt gives 15 ECTS for et kursus, da studiet ellers bliver for snævert. Der kan godkendes op til 10 ECTS-point hjælpekurser som forskerkurser. Et hjælpekursus er et kursus, som ligger uden for den studerendes fagområde, og som ikke er på ph.d.-niveau. Hvis et kursus er ECTS-pointsat af den udbydende institution, kan ph.d.-udvalget vælge at pointsætte det til samme antal ECTS, men også at ændre det (antal ECTS kan f.eks. blive reduceret i henhold til de øvrige regler, hvis det er et hjælpekursus og max antal ECTS for hjælpekurser ellers vil blive overskredet). Ph.d.-kurser udbudt af fakultetet annonceres på ph.d.-skolens hjemmeside. Oplysninger om kursusudbud ved andre nationale eller internationale uddannelsesinstitutioner og forskeruddannelsesprogrammer kan bl.a. søges via hjemmesidens link Godkendelse af kursusprogram og kurser Kursusprogrammet indgår som en del af ph.d.-planen (jf. afsnit 4.1), der godkendes af ph.d.-udvalget. Ofte er det ikke muligt at lægge et fuldt detaljeret kursusprogram, da forskerkurser ofte udbydes med forholdsvis kort varsel, og det er så op til hovedvejlederen og den ph.d.-studerende løbende at finde frem til relevante kurser, så ph.d.-planen kan udfyldes. Institutterne udbyder en række kurser, der er forhåndsgodkendt af ph.d.-udvalget som ph.d.-kurser for alle ph.d.-studerende ved Det Naturvidenskabelige Fakultet ved Syddansk Universitet. Ønsker instituttet at udbyde nye kurser skal disse ligeledes forhåndsgodkendes i udvalget. Ansøgning om forhåndsgodkendelse skal indeholde følgende oplysninger om kurset: - Kursustitel - Omfang (antal timer og ECTS-point) - Målsætning - Emneoversigt - Evalueringsform - Undervisningsform - Ansvarlig(e) lærer(e) - Litteratur DET NATURVIDENSKABELIGE FAKULTET Side 19

20 - Desuden vedlægges en udtalelse fra instituttets ph.d.-udvalg vedrørende kursets egnethed som ph.d.-kursus. Institutudbudte forhåndsgodkendte forskerkurser taget ved ens eget institut er det ikke nødvendigt at søge godkendt. Ph.d.-skolens sekretariat skal dog have besked, når kurset er bestået. Forhåndsgodkendte forskerkurser fremgår af ph.d.-skolens hjemmeside. Godkendelse af individuelle kurser Sommerskoleophold, eksterne kurser o. lign. kan af den enkelte ph.d.-studerende søges godkendt som ph.d.-kurser før eller efter kursets afvikling. Endelig godkendelse forudsætter, at kurset er evalueret med et tilfredsstillende resultat. Godkendelsen søges på et særligt skema. På skemaet skal anføres, hvem der er udbyder af aktiviteten, og hvilken ECTS-point værdi, der foreslås. Skemaet underskrives af den ph.d.- studerende og hovedvejlederen. Der skal vedlægges fagbeskrivelse eller lignende og eventuel dokumentation for at aktiviteten er gennemført/bestået. Når aktiviteten er gennemført fremsendes der dokumentation for at aktiviteten er gennemført/bestået til ph.d.-skolens sekretariat, som fortager registrering af aktiviteten i ph.d.-systemet. Ph.d.-udvalget tager ved godkendelsen stilling til, hvor mange ECTS-point hver aktivitet kan indgå med ud fra følgende principper: - Udvalget har vedtaget følgende takster for ugekurser: o 1 uges varighed tildeles man 4,5 ECTS-point o 2 ugers varighed tildeles man 7,5 ECTS-point o 3 ugers varighed tildeles 10,5 ECTS-point o 4 ugers varighed tildeles 13,5 ECTS-point o 5 ugers varighed tildeles 15 ECTS-point - Sommerskoler med mindst 40 timer skemalagt pr. uge, som ikke er pointsat af udbyderen pointsættes normalt til 4,5 ECTS for den første uge og 3 ECTS pr. uge for eventuelle følgende hele uger op til maksimalt 15 ECTS. Hvis varigheden er mindre end 40 konfrontationstimer pointsættes forholdsmæssigt ud fra antal timer. - Kongresdeltagelse : kongressen skal have en varighed af mindst 3 dage og skal efterfølges af et mundtligt foredrag, hvor den ph.d.-studerende for instituttet (gruppen) refererer de vigtigste indlæg (5-10) ved den kongres, som den ph.d.-studerende har deltaget i. Foredraget skal (bl.a.) overværes af den studerendes vejleder og en intern censor, der begge formelt skal godkende kurset. Kongresdeltagelse med efterfølgende evaluering kan godkendes med 3 ECTS. - Rapport om tidsskriftslitteratur som baggrund for ph.d.-projektet kan godkendes med maximalt 6 ECTS. Litteraturopgaven må ikke indgå som en del af ph.d.-afhandlingen, og pga. opgavens natur kan den ikke forhåndsgodkendes. Opgaven bedømmes med intern censur, dog ikke af vejleder alene. Institut for Biokemi og Molekylær Biologi har fastsat omfanget for litteraturopgaven til ca. skrevne 20 sider og et teoretisk pensum på artikler. Studerende fra de øvrige institutter må henvende sig til deres lokale studieudvalg for deres retningslinjer. - Udlændinge kan få godkendt 3 ECTS for et danskkursus som hjælpekursus. - For kurser udbudt af forskeruddannelsesprogrammer, hvor fakultetet deltager, benyttes de af forskeruddannelsesprogrammet fastsatte ECTS-point. På de enkelte fagområder kan der være specifikke krav til kursusprogrammets sammensætning, herunder krav om at bestemte kurser indgår. DET NATURVIDENSKABELIGE FAKULTET Side 20

21 3.3 Ophold ved andre forskningsinstitutioner I henhold til ph.d.-bekendtgørelsens 7, stk. 2 skal den ph.d.-studerende deltage i aktive forskermiljøer, herunder ophold på andre, primært udenlandske, forskningsinstitutioner og skal derfor i en del af ph.d.- perioden opholde sig ved en anden forskningsinstitution (miljøskift). Af hensyn til uddannelsens internationale niveau bør der normalt være tale om et længerevarende miljøskift af 2 6 måneders varighed ved en udenlandsk forskningsinstitution, der er fagligt relevant for ph.d.-studiet. Opholdet skal dog som minimum have en længde på 3 sammenhængende uger. Hovedvejlederen skal sikre, at den ph.d.-studerende får lejlighed til at skabe kontakter til aktive forskningsmiljøer uden for Syddansk Universitet. Hovedvejlederen benytter typisk sine nationale og internationale netværk i forbindelse med planlægningen af den ph.d.-studerendes studieophold ved andre internationale eller nationale forskningsmiljøer. Miljøskifte skal godkendes af ph.d.-skolelederen og skal fremgå af ph.d.-planen. Hvis opholdet ikke er endeligt planlagt i forbindelse med ph.d.-planen, skal det fremgå af planen, hvornår udlandsopholdet forventes planlagt. Til brug for godkendelse benyttes et særligt skema. Det Naturvidenskabelige Fakultet yder i forbindelse med miljøskift økonomisk støtte til rejsen og opholdet. Se afsnit 6.2 for nærmere oplysninger. Hvis et længerevarende udlandsophold ikke er muligt eller hensigtsmæssigt, skal dette begrundes i ph.d.- planen og der skal samtidigt redegøres for planerne for, hvorledes ph.d.-bekendtgørelsens krav om forskningsmiljøskifte afvikles. For ph.d.-studerende der har gennemført deres kandidatstudium i udlandet samt ErhvervsPhD-studerende er miljøskiftet valgfrit. 3.4 Videnformidling Ifølge ph.d.-bekendtgørelsens 7 stk. 2 skal den ph.d.-studerende opnå erfaring med undervisningsvirksomhed eller anden form for videnformidling. Alle videnformidlingsaktiviteter skal godkendes af ph.d.-udvalget. Ph.d.-udvalget har vedtaget, at omfanget af videnformidlingen skal svare til mindst 300 arbejdstimer. Da de ph.d.-studerendes lønoverenskomst indeholder et krav om, at de studerende, som er ansat på universitetet, i ansættelsesperioden skal have tildelt arbejdsopgaver svarende til mindst 840 løntimer (ca. et halvt års fuldtidsarbejde), vil den nødvendige videnformidling som regel kunne opnås gennem undervisning for instituttet. Det bør bemærkes, at kravet om 840 løntimer ikke gælder ph.d.-studerende, som udelukkende er indskrevet på uddannelsen og ikke ansat. Ph.d.-studerende, der er ansat i en ph.d.-stilling har mulighed for helt eller delvist at frasige sig retten til de 840 timers arbejde, - der vil så ske en tilsvarende reduktion i lønnen (se afsnit og 2.3.2). For alle ph.d.-studerende uanset om de er ansat på universitetet eller kun indskrevet stilles der krav om videnformidling/ undervisningserfaring af 300 timers omfang for at opnå en ph.d.-grad. Alle videnformidlingsaktiviteter skal godkendes af ph.d.-udvalget. Der er udarbejdet et særligt skema til ansøgning om godkendelse af videnformidling. Bemærk at Ph.d.-udvalget kun godkender videnformidling to gange i studieforløbet; halvvejs gennem studiet og umiddelbart før studiets afslutning. DET NATURVIDENSKABELIGE FAKULTET Side 21

