Sådan får vi bedre REP-møder

Transkript

1 Dato: 24. september 2013 Til: Sagsbehandler: Peter Mellergaard, , Sådan får vi bedre REP-møder FU s konklusion på mødet september 2013 af anbefalinger fra en arbejdsgruppe Sagens kerne Vi har nu holdt 61 REP-møder i DN siden det første i med større eller mindre succes. Men hvad er et godt REP-møde? Og hvordan sikrer vi gode REP-møder i fremtiden? For at belyse de spørgsmål nedsatte FU i maj 2013 en arbejdsgruppe til at komme med forslag til retningslinjer for gode REP-møder. Et REP-møde i DN har to hovedfunktioner: 1) At udøve Repræsentantskabets rolle som foreningens højeste myndighed, og 2) At inspirere og engagere de frivillige i DN og styrke samhørigheden i foreningen. Historisk set har vægten ligget på det første. Ledetråden for arbejdsgruppen har været at give mere plads til det andet uden at gå på kompromis med Repræsentantskabets muligheder for at udøve sine vedtægtsbestemte funktioner. Resumé af anbefalinger Den helt store udfordring ved tilrettelægningen af et REP-møde er tid. Tid til en ordentlig debat. Tid til at mange kan komme til orde. Tid til andre dagsordenpunkter end de vedtægtsbestemte. Tid til gruppearbejde. Tid til at netværke. Tid til at grine. Bedre REP-møder indebærer derfor, at vi optimerer tidsforbruget. I hovedtræk lægger arbejdsgruppen op til, at vi får mere tid til at styrke inspiration, engagement og samhørighed ved: at erstatte søndagens ekskursioner helt eller delvist - med mødeaktivitet, at fremme inspiration og netværksdannelse gennem aktiverende mødeformer mv., og at effektivisere udøvelsen af Repræsentantskabets formelle roller gennem en tilrettelægning, som i højere grad tager udgangspunkt i flertallets ønsker, herunder: o at Dagsordenkomiteen lægger vægt på forretningsordenens kriterium om mindst 20 medlemmer bag et dagsordenønske, for at det kan blive optaget på dagsordenen, o o o o at afprøve at lade Repræsentantskabet vælge mellem forskellige dagsordenemner gennem en afstemning ved REP-mødets begyndelse, at bruge afstemninger mere aktivt og hurtigt (gennem bedre organisering), at anvende taletidsbegrænsning, og at gøre forsøg med to ordstyrere.

2 Om arbejdsgruppen Arbejdsgruppen har bestået af: Ida Bomholt Dyrholm Jacobsen, Organisationsudvalget Jørgen Jørgensen, FU Kaj Edlund, Organisationsudvalget Sascha Veggerby Nicolajsen, FU. Arbejdsgruppen mødtes i forlængelse af mødet i Organisationsudvalget den 7. juni 2013 og har efterfølgende udarbejdet anbefalingerne i elektronisk høring. Emnet var på dagsordenen på det nævnte møde i OU, og OU s input er indgået i de overvejelser, der har ført frem til arbejdsgruppens anbefalinger. Emneafgrænsning Den store udfordring med tiden kan principielt løses ved at udvide REP-mødet med flere dage og/eller ved at holde flere årlige REP-møder end de nuværende to. Som udgangspunkt mener arbejdsgruppen imidlertid, at Repræsentantskabets foreningsrolle kan udfoldes på en god måde uden mere mødetid. Det handler bare om at udnytte den til rådighed værende tid bedre. Med i billedet hører også, at et standard REP-møde koster foreningen mange ressourcer - af størrelsesordenen kr. og 0,5 årsværk i Sekretariatet + rigtig megen møde- og rejsetid for 200 frivillige deltagere. Derfor er der en øvre grænse for, hvor mange og hvor lange REPmøder, en folkelig organisation som DN med rimelighed kan holde. Med det udgangspunkt har arbejdsgruppen afgrænset opgaven til at lave anbefalinger til, hvordan vi får bedre REP-møder inden for de nuværende rammer for REP-møder, som i normalsituationen er to årlige møder over en weekend. Aktuelt er der i foreningen en diskussion om, hvorvidt det ene årlige REP-møde skal erstattes af Landsdelstræf og i givet