Program for intern overvågning

Transkript

1 Program for intern overvågning Vedr. sikring af at aftaler indgås på markedsvilkår Lolland Forsyning A/S CVR nr Lolland Spildevand A/S CVR nr Lolland Vand A/S CVR nr Renseanlægget Hunseby Strand ApS CVR nr

2 Indhold 1 Indledning Side Lovgrundlag for programmet Formål med programmet Omfattede selskaber Rollebeskrivelser Overvågningsansvarlig Aftaleansvarlig Indgåelse af aftaler Hvilke aftaler er omfattet Markedsvilkår Særlig dokumentationspligt t.kr Købsaftaler Politik for indgåelse af varekøb, tjenesteydelelser og bygge- og anlægsarbejder Politik for indgåelse af koncerninterne aftaler Politik for indgåelse af finansielle aftaler Opbevaring af dokumentation Etablering og information vedrørende intern overvågning Kontrol og opfølgning Løbende kontrol Opfølgende kontrol Rapportering Årsberetning og revisorerklæring Overordnede tidsfrister Halvårlig rapportering Årsberetning Oversigt over indgåede aftaler - 10 Program for intern overvågning /10

3 1. Indledning 1.1 Lovgrundlag for programmet 1 Lovgrundlaget for den interne overvågning fremgår af 19, stk. 5-7, og 37 i lov nr. 469 af 12. juni 2009 om vandsektorens organisering og økonomiske forhold (vandsektorloven). Reglerne er mere udførligt behandlet i bekendtgørelse nr. 298 af 25. marts 2010 om program for vandselskabers interne overvågning. 1.2 Formål med programmet 2 Programmet skal medvirke til, at selskaberne ved aftaleindgåelse kun varetager egne økonomiske interesser og ikke andre selskabers interesser. I en række tilfælde vil vandselskaber indgå aftaler med koncernforbundne selskaber om levering af forskellige ydelser. Det kan dreje sig om køb eller salg af serviceydelser som fx administration og vedligeholdelse eller konkrete vareleverancer. For at vandforbrugerne ikke kommer til at betale højere takster, end hvad rimeligt er specielt i sådanne aftaler eller i andre aftaleforhold, er det derfor efter vandsektorloven bestemt, at: Aftaler skal indgås på markedsvilkår. Aftaler skal foreligge skriftligt på aftaletidspunktet. Vandselskaberne skal derfor udarbejde et internt overvågningsprogram med en beskrivelse af de forholdsregler og procedurer, der kan sikre, at aftaler bliver indgået på de nævnte betingelser. Overvågningen omfatter foruden selve programmets etablering også en efterfølgende kontrol af, at selskaberne konkrete aftaler rent faktisk opfylder de nævnte krav. Til det brug skal selskaberne iværksætte følgende tiltag: Væsentlige aftalers priser og vilkår skal kunne dokumenteres til brug for eventuel efterfølgende kontrol. Overvågningsprogrammet etableres med en tilknyttet kontrolprocedure for at sikre aftaleindgåelse på markedsvilkår. En årsberetning offentliggøres om overvågningsprogrammet og kontrollen med dets gennemførelse i praksis og indsendes til Forsyningssekretariatet. 1 Vejledning om internt overvågningsprogram efter vandsektorloven, Forsyningssekretariatet, april 2010, pp Kilde: Vejledning om internt overvågningsprogram efter vandsektorloven, Forsyningssekretariatet, april 2010, pp. 4-5 Program for intern overvågning /10

