POLITIK MOD KORRUPTION OG BESTIKKELSE & CODE OF CONDUCT

Transkript

1 POLITIK MOD KORRUPTION OG BESTIKKELSE & CODE OF CONDUCT

2 Indholdsfortegnelse Introduktion... 2 Formål... 2 Definition af korruption... 2 Definition af bestikkelse... 2 Hvem kan deltage i bestikkelse og korruption... 2 Retningslinjer for alle ansatte... 3 Gaver, underholdning, beværtning, penge osv Smøring - Facilitation Payments... 4 Sådan indrapporterer du en sag... 4 Hvad alle ansatte skal gøre opsummering... 4 Retningslinjer for ledelsen... 4 Risikovurdering... 4 Brug af samarbejdspartnere... 4 Effektiv overvågning og intern kontrol... 5 Den adm. direktør og bestyrelsens ansvar... 5 Hvad ledelsen i alle selskaber skal gøre opsummering... 5 Hvad personaleafdelingen skal gøre opsummering... 5 Code of Conduct... 5 Grundprincipper... 6 Børnearbejde... 6 Retten til frit valg af beskæftigelse... 6 Tvang og chikane... 6 Forbud mod diskriminering... 6 Foreningsfrihed... 6 Arbejdsmiljø og sikkerhed... 6 Aflønning... 7 Fri bolig... 7 Overtidsbetaling... 7 Arbejdstid... 7 Beskyttelse af miljøet... 7 Underleverandører... 7 Formidling... 7 Side 1/8

3 Introduktion Formål Det er NORDJYSKE Mediers politik at drive forretning uden brug af korruption og bestikkelse. Dette er både en holdning og et lovmæssigt krav. Korruption er en kriminel handling, og korrupte handlinger udsætter NORDJYSKE Medier og vores medarbejdere for risiko for retsforfølgelse, bøder og fængsel, i tillæg til at det bringer NORDJYSKE Mediers omdømme i fare. Overtrædelse af denne politik vil blive anset som alvorlig og vil kunne have disciplinære eller retslige konsekvenser, uanset om overtrædelsen foretages af en medarbejder eller af en samarbejdspartner, som arbejder på vegne af NORDJYSKE Medier. Definition af korruption Korruption er misbrug af betroet magt eller midler som udnyttes for egen eller virksomhedens vinding. Korruption kan have mange former, herunder eksempelvis bestikkelse, undersalg, udpresning, nepotisme eller bedrageri og alle disse former for korruption er uacceptable ifølge denne politik. Nedenfor defineres nogen af de korruptionsformer, som har specielt fokus i denne politik. Definition af bestikkelse Bestikkelse er at tilbyde, give eller modtage noget af værdi (penge eller gaver) med det formål for giveren at udøve uretmæssig indflydelse på modtagerens beslutning eller adfærd. Bestikkelse kan forekomme i mange forskellige former, men involverer typisk en "quid pro quo" begge parter opnår noget. Bestikkelse kan være: Direkte eller indirekte at love, tilbyde eller modtage hvad som helst af værdi, med det formål at påvirke en handling. Tilbud om, eller modtagelse af returkommission, lån, honorar, belønning eller anden uretmæssig fordel. Hjælp, donationer eller stemmeafgivelse med henblik på at opnå uretmæssig indflydelse eller afhængighed. I nogen lande er det normal forretningspraksis at yde mindre betalinger til underordnede embedsmænd med henblik på at fremskynde eller lette rutinemæssige aktiviteter. Til trods for dette, er "smøring" i strid med NORDJYSKE Mediers politik Hvem kan deltage i bestikkelse og korruption Bestikkelses- eller korruptionshandlinger har til hensigt at påvirke personer i udførelsen af deres pligter og gøre dem tilbøjelige til at handle uærligt eller mod gældende regler. Om betaleren eller modtageren af bestikkelsen eller korruptionen arbejder i offentlig eller privat sektor er uden betydning. Personen som bestikkes er normalt en person som vil være i stand til at skaffe, opretholde eller kanalisere forretninger eller fordele. Dette kan omfatte salgsinitiativer som f.eks. udbudsprocesser og kontraktindgåelse, eller det kan omfatte udførelse af administrative opgaver som f.eks. licenser, told, skatter eller sager i forbindelse med import og eksport. Det er uden betydning, om bestikkelseshandlingen er begået før eller efter, at der er givet tilbud på en kontrakt eller gennemført administrative opgaver. Bestikkelse og korrupt adfærd kan udøves af: En medarbejder, leder eller direktør Side 2/8

