Procedurebeskrivelse

Transkript

1 Procedurebeskrivelse Forretningsgang for ledelsestilsyn Oprettelse og anvendelse Version nr.: 1.0 dato: 1. april 2016 Versionsnr.: Udarbejdet af: Dato for godkendelse: Godkendt af: Ansvarlig for opdatering: Ref. til overliggende dokument: 1.0 Ditte Munk Ditte Munk Som et led i opdatering af Kasse og regnskabsregulativet 2016

2 Skabelon for den budgetansvarliges beskrivelse og gennemførelse af eget ledelsestilsyn 1. Ledelsestilsyn Formålet med ledelsestilsynet i den enkelte enhed er at sikre en korrekt og betryggende økonomisk forvaltning, herunder en betryggende forvaltning af udgifter og indtægter. Ledelsestilsynet er også et tilsyn med at regionenes kasse og regnskabsregulativ samt gældende retningslinjer overholdes ligesom tilsynet skal beskytte den enkelte medarbejder mod mistanke om svig. Særligt skal ledelsestilsynet fokusere på de områder hvor Region Sjælland forpligtes og hvor der er væsentlige og/eller risikable transaktioner, samt de områder hvor den enkelte medarbejder eller leder på disponeringstidspunktet anlægger en skønsmæssig vurdering af transaktionens legalitet. Ledelsestilsynet er med andre ord en kontrol og en overvågning af at forvaltningen sker betryggende både for Regions Sjælland, det enkelte budgetområde men også for de medarbejdere der er involveret i processerne. Ledelsestilsynet tilrettelægges af den budgetansvarlige koncernleder ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Herunder skal tilsynet: Omfatte hele den budgetansvarliges forretningsområde Differentieres i omfang i forhold til væsentlighed og risiko Ledelsestilsynets udformning og omfang skal i overordnet form være beskrevet. Gennemførelsen af tilsynet skal ske løbende over året, og tilsynet skal dokumenteres med angivelse af kontrollens konkrete omfang og gennemførelse mv. Ligeledes skal det fremgå med hvilket interval at ledelsestilsynets omfang som minimum revurderes. Med udgangspunkt i en risikoprofil skal den budgetansvarlige beskrive hvilke konkrete handlinger i forhold til udførelse af ledelsestilsyn der skal gennemføres. Risikoprofilen skal løbende revurderes. Region Sjællands Kasse og Regnskabsregulativ fordrer på en række områder udførelse af diverse handlinger. Det betyder, at der for en række områder er udarbejdet forretningsgange 1 indeholdende handlinger, som skal efterleves. Den budgetansvarlige skal således sikre sig dels kendskabet til forretningsgangene og ligeledes at disse efterleves. Således skal der ikke overkontrolleres, samtidig med at kontrollen skal være tilstrækkelig. Ledelsestilsynet giver således mulighed for et differentieret og et enhedstilpasset kontrolniveau i organisationen. I forbindelse med udarbejdelse af koncernenhedens ledelsestilsyn kan der søges rådgivning om emnet i Koncern Økonomi. 1 /forretningsgangeudgifter.aspx 2