fald hvor ofte. Landsdelstræf adskiller sig fra REP-møder ved, at de har dobbelt så mange deltagere, er regionalt organiserede og ingen besluttende myndighed har. Men de er stadig store forenings-events som i hovedtræk ligner REP-møder. Derfor kan de fleste af anbefalingerne om REP-møder overføres til Landsdelstræf, og derfor er implementeringen af anbefalingerne i hovedtræk uafhængig af konklusionen på den aktuelle diskussion om ét eller to årlige REP-møder. Indkøring I den udstrækning FU er enig i arbejdsgruppens anbefalinger, foreslår arbejdsgruppen, at de implementeres i relevant omfang på førstkommende REP-møde i november Og at de evalueres grundigt af FU i december på baggrund af en deltagerevaluering. Med udgangspunkt heri kan det måske være relevant at justere retningslinjerne før næste REP-møde i april 2014, lige som det måske her vil være relevant af afprøve initiativer/anbefalinger, som ikke var relevante i november. Gennem en konsekvent evaluering af hvert REP-møde med deraf følgende mulige justeringer i retningslinjerne vil vi gradvist bevæge os mod en situation med gode REP-møder ifølge den eksplorative metode for organisationsudvikling :-) Hvorfor har vi REP-møder? Før vi ser på, hvordan vi får bedre REP-møder, må vi se på, hvorfor vi har REP-møder. Udgangspunktet er, at Repræsentantskabet er foreningens højeste myndighed, og da Repræsentantskabet i det store og hele er summen af DN s lokale aktive, er DN på den måde styret 2

3 af sine græsrødder. Dermed er Repræsentantskabet en vigtig del af foreningsdemokratiet i en organisation, der står på to lige vigtige ben: Det lokale og det nationale. REP-møderne kan ses som et demokrativærktøj, der er designet til at dyrke og styrke balancen mellem de to ben, så foreningen altid står solidt - og er handlekraftig både lokalt og nationalt. Demokratiet på REP-møderne udfolder sig på to måder: For det første har REP-møderne nogle vedtægtsbestemte opgaver og handlemuligheder, der tager udgangspunkt i rendyrket magtudøvelse. Nogle er forholdsvis formelle f.eks. godkendelse af Årsregnskabet. Andre er yderst reelle f.eks. valg af medlemmerne af Forretningsudvalget, eller muligheden af at korrigere FU s beslutninger om politikker. REP-møderne er også en slags demokratisk nødbremse i forhold til en præsident eller et Forretningsudvalg, der måtte misbruge den magt, som Repræsentantskabet gennem sine valg har delegeret til de to organisatoriske enheder. For det andet har REP-møderne en vigtig funktion i den bløde ende af demokratibegrebet: At en væsentlig del af DN s aktive tager hjem med større gejst end da de ankom. Mere inspirerede, med ny energi og mere mod på det frivillige arbejde, med større netværk, måske klogere, måske med følelsen af at have truffet væsentlige beslutninger for naturen og organisationen. Og i hvert fald med en større følelse af samhørighed. På den måde kan man (også) se REPmøderne som en styrkelse af det frivillige arbejde i DN. Skoleeksemplerne på REP-møder, som har udfoldet det bløde, er efterårsmøderne i 2005, 2006, 2007 og 2008, hvor hele lørdagen blev holdt som et seminar med aktiverende mødeformer. De to første handlede om DN s organisatoriske tilpasning til Kommunalreformen. De to sidste handlede om DN s arbejde med klima og klimatilpasning. Altså væsentlige, aktuelle emner, hvor det var vigtigt at udvikle en fælles forståelse i hele organisationen. Blandt de aktive i DN er der helt sikkert forskellige opfattelser af, hvilke af de to udfoldninger, der er vigtigst, og om det bløde i det hele taget har noget med foreningsdemokratiet at gøre. Men det ene udelukker ikke det andet. Historisk har den hårde del af REP-mødedemokrativærktøjet fyldt mere end den bløde