REFERAT. Mødedato: Fredag den 23. august Starttidspunkt: Kl. 8:30 Sluttidspunkt: Kl. 10:00. Bemærkninger:

Transkript

1 REFERAT Personalemøde Historisk Arkiv- MED Status Mødedato: Fredag den 23. august 2013 Mødested: Historisk Arkiv Starttidspunkt: Kl. 8:30 Sluttidspunkt: Kl. 10:00 Afbud: Ingen Fraværende: Ingen Bemærkninger:

2 Indholdsfortegnelse Sag nr. Side 1. Praktiske oplysninger 2 2. Beredskabsplaner 2 3. Trivselsundersøgelser 2 4. Sikkerheds- og arbejdsmiljø 3 5. Timeregistrering 3 6. Uddannelser og kurser 3 7. Økonomi 4 8. Personaleændringer 4 9. Historisk Arkiv læsesalen Det sønderjyske arkivsamarbejde Øvrige eksterne opgaver Eventuelt 5 Underskriftsside 6 1

3 1. Praktiske oplysninger Bent Vedsted Rønne bad alle om at huske at omstille egne telefoner til hovednummeret, når de forlader deres arbejdsplads samt at trække telefonerne ind, når man kan hører at der er en telefon der ringer på et af nabokontorerne. 2. Beredskabsplaner Erik varetager beredskabet i tilfælde af katastrofer. I 2014 vil Brand og Redning tjekke vores beredskabsplan. Erik tjekker vores plan i tilfælde af brand. Hvad skal vores procedure være? I uge 44/45 skal skiltning og brandudstyr være i orden, og alle skal vide, hvad man hver især har ansvar for at gøre, i tilfælde af brand. Der laves ligeledes en øvelse med samme formål. Der skal desuden laves en tavle, hvor man markere, hvorvidt man er i huset eller ude af huset. 3. Trivselsundersøgelser Det kommunale indhold af trivselsundersøgelserne afsløres i næste uge. Der bliver desuden lavet en minitrivsel baseret på vores 7 trivselspunkter. Hvilke er gode og hvilke er overflødige? I efteråret arrangeres en personaledag, hvor både arkivet og læsesalen lukker. 2

4 4. Sikkerheds- og arbejdsmiljø Alle flugtvejeskilte er kommet op. Brand og Redning tjekker om udstyret også er godt nok og om hvorvidt der skal laves ændringer. Pt. opfylder vi kravene. Erik sørger for at alle gamle skilte fjernes inden den kommende brandøvelse. Alle skal være opmærksomme på løft af tunge kasser. Husk at gå ned i knæ og vær to om de meget tunge kasser. Anders Hell, Erik, Lizette og Esther Marie har alle kørekort til stableren. Husk at afleverer kopi til Erik. Det tilstræbes, at der fra 2014 er sikkerhedssko til rådighed. Der laves en mappe med deklarationer og sikkerhed. Bladet skal med på sygehuset i tilfælde af uheld. Der kigges på varme-/kuldeforholdene på forkontoret. Der har været tilfælde af skimmelsvamp på protokollerne. Der vil blive købt sikkerhedsudstyr. Alle ansatte skal huske at bruge hansker og sortere et sted med god udluftning. Hvis kassen er for slem, lukkes den igen. Gram konservering vil undervise os i håndtering af fugtskader. Erik laver sammen med Jette og Mette T. en liste over arkivets elektroniske udstyr. Udstyret vil ved samme lejlighed blive markeret. IT afdelingen tjekker, at der ikke er harddiske på gulvet på nogen af kontorerne 5. Timeregistrering Der vil fra det nye år indføres timeregistrering. Der vil fortsat være flekstid - max 1 dag om måneden. Computeren vil stå på forkontoret. Det vil være muligt af efterregistrerer i tilfælde af hjemmearbejde, kurser, møder og lignende. 6. Uddannelser og kurser 3

5 Fire gange om året kan man søge puljer til kruser. I 2014 vil der være muligt for arkivet at benytte sig af jobrotation og herigennem få en vikar når en medarbejder skal på kursus. Se mere information på intranettet. Alle opfordres til at undersøge om der er relevante kurser i 2014 som man ønsker at komme på. 7. Økonomi Der er ingen ændringer i arkivets budgetter for Der vil laves en effektiviseringsrunde i september af de opgaver, der går ud af kommunen. Arkivet ønsker, at varetage flere af de opgaver kommunen tidligere har fået lavet andre steder og herigennem styrke arkivet. Arkivet regner med, at underskuddet på bygningsdriften vil blive ordnet i Driften. Historisk Arkiv har et underskud, der forhåbentlig vil blive indhentet en del i løbet af Personaleændringer Krista er startet i praktik Sigurd og Line er begge blevet ansat som studentermedarbejdere i det sønderjyske arkivsamarbejde. Bruno og Sigrid er begge blevet forlænget. Michael er her frem til oktober. Ingrid stopper den 25. oktober 2013, hvor hun går på pension. 9. Historisk Arkiv læsesalen 4

6 Bispens bygningskonto vil blive brugt til renovering af arkivets læsesal. Emnesamlingen bliver i avissamlingen, men bogsamlingen flyttes til Kløvervej. Der kommer nyt gulv, en glasvæg ind til det kommende udstillingslokale og bliver malet. Dertil bliver der lavet mindre ændringer og trukket nye kabler. Der laves pt. nyt takstblad til serviceydelser. 10. Det sønderjyske arkivsamarbejde Jobcenteret i Sønderborg, Aabenraa gamle rådhus, Vejen Kommune afhentes. Der laves oppakninger. Starbas går i luften 1. januar Øvrige eksterne opgaver ECCO har søgt om arkivbistand. Bent og Trine har set på arkivet. Der blev lavet et tilbud på digitalisering af film. Der laves scanninger af personalesager for Aabenraa og Sønderborg. Lillebælt sygehus ønsker at få scannet personalesager. Arkivet for patientsager for Haderslev Bys Sygehus. Der bliver lavet et tilbud på at hente Gram Sygehus til opbevaring i Eventuelt Intet. 5

7 Underskriftsside Anders Hell Hansen Anders Roed Hansen Anja Usbeck Pedersen Bent Vedsted Rønne Erik Buciek Schmidt Inge Louise Klinge Jette Mariane Olsson Mette Kruse Agerschou Mette Sofie Thomsen Steen Skjøtt Tove Pettersen Trine Skovlund Jørgensen 6