Organisering af DN's lokalgrupper

Transkript

1 Opdateret: 19. december 2006 Til: Afdelingsbestyrelser som arbejder med lokalgrupper Sagsbehandler: Peter Mellergaard, , Organisering af DN's lokalgrupper - en vejledning fra Organisationsudvalget Sagens kerne Det formelle grundlag for lokalgrupper 1) Lokalgruppens geografiske område 2) Lokalgruppens størrelse 3) Lokalgruppens repræsentation i bestyrelsen 4) Lokalgruppens arbejdsområde ret og pligt 5) Bestyrelsens beslutningskompetence og høringspligt Lokalkomiteer, lokalgrupper og aktive enkeltmedlemmer Lokalgrupper og DN Nettet Skabelon til samarbejdsaftale Sagens kerne DN's nye vedtægter fra juni 2006 definerer lokalgrupper som en ny organisatorisk enhed. Lokalgrupper skal samle aktive medlemmer, som har en særlig interesse for et geografisk afgrænset område, der er mindre end kommunen. Og som måske ikke har interesse for alt det andet arbejde i afdelingsbestyrelsen, der jo skal favne hele kommunen. På den måde er lokalgrupperne et led i at fremme arbejdsdelingen i afdelingen og fremme DN's mulighed for at have et fintmasket geografisk nærvær. For at sikre sammenhæng og koordinering af DN's aktiviteter inden for afdelingen, skal lokalgrupperne indgå en samarbejdsaftale med afdelingsbestyrelsen. Hvis du blot er interesseret i en skabelon til en sådan samarbejdsaftale, så gå til side 5. Hvis du også vil vide, hvorfor skabelonen er som den er, så læs videre her. Vi begynder med at se på, hvad vedtægterne siger om lokalgrupper og deres samarbejdsaftale med bestyrelsen: Det formelle grundlag for lokalgrupper Vedtægternes 5, stykke 10 siger: "Medlemmer med interesse i en bestemt del af afdelingens geografiske område kan danne en lokalgruppe. En lokalgruppe skal inden for sit område virke for at fremme foreningens formål. En lokalgruppe skal indgå en samarbejdsaftale med bestyrelsen med udgangspunkt i følgende:

2 1) Lokalgruppens geografiske område skal defineres. 2) Lokalgruppen skal bestå af mindst 3 medlemmer og være åben for alle interesserede medlemmer inden for afdelingen. 3) Hvis lokalgruppen ikke i forvejen er repræsenteret i bestyrelsen, har den ret til at deltage med en observatør i bestyrelsens møder. 4) Lokalgruppen har ret til at blive hørt og pligt til at forholde sig til alle sager inden for lokalgruppens geografiske område. 5) Bestyrelsen har høringspligt og beslutningskompetence i alle sager inden for lokalgruppens geografiske område." Det fremgår af bemærkningerne til den nye bestemmelse i vedtægterne, at hensigten med samarbejdsaftalen bl.a. er: - at der ikke kan opstå flere, "konkurrerende" lokalgrupper, - at bestyrelsen har hånd i hanke med, at de geografiske områder for lokalgrupperne bliver hensigtsmæssige i størrelse og afgrænsning, og - at der ikke kan etableres lokalgrupper om uhensigtsmæssigt små "hjørner" af foreningens samlede virksomhed, f.eks. landzonesager i xx-område. Vi skal nu se nærmere på de fem bestemmelser om indholdet af samarbejdsaftalen mellem lokalgruppen og bestyrelsen. Hvordan kan bestemmelserne udmøntes i praksis? 1) Lokalgruppens geografiske område Vi skal vide præcist, hvilket geografisk område en lokalgruppe dækker. Det er en simpel forudsætning for sammenhæng og koordinering med afdelingens øvrige aktiviteter. Der er ingen facitliste for, hvor stort området skal være. I store storkommuner kunne lokalkomiteerne fra før kommunalreformen være et godt udgangspunkt for lokalgrupper. Men mindre geografiske områder kan også være relevante, f.eks. for naturligt afgrænsede områder en halvø, en fjord og dens opland, en (stor) skov osv. Eller måske en by/landsby, der har været overset eller underrepræsenteret tidligere. Under alle omstændigheder bør en lokalgruppes område have en vis størrelse, hvis den skal give mening i en større sammenhæng for hele afdelingen. Og den skal have en hensigtsmæssig afgrænsning i forhold til andre lokalgruppers områder. I praksis vil/bør det være afdelingsbestyrelsen, der har fat i den lange ende omkring afgrænsning af lokalgruppers områder. Det er nemlig afdelingsbestyrelsen, der har overblikket over hele kommunen og ansvaret for, at sagerne bliver behandlet i hele kommunen. Initiativet til en lokalgruppe kan komme lokalt fra, men der skal være enighed mellem lokalgruppen og afdelingsbestyrelsen om lokalgruppens geografiske afgrænsning. Det ligger i, at der skal indgås en samarbejdsaftale, hvori lokalgruppens geografiske område bliver defineret. Og deri ligger også en sikring mod, at "fjendtligtsindede" lokale medlemmer kan danne en lokalgruppe med det formål at stække DN's (afdelingsbestyrelsens) indflydelse i et bestemt område f.eks. et område, som medlemmerne af lokalgruppen har ejendomsret til. 2) Lokalgruppens størrelse Tre er i praksis den mindste størrelse for en gruppe, hvis der skal være dynamik i arbejdet og sikkerhed for at det bliver udført. Det er i hvert fald tanken bag ved mindstekravet om tre medlemmer. Ellers taler vi om "aktive enkeltmedlemmer" se side 4. Lokalgruppen skal "være åben for alle interesserede medlemmer inden for afdelingen". En lokalgruppe kan altså ikke lukke sig om sig selv. Alle afdelingsmedlemmer, der ønsker at yde en indsats for DN's formål i en lokalgruppe, skal bydes inden for i varmen. Og selv om det typisk 2