del. Ledetråden for arbejdsgruppen har været at give mere plads til det bløde uden at gå på kompromis med Repræsentantskabets muligheder for at udøve sin vedtægtsbestemte funktion som foreningens højeste myndighed. Det er i den forståelsesramme, at de efterfølgende anbefalinger skal ses Ekskursioner Problembeskrivelse Det typiske REP-møde i DN består af 6-8 timers REP-møde lørdag og 3-6 timers ekskursioner søndag. Ekskursionerne er tilrettelagt af afdelingen i den kommune, hvor mødet foregår, med henblik på at vise den bedste natur i nogenlunde nærhed af REP-mødestedet eller illustrere aktuelle problemstillinger, som er væsentlige lokalt. Ekskursionerne ses traditionelt - lige som middagen lørdag aften - som en slags belønning for et halvt års frivilligt arbejde. Men også som inspiration til det lokale arbejde hjemme og som en god anledning til netværksdannelse på tværs af landet. Almindeligvis deltager mellem halvdelen og to tredjedele af REP-møde-deltagerne i ekskursionerne. Analyse Arbejdsgruppen har forståelse for det gode ved ekskursionerne men mener ikke, at det er tilstrækkeligt til at begrunde et så væsentligt tidsforbrug når nu tid er den mest begrænsede 3

4 og samtidig efterspurgte ressource på et REP-møde. Der kan genereres langt mere inspiration og netværksdannelse gennem veltilrettelagte mødesessioner/aktiviteter, der er designet hertil. Erfaringen fra de gange, hvor vi har prøvet, peger også i retning af, at den slags mødesessioner opleves meget positivt af deltagerne. Anbefalinger 1. Inddrag søndag formiddag i REP-mødet. Derved øges mødetiden med størrelsesordenen 50 procent. Brug de ekstra 3-4 timer til mødesessioner (lørdag eller søndag), som særligt tager sigte på at give deltagerne gejst, inspiration og samhørighedsfølelse - se afsnit Tilbyd eventuelt korte ekskursioner søndag eftermiddag for de særligt energiske, der kan leve med at komme sent hjem søndag. 3. Brug eventuelt ekskursioner i specielle situationer, hvor de understøtter en national problemstilling, som samtidig er et emne på REP-mødet. FU s konklusion: Enig. 2. Håndtering af dagsordenønsker Problembeskrivelse Repræsentantskabet kan kun træffe beslutning om emner på dagsordenen, og vedtægterne giver mulighed for, at alle medlemmer af Repræsentantskabet kan foreslå dagsordenemner inden en bestemt frist. I praksis vil der dermed næsten altid være flere ønsker om dagsordenemner, end der er tid til at behandle. Til at håndtere dette evige dilemma har vi en Dagsordenkomite. Sådan - citat fra Repræsentantskabets forretningsorden 1: Dagsorden for ordinære repræsentantskabsmøder udarbejdes af en dagsordenkomite, som vælges af repræsentantskabet på det foregående møde efter indstilling fra forretningsudvalget. Stk. 2. Dagsordenkomiteen består af 2 medlemmer af forretningsudvalget og 3 samrådsformænd. Stk. 3. Dagsordenkomiteen beslutter, hvilke sager udover de vedtægtsbestemte, der skal optages på dagsordenen. Begrundelser for optagelse af dagsordenpunkter er bl.a.: - at forslaget fremsættes skriftligt af mindst 20 medlemmer af repræsentantskabet, - at forslaget har stor og aktuel foreningspolitisk relevans, - at forslaget handler om et emne, som er relevant for hele repræsentantskabet, - at forslaget indeholder væsentlig kritik af forretningsudvalget. På overfladen kan Dagsordenkomiteen (som fremover nok kommer til at hedde Dagsordenudvalget) se ud som en lidt underlig størrelse i DN s buket af organisatoriske enheder. Men den er formentlig den mindst dårlige løsning i forhold til alternativerne: at dagsordenen blev besluttet af Sekretariatet, hvilket ville harmonere dårligt med, at der er tale om politiske emner, eller at dagsordenen blev besluttet af FU, hvilket ville harmonere