Ordinært afdelingsmøde i afdeling 88, Skæphøj 20. september 2017

Transkript

1 Ordinært afdelingsmøde i afdeling 88, Skæphøj 20. september 2017 Fremmødte: nr. 22, 24, 44, 11, 29, 35 og 25 var repræsenteret, desuden Driftschef Allan Overgaard og medlem af organisationsbestyrelsen Elsebeth Persson. Referent: Katja Hillers 1. Valg af dirigent Katja valgt som dirigent. 2. Valg af stemmeudvalg Susanne, Vivian og Allan valgt som stemmeudvalg. 3. Fremlæggelse af afdelingsbestyrelsens beretning Siden afdelingsmødet i september 2016, er der sket følgende i afdelingen: Grundejerforeningen Efter adskillige forsøg på dialog med grundejerforeningens bestyrelse omkring afdelingens stemmer i grundejerforeningen, blev sagen i foråret overdraget til Østjysk Boligs advokat, ligesom afdelingens deltagelse i grundejerforeningen er overdraget til Østjysk Bolig, der fremadrettet vil varetage afdelingens interesser. Det er rigtig ærgerligt, men vi har virkelig forsøgt der er bare hverken forståelse eller accept hos grundejerforeningens bestyrelse, som desværre også har lavet en misvisende information til de øvrige grundejere i grundejerforeningen. Katja følger løbende op sagens gang ved Østjysk Bolig indtil nu er der intet nyt, da advokaten stadig afventer svar fra grundejerforeningens bestyrelse ang. vedtægter. Fællesspisninger: Vi har haft to fællesspisninger, hvor vi har lagt emner til diskussion ind i programmet. Det har været rigtig hyggeligt, der har været stor opbakning og der har været nogle rigtig gode snakke omkring relevante emner i afdelingen eksempelvis brugen af fælleshuset. Repræsentantskabskursus: Mette og Katja deltog på det årlige repræsentantskabskursus på Kystvejens Konferencecenter i Grenaa, hvor der udover at være relevante emner på dagsorden også er tid til at snakke med afdelingsbestyrelsesmedlemmer fra de øvrige afdelinger i både Ry og Aarhus, Organisationsbestyrelsesmedlemmer og personale.

2 Det var som sædvanlig et rigtig godt arrangement. Arbejdsdag: 6. maj havde vi arbejdsdag, hvor vi startede med rundstykker og kaffe ved rækkehusene. Der var en meget stor opbakning og det var en rigtig god dag, hvor vi fik ordnet både fællesskur, rengøring af fælleshuset og oprydning i området. Sankt Hans: Traditionen tro afholdt vi Sankt Hans, hvilket som sædvanlig var en rigtig hyggelig aften med et stort fremmøde af beboere. 4. Behandling af indkomne forslag Ingen indkomne forslag. 5. Godkendelse af afdelingens budget for det kommende år Budgettet og PPR gennemgået, og efterfølgende enstemmigt godkendt. 6. Valg af medlemmer til afdelingsbestyrelsen Elsebeth Persson var inviteret til at fortælle lidt om, hvorfor det er vigtigt, at en afdeling har en afdelingsbestyrelse og hvordan det fungerer, hvis en afdeling ikke har en afdelingsbestyrelse. Der skulle vælges: 1 medlem for 1 år som afløser for Karina, der desværre fraflytter afdelingen. 1 medlem for 2 år, Mette genopstiller ikke. 2 suppleanter for 2 år. Der blev desværre ikke valgt en afdelingsbestyrelse. Der var enighed om, at Katja som eneste tilbageværende bestyrelsesmedlem vælges om kontaktperson for afdelingen, og at Susanne fortsætter med at stå som koordinator for beboeraktiviteter. 7. Eventuelt Der blev spurgt til beskæring af frugttræer hvis der er spørgsmål eller klager, sendes en mail til Driftscenteret. Der blev påpeget følgende i forhold til affald: - Der er for mange, som ikke lukker poserne og for meget svineri omkring containerne. - Der mangler vask af containerne. Allan påpeger, at der arbejdes på en løsning, men at containerne er blevet vasket flere gange efter Reno Syd opgav at løse opgaven. - En beboer har et par gange oplevet, at dem der skal tømme glascontaineren, glemmer nøglen, så de ikke kan tømme den ordentligt. Allan Overgaard undersøger det. - Det er uhensigtsmæssigt, at der ikke er lås på beholderen til batterier og at den ikke tømmes så tit. Allan Overgaard påpeger, at der ikke er lovpligtigt at beholderen er aflåst. - En beboer mener, der bliver slået græs for ofte, mens andre mener det er passende.

