VINTERTJENESTENS VINTERHÅNDBOG

Transkript

1 DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL TELEFON Tine Damkjær Bagger VINTERTJENESTENS VINTERHÅNDBOG Niels Juels Gade København K [email protected] EAN Postboks 9018 Telefon vejdirektoratet.dk CVR

2 2 af 128 Indholdsfortegnelse 1 INDLEDNING KAPITELINFORMATION ORGANISERING OG ROLLEFORDELING GRUNDLAGET FOR UDFØRELSEN AF VINTERTJENESTEN KAPITELINFORMATION DEFINITIONER LOVGRUNDLAG VEJDIREKTORATETS RETNINGSLINJER REGULATIV FOR STATSVEJNETTET STRATEGI FOR VINTERTJENESTE PÅ STATSVEJE STRUKTUR OG ORGANISERING AF VINTERTJENESTEN KAPITELINFORMATION OVERORDNET ORGANISERING AF VINTERTJENESTEN REFERENCEFORHOLD STRATEGISK VINTERTJENESTE OPERATIV VINTERTJENESTE OPGAVEKOORDINATORER VINTERVAGTERNE DRIFTSAFDELINGSLEDEREN I AALBORG FAGNETVÆRKET FOR VINTER MEDARBEJDERE OG KONTAKTOPLYSNINGER VINTERTJENESTENS SAMARBEJDSPARTNERE KAPITELINFORMATION INTERNE SAMARBEJDSPARTNERE OVERORDNET STRATEGI OG ØKONOMI (IKKE OPDATERET) KAPITELINFORMATION ORGANISERING OG ROLLEFORDELING ÅRSHJUL RESULTATKONTRAKT (HANDLINGSPLAN) VEJDIREKTORATETS STRATEGI FOR VINTERTJENESTE PÅ STATSVEJNETTET MILJØHENSYN BRUGERUNDERSØGELSER ØKONOMI OG BUDGETOPFØLGNING KONTOPLAN OG KONTERINGSVEJLEDNING STRATEGI FOR UDBUD (IKKE OPDATERET) KAPITELINFORMATION ORGANISERING OG ROLLEFORDELING ÅRSHJUL VEJDIREKTORATETS UDBUDSPOLITIK REGELGRUNDLAG

3 3 af ENTREPRISESTRUKTUR ÅRSHJUL FOR UDBUD OG INDKØB PRAKTISK GENNEMFØRELSE OG UDBUDSSTØTTE INFORMATION OG PRESSE KAPITELINFORMATION ORGANISERING OG ROLLEFORDELING ÅRSHJUL HJEMMESIDER PRESSEHÅNDTERING HENVENDELSER FRA BORGERE MINISTERBESVARELSER SYSTEMER OG TEKNOLOGI KAPITELINFORMATION ORGANISERING OG ROLLEFORDELING ÅRSHJUL VINTERSYSTEMER ØVRIGE SYSTEMER IV-OPGAVER VEDRØRENDE VINTERSYSTEMERNE BRUGERUDDANNELSE GLATFØREVARSLINGSSTATIONER OG WEBKAMERAER KAPITELINFORMATION ORGANISERING OG ROLLEFORDELING ÅRSHJUL GENERELT KONTROLMÅLINGER PÅ GLATFØREVARSLINGSSTATIONER FEJLMELDING AF UDSTYR ISBILMÅLINGER DATABASEN I VINTERMAN UDVIKLINGSOPGAVER OG SAMARBEJDSFORA KAPITELINFORMATION GENERELT ORGANISERING OG ROLLEFORDELING VINTERUDVALGET DUG VEJREGELRÅDET KOMMUNEVINTERNETVÆRK INTERNATIONALE FORA BEREDSKABSKOORDINATION/POLITIET KAPITELINFORMATION ORGANISERING OG ROLLEFORDELING VEJDIREKTORATETS BEREDSKABSKOORDINATION KOORDINATION MED POLITIET VEDRØRENDE VINTER

4 4 af METEOROLOGI KAPITELINFORMATION ORGANISERING OG ROLLEFORDELING ÅRSHJUL UDBUD AF METEOROLOGIYDELSER AKTUELLE AFTALER VEDRØRENDE METEOROLOG DATA OG PROGNOSER TELEFONISK RÅDGIVNING INSTRUKSER VINTERCENTRAL ADMINISTRATIV DEL KAPITELINFORMATION ORGANISERING OG ROLLEFORDELING ÅRSHJUL BEMANDING OG VAGTPLANER HELBREDSTJEK AF VINTERVAGTER OPSTARTSMØDER OG EVALUERING AF SÆSON PROFIL FOR VINTERVAGTER FYSISKE RAMMER PÅ VINTERCENTRALEN VEDLIGEHOLDELSE AF DATA I VINTERMAN VINTERCENTRAL OPERATIV DEL KAPITELINFORMATION GENERELT OM INSTRUKSERNE OVERVÅGNING, UDKALD OG STYRING AF INDSATS ØVRIGE OPGAVER UDSTYR PÅ VAGTCENTRALEN VINTERTILSYN KAPITELINFORMATION ORGANISERING OG ROLLEFORDELING ÅRSHJUL VINTERTILSYNETS OPGAVER EKSTERNT VINTERTILSYN AKTUELLE AFTALER VEDRØRENDE VINTERTILSYNSOPGAVEN UDDANNELSE AF VINTERTILSYNET INSTRUKSER A VÆRKSTEDER A.1. KAPITELINFORMATION A.2. ORGANISERING OG ROLLEFORDELING A.3. ÅRSHJUL A.4. OM UDBUDDET SERVICERING AF VINTERMATERIEL A.5. OM VÆRKSTEDERNE A.6. VÆRKSTEDERNES OPGAVER A.7. GENERELT A.8. VEJDIREKTORATETS ENTREPRISESTYRING

5 5 af B. MATERIEL B.1 KAPITELINFORMATION B.2 ORGANISERING OG ROLLEFORDELING B.3 ÅRSHJUL B.4 STRATEGI VEDRØRENDE MATERIEL B.5 INDKØB AF MATERIEL B.6 AFSKAFFELSE AF MATERIEL B.7 DATAOPSAMLING OG GPS-STYRET SPREDNING B.8 OPBEVARING UDENFOR BEREDSKABSPERIODEN B.9 UDVIKLING AF MATERIEL B.10 ADMINISTRATION AF MATERIEL B.11 INSTRUKSER ENTREPRENØRER DOKUMENTINFORMATION ORGANISERING OG ROLLEFORDELING OPGAVEOVERBLIK UDBUD AKTUELLE AFTALER VEDRØRENDE ENTREPRENØRER RUTEPLANLÆGNING UDDANNELSE AF CHAUFFØRER CHAUFFØRHÅNDBOG (MAPPE TIL BILERNE) ENTREPRISESTYRING DATA ERSTATNINGSSAGER SKADER PÅ VEJENS UDSTYR INSTRUKSER SALT, SALTDEPOTER OG PEDELFUNKTIONER KAPITELINFORMATION ORGANISERING OG ROLLEFORDELING ÅRSHJUL GENERELT AKTUELLE AFTALER VEDRØRENDE LEVERING AF SALT KONTROL (PRØVEUDTAGNING) AF SALTLEVERANCE BESKRIVES SENERE FAKTURERING OG BETALING VEDRØRENDE SALTLEVERANCER?? AFSNITTET BESKRIVES SENERE SALTDEPOTER - AFTALER, PLACERING M.V DRIFT AF SALTDEPOTER OG MATERIELGÅRDE LÆSSEVAGTER/LÆSSEAFTALER OG LÆSSEMATERIEL LÆSSEMATERIEL SIKKERHED I OG VED SALTDEPOTERNE DATA INSTRUKSER IV-AFTALER MED KOMMUNER M.FL KAPITELINFORMATION ORGANISERING OG ROLLEFORDELING

6 6 af ÅRSHJUL STRATEGI FOR INDTÆGTSDÆKKET VIRKSOMHED SAMARBEJDSMODELLER OG AFTALEPARADIGMER AKTUELLE AFTALER MED KOMMUNER M.FL DATA VEDRØRENDE KOMMUNEAFTALER ØKONOMI OG AFREGNING HÅNDTERING AF AFREGNING OPGØRELSE AF FAKTURERINGSGRUNDLAG

7 7 af INDLEDNING 1.1 KAPITELINFORMATION Dokumentejerskab Fagkoordinator, Strategisk Vintertjeneste Seneste opdatering TIDA, august 2013 Status Afventer godkendelse Vejdirektoratet udfører vintertjeneste på statsvejnettet i Danmark. Nærværende vinterhåndbog dokumenterer vintertjenestens aktiviteter og fungerer som referenceramme i forbindelse med udførelsen af vintertjenestens opgaver. Vinterhåndbogen beskriver det formelle grundlag for udførelsen af vintertjenestens opgaver og fastlægger rammer, procedurer og succeskriterier for vintertjenesten. Vinterhåndbogen beskriver endvidere rolle- og ansvarsfordelingen i vintertjenesten samt vintertjenestens organisationsstruktur og referencemæssige rammer. Endelig beskriver vinterhåndbogen vintertjenestens enkelte opgaveområder samt retningslinjer for den strategiske og operative udførelse af opgaverne. Vinterhåndbogen tjener således tre primære formål: Vinterhåndbogen dokumenterer udførelsen af vintertjenestens opgaver og aktiviteter Vinterhåndbogen fungerer som praktisk opslagsværk og referenceramme for udførelsen af opgaverne Vinterhåndbogen fungerer som introduktionsmateriale til nye medarbejdere i vintertjenesten. 1.2 ORGANISERING OG ROLLEFORDELING Vinterhåndbogen er et internt dokument og den primære målgruppe er ledelse og medarbejdere direkte involveret i Vejdirektoratets vintertjeneste. Vinterhåndbogen findes alene i elektronisk form og kan tilgås via Vejdirektoratets elektroniske sagsog dokumenthåndtering. Link til 360 sag nr. 13/05673 Samlet Vinterhåndbog seneste opdatering Gennem hele vinterhåndbogen henvises til en række underliggende referencedokumenter og links til offentligt tilgængeligt materiale. I vinterhåndbogen henvises til de instrukser, der er udarbejdet til vintervagter og øvrige aktører. Instrukser til vintervagter beskrives i kapitel 14. Instrukser til øvrige aktører fremgår af de afsnit, der omhandler disse parter. Ejerskabet for vinterhåndbogen er placeret hos fagkoordinatoren for den strategiske vintertjeneste. Ejerskabet indebærer ansvar for at sikre, at vinterhåndbogen løbende er opdateret og kan tilgås af relevante interessenter.

8 8 af 128 Det påhviler de enkelte fagkoordinatorer og opgavekoordinatorer at vinterhåndbogen løbende er opdateret, og ikke mindst sikre, at relevante ændringer i procedurer og lignende dokumenteres i vinterhåndbogen. Håndbogen er fast punkt på dagsordenen på Netværk Vinter s møder.

9 9 af GRUNDLAGET FOR UDFØRELSEN AF VINTERTJENESTEN 2.1 KAPITELINFORMATION Nærværende kapitel beskriver det formelle grundlag for Vejdirektoratets udførelse af vintertjenesten på statsvejnettet. Dokumentejerskab Fagkoordinator, Strategisk Vintertjeneste Seneste opdatering TIDA, august 2013 Status Afventer godkendelse 2.2 DEFINITIONER Retningslinjer Af, lov om vintervedligeholdelse og renholdelse af veje, fremgår, at vejbestyrelsen skal fastsætte retningslinjer for snerydningens gennemførelse hhv. foranstaltninger mod glatføre efter forhandling med politiet. Regulativ for vintervedligeholdelse og renholdelse I Vejdirektoratets regulativ for vintervedligeholdelse og renholdelse af veje og stier beskrives Vejdirektoratets egen indsats gennem retningslinjer samt pligter pålagt grundejere. Strategi for vintertjeneste på statsveje Dette dokument beskriver bl.a. principper for tilrettelæggelse og udførelse, herunder Vejdirektoratets strategiske mål på sigt. 2.3 LOVGRUNDLAG Vintertjenesten på statsvejnettet udføres i henhold til "Lov om offentlige veje", jf. LBK nr1048 af 03/11/2011 hhv. "Lov om vintervedligeholdelse og renholdelse af veje", jf. LBK nr 1103 af 16/09/2010. Af "Lov om offentlige veje" fremgår følgende af 10: Det påhviler vejbestyrelserne at holde deres offentlige veje i den stand, som trafikkens art og størrelse kræver. Stk. 2. Vejbestyrelserne bestemmer, hvilke arbejder der skal udføres på deres veje, og afholder de udgifter, der er forbundet med sikring og andre forberedende foranstaltninger, anlæg, drift og vedligeholdelse af disse veje, medmindre andet er bestemt. Af "Lov om vintervedligeholdelse og renholdelse af veje" fremgår følgende vedrørende vejbestyrelsens planlægning og udførelse af snerydning af egne veje:

10 10 af Det påhviler vedkommende vejbestyrelse at sørge for snerydning på offentlige veje og stier, for så vidt forpligtelsen ikke er pålagt ejere af tilgrænsende ejendomme efter 5. Stk. 2. Vejbestyrelsen bestemmer snerydningens omfang og rækkefølge, herunder på hvilke offentlige stier snerydning skal finde sted. Nærmere retningslinjer for snerydningens gennemførelse fastsættes af vejbestyrelsen efter forhandling med politiet. Tilsvarende fremgår følgende vedrørende vejbestyrelsens planlægning og udførelse af bekæmpelse af glat føre på egne veje: 3. Det påhviler vedkommende vejbestyrelse at træffe foranstaltninger mod glat føre på offentlige veje og stier, for så vidt forpligtelsen ikke er pålagt ejere af tilgrænsende ejendomme efter 5. Stk. 2. Vejbestyrelsen bestemmer, på hvilke strækninger, i hvilket omfang og i hvilken rækkefølge foranstaltninger mod glat føre skal træffes. Nærmere retningslinjer for foranstaltningernes gennemførelse fastsættes af vejbestyrelsen efter forhandling med politiet. Vejdirektoratets retningslinjer er nærmere beskrevet nedenfor under afsnit 2.4. Herudover har følgende love betydning for udførelsen af vintertjenesten: Færdselsloven, jf. LBK nr.1055 af 09/11/2012 Lov om miljøbeskyttelse, jf. LBK nr 879 af 26/06/2010 Lov om arbejdsmiljø, jf. LBK nr 268 af 18/03/2005. I forbindelse med sidstnævnte henledes opmærksomheden på "Bekendtgørelse om køre- og hviletidsbestemmelserne i vejtransport", jf. BEK nr 328 af 28/03/2007 med tilhørende bilag. Information vedrørende lovgrundlag, forpligtelser og ansvarsforhold forefindes i Vejreglernes Håndbog i drift af veje (hæfte 6). 2.4 VEJDIREKTORATETS RETNINGSLINJER Omdrejningspunktet i vejbestyrelsens retningslinjer er en inddeling af vej- og stinettet i vintervejklasser hhv. vinterstiklasser. For hver af disse klasser er der knyttet et tilstræbt servicemål. Alle Vejdirektoratets veje (med undtagelse af vej nr. 170/171 på Bornholm) er placeret i den højeste vintervejklasse (Vintervejklasse I) I. For disse veje gælder således, at de tilstræbes holdt farbare uden gener på alle tider af døgnet. Glatførebekæmpelse foretages ved præventiv saltning, og snerydning igangsættes ved drivedannelse, eller inden der falder op til 3 cm jævnt lag.

11 11 af 128 Med hensyn til stier m.v. kan der benyttes det antal vinterstiklasser, der passer til stinettets afbenyttelse. Der tages udgangspunkt i de vinterstiklasser, der fremgår af Vinterudvalgets "Strategi for vintertjeneste på stats- og kommuneveje". Som supplement til vintervej- og stiklasser med definerede servicemål indgår følgende punkter ligeledes i Vejdirektoratets retningslinjer: Beredskabsperioden for vintertjenesten går fra den 1. oktober til og med den 30. april Prioriteringer ud over klassificering, ved eksempelvis snestorm (f.eks. igangsættes snerydning på holdepladser først, efter at acceptabel trafiksituation er genoprettet på kørebaner) Servicemål for sideanlæg Forhold vedrørende bortkørsel af sne og snevolde Samarbejde med tilstødende vejbestyrelser. Den strategiske vintertjeneste er ansvarlig for udarbejdelse og opdatering af Vejdirektoratets retningslinjer. Den operationelle vintertjeneste har ansvaret for, at den operationelle udførelse til stadighed opfylder disse retningslinjer. I henhold til lovens 2 og 3, stk. 2 skal de nærmere retningslinjer for snerydning hhv. foranstaltninger mod glat føre fastsættes af vejbestyrelsen efter forhandling med politiet. 2.5 REGULATIV FOR STATSVEJNETTET Vejdirektoratets "Regulativ for vintervedligeholdelse og renholdelse af veje og stier" udgør det juridiske grundlag for vintertjeneste på statens veje. Regulativet indeholder en beskrivelse af Vejdirektoratets opgaver og grundejernes forpligtelser, ved henholdsvis snerydning, glatførebekæmpelse og renhold, samt forskrifter for udførelse af grundejernes forpligtelser. Vedrørende grundejeres forpligtelser er det primære for Vejdirektoratet, at ejere af ejendomme i byer og bymæssig bebyggelse, der grænser til offentlig vej eller sti, pålægges at rydde sne og træffe foranstaltninger mod glat føre på Vejdirektoratets fortov og/eller sti (færdselsarealer, der overvejende er bestemt for gående færdsel). Regulativet skal forhandles med politiet, hvorefter det offentliggøres på Vejdirektoratets hjemmeside Eventuelle ændringer skal endvidere offentliggøres på hjemmesiden. Den strategiske vintertjeneste har ansvaret for udarbejdelse af regulativ for Vejdirektoratets vintertjeneste. Den operationelle vintertjeneste bidrager efter behov. 2.6 STRATEGI FOR VINTERTJENESTE PÅ STATSVEJE Vejdirektoratets vintertjeneste udarbejder strategier for en række områder af relevans for vintertjenesten. Strategierne er samlet i Vinterudvalgets "Strategi for vintertjeneste på stats- og kommuneveje".

12 12 af 128 Den strategiske vintertjeneste har ansvaret for udarbejdelse af Strategi for vintertjeneste på statsveje. Den operationelle vintertjeneste bidrager i nødvendigt omfang.

13 13 af STRUKTUR OG ORGANISERING AF VINTERTJENESTEN 3.1 KAPITELINFORMATION Nærværende kapitel beskriver den overordnede struktur og organisering af Vejdirektoratets vintertjeneste. Dokumentejerskab Fagkoordinator, Strategisk Vintertjeneste Seneste opdatering TIDA, august 2013 Status Afventer godkendelse 3.2 OVERORDNET ORGANISERING AF VINTERTJENESTEN Vejdirektoratets vintertjeneste er forankret i driftsområdet og udøves med overordnet reference til Vejdirektoratets driftsdirektør. Vintertjenesten er opdelt i en strategisk vintertjeneste og en operativ vintertjeneste. Den Strategiske Vintertjeneste (SVT) sætter rammerne for vintertjenesten og varetager mål- og rammestyring, overordnet planlægning og udvikling af vintertjenesten. Den Operative Vintertjeneste (OVT) står for administrationen og den praktiske udførelse af vintertjenesten herunder driften af Vintercentralen på baggrund af de mål og rammer, som udmeldes af den strategiske vintertjeneste og Driftsdivisionen. Inden for henholdsvis den strategiske og den operative vintertjeneste er defineret en række opgaveområder. Den samlede organisering fremgår af følgende figur 1.

14 Figur 1 SIDE 14 af 128

15 15 af REFERENCEFORHOLD Som ansvarlig for de enkelte opgaveområder er udpeget en række opgavekoordinatorer. Disse refererer ved udførelsen af opgaverne til hhv. fagkoordinatoren for SVT og fagkoordinatoren for den OVT De to fagkoordinatorer refererer i henhold til Vinterrelaterede spørgsmål til driftsafdelingslederen i Aalborg. Alle deltagere i vintertjenesten har personalemæssig reference inden for deltagernes respektive driftsafdelinger. 3.4 STRATEGISK VINTERTJENESTE Den strategiske vintertjeneste sætter rammerne for vintertjenesten og varetager mål- og rammestyring, overordnet planlægning og udvikling af vintertjenesten. Inden for den strategiske vintertjeneste er defineret følgende opgaveområder og opgavekoordinatorer: Overordnet strategi og økonomi Strategi for udbud Information og presse Systemer og teknologi Glatførevarslingsstationer og webkamera Udviklingsopgaver og samarbejdsfora Beredskabskoordination/politi Meteorologi IV-aftaler med kommuner FAGKOORDINATOR, STRATEGISK VINTERTJENESTE Den strategiske vintertjeneste ledes i det daglige af fagkoordinatoren for den strategiske vintertjeneste. Fagkoordinatoren har følgende rolle i vintertjenesten: Udstikker mål og rammer for den samlede vintertjeneste Udarbejder budgetoplæg for den samlede vintertjeneste og følger op på udviklingen i økonomien Bidrager med input vedrørende den samlede vintertjeneste i forbindelse med udarbejdelse af handlingsplaner for Driftsdivisionen Har ansvaret for den strategiske vintertjeneste, herunder faglig ledelse af medarbejdere og eksterne konsulenter Sikrer i samarbejde med fagkoordinatoren for den operative vintertjeneste koordination inden for den samlede vintertjeneste Overordnet ansvarlig for brug af eksterne konsulenter. Deltager i Fagnetværket for Vinter som formand Udstikker delmål og rammer for arbejdet i den strategiske vintertjeneste Sikrer koordination mellem opgaveområderne inden for den strategiske vintertjeneste Sikrer opfølgning og kvalitetssikring af arbejdet inden for opgaveområderne i den strategiske vintertjeneste Deltager som Vejdirektoratets repræsentant i nationale og internationale faglige fora Fungerer som formand for Vinterudvalget Deltager i styregruppen for udbudsprojekter.

16 16 af OPERATIV VINTERTJENESTE Den operative vintertjeneste står for administrationen og den praktiske udførelse af vintertjenesten herunder driften af Vintercentralen. Arbejdet udføres på baggrund af de mål og rammer, som udmeldes af den Strategiske Vintertjeneste og Driftsdivisionen. Inden for den operative vintertjeneste er defineret følgende opgaveområder og opgavekoordinatorer: Vintercentral Vintertilsyn Værksteder Materiel Entreprenører Salt og saltdepoter FAGKOORDINATOR, OPERATIV VINTERTJENESTE Den operative vintertjeneste ledes i det daglige af fagkoordinatoren for den operative vintertjeneste. Fagkoordinatoren har følgende rolle i vintertjenesten: Har det faglige ansvar for den operative vintertjeneste Udarbejder budgetoplæg for den operative vintertjeneste og følger op på udviklingen i økonomien i relation til den operative vintertjeneste Sikrer i samarbejde med fagkoordinatoren for den strategiske vintertjeneste koordination inden for den samlede vintertjeneste Deltager i Fagnetværket for Vinter og i Vinterudvalget Daglig ledelse af Vintercentralen (personaleansvaret for vintervagter ligger hos driftsafdelingslederen i Aalborg) Fungerer som opgavekoordinator for tilsynsopgaven Skal kunne fungere som faglig beslutningsstøtte for vintervagterne og kunne indgå i Vintercentralen som afløser for vintervagterne Sikrer, at den operative vintertjeneste bemandings- og kompetencemæssigt kan løse opgaverne inden for den operative vintertjeneste Udstikker delmål og rammer for den operative vintertjeneste på baggrund af mål og rammer udstukket af den strategiske vintertjeneste Sikrer koordination mellem opgaveområderne inden for den operative vintertjeneste Sikrer opfølgning og kvalitetssikring af arbejdet inden for opgaveområderne i den operative vintertjeneste. Deltager i styregruppen for udbudsprojekter. 3.6 OPGAVEKOORDINATORER Som ansvarlig for opgavevaretagelsen inden for de enkelte opgaveområder er udpeget en række opgavekoordinatorer. Disse refererer ved udførelsen af opgaverne til den respektive fagkoordinator. Opgavekoordinatorernes rolle er: Har initiativ- og opfølgningspligten i forhold til udførelsen af opgaverne inden for opgaveområdet.

17 17 af 128 Sikrer fornøden relevant information inden for eget opgaveområde til såvel interne som eksterne under hensyntagen til den interne organisering og de interne processer. Står for entreprisestyringen og varetager dialogen med eksterne samarbejdspartnere inden for opgaveområdet. Sikrer vedligeholdelse af relevant dokumentation inden for området i 360º, eksempelvis indgåede aftaler med eksterne parter. Sikrer overholdelse af mål og rammer inden for opgaveområdet, herunder sikrer udmøntning af strategien i den daglige drift. Sikrer opfølgning på økonomien inden for opgaveområdet, herunder daglig fakturahåndtering m.v. Sikrer rapportering til relevant fagkoordinator inden for eget opgaveområde. Deltager i Fagnetværket for Vinter. Deltager i relevante underudvalg under Vinterudvalget. Skal løbende holde sig opdateret inden for eget fagområde. Deltager i relevant udbudsprojektgruppe. Opgavekoordinatorerne har hver især et ansvar for at koordinere opgaveudførelsen inden for eget opgaveområde med de øvrige opgavekoordinatorer. 3.7 VINTERVAGTERNE Vintercentralen bemandes med et antal vintervagter. Vintervagterne refererer fagligt til fagkoordinatoren for OVT. Vintervagterne indgår i den til enhver tid gældende vagtplan. Vintervagternes primære funktion er overvågning af vej- og vejrsituationen og styring af udkald. Vintervagterne løser endvidere en række opgaver i relation til Vintercentralen, eksempelvis ajourføring af data i Vinterman. Vintervagterne kan endvidere indgå i løsning af ikke-vinterrelaterede opgaver uden for vintersæsonen. Disse opgaver kan løses i de forskellige driftsafdelinger rundt omkring i landet. 3.8 DRIFTSAFDELINGSLEDEREN I AALBORG Driftsafdelingslederen i Aalborg har bl.a. følgende rolle i forhold til vinter: Er overordnet ansvarlig for den operative vintertjeneste. Er personaleansvarlig for opgavekoordinatorerne inden for den operative vintertjeneste samt for fagkoordinatorerne og vintervagterne. Skal orientere driftsområdeledelsen om relevante forhold inden for den operative vintertjeneste. 3.9 FAGNETVÆRKET FOR VINTER Med henblik på at etablere en sammenhængende og koordineret vintertjeneste i Vejdirektoratet er etableret et fagnetværk for vintertjenesten. Fagnetværket fungerer som koordinationsforum for den samlede vintertjeneste i Vejdirektoratet I den sammenhæng skal fagnetværket bidrage til udarbejdelse af ensartet grundlag, fælles målsætninger, retningslinjer, standardbeskrivelser, elementbeskrivelser m.v. i relation til ensartet sagsbehandling. Fagnetværket er forankret i DRIO-ledelsen (driftsområdet) med reference til driftsafdelingslederen i Aalborg og ledes af fagkoordinatoren for den strategiske vintertjeneste.

18 18 af 128 For en uddybende beskrivelse henvises til kommissorium Fagnetværk for Vintertjeneste FAGNETVÆRKSMØDER Fagnetværksmøderne afholdes 4 gange årligt på forskellige lokationer, skiftevis København og Aalborg af en dags varighed cirka i tidsrummet 9:30-16:00. Ét af seminarerne afholdes inden for nærmeste gruppe (d.v.s. kun med deltagelse af fag- og opgavekoordinatorer). Agenda: Agendaen udsendes til mødedeltagerne ca. 1 uge før afholdelsen. Følgende agenda tages i brug ved et Fagnetværksmøde: Godkendelse af referat fra sidste møde FEK Opfølgning på punkter fra sidste møde FEK Temperaturmåling FEK Økonomi MAC og FEK 360? Orientering fra OVT ULMI Orientering fra SVT FEK Gennemgang af udbud Projektledere Orientering fra Vinterudvalg FEK Indkomne emner*, herunder o Beslutning/aktion opsummeres efter hvert enkelt emne Eventuelt Alle Opfølgning på handlingsplan (actions) FEK Næste møde * Indkomne emner: Når der meldes indkomne emner ind, skal følgende overholdes: Alle emner skal meldes ind til den ansvarlige for indkaldelsen af mødet, som regel TIDA. Når der meldes emner ind, skal dette: være tidsbegrænset, så når man melder et emne ind, skal der være en cirka tid på. Tiden kan dog blive ændret af den ansvarlige for indkaldelsen til mødet, således dagen kan planlægges optimalt. beskrives kort (2 linjer) omkring hvad emnet omhandler og hvad man forventer, der skal behandles. Hvis emnet involverer andre mødedeltagere, er det en god idé at informere relevant(e) mødedeltager(e) om emnet på forhånd, således at man kan møde forberedt op. Referat: Referatet sendes ud maks. 2 uger efter mødet.

19 19 af MEDARBEJDERE OG KONTAKTOPLYSNINGER Nedenfor findes navne og kontaktoplysninger på ledelse og medarbejdere i Vejdirektoratets vintertjeneste LEDELSE Navn Funktion Niels Christian Skov Driftsdirektør [email protected] Nielsen Michael Ebbesen Driftssouschef [email protected] Josephine Schjøller Rasmussen Afdelingsleder, Driftskoordinering [email protected] Kim Barup Jansen Afdelingsleder, Driftsafdelingen i Aalborg [email protected] Freddy Knudsen Fagkoordinator, Strategisk [email protected] Vintertjeneste Ulla Milling Fagkoordinator, Operativ Vintertjeneste [email protected] MEDARBEJDERE I DEN STRATEGISKE VINTERTJENESTE Navn Funktion Freddy Knudsen Fagkoordinator, Strategisk [email protected] Vintertjeneste Tine Damkjær Opgavekoordinator IV aftaler kommuner [email protected] MEDARBEJDERE I DEN OPERATIVE VINTERTJENESTE Navn Funktion Ulla Milling Fagkoordinator, Operativ [email protected] Vintertjeneste Jan Størling Madsen Opgavekoordinator [email protected] Entreprenører på stier, håndarbejde, rastepladser og specialmaskiner Jørgen Stenholt Hansen Opgavekoordinator [email protected] Værksteder og materiel Christina K. Kronborg Opgavekoordinator [email protected] Entreprenører på kørebaner Salt og saltdepoter Målestationer og webkameraer Helene Hyldgaard Opgavekoordinator [email protected] Værksteder og Materiel Vintervagten [email protected] Bjarne Mortensen Vintervagt [email protected]

20 Navn Funktion Peter Mann Nielsen Vintervagt Carsten Møller Vintervagt Jan Lind Nielsen Vintervagt Lars Maan Vintervagt Poul-Arne Madsen Vintervagt Torben R. Pedersen Vintervagt Torben Solberg Vintervagt Egon Nielsen Vintervagt Peter Holm Nielsen Vintervagt Jens Jørgen Jørgensen Vintervagt Ole Mathias Hedegaard Vintervagt SIDE 20 af 128

21 21 af VINTERTJENESTENS SAMARBEJDSPARTNERE 4.1 KAPITELINFORMATION Nærværende kapitel beskriver de væsentligste interne og eksterne samarbejdsrelationer for Vejdirektoratets vintertjeneste. Dokumentejerskab Fagkoordinator, Strategisk Vintertjeneste Seneste opdatering TIDA, august 2013 Status Afventer godkendelse 4.2 INTERNE SAMARBEJDSPARTNERE En række interne samarbejdspartnere indgår i udførelsen af opgaverne i relation til Vejdirektoratets vintertjeneste. Disse gennemgås i det følgende T.I.C. Vejdirektoratet overvåger trafiksituationen i hele Danmark. Oplysningerne samles i TrafikInformationsCentret (T.I.C.), som løbende udsender vejmeldinger, bl.a. gennem trafikken.dk, DK-TMC og teksttv. T.I.C. har ikke en selvstændig rolle i vinterberedskabet, men spiller en rolle i forhold til håndteringen af eksterne informations- og koordinationsopgaver. Denne rolle udøves som led i T.I.C.'s almindelige aktiviteter VEJTEKNISK OMRÅDE Vejdirektoratets vintertjeneste samarbejder med Vejteknisk Område (VO) om opsætning og servicering af glatførevarslingsstationer og webkameraer. For en uddybning af VO s rolle samt for reference til den indgåede serviceaftale henvises til vinterhåndbogens kapitel 9, Glatførevarslingsstationer og webkameraer IT-OMRÅDET Vintertjenesten samarbejder med IT-området i forbindelse med drift og udvikling af vintermanagementsystem Vinterman KOMMUNIKATIONSOMRÅDET Kommunikation området bidrager med standarder til udformning og design til markedsføringsmateriale i forbindelse med IV-salg.