dårligt med, at FU så ville have mulighed for at undertrykke kritik fra foreningens højeste myndighed. Problemet er, at forslagsstilleren af et dagsordenemne i næsten alle tilfælde naturligt nok - mener, at emnet er vigtigt for Repræsentantskabet at behandle, men at der som nævnt normalt ikke vil være tid til det, og at det langt fra er sikkert, at Repræsentantskabets flertal er enig i, at emnet er vigtigt og relevant for Repræsentantskabet. Konsekvensen af at optage (for mange) dagsordenemner kan derfor meget vel blive, at REPmødet bliver for tidspresset og/eller at dele af mødet opleves som irrelevant af flertallet af deltagerne. Konsekvensen af ikke at efterkomme et dagsordenønske er erfaringsmæssigt ankla- 4

5 ger mod FU/Sekretariatet for at undertrykke kritik fra græsrødderne eller for at forhindre et (af forslagsstilleren oplevet) væsentligt emne i at komme højt på DN s interne dagsorden. Der er således tale om en følsom problemstilling med potentielt stor effekt på, om et REPmøde bliver godt eller dårligt. Analyse Da Repræsentantskabet er foreningens højeste myndighed, skal Repræsentantskabet have mulighed for at kunne korrigere FU, og den operative/demokratiske adgang til det er et punkt på dagsordenen for et REP-møde. Spørgsmålet er så, hvordan adgangen administreres. Som det fremgår ovenfor, indeholder Repræsentantskabets forretningsorden 1, stk. 3 fire kriterier, som alt andet lige taler for, at et emne skal på dagsordenen, og som en given Dagsordenkomite i praksis ikke vil kunne sætte sig ud over. To af kriterierne sigter på at sikre aktualitet, væsentlighed og relevans. De er svært håndtérbare, fordi de indeholder et stort element af subjektiv vurdering men de vil f.eks. kunne anvendes til at afvise rent lokale problemstillinger. Kriteriet om væsentlig kritik af FU er mere entydigt, om end det også indeholder et subjektivt element, nemlig vurderingen af væsentlig. Det sidste kriterium om, at der skal stå 20 medlemmer af Repræsentantskabet bag et dagsordenønske er derimod objektivt. Og underligt nok anvendes det sjældent/aldrig. I en så mangfoldig organisation som DN vil der altid være alternative holdninger til flertallets holdninger eller til en tegningsberettiget enheds holdning. Det relevante i en demokratisammenhæng er derfor ikke, at et enkelt eller nogle få medlemmer af Repræsentantskabet måtte mene noget andet end f.eks. FU, men at en (pænt stor) gruppe af medlemmer gør det. Det er baggrunden for kriteriet om de 20. Det er i øvrigt det samme antal, der skal til for at gennemtvinge en afstemning om mistillidsvotum til præsidenten. Og det udgør under 10 procent af Repræsentantskabet, så det er næppe for meget. Der er i dele af foreningsverdenen - også i dele af DN - en demokratiopfattelse, som indebærer en holdning om, at en forening kun er demokratisk, hvis der er fri adgang til at kræve emner på dagsordenen i foreningens højeste myndighed. Den holdning deler arbejdsgruppen ikke, og det er heller ikke den holdning, som er indlejret i forretningsordenen for Repræsentantskabet tværtimod. Konsekvensen af fri adgang er obstruktion af foreningsdemokratiet, fordi mødet i den højeste myndighed bliver dysfunktionelt. Hvis nogen skulle være i tvivl, så se på DN s REP-møder i 1980 erne, hvor der var stort set fri adgang til dagsordenen, og hvor REPmøderne tit endte i natteroderi og sagsbehandling :-) Fri adgang kan muligvis fungere i sammenhænge, hvor man praktiserer 1-til-1-demokrati, f.eks. hvor fællesmødet eller tilsvarende er den højeste myndighed, og hvor forsamlingen er betydeligt mindre end de 200 stemmeberettigede repræsentanter, der normalt deltager i DN s REP-møder. Men i DN må demokratiet nødvendigvis på godt og ondt være