3 vil være medlemmer, som bor i lokalgruppens område, behøver det ikke nødvendigvis at være det. Udgangspunktet er medlemmernes interesse for et bestemt område. Bestemmelsen kan derfor også bruges til at sikre bestyrelsen en plads i lokalgruppen, hvis det er ønskeligt. 3) Lokalgruppens repræsentation i bestyrelsen Det er vigtigt, at lokalgruppens arbejde er koordineret med bestyrelsens arbejde. DN skal nemlig "tale med én tunge" i forhold til kommunen for at få størst mulig indflydelse. Det anbefales, at en lokalgruppe altid har mindst ét medlem, som også er medlem af afdelingsbestyrelsen. Det er den enkleste måde at sikre koordineringen på. Hvis det ikke kan opnås, har lokalgruppen ret, men ikke pligt til at deltage i bestyrelsens møder med en observatør. Deri ligger en forventning om, at lokalgruppen er repræsenteret på de møder, hvor bestyrelsen behandler (vigtige) emner/sager inden for lokalgruppens område. Hvornår det sker, vil fremgå af dagsordenen for bestyrelsens møder (hvis bestyrelsen overholder forretningsordenens bestemmelser om dagsorden). Men generelt må man forvente en løbende kommunikation mellem bestyrelsen og lokalgruppen, så en lokalgruppe altid vil være på omgangshøjde med en bestyrelses eventuelle planer om af behandle emner inden for lokalgruppens geografiske område. I øvrigt skal vi huske, at bestyrelsen ikke nødvendigvis behøver at holde møder, for at træffe beslutninger. Det kan også ske elektronisk. Her vil det være let (via DN Nettet) at inddrage lokalgruppen. 4) Lokalgruppens arbejdsområde ret og pligt Lokalgruppen har pligt til at forholde sig til alle sager inden for lokalgruppens område. Det ligger i den geografiske organisering af arbejdet, som lokalgrupper er udtryk for. Hvis man kun vil forholde sig til bestemte typer af sager, så organiserer man sig som udgangspunkt med emnegrupper, der dækker hele kommunens geografiske udstrækning. "At forholde sig" er ikke nødvendigvis at realitetsbehandle i detaljer. Det kan også være at se på hver sag, om den kræver en eller anden handling, og i så fald enten handle selv eller give opgaven videre til en fagkyndig. Det kan f.eks. være bestyrelsen, en emnegruppe, en lokal ekspert eller DN's administration. Når det er sagt, så kan man alligevel godt forestille sig situationer, hvor der blødes op på ovennævnte principielle og "firkantede" betragtninger. En afdelingsbestyrelse og en lokalgruppe ser måske en fælles fordel i, at lokalgruppen udelukkende eller overvejende beskæftiger sig med bestemte sagstyper inden for lokalgruppens geografiske område. Hvis det er tilfældet, så kan der selvfølgelig uanset bestemmelsen i vedtægterne laves en samarbejdsaftale om det. Man kunne f.eks. forestille sig en situation med tre lokale aktive, som er fagligt kompetente i emner under Naturbeskyttelsesloven, Planloven og Museumsloven, og man kunne forestille sig, at den slags emner erfaringsmæssigt udgjorde langt den overvejende del af sagerne i et velafgrænset geografisk område. Hvis bestyrelsen er interesseret, og hvis de tre lokale aktive er interesseret, vil det fremme arbejdsdelingen og resultaterne for naturen, hvis der etableres en lokalgruppe til at tage sig af de nævnte emner. Sjældent forekommende sager inden for f.eks. Miljølovens emner, kunne så behandles af bestyrelsen. Men lokalgrupperne kan altså ikke frit udvælge sig de sagsområder der interesserer dem mest. De skal forhandle "dispensation" med bestyrelsen fra de emner, de vil fravælge generelt. Og 3

