Godkendelse: Løbende revision

Transkript

1 Punkt 13. Godkendelse: Løbende revision Ældre- og Handicapforvaltningen indstiller, at Ældre- og Handicapudvalget orienteres om revisionens samlede konklusioner i ledelsesnotat fra PWC og resúmerapporter fra tilsynsbesøg foretaget af Revas. Beslutning: Til orientering kl Side 1 af 6

2 Sagsbeskrivelse Som led i den løbende sagsrevision og løbende finansielle revision for 2014 i Ældre- og Handicapforvaltningen, har revisionsfirmaet PWC i efteråret 2014 aflagt besøg følgende steder: Økonomiteam i Gandrup Fremtidens plejehjem Plejeboliger Fagcenter for erhvervet hjerneskadet og fysisk handicap Lejbjergcentret Derudover har Ældre- og Handicapforvaltningen i 2014 haft aftale med Revas om at foretage økonomisk tilsyn på 16 steder fordelt på Ældre- og Sundhedsafdelingen og Handicapafdelingen. 1. Ledelsesnotat fra PWC. På baggrund af PWC`s revisionsbesøg har revisionen udarbejdet ledelsesnotat vedr. besøgene. Inden fremsendelsen af ledelsesnotatet til forvaltningens centraladministration, er resultat af revisionen drøftet på de enkelte steder. Dog er det sådan, at revision vedr. stikprøvevis bilagskontrol vedr. plejeboliger først er sket i februar Ledelsesnotat blev sendt til Økonomiafsnittet primo april Revisionen har omfattet følgende områder: Stikprøvevis bilagskontrol (ledelsestilsyn) Budgetopfølgning Kontrol af lønforbrug Kontrol af indtægtsafregninger Kontrol af statusafstemninger Indberetninger til OPUS engangsydelser via lønsystemet Bilagsrevision Resultat af revisionsbesøgene fremgår af ledelsesnotat (vedlagt som bilag). Samlede konklusioner Den løbende revision har ikke givet anledning til bemærkninger og besvarelse overfor tilsynsmyndigheden. Dog er der forhold som bør iagttages nærmere: Kontrol af indtægtsafregninger fra institutioner Ved kontrol med afregninger er det konstateret, at der i nogle tilfælde foretages indtægtskontrol af samme person, som efterfølgende bogfører indtægten og indsætter pengene i pengeinstitut. Revisionen anbefaler, at der indføres en forretningsgang, som sikrer personmæssig adskillelse kl Side 2 af 6

3 mellem funktionerne for indtægtskontrol herunder bogføring og den fysiske indsætning i pengeinstitut. I Aalborg Kommunens Kasse- og regnskabsregulativ er det klart beskrevet, at der skal være en adskillelse af indtægtskontrol og bogføring, hvilket Økonomiafsnittet vil gennemgå med afdelingerne. Stikprøvevis bilagskontrol Stikprøvevis bilagskontrol har i løbet af 2014 været mangelfuldt nogle steder, og Revisionen henstiller, at der foretages månedsvis bilagskontrol i henhold til Aalborg Kommunes regler på området. Revisionen er blevet oplyst om, at der har været tekniske problemer i forbindelse med udførelse af stikprøvekontrol, og problemstillingen har været drøftet mellem Økonomiafsnittet og Borgmesterens Forvaltning. Efterfølgende har Økonomiafsnittet været i dialog med lederne i Ældreog Sundhedsafdelingen omkring deres ledelsestilsyn i 2014, og der er givet vejledning i udførelse af stikprøvekontrollen. Det er samtidig blevet præciseret, at det er yderst vigtigt, at ledelsestilsynet udføres månedsvis. Lederne har efterfølgende meldt tilbage til Økonomiafsnittet, at ledelsestilsyn for hele 2014 er udført. 2. Tilsynsrapporter vedr. supplerende revision fra Revas. Efter aftale med forvaltningen har Revas i 2014 foretaget 16 økonomiske tilsyn. Resultat af besøgene fremgår af vedhæftede bilag. Tilsynsrapporterne vedrørende de enkelte besøg sendes løbende til centraladministrationen og behandles i Økonomiafsnittet. Alle tilsynsrapporterne er samlet i edoc sag nr Bemærkninger til tilsynsrapporterne De fleste forhold der er nævnt i tilsynsrapporterne er drøftet på de konkrete steder i samarbejde med Revas. Derudover er der på Handicapområdet afholdt møder mellem Økonomiafsnittet, stedernes økonomistyrere og ledere med henblik på afklaring og opfølgning af de nævnte forhold. Ved tilsynsbesøgene har Revas især haft fokus på områderne: 1. Udlægskasser 2. Indtægtskasser 3. Kundekort 4. Bilagsbehandling 5. Indkøbsaftaler 6. Månedsvis ledelsestilsyn af bilag 7. Budgetopfølgning 8. Løndokumentationskontrol 9. Administration og opbevaring af ikke kommunale midler - værdier tilhørende andre Ad 1 Udlægskasser På de steder, hvor der har været tilsynsbesøg i 2014, har der ikke været udlægskasser. Ad 2 Indtægtskasser kl Side 3 af 6

