INDHOLD INDLEDNING REVISIONSERKLÆRING KOMMENTARER TIL DEN BUDGETMÆSSIGE OG ØKONOMISKE FORVALTNING

Transkript

1 C 338/40 Den Europæiske Unions Tidende BERETNING om årsregnskabet for Det Europæiske Agentur for Forvaltning af det Operative Samarbejde ved EUmedlemsstaternes Ydre Grænser for regnskabsåret 2009, med agenturets svar (2010/C 338/08) INDHOLD Punkt Side INDLEDNING REVISIONSERKLÆRING KOMMENTARER TIL DEN BUDGETMÆSSIGE OG ØKONOMISKE FORVALTNING ANDRE FORHOLD Tabel Agenturets svar

2 Den Europæiske Unions Tidende C 338/41 INDLEDNING 1. Det Europæiske Agentur for Forvaltning af det Operative Samarbejde ved EU-medlemsstaternes Ydre Grænser (herefter benævnt»agenturet«), som ligger i Warszawa, blev oprettet ved Rådets forordning (EF) nr. 2007/2004 af 26. oktober 2004 ( 1 ). Agenturets væsentligste opgave er at samordne medlemsstaternes aktiviteter hvad angår forvaltning af de ydre grænser (støtte til operativt samarbejde, teknisk og operativ bistand, risikoanalyse) ( 2 ). bevillinger gennemfører han budgettet, både med hensyn til indtægter og udgifter, i overensstemmelse med de finansielle bestemmelser for agenturet. Direktøren er ansvarlig for at etablere ( 8 ) en organisatorisk struktur samt interne forvaltnings- og kontrolsystemer og -procedurer, som sikrer, at der udarbejdes et endeligt årsregnskab ( 9 ) uden væsentlig fejlinformation som følge af svig eller fejl, og at de transaktioner, der ligger til grund for det, er lovlige og formelt rigtige. Rettens ansvar 2. Agenturets budget for 2009 var på 89 millioner euro mod 71,2 millioner euro det foregående år. Ved udgangen af året var der 226 ansatte i agenturet mod 185 det foregående år. 6. Det er Rettens ansvar på grundlag af sin revision at afgive en erklæring om rigtigheden af agenturets regnskab og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed. REVISIONSERKLÆRING 3. I overensstemmelse med artikel 287, stk. 1, andet afsnit, i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde har Retten revideret agenturets årsregnskab ( 3 ), som omfatter»årsregnskabet«( 4 ) og»beretningen om budgetgennemførelsen«( 5 ) for det regnskabsår, der afsluttedes den 31. december 2009, samt efterprøvet lovligheden og den formelle rigtighed af de transaktioner, der ligger til grund for regnskabet. 4. Retten afgiver denne revisionserklæring til Europa- Parlamentet og Rådet i overensstemmelse med artikel 185, stk. 2, i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 ( 6 ). Direktørens ansvar 5. Direktøren udøver funktionen som anvisningsberettiget ( 7 ). På eget ansvar og inden for rammerne af de givne 7. Revisionen blev gennemført i overensstemmelse med IFAC's og ISSAI's ( 10 ) internationale revisionsstandarder og etiske kodekser. I henhold til disse standarder skal Retten opfylde etiske krav og planlægge og udføre revisionen med henblik på at få rimelig sikkerhed for, at regnskabet er uden væsentlig fejlinformation, og at de transaktioner, der ligger til grund for det, er lovlige og formelt rigtige. 8. Det indgår i Rettens revision, at der udføres revisionshandlinger for at tilvejebringe revisionsbevis vedrørende beløbene og oplysningerne i regnskabet og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed. Valget af revisionshandlinger foretages på grundlag af Rettens vurdering, herunder dens vurdering af risikoen for, at der er væsentlig fejlinformation i regnskabet, eller at transaktioner som følge af svig eller fejl ikke er lovlige og formelt rigtige. Når Retten vurderer disse risici, tager den hensyn til den interne kontrol, der vedrører udarbejdelsen og aflæggelsen af regnskabet, og udformer revisionshandlinger, som er hensigtsmæssige i de konkrete tilfælde. Rettens revision omfatter også en vurdering af, om de anvendte regnskabspraksis er hensigtsmæssige, og om de foretagne regnskabsmæssige skøn er rimelige, samt en vurdering af den samlede aflæggelse af regnskabet. ( 1 ) EUT L 349 af , s. 1. ( 2 ) En oversigt over agenturets beføjelser og virksomhed vises i tabellen til orientering. ( 3 ) Regnskabet ledsages af en beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning i regnskabsåret. Beretningen redegør bl.a. for udnyttelsen af bevillingerne og indeholder kortfattede oplysninger om bevillingsoverførsler mellem de forskellige budgetposter. ( 4 ) Årsregnskabet omfatter balancen og resultatopgørelsen, pengestrømsopgørelsen, opgørelsen over bevægelser på egenkapitalen og bilaget til årsregnskabet, som indeholder en beskrivelse af de relevante regnskabspraksis og andre forklarende oplysninger. ( 5 ) Beretningen om budgetgennemførelsen omfatter regnskabet over resultatet af budgetgennemførelsen og bilaget til dette regnskab. ( 6 ) EFT L 248 af , s. 1. ( 7 ) Artikel 33 i Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 af 19. november 2002 (EFT L 357 af , s. 72). 9. Retten mener, at det tilvejebragte revisionsbevis er tilstrækkeligt og egnet som grundlag for nedenstående erklæringer. ( 8 ) Artikel 38 i forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002. ( 9 ) Bestemmelserne om agenturernes regnskabsaflæggelse og regnskabsføring er fastlagt i kapitel 1 i afsnit VII i forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002, senest ændret ved forordning (EF, Euratom) nr. 652/2008 af 9. juli 2008 (EUT L 181 af , s. 23), og er som sådan integreret i agenturets finansforordning. ( 10 ) International Federation of Accountants (IFAC) og International Standards of Supreme Audit Institutions (ISSAI).

