DOMI-ADMINISTRATION A.M.B.A.

Transkript

1 DOMI-ADMINISTRATION A.M.B.A. 1 Bestyrelsesmøde Mødedato: 20. oktober Klokken : Bestyrelsen for DOMI: Formand Freddie Vedel Nielsen FVN Næstformand Torben Høholt Jensen THJ Best.medlem Svend Erik Jensen SEJ Best.medlem Hanne Frydendahl HF Best. medlemmer: AAB og BMB Søren Hasløv (SH), Peter B. Nielsen (PBN), Herdis Larsen (HL), Frederik Schrøder (FS), Claes Jensen (CJ) og Jan Hermansen (JH) Ledelsen: Direktør/Referent Uffe Vithen UV Afbud fra: Hanne Frydendahl, Frederik Schrøder. EMNER TIL BEHANDLING BESLUTNING 1. Godkendelse af dagsordenen DOMI ADMINISTRATION. AAB i Odder. Beder-Malling Boligforening Godkendt uden bemærkninger. 2. Godkendelse af referatet fra den 26. juni 2014 DOMI ADMINISTRATION. AAB i Odder. Beder-Malling Boligforening Godkendt uden bemærkninger. 3. Gentagelse: Punkt 3 C fra bestyrelsesmøde den 26. juni og pkt. 3 fra den 11. august Ny forretningsorden. THJ gav en kort status fra udvalgsarbejdet. Udvalget vil på næste bestyrelsesmøde fremlægge forslag til ny dagsorden, forretningsorden, årshjul, igangværende opgaver mv.

2 2 4. Gentagelse: Punkt 3 D fra bestyrelsesmødet den 26. juni og pkt. 4 fra 11. august Gentagelse. UV tager en snak med Århus Købmandsskole og fremkommer med forslag til aktivitetsdage. 5. Gentagelse: Punkt 3 F fra bestyrelsesmødet den 26. juni og 11. august Gentagelse. Tiltag i forhold til medarbejderne. 6. Personalesager: Pkt. 8 fra bestyrelsesmødet den 11. august 2014: Bodsopkrævning for manglende afholdelse af MUS-samtaler for medarbejderne i Serviceafdelingen Der er indgået forlig med ESL/ejendomsfunktionærernes fagforening i sagen om, at få medarbejder ikke inden udløb af den overenskomstmæssige tidsgrænse fik afholdt MUS-samtaler. (bilag 1) 7. Besigtigelsestur. Forslag til dato. Eks. lørdag den 9. maj Godkendt. 8. Officiel meddelelse fremsendt til AARHUSbolig om optagelse, at AAB i Odder og ændring af navnet Beder-Malling Boligforening på fusionstidspunktet til DOMI Bolig. (bilag 2) AarhusBolig s formand har ved mail den 8. oktober 2014 lykønsket foreningen og den forbindelse oplyst, at man er startet de indledende forberedelser på at integrere DOMI Bolig i AarhusBolig. Politisk skal AarhusBolig tiltræde optagelsen af DOMI Bolig på et repræsentantskabsmøde. Dette gøres inden 31. december Anne Mette Rasmussen har efter 32 år ansættelse valgt at fratræde og gå på efterløn den 30. september I den forbindelse er vi allerede startet processen for ansættelse af ny medarbejder.

3 3 10. BL-informerer nr Bestyrelsesvederlag reguleres i overensstemmelse med det af DS beregnede lønindeks for den private sektor med indekset for 2. kvt Reguleringen har virkning for det regnskabsår der påbegyndes efter den 31. august For de første 100 lejemålsenheder = 75,82 kr. pr. enhed. Efterfølgende 45,49 kr. pr. enhed. (bilag 3) Fordeling af bestyrelsesvederlag BMB og AAB Bestyrelserne i BMB og AAB besluttede frem mod repræsentantskabsmødet i maj/juni 2015, at fordelingen er den samme som i dag. AAB = formanden modtager det samlede vederlag. BMB = fordeles ligelige blandt bestyrelsens medlemmer. 11. Indstilling: Dispositionsfonden dækker konsulentbistand i de afdelinger som tænker grønne initiativer. (bilag 4) Bestyrelsen ønskede indstillingen defineret yderligere idet den i sin formulering kunne tolkes for bredt. Kommer som en gentagelse på et senere bestyrelsesmøde. 12. Ændring i vedtægterne for DOMI Bolig. (bilag 5) Godkendt. Under henvisning til stiftelsesdokumenter søges godkendt ændring i 14 stk. 2. Bestyrelsen er beslutningsdygtig når formanden eller næstformanden og yderligere 2 medlemmer er til stede. Ændres til: Bestyrelsen er beslutningsdygtig når formanden eller næstformanden og yderligere 3 medlemmer er til stede.