repræsentativt, og der må nødvendigvis være nogen, som træffer beslutninger på vegne af andre til gavn for helheden og fællesskabet. Til gengæld er det en integreret del af DN s demokratiforståelse, at det sker i åbenhed, så beslutningstagerne bagefter kan stilles til ansvar jævnfør demokratibeskrivelsen i den aktuelle opfølgning af Demokratiudredningen. Anbefalinger 1. Hold fast i forretningsordenens fire kriterier for optagelse af dagsordenpunkter og anvend også kriteriet om, at der skal være mindst 20 REP-medlemmer bag et dagsordenønske, for at det kan komme i betragtning. Kommunikér dette meget klart, meget tidligt og meget velbegrundet i processen frem mod et REP-møde. 2. Når/hvis det er relevant: Afprøv at lade Repræsentantskabet vælge mellem forskellige dagsordenemner gennem en afstemning ved REP-mødets begyndelse. 5

6 FU s konklusion: Enig. 3. Udvalgsbehandling Problembeskrivelse Afgrænsning: Udvalgsbehandling som defineret i denne sammenhæng er noget andet end gruppearbejder som defineret i afsnit 6 om fremme af inspiration og netværksdannelse. I DN bruger vi ofte udvalgsbehandling som en metode til at træffe kvalificerede beslutninger på en effektiv måde nemlig ved at en mindre gruppe af fag-kompetente eller særligt interesserede mennesker gennemtænker en problemstilling og udarbejder et velargumenteret løsningsforslag til den beslutnings-kompetente forsamling. Man kunne overveje at gøre det samme på DN s REP-møder. I givet fald skulle formålet så være at spare tid ved at nedsætte behovet for debat i plenum. Udblik: Arbejdsmetoden udvalgsbehandling anvendes systematisk af DN s svenske søsterorganisation, SNF som vi ofte sammenligner os med - på foreningens (hvert-andet-årlige) Riksstämma svarende til DN s REP-møder. Ved det seneste Riksstämma i 2012 var der således fem udvalg til behandling af i alt 89 beslutningsforslag fra SNF s lokale afdelinger i princippet svarende til 89 dagsordenforslag til DN s REP-møder. Hvert udvalg har en formand, en viceformand, et yderligere antal valgte lokale repræsentanter, sagkyndige fra SNF s sekretariat, et antal medlemmer af SNF s riksstyrelse svarende til FU samt en sekretær. Hvert beslutningsforslag er ledsaget af en indstilling fra riksstyrelsen. Udvalgsbehandlingen på Riksstämmat foregår i dertil indrettede sessioner på mødet, som forløber over flere dage. Rapportering foregår i plenum. Analyse Udvalgsbehandling efter den svenske model vil i DN-sammenhæng være organisatorisk overkill, men en mindre ambitiøs model kunne måske overvejes. For at det skal give mening inden for en forståelsesramme om optimering af tid, skal udvalgsbehandlingen dog have den klare effekt, at debattiden i plenum bliver mindre. Baseret på de senere års erfaringer er det nok tvivlsomt, om det vil kunne opnås, fordi forslagsstillerne typisk forventer netop en plenumdebat. Med i billedet hører, at der som regel forud for et dagsordenforslag har været en omfattende meningsudveksling mellem forslagsstilleren og FU/Sekretariatet, hvorved for- og imodargumenter foreligger klarlagt lang tid før REP-mødet. Og dybest set er det jo kvalificering af for- og imod-argumenter, som udvalgsbehandlingen tager sigte på. Desuden vil selve udvalgsbehandlingen med efterfølgende rapportering til plenum tage tid formentlig mere tid, end plenumdebatten. Og den tid vil som udgangspunkt ikke være til stede inden for den nuværende ramme for REP-møder over en weekend. Endelig vil udvalgsbehandling medføre et logistik-demokratisk problem, nemlig at medlemmerne af et udvalg ikke kan deltage i REP-mødet under udvalgsbehandlingen. Som udgangspunkt kræver (udstrakt anvendelse af) udvalgsbehandling derfor, at REP-mødet er delt i sessioner, hvoraf mindst én er uden mødepligt, alternativt at udvalgsbehandling foregår lørdag formiddag eller aften. Ingen af delene er optimalt. Og i virkeligheden kan det, der i DN ville svare til udvalgsbehandling, lige så godt foregå helt afskilt fra REP-mødet. Anbefaling 1. Udvalgsbehandling er som udgangspunkt ikke en velegnet metode til at nedsætte tidsforbruget på DN s REP-møder. 6