22 22 af BEREDSKAB Vintertjenesten følger Vejdirektoratet generelle beredskabsstrategier. Der kan læses mere i kapitel 11, Beredskabskoordination og politiet DRIFTSAFDELINGER Dette afsnit skrives efter resultatet af VD på vej mod 2017 ) JURA Den juridiske afdeling er en vigtig samarbejdspartner i forbindelse med afklaring af juridiske spørgsmål. Spørgsmål kan sendes til [email protected] UDBUD (Dette afsnit skrives efter resultatet af VD på vej mod 2017 ) DRIFTSSEKRETARIATET (Dette afsnit skrives efter resultatet af VD på vej mod 2017 ). Kommentar fra ULMI: enten skal alle interne afdelinger opremses eller også skal vi nøjes med TIC og VO. For vi samarbejder også med økonomi, mindre anlæg, anlæg, intern service, osv EKSTERNE SAMARBEJDSPARTNERE En række eksterne samarbejdspartnere involveres i forbindelse med udførelsen af opgaverne i relation til Vejdirektoratets vintertjeneste. Disse gennemgås i det følgende KOMMUNER M.FL. Vintertjenesten samarbejder med landets vejmyndigheder i en række sammenhænge. Vejdirektoratet leverer ydelser i relation til varsling og glatførebekæmpelse for nogle vejmyndigheder Ydelserne udføres i henhold til direktiv om indtægtsdækket virksomhed. Samarbejde med kommunerne vedrørende disse ydelser er beskrevet yderligere i vinterhåndbogens kapitel 19, IV-aftaler med kommuner m.fl. Vejdirektoratet arbejder endvidere sammen med udvalgte kommuner vedrørende køb og salg af salt og saltdepoter. Samarbejde med kommuner vedrørende køb og salg af salt og saltdepoter håndteres under opgaveområdet 'Salt, saltdepoter og pedelfunktioner' se vinterhåndbogens kapitel 18, Salt, saltdepoter og pedelfunktioner. Vejdirektoratet har ydermere et tæt samarbejde med en række kommuner vedrørende Vejdirektoratets vintersystemer. I denne sammenhæng sælger Vejdirektoratet licenser til kommunerne på IV-basis, og kommunerne indgår i planerne for udvikling af systemerne. Det drejer sig primært om VejVejr og Vin-

23 23 af 128 terman. For en uddybende beskrivelse af dette samarbejde henvises til opgaveområdet 'Entreprenører' se vinterhåndbogens kapitel 17, Entreprenører. Endelig afholdes der i forhold til kommunerne en række vinternetværksmøder. Formålet med afvikling af netværksmøderne er gensidig orientering, styrkelse af netværksrelationer inden for vintertjenesten med vægt på læring og videns deling samt fremme af en fælles faglighed inden for vintertjenesten på tværs af alle vejbestyrelser. Se desuden kapitel 10, Udviklingsopgaver ENTREPRENØRER Vejdirektoratet har udliciteret udførelsen af indsatsen på statsvejnettet i forbindelse med saltning og snerydning til en række eksterne entreprenører. Der er eksterne entreprenører til udførelse på kørebaner, stier, håndarbejde, rastepladser og med specialmaskiner. For en uddybning af relationerne til eksterne entreprenører henvises til vinterhåndbogens kapitel 17, Entreprenører VÆRKSTEDER Saltning og snerydning udføres med Vejdirektoratets eget materiel. Vejdirektoratet har indgået aftaler med en række eksterne leverandører om servicering og reparation af materiel. For en uddybning af relationerne til værkstederne henvises til vinterhåndbogens kapitel 16a, Værksteder MATERIEL Bedes opdateres! For en uddybning af relationerne til materiel henvises til vinterhåndbogens kapitel 16b, Materiel METEOROLOGILEVERANDØR Vejdirektoratet samarbejder med en ekstern meteorologileverandør om levering af meteorologidata m.v. For en uddybende beskrivelse af relationen til meteorologileverandøren henvises til vinterhåndbogens kapitel 12, Meteorologi VINTERTILSYN Vejdirektoratets samarbejder med eksterne vejtilsyn om vintertilsynsopgaver for vintertjenesten. For en uddybning af vintertilsynets rolle henvises til vinterhåndbogens kapitel 15, Vintertilsynet POLITI Politiet er overordnet ansvarlig for trafikafviklingen og har som sådan ansvaret for koordineringen med Vejdirektoratet, også i tilfælde af snekatastrofe. For en uddybende beskrivelse af vintertjenestens relationer til politiet henvises til vinterhåndbogens kapitel 11, Beredskabskoordination.

24 24 af PRESSE Alle henvendelse fra pressen skal gå gennem presseteamet. Læs mere på VD+ Pressearbejde For at imødekomme pressens forespørgsler i forhold til vintertjenesten og den aktuelle indsats udsender Vejdirektoratet proaktivt tre landsdækkende pressemeddelelser i løbet af vintersæsonen. Disse udsendes som supplement til den løbende dialog med pressen BORGERE Borgere kan kontakte vintertjenesten med spørgsmål eller lign. via mailpostkassen Vintertrafik.dk BEREDSKAB Vintertjenesten følger Vejdirektoratet generelle beredskabsstrategier. Der kan læses mere i kapitel 11, Beredskabskoordination og politiet EKSTERNE LEVERANDØRER Vintertjenesten samarbejder med en række eksterne leverandører. Det gælder især indenfor materiel og salt. Kapitlerne 16b, Materiel og 18, Salt, saltdepoter og pedelfunktioner indeholder detaljerede beskrivelser af samarbejdet.

25 25 af OVERORDNET STRATEGI OG ØKONOMI (IKKE OPDATERET) 5.1 KAPITELINFORMATION Nærværende dokument beskriver opgaveområdet vedrørende strategi og økonomi. Dokumentejerskab Fagkoordinator, Strategisk Vintertjeneste Seneste opdatering Tida januar Status Under opdatering 5.2 ORGANISERING OG ROLLEFORDELING Det overordnede ansvar for strategien og grundlaget for den økonomiske styring er placeret hos fagkoordinatoren for den strategiske vintertjeneste. Herudover er en række af vintertjenestens øvrige aktører involveret, jf. nedenstående oversigt. Aktør Fagkoordinator, Strategisk Vintertjeneste Fagkoordinator, Operativ Vintertjeneste Relevante opgavekoordinatorer Driftssekretariatet Rolle Udarbejdelse af strategi for vintertjenesten med bidrag fra opgavekoordinatorer og fagkoordinator for den operative vintertjeneste Godkendelse af input til budget inden for de strategiske opgaveområder Udarbejdelse af et samlet budgetinput for vintertjenesten Løbende opfølgning på økonomien for vintertjenesten Rapportering til ledelsen vedrørende strategi og økonomi Input til den strategiske vintertjeneste vedrørende strategi og udvikling Udarbejdelse af bidrag til budget omkring Vintercentralen og sikring af løbende opfølgning på økonomien Godkendelse af input til budget inden for de operative opgaveområder og udarbejdelse af et samlet budgetinput for den operative vintertjeneste Input til den strategiske vintertjeneste vedrørende strategi og udvikling af det respektive område Udarbejdelse af bidrag til budget inden for opgaveområdet og sikring af løbende opfølgning på økonomien Deltagelse i faglige grupper under Vinterudvalget Controlling af økonomien i Vintertjenesten 5.3 ÅRSHJUL Arbejdet med at udarbejde vintertjenestens strategi og grundlag for den økonomiske styring indebærer en række tilbagevendende opgaver hen over året. Disse opgaver er beskrevet i overbliksform nedenfor.

26 26 af 128 Det er fagkoordinatorens ansvar, at disse opgaver udføres i henhold til de angivne tidsfrister og i den rette kvalitet. Tidspunkt Opgave Udførende Medio september Driftssekretariatets udmelding af samlet ramme for Driftssekretariatet vintertjeneste Medio oktober Indmelding af budget på overordnede aktiviteter (input til handlingsplan) Driftskoordinering (fagkoordinator, Strategisk Vintertjeneste) Oktober Udarbejdelse af planlægning i BI-system SAP opgaveansvarlig Ultimo novembedelig Godkendelse af handlingsplan og udmelding af en- Driftssekretariatet ramme for vintertjenesten fra direktionen Løbende Indmelding om afvigelser og opfølgning på handlingsplanen Fagkoordinator, Strategisk Vintertjeneste April Vintertjenestens input til årsberetning (afvigelsesforklaring) Fagkoordinator, Strategisk Vintertjeneste Ad hoc Afvigelsesforklaringer i forbindelse med månedsrapportering på budgettet Fagkoordinator, Strategisk Vintertjeneste 5.4 RESULTATKONTRAKT (HANDLINGSPLAN) Der udarbejdes årligt en resultatkontrakt mellem Trafikministeriet og Vejdirektoratet. Ved resultatkontrakter forstås den overordnede kontrakt, der bliver indgået mellem departementet og institutionen. Resultatkontrakten er et styringsredskab, der kan sætte fokus på en optimering af institutionen som helhed. På baggrund af resultatkontrakten og budgettet udarbejdes en handlingsplan for Driftsdivisionen. Handlingsplanen omfatter eventuelle specifikke mål for vintertjenesten. Den aktuelle handlingsplan kan findes på følgende link. 5.5 VEJDIREKTORATETS STRATEGI FOR VINTERTJENESTE PÅ STATSVEJNETTET Vejdirektoratet udarbejder strategier inden for en række områder af relevans for vintertjenesten. Strategierne er samlet i "Vejdirektoratets strategi for vintertjeneste på statsvejnettet" (under udarbejdelse). Denne strategi er i vid udstrækning baseret på Vinterudvalgets "Strategi for Vintertjeneste på stats- og kommuneveje". Vejdirektoratet er ikke forpligtet til at følge Vinterudvalgets strategi, men det tilstræbes som udgangspunkt, at der er overensstemmelse. Vejdirektoratets strategiarbejde er forankret hos fagkoordinatoren for den strategiske vintertjeneste. De enkelte strategiområder udarbejdes delvist i samarbejde med øvrige aktører, herunder fagkoordinatoren for den operative vintertjeneste og de enkelte opgavekoordinatorer.

27 27 af 128 Udførelsen af vintertjenesten på Bornholms statsveje varetages af Bornholms Regionskommune. Strategien for vintertjenesten på Bornholm varetages således også af Bornholms Regionskommune. I forbindelse med driften af vintertjenesten i Vejdirektoratet påhviler det de enkelte aktører at tilsikre, at de udarbejdede strategier følges og overholdes. Dette gælder i særdeleshed i forhold til de enkelte opgavekoordinatorer, som udmønter strategierne i den daglige drift. Endvidere indarbejdes udvalgte dele af de udarbejdede strategier i regulativet for Vejdirektoratets vintertjeneste, jf. kapitel 2, Grundlaget for udførelse af vintertjenesten. Strategien revideres efter behov, men gennemgås årligt med henblik på eventuelle justeringer. I det følgende gennemgås de primære områder, der indgår i Vejdirektoratets samlede strategi for vintertjeneste på statsvejene DOSERING Valg af rette dosering i forbindelse med spredning af salt eller saltlage er væsentlig i forhold til såvel kvaliteten af glatførebekæmpelsen som for økonomi og miljøbelastning. Strategien for dosering udarbejdes naturligvis under hensyntagen til vintertjenestens materiel, herunder spredertyper og blandeanlæg. Strategien angiver bl.a.: Doseringsmængder i forhold til saltspredertyper Doseringsmængder i forhold til vej- og vejrtilstand. Strategien revideres efter behov, men gennemgås årligt med henblik på eventuelle justeringer. Strategien for dosering udmøntes bl.a. i instruksen "Doseringsinstruks", som bruges i Vintercentralen, og som skal følges i forbindelse med udkald til saltning MATERIELINDKØB Vejdirektoratet har eget materiel til kørebaner, som monteres på de eksterne entreprenørers køretøjer. Materielindkøbet skal hænge sammen med bl.a. strategierne for anvendelse af salttyper, rydningsbredde m.v. Strategien for materielindkøb skal endvidere koordineres i forhold til Vejdirektoratets generelle politik for udbud og indkøb. Strategien omfatter bl.a.: Valg af saltspredertyper Valg af sneplovstyper Krav til spredenøjagtighed for saltspredere Krav til mulighed for anvendelse af dataopsamling og GPS-styret spredning. Strategien udarbejdes i samarbejde med opgavekoordinatoren for værksteder og materiel SALT Vintertjenesten udarbejder strategi for anvendelse af salt og eventuelle andre tømidler.

28 28 af 128 Strategien har bl.a. indflydelse på strategierne for dosering, materielindkøb, anvendelse af blandeanlæg m.v. Strategien omfatter bl.a.: Valg af salttyper Brug af lage Valg af eventuelle øvrige tømidler Kvalitetskontrol, prøveudtagning m.v. Strategien udarbejdes i samarbejde med opgavekoordinatoren for salt og saltdepoter SALTDEPOTER Vejdirektoratets vintermateriel og salt opbevares i materielgårde og saltdepoter rundt omkring i landet. Strategien for saltdepoter omfatter bl.a.: Hvilke og hvor mange saltdepoter, der benyttes Hvilken kapacitet saltdepoterne skal have Kapacitet og typer af blandeanlæg og lagetanke Praktisk håndtering af salt i salthallen (brug af læssevagter m.v.) Samarbejde med kommuner vedrørende saltdepoterne, herunder indkøb af salt. Strategien udarbejdes i samarbejde med opgavekoordinatoren for salt og saltdepoter BORTKØRSEL AF SNE I forbindelse med særligt kraftige snefald kan der opstå behov for at bortkøre sne. Strategien for bortkørsel af sne omhandler bl.a.: Retningslinjer for, hvornår/hvilke situationer sne bortkøres Retningslinjer for, hvilke områder sne skal bortkøres fra Angivelse af, hvor sneen køres hen og læsses af Specifikke retningslinjer for overholdelse alle gældende miljøforskrifter. Miljøministeriet har ikke nogen bestemmelser i forbindelse med kommuners pligt til at anvise steder for henlæggelse af sne. Vejdirektoratet kan derfor direkte aftale med de enkelte kommuner, hvor det er bedst at henlægge sneen VINTERMAN OG VEJVEJR I forbindelse med udførelse af vintertjenesten anvendes en række vintersystemer. Vejdirektoratets vintertjeneste er særligt afhængig af systemerne Vinterman og VejVejr. Vintertjenesten udarbejder en handlingsplan for Vinterman samt en udviklingsplan for VejVejr. Strategien omfatter bl.a. langsigtede planer for systemunderstøttelsen af vintertjenestens operative arbejde.

29 29 af RUTEDIMENSIONERING For at sikre den nødvendige vintertjeneste på statsvejnettet i Danmark kortlægges, opmåles og klassificeres de relevante veje og stier i en strategi for rutedimensionering. Ved dimensionering af de enkelte ruter skal de servicemål, der er opstillet for henholdsvis udkaldstid, gennemkørselstid og plovkolonne, overholdes. Strategien omfatter bl.a.: Længden af ruter, herunder hensyntagen til normale hhv. særlige situationer, genlæsningstid m.v. Kørebaneruter kontra ramper hvordan køres rene ramperuter, rene sideanlæg, rene kørebaner UDFØRELSE PÅ VEJENE En stor del af den operationelle vintertjeneste foregår i forbindelse med den konkrete saltning og snerydning på vejene. Udførelsen på vejene varetages af en række forskellige aktører, interne såvel som eksterne, og strategien for udførelse på vejene har til formål at sikre en ensrettet og hensigtsmæssig udførelse. Strategien angiver en række principper, der anbefales fulgt ved planlægning henholdsvis udførelse af vintertjenesten. Når forholdene nødvendiggør prioritering, fastlægges den efter vejklassificeringen. Strategien definerer bl.a.: Udkaldstider og frekvens: - Udkaldstider for henholdsvis kørebaner og stier. Udkaldstiderne afhænger af, om der skal foretages saltning, snerydning eller kombikørsel (spreder indgår i plovkolonne). - Frekvensen for snerydning defineret i forhold til vej-/stiklassifikationen, herunder servicemål for hver klassifikation ved henholdsvis "glatføre uden sne", "efter snefald" og "efter fygning". Anvendelse af materiel: - Antallet og karakteren af køretøjer og andet materiel, der anvendes i forbindelse med snerydning. Dette angives i forhold til omfanget og udbredelsen af glatføresituationen og omfatter bl.a., i hvilke situationer der indsættes sneplove. - Hvilke køreformationer de udøvende aktører skal antage i forbindelse med forebyggelse og bekæmpelse af glatføre samt snerydning. - Hastighed ved kørsel med saltspreder og sneplove, således at kørslen er tilpasset forholdene, herunder vejens/stiens udformning, omgivelserne, vejr og vind samt færdslen på vejen. Det er altid Vintercentralen, der under udførelsen disponerer over det til rådighed værende materiel efter situationen og lokale forhold. Brugen af salt og andre tømidler: - Hvornår og hvorvidt anvendes salt vs. andre tømidler, herunder ved hvilke temperaturer der overgås til alternative tømidler - Spredebredde ved kørsel med saltspreder, defineret i forhold til materiel, salttype og vejrforhold. Afgrænsning af aktuelle områder:

30 30 af Kortlægning af, hvorvidt der gennemføres vintertjeneste på nødspor, parkeringspladser, sideanlæg, ramper og lignende Vintertilsynet: - Brugen af hhv. interne og eksterne tilsyn, herunder i hvilke situationer tilsynet anvendes, og hvilke krav tilsynet skal efterleve. Link til instrukser. 5.6 MILJØHENSYN Det er Vejdirektoratets hensigt, at aktiviteterne inden for vintertjenesten udføres på en sådan måde, at de negative miljøpåvirkninger forebygges og minimeres. Vintertjeneste medfører en række negative miljømæssige påvirkninger, primært som følge af brugen af salt (NaCl), der er en økonomisk attraktiv metode. Vejdirektoratet arbejder til stadighed på at udvikle vintertjenesten til at forløbe mere effektivt og dermed også til en begrænsning af saltforbruget. Vejdirektoratet følger den internationale udvikling og har igangsat undersøgelser, der skal finde metoder til begrænsning af saltforbruget. Derudover udarbejder driftssekretariatet i Vejdirektoratet hvert år et grønt regnskab. Hensigten med det grønne regnskab er at få nogle målbare faktorer/nøgletal, således at udviklingen kan følges inden for de forskellige aktiviteter. Det grønne regnskab vil ligeledes gøre det muligt at drage sammenligninger med de øvrige vejbestyrelser.? 5.7 BRUGERUNDERSØGELSER For at sikre en hensigtsmæssig vintertjeneste, hvor bl.a. kontraktmålene med Transportministeriet efterleves, gennemføres brugerundersøgelser blandt vintertjenestens brugere. Brugerundersøgelserne gennemføres årligt, men kan suppleres af ad hoc-brugerundersøgelser efter behov. Brugerundersøgelserne er forankret i Driftsdivisionens sekretariat, som også tager initiativ til undersøgelsernes gennemførelse. Fagkoordinatoren for den strategiske vintertjeneste koordinerer input på vegne af vintertjenesten. 5.8 ØKONOMI OG BUDGETOPFØLGNING Økonomistyring og budgetopfølgning inden for vintertjenesten følger Vejdirektoratets generelle retningslinjer. Vintertjenesten er i økonomistyringssammenhæng oprettet som selvstændig afdeling i Driftsdivisionen. Budgetprocessen opstartes ved direktionens udmelding af budgetramme for den kommende budgetperiode.

31 31 af 128 Driftssouschefen forestår, i samarbejde med driftskoordineringsafdelingen, indhentning af forslag til fordeling/justering af rammen via dialog med fagkoordinatorerne for den operative vintertjeneste og den strategiske vintertjeneste samt relevante opgavekoordinatorer. Forslagene til fordeling af midler samt eventuelle justeringer samles i Driftssekretariatet og fremsendes til godkendelse hos driftsdirektøren og direktionen. Det godkendte budget udmeldes til alle involverede parter, der herefter, på baggrund af budgettet, bidrager til handlingsplanen for den strategiske og operative vintertjeneste. Driftskoordineringsafdelingen samler alle bidrag og udarbejder en samlet handlingsplan for vintertjenesten. Driftssekretariatet indarbejder vintertjenestens handlingsplan i den samlede handlingsplan for Driftsdivisionen, der herefter godkendes af driftsdirektøren og direktionen. Den godkendte handlingsplan udmeldes til Driftskoordineringsafdelingen og derefter til alle relevante involverede. Budgetopfølgningen følger den almindelige procedure i Vejdirektoratet. I den sammenhæng har såvel fagkoordinatorerne for den strategiske som for den operative vintertjeneste et opfølgnings- og rapporteringsansvar inden for egne områder. Opfølgningen er i vid udstrækning baseret på input fra de enkelte opgavekoordinatorer. 5.9 KONTOPLAN OG KONTERINGSVEJLEDNING Som nævnt er vintertjenesten i økonomistyringssammenhæng oprettet som en selvstændig afdeling i Driftsdivisionen. Opgaverne (udgifterne) opdeles først i: Vejrafhængige udgifter Ikke-vejrafhængige udgifter. De ikke-vejrafhængige opgaver er herudover opdelt i strategiske og operationelt relaterede opgaver (udgifter). Endelig indeholder kontoplanen sekundære opgaver, som omfatter ledelse, administration og lignende. For udspecificering af konti samt konteringsvejledning henvises til kontoplanen RETNINGSLINIER FOR UNDERSKRIVELSE AF AFTALER Enhver aftale, der forpligter Vejdirektoratet økonomisk, skal overholde de udmeldte retningslinjer. Retningslinjerne bygger på de samme principper som Vejdirektoratet i dag bruger til at godkende f.eks. fakturaer og er dermed med til at sikre, at alt vedrørende en aftale eller kontrakt er, som det skal være.

32 32 af 128 Underskrift på aftaler, 6 Juridisk ansvarlige

33 33 af 128 Strategi for udbud (ikke opdateret) 6.1 KAPITELINFORMATION Nærværende kapitel beskriver Vejdirektoratets strategi for udbud i forhold til vintertjenesten. Dokumentejerskab Fagkoordinator, Strategisk Vintertjeneste Seneste opdatering FEK, 1. Oktober 2011 Status Under opdatering 6.2 ORGANISERING OG ROLLEFORDELING Det overordnede ansvar for opgaveområdet strategi for udbud er placeret i den strategiske vintertjeneste. Herudover indgår en række af vintertjenestens øvrige aktører, jf. nedenstående oversigt. Aktør Fagkoordinator, Strategisk Vintertjeneste Fagkoordinator, Operativ Vintertjeneste Relevante opgavekoordinatorer Lokale driftsafdelinger Juridisk Afdeling Rolle Tilvejebringelse af udbudsparadigmer Udarbejdelse af udbudsstrategi Sikring af overholdelse af gældende udbudsregler, herunder kvalitetssikring af udbudsmaterialer Indhentning af eventuel ekstern bistand Ansvar for gennemførelse af udbud af driftsaftaler (matrixudbud) Ansvar for gennemførelse af udbud af rammeaftaler Kontrahering (indgår drifts- og rammeaftaler) Ansvar for gennemførelse af udbud af tilsynsydelser Koordinering af opgaveløsning med de enkelte opgavekoordinatorer og støtte til disse i nødvendigt omfang i forbindelse med ad hoc-indkøb og bestilling Ansvar for opfølgning på relevante opgavekoordinatorer i forbindelse med gennemførelse af miniudbud Klarlægning af omfang, herunder fremskaffelse af mængder og lignende Fagligt input til udbudsmaterialer Afholdelse af (for rammeaftaler) miniudbud, herunder udarbejdelse af pristilbudsgrundlag Ad hoc-indkøb/bestilling Entreprisestyring Ingen selvstændige opgaver Juridisk bistand i forbindelse med udarbejdelse af udbudsmateriale og gennemførelse af udbudsforretninger Godkendelse af eventuelle indkøb af ekstern juridisk bistand

34 34 af ÅRSHJUL Arbejdet med udbud indebærer en lang række tilbagevendende opgaver. For en gennemgang henvises til det detaljerede overblik i afsnit 6.7 nedenfor. 6.4 VEJDIREKTORATETS UDBUDSPOLITIK Vejdirektoratets udbudspolitik er et supplement til den vedtagne udbudspolitik for Transportministeriet. De overordnede rammebetingelser for Vejdirektoratets virksomhed udgøres: Dels af regeringens trafikpolitik på vejområdet og de i overensstemmelse hermed fastsatte bevillinger Dels af de regler m.v., der fastsætter pligter og udstikker procedurer for offentlige myndigheder, dvs. EU's udbudsdirektiver, tilbudsindhentningslovgivningen, principper for offentlig bygherrevirksomhed og politiske tilkendegivelser om udnyttelse af markedet på nye måder. Den vedtagne udbudspolitik for Transportministeriet er ligeledes en rammebetingelse. Vejdirektoratets opdrag består således dels i at varetage fastsatte myndighedsopgaver, dels i som bestiller at forestå udførelsen af anlægs- og driftsopgaver samt andre opgaver. Der henvises til Vejdirektoratets udbudspolitik for yderligere beskrivelse heraf. Mere konkret kan der opstilles følgende mål vedrørende udbud af vintertjenestens ydelser og leverancer: Sikre konkurrence på pris og kvalitet Understøtte udvikling gennem konkurrence Leverandørvalg skal understøtte den operative drift INDKØBSEFFEKTIVISERING I Vejdirektoratets resultatkontrakt mellem Vejdirektoratet og Transportministeriets departement fremgår det, at: 'For så vidt angår forbedret indkøb skal Vejdirektoratet i 2010 udarbejde en handlingsplan for en effektivisering af indkøbsfunktionen (ændret udbudsstruktur m.v.). Indeholdt i handlingsplanen er metoder til vurdering af effektiviseringsgevinsten ved en ændret indkøbspraksis.' I den sammenhæng er det besluttet, at der gennemføres et samlet matrixudbud i 2012, der omfatter den overvejende del af de udbudsegnede aktiviteter inden for driftsområdet. Målet hermed er at opnå stordriftsfordele og sikre den bedst mulige udnyttelse af markedet. Matrixudbuddet er generelt gældende fra 1. januar 2013 for vintertjenesten dog først fra 1. oktober 2013.

35 35 af 128 Beskrivelserne af entreprisestrukturen i afsnit 6.6 nedenfor er baseret på den nuværende indkøbsstrategi for vintertjenesten. I det omfang de beskrevne områder bliver omfattet af det samlede matrixudbud, vil beskrivelserne i nærværende dokument således ikke længere umiddelbart være relevante. 6.5 REGELGRUNDLAG Udbudsreglerne består af en række EU-retlige og danske regelsæt. EU's udbudsdirektiver sætter regler for, hvornår en opgave skal i EU-udbud. Direktiverne består af det klassiske udbudsdirektiv og forsyningsvirksomhedsdirektivet. Forsyningsvirksomhedsdirektivet er ikke relevant for vintertjenesten. Den danske tilbudslov gælder for mindre nationale opgaver: EU's udbudsdirektiv Gælder for alle offentlige myndigheder og for såkaldte offentligretlige organer. Direktivet indeholder regler for indkøb af varer, tjenesteydelser og bygge-/anlægsopgaver over tærskelværdien for EUudbud. Der henvises til afsnit Den danske tilbudslov Loven indeholder bl.a. en pligt for offentlige myndigheder til at annoncere indkøb af varer og tjenesteydelser, der har en værdi over kr., men under EU's tærskelværdier. Der henvises til afsnit Ved EU-udbud har den ordregivende myndighed en pligt til at indlægge en standstill-periode. Standstill-perioden er en obligatorisk pause mellem, at vinderen af et givet udbud er fundet, og den endelige kontraktindgåelse. Der henvises til afsnit For EU-udbudte opgaver skal den ordregivende myndighed i udbudsbekendtgørelsen angive en CPVkode, der henviser til den pågældende anskaffelse. Relevante regler for området fremgår af Konkurrencestyrelsens hjemmeside, der kan ses her, mens tilsvarende vejledninger om udbudsregler og tilbudsloven kan ses her EU'S UDBUDSDIREKTIV EU's udbudsdirektiv (Udbudsdirektivet, jf. BEK nr 937 af 16/09/2004) sætter regler for, hvornår en opgave skal i EU-udbud. Direktivet gælder for varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsopgaver over tærskelværdien for EU-udbud. Udbudsdirektivet gælder for alle offentlige myndigheder og for såkaldte offentligretlige organer. Direktivet fastsætter procedureregler, der skal følges ved indkøb af varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsopgaver. Det fastsætter bl.a. regler for udvælgelse af leverandører, tilbudsvurdering og kontrakttildeling. For at en opgave skal i EU-udbud, skal følgende forhold være opfyldt: Myndigheden er offentlig eller et såkaldt offentligretligt organ (f.eks. en almennyttig boligforening).

36 36 af 128 Kontraktværdien af opgaven er over tærskelværdien for EU-udbud. Tærskelværdien er større for bygge- og anlægsopgaver end for varer og tjenesteydelser og er forskellig fra kommune og region til stat. Der er tale om en A-tjenesteydelse, f.eks. affaldsindsamling, rengøring eller revision. De tjenesteydelser, der er omfattet af udbudsdirektivet, er opdelt i to kategorier, hhv. A- og B-ydelser. Kategori A-ydelser skal altid i udbud, mens kategori B-ydelser kun delvist er omfattet af direktivets procedureregler. I udbudsdirektivets bilag 2A og 2B fremgår opdelingen i A- og B-ydelser. Læs mere om A- og B-ydelser her. Vintertjenestens opgaver og leverancer er typisk kategori A-ydelser og skal således altid i udbud (efter udbudsdirektivet, såfremt nedenstående tærskelværdier overstiges, eller efter tilbudsloven, hvis værdien overstiger kr.). Proceduren for EU-udbud skal anvendes, når en ydelses samlede kontraktværdi skønnes at overstige en given tærskelværdi. Tærskelværdien gælder den samlede kontraktværdi af et udbud (ekskl. moms, inkl. optioner). Hvis værdien er lavere, og man vælger ikke at gå i EU-udbud, skal de grundlæggende principper i EU-traktaten om ligebehandling, gennemsigtighed m.v. dog respekteres. De gældende tærskelværdier kan, sammen med øvrige relevante regler, ses her. Tærskelværdierne for 2011 er følgende: 1. Bilag II A-tjenesteydelser (undtagen de under pkt. 2 nævnte tjenesteydelser) kr. 3. Deltjenesteydelser kr. Vejledning til udbudsdirektivet Konkurrencestyrelsen har udarbejdet en vejledning til udbudsdirektivet, hvor du kan finde nærmere information om varetagelse af reglerne. Vejledningen kan, sammen med øvrige vejledninger fra Konkurrencestyrelsen, findes i her TILBUDSLOVEN Indkøb af varer og tjenesteydelser over kr. skal annonceres. Bygge- og anlægsprojekter over 3 mio.kr. skal i licitation. Tilbudsloven gælder for indkøb af varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbejder, som ikke er omfattet af EU's udbudsdirektiver. Lovbekendtgørelse og vejledning: Tilbudsloven bekendtgørelse nr af 07/12/2007 Den danske tilbudslov regulerer indkøb af varer, tjenesteydelser og bygge- og anlæg, hvor kontraktværdien er under EU's tærskelværdi. Tilbudsloven hedder formelt "Bekendtgørelse af lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter".

