Bodil Røn Winkel, Casper Reitz, Anders Nielsen

Transkript

1 Boligforeningen Fyn-Bo Bestyrelsen Referat fra møde i organisationsbestyrelsen mandag den 13. februar 2017, kl , på kontoret hos Boligkontoret Danmark, Sivlandvænget 27B, 5250 Odense S. Deltagere Fra bestyrelsen: Afbud: Fraværende: Boligkontoret Danmark: Ole Skovsbøll, Peter Bang, Asger Hansen Lis Bundesen Bodil Røn Winkel, Casper Reitz, Anders Nielsen Conny Bruun, Torben Hansen og Kim Johansen DAGSORDEN: 1. Godkendelse af dagsorden, samt; - Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet d Gennemgang af aktivitetsoversigten - vedhæftet 2. Revisionsprotokol - intet til behandling 3. Orientering fra formanden og administrationen 4. Renoveringsprojekt/Energioptimering - Bygningsscreening, - vedlagt er tilbud/overslag fra ingeniørfirmaet OBH Administrationen anbefaler, at bestyrelsen godkender igangsættelse af en bygningsscreening som beskrevet i tilbuddet fra OBH. Bestyrelsen bedes godkende tilbuddet kr , ekskl. moms, som et vejledende maksimum honorar. Boligkontoret vil efterfølgende indhente tilbud hos endnu en rådgiver, inkl. levering af budgetoverslag. Bestyrelsen bedes derfor give samtykke til, at der indgås aftale med rådgiveren med det billigste honorar. Bestyrelsen bedes beslutte, at der som finansiering af udgiften ydes et midlertidigt lån fra dispositionsfonden, til de respektive afdelinger, efter en forholdsvis fordeling pr. lejemål. Udgiften vil endeligt indgå i renoveringsprojektet. 5. Lukket punkt 6. Evt. nybyggeri i Assens Kommune - Den havde Assens kommune inviteret alle boligorganisationerne til fællesmøde. Mødets formål var primært for kommunen at få fremlagt deres tanker og ny strategi for almene boliger i kommunen. I kommunens plan frem til 2020 har byrådet afsat 4 mio. kroner til kommunal grundkapital, til opførelse af almene boliger. Side 1 af 5

2 Efterfølgende har kommunen udsendt invitation til dialog med boligorganisationerne, og efterlyser derfor en tilkendegivelse fra os, om vi har forslag til projekt og mulig placeringer. Desværre er det med noget kort frist, da vi skal indsende til kommunen inden d Bestyrelsen har kun på et overordnet plan drøftet muligheder for nybyggeri, men der er endnu ikke vedtaget en egentlig strategi for nybyggeri, herunder undersøgelse for behov, type af byggeri, placering mv. Bestyrelsen bedes tage stilling til om vi skal indsende en tilkendegivelse til Assens kommune med mulig placering og type af byggeri, - selv om vi på nuværende tidspunkt ikke har lagt os fast på en egentlig strategi for nybyggeri. Bestyrelsen bedes ligeledes drøfte tiltag til en samlet strategi for renovering, nybyggeri, og måske afvikling af boliger. Kommunes strategi for almene boliger, samt invitation vedrørende tilkendegivelse og input vedhæftes. 7. Projekt med etablering af udvendige trappelift Møllevej i Kerteminde - Afdelingsbestyrelsen i Kerteminde, har i lang tid drøftet muligheden for at forbedre tilgængeligheden i ejendommen på Møllevej. Flere af de nuværende beboere har boet i ejendommen siden opførelsen, og har et ønske om at blive boende på trods af begrænsninger i fysikken. Der er samtidig også et ønske om forsat at tiltrække den ældre målgruppe til området, hvorfor tilgængeligheden kan blive et konkurrenceparameter i forhold til de øvrige boligforeninger og deres udbud i Kerteminde by. Afdelingsbestyrelsen har derfor taget kontakt til Stigus, der er leverandør af udvendige trappelifte, og har derfra modtaget tilbud og valgt en løsning med stolelifte. Afdelingsbestyrelsen har tilkendegivet, at de ønsker projektet finansieret ved midler fra egen trækningsret, samt et lån og en lejeforhøjelse hos de berørte 10 beboere i ejendommen på Møllevej.Som det fremgår af vedhæftede anlægsbudget er der udarbejdet 2 finansieringsløsninger: Budget 1, er lån af egene midler, samt anvendelse af henlagte midler, (konto 401). Denne løsning medfører det en lejestigning på 3,81% af nuværende leje, hos de 10 berørte beboere, svarende til en månedlig lejestigning på gennemsnitlig kr. 175 pr. måned. Budget 2, er lån af egene midler, samt anvendelse af henlagte midler, (konto 401), men tillige med lån/tilskud fra disp.fonden på kr årligt, indtil der ikke er behov for denne medfinansiering i afdelingen. Denne løsning medfører en lejestigning på 2,0 % af nuværende leje, hos de 10 berørte beboere, svarende til en månedlig lejestigning på gennemsnitlig kr. 92 pr. måned.det vurderes, ud fra den nuværende udvikling i afdelingens egne midler, at afdelingen fortsat er likvid trods udlån. Ved eventuel stigning i antallet af råderetssager, skal der ske opfølgning på likviditeten. Der er i projektet og i budgettet ikke umiddelbart afsat midler til ekstern rådgiver der kan verificere, at en løsning med udvendige stolelifte er den helt rigtige løsning. Boligkontoret Danmark anbefaler, at projektet sendes til ekstern rådgiver. Udgiften hertil anslås at kunne holde sig inden for det afsatte beløb til uforudsete udgifter kr Alternativt revideres budgettet med denne yderligere udgift. Side 2 af 5

3 Bestyrelsen bedes forholde sig til afdelingsbestyrelsens projekt, herunder om organisationsbestyrelsen kan godkende projektet, samt forslag til finansiering og lejestigning, som enten budget 1 eller budget 2. Såfremt bestyrelsen godkender projektet anbefaler Administrationen, at finansieringsforslag iht. budget 1 følges, under forudsætning af ekstern rådgivers godkendelse af projektet. 8. Børneattester oplæg og indstilling er vedhæftet. 9. Tilbud om samarbejdsaftale med Polygon - Boligforeningen er blevet tilbudt aftale hvor Polygon passer Boligforeningen Fyn- Bo s akuttelefon uden for almindelig arbejdstid, mod Polygon forestår al skadesbehandling i foreningen. Nærmere vilkår fremgår af vedhæftede oplæg til samarbejdsaftale og prisliste. Indledningsvis tager vi en drøftelse om der kunne være et behov for vagtelefon, - så der er ikke en forventning til, at der tages endelig beslutning på dette møde. 10. Nyt fra afdelingerne 11. Eventuelt. Ad 1 Velkomst, godkendelse af dagsorden og referat fra mødet d Formanden Ole Skovsbøll bød velkommen til mødet. Dagsorden godkendt uden ændringer. Referat fra mødet d udsættes til næste møde. Aktivitetsoversigten gennemgået. Fremsendes tilrettet til næste møde Ad 2 Revisionsprotokol Der var intet til behandling. Ad 3 Meddelelser fra formanden og administrationen Ingen væsentlige meddelelser fra formanden eller administrationen Ad 4 Renoveringsprojekt/Energioptimering Administrationen anbefaler, at bestyrelsen godkender igangsættelse af en bygningsscreening som beskrevet i tilbuddet fra OBH. Bestyrelsen bedes godkende tilbuddet kr , ekskl. moms, som et vejledende maksimum honorar. Boligkontoret vil efterfølgende indhente tilbud hos endnu en rådgiver, inkl. levering af budgetoverslag. Bestyrelsen bedes derfor give samtykke til, at der indgås aftale med rådgiveren med det billigste honorar. Bestyrelsen bedes beslutte, at der som finansiering af udgiften ydes et midlertidigt lån fra dispositionsfonden, til de respektive afdelinger, efter en forholdsvis fordeling pr. lejemål. Udgiften vil endeligt indgå i renoveringsprojektet. Tilkendegivelse fra bestyrelsen, at før endelig accept af tilbud på bygningsscreening, ønskes en mere detaljeret præsentation af indholdet i den endelige tilstandsrapport. Vi kan dermed nå at ændre kravspecifikationen, så det vi modtager og betaler for også Side 3 af 5