4 1.3 Omfattede selskaber Programmet for intern overvågning omfatter i medfør af vandsektorloven følgende selskaber: Lolland Forsyning A/S Lolland Vand A/S Lolland Spildevand A/S Renseanlægget Hunseby Strand ApS 2 Rollebeskrivelser 2.1 Overvågningsansvarlig Direktionen i selskaberne udpeger en overvågningsansvarlig, der skal sikre, at formålet med programmet opfyldes. Den overvågningsansvarlige skal sikre, at programmet for intern overvågning bliver etableret, løbende kontrolleret, godkende indgåelsen af aftaler, samt at der bliver udarbejdet en årsberetning. Den overvågningsansvarlige refererer direkte til direktionen i selskaberne. 2.2 Aftaleansvarlig Den aftaleansvarlige vil være den eller de personer, der er berettiget til at indgå aftaler på vegne af selskaberne. 3 Indgåelse af aftaler Alle selskabernes aftaler om køb og salg skal indgås skriftligt på markedsvilkår. 3.1 Hvilke aftaler er omfattet Aftaler om køb og salg af varer, tjenester, finansielle ydelser som f.eks. lån, udlån og garantistillelse samt bygge- og anlægsarbejder, er omfattet af den interne overvågning. Der sondres ikke mellem, om en aftale indgås med en ekstern eller koncernintern part. Det har ingen betydning, om salgsaftaler vedrører selskaberne kerneydelser eller eventuelle tilknyttede aktiviteter. 3.2 Markedsvilkår En aftale er indgået på markedsvilkår, hvis selskaberne forud for kontraktindgåelse har undersøgt markedet for at opnå den bedste kombination af pris og kvalitet ved køb og salg af varer og tjenester. Program for intern overvågning /10

5 Aftaler, der har overholdt forskrifterne for udbud i tilbudsloven eller EU s udbudsdirektiver, anses for at være indgået på markedsvilkår. Aftaler, som ikke er udbudspligtige skal kunne sandsynliggøres at være indgået på markedsvilkår (priser, betalings- og leveringsbetingelser). Der skal ved indgåelse af ikke-udbudspligtige aftaler ske en afsøgning af markedet, så aftalernes priser og vilkår kan afstemmes med de almindeligt forekommende betingelser i markedet og ikke bliver ugunstige for selskaberne Særlig dokumentationspligt t.kr. Der hviler en særlig dokumentationspligt på aftaler med en økonomisk værdi på mere 100 t.kr. Ved økonomisk værdi forstås den samlede mulige økonomiske værdi af en aftale. Det vil sige den umiddelbare kontraktsum og de mulige økonomiske konsekvenser af aftalen, eksempelvis ved misligholdelse. Ovenstående skal ske, således at selskaberne over for Forsyningssekretariatet kan dokumentere, hvordan indgåelsen af hver enkelt købs- eller salgsaftale er begrundet. Opdeles en sammenhængende aftale i mindre aftaler, som hver især ikke overstiger 100 t.kr., skal disse betragtes som sammenhængende aftaler, og underlagt samme dokumentationskrav som aftaler som overstiger 100 t.kr. Er der tvivl om ovenstående, forelægges dette den overvågningsansvarlige. 3.3 Købsaftaler Politik for indgåelse af aftaler om varekøb, tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbejder. Aftaler indgås i henhold til gældende indkøbsprocedurer og procedurer for udbud, jf. bilag vedr. aftale- og overvågningsansvarlige. Aftaler indgås på markedsvilkår og i øvrigt i forhold til aftalens karakter i henhold til udbud i tilbudsloven eller EU s udbudsdirektiver. Ansvar Eksisterende ansvarsfordeling er beskrevet i Bilag 1. Program for intern overvågning /10