37 37 af 128 Konkurrencestyrelsens vejledning til annonceringspligten Konkurrencestyrelsen har udarbejdet en vejledning til reglerne om annonceringspligt i tilbudsloven. Konkurrencestyrelsens vejledning om tilbudsloven Konkurrencestyrelsen har udarbejdet en vejledning til reglerne på bygge- og anlægsområdet. De to sidstnævnte vejledninger kan, sammen med øvrige vejledninger fra Konkurrencestyrelsen, ses her. Annonceringspligt for varer og tjenesteydelser over kr. Tilbudsloven indeholder en pligt for offentlige myndigheder m.v. til at annoncere indkøb af varer og tjenesteydelser over kr. Dette gælder alle varer og tjenesteydelser, også "bløde" tjenesteydelser (de såkaldte bilag II B-tjenesteydelser, f.eks. ældrepleje). Annonceringspligten indebærer, at myndigheden som minimum offentliggør en annonce, der indeholder følgende: En beskrivelse af opgaven Tildelingskriterier (ikke krav om vægtning eller prioritering) Eventuelle krav til tilbudsgiveren Kontaktperson Tidsfrist Hvor skal udbud annonceres? Der er ikke krav til et bestemt annonceringsmedie. Kontrakter kan annonceres på Udbudsavisen, på Vejdirektoratets egen hjemmeside, i dagspressen eller andre annonceringssteder, der vil nå ud til de leverandører, for hvem aftalen kan være relevant. Her er det vigtigt at overveje, om kontrakten kan være relevant for leverandører i andre EU-lande. 6.6 ENTREPRISESTRUKTUR Nedenfor beskrives vintertjenestens nuværende entreprisestruktur fordelt på de enkelte leverancer hhv. tjenesteydelser. Der er i nedenstående ikke taget hensyn til ændringer forårsaget af projektet vedrørende effektivisering af indkøb, beskrevet ovenfor i afsnit SALT Saltleverancer udbydes samlet for hele landet som udbud af rammeaftaler efter udbudsdirektivet. Der gennemføres årligt miniudbud, på baggrund af hvilke der indgås leveringsaftaler for hver af de benyttede saltdepoter, dels til Vejdirektoratets egne haller, dels til de kommunale haller, hvor Vejdirektoratet står for indkøb af salt. Vejdirektoratet indkøber altid selv salt til egne haller samt til visse af de kommunale saltdepoter. For kommunale saltdepoter, hvor kommunerne indkøber salt, skal Vejdirektoratet indgå som ordregiver i udbudsmaterialet. Udbudsperiode Eventuel option 1. november 2010 til 30. september måneder

38 38 af MATERIEL Leverancer vedrørende indkøb af vintermateriel forventes udbudt primo Der udbydes et antal rammeaftaler omfattende saltspredere, sneplove hhv. stimateriel. Udbudsstrategi og entrepriseperiode er endnu ikke fastlagt. Udbudsperiode Eventuel option 1. maj 2011 til 30. april år VÆRKSTEDER Værkstedsydelser er udbudt i otte entrepriser, én for hvert vejcenter hhv. to for vejcentrene Sjælland og Syddanmark, grundet vejnettets udstrækning i disse vejcentre. Område Udbudsperiode Eventuel option Fyn 1. juni 2007 til 30. april 2011 Indtil 2 år Øvrige 1. oktober 2009 til 30. september år Oversigt over aktuelle værkstedsaftaler fremgår af kapitel 16, Værksteder og materiel UDFØRELSE PÅ VEJENE OG STIER M.V. (ENTREPRENØRER) Udførelse af vintertjeneste blev senest udbudt i 2007 og omfatter alle dele af den praktiske udførelse: Kombineret saltning og snerydning på kørebaner Snerydning på kørebaner, herunder bortkørsel af sne Kombineret saltning og snerydning på stier Eventuel snerydning på stier Eventuel læsning af salt Udbudsperiode Eventuel option 1. oktober 2007 til 30. april år Kontakten er forlænget til 30. april 2013 Udbud omkring udførelse på veje og stier m.v. er beskrevet mere indgående i kapitel GLATFØREVARSLINGSSTATIONER Leverancer vedrørende indkøb af glatførevarslingsstationer forventes udbudt primo 2011 som rammeaftaler. Udbudsstrategi og entrepriseperiode er endnu ikke fastlagt. Vejdirektoratet indgår løbende aftale med Vejteknisk Institut vedrørende servicering af glatførevarslingsstationer. For en uddybning af denne aftale henvises til kapitel 9, Glatførevarslingsstationer og webkameraer. Udbudsperiode Eventuel option 1. maj 2011 til 30. april

39 39 af TILSYN Tilsyn uden for normal arbejdstid blev udbudt i Der udbydes to entrepriser pr. vejcenterområde som offentligt udbud. Udbudsperiode Eventuel option 1. december 2010 til 30. april Oversigt over de aktuelle tilsynsaftaler fremgår af kapitel 15, Vintertilsyn METEOROLOGI Udarbejdelse af glatføreprognoser og videreudvikling af VejVejr er udbudt i 2010 i offentligt udbud og omfatter: 1. Data og prognoser til VejVejr 2. Videreudvikling af VejVejr 3. Rådgivning. Udbudsperiode Eventuel option 1. oktober 2010 til 30. september 2014 Forlængelse yderligere to år Opgaven adskiller sig ved, at Vinterudvalgets ad hoc-gruppe DUG (Drifts- og Udviklingsgruppen for Glatførevarslingssystemet) har til opgave at tage initiativ til og sikre en fortsat udvikling af systemet. Med udgangspunkt i ønsker herfra varetager Strategisk Drift den egentlige bestillerfunktion. Efter udbud i 2010 er opgaven overdraget til DMI. For adgang til den nuværende aftale henvises til kapitel 12, Meteorologi UDVIKLING AF VINTERMAN Den fortsatte udvikling og drift af Vinterman er udbudt pr. 1. januar Udbudsperiode Eventuel option 1. januar 2009 til 31. december 2012 Forlængelse yderligere to år Såvel drift som udvikling varetages af Vinterman-arbejdsgruppen under Vinterudvalget. Fagkoordinatoren for den strategiske vintertjeneste varetager bestillerfunktionen, og selve opgaven er aktuelt overdraget til Bocons RÅDGIVNING Rådgivning udbydes centralt i Driftsdivisionen som rammeaftaler. Den strategiske vintertjeneste bidrager ved indmelding af behov.

40 40 af ÅRSHJUL FOR UDBUD OG INDKØB Af det følgende skema fremgår dels opgaver, der skal gennemføres i forbindelse med udbud, dels årligt tilbagevendende opgaver, som kan relateres til udbuddet. Der vil være et vist sammenfald med årshjul for de enkelte fagområder, hvorfor der henvises til disse for supplerende beskrivelser. Tidspunkt Opgave Udførende Saltindkøb Sommer 2010 Bestilling af sommerleverancer 2010 Opgavekoordinator Sommer 2010 Udbudsstrategi Strategisk Vintertjeneste Sommer 2010 Mængder og øvrige lokale oplysninger til udbudsmaterialet, Opgavekoordinator herunder omfang af kommunal deltagelse August 2010 Udarbejdelse af udbudsmateriale, gennemførelse af udbud Strategisk Vintertjeneste 22. oktober 2010 Aftaleindgåelse Strategisk Vintertjeneste Løbende Lagerstyring og løbende bestilling af leverancer Opgavekoordinator ved behov Løbende Løbende modtagekontrol (stikprøver) Opgavekoordinator Februar 2011 Udarbejdelse af paradigme for pristilbudsgrundlag til miniudbud Strategisk Vintertjeneste Marts 2011 og 2012 Mængder m.m. til miniudbud 2011/2012 Opgavekoordinator April 2011 og 2012 Udsendelse af pristilbudsgrundlag 2011/2012 Opgavekoordinator 15. maj 2011 og Tildeling af leveringsaftaler Opgavekoordinator Beslutning om brug af option på syv måneder Strategisk Vintertjeneste Materiel Oktober 2010 Udbudsstrategi, herunder udvælgelse og tildeling Strategisk Vintertjeneste November/december Forventede mængder, udarbejdelse af udbudsmateriale Opgavekoordinator 2010 Januar 2011 Fremsendelse af udbudsbekendtgørelse og udbudsmateriale Strategisk Vintertjeneste 20. februar 2011 Modtagelse af tilbud Strategisk Vintertjeneste Februar 2011 Udarbejdelse af paradigme for pristilbudsgrundlag Strategisk Vintertjeneste Ultimo februar, primo marts 2011 Tildeling og kontrahering (rammeaftaler) Strategisk Vintertjeneste Medio marts Udsendelse af pristilbudsgrundlag Opgavekoordinator Primo april 2011 Indgåelse af leveranceaftaler Opgavekoordinator April 2011 Bestilling af materiel Opgavekoordinator Alle år Løbende modtagekontrol Opgavekoordinator

41 41 af 128 Tidspunkt Opgave Udførende Februar Mængder og udsendelse af pristilbudsgrundlag Opgavekoordinator efterfølgende år April efterfølgende år Leveranceaftaler, bestilling Opgavekoordinator Værksteder Generelt Driftsmøder ca. én gang pr. måned pr. entreprenør Opgavekoordinator September 2010 Indeksregulering med virkning pr. 1. oktober Opgavekoordinator udsendes September/oktober Opfølgning på første audit Opgavekoordinator 2010 Inden sæson Monteringer/instruktion Opgavekoordinator Vinter Uanmeldt audit Opgavekoordinator Hele året Løbende kontrol af faktura, arbejdskort og lignende Opgavekoordinator i Vinterman, herunder udarbejdelse af nøgletal for den samlede økonomi Efter sæson Afmontering Opgavekoordinator 1. august 2013 Beslutning om brug af option på op til to år Strategisk Vintertjeneste Ved genudbud Revideret udbudsstrategi, herunder udvælgelse og tildeling Strategisk Vintertjeneste Virksomhedsoverdragelse: Sikring af, at nuværende entreprenører overholder Strategisk Vintertjeneste informationspligt Indhentning af oplysninger om eventuelle medarbejdere, der måtte gøre krav på at skulle virksomhedsoverdrages Udarbejdelse af nødvendige bilag m.m. til udbudsmaterialet Forventede mængder, udarbejdelse af udbudsmateriale Opgavekoordinator Fremsendelse af udbudsbekendtgørelse og udbudsmateriale Strategisk Vintertjeneste Modtagelse af tilbud Strategisk Vintertjeneste Tildeling og kontrahering Strategisk Vintertjeneste Udførelse September Indeksregulering med virkning pr. 1. oktober Opgavekoordinator udsendes Inden 1. oktober Monteringer Opgavekoordinator Opdatering af stamdata til Vinterman Opgavekoordinator Eventuel uddannelse af nye chauffører Opgavekoordinator I sæsonen Løbende kontrol af/tilsyn med kvaliteten af udførelsen Opgavekoordinator Efter sæson Afmontering Opgavekoordinator

42 42 af 128 Tidspunkt Opgave Udførende Primo 2011 Beslutning om brug af option på op til to år Strategisk Vintertjeneste Ved genudbud Omfang af kommuneaftaler klarlægges Opgavekoordinator Strategi for ruteplanlægning Strategisk Vintertjeneste Eventuel revideret ruteplanlægning med baggrund Opgavekoordinator heri Revideret udbudsstrategi, herunder udvælgelse og tildeling Strategisk Vintertjeneste Forventede mængder, udarbejdelse af udbudsmateriale Opgavekoordinator Fremsendelse af udbudsbekendtgørelse og udbudsmateriale Strategisk Vintertjeneste Modtagelse af tilbud Strategisk Vintertjeneste Tildeling og kontrahering Strategisk Vintertjeneste Glatførevarslingsstationer Oktober 2010 Udbudsstrategi, herunder udvælgelse og tildeling Strategisk Vintertjeneste November/december Forventede mængder, udarbejdelse af udbudsmateriale Opgavekoordinator 2010 Januar 2011 Fremsendelse af udbudsbekendtgørelse og udbudsmateriale Strategisk Vintertjeneste 20. februar 2011 Modtagelse af tilbud Strategisk Vintertjeneste Februar 2011 Udarbejdelse af paradigme for pristilbudsgrundlag Strategisk Vintertjeneste Ultimo februar, primo marts 2011 Tildeling og kontrahering (rammeaftaler) Strategisk Vintertjeneste Medio marts Udsendelse af pristilbudsgrundlag Opgavekoordinator Primo april 2011 Indgåelse af leveranceaftaler Opgavekoordinator April 2011 Bestilling af materiel Opgavekoordinator Alle år Løbende modtagekontrol Opgavekoordinator Februar Mængder og udsendelse af pristilbudsgrundlag Opgavekoordinator efterfølgende år April efterfølgende år Leveranceaftaler, bestilling Opgavekoordinator Tilsyn September 2010 Udbudsstrategi, herunder udvælgelse og tildeling Operationel Vintertjeneste Forventede mængder, udarbejdelse af udbudsmateriale Operationel Vintertjeneste Medio november 2010 Modtagelse af tilbud Operationel Vintertjeneste Ultimo november Tildeling og kontrahering Operationel

43 43 af 128 Tidspunkt Opgave Udførende 2010 Vintertjeneste 1. december 2010 Igangsætning Operationel Vintertjeneste December 2010 Uddannelse Operationel Vintertjeneste Før sæson Opdatering af stamdata til Vinterman Operationel Vintertjeneste I sæson Løbende driftsmøder efter behov Opgavekoordinator Udarbejdelse af glatføreprognoser og videreudvikling af VejVejr Hele året På baggrund af erfaringsindsamling udarbejdes DUG prioriteret opgaveliste for udvikling af systemet Bestilling af konkrete opgaver Strategisk Vintertjeneste Maj hvert år Afholdelse af brugerseminar Strategisk Vintertjeneste /DMI Januar 2014 Udbudsstrategi, herunder udvælgelse og tildeling Strategisk Vintertjeneste Februar 2014 Forventede mængder, udarbejdelse af udbudsmateriale Strategisk Vintertjeneste 1. marts 2014 Fremsendelse af udbudsbekendtgørelse og udbudsmateriale Strategisk Vintertjeneste Medio april 2014 Modtagelse af tilbud Strategisk Vintertjeneste 1. maj 2014 Tildeling og kontrahering Strategisk Vintertjeneste 1. oktober 2014 Entreprisestart Strategisk Vintertjeneste Udvikling af Vinterman Hele året Erfaringsindsamling omkring systemet Vintermanarbejdsgruppen Marts Udarbejdelse af en prioriteret handlingsplan for den fortsatte udvikling af systemet Vintermanarbejdsgruppen April-maj Afholdelse af Vinterman-brugerseminar Vintermanarbejdsgruppen Sommeren 2012 Beslutning om forlængelse/nyt udbud Strategisk Vintertjeneste Efteråret 2012 Eventuelt nyt udbud med ikrafttrædelse pr. 1. januar 2013 Strategisk Vintertjeneste 6.8 PRAKTISK GENNEMFØRELSE OG UDBUDSSTØTTE Ved gennemførelse af udbud tages typisk udgangspunkt i tidligere udbud af tilsvarende opgaver.

44 44 af 128 Under alle omstændigheder skal der forud for et udbud gennemføres en erfaringsindsamling, således at der rettes op på tidligere uhensigtsmæssige formuleringer. Opgavekoordinatoren har ansvaret for, at en sådan erfaringsindsamling gennemføres. Som udgangspunkt benyttes vejreglernes udbudsforskrifter. Det er p.t. aktuelt for: Indkøb af salt Udførelse af vintertjeneste Se yderligere her. Af skemaet fremgår, hvem der har ansvaret for de enkelte udbud og indkøb/bestilling. Opgaverne vil naturligt løses i samarbejde mellem den strategiske vintertjeneste, den operationelle vintertjeneste og den pågældende opgavekoordinator. Fagkoordinatoren for den strategiske vintertjeneste afgør, om der skal benyttes ekstern bistand til gennemførelse af udbud. Den strategiske vintertjeneste indgår i givet fald aftale med rådgiver i overensstemmelse med de indgåede rammeaftaler, jf. punkt Såfremt et udbud kræver juridisk bistand, skal Vejdirektoratets juridiske afdeling altid høres indledningsvis og i givet fald godkende, at anden juridisk bistand, som f.eks. Kammeradvokaten, benyttes. Driftsaftaler Rammeaftaler Miniudbud Ad hocindkøb/bestilling Salt N/A Strategisk Vintertjeneste Opgavekoordinator (reference til Strategisk Vintertjeneste) Opgavekoordinator (reference til Operativ Vintertjeneste) Værkstedsydelser Indkøb af materiel Entreprenører kørebaner Entreprenører stier Strategisk Vintertjeneste N/A Strategisk Vintertjeneste Strategisk Vintertjeneste N/A N/A N/A Opgavekoordinator (reference til Operativ Vintertjeneste) Strategisk Vintertjeneste Opgavekoordinator (reference til Strategisk Vintertjeneste) Opgavekoordinator (reference til Operativ Vintertjeneste) N/A N/A Opgavekoordinator (reference til Operativ Vintertjeneste) N/A N/A Opgavekoordinator (reference til Operativ Vintertjeneste) Strategisk Vintertjeneste Indkøb af glatførevarslingsstationer Opgavekoordinator (reference til Strategisk Vintertjeneste) Opgavekoordinator (reference til Strategisk Vintertjeneste)

45 45 af 128 Indkøb af kameraer Servicering af glatførevarslingsstationer Tilsyn Meteorologiydelser Strategisk Vintertjeneste Operativ Vintertjeneste Strategisk Vintertjeneste Driftsaftaler Rammeaftaler Miniudbud Ad hocindkøb/bestilling N/A Strategisk Vintertjeneste Opgavekoordinator (reference til Strategisk Vintertjeneste) Opgavekoordinator (reference til Strategisk Vintertjeneste) N/A N/A Opgavekoordinator (reference til Strategisk Vintertjeneste) N/A N/A Opgavekoordinator (reference til Operativ Vintertjeneste) Strategisk Vintertjeneste

46 46 af INFORMATION OG PRESSE 7.1 KAPITELINFORMATION Vejdirektoratet tilstræber en åben kontakt til presse og borgere. Vejdirektoratets presseservice håndterer al information og presse for Vintertjenesten og har som mål, at det skal være let og hurtigt for journalister at finde den information, som der er brug for. Nærværende dokument beskriver opgaveområdet omkring information og presse. Dokumentejerskab Fagkoordinator, Strategisk Vintertjeneste Seneste opdatering FEK juli 2013 Status Afventer godkendelse 7.2 ORGANISERING OG ROLLEFORDELING Det overordnede ansvar for vintertjenestens information og presse er placeret i den strategiske vintertjeneste. Herudover indgår en række af vintertjenestens øvrige aktører, jf. nedenstående oversigt. Aktør Opgavekoordinator, Information og presse (fagkoordinator, Strategisk Vintertjeneste) Fagkoordinator, Operativ Vintertjeneste Lokale driftsafdelinger Vintercentral T.I.C. Vejdirektoratets Presseservice (presseslusen) Pressechef, Vejdirektoratet Vejdirektoratets kvalitetsteam i Direktionsdirektoratet Rolle Planlægning af den operative presseindsats i dialog med pressechef Udnyttelse af gunstige lejligheder til proaktivt at være i dialog med pressen Ansvarlig for opdatering af hjemmesiderne vintertrafik.dk og vejsektoren.dk Opdatering af instrukser vedrørende pressehenvendelser til Vintercentralen Bidrag med nødvendig viden til pressechefen i forbindelse med proaktive presseindsatser Besvarelse af pressehenvendelser videresendt fra presseslusen vedrørende Vintercentralen eller i forbindelse med opsøgende journalistik Ingen selvstændige opgaver Udarbejdelse af meldinger ved alle ændringer i vej- og vejrforhold Besvarelse af henvendelser fra journalister, der henvender sig direkte til T.I.C. Håndtering af alle henvendelser fra pressen Håndtering af borgerhenvendelser, herunder klager og generelle forespørgsler om vej- og vejrforhold Koordinering af den proaktive presseindsats Håndtering af henvendelser fra transportministeren/transportministeriet (Evt. link til procedure)

47 47 af ÅRSHJUL Arbejdet med information og pressehåndtering indebærer en række tilbagevendende opgaver hen over året. Disse opgaver er beskrevet i overbliksform nedenfor. Det er opgavekoordinatorens ansvar, at disse opgaver udføres i henhold til de angivne tidsfrister og i den rette kvalitet. Tidspunkt Opgave Udførende Før sæsonopstart Opdatering af hjemmesiden vintertrafik.dk. Pressechef, Vejdirektoratet Medio/ultimo oktober Proaktiv vinterpresse. Budskab: Vejdirektoratet er klar til vinteren. Pressechef, Vejdirektoratet Midtvejs i sæsonen. Eventuelt, når den første sne er faldet. Primo april Proaktiv vinterpresse. Budskab: Midtvejsstatus. Proaktiv vinterpresse. Budskab: Sådan gik vinteren afsluttende status. Pressechef, Vejdirektoratet Pressechef, Vejdirektoratet 7.4 HJEMMESIDER Vintertjenesten informerer hovedsageligt via vintertrafik.dk, men også vejsektoren.dk har nyttige informationer, hovedsageligt rettet mod fagfolk. På de to hjemmesider findes der desuden links til andre nyttige hjemmesider i ind- og udland. Begge hjemmesider vedligeholdes af den strategiske vintertjeneste VINTERTRAFIK.DK Vintertrafik.dk er trafikken.dk's vinterdel. Siden er åben fra 1. oktober til 1. maj til ultimo april. Her findes opdaterede informationer om seneste saltning og vejtilstanden på statsvejnettet samt data fra glatførevarslingsstationer og webkameraer, der også opdateres løbende. Herudover indeholder siden statistik vedrørende saltforbrug og lignende for den aktuelle og tidligere vintre MELDINGER FRA VINTERCENTRALEN Vintercentralen skal løbende afgive meldinger, der giver trafikanter og andre interessenter informationer om den aktuelle indsats på vejene. Vintervagternes meldinger vises i kombination med data fra VejVejr på vintertrafik.dk. Her er op til dagligt besøgende, som alle har stor interesse i og stor glæde af hjemmesidens oplysninger.

48 48 af 128 Det er derfor vigtigt at sende gode meldinger, der er opdaterede, detaljerede, præcise og letforståelige. Meldinger afgives løbende og skal som minimum fornys, når vej- eller vejrsituationen har ændret sig. Især er det vigtigt at 'melde af', når f.eks. en saltning er forbi. Se instruktionen "Meldinger" for yderligere detaljer. Det skal bemærkes, at det alene er politiet, der kan udstede anvisninger om udkørsel eksempelvis 'al unødvendig udkørsel frarådes'. I forbindelse med politiets udstedelse af anvisninger indarbejder T.I.C. sådanne anvisninger som en særmelding i meldingsdelen af Vintertrafik.dk VEJSEKTOREN.DK Vejsektoren.dk er en fælles platform for fagfolk, der arbejder med veje og trafik. Den primære målgruppe er fagfolk i vejforvaltningerne i stat og kommuner. Formålet med vejsektoren.dk er at fremme videndeling og koordinering i vejsektoren på tværs af vejforvaltningerne og derigennem udvikle den danske vejsektor. Vejsektoren.dk indeholder viden og værktøjer til brug for det daglige arbejde i vejforvaltningen, f.eks. nyhedsformidling, vej-, trafik- og uheldsdata, lov- og regelstof, erfaringsmateriale fra trafiksikkerhedsprojekter, manualer og paradigmer m.v. 7.5 PRESSEHÅNDTERING Vejdirektoratet er en moderne offentlig virksomhed, der kommunikerer åbent med omverdenen. En vigtig del af den eksterne kommunikation foregår med eller gennem pressen. Derfor optræder Vejdirektoratets medarbejdere imødekommende og professionelt i samspillet med journalister fra pressen og med respekt for journalisternes kortere eller længere deadlines HÅNDTERING AF PRESSEHENVENDELSER Alle henvendelser fra pressen håndteres via en pressesluse, der består af medarbejdere, der i forvejen arbejder med presse og kommunikation. Disse medarbejderes navne og telefonnumre fremgår af Vintertrafik/presse. Bliver en af Vejdirektoratets medarbejdere ringet direkte op af en journalist, skal medarbejderen altid henvise til presseslusen, som via en intern procedure finder den rette talsperson. Der er dog enkelte undtagelser. Bl.a. gælder ovenstående ikke for medarbejderne i T.I.C. (TrafikInformationsCenteret). T.I.C.-medarbejdere, der kontaktes direkte af en journalist, kan selv besvare henvendelser uden at inddrage presseslusen. Presse- og kommunikationsmedarbejderne spørger ind til journalistens ærinde og ønsker og laver herefter en aftale med en svarfrist. Herefter fremfindes de relevante data, eller relevante medarbejdere kontaktes og sættes ind i sagen. Der henvises endvidere til Vintertrafik/presse.

49 49 af PROAKTIV VINTERPRESSE Ud over den løbende dialog med pressen gennemføres proaktiv vinterpresse. Formålet er at imødekomme pressens forespørgsler i forhold til vintertjenesten og den aktuelle indsats. Den proaktive presse består bl.a. af en koordineret udsendelse af tre pressemeddelelser. De vil blive udsendt på følgende tidspunkt og med følgende budskab: Tidspunkt Budskab 1. meddelelse Medio/ultimo oktober Vejdirektoratet er klar til vinteren 2. meddelelse Midtvejs i sæsonen. Eventuelt, når den første sne er faldet. Midtvejsstatus 3. meddelelse Primo april Sådan gik vinteren afsluttende status Vejdirektoratets pressechef er ansvarlig for at koordinere indsatsen og beslutte, hvornår meddelelserne skal udsendes. Fagkoordinatoren for den operative vintertjeneste skal levere de nødvendige data i rette tid til pressechefen. Derudover kan der i løbet af vinteren vise sig gunstige lejligheder til proaktivt at invitere pressen indenfor i Vintercentralen, en salthal eller med ud at køre. Opgavekoordinator for information og presse er ansvarlig for at overveje og eventuelt udnytte sådanne muligheder. 7.6 HENVENDELSER FRA BORGERE Det er muligt at kontakte Vejdirektoratet både skriftligt og telefonisk. Under "Kontakt" på både vejdirektoratet.dk, vintertrafik.dk og vejsektoren.dk findes oplysninger om både telefonnumre og mail-adresser. Vintercentralen bør ikke få henvendelser direkte fra borgere. Skulle det alligevel ske, at en borger henvender sig telefonisk, henvises til lederen af Vintercentralen, der kan kontaktes inden for normal arbejdstid. Alternativt kan borgeren henvises til T.I.C. Se instruksen.borgerhenvendelser HENVENDELSER VIA MAIL OG HJEMMESIDER Alle borgerhenvendelser vedrørende vinter videresendes af den primære modtager til vintertrafik.dk. Vintertrafik.dk vil således fungere som en intern sluse i forbindelse med borgerhenvendelser om vinter. Vintertrafik.dk besvarer så vidt muligt alle henvendelserne og orienterer de opgaveansvarlige, i det omfang det er relevant. De henvendelser, som vintertrafik.dk ikke umiddelbart kan besvare, sendes videre til besvarelse hos de emneansvarlige. De emneansvarlige er angivet med rød i figuren nedenfor.

50 50 af 128 De emneansvarlige skal orientere vintertrafik.dk, når de har besvaret de videresendte henvendelser. Det sker ved, at vintertrafik.dk sættes bcc på mailbesvarelsen. Hermed kan vintertrafik.dk holde styr på, om spørgsmålene besvares. Borgerhenvendelse Modtager Vintertrafik.dk Trafikken.dk VD.dk Henvendelser, der omhandler vinter Vintertrafik Emne Aktuelle vej- og vejrsituation Historisk og aktuelle indsats Kameraer Entreprenører (klager/udførelse) Erstatningssager Juridiske spørgsmål Besvares af (emneansvarlig): 1888 (T.I.C.'s telefonservice) Vintercentral (ULMI) T.I.C. (kameraansvarlig) Opgavekoordinator for entreprenører (JMN) Lokale driftsafdelinger Juridisk afdeling Figur 0.1 Henvendelser via mail og hjemmesider Faglige sp. Hjemmesider Arkiv Diverse Vintertrafik.dk Vintertrafik.dk og de emneansvarlige håndterer henvendelserne hurtigst muligt, dog kun inden for almindelig åbningstid. Der skal derfor opsættes et autosvar på vintertrafik.dk's postkasse, der orienterer borgerne om, at deres henvendelse er modtaget. Autosvaret skal være betinget, således at mails fra interne vd-adresser ikke modtager et autosvar. For en uddybning henvises til dokumentet Håndtering af borgerhenvendelser vedr. vinter (Spørgsmål og besvarelser arkiveres i 360 under projekt nr VIN-info-presse-Vintertrafik- Borgerhenvendelser.besvarelser i 360?) 7.7 MINISTERBESVARELSER Alle henvendelser fra transportministeren/transportministeriet modtages af Vejdirektoratets kvalitetsteam i Direktionsdirektoratet. Henvendelsen journaliseres af Driftsområdets sekretariat i ESDHsystemet, hvorefter sagen behandles af relevante medarbejdere i den strategiske vintertjeneste. (Evt. link til procedure) Efter endt behandling sikrer kvalitetsteam i Direktionsdirektoratet journalisering af sagen, og svar fremsendes til transportministeren/transportministeriet. Transportministeren/Transportministeriet kvitterer for svar til kvalitetsteamet i Direktionsdirektoratet, der journaliserer kvitteringen sammen med sagen og videresender kvitteringen til Driftsområdets sekretariat og sagsbehandleren.

51 51 af SYSTEMER OG TEKNOLOGI 89 BESLUTNINGSVÆRKTØJER, STYRING OG INFORMATION KAPITELINFORMATION Vejdirektoratets Vintertjeneste er i høj grad baseret på data leveret af Vejdirektoratets vintersystemer. Vintersystemerne er bl.a. forudsætningen for, at de aktiviteter, der igangsættes saltning, snerydning etc. igangsættes på de rigtige tidspunkter og med den korrekte indsats. Det er derfor vigtigt, at den teknologi og de systemer, der skal understøtte beslutningerne, kontinuerligt udbygges og forbedres. Der benyttes primært tre systemer, som beslutningsværktøj, styring og informationssted. Det er Vinterman, VejVejr og vintertrafik.dk. Nærværende dokument beskriver opgaveområdet vedrørende systemer og teknologi. Dokumentejerskab Fagkoordinator, Strategisk Vintertjeneste Seneste opdatering FEK juni 2013 Status Afventer godkendelse ORGANISERING OG ROLLEFORDELING Det overordnede ansvar for systemer og teknologi er placeret i den strategiske vintertjeneste. Herudover indgår en række af vintertjenestens øvrige aktører, jf. nedenstående oversigt. Aktør Leder af vintercentral (fagkoordinator, Operativ Vintertjeneste) Fagkoordinator, Strategisk Vintertjeneste Relevante opgavekoordinatorer Vintervagterne Rolle Sikring af, at vintervagterne har den nødvendige uddannelse til at anvende relevante systemer Ansvar for drift og udvikling af vintersystemerne Udarbejdelse af strategi for og udvikling af kursusprogrammer i relevante systemer Formand for Vinterudvalget samt de tilhørende arbejdsgrupper omkring systemerne Ansvar for opdatering af egne datagrupper i Vinterman. Selve opdateringen sker typisk i samarbejde med vintervagterne. Opdatering af stamdata i Vinterman Superbrugere i vintersystemerne Deltager i relevante grupper under Vinterudvalget ÅRSHJUL Arbejdet med systemer og teknologi indebærer en lang række tilbagevendende opgaver hen over året. Disse opgaver er beskrevet i overbliksform nedenfor.

52 52 af 128 Det er opgavekoordinatorens ansvar, at disse opgaver udføres i henhold til de angivne tidsfrister og i den rette kvalitet. Tidspunkt Opgave Udførende Augustseptember Opdatering af alle datagrupper i Vinterman Vintervagter, opgavekoordinatorer April Årligt brugerseminar omkring VejVejr DUG April/maj Årligt brugerseminar omkring Vinterman Vinterman-gruppen Medio september Årets udgave af VejVejr sættes i drift DUG Medio september Årets udgave af Vinterman sættes i drift Vinterman-gruppen 1. oktober Årets udgave af vintertrafik.dk sættes i drift Vinterinformationsgruppen VINTERSYSTEMER Nedenfor beskrives de tre primære it-systemer til beslutningsværktøj og styring. vej-, vejr- og trafikområdet. Derudover beskrives ansvaret for udvikling, administration og teknisk drift VINTERMAN Vinterman er et system til administration af vintertjenesten og til den praktiske gennemførelse af udkald. Vinterman indeholder stamoplysninger om bl.a. entreprenører, vagtplaner, prislister og ruter. Disse stamoplysninger anvendes i forbindelse med udkald. Her oprettes handlingsplaner i Vinterman, og de relevante entreprenører og læssevagter kaldes ud via en udkaldsrobot, der trækker på de angivne stamoplysninger. I forbindelse med udkald anvendes Vinterman også til at afsende meldinger om aktiviteter og føre. Meldingerne kan sendes til f.eks. medier, politi og internet ( På denne baggrund giver systemet dokumentation for udførte handlinger, hvilket bl.a. kan anvendes i forbindelse med erfaringsopsamling, evaluering eller erstatningssager. Det er Vejdirektoratet som ejer systemet. Vinterman-systemet findes i tre versioner: Vinterman: Den samlede pakke, som består af dataopsamling, en styrings- og administrationsdel samt en meldingsdel. Vinterman Light: Her får brugeren adgang til dataopsamlings- og meldingsdelen af den samlede Vinterman-pakke. Vinterman Melding: Her får brugeren meldingsdelen, hvor der kan sendes meldinger om aktiviteter og føre. Delen indeholder aktivitetskort og meldingsskema. Vejdirektoratet anvender den komplette udgave af Vinterman.