4 En hvilken som helst person som handler på vegne af NORDJYSKE Medier (eksempelvis vores samarbejdspartnere) Enkeltpersoner og organisationer, som man bemyndiger til at udføre handlinger. Retningslinjer for alle ansatte Gaver, underholdning, beværtning, penge osv. Det er acceptabelt at modtage gaver, måltider eller andre former for tegn på påskønnelse og taknemlighed, eller invitationer til begivenheder og sociale arrangementer, som har forbindelse til vores forretninger, under forudsætning af at det falder indenfor en rimelig beløbsgrænse og omfang, og ikke fører til afhængighed eller anden uretmæssig indflydelse. Hvordan vurderer man, hvad der er acceptabelt? Først skal du stille dig selv følgende spørgsmål: Hvad er hensigten: Er det at opbygge en relation eller at opnå uretmæssig indflydelse? Hvis du siger ja til tilbuddet, vil det så sætte dig i en situation, hvor du på en eller anden måde ender med at måtte "gøre gengæld" eller vil være tilbøjelig til at være det? Hvordan ville det se ud, hvis disse oplysninger blev offentligt kendt, eksempelvis via omtale i medierne? Hvis du synes, at det er vanskeligt at svare på et af de ovenstående spørgsmål, kan der være en potentiel risiko for at skade NORDJYSKE koncernens omdømme og forretning. Det er sandsynligt, at handlingen kan være ulovlig, og du bedes rådføre dig med din chef. Som udgangspunkt bør NORDJYSKE Mediers medarbejdere og samarbejdspartnere ikke give gaver til eller modtage gaver fra tjenestemænd eller deres nærmeste familie og samarbejdspartnere. Vi har forståelse for, at der i visse land er en kulturel norm for, at disse personer giver og modtager gaver. Hvis du står i sådan en situation, bedes du rådføre dig med din chef. Aldrig acceptabelt Følgende er eksempler på omstændigheder som aldrig kan tillades: En "quid pro quo" (et "noget for noget"-tilbud) Gaver i form af kontanter eller værdibevis som kan sammenlignes med kontanter Underholdning af seksuel eller lignende upassende type Som regel acceptabelt Sædvanligvis kan følgende omstændigheder accepteres: Beskedne/sporadiske måltider med forretningsforbindelser Sporadisk deltagelse ved ordinære sportsbegivenheder, teaterforestillinger og andre kulturelle begivenheder Gaver af mindre værdi som f.eks. kuglepenne, små reklamegaver, NORDJYSKE Medier-produkter eller en vin- eller blomstergave ved en anledning, eksempelvis i forbindelse med jubilæum. En række kulturelle faktorer kan have indflydelse på om noget kan accepteres. Hvis du på et tidspunkt er usikker på om det er kulturelt acceptabelt at modtage gaver, underholdning eller beværtning, skal du rådføre dig med din chef. Side 3/8