22 Hvis man underviser mere end 300 løntimer som en del af de 840 løntimer, så skal man ikke ansøge ph.d.- udvalget om godkendelse af videnformidling, men blot bede administratoren af de 840 timer om en attestering før studiets afslutning Regler for beregning af videnformidlingstimer Posters og korte foredrag (mindre end 40 min.), der holdes eksternt, tæller 30 videnformidlingstimer. Store foredrag (mindst 40 min), der holdes eksternt, tæller 50 videnformidlingstimer. Interne foredrag tæller 5 videnformidlingstimer. I fald det samme foredrag gentages en eller flere gange, vil den studerende ikke kunne få fuld takst hver gang. Hvis et foredrag er under 40 minutter, gives der første gang 30 videnformidlingstimer, anden gang 15 videnformidlingstimer og de efterfølgende gange hver 5 videnformidlingstimer. Aktiviteter der kan godskrives som videnformidling - foredrag og posters - artikler af formidlende art - i enkelte tilfælde videnskabelige artikler - udarbejdelse af bøger - bestilt forskning - interne foredrag Aktiviteter der kan godskrives som videnformidling og arbejdsforpligtelse - undervisning for instituttet - vejledning af medstuderende/teknisk personale (kan dog i forhold til videnformidling max krediteres med 100 timer pr. person man har vejledt). - formidlingsopgaver Aktiviteter der kan godskrives som arbejdsforpligtelse Aktiviteterne under dette punkt skal være relevante for den ph.d.-studerende, men kan ikke direkte indgå i den ph.d.-studerendes forskningsprojekt. - arbejdsopgaver pålagt af institutlederen, der udføres for instituttet - arbejdsopgaver pålagt af institutlederen, der udføres for forskningsgruppen Tidsforbruget for undervisning opgøres efter principperne for opgørelse af arbejdstid for ansatte ph.d.- studerende (jf. afsnit 2.3.4). For ph.d.-studerende under ErhvervsPhD-ordningen kan det aftales mellem ph.d.-skolelederen, institutlederen og samarbejdspartneren, at erfaring med undervisning og videnformidling opfyldes ved aktiviteter hos samarbejdspartneren. Tidsforbruget for Erhvervsrapporten er fastsat til 120 timer. Planer for afviklingen af ph.d.-bekendtgørelsens bestemmelse om opnåelse af erfaring med undervisning eller anden form for videnformidling skal fremgå af ph.d.-planen (jf. afsnit 4.1), og skal godkendes af ph.d.- udvalget. Ofte er det ikke muligt at lægge en detaljeret plan, og det er så op til hovedvejlederen og den ph.d.-studerende løbende at udfylde planen. Bemærk at Ph.d.-udvalget kun godkender videnformidling to gange i studieforløbet; halvvejs gennem studiet og umiddelbart før studiets afslutning. DET NATURVIDENSKABELIGE FAKULTET Side 22

23 4 Milepæle 4.1 Forsknings- og Uddannelses-planen (FU) FU-planen er en samlet plan for ph.d.-projektet og de øvrige elementer der indgår i ph.d.-uddannelsen. FUplanen skal være godkendt senest 3 måneder efter ph.d.-uddannelsen er påbegyndt, jf. ph.d.- bekendtgørelsens 9. FU-planen skal sikre en hurtig forventningsafklaring mellem den ph.d.-studerende og hovedvejlederen om projektet, vejledningen og uddannelsen i øvrigt. FU-planen skal være så præcis som det er muligt, men kan løbende justeres og præciseres - eksempelvis i forbindelse med de løbende evalueringer. Det vil sige, at planer for ophold på andre forskningsinstitutioner, kursusdeltagelse, afhandlingens form m.v., der ikke er på plads efter 2 måneder, efterfølgende kan tilføjes. FU-planen skal underskrives jf. skemaet og skal være ph.d.-skolens sekretariat i hænde senest 2 måneder efter ph.d.-uddannelsens start. FU-planen godkendes af ph.d.-skolelederen. Den godkendte FU-plan danner grundlag for den løbende evaluering af ph.d.-projektet og -studiets fremdrift. FU-planen må gerne bygge på hele eller dele af den projektbeskrivelse, som indgik i ansøgningen til ph.d.- projektet. FU-planen skal indeholde: 1) Oplysning om fagområde, instituttilknytning og tilknytning til et forskeruddannelsesprogram 2) Tidsplan for det samlede ph.d.-forløb, som redegør for færdiggørelsen af forløbets enkelte dele. 3) Aftale om vejledningens form. Det skal oplyses, hvor mange vejledningstimer, der forventes pr. semester. Hvis der er tale om flere vejledere, skal der i aftalen specificeres en rollefordeling mellem disse, og i hvilket omfang, de står til rådighed for den ph.d.-studerende. 4) Plan for ph.d.-projektet. Projektbeskrivelse for forskningsprojektet, herunder angivelse af forskningsspørgsmål, teori og metode samt beskrivelse af eventuelle delprojekter og milepæle. 5) Plan for ph.d.-kurser, jf. afsnit 3.2 Sammensætningen af ph.d.-kurser skal ske i samråd med hovedvejleder. Fagbeskrivelser for planlagte kurser skal om muligt vedlægges. 6) Plan for deltagelse i aktive forskermiljøer herunder ophold ved andre, primært udenlandske, forskningsinstitutioner, jf. afsnit 3.3 7) Plan for videnformidling, jf. afsnit 3.4 8) Aftaler om ophavsret. Gennemføres ph.d.-studiet i samarbejde med flere parter, skal ph.d.-planen inkludere en aftale om ophavsrettigheder og rettigheder til indsamlet datamateriale. Eventuelle indskrænkninger i ophavsrettigheder skal godkendes af dekanen efter indstilling fra ph.d.- skolelederen. Hvis ikke særlige forhold gør sig gældende, skal afhandlingen offentliggøres. 9) Finansieringsbilag i forhold til indskrivningen 4.2 Løbende evalueringer I henhold til ph.d.-bekendtgørelsens 10 skal det regelmæssigt i løbet af ph.d.-uddannelsen vurderes, om den ph.d.-studerende følger ph.d.-planen Evalueringer ved ændring af ph.d.-planen Ud over de regelmæssige evalueringer skal ph.d.-forløbet evalueres, hvis der sker større ændringer af ph.d.-projektet eller andre elementer i ph.d.-planen. Større ændringer kan eksempelvis være betydelige ændringer af forskningsdesign, data- eller teorigrundlag. Det kan også være betydelige ændringer i DET NATURVIDENSKABELIGE FAKULTET Side 23

24 tidsplanerne, herunder forsinkelser af delelementer. Endelig kan der være tale om ændring af afhandlingens form, ændring af stedet for eller betydelige ændringer af varigheden af udlandsophold, eller betydelige ændringer i kursusprogrammet eller formidlingsaktiviteter. I tilfælde af sådanne ændringer udarbejder den ph.d.-studerende og hovedvejlederen i fællesskab en beskrivelse af ændringerne og baggrunden herfor. Beskrivelsen fremsendes til ph.d.-skolens sekretariat. Det er hovedvejlederens ansvar, at rapporten indsendes. Sammen med beskrivelsen af ændringerne fremsendes en udtalelse fra hovedvejlederen med en vurdering af det hidtidige forløb og de planlagte ændringer i forhold til ph.d.-planen, samt en vurdering af den ph.d.- studerendes mulighed for at gennemføre uddannelsen i henhold til ph.d.-planen. Udtalelsen skal enten bekræfte, at ph.d.-uddannelsen gennemføres i henhold til ph.d.-planen, eller redegøre for nødvendige justeringer. Den ph.d.-studerende skal have en kopi af udtalelsen, og har inden for 2 uger mulighed for at fremkomme med bemærkninger til udtalelsen Vurdering af evalueringer Ph.d.-skolelederen kan vælge at indkalde den ph.d.-studerende og/eller hovedvejlederen til en samtale for at få uddybet det skriftlige materiale. På baggrund af det skriftlige materiale og eventuelle samtaler vurderer ph.d.-skolelederen efter hver evaluering om forløbet er tilfredsstillende. Resultatet af ph.d.-skolelederens vurdering meddeles skriftligt til den ph.d.-studerende og hovedvejlederen. Ved de mundtlige evalueringer meddelelses resultatet til den ph.d.-studerende umiddelbart efter samtalen. Ved godkendelse af evalueringen sker der automatisk en forlængelse af indskrivningen. Hvis evalueringen ikke kan godkendes, skal der gives klare begrundelser herfor og angives, på hvilke punkter forløbet ikke har været tilfredsstillende, så den ph.d.-studerende er i stand til at forholde sig konkret til manglerne. Hvis evalueringen ikke godkendes, har den ph.d.-studerende en frist på 2 uger til at fremkomme med eventuelle bemærkninger. Herefter modtager den ph.d.-studerende et tilbud om genopretning Genopretningsperiode Hvis ph.d.-skolelederen konkluderer, at den ph.d.-studerende ikke lever op til kravene i ph.d.-planen på trods af eventuelle justeringer, skal den ph.d.-studerende have et tilbud om rette op på ph.d.-studiet inden for 3 måneder. De 3 måneder må ikke i sig selv føre til en forlængelse af den samlede ph.d.-uddannelse. Hvis den ph.d.-studerende ikke senest 2 uger efter modtagelsen af tilbuddet om 3 måneder til genopretning af studiet har accepteret dette, ophører indskrivningen. Hvis den ph.d.-studerende tager imod tilbuddet om at genoprette studieforløbet, nedsætter ph.d.- skolelederen et bedømmelsesudvalg bestående af to fagkyndige bedømmere samt hovedvejlederen. Bedømmelsesudvalget skal opstille konkrete mål for, hvorledes den ph.d.-studerende inden for de 3 måneder kan genoprette studieforløbet, og vurdere om der er behov for ændringer i ph.d.-planen. Ved udløbet af de 3 måneder foretager bedømmerne en ny evaluering inden for en måned, hvor det vurderes om den ph.d.-studerende har opfyldt de opstillede mål og studieforløbet kan fortsættes. DET NATURVIDENSKABELIGE FAKULTET Side 24

