Billund Boligforening - Bestyrelsesmøde

Transkript

1 Billund Boligforening - Bestyrelsesmøde Mødetid: Tirsdag den 24. november 2015 kl Af hensyn til mødedeltagernes planlægning tilstræbes det, at bestyrelsesmødet max. varer 2½ time, hvorefter der serveres lidt mad. Mødested: Mødedeltagere: Afbud: Kontoret, Tværvej 3, Billund Jørgen Bjerg Sørensen Eigil Kristoffersen Eva Kristensen Tonny Bodilssøn Villy Gasbjerg JBS EIK EK TB VG Desuden deltog fra administrationen: Per Nielsen Dorte Radik Niels Klausen PN DOR NKL Oversigt over sagsnr. 1. Godkendelse af referat fra mødet den 16. september Politik for opsætning af hjertestartere i Billund Boligforening 3. Bestyrelseshonorar for Mødekalender for bestyrelsesmøder i Billund Boligforening for Ejerforeningen Kastaniegården (afdeling 27) 6. Kriterierne for genhusning i forbindelse med helhedsplaner. 7. Evaluering af afdelingsmøderne 8. Status på nybyggerier og renoveringsprojekter (Lukket punkt) 9. Nyt fra administrationen 10. Nyt fra afdelingerne 11. Landsbyggefonden orienterer 12. BL informerer

2 Dagsorden 1. Godkendelse af referat fra mødet den 16. september 2015 Referatet fra bestyrelsesmøde den 16. september 2015 er tilsendt bestyrelsens medlemmer med anmodning om eventuelle kommentarer. Da der ikke er fremkommet sådanne, er referatet at betragte som godkendt og vil blive fremlagt til bestyrelsens underskrift. Referatet godkendes og underskrives af bestyrelsen. Godkendt og underskrevet. 2. Politik for opsætning af hjertestartere i Billund Boligforening Administrationen har fået en forespørgsler vedrørende opsætning af hjertestartere ved fælleshuset Grønningen 47- Det vil derfor være hensigtsmæssigt at der udarbejdes og godkendes en politik på området, således at administrationen kan udmeldes en klar strategi for hvor Billund Boligforening vedligeholder og sætter hjertestartere op. Det kan blive omfangsrigt, hvis administrationen skal have ansvaret for forskellige hjertestartere som den enkelte afdeling måtte ønske at opsætte. En oplysning om Billund Boligforenings politik og strategi på området vil medføre at afdelingerne bedre kan vurdere om de mener der er behov for egen hjertestarter. Forslag til politik for opsætning og vedligeholdelse af hjertestartere er vedlagt. Evt. bilag: 1. Forslag til politik for opsætning af hjertestartere 2. Artikel Administrationen ønsker en drøftelse med bestyrelsen om en politik for opsætning og 2

3 vedligeholdelse af elektroniske hjertestartere samt eventuelle yderligere input til vedlagte forslag til politik for opsætning af hjertestartere. Hvis politikken godkendes foreslås det, at hjertestarterne indkøbes af hovedforeningen og driften afholdes af områderne. Det vurderer at der skal indkøbes ca. 2. hjertestartere til Billund Boligforening. Indstillingen godkendt. Administrationen arbejder videre med implementeringen. 3. Bestyrelseshonorar for 2016 Bestemmelserne om det samlede årlige vederlag til organisationsbestyrelsen findes i bekendtgørelsen om drift af almene boliger. Honoraret fastsættes i gang årligt og reguleres med beregnet lønindeks. Bestyrelsen fastsætter selv fordelingen mellem bestyrelsesmedlemmerne. Fordeling af honorar er 2/6 % til formanden og resten af bestyrelsen med 1/6 til hver. For nybyggerier er fordelingen 1/5 til hvert bestyrelsesmedlem såfremt der udbetales et sådant honorar. Arbejdstab, mødeudgifter m.v. dækkes af honorar for nybyggerier ellers af afdelinger i drift. Der er vedlagt oversigt over bestyrelsesvederlag for afdelinger i drift 2016, hvortil der henvises. Honoraret samt tilskud udbetales med et fast beløb pr. måned. Det indstilles at fordeling af og det beregnede vederlag og tilskud for 2016 godkendes. Indstillingen godkendt. 3

4 4. Mødekalender for bestyrelsesmøder i Billund Boligforening for 2016 Der er udarbejdet en samlet oversigt over bestyrelsesmøder for Datoerne er eller bliver afstemt med tilsvarende møder i Bovia og AAB samt Lunderskov Boligforening og Boligorganisationen Grønnevangen, Vonsild. Der er forsøgt at tage så mange hensyn til individuelle ønsker men der kan være mødedag og datoer hvor det ikke er opfyldt. For Billund Boligforening er mødedatoerne således: 4. februar, 14. april, 20, juni, 20. september og 24. november. Generalforsamling planlagt til 12. maj. Det indstilles at mødekalenderen godkendes. Mødekalenderen godkendt. 5. Ejerforeningen Kastaniegården (afdeling 27) Genoptagelse af sag fra bestyrelsesmødet den 25. juni 2015 omkring parkeringsforhold ved afdeling 27. Vedtægterne foreskriver jfr. 2.3 stk. 3. Udearealerne, som tilhører ejendommen, er undergivet fælles brugsret. Det er dog aftalt, at ejerlejlighed 2 (Cafe og restaurant) og 3 (Billund Boligforenings boliger) har ret til et opholdsareal og minimum 23 p-pladser som angivet på vedlagte situationsplan af 29. oktober Der er tale om, vederlagsfri ret til arealerne. Ejerne af ejerlejlighed 2 og 3 er berettiget til at etablere tidsbegrænset parkering på arealerne, ligesom ejerne af ejerlejlighed 2 og 3 er berettiget til at lade et privat firma overvåge tidsbegrænsningen. Bestyrelsen besluttede på det grundlag følgende: Bestyrelsen tolker vedtægternes punkt 2.3 stk. 3 således at Billund Boligforenings boliger (ejerlejlighed 3) har ret til 20 parkeringspladser, hvilket også betyder at 4