3 2. Udarbejdelse af risikoprofil Forinden tilrettelæggelsen af ledelsestilsynet skal der udarbejdes en risikoprofil. En risikoprofil skal omfatte følgende områder/vurderinger: Beskrivelse af organisationen Beskrivelse af enhedens budget/driftsaftale Kompetenceregler for disponering og forpligtelser Kompetenceregler for enheden/bilagsbehandling I vurderingen af risiko indgår vurdering af omfang og væsentlighed som vigtige parametre. Særligt vurderes områder af den økonomiske forvaltning hvor egeninteressen kan være høj og hvor den enkelte medarbejder eller leder på disponeringstidspunktet anlægger en skønsmæssig vurdering af transaktionens legalitet. Følgende forhold kan tages i betragtning i den forbindelse: Udgiftsmængden / typen / størrelsen (standard, særlige m.v.) Leverandører kendte/ukendte Personinvolvering (antal og kompleksitet i opgave/område) Personalesammensætningen øget opmærksomhed ved nye ansatte eller enmandsbetjente funktioner Kunder/klienter (service/forpligtigelser) Likvider og letomsættelige aktiver (risiko for svig) Incitamenter og fristelser Generel holdning etik (blandt medarbejdere) Lovgivningsmæssige forhold Politisk risiko m.v. 3. Lidt om anvisning og ledelsestilsyn I henhold til de i kasse regnskabsregulativet fastsatte regler for disponering, godkendelse og anvisning betyder regulativet, at kun få dispositioner foretages af to i forening forud for forpligtelse af Regionen. Langt de fleste dispositioner vil alene blive gennemført af én person, såfremt disse dispositioner ikke på et senere tidspunkt gennemgås i forbindelse med den budgetansvarlige ledelsestilsyn. Det er derfor vigtigt, at den pågældende budgetansvarlige er opmærksom på sit ansvar for ledelsestilsynet, ligesom det påhviler den budgetansvarlige at justere sit tilsyn såfremt risikoprofilen for området ændrer sig, eller såfremt resultatet af det udførte tilsyn tilsiger det. I nedenstående figur vises de kontrolhandlinger Region Sjælland har fastlagt for den økonomiske forvaltning, se også nærmere definitioner i kasse regnskabsregulativet. Som det ses af figuren, er ledelsestilsynet for de fleste dispositioner det andet par øjne. Det betyder, at ledelsestilsynet skal etableres så det er betryggende for den budgetansvarliges budgetområde. Ligeledes skal ledelsestilsynet opfattes som en minimering af potentiel mistanke om svig. 3

4 Figur 1: Overblik over proces for dispositioner Disponering /anvisning Rekvisition/Varemodt agelse Godkendelse Regnskabsteknisk kontrol (automatiseret i indkøbssystemet) Ledelsestilsyn/ efteranvisning Anvisning, budgetansvar Betaling Figuren beskriver processen for en udbetaling, men principperne skal anvendes mere bredt, det kunne f.eks. være indgåelse af en kontrakt, ansættelse af medarbejdere osv. Dvs. at ledelsestilsynet skal omfatte alle de områder hvor Regionen eller det enkelte budgetområde på en eller anden måde forpligtes. Ledelsestilsynet vedr. anvisning kan f.eks. gennemføres ved repræsentative stikprøver af bilag. 4. Minimumsliste (ikke udtømmende) over områder der er omfattet af ledelsestilsynet Løn og personaleadministration Kassevirksomhed/indtægter Administration af værdier for andre Aktiver, anskaffelser Disponering af rejser, transport, udlæg og repræsentation, herunder bespisning Gaver Brug af betalingskort Den budgetansvarliges egne dispositioner Forvaltning af eksterne projektmidler (såfremt enheden forvalter sådanne) Faglige og øvrige forhold der kan påvirke økonomien og/eller forpligte Regionen Registreringssystemer, herunder snitflader til økonomisystemet Budgetopfølgning og samleanvisning Fælles funktioner hvor enheden er ansvarlig for funktioner/systemer 4