4 13. Kursus: Dirigentens rolle og kompetencer. Afholdes bliver 1. kvt Eventuelt. Intet. Arbejdernes Andelsboligforening i Odder: 15. Nybyggeri Østervænget: Licitation den 13. august 2014 kl firmaer var indbudt og alle afgav priser oplistet fra lavestbydende: Mågevejens Murer og entreprenør forretning A/S CJ Group A/S Dansk Boligbyg A/S Torntoft & Mogensen A/S Murer og Entreprenørfirma Ole Sommer A/S Poul Pedersen A/S. Efter tilretning af muligheden for anvendelse af 29 alternative priser er der indgået totalentreprenørkontrakt med CJ Group A/S på 16.2 mill. kr. 16. Odder Kommune har ved skrivelse af 29. august 2014 meddelt godkendelse af anskaffelsessum ved påbegyndelse af støttet byggeri skema B Østervænget i alt kr ,-

5 17. Retssagen Vestergade / Havleddet i Hou: Beboerne på Havleddet har korrigeret den nedsatte påstand på baggrund af de supplerende besvarelser fra skønsmanden (bilag A) Vi er senere blevet oplyst om, at advokat Rasmus Munk Nielsen grundet en anden verserende sag har overført sagen til advokat Mads Bay Rasmussen. 5 Der har siden været fremsendt 2 processkrift et fra vores advokatfirma og svaret fra modparten. Clemens Advokaterne har den 9. september meddelt, at vores advokat Kurt Rasmussen som har ovenstående 4 sager, har valgt at søge andre græsgange. I den forbindelse har Lars Wolthers, oplyst og, at ny advokat på sagen er Rasmus Munk Nielsen (indslusning som partner). 18. Evaluering fra afdelingsmøderne. Samlet set rigtige gode møder. Der har på mange af møderne været en god, saglig og konstruktiv debat. Vi har ingen afdelingsbestyrelser i afd.: 11 Stampmøllevej 16 Søndergade 21 Jens Nørgaards Vænget, Gylling 22 Tornøegade 25 Kirkevang, Hundslund. Nye afdelingsformænd i afd.: 2 Freddie Østergaard. 13 Tina Zastrow 28 Lars Sparre Vi talte om den faglige, og ikke mindst den kompetente afvikling. Det er vigtigt at vi fremadrettet er skarpe på dirigentrollen uanset om vi, eller andre er valgt til denne opgave. Ligeledes er det vigtigt, at vi (i særdeleshed administrationen) holder fokus på debatten, og at vi ikke er for nuanceret i forklaringerne. (korte og præcise svar). Vi skal næste år huske at lave en tjekliste på, hvad der skal med på de afdelingsmøder hvor organisationsbestyrelsen er vært.

6 19. FVN: Klagebehandling: 6 En lejer på Vestergade i Hou har til organisationsbestyrelsen fremsendt adskillige klager til besvarelse. FVN gav en grundig orientering om samtlige forhold og bestyrelsen besluttede at fremsende en samlet formuleret besvarelse. 20. Porteføljeplejeaftale: Saxo Privatbank: Den 26. august har direktionen opsagt samarbejde med Saxo Wealth Management. Dette begrundet i et markant dårligere afkastet til sammenligning. PP Capital Pr. 30. august Pr. 31. september 2,18% perioden 2,18% perioden (Afkastopg. er tidligere fremsendt på mail) Djurslands Bank: Pr. 30. september 2,01% perioden (Afkastopg. er tidligere fremsendt på mail) 21. På afdelingsmødet i afd. 11 på Stampmøllevej blev Jørgen Kaldahl valgt som repræsentant for afdelingen til vandværket. Jørgen Kaldahl er afgået ved døden og i den forbindelse indstilles til, at Keld Jacobsen indtræder hans stede. Enstemmigt godkendt. 22. Indlæg fra CJ vedr. inddrivelse af skyldige beløb som ender ved inkasso. En udspringer af indlægget i Boligen 9/2014 hvori det fremgår, at stadig flere boligorganisationer sætter professionelle inkassofirmaer på sporet af gamle skyldnere. UV fremlagde en oversigt over tab på debitorer for de seneste fem regnskabsår. Det viser et samlet tab på 1.6 mill. hvoraf et lejemål i 2013 alene udgjorde 420 tkr. Administrationen holder et vågent øje og det lokale kendskab / nærhedsprincippet gør, at vi i mange tilfælde er vel underrettet. Advokatfirmaet vil i tvivlstilfælde komme ind over sagerne.