25 Hvis evalueringen efter udløbet af de 3 måneder er positiv, godkender ph.d.-skolelederen evalueringen og ph.d.-studiet kan fortsætte. Ph.d.-skolelederen orienterer skriftligt den ph.d.-studerende og hovedvejlederen om afgørelsen. Hvis evalueringen efter udløbet af de 3 måneder fortsat er negativ, ophører indskrivningen. Ph.d.- skolelederen underretter snarest et eventuelt andet ansættelsessted om, at indskrivningen er bragt til ophør. Ph.d.-skolelederen orienterer skriftligt den ph.d.-studerende og hovedvejlederen om afgørelsen. Den ph.d.-studerende kan inden for 1 uge indsende bemærkninger til dekanen om ph.d.-skolelederens afgørelse. Den endelig afgørelse træffes i dette tilfælde af dekanen. 4.3 Regelmæssige evalueringer ordningen For ph.d.-studerende på 5+3-ordningen gennemføres regelmæssige evalueringer efter nedenstående plan. * Forsknings- og uddannelsesplan (se afsnit 4.1). Tid efter indskrivning Studerende på mdr. FU-plan* 1 år 1. skriftlige evaluering 1½ år 1. mundtlige evaluering 2 år 2. skriftlige evaluering 2½ år 2. mundtlige evaluering (tilbud) skriftlige evaluering Efter det første års ph.d.-studium gennemføres første regelmæssige evaluering af ph.d.-forløbet. Denne evaluering danner baggrund for en vurdering af fremskridt og opnåede resultater og giver mulighed for at justere planerne for den resterende studieperiode. Evalueringen baseres på FU-planen, som revideres i det omfang det er nødvendigt af den ph.d.-studerende og hovedvejlederen. FU-planen Senest 12 måneder efter indskrivning på ph.d.-studiet skal den ph.d.-studerende og hovedvejlederen fremsende en revideret FU-plan til ph.d.-skolens sekretariat. Revideringen skal omfatte: Cirka ½-1 sides beskrivelse af den hidtidige forskningsindsats på ph.d.-projektet (fremskridt, resultater, eventuelle forhindringer) og forskningsplanerne for den resterende del af ph.d.- perioden - herunder en uddybende beskrivelse af milepælene for det næste år og eventuelle justeringer i forhold til den oprindelige ph.d.-plan. Oplysninger om gennemførte og planlagte kurser, formidlingsaktiviteter og miljøskift. Eventuelt andre oplysninger, der kan være relevante for vurderingen af forløbet. Revideringen udarbejdes af den ph.d.-studerende og hovedvejlederen i fællesskab. Det er hovedvejlederens ansvar, at den indsendes rettidigt Hovedvejlederudtalelse Sammen med den reviderede FU-plan fremsendes en udtalelse fra hovedvejlederen med en vurdering af det hidtidige forløb og eventuelt planlagte justeringer og ændringer i forhold til ph.d.-planen, samt en vurdering af den studerendes mulighed for at gennemføre uddannelsen i henhold til ph.d.-planen. Udtalelsen skal enten bekræfte, at ph.d.-uddannelsen gennemføres i henhold til ph.d.-planen, eller DET NATURVIDENSKABELIGE FAKULTET Side 25

26 redegøre for nødvendige justeringer. Den ph.d.-studerende skal have en kopi af udtalelsen, og har inden for 2 uger mulighed for at fremkomme med bemærkninger til udtalelsen mundtlige evaluering Efter 18 måneders ph.d.-studium gennemføres den første mundtlige regelmæssige evaluering af ph.d.- forløbet. Denne evaluering giver den ph.d.-studerende mulighed for at diskutere specifikke forhold i forbindelse med ph.d.-uddannelsen med ph.d.-skolelederen, herunder problemer i forhold til vejledning, planlægning af tid eller andre problemstillinger af enten uddannelsesmæssig eller privat karakter. Den ph.d.-studerende indkaldes til samtale af ph.d.-skolens sekretariat. Der afsættes typisk 30 minutter pr. samtale. Den ph.d.-studerende skal til samtalen medbringe en underskreven vejlederudtalelse om, hvorvidt ph.d.-uddannelsen forløber i forhold til ph.d.-planen. Vejlederudtalelsen udfærdiges på et særligt skema. Ph.d.-skolelederen har til brug for samtalerne adgang til den ph.d.-studerendes oplysninger i ph.d.- systemet, herunder, kursusaktivitet, videnformidling og planlagt/afholdt miljøskift skriftlige evaluering Efter 24 måneders ph.d.-studium gennemføres den tredje regelmæssige evaluering af ph.d.-forløbet. Denne evaluering danner baggrund for en vurdering af fremskridt og opnåede resultater og giver mulighed for at justere planerne for den resterende studieperiode. Evalueringen baseres på FU-planen, som revideres i det omfang det er nødvendigt af den ph.d.-studerende og hovedvejlederen. FU-planen Senest 24 måneder efter indskrivning på ph.d.-studiet skal den ph.d.-studerende og hovedvejlederen fremsende en revideret FU-plan til ph.d.-skolens sekretariat. Revideringen skal omfatte: Cirka ½-1 sides beskrivelse af den hidtidige forskningsindsats på ph.d.-projektet (fremskridt, resultater, eventuelle forhindringer) En uddybende beskrivelse af forskningsplanerne for den resterende del af ph.d.-perioden - herunder en beskrivelse af eventuelle justeringer i forhold til ph.d.-planen. En uddybende beskrivelse af hvordan det sikres, at ph.d.-uddannelsen kan afsluttes rettidigt. Oplysninger om gennemførte og planlagte kurser, formidlingsaktiviteter og miljøskift. Eventuelt andre oplysninger, der kan være relevante for vurderingen af forløbet. Revideringen udarbejdes af den ph.d.-studerende og hovedvejlederen i fællesskab. Det er hovedvejlederens ansvar at den indsendes rettidigt. Hovedvejlederudtalelse Sammen med den reviderede FU-plan fremsendes en udtalelse fra hovedvejlederen med en vurdering af det hidtidige forløb og eventuelt planlagte justeringer og ændringer i forhold til ph.d.-planen, samt en vurdering af den studerendes mulighed for at gennemføre uddannelsen i henhold til ph.d.-planen. Udtalelsen skal enten bekræfte, at ph.d.-uddannelsen gennemføres i henhold til ph.d.-planen, eller redegøre for nødvendige justeringer, således ph.d.-uddannelsen kan afsluttes rettidigt. Den ph.d.- studerende skal have en kopi af udtalelsen, og har inden for 2 uger mulighed for at fremkomme med bemærkninger til udtalelsen mundtlige evaluering Efter 30 måneders ph.d.-studium tilbydes den ph.d.-studerende en samtale med ph.d.-skolelederen. Denne evaluering giver den ph.d.-studerende mulighed for at diskutere specifikke forhold i forbindelse med DET NATURVIDENSKABELIGE FAKULTET Side 26