3 - Der er problemer med højden på hækkene ind mod rækkehusene, som gartneren klipper skævt. Allan Overgaard påpeger, at der kan stilles forslag om, at hækkenes højde ikke klippes af gartneren, men at kræver en ændring i husorden, så beboerne bliver forpligtet til at holde højden.

4 AFDELINGSMØDE Afdeling 88 Skæphøj Onsdag den 20. september 2017 kl I beboerhuset Skæphøj Budgetudkast 2018

5 F O R R E T N I N G S O R D E N F O R A F D E L I N G S M Ø D E A F D E L I N G 88 S K Æ P H Ø J 1. Der afholdes beboermøde 1 gang årligt, hvor budgetter godkendes, og hvor afdelingsbestyrelsen vælges. Afdelingsbestyrelsen godkender afdelingens årsregnskab. 2. Afdelingsbestyrelsen består af: En formand og to afdelingsbestyrelsesmedlemmer. To vælges på ulige år, et afdelingsbestyrelses- medlem på lige år- Der vælges to suppleanter, som er på valg hvert år. 3. Afdelingsbestyrelsen konstituere sig selv (beslutningen herom er truffet på beboermøde den 29. januar 2004). Afdelingsbestyrelsen konstituere sig således hver år efter beboermødet med en formand, en kasserer og en sekretær. 4. Afdelingsbestyrelsen kan efter behov nedsætte udvalgt til at varetage andre beboerinteresser. 5. Afdelingsbestyrelsen administrerer et rådighedsbeløb bevilget via budgettet. Heraf afholder afdelingsbestyrelsen udgifter til beboermøde og andre møder samt sociale formål. 6. Suppleanter indbydes til at deltage i afdelingsbestyrelsesmøder, dog uden stemmeret. 7. Lejere og andre kan indbydes til at medvirke i afdelingsbestyrelsen uden stemmeret. 8 Der føres beslutningsreferat/protokol. Der indsendes referat til administrationen. Ry den 16. marts 2004

6 Dagsorden 1 Velkomst ved afdelingsbestyrelsen. 2 Valg af dirigent. Der skal vælges dirigent til at styre mødet 3 Valg af stemmeudvalg. Der skal vælges stemmeudvalg til at tælle stemmer 4 Fremlæggelse af afdelingsbestyrelsens beretning Afdelingsbestyrelsen fremlægger beretningen 5 Behandling af indkomne forslag Der er ingen forslag til behandling 6 Godkendelse af afdelingens driftsbudget for det kommende år. 7. Valg til afdelingsbestyrelsen Afdelingens budget for 2018 gennemgås. a. b. c. Valg af 1 medlemmer til afdelingsbestyrelsen for 2 år. Valg af 1 medlem til afdelingsbestyrelsen for 1 år Valg af 2 suppleanter til afdelingsbestyrelsen for 1 år Og der skal vælges suppleanter 8 Eventuelt Ordet er frit

7 Østjysk Bolig Udgifter Afdeling 88 Skæphøj Budget for perioden 01. Januar december 2018 Konto Note Specifikation Regnskab Budget Budget Budget Afvigelser ORDINÆRE UDGIFTER * NETTOKAPITALUDGIFTER (beboerbetaling) , OFFENTLIGE OG ANDRE FASTE UDGIFTER 106 Ejendomsskatter , Vandafgift , Renovation , Forsikringer , Afdelingens energiforbrug: 1. El og varme til fællesarealer , El og varme til ungdomsboliger 0, Målerpasning m.v , Bidrag til foreningen: 1. Administrationsbidrag , Tillægsydelse 0, Dispositionsfond , Afd. pligtmæssige bidrag til byggefonden: 1. A-indskud 0, G-indskud 0, OFFENTLIGE OG ANDRE FASTE UDGIFTER IALT , VARIABLE UDGIFTER 114 * Renholdelse , * Almindelig vedligeholdelse , * Planlagt og periodisk vedl. og fornyelser: 1. Afholdte udgifter , Heraf dækkes af tidligere henlæggelser , Fælleskonto A-ordning 1. Afholdte udgifter 0, Heraf dækkes af henlæggelser 0, Fælleskonto B-ordning 1. Afholdte udgifter , Heraf dækkes af henlæggelser , Istandsæt. ved fraflyt. m.v.: (B-ordning) 1. Afholdte udgifter 5.237, Heraf dækkes af henlæggelser , * Særlige aktiviteter: 1. Drift af fællesvaskeri , Andel i fællesfaciliteters drift , Drift af møde- og selskabslokaler , Diverse udgifter 1. Advokatomkostninger 0, Afdelingsmøder og fester m.v 643, Beboeraktiviteter 2.105, Afdelingsbestyrelsen 2.691, Beboerblad 0, Kontingent til BL 4.927, Kursus afdelingsbetyrelsen 0, EDB udgifter 2.025, Telefonudgifter 324, Div udgifter ifm ejendomsfunkt. 442, Diverse udgifter afdelingsbestyrelsen 0, RKI 0, Repræsentantskabskursus 7.872, Boligsociale aktiviteter 0, Diverse udgifter 3.898, VARIABLE UDGIFTER IALT ,