5 Smøring - Facilitation Payments "Smøring" (facilitation payments) er i strid med NORDJYSKE Mediers politik. Hvis du er usikker på, om visse betalinger er smøring, bedes du rådføre dig med din chef. Hvis der bliver krævet smøring, hvis du må betale under tvang, eller hvis du står over for en potentiel sikkerhedsrisiko, eller kan komme til at stå i gæld (ikke kun økonomisk), skal du øjeblikkeligt informere din chef. Sådan indrapporterer du en sag Som enkeltpersoner der arbejder på vegne af NORDJYSKE Medier har vi alle et ansvar for at bidrage til at opdage, forhindre og rapportere hændelser, ikke kun bestikkelser, men også anden mistænkelig aktivitet eller ulovligheder. Hvis du har en mistanke om et tilfælde af bestikkelse eller korruption, opfordres du til at stå frem dine oplysninger vil være til hjælp. Jo tidligere du reagerer desto bedre for dig og for selskabet. Hvis du har mistanke om at en eller anden form for korrupt handling overvejes eller har fundet sted enten inden for NORDJYSKE Medier eller blandt nogen af vores samarbejdspartnere skal du informere din chef om denne mistanke. Hvis det af en eller anden grund ikke er muligt at snakke med din chef om det, må du fortælle det til en anden afdelingsleder eller personaleafdelingen. Hvad alle ansatte skal gøre opsummering Læse, forstå og overholde politikken Hvis du er i tvivl om hvorvidt, et tilbud eller en gave vil være i strid med denne politik, så rådfør dig med din chef Hvis du føler dig tvunget til at betale for "smøring", så giv øjeblikkeligt besked til din leder Hvis du har mistanke om at en korrupt handling overvejes, eller har fundet sted: Informer din chef om denne mistanke. Hvis det ikke er muligt at snakke med din chef om det, så fortæl det til en anden afdelingsleder eller personaleafdelingen. Retningslinjer for ledelsen Den lokale ledelse i hver enkelt selskab er ansvarlig for at denne politik overholdes. For at sikre at politikken er hensigtsmæssig og anvendelig, kan det blive aktuelt med lokale tilpasninger indenfor rammerne af denne politik. Den lokale ledelse har ansvaret for at give besked om eventuelle lokale tilpasninger af denne globale politik til koncernens personaleafdeling. Risikovurdering En effektiv risikostyring er afgørende for, om denne politik vil lykkes. Når en risiko er identificeret, er det muligt at fastslå indenfor hvilke specifikke områder, vi står overfor bestikkelses- og korruptionsrisikoer, og det vil gøre det muligt for os at vurdere og minimere denne risiko. Det er derfor: Den lokale ledelses ansvar løbende at vurdere, hvor sårbart deres selskab er for bestikkelses- og korruptionsrisiko, samt at tage de nødvendige forholdsregler for at overvåge og minimere denne risiko. Brug af samarbejdspartnere Definitionen af en samarbejdspartner er bred og den omfatter agenter, distributører, joint venture-partnere og andre partnere i NORDJYSKE Mediers værdikæde, som handler på vegne af koncernen. Hvis en samarbejdspartner handler på NORDJYSKE Mediers vegne på en sådan måde, at resultatet af handlingerne kan opfattes som værende til gavn for Side 4/8