6 Den aftaleansvarlige er ansvarlig for, at aftaler forelægges til godkendelse hos den over- vågningsansvarlige, før de indgås. Dokumentation Ingen aftaler kan indgås før udkast og dokumentation er godkendt af den overvågningsansvarlige. Ændres udkastet efter at den overvågningsansvarlige har godkendt dette, skal det forelægges igen. Den, som indgår aftalen, har ansvaret herfor. I henhold til programmet for intern overvågning skal der foreligge følgende dokumentation, førend en aftale kan godkendes af den overvågningsansvarlige: Specifikation af indkøbet Art Omfang Særlige specifikationer Pris og vilkår Dokumentation for markedsvilkår. Hvis udbudspligtig, anses udbud for tilstrækkelig dokumentation. Hvis ikke udbudspligtig, skal selskaberne kunne dokumentere, at indgåelsen af de enkelte aftaler er begrundet. Hvis ikke udbudspligtig, og værdien af aftalen ikke overstiger 100 t.kr., skal den aftaleansvarlige overfor den overvågningsansvarlige sandsynliggøre, at indkøbet sker på markedsvilkår. Er aftaler opdelt i mindre aftaler, og overstiger disse tilsammen 100 t.kr., betragtes disse som en sammenhængende aftale Politik for indgåelse af koncerninterne aftaler Koncerninterne aftaler er omfattet af de samme krav som ved indgåelse af aftaler med eksterne parter. Ved indgåelse af større aftalekomplekser skal de enkelte aftaleelementer dokumenteres særskilt i henhold til de foranstående politikker. kunne Politik for indgåelse af finansielle aftaler Finansielle aftaler, herunder lån, udlån, kassekreditter, mellemregninger, indgåelse af finansielle instrumenter etc. er omfattet af det interne overvågningsprogram. Program for intern overvågning /10

7 Den økonomiansvarlige har ansvaret for, at der udarbejdes en dokumentation for, at finansielle aftaler er indgået på markedsvilkår, såvel med eksterne som interne aftaleparter. Eksterne aftaler dokumenteres ved indhentelse af sammenlignelige tilbud fra andre finansielle aktører. Interne aftaler dokumenteres ved indhentelse af lignende tilbud fra eksterne aktører. Den økonomiansvarlige har ansvaret for dokumentationen og sandsynliggørelsen af, at finansielle aftaler indgås skriftligt og på markedsvilkår. Den økonomiansvarlige skal give den overvågningsansvarlige kopi af dokumentation og aftaler mv. Den overvågningsansvarlige skal herefter godkende aftalegrundlaget. 3.4 Opbevaring af dokumentation Dokumentation i forbindelse med indgåelse af aftaler ligger i Docunote. Underskrevne aftaler skannes og originalerne opbevares i sekretariatet. Det er den aftaleansvarliges ansvar, at dette efterleves. 4 Etablering og information vedrørende intern overvågning Det skal sikres, at alle medarbejdere med ansvar i forhold til programmet for intern overvågning informeres om programmet og er bekendt med deres ansvar, for dets overholdelse. Dette skal sikres ved følgende tiltag: Programmet er tilgængeligt i docunote for alle medarbejdere. Der afholdes informationsmøder omkring programmet efter behov. Disse afholdes af den overvågningsansvarlige og skal indeholde en overordnet gennemgang af programmet og eksemplificering af dokumentationskrav. Ved nyansættelse skal der foretages en individuel orientering om programmet samt ansvar i medfør heraf. De områdeansvarlige/afdelingsledere har ansvaret for, at der til stadighed er en opdateret liste over medarbejdere med ansvar i medfør af programmet for intern overvågning. Denne liste og ajourføring heraf skal opbevares hos den overvågningsansvarlige. Program for intern overvågning /10