7 7 Men vi kaster ikke gode afdelingspenge efter dårlige betaler for, at fastholde en debitor på sine gældsforpligtelser. 23. Eventuelt. Intet. Beder-Malling Boligforening: 24. Porteføljeplejeaftale: Saxo Privatbank: Den 26. august har direktionen opsagt samarbejde med Saxo Wealth Management. Dette begrundet i et markant dårligere afkastet til sammenligning. PP Capital Pr. 31. september 1,42% perioden (Afkastopg. er tidligere fremsendt på mail) Djurslands Bank: Pr. 30. september 2,33% perioden (Afkastopg. er tidligere fremsendt på mail) 25. Aarhus Kommune har ved mail den 28. august bekræftet modtagelsen af genoptagelse af kvoteansøgning fremsendt 17. april 2009 vedr. opførelse af 40 almene boliger i fortsættelse af Veilgårdsparken etape II. Til orientering vi afventer et snarligt svar. Medtages på forhandlingsudvalgsmøde, der er planlagt i oktober md. 26. Renoveringssag Stenhøjgårdsvej. Kapitaltilførsel. LBF har indgået aftale med realkreditinstitutternes medvirken i kapitaltilførselssagen. (bilag 6) UV følger op på kapitaltilskudssagen.

8 Aarhus Kommune har på et byrådsmøde behandlet Landsbyggefondens henvendelse om kapitaltilførsel. 8 På baggrund af en konkret vurdering af afdelingens og BMB økonomi blev det anbefalet og godkendt, at kapitaltilførslen nedsættes til det halve, i alt 500 tkr. svarende til en kommunal andel på 100 tkr. BMB har accepteret at dække den anden halvdel af kapitaltilførslen på 500 tkr., således, at den samlede støtte til Stenhøjgårdsvej fortsat udgør tkr. (bilag 7) Huslejestøtte LBF har ved skrivelse af 29. september bekræftet modtagelsen og viderebehandlingen, og vil på baggrund af en grundig gennemgang ansøgningens aspekter ved tilbage med resultatet af den foreløbige vurdering af ansøgningen (prækvalifikation) (bilag 8) 27. Styringsdialog 2014 med Aarhus kommune (referatet er tidligere mailet rundt den 4 og 8. september 2014) Referatet ligger på hjemmesiden. 28. Evaluering fra afdelingsmøderne. Vedr. afdeling 1 Tværgade og Søndermarksvej. Vi har den 15. september tilskrevet Tilsynet i forbindelse med, at det fremlagte budget 2015 i afd. 1 blev underkendt. Vi har med henvisning til almenlovens 42 anmodet om kommunalbestyrelsens godkendelse. Vi afventer kommunens stillingtagen hertil. UV oplyser, at ledelsen ønsker et dialogmøde med afdelingsbestyrelsen med henblik på udarbejdelse af et budget som i enighed hurtigst muligt kan fremlægges for beboerne til godkendelse. (der henvises til pkt. 18 idet opfattelsen af møderne er den samme som i AAB).

9 Vi har ingen afdelingsbestyrelse i afd.: 2 Bredgade 13 Nygårds Alle, Beder 9 Nye afdelingsformænd i afd.: 1 Kristian Pinstrup. 5 Jacob Mikkelsen 10 Niels Mølgaard 29. Boliggarantibevis i AarhusBolig. Vi er af formand for 5. kreds Anders Rønnebro blevet forsikret om, at boliggarantibevisordningen for postnr ikke vil kunne komme på tale. Der er alene tænkt 8200 AAN, 8210 AAV og 8220 Brabrand. Denne udmelding fra Anders Rønnebro er vi meget tilfreds med. Vi har ikke herefter yderligere kommentarer. Det virker for ledelsen som om, at bestyrelsen i AarhusBolig var i gang med at gøre noget som ligger langt du over deres beføjelser idet Aarhus Bolig er et opnoteringssamarbejde ---- IKKE et udlejningssamarbejde. 30. Eventuelt Intet. Kommende møder: Bestyrelsesmøder: Bestyrelsesmøder: Den 3. november 2014 Den 11. december 2014 Formandsmøde i : Møderne starter kl Den 11. december 2014 Kreds valgmøde: Kurser: For nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer Torsdag den 23. oktober kl Repræsentantskabet DOMI Bolig: Den xx. maj 2015 Malling Kro kl

10 10 Odder den / 2014 DOMI ADMINSTRATIONS Bestyrelsens godkendelse af referatet: AAB i Odder Bestyrelsens godkendelse af referatet: Beder-Malling Boligforening Bestyrelsens godkendelse af referatet: