Bilag 1 til Kontrakt om revision af de lokale kirkelige kasser. Kravspecifikation

Transkript

1 Bilag 1 til Kontrakt om revision af de lokale kirkelige kasser Kravspecifikation

2 1. Indledning Udbuddet omfatter revision af alle de lokale kirkelige kasser m.v. i Danmark. Danmark er opdelt i 10 revisionsområder svarende til de 10 stifter. For hvert område indgår stiftsøvrigheden særskilt delaftale om årlig revision. Af bilag 1a fremgår en nærmere beskrivelse af revisionsområderne med angivelse af forventede antal kirkekasser og provstiudvalgskasser. Der kan afgives særskilt tilbud på én eller flere delaftaler. Der afgives i alle tilfælde separate tilbud på hver enkelt delaftale for sig, jf. nærmere udbudsbetingelsernes pkt Overordnet beskrivelse Revisionen af de lokale kirkelige kasser skal foretages i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik som fastlagt i 3 i lov om revision af statens regnskaber m.m. (LBK nr. 101 af 19. januar 2012) og cirkulære nr af 12. december 2014 om kirke- og provstiudvalgskassernes budget, regnskab og revision m.v. Revisionsinstruksen fremgår af cirkulærets bilag 1. Revisor skal kontrollere, at der er redegjort tilstrækkeligt for anvendelse af midler i regnskabet, samt at det er sket i overensstemmelse med den kirkelige lovgivning. Revisors påtegning giver folkekirkens medlemmer en indikation af, om regnskabet er retvisende. Revisors protokollat giver menighedsrådene og provstiudvalgene vejledning om opmærksomhedspunkter og forbedringspotentiale i regnskabsføringen. Revisionen sker i øvrigt efter reglerne om internationale standarder om revision og yderligere krav ifølge dansk revisorlovgivning og god offentlig revisionsskik. Revisor er forpligtet til at skaffe sig kendskab til bestemmelser og retlige reguleringer, der er gældende for folkekirken samt ajourført lovgivning i kontraktperioden. 3. Specifikation af den årlige revisionsydelse Revisionen omfatter de i bilag 1a nævnte regnskaber. Kirkekassernes regnskab omfatter kollekt, legat- og andre biregnskaber. Revisor skal følge de i revisionsinstruksen nævnte vilkår, tidsfrister mv. for udarbejdelse af revisionsplan, gennemførelse af finansiel revision, herunder juridisk-kritisk revision og forvaltningsrevision samt kasseeftersyn og afrapportering. Ved juridisk-kritisk revision forstås en efterprøvelse af, om der er hjemmel til de foretagne aktiviteter i menighedsrådet og provstiudvalget, herunder om der er den fornødne kompetence og habilitet til stede. Grundlaget for revisionens udførelse er, en af revisor udarbejdet revisionsplan, der udarbejdes for det kommende år, omfattende såvel den finansielle revision som forvaltningsrevisionen.

3 Revisionen udføres som bilagsrevision, jf. instruksens pkt. 8. Revisor udarbejder umiddelbart efter afslutningen af årets revision, for hvert provsti, et samlet notat med bemærkningerne i revisionsprotokollerne fra revisionen af kirkekasserne. Notatet sendes til provstiudvalget og stiftsøvrigheden. Revisor udarbejder umiddelbart efter afslutningen af årets revision et samlet notat med bemærkninger i revisionsprotokollerne fra revisionen af provstiudvalgskasserne. Notatet sendes til stiftsøvrigheden. 4. Øvrige forhold omkring revisionsopgaven Arbejdssproget ved revisionsopgaven er dansk. I forbindelse med varetagelse af revisionsopgaven skal revisor afholde mindst ét årligt møde med hvert provstiudvalg med gennemgang af revisionsprotokoller og om planlægning af det kommende års revisionsplan, omfattende sædvanlige revisionsopgaver i koordination med provstiudvalgets øvrige tilsynsmæssige opgaver. Revisor skal herudover afholde et årligt aftenmøde med menighedsrådsformænd og kasserere i hvert provsti om opfølgning på sidste års revision samt om den kommende revision og dens tilrettelæggelse. Revisor skal være til rådighed for relevante henvendelser til brug for revisionen fra menighedsråd og provstiudvalg. Kasse- og beholdningseftersyn skal foretages mindst en gang pr. regnskabsår og kan foretages som uanmeldte eftersyn, eller hvis det findes hensigtsmæssigt som anmeldt med kort varsel, jf. instruksens pkt.11. Afrapportering sker i henhold til revisionsstandarden, så protokol alene udarbejdes i tilfælde af uregelmæssigheder eller andre forhold som fordrer afrapportering til menighedsrådet. Revisionen udføres som udgangspunkt som stedlig revision. Ved stedlig revision forstås, at revisor foretager revisionen hos kasserer/regnskabsfører, enten lokalt hos den enkelte kasserer/regnskabsfører eller eventuelt samlet for flere kasser på provstikontoret efter nærmere lokal aftale. I øvrigt udføres revisionsopgaven i overensstemmelse med udkast til kontrakt. 5. Optioner Option udgør en mulighed, som stiftsøvrigheden ikke er forpligtet til at benytte, men som leverandøren er forpligtet til at udføre. Stiftsøvrigheden har option på at få udført det i 7 i cirkulære nr af 12. december 2014 om kirke- og provstiudvalgskassernes budget, regnskab og revision m.v. nævnte regnskabssyn mod betaling af et fast vederlag pr. regnskabssyn. Ved regnskabssyn forstås en regnskabsmæssig bistand (dvs. ikke revision), der indebærer en gennemgang af regnskabets forside, menighedsrådets forklaringer,