8 Østjysk Bolig Afdeling 88 Skæphøj Konto Note Specifikation Regnskab Budget Budget Budget Afvigelser HENLÆGGELSER 120 Planl. og periodisk vedl. og forny. (kt. 401) , Istandsættelse ved fraflytning A-ordning: (kt. 402) 0, Fælleskonto B-ordning: (kt. 403) , Indvendig vedligeholdelse B-ordning: (kt. 404) , Tab ved frafl. (konto 405) 0, Andre henlæggelser (konto 406) 0, HENLÆGGELSER IALT , SAMLEDE ORDINÆRE UDGIFTER IALT , EKSTRAORDINÆRE UDGIFTER 125 Ydelse vedr. realkreditlån til forb.arb. m.v.: 1. Afdrag (konto 303.1) 0, Renter m.v. 0, Heraf dækket ved løb. off. Tilskud 0, Afskr. på forbedringsarb. m.v. 1. (konto 303.1) , Ydelse vedr. realkreditlån til bygn.skader: 1. Afdrag (konto 303.2) 0, Renter m.v. 0, Rentebidrag 0, Ydelsesstøtte 0, Tab ved lejeledighed m.v. 1. Årets udgift 0, Heraf dækket af tidligere henlæggelse 0, Tab ved fraflytninger 1. Årets udgift 0, Heraf dækket af tidligere henlæggelse 0, Andre renter: 1. Renter af gæld til boligorganisationen 5.271, Morarenter vedr. prioritetsydelser 0, Diverse renter 0, Ydelser vedr. driftsstøtte: 1. Driftstabslån 0, Midlertidige driftslån 0, Beboerindskudslån 0, Særstøttelån 0, Andre driftstøttelån 0, Afvikling af: 1. Underskud fra tidligere år (konto 407.1) , Underfinansiering (konto 411/412) 0, Korrektion vedr. tidligere år 0, Beboerrådgivere, sociale viceværter m.v. 0, EKSTRAORDINÆRE UDGIFTER I ALT , UDGIFTER IALT , Årets overskud, der anvendes til: 1. Afvikling af underfinansiering 0, Overført til opsamlet resultat , Udgifter og evt. overskud i alt ,

9 Østjysk Bolig Afdeling 88 Skæphøj Indtægter Konto Note Specifikation Regnskab Budget Budget Budget Afvigelser ORDINÆRE INDTÆGTER Boligafgifter og lejer: 1. Almene familieboliger , Almene ældreboliger 0, Private familieboliger 0, Almene ungdomsboliger 0, Erhverv 0, Institutioner 0, Institutioner 0, Kælderrum m.v. 0, Garager 0, Indvendig vedligeholdelse B-ordning , Istandsættelse køkken og bad 0, Individuel modernisering 0, Hund og kat 0, Andre lejeindtægter 0, * Renter 0 Renter mellemregning med boligorganisation , Renter individuel modernisering m.m. 0, Andre renteindtægter 0, Andre ordinære indtægter: 1. Tilskud fra boligorganisationen 0, Drift af fællesvaskeri , Andel af fællesfaciliteters drift 0, Drift af møde- og selskabslokaler , Indeksoverskud 0, Overført fra opsamlet resultat 0, Bidrag merinvestering solcelleanlæg 0, ORDINÆRE INDTÆGTER IALT , EKSTRAORDINÆRE INDTÆGTER 204 Driftsikring og anden løb. særlig driftstøtte 0, Ydelse vedr. beboerindskudslån 0, Korrektion vedr. tidligere år -407, Ekstraordinære indtægter 0, EKSTRAORDINÆRE INDTÆGTER IALT -407, INDTÆGTER IALT , Nødvendig merindtægt/underskud 0, Indtægter og evt. underskud i alt ,

10 Østjysk Bolig Afdeling 88 Skæphøj Huslejeberegning for boliglejemål Areal boliglejemål Huslejeændring m2 Nyt budget Nuværende Ændring Nettohusleje pr. kvm. pr. år. 908,10 911,38-3,28 B-ordning pr. m2. pr. år. 25,00 25,00 0,00 Gennemsnitlig husleje incl. B-ordning 933,10 936,38-3,28 Nettohuslejeændring i % -0,36 Huslejeberegning Nuværende leje Nedsættelse Ny leje Ændring af husleje hvis budgettet stiger kr. 1 lejemål på 65,0 m ,68 1 lejemål på 66,0 m ,70 12 lejemål på 82,9 m ,14 8 lejemål på 83,3 m ,15 8 lejemål på 99,6 m ,57 6 lejemål på 106,6 m ,75