27 afslutningen af ph.d.-uddannelsen med ph.d.-skolelederen, herunder problemer i forhold til vejledning, planlægning af tid eller andre problemstillinger af enten uddannelsesmæssig eller privat karakter. Den ph.d.-studerende informeres om tilbuddet via ph.d.-skolens sekretariat, som også planlægger samtalerne. Der afsættes typisk 30 minutter pr. samtale. Ph.d.-skolelederen har til brug for samtalerne adgang til den ph.d.-studerendes oplysninger i ph.d.- systemet, herunder, kursusaktivitet, videnformidling og planlagt/afholdt miljøskift. 4.4 Regelmæssige evalueringer 4+4 ordningen For ph.d.-studerende indskrevet på 4+4-ordningen gennemføres der regelmæssige evalueringer i henhold til nedenstående plan. *Forsknings- og uddannelsesplan (se afsnit 4.1). Tid efter indskrivning Studerende på mdr. FU-plan* 1 år 1. skriftlige evaluering 1½ år 1. mundtlige evaluering 2 år Bestået kvalificerende eksamen 2½ år 2. mundtlige evaluering 3 år 2. skriftlige evaluering 3½ år 3. mundtlige evaluering (tilbud) skriftlige evaluering Efter det første års ph.d.-studium gennemføres første regelmæssige evaluering af ph.d.-forløbet. Denne evaluering danner baggrund for en vurdering af fremskridt og opnåede resultater og giver mulighed for at justere planerne for den resterende studieperiode. Evalueringen baseres på FU-planen, som revideres i det omfang det er nødvendigt af den ph.d.-studerende og hovedvejlederen. FU-planen Senest 12 måneder efter indskrivning på ph.d.-studiet skal den ph.d.-studerende og hovedvejlederen fremsende en revideret FU-plan til ph.d.-skolens sekretariat. Revideringen skal omfatte: Cirka ½-1 sides beskrivelse af den hidtidige forskningsindsats på ph.d.-projektet (fremskridt, resultater, eventuelle forhindringer) og forskningsplanerne for den resterende del af ph.d.- perioden - herunder en uddybende beskrivelse af milepælene for det næste år og eventuelle justeringer i forhold til den oprindelige ph.d.-plan. Oplysninger om gennemførte og planlagte kurser, formidlingsaktiviteter og miljøskift. Eventuelt andre oplysninger, der kan være relevante for vurderingen af forløbet. Revideringen udarbejdes af den ph.d.-studerende og hovedvejlederen i fællesskab. Det er hovedvejlederens ansvar, at den indsendes rettidigt Hovedvejlederudtalelse Sammen med den reviderede FU-plan fremsendes en udtalelse fra hovedvejlederen med en vurdering af det hidtidige forløb og eventuelt planlagte justeringer og ændringer i forhold til ph.d.-planen, samt en DET NATURVIDENSKABELIGE FAKULTET Side 27

28 vurdering af den studerendes mulighed for at gennemføre uddannelsen i henhold til ph.d.-planen. Udtalelsen skal enten bekræfte, at ph.d.-uddannelsen gennemføres i henhold til ph.d.-planen, eller redegøre for nødvendige justeringer. Den ph.d.-studerende skal have en kopi af udtalelsen, og har inden for 2 uger mulighed for at fremkomme med bemærkninger til udtalelsen mundtlige evaluering Efter 18 måneders ph.d.-studium gennemføres den første mundtlige regelmæssige evaluering af ph.d.- forløbet. Denne evaluering giver den ph.d.-studerende mulighed for at diskutere specifikke forhold i forbindelse med ph.d.-uddannelsen med ph.d.-skolelederen, herunder problemer i forhold til vejledning, planlægning af tid eller andre problemstillinger af enten uddannelsesmæssig eller privat karakter. Den ph.d.-studerende indkaldes til samtale af ph.d.-skolens sekretariat. Der afsættes typisk 30 minutter pr. samtale. Den ph.d.-studerende skal til samtalen medbringe en underskreven vejlederudtalelse om, hvorvidt ph.d.-uddannelsen forløber i forhold til ph.d.-planen. Vejlederudtalelsen udfærdiges på et særligt skema. Ph.d.-skolelederen har til brug for samtalerne adgang til den ph.d.-studerendes oplysninger i ph.d.- systemet, herunder, kursusaktivitet, videnformidling og planlagt/afholdt miljøskift Den kvalificerende eksamen Efter to år på ph.d.-uddannelsen skal den ph.d.-studerende til kvalificerende eksamen. Den kvalificerende eksamen skal vise, at den ph.d.-studerende har opnået et kvalifikationsniveau svarende til en kandidateksamen, og den mundtlige eksamen skal give et bredt grundlag for vurdering af den ph.d.- studerendes mulighed for at gennemføre ph.d.-uddannelsen og eventuelt justere i ph.d.-projektet. Den kvalificerende eksamen afvikles som en specialeeksamen og tager udgangspunkt i en skriftlig statusrapport udarbejdet af den ph.d.-studerende. Statusrapporten skal være på ca. 30 sider og være skrevet som en forskningsartikel. Statusrapporten skal gøre rede for de hidtil opnåede resultater samt for de fremtidige forskningsplaner. Artikler, rapporter o. lign., som den ph.d.-studerende har været (med)forfatter til, vedlægges som bilag og indgår i eksaminationsgrundlaget. Der afholdes en mundtlig eksamen af 1-1½ times varighed. Der bør indgå et ca. 30 minutters oplæg fra den ph.d.-studerende, hvorefter der kan stilles spørgsmål både til rapporten og generelt inden for fagområdet. I eksaminationen skal også indgå en diskussion af fremtidsplaner. Eksaminationen foretages af vejlederen med deltagelse af en ekstern censor. Et medlem af instituttets studieudvalg overværer eksaminationen. Vejleder og censor giver en samlet skriftlig bedømmelse af den kvalificerende eksamen og statusrapporten. Bedømmelsen munder ud i bestået/ikke bestået, og den ph.d.-studerende bør informeres mundtligt om eksamensresultatet umiddelbart efter eksaminationen. Den skriftlige bedømmelse (ca. én A4-side) fremsendes til ph.d.-skolens sekretariat sammen med et følgebrev fra instituttets studieudvalg, hvori det bekræftes, at kurser svarende til mindst 22,5 ECTS point er bestået (se nedenfor), og at reglerne for eksaminationen er overholdt. Ph.d.- skolelederen foretager den endelige godkendelse af eksamen. Evaluering af kursusaktiviteter En del af kursusaktiviteten kan ligeledes indgå i eksaminationen ved den kvalificerende eksamen. Størstedelen af kurserne (svarende til mindst 22,5 ECTS-point) skal være evalueret senest under den kvalificerende eksamen. Vejlederen er ansvarlig for, at instituttets studieudvalg får informationer om gennemført kursusaktivitet inden afholdelsen af den kvalificerende eksamen. DET NATURVIDENSKABELIGE FAKULTET Side 28

29 Resultat af kvalificerende eksamen Når den kvalificerende eksamen er bestået, har den studerende opnået kandidatgraden og ret til at bære titlen cand.scient. og kan få sit kandidatbevis. Den studerende modtager en ansættelseskontrakt for de resterende to år af ph.d.-uddannelsen, når ph.d.- skolens sekretariat har modtaget ph.d.-skolelederens godkendelse af den kvalificerende eksamen. Studerende, der ikke består den kvalificerende eksamen, kan ikke fortsætte på forskeruddannelsen og må påregne ekstra tid til at færdigskrive et speciale for at opnå kandidatgraden. Hvis den studerende ønsker at forlade studiet før den kvalificerende eksamen er bestået, overføres de aktiviteter, der er bestået i ph.d.-studieforløbet til kandidatuddannelsen i henhold til de gældende procedurer for meritoverførsel mundtlige evaluering Efter 30 måneders ph.d.-studium gennemføres den anden mundtlige regelmæssige evaluering af ph.d.- forløbet. Denne evaluering giver den ph.d.-studerende mulighed for at diskutere specifikke forhold i forbindelse med ph.d.-uddannelsen med ph.d.-skolelederen, herunder problemer i forhold til vejledning, planlægning af tid eller andre problemstillinger af enten uddannelsesmæssig eller privat karakter. Den ph.d.-studerende indkaldes til samtale af ph.d.-skolens sekretariat. Der afsættes typisk 30 minutter pr. samtale. Den ph.d.-studerende skal til samtalen medbringe en underskreven vejlederudtalelse om, hvorvidt ph.d.-uddannelsen forløber i forhold til ph.d.-planen. Vejlederudtalelsen udfærdiges på et særligt skema. Ph.d.-skolelederen har til brug for samtalerne adgang til den ph.d.-studerendes oplysninger i ph.d.- systemet, herunder kursusaktivitet, videnformidling og planlagt/afholdt miljøskift skriftlige evaluering Efter tre års ph.d.-studium gennemføres den sjette regelmæssige evaluering af ph.d.-forløbet. Denne evaluering danner baggrund for en vurdering af fremskridt og opnåede resultater og giver mulighed for at justere planerne for den resterende studieperiode. Evalueringen baseres på FU-planen, som revideres i det omfang det er nødvendigt af den ph.d.-studerende og hovedvejlederen. FU-planen Senest 36 måneder efter indskrivning på ph.d.-studiet skal den ph.d.-studerende og hovedvejlederen fremsende en revideret FU-plan til ph.d.-skolens sekretariat. Revideringen skal omfatte: Cirka ½-1 sides beskrivelse af den hidtidige forskningsindsats på ph.d.-projektet (fremskridt, resultater, eventuelle forhindringer) En uddybende beskrivelse af forskningsplanerne for den resterende del af ph.d.-perioden - herunder en beskrivelse af eventuelle justeringer i forhold til ph.d.-planen. En uddybende beskrivelse af hvordan det sikres, at ph.d.-uddannelsen kan afsluttes rettidigt. Oplysninger om gennemførte og planlagte kurser, formidlingsaktiviteter og miljøskift. Eventuelt andre oplysninger, der kan være relevante for vurderingen af forløbet. Revideringen udarbejdes af den ph.d.-studerende og hovedvejlederen i fællesskab. Det er hovedvejlederens ansvar, at den indsendes rettidigt. DET NATURVIDENSKABELIGE FAKULTET Side 29

