Københavns Byrets Handlingsplan 2016

Transkript

1 Københavns Byrets Handlingsplan 2016 Side 1 af 25

2 Indholdsfortegnelse 1. Introduktion til handlingsplanen Kort om Københavns Byret og Byrettens organisering Overordnet handlingsplan for Danmarks Domstole Overordnet handlingsplan for Danmarks Domstole Konkret målsætning Straffesager Civile sager Fogedsager Tvangsauktioner Dødsboskiftesager Korte sagsbehandlingstider Udfordringerne ved målsætningen LEAN Telefonforkyndelse Digital forkyndelse JFS søg og reserver Digital afsendelse Mere ensartethed i opgaveløsningen Manualer Videndeling Ensartet behandling af nye sagskomplekser LEAN-civil LEAN-straf almindelige domsmandssager LEAN-straf store straffesager Ny brugerflade til Intranettet Tidssvarende kommunikation Oplysninger til borgerne om byretten Oplysninger til samarbejdspartnere, brugere og journalister Kommunikation med domsmænd og advokater Digital afsendelse i civile sager Digital afsendelse i straffesager Digitalisering Digitalisering af de civile sager, JFS Civil Digitale retsmøder AV-udstyr og videokonferenceudstyr Styrkelse af It-organisering og kompetencer i retterne Rets- og forligsmægling En attraktiv arbejdsplads Trivselsundersøgelsen De fysiske rammer Trivsel i øvrigt Service og sikkerhed Side 2 af 25

3 1. Introduktion til handlingsplanen Dette er Københavns Byrets overordnede handlingsplan for Handlingsplanen. Handlingsplanen indledes med en kort præsentation af København Byret som organisation. Dernæst følger en præsentation af Danmarks Domstoles overordnede mål for og de specifikke indsatser og fokusområder for Danmarks Domstole i 2016, der er fastsat på landsplan. De overordnede mål, fokusområder og indsatsområder danner rammen for Handlingsplanen, og Handlingsplanens enkelte emner bliver dernæst introduceret efter samme systematik og opbygning som de overordnede mål, indsats- og fokusområder. Københavns Byret har pga. sin størrelse valgt at udforme en generel handlingsplan for hele huset. Denne handlingsplan udmøntes konkret i de enkelte afdelinger og sektioner med en lokal handlingsplan med mål og delmål for den enkelte afdeling og sektion. Side 3 af 25

4 2. Kort om Københavns Byret og Byrettens organisering Københavns Byret er den største af Danmarks 24 byretter. Retten betjener en stor del af Københavns Kommune samt Dragør og Tårnby kommuner. I retskredsen bor ca indbyggere. Byrettens præsident har det øverste ansvar for administrationen af retten. I byretten er foruden retspræsidenten ansat ca. 60 jurister fordelt med 41 dommere og ca. 20 retsassessorer og dommerfuldmægtige ca. 140 kontorfunktionærer, herunder 8 elever samt et antal retsbude, portnere og it-medarbejdere. Københavns Byret behandler civile sager og straffesager, skiftesager, notarialforretninger og fogedsager. Side 4 af 25

5 Det er Byrettens vurdering, at de organisatoriske tiltag, Københavns Byret har iværksat for at sikre en forsvarlig og hensigtsmæssig drift, fungerer. Byrettens organisationsmodel åbner mulighed for at fremme kvalitet i kraft af videndeling og specialisering i sektionerne og afdelingerne samtidig med, at modellen åbner mulighed for en hensigtsmæssig afvikling af såvel de meget store flerdommersager som et meget betydeligt antal mindre sager, f.eks. bødesager. Organisationen er dynamisk, således at det løbende overvejes, om opgaverne ligger mest hensigtsmæssigt både i afdelinger/sektioner og afdelinger/sektioner imellem. Byrettens organisation pr. 1. januar 2016 fremgår af nedenstående diagram: Side 5 af 25

6 3. Overordnet handlingsplan for Danmarks Domstole Handlingsplanen for Danmarks Domstole opregner den overordnede målsætning for retterne i perioden 2013 til Københavns Byret er omfattet af disse overordnede målsætninger. Målsætningerne er: Korte sagsbehandlingstider herunder bl.a. ved at sætte fokus på mulighederne for at - øge fleksibilitet og mobilitet i domstolssystemet - effektivisere retsplejen - optimere sagsgangene i samarbejde med brugerne Mere ensartethed i opgaveløsningen herunder bl.a. ved at sætte fokus på at - kortlægge retternes forskellighed på udvalgte områder - udarbejde fælles standarder og rutiner på områder, hvor det er vigtigt for brugerne - etablere gode rammer for vidensudveksling Tidssvarende kommunikation herunder bl.a. ved at sætte fokus på at - udbrede kendskabet til domstolenes rolle og arbejdsopgaver - fortælle om domstolenes afgørelser - sikre tidssvarende og forståelige breve og afgørelser Side 6 af 25

