Referat over forhandlinger i forbindelse med generalforsamlingen den 12. maj 2016 i Billund Boligforening, Billund.

Transkript

1 Referat over forhandlinger i forbindelse med generalforsamlingen den 12. maj 2016 i Billund Boligforening, Billund. I generalforsamlingen deltog: På generalforsamlingen var 37 beboere mødt som repræsenterede 26 husstande. I generalforsamlingen deltog fra administrationen, Bovia: Direktør Per Nielsen, byggetekniskchef Niels Klausen, beboerservicechef Dorte Radik, økonomichef Bethina J. Lorentzen, inspektør Leif Nygaard Jensen. Formanden bød velkommen til generalforsamlingen. 1. Valg af dirigent Formanden foreslog Per Nielsen som dirigent. Per Nielsen valgt. Dirigenten konstaterede mødets lovlige indvarsling og forsamlingens beslutningsdygtighed. Dagsorden er i overensstemmelse med vedtægterne og blev godkendt. 2. Forretningsorden for generalforsamlingen i Billund Boligforening. Per Nielsen orienterede om, at den på en tidligere generalforsamling godkendte forretningsorden vil være gældende for mødets afholdelse sammen med vedtægterne. Forretningsorden godkendt.

2 3. Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning. Billund Boligforening Beretning 2015 (Formandens talepapir det talte ord er gældende) Året i boligforeningen Jeg vil gerne berette lidt om hvad der er sket i boligforeningen gennem det seneste år. Nybyggerier: Billund Kommune er en kommune i vækst og kommunen har tilkendegivet, at der også i fremtiden skal bygges almene boliger i Billund og omegn. Det viser, at kommunen stadig er fremtidsorienteret og kan se behovet for almene boliger i byen. For at kunne tiltrække virksomheder til byen, skal der også være et miks af boligudbud til de mennesker, der ønsker at bosætte sig i Billund. Og tilvæksten af boliger og borgere der ønsker at flytte til byen er stigende. Boligforeningen er i tæt dialog med kommunen for at være med til at præge det fremtidige boligudbud i byen og placeringerne heraf. På vores ekstraordinære generalforsamling fik vi godkendt nybyggeriet på ca. 65 familieboliger. Konkurrencen har været afholdt og en dommerkomité har valgt en vinder som I alle kan se på plancherne her i dag. Vi glæder os til at få sat processen i gang og forventer ibrugtagning sidst i 2017 start På et areal i Museumsparken i Vorbasse kan der på sigt opføres yderligere 6-8 familieboliger. Kommunen er positivt indstillet for at give tilsagn til disse boliger. Vi er glade for denne opbakning fra kommunen og glæder os til at komme i gang med planlægningen af projekterne. Vi fornemmer også at nye boliger falder på et tørt sted, da efterspørgslen er stor i forhold til ledige boliger i Billund Boligforening. Forbedringsarbejder m.v. i afdelinger På vores årlige møder med kommunen, har kommunen tilkendegivet at den er yderst

3 tilfreds med at der er fokus på renovering af boligafdelingerne. Man ser gerne at dette fortsætter og vil gøre deres til at sager bliver gennemført. Der er stadig afdelinger, som er interesseret i forbedringsarbejder og der foregår en del planlægning, men desværre, er de fleste projekter så omfattende, at man skal have Landsbyggefonden (LBF) ind over, ellers er der ingen muligheder for, at de kan gennemføres økonomisk. Sagsbehandlingen er således anderledes og det betyder, at man skal væbne sig med tålmodighed. I henhold til lovgivningen skal boligorganisationer sørge for, at der henlægges passende midler til fornyelse af tekniske installationer, til hovedistandsættelse samt til afholdelse af sådanne istandsættelses og vedligeholdelsesudgifter konto 120. Det er en svær øvelse idet der både skal sikres en jævn huslejestigning men samtidig sikres nødvendige henlæggelser. Men uanset hvad så skal der henlægges for at der kan laves noget i afdelingerne. Bestyrelsen anerkender, at beboerdemokratiet har beslutningskompetencen i afdelingen i forhold til hvad der skal igangsættes af aktiviteter. Beboerdemokratiet i de enkelte afdelinger skal inddrages i det omfang projektet tillader det og inden for de rammer som beboerdemokratiet skal have indflydelse på. Det betyder at mange parter har meninger og holdninger, men målet er at der skal komme holdbare løsninger ud af det og som kan gennemføres inden for lovgivningens rammer. Selvfølgelig er der og kan være forskellig opfattelse af hvor beboere og administration synes der skal være fokus, men overordnet skal beboerne have synliggjort hvad udfordringerne er i afdelingen som en helhed. Ellers er der ikke et godt nok grundlag for at træffe beslutninger på. Og lovgivningen er hele grundlaget for driften i boligforeningen. Det er bestyrelsens ansvar, at vore boligafdelinger er økonomisk og socialt velfungerende og fysisk fremstår i god og tidssvarende standard. Samtidig skal det sikres, at lovgivningen overholdes.

