Høring - indkøb af lokalebookingsystem

Transkript

1 Høring - indkøb af lokalebookingsystem Favrskov Kommune skal som følge af lovkrav indkøbe et nyt lokalebookingssystem. Favrskov Kommune peger på BRND Booking, som det nye system. Dette høringsmateriale indeholder en beskrivelse af følgende: A. Lovgivning vedrørende lokalebooking B. Digital lokalebooking - processen frem til nu C. Formål og vision D. BRND Booking som fremtidig lokalebookingsystem E. Særligt vedr. selvejende haller og svømmehaller F. Foreningsværktøjskasse Bilag 1: Oversigt over elementerne i BRND Booking Bilag 2: Tidsplan for implementering og ibrugtagning af BRND Booking Bilag 3: Lovhenvisning vedrørende indførelse af obligatorisk digital selvbetjening ved booking af lokaler m.v. Bilag 4: Brev til selvejende haller af Postadresse: Favrskov Kommune Teknik og Kultur Sekretariatet Skovvej Hinnerup Tlf [email protected] 7. januar 2016 Sagsbehandler: Hanne Boye Honoré Tlf [email protected] Personlig henvendelse: Favrskov Kommune Teknik og Kultur Sekretariatet Torvegade Hammel A. Lovgivning vedrørende lokalebooking Fra 1. december 2014 er der lovkrav om, at kommunerne skal stille digital lokalebooking til rådighed for folkeoplysende foreninger, og et lovkrav om, at folkeoplysende foreninger skal booke kommunale lokaler og anlæg digitalt. Lovkravet er også indarbejdet i Folkeoplysningsloven. Den digitale lokalebooking er en del af Den Fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi for perioden , hvor en række kommunale opgaver skal have digitale selvbetjeningsløsninger for borgerne (bølgeplan 1-4). Du kan læse mere i bilag 3. Sagsnr Dokument nr Cpr.-/CVR-nr./Ejd.nr. Alle lokaler, hvor der foregår offentlig anvisning jf. Folkeoplysningsloven er omfattet af de nye bestemmelser. Det betyder, at de selvejende- og bortforpagtede haller og svømmehaller, som benyttes af foreninger og aftenskoler til folkeoplysende aktiviteter, også skal tilbyde digital lokalebooking. Du kan læse mere i bilag 4. Der forventes at komme et fremtidigt lovkrav om digital foreningsadministration jf. Folkeoplysningsloven, som f.eks. aktivitets- og medlemstilskud og voksenundervisningstilskud. Digital foreningsadministration har tidligere været en del af Den Fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi, men er udskudt på ubestemt tid. B. Digital lokalebooking - processen frem til nu Favrskov Kommune har, på baggrund af de ændrede lovkrav, undersøgt mulighederne for en digital løsning for lokalebooking, der lever op til gældende lovkrav. Folkeoplysningsudvalget, Favrskov Idrætssamvirke og repræsentanter for de selvejende haller har været inddraget i processen. Der er taget højde for deres interesser og ønsker i det omfang, det har været muligt. 1