11 Østjysk Bolig Afdeling 88 Skæphøj Faste noter Konto Specifikation Regnskab Budget Budget Budget Afvigelser Noter til resultatopgørelsen Nettokapitaludgifter Prioritering ved nominallån: Henlæg. svarende til prioritetsafdrag , Prioritetsrenter , Aministrationsbidrag , Ydelsesstøtte fra staten 0, ,1 Reservefondsandel 0, Afdragsbidrag 0, Rentebidrag 0, Ydelsesstøtte 0, Ungdomsboligbidrag 0, Ydelser vedr. afviklede prioriteter m.v. eller omp. 0, Ydelser vedr. afviklede prio. (Indbetales til LBF.) 0, Ydelser vedr. negativ ydelsesstøtte( LBF Nybyggeri) , Nettokapitaludgifter i alt , Renholdelse.1 Driftscenter , Trappevask/vinduespolering m.v 0, Grønneområder/vinterforanstaltninger , Renholdelse i alt , Almindelig vedligeholdelse.1 Terræn , Bygning, klimaskærm 4.325, Bygning, bolig-/erhvervsenhed , Bygning, fælles indvendig 0, Bygning, tekniske installationer , Materiel 4.620, Almindelig vedligeholdelse i alt , Planlagt vedligeholdelse og fornyelser.1 Terræn 0, Bygning, klimaskærm 0, Bygning, bolig-/erhvervsenhed , Bygning, fælles indvendig 7.694, Bygning, tekniske installationer , Materiel 0, Planlagt vedligeholdelse og fornyelser i alt ,

12 Østjysk Bolig Afdeling 88 Skæphøj Faste noter Konto Specifikation Regnskab Budget Budget Budget Afvigelser Noter til resultatopgørelsen /203 Særlige aktiviteter 1. Drift af fællesvaskeri , Indtægt af fællesvaskeri , Netto udgift 8.078, Andel i fællesfaciliteters drift , Indtægt fællesfaciliteters drift 0, Netto udgift , Drift af møde og selskabslokaler , Indtægt af møde og selskabslokaler , Netto udgift , Nettoudgift af særlige aktiviteter i alt , Renter mellemregning - sats i procent 2,24 3,00 2,00 2,25 0,25 Henlæggelser pr. 31/ Regnskab 401 Planlagt periodisk vedligeholdelse , A-ordning 0, B-ordning fælleskonto , B-ordning lejlighedskonti 405 Tab på flyttere , Resultatkonto Regnskab 1. Saldo Primo ,09 Årets underskud 2016 (konto 210) 0,00 Årets overskud 2016 (konto 140) ,41 Budgetmæssigafv. af underskud 2016 (kt 133.1) ,00 Overført til drift 2016 (konto 203.6) 0,00 2. Ultimo saldo ,32

13 LANGTIDSPLAN AFD. 88 Skæphøj Budgetperiode: m2 Alle beløb er i dkk Konto Tekst Parkerings- og stiarealer Parkerings og stiarealer Cykelskur Maling af skur Fundament Facade Tag Vinduer og døre - fuger og glas Maling af hoveddøre Køleskabe/komfurer/emh Nyt gulv i gæsteværelse Sanitet Fælleshus Kloak Vand måler Tekn. anlæg varme Vaskeri Ventilation service/filter 100 Årenes totale forbrug Årets henlæggelse Primosaldo konto Ultimo henlæggelse Anden kap. pr. m2 Terræn Klimaskærm Boliger Fællesarealer Tekniske anlæg Materiel

14 LANGTIDSPLAN AFD. 88 Skæphøj Budgetperiode: Bygningsareal: 3229 m2 Alle beløb er i dkk Konto Tekst Parkerings- og stiarealer Parkerings og stiarealer Cykelskur Maling af skur Fundament Facade Tag Vinduer og døre - fuger og glas Maling af hoveddøre Køleskabe/komfurer/emh Nyt gulv i gæsteværelse Sanitet Fælleshus Kloak Vand måler Tekn. anlæg varme Vaskeri Ventilation service/filter Årenes totale forbrug Årets henlæggelse Primosaldo konto 401 Ultimo henlæggelse Anden kap. pr. m2 Terræn Klimaskærm Boliger Fællesarealer Tekniske anlæg Materiel