7 Fortsat være en attraktiv offentlig arbejdsplads herunder bl.a. ved at sætte fokus på at - sikre kvalificerede ansøgere til alle stillinger - sikre dygtige og kompetente ledere - arbejde for udvikling, udfordringer og ansvar til den enkelte medarbejder - arbejde for høj medarbejdertilfredshed - udbrede kendskabet til domstolene som arbejdsplads Læs mere om Danmarks Domstoles mål HER Københavns Byrets Handlingsplan er opbygget, så de enkelte tiltag er beskrevet under samme overskrifter som Danmarks Domstoles overordnede målsætning. Side 7 af 25

8 4. Overordnet handlingsplan for Danmarks Domstole 2016 Der udarbejdes årligt en handlingsplan for Danmarks Domstole, som koncentrerer sig om specifikke fokusområder og indsatsområder under den overordnede målsætning. Der er enighed på landsplan om, at handlingsplanen for Danmarks Domstole 2016 særligt bør fokusere på følgende områder: A. Digitalisering af de civile sager, JFS Civil ( ) B. Digitale retsmøder ( ) C. Styrkelse af it-organisering og kompetencer i retterne ( ) D. Rets- og forligsmægling ( ) E. Sikkerhed ( ) Digitalisering af de civile sager, JFS Civil har til formål at etablere mulighed for digital kommunikation i civile sager med eksterne parter via en portal, digital sagsbehandling og digital betaling af retsafgifter. Målet er at levere digitale sager fra start til slut, hvilket forventes at ske i 2. halvår Desuden er målet at oprette mobile arbejdspladser, så de digitale sager kan tilgås fra kontoret, mødelokalet, retssalen eller hjemmefra. Dette understøtter en effektiv arbejdsproces og sikrer kvaliteten i arbejdet. Der er tale om videreførelse og færdiggørelse af indsatsområdet fra 2014 og Digitale retsmøder har til formål at understøtte afvikling af digitale retsmøder. Fokusområdet bidrager til en modernisering af retternes arbejdsgang og muliggør hurtigere afvikling af retsmøder, når processkrifter og bilag er digitalt tilgængelige. Retterne kan bidrage til at fremme udbredelsen af digitale retsmøder, ved at flere dommere og superbrugere kommer på kursus, ved indretning af yderligere digitale retssale og ved at identificere bedste praksis for afvikling af digitale retsmøder. Side 8 af 25

9 Styrkelse af it-organisering og -kompetencer i retterne skal ske gennem uddannelse. Formålet med fokusområdet er at understøtte, at brugen af it i retternes dagligdag fungerer bedst muligt, og at domstolene får mest mulig nytte af investeringer i ny it. Rets- og forligsmægling har til formål at udbrede kendskabet til rets- og forligsmægling som alternativer til domsafsigelser eller kendelser ved retterne. En øget brug af tvistløsning inden hovedforhandlingen forventes at kunne give kortere sagsbehandlingstider samt bedre løsninger. Formålet er, at ansatte i retterne kan opnå eller videreudvikle kompetencer til at vejlede parterne om muligheden for konfliktløsning. Sikkerhed er altid et indsatsområde, men indsatsen har fyldt og vil fylde særligt meget i 2015 og Formålet er, at der skal skabes sammenhæng, opmærksomhed og forankring af begrebet sikkerhed. Der er etableret en sikkerhedsorganisation, som har det overordnede ansvar for sikkerheden ved de danske domstole. Derudover er der foretaget sikkerhedsmæssige tiltag som bl.a. adgangskontrol og risikovurdering. Der er ydermere udarbejdet en beredskabsplan, og alle medarbejdere har haft mulighed for at deltage i et kursus i konflikthåndtering. I 2016 skal forsøgsordningen med fast adgangskontrol evalueres, ligesom øvrige sikkerhedstiltag skal forankres i organisationen, udbygges og testes. Side 9 af 25