2 I september 2015 blev der afholdt et leverandørmøde, hvor tre udvalgte og godkendte leverandører, BRND, EGKI og KMD, præsenterede deres løsninger. I leverandørmødet deltog ovennævnte repræsentanter og deltagere fra kommunale institutioner, som fremover skal anvende et digitalt lokalebookingssystem. På mødet var der enighed om, at BRND Booking var den bedste løsning af de tre præsenterede løsninger. Favrskov Kommune har siden mødet arbejdet videre med BRND og kvalitetssikret løsningen. Processen er nu så langt, at Favrskov Kommune kan pege på leverandøren BRND, som fremtidig leverandør af et digitalt lokalebookingssystem. C. Formål og vision Hovedformålet er, at Favrskov Kommune tilbyder digital booking af kommunale lokaler, og derved lever op til gældende bølgeplanskrav og lovkrav. Visionen er, at Favrskov Kommune opnår en optimal måde at udnytte de ressourcer, der er til rådighed i kommunen. Samtidig vil vi tilbyde bedst mulig service og muligheder for foreninger og borgere. Det skal ske på en lettilgængelig, brugervenlig og digital måde. Yderligere er det et mål at anvende den digitale løsning til foreningsadministration på det folkeoplysende område til foreningsregister, behandling af ansøgninger om tilskud, afgivelse af erklæringer om indhentelse af børneattester. Det giver mulighed for at tilbyde en samlet fælles løsning på området. D. BRND Booking, som fremtidigt lokalebookingsystem Et digitalt lokalebookingssystem vil berøre mange brugere i det daglige. Systemet skal kunne anvendes af kommunale og selvejende haller, folkeoplysende foreninger, øvrige foreninger, privatpersoner, skoler, kulturhuse/biblioteker, sundhedscentre og virksomheder. Dertil skal systemet kunne bruges af kommunens administrative personale. Primært skal systemet omfatte følgende arbejdsområder: Administrere lokaler og faciliteter/ydelser Administrere brugere og foreninger (kontaktoplysninger) Ansøgning om tider (sæsonfordeling og enkeltstående bookinger) Fakturering af bookinger Daglig drift (eks. vagtplanlægning, nøglestyring, styring af vand, lys og varme) Rapporter og ledelsesinformation Kommunikation og formidling (f.eks. nyhedsbreve) Systemadministration Billetsalg Sekundært skal systemet kunne omfatte følgende: Ansøgning og behandling af tilskud i forhold til folkeoplysningsloven Mulighed for foreningsadministration via en foreningsværktøjskasse Favrskov Kommune peger på BRND som leverandør af et digitalt lokalebookingssystem. Vi vurderer, at BRND Booking er den løsning, der bedst opfylder krav, ønsker 2

3 og behov blandt brugere i Favrskov Kommune. Der er tale om en komplet løsning for haller, idrætsanlæg, biblioteker og kulturhuse, foreninger og den kommunale administration. Løsningen håndterer Folkeoplysningsloven og indeholder et komplet journalsystem integreret med Office pakken og kommunens økonomisystem. BRND er en relativt nystartet virksomhed, som i løbet af det sidste år har udviklet sit produkt betragteligt. I alt 11 kommuner har kontrakt med BRND vedr. lokalebooking. Dertil kommer en række idrætscentre. Som markedet for løsninger til lokalebooking er på nuværende tidspunkt,. er BRND en af de mest ambitiøse af leverandørerne. BRND Booking adskiller sig fra flere af øvrige løsninger ved at se lokalebooking fra et brugerperspektiv. Således er der i løsningen fokus og både på foreninger, frivillige, haller og den kommunale administration. Mere info omkring BRND kan findes på Her kan du finde eksempler på systemets funktioner og muligheder inden for booking af lokaler. Elementerne i systemet er præsenteret i bilag 1. E. Særligt vedrørende de selvejende haller og svømmehaller Alle lokaler, hvor der foregår offentlig anvisning jf. Folkeoplysningsloven er omfattet af de nye bestemmelser. Det betyder, at de selvejende- og bortforpagtede haller og svømmehaller, som benyttes af foreninger og aftenskoler til folkeoplysende aktiviteter også skal tilbyde digital lokalebooking. Lovkravet præsenteret i et brev fra KL og HI sendt til de selvejende haller 8. september 2014 (bilag 4), De selvejende haller og svømmehaller kan vælge at benytte BRND Booking, hvor Favrskov Kommune tegner kontrakt med BRND. Alternativt kan de selvejende haller selv vælge en anden leverandør af et digitalt bookingsystem, som lever op til de gældende krav. Det er ikke muligt at fravælge et digitalt bookingsystem. Hallerne er ikke forpligtet til at benytte BRND, men vi anbefaler, at alle haller anvender BRND. Det giver mulighed for, at alle faciliteter i Favrskov er samlet ét sted. I praksis tegner Favrskov Kommune kontrakt med BRND for løsningen BRND Booking. Hallerne kan derefter anvende bookingportalen. For at en selvejende hal kan benytte løsningen er det en forudsætning, at hallen selv indgår egen kontrakt med BRND og indkøber en CRM Licens. Prisen for CRM Licensen er 415 kr. pr. måned pr. 1. januar På den måde sikres det, at det kun er hallen selv, der har adgang til at administrere hallens lokaler og øvrige ressourcer. Hallerne har mulighed for at supplere med tilkøb til løsningen, som beskrives i kontakterne der indgås mellem den selvejende hal og BRND. F. Foreningsværktøjskasse BRND Booking indeholder også en foreningsværktøjskasse. Værktøjskassen er en del af BRND s grundpakke, som Favrskov Kommune forventer at indkøbe. Foreningsværktøjskassen er ikke en del af høringen, fordi foreningsadministrationen er sekundær i forhold til lokalebookingen pga. lovkravet om digital booking. 3