4 Brugen af indtægtskasser og kontanter i omløb er stærkt reduceret de senere år. De enkelte forhold, der har været, er afklaret på stedet i samarbejde med revisionen. Ad 3 Kundekort Anvendelse af kundekort er støt stigende bl.a. på baggrund af afskaffelse af udlægskasser på Handicapområdet, men på Ældreområdet er antallet af kundekort faldende, da især fødevarer bestilles i henhold til indkøbsaftalerne. Revisionen har gennemgået sikkerhedsforanstaltninger ved brugen af kortene, både med hensyn til opbevaring og udarbejdelse af oversigt over kortene samt udlånsregistrering. Revisionen anbefaler en registrering af kundekort, og denne anbefaling støttes af Økonomiafsnittet. Ad 4 Bilagsbehandling I forbindelse med bilagsgennemgang har revisionen vejledt om registrering af formålsoplysninger ved udgifter til møder, rejser og repræsentation, når oplysningerne ikke klart fremgår af fakturaerne. Revisionen oplyser, at i forhold til 2013 er formålsoplysninger og bilagstekster klart blevet meget tydeligere. Her kan nævnes, at Økonomiafsnittet også i løbet af 2014 har haft meget fokus på korrekt kontering af repræsentationsudgifter bl.a. på baggrund af Magistratens beslutning om offentliggørelse af Aalborg kommunes udgifter til repræsentation. Øvrige forhold omkring bilagshåndtering er drøftet med stederne enten telefonisk eller på møde. Ad 5 Indkøbsaftaler I forbindelse med tilsynsbesøgene er anvendelse af indkøbsaftaler blevet drøftet, og det er revisionens indtryk, at indkøbsaftaler generelt bruges. Revisionen tilråder alle steder at drøfte anvendelse af indkøbsaftaler i ny og næ dels for at holde fokus på, om aftaler er ændret og dels om Indkøbskontoret orienteres om uhensigtsmæssigheder. Ad 6 Månedsvis ledelsestilsyn af bilag Månedsvis ledelsestilsyn har enkelte steder været mangelfuldt, og flere steder har stedernes ledere været bagud. Det er blevet præciseret af både Revisionen og Økonomiafsnittet, at ledelsestilsyn af bilag skal foretages månedsvis. Ad 7 Budgetopfølgning Både på ældre- og handicapområdet er det revisionen vurdering, at lederne generelt er meget tilfredse med økonomistyrernes budgetopfølgningsmateriale, hvilket giver lederne et godt grundlag for både månedlig opfølgning og fremtidig disponering. Ad 8 Løndokumentationskontrol De fleste steder fungerer løndokumentationskontrollen tilfredsstillende, dog er nogle steder bagud. Jf. kommunens regelsæt på området skal løndokumentation foretages hver måned af stedets leder. Ad 9 Administration og opbevaring af ikke kommunale midler På alle tilbuddene under Handicapafdelingen har der både i 2013 og 2014 været stor fokus på implementering af ansvarsaftaler for de enkelte brugere. Processen har været meget tidskrævende, men er modtaget godt de fleste steder. Udarbejdelse af ansvarsaftaler er sket i tæt samarbejde med Handicapafdelingens jurist. Implementeringen og opfølgning er dog ikke sket fuldt ud alle steder. I takt med, at Økonomiafsnittet har fået tilsendt tilsynsrapport fra Revas vedr. de konkrete steder er Handicapafdelingens jurist blevet kontaktet med henblik på afklaring af de nævnte forhold i rapporten omkring administration af ikke kommunale midler. kl Side 4 af 6

5 Revisionen har foretaget stikprøver i beboernes fælleskasser og der ses stort set veldokumenterede kasser og regnskaber. Aftaleskemaer for håndtering af beboernes fælleskasser foreligger de fleste steder velbeskrevne og underskrevne. På enkelte steder har Revisionen givet råd og vejledning omkring afstemning af fælleskasser. På møder mellem tilbuddene og Økonomiafsnittet er implementering af både ansvarsaftale og administration af fælleskasser blevet drøftet. Afslutningsvis nævner Revas, at de alle steder er blevet godt modtaget og har oplevet en åben og positiv interesse for tilsynsbesøgene. Tidsplan FL Udvalget (til orientering) Bilag: Ledelsesnotat fra PWC Resúmerapport fra Revas vedr. Handicapafdelingen Resúmerapport fra Revas vedr. Ældreområderne kl Side 5 af 6

6 Bilag: Ældre- og Handicapudvalget ÆH Ledelsesnotat løbende revision R pdf Resumérapport Handicapområdet.pdf Resumérapport Ældreområdet.pdf kl Side 6 af 6