53 53 af VEJVEJR VejVejr er et landsdækkende internetbaseret varslingssystem, der er målrettet til at yde en præventiv indsats over for glatte veje. VejVejr er udviklet af Danmarks Meteorologiske Institut (DMI) i samarbejde med Vejdirektoratet, kommuner og Sund & Bælt. Det er Vejdirektoratet, der ejer systemet. I VejVejr kan man bl.a. se: Overbliksbillede af den aktuelle situation samt den forventede udvikling de næste 24 timer. Områdeudsigter, der udarbejdes time for time i et skema og viser, hvordan udviklingen forventes at blive. Ved brug af alarmkategorier med farveindikator får man vist vejprognosen for den station i området, der har den højeste alarmstatus til det pågældende tidspunkt. Vagthavende meteorolog ved DMI har mulighed for at angive kommentarer til de enkelte vejrområder. Stationsdatabilledet, der viser detaljerede observationer og prognoser for de enkelte glatførestationer. Her vises observationer fra de sidste tre timer samt prognose for de næste 24 timer. Der udsendes en ny prognose en gang i timen. Der opdateres med nedbørsbilleder fra DMI's radarnet hvert tiende minut. Ud over et landsdækkende billede kan man vælge at se på data fra de enkelte radarer. Der foretages en tolkning af nedbørtypen, så man kan se, om der er tale om regn, slud eller sne. Skybilleder, der vises fra satellit i høj opløsning. Billederne opdateres hvert 15. minut. Det er muligt at se, hvilken type af skyer der optræder over landet, samt hvor udbredt skydækket er VINTERTRAFIK.DK Vintertrafik.dk udgør vinterdelen af trafikken.dk. Siden er lukket for meldinger i sommerhalvåret og åbner/opdateres den 1. oktober til den 30. april. På vintertrafik.dk er det muligt for borgerne bl.a. at følge med i trafikoplysninger, vindforhold, glatførevarsler samt seneste saltning på veje og cykelstier. Desuden kan brugerne her tilgå live optagelser fra webkameraer i hele landet. Endelig indeholder siden adgang til statistikker over antal udkald, saltforbrug og omfanget af snerydning. Derudover udvikles pt. på en App-facilitet UDVIKLING, ADMINISTRATION OG TEKNISK DRIFT Systemernes generelle udvikling og drift styres af tre arbejdsgrupper under Vinterudvalget: DUG har ansvaret for den fortsatte udvikling og drift af VejVejr Vinterman-arbejdsgruppen har ansvaret for den fortsatte udvikling og drift af Vinterman Vinterinformationsgruppen har ansvaret for den fortsatte udvikling og drift af vintertrafik.dk Den Strategiske Vintertjeneste har formandskabet i såvel Vinterudvalget som de tre arbejdsgrupper; Udvikling, drift og support af systemerne er jævnligt i udbud og varetages p.t. (2013) af DMI og Bocons. Se skemaet nedenfor for yderligere overblik (skal det med?).

54 54 af 128 System Ejerskab Udvikling og administration Vinterman Vejdirektoratet/Strategisk Freddy Knudsen Vintertjeneste (p.t. Bo- cons) VejVejr Vejdirektoratet/Strategisk Freddy Knudsen Vintertjeneste (p.t. DMI) Vintertrafik.dk Vejdirektoratet/Strategisk Vintertjeneste Freddy Knudsen (p.t. Bocons+DMI) Drift Freddy Knudsen (p.t. Bocons) Freddy Knudsen (p.t. DMI) Freddy Knudsen (p.t. DMI+Bocons) Teknisk support (p.t. Bocons) P.t. DMI (p.t. Bocons) Bruger support (p.t. Bocons) P.t. DMI (p.t. Bocons) ØVRIGE SYSTEMER Vejsektoren.dk anvendes til præsentation af såvel systemerne som referater og andre projektdokumenter fra arbejdsgrupperne. Det samlede materiale findes under [Drift] og [Vintertjeneste] på: Al sagsbehandlingsmateriale og øvrig dokumentation i forbindelse med vintertjenesten skal journaliseres i 360. Det er den enkelte medarbejders ansvar, at materialet bliver arkiveret. Læs mere om 360 på VD SAP SAP benyttes af Vejdirektoratet og således også af vintertjenesten til økonomistyring og timeregistrering PRESSEMAN Presseman anvendes til registrering af hovedparten alle pressehenvendelser. De to fagkoordinatorer samt driftsafdelingslederen i Aalborg vil af og til skulle håndtere pressehenvendelser IV-OPGAVER VEDRØRENDE VINTERSYSTEMERNE Såvel VejVejr som Vinterman anvendes af Vejdirektoratet samt et antal kommuner. Vejdirektoratet er den overordnede systemejer, mens kommunerne kan købe adgang til systemerne mod en årlig licens. Af samme årsag er kommunerne også repræsenteret i de arbejdsgrupper, der håndterer systemernes fortsatte udvikling. Økonomisk set er det et IV-mål, at kommunerne dækker ca. halvdelen af omkostningerne til drift og udvikling af vintersystemerne.

55 55 af BRUGERUDDANNELSE Brugeruddannelse vedrørende vintertjenestens systemer arrangeres i regi af VEJ-EU. VEJ-EU er en forening, hvis formål er at udvikle og fremme den vej- og trafikfaglige viden og udvikling i Danmark gennem uddannelsestilbud, seminarer og andre faglige aktiviteter. Foreningen yder støtte til studerende i vej- og trafikfagene ved uddannelsesinstitutionerne. VEJ-EU henvender sig til alle, der ønsker at dygtiggøre sig inden for det vej- og trafikfaglige område. Gennem VEJ-EU tilbydes følgende typer kurser omkring brug af systemerne: Glatførevarsling samt videregående glatførevarsling. Glatførevarslingskurset giver en generel introduktion til VejVejr og de meteorologiske begreber bag systemet. Det videregående kursus er rettet mod brugere, der har erfaring med glatførevarslingssystemet og ønsker at lære yderligere. Vinterman samt Vinterman videregående. Vinterman-kurset er rettet mod den generelle brug af systemet som vagt. Vinterman videregående er rettet mod folk, der kender Vinterman rent vagtmæssigt, men som skal arbejde med opsætning af systemet. Brush-up kurser, hvor erfarne vintervagter får en genopfriskning omkring glatførevarsling og tilsvarende med Vinterman. Ud over disse kurser tilbydes der også et generelt kursus omkring vintertjeneste, herunder lovgrundlag, planlægning og udførelse. For yderligere information om kurserne henvises til VEJ-EU på

56 56 af GLATFØREVARSLINGSSTATIONER OG WEBKAMERAER KAPITELINFORMATION I forbindelse med udkald til vintertjeneste anvendes en række glatførevarslingsstationer og webkameraer. Disse bidrager med viden om vej- og vejrsituationen og er helt afgørende i forbindelse med vurderingen af behovet for udkaldsindsats. Data fra glatførevarslingsstationer og webkameraer præsenteres bl.a. i VejVejr. Nærværende dokument beskriver opgaveområdet vedrørende glatførevarslingsstationer og webkameraer. Dokumentejerskab Fagkoordinator, Strategisk Vintertjeneste Seneste opdatering CKK 5. juli 2013 Status Afventer godkendelse ORGANISERING OG ROLLEFORDELING Det overordnede ansvar for glatførevarslingsstationer og webkameraer er placeret i den strategiske vintertjeneste. Herudover indgår en række øvrige aktører, jf. nedenstående oversigt. Aktør Opgavekoordinator, glatførevarslingsstationer og webkameraer Rolle Overordnet styring og koordination af området Udarbejdelse af bidrag til budget inden for opgaveområdet og sikring af løbende opfølgning på økonomien Opfølgning på strategi vedrørende glatførevarslingsstationer og webkameraer. Bestilling af nye glatførevarslingsstationer og webkameraer (jf. procesbeskrivelser) Koordination af behov for webkameraer med øvrige afdelinger i Vejdirektoratet Eventuel koordination med kommuner i forhold til opsætning af glatførevarslingsstationer og webkameraer Bestilling af isbilmålinger og koordination med Vejteknisk Område vedrørende Vejteknisk Område gennemførelse af isbilmålinger Entreprisestyring af Vejteknisk Område Gennemførelse af miniudbud vedrørende indkøb af glatførevarslingsstationer og webkameraer Koordination med anlægsområdet vedrørende etablering af glatførevarslingsstation og webkameraer på ny vej Koordination med øvrige enheder i Vejdirektoratet i forbindelse med slidlagsarbejder

57 57 af 128 Aktør Fagkoordinator, Strategisk Vintertjeneste Fagkoordinator, Operativ Vintertjeneste Vintercentralen Vejteknisk Område DMI Rolle Udarbejdelse af indstilling vedrørende indkøb af glatførevarslingsstationer og webkameraer i henhold til indgåede rammeaftaler Sikring af etablering og vedligeholdelse af database i Vinterman Opdatering af data i database for glatførevarslingsstationer og webkameraer i Vinterman (opfølgning på Vejteknisk Område) Vedligeholdelse af vinterhåndbog (se kapitel 9 vedrørende glatførevarslingsstationer og webkameraer) Udarbejdelse og vedligeholdelse af relevante procesbeskrivelser og instrukser Deltagelse i udviklingsprojekter vedrørende glatførevarslingsstationer og webkameraer, herunder DUG Godkendelse af input til budget inden for de enkelte opgaveområder og udarbejdelse af et samlet budgetinput for den strategiske vintertjeneste Gennemførelse af udbud af rammeaftaler Godkendelse af indstilling fra opgavekoordinator vedrørende indkøb af glatførevarslingsstationer og webkameraer Behovsopgørelser vedrørende nye glatførevarslingsstationer og webkameraer Fejlmelding af glatførevarslingsstationer og webkameraer, jf. procesbeskrivelser Løbende kontrolmåling og servicering af glatførevarslingsstationer Gennemførelse af skyggemålinger Håndtering af fejlmeldinger og fejlrettelse af glatførevarslingsstationer og webkameraer Eventuelt stop af glatførevarslingsstationer i forbindelse med konstatering af fejl Etablering og nedtagning af stationer Gennemførelse af isbilmålinger efter bestilling fra opgavekoordinator. Sparring vedrørende placering af glatførevarslingsstationer Løbende opdatering af data i databasen i Vinterman Håndtering af afregning til eksterne leverandører (f.eks. el, telefon, udstyr m.v.) Integration af glatførevarslingsstationer i VejVejr Opstart og stop af glatførevarslingsstationer i VejVejr i forbindelse med etablering og fejlrettelse Vurdering af validiteten af data fra glatførevarslingsstationer Tolkning af skyggemålinger (fotos fra Vejteknisk Område)

58 58 af ÅRSHJUL Arbejdet med glatførevarslingsstationer og webkameraer indebærer en lang række tilbagevendende opgaver hen over året. Disse opgaver er beskrevet i overbliksform nedenfor. Det er opgavekoordinatorens ansvar, at disse opgaver udføres i henhold til de angivne tidsfrister og i den rette kvalitet. Tidspunkt Opgave Udførende Oktober Bestilling af isbilmålinger Opgavekoordinator Marts Februar Udarbejdelse af behovsopgørelse for nye glatførevarslingsstationer Vintercentralen Februar Udarbejdelse af behovsopgørelse for nye webkameraer Vintercentralen Februar Koordination af behov for webkameraer med øvrige Opgavekoordinator afdelinger i Vejdirektoratet Februar Indstilling til køb af glatførevarslingsstationer og Opgavekoordinator webkameraer til fagkoordinatorens godkendelse Marts Bestilling af nye glatførevarslingsstationer Opgavekoordinator Marts Bestilling af nye webkameraer Opgavekoordinator Marts Gennemførelse af isbilmålinger Vejteknisk Område Marts Revision af placering af eksisterende glatførevarslingsstationer Opgavekoordinator August Udarbejdelse af budgetinput Opgavekoordinator September Installation af nye glatførevarslingsstationer inden Vejteknisk Område sæsonstart September Installation af nye webkameraer inden sæsonstart Vejteknisk Område September Gennemførelse af kontrolmåling/servicering af glatførevarslingsstationer Vejteknisk Område inden sæsonstart September Bestilling af isbilmålinger Opgavekoordinator September Årlig gennemgang af Lenel-systemet og integration Opgavekoordinator af relevante webkameraer i VejVejr Oktober Miniudbud af glatførevarslingsstationer og webkameraer Opgavekoordinator Løbende Opdatering af databasen i Vinterman Vejteknisk Område GENERELT Vintertjenesten anvender data fra glatførevarslingsstationer og webkameraer som beslutningsgrundlag ved overvågning og udkald. Vejdirektoratet ejer selv de glatførevarslingsstationer og webkameraer, der er placeret på statsvejnettet. Derudover har Vintertjenesten adgang til yderligere glatførevarslingsstationer og webkameraer, som ejes af eksterne parter, bl.a. kommunerne. Data fra såvel Vejdirektoratets eget udstyr som data fra eksterne parters udstyr tilgås primært via VejVejr.

59 59 af 128 På nuværende tidspunkt er data fra ca. 350 glatførevarslingsstationer og ca. 100 webkameraer integreret i VejVejr. Hvert år opsættes et antal nye glatførevarslingsstationer og webkameraer. Udstyret opsættes i praksis af Vejteknisk Område på baggrund af bestillinger fra vintertjenesten UDBUD OG INDKØB?? Vejteknisk Område står for indkøb af Vejdirektoratets glatførevarslingsstationer og webkameraer. Det sker via offentligt udbudte rammeaftaler og efterfølgende miniudbud. ER DETTE LAVET OM? Den overordnede proces omkring indkøb af glatførevarslingsstationer og webkameraer er beskrevet nedenfor. Indkøb, opsætning og servicering af glatførevarslingsstationer og webkameraer ejet af eksterne parter, eksempelvis kommunerne, varetages tillige ofte af Vejteknisk Område INDKØB AF GLATFØREVARSLINGSSTATIONER (REVIDERES NÅR AFTALEN MED VO FORELIGGER REVISION PÅGÅR). Såfremt der opstår ønsker/behov i Vintercentralen for en ny station, drøfter opgavekoordinatoren mulige løsninger med Vejteknisk Område. Som udgangspunkt udarbejdes årligt en behovsopgørelse i forbindelse med sæsonafslutningen, men indkøb kan dog også foretages i forbindelse med akutte behov. Beslutning om, hvilken løsning og leverandør der skal anvendes, afhænger bl.a. af de aktuelle rammeaftaler, som Vejdirektoratet har indgået med leverandører af glatførevarslingsstationer. De konkrete rammeaftaler kan tilgås her. Link virker ikke! Når stationen er indkøbt og opsat, oprettes den i databasen i Vinterman af Vejteknisk Område, og supplerende information lægges ind i VejVejr af meteorologileverandøren, således at data fra stationen kan tilgås i systemerne INDKØB AF WEBKAMERAER (REVIDERES NÅR AFTALEN MED VO FORELIGGER REVISION PÅGÅR). Behovet for et nyt webkamera kan opstå hos de forskellige brugere, herunder T.I.C., vintertjenesten eller Kommunikationsområdet. Sammen med opgavekoordinatoren drøfter Vejteknisk Område antal kameraer og type af kamera samt mast, der skal til for at dække behovet. Vurderingen beror på information om opsætningssted og en behovsopgørelse.

60 60 af 128 Kameraer indkøbes og opsættes af Vejteknisk Område. Når kameraet er indkøbt og sat op, opretter Vejteknisk Område det nye kamera i databasen i Vinterman. Meteorologileverandøren opretter kameraet i VejVejr SERVICEAFTALE MED VEJTEKNISK OMRÅDE (REVIDERES NÅR AFTALEN FORELIGGER REVISION AF AFTALEN PÅGÅR) Vejteknisk Område (VO-LAB) står for servicering og reparation af glatførevarslingsstationer og webkameraer på statsvejene samt for servicering på en række andre vejbestyrelsers veje. I forhold til Vejdirektoratets udstyr er indgået en serviceaftale med Vejteknisk Område. Serviceaftalen omfatter følgende ydelser: Kontrolmåling Fejlrettelse Etablering af nye stationer Nedtagning af gamle stationer Vejdirektoratets serviceaftale med Vejteknisk Område kan tilgås her. Link virker ikke. Desuden er der udarbejdet en række detaljerede procesbeskrivelser for såvel glatførevarslingsstationer som webkameraer. Processerne gennemgås i det følgende på overordnet plan. For en detaljeret beskrivelse henvises til følgende link. Link virker ikke! KONTROLMÅLINGER PÅ GLATFØREVARSLINGSSTATIONER En gang årligt gennemføres eftersyn af alle Vejdirektoratets glatførevarslingsstationer. Eftersynet gennemføres af Vejteknisk Område (VO-LAB). Eftersynet udføres senest den 1. oktober for Fiskebækbroen og Svingbroen og senest den 15. oktober for de resterende stationer FEJLMELDING AF UDSTYR Fejl i glatførevarslingsstationer og webkameraer kan opdages af forskellige parter. Den kan opdages af Vejteknisk Område, eksterne stationsejere, T.I.C., DRI-KOOR, meteorologileverandøren og vintervagterne eller i forbindelse med kontrolmålinger. For indeværende håndteres fejlmelding af udstyr manuelt. Alle fejlmeldinger sendes pr. mail til [email protected], som administreres af Vejteknisk Område. Vejteknisk Område skal inden for et døgn sende en kvittering for modtagelse af fejlmeldingen. Samtidig angiver VI den forventede tid til udbedring af den konstaterede fejl.

61 61 af 128 Under normale omstændigheder vil udbedringstiden maks. være tre arbejdsdage; hertil kan komme ventetid i forbindelse med rådighedstilladelse eller på grund af vejrlig, der ikke tillader arbejdet. Ved fejlmelding på glatførevarslingsstationer stopper Vejteknisk Område manuelt stationen i VejVejr, og DMI orienteres herom. Når fejlrettelse er gennemført på stationen, ændrer Vejteknisk Område manuelt status i VejVejr. Vejteknisk Område melder stationen klar og sender notifikation om klarmelding via mail til stationsejer og Vintercentralen. Ved fejlmelding af webkameraer sender Vejdirektoratet en til fejlmelder og stationsejer. Herudover notificeres T.I.C. og Vintercentralen via om, at fejlrettelse er påbegyndt. Nå kameraet er klar igen, orienteres vintervagter, kameraejer og T.I.C. En mere detaljeret beskrivelse af vintervagtens rolle i forbindelse med fejlmelding er beskrevet i følgende instruks: Fejlmelding af glatførevarslingsstation og webkameraer. Link virker ikke! ISBILMÅLINGER Glatførevarslingsstationer skal så vidt muligt placeres de steder på vejnettet, hvor der først opstår glatføresituationer, såkaldte "hvide pletter". Til lokalisering af "hvide pletter" har Vejdirektoratet udviklet et mobilt måleudstyr, som monteres på en bil (isbilen). Måling af "hvide pletter" foretages af Vejteknisk Institut. Samtlige ruter skal gennemkøres hvert tredje år DATABASEN I VINTERMAN Alle relevante data vedrørende glatførevarslingssystemer og webkameraer registreres og vedligeholdes i Vinterman. Databasen giver bl.a. overblik over: Geografisk placering af stationer og webkameraer Grunddata om stationer og webkameraer Status på fejlmeldinger Status på fejlrettelse, herunder forventet klarmeldingstidspunkt Data i Vinterman vedligeholdes løbende af Vejteknisk Område.

62 62 af UDVIKLINGSOPGAVER OG SAMARBEJDSFORA KAPITELINFORMATION Nærværende dokument beskriver opgaveområdet vedrørende udviklingsopgaver og samarbejdsfora. Dokumentejerskab Fagkoordinator, Strategisk Vintertjeneste Seneste opdatering TIDA juni 2013 Status Afventer godkendelse GENERELT Vejdirektoratet tilstræber løbende at effektivisere og miljøoptimere vintertjenesten. Det gøres at videreudvikle materiel og metoder, og ikke mindst ved nationalt og internationalt samarbejde og videndeling ORGANISERING OG ROLLEFORDELING Det overordnede ansvar for udviklingsopgaver og samarbejdsfora er placeret i den strategiske vintertjeneste. Samarbejdsparternes roller er beskrevet i afsnittene nedenfor VINTERUDVALGET Vinterudvalget er nedsat på tværs af landet vejmyndigheder. Vinterudvalget har til formål at koordinere og inspirere til et fælles grundlag for udførelse af vintertjenesten for vejbestyrelserne i Danmark. Udvalget skal samle erfaringer fra vejbestyrelsernes vinterindsats, vurdere og informere om mulighederne for at forbedre vintertjenesten ved anvendelse af bedre beslutningsgrundlag, bedre trafikant- og borgerinformation, nye udførelsesmetoder eller anden udvikling, der fremmer sikkerhed og fremkommelighed på vejnettet under hensyntagen til miljø og økonomi. Læs mere om Vinterudvalget på Vejdirektoratet.dk Vinterudvalget har nedsat en række ad hoc arbejdsgrupper, Nedenstående findes en kort beskrivelse af de enkelte grupper DUG DUG: "Drifts- og Udviklingsgruppen for Glatførevarslingssystemet". Gruppen har til formål at sikre en optimal drift af glatførevarslingssystemet (VejVejr). Desuden skal gruppen samle erfaringer, tage initiativ til og koordinere en fortsat videreudvikling af systemet til gavn for alle vejbestyrelser samt øvrige interessenter i Danmark.

63 63 af 128 Læs mere om DUG på Vejdirektoratet.dk VINTERMAN-GRUPPEN Vinterman er udviklet i fællesskab af Vejdirektoratet og vejmyndigheder landet over. Systemet bruges til administration og styring af vintertjenesten. Vinterman anvendes, efter der er truffet beslutning om saltning eller snerydning. Systemet hjælper med iværksættelse, styring, overvågning og opfølgning på alle de udførte aktiviteter. Vinterman indeholder desuden funktionalitet til at sikre kvaliteten i indsatsen og giver samtidig et godt datagrundlag til dokumentation af de udførte aktiviteter samt afregning overfor entreprenører. Under Vinterman-gruppen arbejdes pt. med to udviklingsprojekter Strækningsprognoser Ved brug af strækningsprognoser er det muligt at forudsige vejenes temperatur, således at der kan saltes fleksibelt over en vejstrækning. I dag vurderes vejtilstanden bl.a. ud fra data fra glatførevarslingsstationer. Selv om der er opstillet mange glatførevarslingsstationer langs vejene i Danmark, er der stadig en stor variation af vejens temperatur over en given strækning. Med strækningsprognoser bliver den variation kendt, og dermed kan der saltes som funktion af temperaturen ved hjælp af GPS-styret spredning. GPS-styret spredning Ved GPS-styret spredning opnås en præcis saltspredning, således at saltet spredes, hvor det nu har sit formål. Der arbejdes med en optimering af dataoverførslerne. Der er udviklet en metode til test af saltspredere med GPS-styret spredning. Læs mere om Vinterman gruppen på Vejdirektoratet.dk VINTERINFORMATIONSGRUPPEN Vinterinformationsgruppen står for præsentationen af vintermeldinger på vintertrafik.dk samt sikrer præsentationen af informationsmateriale til presse, borgere og branchen om vinterrelaterede forhold. Læs mere om Vinterinformationsgruppen på Vejdirektoratet.dk SPREDERUDVIKLINGSGRUPPEN SUG: (Salt)Sprederudviklingsgruppen. Denne arbejdsgruppe har til opgave at opstille ønsker og krav til spredere af salt og væsker for optimering af glatføre-bekæmpelsen. (Der er ikke henvisning, da gruppen ikke har udarbejdet kommissorium forventes færdig i oktober 2013).

64 64 af STRATEGI- OG ØKONOMIGRUPPEN Strategi- og økonomigruppen varetager forhold vedrørende vintertjenestens strategi og økonomi, herunder ajourføring af strategi og servicemål ved behov, udarbejdelse af definitioner samt indhentning og udgivelse af nøgletal, prissætning af de enkelte vintervejklasser, diverse statistiske opgørelser og lignende. Læs mere om Strategi- og økonomigruppen på Vejdirektoratet.dk PLANLÆGNINGS- OG UDDANNELSESGRUPPEN Planlægnings- og uddannelsesgruppen skal vurdere behov for udarbejdelse af fælles materiale for planlægning med nødvendige beskrivelser samt vurdere behov for supplerende uddannelse for alle deltagere i vintertjenesten (AMU, VEJ-EU, Vejtilsyn og lignende). I foråret 2012 blev det besluttet i Vinterudvalget at gruppen skulle opdeles i to enheder. Planlægningsdelen fortsætter med at udarbejde vejledning planlægning af vintertjeneste. Uddannelsesdelen. Starter op på ny november Læs mere om planlægnings og uddannelses grupperne på Vejdirektoratet.dk PLOVGRUPPEN Plov- og stigruppen skal tage initiativ til udvikling af metoder for og udstyr til snerydning på kørebaner samt vintertjeneste på stier. (Skrives færdig i efteråret 2013) TØMIDDELGRUPPEN (Skrives senere) VEJREGELRÅDET Vejregelrådet er nedsat af Vejdirektoratet med henblik på at bistå Transportministeren med udarbejdelse af regler og normer m.v. i henhold til vejlovens 6. Vejregelrådet er et forum, der har til formål: At rådgive Vejdirektoratet med hensyn til vejregelarbejdet At sikre, at vejbestyrelserne har det nødvendige værktøj i form af regler, vejledninger og eksempler til udformning og indretning af et trafiksikkert, miljøvenligt, fremkommeligt og æstetisk tilfredsstillende vej- og stinet At sikre bred opbakning til vejreglerne hos vejsektorens interessenter. Udkast til nye vejregler/håndbøger vedr. vintertjenesten, drøftes og koordineres med Vinterudvalget.

65 65 af 128 Læs mere om Vejregelrådet på Vejdirektoratet.dk KOMMUNEVINTERNETVÆRK Vejdirektoratet gennemfører en række netværksmøder med landets kommuner. Kommunevinternetværksmøderne har bl.a. følgende formål: Gensidig orientering Styrkelse af netværksrelationer inden for vintertjenesten med vægt på læring og videndeling Fremme af en fælles faglighed inden for vintertjenesten på tværs af alle vejbestyrelser. Der afholdes selvstændige kommunevinternetværksmøder i geografisk opdelte områder. Der deltager repræsentant for de deltagende kommuner og der deltager relevante personer fra Vejdirektoratet. Der afholdes to møder om året. Et ved sæsonstart (oktober/november) og et ved sæsonafslutning (april/maj). Vejdirektoratet, ved de to fagkoordinatorer, er overordnet ansvarlige for mødernes afholdelse. Strategisk Vintertjeneste står for det praktiske i forhold til mødernes planlægning og afholdelse. Læs mere om kommunesamarbejde og netværksmøder på Vejdirektoratet.dk INTERNATIONALE FORA Vejdirektoratet er med til at sikre, at dansk viden om veje, trafik og transport bliver tilgængelig for alle interessenter i den internationale vejsektor. Derfor deltager Vejdirektoratet aktivt i forskellige internationale fora. Nedenstående findes en kort introduktion til de væsentligste internationale fora NVF NORDISK VEJ FORUM/NORDISK GRUPPE FOR VINTERTJENESTE NVF's rolle er at udgøre en platform for kendskabs- og informationsudveksling mellem nordiske kolleger inden for NVF og dertil at sprede information til hele vejsektoren i Norden. For en uddybende beskrivelse af NVF henvises til Vejdirektoratet deltager i de koordinerende aktiviteter under NVF, der har over 800 aktive medlemmer. Det vigtigste arbejde foregår i udvalgene. Under udvalget for drift og vedligehold er vinterdrift i perioden udvalgt som et af 3 særlige projektområder.

66 66 af 128 Projektet vedrørende vinterdrift skal udveksle information og erfaringer om vinterdrift og vinterdriftsprojekter mellem de nordiske lande. Dette gøres ved præsentationer på møder og ved gennemførelse af seminarer vedrørende udvalgte emner som eksempelvis: Organisering af vinterdrift, omkostninger, standardkrav Specielle problemstillinger knyttet til vinterdrift Pågående FOU-projekter og andre aktiviteter, som er relevante i forhold til vinterdrift. For en uddybning af aktiviteterne i projektet henvises til projekter PIARC PERMANENT INTERNATIONAL ASSOCIATION ROAD CONGRESS PIARC er en upolitisk og non-profit forening, der har rådgivende status over for FN's økonomiske og sociale råd. PIARC vil være verdens førende inden for udveksling af viden om veje og vejtransportpolitik og praksis inden for et integreret bæredygtigt transportsystem. Der henvises desuden til COST EUROPEAN COOPERATION IN SCIENCE AND TECHNOLOGY COST er en mellemstatslig ramme for europæisk samarbejde inden for videnskab og teknologi, der gør koordinering af nationalt finansieret forskning på europæisk plan mulig. COST bidrager til at reducere fragmenteringen inden for europæisk forskning og investering samt for åbning af det europæiske forskningsrum til samarbejdet i hele verden. Vejdirektoratet samarbejder med COST på ad hoc-basis. Der henvises desuden til S-I-R-W-E-C STANDING INTERNATIONAL ROAD WEATHER COMMISSION S-I-R-W-E-C eksisterer for at tilskynde meteorologer, vejingeniører og andre, der er interesseret i vej- /vejrproblemer, til at udveksle ideer, der kan medvirke til at gøre vores veje mere sikre at køre på i al slags vejr. Vejdirektoratet samarbejder fast med S-I-R-W-E-C. Vejdirektoratet v/fagkoordinator for Strategisk Vintertjeneste og DMI deltager fast i gruppen. Der henvises desuden til

67 67 af CEN THE EUROPEAN COMMITTEE FOR STANDARDIZATION The European Committee for Standardization eller Comité Européen de Normalisation (CEN) er en non-profit organisation, hvis mission er at fremme den europæiske økonomi i den globale handel, den europæiske borgers velfærd samt miljøet ved at sikre en effektiv infrastruktur til interesserede parter om udvikling, vedligeholdelse og distribution af sammenhængende sæt af standarder og specifikationer. Strategisk Vintertjeneste samarbejder med CEN med relevante spørgsmål på ad hoc-basis. Der henvises desuden til CEDR - CONFERENCE OF EUROPEAN DIRECTORS OF ROADS Foreningen har til formål at udvikle best practices på vejområdet og sætte en fælles vejfaglig dagsorden i dialog med bl.a. EU-kommissionen. CEDR gennemfører fælles projekter, videndeler og benchmarker. Det er et samarbejde, der genererer viden til Vejdirektoratet fra hele Europa. Vejdirektoratet er bredt repræsenteret i CEDR, lige fra styregrupper til tekniske grupper og som bestyrelsesmedlemmer i forskellige projekter, således også den Strategiske Vintertjenesten Målet for arbejdet i er udarbejdelse af rapport, som beskriver standarder, metoder, udstyr og materiel, der benyttes for en effektiv Vintertjeneste i de deltagne lande NORDFOU NordFoU er et samarbejde mellem de nationale nordiske vejdirektorater for at initialisere, finansiere og drive F & U-projekter. NordFoU skal drive og udvikle Forskning og udviklingsprojekter med hensyn til innovation, synergi og udvikling af nordiske FoU-miljøer til gavn for den nordiske vej- og trafiksystemer. Vejdirektoratet har i øjeblikket to projekter med i NordFoU: 1. Standardisering af metode til test af saltspredere. For at kunne minimere forbruget af salt er det vigtigt at have dokumenteret viden om saltspredernes kvalitet. Hvorledes fordeles saltet på tværs af vejen, og hvilken margen kan man regne med i forhold til teoretisk udspredning? Der er udviklet en standard for test af saltspredere, som kan dokumentere saltsprederens doserings- og spredekvalitet. Læs mere om projektet. 2. MORS (Modelling Residual Salt) Efter udspredning af salt på kørebanen vil saltet over en tidsperiode forsvinde væk fra vejoverfladen. Regnmængde, trafik, belægningens overflade, vind m.m. har indflydelse på restsaltmængden over tid.

68 68 af 128 Der arbejdes på at udvikle en model for udregning af restsaltmængden. Læs mere om projektet.