4 resultatdisponering samt bilag for slå og tastefejl og sikring af, at siderne er udfyldte. Regnskabssynet kan rekvireres af menighedsrådet med provstiudvalgets samtykke. Revisor må kun i tilfælde af regnskabssyn yde bogførings- og regnskabsbistand til menighedsrådene. Herudover har stiftsøvrigheden option på at forlænge kontrakten med ét (1) år. 6. Orientering fra stiftsøvrigheden Stiftsøvrigheden tilsender vederlagsfrit revisor en oversigt over stiftets menighedsråd og provstiudvalg samt selvstændige kirkegårde med adresseangivelser for formænd, valgte kasserere samt regnskabsførere. 7. Ansvarsforhold og forsikring For så vidt angår revisors erstatningsansvar og forsikringsforhold henvises til udkast til kontrakt. 8. Kontraktens varighed Kontrakten er på 4 år, omfattende regnskabsårene 2017, 2018, 2019 og 2020 med mulighed for forlængelse i op til 1 år. For revisor er aftalen uopsigelig i kontraktperioden. 9. Vederlag Revisor er berettiget til et fast vederlag som angivet i kontraktens bilag 3 for årlig revision af samtlige de lokale kirkelige kasser, der er omfattet af det pågældende revisionsområde/delaftale, jf. også kontrakten pkt. 5. En årlig revision udgøres således af den pr. regnskabsår udførte forvaltnings- og finansielle revision af samtlige lokale kirkelige kasser henhørende under det omhandlede revisionsområde. Såfremt option på regnskabssyn udnyttes, er revisor berettiget til en fast pris pr. regnskabssyn som angivet i kontraktens bilag 3. Vedrørende betaling for regnskabssyn henvises til cirkulære nr af 12. december 2014 om kirke- og provstiudvalgskassernes budget, regnskab og revision m.v. 7, stk Udbetaling af honoraret Honoraret udbetales af stiftsøvrigheden i to rater. Rateudbetaling: 1. rate pr. 31. december i regnskabsåret (50 % af det samlede årlige honorar) 2. rate pr. 30. september i det efterfølgende kalenderår (50 % af det samlede årlige honorar). Udbetaling af 1. rate er betinget af, at revisor over for provstiudvalget på tro og love har erklæret, at kasseeftersyn er foretaget for samtlige kasser i provstiet.

5 Udbetaling af 2. rate er betinget af, at revisor forinden indsender bekræftelse på, at samtlige revisionsprotokoller er afleveret. Den aftalte pris dækker revisorens samtlige omkostninger i forbindelse med de af kontrakten omfattede arbejder, herunder transport og eventuelle ophold under udgående forretninger samt i fornødent omfang møder med provstiudvalg og menighedsråd samt mundtlig vejledning i forbindelse med de for revisionen relevante spørgsmål, jf. pkt. 4. Revisoren fremsender faktura til stiftsøvrigheden. Betalingsbetingelserne er 30 dage netto fra modtagelse af korrekt faktura. 11. Revisionsområder Revisionen af de lokale kirkelige kasser er opdelt i 10 revisionsområder. Hvert af landets 10 stifter udgør et revisionsområde: København, Helsingør, Roskilde, Lolland-Falster, Fyn, Aalborg, Viborg, Århus, Ribe og Haderslev. I bilag 1a er en oversigt over det forventede antal kirkekasser pr. 1. januar 2017, heraf antal kirkekasser uden kirkegård. Herudover oplyses antal provstiudvalgskasser og selvstændige kasser. Som hovedregel er omsætningen i provstiudvalgskasserne lavere end i kirkekasserne og som hovedregel er omsætningen i kirkegårdskasserne højere end i kirkekasserne.