5 Billund Boligforenings kan markere pladserne som tilhørende beboerne. Ejerlejlighed 2 (Cafe og restaurant) har ret til 3 pladser, som de ligeledes kan markere. Der er ikke tale om en ny fortolkningen, da forståelsen af vedtægtens fra starten har været understøttet af den daværende ejer Claus Junge, Junge Byg. Bestyrelsen fastholder på den baggrund fortolkningen. Da ejerlejlighed 2 (Cafe og restaurant) ved ejer Finn Ebbe Jakobsen ikke er enig i den tolkning, har administrationen rettet henvendelse til advokatfirmaet Skøde Knudsen & Partnere. Advokatfirmaets konklusion, er at vedtægterne ikke understøtter en eksklusiv brugsret til 20 parkeringspladser for Billund Boligforenings beboerne. Advokatfirmaets skrivelse er vedlagt dagsordenen. Orienteringen tages til efterretning Orienteringen taget til efterretning. Administrationen arbejder videre med at finde pragmatisk løsning så alle parter i en eller anden form tilgodeses. 6. Kriterierne for genhusning i forbindelse med helhedsplaner. I forbindelse med større renoveringsprojekter er tale om to former for genhusning: Permanent genhusning (beboeren fraflytter sin bolig og kommer ikke tilbage igen) Midlertidig genhusning (hvor beboeren kommer tilbage til boligen igen). Både ved midlertidig genhusning og permanent genhusning vil det kræve bestyrelsens stillingtagen til forskellige kriterier som administrationen skal arbejde efter, så som at suspendere ventelisterne og vilkår i forbindelse med ind- og fraflytning. Renoveringen indebærer forandringer i beboernes hjem, som derfor er særligt påvirkede af renoveringen, hvilket typisk kræver en særlig fokus og indsats for at få processen til at glide. I forbindelse med helhedsplanen for afdeling 9, Grindstedvej vil der være færre 5

6 boliger end dem der er i dag, hvorfor nogle beboere også skal fraflytte afdelingen permanent. Administrationen vil på mødet forelægge forslag til kriterier vedrørende genhusning til drøftelse og godkendelse. Kriterierne for genhusning godkendt. 7. Evaluering af afdelingsmøderne Administrationen har nu foretaget en intern evaluering af afdelingsmøderne. Emner har været drøftet på fællesmøde hvor også de forskellige bestyrelsers input er indgået. På baggrund af evalueringen har administrationen fremkommet med forskellige anbefalinger jf. materialet. Evt. bilag: Materialer vedr. evalueringen Evalueringen drøftes og tages til efterretning. Administrationen arbejder videre med tiltag jf. anbefalingerne. Orienteringen taget til efterretning. Administrationen arbejder videre med de foreslåede tiltag. 8 Status på nybyggerier og renoveringsprojekter (Lukket punkt) 6

7 Orienteringssager ( 9-12 ) 9. Nyt fra administrationen 1. Fast pris gasaftale Billund 1. dec til 31. nov Skrivelser fra ministeriet vedr. uroskabende beboere m.v. 10. Nyt fra afdelingerne Såfremt der er nyt orienteres der på mødet. 11. Landsbyggefonden orienterer Pr. mail er der udsendt følgende: 689 Forhøjelse af pligtmæssige bidrag Indkaldelse af demonstrationsprojekter jf. renoveringsstøtteregulativet 13, energibesparende foranstaltninger med lang leve- og tilbagebetalingstid, som forbedrer ejendommens energistandard udover gældende krav i bygningsreglementet 691 Ledige boliger 692 Ny webbaseret ledighedsstatistik i den almene boligsektor 693 Udlejningssituationen i den almene boligsektor Ledige boliger pr. 1. oktober Ledige boliger pr. 1. november

8 12. BL informerer Pr. mail er der udsendt følgende: 4915 Danmarks statistik nøgletal på boligområder 2015 revideret udgave 5016 Kommuneforhandlingerne - Grundkapital 5116 Udlejning og anvisning til flygtninge 5216 Alment Talent Akademi 5316 Forslag til udbudslov genfremsat 5416 Husk CVR-nr. og navn eller logo på firmabiler 5516 Løsning på solcellesagen 5616 Persondataforordningen 5716 Startboliger - Indkaldelse af ansøgninger til puljen for Tid til rekruttering af HK-elever 5916 Fratrædelse grundet alder afgørelse fra Ligebehandlings-nævnet 6016 Afholdelse af ferie i opsigelsesperioden 6116 Udsættelse og politisamarbejde 6216 Sort arbejde Referat godkendt den 4. februar 2016 Jørgen Bjerg Sørensen Eva Kristensen Tonny Gustav Bodilssøn Villy Gasbjerg Eigil Kristoffersen 8