3 C 338/42 Den Europæiske Unions Tidende Erklæring om regnskabets rigtighed 10. Det er Rettens opfattelse, at agenturets årsregnskab ( 11 ) i alt væsentligt giver et retvisende billede af dets finansielle stilling pr. 31. december 2009 og af resultaterne af dets transaktioner og pengestrømme i det afsluttede regnskabsår, i overensstemmelse med dets finansielle bestemmelser. Erklæring om lovligheden og den formelle rigtighed af de transaktioner, der ligger til grund for regnskabet 11. Det er Rettens opfattelse, at de transaktioner, der ligger til grund for agenturets årsregnskab for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 2009, i alt væsentligt er lovlige og formelt rigtige. 12. Kommentarerne i det følgende drager ikke Rettens erklæringer i tvivl. KOMMENTARER TIL DEN BUDGETMÆSSIGE OG ØKONO MISKE FORVALTNING 13. I 2009 blev budgettet forhøjet med 17,2 millioner euro, dvs. en forhøjelse svarende til næsten 28 % af det foregående års budget. Men det var nødvendigt at fremføre bevillinger for 27 millioner euro, og bevillinger for 13,9 millioner euro måtte bortfalde ( 12 ). Også i 2008 måtte bevillinger til et beløb af 13 millioner euro bortfalde. Det viser, at agenturet stadig er nødt til at forbedre udnyttelsen af bevillingerne. 14. Af de 25,5 millioner euro i forpligtelser til afsnit III Aktionsudgifter, der blev fremført vedrørte 3,4 millioner euro afsluttede aktioner, og de skulle således have været frigjort. 15. Procedurerne for opstilling af budgettet var ikke tilstrækkeligt strikse og resulterede i 28 budgetoverførsler. Ved udgangen af året var seks ud af 39 budgetposter under afsnit II Administrationsudgifter ikke blevet brugt, og 35 % af de tilsvarende bevillinger bortfaldt. 16. Det fremgår af agenturets regnskaber, at der er betalt 7,5 millioner euro i forfinansiering til grænsemyndigheder med henblik på operationelle aktiviteter. Revisionen af en stikprøve på otte aktiviteter viste, at omkostningsoverslagene var ansat 27 % for højt. For de aktiviteter, der afsluttedes i 2009, var det nødvendigt at udstede over 40 indtægtsordrer for at tilbagesøge forskud, hvor der var udbetalt for meget. ANDRE FORHOLD 17. Som i 2008 ( 13 ) blev der også i 2009 udbetalt et beløb (over 28 millioner euro) på basis af unilaterale beslutninger om tilskud, som var underskrevet af agenturet. Denne type instrument omtales ikke i de gældende bestemmelser for agenturerne. I henhold til artikel 75, stk. 2, i Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 652/2008 af 9. juli 2008 ( 14 ) skal der indgås skriftlige aftaler om tilskuddene mellem fællesskabsorganet og modtageren. Som følge af Rettens bemærkning blev der undertegnet en rammeaftale om partnerskab med medlemsstaternes grænsemyndigheder, og der blev udbetalt ca. 0,3 millioner euro under dette nye instrument. Vedtaget af Afdeling IV, der ledes af Igors LUDBORŽS, medlem af Revisionsretten, i Luxembourg på mødet den 14. og 16. september På Revisionsrettens vegne Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA Formand ( 11 ) Det endelige årsregnskab er dateret den 22. juni 2010, og Retten modtog det den 12. juli Det endelige årsregnskab, som er konsolideret med Kommissionens årsregnskab, offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende senest den 15. november efter det afsluttede regnskabsår. Det kan findes på eller ( 12 ) 6,7 millioner var bevillinger fra 2009 og 7,2 millioner var bevillinger fremført fra ( 13 ) Punkt 15 i årsberetningen for 2008 (EUT C 304 af , s. 38). ( 14 ) EUT L 181 af , s. 23.