4 det er bestyrelsen, der har det sidste ord altså ret til at sige nej tak, hvis bestyrelsen vurderer, at en lokalgruppes arbejdsområde bliver uhensigtsmæssigt snævert. 5) Bestyrelsens beslutningskompetence og høringspligt Bestyrelsen har pligt til at høre lokalgruppen om alle sager inden for lokalgruppens geografiske område. Og bestyrelsen har ret til at beslutte afdelingens holdning i alle sager inden for afdelingen og dermed også inden for lokalgruppens geografiske område. Sådan er udgangspunktet. Men bestyrelsen kan også ". bemyndige et andet medlem af bestyrelsen til at tegne afdelingen i bestemte sagstyper" (citat fra vedtægternes 5, stykke 6). Begrebet "tegne afdelingen" betyder i DN-sammenhæng "træffe beslutning og meddele beslutningen til relevante eksterne parter, f.eks. kommunen". Bestyrelsen kan dermed delegere beslutningskompetencen i sager inden for en lokalgruppes geografiske område til et medlem af lokalgruppen, som samtidig er medlem af bestyrelsen. Men bestyrelsen kan ikke delegere beslutningskompetencen til en lokalgruppe som sådan eller til et medlem af en lokalgruppe, som ikke også er medlem af bestyrelsen og dermed valgt af medlemmerne i kommunen. Så både af hensyn til koordineringen og hvis man ønsker at delegere beslutningskompetencen er det praktisk, hvis en lokalgruppe har mindst ét medlem, som også er medlem af bestyrelsen. Lokalkomiteer, lokalgrupper og aktive enkeltmedlemmer Inden for cirka 10 af de nye kommuner, har lokalkomiteerne fået dispensation til at samarbejde uden at lægge sig sammen. Deri ligger, at de holder årsmøder for medlemmerne inden for de gamle kommunegrænser, og at de etablerer et demokratisk samarbejdsorgan, som tegner DN i hele kommunen over for eksterne parter, først og fremmest kommunalbestyrelsen. Den primære forskel på lokalgrupper og lokalkomiteer er altså, at lokalkomiteerne er valgt af de lokale medlemmer, medens medlemmerne af en lokalgruppe ikke behøver at være det. En af begrundelserne for at indføre lokalgrupper som organisatorisk enhed i DN var nemlig, at det skulle være let og uformelt at blive en del af en lokal gruppe aktive medlemmer. En mulig forskel kunne også være antallet af medlemmer: En lokalgruppe skal efter DN's nye vedtægter bestå af mindst 3 medlemmer. En lokalkomite skal efter DN's gamle vedtægter bestå af 6 eller 9 medlemmer. Den formelle gyldighed af sidstnævnte er dog tvivlsom. Og i øvrigt har lokalgrupper "lov til" at kalde sig lokalkomiteer, hvis de ønsker det. Så alt i alt er der forholdsvis flydende grænser mellem den ene og den anden lokale organiseringsform. Der er også flydende grænser til u-formelle lokalgrupper, som ikke har en formel høringsret, men måske blot en uformel aftale med bestyrelsen om at blive inddraget i bestemte sager bestemte steder. Og der er flydende grænser mellem u-formelle lokalgrupper og aktive enkeltmedlemmer (kratluskere). Lokalgrupper og DN Nettet DN Nettet understøtter ikke umiddelbart organisering med lokalgrupper. Det skyldes, at primærafgørelserne jo overvejende kommer fra én myndighed, der dækker hele kommunen. Der er to løsningsmuligheder: 1) Alle lokalgrupper har en "postmester", som tjekker alle primærafgørelser inden for hele kommunen og selv finder de afgørelser, som hører under vedkommendes gruppe. 4