30 Hovedvejlederudtalelse Sammen med den reviderede FU-plan fremsendes en udtalelse fra hovedvejlederen med en vurdering af det hidtidige forløb og eventuelt planlagte justeringer og ændringer i forhold til ph.d.-planen, samt en vurdering af den studerendes mulighed for at gennemføre uddannelsen i henhold til ph.d.-planen. Udtalelsen skal enten bekræfte, at ph.d.-uddannelsen gennemføres i henhold til ph.d.-planen, eller redegøre for nødvendige justeringer, således at ph.d.-uddannelsen kan afsluttes rettidigt. Den ph.d.- studerende skal have en kopi af udtalelsen, og har inden for 2 uger mulighed for at fremkomme med bemærkninger til udtalelsen mundtlige evaluering Efter 42 måneders ph.d.-studium tilbydes den ph.d.-studerende en samtale med ph.d.-skolelederen. Denne evaluering giver den ph.d.-studerende mulighed for at diskutere specifikke forhold i forbindelse med afslutningen af ph.d.-uddannelsen med ph.d.-skolelederen, herunder problemer i forhold til vejledning, planlægning af tid eller andre problemstillinger af enten uddannelsesmæssig eller privat karakter. Den ph.d.-studerende informeres om tilbuddet via ph.d.-skolens sekretariat, som også planlægger samtalerne. Der afsættes typisk 30 minutter pr. samtale. Ph.d.-skolelederen har til brug for samtalerne adgang til den ph.d.-studerendes oplysninger i ph.d.- systemet, herunder, kursusaktivitet, videnformidling og planlagt/afholdt miljøskift. 5 Uddannelsens afslutning 5.1 Ph.d.-afhandlingen Ph.d.-studiet afsluttes med aflevering, bedømmelse og et offentligt forsvar af ph.d.-afhandlingen. Afhandlingen skal dokumentere forfatterens evne til at anvende fagets videnskabelige metoder og til at yde en forskningsindsats svarende til de internationale standarder for ph.d.-grader inden for fagområdet, jf. ph.d.-bekendtgørelsens 11. En ph.d.-afhandling er et selvstændigt arbejde, der bygger på et individuelt ph.d.-uddannelsesforløb, og kan derfor ikke afleveres til bedømmelse af flere i fællesskab. Det bagvedliggende forskningsprojekt kan derimod godt være udført i samarbejde med andre. Der gælder særlige regler for ph.d.-studerende under ErhvervsPhD-ordningen i forhold til indlevering af ph.d.-afhandlingen og procedurer ved nedsættelse af bedømmelsesudvalg m.v. Læs mere i Vejledning til ErhvervsPhD-ordningen på ordningens hjemmeside Formelle krav til afhandlingen Ph.d.-afhandlingen skal udfærdiges på engelsk 1 og indeholde en fyldestgørende introduktion til det videnskabelige emne samt en sammenfatning og diskussion af de videnskabelige resultater, der er opnået. Videnskabelige artikler og manuskripter vedlægges som bilag. Afhandlingen skal indeholde et abstract på både dansk og engelsk. Følgende opbygning anbefales: 1) Forside med: titel på projektet, den studerendes navn, institut, dato og årstal samt vejlederens navn 2) Publikationsliste 1) Såfremt der er tale om en fagdidaktisk afhandling (IMADA) kan denne udfærdiges på dansk. DET NATURVIDENSKABELIGE FAKULTET Side 30

31 3) Indholdsfortegnelse 4) Forord 5) Forkortelsesliste 6) Engelsk abstrakt (max en side) 7) Dansk sammenfatning (max en side) 8) Introduktion til det videnskabelige felt 9) Opsummering af de opnåede resultater, der diskuteres og vurderes i forhold til forskningsområdet som helhed 10) Referenceliste 11) Eventuelle appendiks, der kan indeholde nyttige oplysninger af teknisk art, og som ikke naturligt hører hjemme i de andre kapitler, hvor de vil ødelægge læserytmen 12) Kopier af artikler og manuskripter, som er indleveret sammen med afhandlingen til bedømmelse Institutternes retningslinjer for publiceringsaktivitet for opnåelse af en ph.d.-grad Biologisk Institut En ph.d.-afhandling vil typisk indeholde 3 eller flere fuld-længde artikler. Heraf bør 1-2 være indsendt, accepteret eller publiceret i internationalt anerkendte tidsskrifter og mindst 2 artikler bør have den ph.d. studerende som 1. forfatter. Det er op til bedømmelsesudvalget at vurdere, om afhandlingen har en tilstrækkelig kvalitet, og i tilfælde hvor der kun foreligger manuskripter, er det ligeledes op til bedømmelsesudvalget at vurdere, om disse vil kunne accepteres i et internationalt anerkendt tidsskrift. Institut for Biokemi og Molekylær Biologi En ph.d.-afhandling skal som hovedregel indeholde mindst én fuldlængde artikel, der består af originale forskningsresultater. Artiklen skal have den ph.d.-studerende som førsteforfatter (dvs. primær bidragyder) og skal være publiceret i et internationalt anerkendt tidsskrift. Hvis der kun foreligger et manuskript, er det op til bedømmelsesudvalget at vurdere, om dette ville kunne accepteres i et internationalt anerkendt tidsskrift. I fald der endnu ikke er udarbejdet et manuskript, eller den ph.d.-studerende ikke optræder som førsteforfatter på nogen artikel/manuskript, kræves der udførlig redegørelse for baggrunden for dette samt argumentation for, at arbejdet alligevel bør føre til erhvervelse af en ph.d.-grad. Bedømmelsesudvalget skal på baggrund af dette tage stilling til, om afhandlingens kvalitet trods manglende publikationer er på tilstrækkeligt højt niveau, og kan indstilles til offentligt forsvar. Institut for Fysik og Kemi En ph.d.-afhandling skal som hovedregel indeholde mindst to artikler eller én fuldlængde artikel, der består af originale forskningsresultater. Fuldlængde-artiklen skal have den ph.d.-studerende som førsteforfatter (dvs. primær bidragyder) og skal være publiceret i et internationalt anerkendt tidsskrift. Hvis der kun foreligger et eller flere manuskripter, er det op til bedømmelsesudvalget at vurdere, om dette ville kunne accepteres i et internationalt anerkendt tidsskrift. I fald der endnu ikke er udarbejdet et manuskript, eller den ph.d.-studerende ikke optræder som førsteforfatter på nogen artikel/manuskript, kræves der udførlig redegørelse for baggrunden for dette samt argumentation for, at arbejdet alligevel bør føre til erhvervelse af en ph.d.-grad. Bedømmelsesudvalget skal på baggrund af dette tage stilling til, om afhandlingens kvalitet trods manglende publikationer er på tilstrækkeligt højt niveau, og kan indstilles til offentligt forsvar. Institut for Matematik og Datalogi I datalogi forventes det, at en ph.d.-uddannelse vil lede frem til originale forskningsresultater svarende til 3-5 publikationer i anerkendte internationale peer-reviewed fora (konferencer og tidsskrifter). Som regel vil den studerende indsende sine resultater med henblik på publikation undervejs i forløbet og dermed ved DET NATURVIDENSKABELIGE FAKULTET Side 31