4 Interesserede foreninger vil på sigt få mulighed for at anvende foreningsværktøjskassen til foreningsadministration, som f.eks. holdtilmelding og medlemshåndtering. Der er ikke krav om, at foreninger skal benytte foreningsværktøjskassen, men Favrskov Kommune stiller grundpakken til rådighed for interesserede foreninger. Du kan læse mere om foreningsværktøjskassen Foreningsværktøjskassen vil på sigt kunne erstatte Klubmodul, som Favrskov Kommune indtil videre stiller gratis til rådighed for foreningerne. 4

5 BILAG 1 Oversigt over elementerne i BRND Booking BRND Booking- og foreningsportal Sæsonfordeling Bookingportal Booking Forskellige bruger/rettighedsstyring Integration til Outlook og Officepakken Integration til ERP systemer, fx Prisme og NAV Overblik over bookinger Mulighed for flere profiler og kasketter SMS-service, notifikation og påmindelsesfunktion Foreningsportal Holdtilmelding Udtræk til CFR Håndtering af børneattester Mini website Tilskudshåndtering Kontaktinfo på foreningen Lokaletilskud Aktivitets- og medlemstilskud 5

6 BILAG 2 Tidsplan for implementering og ibrugtagning af BRND Booking Følgende tidsplan forudsætter en kontraktindgåelse i starten af februar Endelige datoer fastsættes i samarbejde med BRND efter endelig indgåelse af kontrakt. Selvejende haller og svømmehaller skal vælge implementeringsfase De selvejende haller der ønsker at benytte sig af BRND, som Favrskov Kommune stiller til rådighed, har mulighed for at vælge mellem to forskellige implementeringsfaser, hvilket giver mulighed for implementering i forskellig tempi. 1. Implementeringsfase tilbydes til de selvejende haller, som ønsker at være med i løsningen fra start. Forudsætningen for dette er, at de pågældende haller afsætter ressourcer til at forberede overgangen til den nye løsning, og til at sæsontiderne for 2016/2017 indtastes i den nye løsning. 2. Implementeringsfase er for de selvejende haller, som ønsker at vente med implementering af løsningen. Denne fase vil primært foregå i efteråret Favrskov kommune vil i forbindelse med at løsningen tages i brug, orientere foreninger og andre brugere. Forud for sæsonbookingen 2017/2018 vil Favrskov Kommune tilbyde introduktion til sæsonbooking for alle interesserede. Forberedende arbejde (januar - februar 2016) - Høring (januar 2016) - Høringsfrist (3. februar) - Behandling af høringssvar (primo februar) - Indgåelse af kontrakt med BRND (primo februar) - Opstartsmøde med BRND (internt for Favrskov Kommune) Opsætning/implementering af løsning (februar ) - 2 sammenhængende workshopdage for kommunale haller, Biblioteker og Kulturhuse og de selvejende haller der selv ønsker at være med i 1. implementeringsfase ( marts). For mere info om workshopdagene se BRNDs hjemmeside. o Undervisning i løsningen o Lokal opsætning påbegyndes (alle tilgængelige ressourcer beskrives) o Indtastning af ressourcer (haller, lokaler, festsale, mødelokaler mm.) påbegyndes o Indtastning af eksisterende bookinger påbegyndes - 1 opfølgningsworkshop for deltagerne i de 2 to workshopdage (marts/april) o Afklaring af eventuelle problemstillinger og spørgsmål til løsningen o Opfølgning på indtastning af ressourcer og bookinger o Forberedelse til sæsonbooking - Infomøde om ibrugtagning af BRND Booking (april/maj) o Information og demonstration af løsningen for foreninger, frivillige, haller, skoler, biblioteker og kulturhuse og øvrige interessenter 6