5 5. Beskrivelse af organisationen Dokumentationen af ledelsestilsynet indledes med følgende afsnit: Institutions/enhedens navn og titel Budgetansvarliges navn og titel Kort beskrivelse af de generelle forhold vedrørende institutionen/enheden, herunder Opgaver Organisation Mål m.v. Formålet er at danne sig et kort indtryk af opgavernes art samt klart at definere, hvem der er budgetansvarlig i enheden og hvad budgetansvaret overordnet omfatter. 6. Beskrivelse af budgetområdets virke og aktiviteter Kort overordnet beskrivelse af enhedens økonomiske forhold. Budget Driftsaftale Øvrige aftaler om enhedens virke f.eks. samarbejdsaftaler og SLA er (Service Level Agreement) Størrelsen og karakteren af budgettet for den enkelte enhed har indflydelse på vurderingen af væsentligheden og risikoen. Formålet med vurderingen i dette punkt er, at synliggøre behovet for ledelsestilsyn også i de områder af den økonomiske forvaltning der kan skifte henover tid og sikre at også disse områder er omfattet af ledelsestilsynet. 7. Beskrivelse af det lokale ledelsestilsyn I dette afsnit beskrives hvor tit ledelsestilsynet opdateres og hvorledes opfølgning på og læring af ledelsestilsynet fastholdes og indarbejdes fremadrettet. Ansvaret for ledelsestilsynet kan i sig selv ikke delegeres men afsnittet kan indeholde en beskrivelse af den budgetansvarliges eventuelle delegering af selve gennemførelsen af ledelsestilsynet. 8. Budgetopfølgning Da budgetopfølgningen vil være en naturlig del af det økonomiske ledelsestilsyn, skal enheden beskrive i dette afsnit hvordan budgetkontrollen skal foretages. Hvem Hvordan Hvor ofte Datagrundlag (økonomirapporter mv.) 5

6 I afsnittet beskrives kontrollen af det i ledelsestilsynet fastsatte og at gældende retningslinjer for området 9. Kompetenceregler En beskrivelse af kompetencereglerne i afdelingen. Det kan eventuelt være henvisninger til gældende regler. Området hænger i øvrigt tæt sammen med nedenstående punkt vedr. disponering. 10. Disponering Beskrivelse af behandlingen af disponering, herunder hvem der har kompetence til hvad. Her kan eventuelt henvises til andre beskrivelser. Til inspiration kan nævnes følgende områder som kan medføre forpligtelser for enheden og for Region Sjælland: Ansættelse og afskedigelse af personale og ændring af personalelønninger Iværksættelse af overarbejde/merarbejde Aftaler om ydelse af vederlag og særlige ydelser Aftaler om køb af varer, materiel og tjenesteydelser, herunder også indgåelse af rammeaftaler Aftaler om indtægter f.eks. forskningsmidler Indgåelse af lejemål Aftaler om reparations og vedligeholdelsesarbejder Aftaler om bygge og anlægsarbejder Afgivelse af tilsagn om ydelse af tilskud, refusion og garantier. Anlæggelse af retssager og/eller indgåelse af forlig Det er i dette afsnit at evt. begrænsninger i dispositionsbeføjelser også beskrives, dvs. at afsnittet ikke kun indeholder hvem der kan disponere men også eventuelle begrænsninger i den enkelte persons ellers niveaus beføjelser til at disponere. Disposition kan således differentieres f.eks. på personalekategorier, typen af dispositioner og/eller beløbsmæssigt. Mulighederne er mange og for at finde det mest betryggende niveau skal der tages udgangspunkt i risikovurdering, væsentlighed og i hensynet til smidighed i hverdagen og enhedernes virke. 11. Bilagsbehandling Beskrivelse af behandlingen af bilagene i enheden, herunder hvem der har kompetencen til hvad. Her kan eventuel henvises til andre beskrivelser. I dette afsnit beskrives også eventuelt benyttelse af maskinelle muligheder for begrænsning af adgange til behandling af bilag m.v. Beskrivelse skal omhandle følgende forhold: Disposition/bestilling/rekvisition Varemodtagelse Godkendelse Anvisning (der anvises på enkeltbilag f.eks. ved rejseafregning og ved kørsel) 6

