Indkaldelse til møde i Administrationens Fællesudvalg

Transkript

1 Indkaldelse til møde i Administrationens Fællesudvalg Ledelsessekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks Aalborg Tlf Fax Sagsbehandler Bettina Thomsen Tlf bt@adm.aau.dk 14. september 2012 Ref:bt Sagsnr.: Der indkaldes hermed til møde i Administrationens Fællesudvalg Torsdag den 21. september 2012 kl i lokale 2-104, Fredrik Bajers Vej 7B Bemærk andet lokale!!! Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat af seneste møde Bilag: A. Foreløbigt referat af mødet den 14. juni Meddelelser Eventuelt nyt fra HSU, Forretningsudvalg og øvrige relevante fora Eventuelt nyt vedr. forandring, organisation og effektivisering Eventuelle øvrige meddelelser 4. Drøftelse af udkast til overordnede rammer for flextid i Fællesadministrationen Bilag: A. Udkast til rammer for flextid i Fællesadministrationen B. PPU s notat om arbejdstidsregler på Aalborg Universitet (udkast) 5. Nyt vedr. APV Oplæg ved Kjeld Lanng og Ingrid Lindenborg Jensen (HR-afdelingen) 1

2 6. Information om arbejdsmiljø og samarbejde i Fællesadministrationen Hvordan sikrer vi et passende informationsniveau? Præsentation af hjemmeside 7. Fastlæggelse af mødeplan 2013 Bilag: A. Forslag til mødeplan 8. Emner til kommende møder Bilag: A. Årshjul 9. Eventuelt 2

3 Foreløbigt Referat af møde i ADM s Fællesudvalg Torsdag d. 14. juni 2012, kl Ledelsessekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks Aalborg Tlf Fax juni 2012 Ref.: bt J.nr.: Administrationens Fællesudvalg Til stede Fraværende Afbud Peter Plenge (formand) X Afdelingsledere: HR: Kjeld Lanng X IT: Klaus Kristian Kilt X LS: Lene Krogh-Jørgensen X SF: Preben Sørensen X TF: Keld Toldbod X ØA: Erik Grave Kristensen X Arbejdsmiljørepræsentanter: HR: Morten Sand Henriksen X IT: Helle Høilund X LS: Niels Dahl Thellufsen X SF: Kirsten Birk Wogensen X TF: Kaj Zacho Nedergaard X ØA: Lisa Thordal Lavrsen X Tillidsrepræsentanter: DM: Ole Garsdal Hansen X FFT: Gert Thomsen X HK: Heidi Sørensen X Metal: Palle Mørch X PROSA: Birthe Riis Kennedy X Sekretariat mv. Til stede Fraværende Afbud Arne Nielsen (sikkerhedschef) X Bettina Thomsen (referent), LS X Ingrid Lindenborg Jensen deltog som substitut for Kjeld Lanng Dagsorden: 1) Godkendelse af dagsorden 2) Godkendelse af referat af seneste møde 3) Konstituering af Fællesudvalget 4) Godkendelse af forretningsorden for Fællesudvalget 5) Meddelelser - Evt. nyt fra HSU, forretningsudvalg og andre relevante fora - Eventuelt nyt om forandring, organisation og effektivisering - APV Flex-/arbejdstid 6) Drøftelse af sygefravær i ) Kompetencestrategi for Administrationen