69 69 af BEREDSKABSKOORDINATION/POLITIET KAPITELINFORMATION Vejdirektoratets vintertjeneste samarbejder med politiet i en række sammenhænge. Der er ikke udarbejdet særlige beredskabsplaner for samarbejde med politiet i forhold til vintertjenesten, men der er indgået aftaler om principper for samarbejdet mellem Vejdirektoratet og Rigspolitiet. Den overordnede strategiske koordinering foregår i en styregruppe mellem Vejdirektoratet og Rigspolitiet. Beredskabskoordination i forhold til vintertjenesten følger i øvrigt Vejdirektoratets generelle beredskabskoordination, som varetages af fagkoordinatoren for beredskab. Nærværende dokument beskriver opgaveområdet vedrørende beredskabskoordination. Dokumentejerskab Fagkoordinator, Strategisk Vintertjeneste Seneste opdatering FEK, ILM 16.juli 2013 Status Afventer godkendelse ORGANISERING OG ROLLEFORDELING Det overordnede ansvar for vintertjenestens beredskabskoordination er placeret i den strategiske vintertjeneste. Vejdirektoratets overordnede beredskabskoordination er placeret hos fagkoordinatoren for beredskab. Herudover indgår en række øvrige aktører, jf. nedenstående oversigt. Aktør Fagkoordinator for beredskab Fagkoordinator, Strategisk Vintertjeneste Fagkoordinator, Operativ Vintertjeneste Vintercentral Lokale driftsafdelinger T.I.C. Rolle Overordnet styring og koordination af beredskabsområdet Koordination i forhold til Vejdirektoratets samlede beredskabssetup Koordination med Rigspolitiet og deltagelse i styregruppe Deltagelse i National Operativ Stab (NOST) Udarbejdelse af beredskabsaftaler og retningslinjer i vintertjenesten Operativ koordinering Udmøntning af anvisninger fra politiet via T.I.C. Deltagelse ved politiets nedsættelse af lokale beredskabsstab (LBS) Konkret dialog med politikredsene vedrørende beredskabet i udkaldssituationer

70 70 af VEJDIREKTORATETS BEREDSKABSKOORDINATION Beredskabskoordinationen mellem Vejdirektoratet og øvrige myndigheder er generelt forankret hos Vejdirektoratets fagkoordinator for beredskab. Desuden findes der i Vejdirektoratet en intern krisekommunikationsplan, som er udarbejdet af kommunikationsområdet KOORDINATION MED POLITIET VEDRØRENDE VINTER T.I.C. og Den Operative Vintertjeneste koordinerer indsatsen i samarbejde med politiet i en række sammenhænge. Der er indgået aftale med politiet omkring fjernelse af køretøjer, omprioritering af ressourcer og varsling/gensidig orientering STRATEGISK OG OPERATIV KOORDINATION Den overordnede strategiske koordination, herunder i forhold til udarbejdelse af retningslinjer, udvikling af beredskabssamarbejdet og lignende, sker i styregruppen mellem Rigspolitiet og Vejdirektoratet. I dette forum deltager Vejdirektoratets fagkoordinator for beredskab samt Rigspolitiet. Parterne deltager i øvrigt med relevant ledelsesmæssig repræsentation. Det påhviler parterne at sikre kommunikation og implementering i egen organisation af beslutninger truffet i dette forum. Den eksterne operative koordination i forbindelse med vintertjenesten foregår mellem T.I.C. og de 12 politikredse. Den interne operative koordination sker efterfølgende mellem T:I:C. og Vintercentralens medarbejdere AFSPÆRRING AF VEJE OG FJERNELSE AF KØRETØJER Politiet har kompetencer til at afspærre veje og fjerne køretøjer. Politiet skal om muligt koordinere afspærring af statsveje og fjernelse af køretøjer med Vejdirektoratet. Denne koordination skal tilsigte, at forhindringer for snerydningsarbejdet/saltningen minimeres. Vejdirektoratet kan anmode politiet om afspærring af vejstrækninger/fjernelse af køretøjer i tilfælde, hvor der kræves en særlig indsats fra Vejdirektoratet (eksempelvis ved behov for fjernelse af is med grader), eller hvor dette i øvrigt kan fremme Vejdirektoratets glatførebekæmpelse. Politiet skal i videst muligt omfang imødekomme en sådan anmodning OMPRIORITERING AF RESSOURCER Politiet er bemyndiget til at omprioritere Vejdirektoratets vinterentreprenører på statsvejnettet. Det kan eksempelvis være nødvendigt i tilfælde, hvor fremkommeligheden for beredskabskøretøjer skal sikres. Al sådan omprioritering koordineres via T.I.C. Politiet har således ikke direkte kommunikation til entreprenørerne på vejene. En sådan omprioritering kan endvidere som udgangspunkt alene ske på baggrund af en fælles vurdering af hensigtsmæssigheden af en sådan omprioritering.

71 71 af VARSLING (GENSIDIG ORIENTERING) Politikredsene skal varsle T.I.C. om følgende aktiviteter: Afspærring af veje (statsveje) Aktuelle indsatsområder Beslutninger vedrørende fjernelse af køretøjer T.I.C. varsler relevant politikreds om følgende aktiviteter: Relevante skift i vej- og vejrsituation Manglende mulighed for rydning af ruter Fastkørte køretøjer. Parterne orienterer i øvrigt hinanden om alle forhold, som vurderes relevante for samarbejdet. Det skal bemærkes, at det alene er politiet, der kan udstede anvisninger om udkørsel eksempelvis 'al unødvendig udkørsel frarådes'. I forbindelse med politiets udstedelse af anvisninger indarbejder T.I.C. sådanne anvisninger som en særmelding i meldingsdelen af Vintertrafik.dk.

72 72 af METEOROLOGI KAPITELINFORMATION Vintertjenesten er afhængig af valide informationer om vejrudviklingen i forbindelse med saltning og snerydning. Vintertjenesten har derfor et tæt samarbejde med interessenter omkring levering af data og om den fortløbende udvikling af de teknologier, der understøtter prognoser og data. Nærværende dokument beskriver opgaveområdet vedrørende meteorologi Dokumentejerskab Fagkoordinator, Strategisk Vintertjeneste Seneste opdatering FEK, juli 2013 Status Afventer godkendelse ORGANISERING OG ROLLEFORDELING Det overordnede ansvar for meteorologi i vintertjenesten er placeret i den strategiske vintertjeneste. Herudover indgår en række øvrige aktører, jf. nedenstående oversigt. Aktør Opgavekoordinator, meteorologi (fagkoordinator strategisk vintertjeneste) Fagkoordinator, Strategisk Vintertjeneste Fagkoordinator, Operativ Vintertjeneste Vintercentralen Rolle Overordnet koordination og styring af området Udarbejdelse af bidrag til budget inden for opgaveområdet og sikring af løbende opfølgning på økonomien Gennemførelse af evalueringer m.v. med meteorologileverandør Godkendelse af fakturaer for udviklingsopgaver Udbud af meteorologiydelser Entreprisestyring af meteorologileverandør Godkendelse af input til budget inden for opgaveområdet og udarbejdelse af samlet budgetinput for den operative vintertjeneste Daglig koordination med meteorologileverandør, herunder i forhold til tidspunkter for briefinger og lignende Gennemførelse af kick-off m.v. med meteorologileverandør Daglig styring og koordination af indsatsen i henhold til retningslinjer og instrukser udarbejdet af opgavekoordinator Indberetning af fejl på glatførevarslingsstationer og webkameraer Deltagelse i glatførebrugermøde ÅRSHJUL Arbejdet med meteorologi indebærer en række tilbagevendende opgaver hen over året. Disse opgaver er beskrevet i overbliksform nedenfor. Det er opgavekoordinatorens ansvar, at disse opgaver udføres i henhold til de angivne tidsfrister og i den rette kvalitet.

73 73 af 128 Tidspunkt Opgave Udførende April Afholdelse af glatførebrugermøde Meteorologileverandør Oktober-maj Løbende dialog med DMI vedr. meteorologiydelser Oggavekoordinator/DMI UDBUD AF METEOROLOGIYDELSER Vejdirektoratet, kommuner i Danmark, Sund & Bælt, danske lufthavne samt private aktører anvender glatføreprogrammet "VejVejr", som præsenterer glatføreprognoser og observationsdata til brug i forbindelse med glatførebekæmpelse. Prognoser og observationsdata præsenteres i VejVejr i perioden fra den 1. oktober til den 30. april. Drift og rådgivning omkring VejVejr udbydes i offentligt udbud. Udbuddet omfatter følgende ydelser: Levering af data og prognoser til VejVejr: o Drift og vedligeholdelse af VejVejr o Udarbejdelse af glatføreprognoser og vejrudsigter (se afsnit 12.6) o Præsentation af prognoser og vejrudsigter samt glatførevarslingsstations-, radar- og satellitdata i VejVejr. Videreudvikling af VejVejr: o Teknisk rådgivning med henblik på videreudvikling af glatføreprognoser og funktionaliteten af præsentationsprogrammet. Rådgivning: o Meteorologileverandøren yder rådgivning til Vintercentralen vedrørende tolkning af prognoser, vejrbilleder og lignende. Meteorologiydelser udbydes i EU-udbud, typisk for fire år ad gangen med mulighed for forlængelse i yderligere to år AKTUELLE AFTALER VEDRØRENDE METEOROLOG Der er for perioden den 1. oktober 2010 til den 30. september 2014 indgået aftale med DMI om leverance af meteorologiydelser til Vejdirektoratets vintertjeneste. Aftalen kan dog forlænges med yderligere 2 år DATA OG PROGNOSER VejVejr leverer en række forskellige oplysninger, der tilsammen bruges af vintervagterne som beslutningsgrundlag i forbindelse med beslutning om udkald. Følgende data og prognoser fremgår i VejVejr GLATFØREPROGNOSER I glatføreprognoserne forudsiges bl.a. lufttemperatur, dugpunkt, vejtemperatur, skydække, nedbør og vind for:

74 74 af 128 De ca. 400 glatførevarslingsstationer, der er placeret på udvalgte steder i landet De 18 vejrområder (for hvert område udarbejdes en områdeudsigt). I tilknytning til områdeudsigten produceres meteorologkommentarer. Kommentarer produceres i forbindelse med opdateringen af femtimers områdeprognoserne kl. 00, 01, 02, 03, 04, 05, 06, 09, 12, 15, 18, 20 og 22. Glatføreprognosen for hver enkel glatførevarslingsstation opdateres hver time VINDPROGNOSER 50 af de 400 glatførevarslingsstationer giver mulighed for vindmåling. Vindprognoserne opdateres hvert femte minut og angiver for hver glatførevarslingsstation dels en observation af vindforholdene de sidste tre timer, dels en prognose for vindforholdene de næste 36 timer VEJRUDSIGTER Vejrudsigter, der omfatter dels en otte døgns landsdækkende (Danmark) vejrudsigt, dels otte døgns regionale vejrudsigter for de otte regioner. Vejrudsigterne opdateres fire gange i døgnet NEDBØRS- OG SKYBILLEDER Hver tiende minut leveres redigerede radarbilleder, der viser nedbørstype og intensitet. Derudover vises hvert 15. minut skybilleder fra satellit, der angiver skytype og tæthed WEBKAMERAER På landsplan er der opstillet en lang række webkameraer. De viser aktuelle billeder, som vintervagterne bruger til at få et umiddelbart indtryk af vejrsituationen. Billederne opdateres ca. hvert minut TELEFONISK RÅDGIVNING Vintervagterne skal i forbindelse med overvågningen gennemføre tre faste briefinger med DMI i døgnet. Briefingen skal medvirke til, at vintervagten altid er opmærksom på de vejrforhold, der kan medføre glatte veje, og hvilke udviklinger der i den givne situation er særligt relevante at følge i VejVejr.

75 75 af 128 Herudover kan vintervagterne altid kontakte DMI, hvis vintervagterne er i tvivl om udviklingen i vejrsituationen. Da meteorologen er optaget af vejrudsigter, bør det tilstræbes, at der ringes i perioden kl. hel til kl. halv i nattetimerne. Se endvidere instruksen "Overvågning, herunder dialog med DMI" INSTRUKSER For at sikre ensartethed er der udarbejdet en instruks til vintervagter, der omhandler overvågningssituationen, herunder dialogen med DMI om vej- og vejrforholdene. Instruksen kan tilgås her: Overvågning, herunder dialog med DMI.

76 76 af VINTERCENTRAL ADMINISTRATIV DEL KAPITELINFORMATION Nærværende dokument beskriver opgaver i relation til Vintercentralen, som er af mere administrativ karakter. Opgaverne er forankret hos fagkoordinatoren for den operative vintertjeneste. Dokumentejerskab Fagkoordinator, Operativ Vintertjeneste Seneste opdatering ULMI, juli 2013 Status Afventer godkendelse ORGANISERING OG ROLLEFORDELING Det overordnede ansvar for de administrative opgaver i relation til Vintercentralen er placeret i den operative vintertjeneste. Herudover indgår en række af Vejdirektoratets og vintertjenestens øvrige aktører, jf. nedenstående oversigt. Aktør Rolle Leder af vintercentral Overordnet koordination og styring af området (fagkoordinator, Operativ Vintertjeneste) Udarbejdelse af bidrag til budget omkring Vintercentralen og sikring af løbende opfølgning på økonomien Godkendelse af input fra opgavekoordinatorer til budget inden for de operative opgaveområder og udarbejdelse af et samlet budgetinput for den operative vintertjeneste Udarbejdelse og vedligeholdelse af relevante instrukser Udarbejdelse og administration af vagtplaner Godkendelse af vagtbytte mellem vintervagterne Ansvar for gennemførelse af helbredstjek af vintervagter Planlægning og gennemførelse af kompetenceudvikling Sikring af den rette bemanding på Vintercentralen Deltagelse i forbindelse med rekruttering af vintervagter Daglig faglig ledelse af vintervagter Daglig styring og koordination af indsatsen i henhold til retningslinjer og instrukser udarbejdet af opgavekoordinatorer Ansvar for Vintercentralens fysiske indretning Sikring af, at vintervagterne har den nødvendige uddannelse til at anvende relevante systemer Overordnet ansvarlig for Vintercentralens input i forbindelse med håndtering af erstatningssager Driftsafdelingsleder i Aalborg Personaleansvarlig for vinterafdeling (fagkoordinator, Operativ Vintertjeneste og vintervagter) Vintervagterne Opdatering af data i vintersystemerne Daglig timeregistrering Indberetning af fejl på glatførevarslingsstationer og

77 77 af 128 Aktør Rolle webkameraer (jf. kapitel 12) Input til instrukser udarbejdet af relevante opgavekoordinatorer Igangsætning af kvalitetskontrol af entreprenørernes arbejde på foranledning af opgavekoordinator for entreprenører (jf. kapitel 17) Eventuel deltagelse i opstarts- og evalueringsmøder med entreprenører og kommuner (jf. kapitel 17 og 19) Strategisk Vintertjeneste Indkøb og udvikling af vintersystemerne Sparring og support i forhold til anvendelse af Vejdirekto- ratets vintersystemer, herunder IT-systemer og meteorologiydelser Personaleafdelingen Høres i forbindelse med udarbejdelse af vagtplaner Høring af vagtplaner med organisationerne Ansvarlig i forhold til Vintercentralens anvendelse af SAP ÅRSHJUL Den administrative del af Vintercentralen indebærer en lang række tilbagevendende opgaver hen over året. Disse opgaver er beskrevet i overbliksform nedenfor. Det er opgavekoordinatorens ansvar, at disse opgaver udføres i henhold til de angivne tidsfrister og i den rette kvalitet. Tidspunkt Opgave Udførende Ultimo juli Bemanding af vagtplan for kommende sæson Fagkoordinator, Operativ Vintertjeneste Mindst hvert 2. år Helbredstjek af vintervagter Ekstern leverandør før sæsonstart Ultimo september Deltagelse i opstartsmøder forud for sæson (entreprenører, kommuner, værksteder, DMI) Relevante opgavekoordinatorer Ultimo september Opdatering af instrukser til vintervagter Relevante opgavekoordinatorer Oktober/november Udarbejdelse af bidrag til budget Fagkoordinator, Operativ Vintertjeneste Maj Evalueringsmøder i forbindelse med sæsonafslutning Relevante opgavekoordinatorer BEMANDING OG VAGTPLANER Vintercentralen er bemandet med 12 vintervagter og en vintercentralleder. Vintercentrallederen fungerer samtidig som fagkoordinator for den operative vintertjeneste. I det følgende gennemgås vagtplanen overordnet set.

78 78 af VAGTPLAN De 12 vintervagter er beskæftiget i 2 holdskift kl eller kl I skulderperioderne er der 1 fast vagt døgnet rundt, mens der i hovedperioden er 2 på dagholdet og 3 på natteholdet. Det overordnede princip for vagtplanen er 7 dages arbejde og 7 dages fri. Dog kan der i hovedperioden være enkelte rådighedsvagter i friugen. Herudover vil der være mulighed for at indkalde yderligere vintervagter på rådighed, hvis vej- og vejrsituationen kræver det. I tilrettelæggelse af vagtplanen er alle lovgivningsmæssige krav samt andre relevante regler og arbejdsmiljøhensyn tilgodeset. Ved hver vagtoverdragelse afsættes et kvarter til afgående vagt til overlevering af vagten. Ved behov for yderligere bemanding tilkaldes først rådighedsvagten. I nummerrækkefølgen. Og ved yderligere behov benyttes beordret overarbejde for de vagter, der har friuge TIMEFORDELING OG ØVRIGT ARBEJDE Vagtplanen er bygget op omkring en bemanding på 12 vintervagter. Vagttyper og antal timer er fordelt så jævnt som muligt. For at Vintercentralens vintervagter i løbet af året kan opretholde normtiden, kan det være nødvendigt, at vintervagterne, også uden for vintersæsonen, løser opgaver uden for vintertjenesten BEMANDING AF VAGTPLAN Hvert år inden sæsonstart har lederen af Vintercentralen ansvaret for, at vagtplanen bemandes konkret med de 12 vintervagter. Vintervagterne kan bytte vagter, hvis skiftet ikke er i modstrid med gældende arbejdsmiljøregler, og det ikke går ud over kvaliteten af det udførte arbejde. Alle vagtbytter skal godkendes af lederen af Vintercentralen. For den aktuelle bemanding af vagtplan henvises til følgende link.[f1] HELBREDSTJEK AF VINTERVAGTER Arbejdstidsdirektivet (arbejdstidsloven) angiver, at natarbejdere skal tilbydes gratis helbredskontrol inden påbegyndelse af natarbejdet og derefter med regelmæssige mellemrum på mindre end tre år. Formålet med helbredskontrollen er at forebygge arbejdsbetingede lidelser og/eller forbedre arbejdsmiljøforholdene. Helbredskontrol er ikke nødvendigvis ensbetydende med et generelt helbredstjek for alle. På baggrund af direktivet anbefaler Arbejdstilsynet, at alle medarbejdere får generel information samt opfølgning fra en sundhedsfaglig person, og at dette generelle tiltag suppleres med egentlig helbredsundersøgelse i sundhedsvæsenet til udvalgte medarbejdere efter behov. En undersøgelse må først foretages, når den ansatte har givet skriftligt samtykke til deltagelsen.

79 79 af 128 Vejdirektoratet skal som arbejdsgiver orientere Arbejdstilsynet om planlagt helbredskontrol. Yderligere detaljer kan læses i Arbejdstilsynets vejledning "Helbredskontrol ved arbejde. At-vejledning D.7.5. August 2010" OPSTARTSMØDER OG EVALUERING AF SÆSON Før hver sæsonstart gennemføres et eller flere opstartsmøder for vintervagterne, hvor opgaver og procedurer genopfriskes, og eventuelle ændringer gennemgås. Møderne iværksættes af fagkoordinatoren for den operative vintertjeneste. Ligeledes gennemføres et antal opstartsmøder med øvrige relevante interessenter i vintertjenesten. Opstartsmøderne gennemføres for: Entreprenører (se afsnit ) Værksteder DMI. Eventuelt T.I.C. Møderne iværksættes af opgavekoordinatorerne. Ved sæsonens afslutning afholdes ligeledes en række evalueringsmøder efter behov. Formålet er erfaringsopsamling og afklaring af eventuelle udeståender/uhensigtsmæssigheder, så disse kan blive håndteret inden næste sæson PROFIL FOR VINTERVAGTER Vintervagternes rolle, kvalifikationer og behovet for kompetenceudvikling beskrives nedenfor VINTERVAGTERNES ROLLE Vintervagterne refererer fagligt til vintercentrallederen (fagkoordinatoren for den operative vintertjeneste). Personalemæssigt refererer vintervagterne til driftsafdelingslederen i Aalborg. De 12 vintervagter er ansat i samme stillingstype. Stillingen som vintervagt er en helårsstilling, hvor vintertjenesten er langt den primære opgave. Uden for vintersæsonen varetager vintervagterne andet ikke-vinterrelateret arbejde, i det omfang det er muligt og relevant. Vintervagternes primære arbejdsopgaver er at overvåge og følge udviklingen i vejret og efterfølgende vurdere, om det er nødvendigt at iværksætte glatførebekæmpelse og i så fald at sikre, at udkaldet sker rettidigt. Vintervagterne står således for overvågning, og de igangsætter, følger, afslutter, bogfører og evaluerer udkald.

80 80 af 128 Vintervagterne varetager endvidere den løbende kommunikation med interne og eksterne samarbejdspartnere, herunder aktiverer tilsyn og håndterer akutte reparationer af materiel i dialog med entreprenørerne. I snesituationer styrer vintervagterne indsatsen på vejene. Der er i den forbindelse en del kommunikation via telefon til chauffører og øvrige aktører. Vintervagternes transporttid til vagtcentralen må højst være en time fra hjemmet. I vinterperioden forventes det, at vintervagterne optjener en del afspadsering. Afspadsering afvikles i sommerperioden mellem den 1. maj og den 1. oktober, mens ferie kan afholdes fra den 1. maj til den 30. september efter nærmere aftale. I sommerperioden skal der varetages opgaver, der svarer til vintervagternes forskellige kvalifikationer. Vintervagterne skal derfor være indstillet på, at disse opgaver skal kunne varetages på hele statsvejnettet og på, at der dermed kan blive mulighed for ophold af flere dages varighed forskellige steder i Danmark, hvis opgaven kræver det VINTERVAGTERNES KVALIFIKATIONER Der stilles ingen særlige uddannelsesmæssige krav til vintervagterne. Vintervagterne skal kunne arbejde selvstændigt, kunne samarbejde i team og være villig til at hjælpe kollegerne, når det brænder på. Vagten skal have kendskab til vej- og vejrforhold, indblik i meteorologi samt logistisk forståelse. Allervigtigst skal vintervagterne have en høj evne til at kunne træffe hurtige beslutninger i pressede situationer uden at miste overblikket. Desuden er erfaring med it nødvendigt, da arbejdet i høj grad foregår via pc VINTERVAGT PÅ RÅDIGHED Vintervagter på rådighed skal stå til rådighed, hvilket betyder, at han/hun skal være tilgængelig samt beredt på og i stand til at varetage overvågning og/eller udkald. Det forventes, at rådighedsvagten kan møde på vagtstuen senest en time efter aktivering. Rådighedsvagten er som udgangspunkt ikke på arbejde i den periode, hvor rådighedsvagten varetages. Vagter på rådighed skal dog altid svare telefonen og om nødvendigt møde på vagtstuen, hvis det kræves BEORDRET OVERARBEJDE I perioder med spidsbelastning kan der være behov for at indkalde flere vagter til Vintercentralen end de vagter, der står på vagtplanen. Derudover kan der være behov for at indkalde ekstra vagter ved f.eks. sygdom.

81 81 af 128 Disse situationer håndteres ved, at overvågningsvagten beordrer en vagt, der ellers har fri, på beordret overarbejde. Vagterne har pligt til at udføre overarbejde. Se instruksen "Organisering af arbejdet på vagtcentralen" AFREGNING AF TIMER Al timeafregning foregår i SAP. Vagtplanen definerer længden af de enkelte vagter. Når vagterne arbejder, som vagtplanen angiver, foretages afregningen i SAP automatisk. Det skyldes, at vagternes "normale" komme- og gåtider på forhånd er lagt ind i SAP. I de situationer, hvor vagternes arbejdstid er anderledes end angivet i vagtplanen, eller når de som rådighedsvagt kaldes på arbejde, skal vagterne registrere deres timer i SAP. Retningslinjer for afregning af timer fremgår af instruksen "Organisering af arbejdet på vagtcentralen" KOMPETENCEUDVIKLING Det er målet, at Vejdirektoratets medarbejdere til stadighed får en tilstrækkelig uddannelse og kompetenceudvikling inden for vintertjeneste. Det betyder, at vintervagterne skal have: Et grundlæggende kendskab til vintertjenestens organisering, struktur og aktører. Et godt kendskab til instrukser og procedurer. Spidskompetence i tolkning af vejrdata og VejVejr. Nyeste viden vedrørende vintersystemer. Kurser omkring Vinterman og VejVejr udbydes af Vejsektorens Efteruddannelse, VEJ-EU ( Fagkoordinatoren for den operative vintertjeneste har ansvaret for, at vintervagterne får den nødvendige kompetenceudvikling på ovenstående områder. Se også kapitel 20 for yderligere om uddannelse af vintervagterne FYSISKE RAMMER PÅ VINTERCENTRALEN De fysiske rammer på Vintercentralen er væsentlige for arbejdets udførelse INDRETNING OG ARBEJDSMILJØ Vintercentralen er indrettet med henblik på at skabe et behageligt arbejdsmiljø både ergonomisk og socialt, hvor arbejdets karakter understøttes bedst muligt. Indretningen af Vintercentralen skal imødekomme at vintervagterne:

82 82 af 128 Har tidsmæssigt lange vagter på op til 12 timer (og længere i særlige situationer), og der skal være et rum, hvor der er mulighed for at tage en pause Skal have nem tilgang til og overblik over de nødvendige systemer, herunder skærme med forskellig placering Skal være placeret hensigtsmæssigt i forhold til samarbejde med eventuelle andre vintervagter på vagt. Fagkoordinator for den operative vintertjeneste skal sikre, at Vintercentralen imødekommer disse behov ARBEJDSPLADSVURDERING (APV) Alle virksomheder med ansatte skal udarbejde en arbejdspladsvurdering (APV). Arbejdspladsvurderingen skal være skriftlig og skal som minimum revideres hvert tredje år. En APV skal indeholde fire trin: 1. Kortlægning af arbejdsmiljøet 2. Vurdering og prioritering 3. Handlingsplan 4. Opfølgning Vejdirektoratets APV følger gældende lovgivning og gennemføres af driftsafdelingens sikkerhedsrepræsentant. Vejdirektoratets APV kan ses her TEKNOLOGI/UDSTYR En arbejdsplads på Vintercentralen indeholder en pc tilkoblet to skærme. På alle pc'er er det nødvendige software, herunder Vinterman, VejVejr og SAP. På Vintercentralen er seks fuldt fungerende arbejdspladser. Derudover er der en række store skærme placeret, så de er synlige fra alle seks arbejdspladser ARBEJDSPLADSER OG MULIGHED FOR ARBEJDE FRA HJEMMET I særlige vejrsituationer kan det blive nødvendigt at arbejde hjemmefra, hvorfor Vejdirektoratet giver mulighed for at arbejde fra hjemmet i form af en bredbåndsopkobling og andet nødvendigt udstyr. Vejdirektoratet tilvejebringer en pc-arbejdsplads i hjemmet, der lever op til Vejdirektoratets almindelige standarder. Endvidere skal vintervagterne have adgang til nødvendigt skriftligt materiale i form af telefonnumre og lignende. I det omfang at vintervagten har eksisterende udstyr fra Vejdirektoratet, anvendes dette.

83 83 af VEDLIGEHOLDELSE AF DATA I VINTERMAN En væsentlig forudsætning for en velfungerende vintercentral er, at data i Vinterman er valide og retvisende. Grundlæggende påhviler ansvaret for opdatering af data opgavekoordinatorerne for de enkelte opgaveområder, jf. nedenstående oversigt. Data i Vinterman Data vedrørende materiel, udstyr, spredere, plove, værksteder m.v. Data vedrørende entreprenører, biler, ruteplaner, rutebeskrivelser, kort, statens stier, GPS-styret spredning m.v. Data vedrørende salt, saltdepoter, saltkonti, blandeanlæg, læssevagter m.v. Data vedrørende glatførevarslingsstationer, webkameraer m.v. Data vedrørende vintertilsynet internt og eksternt Data vedrørende IV-aftaler med kommunerne m.fl. Referenceplan, handlingsplaner, vagtplaner, udkaldsdata, modtagergrupper for meldinger m.v. Ansvar for vedligeholdelse Opgavekoordinator, værksteder og materiel Opgavekoordinator, entreprenører Opgavekoordinator, salt og saltdepoter Opgavekoordinator, glatførevarslingsstationer og webkameraer Opgavekoordinator, tilsyn (leder af Vintercentralen) Opgavekoordinator, IV-aftaler med kommunerne m.fl. Leder af Vintercentralen Vintervagterne står til rådighed for opgavekoordinatorerne i forhold til assistance med opdatering af data i Vinterman, i så fald dette ikke går ud over det almindelige overvågnings- og udkaldsarbejde.

84 84 af VINTERCENTRAL OPERATIV DEL KAPITELINFORMATION Nærværende dokument beskriver opgaver i relation til Vintercentralens operative del. Opgaverne er præciseret i en række instrukser, der præsenteres i dette kapitel. Opgaverne er forankret hos fagkoordinatoren for den operative vintertjeneste, som samtidig fungerer som leder af Vintercentralen. Dokumentejerskab Fagkoordinator, Operativ Vintertjeneste Seneste opdatering ULMI, juli 2013 Status Afventer godkendelse I forhold til tilbagevendende opgaver i Vintercentralen henvises til vinterhåndbogens kapitel 13 vedrørende Vintercentralens administrative del GENERELT OM INSTRUKSERNE Med henblik på at sikre en ensartet og korrekt opgaveudførelse er der udarbejdet en række instrukser til brug for vintervagterne. Disse gennemgås i det følgende på overordnet plan. Instrukserne er alle at finde i 360. Instrukserne kan tilgås her eller via linkene i de enkelte afsnit nedenfor. Derudover er instrukserne samlet i en fysisk mappe der står på vintercentralen. Instrukser til øvrige aktører fremgår i de relevante afsnit OVERVÅGNING, UDKALD OG STYRING AF INDSATS De primære opgaver i Vintercentralen er overvågning af vej- og vejrsituationen samt iværksættelse af udkald til saltning og/eller snerydning. Vintervagterne udfører disse opgaver for hele statsvejnettet samt på de vejstrækninger, hvorom der er indgået en IV-aftale. Opgaverne udføres i henhold til Vejdirektoratets strategi for vintertjeneste på statsvejnettet, jf. kapitel 2 Grundlaget for udførelse af vintertjenesten. Link til 360: xxxxx OVERVÅGNING, HERUNDER DIALOG MED DMI Denne instruks giver en introduktion til vintervagterne vedrørende selve overvågningssituationen. Her kan det bl.a. overordnet ses, hvilke forhold vintervagterne særligt skal være opmærksomme på i forbindelse med overvågningssituationen. I forbindelse med vintervagternes overvågning af vej- og vejrsituationen baseres vurderingerne i vidt omfang på input fra DMI. Vintervagterne kan trække på meteorologernes vurderinger i en række sammenhænge, bl.a. i forbindelse med de løbende prognosekommentarer og ved faste telefoniske briefinger. Denne instruks er således også en introduktion til vintervagternes samarbejde med DMI.

85 85 af 128 Instruksen "Overvågning, herunder dialog med DMI" kan tilgås via følgende link MORGENKONTAKT TIL T.I.C. Vintercentralen sender dagligt et struktureret og landsdækkende overblik over vinterindsatsen det sidste døgn til T.I.C. Morgenkontakten består dels af afgivelse af en melding i Vinterman, dels af en dialog mellem vintervagten og T.I.C. Overblikket bruges af T.I.C., bl.a. i forbindelse med nyhedsformidlingen om morgenen. Instruksen beskriver, hvordan og hvornår kontakten gennemføres. Instruksen "Morgenkontakt til T.I.C." kan tilgås via følgende link MELDINGER Vintervagterne skal udarbejde meldinger ved alle ændringer i vej- og vejrforhold målrettet T.I.C., borgere og andre relevante parter. Meldingerne offentliggøres bl.a. på vintertrafikken.dk, hvor der tillige gives status på den aktuelle indsats på vejene. Denne instruks beskriver procedurerne for vintervagternes udarbejdelse og distribution af meldinger vedrørende vej- og vejrsituationen. Instruksen "Meldinger" kan tilgås via følgende link QUICK GUIDE FOR MELDINGER Vintervagterne udarbejder, som beskrevet i afsnit , meldingerne til T.I.C. og andre relevante parter, herunder til vintertrafik.dk. Quick guiden beskriver, hvordan en melding oprettes og udfyldes, og hvor lang levetid en melding har. Derudover kan man læse "Meldingens 10 bud". Quick guiden "Meldinger i Vinterman" kan tilgås via følgende link QUICK GUIDE FOR UDKALD Alle udkald foretages i praksis via Vinterman. Her kan vagterne oprette et udkald og tilkalde det nødvendige mandskab og materiel via en udkaldsrobot. Også ændring og afslutning af udkald foregår via Vinterman. Quick guiden angiver, hvordan disse handlinger håndteres i Vinterman. Quick guiden "Udkald i Vinterman" kan tilgås via følgende link VALG AF METODE, DOSERING M.V. I FORBINDELSE MED SALTNING I forbindelse med aktivering af entreprenører til saltning fastlægger vintervagterne, hvilken dosering der skal anvendes i sprederne. Denne instruks fungerer som reference for vintervagternes doseringsvalg. Instruksen "Vejledning til metode, dosering m.v. i forbindelse med udkald" kan tilgås via følgende link VALG AF METODE I FORBINDELSE MED SNERYDNING Denne instruks giver vintervagterne en introduktion til valg af metode i forbindelse med snerydning. Instruksen er baseret på anbefalingerne fra Vinterudvalgtes plov- og stigruppe. Instruksen skitserer således, hvornår og hvordan udkaldsindsatsen justeres, eksempelvis i forbindelse med overgang fra én slags kørsel til en anden.