7 Under dette punkt bekrives således både hvem der kan, hvad de kan og ikke mindst hvorledes enheden følger op på at de fastsatte begrænsninger overholdes i hverdagen iht. Risikovurderingen. Kontrollen kan være i form af tjek af adgangslister til systemer, stikprøver af enkeltbilag osv. I afsnittet beskrives også kontrollen af at det i ledelsestilsynet fastsatte og at gældende retningslinjer for området overholdes og efterleves 12. Løn og personaleadministration Kort beskrivelse af løn og ansættelsesadministrationen i enheden. Oprettelser (hvem kan ansætte?) Indberetningerne til systemet (vagtplan mm.) Udbetaling af tillæg m.v. Ophør af ansættelsesforhold (registrering af ophør, løn og adgange mv.) Ferieafvikling mv. Afsnittet skal beskrive både hvem der kan foretage disponeringer såvel som registreringer og i hvilket omfang. I afsnittet beskrives også kontrollen af at det i ledelsestilsynet fastsatte og at gældende retningslinjer for området 13. Kassevirksomhed mv. Eventuel kassevirksomhed skal beskrives. Hvilken kassevirksomhed har enheden. Det kan f.eks. være: Udlæg (personlige udlæg) Forskudskasse (herunder dankortterminaler og mobilpay mv.) Bankkonti Afsnittet skal beskrive hvorledes kassevirksomheden forvaltes, dvs. hvem der har adgange til kasserne og i hvilket omfang, samt en beskrivelse af afstemningsrutiner. I afsnittet beskrives også kontrollen af det i ledelsestilsynet fastsatte og at gældende retningslinjer for området 14. Indtægter Afsnittet skal indeholde en beskrivelse af eventuelle indtægter ved den enkelte enhed og hvorledes indtægtsforvaltningen foregår. Det kan være: Salg af diverse ydelser (kantiner, erklæringer mv.) Registreringsgrundlag (kasseboner/udlæsninger mv.) Indbetalinger Opkrævninger Salg af varer Internt salg Afsnittet skal beskrive hvorledes indtægter forvaltes, dvs. hvem der kan initiere og beslutte en indtægt og i hvilket omfang. I afsnittet beskrives også kontrollen af det i ledelsestilsynet fastsatte og at gældende retningslinjer for området 7

8 15. Administration af værdier for andre Afsnittet skal beskrive enhedens administration af værdier for andre. Eksempelvis: Patient og beboermidler Værdigenstande i øvrigt Afsnittet skal beskrive hvorledes værdierne sikres og håndteres eller henvise til gældende retningslinjer. I afsnittet beskrives også kontrollen af det i ledelsestilsynet fastsatte og at gældende retningslinjer for området overholdes og efterleves 16. Aktiver (både de store og de små) I dette afsnit beskrives enhedens håndtering af aktiver, som skal registreres i henhold til regionens registreringsinstruks. Ligeledes beskrives i dette afsnit hvorledes enheden holder styr på de letomsættelige aktiver, f.eks. telefoner, Ipads osv. Herunder til og afgange samt opbevaringssted eller ansvarlig person. I afsnittet beskrives også kontrollen af det i ledelsestilsynet fastsatte og at gældende retningslinjer for området 17. Disponering af rejser, transport, udlæg og repræsentation, herunder bespisning Rejser, transport, udlæg og repræsentation, herunder bespisning betragtes som særlige risikoområder i det egeninteressen kan være høj ligesom den enkelte medarbejder eller leder på disponeringstidspunktet anlægger en skønsmæssig vurdering af transaktionens legalitet Rejser Enheden skal sikre at rejser altid vurderes af 4. øjne, dvs. at enheden enten skal sikre at der inden disponering anvises eller gives lov til at rejse fra et overliggende niveau (se også mere i gældende retningslinjer for rejser) eller senest i forbindelse med ledelsestilsynet kontrollere for den samlede rejse og dens omkostningers legalitet. I dette afsnit af ledelsestilsynet beskrives enhedens tilrettelæggelse af processen for disponering, godkendelse, anvisning og ledelsestilsyn af området. Enheden kan f.eks. beslutte at der altid skal foreligge et budget for en rejse og at dette efterfølgende sammenholdes med rejsens faktuelle udgifter. Eller den budgetansvarlige i enheden kan i enhedens dispositionsregler fastsætte regler for i hvilket omfang den enkelte eller dennes niveau kan rejse. I afsnittet beskrives også kontrollen af det i ledelsestilsynet fastsatte og at gældende retningslinjer for området 17.2 Transport Enheden skal sikre at transport (kørsel i egn bil) altid vurderes af 4. øjne, dvs. at enheden enten skal sikre at der inden disponering anvises eller gives lov til at rejse fra et overliggende niveau (se også mere i 8

9 gældende retningslinjer for kørsel) eller senest i forbindelse med ledelsestilsynet kontrollere for kørslen og dens omfangs legalitet. I dette afsnit af ledelsestilsynet beskrives enhedens tilrettelæggelse af processen for disponering, godkendelse, anvisning og ledelsestilsyn af området. Enheden kan f.eks. beslutte at der altid skal foreligge en anvisning af overliggende ledelsesmæssigt niveau på det enkelte bilag efter gennemført kørsel men inden udbetaling. Eller den budgetansvarlige i enheden kan i enhedens dispositionsregler fastsætte regler for i hvilket omfang den enkelte eller dennes niveau kan køre i egen bil og til hvilken takst. I afsnittet beskrives også kontrollen af det i ledelsestilsynet fastsatte og at gældende retningslinjer for området 17.3 udlæg og repræsentation, herunder bespisning Enheden skal sikre at udlæg og repræsentation, herunder bespisning altid vurderes af 4. øjne, dvs. at enheden enten skal sikre at der inden disponering anvises eller gives lov til at disponere fra et overliggende niveau (se også mere i gældende retningslinjer for udlæg og repræsentation) eller senest i forbindelse med ledelsestilsynet kontrollere for dispositionernes legalitet. I dette afsnit af ledelsestilsynet beskrives enhedens tilrettelæggelse af processen for disponering, godkendelse, anvisning og ledelsestilsyn af området. Enheden kan f.eks. beslutte at der altid skal foreligge en anvisning af overliggende ledelsesmæssigt niveau på det enkelte bilag inden udbetaling. Eller den budgetansvarlige i enheden kan i enhedens dispositionsregler fastsætte regler for i hvilket omfang den enkelte eller dennes niveau kan disponere. I afsnittet beskrives også kontrollen af det i ledelsestilsynet fastsatte og at gældende retningslinjer for området 18. Gaver Ansatte må ikke modtage gaver m.v. fra leverandører og relationer, såfremt værdien af disse gaver overstiger beskedne kutymemæssige gaver ved særlige lejligheder eller består af småting, der distribueres med rent reklamemæssigt formål. Se også God adfærd i det offentlige Det påhviler den budgetansvarlige at sikre at alle ledere og medarbejdere er bekendt med reglerne på området. I afsnittet beskrives kontrollen af det i ledelsestilsynet fastsatte og at gældende retningslinjer for området 19. Betalingskort I dette afsnit beskrives hvem der kan anvise tildeling af et betalingskort. Enheden skal sikre at transaktioner med betalingskort altid vurderes af 4. øjne, dvs. at enheden enten skal sikre at der inden disponering anvises eller gives lov til at betale med et betalingskort fra et overliggende niveau (se også mere i gældende retningslinjer for betalingskort) eller senest i forbindelse med ledelsestilsynet kontrollere for dispositioner med betalingskort og deres omfangs legalitet. I dette 9