4 8) Drøftelse af overordnet CSR-politik for ADM - med principper vedr. social ansvarlighed, miljø og indkøbspolitik 9) Arbejdsskader i ) Godkendelse af rapport for ADM APV-handlingsplan 11) Fremlæggelse og drøftelse af ADM strategiplaner 12) Emner til kommende møder 13) Eventuelt 1) Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2) Godkendelse af referat af seneste møde Referatet blev godkendt. 3) Konstituering af Fællesudvalget Fællesudvalget blev konstitueret. 4) Godkendelse af forretningsorden for Fællesudvalget Forretningsordenen blev godkendt med følgende bemærkninger: 3, stk. 4: Følgende note indsættes: Forretningsordenens omtale af sikkerhedschefen omhandler sikkerhedschefen for arbejdsmiljø. 4, stk. 4: Bestemmelsen ændres til: Ved valg af medarbejderrepræsentanterne skal det sikres, at både tillidsrepræsentantgruppen, arbejdsmiljøgruppen samt teknisk forvaltning er repræsenteret. 5) Meddelelser HSU Det blev oplyst, at udkastet til aftale om sammenlægning af den overordnede samarbejds- og arbejdsmiljøorganisation sendes i høring, således hovedområderne kan indsende bidrag til aftalen. Projektbeskrivelsen til næste APV-runde er under udarbejdelse. Undersøgelsen forventes gennemført ultimo Der blev orienteret om ændringer i ferielovgivningen vedr. samtidighedsferie og erstatningsferie. Samtidighedsferie omhandler eks. gæsteforskeres mulighed for at afholde sin ferie i optjeningsåret. Bestemmelsen træder først i kraft på AAU, når det er klarlagt, hvilke medarbejdere, bestemmelsen vedrører. Den anden ændring omhandler muligheden for at afholde erstatningsferie, såfremt medarbejderen bliver sygemeldt i sin ferie. Bestemmelsen som trådte i kraft pr. 1. maj i år omhandler sygemelding fra 6. feriedag og kræver en lægeerklæring. Side 2 af 4

5 Der har været fremsat forslag om forhøjelse af det maksimale ugentlige timeantal for studentermedhjælpere. Der var dog ikke enighed herom, hvorfor forslaget blev henlagt. Forretningsudvalget Forretningsudvalget har drøftet dagsorden til Fællesudvalgets møde, herunder årshjul, faste punkter mv. Udvalget drøftede desuden oversigten over aftale- og lovbestemte opgaver, som vedlægges som tillæg til forretningsordenen. Forandring, organisation og effektivisering Vedr. it-reorganiseringen blev det oplyst, at en stor del af it-rådets arbejde består i at ansætte en it-direktør. Der er nedsat et ansættelsesudvalg, hvor Administrationen er stærkt repræsenteret. Af sikkerhedsmæssige årsager er det besluttet at flytte maskinstuen fra Selma Lagerløffs Vej til Niels Jernes Vej. Der arbejdes endvidere med en plan for flytning af en række itmedarbejdere. APV 2012 Det forberedende arbejde med APV 2012 er i gang. HSU har foreslået, at såvel spørgeskemaerne som måden hvorpå man arbejder med undersøgelsen, i højere grad skal reflektere forholdene på de enkelte tjenestesteder, således svarene kan anvendes mere konkret i det fremadrettede arbejde. Foruden en række faste spørgsmål i spørgeskemaet, forventes det, at de enkelte udvalg kan bestemme, hvilke øvrige spørgsmål, der ønskes. HR-afdelingen besøger udvalgene, ligesom der bliver inviteret til workshops. Flex-/arbejdstid PPU drøfter flex- og arbejdstid, herunder hvorvidt der skal udarbejdes overordnede rammer og definitioner. Der var i Fællesudvalget enighed om, at afdelingerne har meget forskellige årsager til indførelse af flextid, hvorfor det er vigtigt at overlade til de enkelte afdelinger at fastsætte rammerne. Det blev aftalt, at Forretningsudvalget i samarbejde med HR-afdelingen udarbejder overordnede rammer og definitioner. Det skal i den forbindelse drøftes, hvorvidt der skal laves en aftaleramme med blanke felter, som efterfølgende udfyldes af afdelingerne. 6) Drøftelse af sygefravær i 2011 HSU konstaterede på sit seneste møde, at der er et lille fald i det samlede sygefravær på universitetet. Det blev aftalt, at drøftelsen af sygefraværet lægges ind i Fællesudvalgets årshjul, og at der fremover udarbejdes mere sammenlignelige statistikker. Studieforvaltningen ønsker fremover en samlet statistik for hele afdelingen. 7) Kompetencestrategi for Administrationen Udvalget drøftede, hvorvidt der skal udarbejdes en overordnet politik for kompetenceudvikling i Administrationen. Der var enighed om, at de konkrete kompetenceudviklingsplaner håndteres i afdelingerne, og at det behandles ved MUS- og GRUS-samtaler. Side 3 af 4

6 Ved uddeling af midler fra Kompetencefonden stiller fonden krav om en kompetencestrategi. I forbindelse med det pågældende års uddeling af midler indhenter Forretningsudvalgets sekretariat bidrag til, hvilke temaer, de enkelte afdelinger ønsker at fokusere på. Temaerne skal kobles sammen med strategien, således afdelingerne overvejer, om der er punkter i strategien, som kræver kompetenceudvikling. Forretningsudvalget udarbejder efterfølgende en strategi i samarbejde med HR-afdelingen og tager stilling til uddelingen af midlerne til de enkelte afdelinger. 8) Drøftelse af overordnet CSR-politik for Administrationen Der var enighed om, at en CSR-politik for Administrationen skal omhandle Samfundsmæssig god adfærd i Administrationen, herunder Administrationens ansvar for sociale samfundsforpligtelser som arbejdsmarkedsproblemer, elever, jobtilskud mv. Forretningsudvalget udarbejder udkast til retningslinjer. 9) Arbejdsskader i 2011 Det blev aftalt, at Fællesudvalget fremover skal drøfte statistikken en gang årligt, herunder om der er omfattende problemer, som Administrationen skal tage hånd om. 10) Godkendelse af rapport for ADM APV-handlingsplan Rapporten blev godkendt. 11) Fremlæggelse og drøftelse af ADM strategiplaner Fællesudvalget vil en gang årligt drøfte strategien, hvilket tilrettelægges i forhold til Ledergruppens årshjul. 12) Emner til kommende møder Ingen bemærkninger. 13) Eventuelt Det blev oplyst, at der er et voksende problem med det psykiske arbejdsmiljø på AAU Cph. Tillidsrepræsentanterne tager sagen op med rektor i samarbejde med HR-afdelingen. Side 4 af 4

7 Til ADM Fællesudvalg Ledelsessekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks Aalborg Tlf Fax Bettina Thomsen Tlf bt@adm.aau.dk 13. september 2012 Rammeaftale om flextid i Fællesadministrationen Rammeaftalen om flextid i Fællesadministration skal give afdelingerne i Fællesadministrationen mulighed for at fastlægge arbejdstidsrammer, der er afstemt med variationen i afdelingernes opgaver og hensynet til en god personalepolitik. De enkelte afdelinger kan med afsæt i rammeaftalen udarbejde lokale retningslinjer for fix-/flextid. Flextid skal tilrettelægges under hensyntagen til en god og ansvarlig opgavevaretagelse. Administrative opgaver, som kræver tilstedeværelse af servicemedarbejdere i universitetets normale åbningstid kan begrænse mulighederne for flextid. Ved tilrettelæggle af fix-/flextidsordninger skal der tages hensyn til eventuelle spidsbelastningsperioder i afdelingen. Fix-/flextidsordninger skal praktiseres sådan, at de understøtter balancen mellem arbejdsliv og privatliv. Fix-/flextidsordninger skal praktiseres sådan, at de understøtter balance mellem opgaver og personaleressourcer. Fix-/Flextidsordninger må således ikke benyttes sådan, at der opstår ophobninger af timer med efterfølgende risiko for ressourcemangel og stress hos kolleger. I tilfælde af vedvarende ubalance mellem opgaver og ressourcer skal problemet løses ved omprioritering af opgaver og/eller ressourcer. 1