7 2. Den behandling, som ville kunne være sket i et udvalg på et REP-møde, bør i stedet ske i god tid før REP-mødet ved, at FU og/eller Dagsordenkomiteen i samarbejde med forslagsstilleren enten håndterer forslaget uden om REP-mødet eller sørger for, at for- og imod-argumenter er belyst, så de kan indgå i dagsordenmaterialet. FU s konklusion: Enig. 4. Mere aktiv brug af afstemninger Problembeskrivelse I fortsættelse af den sidste del af analysen i afsnit 2 om håndtering af dagsordenønsker må man konstatere, at en del medlemmer af Repræsentantskabet har begrænset tillid til og respekt for de dispositioner, som Dagsordenkomiteen, FU og Sekretariatet træffer i forbindelse med et REP-møde. Som bekendt ligger det så at sige i DN s dna at være anti-autoritær, så det er ikke så mærkeligt :-) Men alle har respekt for flertallet i en beslutningskompetent forsamling, der er valgt på demokratisk vis. I den udstrækning, man kan gøre mere aktiv brug af hurtige afstemninger under et REP-møde, vil man derfor kunne håndtere meningsuoverensstemmelser både effektivt og demokratisk. Og dermed vinde i forhold til den primære udfordring, som er mangel på tid. Analyse Modargumentet til hurtige afstemninger er, at det kan udvikle sig til flertalsdiktatur, hvor forsamlingen nedstemmer forslag efter forslag uden at argumenterne for forslagene er blevet ført frem og debatteret. Mod-mod-argumentet hertil er, at alle forslag er (bør være) beskrevet i dagsordenmaterialet med fordele og ulemper, således at det dybest set er muligt for Repræsentantskabet at tage stilling på en seriøs måde uden debat. Sandheden er nok et sted midt imellem, og der er næppe nogen facitliste for, i hvilke situationer et REP-møde kan blive bedre af at anvende hurtige afstemninger. Det må derfor være op til dirigenten at vurdere og beslutte i hvert enkelt tilfælde. Til gengæld kan vi arbejde mere bevidst med, at muligheden for en mere udbredt anvendelse af hurtige afstemninger er til stede. Arbejdsgruppen har vurderet følgende metoder: Afstemning ved håndsoprækning er en hurtig metode, hvis afstemningsresultatet er overvældende klart, og stemmeoptælling ikke er nødvendig. Det vil ofte være tilfældet i en ja-nej-afstemning i DN. Afstemning ved håndsoprækning kan også være en nogenlunde (acceptabel) hurtig metode til afklaring af ja-nej i situationer, hvor antal ja og antal nej ligger så tæt på hinanden, at det ikke kan identificeres ved et hurtigt blik ud over forsamlingen. Det forudsætter, at der er et tilstrækkeligt antal stemmetællere, som tæller hver deres sektion af forsamlingen. Skriftlig afstemning ved hjælp af et elektronisk afstemningssystem, der er opsat til lejligheden i mødesalen. Prisen herfor over én dag er cirka kr. og over to dage cirka kr. ifølge tilbud fra firmaet Assembly Voting. Vurderes p.t. generelt som ikke realistisk af økonomiske årsager, men kunne overvejes i specielle situationer, f.eks. til at styre en koncentreret byge af afstemninger om vedtægtsændringer. Skriftlig elektronisk afstemning ved hjælp af mobiltelefoner (sms er). Kræver at alle stemmeberettigede medbringer en mobiltelefon, og at den er fuldt fungerende på afstemningstidspunktet (åben, med opladet batteri og med forbindelse til mobilnettet). Vurderes p.t. som ikke realistisk til rigtige afstemninger, fordi det ikke er realistisk at kræve, at alle stemmeberettigede REP-møde-deltagere medbringer en funktionsduelig mobiltelefon. Metoden ville formentlig kunne anvendes til vejledende meningstilkendegivelser, men her vil håndsoprækning kunne fungere enklere og hurtigere og uden 7