86 86 af 128 Instruksen "Valg af metode i forbindelse med snerydning" kan tilgås via følgende link AKTIVERING AF VINTERTILSYN Vintertilsynets rolle er at besigtige de aktuelle tilstande på vej- og stinettet og at videregive informationer om tilstandene til vintervagterne. Endvidere kan vintertilsynet efter behov kontrollere kvaliteten og fremdriften af aktiviteter udført af entreprenørerne på vejene. Endelig kan vintertilsynet besigtige lokaliteter, hvor der er indgivet melding om problemer. Informationerne fra vintertilsynet indgår i vintervagternes beslutningsgrundlag vedrørende indsatsen på vejene. Denne instruks giver en indføring til vintervagterne i forhold til anvendelsen af og dialogen med vintertilsynet. Instruksen "Aktivering af tilsyn" kan tilgås via følgende link OVERDRAGELSE AF OVERVÅGNINGSANSVAR TIL/FRA KOMMUNEN I forbindelse med den løbende vej- og vejrvurdering vurderes det, om en eller flere kommuner skal varsles i henhold til de specifikke aftaler. I Vinterman kan vagterne få overblik over, hvilke aftaler der er indgået med kommunerne. Denne instruks beskriver, hvorledes ansvaret for overvågning overdrages til/fra de relevante kommuner. Instruksen "Overdragelse af overvågningsansvar til/fra kommunen" kan tilgås via følgende link INDSÆTTELSE AF SPECIALMATERIEL I særlige situationer kan det være nødvendigt at indsætte materiel, som ikke indgår i den almindelige indsats med plove og spredere. Det drejer sig f.eks. om gummigeder til fjernelse af særligt store snemængder eller sneslynger. Gummigeder er en del af kørebaneentrepriserne, mens sneslynger er udbudt som specialmateriel. Denne instruks gennemgår processerne i relation til indsættelse af specialmateriel. Instruksen "Indsættelse af specialmateriel" kan tilgås via følgende link INDSÆTTELSE AF RESERVEMATERIEL Ved ekstraordinær belastning eller i forbindelse med nedbrud af materiel kan det være nødvendigt at indsætte reservemateriel. Reservemateriellet af værkstedsentreprenørerne. Denne instruks beskriver proceduren for indsættelse af reservemateriel. Instruksen "Indsættelse af reservemateriel" kan tilgås via følgende link REPARATION AF MATERIEL/REKVIRERING AF VÆRKSTEDER Vejdirektoratet har indgået aftale med et antal værkstedsentreprenører om reparation af Vejdirektoratets materiel. Ved nedbrud kontakter entreprenørerne Vintercentralen, som på den baggrund rekvirerer værkstedsassistance hos værkstedsentreprenørerne. Denne instruks beskriver proceduren for reparation af materiel og rekvirering af værksstedsassistance. Instruksen "Reparation af materiel/rekvirering af værksteder" kan tilgås via følgende link.

87 87 af BORTKØRSEL AF SNE I situationer med kraftigt snedække vil det til tider være nødvendigt, at der foretages bortkørsel af sne. Bortkørsel af sne skal ske under hensyntagen til særlige retningslinjer, der sikrer overholdelse af en række myndighedskrav, herunder miljøkrav til behandling af sneen. Denne instruks gennemgår processerne i relation til bortkørsel af sne. Instruksen "Bortkørsel af sne" kan tilgås via følgende link SNESTOKKE, SANDKASSER M.V. Ved vintertjeneste anvendes en række hjælpemidler, herunder bl.a. snestokke. Snestokke kan anvendes til markering af rabatter, således at snerydningen kan foregå med begrænset skade på rabatterne. Denne instruks beskriver, hvornår og hvordan disse hjælpemidler anvendes. Instruksen "Snestokke, sandkasser m.v." kan tilgås via følgende link BEREDSKABSKOORDINATION Vintertjenesten samarbejder med politiet i en række sammenhænge. Den operative koordination i forbindelse med overvågning og udkald foregår mellem Vintercentralen og de 12 politikredse. Politiet skal om muligt koordinere afspærring af statsveje og fjernelse af køretøjer med Vejdirektoratet. Vejdirektoratet kan omvendt anmode politiet om bl.a. afspærring af vejstrækninger/fjernelse af køretøjer i tilfælde, hvor der kræves en særlig indsats fra Vejdirektoratet. Politiet er endvidere bemyndiget til at omprioritere Vejdirektoratets entreprenører på statsvejnettet. Denne instruks skitserer procedurerne for vintervagternes koordination med politiet. Instruksen "Samarbejde med politiet" kan tilgås via følgende link. (ikke klar endnu) SALTDEPOTER ARBEJDSDELING Mange aktører involveret i vintertjenesten har opgaver i relation til saltdepoter. Det drejer sig dels om vintertjenestens forskellige opgavekoordinatorer, dels om eksterne aktører som eksempelvis entreprenører og pedeller. Samtidig er der en del materiel i forbindelse med saltdepoterne, hvor det er hensigtsmæssigt at klargøre ansvarsfordelingen. Denne instruks giver et overblik over arbejdsdelingen i forhold til de saltdepoter, som benyttes af Vejdirektoratets vintertjeneste. Instruksen "Saltdepoter arbejdsdeling" kan tilgås via følgende link LAGERSTYRING AF SALT Det er naturligvis helt centralt, at vintertjenesten har adgang til salt hen over hele vintersæsonen. Data vedrørende saltbeholdninger fordelt på de enkelte saltdepoter forefindes i Vinterman, og det er væsentligt, at disse data er ajourførte og retvisende. Nærværende instruks redegør for, hvorledes lagerstyring af salt foregår. Instruksen 'Lagerstyring af salt' kan tilgås via følgende link DATAOPSAMLING I FORBINDELSE MED GPS-STYRET SPREDNING En stor del af Vejdirektoratets materiel er udstyret med GPS-udstyr, hvilket bl.a. giver mulighed for GPS-styret spredning. Ved GPS-styret spredning opnås en præcis saltspredning, således at saltet

88 88 af 128 spredes, hvor det nu har sit formål. Denne instruks beskriver, hvordan data opsamles og overføres til vintervagternes brug i Vinterman. Instruksen 'Dataopsamling i forbindelse med GPS-styret spredning' kan tilgås via følgende link FISKEBÆKBROEN På Fiskebækbroen er der opsat varslingsskilte med "slingrebiler" (glat vej). Skiltene skal tændes og efterfølgende slukkes af Vintercentralen, hver gang der saltes på broen. Instruksen beskriver, hvordan disse skilte tændes og slukkes. Instruksen "Fiskebækbroen" kan tilgås via følgende link NEDBRUD AF SYSTEMER/INTRODUKTION TIL NØDMANUAL Denne instruks giver en kortfattet introduktion til vintervagterne til håndtering af nødprocedurer. Instruksen kan bl.a. anvendes i forbindelse med strømafbrydelser, manglende internetforbindelse, problemer med telefonsystemer, nedbrud af vintersystemerne m.v. Vintertjenesten har herudover udarbejdet en fysisk nødmanual, som vintervagterne kan konsultere i forbindelse med sådanne nødsituationer. Den fysiske nødmanual findes på Vintercentralen og gør vintervagterne i stand til i nødstilfælde at udføre udkaldsopgaverne manuelt. Dette kan eksempelvis blive aktuelt ved væsentlige systemnedbrud, strømsvigt eller lignende. Instruksen "Nedbrud af systemer/introduktion til nødmanual" kan tilgås via følgende link og findes også i et fysisk eksemplar på vagtcentralen ØVRIGE OPGAVER Ud over overvågning og udkald varetager vintervagterne en række andre opgaver, herunder administration og håndtering af eksterne forespørgsler. Instrukserne i tilknytning hertil gennemgås i nærværende afsnit FEJLMELDING AF GLATFØREVARSLINGSSTATION ELLER WEBKAMERA Som væsentlige hjælpemidler for vintervagter og andre involveret i vintertjenesten benyttes et antal glatførevarslingsstationer og webkameraer. Glatførevarslingsstationer og webkameraer er fordelt ud på statsvejnettet, ligesom Vejdirektoratets vintertjeneste har adgang til informationer fra stationer og webkameraer placeret på kommuneveje. Data fra glatførevarslingsstationer og webkameraer samles bl.a. i VejVejr og udgør helt centrale parametre i vintervagternes beslutningsgrundlag. Det er derfor vigtigt, at data fra webkameraer og glatførevarslingsstationer er korrekte og retvisende. Opdages fejl ved udstyret, skal udstyret stoppes, så væsentlige beslutninger ikke træffes på et fejlagtigt grundlag. Denne instruks beskriver procedurerne i relation til fejlmelding af webkameraer og glatførevarslingsstationer. Instruksen "Fejlmelding af glatførevarslingsstation og webkamera" kan tilgås via følgende link.

89 89 af BORGERHENVENDELSER Borgere henvender sig i forskellige situationer direkte til Vintercentralen. Dette kan bl.a. ske som følge af forhold, som borgerne ønsker at klage over, eller i forbindelse med generelle forespørgsler til vejog vejrsituationen. Vintervagterne må ikke besvare sådanne henvendelser, men skal derimod henvise til lederen af Vintercentralen eller til T.I.C. Denne instruks beskriver procedurerne for vintervagternes håndtering af borgerhenvendelser. Instruksen "Borgerhenvendelser" kan tilgås via følgende link HÅNDTERING AF PRESSEHENVENDELSER Vejdirektoratet modtager jævnligt henvendelser fra pressen vedrørende vej- og vejrsituationen samt i forbindelse med observationer, ulykker m.v. Alle henvendelser fra pressen håndteres via en pressesluse, der består af medarbejdere, der i forvejen arbejder med presse og kommunikation. De enkelte medarbejderes telefonnumre fremgår af presserummet på Bliver en vintervagt kontaktet direkte af en journalist, skal medarbejderen henvise til presseslusen. Retningslinjerne for Vintercentralens involvering i pressehåndtering er beskrevet i denne instruks. Instruksen "Pressehenvendelser" kan tilgås via følgende link DAGSSEDLER, FAKTURERINGSGRUNDLAG M.V. Vejdirektoratet samarbejder med flere eksterne entreprenører omkring vintertjenestens opgaver. Det er bl.a. chauffører, eksternt tilsyn og værksteder. I forbindelse med afslutningen af et udkald producerer Vinterman en dagsseddel. Denne godkendes af de eksterne entreprenører. I henhold til de konkrete samarbejdsaftaler udarbejdes månedligt et fakturaforslag af opgavekoordinatoren for entreprenører, og fakturaforslaget sendes til entreprenørerne. Denne instruks beskriver processen omkring godkendelse af dagssedler og fakturering af entreprenørernes arbejde. Instruksen "Dagssedler, faktureringsgrundlag m.v." kan tilgås via følgende link ORGANISERING AF ARBEJDET PÅ VAGTCENTRALEN Vintercentralen er baseret på en samlet bemanding af 12 vintervagter. Vagtplanen er samtidig baseret på, at den aktuelle bemanding tilpasses behovet på vagtcentralen. Denne instruks angiver retningslinjerne for optrapning af beredskabsniveauet gennem aktivering af yderligere vintervagter. Instruksen beskriver samtidig de praktiske og administrative procedurer for overdragelse af vagten og for aktivering af yderligere vintervagter SAP-VEJLEDNING Vintervagterne skal registrere deres tid i SAP. Instruksen angiver, hvordan timerne registreres korrekt. Instruksen "SAP-vejledning til fælles vintercentral" kan tilgås via følgende link.

90 90 af UDSTYR PÅ VAGTCENTRALEN Der er endvidere udarbejdet en række instrukser, der berør den konkrete brug af udstyr på Vintercentralen TELEFONER PÅ VAGTCENTRALEN Instruksen beskriver, hvordan indgående opkald håndteres og eventuelt viderestilles til anden part. Instruksen "Viderestilling af telefoner på vagtcentralen" kan tilgås via følgende link BRUGSVEJLEDNING TIL KONTORSTOL På Vintercentralen er kontorstole udarbejdet til arbejde i 24-timers miljøer. Stolenes anvendelsesmuligheder fremgår af brugsvejledningen. Brugsvejledningen til kontorstole kan tilgås via følgende link BETJENING AF SKÆRME PÅ VAGTSTUEN På vagtstuen hænger et større antal storskærme, som hver især kan vise skærmbilleder fra de forskellige vintersystemer. Denne vejledning giver et indblik i, hvordan vintervagterne kan tilpasse skærmene til de visninger, der passer til den aktuelle situation. Instruksen "Betjening af skærme på vagtstuen" kan tilgås via følgende link ALARMER Der er alarm på alle vinduer i vagtcentralen. Alarmer er koblet til i tidsrummet kl til kl Instruksen beskriver, hvordan alarmerne håndteres. Instruksen "Alarmer" kan tilgås via følgende link.

91 91 af VINTERTILSYN KAPITELINFORMATION I forbindelse med vintertjenesten udføres en række tilsynsopgaver, herunder syning af vejrlig og vejenes tilstand og kvalitetskontrol af udført arbejde. Vintertilsynet orienterer bl.a. Vintercentralen om lokale forhold, der ikke kan ses på data fra glatførevarslingsstationer og webkameraer. Vintertilsynsopgaver uden for almindelig arbejdstid udliciteres til en række eksterne entreprenører. Nærværende kapitel beskriver organisering og opgaver i relation til vintertilsynets arbejde. Dokumentejerskab Fagkoordinator, Operativ Vintertjeneste Seneste opdatering ULMI, juli 2013 Status Afventer godkendelse ORGANISERING OG ROLLEFORDELING Det overordnede ansvar for vintertilsynet er placeret i den operative vintertjeneste. Herudover indgår en række af vintertjenestens øvrige aktører, jf. nedenstående oversigt. Aktør Rolle Opgavekoordinator, Overordnet styring og koordination vintertilsyn Udarbejdelse af bidrag til budget inden for opgaveområdet og sikring af løbende opfølgning på økonomien Indgåelse af aftaler med eksterne tilsynsleverandører Opfølgning på aftaler med tilsyn, herunder håndtering af aftalemæssige spørgsmål Afholdelse af opstartsmøde med tilsyn forud for vinteren Afholdelse af evalueringsmøder med tilsyn i forbindelse med sæsonafslutning Sikring af vedligeholdelse af data i Vinterman vedrørende vintertilsynet Afregning med eksterne tilsynsleverandører Udarbejdelse og vedligeholdelse af instrukser til tilsyn og vintervagter Vedligeholdelse af data i 360 vedrørende aftaler med tilsynsleverandører Fagkoordinator, Operativ Vintertjeneste udarbejdelse af et samlet budgetinput for den operative vinter- Godkendelse af input til budget inden for opgaveområdet samt tjeneste Fagkoordinator, Strategisk Vintertjeneste Udarbejdelse af aftaleparadigmer Vintercentralen Løbende dialog med tilsyn i forbindelse med tilsyn af veje Eventuel deltagelse i opstartsmøder og evalueringsmøder i forbindelse med sæsonafslutning Praktisk opdatering af data i Vinterman, herunder eventuel opdatering af handlingsplaner, kontaktoplysninger m.v. Vintertilsyn Visuelle vurderinger af vej- og vejrsituationen

92 92 af 128 Aktør Rolle På forespørgsel fra opgavekoordinator for entreprenører orientering om indsatsen med henblik på kvalitetssikring Orientering af Vintercentralen om særlige hændelser, fejl og mangler på vejnettet, særlige forhold omkring føret på vejene, pludselige vejrændringer og anden relevant information ÅRSHJUL Arbejdet med vintertilsynet indebærer en række tilbagevendende opgaver hen over året. Disse opgaver er beskrevet i overbliksform nedenfor. Det er opgavekoordinatorens ansvar, at disse opgaver udføres i henhold til de angivne tidsfrister og i den rette kvalitet. Tidspunkt Opgave Udførende Ultimo september Prisaftaler for leverance af eksternt vintertilsyn gældende for efterfølgende vintersæson Opgavekoordinator, vintertilsynet Ultimo september Gennemførelse af opstartsmøder forud for sæson Opgavekoordinator, vintertilsynet Ultimo september Opdatering af instrukser omhandlende vintertilsynet Opgavekoordinator, vintertilsynet Oktober/november Udarbejdelse af bidrag til budget Fagkoordinator, Operativ Vintertjeneste Maj Evalueringsmøder i forbindelse med sæsonafslutning Opgavekoordinator, vintertilsynet VINTERTILSYNETS OPGAVER Vintertilsynet varetager følgende opgaver: Syning af vejrlig og vejens tilstand. Denne opgave udføres med henblik på at give informationer til Vintercentralen for beslutning om indsats især ved sne, fygning og isslag. Tilsynet skal fungere som de 'lokale øjne på vejene'. Kvalitetskontrol af udførelsen. Opgaven består i stikprøvevis kontrol af entreprenørens arbejdsudførelse i marken (kontrol med, om der bliver saltet og ryddet sne efter samt f.eks. kontrol af mødetider, chaufførbevis, rengøring af materiel og lignende). Det eksterne beredskab skal i hele vinterperioden dække alle døgnets 24 timer EKSTERNT VINTERTILSYN Ny beskrivelse efter udbud af vintertilsyn i sep AKTUELLE AFTALER VEDRØRENDE VINTERTILSYNSOPGAVEN Ny beskrivelse efter udbud af vintertilsyn i sep

93 93 af UDDANNELSE AF VINTERTILSYNET Vintertilsynet skal have gennemført følgende kurser: "Vejen som arbejdsplads" eller tilsvarende. Kurset er af to dages varighed og afholdes af AMU for personale uden lederansvar. AMU's grunduddannelse for vintertjeneste, bl.a. indeholdende grundlæggende viden om eller tilsvarende kursus afholdt af Vejdirektoratet. Se kapitel 20 for yderligere om kurser i forbindelse med vintertjenesten INSTRUKSER Der er udarbejdet en række retningslinjer og instrukser omkring vintertilsynets arbejde: Ny beskrivelse efter udbud af vintertilsyn i sep

94 94 af A VÆRKSTEDER 16A.1. KAPITELINFORMATION Nærværende kapitel beskriver opgaveområdet vedrørende værksteder. Opgaveområdet omfatter vintermateriel som ejes af Vejdirektoratet. Dette omfatter saltspredere og sneplove kørebaner. Opgaveområdet omfatter ikke læsseudstyr. Læsseudstyr administreres under opgaveområdet 'Salt, saltdepoter og pedelfunktioner' se vinterhåndbogens kapitel 18. Dokumentejerskab Fagkoordinator, Operativ Vintertjeneste Seneste opdatering HEEH, juni 2013 Status Afventer godkendelse 16A.2. ORGANISERING OG ROLLEFORDELING Det overordnede ansvar for værksteder og materiel er placeret i den operative vintertjeneste hos opgavekoordinatoren for værksteder og materiel. Herudover indgår en række af vintertjenestens øvrige aktører, jf. nedenstående oversigt. Aktør Opgaver Opgavekoordinator, Overordnet koordination og styring af området værksteder og materiel Udarbejdelse af bidrag til budget inden for opgaveområdet og sikring af løbende opfølgning på økonomien Implementering af strategier og lovkrav vedrørende brug af materiel Opfølgning på strategi og udarbejdelse og behandling af statistik Vedligeholde data vedr. værksteder og værkstedsentreprenører i Vinterman Årligt at tilstandsvurdere alt kørebanemateriel på materielgennemgange Sikre, at nødvendige reparationer bliver udført for at holde kørebanemateriellet driftsdygtigt Afholde driftsmøder med værkstedsentreprenører Afregne med værkstedsentreprenører Kvalitetssikre og auditere entreprenøren, herunder på tid og pris. Input til chaufføruddannelse til opgavekoordinatoren for kørebaneentreprenører Input til uddannelse af vintervagter til fagkoordinator for Operativ Vintertjeneste Udarbejdelse og vedligeholdelse af relevante procedurer Følge op på garanti- og forsikringssager, som værkstederne administrerer Værkstedsentreprenører Gennemførelse af de nødvendige reparationer, eftersyn og vedligeholdelse Administration i forbindelse med reparationer, eftersyn og

95 95 af 128 Aktør Opgaver vedligeholdelse Indkøb af reservedele Levere input til opgavekoordinator om behov for indkøb af materiel Registrering af serviceringsaktiviteter i Vinterman Administration af garanti- og forsikringssager Vintercentralen Rekvirering af værkstedsentreprenørerne ved nedbrud (i henhold til instruks udarbejdet af opgavekoordinatoren) Koordinering af reservemateriel i forbindelse med nedbrud i samarbejde med værkstedsentreprenør Fagkoordinator Operativ Godkendelse af input til budget inden for opgaveområdet Vintertjeneste samt udarbejdelse af et samlet budgetinput for den operative vintertjeneste Strategisk Vintertjeneste Udarbejdelse af strategi anvendelse af materiel efter påvirkning fra Operativ Vintertjeneste Udviklingsprojekter vedrørende værksteder (SKAL DER IKKE STÅ MATERIEL?) Igangsætning af udbud af Servicering af vintermateriel 16A.3. ÅRSHJUL Arbejdet med værksteder og materiel indebærer en lang række tilbagevendende opgaver hen over året. Disse opgaver er beskrevet i overbliksform nedenfor. Det er opgavekoordinatorens ansvar, at disse opgaver udføres i henhold til de angivne tidsfrister og i den rette kvalitet. Tidspunkt Opgave Udførende Maj Sikring af entreprenørernes afmontering Opgavekoordinator af materiel (værkstedsentreprenør indkalder) Maj-juni Aftaler med værkstedsentreprenører Opgavekoordinator om reparation og klargøring samt udskiftning af materiel August Udarbejdelse af materielmonteringslister Opgavekoordinator (hvilket materiel til hvilke ruter) på baggrund af input fra værksteder August Udarbejdelse af input til budget Opgavekoordinator September Klargøring og montering af spredere og Værkstedsentreprenører plove September + Opdatering af udstyrsdatabasen i Vinterman Opgavekoordinator løbende opdatering Løbende Driftsmøder med værkstedsentreprenører Opgavekoordinator samt ad hoc-møder med materielle- verandører Løbende Indsåning/kalibrering af spredere Værkstedsentreprenører Løbende Registrering af aktiviteter i Vinterman Opgavekoordinator Løbende Service af spredere Værkstedsentreprenører Månedligt Budgetopfølgning Opgavekoordinator Ved udlevering af materiel Instruktion af chauffører vedrørende brug og sikkerhed Værkstedsentreprenører/ leverandører

96 96 af 128 To-fire gange i Gennemførelse af audit Opgavekoordinator værkstedskontraktens løbetid Hvert år Udbud af værkstedsaftaler Strategisk Vintertjeneste 16A.4. OM UDBUDDET SERVICERING AF VINTERMATERIEL Vejdirektoratet har udliciteret servicering af vintermateriel i offentligt udbud. Det aktuelle udbud løber fra 1. september 2013 til 30. september 2016 med mulighed for forlængelse i to etårs perioder. Det samlede udbudsmateriale kan ses her: Udbudsmateriale: Servicering af vintermateriel (2018). I modsætning til det tidligere udbud er der i dette udbud særligt fokus på, at der skal flyttes mere initiativ ud til entreprenøren, især i forbindelse med instruktion af chauffører og kvalitetssikring af det udførte arbejde. Værkstedsydelserne omfatter i overordnede træk følgende arbejder: Uden for beredskabsperioden Inden for beredskabsperioden Afmontering, rengøring, tilstandsvurdering og konservering Regningsarbejde samt eventuel opfølgning på garanti- og forsikringssager Montering Eftersyn, vedligehold og reparation Afholdelse af interne audits Registreringer i Vinterman Opfølgning på garanti- og forsikringssager Diverse ad hoc opgaver Opgaverne løses i seks geografisk opdelte entrepriser: Nordjylland, Vestjylland, Østjylland, Sydjylland og Fyn, Sjælland uden for Hovedstaden og Hovedstaden. Opdelingen i forhold til tilknytning til saltdepoter kan ses her: Entrepriseoversigt - Servicering af Vintermateriel. Vejdirektoratets strategi for udbud beskrives yderligere i kapitel 6, hvor udbud omkring materiel og værksteder berøres i afsnit og specifikt. [A2] 16A.5. OM VÆRKSTEDERNE Nærværende afsnit beskriver kort overordnet Vejdirektoratets krav til værkstedernes placering og organisering, og derudover organisationen hos SAWO A/S, som har vundet alle seks entrepriser i udbuddet a.5.1. VEJDIREKTORATETS KRAV TIL VÆRKSTEDERNE I udbudsmaterialet stilles der krav om, at der til hver af de seks entrepriser skal være knyttet minimum et værksted og minimum en servicebil, og totalt et samlet antal af de to afhængig af mængden af materiel tilknyttet entreprisen. For hver entreprise har vi yderligere stillet krav om et antal samtidige reparationer, der skal kunne foregå. Et oversigtskort over entreprisegrænserne kan ses i Bestemmelser om udbud og tilbud i det samlede udbudsmateriale. Vejdirektoratet lægger op til, at værkstederne skal kunne rykke ud med servicebilerne og herfra klare de mest almindelige reparationer. Såfremt de ikke kan løse opgaverne herfra, indsætter de i samar-

97 97 af 128 bejde med Vintervagten reservemateriel på ruten, og materiellet tages hjem på værkstederne til reparation. 16a.5.2. SAWO A/S I forbindelse med udbuddet af Servicering af vintermateriel i 2013 blev der modtaget tilbud fra otte entreprenører. Et af tilbuddene blev erklæret ukonditionsmæssigt, mens de syv andre var konditionsmæssige. Af disse var tilbuddet og tilhørende rabatter ved kontraktindgåelse på samtlige seks entrepriser fra SAWO A/S det mest fordelagtige tilbud samlet set. SAWO A/S er ved kontraktindgåelse 2013 nye inden for servicering af vintermateriel, men har til gengæld stor erfaring med arbejde med kraner og lastbiler i andre sammenhænge. Derudover har SAWO A/S en administrativ organisation, er større end det, vi tidligere har set hos værkstedsentreprenørerne. Udgangspunktet for SAWO A/S er at løse opgaven ved hjælp af en projekt-opbygget struktur, hvor der er en projektkoordinator, en auditør og en administrationsansvarlig tilknyttet samlet for de seks entrepriser. De stiller otte værksteder til rådighed i landet, og til hver værksted er knyttet en værkfører samt ansvarlige for lager, teknisk afdeling mv. Strukturen er som illustreret i figuren herunder. Værksted Nørresundby Peter Kragh Værksted Pårup Bjarne Jensen Projektkoordinator Ole Jensen Audit Torben Lind Administration Anita Dålfogt Værksted Holstebro Jimmy Leth Værksted Århus Peter Hauge Værksted Kolding Ole Hansen Værksted Køge Lars Engelbrecht Værksted Stokkemarke Brian Nielsen Værksted Herlev Renato Scoppa

98 98 af A.6. VÆRKSTEDERNES OPGAVER Værkstedernes opgaver varierer i beredskabsperioden og uden for beredskabsperioden. I forbindelse med udbuddet af servicering af vintermateriel 2013 blev der udarbejdet et årshjul for værkstederne, som kan ses her: Årshjul for værksteder. I det følgende vil de tre overordnede emner I beredskabsperioden, Uden for beredskabsperioden og Løbende opgaver blive behandlet. 16a.6.1. I BEREDSKABSPERIODEN Mens sneen falder og kulden bider, er værkstedernes primære opgave at gennemføre servicering af vintermateriellet på en sådan måde, at kørebaneentreprenørerne kan være sikre på, at materiellet ved udkald altid er i en stand, så det forventes at kunne bruges til saltning eller snerydning resten af sæsonen. I beredskabsperioden skal værkstederne stille en tilkaldevagt til rådighed i alle døgnets 24 timer på såvel hverdage som helligdage. Hermed kan værkstedet og/eller servicevogne på alle tider bemandes til udskiftning af vintermateriellets sliddele og reparationer på materiellets øvrige funktioner. Materiellet serviceres løbende i sæsonen med faste intervaller i antal driftstimer. Her benyttes registreringen af driftstimer i Vinterman, som værkstederne selv er ansvarlige for at overvåge. Eftersyn, smøring og vedligeholdelse i beredskabsperioden foregår primært hos entreprenøren, hvorimod øvrige eftersyn m.m. udføres på værkstederne. Skulle det ske, at materiellet mens det er i brug bryder ned, kontaktes værkstedet indledende af vintervagten. Der skelnes imellem akutte og ikke akutte reparationer. Ved akutte reparationer skal vintervagterne ringe til værkstedet med det samme. Kan reparationen vente til normal arbejdstid, kontaktes værkstedet den efterfølgende morgen. Ved akutte reparationer skal værkstedets vagt straks reagere og i første omgang vurdere, om problemet kan løses telefonisk. Alternativt mødes de med chaufføren og vurderer skaden. Såfremt materiellet ikke kan repareres på stedet så fortsat vintertjeneste kan gennemføres, skal værkstedet i samarbejde med vintervagten indsætte reservemateriel på ruten. Værkstederne kan selv igangsætte alle reparationer der vurderes til at koste under kr., og ikke omhandler reparation af materiel med aktiv garanti. Afvigelser fra dette skal der udarbejdes et overslag for, som skal godkendes af opgavekoordinatoren inden igangsætning for at kunne styre udgifter til reparationer bedre. Herudover er det en del af værkstedernes opgave, at de skal kunne løse en række ad hoc opgaver for os. Det er primært værkstederne, der står for forsikringssager, hvor chaufføren har skadet materiellet, ligesom værkstederne også spiller en stor rolle i forbindelse med garantisager med materielleverandøren. 16a.6.2. UDEN FOR BEREDSKABSPERIODEN I forbindelse med afmontering af vintermateriel d. 30. april, er det værkstedernes opgave at sikre, at vognmændene får afleveret vintermateriellet til værkstedet til sæsonklargøring. Når værkstederne modtager materiellet gennemgår de det for skader og får afklaret eventuelle forsikringssager med vognmændene. Herefter udarbejder de prisoverslag på materiel, der udover den faste

99 99 af 128 pris for sæsonklargøring koster mere end kr. i regningsarbejde at få klargjort. Vejdirektoratets opgavekoordinator vil deltage i en materielgennemgang sammen med værkstederne, hvor det vurderes, hvilket materiel, der skal skrottes eller sælges og erstattes af nyt materiel, og hvilket materiel, der skal sæsonklargøres. Uden for beredskabssæsonen iværksættes reparationer på over kr. kun efter udarbejdet budget og efter opgavekoordinatorens godkendelse heraf. Det er værkstedernes opgave at indkalde chauffører til montering af materiel op til sæsonstart. Her skal materiellet monteres og afprøves, og chaufføren skal af værkstedet instrueres i at bruge materiellet, så det bliver anvendt efter de af materielleverandøren opstillede krav. Uden for beredskabsperioden kan der også opstå ad hoc-opgaver som det er muligt at få værkstederne til at løse. Eksempelvis i forbindelse med modtagelse af nyt materiel kan værkstederne være behjælpelige med at kontrollere materiellet. 16A.7. GENERELT I Serveringsudbuddet fra 2013 skelnes der mellem to typer opgaver: (1) Udførelse af servicering og (2) administration og kvalitetssikring. Montørerne er ansvarlige for udførelse af servicering, mens det også forventes at der er afsat ressourcer til administration og kvalitetssikring, hvad end det er en separat person eller ej. Den administrative medarbejder er ansvarlig for at registrere alt udført arbejde også forsikrings- og garantireparationer på rekvisitioner på det dertil hørende materiel i Vinterman. Der skal registreres priser for alt det arbejde, Vejdirektoratet betaler for, det vil sige, at forsikrings- og garantireparationer ofte vil være registreret med 0,- som pris, men kun med beskrivelse af det udførte arbejde. Herved er der på materiellets maskinkort i Vinterman registreret alle stamdata om materiellet, men også en oversigt over alt det udførte arbejde. Den interne auditør er ansvarlig for at sikre, at rekvisitioner, der udtrækkes til intern audit i Vinterman, bliver auditeret. Det betyder, at der på rekvisitioner, der auditeres internt hos værkstedsentreprenøren, skal vedhæftes dokumentation for det udførte arbejde, samt for priser på reservedele. Driftsmøder mellem opgavekoordinatoren og værkstedsentreprenørerne afholdes op til en gang pr. måned i beredskabsperioden og efter behov uden for beredskabsperioden. Her præsenteres en status fra værkstedsentreprenør over udførte reparationer og gennemførte interne audits, en status fra ordregiver, og arbejdet indtil næste driftsmøde planlægges. Ved driftsmødet træffes supplerende tekniske og økonomiske aftaler. Ved konstatering af uregelmæssigheder fra værkstedsentreprenørernes side sikrer opgavekoordinatoren for værksteder og materiel en tættere opfølgning. I forbindelse med entrepriseopstarten i september 2013 er der stillet krav til, at samtlige entreprenører deltager i en af ordregiver planlagt uddannelse både vedrørende udarbejdelse af instruktioner og vedrørende afholdelse af interne audits. Der bliver årligt afholdt opstartsmøde i brugen af Vinterman i november, hvor entreprenørerne er i gang med at bruge programmet. Ligeledes bliver der efter behov afholdt evalueringsmøder af Vinter-

100 100 af 128 man i foråret. Ydermere er der fra Vejdirektoratet stillet krav om at, værkstedspersonalet deltager i materielleverandørernes kurser når der modtages nyt materiel. I udbudsmaterialet skriver Vejdirektoratet, at tjenesteyder skal påregne, at den tekniske/administrative leder og hver mekaniker årligt skal deltage i op mod 8 kursusdage. I forbindelse med disse kurser skal værkstederne uddrage de elementer, der er relevante for dem selv og for chaufførerne for at være instrueret til at bruge materiellet. Der udarbejdes derfor kun fra Vejdirektoratet side få procedurer, eksempelvis for forsikringssager og garantisager, mens værkstederne selv står for at uddrage serviceplaner, brugsvejledninger mv. 16A.8. VEJDIREKTORATETS ENTREPRISESTYRING Ansvaret for entreprisestyring påhviler opgavekoordinatoren for værksteder. Al servicering af vintermateriel og dertil hørende opgaver styres fra Vinterman. Ligeledes registreres alle udgifter, Vejdirektoratet har i forbindelse med serviceringen på rekvisitioner på materiellet. I forbindelse med udbuddet af servicering af vintermateriel i 2013 forsvandt alle muligheder for at fakturere serviceringsudgifter direkte som elektronisk faktura. En gang månedligt godkendes rekvisitionerne i Vinterman af den opgaveansvarlige, og der dannes et fakturagrundlag for hver entreprise, som sendes til den opgaveansvarlige som elektronisk faktura. Arbejderne afregnes efter de principper, der ses i følgende bilag til udbudsmaterialet: Afregningsplan for servicering af vintermateriel og i øvrigt som beskrevet i Tilbuds-, afregnings- og bodsgrundlaget. Som noget nyt i dette udbud er kun afmontering, sæsonklargøring og montering faste priser, mens alt andet udføres som regningsarbejde. Disse udgifter udgør tilsammen de eneste ikke-vejrafhængige udgifter, da alt andet arbejde, som udføres som regning, i omfang afhænger af, hvor hård vinteren har været. Udover den interne audit, som værkstedsentreprenøren selv udfører, afholder Vejdirektoratet årligt audits med fokus på dokumentation. I tillæg hertil vil der på sigt blive indarbejdet kontroller, hvor materiellets stand og det arbejde, værkstedet udfører, i højere grad vurderes rent teknisk. Disse kontroller skal efter planen kun afholdes sjældent, og af andre værksteder, som har forstand på vintermateriel.