4 Derfor har bestyrelsen også bedt administrationen om at udarbejde helhedsplaner når projekter skal overvejes og igangsættes i afdelingerne. Det er nødvendigt, at der arbejdes med langsigtede planer for afdelingerne, så det på en overskuelig måde kan synliggøres, hvilke projekter eller tilsvarende, der skal gennemføres for stadig at bevare afdelingen, som et godt botilbud og dermed også bevare konkurrenceevnen. Det er bestyrelsens holdning af man skal fortsætte denne strategi, for at sikre fremtidige gode boliger til beboerne. Fremtidssikring henhører som et nødvendigt emne under helhedsplanerne, idet opgaven er at fremtidssikre boligerne til de krav som fremtiden byder på. Udlejning I årets løb har der været ledige boliger i afdelingerne. Udgifter til tomgange i afdelingerne er dækket af dispositionsfonden i hovedforeningen, der har i særdeleshed været tomgang i afdeling 11 og 12, hvor tidligere års lejetab er blevet udgiftsført og dækket af dispositionsfonden. I 2015 prøvede Billund Boligforening også kræfter i forhold til fleksibel udlejning, hvilket betyder at man kan udleje efter særlige kriterier. Billund Kommune godkendte i 2015 en 4 årig fleksibel udlejning af de 8 hybler i afdeling 14 Hybenvej og Kærvej. De 4 af hyblerne har i perioden været udlejet til unge til og med 35 år, som er i tidsbegrænset job eller under uddannelse i virksomheden. Unge i job eller under uddannelse i virksomheder vil således få fortrinsret til boligerne, hvilket er godt for erhvervslivet i Billund. Pr. 1. januar 2014 indgik boligforeningen i samarbejde med Bovia om fælles opnotering. Det indebar, at alle kan søge blandt de mere end lejligheder, rækkehuse, parcelhuse og ungdomsboliger som Bovia administrerer. I fælles opnotering deltager AAB-Kolding, Billund Boligforening, Boligorganisationen Grønnevangen og Lunderskov Boligforening. Formålet er at give bedre service for boligsøgende, både nuværende og kommende

5 beboere. Tankegangen er, at det må være bedre kun at skulle henvende sig ét sted og betale X kroner fremfor at skulle gå en masse steder hen at betale hver gang. Der er ikke tale om fælles udlejning. Kun om fælles opnotering. Der er tale om en fælles database, som medarbejderne trækker på og kan se, hvem der skal have den næste ledige bolig. Den fælles opnotering forventes fortsat at have positiv effekt på udlejningen i Billund Boligforening. Energi Der er generelt stor fokus på grøn energi i samfundet. Det er den vej, det går, så Billund Boligforening skal selvfølgelig også være med på den bølgen og støtte udviklingen mod en mere klimavenlig boligmasse og vognpark. Bestyrelsen har i 2015 har afholdt en workshop i forhold til hvordan beboerne får den mest økonomisk effektive løsning, og den bedste service i forhold til at følge eget forbrug. Opgaven er bestem ikke uden dilemmaer, da bestyrelsen gerne vil fremtidssikre installationerne med intelligent fjernaflæsning samtidig med beboerne jo ikke er varmemestre og dermed skal forstå sig på afkøling, varmeanlæg i ubalance og utætheder. Og fremtiden vil byde på endnu flere udfordringer i forhold til energi, da der fortsat vil være et godt incitament i, at holde forbrugsafgifterne nede samtidig med, at der er fokus på den sunde bolig. Billund Boligforening er også med på den eldrevne maskindel hvorfor der i forhold til transport rundt i afdelingerne er investeret i en TRIP der mest af alt ligner en strømlinet ladcykel. Et nyt danskproduceret el-køretøj, der er 100 procent CO2-fri under kørsel og har en rækkevidde på 100 kilometer på en opladning. Samarbejde i Bovia Bovia har siden 1. oktober 2015 varetaget den midlertidige daglige ledelse af BO SYD og de tilhørende 3 boligorganisationer i Grindsted og Vejen. Den ledelsesmæssige indsats er foretaget ud fra den nuværende organisation i Bovia, og er primært udført af den daglige ledelse. Administrationsaftalen er forlænget året ud.