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19 Personaleafdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Øst Tlf Fax BILAG 1 Oversigt over arbejdstidsregler fordelt på overenskomstgrupper: De generelle arbejdstidsforhold for statens tjenestemænd er reguleret ved aftale mellem Finansministeriet og tjenestemændenes centralorganisationer; cirkulære om arbejdstid for tjenestemænd i staten af 27. juni For medarbejder omfattet af OAO-S fællesoverenskomsten finder tjenestemændenes arbejdstidsaftale anvendelse medmindre andet fremgår af den enkelte organisationsaftale. På det øvrige overenskomstområde, finder arbejdstidsaftalen derimod kun anvendelse hvis det udtrykkeligt fremgår af den enkelte organisationsaftale eller overenskomst. Det betyder, at AC er og medarbejdere omfattet af andre organisationsaftaler følger andre regler om arbejdstid mv. Overenskomst/organisationsaftale Organisation Organisationsaftale for grafiske arbejdere ved en række statsinstitutioner PKAT Aftalens nummer 185 CIR nr.: 9170 af 19/05/2011 Omfattet af Aftale om arbejdstid for tjenestemænd i staten Er omfattet jf. 7 Særlige/supplerende regler (OAO-S) HK/Privat Organisationsaftale for landbrugsarbejdere, gartneriarbejdere, gartnere og forsøgsmedarbejdere 114, 138, 139, 140, 147 Perst.nr.: CIR nr.: 9473 af 07/10/2011 Ikke omfattet Omfattet af nævnte cirkulære vedr. arbejdstid 12 ff. (OAO-S) Fagligt Fælles Forbund (3F) Organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og IT-medarbejdere (OAO-S) HK Organisationsaftale for værkstedsfunktionærer ved universiteter og forskningsinstitutioner samt tekniske ledere ved Rigspolitiet (OAO-S) Ledernes Hovedorganisation 236, Perst.nr.: CIR nr.: 9536 af 26/10/2011 Perst.nr.: , 0246 CIR nr.: 9649 af 17/08/2011 Perst.nr.: Er omfattet jf. 37 stk. 1 Er omfattet jf. indledning 37 stk. 2 og 3 Særlige regler om pause. 37 stk. 4 Særlige regler om overtidstillæg 6 stk. 1 Ansatte er ansat uden højeste arbejdstid.

20 Organisationsaftale for håndværkere i staten 179 CIR nr.: 9648 af 04/05/2011 Er omfattet jf. 5 (OAO-S) Håndværkerorganisationerne Organisationsaftale for tekniske designere, byggeteknikere, produktionsteknologer, bygningskonstruktører, procesteknologer, konserveringsteknikere/b.sc., inventarkonduktører og tekniske designelever m.fl. (OAO-S) Teknisk Landsforbund Rengøringsassistenter, specialarbejdere og visse erhvervsuddannede m.fl. i staten mv. (OAO-S) 3F Organisationsaftale for maskinmestre i land (OAO-S) Maskinmestrenes Forening Organisationsaftale for Ingeniørassistenter og forskningsteknikere ved forskningsinstitutioner mv. forskningsteknikere ved Risø DTU og Dansk Dekommissionering samt konsulenter i Arbejdstilsynet Perst.nr.: , 198 CIR nr.: 9661 af 09/09/ , 247, 248, 700, 747 Perst.nr.: CIR nr.: 9647 af 21/09/2011 Perst.nr.: CIR nr.: 9377 af 18/08/2011 Perst.nr.: CIR.nr.: 9113 af 18/04/2011 Er omfattet jf. 5 Er omfattet jf. 15 Er omfattet jf. 6 stk. 1 Er omfattet jf. 9 6 stk. 2 - Ansatte med arbejdsledelse er omfattet af reglerne om merarbejde. (OAO-S) 3F mfl. Organisationsaftale om løn- og ansættelsesvilkår for bioanalytikere (COII/LC/OC) Danske Bioanalytikere Organisationsaftale for Socialrådgivere i staten (overenskomstansatte og tjenestemænd/tjenestemandslignende ansatte) (COII/LC/OC) Dansk Socialrådg.fore. Organisationsaftale for edbmedarbejdere (PROSA) i statens tjeneste (LC/OC) PROSA/STAT Perst.nr.: CIR.nr af 29/08/2008 Perst.nr.: CIR.nr.: 9316 af 26/06/2009 Perst.nr.: , 839 CIR.nr.: 9553 af 10/11/2011 Perst.nr.: Omfattet jf. 7, stk. 1 Omfattet jf. 8 7, stk. 2 - Ledende bioanalytikere er omfattet af de gældende regler om merarbejdsgodtgørelse. Omfattet jf. 12 stk stk. 2 Løngruppe 1 og 2 => Overarbejde. Løngruppe 3 og 4 => Merarbejde. ( 13 om deltid) Side 2 af 3