10 5. Konkret målsætning 2016 Med henblik på en konkret udmøntning af det overordnede mål om korte sagsbehandlingstider er der opstillet 13 mål for sagsbehandlingstiderne i civile sager, straffesager, fogedsager og skiftesager ved byretterne. Målene omfatter perioden fra 2015 til De fastsatte overordnede mål inden for de forskellige sagstyper for 2016 er angivet nedfor til højre i tabellerne. Samtidig er angivet målsætningstallene for 2015, der kan sammenlignes med Byrettens resultat for Straffesager Resultat 2015 Målsætning Alle almindelige straffesager Under 2 mdr. 81% 80% 80% Nævninge- og domsmandssager (hovedforhandlede) Under 4 mdr. 55% 72% 74% Tilståelsessager og sager uden domsmænd (hovedforhandlede) Under 4 mdr. 64% 75% 76% For straffesagerne er udfordringen fortsat at nå den fastsatte målsætning for nævningesagerne. Det skal dog anføres, at byretten i 2015 har opnået en klar forbedring i forhold til 2014, hvor resultatet var 14,3%, der nu er vendt til 55% som følge af bl.a. et godt samarbejde med anklagemyndigheden og forsvarerne. Civile sager Alle alm. sager, boligretssager, småsager m.m. Resultat 2015 Målsætning Side 10 af 25

11 under 6 mdr. 69% 70% 73% Alm. sager og boligretssager (hovedforhandlede) under 15 mdr. 61% 62% 64% Småsager (hovedforhandlede) under 9 mdr. 60% 65% 67% Alle forældreansvars- og ægteskabssager Under 6 mdr. 64% 80% 80% Som forventet har de gennemførte tiltag i 2015 betydet, at byretten i det store hele opfyldte de fastsatte målsætninger for Med igangsættelsen af de nye fokusområder forventer byretten ligeledes at opfylde de fastsatte målsætninger for Fogedsager Resultat 2015 Målsætning Alm. fogedsager og betalingspåkrav under 3 mdr. 57% 80% 80% Særlige fogedsager Under 2 mdr. 77% 80% 80% På fogedområdet for de særlige fogedsager er sagsbehandlingstiden i 2015 fortsat forbedret i forhold til 2014 og nu tæt på den fastsatte målsætning. For så vidt angår de almindelige fogedsager og betalingspåkrav er disse lagt sammen under ét, hvilket har betydet, at Byrettens resultat procentuelt er faldet, og der er således stadig plads til forbedringer. Med de seneste tiltag og nye fokusområder forventes et bedre resultat for 2016, der er tæt på målsætningen. Tvangsauktioner Resultat 2015 Målsætning Solgt efter 1. auktion under 5 mdr. 50% 80% 80% Dødsboskiftesager På skifteområdet er resultatet i 2015 fortsat bedre end de fastsatte målsætninger. Resultat 2015 Målsætning Udlevering af bo under 2 mdr. 85% 80% 80% Side 11 af 25

12 6. Korte sagsbehandlingstider Københavns Byret kan helt tilslutte sig målene om korte sagsbehandlingstider. Det er de seneste år lykkedes at nedbringe sagsbehandlingstiderne i en række sagstyper. For nogle sagstyper er det på grund af sagernes karakter ikke muligt generelt at forkorte gennemløbstiderne, og målsætningerne har derfor betydelige udfordringer. Udfordringerne ved målsætningen Fra politisk side er der fastsat en målsætning om, at alle alvorlige voldssager, voldtægtssager og våbenlovssager, hvor der nedlægges påstand om ubetinget frihedsstraf, skal behandles af domstolene inden 37 dage. Københavns Byret er helt enig i, at det er positivt at have en målsætning om en kort sagsbehandlingtid i disse sager, men vi må desværre konstatere, at det ikke er muligt at leve op til den konkrete politiske målopfyldelse om, at 100 % af de nævnte sager behandles inden for 37 dage. For at opfylde en sådan målsætning for de særlige voldssager skal en række faktorer være opfyldt. Bl.a. skal Byretten, anklagemyndigheden og forsvarerne have tid i deres kalendere til at møde samtidig på et givet tidspunkt for afholdelse af hovedforhandlingen inden 37 dage. Byretten har i alle sagerne kunnet tilbyde tider inden for fristen på 37 dage, men desværre har der langt fra i alle situationer været et tidspunkt, hvor den forsvarer, der her været beskikket, har haft tid i sin kalender. Selvom hovedforhandlingen har kunnet berammes med alle aktørerne inden for 37 dage, sker det i en del tilfælde, at politiet ikke har kunnet forkynde tilsigelsen til retsmødet for den tiltalte og vidnerne. Hvis ikke tilsigelsen er forkyndt, og den pågældende som følge heraf ikke møder, skal retsmødet ofte udsættes, og fristen på 37 dage springer. Selvom politiet har forkyndt tilsigelsen, sker det desværre også hyppigt, at den tiltalte, eller et af vidnerne, alligevel udebliver fra det berammede retsmøde, således at politiet skal anholde og fremstille den pågældende. Det er i den forbindelse ikke i en storby realistisk at forvente, at politiet kan køre ud og finde den pågældende i løbet af få timer, hvorfor sager også i den situation ofte udsættes og omberammes med deraf følgende længere sagsbehandlingstid. Endelig kan det være påkrævet at udsætte sager, hvis det ikke har været muligt for politiet at fremskaffe de fornødne erklæringer vedrørende f.eks. tekniske beviser og personlige oplysninger m.v. til brug for sagen. Side 12 af 25