6 NORDJYSKE Medier, vil der være risiko for, at dette kan blive opfattet som bestikkelse eller korruption. Det er den lokale ledelses ansvar at sikre: At deres samarbejdspartnere er bekendt med denne politik og til enhver tid handler i overensstemmelse med den. At der udformes en skriftlig aftale, hvor det fremgår at samarbejdspartneren har forstået og vil overholde denne politik. Hvis der konstateres en særlig risiko i forhold til en aftale med en samarbejdspartner, skal den lokale ledelse: Vurdere samarbejdspartnerens baggrund, erfaring og omdømme. Tage initiativ til at overvåge samarbejdspartnerens dispositioner på en relevant måde og minimere risikoen. Effektiv overvågning og intern kontrol Den lokale ledelse i hvert selskab skal foretage en effektiv risikovurdering og gennemføre de nødvendige tiltag med henblik på at forhindre bestikkelse og korruption. Den adm. direktør og bestyrelsens ansvar NORDJYSKE Mediers koncernchef har det overordnede ansvar for at denne politik implementeres og vedligeholdes. Hvad ledelsen i alle selskaber skal gøre opsummering Læse, forstå og overholde politikken Hvis det er nødvendigt at foretage lokale tilpasninger til principperne, har den lokale ledelse ansvaret for at give besked om disse til personaleafdelingen Løbende vurdere bestikkelses- og korruptionsrisiko i forbindelse med sit selskab og indføre systematik for overvågning og minimering af risiko Sikre at deres samarbejdspartnere er bekendt med denne politik og til enhver tid handler i overensstemmelse med den Sikre at der er en skriftlig aftale på plads, hvor det fremgår at samarbejdspartneren har forstået og vil overholde denne politik Hvad personaleafdelingen skal gøre opsummering Sikre at alle selskaber og medarbejdere kender til politikken Den økonomiansvarlige for hvert selskab skal sikre at den lokale ledelse foretager en effektiv risikovurdering og gennemfører de nødvendige tiltag med henblik på at forhindre bestikkelse og korruption Code of Conduct I NORDJYSKE Medier koncernen forpligter vi os til: At stræbe efter det højest mulige kvalitetsniveau inden for alle dele af virksomheden verden over; At udvise en etisk og ansvarlig adfærd ved udførelse af vores arbejde; At støtte, respektere og beskytte alle enkeltpersoners rettigheder; og At tage hensyn til miljøet. Vi forventer, at de leverandører som vi samarbejder med ved fremstilling af vores produkter og løsninger, deler vores værdier. Vi kræver, at samtlige NORDJYSKE Medier-selskaber og alle vores leverandører som et minimum efterlever nedenstående retningslinjer. I tilfælde af manglende overholdelse skal afvigelserne godkendes af NORDJYSKE Medier- Side 5/8

7 koncernens personaleledelse, og godkendelse forudsætter, at afvigelsen klart er til fordel for den pågældende medarbejder, eller at der er foretaget afhjælpning til sikring af overholdelse af NORDJYSKE Mediers Code of Conduct. Grundprincipper NORDJYSKE Medier-selskaber og deres leverandører skal overholde alle gældende lover og forskrifter; herunder for fremstilling, prisfastsættelse, salg og distribution af NORDJYSKE Mediers produkter. Samtlige henvisninger til gældende lover og forskrifter i denne Code of Conduct omfatter lokale og nationale love, regler, direktiver og forskrifter samt gældende traktater. NORDJYSKE Medier kontrollerer og overvåger at samtlige NORDJYSKE Medierselskaber overholder reglerne. Det er det enkelte NORDJYSKE Medier-selskabs ansvar at sikre at samarbejdspartnere og leverandører overholder NORDJYSKE Mediers Code of Conduct. Med hensyn til kontrol skal leverandører/nordjyske Medier-selskaber til enhver tid give NORDJYSKE Medier og/eller NORDJYSKE Mediers repræsentanter uhindret adgang til deres ejendom og til alt relevant materiale, med eller uden forhåndsvarsel. Børnearbejde NORDJYSKE Medier er af den overbevisning at børns grundlæggende menneskerettigheder skal beskyttes. NORDJYSKE Medier og dets leverandører forpligter sig til ikke at benytte børnearbejde. Samtlige medarbejdere skal opfylde mindstealderen for beskæftigelse i henhold til det enkelte lands krav eller, såfremt dette er højere, NORDJYSKE Mediers krav om en minimumsalder på 15 år*. NORDJYSKE Medier-selskaber og leverandører som beskæftiger unge, som ikke er omfattet af definitionen af et barn (<15 år), forpligter sig til at overholde samtlige love og forskrifter som finder anvendelse for de pågældende personer. * Der henvises til EU Rådets direktiv 94/33/EF av 22. juni 1994, afsnit I, artikel 1 og 4. Retten til frit valg af beskæftigelse NORDJYSKE Medier-selskaber og deres leverandører forpligter sig til ikke at anvende tvangsarbejde eller ufrivillig arbejde. Tvang og chikane NORDJYSKE Medier-selskaber og deres leverandører forpligter sig til at behandle hver enkelt medarbejder med respekt og til ikke at benytte korporlig afstraffelse, trusler om vold eller andre former for fysisk, seksuel, psykisk eller verbal chikane eller misbrug. Forbud mod diskriminering NORDJYSKE Medier-selskaber og deres leverandører forpligter sig til ikke at diskriminere i forbindelse med ansættelse og beskæftigelse, herunder i forhold til løn, personalegoder, forfremmelse, sanktioner, opsigelse eller pensionering, eller på grundlag af race, religion, alder, nationalitet, social bagrund eller etnisk oprindelse, seksuel orientering, køn, politiske holdninger eller handikap. Foreningsfrihed NORDJYSKE Medier-selskaber og deres leverandører forpligter sig til at respektere medarbejdernes foreningsfrihed og deres ret til at organisere sig og føre overenskomstforhandlinger på en lovlig og fredelig måde, uden at der kræves bod eller at de pålægges sanktioner. Arbejdsmiljø og sikkerhed NORDJYSKE Medier-selskaber og deres leverandører forpligter sig til at sikre medarbejderne et sundt og forsvarligt arbejdsmiljø, som lever op til samtlige gældende love og forskrifter, samt til at forebygge ulykker og arbejdsskader og Side 6/8