5 2) Afdelingsbestyrelsen har én "postmester" med stort lokalkendskab til hele kommunen. Vedkommende fordeler primærafgørelser efter deres geografiske tilhørsforhold til lokalgrupper. Fordelingen sker teknisk på en enkel måde ved at oprette en mappe på DN Nettet for hver lokalgruppe. I denne mappe opretter postmesteren links til hver enkelt primærafgørelse, der hører under lokalgruppens geografiske område. Og medlemmerne af lokalgruppen opretter herefter abonnement på "deres" mappe hvorved de får besked i deres mailboks, når der er nye sager inden for deres område (men ikke inden for andre geografiske områder). Skabelon til samarbejdsaftale - se sidste side. 5

6 Skabelon til Samarbejdsaftale mellem afdelingsbestyrelsen for DN Pærekøbing og DN Kirsebærlyst Lokalgruppe 1. Lokalgruppens geografiske område Lokalgruppens geografiske område omfatter [beskriv områdets geografiske afgrænsning] 2. Lokalgruppens medlemmer 1. Lokalgruppen består altid af mindst tre medlemmer, idet nye medlemmer kan komme til og gamle medlemmer kan gå fra. 2. Over for afdelingsbestyrelsen tegnes lokalgruppen af NN [nævn kontaktperson, tovholder eller lignende]. 3. Lokalgruppens arbejdsområder Lokalgruppen forholder sig til alle sager inden for lokalgruppens geografiske område. Alternativt: Lokalgruppen forholder sig inden for sit geografiske område til [beskriv sagsområder gerne med udgangspunkt i DN's Nettets gruppering af primærafgørelser] 4. Lokalgruppens koordinering med bestyrelsen 1. Bestyrelsen og lokalgruppen forpligter sig til at samarbejde og holde hinanden orienteret. 2. Bestyrelsen forpligter sig til at høre lokalgruppen om alle sager som beskrevet under ovennævnte punkt 3. Efter høring træffer bestyrelsen beslutning om DN's holdning i sagen. 2a. Alternativt: Bestyrelsen delegerer beslutningskompetencen i de under punkt 3 nævnte sager til bestyrelsesmedlem NN, der tillige er medlem af lokalgruppen. 3. Hvis det er relevant: Lokalgruppen har ret til at deltage med en observatør i bestyrelsens møder. 5. Tekniske og praktiske forhold 1. Lokalgruppen holder sig af egen drift orienteret om lokalgruppens sager via DN Nettet. 2. Hvis lokalgruppen mener, at en sag skal påklages, meddeler lokalgruppen sin holdning og sin argumentation til følgende bestyrelsesmedlem: NN. 2a. Alternativt: Lokalgruppen orienterer bestyrelsen om alle klager og andre væsentlige initiativer over for eksterne parter. 6. Opdatering Denne aftale gælder indtil den ene af parterne ønsker den genforhandlet. Bestyrelsen overvejer behov for opdatering mindst én gang årligt i forbindelse med afdelingens årsmøde. Dato: for DN Pærekøbings bestyrelse for DN Kirsebærlyst Lokalgruppe 6