Støttesystemet Organisation. Organisation. Et af de otte Støttesystemer

Transkript

1 1 Organisation Et af de otte Støttesystemer

2 2 Kombit Støttesystemet Organisation Hvad er Støttesystemet Organisation? Stamdatasystem til registrering af organisatoriske data Støttesystemet Organisation er et system til håndtering af kommunens organisationsdata. Systemet udstiller korrekte og relevante informationer om medarbejdere og organisationer til fagsystemer, som derfor ikke selv behøver at vedligeholde disse data. I mange kommuner ligger organisatoriske oplysninger spredt i flere forskellige it-systemer og opdateres ofte via manuelle arbejdsgange. Det gælder stamdata om medarbejdere (stillingsbetegnelser, roller, afdeling, ansættelse mv.) og om afdelinger (navne, adresser, chefer og ansatte). Hertil kommer medarbejdernes anvendelse af it-systemer samt kommunens ledelseshierarkier og afdelingernes geografiske placering. Med Støttesystemet Organisation får kommunerne en løsning, som kan rumme alle disse informationer, og som gør det muligt at administrere organisationsdata ét sted. Behovet for systemet Der findes ikke ét system til alle kommunens stamdata Opdaterede stamdata på tværs af kommunens organisation og it-systemer er en forudsætning for helhedsorienteret sagsbehandling og troværdig ledelsesrapportering. De fleste kommuner vedligeholder i dag organisatoriske data på forskellige måder og i forskellige systemer, eksempelvis lønsystem, økonomisystem, it-brugerkatalog (AD), ESDH og intranet. Derfor kan det være svært at skabe overblik og vedligeholde data. Fraværet af ét autoritativt organisationssystem øger ikke bare risikoen for datafejl, men også omfanget af opgaven ved organisationsændringer. Uanset om det gælder en større, samlet ændring eller en enkelt medarbejder, der skifter afdeling eller job, kan det være vanskeligt at holde data korrekt opdateret i alle systemer. Det samme gælder, når rettigheder til administrative systemer skal oprettes, ændres eller lukkes ned i forbindelse med, at medarbejderen skifter arbejdsplads. Mange fagsystemer indeholder i dag deres egen udgave af organisationsdata, hvilket blot øger byrden med at vedligeholde data flere steder. Med Støttesystemet Organisation kan fagsystemerne modtage opdateringer af organisationsdata automatisk og behøver dermed ikke at indeholde egen funktionalitet eller benytte manuelle arbejdsgange for opdateringer.

3 3 Hvordan systemet arbejder Autoritativ master eller effektiv slave Støttesystemet Organisation kan fungere som enten master eller slave for andre organisationssystemer. Som master er Støttesystemet Organisation autoritativ kilde for et eller flere andre organisationssystemer. Dermed bliver det muligt at standardisere, konsolidere og administrere alle kommunens stamdata i ét centralt system. Støttesystemet Organisation kan også anvendes som slave for andre organisationssystemer, eksempelvis kommunens eksisterende løn- og personalesystem. Det betyder, at Støttesystemet Organisation løbende opdateres med data fra kommunens øvrige systemer og efterfølgende udstiller de konsoliderede data for KY, KSD og SAPA og på sigt for andre kommunale fagsystemer. Eksempel på hvordan organisationsdata kan opdateres af lokal master og udstilles til fagsystemer Eksisterende systemer med organisationsfunktionalitet Central adgang til organisatoriske stamdata fx HR-system Organisation Øvrige støtteog fagsystemer Ajourfører organisationsændringer automatiskt Udstiller data Støttesystemet Organisation samler og udstiller organisatoriske stamdata til brug for støtte- og fagsystemer.

4 4 Kombit De primære funktioner Overblik, administration og eksport af data 1. Import af eksisterende organisationsdata Kommunen kan selv indlæse eksisterende data med henblik på at benytte dem i Støttesystemet Organisation. Enten som udvalgte datasæt til at understøtte monopolbruddet eller som led i en konsolidering, hvor alle eksisterende organisationsdata indlæses. 2. Administration af personer, organisationer og deres data Som master administreres data via systemets egen brugergrænseflade. Som slave administreres data i et andet system, fx personalesystemet, og opdateringerne sendes derefter til Støttesystemet Organisation. 3. Eksport af data Ændres data via Støttesystemet Organisation, publiceres de automatisk til andre systemer via Støttesystemet Beskedfordeler. Det er også muligt selv at lave udtræk af data.

5 5 Gevinsten for en kommune Bedre udnyttelse af ressourcer og løft af datakvalitet Med Støttesystemet Organisation kan kommunen reducere den administrative byrde og udnytte sine ressourcer bedre samtidig med, at kvaliteten af stamdata løftes. 1. Effektiv administration af medarbejdere og bedre it-sikkerhed Når en medarbejder starter, skifter stilling eller stopper, skal alt fra løn til sikkerhedssystemer have besked. Det kan kompromittere sikkerheden, hvis rettigheder og adgange til systemer ikke er korrekte. Eller ligefrem koste penge, når løn beregnes forkert eller dyre it-licenser ikke opsiges i tide. Ved at bruge Støttesystemet Organisation som master for kommunens brugerkatalog, fx AD, kan kommunens it-administrator styrke sikkerheden. Via Støttesystemet Beskedfordeler bliver det nemlig muligt at sende information om personaleændringer i Støttesystemet Organisation videre til kommunens brugerkatalog og efterfølgende slette adgange til it-systemer for brugere, der ikke længere arbejder i kommunen. 2. Koordinere organisationsændringer Når der foretages organisatoriske ændringer, involverer det ofte et større koordineringsarbejde. Forskellige systemer kan have forskellige og indbyrdes modstridende data på de samme brugere, afdelinger m.m. Derfor er det nødvendigt at aftale præcist hvornår, man lader de nye ændringer træde i kraft for at sikre, at der ikke opstår fejl. Med Støttesystemet Organisation vil man kunne planlægge hele ændringen på forhånd og så vælge en senere virkningsdato, hvor ændringerne skal være gældende fra. Man kan dermed forberede en ansættelse i god tid inden medarbejderens første arbejdsdag, eller man kan konfigurere en organisationsændring til at træde i kraft på en given dato. 3. Simplificere implementering af nye systemer Leverandører af nye systemer skal ikke længere bruge udviklingstid på at designe og kode egne organisationskomponenter til at rumme basale stamoplysninger. Og kommunen behøver ikke indlæse eller oprette stamoplysninger ved ibrugtagning af nye systemer. Den funktionalitet er indeholdt i Støttesystemet Organisation, hvortil nye systemer løbende kan tilkobles. Det giver slankere og billigere it-løsninger i kommunerne.

6 6 KOMBIT A/S Halfdansgade København S Kombit.dk/STS [email protected]