13 Det vil fortsat være af afgørende betydning, at der er fokus på løbende at forbedre opfyldelsen af de politisk opstillede målsætninger for sagsbehandlingstiden i både volds- og voldtægtssager. I 2016 vil vi udbygge samarbejdet omkring forhåndsberammelser og afvikling af større straffesager. I 2015 begyndte byretten at sende alle indkaldelser til retsmøder til tiltaltes e-boks. Byretten oplevede derfor i 2015, at tiltalte flere gange mødte op til retsmødet, selv om det ikke var lykkedes politiet at få forkyndt indkaldelsen for tiltalte. Byretten vil i 2016 fortsat løbende holde møder med Københavns Politis Eftersøgningsafdeling med henblik på at forbedre forkyndelsesprocedurerne. En faktor, der fortsat vil påvirke Byrettens sagsbehandlingstider også i 2016, er det store antal tunge civile sager, der tidligere var 1. instanssager i landsretten, og som ved domstolsreformen blev henlagt til at begynde i byretten ofte som 3-dommersager, der er meget ressourcetunge for Byretten. En anden faktor, der vil påvirke sagsbehandlingstiden i 2016 er gennemførelsen af de store og langvarige straffesager med mange tiltalte og som afvikles over mange retsdage, herunder sager om økonomisk kriminalitet og narkotikakriminalitet. Endelig kan der for visse sagstypers vedkommende være behov for at justere målsætningerne, idet målene i praksis har vist sig at være urealistiske på grund af forhold, retterne ikke er herre over, f.eks. forelæggelse for Retslægerådet eller Arbejdsskadestyrelsen, vanskelig forkyndelse m.m. Disse ofte meget langvarige sager påvirker den gennemsnitlige sagsbehandlingstid så meget, at den ikke længere er retvisende for det store flertal af sager. LEAN Med henblik på at reducere sagsbehandlingstiderne i de civile sager og almindelige domsmandssager, nedsatte Københavns Byret i 2013 og 2014 to projektgrupper, der arbejdede med forskellige tiltag, som blev gennemført i 2014 og Byretten vil i 2016 følge op på forslagene og vurdere, om der skal ske eventuelle justeringer. Københavns Byret nedsatte endvidere i 2014 en projektgruppe vedrørende store straffesager (eksempelvis nævningesager, sager af mere end 5 dages varighed eller sager med 3 eller flere tiltalte) med henblik på bl.a. at nedsætte berammelsestiderne, herunder ved forhåndsberammelse samt at sikre de rigtige retssale med det nødvendige it-udstyr. Byretten vil i 2016 implementere og gennemføre projektgruppens forslag. Telefonforkyndelse Den 1. juli 2013 trådte nye regler vedrørende forkyndelse, herunder telefonforkyndelse, i kraft. Telefonforkyndelser har til formål bl.a. at være med til at reducere sagsbehandlingstiderne. På baggrund af erfaringer med telefonforkyndelser i 2013 og 2014 blev det besluttet at iværksætte et pilotprojekt, hvor Byretten i stedet for at ringe til en part ville forsøge at sende ringemeddelelser til e-boks og bede parten ringe ind til Byretten med henblik på at telefonforkynde sagen. Ringemeddelelsen til e-boks anvendes nu af hele Byretten. Digital forkyndelse Den 1. februar 2015 trådte de nye regler i kraft for digital forkyndelse. Det vil herefter være muligt at forkynde en meddelelse ved digital fremsendelse til e-boks, hvis adressaten bekræf- Side 13 af 25

14 ter modtagelsen. Københavns Byret iværksatte i 2015 et pilotprojekt med digital forkyndelse i fogedretten. Erfaringerne herfra følges nøje, og det vurderes om digital forkyndelse skal anvendes af hele Byretten i Byretten vil endvidere overveje, om man skal arbejde for i videre omfang at anvende digital forkyndelse. JFS søg og reserver Domstolene fik i efteråret 2014 et nyt hjælpeværktøj, som skulle gøre det nemmere at finde første ledige tid hos dommer og retssale. Byretten har i 2015 nedsat en erfa-gruppe, som skal arbejde med, hvordan systemet anvendes optimalt. Der vil derfor i 2016 blive afholdt kursus, som opfølgning på anvendelsen af systemet, samt undersøgt hvorledes systemet kan udnyttes bedre og hurtigere. Digital afsendelse Københavns Byret har i 2015 arbejdet med at sende mere digitalt. Formålet med at sende digitalt er blandt andet at sikre, at modtagerne af Byrettens afgørelser modtager disse hurtigere og dermed nedsættes sagsbehandlingstiden. I 2016 er det forventningen at udvide området for digital afsendelse. Side 14 af 25

