Handlingsplan for Vestre Landsret 2014 ekstern udgave

Transkript

1 Vestre Landsret Præsidenten J.nr. 21A-VL Den 17/ Handlingsplan for Vestre Landsret 2014 ekstern udgave Denne handlingsplan indeholder en beskrivelse af de væsentligste initiativer, som landsretten vil iværksætte og/eller følge op på i Den internt ansvarlige for den enkelte handlings gennemførelse fremgår nedenfor, men vil ikke fremgå af en ekstern udgave af landsrettens handlingsplan, der vil være tilgængelig på landsrettens hjemmeside. Handlingsplanen revideres løbende i blandt andet landsrettens samarbejdsudvalg. Landsrettens brugere, medarbejdere og andre, der har interesse for at søge information om tidligere iværksatte initiativer, kan gennemse de handlingsplaner, der er offentliggjort på landsrettens hjemmeside Landsrettens embedsregnskab for 2013 vil i lighed med tidligere embedsregnskaber indeholde en redegørelse for, hvordan og i hvilket omfang det er lykkedes at gennemføre de initiativer, der er nævnt i handlingsplanen for regnskabsåret. Embedsregnskabet for 2013 vil i lighed med tidligere embedsregnskaber blive offentliggjort på landsrettens hjemmeside. Handlingsplanen er udarbejdet efter drøftelse i landsrettens samarbejdsudvalg. Selvom udviklingen i sagsbehandlingstider som også nævnt i de foregående års handlingsplaner desværre fortsat går den forkerte vej, er det stadig landsrettens målsætning, at de samlede sagsbehandlingstider skal reduceres. Sideløbende hermed fortsætter arbejdet med kvaliteten i landsrettens sagsbehandling og afgørelser. Dette sker både ved en fortsættelse af de initiativer, der allerede er taget, og ved igangsætning af nye. Gråbrødre Kirkestræde 3, 8800 Viborg Tlf

2 Handlingsplanen er desuden udarbejdet med fokus på de ønsker, som brugerne af landsretten har givet udtryk for blandt andet i forbindelse med den nyligt gennemførte brugerundersøgelse. Endvidere er handlingsplanen udarbejdet med fokus på landsrettens arbejdsmiljø og medarbejdernes trivsel. Endelig må handlingsplanen for 2014 også ses på baggrund af det ganske omfattende arbejde med at forberede og gennemføre en flytning til den nye landsretsbygning hen over sommeren Domstolsstyrelsens bestyrelse har besluttet, at retternes handlingsplaner for 2014 skal have bl.a. følgende fokuspunkter: Sikring af de fornødne digitale kompetencer til skriftlig kommunikation og dokumenthåndtering så retterne er klar til de sagsgange, der kræves efter en forventet afskaffelse af underskriftskravet. Styrkelse af tekstudvalgene som skal sikre tidssvarende og ensartede tekster samt forberedelse af digitalisering. Arbejde med kvalitet gennem systematisk videndeling på tværs af Danmarks Domstole samt bidrage til faglig udvikling og mere ensartet opgaveløsning. Muligheden for at afvikle digitale retsmøder. Den digitale retsproces der giver mulighed for digital kommunikation med eksterne parter via en portal og understøtter fuldt digitale sager fra start til slut. Det er landsrettens opfattelse, at de særlige indsatsområder i landsrettens handlingsplan for 2014 er i overensstemmelse med de fokuspunkter, som Domstolsstyrelsens bestyrelse har peget på. De projekter, der indgår i handlingsplanen, er nærmere gennemgået nedenfor i afsnit 1 til 7, men i punktform kan nævnes følgende:

3 Landsrettens personale skal fortsat uddannes i og anvende de digitale løsninger, som er tilgængelige. Herunder Outlook-kalender, JFS Berammelse og sikker mail. Tidsfrist: Landsretten deltager i de overordnede tekstudvalg. Tidsfrist Landsrettens administrative medarbejdere deltager i muligt omfang på den såkaldte videnshops specielle landsretsspor. Landsretten deltager desuden i planlægningen af landsretssporene for Tidsfrist: Der arrangeres fortsat erfaringsudvekslingsmøder mellem de to landsretter. I 2014 vil Domstolsstyrelsen blandt andet arrangere en fælles faglig dag om erfaringsudveksling for nogle af landsretternes administrative medarbejdere. Ordningen med udveksling af enkelte medarbejdere mellem de to landsretter vil ligeledes fortsætte i Tidsfrist: Der arbejdes fortsat med en øget udveksling af viden mellem landsretterne om konkrete afgørelser af større betydning. Tidsfrist: Landsretten har ved indretningen af den nye landsretsbygning fokus på, at der skal kunne afholdes digitale retsmøder. Samme fokus rettes mod indretningen af eksisterende retssale på bitingstederne. Tidsfrist: Landsrettens dommere og øvrige juridiske medarbejdere har fokus på anvendelsen af Ipads. Tidsfrist: Der skal ske en øget anvendelse af den oprettede portal/mobileiron, blandt andet til gennemførelse af digitale retssager. Tidsfrist: Der skal arbejdes med Livet i den nye bygning. Tidsfrist: Der skal fortsat arbejdes med forskellige projekter vedrørende kvaliteten af landsrettens opgavevaretagelse. Tidsfrist: 2014.