101 101 af B. MATERIEL 16B.1 KAPITELINFORMATION Nærværende kapitel beskriver opgaveområdet vedrørende materiel. Opgaveområdet omfatter det vintermateriel, som sidder på køretøjerne, og som ejes af Vejdirektoratet. Dette omfatter primært saltspredere og sneplove, Dokumentejerskab Fagkoordinator, Operativ Vintertjeneste Seneste opdatering JSH, august 2013 Status Afventer godkendelse 16B.2 ORGANISERING OG ROLLEFORDELING Det overordnede ansvar for materiel er placeret i den operative vintertjeneste hos opgavekoordinatoren for værksteder og materiel. Herudover indgår en række af vintertjenestens øvrige aktører, jf. nedenstående oversigt. Aktør Opgavekoordinator, værksteder og materiel Opgaver Overordnet koordination og styring af området Udarbejdelse af bidrag til budget inden for opgaveområdet og sikring af løbende opfølgning på økonomien Administration af Vejdirektoratets vintermateriel Ajourføring af udstyrsdatabase i Vinterman, herunder tildeling af kaldenavne Møder med relevante entreprenører og leverandører Vurdering og beslutninger vedrørende reparation/kassation af materiel Udarbejdelse af indstilling vedrørende indkøb af materiel i henhold til indgåede rammeaftaler Gennemførelse af miniudbud vedrørende indkøb af materiel Orientering af Økonomiområdet om køb, kassation og salg af materiel Input til chaufføruddannelse til opgavekoordinatoren for entreprenører Input til uddannelse af vintervagter til fagkoordinator for Operativ Vintertjeneste Implementering af retningslinjer/lovkrav vedrørende brug af materiel Opfølgning på strategi og udarbejdelse af statistik Udarbejdelse og vedligeholdelse af relevante instrukser Deltagelse i udviklingsprojekter vedrørende materiel, herunder udviklingsgrupper under Vinterudvalget Rekvirering af værkstedsentreprenørerne til opgaver, der ikke bliver rekvireret af Vintercentralen Ajourføring af GPS-ruter Vedligeholdelse af kobling af data mellem Vinterman og GPS-

102 102 af 128 Aktør Fagkoordinator Operativ Vintertjeneste Strategisk Vintertjeneste Opgaver enheder på materiel Godkendelse af input til budget inden for opgaveområdet samt udarbejdelse af et samlet budgetinput for den operative vintertjeneste Godkendelse af indstilling for materielindkøb Udarbejdelse af strategi for indkøb og anvendelse af materiel efter påvirkning fra operativ Udviklingsprojekter vedrørende materiel Udbud af rammeaftaler vedrørende materielindkøb 16B.3 ÅRSHJUL Arbejdet med materiel indebærer en lang række tilbagevendende opgaver hen over året. Disse opgaver er beskrevet i overbliksform nedenfor. Det er opgavekoordinatorens ansvar, at disse opgaver udføres i henhold til de angivne tidsfrister og i den rette kvalitet. Tidspunkt Opgave Udførende Marts Udbud af materielindkøb Strategisk Vintertjeneste/ projektgruppe for udbud Maj-juni Gennemgang af materiel sammen med Opgavekoordinator værkstedsentreprenører om reparation og klargøring samt udskiftning Juni Ajourføring af ruter med GPS-styret Opgavekoordinator spredning i samarbejde med opgavekoordinator for entreprenører August Udarbejdelse af materielmonteringslister Opgavekoordinator (hvilket materiel til hvilke ruter) på baggrund af input fra værksteder August Udarbejdelse af input til budget Opgavekoordinator September Modtagekontrol af nyt materiel Opgavekoordinator Løbende Kvartalsmøder med materielleverandører. Opgavekoordinator 16B.4 STRATEGI VEDRØRENDE MATERIEL Vintermateriel til vintertjeneste omfatter primært saltspredere og sneplove. Vintermateriellet ejes af Vejdirektoratet og indkøbes via udbud. Brugen af vintermateriellet udliciteres til eksterne entreprenører (se kapitel 17). Ligeledes udliciteres serviceringen af materiellet til eksterne tjenesteydere (værkstedsentreprenører). Uden for beredskabsperioden opbevares Vejdirektoratets materiel opbevaringspladser egnet hertil. Information om disse pladsernes er beskrevet i???.

103 103 af B.5 INDKØB AF MATERIEL Vejdirektoratet indgår en række rammeaftaler vedrørende materiel. Med udgangspunkt i disse rammeaftaler indkøbes materiel en gang årligt via miniudbud. Miniudbuddet gennemføres, så materiellet kan leveres i september forud for den nye vintersæson. Forud for miniudbuddet indhenter opgavekoordinatoren status for materiellet og vurderer behovet for anskaffelse. I praksis har opgavekoordinatoren og værkstederne dog en løbende dialog om behovet, således at opgavekoordinatoren hele tiden kender til omfanget af indkøb. For så vidt der i løbet af sæsonen er akut behov for indkøb af materiel, kan dette undtagelsesvis ske ved anmodning til opgavekoordinatoren, som indkøber materiellet, inden for de udmeldte økonomiske rammer. I forbindelse med de kommende udbud nedsættes en projektgruppe som har til formål at gennemføre indkøb af materiel, der lever op til vejdirektoratets forventninger. Ansvaret for nedsættelsen af projektgruppen ligger hos den Strategiske Vintertjeneste. 16B.5.1 MODTAGEKONTROL Kvaliteten af det indkøbte materiel sikres ved modtagekontrol af nyt materiel udføres af værkstederne efter instruktion af opgavekoordinator. Instruksen udarbejdes af opgavekoordinator og laves ud fra kravspecifikationen for indkøbet. Instruksen er under udarbejdelse. 16B.6 AFSKAFFELSE AF MATERIEL Udtjent materiel sendes til aktion, der håndteres af et aktionsfirma. I 2013 er der indgået aftale med firmaet Retrade. Opgavekoordinatoren henvender sig med oplysning om anlægsnummer, registrerings nummer og placering. Retrade forestår herefter handlen. Skrotbart materiel skal sendes til autoriseret skrothandler efter brugbare reservedele er afmonteret. 16B.7 DATAOPSAMLING OG GPS-STYRET SPREDNING Vejdirektoratets materiel er udstyret med GPS-udstyr, der giver mulighed for: Dataopsamling og dermed dokumentation af entreprenørernes arbejde. Dokumentationen bruges både til evaluering af indsatsen og til dokumentation over for eksterne interessenter som politi og forsikringsselskaber. GPS-styret spredning. GPS-styret spredning betyder, at sprederindstillingerne justeres automatisk ved gennemkørsel af en rute. Hermed saltes optimalt i forhold til vej- og vejrtype, hvilket giver en meget præcis og effektiv indsats. Opgavekoordinatoren står for indkøb og ajourføring GPS-ruter og udstyr. Implementering af GPS-ruter aftales med leverandøren i forbindelse med indkøbet.

104 104 af 128 Driftsudgifter i forbindelse med datatransmission i forhold til GPS-enhederne afholdes af opgavekoordinatoren for entreprenører. 16B.8 OPBEVARING UDENFOR BEREDSKABSPERIODEN Udenfor beredskabsperioden skal materiellet opbevares på en af de nedenstående pladser for eftersyn og klargøring til næste beredskabsperiode. Pladserne er beliggende på følende adresser: Saltdepot Klarup Klarupvej 96, 9270 Klarup Saltdepot Viborg Farvervej 25, 8800 Viborg Saltdepot Hadsten Over Hadstensvej 78, 8370 Hadsten Saltdepot Ribe Ørstedsvej 4, 6760 Ribe Odense Kommune Olfert Fischers vej 25, 5220 Odense (usikker?) Saltdepot Ringsted Sorøvej 67, 4100 Ringsted Saltdepot Roskilde Darupvej 1, 4000 Roskilde Pladserne ejes pt. af Vejdirektoratet, men salg af pladserne er igangsat. Fremover skal pladserne lejes. Plan for håndtering af materiellet på pladserne er under udarbejdelse. 16B.9 UDVIKLING AF MATERIEL Den Strategiske Vintertjeneste har ansvaret for udvikling af materiellet som bl.a. foregår i samarbejde med Vinterudvalget. Opgavekoordinator for materiel og værksteder deltager i relevante ad-hoc grupper under Vinterudvalget og består med idéer og kompetence i udviklingsarbejdet. 16B.10 ADMINISTRATION AF MATERIEL Vejdirektoratet benytter Vinteradministrationssystemet Vinterman til registrering og styring af materielparken. Vinterman er beskrevet nærmere i kapitel 8, Systemer og teknologi. 16b.10.1 UDSTYRSREGISTER (VINTERMAN) Al materiel er registreret i Vintermans udstyrsregister. I udstyrsregistret fremgår al relevant oplysning i tilknytning til det enkelte materiel, herunder type, pris, indkøbsdato, tilknyttet rute og entreprenør m.m. Opgavekoordinatoren er ansvarlig for, at stamdata i udstyrsregistret er opdateret, og for, at værkstedspersonalet har det nødvendige kendskab til brug af udstyrsregistret.

105 105 af b.10.2 ANLÆGSKARTOTEK (SAP) Som en del af Vejdirektoratets økonomistyringssystem (SAP) indgår et anlægsregister. Her fremgår al vintermateriel med henblik på at give Økonomiområdet overblik over vintertjenestens aktivmasse i forhold til materiel. Opgavekoordinatoren skal orientere Økonomiområdet om nyindkøbt, solgt og kasseret materiel, således at anlægskartoteket til enhver tid er retvisende. 16b.10.3 NUMMERERING AF MATERIEL Vagter og entreprenører har i det daglige behov for et unikt kaldenavn til materiellet. Et kaldenavn, der intuitivt angiver, hvilket stykke materiel der tales om. Der er derfor udviklet et nummereringssystem, hvor materiellets nummer angiver: Materielnavn Princippet i materielnavnet er: Ruten fremgår først i navnet. Kun reservemateriel har ikke et rutenavn, da det ikke er tilknyttet en fast rute. Det primære udstyr på saltbilerne hedder altid 1 og evt. 2, når der er to spredere tilknyttet ruten ved normal saltning De ekstra saltbiler ved snefald hedder altid 11 og evt. 21, hvis der er to ekstra spredere Plovene på de rene plovbiler navngives fra 3 og opefter Traktorer og gummigeder nummereres fra 1 og opefter på den enkelte rute Med ovenstående princip giver det følgende navngivning: Saltspredere: RRR-S1 og evt. RRR-S2 Ekstra saltspredere v. sne: RRR-S11 og evt. RRR-S21 Reservespredere: R-OMR-S01 Plove på saltspredere: RRR-P1, RRR-P2 Plove på ekstra spredere: RRR-P11, RRR-P21 Øvrige plove: RRR-P3, RRR-P4 osv. op til RRR-P9 Reserveplove: R-OMR-P01 Traktorplove: RRR-T1 og evt. RRR-T2 Gummigeder: RRR-G1 og evt. RRR-G2 RRR er rutenavnet og indgår altid først i materielnavnet for alt driftsmateriel. OMR kan være H, SJ, SD, Ø, MV, N. Dette anvendes udelukkende for reserveudstyr til at identificere, hvor det normalt hører til. Materielnavnet skal desuden fremgå tydeligt på udstyret. Selve rettelsen af materielnavnet styres suverænt af HEEH. De vælger også tilknytning til værksted samt vintercentral. Det er intet problem, at ruterne i enkelte tilfælde er tilknyttet en anden vintercentral end selve udstyret selvom det naturligvis er bedst, at disse er ens. På følgende link ligger en guide til påmaling af rutenumre:

106 106 af no=806107&verid=697255&addbreadcrumb=0 Dette unikke kaldenavn er knyttet til det unikke id, som materiellet tildeles i SAP, og til det serienummer, som materiellet har ved levering. Koblingen mellem de tre numre fremgår af Vinterman. Opgavekoordinatoren er ansvarlig for tildeling af unikke kaldenavne og opdateringen af nummereringen i Vinterman. 16B.11 INSTRUKSER Følgende instruks omkring materiel er udarbejdet til chauffører Sikkerhedsinstruks af vintermateriel (chauffører).

107 107 af ENTREPRENØRER DOKUMENTINFORMATION Nærværende dokument beskriver opgaveområdet vedrørende entreprenører. Opgaveområdet omfatter opgaver i relation til Vejdirektoratets entreprenører på både kørebaner, rastepladser og stier, herunder ruteplanlægning i forhold til statsvejnettet. Dokumentejerskab Fagkoordinator, Operativ Vintertjeneste Seneste opdatering JMN, juni 2013 Status Afventer godkendelse ORGANISERING OG ROLLEFORDELING Det overordnede ansvar for entreprenører er placeret i den operative vintertjeneste. Herudover er en række af vintertjenestens øvrige aktører tilknyttet entreprenørernes arbejde, jf. nedenstående oversigt. Opgaveområdet er delt, således at Christina Kronborg (CKK) er opgavekoordinator for entreprenører på kørebaner og Jan Størling Madsen (JMN) er opgavekoordinator for entreprenører på stier, håndarbejde, rastepladser og specialmaskiner. Nedenstående roller er gældende for begge opgavekoordinatorer: Aktør Opgavekoordinator, entreprenører Rolle Overordnet koordination og styring af området Udarbejdelse af bidrag til budget inden for opgaveområdet og sikring af løbende opfølgning på økonomien Entreprisestyring af entreprenører på kørebaner, rastepladser og stier m.v.[f3] Opfølgning på kvaliteten af entreprenørernes arbejde, herunder sikring af, at der ikke sker misbrug fra entreprenørernes side, og udstedelse af bøder ved for sent fremmøde mv. Sagsfremstilling i forbindelse med behandling af erstatningssager Håndtering af skader på vejens udstyr forvoldt af entreprenører Bidrag til Driftsdivisionens samlede udbud i forhold til ruteplanlægning af kørebaner og stier m.v. Udarbejdelse og vedligeholdelse af retningslinjer og chaufførinstrukser til entreprenører Input til den strategiske vintertjeneste vedrørende kursusbehov og -indhold Sikring af, at entreprenører deltager i relevante kurser Udarbejdelse og vedligeholdelse af instrukser til vintervagter vedrørende entreprenører Koordinering af indsats på rastepladser og sideanlæg (aftaler indgået under Areal og Udstyr)(gangarealer til toiletbygninger ved rastepladser) Indgåelse af og opfølgning på entreprenøraftaler om særligt/ekstra materiel til snesituationer

108 108 af 128 Aktør Rolle Indgåelse af erstatningsaftaler med entreprenører (f.eks. i forbindelse med konkurs) Løbende tæt dialog med entreprenører, herunder afholdelse af årlige opstarts-/ evalueringsmøder Sikring af, at der sker indlæggelse og vedligeholdelse af data i Vinterman vedrørende entreprenører, herunder specialmateriel til snesituationer[f4] Indberetning af forbrugsdata, herunder til brug for Vejdirektoratets udarbejdelse af grønt regnskab[f5] Udarbejdelse af faktureringsgrundlag Godkendelse af fakturaer fra entreprenører Anvisning af fakturaer fra entreprenører Fastlæggelse af ruter til GPS-styret spredning i samarbejde med opgavekoordinatorer for værksteder og materiel Indlægge relevante dokumenter i journalsystemet 360. Fagkoordinator, Operativ Vintertjeneste udarbejdelse af et samlet budgetinput for den operative vinter- Godkendelse af input til budget inden for opgaveområdet samt tjeneste Strategisk Vintertjeneste Sikre, at relevante kursustilbud stilles til rådighed for entrepre- Gennemførelse af udbud på kørebaner og stier nørerne Input til Driftsdivisionens samlede udbud, herunder deltagelse i Driftsdivisionens udbudsgruppe Udarbejdelse af retningslinjer/strategi for ruteplanlægning Lokale driftsafdelinger Ad hoc-assistance til opgavekoordinator[f6] Input til opgavekoordinator i forbindelse med håndtering af lokale erstatningssager[f7] Deltagelse i kontrol af entreprenører (udføres af vintertilsynet på foranledning af Vintercentralen)[F8] Vintercentralen Daglig styring og koordination af indsatsen i henhold til retningslinjer og instrukser udarbejdet af opgavekoordinator Igangsættelse af kvalitetskontrol på foranledning af opgavekoordinator Indlæggelse og vedligeholdelse af data i Vinterman Bogføring/eventuelle rettelser til afsluttede udkald OPGAVEOVERBLIK Arbejdet med entreprenørerne indebærer en lang række tilbagevendende opgaver hen over året. Disse opgaver er beskrevet i overbliksform nedenfor. Det er opgavekoordinatorens ansvar, at disse opgaver udføres i henhold til de angivne tidsfrister og i den rette kvalitet. Tidspunkt Opgave Udførende April/Maj Evaluering af vintersæson med entreprenører Opgavekoordinator August/oktober Udarbejdelse af input til budget Opgavekoordinator

109 109 af 128 Indgåelse af entreprenøraftaler vedrørende specialmateriel Opgavekoordinator[F9] Augustseptember Augustseptember Årlig opdatering af data i Vinterman vedrørende Opgavekoordinator entreprenører September Gennemførelse af chaufføruddannelse Opgavekoordinator Septemberoktobeser Orienteringsmøde om retningslinjer og instruk- Opgavekoordinator afholdes for entreprenører. Nye entreprenører modtager gennemgang af alle instrukser og retningslinjer, mens eksisterende orienteres om eventuelle ændringer. Løbende Opfølgning på prisaftaler med entreprenører Opgavekoordinator Løbende og i forbindelse med gennemførelse af udbud som følge af ruteændringer Revision af ruteplaner Opgavekoordinator UDBUD Vejdirektoratet udbyder en række entrepriser omkring leverancer hhv. tjenesteydelser til entreprenører. Udbuddene omfatter alle dele af den praktiske udførelse af vintertjenesten på veje og stier m.v., herunder: Saltning på kørebaner Kombineret saltning og snerydning på kørebaner Snerydning på kørebaner, herunder bortkørsel af sne Saltning på stier, fortove og rastepladser/-anlæg Kombineret saltning og snerydning på stier, fortove og rastepladser/-anlæg[f10] Eventuel saltning og[f11] snerydning med specialudstyr, herunder gummigeder og sneslynger Eventuel snerydning på stier [F12]med specialudstyr, herunder gummigeder, rendegravere[f13] og sneslynger. Vejdirektoratets strategi for udbud beskrives yderligere i kapitel 6, hvor udbud omkring udførelsen på veje og stier m.v. berøres i afsnit specifikt[f14] AKTUELLE AFTALER VEDRØRENDE ENTREPRENØRER De aktuelle entreprenøraftaler vedrørende håndarbejder, rastepladser og stier er udbudt i 2012[F15] og løber frem til 30. juni 2018 med mulighed for forlængelse i indtil 2 år. Ydelserne er udbudt i de 5 udbudsområder svarende til øvrige driftsudbud.[f16] De aktuelle entreprenøraftaler vedrørende kørebaneentrepriser er udbudt i 2013[F17] og løber frem til 30. juni 2016 med mulighed for forlængelse med 2 gange 1 år. De aktuelle entreprenøraftaler vedrørende specialmaskiner (sneslynger) er udbudt i 2013[F18] og løber frem til 31. maj 2016 uden mulighed for forlængelse. De gældende entreprenøraftaler kan findes i journalsystemet 360 under entreprenørernes sagsnummer.[f19]

110 110 af 128 En kørebaneentreprise består typisk af: En til to lastbiler til saltning og snerydning To til otte lastbiler til snerydning. Altså fire til ti lastbiler pr. entreprise RUTEPLANLÆGNING Entreprenøraftalerne[F20] tager udgangspunkt i en forudgående opgørelse og planlægning af de relevante ruter. Ruteplanlægningen præciserer ruternes længde samt krav til sprederstørrelse og antallet af kørebaner på de enkelte ruter. Ruteplanerne opdateres årligt, da et retvisende overblik er afgørende for vintertjenestens arbejde. Opdateringen sker i august/september forud for vintersæsonen. Derudover opdateres ruteplanerne efter behov som følge af tiltag fra anlægsdivisionen. Ved ændring af en rutes udstrækning/omfang vil enhedsprisen for et udkald blive reguleret forholdsmæssigt svarende til ændring af rutens tidsforbrug fra arbejdets start til arbejdets slutning eller set i forhold til den samlede kørelængde. Der reguleres ikke for ændringer på mindre end +/- 3%. Ruteopgørelsen foregår manuelt, og de enkelte strækninger dokumenteres enkeltvis i Vinterman. På baggrund af denne brudvise opgørelse udarbejder Vinterman et samlet kort. Vintervagterne har mulighed for løbende at lægge nye ruter og ændringer ind i Vinterman RUTEKORT OVER KØREBANER Rutekort over kørebaner kan ses i Vinterman RUTEKORT OVER STIER M.V. Rutekort over stier m.v. kan ses i Vinterman. Er endnu ikke indlagt i Vinterman, men forventes klar inden sæson UDDANNELSE AF CHAUFFØRER Den fortsatte teknologiske udvikling af det materiel, som benyttes i forbindelse med vintertjeneste, nødvendiggør, at chaufførerne til stadighed er opdateret i brug af materiellet. Vejdirektoratet kræver derfor, at alle chauffører har en grundlæggende træning i brug af materiellet. I samarbejde med Transporterhvervets Uddannelsesråd er der etableret en landsdækkende kursusrække for chauffører i vintertjenesten. Kurserne afholdes af AMU-centrene. Efter aftale med AMU kan kurser dog afholdes andre steder end i AMU's lokaler, f.eks. på materielgårde eller saltdepoter. På modul for Vintertjeneste på kørebaner med lastbil får chaufførerne:

111 111 af 128 Indføring i vintertjenesten (organisering, lovgivning, systemerne, arbejdets udførelse m.m.) Kendskab til teori omkring relevante klimatiske og vejtekniske forhold, herunder brugen af salt Viden om det praktiske arbejde på vejene (udførelsen af vintertjeneste; brugen af plov, spreder og læssemaskiner; kontrol og udbedringer; forebyggende vedligeholdelse m.m.) Orientering om forskellige glatførebekæmpelsesmidler, deres plusser og minusser Viden om sikkerhed ved arbejde med salt og arbejde på vejen samt sikkerhed omkring materiel. Forud for sæson er der for lastbilchauffører etableret 4 nye moduler af hver en dags varighed: Modul for glatførebekæmpelse og snerydning for uerfarne chauffører Modul for glatførebekæmpelse og snerydning for erfarne chauffører Modul for snerydning for uerfarne chauffører Modul for snerydning for erfarne chauffører Alle lastbilchauffører skal inden sæsonen gennemføre et af kurserne afhængig af kvalifikationer. Uddannelse af traktorførere og maskinførere vil i sæson 2013/2014 foregå i forbindelse med opstartsmøder i oktober OPSTARTS- OG ENTREPRISEMØDER Ud over kurser for nye chauffører afholdes hvert år et opstartsmøde for chauffører, værkstedspersonale, materielansvarlige og vintervagter (i Aalborg). Møderne afholdes områdevis i starten af oktober, forud for en ny vintersæson. På mødet er følgende punkter på dagsordenen: Gennemgang af den forgangne vinter (fordele og ulemper) Statistik for den forgangne vinter Præsentation af Vejdirektoratets organisation Nye tiltag vedrørende eksempelvis teknologi og udstyr Gennemgang af ruter, hvis der har været en ny udbudsrunde Kommunikation med vintercentral Håndtering af nedbrud Afregning. Det kan derudover besluttes, at der skal afholdes evalueringsmøder i forbindelse med sæsonafslutningen. Evalueringsmøder er en lærerig og konstruktiv måde at håndtere eventuelle uløste forhold og sikre, at den fremtidige vintertjeneste udformes på bedst mulig vis CHAUFFØRHÅNDBOG (MAPPE TIL BILERNE[F21]) Som supplement til kurser og møder er der udarbejdet en håndbog[f22], som chaufførerne skal have liggende i deres biler under kørsel. Mappen skal bidrage til[f23], at chaufførernes viden om vintertjenesten kan blive omsat og anvendt i praksis. Mappen[F24] omhandler følgende:[f25] Billeder af forskellige snesituationer og angivelse af nødvendig handling i de enkelte situationer. Vejledning for sms-statusskift i Vinterman.

112 112 af 128 Saltdoseringsskema.[F26] Relevante telefonnumre og mail-adresser. Vejledning for saltning og snerydning af kørebaner[f27]. Rutekort (opdateres i forbindelse med ruteændringer[f28]). Sikkerheds[F29]- og betjeningsvejledning for brug af saltspredere og sneplove og læssemaskiner[f30] ENTREPRISESTYRING Ansvaret for styring af entreprenørentrepriserne samt opfølgningen på kvaliteten af chaufførernes arbejde påhviler opgavekoordinatoren for entreprenører FAKTURERING OG AFREGNING Afregningen af entreprenører omfatter følgende tre områder: Faste honorarer Enhedsafregning Timeprisafregning. Se "Tilbuds- og afregningsgrundlag"(tabg) i entrepriseaftalerne for yderligere detaljer. (Der indsættes link til 360 til 12/08721 Udbud af kørebaner.)[f31] Fakturering På baggrund af de bogførte registreringer i Vinterman fra den enkelte entreprenør genereres i Vinterman et fakturaforslag, som sendes til vognmændene. Fakturaforslaget sendes (senest den 10. i)? hver måned. [F32] Ved alle nye entrepriser indgås aftale om selvfakturering på særligt aftaleskema. Data herfra indlægges i SAP (VD s økonomiprogram) og i Vinterman. Sammen med fakturaforslag fremsendes link til hjemmeside, hvor entreprenøren enten kan godkende fakturaforslaget eller afvise dette. Godkendes fakturaforslaget modtager entreprenøren en bekræftelse pr. mail om det reserverede beløb og besked om, at beløbet vil tilgå dennes bankkonto i løbet af 20 kalenderdage. Afvises fakturagrundlaget skal entreprenøren kontakte opgaveansvarlige for evt. rettelser og genfremsendelse af nyt fakturagrundlag. Prisregulering Nyt prisindeks hentes årligt ca. 10. august for indeks for lastbilkørsel ved anlægsarbejder for 2. kvartal i det aktuelle år på Danmarks Statistiks hjemmeside: ntable=byg6&pxsid=85992&tablestyle=&st=sd&buttons= OPFØLGNING PÅ KVALITET Vintertjeneste på kørebaner tilstræbes udført i kvalitet og tid som beskrevet i "Overordnede servicemål for vintertjenesten" som angivet i Vinterudvalgets "Strategi for vintertjeneste på stats- og kommuneveje". Kvalitetskontrollen påhviler dels entreprenøren selv, der skal udøve selvkontrol af udført arbejde i henhold til retningslinjerne i udbudsforskriften. Derudover skal opgavekoordinatoren for entreprenører,

113 113 af 128 i samarbejde med vintervagter og tilsyn, udføre stikprøvevis kontrol af arbejdets kvalitet (se afsnittet "Kontrol og dokumentation" i udbudsforskrifternes kapitel 3 "Vilkår").[F33] Kvaliteten afhænger bl.a. af køretøjernes hastighed på vejene samt den anvendte spredebredde og saltdosering. Forhold, som opgavekoordinatoren løbende skal følge op på. Opfølgningen bygger på input fra Vinterman samt input fra vintervagter og tilsyn. I Vinterman er opsat parametre for en retmæssig dosering af salt, og systemet giver således et overblik over eventuel uhensigtsmæssig brug. Derudover bidrager tilsynet og til dels også vintervagterne løbende med input om vejenes tilstand, herunder chaufførernes arbejde. Vintertilsynet er Vintercentralens og opgavekoordinatorens øjne på vejene. Vintertilsynet bidrager endvidere ved mistanke om snyd, hvor vintertilsynet har mulighed for at kontrollere rigtigheden af mistanken. Ved bekræftet mistanke om snyd eller manglende kvalitet i udført arbejde kan forskellige sanktionsmidler tages i brug. (Der indsættes link til 360 til 12/08721 Udbud af kørebaner.)[f34] DATA Vintercentralen aktiverer entreprenørerne efter behov. Det sker konkret via systemet Vinterman, der dels indeholder stamdata om entreprenørerne, ruteplaner, priser, timer og materiel, dels giver mulighed for at gennemføre opkald og registrere det udførte arbejde. Vinterman skal derfor til enhver tid være opdateret og retvisende. Opgavekoordinatoren for entreprenører har ansvaret for, at relevant data om entreprenørerne er lagt ind og opdateret i Vinterman. Det omhandler bl.a.: Stamdata på entreprenørerne, såsom telefonnummer, m.v. Ruteplaner Prisreguleringer Udskiftning af entreprenører Overblik over specialmateriel i Vinterman ERSTATNINGSSAGER En erstatningssag er en sag, der omfatter et erstatningskrav mod Vejdirektoratet for en skade, der er sket et sted på Vejdirektoratets vejnet. I relation til vintertjenesten vil der typisk være tale om skader forvoldt i forbindelse med snerydning udført af Vejdirektoratets entreprenører. Entreprenøren har ansvaret for, at vintermateriellet, sikkerhedsudstyret og afmærkningsmateriellet er monteret forsvarligt på køretøjet, og er i øvrigt ansvarlig for enhver skade, som sker under arbejdets udførelse. Ved henvendelse fra en skadeslidt afgøres det, om vintertjenesten har været på vejen, og hvem der har kørt som entreprenør. Dette afgøres via Vinterman. Er det er sandsynligt, at skaden er forvoldt i vintertjenestens regi, formidles entreprenørens oplysninger til den skadeslidte, hvorefter den skadeslidte og entreprenørens forsikringsselskaber afgør, hvem omkostningerne påhviler.

