Projekthåndbog. - for opsøgende konsulenter

Transkript

1 Projekthåndbog - for opsøgende konsulenter

2 Side 2 af 16

3 Indledning Formålet med at udgive Projekthåndbog - for opsøgende konsulenter er at sikre skolernes opsøgende konsulenter en ensartet information om aktiviteter og opgaver i projekt SAMVIRK. Definition af begreber, der anvendes i projekthåndbogen: Central projektadministration Den centrale projektadministration placeres på EUC Syd og består af en eller flere personer, der har ansvaret for at indsamle, kontrollere og indtaste projektdata ind i Erhvervs- og Byggestyrelsens rapporteringsværktøjer. Det lokale VEU-center sekretariat Styregruppen har besluttet, at hver af de deltagende skoler etablerer en lokal projektadministration (VEU-sekretariaterne). Den lokale projektadministration består af en eller flere personer, der har ansvaret for at hjælpe med at udfærdige holdprotokoller og sørge for at de kommer ud på de rette kurser til underskrift. Alle holdprotokoller sendes til den centrale projektadministration. Projektholder EUC Syd er projektholder tilsagnsmodtager på projektet, og forestår den daglige ledelse og er ansvarlig for, at aktiviteterne i projektet afvikles i overensstemmelse med projektets ansøgning og bevillingstilsagn. Projektleder Projektleder er ansat hos projektholder og ansvarlig for at gennemføre den daglige projektledelse af projektet SAMVIRK. Projektledelsen Projektledelsen består af repræsentanter fra projektholder (EUC Syd) og projektleder. Rapporteringsværktøjer Rapporteringsværktøjerne skal anvendes af den centrale projektadministration og projektholder for beregning og rapportering af projektudgifter samt den finansiering, som danner grundlag for udbetaling af tilskud fra den Europæiske Socialfond. Værktøjerne bruges i alle Europæiske Socialfondsprojekter, og er med til at sikre, at Erhvervs- og Byggestyrelsen får tilsendt den korrekte dokumentation. Projektfakta: Projektnummer. Vækstforum Fond Prioritet Indsatsområde Kategori ESFD Syddanmark Den Europæiske Socialfond 1. En kvalificeret arbejdsstyrke 1.1 Udvikling af menneskelige ressourcer Uddannelse og efteruddannelse Type A Projekthåndbogen vil efter behov blive opdateret. Du er derfor altid velkommen til at kontakte daglig projektleder Christina Skytte Møller, hvis du har forslag til forbedringer af projekthåndbogen. Du kan sende en mail til csm@eucsyd.dk eller ringe mobil Side 3 af 16

4 Afrapportering til central projektadministration Du skal senest 5 dage efter månedens afslutning aflevere alle den foregående måneds korrekt (se nærmere oplysning i punktform nedenfor) udfyldte projektdokumenter til den centrale projektadministration. Projektdokumenterne hertil omfatter: Timeregistreringsskemaer fra virksomhedsdeltagere (husk dato og underskrift) Timeregistreringsskemaer fra konsulenten (husk dato og underskrift) Konsulentens lønseddel for hver måned, hvor man timeregistrerer i projektet Start og stopskemaer Projektledelsen opfordrer alle konsulenter til løbende at aflevere projektdokumenterne, så den centrale projektadministration tilsvarende har mulighed for løbende at taste oplysningerne ind i Erhvervsstyrelsens rapporteringsværktøjer herefter benævnt rapporteringsværktøjer. Afrapportering til projektholder To gange årligt samler den centrale projektadministration regnskaberne og sender dem til Erhvervsstyrelsen. Skæringsdatoerne er 31/8 + 28/2. Side 4 af 16

5 Skemaer rettet mod virksomheden: Partnerskabserklæring Partnerskabserklæringen skal være underskrevet og dateret af virksomheden, for at timerne fra virksomheden kan tælle med og indgå i projektet. Det er derfor vigtigt, at blanketten med originale tegningsberettigede underskrifter indhentes ved første virksomhedsbesøg eller hurtigst muligt herefter. En tegningsberettiget er en fysisk person, der har ret til at afgive formueretligt bindende løfter og indgå gensidigt bebyrdende aftaler på en virksomheds vegne. Virksomhedens CVReller P-nr. skal noteres korrekt. Ellers godtages skemaet ikke ved Erhvervsstyrelsen, så det er vigtigt at I tjekker det efter. Blanketten må gerne være underskrevet senere end timeregistreringsskemaerne fra første virksomhedsbesøg men ikke mere end 14 dage senere. Projektledelsen anbefaler, at partnerskabserklæringen underskrives ved første møde med virksomheden. Det er vigtigt, at den centrale projektadministration løbende modtager de underskrevne partnerskabserklæringer fra konsulenterne, da alle erklæringerne skal tastes ind i rapporteringsværktøjet. Side 5 af 16