7 - 1-2 workshopdage for selvejende haller der ønsker at deltage i 2. implementeringsfase (september/oktober 2016) o Undervisning i løsningen o Lokal opsætning påbegyndes o Indtastning af ressourcer (haller, lokaler, festsale, mødelokaler mm.) påbegyndes - Frist for indtastning af alle eksisterende bookinger og ibrugtagning af BRND Booking for alle selvejende haller (januar 2017) - Infomøde -Forberedelse af foreninger til sæsonbooking 2017/2018 (januar/februar 2017) o Introduktion til sæsonbooking i BRND Booking Sæsonfordeling i haller, svømmehaller, gymnasiehallen, skolehaller, gymnastiksale og skolelokaler Sæsonfordelingen Sæsonfordelingen kommer til at foregå delvist digitalt i den nye løsning. Ansøgningen om sæsontider i både haller, svømmehaller, gymnastiksale, festsale og skolernes undervisningslokaler foregår som hidtil via blanketter på favrskov.dk. - Fristen for ansøgning i haller, svømmehaller, gymnastiksale er medio marts Fristen for ansøgning om skolelokaler annonceres af Børn og Skole (ca. uge ) For de selvejende haller som ønsker at være med i 1. implementeringsfase vil indtastningen af tiderne ske i løsningen fra BRND. For de selvejende haller som er med 2. implementeringsfaser vil sæsonfordelingen foregå som hidtil med indtastning af bookinger i eksisterende løsninger. For de kommunale haller og gymnasiehallen forventes sæsonfordelingen indtastet i BRND i 1. Implementeringsfase, mens sæsonfordelingen i gymnastiksalene og skolehallerne vil være indtastet i BRND september Sæsonfordelingen Sæsonfordelingen kommer til at foregå i den nye løsning fra BRND. Ansøgningen om og tildelingen af sæsontider i både haller, svømmehaller, Gymnasiehallen, skolehaller, gymnastiksale, festsale og skolernes undervisningslokaler vil foregå via BRND. Booking generelt - Al booking i Globusdata (kommunale haller, skolehaller, gymnasiehallen) forventes lukket ned (september 2016) - Booking i kommunale lokaler udelukkende via BRND Booking (september 2016) - Booking i Webbook (bibliotekar og kulturhuse) forventes lukket (september 2016) 7

8 BILAG 3 Lovhenvisning vedrørende indførelse af obligatorisk digital selvbetjening ved booking af lokaler m.v. LOV nr. 552 af 02/06/ Lov om ændring af forskellige lovbestemmelser om ansøgninger, anmeldelser, meddelelser, anmodninger og erklæringer til offentlige myndigheder (Overgang til obligatorisk digital selvbetjening, for så vidt angår ansøgning om byggetilladelse, ansøgning om forældremyndighed, barnets bopæl, samvær m.v., anmodning om separation og skilsmisse, ansøgning om børne- og ægtefællebidrag, ansøgning om lån til beboerindskud, ansøgning om parkeringslicens og anmodning om attestationer efter lov om Det Centrale Personregister m.v.)) Af 3 fremgår følgende: Kulturministeriet 3 I folkeoplysningsloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 854 af 11. juli 2011, som ændret ved 2 i lov nr. 444 af 23. maj 2012 og 8 i lov nr. 310 af 29. marts 2014, foretages følgende ændring: 1. Efter 33 indsættes:» 33 a. Ansøgning om anvisning af lokaler og udendørsanlæg efter bestemmelserne i kapitel 6 og 7 skal indgives ved anvendelse af den digitale løsning, som kommunen stiller til rådighed (digital selvbetjening). Ansøgninger, der ikke indgives ved digital selvbetjening, afvises af kommunalbestyrelsen, jf. dog stk. 2 og 3. Stk. 2. Hvis kommunalbestyrelsen finder, at der foreligger særlige forhold, der gør, at ansøgeren ikke må forventes at kunne anvende digital selvbetjening, skal kommunalbestyrelsen tilbyde, at ansøgningen kan indgives på anden måde end ved digital selvbetjening efter stk. 1. Kommunalbestyrelsen bestemmer, hvordan en ansøgning omfattet af 1. pkt. skal indgives, herunder om den skal indgives mundtligt eller skriftligt. Stk. 3. Kommunalbestyrelsen kan helt ekstraordinært ud over i de i stk. 2 nævnte tilfælde undlade at afvise en ansøgning, der ikke er indgivet ved digital selvbetjening, hvis der ud fra en samlet økonomisk vurdering er klare fordele for kommunen ved at modtage ansøgningen på anden måde end digitalt. Stk. 4. En digital ansøgning anses for at være kommet frem, når den er tilgængelig for kommunalbestyrelsen.«8

9 Bilag 4 9

10 10