6 Bestyrelsen for BO SYD har fået præsenteret oplæg til fremtidigt samarbejde, herunder medlemskab af Bovia. Et medlemskab vil så blive fra 1. januar Det er en samlet bestyrelse for BO SYD og de tilhørende boligorganisationer der bakker op om oplægget,, og for øjeblikket bliver ideen om medlemskab af Bovia præsenteret på de respektive repræsentantskabsmøder og generalforsamlinger. Sammenfatning og evaluering af målsætninger forvaltningsrevision I henhold til lovgivningen skal vi forholde os og arbejde med målsætninger og forvaltningsrevision. De væsentligste forhold vil jeg kort nævne. Det er bestyrelsens opfattelse, at de økonomiske tiltag der er foretaget i afdelingerne gennem de senere år har været med til at stabilisere den økonomiske situation i afdelingerne. Der er stadig stor fokus på økonomien i afdelingerne, og det skulle gerne resultere i at budgetterne udarbejdes på realistiske forudsætninger. Et fokusområde er henlæggelser i afdelingerne, hvor der i flere afdelinger skal foretages yderligere henlæggelser for at kunne honorere kravene til planlagt vedligeholdelse. Dette indebærer huslejestigninger i flere afdelinger. Gennem arbejdet med visioner, målsætninger og god ledelsesskik er bestyrelsen kommet langt i bestræbelserne på at drive boligforeningen på fornuftigvis og i forhold til de krav lovgivningen stiller. I dette arbejde indgår inddragelse af beboere og beboerdemokratiske forhold, hvilket i særdeleshed kommer til udtryk i forbindelse med renoveringsprojekterne. Arbejdet med at synliggøre behovet for renoveringsprojekter er omfattende, men en spændende proces, og beboerne tager godt imod initiativerne. De nuværende udlejningsregler er efter bestyrelsens mening ganske velfungerende og med til at skabe en velafbalanceret beboersammensætning i boligforeningen. Kommunen anvender næsten ikke deres anvisningsret til boliger, og det sker altid i dialog med boligforeningen. Bosætningen af flygtninge er drøftet med kommunen og placeringen heraf i vore afdelinger sker i tæt samarbejde med kommunen. De udfordringer der kommer i forbindelse med bosætningen søges løst via fornuftig dialog med kommunen. De nuværende udlejningsregler vurderes at være optimale til udlejningssituationen, men for at sikre en bedre service overfor nuværende og kommende beboere er der lavet fælles opnotering af venteliste mellem de boligorganisationer, der er i regi af