6 SMV-erklæring Da målgruppen for projektet er virksomheder med under 250 ansatte, skal alle virksomheder også skrive under på en SMV-erklæring. Timeregistrering for deltageren De timer der bruges i virksomheden på at lave uddannelsesplanlægning, kan bruges i projektet som medfinansiering. For at de kan tælle med, skal hver deltager underskrive et timeregistreringsskema. Det gælder for tidsforbruget før, under og efter besøg, som skal medtages til medfinansiering for besøget. Besøger du virksomheden igen, skal alle deltagerne fra virksomheden udfylde et nyt timeregistreringsskema. Virksomhedsdeltagernes løn medtages til en sats svarende til højeste dagpengesats (108,24 kr./time i 2013), derfor er det ikke nødvendigt, at virksomhedsdeltagerne afleverer lønsedler sammen med timeregistreringsskemaerne. Timeregistreringsskemaerne skal være underskrevet af virksomhedsdeltageren og nærmeste overordnede eller en anden, der kan godkende rigtigheden og projektrelevansen. Denne anden person må gerne være dig. Projektledelsen anbefaler, at det så vidt muligt er en overordnet hos virksomheden, der underskriver som leder. Inden du afleverer timeregistreringsskemaerne til den centrale projektadministration, skal du tjekke følgende: CVR-nr. eller P-nr. er noteret og rigtigt (ellers kan virksomheden og deltageren ikke oprettes i rapporteringsværktøjerne) Timer er noteret og læsbare (skal kunne læses af andre) Side 6 af 16

7 Dato er noteret og er rigtig Der er to forskellige underskrifter på timeregistreringsskemaet, og er de meget svære at læse, skal du tilføje navnet med blokbogstaver lige under underskriften. Det sikrer, at projektadministrationen kan oprette deltageren korrekt i rapporteringsværktøjet. Er navnet først oprettet kan det ikke ændres. Startskema Konsulenten har ansvaret for at udlevere startskemaet til deltageren og for at få det underskrevet retur. Startskemaet kan forhåndsudfyldes og der kan laves flere stopskemaer til et startskema. Som alle andre skemaer i projektet, er de at finde på samvirk.dk. De udfyldte startskemaer sendes til det lokale VEU-center sekretariat. I skal kontakte følgende i sekretariaterne: VEU-center Fyn: Anja Pedersen tlf.: ape@veucenterfyn.dk VEU-center Trek: Janne Voss tlf.: jav@veucenter-trekantomraadet.dk VEU-center Vest: Marianne Aafeldt tlf.: mla@amu-vest.dk VEU-center Syd: Maja Ågård tlf.: maaj@eucsyd.dk Stopskema Stopskemaet udleveres til deltagerne, når deltageren er på kursus. For at det kan lade sig gøre, er det vigtigt at konsulenten giver besked til det lokale VEU-center sekretariat, om hvilke kurser deltagerne skal på (tidspunkt og sted). Når det lokale VEU-center sekretariat har fået besked, sørger sekretariatet for at udfylde en holdprotokol samt for at det korrekte antal stopskemaer kommer ud på kurset og bliver underskrevet af deltagerne. (Se skema og detaljeret procedure på de næste sider). Side 7 af 16

8 Side 8 af 16

9 Holdmødeprotokoller (tilstedeværelse på kurset) Dette er et MEGET vigtigt skema, og har vi ikke dette skema med underskrifter og dato fra hver enkelt deltager SAMT dato og underskrift fra underviseren, så får vi ingen midler! Følgende trin skal følges, for at dette skema kommer i hus: 1. Konsulenten giver det lokale sekretariat besked om, hvilke medarbejdere der skal på hvilke kurser på hvilken skole 2. Det lokale VEU-sekretariat udfylder holdmødeprotokollen med et unikt holdnummer, et unikt deltagernummer til den enkelte deltager samt deltagernes navne 3. Det lokale VEU-sekretariat kontakter skolens kursussekretariat og sender den udfyldte mødeprotokol dertil + det korrekte antal stopskemaer 4. Skolens kursussekretariat sørger for at holdprotokollen kommer ud til holdet og underskrives af alle kursusdeltagere samt underviseren. 5. Skolens kursussekretariat sørger for at få holdprotokollen samt stopskemaer fra faglæren og sender dem til det lokale VEU-sekretariat 6. Det lokale VEU-sekretariat samler alle skemaer og sender dem til den centrale projektadministration løbende. HUSK at have følgende skæringsdatoer i baghovedet 28/2 og 31/8. Inden de datoer skal alle skemaer være sendt. Side 9 af 16