4 Unionens kompetenceområder i henhold til traktaten Rådet vedtager foranstaltninger med henblik på at sikre administrativt samarbejde mellem de kompetente myndigheder i medlemsstaterne (på de områder, der beskrives nedenfor) og mellem disse myndigheder og Kommissionen. Unionen udformer en politik, der skal sikre: b) at der foretages personkontrol og effektiv overvågning ved passage af de c) at der gradvis indføres et integreret system for forvaltningen af de ydre grænser. (Artikel 74 og 77 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde) Formål Tabel Det Europæiske Agentur for Forvaltning af det Operative Samarbejde ved EU-medlemsstaternes Ydre Grænser (Warszawa) Agenturets beføjelser som fastlagt i Rådets forordning (EF) nr. 2007/2004 Agenturet blev oprettet med henblik på at forbedre den integrerede forvaltning af medlemsstaternes ydre grænser. Agenturet skal: a) fremme og effektivisere anvendelsen af nuværende og fremtidige foranstaltninger vedrørende forvaltning af de b) samordne medlemsstaternes gennemførelse af sådanne foranstaltninger og herved bidrage til at sikre et effektivt, højt og ensartet niveau for personkontrol og overvågning af medlemsstaternes c) yde Kommissionen og medlemsstaterne den nødvendige tekniske støtte og ekspertise hvad angår forvaltning af de og fremme solidariteten mellem medlemsstaterne. Væsentligste opgaver: 1) at samordne det operative samarbejde mellem medlemsstaterne hvad angår forvaltning af de 2) at bistå medlemsstaterne med uddannelse af nationale grænsevagter, herunder indføre fælles uddannelsesstandarder 3) at foretage risikoanalyser 4) at følge udviklingen inden for forskning, der er relevant for kontrol og overvågning af de 5) at bistå medlemsstaterne i situationer, der kræver øget teknisk og operativ bistand Ledelse 6) at yde medlemsstaterne den nødvendige støtte i forbindelse med tilrettelæggelsen af fælles tilbagesendelsesaktioner. 1 Bestyrelsen består af: en repræsentant for hver medlemsstat to repræsentanter for Kommissionen en repræsentant for hvert Schengen-associeret land (Norge, Island) med begrænset stemmeret. 2 Den administrerende direktør Udnævnes af bestyrelsen på forslag fra Kommissionen. 3 Ekstern revision Revisionsretten. 4 Dechargemyndigheden Parlamentet efter henstilling fra Rådet. Agenturets disponible ressourcer i 2009 (Data for 2008) Budget 88,8 millioner euro (71,2 millioner euro) * EU-bidrag: 85,0 millioner euro - (68 millioner euro) Ansatte pr. 31. december 2009 * I henhold til stillingsfortegnelsen: 117 (94) * Besatte stillinger: 100 (75) Andre stillinger: Planlagt antal kontraktansatte 68 (50) Antal kontraktansatte 60 (44) Planlagt antal udstationerede nationale eksperter 70 (70) Antal udstationerede nationale eksperter: 66 (66) Ansatte i alt: 255 (214) Besatte stillinger: 226 (185) Der varetager følgende opgaver: * operationelle: 157 (126) * administrative: 69 (59) Produkter og tjenesteydelser i 2009 Risikoanalyse: udarbejdelse af 14 langsigtede strategiske vurderinger, 4 kvartalsrapporter, 294 analytiske produkter til støtte for fælles aktioner (herunder en ugentlig briefing), 64 andre typer rapporter, herunder briefing til agenturets ledelse og bidrag til andre organisationer eller institutioner. 4 regulære FRAN-møder og 2 regionale ekspertmøder blev organiseret. 6 FronBAC-seminarer blev organiseret med deltagelse af i alt 108 MS og RAU analytikere. Med hensyn til operativt samarbejde blev der gennemført 16 fællesaktioner, 2 pilotprojekter og 32 tilbagesendelsesaktioner. Samlet antal dage: Endvidere blev der organiseret 4 konferencer. Uddannelse har fortsat med 192 uddannelsesudviklingsaktiviteter,0 der var baseret på agenturets uddannelsesværktøjer. Ca grænsevagter i medlemsstaterne/sac-lande/tredjelande deltog i kursusaktiviteter, der var organiseret centralt af agenturet eller på nationalt plan eller havde adgang til self-learning baseret på agenturets læseplaner/uddannelsesværktøjer. Mekanismen til oprettelse af hurtige grænseindsatshold er blevet udviklet yderligere gennem afholdelse af introseminarer, (5) workshopper og (to) øvelser i fuld målestok for Rapid Pool. Frontex Situationscenter som det eneste kontaktpunkt for udveksling af oplysninger med eksterne personer implementerede Frontex One-Stop-Shop, en webbaseret informationsudvekslingsportal, der anvendes af 28 lande og 250 brugere. Frontex Situationscenter begyndte med at yde situations- og kriseovervågning 9 timer alle ugens dage og leverede tidlige varslingssystemer, situations-og»mission awareness«-rapporter til interne og eksterne kunder. Daglige nyhedsbreve blev leveret til 300 kunder, herunder mange eksterne portaler, der distribuerer til mange flere eksterne kunder Den Europæiske Unions Tidende C 338/43