8 Den overvågningsansvarlige skal sammen med de områdeansvarlige/afdelingsledere sikre sig, at de relevante medarbejdere er til stede ved informationsmøder. Den overvågningsansvarlige skal opbevare dokumentation for afholdte informationsmøder samt individuelle orienteringer. Dokumentationen skal omfatte: Indhold af orientering Dato for afholdelse Liste over tilstedeværende medarbejder 5 Kontrol og opfølgning Den overvågningsansvarlige har ansvaret for kontrollen med program for intern overvågning. 5.1 Løbende kontrol Den overvågningsansvarlige foretager, jf. politikkerne, en løbende kontrol ved aftaleindgåelse. Aftaler med en længere løbetid, eksempelvis vareindkøbsaftaler, skal årligt underlægges en kontrol af, om aftalen er tidssvarende. Det vil sige, om aftalen svarer til de aktuelle markedsvilkår. Den overvågningsansvarlige skal påse, at den årlige revurdering gennemføres, jf. nedenstående. Den aftaleansvarlige skal udarbejde en dokumentation for, hvorvidt aftalen stadig må anses at være indgået på markedstidssvarende vilkår. Herunder anbefale, om aftalen skal genforhandles eller opsiges med henblik på indgåelse af en ny aftale. 5.2 Opfølgende kontrol Den overvågningsansvarlige skal udtage 2 aftaler fra hvert af selskaberne til opfølgende kontrol. Den overvågningsansvarlige meddeler den aftaleansvarlige, at aftalen er udtaget til opfølgende kontrol, og det påhviler herefter den aftaleansvarlige at dokumentere, at effektueringen af aftalen sker i overensstemmelse med den indgåede aftale. Den aftaleansvarlige skal fremlægge kopi af eventuelt projektregnskab, modtagne fakturaer med tilhørende specifikation og øvrig dokumentation, som den overvågningsansvarlige måtte anmode om. Program for intern overvågning /10

9 Dokumentationen skal foreligge senest 14 dage efter anmodningen. Såfremt den overvågningsansvarlige ved den opfølgende kontrol konstaterer afvigelser fra aftalegrundlag mv., skal ledelsen skriftligt underrettes herom. 5.3 Rapportering Den overvågningsansvarlig skal halvårligt udarbejde en rapport til ledelsen, som beskriver den aktuelle status på programmet for intern overvågning. Rapporteringen omfatter: Oversigt over godkendte aftaler. Oversigt over ikke-godkendte aftaler samt begrundelse herfor. Oversigt over gennemførte løbende kontroller. Oversigt over modtagne indrapporteringer om ændrede forhold i indgåede aftaler. Oversigt over gennemførte revurderinger af aftaler med længere løbetid. Oversigt over afholdte informationsmøder samt individuelle orienteringer. Oversigt over mellemværender med kommuner samt afviklede mellemværender. 6 Årsberetning og revisorerklæring Den overvågningsansvarlige skal udarbejde en årsberetning, som indeholder: En beskrivelse af programmet En beskrivelse af programmets gennemførelse, herunder den foretagne kontrol me d overholdelsen af programmet En oversigt over selskaberne udestående mellemværender med kommuner opgjort inkl. renter på tidspunktet for offentliggørelse af årsberetningen, og En oversigt over de mellemværender, der er afviklet helt eller delvist på tidspunktet for offentliggørelse af årsberetningen, jf. bekendtgørelse om afvikling af mellemværender mellem kommuner og vandselskaber. Årsberetningen skal bilægges en revisorerklæring omkring programmets etablering og de gennemførte kontroller. Bestemmelserne om intern overvågning trådte principielt i kraft den 1. juli Årsberetningen for et kalenderår indsendes den 1. maj i det efterfølgende kalenderår. 6.1 Overordnede tidsfrister Program for intern overvågning /10

10 6.1.1 Halvårlig rapportering Den overvågningsansvarlige skal fremsende sin halvårlige rapportering til ledelsen senest 14 dage inde i det efterfølgende halvår Årsberetning Den overvågningsansvarlige skal fremsende udkast til årsbe retning til ledelsen inden d.15. februar i det efterfølgende kalenderår. Den overvågningsansvarlige skal aftale med selskabernes eksterne revisor, at der foretages gennemgang heraf med henblik på afgivelse af revisorerklæring inden 15. marts i det efterfølgende kalenderår. Ledelsen godkender årsberetningen om programmet for intern overvågning inden 15. april af januar i det efterfølgende kalenderår. Ledelsen har ansvaret for, at årsberetningen indsendes til Forsyningssekretariatet bilagt revisorerklæring senest den 1. maj i det efterfølgende kalenderår. Den overvågningsansvarlige har ansvaret for, at årsberetningen offentliggøres senest den 1. maj i det efterfølgende kalenderår. 6.2 Oversigt over indgåede aftaler Aftaler indgået af selskaberne fremgår af Bilag januar Program for intern overvågning /10