10 Skemaer rettet mod konsulenten: Partnerskabserklæring For at konsulentens timer kan tælle med og indgå i projektet skal der foreligge en underskrevet og dateret partnerskabserklæring fra konsulentens skole. Konsulentens arbejdsplads indgår som partner i projektet. (se skema side 5) Besøgsrapporter Du skal registrere alle gennemførte besøg hos en virksomhed i en besøgsrapport. Besøgsrapporten sendes til projektleder Christina Skytte csm@eucsyd.dk løbende. Dette skal gøres således at projektledelsen hele tiden kan følge med i hvor mange virksomheder, vi er i dialog med. Det er kun nødvendigt at sende et skema pr. virksomhed (dvs. skemaet efter første besøg). Besøgsrapporten kan hentes på hjemmesiden (samvirk.dk). Det er vigtigt, at du er opmærksom på, at deltagerne fra virksomhederne får eller bliver noteret for alle de timer, der har været anvendt i forbindelse med virksomhedsbesøget. Altså ikke kun timer for selve besøget, men også timer til forberedelse og interne møder i virksomheden. Husk igen dato og underskrift på alle skemaer. Persondataloven Information om Persondataloven og Den Europæiske Socialfond skal udleveres til samtlige medarbejdere, der deltager i projektet. Dermed også dig selv. Den enkelte medarbejder skal skrive under på, at de er bekendt med indholdet i Information om Persondataloven og Den Europæiske Socialfond. Det sker hver gang medarbejder skriver under på de respektive skemaer for timeregistrering. Side 10 af 16

11 Timeregistrering for konsulenten Du skal løbende udfylde timeregistrering elektronisk med timeforbrug før, under og efter et virksomhedsbesøg. Aktiviteterne skal registreres i form af sigende tekster. Projektledelsen fremsender dit timeregistreringsskema, med et unikt medarbejdernummer. Din månedlige lønseddel skal vedlægges skemaet eller skemaerne. Timeregistreringsskemaerne skal desuden underskrives af nærmeste overordnede. Husk at vælge konto 1040 Projektarbejde faktiske udgifter i venstre kolonne. I kan notere følgende aktiviteter: Mødeforberedelse virksomhed XX Møde med virksomhed XX Uddannelsesplanlægning med medarbejder XX Opfølgning virksomhed XX Du skal registrere det faktisk brugte antal timer pr. dag. Bruger du mere end 7,4 timer på en dag, noterer du det faktiske timetal. Det anbefales, at du ikke arbejder mere end 37 timer på projektet på en uge. Side 11 af 16

12 Vigtigt: Inden du afleverer timeregistreringsskemaerne til den centrale projektadministration, skal du tjekke følgende: Navn er noteret korrekt (ellers kan konsulenten ikke oprettes i værktøjerne) Medarbejdernummer er korrekt (det er altid det samme) Timer er noteret ud for hver aktivitet og under korrekt månedsdag Dato (ved siden af din underskrift) Din underskrift Underskrift fra din nærmeste leder At tallet nederst i kolonnen "Sum" er lig antallet af timer i tabellen nederst til højre i tabellen "Opsummering af timer" At lønsedlen sendes med månedens timeregistreringsskema Skemaerne samt lønsedler kan fremsendes på to måder. I indscannet version til Margrethe Clausen (mc@eucsyd.dk). I så fald skal I huske at gemme de originale skemaer selv. I kan også sende skemaerne fysisk med posten til: EUC Syd Att: Bogholderiet Margrethe Clausen Hilmar Finsens Gade Sønderborg Side 12 af 16

13 Økonomi I alle Socialfondsprojekter, skal tilsagnsmodtager og partnerne i projektet bidrage med medfinansiering. I projekt SAMVIRK modtager vi 50 % af de knap 11 mio. kr. fra EU. De resterende 50 % skal partnere i projektet selv bidrage med. De er i projektet fordelt således at 2.7 mio. kr. kommer fra deltagernes kursusdeltagelse (privat medfinansiering) og 2.7 mio. kr. kommer fra skolerne (statslig medfinansiering). Konkret betyder det, at for hver time I registrerer i projektet, betaler I selv 1 time. I laver jeres timeregistrering med det reelle antal timer I forbruger i projektet. Halvdelen af de timer vil dermed blive udbetalt til skolen. Da den private medfinansiering spiller en afgørende rolle i projektet (en ¼ del af budgettet) skal man som konsulent være meget bevidst om vigtigheden i at få deltagerne på kursus og efterfølgende sørge for at dokumentationshåndteringen udføres, som beskrevet i dette dokument. Den private medfinansiering skal følge det antal timer konsulenten forbruger i projektet. Modtager projektholder (EUC Syd) ikke projektmidler pga. manglende medfinansiering eller af anden årsag, kan projektholder ikke udbetale midler til aktiviteter gennemført i SAMVIRK projektet. Skolerne er individuelt og kollektivt ansvarlige for at sikre medfinansiering i projektet. Vi er endvidere berettiget til et tillæg på 18 % til indirekte udgifter (rejser, kost, logi, fortæring (inkl. interne kantineudgifter), kørsel, husleje, el, vand, varme, internet, materialer, annoncering osv.). 40 % af den sum tilgår skolerne. De fordeles i forhold til det antal timer hvert enkelt skole har lagt i projektet (igen med den klausul at den private medfinansiering følger antallet af forbrugte timer). Side 13 af 16