10 afsnit af ledelsestilsynet beskrives enhedens tilrettelæggelse af processen for disponering, godkendelse, anvisning og ledelsestilsyn af området. Enheden kan f.eks. beslutte at der altid skal foreligge en anvisning af overliggende ledelsesmæssigt niveau på det enkelte bilag. Eller den budgetansvarlige i enheden kan i enhedens dispositionsregler fastsætte regler for i hvilket omfang den enkelte eller dennes niveau kan benytte et betalingskort (og til hvad). I afsnittet beskrives også kontrollen af det i ledelsestilsynet fastsatte og at gældende retningslinjer for området 20. Den budgetansvarliges egne dispositioner Ifl. Kasse og regnskabsregulativet kan/må ingen anvise til egen bankkonto/til sig selv. En disponent/rekvirent/godkender kan/må ikke anvise egne dispositioner, herunder indkøbe til sig selv. I dette afsnit af enhedens ledelsestilsyn beskrives hvorledes enheden i bred forstand sikrer at dette ikke sker. Afsnittet skal således beskrive hvem der skal anvise for de ansvarlige selv og processerne herfor. Således vil denne beskrivelse betyde, at der evt. skal etableres aftaler om anvisning (eller ledelsestilsyn) på tværs af enheder. Som et eksempel kan nævnes den budgetansvarliges brug af eget kreditkort. F.eks. hvis den budgetansvarlige, anvender sit kreditkort skal fakturaen godkendes af overliggende ledelsesniveau ellers alternativt sidestillet ledelsesniveau (og ikke af den enkelte budgetansvarlige selv). Det kan også etableres faste aftaler om niveau og omfang for dispositioner, i dette tilfælde vil ledelsestilsynet for det overliggende niveau også skulle indeholde en beskrivelse af kontrollen for underliggende budgetansvarliges egne dispositioner. I afsnittet beskrives kontrollen af det i ledelsestilsynet fastsatte og at gældende retningslinjer for området 21. Forvaltning af eksterne projektmidler I dette afsnit beskrives hvorledes den budgetansvarlige sikrer, at forretningsgang for forvaltning af eksterne projektmidler efterleves i enheden. Enheden tilrettelægger ledelsestilsynet for eget område i forhold til relevant risikovurdering for projektadministrationen og i forhold til de i kasse og regnskabsregulativet anførte risikoområder. I afsnittet beskrives kontrollen af det i ledelsestilsynet fastsatte og at gældende retningslinjer for området 22. Faglige og øvrige forhold Kort beskrivelse af faglige og øvrige forhold, hvor der er direkte relationer og påvirkning af økonomien. Det kunne være på sygehusområdet, hvor fejl i faglig registrering kan have en økonomisk konsekvens eller en manglende registrering af ophold på institutionsområdet som medfører forkert takst og opkrævning. Det kunne være håndtering og registrering af kørsel i regionens egne køretøjer, anvendelse af Regionens indkøbsaftaler osv. 10

11 I afsnittet beskrives kontrollen af det i ledelsestilsynet fastsatte og at gældende retningslinjer for området overholdes og efterleves 23. Registreringssystemer Afsnittet skal indeholde en beskrivelse af hvilke systemer, der benyttes til registrering af regnskabsmæssige forhold, enten direkte eller indirekte. Det gælder også systemer, som overfører oplysninger til økonomisystemet eller systemer ud fra hvilke der tages økonomiske beslutninger. Der skal i afsnittet være fokus på sikkerheden omkring systemet herunder en beskrivelse af hvilket kontroller der er indført i forhold til personale med indberetningsadgang, ændring af stamdata, sikring af data er retvisende osv. I den forbindelse skal ansvaret for afstemning mellem systemer og afledte statuskonti også fastlægges. I afsnittet beskrives kontrollen af det i ledelsestilsynet fastsatte og at gældende retningslinjer for området 24. Fælles funktioner hvor enheden er ansvarlig for funktioner/systemer Dersom enheden på vegne af Regionen varetager tværgående opgaver, funktioner eller systemer beskrives i dette afsnit tilsynet heraf. Det kunne f.eks. være Serveradgang i IT, systemadministration i økonomisystemet, afstemning af fejlkonti til lønsystemet i HR osv. I afsnittet beskrives kontrollen af det i ledelsestilsynet fastsatte og at gældende retningslinjer for området 25. Rapportering Det skal desuden beskrives hvordan ledelsestilsynet/kontrollen dokumenteres. Det er vigtigt at dokumentationsmetoden giver et samlet overblik over dels vurderingerne, dels de udførte kontroller f.eks. i form af dokumentation af de gennemførte stikprøvekontroller men også de ændringer eller læring disse afsted kommer. I dette afsnit skal også beskrives om/hvordan tilsynet rapporteres videre i systemet og hvorledes læring uddrages og anvendes fremadrettet. Beskrivelsen skal indeholde forhold om rapportering både opad og nedad i organisationen. Fokus på de udførte kontroller er med til at sikre kvaliteten ligesom organisationen bør inddrages ved væsentlige problemer/konstateret svig. 11