7 Bovia. Boligforeningen samarbejder med afdelingsbestyrelser og beboere om at skabe fornuftige og gode boliger i forbindelse med renoveringsprojekter. Gennem årene er der udført mange renoveringsprojekter ligesom mange er undervejs og planlagt de kommende år. Ved en struktureret planlægning af renoveringsprojekterne sikres det, at boligerne er tidssvarende og dermed kan lejes ud. Der foregår en del planlægning og nogle projekter er så omfattende, at Landsbyggefonden skal med ind for ind over, da det ellers ikke kan gennemføres økonomisk for at skabe et huslejeniveau, hvor boligerne også kan udlejes. Administrationen arbejder ihærdigt for at skabe dialog med Landsbyggefonden om igangværende projekter. Sagsbehandlingstiden hos Landsbyggefonden er desværre lang. Arbejdet med sagerne vurderes at være med til at sikre at boligerne på sigt får et kvalitetsløft, og dermed er med til at sikre at boligerne kan lejes ud. Boligforeningen har gennem årene hele tiden været med til at præge nybyggerierne i kommunen for at dække den efterspørgsel der har været for lejligheder. Det er bestyrelsens opfattelse at det er lykkes at skabe nogle fornuftige boliger til konkurrencemæssige huslejer. Billund Kommune er i vækst og befolkningsprognoserne viser stigende tilgang af borgere til kommunen. I forbindelse med kommende byggerier vil placering i byen, størrelser på boliger, samt huslejeniveau blive nøje overvejet, og der vil ske i tæt dialog med kommunen. Det seneste nybyggeri på Vejlevej er fuldt udlejet. Tilbagemeldingerne fra beboerne er tilfredshed med indretning og kvalitet i boligerne. Der er dog kommet et nyt fokusområde, som er mere kendt i forhold til de mere tætbefolkede byområder og det er det tiltagende pres parkeringspladser i Billund By og dermed Billund Boligforenings afdelinger. Det er et område som bestyrelsen har fokus på både for de nuværende afdelinger og i forhold til nybyggerierne. Der er p.t. indgået en kommunal parkeringsaftale for Gammelbro og center Syd. Kommunen har udmeldt at den gerne ser at der er fokus på kvalitet når der skal opføres nybyggerier. Dette er bestyrelsen enig i og vil arbejde for at det er et væsentligt område der skal indarbejdes i byggeprogrammet. I løbet af 2015 er boligforeningen blevet inviteret til styringsdialogmøde med kommunen, hvor dokumentationspakken har været på dagsorden. Der var en

8 konstruktiv dialog, som der altid er med kommunen. En dialog der havde fokus på de udfordringer boligforening og kommunen har for at skabe gode boliger i kommunen. Det er bestyrelsens opfattelse, at samarbejdet mellem bestyrelsen og administrationen er med til at sikre, at der i fælleskab arbejdes med at opfylde de mål som lovgivningen stiller til boligforeningen. De interne forretningsgange er med til at sikre at boligforeningen agerer ud fra målsætninger om sparsommelighed, produktivitet og sparsommelighed. Afslutning Der skal lyde en tak til personalet i boligforeningen og i Bovia for det arbejde der er udført i årets løb. Også en tak til mine bestyrelseskollegaer, vi har haft mange og gode møder i årets løb. Jeg synes vi fungerer godt sammen. Med disse ord overlader jeg beretningen til generalforsamlingens behandling. Bestyrelsen Maj 2016 I den efterfølgende debat var der kommentarer og bemærkninger omkring følgende emner: Tab misligholdelse i lejligheder Vildkatte udfordringer i afdelingerne Opsætning af lade stationer i afdelingerne Håndtering af haveaffalf container i afdelingerne Dirigenten konstaterede herefter at ingen havde fremført indvendinger mod årsberetningen. Efter en afstemning ved håndsoprækning kunne dirigenten konstatere, at beretningen var énstemmigt godkendt.

9 4. Endelig godkendelse af årsregnskabet for hovedforening og afdelingerne for året 2015 med tilhørende revisionsprotokol. Økonomichef Bethina J. Lorentzen gennemgik årsregnskabet for hovedforening og afdelingerne samt revisionsprotokollen. Dirigenten satte årsregnskabet for hovedforeningen og afdelingerne til afstemning ved håndsoprækning. Det blev énstemmigt godkendt., hvorfor dette var godkendt. Dirigenten kunne ligeledes konstatere at Revisionsprotokol blev taget til efterretning. 5. Forelæggelse af budget for hovedforeningen for 2016 Bethina J. Lorentzen gennemgik budgettet for Dirigenten kunne konstatere at Budgettet blev til efterretning. 6. Indkomne forslag: Der var ikke indkommet nogen forslag til behandling på generalforsdamlingen. 7. Valg: Dirigenten konstaterede følgende valg på generalforsamlingen: a. 2 bestyrelsesmedlemmer Eva Kristensen og Eigil Kristoffersen blev enstemmigt genvalgt for 2 år. b. 2 suppleanter Det var ikke muligt at få valgt suppleanter.

10 c. Revisor PwC Statsautoriseret Revisionspartnerselskab blev valgt for 1 år. 8. Eventuelt. Intet til eventuelt. Godkendt den 18. maj 2016 Per Nielsen Referent Per Nielsen Dirigent Jørgen Bjerg Sørensen Formand