14 På projektets hjemmeside finder du under menupunktet Blanketter til projektmedarbejderen de senest opdaterede blanketter. Intranet På intranettet finder du alle de interne filer i mappen SAMVIRK, som eksempelvis: Oversigt over virksomheder, som vi har eller vil tage kontakt til Oversigt over medarbejdernumre Kontakt jeres lokale VEU-center, hvis I ikke har adgang til intranettet. Jeg har givet jer adgang til mappen. Side 14 af 16

15 Denne side kan du bruge til vigtige notater eller til kruseduller Side 15 af 16

16 Tjekliste til konsulenten Persondataloven (konsulenten) Alle der timeregistrer i et Socialfondsprojekt, skal skrive under på, at de er bekendt med indholdet i Information om Persondataloven og Den Europæiske Socialfond. Dette skema skal alle medarbejdere i projektet underskrive og sende/skanne til daglig projektleder Christina Skytte csm@eucsyd.dk Partnerskabserklæring (skolen) For alle der timeregistrer i et Socialfondsprojekt, skal der foreligge underskrevet erklæring på at de er partnere i projektet. Partnerskabserklæringen skal være underskrevet af en tegningsberettiget person på skolen (dvs. direktøren/økonomidirektøren). Skemaet sendes/skannes til daglig projektleder Christina Skytte csm@eucsyd.dk Partnerskabserklæring (virksomheden) For at timerne fra virksomheden kan tælle med og indgå i projektet, skal virksomheden også underskrive en partnerskabserklæring. Den skal være underskrevet og dateret af en tegningsberettiget person i virksomheden, Underskriften indhentes ved første virksomhedsbesøg eller hurtigst muligt herefter og sendes/skannes til daglig projektleder Christina Skytte csm@eucsyd.dk SMV-erklæring (virksomheden) Da målgruppen for projektet er virksomheder med under 250 ansatte, skal alle virksomheder også skrive under på en SMV-erklæring. Skemaet sendes/skannes til daglig projektleder Christina Skytte csm@eucsyd.dk Timeregistrering for medarbejderen (konsulenten) Du skal løbende udfylde timeregistrering elektronisk med timeforbrug før, under og efter et virksomhedsbesøg. Projektledelsen fremsender dit timeregistreringsskema, med et unikt medarbejdernummer. Din månedlige lønseddel skal vedlægges skemaet. Timeregistreringen skal underskrives af nærmeste overordnede. Skemaet samt månedlig lønseddel sendes til Margrethe Clausen mc@eucsyd.dk Timeregistrering for deltageren (deltageren) De timer der bruges i virksomheden på at lave uddannelsesplanlægning, kan bruges i projektet som medfinansiering. For at de kan tælle med, skal hver deltager underskrive et timeregistreringsskema. Det gælder for tidsforbruget før, under og efter besøget. Konsulenten har ansvaret for at skemaet bliver udfyldt. Skemaet sendes til det lokale VEU-center sekretariat. Tilstedeværelsesskemaer (deltageren) Dette er et MEGET vigtigt skema, og har vi ikke dette skema med underskrifter og dato fra hver enkelt deltager SAMT dato og underskrift fra underviseren, så får vi ingen midler! Jeres ansvar er, at give det lokale VEU-center sekretariat besked om hvilke deltagere der skal på hvilket kursus på hvilken skole. Det lokale VEU-center sekretariat har ansvaret for at forhåndsudfylde, få skemaerne ud på kurset og indsamle de underskrevne skemaer Start- og stopskemaer (deltageren) Alle deltagere skal udfylde og underskrive start- og stopskemaer. Konsulenten har ansvaret for at udlevere startskemaet til deltageren og for at få det underskrevet retur. Stopskemaet udfyldes når deltageren har været på kursus. Det lokale VEU-center sekretariat har ansvaret for at få stopskemaerne ud på kurset og indsamle de udfyldte og underskrevne skemaer. Side 16 af 16