15 7. Mere ensartethed i opgaveløsningen Her gennemgås de mål for Københavns Byret, der relaterer sig til mere ensartethed i opgaveløsningen. Manualer Københavns Byret har på grund af sin størrelse et behov for også internt i organisationen at sikre, at der i sektionerne er en ensartet administrativ behandling af sagerne. Byrettens medarbejdere har udarbejdet manualer for behandlingen af de forskellige typer sager. Det er afgørende, at manualerne anvendes, og de skal derfor være let tilgængelige, samt at de løbende ajourføres. Byretten har derfor i 2015 arbejdet med en model for, hvorledes det sikres, at manualerne løbende ajourføres, ligesom der arbejdes på en oversigt på det nye intranet, så manualerne let kan findes frem. Det forventes, at modellen med tilretninger vil blive vedtaget og implementeret i Videndeling Videndeling er ligeledes vigtigt i det daglige arbejde med sagerne, dels for at sikre en ensartet behandling af sagerne, dels for at sikre en effektiv ressourceanvendelse. Københavns Byret har derfor ligeledes i 2015 arbejdet med en model for, hvordan viden kan deles hurtigt og nemt, så det er tilgængelig for alle Byrettens medarbejdere og øvrige byretter. Det forventes, at modellen med tilretninger vil blive vedtaget og implementeret i Ensartet behandling af nye sagskomplekser Byretten modtager lejlighedsvis et større antal sager vedrørende et fælles specifikt juridisk problem. Det kan være civile sager om overdragelse af kolonihaver, erstatning pga. forsinkede eller aflyste fly eller straffesager om kørsel i hashpåvirket tilstand. Byrettens dommere og øvrige jurister vil i 2016 på byrettens intranet samle afgørelser i sådanne sagskomplekser, så sagerne behandles efter ensartede principper. Byretten har aftalt en model med Østre Landsret og Højesteret for, hvordan et udsnit af sagerne fra sagskomplekser kan fremmes bedst muligt til endelig dom. Det er håbet, at der derved hurtigt kan skabes præcedens i især nye typer af sagskomplekser. Side 15 af 25

16 LEAN-civil Der blev i 2013 iværksat et lean-projekt vedrørende behandling af civile sager i samarbejde med Bedste Praksis. Projektgruppen afsluttede i 2014 sit arbejde med implementering af en række forslag. I 2016 vil der blive foretaget en evaluering og eventuelle justeringer til arbejdsgangene vil blive foretaget. LEAN-straf almindelige domsmandssager I 2013 blev der endvidere iværksat et lean-projekt vedrørende behandlingen af straffesager. Projektgruppen bestod i første omgang af medarbejdere fra sektion 1, men blev senere udvidet til at bestå af repræsentanter fra hele huset. I 2015 blev gruppernes forslag implementeret. Der vil fortsat i 2016 være fokus på tiltag i sagsgangene med de almindelige straffesager, som kan være med til at ensarte sagsgangene. LEAN-straf store straffesager Af hensyn til en hurtigere behandling af de store straffesager (nævningesager og straffesager med mere end 3 tiltalte/arrestanter, og/eller med mere end 5 retsdage, eller sager der i helt særlig grad har offentlighedens og pressens bevågenhed), blev der i 2014 nedsat en særskilt projektgruppe på tværs af sektionerne og afdelingerne, hvor nye modeller for berammelse og afvikling af de store straffesager blev drøftet. Målet med LEAN-projektet var at skabe en god og sikker proces omkring berammelsen af store straffesager og nævningesager. I efteråret 2015 kom gruppen med en indstilling til en model, der skulle sikre en hurtigere berammelse og en bedre udnyttelse af retssalene, samt en øget service. Modellen blev vedtaget med ikrafttrædelse den 1. januar 2016 og vil løbende blive evalueret i Ny brugerflade til Intranettet I 2014 fik alle retter nyt Intranet, der på mange områder adskilte sig fra det eksisterende. Løsningen er baseret på Sharepoint 2013, som giver mange nye tekniske muligheder. Fremover vil retterne i højere grad have adgang til hinandens vidensmateriale, hvilket giver mange fordele i forhold til videndeling. Manualer, arbejdsvejledninger, praksisnotater mv. vil således nemt kunne fremsøges og bruges af de ansatte ved én ret, selvom de er udarbejdet af en anden ret. Byretten vil i 2016 arbejde videre med mulighederne i det nye intranet. Side 16 af 25