8 som minimum sørge for adgang til rent drikkevand og ordentlige sanitære forhold, brandsikring og tilstrækkelig belysning og ventilation. Aflønning NORDJYSKE Medier-selskaber og deres leverandører anerkender, at det er nødvendigt at betale løn til dækning af medarbejdernes grundlæggende behov. NORDJYSKE Medier-selskaber og deres leverandører forpligter sig til som minimum at efterleve samtlige gældende love og forskrifter vedrørende løn og arbejdstid, herunder bestemmelser angående mindsteløn, overtidsarbejde, maksimal arbejdstid, akkordsatser og andre former for lønning, samt til at stille til de lovpligtige personalegoder til rådighed. Fri bolig NORDJYSKE Medier-selskaber og leverandører som stiller bolig til rådighed for medarbejdere som en del af deres lønpakke, skal overholde samtlige gældende love og forskrifter vedrørende sunde og sikre boligforhold, herunder, men ikke alene, brandsikring, sanitære forhold, sikkerhedsforanstaltninger og elektrisk, teknisk og bygningsmæssig sikkerhed. Overtidsbetaling I tillæg til løn for den kontraktmæssige arbejdstid skal medarbejderne honoreres for overtidsarbejde med den forhøjede sats som er fastsat ved lov i produktionslandet. Hvis landets lovgivning ikke indeholder bestemmelser om overtidsbetaling, skal der mindst betales sædvanlig løn for overtidsarbejde. Arbejdstid Bortset fra ekstraordinære driftsforhold* vil NORDJYSKE Medier-selskaber og deres leverandører ikke forlange at medarbejderne arbejder mere end a) 48 timer per uge plus 12 timers overtidsarbejde eller, hvis dette er lavere, b) det antal timer som i den lokale lovgivning er fastsat som maksimumgrænse for vanlig arbejdstid og overtidsarbejde, eller hvor den lokale lovgivning ikke har fastsat en maksimumgrænse: den vanlige, ugentlige arbejdstid i det pågældende land plus 12 timers overtidsarbejde. Medarbejderne skal desuden være sikret mindst én fridag for hver syv-dages periode, undtagen under ekstraordinære driftsforhold. * Ekstraordinære driftsforhold defineres som produktion som ikke indgår som led i den vanlige produktion eller drift; dvs. at de pågældende omstændigheder kun vil være af kort varighed. Beskyttelse af miljøet NORDJYSKE Medier-selskaber og deres leverandører forpligter sig til at overholde samtlige gældende love og forskrifter på miljøområdet. Underleverandører NORDJYSKE Medier-selskaber og deres leverandører vil ved fremstillingen af deres produkter kun anvende underleverandører som overholder denne Code of Conduct. Formidling NORDJYSKE Medier-selskaber og deres leverandører skal sikre at bestemmelserne i denne Code of Conduct videreformidles til medarbejderne. Side 7/8