32 ph.d. arbejdets afslutning have erfaring med og indsigt i den datalogiske publikationprocess og forskningsformidling. I statistik forventes det, at en ph.d.-uddannelse vil lede frem til originale forskningsresultater svarende til 2-5 publikationer i anerkendte internationale peer-reviewed fora (tidsskrifter). Som regel vil den studerende indsende sine resultater med henblik på publikation undervejs i forløbet og dermed ved ph.d. arbejdets afslutning have erfaring med og indsigt i den statistiske publikationprocess og forskningsformidling. I matematik forventes det, at en ph.d.-uddannelse vil lede frem til originale forskningsresultater svarende til 1-2 publikationer i anerkendte internationale peer-reviewed fora (tidsskrifter). Som regel vil den studerende indsende sine resultater med henblik på publikation undervejs i forløbet og dermed ved ph.d. arbejdets afslutning have erfaring med og indsigt i den matematiske publikationprocess og forskningsformidling Medforfattererklæringer Artikler, der indgår i afhandlingen, kan være udarbejdet i samarbejde med andre under forudsætning af, at der medfølger skriftlige erklæringer fra hver af medforfatterne, der angiver forfatterens andel af arbejdet. De overvejende elementer bør være udarbejdet selvstændigt. Medforfattererklæringer udfærdiges på særligt skema og skal være underskrevet af medforfatterne og den ph.d.-studerende. Det anbefales at indsamle medforfattererklæringer løbende. 5.2 Indlevering af afhandlingen Varsling to måneder før aflevering Af hensyn til overholdelsen af tidsfristerne for bedømmelse og forsvar varsles den ph.d.-studerende af ph.d.-skolens sekretariat om indlevering af afhandlingen senest 2 måneder før forventet indleveringstidspunkt Hovedvejlederudtalelse Hovedvejlederen udarbejder en udtalelse om det samlede ph.d.-forløb, herunder om gennemførelse af ph.d.-planens enkelte dele, som skal vedlægges afhandlingen jf. ph.d.-bekendtgørelsens 9. Hovedvejlederen inddrager en eventuel medvejleder og andre vejledere i udformningen af udtalelsen. Udtalelsen skal være på engelsk Indlevering af afhandlingen Ph.d.-afhandlingen skal indleveres på ph.d.-skolens sekretariat i 5 eksemplarer (7 eksemplarer for ErhvervsPhD-studerende) senest på udløbsdatoen for ph.d.-studiet. Udtalelse fra hovedvejleder, en udlånserklæring og evt. medforfattererklæringer skal vedlægges. Den ph.d.-studerendes indskrivning ved universitetet ophører ved indlevering af ph.d.-afhandlingen Populærvidenskabeligt abstract Alle ph.d.-studerende skal lave et kort populærvidenskabeligt resume af deres afhandling. Resumeet skal: - være på max 1 A4-side. - være på journalistniveau (populærvidenskabeligt). - laves efter at afhandlingen er afleveret og senest 3 uger før forsvaret finder sted. DET NATURVIDENSKABELIGE FAKULTET Side 32

33 - indsendes til ph.d.-skolens sekretariat på mail i word-format. - være på dansk hvis muligt Resumeet offentliggøres på fakultetets hjemmeside. 5.3 Bedømmelse og forsvar Bedømmelsesudvalg Afhandlingen bedømmes af et sagkyndigt udvalg bestående af tre medlemmer. Medlemmerne skal være professorer, fuldtidsansatte lektorer eller have tilsvarende faglige kvalifikationer inden for det relevante fagområde. To af medlemmerne skal være udefrakommende, hvoraf mindst et skal være fra udlandet, medmindre dette er uhensigtsmæssigt ud fra en faglig betragtning. For ph.d.-studerende under ErhvervsPhD-ordningen skal mindst ét af bedømmelsesudvalgets medlemmer have virksomhedsrelevant forskningserfaring inden for det pågældende fagområde, jf. ph.d.-bekendtgørelsens 26, stk.2. Syddansk Universitets repræsentant fungerer som formand for udvalget. Den ph.d.-studerendes vejledere kan ikke være medlemmer at bedømmelsesudvalget, men hovedvejleder er tilforordnet bedømmelsesudvalget uden stemmeret Nedsættelse af bedømmelsesudvalg Bedømmelsesudvalget nedsættes af dekanen efter indstilling fra ph.d.-udvalget, der modtager forslag fra institutlederen. Når afleveringen varsles, anmoder ph.d.-skolens sekretariat institutlederen om forslag til sammensætning af bedømmelsesudvalg. Institutlederen sender forslag til sammensætning af bedømmelsesudvalg til ph.d.-udvalget via ph.d.-skolens sekretariat. Institutlederen skal forinden sikre sig, at de foreslåede medlemmer af bedømmelsesudvalget er indforstået med at indtræde i udvalget. Der skal medsendes CV for udefrakommende bedømmere. Ph.d.-udvalget indstiller på denne baggrund om sammensætning af bedømmelsesudvalget til dekanen, jf. universitetslovens 16b, stk. 7, nr. 2. Ph.d.-skolens sekretariat underretter forfatteren om bedømmelsesudvalgets sammensætning. Forfatteren kan gøre indsigelse mod medlemmerne inden for 1 uge. Hvis forfatteren ikke har gjort indsigelse inden for 1 uge, sender ph.d.-skolens sekretariat afhandlingen til bedømmelsesudvalget og hovedvejlederen Bedømmelsesudvalgets arbejde Udvalgets formand opfordres til at tage initiativ til udarbejdelse af tidsramme for bedømmelsesarbejdet, og aftale en foreløbig forsvarsdato straks ved nedsættelse af bedømmelsesudvalget. Forsvarsdatoen skal aftales med bedømmelsesudvalgets medlemmer, hovedvejlederen og den ph.d.-studerende. Datoen meddeles ph.d.-skolens sekretariat, når den er aftalt, men offentliggøres først når der foreligger en positiv indstilling fra bedømmelsesudvalget. Det påhviler formanden for bedømmelsesudvalget at inddrage hovedvejlederen. Formanden skal sikre sig, at hovedvejlederen indkaldes til bedømmelsesudvalgets møder, orienteres om korrespondance o. lign. Hovedvejlederen deltager i udvalgets arbejde bl.a. med henblik på at besvare opklarende spørgsmål om det bagvedliggende ph.d.-forløb og den faglige progression i forskningsprojektet. Formanden har ansvaret for, at hovedvejleder orienteres om den foreløbige bedømmelse af afhandlingen. DET NATURVIDENSKABELIGE FAKULTET Side 33

34 Hovedvejlederen skal have mulighed for at kommentere den foreløbige bedømmelse og for at afklare eventuelle misforståelser, inden den sendes til dekanen Den foreløbige bedømmelse af ph.d.-afhandlingen Bedømmelsesudvalget afgiver senest 2 måneder efter indlevering af afhandling en foreløbig indstilling, som blot behøves være underskrevet af formanden for bedømmelsesudvalget. Den foreløbige indstilling skal tage stilling til om afhandlingen i den foreliggende form er egnet som baggrund for tildeling af ph.d.- graden. Det er instituttets ansvar, at bedømmelsesudvalget overholder fristen. Juli måned indgår ikke i fristen for den foreløbige indstilling. Den foreløbige indstilling skal være kortfattet (af størrelsesorden en halv A4-side) og skal tage stilling til de store linjer i afhandlingen (om den er af rimelig høj kvalitet, tilstrækkelig selvstændigt gennemført, og af tilpas høj standard efter international målestok) snarere end til specifikke detaljer i afhandlingen. Indstillingen skal være begrundet og afgørelsen skal være enten enstemmig eller ved flertalsafgørelse. Indstillingen indsendes gennem instituttet. Efter dekanens godkendelse sender ph.d.-skolens sekretariat snarest forfatteren en kopi af indstillingen. Er afhandlingen efter indstillingen egnet, kan forsvaret finde sted. Bedømmelsesudvalget skal indsende forslag til titel på forelæsningen til forsvaret samt indstille tid og lokale for forsvaret samt forslag til ordstyrer. Forelæsningsemnet skal give forfatteren mulighed for at redegøre for centrale dele af afhandlingen, men bør ikke begrænses hertil. Der må ikke være sammenfald mellem titel på forelæsningen til forsvaret og afhandlingens titel. Bedømmelsesudvalgets formand kan, hvis det ikke medfører forsinkelse af forsvaret, på dette trin i begrænset omfang tillade ændringer eller suppleringer af afhandlingen forud for eller i forbindelse med forsvaret og skal fastsætte en tidsfrist for disse ændringer. Er afhandlingen efter indstillingen ikke egnet, angiver bedømmelsesudvalget i sin indstilling, om ph.d.- afhandlingen kan indleveres igen i revideret form og i så fald inden for hvilken frist. Forfatteren og hovedvejlederen skal have mulighed for inden for 2 uger at fremkomme med bemærkninger til indstillingen. På baggrund af bedømmelsesudvalgets samt forfatterens og hovedvejlederens eventuelle kommentarer træffer dekanen i samråd med ph.d.-skolelederen en af følgende afgørelser: 1. At forsvaret ikke kan finde sted. 2. At ph.d.-afhandlingen kan indleveres igen i revideret form inden for en frist på mindst 3 måneder. Indleveres ph.d.-afhandlingen igen, bedømmes den af det tidligere nedsatte bedømmelsesudvalg, medmindre særlige forhold gør sig gældende. 3. At ph.d.-afhandlingen tages under bedømmelse af et nyt bedømmelsesudvalg Forsvaret Afhandling forsvares ved et offentligt forsvar. Forsvaret skal finde sted tidligst 2 uger efter, at bedømmelsesudvalget har afgivet indstilling, og senest 3 måneder efter indleveringen af ph.d.- afhandlingen, jf. ph.d.-bekendtgørelsens 20, stk. 2. Formanden for bedømmelsesudvalget aftaler tidspunkt for forsvaret med udvalgets medlemmer, hovedvejlederen og forfatteren, og giver meddelelse herom til ph.d.-skolens sekretariat, jf. afsnit DET NATURVIDENSKABELIGE FAKULTET Side 34