17 8. Tidssvarende kommunikation Oplysninger til borgerne om byretten Byretten har en stor opgave med at videregive oplysninger om, hvordan retssystemet i Danmark fungerer. Mange mennesker tror, at det danske retssystem virker som det, der beskrives i amerikanske film. Københavns Byret modtager dagligt gæster, ofte i form af besøg af skoleklasser og foreninger m.fl., der ønsker at overvære retsmøder. Der gennemføres i gennemsnit mindst en rundvisning om ugen i Københavns Byret. Det kan være for udenlandske besøgende, foreninger, skoleklasser m.fl. Vi modtager også delegationer fra en række udenlandske domstole. Vi har medvirket ved udarbejdelsen af undervisningsmateriale, "Kend din ret", samt produceret en flot folder, der dels beskriver bygningen, dels beskriver Byrettens arbejde. Vi har endvidere lavet et klassesæt, der kan uddeles ved skolebesøg mv. Hvert år deltager Byretten i Kulturnatten, hvor ca mennesker besøger os. Til brug herfor har retten lavet diverse plancher, der beskriver retssystemet og C.F. Hansens smukke Domhus. Vi har sammen med Københavns Politis kriminalpræventive afdeling indspillet en film med en sag om gadevold, der viser et overfald og den følgende retssag. Det er muligt at få lov at fungere som domsmand, idet tilhørerne via et særligt system kan stemme om straffens størrelse. Det er endvidere tanken, at filmen skal vises på diverse skoler for de ældste klasser. Vi har stillet dommerkræfter til rådighed for projektet. Der er allerede afholdt undervisningsforløb med bl.a. Gefion Gymnasium. Vi er glade for bl.a. på denne måde at give mange mennesker et mere indgående indblik i, hvordan retssystemet virker. Dette er utvivlsomt medvirkende til at sikre en høj tillid til domstolenes arbejde. Oplysninger til samarbejdspartnere, brugere og journalister Der vil også i 2016 blive afholdt møder med kontaktudvalget for advokaterne i Kreds 1 og 2, med de beneficerede forsvarere, Kriminalreporterforeningen, Københavns Politi, Statsadvokaturen m.fl., hvor vi drøfter de forskellige gruppers oplevelser som brugere af Byretten, og hvor forslag og tiltag til forbedringer drøftes. Møderne afholdes løbende og er et led i bestræbelserne på at imødekomme brugerne, hvor det er muligt. Vi har endvidere en indgående information om bl.a. byrettens bygninger og opgaver på vores hjemmeside. Der er også en Side 17 af 25

18 mere detaljeret orientering til forskellige grupper af brugere, herunder navne på medarbejdere, som journalister kan kontakte for yderligere information. Byrettens pressekontaktdommer modtager dagligt henvendelser fra journalister. Der udarbejdes også i 2016 pressemeddelelser i forbindelse med afslutningen af større sager. Endelig er der på grund af en række sagers profilerede karakter meget ofte TV-transmissioner fra Byretten. I sektionerne og på dommermøder vil det i 2016 blive drøftet, hvordan man bedst muligt sikrer, at der i alle nævningesager og andre større og principielle sager laves pressemeddelelser. Kommunikation med domsmænd og advokater I 2013 gennemførte byretten en brugerundersøgelse, der viste et stort ønske fra domsmændene og advokaterne om, at de kan kommunikere med byretten via . I 2015 blev det gennemført, at domsmænd indkaldes via en til e-boks, og at øvrig kommunikation primært foregår pr. . I 2015 har Byretten sendt påmindelser til domsmændene pr. sms. Dette er sket manuelt via Outlook, men fra starten af 2016 vil påmindelses-sms'er blive sendt automatisk 4 dage før retsmødet. Systemet etableres i samarbejde med Østre Landsret og Domstolsstyrelsen. I 2015 har Byretten sendt domme og retsbøger til advokaterne via til e-boks. Byretten har i løbet af 2015 arbejdet med i større og større omfang at sende indkaldelser mv. og til advokaterne via e-boks, medmindre sagsakterne skal medsendes. Dette arbejde fortsætter i Digital afsendelse i civile sager I byrettens civile sager giver rettens sagsbehandlingssystem allerede nu mulighed for at foretage digital afsendelse af breve, retsbøger og dombøger mv. til sagens parter. Dette kan ske ved afsendelse af digital post via e-boks, ved afsendelse af sikker med brug af digital signatur og sikre certifikater (sikker ) og ved afsendelse af en normal via Outlook uden digital signatur. Digital afsendelse og kommunikation anvendes nu på næsten alle områder, og arbejdet med at udbrede det yderligere fortsætter i Digital afsendelse i straffesager I 2015 er der etableret digital kommunikation med anklagemyndigheden på rigtig mange områder, og så meget som muligt sendes digitalt. Der arbejdes løbende med at udvide den digitale postgang til alle områder, og senest vil Dommervagten, Fristafdelingen og Kendelsesafdelingen komme med i starten af Side 18 af 25