4 Landsrettens sektioner skal fortsat arbejde for at skabe ens berammelsestider for sammenlignelige sager. Tidsfrist: Kvalitet 1.1. Forbedring af kvalitet Der afholdes hvert år interne temadage for landsrettens dommere og administrative medarbejdere med det formål at drøfte forskellige spørgsmål af faglig karakter. Arbejdet med at forbedre kvaliteten i det arbejde, som landsrettens administrative medarbejdere varetager på de enkelte retssektioner, vil i lighed med tidligere år være målrettet medarbejderne på de enkelte sektioner. Det betyder, at sektionens leder af de administrative medarbejdere (sektionslederen) i samarbejde med de dommere, der virker som administrerende retsformænd på de afdelinger, der er tilknyttet den pågældende sektion, skal udpege konkrete udviklingsområder for kvaliteten i medarbejdernes arbejde. Herefter påhviler det sektionslederen at implementere og gennemføre det konkrete kvalitetsarbejde samt at sørge for den fornødne dokumentation af den forbedring, som indsatsen har medført. På baggrund heraf drøfter og beslutter de administrerende retsformænd sammen med sektionslederen, om de opnåede resultater er tilstrækkelige til, at man kan tage fat på et nyt udviklingsområde. Sektionslederen sørger for, at der sker en afrapportering af de enkelte projekter til administrationschefen efter udgangen af hvert halvår Sagsbehandlingstider Som et væsentligt led i bestræbelserne på at nedbringe sagsbehandlingstiderne har landsretten siden januar 2000 opstillet målsætninger for gennemløbstider i en række sagstyper. Målsætningerne har i en årrække været fælles for de to landsretter, og der er fortsat ønske herom. På grund af et forskelligt sagspres på de enkelte sagstyper, har man imidlertid valgt midlertidigt ikke at have ens målsætninger i de to landsretter. Så hver landsret har haft egne målsætninger i 2013 og vil også have det i Målopfyldelsen af gennemløbstiderne følges fortsat løbende af de enkelte afdelinger/sektioner og af landsrettens præsident. Retsafdelingerne og landsrettens faste dommere får månedligt omdelt oversigter over afdelingens målopfyldelse, således at også afdelingens målopfyldelse

5 kan indgå i afdelingernes løbende overvejelser om, hvordan det er muligt at nedbringe gennemløbstiderne yderligere. De enkelte afdelinger har endvidere mulighed for at trække forskellige rapporter fra landsrettens IT-system i forbindelse med afdelingernes egne kontrolrutiner vedrørende målopfyldelsen. Udviklingen i de seneste år er desværre gået mod længere gennemløbstider for de fleste sagstyper. Opfyldelsen af de opstillede målsætninger er derfor generelt blevet dårligere. Der vil blive redegjort nærmere herfor i landsrettens embedsregnskab for De særlige målsætninger, der blev opstillet for 2013, fastholdes i En opfyldelse af disse målsætninger eller i al fald en bedre opfyldelse end i 2013 er ambitionen, men for at denne ambition skal lykkes, vil det være nødvendigt med et fald i sagstilgangen enten på det nuværende lovgrundlag eller efter en ændring af reglerne for appel uden særlig tilladelse. De konkrete målsætninger i 2014 vil herefter være således: Civile domssager 1. instanssager henvist efter reformen under 12 mdr. under 18 mdr. Alm. ankesager under 11 mdr. under 13 mdr. Mål Familieretssager under 4 mdr. under 6 mdr

6 Civile kæremål Andel sluttet på under 8 uger Andel sluttet på under 3 mdr. Mål Straffedomssager Mål 2014 Nævningeankesager Andel sluttet inden 6 mdr.* Øvrige straffeankesager: Med bevisbedømmelse under 4 mdr. under 6 mdr. Uden bevisbedømmelse under 4 mdr. under 6 mdr Straffekæremål Fængslingskæremål Andel sluttet samme dag som modtaget under 1 uge Mål Andre