8 det psykologisk uheldige ved at udelade enkelte REP-medlemmer uden funktionsduelig mobiltelefon. Skriftlig elektronisk afstemning (gratis) ved hjælp af SurveyMonkey. Kræver at alle stemmeberettigede medbringer en computer med netopkobling, og at alle er på nettet på afstemningstidspunktet. Vurderes p.t. som ikke realistisk, fordi det ikke er realistisk at kræve, at alle stemmeberettigede REP-mødedeltagere medbringer en computer, og fordi metoden er for teknisk følsom. Formalia: Repræsentantskabets forretningsorden 4, stk. 1 siger: Hvis mindst 15 af repræsentantskabets medlemmer ønsker det, skal afstemning foregå skriftligt. Alle personvalg foregår dog ved skriftlig afstemning. Arbejdsgruppen vurderer, at der ikke er behov for at ændre ved den bestemmelse. Man kunne overveje, om 15 er et tilstrækkeligt antal til at kræve skriftlig afstemning, men da kravet aldrig er blevet fremsat, er det usandsynligt, at det vil blive det i fremtiden. If it ain t broke don t fix it :-) Anbefalinger 1. Gør dirigenten opmærksom på, at FU ønsker aktiv brug af hurtige afstemninger som et middel til afklaring, når dirigenten vurderer, at det kan spare tid. 2. Organisér stemmeoptælling på en måde, så hurtig optælling af oprakte hænder er muligt sektionering af forsamlingen med hver sin stemmetæller, tydelig markering af stemmeberettigede deltagere til adskillelse fra observatører gennem udlevering af farvet stemmekort/stemmeseddel ved tjek-in. 3. Uddel et rødt (for nej) og et grønt (for ja) stemmekort til hver stemmeberettigede deltager og anvend dem samtidig ved afstemning. Det gør det lettere for dirigenten at vurdere overvægt af ja henholdsvis nej. 4. Brug et elektronisk afstemningssystem i særlige situationer, hvor det måtte være velbegrundet, også selv om det er forholdsvis dyrt. Hold øje med prisudviklingen på elektroniske afstemningssystemer de bliver sikkert billigere. FU s konklusion: Enig. 5. Ordstyring Problembeskrivelse Repræsentantskabet vælger en dirigent, som leder afviklingen af mødet. Idet vi erindrer, at den primære udfordring ved DN s REP-møder er mangel på tid, råder dirigenten over et værktøj til at optimere tiden, nemlig taletidsbegrænsning. Et andet muligt værktøj, som kunne fokusere debatten og dermed spare tid, er anvendelsen af to ordstyrere/dirigenter: En der holder styr på hvem, og en der holder styr på hvad. Sidstnævnte skal sørge for, at indlæg om samme emne bliver eksekveret samlet, og at der ikke bliver brugt tid på at gentage synspunkter. Analyse Taletidsbegrænsning er et følsomt emne, fordi en del af Repræsentantskabet typisk dem, der taler længe formentlig har en 1-til-1-demokratiforståelse, jævnfør sidste afsnit under analysen i afsnit 2 af håndtering af dagsordenønsker. En del af Repræsentantskabet vil derfor opfatte taletidsbegrænsning som en indskrænkning af demokratiet. Modsynspunktet hertil er, at demokratiet udfolder sig bedre i afstemninger og ved, at mange kommer til orde i kort tid frem for få i lang tid. Arbejdsgruppen er tilhænger af det sidste synspunkt. Taletidsbegrænsning kan være et middel til at håndtere de få medlemmer af Repræsentantskabet, som på hvert REP-møde taler forholdsvis længe, ofte om nogenlunde de samme em- 8