35 Hvis særlige forhold gør sig gældende, kan ph.d.-skolelederen beslutte, at forsvaret udskydes. En udskydelse af forsvaret forudsætter en aftale mellem forfatteren, formanden for bedømmelsesudvalget og ph.d.-skolelederen, herunder om tidspunktet for forsvarets afholdelse, jf. ph.d.-bekendtgørelsens 20, stk. 3. Forsvaret afholdes på Syddansk Universitet. Dekanen kan i særlige tilfælde tillade, at forsvaret holdes andre steder end på Syddansk Universitet. Det påhviler bedømmelsesudvalgets formand at sikre, at der bliver reserveret lokale af passende størrelse til forsvaret. Dette aftales med institutsekretæren. Instituttet forestår de praktiske opgaver i forbindelse med forsvaret (reservation af lokale til forsvaret, evt. udsendelse af indbydelser og reception etc.). Ph.d.-skolens sekretariat sender meddelelse om forsvaret og evt. forelæsningsemne til forfatteren og bedømmelsesudvalgets medlemmer. Instituttet har ansvaret for at annoncere forsvaret under Kommende arrangementer på Syddansk Universitets hjemmeside. Ph.d.-skolens sekretariat har ansvaret for, at det populærvidenskabelige abstract af afhandlingen annonceres på ph.d.-skolens hjemmeside. Ph.d.-afhandlingen er offentligt tilgængelig på ph.d.-skolens sekretariat i rimelig tid før forsvaret Procedure for forsvar af ph.d.-afhandlingen Ved forsvaret skal forfatteren have lejlighed til at redegøre for sit arbejde og skal forsvare sin ph.d.- afhandling over for bedømmelsesudvalgets medlemmer. Bedømmelsesudvalget har forud for forsvaret oplyst forfatteren om et forelæsningsemne, jf. afsnit Forsvaret må højst vare 3 timer, hvoraf de min. er afsat til forfatterens forelæsning. Forsvarshandlingen skal foregå efter følgende skabelon: 1) Indledning ved dekanen eller en af ham udpeget stedfortræder (ordstyreren), med præsentation af den ph.d.-studerende samt bedømmelsesudvalgets medlemmer. Ordstyreren leder forsvarshandlingen. 2) En minutters forelæsning af den ph.d. studerende. 3) Ordstyreren kan tillade spørgsmål fra tilhørerskaren med speciel reference til den afholdte forelæsning. 4) De tre medlemmer af bedømmelsesudvalget kommenterer afhandlingen og eksaminerer forfatteren. Ordstyreren påser, at denne opposition begrænses til 1 time og 30 minutter fordelt mellem medlemmerne efter intern aftale. Opponeringen skal indeholde konkrete spørgsmål til centrale emner i afhandlingen. 5) Ordstyreren afslutter forsvarshandlingen. Inden han gør det, kan han dog tillade den studerende at fremkomme med en eventuel kort kommentar. Det bemærkes således, at der ikke forventes et indlæg fra hovedvejlederen og eventuelle medvejledere. Ordstyreren kan dog dispensere fra denne regel efter anmodning fra udvalget. Vejlederens/vejledernes taletid vil i så tilfælde også være begrænset til 30 minutter. 5.4 Tildeling af ph.d.-graden Bedømmelsesudvalget afgiver efter forsvaret deres endelige indstilling. Udvalget skal på baggrund af ph.d.- afhandlingen og forsvaret vurdere, om kravene til ph.d.-afhandlingen og forsvaret er opfyldte og begge DET NATURVIDENSKABELIGE FAKULTET Side 35

36 dele skal kommenteres i indstillingen. Bedømmelsesudvalget skal ligeledes kommentere om, hvorvidt der er publicerbart materiale i afhandlingen. Den endelige indstilling kan have sit udgangspunkt i den foreløbige indstilling, men skal i modsætning til denne være fyldig og gå i dybden og vil normalt have et omfang på 1-2 sider. Indstillingen skal underskrives af alle medlemmer af bedømmelsesudvalget. Den skal indsendes via instituttet til fakultet senest 2 uger efter den offentlige forsvarshandling. Ph.d.-graden skal tildeles, hvis der foreligger en positiv indstilling fra et enigt bedømmelsesudvalg eller fra 2 af udvalgets medlemmer. Hvis der foreligger en positiv indstilling fra kun et af udvalgets medlemmer, og hvis afhandlingens forfatter anmoder om det indenfor en uge, kan Akademisk Råd med et flertal på mindst 2/3 af de stemmeberettigede medlemmer beslutte, at der skal nedsættes et nyt bedømmelsesudvalg. Er den endelige indstilling positiv sendes den, efter at have været forbi dekanen, til Akademisk Råd, som har en uge til at komme med eventuelle indvendinger. Er der ingen indvendinger sender fakultet besked til den studerende om, at han/hun er blevet tildelt ph.d.-graden. Er bedømmelsesudvalgets indstilling negativ, kan dekanen beslutte, at afhandlingen tages under bedømmelse af et nyt bedømmelsesudvalg, hvis forfatteren inden for 1 uge anmoder herom Ph.d.-bevis Ph.d.-skolens sekretariat udarbejder et ph.d.-bevis på dansk og engelsk. På beviset anføres inden for hvilket fagområde ph.d.-graden er opnået, samt titlen på ph.d.-afhandlingen. Beviset underskrives af dekanen. Beviset vedlægges en oversigt på dansk og engelsk over gennemførte kurser og udlandsophold/miljøskift. Ph.d.-beviset overrækkes af rektor ved den årlige ph.d.-afslutning. Ph.d.-kandidater kan efter anmodning til ph.d.-skolens sekretariat få udstedt ph.d.-beviset umiddelbart efter ph.d.-graden er tildelt Dokumentation for gennemførte dele af ph.d.-uddannelsen Til ph.d.-studerende, som afbryder uddannelsen uden at have opnået ph.d.-graden, udsteder ph.d.-skolens sekretariat efter skriftlig anmodning dokumentation på både dansk og engelsk for de dele af ph.d.- uddannelsen, som er tilfredsstillende gennemført. 6 Øvrige bestemmelser 6.1 Indlevering af ph.d.-afhandling uden forudgående indskrivning Universitetet kan i ganske særlige tilfælde beslutte, at en ph.d.-afhandling tages under bedømmelse, uden at forfatteren har gennemført en ph.d.-uddannelse, hvis universitetet vurderer, at forfatteren på anden måde har erhvervet kvalifikationer, der kan sidestilles med en gennemført ph.d.-uddannelse, jf. ph.d.- bekendtgørelsens 15, stk. 2. Ved indlevering af ph.d.-afhandling uden forudgående indskrivning kan Det Naturvidenskabelige Fakultet opkræve en afgift til dækning af udgifter forbundet med bedømmelsesudvalgets arbejde og afholdelse af ph.d.-forsvar. DET NATURVIDENSKABELIGE FAKULTET Side 36

37 Ansøgning om indlevering af ph.d.-afhandling uden forudgående indskrivning skal ske på særligt skema som skal ledsages af redegørelse for, hvordan forfatteren på anden måde har erhvervet kvalifikationer, der kan sidestilles med de krav, der i ph.d.-bekendtgørelsen stilles til ph.d.-uddannelsen med dokumentation for de aktiviteter, der nævnes i redegørelsen, samt en tro og love erklæring om, hvorvidt ph.d.-afhandlingen tidligere har været indleveret til bedømmelse. Ph.d.-afhandling, ansøgningsskema og tro og love erklæring skal indleveres til ph.d.-skolens sekretariat i 5 eksemplarer. På anmodning fra ph.d.-skolelederen vurderer det respektive studieudvalg indledningsvis om ph.d.- afhandlingen kan tages under bedømmelse, og om forfatteren har erhvervet kvalifikationer, der kan sidestilles med ph.d.-bekendtgørelsens krav til gennemførelse af ph.d.-uddannelsen. Såfremt afhandlingen kan tages under bedømmelse indstiller ph.d.-udvalget om sammensætning af bedømmelsesudvalget til dekanen. Ph.d.-skolens sekretariat underretter forfatteren om bedømmelsesudvalgets sammensætning. Hvis forfatteren ikke har gjort indsigelse mod medlemmerne inden 1 uge, sender ph.d.-skolens sekretariat afhandlingen til bedømmelsesudvalget. Der gælder de samme regler for bedømmelsesudvalgets sammensætning og procedurer i forbindelse med forsvar af afhandlingen som ved bedømmelse af afhandlinger efter endt ph.d.-studieforløb. 6.2 Kommunikation Det tilstræbes, at al kommunikation mellem ph.d.-studerende, vejledere, ph.d.-udvalget og ph.d.- sekretariatet foregår elektronisk. Alle ph.d.-studerende skal registreres med en gyldig adresse. Alle ph.d.-studerende skal være tilmeldt mailinglisten phdinfo. Listens formål er at være en effektiv kommunikationskanal til indskrevne ph.d.- studerende for nye regler, bekendtgørelser og anden relevant information. Mailinglisten administreres af ph.d.-sekretariatet. Det forventes, at medlemmerne af ph.d.-udvalget, ph.d.-studieudvalgene, institutledere og ph.d.-vejledere er tilmeldt listen. Tilmelding til ph.d.-mailinglisten foregår via ph.d.-skolens hjemmeside eller via dette link Det er den ph.d.-studerendes ansvar at framelde sig listen når man ophører. Framelding foregår via ovenstående link. 6.3 Studierejsekontoen Fakultetet yder økonomisk støtte til ph.d.-studerende i forbindelse med rejser til kongresser og/eller studierejser i udlandet samt støtte til udgifter i forbindelse med miljøskifte. Støtte fra Studierejsekontoen kan søges af ph.d.-studerende ved det Naturvidenskabelige Fakultet. Eksternt finansierede ph.d.- studerende kan søge støtte fra studierejsekontoen, med mindre andet fremgår af deres ansættelseskontrakt/indskrivningsbrev. DET NATURVIDENSKABELIGE FAKULTET Side 37