19 9. Digitalisering Digitalisering af de civile sager, JFS Civil Flere af byrettens medarbejdere er involverede i JFS Civil, både som udlån til projektet, som testere og som deltagere i diverse arbejdsgrupper. JFS Civil forventes udrullet i efteråret 2016, hvorefter alle nye sager alene behandles digitalt. Forberedelsen til og gennemførelsen af JFS Civil bliver en af de helt store opgaver i Digitale retsmøder Der er gennemført forsøg med enkelte digitale retsmøder. Det er aftalt med anklagemyndigheden, at der i 2016 vil blive gennemført en række digitale retsmøder i forskellige sagstyper, således at vi kan forberede os på at alle sager på sigt gennemføres digitalt. AV-udstyr og videokonferenceudstyr Det fremgår af brugerundersøgelser, at anvendelsen af tekniske hjælpemidler under retssagerne bør forbedres. Byretten har indrettet tre større retssale med AV-udstyr, der vil muliggøre fuld elektronisk afvikling af bl.a. nævningesager. Hertil kommer fem retssale, hvor der ud over elektronisk afvikling af retsmøder også er mulighed for videoopkobling. Endelig er der fire retssale med udstyr, der muliggør elektronisk forelæggelse af sager mv. Der er i alle retssale digital lyd- og rumoptagelsesudstyr. Byretten vil i de kommende år søge at udvikle bedste praksis vedrørende brug af it under hovedforhandlingerne m.v., således at det på sigt vil være forsvarligt og hensigtsmæssigt at gå over til digital sagsbehandling og dermed indføre den papirløse ret. Side 19 af 25

20 Styrkelse af It-organisering og kompetencer i retterne Styrkelse af it-organisering og -kompetencer ved retterne er et fokusområde i Danmarks Domstoles handlingsplan for 2015 og Formålet med fokusområdet er at understøtte, at brugen af it i retternes dagligdag fungerer bedst muligt, og at domstolene får mest mulig nytte af investeringer i ny it. Målet er således at styrke it-organiseringen og kompetenceudvikling for it-nøglepersoner ved retterne, så retterne føler sig bedre klædt på til at modtage, supportere og fastholde brugen af digitale løsninger. Der gennemføres en temadag for de involverede, og der er planlagt diverse undervisningstiltag. Side 20 af 25

21 10. Rets- og forligsmægling Københavns Byret har gennem årene - ikke mindst i kraft af ildsjæle blandt dommerne tilbudt retsmægling i alle sager. Byretten har i 2015 forenklet processen med at udfinde datoer til retsmægling ved et centralt bookingsystem, hvor parterne via Byrettens hjemmeside selv finder en dag, hvor de kan booke et retsmæglingsmøde. Når Byretten har modtaget meddelelse om bookingen, fordeles sagen til den retsmægler, der har reserveret den pågældende dag til retsmægling. Hvis ikke dagen er blevet booket 3 uger før, bliver dagen anvendt til berammelse af andre sager. Denne forenklede berammelsesproces vil gøre det hurtigere og nemmere for parterne at få en dato til retsmæglingsmødet, når de er blevet enige om at deltage i retsmægling. I princippet kan parternes advokater allerede i tilslutning til det telefoniske retsmøde, hvor sagen drøftes og beslutningen om retsmægling ofte træffes, finde en dato for retsmæglingsmødet via bookingsystemet på Byrettens hjemmeside. Ordningen vil være med til at inspirere til indførelsen af landsdækkende bookingsystemer. Endvidere vil der sammen med Bedste Praksis i 2016 blive afholdt en temadag om rets- og forligsmægling for Byrettens jurister. Side 21 af 25