114 114 af 128 For en uddybende beskrivelse af sagsgangen ved håndtering af erstatningssager henvises til følgende link: (beskrivelse udarbejdet af Juridisk Afdeling). [F35] SKADER PÅ VEJENS UDSTYR Entreprenørerne skal indberette eventuelle skader forvoldt på vejens udstyr. Der kan dog forekomme skader, som entreprenørerne ikke selv opdager, og tilsynet bidrager derfor til indberetningen. Skader på vejens udstyr besigtiges af tilsynet, hvorefter opgavekoordinatoren vurderer, om entreprenøren har opført sig uforsvarligt. Vurderes det, at skaden skyldes en uforsvarlig handling fra entreprenørens side, skal entreprenøren melde skaden til eget forsikringsselskab. Hvis ikke, afholdes omkostningerne af Vejdirektoratet. Ved hændelige skader til under kr. på ordregivers vejudstyr og materiel kræves ikke erstatning. Vinteren betaler for det vejudstyr, som vintermateriellet har ødelagt under udførelse af glatførebekæmpelse i form af saltning eller snerydning. Undtaget er det vejudstyr, som ved etablering kan forventes at blive påvirket ved almindelig udførelse af driftsopgaver såsom vintertjeneste. Dvs. saltning og snerydning med sneplov. Specifikt betaler vintertjenesten/entreprenørerne for følgende skader på vejudstyr m.v., som beviseligt er påført af vintertjenesten: Nødtelefoner Skilte Kantpæle i vejens højre side Autoværn, men kun skader efter bortgravning af sne (grabskader). Rabatskader, som skyldes bortgravning af sne (grabskader).[f36] INSTRUKSER Der er udarbejdet instrukser til entreprenørerne, der beskriver, hvordan en række konkrete situationer skal håndteres. Instrukserne omfatter: Sikkerhedsinstruks vintermateriel (Udarbejdes af opgaveansvarlig for vintermateriel) Erstatningssager[F37]

115 115 af SALT, SALTDEPOTER OG PEDELFUNKTIONER KAPITELINFORMATION Nærværende dokument beskriver opgaveområdet vedrørende salt, saltdepoter og pedelfunktionerne. Opgaveområdet omfatter opgaver i relation til indkøb og administration af salt, herunder koordinering med kommuner i forhold til saltdepoter og saltindkøb. Området omfatter tillige servicering af blandeanlæg og lagertanke. Dokumentejerskab Fagkoordinator, Operativ Vintertjeneste Seneste opdatering CKK, 5. juli 2013 Status Afventer godkendelse ORGANISERING OG ROLLEFORDELING Det overordnede ansvar for salt, saltdepoter og pedelfunktioner er placeret i den operative vintertjeneste. Herudover indgår en række af vintertjenestens øvrige aktører, jf. nedenstående oversigt. Aktør Opgavekoordinator, salt, saltdepoter og pedelfunktioner Rolle Overordnet styring og koordination af området Udarbejdelse af bidrag til budget inden for opgaveområdet og sikring af løbende opfølgning på økonomien Gennemførelse af miniudbud af saltindkøb under indgåede rammeaftaler Løbende bestilling af salt Afregning i forhold til saltleverandører Indgåelse af aftaler om og opfølgning på pedelfunktionen. pedelfunktionerne Implementering af instrukser for stakning af salt Indgåelse ad og administration af aftaler med kommuner vedrørende læsning i egne eller kommunernes saltdepoter Administration af eventuelle lejeaftaler vedrørende brug af saltdepoter Afregning med kommuner i forhold til køb og salg af salt samt leje af saltdepoter Sikring af forsyning til drift af saltdepoterne (vand, el, og lignende) Håndtering og afregning af forbrugsafgifter (vand, vandafledning og lignende) til bl.a. kommunerne Sikring af drift og vedligeholdelse af saltdepoter, velfærdsbygninger og pladser/ udendørsarealer Eventuel etablering af nye faciliteter til blanding, læsning og oplagring af salt og saltlage Udarbejdelse og vedligeholdelse af eventuelle instrukser til vintervagter og pedeller

116 116 af 128 Aktør Rolle Løbende koordination af lagerbeholdning og opdatering af saltkonti i Vinterman Materialekontrol af leveret salt, herunder aftaler med laboratorier vedrørende prøver samt opfølgning i forhold til leverandører Fagkoordinator, Operativ Vintertjeneste udarbejdelse af et samlet budgetinput for den operative vinter- Godkendelse af input til budget inden for opgaveområdet samt tjeneste Strategisk Vintertjeneste - Brug af saltdepoter Udarbejdelse af og vedligeholdelse af strategi for: - Anvendelse af salt, herunder dosering, salttyper m.v. - Indkøb af salt Udbud af rammeaftaler vedrørende salt Vintercentralen Leverance og kontrol af forbrugsdata fra entreprenører ÅRSHJUL Arbejdet med salt, saltdepoter og pedelfunktionerne indebærer en lang række tilbagevendende opgaver hen over året. Disse opgaver er beskrevet i overbliksform nedenfor. Det er opgavekoordinatorens ansvar, at disse opgaver udføres i henhold til de angivne tidsfrister og i den rette kvalitet. Tidspunkt Opgave Udførende Maj Vurdering af materiel i saltdepoter, herunder blandeanlæg. Opgavekoordinator Vurdering af behov for etablering, ud- skiftning og vedligeholdelse. April/Maj Gennemførelse af miniudbud vedrørende saltleverancer Opgavekoordinator til kommende sæson August Udarbejdelse af input til budget Opgavekoordinator September Sikring af, at saltdepoter er fyldte til sæsonstart Opgavekoordinator Månedligt i vintersæsonen Budgetopfølgning Opgavekoordinator Efter behov beholdning følges tæt i vinterhalvåret Bestilling af salt og pedeller til op stakning af salt. Registreres i Vinterman. Opgavekoordinator GENERELT Glatførebekæmpelse på de danske stats- og kommuneveje udføres ved præventiv saltning, inden glatføret opstår. Indkøb af salt foregår via rammeaftaler og efterfølgende miniudbud (se afsnit 18.6). Vejdirektoratet køber salt til egne lagre og til en række kommuner, med hvem Vejdirektoratet samarbejder. Vejdirektoratet får leveret salt til i alt 16 saltdepoter og køber salt og saltlage af i alt 10 kommuner. Arbejdet med stakning af salt og blanding af saltlage (kun Sjælland) varetages af pedellerne. Læsning af salt varetages af de enkelte chauffører. Der er en pedel fast tilknyttet hvert saltdepot, således at ansvaret for stakning og læsning af salt påhviler en fast person.

117 117 af 128 Vejsalt leveres dels ved en sommerleverance i perioden fra den 1. maj til den 30. september, dels ved en vinterleverance bestående af en til flere delleverancer i perioden fra den 1. oktober til den 30. april. Levering skal foretages direkte fra skib eller fra et overdækket lager til ét eller flere af de 16 saltdepoter. Der anvendes havsalt, vakuumsalt eller stensalt. Kravene til den leverede salt kan findes i udbudsmaterialets produktbeskrivelse. Link virker ikke![f38] Doseringsmængder følger de til enhver tid gældende doseringsvejledninger INDKØB AF SALT OG SALTLAGE Vejdirektoratet indkøber vejsalt og saltlage via rammeaftaler. Rammeaftalerne omfatter levering til Vejdirektoratet og en række kommuner, med hvem Vejdirektoratet har samarbejde omkring saltdepoter. Med udgangspunkt i disse rammeaftaler indhentes hvert år, efter vinterens afslutning, pristilbud fra de leverandører, der er indgået rammeaftaler med. Det sker via miniudbud. Miniudbuddene omfatter det forventede forbrug på salt og lage for hele næste sæson, herunder såvel vinter- som sommerleverancer. Der udbydes en leveringsaftale pr. salthal. Leverandørerne har dog mulighed for at byde på flere entrepriser. Den samlede mængde indkøbt salt for en vintersæson ligger normalt på ca ton. Heraf er ca ton til Vejdirektoratet og ca ton til kommunerne. Mængdeangivelsen er vejledende, og Vejdirektoratet binder sig i udbuddene ikke til at købe en fast mængde. I de aktuelle aftaler om leverance af salt gælder, at Vejdirektoratet er forpligtet til at aftage min. 25 % af de vejledende mængder, mens leverandørerne omvendt er forpligtet til at kunne levere op til 175 % af de vejledende mængder. Ved leverancer herudover genforhandles prisen. Den samlede mængde indkøbt saltlage for en vintersæson ligger normalt på ca ton. Lagen leveres til 8 saltdepoter i Jylland. Mængdeangivelsen er vejledende, og Vejdirektoratet binder sig i udbuddene ikke til at købe en fast mængde. I de aktuelle aftaler om leverancer af saltlage gælder, at Vejdirektoratet er forpligtet til at aftage min. 25 % af de vejledende mængder, mens leverandørerne omvendt er forpligtet til at kunne levere op til 175 % af de vejledende mængder. Ved leverancer herudover genforhandles prisen. Der købes løbende salt til de enkelte saltdepoter Hvis salttypen skifter, er det nødvendigt, at den ene halvdel i salthallen er tom, før der køres mere salt til. På nogle saltdepoter, hvor kommunen ejer salthallen, køber Vejdirektoratet saltet af den respektive kommune AKTUELLE AFTALER VEDRØRENDE LEVERING AF SALT Den eksisterende rammeaftale omkring levering af vejsalt til saltning omfatter perioden den 1. november 2010 til den 30. september 2013 med mulighed for forlængelse i yderligere syv måneder.

118 118 af 128 Vurderingskriteriet ved indgåelse af rammeaftale og miniudbud er ud over opfyldelse af produktkrav "laveste pris". Leverandørens priser skal være faste for den tilbudte sæson. Alle enhedspriser angives pr. ton tørt rent NaCl. Enhedspriserne indeholder udgifter til alle ydelser i forbindelse med saltleverancen, herunder fremstilling, levering, vejning, kontrol og dokumentation. Den nuværende rammeaftale er indgået med følgende firmaer: Akzo-Nobel Chemisafe Azelis GC Riber Salt. De indgåede rammeaftaler kan tilgås her. Link virker ikke![f39] KONTROL (PRØVEUDTAGNING) AF SALTLEVERANCE BESKRIVES SENERE. For at sikre, at det leverede salt lever op til Vejdirektoratets krav, foretages jævnligt kontrol af saltet. Vejdirektoratet stiller krav til kontrol af blandingsforhold, kornstørrelse og vandindhold. Leverandøren gennemfører egenkontrol med kvaliteten af det leverede salt. Vejdirektoratets stiller krav til, at der foretages en kontrol pr. leverance og min. én prøve pr. vejcenter[f40]. I praksis udtages der en prøve pr 100 tons leveret salt. Prøverne udtages af læssevagterne/stakkemændene på de enkelte pladser. Disse har fået den nødvendige uddannelse til formålet. En prøve skal min. være på 3 kg, men oftest udtager læssevagten[f41] en hel prøvespand på 20 kg. (TIDA: saltdepoter uden læssevagter?) [F42] Prøverne sendes til Vejteknisk laboratorium. Leverandøren dokumenterer resultatet, og en kopi fremsendes til opgavekoordinatoren. Ved konstatering af, at saltet kvalitetsmæssigt ikke lever op til det aftalte, har opgavekoordinatoren ansvaret for at sikre opfølgning i forhold til saltleverandørerne. Som udgangspunkt stiller Vejdirektoratet i sådanne tilfælde krav til leverandøren om fornyet leverance. I forbindelse med prøveudtagning vurderes saltets vandindhold. Det er afgørende for prisen, da Vejdirektoratet populært sagt "ikke betaler for vandet". Se kapitel 3 "Kontrol" i udbudsmaterialets bilag 1 "Produktbeskrivelse". Link virker ikke![f43] FAKTURERING OG BETALING VEDRØRENDE SALTLEVERANCER?? AFSNITTET BESKRIVES SENERE. Saltleverandøren fremsender fakturaer opdelt særskilt til henholdsvis Vejdirektoratet og den/de relevante kommuner. Se udbudsbetingelsernes tilbudsliste og Bilag 2. Link virker ikke[f44]! Leverandørerne skal vedlægge følgende ved fremsendelse af den elektroniske faktura: Vejesedler

119 119 af 128 Egenkontrol hhv. prøvningsrapport Dokumentation for leverancens kvalitet Beregning af afregningsprisen. Betaling finder sted til det på fakturaen angivne pengeinstitut senest 30 dage efter fakturadato, såfremt leverancen er godkendt i henhold til leveringsaftalen, og ordregiverne har modtaget den krævede dokumentation. TIDA: Indberetning til Vinterman? [F45] SALTDEPOTER - AFTALER, PLACERING M.V. Vintertjenesten benytter samlet set 26 saltdepoter, hvoraf de 12 ejes af Vejdirektoratet, og de øvrige ejes af forskellige kommuner. Nedenstående skema giver et overblik over de materielgårde og saltdepoter, som vintertjenesten benytter. Salthal Adresse Depot tilhører Klarupvej 96 Vejdirektoratet 9270 Klarup 1 Klarup Vejdirektoratet 100% Kommune 0% 2 Salthallen Rævebakken Vejdirektoratet 40% Thisted Kommune 60% 2 Materielgården i Pandrup Vejdirektoratet 100% Jammerbugt Kommune 0% 4 Materielgården i Hjørring Vejdirektoratet 35% Hjørring Kommune 65% 5 Materielgården i Aars Vejdirektoratet 100 % Vesthimmerlands Kommune. 0 % 6 Viborg Vejdirektoratet 100% Viborg Kommune 0% 7 Materielgården i Rom Vejdirektoratet 20% Lemvig Kommune 80% 8 Holstebro Vejdirektoratet 100% Kommune 0% 9 Herning Vejdirektoratet 45% Herning 55% 10 Tarm Vejdirektoratet 30% Ringkøbing-Skjern Kommune 70% 11 Grindsted Vejdirektoratet 50% Rævebakken 7, Sundby 7752 Snedsted Sigsgaardsvej Pandrup Vester Hedevej Hjørring Eva Holmvej Aars Thisted Kommune Jammerbugt Kommune Hjørring Kommune Vesthimmerlands Kommune Farvervej Viborg Vejdirektoratet Plutovej Lemvig Lundholmvej Holstebro Sandagervej Herning Skjernvej 53A 6880 Tarm Tårnvej Billund Lemvig Kommune Vejdirektoratet Herning Kommune Ringkøbing- Skjern Kommune Billund Kommune

120 120 af 128 Salthal Adresse Depot tilhører Billund Kommune 50% 12 Randers Vejdirektoratet 60% Randers Kommune 40% 13 Skanderborg Vejdirektoratet 100% Kommune 0% 14 Vinding Vejdirektoratet 100% Hedensted Kommune 0% 15 Tankedal Vejdirektoratet 100% Kommune 0% 16 Ribe Vejdirektoratet 100% Kommune 0% 17 Kliplev Vejdirektoratet? Kommune? 18 Grønnemose Vejdirektoratet? Kommune? 19 Ringe Vejdirektoratet? Kommune? Engelsholmvej Randers SV Nørskovvej Skanderborg Karetmagervej Vejle Tankedalsvej Kolding Ørstedsvej Ribe Kirkegårdsvej Aabenraa Industrivej Aarup Kielbergvej Ringe Vejdirektoratet Vejdirektoratet Vejdirektoratet Vejdirektoratet Vejdirektoratet Aabenraa Kommune[F46] Assens Kommune Faaborg-Midtfyn Kommune

121 121 af 128 Salthal Adresse Depot tilhører 20 Sakskøbing Nystedvej 54A Guldborgsund Vejdirektoratet 50% 4990 Sakskøbing Kommune Guldborgsund Kommune 50% 21 Bakkebølle Vejdirektoratet 50% Vordingborg Kommune 50% 22 Ringsted Vejdirektoratet 100% Ringsted/Sorø kommuner 0% 23 Holbæk Vejdirektoratet 100% Kommune 0% 24 Darupvej Vejdirektoratet 100% Kommune 0% 25 Klampenborgvej Vejdirektoratet 100% Kommune 0% 26 Solrødgård Vejdirektoratet 100% Kommune 0% Mønsvej Vordingborg Sorøvej Ringsted Omfartsvejen 47A 4300 Holbæk Darupvej Roskilde Klampenborgvej Kgs. Lyngby Lyngevej Hillerød De konkrete aftaler med saltdepoterne findes her. Link virker ikke! Vordingborg Kommune Vejdirektoratet Vejdirektoratet Vejdirektoratet Vejdirektoratet Hillerød Kommune DRIFT AF SALTDEPOTER OG MATERIELGÅRDE I forbindelse med materielgårde og saltdepoter løses en lang række opgaver både i relation til vintertjenesten, men også uden for vintersæsonen. Opgaverne omfatter bl.a.: Modtagelse og kontrol af saltleverancer. Stakning af salt i hallen. Produktion og kontrol af saltlage (kun Sjælland). Vedligeholdelse af læssemaskiner, Vedligeholdelse af blandeanlæg. Vurdering af hallens saltbeholdning m.v. Vedligeholdelse af pladsen. Disse opgaver varetages af Vejdirektoratets pedeller. Herudover udføres en række opgaver i forbindelse med entreprenørernes brug af saltdepoterne, som chaufførerne selv skal udføre. Opgaverne omfatter bl.a.: Læsning af lastbiler med salt og saltlage. På- og afmontering af materiel.

122 122 af 128 På de kommunale saltdepoter er det en kommunal ansat der varetager ovenstående opgaver LÆSSEVAGTER/LÆSSEAFTALER OG LÆSSEMATERIEL Aftaler med pedeller udbydes som lokale udbud. De konkrete aftaler kan tilgås her. Andet link![f47] Det er den enkelte chauffør, der foretager læsningen. Men, som beskrevet i afsnit er der til Vejdirektoratets materielgårde tilknyttet en pedel således, at ansvaret for pladsens vedligeholdelse samt stakning af salt og blanding af saltlage m.v. påhviler en fast person LÆSSEMATERIEL Vejdirektoratet lejer al materiel til stakning og læsning af salt. Service på læssemaskinen indgår som en del af lejekontrakten FAKTURERING OG AFREGNING VEDRØRENDE PEDELLER Pedellen på materielgården afregnes dels med et fast honorar, dels via timepris afregning. Det er samtidig betaling for hans deltagelse i møder og lignende OPFØLGNING PÅ KVALITET Pedellen skal føre kontrol med: Kvaliteten på salt. Der foreligger procedure der skal følges (kommer senere) Kvaliteten på saltlage. Der foreligger procedure der skal følges (kommer senere)??? Dette angives i et kontrolskema, der sendes til vintervagten, når arbejdet afsluttes. [F48] Endvidere kan opgavekoordinatoren iværksætte stikprøvevise kontroller af arbejdets kvalitet og af, at arbejdet er udført i henhold til de trufne aftaler SIKKERHED I OG VED SALTDEPOTERNE Læsning og stakning af salt indebærer særlige risici for arbejdsulykker. Det skyldes primært, at der ved stakning og læsning af salt er krydsende trafik motorkøretøjer og fodgængere på området. Derfor er sikkerheden ved saltdepoterne et særligt fokusområde. Materielgårde og saltdepoter er en del af vejarealet, hvorfor reglerne fra kurset "Vejen som Arbejdsplads" er gældende. Det betyder, at personer, der opholder sig på arealet, skal være påført sikkerhedstøj eller sikkerhedsvest. Derudover gælder færdselsloven og Arbejdstilsynets regler for krydsende trafik. Endvidere har vintertjenesten selv opstillet nogle retningslinjer for færdslen på pladserne. Retningslinjerne kan tilgås her. Link virker ikke![f49]

123 123 af DATA SALTFORBRUG OG BEHOLDNING (VINTERMAN) Oplysninger omkring salt, pedeller fremgår af Vinterman. I Vinterman føres regnskab med Vejdirektoratets forbrug af salt. Opgavekoordinatoren for salt og saltdepoter har ansvaret for, at data vedrørende saltforbrug er opdateret i Vinterman. Her fremgår det, hvor meget salt der er leveret til de enkelte saltdepoter, og hvor meget salt der er forbrugt i forbindelse med udkald. Det er i Vinterman ikke muligt at se, hvor meget salt kommunerne anvender, og dermed hvor stor den faktiske saltbeholdning er. Opgavekoordinatoren er derfor nødt til løbende at have kontakt med saltdepoterne om den faktiske beholdning. Opgavekoordinatoren opdaterer Vinterman på baggrund af denne visuelle vurdering af saltbeholdningen. Saltforbrug og -beholdning kan ses i Vinterman under 'Stamdata, Saltkonti' STAMDATA PÅ PEDELLER OG ANDRE RELEVANTE PERSONER I TILKNYTNING TIL SALTDEPOTERNE (VINTERMAN) Som beskrevet ovenfor varierer forholdene og aftalerne for Vejdirektoratets og Kommunernes saltdepoter. Der er derfor udarbejdet et samlet overblik over særlige forhold ved de enkelte saltdepoter samt kontaktoplysninger på de personer, der har tilknytning til den enkelte salthal. Overblikket angiver: Antal ruter, der læsses Anvendt salttype Kontaktoplysning på bestiller af salt Pedel (firmanavn) Udkaldstelefonnummer Angivelse af læssemateriel (udlejer) Kontaktoplysning ved nedbrud af læssemateriale Kontaktoplysning, hvis ingen el eller vand i salthallen Blandeanlæg i salthallen (Kun Sjælland) Kontaktoplysninger i forbindelse med servicering af blandeanlæg Tankanlæggets kapacitet Hvem der sørger for opfyldning af saltlage. Disse oplysninger fremgår af 360 via linket her. Virker ikke, og skal også opbygges på en anden måde. Oplysningerne foreligger endvidere i fysisk kopi på vagtstuen INSTRUKSER Der er udarbejdet instrukser til entreprenørerne på saltdepoterne. De kan tilgås via den enkelte instruks nedenfor:

124 124 af 128 Betjenings-/sikkerhedsinstruktioner vedrørende diverse materiel i salthallen (inden for skellet) Link virker ikke[f50]! Instruks vedrørende stakning af salt Link virker ikke! Instruks vedrørende læsning af salt. Link virker ikke!

125 125 af IV-AFTALER MED KOMMUNER M.FL KAPITELINFORMATION Vejdirektoratet udfører ydelser i relation til varsling og glatførebekæmpelse for en række kommuner m.fl. Nærværende opgaveområde omfatter opgaver i relation til disse IV-ydelser, dvs. aftaler med kommuner m.fl. vedrørende: Aftaler vedrørende orientering om udkald på statsvejnettet (model 0) Aftalemodel 1 Overvågning og varsling Aftalemodel 2 Overvågning og udkald Aftalemodel 3 Overvågning, udkald og styring. Opgaveområdet omfatter ikke andre aftaler med kommuner m.fl. Samarbejde med kommuner vedrørende køb og salg af salt håndteres under opgaveområdet 'Salt og saltdepoter' se vinterhåndbogens kapitel 18. IV vedrørende Vejdirektoratets vintersystemer håndteres under opgaveområdet 'Systemer og teknologi' se vinterhåndbogens kapitel 8. Aftaler, hvor kommuner udfører arbejder på Vejdirektoratets stier m.v., håndteres under opgaveområdet 'Entreprenører' se vinterhåndbogens kapitel 17.[F51] Dokumentejerskab Fagkoordinator, Operativ Vintertjeneste Seneste opdatering TIDA, august 2012 Status Afventer godkendelse ORGANISERING OG ROLLEFORDELING Det overordnede ansvar for vintertjenestens samarbejde med kommunerne vedrørende IV-aftaler er placeret i den operative vintertjeneste. Herudover indgår en række øvrige aktører, jf. nedenstående oversigt. Aktør Opgavekoordinator, IV-aftaler med kommuner m.fl. Rolle Overordnet styring og koordination af området Udarbejdelse af bidrag til budget inden for opgaveområdet og sikring af løbende opfølgning på økonomien Indgåelse af IV-aftaler med kommuner, jf. aftaleparadigme (model 1, 2 og 3 og aftaler om orientering om udkald på statsvejnettet (model 0)) Opfølgning på IV-aftaler med kommuner, herunder håndtering af aftalemæssige spørgsmål Sikring af vedligeholdelse af data vedrørende kommuner m.fl. i Vinterman, herunder eventuel opdatering af handlingsplaner m.v. (Vintervagten udfører) Afregning med kommuner i forhold til IV (ikke IV vedrørende systemer og data)

126 126 af 128 Udarbejdelse og vedligeholdelse af instrukser til vintervagterne vedrørende overdragelse af overvågningsansvaret til/fra kommunen Vedligeholdelse af data i 360 vedrørende IV-aftaler med kommunerne, herunder aktuelt indgåede aftaler Deltagelse i kommunenetværksmøder Koordinering med og deltagelse i IV-salgsgruppen i Vejdirektoratet Fagkoordinator, Operativ Vintertjeneste udarbejdelse af et samlet budgetinput for den operative vinter- Godkendelse af input til budget inden for opgaveområdet samt tjeneste Fagkoordinator, Strategisk Vintertjeneste Prissætning af IV-opgaver Udarbejdelse af aftaleparadigmer Vintercentralen Løbende dialog med kommunerne i forbindelse med vagtoverdragelse, sparring vedrørende vej- og vejrsituation og lignende Eventuel deltagelse i evalueringsmøder med kommuner i forbindelse med sæsonafslutning Ad hoc-assistance i forbindelse med fakturering (opgavekoordinator forestår fakturering) Praktisk opdatering af data i Vinterman, herunder eventuel opdatering af handlingsplaner ÅRSHJUL Arbejdet med IV-aftaler med kommunerne m.fl. indebærer en lang række tilbagevendende opgaver hen over året. Disse opgaver er beskrevet i overbliksform nedenfor. Det er opgavekoordinatorens ansvar, at disse opgaver udføres i henhold til de angivne tidsfrister og i den rette kvalitet. Tidspunkt Opgave Udførende Medio maj og Afregning af IV-vederlag fra kommunerne Opgavekoordinator medio januar August Indgåelse af nye aftaler samt justeringer i forhold til Opgavekoordinator eksisterende kommuneaftaler for den kommende sæson Oktober Udarbejdelse af budgetinput (IV-budgettet) Opgavekoordinator STRATEGI FOR INDTÆGTSDÆKKET VIRKSOMHED Vintertjenestens IV-strategi lægger sig tæt op ad Vejdirektoratets generelle IV-strategi. Grundlaget for denne strategi bygger på forenkling og fokusering. IV skal have udspring i Vejdirektoratets kernekompetencer og skal dermed være en naturlig udløber af OV. For yderligere information om Vejdirektoratets IV-strategi, link: Læs mere om IV-strategien Vejdirektoratets IV-aktiviteter bliver koordineret fra IV-teamet på Vejteknisk Område, der bl.a. varetager markedsføringsaktiviteter.

127 127 af 128 Læs mere om IV i Vejdirektoratet SAMARBEJDSMODELLER OG AFTALEPARADIGMER Vejdirektoratet samarbejder med en lang række kommuner om vintertjeneste. Nogle kommuner følger Vejdirektoratets udkald, mens det i andre kommuner er Vejdirektoratet, der kalder ud og styrer indsatsen på det kommunale vejnet. Vejdirektoratet tilbyder kommunerne samarbejde baseret på tre aftaletyper. Derudover tilbyder Vejdirektoratet at orientere om indsatsen på statsvejene (model 0). Aftalemodel 1 Overvågning og varsling Vejdirektoratet overvåger kommunens veje og varsler i tilfælde af risiko for glatføre. Efter varsling overtager kommunen selv udkald og styring af ruten. Aftalemodel 2 Overvågning og udkald Vejdirektoratet overvåger kommunens veje og kalder kommunens entreprenører ud til glatførebekæmpelse. Efter udkaldet overtager kommunen styringen. Aftalemodel 3 Overvågning, udkald og styring Vejdirektoratet overvåger kommunens veje og kalder egne entreprenører ud til glatførebekæmpelse. Udkaldet styres ligeledes af Vejdirektoratet. Aftalen tilbydes i de tilfælde, hvor der er sammenhæng mellem Vejdirektoratets og kommunens ruter, og hvor der er gensidig fordel ved aftalen. For aftalemodel 1, 2 og 3 gælder, at varsling og udkald sker, fire-seks timer før risiko for glatføre opstår. Dvs. der kan foretages præventiv saltning. I tillæg til de egentlige samarbejdsaftaler med kommunerne kan Vejdirektoratet orientere kommunen, når der køres ud på statsveje i et aktuelt område (model 0). Orienteringen foregår via udkaldsrobotten eller SMS, hvorved modtageren modtager et telefonopkald med oplysninger om, hvor der køres ud og med hvilken indsats AKTUELLE AFTALER MED KOMMUNER M.FL. Vejdirektoratet har i vinteren 2010/2011 aftaler med størstedelen af landets kommuner. Derudover er der indgået aftaler med A/S Storebælt og Scandlines A/S om vintertjeneste på deres arealer som oftest færgelejer. 51 kommuner er under de gamle aftaler. Af disse bliver 47 aftaler fornyet i april 2011, hvormed der kun er fire kommuner tilbage på de gamle aftaler i vinteren 2011/2012[F52] DATA VEDRØRENDE KOMMUNEAFTALER Opgavekoordinatoren for IV-aftaler med kommuner m.fl. skal sikre, at data i Vinterman vedrørende eksisterende kommuneaftaler, herunder stamdata, er opdateret. De enkelte kommuneaftaler indgår i vintertjenestens handlingsplaner, og ændringer i aftalerne skal følgelig implementeres i handlingsplanerne. Det er generelt fagkoordinatoren for den operative vintertjenestes ansvar at vedligeholde handlingsplanerne. I forhold til IV-aftaler med kommuner sker dette dog på initiativ fra opgavekoordinatoren.

128 128 af ØKONOMI OG AFREGNING Prisen for Vejdirektoratets ydelser afhænger af model og kommunestørrelse. Nedenfor er angivet prisniveauet for vinteren 2010/2011. Model 1: Prisen afhænger af kommunens størrelse og er fastlagt på erfaringstal: For en lille kommune med under indbyggere koster aftalen kr. pr. år. For en mellemkommune med mellem og indbyggere koster aftalen kr. For en stor kommune med over indbyggere koster aftalen kr. Model 2: Overvågning og udkald koster kr. pr. rute. Model 3: Samlet pris for overvågning, udkald og styring af en hel rute, hvorpå der anvendes en saltspreder og to plove, koster kr. Prisen er ekskl. salt, entreprenører og tilsyn. Disse omkostninger afholdes af kommunerne selv uden om Vejdirektoratet HÅNDTERING AF AFREGNING I de indgåede kontrakter skal afregningen følge det kommunale budgetår. Det medfører, at der skal sendes en aconto regning primo januar for vintersæsonen fra den 1. oktober til og med den 31. december forrige år. Derudover skal der sendes en slutregning for hele vinteren ultimo juni OPGØRELSE AF FAKTURERINGSGRUNDLAG De kommuner, der har indgået en model 3-samarbejdsaftale med Vejdirektoratet, afregnes særskilt for brugen af salt, entreprenører og tilsyn. Udgifter til entreprenører, der afholdes af kommunen selv, faktureres direkte til den relevante entreprenør, uden om Vejdirektoratet. Samarbejdsmodel 1 og 2 er fastprisaftaler. Opgavekoordinator er ansvarlig for afregning med IV-kunder.