5 Unionens kompetenceområder i henhold til traktaten Kilde: Agenturet. Agenturets beføjelser som fastlagt i Rådets forordning (EF) nr. 2007/2004 Ledelse Agenturets disponible ressourcer i 2009 (Data for 2008) Produkter og tjenesteydelser i 2009 Enheden Forskning&Udvikling organiserede og afholdt 6 større workshopper/konferencer, og indledte forberedelserne til 3 opfølgningsevents, der efter planen skal finde sted i Den deltog i over 180 interne og eksterne workshopper, konferencer og arbejdsmøder. F&U udfærdigede 10 rapporter, gennemførte 4 undersøgelser og udarbejdede en brochure/manual. Enheden indledte 5 nye projekter og fortsatte et storstilet projekt fra Den intensiverede også forberedelserne til et stort EUROSUR-pilotprojekt. Enheden organiserede og aflagde besøg i Letland, Litauen, Estland og Grækenland. Samarbejdet med ikke EU-lande omfattede indgåelse af samarbejdsaftaler med de kompetente myndigheder i Albanien, Serbien, Bosnien-Hercegovina, Montenegro, USA, Belarus og Den Tidligere Jugoslaviske Republik Makedonien. Der blev undertegnet en samarbejdsplan med Moldova. Samarbejdet med EU-organer og internationale organisationer er fortsat og blevet styrket. Ved udgangen af 2009 var der undertegnet samarbejdsaftaler med Europol, Interpol, Situationscentret i Rådets Generalsekretariat, Det Europæiske Politiakademi, IOM, CIDM, UNHCR, Det Europæiske Agentur for Søfartssikkerhed og EF-Fiskerikontrolagenturet. Et aftalememorandum er undertegnet med GD for Retlige Anliggender, Frihed og Sikkerhed med henblik på udvikling af ICONet, og der blev indgået aftale om et rådsdokument vedrørende en koordineringsmekanisme med toldsamarbejdsgruppen. Der er undertegnet en samarbejdsplan med Europol og IOM og to tjenesteniveauaftaler med Det Fælles Forskningscenter. C 338/44 Den Europæiske Unions Tidende

6 Den Europæiske Unions Tidende C 338/45 AGENTURETS SVAR 13. Agenturet har forsat sine bestræbelser på at forbedre planlægningen og gennemførelsen af budgettet. Der er gjort store fremskridt i første halvdel af 2010, som beror på en mere effektiv overvågning af aktiviteterne i medlemsstaterne. 14. Agenturet har betydeligt forbedret sine interne procedurer vedrørende betalinger i almindelighed og dermed fremførsler af bevillinger. I 2010 vil tilsvarende situationer ikke opstå. 15. Overførslerne under afsnit 2 blev foretaget for at bringe de administrative udgifters nuværende størrelse og struktur i overensstemmelse med agenturets behov. 16. Agenturets lægger budget for sine aktiviteter i overensstemmelse med den driftsplan, der udarbejdes i samarbejde med medlemsstaterne. Somme tider bevirker en lavere deltagelse, at det er nødvendigt at kræve udbetalte forskud tilbagetalt. Der gøres en løbende indsats for, at driftsbudgettet skal blive mere nøjagtigt. 17. Agenturet har indført en ny juridisk form for aftaler med medlemsstaterne, som sikrer gennemførelsen af de tilsigtede mål.