22 11. En attraktiv arbejdsplads Trivselsundersøgelsen Ved den seneste trivselsundersøgelse var resultatet for Københavns Byret meget flot og en forbedring i forhold til den forrige undersøgelse. Der var dog punkter, hvor tilfredsheden var mindre end på andre. De punkter, hvor tilfredsheden var mindst selvom den var indenfor området for et tilfredsstillende resultat var 1. Videndeling mellem afdelinger/sektioner, 2. Respekt og hjælpsomhed mellem afdelinger/sektioner, 3. Opfølgning på MUS, 4. Nærmeste leders konfliktløsning og 5. Nærmeste leders drøftelse af målopfølgning med medarbejderen. Det vil med hensyn til samarbejdet mellem afdelingerne blive drøftet med afdelingsledelserne, hvordan samarbejde og videndeling kan styrkes. Rokering mellem afdelingerne og besøgsophold vil blive overvejet, ligesom ajourføring af Byrettens manualer så vidt muligt vil blive gennemført som et tværgående projekt. I forbindelse med opfølgning på MUS, konfliktløsning og drøftelse af målopfyldelse med medarbejderne vil lederne fokusere på at være konkrete og præcise i tilbagemeldingerne. Efter indstilling fra domstolenes evalueringsråd gennemfører retspræsidenterne 6-årssamtaler med de dommerfuldmægtige, der har 6 års anciennitet ved domstolene. De fysiske rammer Store dele af Byretten er blevet malet og istandsat. Vedligeholdelse og opdatering vil ske i overensstemmelse med Byrettens plan for rækkefølgen af vedligeholdelse mv. Byrettens bygninger er fredede og meget dyre at vedligeholde, hvorfor gennemførelsen af vedligeholdelsesprojekterne forudsætter hel eller delvis medfinansiering af Domstolsstyrelsen. Sektion 4 flytter i sommeren 2016 fra de nuværende lokaler på Rådhuspladsen til Frederiksberggade 1, hvor der er indgået lejekontrakt med en privat udlejer, som indretter lokalerne med retssale, kontorer m.v. Det nye lejemål ligger i umiddelbar tilknytning til Domhuset og der etableres en gennemgang i kælderniveau, hvilket vil lette afviklingen af arrestantsager samt medvirke til at sikre et fortsat godt samarbejde sektionerne og afdelingerne imellem. Side 22 af 25

23 Trivsel i øvrigt Der er fortsat fokus på trivsel i afdelinger og sektioner. De enkelte afdelinger og sektioner drøfter på de månedlige afdelings-/sektionsmøder det psykiske arbejdsmiljø og tager evt. problemer op til behandling. Københavns Byret støtter endvidere i videst muligt omfang fælles sociale arrangementer (f.eks. sportsarrangementer, fester og Kunst- og personaleforening), herunder faste arrangementer som temadage og julefrokost. Side 23 af 25

24 12. Service og sikkerhed Københavns Byret har siden 2014 haft fokus på et sikre en høj servicekvalitet. Service- og sikkerhedsmedarbejderne er blevet mere synligt i bygningen, så brugerne, når de færdes i retten, ser, at der er personer, de kan rette henvendelse til med spørgsmål. En fordel ved dette er desuden, at medarbejderne samtidig vil have et øje for, hvem der bevæger sig rundt i bygningen. Skulle der være en anspændt stemning blandt rettens brugere, vil medarbejderne kunne fornemme, om der er optræk til urolig eller forstyrrende adfærd og om fornødent tilkalde politiet. Københavns Byret håndterer jævnligt sager, hvor der er vidner involveret, som er bange for at skulle afgive forklaring i retten. Københavns Byret vil fortsat i samarbejde med politiet sikre bedre forhold for vidner. Politiet vil kunne meddele retten, at der er vidner i en sag, som på grund af særlige forhold har behov for at blive eskorteret til retssalen af én af rettens medarbejdere. Til brug herfor etablerer retten et egnet venterum, hvor vidnerne kan tilbringe ventetiden uden at være i kontakt med andre af sagens aktører eller personer tilknyttet disse aktører. I 2016 vil fase 2 af forslag fra en projektgruppe om Service sikkerhed, der har arbejdet med forslag til bedre service/kvalitet for domsmænd, vidner og service i retssalene, blive implementeret, så Københavns Byret til stadighed kan leve op til en fortsat høj kvalitet og servicering af brugerne af Byretten. I lyset af en tragisk skudepisode i Byretten i 2014 er der indført en række yderligere sikkerhedstiltag, som byretten af sikkerhedsmæssige grunde ikke nærmere kan kommentere. Disse tiltag er i 2015 blevet kombineret med indførelsen af systematisk adgangskontrol. Besøgende i retten oplever derfor en venlig og informativ modtagelse kombineret med et sikkerhedscheck. Ordningen er blevet forlænget til udgangen af I løbet af året vil ordningen blive evalueret med henblik på forhåbentlig at blive gjort permanent. Side 24 af 25

25 Københavns Byret, februar 2016 Søren Axelsen Retspræsident Side 25 af 25