21 Organisationsaftale for jordbrugsteknikere/jordbrugsteknologer i staten samt forsøgsteknikere ved Danmarks Jordbrugs Forskning (LC/OC) JID Øvrige overenskomstområde Overenskomst for akademikere i staten En række AC-organisationer Journalister i statens tjeneste Dansk Journalistforbund Korrespondenter i Staten Forbund for Kommunikation og Sprog Bibliotekarer 115 CIR.nr.: 9026 af 19/01/2012 Perst.nr.: , 22, 23, CIR.af 26/03/ , 38, 39, 43, 46, 49, 64, 69, 84, 86, 89,108, 553, 564, 580, 750 Perst.nr.: , 061 CIR nr.: 9033 af 24/01/2012 Perst.nr.: CIR nr af 21/05/2012 Perst.nr.: Ikke udkommet Er omfattet jf. 5 Ikke omfattet Ikke omfattet Ikke omfattet Side 3 af 3

22 BILAG 2 Indgåelse af lokal eller decentral aftale om flekstid / opsparing af frihed i henhold til Finansministeriet og Centralorganisationernes rammeaftale om opsparing af fritid jf. cirkulæret om opsparing af fritid af 14. juni 2002 Rammer for opsparingsaftaler: Personkredsen Evt. formål med opsparing af frihed Hvilke former for optjent frihed der kan indgå i opsparingen (arbejdstid, overarbejde, kursusdeltagelse, rejsetid mv.) Mulighed for at konverterer kontante ydelser til frihed (ulempetillæg, weekendtillæg mv.) Evt. maksimering af den samlede opsparing af overskudstimer og underskudstimer Fikstid og flekstid Opgørelse i forbindelse med deltidsansættelse Maksimering af opsparingsperiode Varsling for afvikling af frihed og afviklingsbetingelser Evt. udskydelse af aftalt afvikling Hvordan kontant honorering af de opsparede timer skal finde sted Om andet lovlig fravær (lægebesøg o. lign.) kan godskrives i fikstid/flekstiden som arbejdstid Opgørelse og udbetaling af opsparet frihed i forbindelse med medarbejderens fratrædelse Mulighed for i spidsbelastningsperiode at suspenderer ordningen Vilkår for opsigelse af lokalaftalen

23 Administrationens Fællesudvalg og Forretningsudvalg Ledelsessekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks Aalborg Tlf Fax Bettina Thomsen Tlf bt@adm.aau.dk Forslag til mødeplan for 2013 Forretningsudvalg Torsdag den 7. marts Torsdag den 30. maj Torsdag den 12. september Torsdag den 7. november Fællesudvalg Torsdag den 21. marts Torsdag den 13. juni Torsdag den 26. september Torsdag den 21. november

24 Årshjul ADM Fællesudvalg ADM Forretningsudvalg Møde 1 Drøftelse af årsrapport Orientering om fordeling af midler fra Kompetencefonden Drøftelse af ADM-strategi - tilrettelægges ift. LG-årshjul Drøftelse af principper for 2. kvartals lønforhandlinger Møde 1 Fordeling af midler fra Kompetencefonden Drøftelse af resultater fra APV (resultater fra mini-apv i ) Møde 2 Drøftelse af arbejdsmiljøet i ADM - herunder oversigt over arbejdsskader i ADM Drøftelse af sygefraværsstatistik Møde 2 Drøftelse af sygefraværsstatistik Møde 3 Drøftelse af budget (ekstraordinært møde) Fastlæggelse af mødeplan Møde 3 Fastlæggelse af mødeplan Møde 4 Evaluering af udvalgets arbejde Forberedelse af mini-apv ( ) Møde 4