Program for intern overvågning

Transkript

1 Program for intern overvågning

2

3 Indhold Indledning... 4 Overvågningsansvarlig... 6 Beskrivelse af overvågningsprogrammet... 7 Operationel og daglig brug af programmet... 9

4 Indledning Dette er den anden udgave af program for intern overvågning i Forsyningen Allerød Rudersdal A/S. Der har tidligere været etableret programmer for intern overvågning i selskaberne Allerød Spildevand A/S og Rudersdal Forsyning A/S. Eftersom de administrative dele af to forsyningsselskaber pr. 1. januar 2012 blev samlet i ét serviceselskab, er de to tidligere separate programmer for intern overvågning nu blevet til dette program. Der er i den anledning foretaget mindre ændringer i procedurerne for de to selskaber. Nærværende program gælder for kalenderåret 2014 og fremover. Det forventes, at selve programmets opbygning, og dets praktiske udførelse i drift og planlægning, fremadrettet vil blive videreudviklet i takt med, at Forsyningen Allerød Rudersdal A/S gør sig yderligere erfaringer omkring samspillet mellem selskabets forretningsgange og de opgaver, der er underlagt intern overvågning, selskabets systemer for økonomi, dokumenthåndtering, kontraktstyring m.v. Ledelseserklæring Nærværende program, dets efterlevelse og forankringen i organisationen er vedtaget og godkendt i selskabets ledelse. Jane B. Madsen Holte, den 26. marts 2015 Direktør, Forsyningen Allerød Rudersdal A/S Direktør, Allerød Spildevand A/S Direktør, Rudersdal Forsyning A/S Lovmæssig baggrund Nærværende program for intern overvågning er etableret i medfør af bestemmelserne i Vandsektorloven 1 og bekendtgørelse om program for vandselskabernes interne overvågning 2. Programmet skal i medfør af loven medvirke til, at de omfattede selskaber ved aftaleindgåelse kun varetager egne økonomiske interesser og ikke andre selskabers eller interessenters interesser. Det er i vandsektorloven bestemt, at: Aftaler skal indgås på markedsvilkår Aftaler skal foreligge skriftligt på aftaletidspunktet Der gælder særlige regler om aftaler, som indgås ved køb af ydelser fra kommuner Forsyningen Allerød Rudersdal A/S (herefter benævnt Forsyningen) har med afsæt i ovenstående love og bekendtgørelser udarbejdet dette interne overvågningsprogram med en beskrivelse af de forholdsregler og procedurer, der skal sikre, at aftaler bliver indgået på de nævnte betingelser. Overvågningen omfatter foruden selve programmets etablering også en efterfølgende kontrol af, at selskabets konkrete aftaler opfylder de nævnte krav. Programmets formål Forsyningen har iværksat følgende tiltag: Etablering af overvågningsprogram med tilknyttet kontrolprocedure for sikring af aftaleindgåelse på markedsvilkår Procedure for sikring af dokumentation for væsentlige aftalers priser og vilkår Der udarbejdes på grundlag af programmet en årsberetning, som indeholder: En beskrivelse af programmet En beskrivelse af programmets gennemførelse, herunder den foretagne kontrol med overholdelsen af programmet. I medfør af bekendtgørelsen om programmet for intern overvågning skal årsberetningen være ledsaget af en revisorerklæring og endvidere indeholde: En oversigt over selskabets udestående mellemværender med kommuner opgjort inkl. renter på tidspunktet for offentliggørelse af årsberetningen, og En oversigt over de mellemværender, der er afviklet helt eller delvist på tidspunktet for offentliggørelse af årsberetningen, jf. bekendtgørelse om afvikling af mellemværender mellem kommuner og vandselskaber. Beskrivelse af det omfattede selskab Programmet for intern overvågning omfatter i medfør af vandsektorloven følgende selskaber: Forsyningen Allerød Rudersdal A/S Allerød Spildevand A/S og Rudersdal Forsyning A/S. 1 Lov nr. 469 af 12. juni 2009 om vandsektorens organisering og økonomiske forhold (vandsektorloven). 2 Bekendtgørelse nr. 298 af 25. marts 2010 om program for vandselskabernes interne overvågning. 4

5 Den omfattede virksomhed er med virkning 1. januar 2012 selskabsretligt organiseret med følgende struktur se Figur 1. Ejerskabet af Forsyningen Allerød Rudersdal A/S er delt mellem Allerød Spildevand A/S og Rudersdal Forsyning A/S i forholdene 2:7 og 5:7. Rudersdal Forsyning A/S er 100 % ejet af Rudersdal Kommune og blev stiftet 27. maj Allerød Spildevand A/S er 100 % ejet af Allerød Kommune og blev stiftet 19. november Selskabet har ca. 40 ansatte fordelt på afdelingerne for vand, spildevand og administration. Selskabet er oprettet som et samlet selskab til varetagelse af såvel drift som administration af vand- og spildevandsforsyning. Organisationsdiagram for Forsyningen Allerød Rudersdal A/S 5

6 Overvågningsansvarlig Det er besluttet, at der udpeges en overvågningsansvarlig, med ansvar for etablering og vedligeholdelse af programmet for intern overvågning. Dette inkluderer den løbende kontrol af forsyningens engagementer med væsentlige leverandører i samarbejde med forsyningens økonomiansvarlige. Hvert år skal der udarbejdes en oversigt over årets væsentlige aftaler og senest 1. maj indsendes en årsberetning herom til Forsyningssekretariatet. Den ansvarlige for intern overvågning skal introducere programmet til nye medarbejdere med ansvar for indkøb. Den ansvarlige for intern overvågning skal også gennemgå årsberetningen og programmets seneste revision med forsyningens drifts- og indkøbsansvarlige for at modtage feedback på programmets udformning og praktiske implementering med henblik på forbedringer af programmet. Den overvågningsansvarlige refererer direkte til direktionerne i Forsyningen Allerød Rudersdal A/S, Rudersdal Forsyning A/S og Allerød Spildevand A/S. Den indkøbsansvarlige skal med iværksættelsen af programmet for intern overvågning orientere den overvågningsansvarlige ved indgåelsen af samtlige væsentlige aftaler for de omhandlede selskaber. Den overvågningsansvarlige skal også sørge for behørig orientering af medarbejdere om programmets indhold, praktiske betydning og lovmæssige bevæggrund. Ansvaret for overholdelse af indkøbsprocedurer og indkøbspolitik, samt programmet for intern overvågning påhviler den enkelte medarbejder. Herunder ansvaret for udarbejdelse af dokumentation m.v. samt indhentning af evt. forhåndsgodkendelse hos den overvågningsansvarlige. Overvågningsansvarlig: Kim Christopher Nielsen (KCN). Registreringsansvarlig: Gitte Langthaler Fick (GLF). 6

7 Beskrivelse af overvågningsprogrammet Programmet gælder for hele selskabet og alle de aktiviteter, der foregår i selskabet og omfatter således væsentlige aftaler om køb og salg af: Varer Tjenester Bygge- og anlægsarbejder Finansielle ydelser som f.eks. lån, udlån og garantistillelse Aftaler, som omfatter beløb over kr. opfattes som væsentlige. Der er iht. konkurrencelovgivningen forskellige krav til udbud afhængig af kontraktens størrelse. Der er herunder opstillet et skema i Tabel 1 over tærskelværdiernes størrelse, opgavens art og konsekvens i forhold til regler om intern overvågning og EU udbud. Ved indgåelse af væsentlige aftaler skal den indkøbsansvarlige sikre, at aftaler, som selskabet indgår, indgås skriftligt og på markedsvilkår, jf. Vandsektorlovens 19, stk. 5. En aftale er indgået på markedsvilkår, hvis forsyningsselskabet forud for kontraktindgåelse har undersøgt markedet for at opnå den bedste kombination af pris og kvalitet ved køb og salg af varer og tjenester. Det sker typisk ved at indhente og sammenligne alternative tilbud i markedet med hensyn til egenskaber, leveringsvilkår og priser for den type ydelser, som ordren skal omfatte. Forsyningen foretrækker at indgå længerevarende rammeaftaler efter en offentlig eller prækvalificeret udbudsrunde. For ikke-udbudte aftaler gælder nedenstående retningslinjer se også næste kapitel Sikring af aftaleindgåelser på markedsvilkår sker ved at kontrollere, at selskabets indkøbsansvarlige projektleder, dvs. den medarbejder, som på selskabets vegne skal indgå aftalen, har gennemført en afsøgning af markedet for de ydelser og andre sammenlignelige ydelser, som aftalen vedrører og at denne afsøgning dokumenteres skriftligt. Den indkøbsansvarlige har ansvaret for afsøgningen af markedet og for at indgå aftaler. Endvidere har den indkøbsansvarlige også ansvar for at den fornødne dokumentation foreligger i Forsyningens fælles dokumenthåndteringssystem (MDOC), samt fremsendes til registrering i det fælles kontraktstyringsværktøj (COMA). Al dokumentation vedrørende markedsafsøgningen skal ved årets udgang forefindes i selskabets elektroniske kontraktstyringsværktøj, der er specielt indkøbt til formålet (COMA). Dokumentationen skal i den forbindelse være tilstrækkelig til, over for revision og Forsyningssekretariat, at kunne dokumentere, hvordan indgåelsen af hver enkelt købs- eller salgsaftale er begrundet, f.eks. i forhold til alternative indhentede tilbud eller tilbud i forbindelse med et udbud. Der bør kvartalsvis foretages en løbende kontrol af alle indgåede aftaler med leverandører. Det forventes, at den løbende kontrol foretages i samarbejde med den økonomiansvarlige vha. specielle opslag i økonomisystemet. Formålet med den løbende kontrol er dels at opnå en status på de forventede væsentlige aftaler, samt at få identificeret andre aftaler, der nærmer sig kr/år. Ved årets udgang opstilles en oversigt over årets aftaler. Dertil skal den overvågningsansvarlige udtage en stikprøve af årets indgåede væsentlige aftaler. Stikprøven udgør 10 % af alle indgåede væsentlige aftaler eller min. 5 stk. Både ved de kvartalsvise kontroller og stikprøvekontroller korrigeres eventuelle fejl ved aftaleindgåelsen og den indkøbsansvarlige informeres og oplæres efter behov om procedurer og krav til aftaler i forhold til intern overvågning. Årsberetningen for Forsyningen skal vedlægges en revisorerklæring hvor årets aftaler er forelagt og gennemgået af revisor. Årsberetningen for Forsyningen skal vedlægges en revisorerklæring, hvor årets aftaler med de to kommuner er forelagt og gennemgået af revisor. 7

8 Oversigtskema med tærskelværdier, opgavetype og konsekvens Beløb > (DKK) 3 Type Konsekvens Varekøb og tjenesteydelser Intern overvågning Bygge- og anlægsarbejder Intern overvågning Finansielle ydelser Intern overvågning Varekøb og tjenesteydelser (delydelser) EU udbud, Udbudsdirektivet Varekøb og tjenesteydelser EU udbud, Udbudsdirektivet Varekøb og tjenesteydelser EU udbud, Forsyningsdirektivet Varekøb og tjenesteydelser Vejledende forhåndsmeddelelse i EU Tidende Bygge- og anlægsarbejder (delydelse) EU udbud, Udbudsdirektivet Bygge- og anlægsarbejder EU udbud, Forsynings- og Udbudsdirektivet Bygge- og anlægsarbejder Vejledende forhåndsmeddelelse i EU Tidende 3 Tærskelværdier gælder for og revideres hvert andet år. Forsyningsvirksomhedsdirektivet: Direktiv nr. 2004/17/EF. Se: 8

9 Operationel og daglig brug af programmet Skal man foretage indkøb på forsyningsselskabets vegne, er der frem over nogle regler og procedurer man skal være opmærksom på. I dette afsnit vil de praktiske konsekvenser af programmet for intern overvågning blive gennemgået. Opsummering Der skal udarbejdes og opbevares skriftlig dokumentation, der begrunder valget af leverandør. Alle aftaler større end kr. skal dokumenteres skriftligt Alle aftaler skal indgås på markedsvilkår Dokumentationen skal findes i COMA, som er Forsyningens kontraktstyringsværktøj. Ved aftaleindgåelse skal sammenlignelige tilbud, underskrevet aftale med entreprenør, og tilhørende garantier/sikkerhedsstillelser, sendes til den ansvarlige for registrering i COMA. 9

10 Forsyningen Allerød Rudersdal A/S Skovlytoften Holte Telefon Fax