7 straffekæremål Andel sluttet samme dag som modtaget Andel sluttet under 1 uge under 2 uger Et væsentligt led i arbejdet med sagsbehandlingstider er at gøre disse så ens som muligt for sammenlignelige sager. Dette tilstræbes i landsretten bl.a. ved, at sagstildelingen til de enkelte afdelinger løbende overvejes i lyset af udviklingen i sagsbehandlingstiderne. Den tidligere indførte forsøgsordning med central berammelse af hovedparten af de straffesager, der skal behandles ved landsrettens hovedtingsted i Viborg, er nu gjort permanent. Herudover overvejes det, om der også på andre afgrænsede sagsområder kan ske fælles berammelse. Endvidere intensiveres arbejdet med opnåelse af ensartede sagsbehandlingstider ved en øget opmærksomhed om dette spørgsmål på månedlige møder mellem bl.a. præsidenten og landsrettens sektionsledere, ligesom sektionslederne er bedt om på månedlige formøder til disse møder at analysere og drøfte udviklingen i berammelsestider på de forskellige sektioner. 2. Digital sagsbehandling Landsrettens sektioner er i 2013 overgået til alene at anvende den elektroniske Outlookkalender. Herudover er JFS Berammelse implementeret i landsretten i oktober I løbet af 2013 og starten af 2014 er landsrettens sagsbehandlingssystem blevet udbygget, således at det nu er muligt automatisk at fremsende domme og kendelser på mail til byretterne, politiet og statsadvokaten. I 2014 arbejdes videre med den sidste del af systemets udbygning, således at også advokater via deres e-boks kan modtage domme og kendelser elektronisk. Landsrettens information er overgået til i videst muligt omfang at fremsende bestilte udskrifter elektronisk. Landsrettens kasse er begyndt at sende breve til advokater elektronisk. Alle de nævnte tiltag vil der blive arbejdet videre med i 2014, og det vil løbende blive overvejet, hvorledes endnu mere af landsrettens eksterne kommunikation kan ske elektronisk.

8 3. Tekstudvalg Retsassessoren på landsrettens forberedelsesafdeling deltager sammen med en landsdommer i de fælles tekstudvalg, der er nedsat af Domstolsstyrelsen for alle retter. Herudover vil der løbende blive arbejdet med landsrettens egne tekster i landsrettens konceptudvalg. Landsrettens konceptudvalg har udover den nævnte landsdommer og retsassessor også deltagelse af en af landsrettens sektionsledere. 4. Videndeling Det prioriteres i landsretten, at landsrettens administrative medarbejdere deltager på de specielle landsretsspor på videnshoppen. Det vil også i 2014 indgå som en del af landsrettens samarbejde med Østre Landsret, at der på møder eller anden måde bliver mulighed for, at medarbejdere fra de to landsretter får lejlighed til at udveksle erfaringer. Dette gælder både for landsdommerne og for det administrative personale. I 2013 blev der indledt et samarbejde mellem de to landsretters informationsudvalg. Dette samarbejde vil fortsætte i 2014 og vil blandt andet komme til at dreje sig om udarbejdelse af et fælles nyhedsbrev. De indledende drøftelser omkring opbygningen af en fælles domsdatabase afventer i øjeblikket de fornyede politiske diskussioner omkring oprettelse af en egentlig central domsdatabase. 5. Digitale retsmøder Landsretten vil ved indretningen af den nye bygning naturligt have fokus på, at alle retssale med tiden skal kunne bruges til afholdelse af digitale retsmøder. I starten af 2014 vil der også blive opsat AV-udstyr på nogle af landsrettens bitingsteder, således at man også der får øgede digitale muligheder.

9 6. Den digitale retsproces Landsrettens dommere har adgang til en portal/app, som indeholder forskelligt juridisk materiale, der er nødvendigt for sagsbehandlingen. Portalen/app en vil løbende blive udbygget, og der sigtes mod, at der i samarbejde med statsadvokaten kan gøres forsøg med gennemførelse af fuldt digitale straffesager. 7. Flytning til en ny bygning Med udgangen af 2013 blev der i landsretten nedsat en arbejdsgruppe, som skal arbejde med livet i den nye bygning. Dette arbejde vil fortsætte i foråret 2014 og har til formål at sikre, at både flytningen og tiden derefter forløber på bedst mulig måde. Arbejdsgruppen skal blandt andet se på, om og i givet fald hvordan arbejdsgange m.v. på de enkelte sektioner kan tilnærmes hinanden. Landsretten holder med mellemrum møder i et kontaktudvalg med jyske advokater og med Statsadvokaten i Viborg. Det vil på disse møder være et fokuspunkt at drøfte de ønsker, som de professionelle brugere har til den nye retsbygning.