9 ner, og ofte uden klar relation til indholdet af det dagsordenpunkt, de taler under. Typisk udfolder dette sig næsten rituelt under debatten om præsidentens beretning. Efter arbejdsgruppens opfattelse vil demokratiet i DN ingen skade lide af, at den slags indlæg bliver kortere. Tværtimod. En anden mulighed for optimering af tiden ville være at samle alle indlæg om et bestemt emne uanset rækkefølgen af talere. Det ville kunne medvirke til at minimere gentagelse af allerede fremsatte argumenter, og det ville strukturere debatten bedre og dermed gøre den lettere forståelig og mere nærværende for forsamlingen. Det ville sandsynligvis kræve en ordstyrer nummer to en slags dirigentens højrehånd - med et dybt kendskab til den aktuelle foreningsdebat og særlige evner til at trænge igennem uden at vække anstød. Vedkommende skulle også nyde almindelig respekt blandt forsamlingen. Vi har en håndfuld frivillige, som opfylder de kriterier :-) Anbefalinger 1. Indfør taletidsbegrænsning på f.eks. 3 minutter, fastsat af dirigenten for hvert dagsordenpunkt for sig og f.eks. håndhævet ved først et gult kort og så et rød. Under alle omstændigheder med forsamlingens velsignelse. Sørg for klar kommunikation herom i dagsordenmaterialet. 2. Lav et forsøg med to ordstyrere. FU s konklusion: Enig. 6. Fremme af inspiration og netværksdannelse Udfoldningen af den bløde del af Repræsentantskabets rolle i foreningsdemokratiet handler operativt mest om at skabe gode rammer for fremme af inspiration og netværksdannelse sidstnævnte forstået som det, at man udvikler et personligt forhold til (og samhørighed med) ligesindede frivillige i andre dele af landet. Der er mange metoder til fremme af inspiration og netværksdannelse, og arbejdsgruppens anbefalinger nedenfor er næppe udtømmende. Arbejdsgruppen er tryg ved, at Sekretariatet formår at udfylde rammerne på en god måde, eventuelt suppleret med en arbejdsgruppe af foreningspolitikere. Formelt set hører emnet ikke hjemme i regi af Dagsordenkomiteen, jævnfør afsnit 2. Den er sat i verden for at styre det politiske indhold af REP-mødet på en demokratisk måde ikke for at skabe rammerne for en gejst-fremkaldende event. Anbefalinger 1. Brug gruppearbejde og andre aktiverende mødeformer til at belyse, kvalificere og forankre et emne, gerne med nogle af Sekretariatets medarbejdere som proceskonsulenter i grupperne. 2. Brug af og til parallelle workshops om forskellige emner til at belyse og kvalificere emnerne med henblik på, at de senere tages op i relevante sammenhænge handler dybest set om at optimere den unikke situation, der foreligger, når mange repræsentanter fra hele landet er samlet ét sted. 3. Brug en inspirerende faglig oplægsholder udefra, alternativt en magtfuld oplægsholder, f.eks. en minister. 4. Drop musik og dans om aftenen det forstyrrer for meget i forhold til den uformelle snak, som de fleste REP-mødedeltagere foretrækker, og som også er et vigtigt element i inspiration og netværksdannelse. 5. Vær bevidst om fordele og ulemper ved free seating. I nogle sammenhænge kommer der mere inspiration og netværksdannelse ud af at mixe deltagerne på en velovervejet måde. I andre sammenhænge kan det være hæmmende for en god social oplevelse. 9

10 Overvej grundigt i den forbindelse, om FU og Sekretariatet skal blande sig med deltagerne under middagen. 6. Tænk grundigt over alt, hvad der kan gøres for at deltagerne føler sig velkomne. Herunder: Bevar det særlige velkomstarrangement til førstegangsdeltagere. FU s konklusion: Næsten enig. Anbefalingen om at droppe musik og dans om aftenen er for kategorisk. Det er ok at droppe et orkester, men man bør ikke afvise muligheden af at have musik og dans, hvis det kan arrangeres, så det ikke blokerer for den uformelle stille snak om aftenen. Blandt metoderne til at fremme inspiration og netværksdannelse (og til at klare hjernen) bør nævnes muligheden af at lave et fysisk afbræk i REP-mødet, f.eks. i form af en byvandring eller et orienteringsløb. 10