4 svare til forventningerne, så vi har et anvendeligt værktøj. Det ønskes, at der bliver udpeget en prøvebolig, hvor screeningen foretages som prøve, så vi kan se produktet. Torben kontakter ingeniørfirmaet OBH, og tager kontakt til endnu et rådgiverfirma. Det undersøges om ingeniørfirmaet kan deltage på næste møde, for fremlæggelse af indhold. Næste møde kan evt. ændres/fremrykkes. Ad 5 Lukket punkt Ad 6 Evt. nybyggeri i Assens Kommune Bestyrelsen bedes tage stilling til om vi skal indsende en tilkendegivelse til Assens kommune med mulig placering og type af byggeri, - selv om vi på nuværende tidspunkt ikke har lagt os fast på en egentlig strategi for nybyggeri. Bestyrelsen bedes ligeledes drøfte tiltag til en samlet strategi for renovering, nybyggeri, og måske afvikling af boliger. Der har ikke været drøftelser i bestyrelsen herom, og det er ikke realistisk at få beslutning inden fristens udløb. Der indsendes derfor ikke en tilkendegivelse om nybyggeri projekt til Assens Kommune. Tilkendegivelse fra bestyrelsen, at der skal arbejdes videre med en strategi for renovering, nybyggeri og måske afvikling af boliger. Ad 7 Projekt med etablering af udvendige trappelifte Møllevej i Kerteminde Bestyrelsen bedes forholde sig til afdelingsbestyrelsens projekt, herunder om organisationsbestyrelsen kan godkende projektet, samt forslag til finansiering og lejestigning, som enten budget 1 eller budget 2. Såfremt bestyrelsen godkender projektet anbefaler Administrationen, at finansieringsforslag iht. budget 1 følges, under forudsætning af ekstern rådgivers godkendelse af projektet. Punktet udsættes til endelig beslutning til næste møde. Endelig godkendelse af projektet, og finansiering betinger ekstern rådgivers godkendelse af projektet. Torben kontakter rådgiver. Ad 8 Børneattester Oplæg og indstilling, samt vejledning i indhentning af børneattester var fremsendt forud for mødet. Tilkendegivelse fra de fremmødte om at følge den fremsendte vejledning fra Boligkontoret Danmark. Udsættes til næste møde. Ad 9 Tilbud om samarbejde med Polygon Det vurderes pt. at der ikke er et behov for en akuttelefon, og derfor ikke grundlag for at indgå en samarbejdsaftale med Polygon. Formanden vil dog gerne genoptage emnet, når bestyrelsen igen er fuldtallig. Udsættes derfor til næste møde Side 4 af 5

5 Ad 10 Nyt fra afdelingerne Afd. 4: Kløverbakken 1 i Broby har i forbindelse med fraflytning gennemgået en totalrenovering. Det har været nødvendigt at forbedre el-, vand- og varme installationen. Indvendige vægge er genopført. Der renoveres nyt køkken og bad over råderetten, med lejestigning til ny lejer. Afd. 4: Andekæret nr. 21 i Kerteminde har fået etableret ny indkørsel, der forbedre tilkørslen og uden gener for naboen i nr. 43, - hvor der før var trafik, da eneste adgangsvej var forbi nr. 43. Taget til efterretning Ad 11 Eventuelt Intet til drøftelse. Der er aftalt følgende møderække: mandag den kl torsdag den kl torsdag den kl OB møde OB møde Generalforsamling Referent: Conny Bruun Odense d Bestyrelsens underskrift: Ole Skovsbøll Peter Bang Asger Hansen Anders Nielsen Casper Reitz Lis Bundesen Bodil Røn Winkel Side 5 af 5