38 Rejser, hvortil der ydes støtte fra Studierejsekontoen skal indkøbes via SDU s rejseagent VIA TRAVEL i henhold til Retningslinjer for rejser på SDU. Læs mere Forsikring Ansatte ph.d.-studerende vil som udsendt af universitetet være dækket af universitetets tjenesterejseforsikring, men medrejsende familie er ikke dækket. Ph.d.-studerende, der kun er indskrevet og ikke ansat er ikke omfattet af universitetets tjenesterejseforsikring og opfordres kraftigt til at tegne egen rejseforsikring. ErhvervsPhD-studerende skal kontakte deres ansættelsessted for at forhøre sig om dækning på tjenesterejser. Læs mere Studie- og kongresrejser Der ydes støtte til studie- og kongresrejser, når de er velbegrundede for ansøgerens ph.d.-studium. Ansøgning foretages på særligt skema. Ansøgningen skal indeholde følgende bilag: Kongresrejser: Officiel information om kongressen (indeholdende program og oplysning om kongresgebyr og opholdsudgifter), eventuel titel og abstract af eget bidrag samt en vejlederudtalelse. Der gives normalt ikke støtte til kongresdeltagelse o.l. med mindre ansøgeren selv bidrager med foredrag/poster eller lignende, ellers skal der foreligge en særlig begrundelse (f.eks. opbygning af netværk). Studierejser: Invitation eller værtsinstitutionens accept af besøget samt en vejlederudtalelse. Støtten pr. ansøger vil normalt ikke kunne overstige kr. pr. år plus uforbrugte midler op til kr. fra det foregående år, dog højest kr. i hele indskrivningsperioden. Fakultetet dækker derudover kursusafgift for deltagelse i indenlandske ph.d.-kurser, når disse er forhåndsgodkendt af ph.d.-udvalget. Rejseudgifter i forbindelse med disse kurser skal søges dækket af instituttet. Der er forlods afsat kr. til støtte i forbindelse med den studerendes miljøskifte. Såfremt en ansøger overstiger maksimumbeløbet for støtte, og ansøgeren endnu ikke har været på miljøskifte, skal der fremsendes en redegørelse for, hvordan udgifter til miljøskifte vil blive dækket. Som udgangspunkt for beregning af bevillingens størrelse benyttes Finansministeriets cirkulærer om godtgørelser af udgifter i forbindelse med tjenesterejser i ind- og udland. Oplysningerne kan findes via ph.d.-skolens hjemmeside. Der ydes normalt maksimalt kr. pr. dag til dækning af fortæring og hotel og maksimalt kr. pr. påbegyndt måned. Der ydes normalt maksimalt kr. i støtte til én oversøisk rejse og maksimalt kr. i støtte til én rejse inden for EU. Ved valg af transportmiddel opfordres ansøgeren til at benytte det billigst mulige, dog med skyldig hensyntagen til rejsetid, komfort m.v. Man bør om muligt benytte rabatmuligheder, herunder gruppearrangementer. DET NATURVIDENSKABELIGE FAKULTET Side 38

39 Delvis støtte gives normalt, hvis der er bevilget støtte fra anden side, eller hvis studielederen skønner, at et lignende udbytte kan opnås ved et væsentligt billigere arrangement. Der er et minimumbeløb på kr. for støtte fra kontoen. Beløb herunder bør normalt søges via instituttet. Fakultetet vil kunne afkræve ansøgeren en redegørelse for rejsens forløb Ophold ved andre forskningsinstitutioner/miljøskifte Der ydes støtte til ophold ved andre forskningsinstitutioner/miljøskifte. Opholdet skal finde sted ved et udenlandsk universitet eller en forskningsinstitution på tilsvarende niveau. Der ydes støtte til ophold på mindst en måneds varighed dog højest for en periode på 1 år. Ansøgning foretages på særligt skema. Ansøgningen skal indeholde følgende bilag: a) Invitation fra modtagerinstitutionen. b) en vejlederudtalelse fra hoved- og medvejleder Der ydes ikke støtte til undervisningsafgifter (tuition fee). Ansøgere opfordres derfor til at søge status som gæst uden indskrivning ved det udenlandske universitet. Der kan søges støtte til dækning af udgifter til visum. Rejseudgifter Støtte til opholdets rejseudgifter beregnes efter de gældende regler om tildeling af støtte fra fakultetets studierejsekonto. Se afsnit Der ydes ikke støtte til rejseudgifter for medfølgende familiemedlemmer. Opholdsudgifter Der ydes tilskud til opholdsudgifter i henhold til nedenstående maksimumsatser. Tilskud til opholdsudgifter indgår ikke i beregningen af maksimumbeløbet for studierejser. Europa (ikke Grækenland og Portugal) Enlig: kr. pr. måned Forsørger: kr. pr. måned Dollarområdet (USA, Canada, Australien og New Zealand) Enlig: kr. pr. måned Forsørger: kr. pr. måned Grækenland og Portugal Enlig: kr. pr. måned Forsørger: kr. pr. måned Japan Enlig: kr. pr. måned Forsørger: kr. pr. måned Der kan søges om tilskud efter forsørgersatserne, hvis ansøgeren har forsørgerpligt over for børn under 18 år. To støtteberettigede personer med fælles adresse/husholdning i udlandet vil samlet højst kunne opnå støtte svarende til én person efter forsørgersats. Tilsvarende vilkår er gældende, hvis ansøger og/eller ægtefælle/samlever modtager lignende støtte fra anden side (dansk eller udenlandsk). Udbetaling af tilskud til både rejse- og opholdsudgifter kan kun ske efter dokumentation efter opholdets afslutning. Afregning skal foregå elektronisk via SDUs elektroniske rejseafregningssystem, TEM. Det er den ph.d.-studerendes ansvar at tale med relevante myndigheder i forbindelse med ophold i udlandet (skat, folkeregister, universitetets rejsekontor, forsikringsselskab mv.). DET NATURVIDENSKABELIGE FAKULTET Side 39

40 Vær desuden opmærksom på, at det er muligt at søge om skattefradrag ved miljøskifteophold. Universitetet kan ikke rådgive om dette emne, men ph.d.-studerende kan finde nærmere information herom på Philos hjemmeside eller ved henvendelse til SKAT.dk. 6.4 Klagevejledning og dispensation Universitetets afgørelser efter disse retningslinjer for ph.d.-uddannelsen ved Det Naturvidenskabelige Fakultet kan indbringes for Universitets- og Bygningsstyrelsen, når klagen vedrører retlige spørgsmål. Fristen for at indgive klage er 2 uger fra den dag, afgørelsen er meddelt klageren. Klageberettigede er ph.d.- studerende og forfattere der har søgt om at få en ph.d.-afhandling taget under bedømmelse efter ph.d.- bekendtgørelsens 15, stk. 2. Klager skal indgives til dekanen, der afgiver en udtalelse, som klageren skal have lejlighed til at kommentere inden for 1 uge. Universitetet sender herefter klagen til Universitets- og Bygningsstyrelsen vedlagt udtalelsen og klagerens eventuelle kommentarer hertil. Universitetet kan dispensere fra de regler i retningslinjerne for ph.d.-uddannelsen ved Det Naturvidenskabelige Fakultet, som er fastsat af fakultetet, når der foreligger særlige omstændigheder. Ansøgning om dispensation skal stiles til ph.d.-udvalget og fremsendes til ph.d.-skolens sekretariat. Godkendt af Ph.d.-udvalget for Ph.d.-skolen ved Det Naturvidenskabelige Fakultet den 16. juni 2010 Godkendt af dekanen for Det Naturvidenskabelige Fakultet den 26. juli 2010 Godkendt af rektor for Syddansk Universitet den 10. september 2010 DET NATURVIDENSKABELIGE FAKULTET Side 40